Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler - Kommunerevisjonen
Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler - Kommunerevisjonen
Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler - Kommunerevisjonen
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Oslo kommune<strong>Kommunerevisjonen</strong>Rapport 10/2013<strong>Sosialtjenestens</strong><strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>2 0 1 3<strong>Kommunerevisjonen</strong> - integritet og verdiskaping
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>ForordDenne rapporten er et resultat <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>srevisjonsprosjektet <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong><strong>klientmidler</strong>. Undersøkelsen er forankret i kontrollutvalgets vedtak <strong>av</strong> 28.08.2012 (sak 87), ogtilhører fokusområdet myndighetsutøvelse og brukertilpassede tjenester, jf. bystyrets vedtak omOverordnet analyse og plan for <strong>forvaltning</strong>srevisjon <strong>av</strong> 13.06.2012 (sak 165).Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppg<strong>av</strong>e for Oslo kommune. Formålet er nedfelt ikommuneloven § 77 nr. 4 som blant annet har følgende ordlyd:“… systematiske vurderinger <strong>av</strong> økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut frakommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (<strong>forvaltning</strong>srevisjon).”Forvaltningsrevisjon i Oslo kommune gjennomføres iht. gjeldende standard for <strong>forvaltning</strong>srevisjoni kommuner og fylkeskommuner i Norge (RSK 001).Prosjektet er gjennomført <strong>av</strong> Inger-Johanne Kramer (prosjektleder) og Kari Breisnes(prosjektmedarbeider).Vi vil takke alle vi har vært i kontakt med for nødvendig bistand i løpet <strong>av</strong> prosjektet.03.06.2013Lars Normann Mikkelsen<strong>av</strong>delingsdirektørInger-Johanne Kramer..........revisjonsrådgiver<strong>Kommunerevisjonen</strong>1
Rapport 10/20132<strong>Kommunerevisjonen</strong>
3<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>InnholdForord.........................................................................................................................................1Hovedbudskap...........................................................................................................................5Sammendrag..............................................................................................................................51. Innledning..........................................................................................................................91.1 Bakgrunn.....................................................................................................................91.2 Formål og problemstillinger......................................................................................101.3 Nærmere om undersøkelsen rettet mot bydelene......................................................101.4 Nærmere om undersøkelsen rettet mot byråden .......................................................111.5 Revisjonskriterier......................................................................................................111.6 Metode.......................................................................................................................121.7 Forvaltning <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> ......................................................................................121.8 Rapportens oppbygning.............................................................................................132. Vedtak og skriftlige <strong>av</strong>taler............................................................................................152.1 Tvungen <strong>forvaltning</strong>..................................................................................................152.2 Frivillig <strong>forvaltning</strong>...................................................................................................153. Myndighet til å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale......................................................................183.1 Revisjonskriterier......................................................................................................183.2 Faktabeskrivelse........................................................................................................183.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurdering...............................................................................194. Innlogging i nettbank......................................................................................................204.1 Revisjonskriterier......................................................................................................204.2 Faktabeskrivelse........................................................................................................204.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurdering...............................................................................205. Grunnlag for endelig godkjenning <strong>av</strong> betaling............................................................215.1 Revisjonskriterier......................................................................................................215.2 Faktabeskrivelse........................................................................................................215.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurdering...............................................................................216. Kontroll <strong>av</strong> utbetalinger til andre enn klient................................................................236.1 Revisjonskriterier......................................................................................................236.2 Faktabeskrivelse........................................................................................................236.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurdering...............................................................................237. Kontroll <strong>av</strong> utbetalinger til klienten..............................................................................257.1 Revisjonskriterier......................................................................................................257.2 Faktabeskrivelse........................................................................................................257.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurdering...............................................................................268. Utskrift etter endelig godkjent betaling........................................................................27IHS12<strong>Kommunerevisjonen</strong>3
Rapport 10/20139. Avstemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skonto.................................................................................289.1 Revisjonskriterier......................................................................................................289.2 Faktabeskrivelse........................................................................................................289.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurdering...............................................................................2910. Evaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen...............................................................................3110.1 Revisjonskriterium....................................................................................................3110.2 Faktabeskrivelse........................................................................................................3110.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurdering ..............................................................................3311. Bydel St. Hanshaugen....................................................................................................3411.1 Varslede tiltak etter <strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport 23/2010.....................................3411.2 Bydelens opplysninger om status varslede tiltak .....................................................3411.3 Kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker – status opp mot tidligere funn ..........................................3511.4 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurdering...............................................................................3512. Søndre Nordstrand........................................................................................................3612.1 Varslede tiltak etter <strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport 23/2010.....................................3612.2 Bydelens opplysninger om status varslede tiltak......................................................3612.3 Kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker – status opp mot tidligere funn ..........................................3712.4 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurdering...............................................................................3813. Byrådens oppfølging <strong>av</strong> bystyrets vedtak ...................................................................3913.1 Bystyrets vedtak........................................................................................................3913.2 Byrådens oppfølging.................................................................................................3913.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurdering ..............................................................................4014. Oppsummering, konklusjon og anbefalinger..............................................................4114.1 Oppsummering <strong>av</strong> vurderinger..................................................................................4114.2 Konklusjon................................................................................................................4314.3 Anbefalinger..............................................................................................................4315. Uttalelser til rapporten og <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurdering <strong>av</strong> disse......................4415.1 Byråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosiale tjenester............................................................4415.2 Bydelene....................................................................................................................4415.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurdering...............................................................................46Referanser................................................................................................................................49Tabelloversikt...........................................................................................................................50Vedlegg 1 Undersøkelsens metode..........................................................................................51Vedlegg 2 Revisjonskriterier...................................................................................................55Vedlegg 3 Uttalelse fra Byråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosiale tjenester.................................61Vedlegg 4 Uttalelser fra de åtte bydelene...............................................................................654<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>HovedbudskapI denne undersøkelsen har <strong>Kommunerevisjonen</strong>sett nærmere på sosialtjenestens <strong>forvaltning</strong><strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> i åtte bydeler. Undersøkelsenviser at Oslo kommune de senere årene hararbeidet for å sikre en betryggende <strong>forvaltning</strong><strong>av</strong> klienters økonomiske midler, noe somgjenspeiles i resultatet <strong>av</strong> <strong>Kommunerevisjonen</strong>skontroll <strong>av</strong> enkeltsaker.Undersøkelsen <strong>av</strong>dekket imidlertid <strong>av</strong>vikpå viktige punkter i de seks bydelenesom ikke tidligere har vært omfattet <strong>av</strong><strong>Kommunerevisjonen</strong>s undersøkelser.Det gjaldt blant annet årlig evaluering <strong>av</strong><strong>av</strong>talene, utbetalingsgrunnlag ved utbetalingerutenom <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen, <strong>av</strong>stemming <strong>av</strong><strong>forvaltning</strong>skontoene og kontroll før endeliggodkjenning <strong>av</strong> utbetalinger. Det variertehvilke <strong>av</strong>vik som gjaldt i de ulike bydelene,samt omfanget <strong>av</strong> disse. Samlet sett innebar demangler som undersøkelsen <strong>av</strong>dekket, en risikofor svekket rettssikkerhet for klientene og forøkonomiske misligheter.Bydelene St. Hanshaugen og Søndre Nordstrandhar i etterkant <strong>av</strong> en tidligere undersøkelseiverksatt de varslede tiltakene. Bydel St.Hanshaugen hadde imidlertid ikke iverksatttilstrekkelige tiltak for å sikre årlig evaluering<strong>av</strong> <strong>av</strong>talene.Byråden for helse og sosiale tjenester hargjennom flere tiltak fulgt opp bystyrets vedtaki møte 13.04.2011 (sak 82) om rapport 23/2010<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> –oppfølging <strong>av</strong> rapport 11/2008, men det gjenstårfortsatt noe arbeid med å revidere gjeldenderutiner.SammendragTotalt forvaltet sosialtjenesten i Oslo kommuneper 31.12.2012 midler for i underkant <strong>av</strong> 2700klienter, hvor<strong>av</strong> et stort flertall hadde frivillig<strong>forvaltning</strong>. Samlet sett forvaltet de undersøktebydelene midler for 1556 klienter.<strong>Kommunerevisjonen</strong> har tidligere gjennomførtto undersøkelser på dette området, jf. rapport11/2008 <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong><strong>klientmidler</strong> og rapport 23/2010 <strong>Sosialtjenestens</strong><strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> – oppfølging <strong>av</strong>rapport 11/2008. <strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport23/2010 <strong>av</strong>dekket vesentlige mangler, somutgjorde en risiko for svekket rettssikkerhet forklientene og for økonomiske misligheter.Syv <strong>av</strong> de ni bydelene som var omfattet <strong>av</strong>undersøkelsen i 2010, var også inkludert i<strong>Kommunerevisjonen</strong>s undersøkelse i 2008.Disse syv bydelene er ikke omfattet <strong>av</strong> denneundersøkelsen. Bydelene som har vært omfattet<strong>av</strong> denne undersøkelsen, er Gamle Oslo, NordreAker, Nordstrand, Sagene, Ullern og Østensjø.I tillegg er det utført en oppfølging etter rapport23/2010 rettet mot bydelene St. Hanshaugenog Søndre Nordstrand og byråden for helse ogsosiale tjenester.Formålet med denne undersøkelsen har værtå gi ny informasjon til kontrollutvalget omstatus på dette området og bidra til forbedring<strong>av</strong> sosialtjenestens praksis ved etablering oggjennomføring <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> økonomiskemidler.Følgende problemstillinger er belyst:1. Sikrer bydelenes rutiner og praksis at<strong>forvaltning</strong>en <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> er i samsvarmed gjeldende regelverk?2. Har byråden for helse og sosiale tjenesterfulgt opp bystyrets vedtak i møte 13.04.2011(sak 82)?Undersøkelsen rettet mot de seks bydelenesom ikke har vært revidert tidligere, byggeri hovedsak på intervjuer og kontroll <strong>av</strong> syvenkeltsaker i hver bydel.<strong>Kommunerevisjonen</strong>5
