Enterprise Content Management - Fujitsu

Enterprise
Content
Management
smartDOCS V4
Maria Conceição Isaac

smartDOCS® V4
1

20 ANOS NO CAMINHO DA MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
2
Copyright 2012 FUJITSU

Nova Versão de smartDOCS
3 Copyright 2012 FUJITSU

Fonte: ―Plano global estratégico de racionalização e redução de custos nas TIC,
na Administração Pública - Horizonte 2012-2016‖
“Eixos de ação:
• Melhoria dos mecanismos de
Governabilidade;
• Redução de custos;
• Utilização das TIC para potenciar a
mudança e a modernização
administrativa;
• Implementação de soluções TIC comuns
(infraestrutura e serviços);
• Estímulo ao Crescimento Económico. “
4 Copyright 2012 FUJITSU

3.14. RACIONALIZAÇÃO DAS TIC E MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
DENTRO DOS ORGANISMOS PÚBLICOS
Fonte: Plano global estratégico de racionalização e redução de custos nas TIC,
na Administração Pública - Horizonte 2012-2016
Desmaterialização de processos/procedimentos internos (tal
deverá ser acompanhado, obrigatoriamente, de um esforço
de reengenharia de processos de negócio);
Assegurar a massificação da obrigatoriedade de utilização
dos mecanismos de assinatura eletrónica baseados no
Cartão de Cidadão;
Proibição de circulação de papel em cada organização
pública e na AP (entre departamentos/áreas/setores de uma
mesma organização, ou entre diferentes organismos
públicos);
Centralização da impressão (num rácio de até 1 impressora
por, pelo menos, 25 funcionários), preferencialmente com
registo de impressão por funcionário;
Preferência à interação por canais eletrónicos com cidadãos;
Obrigatoriedade na interação por canais eletrónicos com
empresas ou empresários em nome individual;
5
Eficiência dos
Processos
Melhoria da relação
com o Cidadão

O que é o ECM?
6
Copyright 2012 FUJITSU

―POTENCIAR A MUDANÇA E A MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA‖
Controlo e monitorização através de mecanismos de
reporting e dasboarding out-of-the-box
Circuitos documentais e processos suportados por workflow
out-of-the-box
Organização de Documentos e Processos suportada por
funcionalidades out-of-the-box
Conformidade – Arquivo & Manutenção da informação de acordo
com regras e procedimentos vigentes(Plano Classificação)
Desmaterialização dos Documentos
RENTABILIZAÇÃO DO INVESTIMENTO
Conformidade Processos
7 Copyright 2012 FUJITSU
Red. Custos

smartDOCS® V4
Eixos Funcionais
• DOCUMENTO
• PROCESSO (Case)
• FLUXOS DOCUMENTAIS
• MONITORIZAÇÃO
8 Copyright 2012 FUJITSU

• DOCUMENTO
Wizard de suporte ao processo de criação de
modo a conduzir o utilizador e reduzir passos
desnecessários
Definição flexível de meta-informação
adequada às diferentes áreas documentais ou
tipologias de documentos
Visão integrada de meta-informação e
visualização do documento - Preview
Informação sobre fluxos relacionados,
Histórico, Versões e Relações (antecedente,
consequente)
Gestão de Ciclo de Vida
Assinaturas Digitais - Documentos e
Despachos. e.g. Cartão do Cidadão
9 Copyright 2012 FUJITSU

• PROCESSO (Case)
Visão integrada de toda a informação de
um Processo (tipo Case Management)
Meta-informação da Pasta
(Identificação, data, estado, etc.)
Conteúdo (Documentos)
Fluxos Relacionados
Histórico Processo
Viewer de Documentos
10 Copyright 2012 FUJITSU

• FLUXOS
Formulários baseados na ‘Tarefa’
com informação contextualizada e
campos de interacção com o
utilizador definidos à medida da
necessidade
Documentos do Fluxo – Documento
Principal, Anexos, Viewer
Documento
Histórico do Fluxo
Fluxos out-of-the-box:
- Circulação
- Circulação com Acções
- Validação Documentos
- Encaminhamento Pré-definido
11 Copyright 2012 FUJITSU

• FLUXOS
OUT-OF-THE-BOX E DEFINIDOS À
MEDIDA
Interface gráfico para
desenho de processos
Flexibilidade de definição
de novos processos
Re-utilização de
componentes e fluxos
Versionamento (tal como
conteúdos)
12 Copyright 2012 FUJITSU

