Regionshåndbok_2017

Lysaker 2017
Regionshåndbok
Lyskultur
Lysaker brygge 24
1366 Lysaker
post@lyskultur.no
+47 671 02 840
www.lyskultur.no
Org.nr: 960 508 939 MVA
Bankgiro: 6038.05.52224
Tilsluttet La Commission Internationale
de l´Eclairage (CIE)

INNHOLD
1. Regional styresammensetning for Lyskulturs regioner
2. Vedtekter
3. Kommunikative retningslinjer
3.1 Kommunikasjonskanaler
4. Aktiveteter i regionen
4.1 Presentasjon av medlemsbedrift
4.2 Månedens bygg
5. Regionale årsmøter
6. Aktivitetsrapport
Vedlegg:
1. Lyskulturs vedtekter
2. Retningslinjer for medlemmer av Lyskultur
3. Lyskulturs medlemsgrupper
Regionshåndbok 2017
2

1. Regional styresammensetting for Lyskulturs regioner
Formål.
● Representere Lyskultur som kompetansenettverk innenfor regionen
● Øke Lyskulturs nettverk og skape nettverksarenaer innenfor regionen
● Sikre at styret er sammensatt på en måte som er representativ for medlemmene
● Sikre jevn fordeling av ulike medlemsgrupper representert i regionen
Tidsplan
● Det bør legges opp til ca. 4 styremøter i året. Møtene alternerer gjerne mellom
styremedlemmene.
Administrasjon
● Styrene administrerer seg selv under ledelse av valgt leder
● Regionsrådsleder har øvrig ansvar for styresammensetting og opprettholdelse av
aktivitetsnivå
● Lokale arrangementer skal være selvbærende ved hjelp av sponsorer
● Budsjett settes opp av styret for de lokale arrangement
● Leder eller delegert styremedlem deltar på årlig regionsårsmøte sentralt i Lyskultur
Oppgaver
● Representere Lyskultur som norges ledende kompetansenettverk innen lys og
belysning innenfor regionen
● Forberede og arrangere lokale årsmøter, månedens
bygg/seminarer/møter/bedriftsbesøk o.l.
● Utarbeide aktivitetsrapport om arrangementer som leveres Lyskulturs
administrasjon ved slutten av året
Gjennomføring av aktiviteter
● Arrangere 2 medlemsmøter i året fortrinnsvis med månedens bygg
● Arrangere kurs ved behov i samarbeid med Lyskulturs administrasjon
● Komme med innspill og saker til Lyskulturs magasin, nett og sosiale medier
Lyskulturs regioner
● Region Østlandet (Oslo, Akershus, Buskerud, Østfold)
● Region Sørlandet (Aust-Agder, Vest-Agder, Telemark, Vestfold)
● Region Vestlandet (Hordaland, Sogn og Fjordane, Møre og Romsdal)
● Region Rogaland
● Region Midt-Norge (Nord-Trøndelag, Sør-Trøndelag, Hedmark, Oppland)
● Region Nord-Norge (Nordland, Troms, Finnmark og Svalbard)
Regionshåndbok 2017
3