Rapport 10/2013Oppfølgingsundersøkelsen rettet mot de tobydelene som inngikk i <strong>Kommunerevisjonen</strong>sundersøkelse i 2010, samt mot byråden,er basert på skriftlig kommunikasjon oggjennomgang <strong>av</strong> tilsendt materiale fra bydeleneog Byråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosiale tjenester.I tillegg har <strong>Kommunerevisjonen</strong> i bydelene St.Hanshaugen og Søndre Nordstrand gjennomgåttog kontrollert syv enkeltsaker i hver <strong>av</strong>bydelene.Undersøkelsesperioden omfatter i hovedsak2012. Det meste <strong>av</strong> datainnsamlingen blegjennomført i perioden januar–mars 2013.I det følgende gjør <strong>Kommunerevisjonen</strong> redefor sentrale vurderinger etter gjennomført<strong>forvaltning</strong>srevisjon.Vedtak og skriftlige <strong>av</strong>talerDet forelå vedtak om tvungen <strong>forvaltning</strong> fraArbeids- og velferds<strong>forvaltning</strong>en i alle dekontrollerte sakene hvor <strong>forvaltning</strong>en vartvungen. I to bydeler manglet det skriftligdisponeringsplan i én <strong>av</strong> to kontrollerte saker ihver <strong>av</strong> bydelene.I fem <strong>av</strong> de åtte bydelene forelå det skriftlig<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale i alle de kontrollerte sakene.I de øvrige tre bydelene manglet det skriftlig<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale i til sammen åtte saker.Undersøkelsen tyder på at de undersøktebydelene nå benytter Oslo kommunesstandard<strong>av</strong>tale ved inngåelse <strong>av</strong> nye<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler.Myndighet til å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taleDet var bare i én <strong>av</strong> de åtte bydelene detforelå skriftlig delegasjon <strong>av</strong> myndigheten tilå inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene for hele 2012 frakommunal enhetsleder. Kontrollen <strong>av</strong> <strong>av</strong>talerinngått i 2012 eller senere viste at alle <strong>av</strong>talenevar inngått <strong>av</strong> den/de som var angitt sombemyndiget.Grunnlag for endelig godkjenning <strong>av</strong> betalingSamlet sett forelå det et tilfredsstillendeutbetalingsgrunnlag for 93 prosent <strong>av</strong> dekontrollerte utbetalingene. I tre bydeler gjaldtdette for alle de kontrollerte utbetalingene.Manglene i de øvrige fem bydelene var i allhovedsak knyttet til utbetalingsgrunnlagetved ekstrautbetalinger til klienten og vedutbetalinger <strong>av</strong> husleie.Én <strong>av</strong> de åtte bydelene oppga at det i denbydelen ikke var kr<strong>av</strong> om at det skulle foreliggeet bekreftet utbetalingsgrunnlag ved utbetalingerutenom <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen. De øvrige syvbydelene oppga at de hadde kr<strong>av</strong> om dette vedekstra utbetalinger til klienten. Tre <strong>av</strong> bydelenehadde i tillegg kr<strong>av</strong> om dette ved utbetaling tilandre enn klienten.Kontroll <strong>av</strong> utbetalingerDet var bare én <strong>av</strong> de seks kontrollerte bydelenesom beskrev kontrollrutiner i samsvar medgjeldende retningslinjer ved utbetalinger til andreenn klienten.Ingen <strong>av</strong> de seks kontrollerte bydelene beskrevkontrollrutiner i samsvar med gjeldenderetningslinjer ved utbetalinger til klienten.Utskrift etter endelig godkjenningDet forelå i all hovedsak utskrift etter endeliggodkjenning for hver enkelt utbetaling i dekontrollerte sakene. Alle utskriftene inneholdtopplysninger om betalerens kontonummer,mottakers n<strong>av</strong>n og kontonummer,utbetalingsdato, beløp og bankreferanse. Detvarierte imidlertid hvilke typer utskrifter somforelå, både mellom bydelene og i enkeltetilfeller innen den enkelte bydel. Noen utskriftervar tatt ut etter endelig godkjenning, mens andrevar tatt ut etter at utbetalingen var effektuert.Enkelte bydeler arkiverte utskriftene u<strong>av</strong>hengig<strong>av</strong> bilagene. Videre varierte det om utskrifteneinneholdt opplysninger om endringer og omhvem som hadde vært involvert i betalingen(e).6<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>Avstemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontoAvstemming foretas <strong>av</strong> en person som ikke harvært delaktig ved utbetalingeneI to <strong>av</strong> de åtte bydelene var alle de kontrollerte<strong>forvaltning</strong>skontoene <strong>av</strong>stemt <strong>av</strong> en personsom ikke hadde vært delaktig i betalingene.I én bydel kunne <strong>Kommunerevisjonen</strong>ikke kontrollere dette grunnet manglendedokumentasjon i to <strong>av</strong> sakene. Imidlertid var allekontoene i de fem sakene <strong>Kommunerevisjonen</strong>kontrollerte, <strong>av</strong>stemt <strong>av</strong> en tredjeperson.I tre <strong>av</strong> de øvrige fem bydelene forekom det<strong>forvaltning</strong>skontoer som ikke var <strong>av</strong>stemt, ellerhvor <strong>av</strong>stemmingen var foretatt <strong>av</strong> en personsom hadde vært delaktig i betalingene.I to bydeler var alle de kontrollerte kontoene<strong>av</strong>stemt <strong>av</strong> en person som hadde vært involvert ibetalingene.AvstemmingsgrunnlagDe seks bydelene <strong>Kommunerevisjonen</strong>intervjuet, var innforstått med kr<strong>av</strong>et om at<strong>av</strong>stemmingen skal baseres på kontoutdragfra banken og regnskapsbilag/fakturaer. Detvar imidlertid bare to bydeler som la utskriftetter endelig godkjenning til grunn for<strong>av</strong>stemmingen. Videre var det bare én bydel som<strong>av</strong>stemte opp mot gjeldende <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale.Dokumentasjon <strong>av</strong> <strong>av</strong>stemmingenBare to <strong>av</strong> de åtte bydelene hadde tatt i brukOslo kommunes skjema ”Månedlig <strong>av</strong>stemming<strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skonto”. I tillegg hadde to bydelerprøvd ut skjemaet og mente at bruken <strong>av</strong> dettevar svært tidkrevende og ikke nødvendig for åsikre en tilfredsstillende kontroll.Evaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talenEvaluering var aktuelt for 13 <strong>av</strong>taler, fordeltpå seks bydeler. Det var bare i to bydeler detforelå dokumentasjon på at evalueringen <strong>av</strong>alle de aktuelle <strong>av</strong>talene var påbegynt ellergjennomført, det gjaldt til sammen fem <strong>av</strong>taler.Bydelene St. Hanshaugen og SøndreNordstrandBydel St. Hanshaugen og Bydel SøndreNordstrand har i etterkant <strong>av</strong> tidligereundersøkelse iverksatt de varslede tiltakene, jf.<strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport 23/2010.<strong>Kommunerevisjonen</strong>s kontroll <strong>av</strong> syvenkeltsaker i hver <strong>av</strong> bydelene viste at beggebydelenes praksis i all hovedsak var i tråd medgjeldende regelverk på alle de områdene somble kontrollert. Kontrollen <strong>av</strong>dekket imidlertidat Bydel St. Hanshaugen ikke hadde iverksatttilstrekkelige tiltak for å sikre årlig evaluering<strong>av</strong> <strong>av</strong>talene.Byrådens oppfølging <strong>av</strong> bystyrets vedtak<strong>Kommunerevisjonen</strong> konkluderer med atbyråden har fulgt opp bystyrets vedtak ved atdet er innhentet skriftlig tilbakemelding frabydelene og byråds<strong>av</strong>delingen har vurdert detiltakene bydelene har oppgitt å ha planlagt ellergjennomført i etterkant <strong>av</strong> vår undersøkelse i2010. Videre er nytt fellesskriv ferdigstilt ogdistribuert til bydelene, og byråds<strong>av</strong>delingen hariverksatt kompetanseoppbyggende tiltak i form<strong>av</strong> kurs for ansatte i sosialtjenesten. Byrådenhar gjennom flere notater orientert helse- ogsosialkomiteen om tiltak som er iverksatt påområdet.Undersøkelsen viser imidlertid at det gjenstårnoe arbeid før revisjonen <strong>av</strong> gjeldende rutiner erfullført.<strong>Kommunerevisjonen</strong>s anbefalinger<strong>Kommunerevisjonen</strong> anbefaler bydelene GamleOslo og Ullern å vurdere egen praksis knyttet tilkr<strong>av</strong>et om skriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale, herunderevaluering <strong>av</strong> <strong>av</strong>talene. Videre anbefales BydelNordre Aker å vurdere egne rutiner og egenpraksis for evaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene.Bydelene Gamle Oslo, Nordre Aker,Nordstrand, Sagene, Ullern og Østensjøanbefales å vurdere egne kontrollrutiner før<strong>Kommunerevisjonen</strong>7
Rapport 10/2013endelig godkjenning <strong>av</strong> utbetalinger. BydeleneSagene, Ullern og Østensjø anbefales i tilleggå se særlig på egne rutiner og praksis knyttettil kr<strong>av</strong>ene om utbetalingsgrunnlag vedutbetalinger utenom <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen. Videreanbefales bydelene Nordre Aker og Nordstrandå se særlig på egne rutiner og praksis for<strong>av</strong>stemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontoene.Bydelene Gamle Oslo, Nordre Aker,Nordstrand, Sagene, Ullern og Østensjø bør sesærskilt på egen praksis knyttet til delegasjonen<strong>av</strong> myndigheten til å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler.I arbeidet med revisjonen <strong>av</strong> Velferdsetatensrutinehåndbok anbefales byråden for helseog sosiale tjenester å se særskilt på gjeldenderutiner for utskrift etter endelig godkjentbetaling og bruken <strong>av</strong> Oslo kommunes<strong>av</strong>stemmingsskjema.Uttalelsene til rapportenRapporten ble 08.05.2013 oversendt foruttalelse til de åtte bydelene som er omfattet<strong>av</strong> undersøkelsen, og byråden for helse ogsosiale tjenester. Uttalelsene fra bydelene ogByråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosiale tjenesterfølger i sin helhet som trykte vedlegg tilrapporten.Byråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosiale tjenesteroppgir at rapporten er et nyttig verktøy i<strong>av</strong>delingens videre arbeid med å utvikle godeog nødvendige rutiner for bydelene. Av tiltakangir <strong>av</strong>delingen blant annet at gjeldende rutinervil bli innskjerpet og at Velferdsetaten vil fåi oppdrag å ferdigstille rutinehåndboken forbruk <strong>av</strong> nettbank, samt vurdere rutinene knyttettil utskrift etter endelig godkjent betaling ogbruken <strong>av</strong> Oslo kommunes <strong>av</strong>stemmingsskjema.Når det gjelder rutiner og praksis knyttet tilskriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale og årlig evaluering<strong>av</strong> <strong>av</strong>talen, vil byråds<strong>av</strong>delingen <strong>av</strong>ventebydelenes forslag til tiltak i bydelenes uttalelsertil rapporten og ut fra det vurdere behovet forvidere oppfølging.Bydel Sagene anfører i sin uttalelse at detblir svært tidkrevende dersom godkjennernr. 2 skal gjennomføre kontroller <strong>av</strong> alleutbetalingsgrunnlag i alle saker og at bydelensrutiner for månedlig <strong>av</strong>stemming, som blantannet innebærer kontroll <strong>av</strong> effektuertetransaksjoner, vurderes å innebære en kontrollsom sikrere kan <strong>av</strong>dekke eventuelle feil ellermisligheter. En praksis hvor godkjenner nr.2 bare foretar stikkprøvekontroller er ikke isamsvar med Oslo kommunes retningslinjer.<strong>Kommunerevisjonen</strong> understreker viktigheten<strong>av</strong> arbeidsdeling og gode kontrollrutiner førklientens konto belastes.For øvrig er det <strong>Kommunerevisjonen</strong>svurdering at tiltakene som de åtte bydelene ogbyråds<strong>av</strong>delingen oppgir å ha iverksatt ellervurderer å iverksette, er relevante og i tråd med<strong>Kommunerevisjonen</strong>s anbefalinger.8<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>1. InnledningI denne undersøkelsen har <strong>Kommunerevisjonen</strong>sett nærmere på sosialtjenestens <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong><strong>klientmidler</strong> i åtte bydeler. <strong>Kommunerevisjonen</strong>har tidligere <strong>av</strong>gitt to rapporter om <strong>forvaltning</strong><strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>, jf. rapport 11/2008<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> ograpport 23/2010 <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong><strong>klientmidler</strong> – oppfølging <strong>av</strong> rapport 11/2008.Samlet sett <strong>av</strong>dekket rapport 23/2010 vesentligemangler, som utgjorde en risiko for svekketrettssikkerhet for klientene og økonomiskemisligheter.Den foreliggende undersøkelsen er gjennomførtvåren 2013 og er både en oppfølging <strong>av</strong> rapport23/2010 og en første revisjon på dette områdeti de seks bydelene som til nå ikke har værtomfattet <strong>av</strong> slike undersøkelser.<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> økonomiskemidler skjer på grunnlag <strong>av</strong> den enkeltessamtykke (frivillig <strong>forvaltning</strong>) eller medhjemmel i folketrygdloven § 22-6 1 (tvungen<strong>forvaltning</strong>). Denne bestemmelsen gir Arbeidsogvelferdsetaten myndighet til å treffevedtak om at individuelle trygdeytelser i gittesituasjoner skal utbetales til et NAV- kontor,ikke direkte til klienten.Ved tvungen <strong>forvaltning</strong> skal ytelsen disponerestil beste for klienten, jf. folketrygdloven § 22-6.Sikring <strong>av</strong> husvære, mat og klær samt hensynettil dem klienten har forsørgelsesplikt overfor,anses som primærbehov til beste for klienten.Sosialtjenesten må foreta en konkret, individuellvurdering <strong>av</strong> den enkelte klients behov, og detmå utarbeides en skriftlig disponeringsplan.Frivillig <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> eret viktig virkemiddel i et økonomiskrådgivningsperspektiv. Det foreliggerimidlertid ingen lovpålagt plikt til å tilbytjenesten. Ved inngåelse <strong>av</strong> <strong>av</strong>tale om frivillig<strong>forvaltning</strong> utøver ikke sosialkontoretoffentlig myndighet, og <strong>av</strong>talen reguleresderfor <strong>av</strong> privatrettslige regler. Dette stillersærlige kr<strong>av</strong> til sosialkontorene, både vedutformingen <strong>av</strong> <strong>av</strong>talen og oppfølgingen<strong>av</strong> denne. Forvaltningslovens generellebestemmelser, grunnleggende prinsipperfor forsvarlig saksbehandling og kr<strong>av</strong>enetil god <strong>forvaltning</strong>sskikk gjelder likevelfor sosialtjenestens <strong>forvaltning</strong>. En<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale skal være individuelttilpasset.U<strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> om <strong>forvaltning</strong>en er tvungen ellerfrivillig, er det overordnede målet å forebyggegjeldsproblemer, sikre klientens boforhold ogsørge for at klienten har nødvendige midler tildekning <strong>av</strong> livsopphold.Forvaltningen gjennomføres ved at klientensinntekt overføres til en bankkonto, som ståri klientens n<strong>av</strong>n, men som sosialtjenestenforvalter. Sosialtjenesten betaler klientensutgifter i henhold til <strong>av</strong>tale/disponeringsplan,og klienten mottar <strong>av</strong>talte beløp til livsopphold.Ekstern revisjon er ikke lovpålagt forsosialtjenestens <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>.1.1 BakgrunnVed behandlingen <strong>av</strong> rapport 23/2010 i møte14.12.2010 (sak 84) vedtok kontrollutvalgetdette:Kontrollutvalget merker seg at<strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport 23/2010<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>– oppfølging <strong>av</strong> rapport 11/2008 viser at detpå vesentlige punkter var <strong>av</strong>vik i forhold tilgjeldende regelverk og god regnskapspraksis.Dette gjaldt blant annet kr<strong>av</strong>ene om:- skriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale- faktura/utbetalingsgrunnlag- kontroll <strong>av</strong> den enkelte utbetaling- <strong>av</strong>stemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontiene1Bestemmelsen er gjengitt i vedlegg 2.<strong>Kommunerevisjonen</strong>9
Rapport 10/2013De <strong>av</strong>dekkede manglene utgjør en risiko forsvekket rettssikkerhet for klientene og forøkonomiske misligheter. Det siste året er det<strong>av</strong>dekket to mislighetssaker på dette området.Kontrollutvalget merker seg at byråds<strong>av</strong>delingenog bydelene oppgir å ha iverksatt, eller vurderer åiverksette tiltak, i tråd med <strong>Kommunerevisjonen</strong>sanbefalinger. Det er svært viktig atbydelsdirektørene etablerer og gjennomførerbetryggende intern kontroll.Kontrollutvalget ber <strong>Kommunerevisjonen</strong>fremme sak med vurdering <strong>av</strong> en fast årligkontroll på dette området, eventuelt etter samrådmed byråds<strong>av</strong>delingen.Kontrollutvalget tar for øvrig<strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport 23/2010 tilorientering.Kontrollutvalget innstiller til bystyret å fattefølgende vedtak:<strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport 23/2010<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> –oppfølging <strong>av</strong> rapport 11/2008 viser at kontrollenmed frivillig <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> varmangelfull. De <strong>av</strong>dekkede manglene utgjør enrisiko for svekket rettssikkerhet for klienteneog for økonomiske misligheter. Klienter somomfattes <strong>av</strong> ordningen med frivillig <strong>forvaltning</strong>,kan ikke forventes å kontrollere <strong>forvaltning</strong>en <strong>av</strong>egne midler i særlig grad. Kommunen har ikkeregnskaps- eller revisjonsplikt på dette området.Dette innebærer høy risiko og øker behovet forannen kontroll. Bystyret ber byrådet følge opp atbydelsdirektørene sørger for betryggende internkontroll på dette området.For øvrig tar bystyret <strong>Kommunerevisjonen</strong>srapport 23/2010 til orientering.Ved behandling <strong>av</strong> saken 13.04.2011 (sak 82)fattet bystyret følgende vedtak, i tråd med helseogsosialkomiteens innstilling <strong>av</strong> 30.03.2011(sak 33):1.<strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport 23/2010<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> –oppfølging <strong>av</strong> rapport 11/2008 viser at kontrollenmed frivillig <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> varmangelfull. De <strong>av</strong>dekkede manglene utgjør enrisiko for svekket rettssikkerhet for klientene ogfor økonomiske misligheter.Klienter som omfattes <strong>av</strong> ordningen medfrivillig <strong>forvaltning</strong>, kan ikke forventes åkontrollere <strong>forvaltning</strong>en <strong>av</strong> egne midler isærlig grad. Kommunen har ikke regnskapsellerrevisjonsplikt på dette området. Detteinnebærer høy risiko og øker behovet for annenkontroll. Bystyret ber byrådet følge opp atbydelsdirektørene sørger for betryggende internkontroll på dette området.For øvrig tar bystyret <strong>Kommunerevisjonen</strong>srapport 23/2010 til orientering.2.Bystyret ber byrådet gi en tilbakemelding tilbystyrets organer innen 30. juni 2011 om hvilkenye tiltak byråds<strong>av</strong>delingen og hver enkeltbydel har gjennomført for å sikre betryggendeinternkontroll på dette området.1.2 Formål og problemstillingerDet overordnede målet med denneundersøkelsen har vært å bidra til forbedring<strong>av</strong> sosialtjenestens praksis ved etablering oggjennomføring <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> økonomiskemidler.Undersøkelsen har hatt to problemstillinger:1. Sikrer bydelenes rutiner og praksis at<strong>forvaltning</strong>en <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> er i samsvarmed gjeldende regelverk?2. Har byråden for helse og sosiale tjenesterfulgt opp bystyrets vedtak i møte 13.04.2011(sak 82)?1.3 Nærmere om undersøkelsen rettetmot bydelene<strong>Kommunerevisjonen</strong>s undersøkelse i 2010, jf.rapport 23/2010 <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong><strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> – oppfølging <strong>av</strong> rapport11/2008, omfattet ni bydeler. I rapport 23/2010anbefalte <strong>Kommunerevisjonen</strong> alle bydeleneå vurdere kapasitet, rutiner og praksis medsikte på å iverksette ytterligere tiltak for åsikre betryggende <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>,herunder at Oslo kommunes sentrale rutiner ogretningslinjer overholdes.10<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>Syv <strong>av</strong> de ni bydelene som var omfattet <strong>av</strong>undersøkelsen i 2010, var også inkludert ivår undersøkelse i 2008. Disse bydelene erderfor ikke omfattet <strong>av</strong> den foreliggendeundersøkelsen. Denne undersøkelsen har værtgjennomført i bydelene Gamle Oslo, NordreAker, Nordstrand, Sagene, Ullern og Østensjø.I tillegg er det i bydelene St. Hanshaugen ogSøndre Nordstrand utført en oppfølging etter<strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport 23/2010.I seks <strong>av</strong> de åtte bydelene var oppg<strong>av</strong>enmed <strong>forvaltning</strong>en <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> lagt tilsosialtjenesten i NAV. Bydel Sagene forvaltetøkonomien for ca. 600 klienter, hvor<strong>av</strong>Sosialtjenesten i NAV Sagene forvaltet midlerfor i underkant <strong>av</strong> 500 personer. Bydelenssøknadskontor forvaltet økonomien for deresterende. Denne undersøkelsen omfatter bareSosialtjenesten i NAV Sagene. I Bydel Østensjøvar oppg<strong>av</strong>en med <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>lagt til Tiltakssenteret, som var en utførerenhetfor sosialtjenesten i NAV.Bydelene hadde ulik betegnelse på stillingensom øverste leder. I rapporten benytter vitittelen kommunal enhetsleder. Videre benyttervi betegnelsen forvalter om de som forestården tekniske <strong>forvaltning</strong>en, dvs. de somregelmessig er involvert i utbetalingene. Detvarierte også om bydelen brukte saksbehandlereller sosialkonsulent. Vi bruker tittelensaksbehandler, med unntak <strong>av</strong> i omtalen<strong>av</strong> Bydel Østensjø. Dette gjør vi fordisosialkonsulentene ved Tiltakssenteret for øvrigikke var klientens saksbehandler.1.4 Nærmere om undersøkelsen rettetmot byrådenI rapport 23/2010 anbefalte <strong>Kommunerevisjonen</strong>d<strong>av</strong>ærende byråd for sosiale tjenester ogrusomsorg å følge opp bydelenes arbeidmed <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>, herunderbydelenes iverksettelse <strong>av</strong> gjeldende rutiner ogretningslinjer for <strong>forvaltning</strong>en <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>.Byråden ble videre anbefalt å fullføre arbeidetmed å videreutvikle gjeldende rutiner ogretningslinjer så raskt som mulig. I denforbindelse pekte vi på at det burde vurderes omdet var behov for å presisere hvilke kontrollersom skal gjøres før godkjenning <strong>av</strong> den enkelteutbetaling. <strong>Kommunerevisjonen</strong> viste for øvrigtil rapport 08/2010 Misligheter ved frivillig<strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> i sosialtjenesten– Bydel Grorud, hvor vi pekte på ytterligerespørsmål som kunne vurderes.I sin uttalelse til rapporten opplysteByråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosiale tjenesterat <strong>av</strong>delingen tok sikte på å sende ut etrevidert fellesskriv til bydelene rundt årsskiftet2010/11. Videre påpekte byråds<strong>av</strong>delingen at<strong>Kommunerevisjonen</strong>s undersøkelse viste at detvar behov for bedre oppfølging <strong>av</strong> bydelenesarbeid med <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>.Byråds<strong>av</strong>delingen ville be den d<strong>av</strong>ærendeHelse- og velferdsetaten om å utarbeide kurs-/opplæringsmateriell, som kunne bidra til å bedrekompetansen på dette feltet i bydelene.Byråds<strong>av</strong>delingen understreket atvidereutvikling <strong>av</strong> sosialtjenestens arbeid pådette området var en løpende prosess, og atdet måtte forventes å være utfordringer pådette området, som måtte løses underveis. Iden forbindelse pekte byråds<strong>av</strong>delingen på atenkelte utfordringer kanskje kunne løses vedendring <strong>av</strong> rutiner i samarbeid med kommunensbankforbindelse.1.5 RevisjonskriterierRevisjonskriterier er målestokken som legges tilgrunn for <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurderinger. Idenne undersøkelsen er revisjonskriteriene blantannet utledet fra følgende kilder:• lov 25. september 1992 nr. 107 omkommuner og fylkeskommuner(kommuneloven)• byrådssak 1057/08 Overordnet rammeverkfor god intern kontroll i Oslo kommune• bystyresak 466/05 Juridisk strategi for Oslokommune<strong>Kommunerevisjonen</strong>11
Rapport 10/2013• lov 28. februar 1997 nr. 19 om folketrygd(folketrygdloven)• byråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosialetjenesters fellesskriv til bydelene 5/2011<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> klientersøkonomi• Arbeids- og velferdsdirektoratetsLandsdekkende veiledningsrutinerfor frivillig offentlig <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong>enkeltpersoners økonomi• god regnskapspraksis• DNBs rutinehåndbok for nettbankRevisjonskriteriene presenteres innledningsvisi hvert kapittel, og det er redegjort nærmere forutledningen <strong>av</strong> dem i rapportens vedlegg 2.1.6 MetodeUndersøkelsen rettet mot de seks bydelenesom ikke har vært revidert tidligere,bygger i hovedsak på intervjuer og kontroll<strong>av</strong> enkeltsaker. Det ble gjennomført togruppeintervjuer i hver bydel. Det ene intervjuetvar med forvaltere og saksbehandlere, det andremed deres ledere. Spørsmålene omhandlet istor utstrekning de samme temaene. Vi stiltesamme spørsmål til de ansatte i alle bydelene.Tilsvarende gjaldt for spørsmålene til lederne,men de ble likevel noe tilpasset etter hvilkeninformasjon vi hadde mottatt fra bydelen førintervjuet.Oppfølgingsundersøkelsen <strong>av</strong> de to bydelenesom inngikk i <strong>Kommunerevisjonen</strong>sundersøkelse i 2010, samt <strong>av</strong> byråden, er basertpå skriftlig kommunikasjon og gjennomgang<strong>av</strong> tilsendt materiale fra bydelene ogByråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosiale tjenester.I tillegg har vi i bydelene St. Hanshaugen ogSøndre Nordstrand gjennomgått og kontrollertsyv enkeltsaker i hver <strong>av</strong> bydelene.Vi har til sammen kontrollert 56 enkeltsaker ide åtte bydelene. Bydelene fremla en oppdatertoversikt over samtlige <strong>forvaltning</strong>sklienter vedrevisjonsbesøket. Vi valgte ut syv saker i hverbydel, hvor<strong>av</strong> to med tvungen <strong>forvaltning</strong>. Itillegg la vi vekt på å sikre at utvalget omfattetsaker fra ulike forvaltere og kontoer medvarierende saldo (høy/l<strong>av</strong>). For øvrig skjeddeutvelgelsen tilfeldig. Vi har kontrollert tilsammen 476 utbetalinger i de 56 sakene.Hver bydel har verifisert en samletfaktabeskrivelse for sin egen del, basert påverifiserte intervjuer og <strong>Kommunerevisjonen</strong>sgjennomgang <strong>av</strong> enkeltsaker i bydelen.<strong>Kommunerevisjonen</strong> har underveis hatt kontaktmed flere <strong>av</strong> bydelene, blant annet for åoppklare uklarheter. Opplysninger gitt muntliger senere bekreftet skriftlig.Undersøkelsesperioden omfatter i hovedsak2012. Det meste <strong>av</strong> datainnsamlingen blegjennomført i perioden januar–mars 2013.På enkelte punkter bygger vi kun på bydelenesegen beskrivelse <strong>av</strong> praksis. I slike tilfeller er viforsiktige i våre vurderinger og konklusjoner.1.7 Forvaltning <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>Totalt forvaltet sosialtjenesten i Oslo kommuneper 31.12.2012 midler for i underkant <strong>av</strong> 2700klienter, hvor<strong>av</strong> et stort flertall hadde frivillig<strong>forvaltning</strong>. Anslagsvis medgikk i underkant <strong>av</strong>50 årsverk til <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>.Tabell 1 viser en oversikt over antall<strong>forvaltning</strong>sklienter for hver <strong>av</strong> de åtteundersøkte bydelene og bydelenes opplysningerom antall årsverk som samlet medgikktil <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>. Nederst itabellen fremkommer opplysningene for debydelene som inngikk i <strong>Kommunerevisjonen</strong>sundersøkelse i 2010, men som ikke er omfattet<strong>av</strong> denne undersøkelsen.12<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>Tabell 1 Antall <strong>forvaltning</strong>sklienterBydelAntall <strong>forvaltning</strong>sklienterAntallårsverkGamle Oslo 330 7,5Nordre Aker 52 *Nordstrand 100 2,5Sosialtjenesten i NAV 477 6SageneSagene, søknadskontoret121 1St. Hanshaugen 180 2,5S. Nordstrand 95 1,7Ullern 59 1Østensjø 142 3,6Totalt i de1556 25,8kontrollerte bydeleneAlna 98 3,5Bjerke 86 3Frogner 154 4Grorud 208 3Grünerløkka 310 4Stovner 150 2,5Vestre Aker 85 2Totalt i alle bydelene 2 647 47,8Note: Tallene inkluderer både tvungen og frivillig<strong>forvaltning</strong> og er basert på utskrift fra DNB nettbankmottatt ved revisjonsbesøk i hver <strong>av</strong> de åtte bydelenesom er omfattet <strong>av</strong> undersøkelsen, korrigert for bydelensopplysninger om i hvilke saker <strong>forvaltning</strong>en varopphørt uten at kontoen ennå var <strong>av</strong>sluttet. De øvrigesyv bydelene har på forespørsel fra <strong>Kommunerevisjonen</strong>oppgitt antall <strong>forvaltning</strong>sklienter per 31.12.2012. *BydelNordre Aker oppga at seks saksbehandlere hadde ansvaretfor inngåelse <strong>av</strong> <strong>av</strong>taler og oppfølging <strong>av</strong> klienter, og atto personer hadde ansvaret for den tekniske delen medhåndtering <strong>av</strong> inn- og utbetalinger m.m. Forvaltning komi tillegg til andre arbeidsoppg<strong>av</strong>er, og det var vanskelig åanslå antall årsverk til <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>.Som tabell 1 viser, varierer antall klienterfra en bydel til en annen. Bydel Sagene(Sosialtjenesten i NAV Sagene) hadde 477klienter og dermed flest. Bydel Nordre Akerhadde færrest, med 52 klienter. Med forbeholdom den usikkerhet som er knyttet til bydelenesanslag på dette punkt, viser tabellen også atforskjellen i antall klienter ikke nødvendigvisgjenspeiles i antall årsverk som medgår til<strong>forvaltning</strong>en.Bydelene fortalte om en sterk økning i antall<strong>forvaltning</strong>sklienter de siste årene og oppga atmange <strong>av</strong> klientene var rusmiddel<strong>av</strong>hengigeog/eller psykisk syke. Videre påpekteflere bydeler at innføringen <strong>av</strong> arbeids<strong>av</strong>klaringspenger(AAP) var en medvirkendeårsak til økningen i antall <strong>forvaltning</strong>sklienter,da mange ikke klarte å disponere egne pengerved utbetaling hver 14. dag. Ordningen skapteogså uforutsigbarhet for <strong>forvaltning</strong>en, damange <strong>av</strong> klientene ikke evnet å følge oppkr<strong>av</strong>et om å sende inn skjemaet hver 14. dag.Flere bydeler påpekte at arbeidet med<strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> klienters midler varressurskrevende, og flere beskrev et stortarbeidspress.1.8 Rapportens oppbygningI kapittel 2 vurderer vi grunnlaget for bydelenes<strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>. Vi har sett på om deti saker hvor <strong>forvaltning</strong>en var tvungen, forelåvedtak fra Arbeids- og velferds<strong>forvaltning</strong>en ogen disponeringsplan. Ved frivillig <strong>forvaltning</strong> såvi om det forelå en skriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale,og om bydelene benyttet Oslo kommunesstandard<strong>av</strong>tale.I kapittel 3 redegjør vi nærmere formyndigheten til å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene.I kapitlene 4–9 redegjør vi nærmere forbydelenes praksis knyttet til kr<strong>av</strong>ene omarbeidsdeling: Vi har sett på myndigheten til åinngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler, innlogging i nettbank,grunnlaget for endelig godkjenning <strong>av</strong> betaling,kontroll før endelig godkjenning <strong>av</strong> utbetalinger,utskrift etter endelig godkjent betaling og<strong>av</strong>stemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontoene.I kapittel 10 ser vi nærmere på bydelenesevaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene.<strong>Kommunerevisjonen</strong>13
Rapport 10/2013I kapitlene 11 og 12 redegjør vi nærmerefor bydelene St. Hanshaugens og SøndreNordstrands oppfølging <strong>av</strong> meldte tiltak etter<strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport 23/2010.I kapittel 13 presenteres status for byrådensoppfølging <strong>av</strong> bystyrets vedtak vedbehandlingen <strong>av</strong> <strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport23/2010.I kapittel 14 oppsummerer vi de viktigstevurderingene, konkluderer og gir anbefalinger.I kapittel 15 gir vi et sammendrag <strong>av</strong> uttalelsenefra bydelene og Byråds<strong>av</strong>deling for eldre ogsosiale tjenester, og <strong>Kommunerevisjonen</strong>svurderinger <strong>av</strong> disse. Uttalelsene følger i sinhelhet som trykte vedlegg til den endeligerapporten.14<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>2. Vedtak og skriftlige <strong>av</strong>taler2.1 Tvungen <strong>forvaltning</strong>2.1.1 Revisjonskriterier• Tvungen <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> skalvære basert på vedtak fra Arbeids- ogvelferdsetaten. Sosialtjenesten skal utarbeideen disponeringsplan.2.1.2 FaktabeskrivelseVed mappegjennomgangen kontrollerte vi i allede åtte bydelene om• det forelå vedtak fra Arbeids- ogvelferdsetaten• det forelå skriftlig disponeringsplanDet forelå vedtak i henhold til folketrygdloven§ 22-6 i alle de 16 kontrollerte sakene hvorbydelene oppga at <strong>forvaltning</strong>en var tvungen.Videre forelå det i all hovedsak en skriftligdisponeringsplan i disse sakene. I bydeleneSt. Hanshaugen og Østensjø manglet detdisponeringsplan i én <strong>av</strong> to saker med tvungen<strong>forvaltning</strong>.2.1.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurderingI bydelene Gamle Oslo, Nordre Aker,Nordstrand, Sagene, Søndre Nordstrand ogUllern var praksisen i de undersøkte sakene itråd med revisjonskriteriet på dette punktet.Også i bydelene St. Hanshaugen og Østensjøforelå det vedtak fra Arbeids- og velferdsetateni de undersøkte sakene, men det mangletdisponeringsplan i én sak i hver <strong>av</strong> dissebydelene. En skriftlig disponeringsplan, samt enbegrunnelse for denne, er viktig for at klientenskal kunne ivareta sine interesser i saken.Videre er det en risiko for at manglende skriftligdisponeringsplan vil vanskeliggjøre kontrollenmed <strong>forvaltning</strong>en som sådan.2.2 Frivillig <strong>forvaltning</strong>2.2.1 Revisjonskriterier• En <strong>av</strong>tale om frivillig <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong><strong>klientmidler</strong> skal være skriftlig, ogbydelen skal benytte Oslo kommunesstandard <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale.• Forvaltnings<strong>av</strong>talen skal tilpasses denenkelte klients behov.<strong>Kommunerevisjonen</strong> har lagt til grunn at detmå foreligge et skriftlig <strong>av</strong>taledokument signert<strong>av</strong> begge parter. Videre må <strong>av</strong>talen, foruten åangi hvilke inntekter og utgifter som inngår i<strong>forvaltning</strong>en, omhandle partenes plikter ogrettigheter for øvrig. En samtykkeerklæring fraklienten, eller et budsjett / en disponeringsplansignert <strong>av</strong> begge parter, utgjør således ikkeen tilfredsstillende <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale i dennesammenheng.2.2.2 FaktabeskrivelseMed unntak <strong>av</strong> bydelene St. Hanshaugen ogNordstrand spurte vi de undersøkte bydelene om• de brukte Oslo kommunes standard<strong>av</strong>tale• hvordan bydelen sikret at standard<strong>av</strong>talenble tilpasset den enkeltes situasjonVed mappegjennomgangen kontrollerte vii alle de åtte bydelene om Oslo kommunesstandard<strong>av</strong>tale var benyttet, eventuelt om detforelå en annen skriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale.Skriftlig <strong>av</strong>tale, herunder bruk <strong>av</strong>standard<strong>av</strong>talenAlle de seks bydelene vi intervjuet, oppga at debenyttet Oslo kommunes standard<strong>av</strong>tale.Bydel Gamle Oslo hadde utarbeidet enegen mal for <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene, basert påstandard<strong>av</strong>talen. Avtalen bestod <strong>av</strong> to deler.Del I tilsvarte standard<strong>av</strong>talens beskrivelse <strong>av</strong>rammene for <strong>forvaltning</strong>en, men bydelen haddeinnarbeidet ytterligere punkter. Dette gjaldt<strong>Kommunerevisjonen</strong>15