• MONITORIZAÇÃO
Monitorização dos processos com
base em dados dos fluxos
utilizados
Interface gráfico para apresentação
da informação
Ambiente específico para
Gestores/Dirigentes (ambientes por
perfil)
Relatórios out-of-the-box:
Processos em Curso
Prazos Ultrapassados
Tempo médio por processo
Por critérios definidos pelo
utilizador
13 Copyright 2012 FUJITSU

• PESQUISAS
Área de Pesquisa Livre (metadados
e conteúdos)
Pesquisas Avançadas -Critérios
avançados (meta-dados,
operadores, etc)
Pesquisa por vários tipos
documentais
Pesquisa contextual (e.g. Pasta
Processo)
Pesquisas pré-definidas
Área de resultados (com
possibilidade de filtros e
ordenações)
14 Copyright 2012 FUJITSU

smartDOCS® V4 | Características Técnicas
Eixos Técnicos
• Arquitectura
• Sistemas Operativos
• Browsers
• Bases de Dados
Arquitectura SOA
– conjunto de serviços que disponibilizam todas as
funcionalidades core da solução, e.g. Ciclos de
Vida, Fluxos, Versões, etc.
Suporte MS-Office e OpenOffice
Encriptação de documentos
Customizável
Construção de Aplicações a partir da utilização
de Widgets Base e que façam sentido para
cada caso específico
Costumizável por perfil de utilizador –
Gestores, Técnicos , Expediente
Modular e Flexível
Cada funcionalidade tem fronteiras bem
definidas (widgets) e funcionalidades dos
serviços da plataforma
Desenvolvimento focado num conjunto de
componentes/wigets diminuindo a
necessidade de testes globais
Plataforma
Windows
Linux
Base de Dados
SQL Server
Oracle
DB2
Browser
Internet Explorer
Firefox
Google Chrome
Opera
15 Copyright 2012 FUJITSU

smartDOCS® V4 | Características Técnicas
Integração
Aplicações
CRM
ERP
Portal
Aplicações do Cliente
Aplicações Cliente
Web
Digitalização
Camada Apresentação
Integration
Services
Camada Serviços
Camada Dados
Content
Services
Integração
MS Office
OpenOffice
16
Encryption
Services
Content Data
Search
Services
Ferramentas
Administração
Workflow Designer
Web Services
Workflow
Services
FileSystem
Security
Services

Módulos – Agilizar a entrada e registo documentos nas Organizações
CAPTURA DADOS
Melhoria dos processos de negócio com suporte em
workflows para a gestão dos processos
Integração com Sistemas de Negócio
Documentos estruturados, semi-estruturados e não-estruturados
Regras e Automatismos
Desmaterialização automática dos documentos e dados
AUMENTO DE PRODUTIVIDADE
Qualidade
Dados Produtividade
17 Copyright 2012 FUJITSU
Red. Custos

Optimização do Processo de Entrada Documentos
Captura Automática de Dados
Classificação/Separação
Técnicas Avançadas
Reconhecimento e Extracção
de dados
Validação de dados
Exportação dos Dados
Estruturados
Formulários
Impostos
Inquéritos
Cheques
Análise Global da Imagem
Âncoras de Alta Precisão
18
• Invoice Number
• Vendor Name
• Purchase Date
• Subtotal
• Grand Total
• Payment Terms
• 10010
• Acme Products
• 30 January 2008
• $ 6,014.81
• $ 6,025.88
• Net 30 Days
Captura Classific. Extrair Validar Disponib.
Semiestruturados
Facturas
Encomendas
Letras
Análise Global da Imagem
Âncoras de Alta Precisão
Análise por palavras-chave
Não estruturados
Legais
CVs
Contratos
Cartas
Detecção Manuscrita
Análise por palavras-chave
Text Matching
S. Destino

smartDOCS - Redução de TCO (Total Cost Ownership)
Nova versão de
smartDOCS foi
desenvolvida com base
na experiência
acumulada da Fujitsu e
com o objectivo de
reduzir a necessidade
de desenvolvimento à
medida
Agilização da criação documentos através de funcionalidade de wizard e forma a facilitar um dos
processo essenciais para os serviços e proporcionar a redução de tempo dispendido neste tipo de
tarefa
Possibilidade de definição de Processos (Case) out-of-the-box, proporcionando facilidade de
identificação dos utilizadores com o sistema por via de uma noção de processo próxima da pasta
de arquivo
Sistema adaptado à nomenclatura das organizações, proporcionando facilidade de
familiarização dos utilizadores com o sistema
Workflows out-of-the-box para os principais processos de trabalho das organizações
Ferramenta de Workflow (BPM) para definição de novos fluxos adequados às necessidades dos
processos de negócio
Interfaces adequados à tipologia dos utilizadores, e.g. Dirigentes uma visão base com dashboards
sobre os processos em execução (BPM)
19
Copyright 2012 FUJITSU

