Acta Esclarecimentos SGD.pdf - DGAJ

29 4 CE 5 5
54 6 CE 5 6
84 9 6CE 2
85 9 7 CE 2
93 9 CE 5
Respostas EsclarecimentosFinal SGD.xls
QUADRO
DIVERSOS
A indexação dos documentos é para ser processada O sistema deverá permitir os dois sistemas (indexação manual e automática) bem como a
manual ou automaticamente? possibilidade de, para um mesmo documento, existir dados que são atribuidos automaticamente e
outros registados manualmente.
G A funcionalidade "watermark" é condição imperativa? A funcionalidade deve estar disponivel. A respectiva concretização deverá ser apurada no decurso
da análise funcional.
C No artigo 5 alínea ê-c, onde esta referido "lidar com O sistema deverá permitir aos utilizadores devidamente autorizados realizar modificações nos
~odificação de processos instanciados" processos ficando o registo no sistema das modificações efectuadas (tipo de modificação, autor,
E possível detalhar um pouco mais o que se pretende data, etc).
com esta funcionalidade? Pretende-se com este ponto
que a solução BPM suporte versionamento de
processos?
E P6 - Ainda no ponto 1/e, no quarto tópico focam o Resposta: Com a criação de áreas de trabalho colaborativas, pretende-se a constituição de um
desenvolvimento da Intranet de Gestão Documental da repositório de informação útil que seja de acesso comum a todos os utilizadores ou a grupos de
DGAJ, com a criação de áreas de trabalho utilizadores (por unidade orgânica, por exemplo, independente do nível de permissões sobre o
colaborativas. Poderia esclarecer o conceito de áreas sistema, nomeadamente: pareceres; legislação; orientações de serviço internas, templates, etc.
de trabalho colaborativas? Os documentos a disponibilizar nestas áreas de trabalho colaborativas serão apurados durante os
trabalhos de análise funcional.
F P7 - O ponto 1/f, controlo, responsabilização e
auditoria, fala na criação de parâmetros de
identificação entre arquivos correntes e arquivos
findos. Poderia especificar esta situação?
C P15 - Poderia pormenorizar a que se referem no
ponto 1/c?
Resposta: O sistema deverá deter funcionalidades que permitam assegurar que documentos criados
e registados com determinados atributos continuem a ser acessíveis depois de se verificarem
alterações nesses mesmos atributos (por exemplo, alterações no código da classificação, alteração
na identificação das unidades orgânicas da entidade, etc) por ter sido mantida a respectiva
equivalência.
Trata-se de um requisito fundamental para garantir o acesso aos documentos ao longo do tempo.
Resposta: O sistema deverá permitir a multiclassificação dos documentos, ou seja, a possibilidade
de atribuir mais do que um código da classificação ao mesmo documento, no caso deste ser
respeitante a mais do que uma função ou actividade dando, por isso, origem a diferentes processos
(por exemplo, recursos humanos + arquivos + instalações e equipamentos). Neste caso, por forma a
evitar a duplicação física do documento, deverão ser colocados apontadores nos dossiês respectivos
(que correspondem a diferentes classificações) para o local onde está armazenado o documento.
Deverá ainda ser registada informação relativa ao(s) documento(s) relacionado(s).
/

QUADRO
DIVERSOS
Caderno de Encargos - art° 5°, 1a Tipologias de documentos (facturas, por exemplo) e/ou formatos e/ou vias de comunição
Poderiam clarificar "categoria de documentos"?, (comunicações vindas do exterior via e-mail, ou comunicações vindas do exterior via correio postal
Poderiam ser dados exemplos? ou, ainda, documentos gerados internamente) e/ou o código de classificação do documentos
(atribuido de acordo com o plano de classificação documental da DGAJ).
111 10 CE 5 6 C Caderno de Encargos - art° 5°, 6c O sistema deverá permitir aos utilizadores devidamente autorizados realizar modificações nos
O que é que se entende por capacidade de processos ficando o registo no sistema das modificações efectuadas (tipo de modificação, autor,
modificação de processos? data, etc).
138 12 CE 2 B Art. 2° - 1 b) O que são as bibliotecas de utilização Apresentam-se alguns exemplos do que se entende por bibliotecas de utilização comum na alínea
comum referidas na alinea b).? m), do nO1, do Art° 4 do Caderno de Encargos.
166 14 CE 2 A CADERNO DE CONCURSO Que tipo de indicadores Sem prejuízo de outros indicadores de gestão a apurar no decurso da análise funcional, apresentam
de gestão são esperados do sistema? se alguns exemplos no ponto 8, do art° 5.
174 14 CE 4 MeN Pretendem sites adicionais à Gestão Documental? Se No que se refere aos Pareceres e Orientações de Serviço (ordens de serviço, despachos,
sim: Qual a especificação funcional e técnica das 3 regulamentos internos), tratando-se de documentos produzidos ou registados no sistema de gestão
bibliotecas integradas (Pareceres, Legislação e documental, esta Biblioteca deverá ser constituida a partir dos respectivos registos da gestão
Orientações de Serviço internas) requeridas? documental. No caso da Legislação a biblioteca deverá ser constituida a partir da selecção no ORE
Quais os campos, tipo de dados, fonte de dados, dos diplomas com interesse - pressupõe a existência de um serviço na DGAJ responsável por esta
obrigatoriedade e valores por omissão da lista de selecção e registo. Pretende-se que o sistema integre informação (contactos) relativa às diferentes
endereços de entidades (Tribunais e Administração entidades com quem a DGAJ se relaciona, a saber: 1) organismos do Ministério da Justiça; 2)
Pública) requerida? Outros Ministérios; 3) Tribunais de 1" instância; 4) Tribunais Superiores; 5) Justiça: outras
entidades (exemplo: PGR, Conselho Superior da Magistratura, Conselho Superior dos TAF's, etc);
5) Funcionários de Justiça; 6) Funcionários da DGAJ; 7) Empresas, 8) Outras entidades. Alguns
destes grupos de entidades deverão ser disponibilizados na Intranet a todos os utilizadores do
sistema. Existem diferentes fontes de dados (por exemplo, para os tribunais, o ficheiro de contactos
179 14 CE 5 8 B Poderiam especificar os "Outros". A apurar no decurso da análise funcional.
Respostas EsclarecimentosFinal SGD.xls
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2.3
I