Rapport 10/2013blant annet et punkt om at sosialtjenesten veden økning i klientens trygd og økning/reduksjoni husleie innenfor en ramme på 5 prosentkunne endre <strong>av</strong>talens del II uten ny signatur fraklienten. Del II omhandlet klientens inntekter ogutgifter samt hvordan midlene skulle disponeres.Avtale tilpasset klientens behovDe seks bydelene oppga at de alltid haddemøte(r) med brukeren hvor partene gikkgjennom vedkommendes situasjon og ble enigeom hvilke midler som skulle inngå i <strong>av</strong>talen, oghvordan <strong>forvaltning</strong>en skulle gjennomføres.Kontroll <strong>av</strong> <strong>av</strong>talerTabell 2 gir en oversikt over forekomsten <strong>av</strong><strong>av</strong>taler i de kontrollerte sakene.Tabell 2 viser at det forelå skriftlig<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale i 32 <strong>av</strong> de 40 kontrollertesakene. I bydelene Nordstrand, Sagene, St.Hanshaugen, Søndre Nordstrand og Østensjøforelå det <strong>av</strong>taler i alle sakene. I henhold til dekriteriene vi har lagt til grunn, manglet bydeleneGamle Oslo, Nordre Aker og Ullern skriftlige<strong>av</strong>taler i henholdsvis fire, én og tre <strong>av</strong> de femsakene som var kontrollert i hver bydel. I BydelGamle Oslo manglet <strong>av</strong>talens del I i to <strong>av</strong>sakene. I de to øvrige sakene var ikke <strong>av</strong>talenesulike deler signert <strong>av</strong> begge parter. I BydelNordre Aker var én <strong>av</strong>tale ikke signert <strong>av</strong> beggeparter. I Bydel Ullern var <strong>forvaltning</strong>en i tresaker basert på fullmaktserklæring fra klientenfra henholdsvis 1996, 2004 og 2011.Oslo kommunes standard<strong>av</strong>tale var benyttet vedinngåelse <strong>av</strong> 27 <strong>av</strong> de 32 <strong>av</strong>talene. Tre <strong>av</strong> deøvrige <strong>av</strong>talene var inngått før standard<strong>av</strong>talenble innført i 2007. En <strong>av</strong> <strong>av</strong>talene i BydelNordre Aker var inngått i september 2007, mendagjeldende standard<strong>av</strong>tale var ikke benyttet.I Bydel Østensjø var det for en <strong>av</strong>tale inngått ioktober 2012 brukt et <strong>av</strong>taleformular som ogsåvar benyttet i samme sak i 2004.Tabell 2 Forekomst <strong>av</strong> <strong>av</strong>taler i de kontrollerte sakeneBydelSaker medfrivillig <strong>forvaltning</strong>AvtalemangletAntall<strong>av</strong>talerStandard<strong>av</strong>taleAvtalerinngått førstandard<strong>av</strong>taleni2007Annen<strong>av</strong>taleGamle Oslo 5 4 1 0 1 0Nordre Aker 5 1 4 2 1 1Nordstrand 5 0 5 5 0 0Sagene 5 0 5 5 0 0Ullern 5 3 2 1 1 0Østensjø 5 0 5 4 0 1St. Hanshaugen 5 0 5 5 0 0S. Nordstrand 5 0 5 5 0 0Totalt 40 8 32 27 3 2Note: Informasjonen er hentet fra <strong>Kommunerevisjonen</strong>s kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker. Bydelene St. Hanshaugen og SøndreNordstrand var også omfattet <strong>av</strong> undersøkelsen i 2010.16<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>Tabell 3 viser antall kontrollerte <strong>av</strong>taler som varinngått i 2011 og 2012, og om standard<strong>av</strong>talenvar benyttet ved inngåelse <strong>av</strong> disse.Tabell 3 Bruken <strong>av</strong> standard<strong>av</strong>talen ved <strong>av</strong>taler inngått i 2011 og 2012BydelAntallStandard<strong>av</strong>talen 2011 2012kontrollerte<strong>av</strong>talerbenyttetGamle Oslo 0 0 0 0Nordre Aker 1 1 0 1Nordstrand 2 2 1 1Sagene 4 4 3 1Ullern 1 1 0 1Østensjø 3 2 0 2St. Hanshaugen 5 5 2 3S. Nordstrand 4 4 0 4Totalt 20 19 6 13Note: Informasjonen er hentet fra <strong>Kommunerevisjonen</strong>s kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker. Bydelene St. Hanshaugen og SøndreNordstrand var også omfattet <strong>av</strong> undersøkelsen i 2010.Tabell 3 viser at Oslo kommunes standard<strong>av</strong>talevar benyttet i 19 <strong>av</strong> de 20 kontrollerte <strong>av</strong>talenesom var inngått i 2011 og 2012. I BydelØstensjø var ikke standard<strong>av</strong>talen benyttet vedinngåelse <strong>av</strong> én <strong>av</strong>tale i 2012. Dette var sammesak som beskrevet over.2.2.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurderingDet forelå skriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale i allede kontrollerte sakene i bydelene Nordstrand,Sagene, St. Hanshaugen, Søndre Nordstrandog Østensjø. I Bydel Nordre Aker mangletdet skriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale i én <strong>av</strong> femkontrollerte saker. I Bydel Ullern mangletdet skriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale i tre <strong>av</strong> femkontrollerte saker.Bydel Gamle Oslo benytter en<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale bestående <strong>av</strong> to deler. Ettervår vurdering må begge delene foreligge ogvære signert <strong>av</strong> begge parter for at det skalforeligge en inngått <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale etterde kriterier som legges til grunn i denneundersøkelsen. Ut fra dette er det vår vurderingat det manglet skriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale i fire<strong>av</strong> fem kontrollerte saker i Bydel Gamle Oslo.En skriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale basert påOslo kommunes standard<strong>av</strong>tale er viktigfor å klargjøre rammene for sosialtjenestens<strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> klientens midler. Etter vårvurdering vil uklare rammer for <strong>forvaltning</strong>enkunne redusere muligheten til å føre en kontrollmed <strong>forvaltning</strong>en som sådan. Manglendeskriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale gir videre en risikofor at konsekvensene <strong>av</strong> <strong>av</strong>talen ikke blirtilstrekkelig tydeliggjort for klienten, og girmindre forutsigbarhet for begge parter.Undersøkelsen tyder på at bydelene nå benytterOslo kommunes standard<strong>av</strong>tale ved inngåelse <strong>av</strong>nye <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler.Bydelenes beskrivelse <strong>av</strong> egen praksis tyderpå at <strong>av</strong>talene ble utformet i samråd med denenkelte klient og tilpasset den enkeltes situasjon.<strong>Kommunerevisjonen</strong>17
Rapport 10/20133. Myndighet til å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale3.1 Revisjonskriterier• Avtale om frivillig <strong>forvaltning</strong> skal inngås<strong>av</strong> kommunal enhetsleder, eller densom kommunal enhetsleder har delegertmyndighet til.• Ansvarsforholdene skal være basert påskriftlige og oppdaterte delegasjoner.3.2 FaktabeskrivelseMed unntak <strong>av</strong> bydelene St. Hanshaugen ogSøndre Nordstrand spurte vi de undersøktebydelene om hvem som hadde fullmakt til åinngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene på vegne <strong>av</strong> bydelen.Videre spurte vi alle åtte bydelene om det forelåskriftlig delegasjon <strong>av</strong> myndigheten til å inngå<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene. Ved mappegjennomgangenkontrollerte vi i alle de åtte bydelene omkommunens representant var en bemyndigetperson.Myndighet til å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taleneBydelene Gamle Oslo og Ullern oppga atklientens saksbehandler hadde myndighet til åinngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene. Bydel Nordstrandoppga at saksbehandler og forvalter varbemyndiget i fellesskap, dvs. at både ensaksbehandler og en forvalter skulle undertegnefor at <strong>av</strong>talen skulle kunne anses å være inngått<strong>av</strong> bemyndiget person.I Bydel Nordre Aker oppga lederne vi intervjuet,at saksbehandlerne alene hadde myndighettil å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene. De ansatteoppga imidlertid at saksbehandler og forvaltervar bemyndiget i fellesskap, dvs. at både ensaksbehandler og en forvalter skulle undertegnefor at <strong>av</strong>talen skulle kunne anses å være inngått<strong>av</strong> bemyndiget person.I Bydel Sagene oppga ledelsen at saksbehandlerog forvalter i fellesskap var bemyndiget, dvs.at både en saksbehandler og en forvalter skulleundertegne for at <strong>av</strong>talen skulle kunne anses åvære inngått <strong>av</strong> bemyndiget person. Ledelsenpresiserte at det ved fornyet eller endret <strong>av</strong>talevar tilstrekkelig at forvalter undertegnet påvegne <strong>av</strong> kommunen. De ansatte oppga atenhetsleder hadde delegert myndigheten tilsaksbehandlerne og forvalterne – og at de kunneinngå <strong>av</strong>talen u<strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> hverandre.I Bydel Østensjø oppga ledelsen at veiledereved Sosialtjenesten i NAV Østensjø ogsosialkonsulentene ved Tiltakssenteret vardelegert myndighet til å inngå <strong>av</strong>talene frasine respektive enhetsledere. De kunne inngå<strong>av</strong>talen u<strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> hverandre. De ansatteoppga derimot at sosialkonsulentene og tekniskeforvaltere ved Tiltakssenteret var bemyndigettil å inngå <strong>av</strong>talen i fellesskap, dvs. at både ensaksbehandler og en forvalter skulle undertegnefor at <strong>av</strong>talen skulle kunne anses å være inngått<strong>av</strong> bemyndiget person.Skriftlige delegasjonerEnhetsleder i Bydel St. Hanshaugen haddeutstedt skriftlig delegasjon <strong>av</strong> myndigheten til åinngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale.I Bydel Gamle Oslo hadde ikke enhetslederforetatt skriftlig delegasjon <strong>av</strong> myndigheten tilå inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler i 2012. Det forelåimidlertid skriftlig delegasjon til ti n<strong>av</strong>ngitteteamledere og fagkonsulenter datert 26.01.2013.I Bydel Sagene mottok vi kopi <strong>av</strong> dokumentetRutine for: stedfortrederordning-sosialtjeneste/NAV-leder og delegasjon til å godkjenne vedtak,gyldig fra oktober 2012. Dokumentet inneholdtet eget <strong>av</strong>snitt om <strong>forvaltning</strong> hvor det fremkomat sosialtjeneste/NAV-leder delegerer til denenkelte forvalter å inngå nye <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler.Bydelen oppga at gjeldende delegasjoner varlagret elektronisk, og at eldre delegasjonerikke kunne fremlegges da de ikke var lagret ipapirformat.18<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>I Bydel Søndre Nordstrand forelå det enskriftlig delegasjon <strong>av</strong> myndigheten til å inngå<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler fra bydelens sosialsjef tilleder for sosialseksjonen. Delegasjonen varimidlertid udatert, så det er ikke kjent for oss franår den var gjeldende.Enhetsleder i bydelene Nordre Aker,Nordstrand, Ullern og Østensjø hadde ikkeforetatt skriftlig delegasjon <strong>av</strong> myndigheten til åinngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene.Kontroll <strong>av</strong> om <strong>av</strong>talene var inngått <strong>av</strong>bemyndigetI <strong>av</strong>snitt 2.2.2 (tabell 2) så vi at det i 32 <strong>av</strong> de 40kontrollerte sakene med frivillig <strong>forvaltning</strong> varinngått en <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale etter de kriteriersom legges til grunn i denne undersøkelsen.Elleve <strong>av</strong>taler var inngått før 2012, og vi foretokikke ytterligere undersøkelser for å <strong>av</strong>klarehvem som var bemyndiget på tidspunktet forinngåelse <strong>av</strong> <strong>av</strong>talene. Kontrollgrunnlaget varderfor 21 <strong>av</strong>taler, fordelt på syv 2 bydeler. Vårkontroll viste at alle de 21 <strong>av</strong>talene var inngått<strong>av</strong> den/de som var angitt som bemyndiget.3.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurderingAlle de kontrollerte <strong>av</strong>talene var inngått <strong>av</strong> den/de som var angitt som bemyndiget.Myndigheten til å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taleneskal være basert på skriftlige og oppdatertedelegasjoner. Det var imidlertid bare i Bydel St.Hanshaugen det forelå skriftlig delegasjon forhele 2012.Delegasjonen innebærer et økt ansvar for å sikre<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talens innhold og form. Utydeligeansvarsforhold kan medføre at den enkelte ikkeer innforstått med sitt ansvar. Vi merker oss atledelsen og ansatte i bydelene Nordre Aker,Sagene og Østensjø ga ulike opplysninger ommyndigheten til å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene.2Alle bydeler unntatt Bydel Gamle Oslo, hvor <strong>av</strong>talenvar inngått før 2012.<strong>Kommunerevisjonen</strong>19
Rapport 10/20134. Innlogging i nettbankOslo kommunes retningslinjer forutsatte enarbeidsdeling ved at registrering og endeliggodkjenning <strong>av</strong> den enkelte utbetaling skulleforetas <strong>av</strong> to personer. Kr<strong>av</strong>et om arbeidsdelingvar ivaretatt i DNB Connect ved at systemetikke aksepterte bruk <strong>av</strong> samme innloggings-IDog passordkalkulator (med personlig passord)ved disse handlingene.4.1 Revisjonskriterier• Personlig passord for DNB Connect måikke formidles eller på annen måte gjørestilgjengelig for andre.enkelt en personlig passordkalkulator, somvedkommende selv hadde opprettet passord for.Vi intervjuet forvalterne i bydelene Gamle Oslo,Nordre Aker, Nordstrand, Sagene, Ullern ogØstensjø. Alle oppga at deres personlige passordtil kalkulatoren ikke var formidlet eller på annenmåte gjort tilgjengelig for andre.4.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurderingAlle seks bydelene beskrev en praksis i tråd medOslo kommunes retningslinjer for håndteringen<strong>av</strong> personlig passord i DNB Connect.4.2 FaktabeskrivelseAnsatte i bydelene som hadde tilgang til<strong>forvaltning</strong>skontoene var fra DNB tildelt enpersonlig innloggings-ID. I tillegg hadde hver20<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>5. Grunnlag for endelig godkjenning <strong>av</strong> betaling5.1 Revisjonskriterier• Endelig godkjenning <strong>av</strong> den enkelte betalingskal være basert på faktura eller annetgrunnlag for belastning <strong>av</strong> konto.5.2 FaktabeskrivelseMed unntak <strong>av</strong> bydelene St. Hanshaugen ogSøndre Nordstrand spurte vi de undersøktebydelene om på hvilket grunnlag godkjennernr. 2 foretok den endelige godkjenningen<strong>av</strong> utbetalingen. Ved mappegjennomgangenkontrollerte vi i alle de åtte bydelene om detforelå faktura eller annet utbetalingsgrunnlag 3 ,og om utbetalingen gjaldt klienten.Grunnlag for endelig godkjenningAlle de seks bydelene oppga at godkjenner nr.2 foretok den endelige godkjenningen <strong>av</strong> denenkelte utbetaling på bakgrunn <strong>av</strong> bilagene(faktura/utbetalingsgrunnlag).Utbetalingsgrunnlag ved utbetalinger utenom<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talenBydelene Gamle Oslo, Nordre Aker ogNordstrand oppga at det var et kr<strong>av</strong> om atklient eller ansatt skulle attestere på fakturaeneller utarbeide et annet utbetalingsgrunnlagved betaling til andre enn klient. Dette varikke tilfellet i bydelene Sagene og Ullern. IBydel Østensjø beskrev de ansatte varierendepraksis når det gjaldt å kreve attestering føreffektueringen <strong>av</strong> fakturaer utenom <strong>av</strong>talen.Med unntak <strong>av</strong> Bydel Ullern oppga bydeleneat de hadde utarbeidet et eget skjema til brukved ekstrautbetalinger til klienten. I BydelSagene kjente ikke de ansatte til skjemaet. Deoppga at utbetalingene var basert på muntlig<strong>av</strong>tale med klienten, og det ble i slike tilfeller3Et tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag gir mulighet tilå foreta nødvendig kontroll før endelig godkjenning <strong>av</strong>utbetalingen, jf. kapitlene 6 og 7, eksempelvis originalfaktura eller husleiekontrakt.ikke utarbeidet et skriftlig utbetalingsgrunnlag.I bydelene Gamle Oslo og Østensjø kunneutbetalingen skje på bakgrunn <strong>av</strong> muntlig <strong>av</strong>talemed klienten, og den ansatte fylte da ut ogsignerte skjemaet. De ansatte i Bydel Ullernoppga at de ofte ba om e-post fra klientersom ba om ekstra utbetalinger. Utbetalingenkunne imidlertid også være basert på muntlig<strong>av</strong>tale med klienten. De ansatte fortalteat de i slike tilfeller utarbeidet et skriftligutbetalingsgrunnlag hvor det ble redegjort forbakgrunnen for utbetalingen.Kontroll <strong>av</strong> utbetalingsgrunnlagVår kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker omfattet totalt476 utbetalinger. Det forelå tilfredsstillendeutbetalingsgrunnlag for 442 <strong>av</strong> de 476utbetalingene (93 prosent). I bydelene NordreAker, Nordstrand og Søndre Nordstrandforelå det tilfredsstillende utbetalingsgrunnlagfor alle de kontrollerte utbetalingene. Ibydelene St. Hanshaugen og Ullern mangletdet tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag forhenholdsvis 2 (<strong>av</strong> 58) og 3 (<strong>av</strong> 37) utbetalinger.I Bydel Ullern gjaldt alle manglene sammeklient. I hver <strong>av</strong> de øvrige tre bydelene mangletdet grunnlag for én eller flere utbetalingeri fire <strong>av</strong> syv kontrollerte saker. Genereltsett var manglene i all hovedsak knyttet tilekstrautbetalinger til klienten og utbetalinger <strong>av</strong>husleie.5.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurderingEndelig godkjenning <strong>av</strong> den enkelte betalingskal være basert på faktura eller annet grunnlagfor belastning <strong>av</strong> konto. I bydelene NordreAker, Nordstrand og Søndre Nordstrand forelådet tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag foralle de kontrollerte utbetalingene. I de øvrigebydelene forelå det for én eller flere <strong>av</strong> deaktuelle utbetalingene ikke et tilfredsstillendeutbetalingsgrunnlag ved belastningen <strong>av</strong>klientens <strong>forvaltning</strong>skonto.<strong>Kommunerevisjonen</strong>21