2. VEDTEKTER FOR LYSKULTUR, REGION xxx
§ 1 NAVN
Gruppens navn er Lyskultur, Region xx.
Regionen omfatter fylkene ……………………………...
§ 2 FORMÅL
Region xx skal bidra til formålene forankret i Lyskultur vedtekter § 2:
- Lyskultur skal arbeide for god og riktig bruk av lys og belysning.
- Lyskultur skal være en nøytral møteplass for alle interesserte.
- Lyskultur skal være en samlende og formidlende forening, som skal stimulere til økt
kompetanse blant medlemmene.
§ 3 MEDLEMMER
Alle medlemmer av Lyskultur med adresse i regionens fylker er automatisk
medlemmer av Region xx.
§ 4 ÅRSMØTE
Region xx holder sitt årsmøte hvert år, senest en måned før Lyskulturs årsmøte.
Innkalling skjer skriftlig senest 2 uker før årsmøtet med angivelse av dagsorden.
Dagsorden skal omfatte følgende poster:
- Årsberetning
- Arbeidsplaner
- Valg av styre, herunder leder
- Valg av valgkomité
- Diverse saker
Saker som ønskes behandlet på årsmøtet, bør forelegges styret senest én måned før
årsmøtet.
§ 5 STYRE
Region x skal bestå av 3-11 medlemmer. Valgkomitéen består av minimum to
medlemmer. Alle valg er for to år.
Styret skal samarbeide nært med leder av Regionsrådet.
Regnskapet skal føres av Lyskultur.
Styremedlemmer i regionen må være ansatt i en medlemsbedrift av Lyskultur.
§ 6 VEDTEKTSENDRINGER ELLER OPPLØSNING
Forslag om vedtektsendringer eller oppløsning av Region xx krever 2/3 flertall av
fremmøtte på årsmøtet. Vedtektsendringer eller oppløsning må godkjennes av
Lyskulturs Styre.
3. LYSKULTURS KOMMUNIKATIVE RETNINGSLINJER
Regionshåndbok 2017
4

Som kompetansenettverk og medlemsorganisasjon skal Lyskultur i sin kommunikasjon
formidle faglige nyheter til sine medlemmer og omverden.
Lyskulturs kommunikative retningslinjer følger Lyskulturs for enhver tids gjeldende strategi
og retningslinjer for medlemmer.
Medlemmer av Lyskulturs komitéer og styrer opptrer nøytralt i sin omtale av virksomheten.
Komité- og styremedlemmer har tiltrådd verv godkjent av valgkomitéen, og vil i offentlige
sammensetninger opptre som ambassadører for virksomheten.
Lyskulturs styre-, komité- og regionsmedlemmer skal identifisere seg med Lyskulturs
virksomhet, visjon og kommunikasjonsmål (“Vi” og ikke “de”).
Overordnede kommunikasjonsmål:
1. Bidra til medlemsvekst i Lyskultur
2. Øke tilfredsheten blant eksisterende medlemmer
3. Øke anseelsen til lysdesign som fag
4. Øke andelen positiv og selvgenerert medieomtale
5. Øke antall henvendelser fra media til Lyskultur
6. Øke antall følgere i sosiale kanaler
7. Øke antall unike brukere og tidsbruk på www.lyskultur.no
Prioriterte målgrupper:
Interne (kjernemedlemmer)
● Medlemmer/belysningsplanleggere/lysrådgivere/rådgivende
ingeniører/elektrobakgrunn
● Medlemmer/lysdesignere med designbakgrunn
● Medlemmer som selger belysning
● Nye potensielle medlemmer i gruppene over
Eksterne målgrupper:
● Arkitekter og interiørarkitekter
● Profesjonelle byggherrer, eiendomsutviklere og entreprenører
● Planleggere i kommuner og fylkeskommuner
● Rådgivende ingeniører og elektrikere
● Nordmenn som er opptatt av hus og interiør
● Studenter innen arkitektur, interiørdesign og byggfag
Regionshåndbok 2017
5

Regionshåndbok 2017
6

Profilering av Lyskultur og Lyskulturs regioner
Lyskulturs regioner har egen logo som kan benyttes ved kommunisering av arrangementer i
regi av Lyskultur, og andre formål som representerer Lyskulturs interesser. Logo ligger
tilgjengelig på intranettet på Lyskulturs nettsider.
Vis gjerne til logo i email-hilsen og dokumenter sendt ut på vegne av regionen. Emailsignatur
for regionene kan se slik ut;
Med vennlig hilsen
Navn Navnsesen
Leder for Lyskultur, region XX
E-post: epost@epost.no
Tlf.: 999 99 999
Lyskulturs styre- og komitémedlemmer skal kun benytte seg av logo ved oppdrag for
regionen, styret eller komitéen.
3.2 Kommunikasjonskanaler:
Regionene oppmuntres til å bistå med informasjon til alle nedenforstående
publiseringskaneler Lyskultur benytter seg av.
Kanal Beskrivelse Målgruppe
www.lyskultur.no Faglige nyheter til informasjon. All
publisering via Lyskulturs administrasjon.
Lyskulturs nettsider skal inspirere
sluttbruker (arkitekter, byggherrer,
kommuner, lys- og belysningsinteresserte)
til å finne informasjon og ta i bruk
medlemmers kompetanse.
Lyskulturs nettsider skal inneholde gode
prosjektcase fra medlemmer, og gjøre det
enkelt å komme i kontakt med
medlemmene.
Lyskulturs nettsider skal fremme faglige
nyheter og være inkluderende for alle
besøkende.
Informasjonssøkende
Arkitekter
Byggherrer
Kommuner
“Mannen i gata”
Regionshåndbok 2017
7