smartDOCS – Agilização & Redução de Custos
Nova versão de
smartDOCS disponibiliza
de Base um vasto
conjunto de serviços e
funcionalidades que
permitem optimizar os
processos
Decréscimo do número de cópias dos documentos efectuadas pelos serviços dado que os
utilizadores acedem digitalmente à informação
Redução substancial dos custos de correio por via da utilização de uma visão integrada de
ECM em que os documentos passam a ser enviados e partilhados por via digital
Redução de custos através da integração de smartDOCS com Portais proporcionando a
recepção directa de documentos sem necessidade de digitalização e registo manual
Facilidade de acesso à informação documental e de processos possibilitando maior
eficácia na resposta e redução de tempos de processamento
Optimização dos processos por via do seu redesenho digital proporcionando rentabilização de
tarefas, rapidez de processamento e eliminação de tarefas redundantes
Automatização da entrada de documentos por via de captura automática de dados
possibilitando um decréscimo significativo do tempo dispendido com este tipo de tarefas
Obtenção automática de dados de controlo, através da definição de métricas de gestão,
possibilitando a modelação e optimização dos processos com base em dados em tempo-real
20 Copyright 2012 FUJITSU

Uma perspectiva orientada a processos
Over the past two years, we have synthesized best practices for developing an enterprise content
management (ECM) strategy from 20-plus in-depth ECM strategy reviews, numerous workshops,
and more than 500 ECM inquiries from our business and government clients. While it's possible to
deploy ECM from an infrastructure/technology perspective — many companies do just that —
best practices start with using the business context, not the technology perspective, to
determine how content gets used across the enterprise. Once you take a business process (BP)
perspective, BP pros — working in conjunction with content and collaboration (C&C) pros — can
envision comprehensive ECM service packages, identify gaps, and create a consensus road map.
This BP/C&C team can implement and align governance with shared services and specific business
processes.
Source: Best Practices: Developing An ECM/BPM Strategy
Business Process Improvement Also Requires Improved Content Management
by Craig Le Clair
with Connie Moore, Stephen Powers, Emily Fowler-Cornfeld
February 25, 2011
21

CONSULTORIA
smartDOCS – Melhoria Contínua dos Processos
Gestão da Mudança
Faseamento do investimento
Implementação orientada a iniciativas de quick-wins
Controlo do risco através da prioritização dos processos
Estratégia baseada numa visão abrangente e de longo prazo
MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
22 Copyright 2012 FUJITSU
Qualidade Dados Produtividade
Red. Custos

3.14. RACIONALIZAÇÃO DAS TIC E MODERNIZAÇÃO ADMINISTRATIVA
DENTRO DOS ORGANISMOS PÚBLICOS
Fonte: Plano global estratégico de racionalização e redução de custos nas TIC,
na Administração Pública - Horizonte 2012-2016
Desmaterialização de processos/procedimentos internos (tal
deverá ser acompanhado, obrigatoriamente, de um esforço
de reengenharia de processos de negócio);
Assegurar a massificação da obrigatoriedade de utilização
dos mecanismos de assinatura eletrónica baseados no
Cartão de Cidadão;
Proibição de circulação de papel em cada organização
pública e na AP (entre departamentos/áreas/setores de uma
mesma organização, ou entre diferentes organismos
públicos);
Centralização da impressão (num rácio de até 1 impressora
por, pelo menos, 25 funcionários), preferencialmente com
registo de impressão por funcionário;
Preferência à interação por canais eletrónicos com cidadãos;
Obrigatoriedade na interação por canais eletrónicos com
empresas ou empresários em nome individual;
23
Eficiência dos
Processos
Melhorar a relação
com o Cidadão

VANTAGENS DA FUJITSU
Experiência comprovada na área de
Gestão de Documentos e Processos – superior a 20 anos de
actuação em Portugal
Centro de Competências Local – Desenvolvimento de
smartDOCS em Portugal
Equipa especializada em Enterprise Content Management
Experiência na área de Implementação, Consultoria de
Processos e Organizacional (Gap Analysis, Diagnósticos,
Estratégia), Gestão da Mudança
Projectos de Implementação de soluções (Consultoria -
Análise, Desenvolvimento, Parametrização, Formação,
Apoio a Utilizadores)
Serviços de Outsourcing de Gestão de Expediente
Presença em mais 80% dos Ministérios
Manutenção e Suporte a mais de 12.000 utilizadores
24

shaping tomorrow with you
There is
more to
come...
Obrigada pela Atenção!
25