Rapport 10/2013Endelig godkjenning <strong>av</strong> utbetalinger utenom<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen forutsetter at det foreliggeret bekreftet utbetalingsgrunnlag. Med unntak <strong>av</strong>Bydel Sagene oppga alle bydelene at de haddekr<strong>av</strong> om dette ved utbetalinger til klienten.Bare bydelene Gamle Oslo, Nordre Aker ogNordstrand oppga at de hadde kr<strong>av</strong> om dette vedutbetaling til andre enn klienten.Manglende utbetalingsgrunnlag reduserermuligheten til å foreta nødvendig kontroll førendelig godkjenning <strong>av</strong> den enkelte utbetaling,jf. kapitlene 6 og 7.22<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>6. Kontroll <strong>av</strong> utbetalinger til andre enn klient6.1 Revisjonskriterier• Før endelig godkjenning <strong>av</strong> utbetalingertil andre enn klienten må det kontrolleresom fakturaen/utbetalingsgrunnlaget gjelderklienten, og om de registrerte opplysningenei nettbanken om mottakers kontonummerog beløpet samsvarer med fakturaen/utbetalingsgrunnlaget.6.2 FaktabeskrivelseMed unntak <strong>av</strong> bydelene St. Hanshaugen ogSøndre Nordstrand spurte vi de undersøktebydelene om det ble gjennomført kontroller førbetalingen ble endelig godkjent, eventuelt hvilkekontroller og hvordan disse kontrollene blegjennomført.Faktabeskrivelsen i det følgende er begrensetopp mot kr<strong>av</strong>ene i revisjonskriteriet. Bydelenekan ha oppgitt andre kontroller.Forvalterne i Bydel Nordstrand oppga at dekontrollerte om fakturaen/utbetalingsgrunnlagetgjaldt klienten, og om de registrerteopplysningene i nettbanken om mottakerskontonummer og beløp samsvarte medfakturaen/utbetalingsgrunnlaget.I Bydel Gamle Oslo oppga forvalterne atdet ofte var mange bilag, og at det derforvarierte hvilke kontroller den enkelte foretok. 4Ingen <strong>av</strong> forvalterne oppga at de kontrollerteom mottakers registrerte kontonummer inettbanken samsvarte med kontonummeret iutbetalingsgrunnlaget.I Bydel Nordre Aker oppga forvalteren viintervjuet at vedkommende kontrollerte om bådekontonummeret og beløpet på utskriften fra4To <strong>av</strong> forvalterne oppga eksempelvis at de kun kontrollertebilagene hvis beløpet var veldig lite eller veldigstort. To andre forvaltere oppga at de alltid kontrollerteat beløpet registrert i nettbanken var i samsvar med fakturaen.godkjenner 1 var i samsvar med opplysningenepå bilaget.De ansatte ved Sosialtjenesten i NAV Sageneoppga at det ofte var mange bilag, og at deikke hadde kapasitet til å foreta en kontroll<strong>av</strong> hver enkelt utbetaling. Det ble foretattstikkprøvekontroller 5 . Det var imidlertid ikkefaste rutiner for hva som ble kontrollert, dettevarierte fra person til person og fra gang tilgang. 6I Bydel Ullern opplyste begge forvalterne at dekontrollerte om fakturaen gjaldt klienten, ogom de registrerte opplysningene i nettbankenom mottaker og kontonummer samsvarte medfakturaen. Én <strong>av</strong> forvalterne kontrollerte i tilleggde registrerte opplysningene om beløp.I en periode i 2012 hadde bare teamlederenog lederen <strong>av</strong> Tiltakssenteret i Bydel Østensjøforestått endelig godkjenning <strong>av</strong> utbetalingene.Både lederne og forvalterne oppga at dekontrollerte at betalingen gikk fra rett person,samt at de registrerte opplysningene ommottakers n<strong>av</strong>n var i samsvar med bilaget.Lederne kontrollerte i tillegg de registrerteopplysningene om beløp, mens forvalterne itillegg kontrollerte de registrerte opplysningeneom mottakers kontonummer.6.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurderingGodkjenner nr. 2 skal foreta den endeligekontrollen før belastningen <strong>av</strong> klientens konto.Kun Bydel Nordstrand beskrev kontrollrutineri tråd med revisjonskriteriet før endeliggodkjenning <strong>av</strong> utbetalinger til andre enn5Det ble da blant annet ettersett om det var mange utbetalingerpå samme dato / dobbeltregistreringer. Videreble de registrerte opplysningene i nettbanken kontrollertopp mot opplysningene på bilagene.6Av eksempler på kontroller som ble gjort ved utbetalingertil andre enn klienten, oppga de vi intervjuet, at dethendte de kontrollerte registrerte opplysninger i nettbankenom mottakers kontonummer og beløp opp motbilaget.<strong>Kommunerevisjonen</strong>23
Rapport 10/2013klienten. De beskrevne kontrollrutinene ibydelene Gamle Oslo, Nordre Aker, Sagene,Ullern og Østensjø var ikke i samsvar med Oslokommunes gjeldende retningslinjer.Mangelfull eller manglende kontroll redusererverdien <strong>av</strong> arbeidsdeling og kan øke risikoen forfeil og misligheter.24<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>7. Kontroll <strong>av</strong> utbetalinger til klienten7.1 Revisjonskriterier• Før endelig godkjenning <strong>av</strong> utbetalingertil klienten må det kontrolleres om detregistrerte kontonummeret i nettbankensamsvarer med gyldig dokumentasjon på<strong>av</strong>talt kontonummer.7.2 FaktabeskrivelseMed unntak <strong>av</strong> bydelene St. Hanshaugen ogSøndre Nordstrand spurte vi de undersøktebydelene om det ble gjennomført kontrollerfør betalingen ble endelig godkjent, eventuelthvilke kontroller og hvordan disse kontrolleneble gjennomført. Ved mappegjennomgangenkontrollerte vi i alle de åtte bydelene omutbetalingene til klienten var registrert overførttil <strong>av</strong>talt kontonummer.Tabell 4 viser en samlet oversikt over denpraksis de seks bydelene beskrev når det gjaldtkontroll <strong>av</strong> kontonummer før utbetalinger tilklienten. 7Tabell 4 Bydelenes kontroll før utbetaling tilklientenBydelGamle OsloNordre AkerNordstrandSageneUllernØstensjøKontroll <strong>av</strong> registrert kontonummeri nettbank mot <strong>av</strong>taltkontonummerIkke kontroll <strong>av</strong> kontonummerIkke kontroll <strong>av</strong> kontonummerKontroll opp mot Excel-arkStikkprøverIkke kontroll <strong>av</strong> kontonummerIkke kontroll <strong>av</strong> kontonummerNote: Tabellen er basert på intervjuer med bydelene.I Bydel Nordstrand var det opprettet et Excelarkmed en oversikt over utbetalinger tillivsopphold i henhold til <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talentil alle klientene. Av oversikten fremkom ogsåklientens private kontonummer. Opplysningenei Excel-arket kunne endres <strong>av</strong> alle forvalterne.Forvalterne oppga at de blant annet kontrollertebeløp og kontonummer i nettbanken opp motExcel-arket.I Bydel Sagene opprettet klientens ansvarligeforvalter et skyggeregnskap, hvor også klientensprivate kontonummer ble påført. Bydelen oppgaat alle forvalterne, saksbehandlerne og ansattesom arbeidet med booppfølging hadde tilgang tildette og blant annet kunne endre opplysningeneom klientens kontonummer. Forvalternevi intervjuet, oppga at det kun ble foretattstikkprøvekontroller, jf. underkapittel 6.2. Dekontrollerte da det registrerte kontonummeret inettbanken opp mot det kontonummeret som stooppført i skyggeregnskapet.I Bydel Ullern oppga forvalterne at klientenskontonummer var registrert i nettbanken ogkom opp automatisk når de la inn klientensn<strong>av</strong>n. De kontrollerte derfor ikke det registrertekontonummeret opp mot annen dokumentasjonpå klientens kontonummer, eksempelvis<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen eller legitimasjon.Vår kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker viste at det varforetatt utbetaling til klienten i alle de 56sakene. I 51 <strong>av</strong> disse var utbetalingene registretoverført til <strong>av</strong>talt kontonummer. 8I fem <strong>av</strong> de 56 sakene kunne vi ikke kontrollereom utbetalingene til klienten var registrertoverført til <strong>av</strong>talt konto. I én sak i hver <strong>av</strong>bydelene Gamle Oslo, Nordstrand og Østensjøforelå det ikke gyldig dokumentasjon på <strong>av</strong>taltkontonummer. Tilsvarende gjaldt for to saker iBydel Sagene.7Faktabeskrivelsen er begrenset opp mot kr<strong>av</strong>ene i revisjonskriteriet,men bydelene kan ha oppgitt andre kontroller.8Undersøkelsen bekrefter ikke nødvendigvis at utbetalingeneer gjennomført i samsvar med de registrerte opplysningene.Se vedlegg 1 for detaljer.<strong>Kommunerevisjonen</strong>25
Rapport 10/20137.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurderingGodkjenner nr. 2 skal foreta den endeligekontrollen før belastningen <strong>av</strong> klientenskonto. Ingen <strong>av</strong> de seks bydelene beskrevkontrollrutiner i tråd med revisjonskriteriet førendelig godkjenning <strong>av</strong> utbetalinger til klienten.Manglende kontroll <strong>av</strong> det registrertekontonummeret i nettbanken opp mot gyldigdokumentasjon på <strong>av</strong>talt kontonummerreduserer verdien <strong>av</strong> arbeidsdeling og kan økerisikoen for feil og misligheter.26<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>8. Utskrift etter endelig godkjent betalingGodkjenner nr. 2 skulle skrive ut kvittering for“utført” betaling etter at betalingen var endeliggodkjent. Utskriften skulle stiftes sammen medutbetalingsgrunnlaget og arkiveres i permensammen med kontoutskriften, jf. fellesskriv5/2011. Som ved undersøkelsen i 2010 haddevi lagt opp til å vurdere om det forelå utskriftfra nettbanken for hver utbetaling etter endeliggodkjenning. Rutinen for utskrift var tidligerenærmere beskrevet i den d<strong>av</strong>ærende Helseogvelferdsetatens rutinehåndbok for bruk <strong>av</strong>Nordea Bedrift Nettbank, og det fremgikk derklart hvilken utskrift godkjenner nr. 2 skulleskrive ut. Utskriften var ingen bekreftelsepå at betalingen var “utført” i betydningen“effektuert”.Oslo kommune har fra 2012 benyttet DNBConnect ved <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>.Ved vår undersøkelse var Velferdsetatensrutinehåndbok for bruk <strong>av</strong> nettbank fortsattunder revidering. I samtaler med Velferdsetatenfikk vi opplyst at etaten var i dialog med DNB,og at det foreløpig ikke var tatt stilling til ellergitt føringer til bydelene for hvilken utskriftgodkjenner nr. 2 skulle ta ut etter endeliggodkjenning, herunder hvilke opplysningerdenne utskriften skulle inneholde. Vihar på denne bakgrunn ikke utarbeidetrevisjonskriterier på dette punktet. Vi girlikevel en overordnet beskrivelse <strong>av</strong> i hvilkenutstrekning det forelå utskrift etter endeliggodkjenning i de sakene vi gjennomgikk.Det forelå i all hovedsak utskrift etter endeliggodkjenning for hver enkelt utbetaling i dekontrollerte 9 sakene. Alle utskriftene inneholdtopplysninger om betalerens kontonummer,mottakers n<strong>av</strong>n og kontonummer,utbetalingsdato, beløp og bankreferanse. Detvarierte imidlertid hvilke typer utskrifter somforelå, både mellom bydelene og i enkeltetilfeller innen den enkelte bydel. Noen utskriftervar tatt ut etter endelig godkjenning, mens andrevar tatt ut etter at utbetalingen var effektuert.Enkelte bydeler arkiverte utskriftene u<strong>av</strong>hengig<strong>av</strong> bilagene. Videre varierte det om utskrifteneinneholdt opplysninger om endringer og omhvem som hadde vært involvert i betalingen(e).9Av ressurshensyn valgte vi ikke å kontrollere om detforelå utskrift etter endelig godkjenning for hver enkeltutbetaling i Bydel St. Hanshaugen. Se vedlegg 1 fordetaljer.<strong>Kommunerevisjonen</strong>27
Rapport 10/20139. Avstemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skonto9.1 Revisjonskriterier• Forvaltningskontoen skal <strong>av</strong>stemmes <strong>av</strong>en person som ikke har vært delaktig vedbetalingene i DNB Connect.• Avstemmingen skal baseres på kontoutdragfra banken, mappe med regnskapsbilag/fakturaer, utskrift etter endelig godkjenning,<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen og forrige måneds<strong>av</strong>stemmingsskjema.• Avstemmingen skal dokumenteres iskjemaet ”Månedlig <strong>av</strong>stemming <strong>av</strong><strong>forvaltning</strong>skonto”.Avstemming betyr i denne sammenheng åkontrollere at det er gyldig dokumentasjonfor alle transaksjoner inn og ut <strong>av</strong> bankkonto.9.2 FaktabeskrivelseMed unntak <strong>av</strong> bydelene St. Hanshaugenog Søndre Nordstrand spurte vi bydeleneom praksis for <strong>av</strong>stemming. Ved mappegjennomgangenkontrollerte vi i alle de åttebydelene om <strong>av</strong>stemmingen var utført <strong>av</strong> enperson som ikke hadde vært delaktig ved noen<strong>av</strong> betalingene, og om kommunens skjema”Månedlig <strong>av</strong>stemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skonto”var benyttet.Avstemming foretas <strong>av</strong> en person som ikke harvært delaktig ved utbetalingeneBydel Gamle Oslo oppga at <strong>forvaltning</strong>skontoeneble <strong>av</strong>stemt <strong>av</strong> ansatte som ikke jobbetmed den tekniske <strong>forvaltning</strong>en <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>.I tillegg <strong>av</strong>stemte én <strong>av</strong> forvalterne kontoene,med unntak <strong>av</strong> de kontoene hvor vedkommendeselv hadde vært involvert i betalingene.Bydelene Nordre Aker og Nordstrand oppga atforvalterne selv <strong>av</strong>stemte <strong>forvaltning</strong>skontoene.Begge bydelene var kjent med at praksisen ikkevar i tråd med Oslo kommunes retningslinjer.Bydel Sagene oppga at én person <strong>av</strong>stemtebydelens nær 600 <strong>forvaltning</strong>skontoer.Vedkommende hadde tilgang til klientenes<strong>forvaltning</strong>skontoer, men var ifølge bydelenaldri involvert i betalingene.Ledelsen i Bydel Ullern oppga at<strong>forvaltning</strong>skontoene var <strong>av</strong>stemt <strong>av</strong> enansatt som ikke var involvert i betalingene.Vedkommende hadde sluttet ved utgangen<strong>av</strong> 2012. De ansatte oppga imidlertid at denansvarlige ikke hadde hatt tilstrekkelig kapasiteti 2012, og at <strong>av</strong>stemmingen derfor var lagt til enannen medarbeider som heller ikke var involverti betalingene.Bydel Østensjø oppga at en ansatt i merkantil<strong>av</strong>deling ved Sosialtjenesten i NAV Østensjøhadde hovedansvaret for <strong>av</strong>stemmingen.Vedkommende hadde ikke tilgang til<strong>forvaltning</strong>skontoene.AvstemmingsgrunnlagBydel Gamle Oslo oppga at <strong>av</strong>stemmingen bleforetatt på grunnlag <strong>av</strong> kontoutskrift, bilag,utskrift etter endelig godkjenning og gjeldende<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale.Bydel Østensjø oppga at <strong>av</strong>stemmingenble foretatt på grunnlag <strong>av</strong> kontoutskrift,bilag, utskrift etter endelig godkjenning og<strong>av</strong>stemmingsskjemaet fra forrige periode.Bydelene Nordre Aker, Nordstrand, Sageneog Ullern oppga at <strong>av</strong>stemmingen ble foretattpå grunnlag <strong>av</strong> kontoutskrift og bilag. I tilleggoppga Bydel Sagene at <strong>av</strong>stemmingen ogsåble basert på <strong>av</strong>stemmingsskjemaet fra forrigeperiode.Dokumentasjon <strong>av</strong> <strong>av</strong>stemmingenVår kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker viste at barebydelene Sagene og Østensjø bruktekommunens <strong>av</strong>stemmingsskjema. Dette vari samsvar med bydelenes egne opplysningeri intervjuene. Videre så vi at Bydel St.Hanshaugen hadde utviklet et eget skjema for28<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong><strong>av</strong>stemming. Skjemaet hadde imidlertid ikke enegen kolonne for “åpne poster”.Bydelene Nordstrand og Søndre Nordstrand 10oppga at de hadde prøvd ut skjemaet, menbegge bydelene fant <strong>av</strong> ulike årsaker atutfylling <strong>av</strong> skjemaet var svært tidkrevende ogikke nødvendig for å sikre en tilfredsstillendekontroll. Bydel Søndre Nordstrand hadde derforsluttet å benytte skjemaet, og Bydel Nordstrandoppga at bydelen ville vurdere om skjemaetskulle brukes i fremtiden.Kontroll <strong>av</strong> <strong>av</strong>stemmingTabell 5 viser om <strong>forvaltning</strong>skontoene i dekontrollerte sakene var <strong>av</strong>stemt, og om dettevar gjort <strong>av</strong> en person som ikke hadde værtinvolvert i betalingene.Tabell 5 viser at 50 <strong>av</strong> de 55 kontrollerte<strong>forvaltning</strong>skontoene var <strong>av</strong>stemt. I bydeleneSøndre Nordstrand og Ullern var henholdsvis énog fire <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontoene ikke <strong>av</strong>stemt.I bydelene St. Hanshaugen og Østensjø var alle<strong>av</strong>stemmingene foretatt <strong>av</strong> en tredjeperson.I bydelene Nordre Aker og Nordstrand hadde<strong>av</strong>stemmer vært involvert i alle betalingene.Tilsvarende gjaldt for én <strong>av</strong> kontoene i BydelGamle Oslo.I Bydel Sagene kunne vi ikke gjennomførekontrollen i to saker. I én <strong>av</strong> sakene skyldtesdette manglende dokumentasjon på hvem somhadde <strong>av</strong>stemt kontoen, mens det i den andresaken ikke forelå dokumentasjon på hvem somhadde vært involvert i én betaling.9.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurderingForvaltningskontoene skal <strong>av</strong>stemmes <strong>av</strong> enperson som ikke har vært delaktig i betalingene.Vår kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker viste at dette kunvar tilfellet for alle de kontrollerte kontoenei bydelene St. Hanshaugen og Østensjø. IBydel Sagene kunne vi ikke kontrollere deti to <strong>av</strong> sakene. Imidlertid var alle kontoene ide fem sakene vi kontrollerte, <strong>av</strong>stemt <strong>av</strong> entredjeperson.I bydelene Gamle Oslo, Søndre Nordstrand ogUllern forekom det <strong>forvaltning</strong>skontoer somTabell 5 Avstemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontoene i 2012BydelKontrollgrunnlagAvstemtAvstemt<strong>av</strong> tredjepersonAvstemt <strong>av</strong> ensom har værtinvolvert ibetalingeneIkke muligå etterprøve<strong>av</strong>stem-mingenIkke<strong>av</strong>stemtGamle Oslo 6 6 5 1 0 0Nordre Aker 7 7 0 7 0 0Nordstrand 7 7 0 7 0 0Sagene 7 7 5 0 2 0Ullern 7 3 3 0 0 4Østensjø 7 7 7 0 0 0St. Hanshaugen 7 7 7 0 0 0S. Nordstrand 7 6 6 0 0 1Totalt 55 50 33 15 2 5Note: Tabellen er basert på informasjon fra <strong>Kommunerevisjonen</strong>s kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker. I Bydel Gamle Oslo erkontrollgrunnlaget seks saker, da datagrunnlaget i én sak ikke ga grunnlag for vurdering. Bydelene St. Hanshaugen ogSøndre Nordstrand var også omfattet <strong>av</strong> undersøkelsen i 2010.10Opplysningene er gitt <strong>av</strong> bydelen i forbindelse medverifiseringen <strong>av</strong> de samlede fakta.<strong>Kommunerevisjonen</strong>29
