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p o l í t I c a d e I n d e x a ç ã o É difícil definir o tempo médio gasto, ou que deveria ser dedicado à indexação de um documento. Primeiro, porque depende das orientações definidas pela instituição, que por sua vez, deve-se a vários fatores, incluindo os tipos e as necessidades do usuário ou simplesmente, o número de profissionais dedicados a esta operação. E se a instituição não tem um padrão, o tempo gasto em cada documento é baseado no profissionalismo dos indexadores. Em segundo lugar, o tempo está sujeito às características próprias da indexação como a profundidade ou a perfeição pretendidas, bem como outros fatores como a classe de documentos analisados, o tipo e a complexidade das informações contidas nos mesmos, ou até mesmo o tamanho dos documentos, embora nem sempre este último se cumpra. A política de indexação de algumas bases de dados estabelece algumas indicações de tempo. Assim, na base de dados ERIC recomenda-se 30 minutos para um romance; para uma biografia ou autobiografia, 30 minutos; para poesia, 5 minutos; e para um artigo de crítica, 20-30 minutos. 2.5 normAs As instituições internacionais, tais como a IFLA, a FID e a UNESCO têm colaborado com a ISO na produção de recomendações para a execução de tarefas comuns em unidades documentárias. Os assuntos objetos de normalização são divididos e são criados comitês técnicos compostos por representantes de vários países. Atualmente, existem mais de 200 comitês técnicos criados para trabalhar em diversos âmbitos. O comitê técnico TC 46 Información y documentación trabalha na normalização da prática própria das bibliotecas, centros de informação e documentação, arquivos, documentação de museus, indexação e resumos e ciências da informação. Desde a sua criação até hoje, o TC 46 deu origem a quase uma centena de normas. A normalização nas tarefas de análise de conteúdo documentário é complexa devido aos elementos envolvidos nesta operação: aspectos cognitivos, educacional-intelectuais e subjetivos. Não é em vão que desde meados dos anos de 1960 existem trabalhos que tentam explicar como indexar os documentos. Alguns desses trabalhos vêm de iniciativas privadas ou instituições estatais de grande porte (UNESCO, Centro Nacional de Informação Científica e Técnica russo, Centro de Documentação da NASA, Biblioteca Nacional de Medicina dos Estados Unidos, etc.). Estas políticas perseguiam, entre outros aspectos, a aplicação de critérios uniformes nas regras de indexação, a indexação de todos aqueles conceitos presentes nos documentos, ou a indexação de todos os conceitos no seu grau correto de especificidade. 9 1
I s I d o r o G I l l e I v a & M a r I â n G e l a s p o t t I l o p e s F u j I t a ( e d . ) Na década de 1970 começaram os esforços de normalização na indexação. Na França, foi publicada a NF Z 47-102 1978 Principles généraux pour l’indexation des documents (Princípios gerais para a indexação de documentos), a partir dos trabalhos feitos pelo Comitê Técnico “Documentación” da ISO e da UNESCO. Esta norma está estruturada da seguinte forma: 1. Objeto e domínio de aplicação; 2. Processo e finalidade; 3. Reconhecimento de conceitos contidos na informação (captação do conteúdo do documento, identificação dos conceitos que representam o conteúdo e seleção dos conceitos considerando a exaustividade e a especificidade desejada); 4. Representação de conceitos na linguagem documentária; 5. O controle de qualidade da indexação, Anexo 1: Esquema da indexação na cadeia documentária e Anexo 2: Glossário. Vários anos mais tarde apareceu no Reino Unido, numa iniciativa do British Standards Institute, a norma BS 6529:1984 Recommendations for examining documents, determining their subjects and selecting indexing terms. Desse mesmo ano também é a norma cubana NC 39-22: 1984 Indización manual de documentos. No ano seguinte foi publicada a norma ISO 5963:1985 relativa à análise de conteúdo dos documentos para selecionar os termos de indexação (Methods for examining documents. Determining their subjects and selecting indexing terms). Tomando como ponto de partida, principalmente, a francesa NF Z 47-102 1978 e a britânica BS 6529:1984, a ISO 5963, 1985 ficou articulada desta forma: 1. Objeto e âmbito de aplicação; 2. Normas para consulta; 3. Definições; 4. Processo de indexação; 5. Análise do documento; 6. Identificação dos conceitos, 7. Seleção dos termos de indexação; 8. Controle de qualidade; Anexo: Organograma do processo de indexação utilizando um tesauro. Na ISO 5963:1985 foram modificados aspectos pontuais, inclui um mini-glossário no corpo da norma e foi incluído como anexo um fluxograma explicando como indexar um documento com um tesauro. Desde a publicação da norma ISO 5963-1985 foram elaboradas ou atualizadas normas equivalentes em diferentes países que são traduções ou interpretações mais ou menos fiéis. ISO 5963-1985 UNI ISO 5963:1989 NP 3715:1989 UNE 50-121:1991 NBR 12676:1992 NC-ISO 5963:2000 (Itália) (Portugal) (Espanha) (Brasil) (Cuba) 9 2
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