Respostas EsclarecimentosFinal SGD.xls
QUADRO
DIVERSOS
Questão nO3 - A possibilidade atribuição de várias
categorias a um documento (1 c do ar!" 5) implica que
exista uma duplicação de metadados para estes
documentos (de acordo com o exposto no 1.a do art?
50)?
o sistema deverá permitir a multiclassificação dos documentos, ou seja, a possibilidade de atribuir
mais do que um código da classificação ao mesmo documento, no caso deste ser respeitante a
mais do que uma função ou actividade dando, por isso, origem a diferentes processos (por exemplo,
recursos humanos + arquivos + instalações e equipamentos). Neste caso terão de lhe ser
associados (gerados automaticamente e/ou não) os respectivos metadados (atributos). O sistema
deverá conter uma funcionalidade que permita, ao utilizador, minimizar a tarefa de duplicação destes
dados. De acordo com o exposto no 1.a do art" 5, o sistema deverá ter a possibilidade de assignar
automaticamente, a determinados tipos de documentos e formatos, atributos previamente definidos
(por exemplo, nas comunicações recebidas por e-mail, capturar automaticamente a data, o
remetente, o assunto, etc; nos documentos gerados internamente, capturar automaticamente a
data, o serviço, o autor, o assunto, o código da classificação, o formato, etc, etc).
O sistema deverá ter a funcionalidade de assignar automaticamente, ao código de classificação do d

41 S 7 CE S 7
115 10 CE S 7
127 11 11 CE S S
1esposlas EsclarecimenlosFinal SGD.xls
QUADRO
CÓDGO DE BARRAS
No caso concreto da solução proposta pela Easyflow, a mesma Sim. Tem que estar implementada na altura da entrada em produção do sistema.
faz a "chamada" do MS-Word pelo que, de forma nativa tal
funcionalidade não é possivel ser realizada na aplicação de
gestão documental, contudo existem no mercado algumas
aplicações de "print out management" algumas até mesmo
"freeware" havendo todavia algumas duvidas da sua integral
garantia, eficácia e plena compatibilidade.
A experiência de sucesso que temos em necessidades
idênticas à pretendida pela DGAJ obriga à ligação a um
software externo bastante oneroso, pelo que julgamos
pertinente questionar a DGAJ se tal funcionalidade é
efectivamente necessária e se sim em que altura do projecto
7 Poderiam explicar o que pretendem com o ponto 7 do art. SO
do Caderno de Encargos?
Caderno de Encargos - ar!" SO, 7
Pretendem imprimir um código de registo nos documentos
fisicos a arquivar? Em caso afirmativo, possuem impressoras
para esse efeito ou o ser fornecimento deverá estar
contemplado na proposta?
Questão 11 A Impressão dos Códigos de Barras nos
documentos impressos quer dizer a impressão na altura da
digitalização ou a inclusão de código de barras nos
documentos digitalizados para futura impressão?
o sistema deverá ter a funcionalidade de, a partir de alguns dos atributos
registados, gerar um "identificador único" para cada documento. A composição
deste identificador único será apurada no decurso da análise funcional. Porém,
considera-se que o código de identificação deverá conter na sua composição, um
numerador sequencial automático, alguns dos metadados de classificação
documental e do estado em que o documento se encontra (ex. departamento, a
pessoa que o elaborou/assinou, ou outros). Quando o documento for imprimido o
referido código deverá ficar impresso no documento.
Em caso de arquivo fisico do documento impresso, o código de identificação (no
formato de código de barras) poderá ser lido, identificando o documento no
repositório documental.
Resposta: ar!" SO n° S i. Caderno de encargos. Pretende-se a inclusão de código
de barras nos documentos para futura impressão. Não possuímos impressoras
para esse efeito. O seu fornecimento não deve estar incluido na proposta.
Contudo devem ser indicados os requisitos de hardware mais adeaudos.
Resposta: art° SO n° S i. Caderno de encargos. Pretende-se a inclusão de código
de barras nos documentos para futura impressão.
1.2
/