Rapport 10/2013ikke var <strong>av</strong>stemt, eller hvor <strong>av</strong>stemmingen varforetatt <strong>av</strong> en person som hadde vært delaktigi betalingene. I bydelene Nordre Aker ogNordstrand var alle de kontrollerte kontoene<strong>av</strong>stemt <strong>av</strong> en person som hadde vært involverti betalingene. Dette er ikke i tråd med Oslokommunes retningslinjer på området.Vi understreker betydningen <strong>av</strong> kr<strong>av</strong>et om at entredje person utfører <strong>av</strong>stemmingen. Manglende<strong>av</strong>stemming, eller <strong>av</strong>stemming foretatt <strong>av</strong> ensom har vært involvert i betalingene, eliminererden kontroll som ligger i en slik arbeidsdeling.Vi vurderer det slik at de seks bydelene viintervjuet, var innforstått med kr<strong>av</strong>et om at<strong>av</strong>stemmingen skal baseres på kontoutdragfra banken og regnskapsbilag/fakturaer. Detvar imidlertid bare bydelene Gamle Osloog Østensjø som la utskrift etter endeliggodkjenning til grunn for <strong>av</strong>stemmingen. Viderevar det bare Bydel Gamle Oslo som <strong>av</strong>stemteopp mot gjeldende <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale. Vi visertil at kr<strong>av</strong>et om at disse dokumentene skallegges til grunn ved <strong>av</strong>stemming, ble innført vedfellesskriv 5/2011.Vår undersøkelse på området i 2010 viste at fåbydeler hadde tatt i bruk skjemaet ”månedlig<strong>av</strong>stemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skonto”. I denne nyeundersøkelsen var det bare bydelene Sageneog Østensjø som hadde tatt skjemaet i bruk. Itillegg hadde to bydeler prøvd ut skjemaet ogmente at bruken <strong>av</strong> dette var svært tidkrevendeog ikke nødvendig for å sikre en tilfredsstillendekontroll.30<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>10. Evaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen10.1 Revisjonskriterium• Forvaltnings<strong>av</strong>talen skal evalueres senestetter ett år.10.2 FaktabeskrivelseMed unntak <strong>av</strong> bydelene St. Hanshaugen ogSøndre Nordstrand spurte vi de undersøktebydelene om <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene ble evaluert,og hvordan evaluering ble dokumentert. Vedmappegjennomgangen kontrollerte vi i alle deåtte bydelene om det for <strong>av</strong>taler eldre enn ettår forelå dokumentasjon på at sosialtjenestenhadde påbegynt eller gjennomført evalueringen.Flere bydeler oppga at de tilstrebet årligevaluering <strong>av</strong> <strong>av</strong>talene i tråd med kommunensføringer på området. Bydelene påpekteimidlertid flere utfordringer knyttet tildette, blant annet ble ressurssituasjonenfremhevet. Videre ble det oppgitt at det kunnevære vanskelig å få kontakt med klienten.Flere <strong>av</strong> bydelene viste imidlertid til at<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene alltid ble evaluert vedvarige endringer i inntekter/utgifter eller nårklienten ikke klarte å forholde seg til <strong>av</strong>talen.Bydel Gamle Oslo hadde i 2010 gjennomført etprosjekt hvor alle <strong>av</strong>talene var gjennomgått ogalle <strong>forvaltning</strong>sklientene var innkalt til samtale.Bydelen oppga at evalueringen ble dokumentertved ny <strong>av</strong>tale, også i de tilfellene der <strong>av</strong>talen blevidereført uten endringer. Når bydelen prøvdeå få kontakt med klientene, men ikke klartedet, ble dette notert i brukerens journal. Dethendte imidlertid at de hadde opplysninger omklientens situasjon som tilsa at evalueringenburde utsettes. I slike situasjoner var det sjeldende journalførte disse opplysningene.Bydel Nordre Aker oppga at evaluering <strong>av</strong><strong>av</strong>talene ikke hadde vært en fast rutine vedkontoret, men at deltakelse på Velferdsetatenskurs i <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> hadde vært enpåminnelse om at det burde være det. Bydelenhadde derfor tilstrebet at alle saksbehandlerneskulle gå gjennom <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene forsine klienter i løpet <strong>av</strong> 2012. Saksbehandlernesnærmeste leder oppga at dette var tema påteammøter. Saksbehandleren og forvalterenvi intervjuet, oppga at bydelen nok haddemange <strong>av</strong>taler som var eldre enn ett år. Bydelenopplyste at evalueringen ble dokumentertgjennom utstedelse <strong>av</strong> nye <strong>av</strong>taler. I de tilfellerhvor <strong>av</strong>talen ble videreført uten endringer, bledette notert i brukerens journal.Bydel Nordstrand tilstrebet årlig evaluering,men forvalterne oppga at dette ikke hadde blittgodt nok fulgt opp og prioritert. Bydelen oppg<strong>av</strong>idere at evalueringen alltid ble dokumentertved ny <strong>av</strong>tale, også i de tilfellene hvor <strong>av</strong>taleneble videreført uten endringer.Ledelsen i Sosialtjenesten i NAV Sagene oppgaat <strong>av</strong>talene skulle evalueres årlig, og at dettehadde vært praksis i flere år. Det ble videreoppgitt at bydelens kontroller jevnlig haddeminnet de ansatte om dette. Ledelsen oppg<strong>av</strong>idere at det likevel kunne være enkelte <strong>av</strong>talersom ikke var evaluert, spesielt eldre <strong>av</strong>taler som“rullet og gikk”. De ansatte vi snakket med,oppga derimot at det før 2013 ikke hadde værtnoen praksis / noe system for årlig evaluering<strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene. Både ledelsen og deansatte vi snakket med, oppga at utfallet <strong>av</strong>evalueringen skulle journalføres. Ifølge deansatte ble flere <strong>av</strong> <strong>av</strong>talene løpende evaluertved at de var i stadig kontakt med klientene. Detvar imidlertid ikke praksis for å journalføre slikesamtaler/drøftinger i journalen.Bydel Ullern oppga at bydelen ikke hadde hattpraksis for evaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene,og at mange <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene var veldiggamle. Bydelen ble først kjent med kr<strong>av</strong>etom evaluering ved mottak <strong>av</strong> fellesskriv5/2011 og besluttet da at alle klientene<strong>Kommunerevisjonen</strong>31
Rapport 10/2013skulle kalles inn til samtale. Bydelen varpå undersøkelsestidspunktet i ferd med ågjennomgå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene og regnetmed at alle <strong>av</strong>talene skulle gjennomgås i løpet<strong>av</strong> 2013. Forvalterne og saksbehandlerne viintervjuet, oppga at bydelen nok hadde mangegamle <strong>av</strong>taler, som ikke gjenspeilte den faktiske<strong>forvaltning</strong>en. Saksbehandlerne vi intervjuet,fortalte at de journalførte opplysninger om at<strong>av</strong>talen var evaluert, også der hvor <strong>av</strong>talen blevidereført uendret.Ifølge ledelsen på Tiltakssenteret i BydelØstensjø hadde ikke bydelen etablert etsystem for årlig evaluering <strong>av</strong> <strong>av</strong>talene.Ledelsen opplevde at sosialkonsulentenehadde god kontroll på når <strong>av</strong>talene utløp.Teamleder gjennomgikk jevnlig de ulikesosialkonsulentenes <strong>forvaltning</strong>sportefølje(roder) og brukernes journaler, hvor det blantannet ble ettersett om <strong>av</strong>talene var evaluert.Sosialkonsulentene vi snakket med, beskrev ulikpraksis for evaluering <strong>av</strong> <strong>av</strong>talene, hvor<strong>av</strong> denene hadde et fast system for årlig evaluering.Ledelsen og sosialkonsulentene oppga atevalueringen ble dokumentert gjennom ny<strong>av</strong>tale ved endringer og ved journalnotat i andretilfeller.Kontroll <strong>av</strong> evalueringTabell 6 viser hvor mange <strong>av</strong> de kontrollerte<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene som var aktuelle forevaluering, og om det forelå dokumentasjon påat evaluering var påbegynt eller gjennomførtTabell 6 viser at 13 <strong>av</strong> 32 kontrollerte <strong>av</strong>talervar aktuelle for evaluering. I åtte <strong>av</strong> de 13sakene forelå det ikke dokumentasjon på atevalueringen var påbegynt eller gjennomført.Bydelene Nordstrand og Sagene haddedokumentasjon på at evalueringen <strong>av</strong> <strong>av</strong>talenei begge de aktuelle sakene var påbegynt ellergjennomført.I Bydel Gamle Oslo forelå <strong>av</strong>talens del I frafebruar 2007, dvs. før standard<strong>av</strong>talen bleinnført. I tillegg forelå <strong>av</strong>talens del II fra mai2012.I bydelene Nordre Aker, St. Hanshaugen ogUllern forelå det ikke dokumentasjon på atevalueringen var påbegynt eller gjennomført fornoen <strong>av</strong> de aktuelle <strong>av</strong>talene, til sammen syv<strong>av</strong>taler.I bydelene Søndre Nordstrand og Østensjø varingen <strong>av</strong> de kontrollerte <strong>av</strong>talene eldre enn ett år.Tabell 6 Evaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talerBydel Inngåtte <strong>av</strong>taler Avtaler aktuellefor evalueringDet forelå dokumentasjonpå atevaluering varpåbegynt ellergjennomførtDet forelå ikkedokumentasjonpå at evalueringvar påbegynt ellergjennomførtGamle Oslo 1 1 0 1Nordre Aker 4 3 0 3Nordstrand 5 2 2 0Sagene 5 3 3 0Ullern 2 1 0 1Østensjø 5 0 0 0St. Hanshaugen 5 3 0 3S. Nordstrand 5 0 0 0Totalt 32 13 5 8Note: Informasjonen er hentet fra <strong>Kommunerevisjonen</strong>s kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker. Bydelene St. Hanshaugen og Søndre Nordstrandvar også omfattet <strong>av</strong> undersøkelsen i 2010.32<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>10.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurderingForvaltnings<strong>av</strong>talene skal evalueres senestetter ett år. Av de kontrollerte <strong>av</strong>talene var 13aktuelle for evaluering, fordelt på seks bydeler.Det var bare i bydelene Nordstrand og Sagenedet forelå dokumentasjon på at evalueringen <strong>av</strong>alle de fem aktuelle <strong>av</strong>talene var påbegynt ellergjennomført. I de øvrige fire bydelene forelå detikke dokumentasjon på at evalueringsprosessenvar påbegynt eller gjennomført for noen <strong>av</strong> deåtte aktuelle <strong>av</strong>talene. Dette er ikke i samsvarmed Oslo kommunes føringer på området.Sett i sammenheng med oversikten overforekomster <strong>av</strong> <strong>av</strong>taler i underkapittel 2.2(tabell 2) manglet det dokumentasjon på atevalueringsprosessen var påbegynt/<strong>av</strong>sluttetfor alle de tre <strong>av</strong>talene som var inngått førinnføringen <strong>av</strong> standard<strong>av</strong>talen i 2007. Dettegjaldt bydelene Gamle Oslo, Nordre Aker ogUllern.Kr<strong>av</strong>et om evaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talenmå ses i sammenheng med kr<strong>av</strong>et omskriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale og kr<strong>av</strong>et omat <strong>av</strong>stemmingen <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontoeneblant annet skal baseres på gjeldende<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale, jf. kapitlene 2.2 og 9. Hvis<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene ikke gjennomgås jevnlig,kan det medføre at <strong>av</strong>talene verken er utformeti samsvar med klientens behov, gjenspeiler detsom faktisk er <strong>av</strong>talt med klienten, eller gir klarerammer for sosialtjenestens <strong>forvaltning</strong>. Vi viserfor øvrig til våre vurderinger i <strong>av</strong>snittene 2.2.3og 9.3.<strong>Kommunerevisjonen</strong>33
Rapport 10/201311. Bydel St. HanshaugenBydel St. Hanshaugen inngikk i<strong>Kommunerevisjonen</strong>s undersøkelse fra 2010,jf. rapport 23/2010 <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong><strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> – oppfølging <strong>av</strong> rapport11/2008. I den forbindelse ble det i bydelen<strong>av</strong>dekket <strong>av</strong>vik på vesentlige punkter i forholdtil gjeldende regelverk og god regnskapspraksispå området. Dette gjaldt blant annet kr<strong>av</strong>eneom vedtak om tvungen <strong>forvaltning</strong>, skriftlig<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale, evaluering <strong>av</strong> <strong>av</strong>talene,faktura/utbetalingsgrunnlag, utskrift etterendelig godkjenning og <strong>av</strong>stemming <strong>av</strong><strong>forvaltning</strong>skontoene.I sin uttalelse til rapporten beskrev Bydel St.Hanshaugen flere tiltak som ville bli iverksattfor å forbedre praksis på området. I brev <strong>av</strong>30.01.2013 ba vi bydelen om en bekreftelsepå at de varslede tiltakene var iverksatt, ogom kopi <strong>av</strong> skriftlig materiale som eventueltvar utarbeidet i den sammenheng. Bydelenga i ekspedisjon <strong>av</strong> 21.02.2013 og i brev <strong>av</strong>12.03.2013 nærmere informasjon om tiltakene.I tillegg har vi gått igjennom syv enkeltsaker forå se nærmere på bydelens praksis når det gjelder<strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>. For en nærmerebeskrivelse <strong>av</strong> kontrollen og resultatet <strong>av</strong> denneviser vi til kapitlene 2, 3, 5, 8, 9 og 10.I dette kapittelet gjør vi nærmere rede for detiltak bydelen varslet i sin høringsuttalelsetil rapporten, samt status for varslede tiltak.Videre vurderer vi status opp mot funnene i vårundersøkelse i bydelen i 2010.11.1 Varslede tiltak etter<strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport23/2010I sin uttalelse til rapporten beskrev Bydel St.Hanshaugen flere tiltak som ville bli iverksattfor å forbedre praksis på området og oppga atbydelen i den sammenheng ville• gjennomgå interne rutiner på området• lage mappe til forvaltere og seksjonslederemed brukerveiledning fra banken ogfor hvilke skjemaer som skal brukes, jf.fellesskrivet• utarbeide liste over alle<strong>forvaltning</strong>sklientene som skulle holdesløpende à jour• evaluere <strong>av</strong>talene årlig• skriftliggjøre delegasjon <strong>av</strong> fullmakt til åinngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler• <strong>av</strong>stemme <strong>forvaltning</strong>skontoerBydelen har senere orientert byråden forsosiale tjenester og rusomsorg om tiltak somer iverksatt etter <strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport23/2010. Byråden videreformidlet informasjonom disse tiltakene til helse- og sosialkomiteeni eget notat <strong>av</strong> 04.05.2011. Byråden berørteikke <strong>av</strong>stemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontoene isin omtale <strong>av</strong> bydelen, men oppga at de øvrigetiltakene var igangsatt.11.2 Bydelens opplysninger om statusvarslede tiltakInterne rutinerBydelen opplyste at det var utarbeidet nyerutiner basert på fellesskriv 5/2011, som vargjeldende fra januar 2013. Vi fikk kopi <strong>av</strong>rutinene.Mappe for forvaltere og seksjonsledereBydelen opplyste at det var laget en mappetil hver forvalter og seksjonsleder. Vi fikktilsendt kopi <strong>av</strong> flere <strong>av</strong> mappens dokumenter,blant annet dokumentene “Fullmakt fraklienten”, “Samtykkeerklæring”, “Ønskeom nytt eller endret bankkontonummer”,“Forvalterbekreftelse”, “Tjenesteste<strong>av</strong>taleDNB” og “Standard<strong>av</strong>talen”.Liste med oversikt over alle klienteneBydelen viste til at det var utarbeidet en oversiktover bydelens <strong>forvaltning</strong>sklienter. Listen var34<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>lagret på kontorets fellesområde og ble løpendeoppdatert. Vi mottok en kopi <strong>av</strong> oversikten per28.01.2013. Listen inneholdt informasjon ombrukernes identitets- og fødselsnummer, n<strong>av</strong>n,type inntekt, supplerende støtteordninger, datofor når <strong>av</strong>talene var inngått, n<strong>av</strong>net på brukernessaksbehandlere, og hvilken type oppfølging devar underlagt (kategorisert etter nummer).Årlig evaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taleneBydelen opplyste at <strong>av</strong>talene nå ble evaluert,og at vedkommende som <strong>av</strong>stemte kontoene,kontrollerte dette. Hvis ikke evaluering vargjennomført, ble det gitt en merknad på<strong>av</strong>stemmingsskjemaet om at det måtte gjøres.I dokumentasjonen vi mottok fra bydelen,så vi at én saksbehandler beskrev at arbeidetmed oppdatering <strong>av</strong> <strong>av</strong>taler pågikk, men atvedkommende ikke hadde kommet gjennomalle <strong>av</strong>talene per 28.02.2013. Bydelen oppgaat forvalterne fra mars 2013 hadde utarbeideten egen oversikt over <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene, forblant annet å sikre en oversikt over når <strong>av</strong>taleneskulle evalueres. Vi mottok kopi <strong>av</strong> listene.Skriftlig delegasjonBydelen oppga i sin tilbakemelding at det nåforelå skriftlig delegasjon <strong>av</strong> fullmakt til å inngå<strong>av</strong>tale om frivillig <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>.Vi har mottatt kopi <strong>av</strong> gjeldende delegasjonerfor årene 2011–2013.Avstemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontoeneBydelen viste til at bydelen nå <strong>av</strong>stemte<strong>forvaltning</strong>skontoene.11.3 Kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker – statusopp mot tidligere funnVår kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker i denne undersøkelsenviste følgende:• Det forelå vedtak i henhold tilfolketrygdloven § 22-6.• Oslo kommunes gjeldende standard<strong>av</strong>talevar benyttet i alle de fem kontrollertesakene.• Det forelå faktura eller annet tilfredsstillendeutbetalingsgrunnlag for 56 <strong>av</strong> 58 kontrollerteutbetalinger i bydelen.• Alle de kontrollerte <strong>forvaltning</strong>skontoenevar <strong>av</strong>stemt.• Tre <strong>av</strong> de fem <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene var eldreenn ett år, og det forelå ikke dokumentasjonpå at bydelen hadde påbegyntevalueringsprosessen.For detaljer vises det til kapitlene 2, 5, 9 og 10.11.4 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurderingBydel St. Hanshaugen har i etterkant <strong>av</strong> tidligereundersøkelse iverksatt de varslede tiltakene.Vår kontroll <strong>av</strong> syv enkeltsaker <strong>av</strong>dekket atbydelen ikke hadde iverksatt tilstrekkelige tiltakfor å sikre årlig evaluering <strong>av</strong> <strong>av</strong>talene. Forøvrig viste vår kontroll at bydelens praksis i allhovedsak var i tråd med gjeldende regelverk påde kontrollerte områdene.<strong>Kommunerevisjonen</strong>35