Medlemsportalen
“Min side”
Medlemsinfo
Nyhetsbrev
Magasinet Lyskultur
Facebook
LinkedIn
Min side skal inneholde nyheter ekslusivt
for medlemmer. Sidene er under
kontinuerlig utvikling, og skal tilby verktøy
til bruk av LKs medlemmer.
Min side gir medlemmer mulighet til
formidling til resten av
kompetansenettverket.
Nyhetsbrev eksklusivt til medlemmer av
Lyskultur.
Kurs og seminarer, offentlige
regionsarrangementer, andre ”offentlige”
nyheter
Lyskulturs magasin er Norges eneste
spesialmagasin innen lys og belysning, og
skriver om nyheter innen lys, belysning,
arkitektur, design, elektrofag, helse og
byggindustri mm.
Magasinet formidler forbildeprosjekter
innen belysning, reportasjer, lanseringer,
artikler, nytt om navn, arrangementer, osv.
Nyheter via Facebook skal være
inspirerende. Nyheter skal fremme
kompetansenettverket.
FB skal ikke bukes til ren reklame for kurs
og publikasjoner.
Profesjonell omtale av lys og belysning.
Styrke internasjonalt samarbeid mellom
organisasjoner og nettverk.
Eksklusivt innhold.
Lyskulturs medlemmer
Kjernemedlemmer, eksterne
målgrupper, andre
belysningsinteresserte
Medlemmer, andre interesserte
aktører, arkitekturbransjen,
byggbransjen,
belysningsbransjen for øvrig.
Selges også nå via Narvesen i
spesialutvalgte kiosker og på
Design og arkitektursenteret i
Oslo (DOGA)
Interesserte aktører/offentlig,
nye medlemmer,
lysinteresserte.
Bransjerelaterte aktører
4.0 Aktiviteter i regionen
Arrangementene initieres og organiseres av den enkelte region. Innhold til invitasjon sendes
til Lyskulturs administrasjon, hvor markedsføring, invitasjon og påmelding foretas av
Lyskulturs administrasjon. Det oppmuntres til markedsføring i regionens nettverk.
All markedsføring av regionsarrangementer skal være i tråd med kommunikative
retningslinjer.
Regionshåndbok 2017
8