177
14
Respostas EsclarecimentosFinal SGD.xls
CE 5
QUADRO
CÓDGO DE BARRAS
AIt. 5° - 7 b)
A DGAJ já possui actualmente alguma solução/aplicação
geradora de códigos de barras que possa ser utilizada no
âmbito deste projecto? Em caso afirmativo, qual o interface de
integração disponibilizado?
5 Relativamente á barra óptica, após impressa no documento, é SIM
pretendida a leitura desta barra por aparelhos de leitura de
barras com posterior identificação na solução de Gestão
Documental?
2.2

12
Todo o equipamento de suporte à
QUADRO
IMPRESSORAS
solução será essencial a esta. Deverá fazer
parte da proposta a cotação para aquisição de scanners, de servidores ou
utro hardware?
50 P artigo 4 alinea t-p, onde esta mencionado "Instalação e integração de
ressora"
ai o modelo da impressora a instalar e qual a integração pretendida? Tratade
alguma impressora especifica?
69
4
9. Caderno de Encargos, Art. 4°, 1.p) "Instalação e integração de impressora":
O fornecimento da impressora faz parte do âmbito do concurso ou apenas a
instalação e integração? A utilização desta impressora tem alguma finalidade
no contexto do projecto?
106 4 Caderno de Encargos - art° 4°, 1-p
As impressoras a instalar já existem? Em caso afirmativo quais os modelos?
115 7 Caderno de Encargos - art° 5°, 7
Pretendem imprimir um código de registo nos documentos fisicos a arquivar?
Em caso afirmativo, possuem impressoras para esse efeito ou o ser
fornecimento deverá estar contemplado na proposta?
149 P .4° - 1 p)
impressora referida trata-se de um requisito genérico ou existe na DGAJ um
quipamento especifico com que se pretenda integrar? Em caso afirmativo,
ual a sua marca e modelo e quais os interfaces de integração que
isponibiliza?
A impressora referida neste ponto é a máquina principal, que processara a impressão dos
documentos a expedir no SW de gestão documental. Nestes será impressa a barra óptica
mencionada no art 5° nO 5, I, bem como a imagem da assinatura do dirigente.
scanners impressoras servidores ou outro hardware: Este equipamento não está adquirido, e
stá fora do âmbito do presente concurso. Cabes aos concorrentes assegurar a compatibilidad
da solução com o equipamento. Ao concorrente incumbe a responsabilidade de indicar os
requisitos de hardware e de software destes equipamentos de modo a prevenir
compatibilidades e correcto funcionamento dos mesmos, indicando-os em paragrafos
adequados do Ponto II da Proposta (art? 20° Prog Cone.). Apenas se deverá apresentar a
cotação de equipamento indispensável ao funcionamento da própria solução, quando o mesmo
não deva ou não possa ser adquirido livremente no mercado, pelas suas caracteristicas. Neste i
caso a descrição deve ser indicada no ponto IX e a cotação deve ser lançada no campo "outras I
licenças/equipamentos" conforme actO 11°.

202
4
P
QUADRO
IMPRESSORAS
Resposta: art° 4° nO 1 do Cademo de Encargos: Para além das funções normais de impressão,
a impressora deve imprimir o código de barras configurado e deve imprimir a imagem da
assinatura do titular quando este assine digitalmente um documento.
" Ar!"2° ponto 4:Não é objecto deste concurso a aquisição de equipamento, scanners, impressoras, servidores ou outro hardware: ste equipamento não está adquirido, e
excepto se o mesmo for essencial á solução proposta". Sabendo que a solução está fora do âmbito do presente concurso. Cabes aos concorrentes assegurar a compatibilidade
proposta tem obrigatoriamente de correr sobre infra-estruturas tecnológicas da solução com o equipamento. Ao concorrente incumbe a responsabilidade de indicar os
(desde servidores aplicacionais e de bases de dados, a postos de trabalho, requisitos de hardware e de software destes equipamentos de modo a prevenir
incluindo periféricos especificos do ambinete da Gestão de Documentos, mas compatibilidades e correcto funcionamento dos mesmos, indicando-os em paragrafos
não especificos duma dada solução); será que se procura saber se a solução adequados do Ponto II da Proposta (ar!" 20° Prog Cone.). Apenas se deverâ apresentar a
proposta por um dado concorrente tem uma necessidade de infra-estrutura cotação de equipamento indispensável ao funcionamento da própria solução, quando o mesmo
especifica que se possa considerar não standard? Ou pretende-se avaliar as não deva ou não possa ser adquirido livremente no mercado, pelas suas caracteristicas. Neste
recomendações de consumo para estimativa de custos globais? caso a descrição deve ser indicada no ponto IX e a cotação deve ser lançada no campo "outras
licenças/equipamentos" conforme art° 11°.