Rapport 10/201312. Søndre NordstrandBydel Søndre Nordstrand inngikk i<strong>Kommunerevisjonen</strong>s undersøkelse fra 2010, jf.rapport 23/2010 <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong><strong>klientmidler</strong> – oppfølging <strong>av</strong> rapport 11/2008. Iden forbindelse ble det i bydelen <strong>av</strong>dekket <strong>av</strong>vikpå vesentlige punkter i forhold til gjeldenderegelverk og god regnskapspraksis på området.Dette gjaldt blant annet kr<strong>av</strong>ene om skriftlig<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale, faktura/utbetalingsgrunnlagog <strong>av</strong>stemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontiene.Bydel Søndre Nordstrand beskrev i sin uttalelsetil rapporten flere tiltak som allerede var ellersom ville bli iverksatt for å forbedre praksispå området. I brev <strong>av</strong> 30.01.2013 ba vi BydelSøndre Nordstrand om en bekreftelse på at devarslede tiltakene var iverksatt, og om kopi <strong>av</strong>skriftlig materiale som eventuelt var utarbeideti den sammenheng. Bydelen ga i brev <strong>av</strong>21.02.2013 nærmere informasjon om tiltakene.I tillegg har vi gått igjennom syv enkeltsakerfor å se nærmere på bydelens praksis knyttettil <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>. For en nærmerebeskrivelse <strong>av</strong> kontrollen og resultatet <strong>av</strong> denneviser vi til kapitlene 2, 3, 5, 8, 9 og 10.I dette kapittelet gjør vi nærmere rede for detiltak bydelen varslet i sin høringsuttalelsetil rapporten, samt status for varslede tiltak.Videre vurderer vi status opp mot funnene i vårundersøkelse i bydelen i 2010.12.1 Varslede tiltak etter<strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport23/2010I sin uttalelse til rapporten oppga Bydel SøndreNordstrand at bydelen blant annet haddestartet arbeidet med å omgjøre rutinene forkontroll <strong>av</strong> utbetaling og for <strong>av</strong>stemming <strong>av</strong><strong>forvaltning</strong>skontoene. Videre opplyste bydelenat• sikkerhetskortene på uttalelsestidspunktetble håndtert i tråd med retningslinjene• det var utarbeidet interne rutiner som skullesupplere fellesskrivet, rutinehåndbokenfor nettbank og landsdekkendeveiledningsrutiner for <strong>forvaltning</strong>• det var utarbeidet interne rutiner og disse vargjennomgått i økonomi- og sosialseksjonen• det var planlagt en omorganisering iøkonomi<strong>av</strong>delingen slik at færre personerskulle jobbe med den tekniske delen <strong>av</strong><strong>forvaltning</strong>en• det var utlyst en fast stilling somhovedsakelig skulle jobbe med <strong>forvaltning</strong>Bydelen har senere orientert byråden forsosiale tjenester og rusomsorg om tiltak somer iverksatt etter <strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport23/2010. Byråden videreformidlet informasjonom disse tiltakene til helse- og sosialkomiteen ieget notat <strong>av</strong> 04.05.2011.Av notatet fremkom det at bydelen haddeiverksatt flere tiltak enn de som fremkom <strong>av</strong>bydelens uttalelse til <strong>Kommunerevisjonen</strong>srapport 23/10. Ifølge notatet hadde bydelen ogsåiverksatt følgende tiltak:• Myndighet til å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talervar skriftlig delegert fra sosialsjef til lederforsosialseksjonen.• Samtlige <strong>forvaltning</strong>sklienter hadde fåttskriftlig <strong>av</strong>tale om disponering, og kunstandard<strong>av</strong>talen ble benyttet.• Det var utarbeidet rutiner for årligevaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler.• Forvaltnings<strong>av</strong>talene var gjennomgått,evaluert og endret i tråd med anbefalingene.• Bydelen innhentet så langt som mulig enskriftlig bekreftelse fra klient på utbetalingerutenom <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen.12.2 Bydelens opplysninger om statusvarslede tiltakBydelen opplyste innledningsvis i sintilbakemelding at sosialtjenestens arbeid med36<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong><strong>forvaltning</strong> hadde gjennomgått store endringeretter <strong>Kommunerevisjonen</strong>s undersøkelse i 2010.Sikkerhetskort – innlogging i nettbankAnsatte i bydelene som hadde tilgang til<strong>forvaltning</strong>skontoene, var fra DNB tildelt enpersonlig innloggings-ID. I tillegg hadde hverenkelt en personlig passordkalkulator, somvedkommende selv hadde opprettet passord for.Bydelen opplyste at passordkalkulatorene blelåst inn, og at pinkodene ble memorert <strong>av</strong> denenkelte og ikke delt med andre medarbeidere.Interne rutinerDet var utarbeidet rutiner for sosialtjenestens<strong>forvaltning</strong>. Vi fikk kopi <strong>av</strong> disse.I tillegg hadde bydelen begynt å utarbeideet fullstendig rutinehefte på detaljnivå (etdokument kalt Forvaltnings-ABC), somskulle dekke alle aspektene og rutinene ved<strong>forvaltning</strong>en. <strong>Kommunerevisjonen</strong> fikktilsendt en kopi <strong>av</strong> dette dokumentet. Mangeulike temaer knyttet til <strong>forvaltning</strong> var dekketi rutineheftet gjennom beskrivelser i 20punkter og 18 vedlegg med henvisning til ulikestandardskjemaer som benyttes i <strong>forvaltning</strong>,sentralt utarbeidede rutinehåndbøker m.m.En <strong>av</strong> rutinene i rutineheftet omhandletbetaling og godkjenning. Det var ingensærskilt rutine som omhandlet <strong>av</strong>stemming. Iett <strong>av</strong> rutineheftets vedlegg forelå imidlertidfellesskriv 5/2011, som inneholder rutiner for<strong>av</strong>stemming og kontroll. DNBs rutinehåndbokfor nettbank og et kapittel i Oslo kommunesKvalitetshåndbok for sosialtjenesten somhandler om sosialtjenestens <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong>klienters økonomi, forelå også som vedlegg.Bydelen opplyste at det var holdt forelesning påsosialkontoret om rutinene, og at alle nyansattehadde vært igjennom et eget opplegg foropplæring i disse rutinene.Omorganisering og fast stilling som forvalterBydelen ansatte i 2010 en ny medarbeider somsammen med to støttespillere skulle ha ansvaretfor all <strong>forvaltning</strong>. Vedkommende hadde hattansvaret for utarbeidelsen og oppdateringen<strong>av</strong> det ovennevnte rutineheftet. Vår kontroll <strong>av</strong>enkeltsaker viste at vedkommende hadde værtinvolvert i de fleste utbetalingene.Bydelen hadde ansatt en vikar for å <strong>av</strong>stemme<strong>forvaltning</strong>skontoene.Skriftlig delegasjonVi mottok kopi <strong>av</strong> en udatert skriftlig delegasjon<strong>av</strong> myndigheten til å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler.Forvaltnings<strong>av</strong>taler – og årlig evaluering <strong>av</strong>disseBydelen opplyste at det nå forelå<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale for alle klientene og atstandard<strong>av</strong>talen ble lagt til grunn.Bydelen oppga at <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taleneble evaluert årlig eller oftere. Det varutarbeidet rutiner for årlig oppdatering <strong>av</strong><strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene, noe som fremkom <strong>av</strong>punkt 10 i rutineheftet.Dokumentasjon ved ekstrautbetalingerBydelen opplyste at det så langt som mulig blekrevd skriftlig bekreftelse på alle utbetalingeneutenfor disponerings<strong>av</strong>talen, i form <strong>av</strong> breveller signatur på faktura. I tillegg skrevoppdragsansvarlig journal for å bekrefte at detvar foretatt en vurdering <strong>av</strong> ekstrautbetalingen.12.3 Kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker – statusopp mot tidligere funnVår kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker i denneundersøkelsen viste følgende:• Oslo kommunes standard<strong>av</strong>tale – slik dengjaldt på tidspunktet for <strong>av</strong>taleinngåelse– var benyttet i alle de fem kontrollertesakene.<strong>Kommunerevisjonen</strong>37
Rapport 10/2013• Gjennomgangen viste at det forelåfaktura eller et annet tilfredsstillendeutbetalingsgrunnlag for alle de 72kontrollerte utbetalingene.• Seks <strong>av</strong> de syv kontrollerte<strong>forvaltning</strong>skontoene var <strong>av</strong>stemt.Avstemmingen var gjennomført <strong>av</strong> enperson som ikke hadde vært involvert ibetalingene.For detaljer vises det til kapitlene 2, 5 og 9.12.4 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurderingBydel Søndre Nordstrand har i etterkant <strong>av</strong>tidligere undersøkelse iverksatt de varsledetiltakene.Vår kontroll <strong>av</strong> syv enkeltsaker viste at bydelenspraksis i all hovedsak var i tråd med gjeldenderegelverk på alle de områdene som blekontrollert.38<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>13. Byrådens oppfølging <strong>av</strong> bystyrets vedtakBystyret behandlet <strong>Kommunerevisjonen</strong>srapport 23/2010 <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong><strong>klientmidler</strong> – oppfølging <strong>av</strong> rapport 11/2008 imøte 13.04.2011 (sak 82). I det følgende gjøresdet rede for byrådens oppfølging <strong>av</strong> bystyretsvedtak samt <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurdering <strong>av</strong>dette.13.1 Bystyrets vedtakBystyret vedtok i møte 13.04.2011 (sak 82)følgende:1.<strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport 23/2010<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> –oppfølging <strong>av</strong> rapport 11/2008 viser at kontrollenmed frivillig <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> varmangelfull. De <strong>av</strong>dekkede manglene utgjør enrisiko for svekket rettssikkerhet for klientene ogfor økonomiske misligheter.Klienter som omfattes <strong>av</strong> ordningen medfrivillig <strong>forvaltning</strong>, kan ikke forventes åkontrollere <strong>forvaltning</strong>en <strong>av</strong> egne midler isærlig grad. Kommunen har ikke regnskapsellerrevisjonsplikt på dette området. Detteinnebærer høy risiko og øker behovet for annenkontroll. Bystyret ber byrådet følge opp atbydelsdirektørene sørger for betryggende internkontroll på dette området.For øvrig tar bystyret <strong>Kommunerevisjonen</strong>srapport 23/2010 til orientering.2.Bystyret ber byrådet gi en tilbakemelding tilbystyrets organer innen 30. juni 2011 om hvilkenye tiltak byråds<strong>av</strong>delingen og hver enkeltbydel har gjennomført for å sikre betryggendeinternkontroll på dette området.13.2 Byrådens oppfølging13.2.1 Byrådens orientering til bystyretsorganerByråden for sosiale tjenester og rusomsorghar i flere omganger orientert helse- ogsosialkomiteen om tiltak som er iverksatt påområdet. I notat <strong>av</strong> 04.05.2011 ble komiteenorientert om arbeidet med å revidere fellesskriv5/2007 Forvaltning <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> isosialtjenesten og om arbeidet med å utarbeideny rutinehåndbok for nettbanken. Det bleopplyst at <strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport var tattopp på sektordirektørmøte og på møte for NAVkontoreneskommunale enhetsledere. Temaetville etter det som var opplyst også bli tatt oppigjen når fellesskrivet var ferdigstilt. Komiteenble videre orientert om at bydelsdirektørenesansvar for å sikre betryggende internkontroll påområdet var presisert i det nye fellesskrivet, ogat det var tatt inn en presisering om behovet formanuell kontroll ved utbetaling.Byråden oppga videre at Byråds<strong>av</strong>deling foreldre og sosiale tjenester hadde gitt Helseogvelferdsetaten i oppdrag å utarbeide etkursopplegg for de ansatte i sosialtjenesten somarbeidet med <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>. Detførste kurset skulle <strong>av</strong>holdes i 2011 og skulleetter planen gjentas årlig. Vår undersøkelse visteat flere ansatte i seks 11 <strong>av</strong> de åtte bydelene haddedeltatt på Velferdsetatens kurs.Byråden beskrev også tiltak som var iverksatti syv <strong>av</strong> de ni bydelene som var omhandlet iundersøkelsen fra 2010. Dette gjaldt bydeleneAlna, Bjerke, Grorud, Grünerløkka, VestreAker, St.Hanshaugen og Søndre Nordstrand.En beskrivelse <strong>av</strong> tiltak iverksatt i bydeleneFrogner og Stovner ble oversendt helse- ogsosialkomiteen 22.07.2011.I notat <strong>av</strong> 23.08.2011 ble helse- ogsosialkomiteen orientert <strong>av</strong> byråden om atfellesskriv 5/2007 var erstattet med fellesskriv5/2011 <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> klientersøkonomi. Det ble også opplyst at Helse- ogvelferdsetaten skulle arrangere heldagskurs i11Alle bydelene med unntak <strong>av</strong> St. Hanshaugen og SøndreNordstrand, hvor vi ikke gjennomførte intervjuer. Seunderkapittel 1.6 og vedlegg 2 for detaljer.<strong>Kommunerevisjonen</strong>39
Rapport 10/2013<strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> høsten 2011, og atdet deretter ville bli gjennomført årlige kurs.13.2.2 Redegjørelse fra Byråds<strong>av</strong>deling foreldre og sosiale tjenesterByråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosiale tjenesteropplyste i brev til <strong>Kommunerevisjonen</strong> <strong>av</strong>18.02.2013 at temaet <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>igjen var tatt opp på sektormøtet høsten 2012,og at dette var en del <strong>av</strong> programmet for møtetmed enhetsledere i februar 2013.Byråds<strong>av</strong>delingen opplyste videre at<strong>av</strong>delingens gjennomgang <strong>av</strong> planlagte ogiverksatte tiltak i de ni bydelene som inngikk i<strong>Kommunerevisjonen</strong>s undersøkelse fra 2010,viste at bydelene tilstrebet å etterkommerevisjonens anbefalinger. Byråds<strong>av</strong>delingenmente at bydelene gjennom sin internkontrollhadde søkt å etablere gode rutiner for å hindregjentakelse <strong>av</strong> manglene som ble <strong>av</strong>dekket i<strong>Kommunerevisjonen</strong>s undersøkelse.Byråds<strong>av</strong>delingen bekreftet videre atVelferdsetaten hadde gjennomført kurs i<strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> i 2011 og 2012,og at etaten i 2013 ville <strong>av</strong>holde fire–femhalvdagskurs med ulike temaer knyttet til<strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>. Temaene forkursene ville bli fastsatt <strong>av</strong> en arbeidsgruppe derbydelene også var representert. Det var ifølgebyråds<strong>av</strong>delingen presisert i brev <strong>av</strong> 23.12.2012til Velferdsetaten at kurset skulle <strong>av</strong>holdes årlig.Endelig bekreftet byråds<strong>av</strong>delingen at det varutarbeidet ny rutinehåndbok for nettbank iforbindelse med inngåelse <strong>av</strong> ny bank<strong>av</strong>talegjeldende fra januar 2012, samt at det iKvalitetshåndbok for sosialtjenesten perjanuar 2013 var lagt inn et nytt delkapittel 12 ,som omhandler sosialtjenestens <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong>klienters økonomi.13.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurderingByråden har fulgt opp bystyrets vedtak.Det er innhentet skriftlig tilbakemelding frabydelene, og byråds<strong>av</strong>delingen har vurdert detiltakene bydelene har oppgitt å ha planlagt ellergjennomført i etterkant <strong>av</strong> vår undersøkelse i2010. Nytt fellesskriv er ferdigstilt og distribuerttil bydelene. Videre har byråds<strong>av</strong>delingeniverksatt kompetanseoppbyggende tiltak i form<strong>av</strong> kurs for ansatte i sosialtjenesten. Byrådenhar gjennom flere notater orientert helse- ogsosialkomiteen om tiltak som er iverksatt påområdet.Revisjonen <strong>av</strong> Velferdsetatens rutinehåndboketter innføringen <strong>av</strong> ny bank<strong>av</strong>tale 01.01.2012 erimidlertid ikke fullført, jf. kapittel 8. Dette harmedført en manglende harmonisering mellomrutinehåndboken og øvrige retningslinjer påområdet. I likhet med undersøkelsen i 2010viser undersøkelsen nå varierende praksis forutskrift etter endelig godkjent betaling og forbruken <strong>av</strong> Oslo kommunes <strong>av</strong>stemmingsskjema,jf. kapitlene 8 og 9.12Underkapittel 3.3.40<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>14. Oppsummering, konklusjon og anbefalingerI det følgende oppsummerer<strong>Kommunerevisjonen</strong> undersøkelsenssentrale vurderinger, konkluderer og gir<strong>Kommunerevisjonen</strong>s anbefaling.14.1 Oppsummering <strong>av</strong> vurderingerVedtak og skriftlige <strong>av</strong>talerPå dette området har <strong>Kommunerevisjonen</strong>sett på vedtak om tvungen <strong>forvaltning</strong>,disponeringsplan og skriftlige <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler,herunder bydelenes bruk <strong>av</strong> Oslokommunes standard<strong>av</strong>tale.Det forelå vedtak om tvungen <strong>forvaltning</strong> fraArbeids- og velferds<strong>forvaltning</strong>en i alle dekontrollerte sakene hvor <strong>forvaltning</strong>en vartvungen. I to bydeler manglet det skriftligdisponeringsplan i én <strong>av</strong> to kontrollerte saker ihver <strong>av</strong> bydelene.Det forelå skriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale i 32 <strong>av</strong> de40 kontrollerte sakene med frivillig <strong>forvaltning</strong>.I fem <strong>av</strong> de åtte bydelene forelå det en skriftlig<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale i alle de kontrollerte sakene.De åtte sakene hvor det manglet en skriftlig<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale, var fordelt på de øvrige trebydelene.Oslo kommunes standard<strong>av</strong>tale var benyttet vedinngåelse <strong>av</strong> 27 <strong>av</strong> de 32 kontrollerte <strong>av</strong>talene.Tre <strong>av</strong> de øvrige fem <strong>av</strong>talene var inngått førinnføringen <strong>av</strong> Oslo kommunes standard<strong>av</strong>talei 2007. Undersøkelsen tyder på at bydelene nåbenytter Oslo kommunes standard<strong>av</strong>tale vedinngåelse <strong>av</strong> nye <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler.Myndighet til å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale<strong>Kommunerevisjonen</strong> har sett på hvemsom hadde myndighet til å inngå<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene på vegne <strong>av</strong> bydelen, ogom myndigheten eventuelt var basert på skriftligog oppdatert delegasjon fra enhetsleder. For<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler som var inngått i 2012eller senere, kontrollerte <strong>Kommunerevisjonen</strong>om kommunens representant var bemyndigetperson.Alle de kontrollerte <strong>av</strong>talene var inngått <strong>av</strong> den/de som var angitt som bemyndiget.Skriftlig delegasjon for hele 2012 forelå bare ién <strong>av</strong> de åtte bydelene.Innlogging i nettbank<strong>Kommunerevisjonen</strong> intervjuet forvalternei seks bydeler, og alle beskrev en praksis itråd med Oslo kommunes retningslinjer forhåndtering <strong>av</strong> personlig passord i DNB Connect.Grunnlag for endelig godkjenning <strong>av</strong> betalingSamlet sett forelå det et tilfredsstillendeutbetalingsgrunnlag for 93 prosent <strong>av</strong> dekontrollerte utbetalingene. I tre bydeler gjaldtdette for alle de kontrollerte utbetalingene.I de øvrige bydelene forelå det ikke ettilfredsstillende utbetalingsgrunnlag vedbelastningen <strong>av</strong> klientens <strong>forvaltning</strong>skonto forén eller flere <strong>av</strong> de aktuelle utbetalingene.Én <strong>av</strong> de åtte bydelene oppga at det ikke varkr<strong>av</strong> om at det skulle foreligge et bekreftetutbetalingsgrunnlag ved utbetalinger utenom<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen. De øvrige syv bydeleneoppga at de hadde kr<strong>av</strong> om dette ved ekstrautbetalinger til klienten. Bare tre <strong>av</strong> disse syvbydelene oppga at de hadde kr<strong>av</strong> om dette vedutbetaling utenom <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen til andreenn klienten.Kontroll <strong>av</strong> utbetalingerDet var bare én <strong>av</strong> de seks kontrollerte bydelenesom beskrev kontrollrutiner i samsvar medgjeldende retningslinjer ved utbetalinger til andreenn klienten.Ingen <strong>av</strong> de seks kontrollerte bydelene beskrevkontrollrutiner i samsvar med gjeldenderetningslinjer ved utbetalinger til klienten.<strong>Kommunerevisjonen</strong>41