Lyskulturs administrasjon skal ha melding om arrangement og gjerne første utkast til
arrangement i god tid for markedsføring av arrangementet.
Deltakere som ikke er medlem av Lyskultur betaler en avgift,- ved påmelding til
arrangementet.
4.1 Presentasjon av medlemsbedrifter
Formål
Presentasjon av medlemsbedrifter skal øke Lyskulturs tilbud til medlemmene og
medlemmenes målgrupper, samt å gjøre det mer attraktivt å bli medlem. Ved å tilby innsikt
og kunnskap får medlemmer av Lyskultur mulighet til å profilere seg og komme i kontakt
med sine målgrupper.
Forslag til gjennomføring:
● Ettermiddagstreff
● Enkel servering
● Presentasjon av Lyskultur (PP som oppdateres av Lyskulturs administrasjon)
● Presentere firma/produktpresentasjon/foredragsholder
● Nøytralt foredrag (tema relatert til lys, belysning, aktuelle produkter)
Medlemsbedriften står for de faktiske kostnader ved arrangementet (servering etc.).
4.2 Månedens bygg
Månedens bygg skal bidra til en tverrfaglig kompetanseheving og utvikling innen
belysningsbransjen.
Dette oppnås ved å:
● Fremheve gode og interessante belysningsprosjekter og gi deltagerne en innsikt i
hvordan og hvorfor det er utformet slik
● Få og gi tilbakemelding fra/til bruker om synspunkter på prosjektet
● Stimulere til tverrfaglig sammarbeid i tidlig stadiet av prosjektet
Forslag til praktisk gjennomføring:
● Ettermiddagsmøte med enkel servering
● Presentasjon av Lyskultur
● Eier/Byggherre: Orientering om bygget/stedet
● Arkitekt: Idé og konsept bak prosjektet
● Lysdesigner/ RIE: Belysningskonsept, detaljløsninger, rammebetingelser etc.
● Bruker: Brukers medvirkning i planprosessen, erfaringer.
● Befaring: Guide gjennom bygget av Lysdes/leverandør/byggherre/arkitekt
● Plenumdiskusjon avslutter arrangementet
Regionshåndbok 2017
9

5. Regionale Årsmøter
Formål:
● Gjennomgang av Lyskulturs strategiplan for siste årsmøteperiode.
● Presentere regionens aktivitet siste år.
● Presentere regionens planer for kommende år.
● Innhente ønsker og synspunkter fra medlemmene om aktiviteter, kurs og annet
som er ønsket gjennomført lokalt og sentralt i Lyskultur.
● Gjennomføre valg av styremedlemmer.
o Viktig med kontinuitet i styret.
o Halve styret velges for 1 år første gang og 2 år alternerende ved senere valg.
o Leder for 2 år første gang.
o Leder, + styremedlemmer samt minimum 2 i egen valgkomité velges (gjerne
avgåtte styremedlemmer).
Oppmerksomhet (Lyskulturs profilgave) til personer som går ut av styret eller fortjener det på
annet vis.
Hvordan?
Årsmøtene kan legges opp som ettermiddagstreff med enkel servering.
Kan med fordel kombineres med et månedens bygg eller presentasjon av medlemsbedrift
Selve årsmøtet bør normalt ta maks 30 minutter.
Møtestruktur:
● Velkomst med enkel servering
● Lyskulturpresentasjon + Visjon og formål
● Årsmøte:
o Årsberetning sist år.
o Ønsker om kurs/aktiviteter? Innspill fra medlemmer.
o Eventuelt, meldes inn til styret innen _________(En måned før årsmøte)
o Planer neste år.
o Valg.
● Avslutning.
Tidsplan.
Det legges opp til 1 Årsmøte i året, i alle regioner primo februar.
Administrasjon.
● Arrangementene initieres og organiseres av den enkelte region
● Endelig utarbeidelse av invitasjoner gjøres av regionen og markedsføring skjer via
Lyskulturs administrasjon. Det forventes at hver enkelt styremedlem gjør en del
markedsføring i sine respektive nettverk
● Regionen søker sponsorstøtte fra leverandører
Regionshåndbok 2017
10

● Referat fra årsmøtet leveres Lyskulturs administrasjon
6.0 Aktivitetsrapport
Mot slutten av året skal en aktivitetsrapport leveres Lyskulturs administrasjon.
Aktivitetsrapporten skal ta utgangspunkt i årets aktiviteter, og inneholde beskrivelse av utførte
arrangementer.
Regionenes aktivitetsrapport vil bli inkludert i Lyskulturs aktivitetsrapport som blir fremlagt
ved Lyskulturs årsmøte.
Det oppfordres til å vedlegge bilder fra arrangementer til bruk i Lyskulturs årsrapport.
Aktivitetsrapporten skal inkludere:
Arrangementer (Medlemsmøter, bedriftsbesøk, Månedens bygg):
● Tid og sted
● Samarbeidspartnere
● Deltakere, medlemmer/ikke-medlemmer
● Generell beskrivelse av arrangementet
Regionshåndbok 2017
11