Rapport 10/2013Utskrift etter endelig godkjenningDet forelå i all hovedsak utskrift etter endeliggodkjenning for hver enkelt utbetaling i dekontrollerte sakene. Alle utskriftene inneholdtopplysninger om betalerens kontonummer,mottakers n<strong>av</strong>n og kontonummer,utbetalingsdato, beløp og bankreferanse. Detvarierte imidlertid hvilke typer utskrifter somforelå, både mellom bydelene og i enkeltetilfeller innen den enkelte bydel. Noen utskriftervar tatt ut etter endelig godkjenning, mens andrevar tatt ut etter at utbetalingen var effektuert.Enkelte bydeler arkiverte utskriftene u<strong>av</strong>hengig<strong>av</strong> bilagene. Videre varierte det om utskrifteneinneholdt opplysninger om endringer og omhvem som hadde vært involvert i betalingen(e).Avstemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontoAvstemming foretas <strong>av</strong> en person som ikke harvært delaktig ved utbetalingeneI to <strong>av</strong> de åtte bydelene var alle de kontrollerte<strong>forvaltning</strong>skontoene <strong>av</strong>stemt <strong>av</strong> en personsom ikke hadde vært delaktig i betalingene.I én bydel kunne <strong>Kommunerevisjonen</strong> ikkekontrollere <strong>av</strong>stemmingen i to <strong>av</strong> sakene.Imidlertid var alle kontoene i de fem sakene<strong>Kommunerevisjonen</strong> kontrollerte, <strong>av</strong>stemt <strong>av</strong> entredjeperson.I tre <strong>av</strong> de øvrige fem bydelene forekom det<strong>forvaltning</strong>skontoer som ikke var <strong>av</strong>stemt, ellerhvor <strong>av</strong>stemmingen var foretatt <strong>av</strong> en personsom hadde vært delaktig i betalingene.I to bydeler var alle de kontrollerte kontoene<strong>av</strong>stemt <strong>av</strong> en person som hadde vært involvert ibetalingene.AvstemmingsgrunnlagDe seks bydelene <strong>Kommunerevisjonen</strong>intervjuet, var innforstått med kr<strong>av</strong>et om at<strong>av</strong>stemmingen skal baseres på kontoutdragfra banken og regnskapsbilag/fakturaer. Detvar imidlertid bare to bydeler som la utskriftetter endelig godkjenning til grunn for<strong>av</strong>stemmingen. Videre var det bare én bydel som<strong>av</strong>stemte opp mot gjeldende <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale.<strong>Kommunerevisjonen</strong> viser til at kr<strong>av</strong>et om atdisse dokumentene skal legges til grunn ved<strong>av</strong>stemming, ble innført ved fellesskriv 5/2011.Dokumentasjon <strong>av</strong> <strong>av</strong>stemmingenBare to <strong>av</strong> de åtte bydelene hadde tatt i brukOslo kommunes skjema ”Månedlig <strong>av</strong>stemming<strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skonto”. I tillegg hadde to bydelerprøvd ut skjemaet og mente at bruken <strong>av</strong> dettevar svært tidkrevende og ikke nødvendig for åsikre en tilfredsstillende kontroll.Evaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talenAv 32 kontrollerte <strong>av</strong>taler var 13 aktuellefor evaluering. Avtalene var fordelt på seksbydeler. Det var bare i to bydeler det forelådokumentasjon på at evalueringen <strong>av</strong> allede aktuelle <strong>av</strong>talene var påbegynt ellergjennomført, til sammen fem <strong>av</strong>taler. I de øvrigefire bydelene forelå det ikke dokumentasjonpå at evalueringsprosessen var påbegynt ellergjennomført. Dette gjaldt til sammen åtteaktuelle <strong>av</strong>taler.Bydelene St. Hanshaugen og SøndreNordstrandBydel St. Hanshaugen og Bydel SøndreNordstrand har i etterkant <strong>av</strong> tidligereundersøkelse iverksatt de varslede tiltakene, jf.<strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport 23/2010.Vår kontroll <strong>av</strong> syv enkeltsaker i hver <strong>av</strong>bydelene viste at begge bydelenes praksis i allhovedsak var i tråd med gjeldende regelverk påalle de områdene som ble kontrollert. Kontrollen<strong>av</strong>dekket imidlertid at Bydel St. Hanshaugenikke hadde iverksatt tilstrekkelige tiltak for åsikre årlig evaluering <strong>av</strong> <strong>av</strong>talene.Byrådens oppfølging <strong>av</strong> bystyrets vedtakByråden har fulgt opp bystyrets vedtak.Det er innhentet skriftlig tilbakemelding frabydelene, og byråds<strong>av</strong>delingen har vurdert detiltakene bydelene har oppgitt å ha planlagt ellergjennomført i etterkant <strong>av</strong> vår undersøkelse i42<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>2010. Nytt fellesskriv er ferdigstilt og distribuerttil bydelene. Videre har byråds<strong>av</strong>delingeniverksatt kompetanseoppbyggende tiltak i form<strong>av</strong> kurs for ansatte i sosialtjenesten. Byrådenhar gjennom flere notater orientert helse- ogsosialkomiteen om tiltak som er iverksatt påområdet.Revisjonen <strong>av</strong> Velferdsetatens rutinehåndboketter innføringen <strong>av</strong> ny bank<strong>av</strong>tale 01.01.2012 erimidlertid ikke fullført, jf. kapittel 8. Dette harmedført en manglende harmonisering mellomrutinehåndboken og øvrige retningslinjer påområdet. I likhet med undersøkelsen i 2010viser undersøkelsen varierende praksis forutskrift etter endelig godkjent betaling og forbruken <strong>av</strong> Oslo kommunes <strong>av</strong>stemmingsskjema,jf. kapitlene 8 og 9.14.2 KonklusjonUndersøkelsen viser at Oslo kommune de senereårene har arbeidet for å sikre en betryggende<strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> klienters økonomiskemidler, noe som gjenspeiles i resultatet <strong>av</strong><strong>Kommunerevisjonen</strong>s kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker.Dette gjaldt i all hovedsak bydelenes praksisknyttet til kr<strong>av</strong>ene om vedtak og skriftligdisponeringsplan, benyttelse <strong>av</strong> Oslo kommunesstandard<strong>av</strong>tale og utbetalingsgrunnlag.Undersøkelsen <strong>av</strong>dekket imidlertid også<strong>av</strong>vik på viktige punkter i de seks bydelenesom ikke tidligere har vært omfattet <strong>av</strong><strong>Kommunerevisjonen</strong>s undersøkelser. I to <strong>av</strong>bydelene gjaldt dette praksis knyttet til kr<strong>av</strong>etom skriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale. Når det gjaldtårlig evaluering <strong>av</strong> <strong>av</strong>talene, utbetalingsgrunnlagved utbetalinger utenom <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talenog <strong>av</strong>stemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontoene, varbydelenes praksis i varierende grad i samsvarmed gjeldende retningslinjer. Videre var det ialle seks bydelene mangler knyttet til kontrollfør endelig godkjenning <strong>av</strong> utbetalinger. Samletsett innebar de mangler som undersøkelsen<strong>av</strong>dekket, en risiko for svekket rettssikkerhet forklientene og for økonomiske misligheter.Bydelene St. Hanshaugen og Søndre Nordstrandhar i etterkant <strong>av</strong> tidligere undersøkelseiverksatt de tiltakene som var varslet. BydelSt. Hanshaugen hadde imidlertid ikke iverksatttilstrekkelige tiltak for å sikre årlig evaluering<strong>av</strong> <strong>av</strong>talene.Byråden for helse og sosiale tjenester hargjennom flere tiltak fulgt opp bystyrets vedtaki møte 13.04.2011 (sak 82) om rapport 23/2010<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> –oppfølging <strong>av</strong> rapport 11/2008, men det gjenstårfortsatt noe arbeid med å revidere gjeldenderutiner.14.3 Anbefalinger<strong>Kommunerevisjonen</strong> anbefaler bydelene GamleOslo og Ullern å vurdere egen praksis knyttet tilkr<strong>av</strong>et om skriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale, herunderevaluering <strong>av</strong> <strong>av</strong>talene. Videre anbefales BydelNordre Aker å vurdere egne rutiner og egenpraksis for evaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene.Bydelene Gamle Oslo, Nordre Aker,Nordstrand, Sagene, Ullern og Østensjøanbefales å vurdere egne kontrollrutiner førendelig godkjenning <strong>av</strong> utbetalinger. BydeleneSagene, Ullern og Østensjø anbefales i tilleggå se særlig på egne rutiner og praksis knyttettil kr<strong>av</strong>ene om utbetalingsgrunnlag vedutbetalinger utenom <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen. Videreanbefales bydelene Nordre Aker og Nordstrandå se særlig på egne rutiner og praksis for<strong>av</strong>stemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontoene.Bydelene Gamle Oslo, Nordre Aker,Nordstrand, Sagene, Ullern og Østensjø bør sesærskilt på egen praksis knyttet til delegasjonen<strong>av</strong> myndigheten til å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler.I arbeidet med revisjonen <strong>av</strong> Velferdsetatensrutinehåndbok anbefales byråden for helseog sosiale tjenester å se særskilt på gjeldenderutiner for utskrift etter endelig godkjentbetaling og bruken <strong>av</strong> Oslo kommunes<strong>av</strong>stemmingsskjema.<strong>Kommunerevisjonen</strong>43
Rapport 10/201315. Uttalelser til rapporten og <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurdering<strong>av</strong> disseRapporten ble 08.05.2013 oversendt foruttalelse til de åtte bydelene som er omfattet<strong>av</strong> undersøkelsen og byråden for helseog sosiale tjenester. <strong>Kommunerevisjonen</strong>oversendte samtidig flere spørsmål, og det bleunderstreket at virksomhetene sto fritt til åfremme synspunkter som ikke var dekket <strong>av</strong>spørsmålene.<strong>Kommunerevisjonen</strong> har mottatt uttalelse fraalle åtte bydeler og fra Byråds<strong>av</strong>deling for eldreog sosiale tjenester. Uttalelsene følger i sinhelhet som trykte vedlegg til rapporten. I detfølgende gis det et utdrag fra, og en vurdering<strong>av</strong>, de viktigste punktene i disse.15.1 Byråds<strong>av</strong>deling for eldre ogsosiale tjenesterByråds<strong>av</strong>delingen skriver i sin uttalelse <strong>av</strong>22.05.2013 at rapporten er et nyttig verktøyi <strong>av</strong>delingens videre arbeid med å utviklegode og nødvendige rutiner for bydelene.Byråds<strong>av</strong>delingen har ingen innsigelsertil revisjonskriteriene, prosjektets metode,anvendte kilder eller data.Byråds<strong>av</strong>delingen oppgir at <strong>av</strong>delingen viltilskrive bydelene og blant annet påpekeat det ikke er anledning til å fr<strong>av</strong>ike Oslokommunes sentrale rutiner knyttet til kr<strong>av</strong>enetil utbetalingsgrunnlag ved endelig godkjenningog kontroll <strong>av</strong> utbetalinger. Byråds<strong>av</strong>delingenvil i tillegg foreslå at Velferdsetaten regelmessigrepeterer rutinene knyttet til disse kr<strong>av</strong>ene påde årlige kursene i <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>.Videre vil <strong>av</strong>delingen gi Velferdsetaten ioppdrag å ferdigstille rutinehåndboken forbruk <strong>av</strong> nettbank, samt vurdere rutinene knyttettil utskrift etter endelig godkjent betaling ogbruken <strong>av</strong> Oslo kommunes <strong>av</strong>stemmingsskjema.Når det gjelder rutiner og praksis knyttet tilskriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale og årlig evaluering<strong>av</strong> <strong>av</strong>talen, vil byråds<strong>av</strong>delingen <strong>av</strong>ventebydelenes forslag til tiltak i bydelenes uttalelsertil rapporten. Avdelingen vil ut fra det vurderebehovet for videre oppfølging innen 31.08.2013.15.2 BydeleneBydel Gamle OsloVedrørende revisjonskriteriene skriver BydelGamle Oslo i sin uttalelse 23.05.2013 at“bydelen mener at det kunne vært tydeligerei forhold til kriteriene som utgår fra rutinersærlig med tanke på bankbytte og at DNBfungerer på annet vis enn Nordea. Spesielt medtanke på dokumentasjonskr<strong>av</strong> og sikkerhet.”<strong>Kommunerevisjonen</strong> har vært i dialog medbydelen om forståelsen <strong>av</strong> merknaden. Bydelenhar presisert skriftlig at bydelen ikke harinnsigelser til revisjonskriteriene som ligger tilgrunn for <strong>Kommunerevisjonen</strong>s konklusjoner,men at merknaden var uttrykk for at bydelenetter overgangen til ny bankløsning s<strong>av</strong>netsentrale retningslinjer på enkelte punkter.Bydelen har heller ingen innsigelser tilprosjektets metode, anvendte kilder eller data.Bydelen skriver videre at bydelen oppleverundersøkelsen som nyttig og bydelen slutterseg til <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurderinger nårdet gjelder de svakheter og mangler som ble<strong>av</strong>dekket. Bydelen oppgir at ulike tiltak er ellervil bli iverksatt. Av tiltak nevnes blant annetfølgende:• Bydelen innskjerper rutinene når detgjelder kr<strong>av</strong>et om skriftlig disponeringsplanog <strong>av</strong>tale i alle saker, kontrollrutiner førendelig godkjenning <strong>av</strong> hver utbetaling og<strong>av</strong>stemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontoene.• For å sikre at det er gyldige <strong>av</strong>taler i allesaker har bydelen laget en samleoversiktover når <strong>av</strong>taler utløper. Videre har bydelenendret rutinen for dokumentasjon hosforvalterne når det gjelder arbeidet med åfornye <strong>av</strong>talene.44<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>• Ved endring <strong>av</strong> brukers privatebankkontonummer skal det utarbeides en ny<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale eller foreligge en skriftligbekreftelse signert <strong>av</strong> bruker.Bydel Nordre AkerBydelen skriver i sin uttalelse <strong>av</strong>15.05.2013 at bydelen ikke har innsigelsertil revisjonskriteriene, prosjektets metode,anvendte kilder eller data. Videre skriverbydelen at revisjonen har vært nyttig nårdet gjelder å sikre at bydelens rutiner erhensiktsmessige, i overensstemmelse medgjeldende regelverk og til beste for klientene.Bydelen oppgir at ulike tiltak er eller vil bliiverksatt. Av tiltak nevnes blant annet følgende:• Bydelen har innarbeidet nye rutiner for årligevaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene og alle<strong>av</strong>talene skal være evaluert innen 01.12.2013.• Enhetsleder undertegner nå på alle nye ogevaluerte <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler.• Når det gjelder kontrollrutiner har bydeleninnført at godkjenner nr. 2 skal signere pånettbankkvitteringen og med det bekrefteat utbetalingsgrunnlaget er i samsvar medgodkjent utbetaling.• Avstemning <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontoene vil bligjort <strong>av</strong> ansatte i bydelsadministrasjonen,som ellers ikke er involvert i <strong>forvaltning</strong>en.Bydel NordstrandBydelen skriver i sin uttalelse <strong>av</strong>23.05.2013 at bydelen ikke har innsigelsertil revisjonskriteriene, prosjektets metode,anvendte kilder eller data. Videre skriverbydelen at rapporten oppleves nyttig og at denvil bli brukt i bydelens videre arbeid.Bydelen vil etterkomme alle anbefalingene oghar utarbeidet en oversikt over hvilke tiltak somer eller vil bli iverksatt. Av denne fremgår detblant annet at bydelen gjennom oppdatering<strong>av</strong> egen prosedyre på området, informasjon påfagmøter, opplæring <strong>av</strong> ansatte, samt oppfølgingog evaluering <strong>av</strong> iverksatte tiltak skal sikreetterlevelse <strong>av</strong> rutinene for <strong>av</strong>stemming <strong>av</strong><strong>forvaltning</strong>skontoene og kontrollrutiner førendelig godkjenning <strong>av</strong> utbetalinger til klienten.Bydel SageneBydelen skriver i sin uttalelse <strong>av</strong>23.05.2013 at bydelen ikke har innsigelsertil revisjonskriteriene, prosjektets metode,anvendte kilder eller data. Videre skriverbydelen at rapporten oppleves nyttig i det viderearbeidet med utviklingen <strong>av</strong> tjenesten.Bydelen bemerker at det det blir sværttidkrevende dersom godkjenner nr. 2skal gjennomføre kontroller <strong>av</strong> alleutbetalingsgrunnlag i alle saker. Videre påpekerbydelen at en slik kontroll heller ikke vileliminere alle muligheter for feil og misligheter,da det er mulig å endre utbetalingen etterendelig godkjenning. Bydelen presiserer atderes rutiner for månedlig <strong>av</strong>stemming, somblant annet innebærer kontroll <strong>av</strong> effektuertetransaksjoner, følgelig er en kontroll som sikrerekan <strong>av</strong>dekke eventuelle feil eller misligheter.Bydelen oppgir at ulike tiltak er eller vil bliiverksatt. Av tiltak nevnes:• Bydelen har tatt i bruk skjema forutbetalinger utenom <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen.• Bydelen vil sørge for at andre ennforvalterne kun gis lesetilgang tilskyggeregnskapet hvor også klientensprivate kontonummer står oppført.• Bydelen vil fremover lagre delegasjonen <strong>av</strong>myndigheten til å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talerbåde i papirform og i kvalitetslosen, slik atden kan hentes ut tilbake i tid.Bydel St. HanshaugenBydelen skriver i sin uttalelse til rapporten <strong>av</strong>23.05.2013 at bydelen ikke har innsigelser tilrevisjonskriteriene, prosjektets metode, anvendtekilder eller data. Videre skriver bydelen atbydelen er enig i <strong>Kommunerevisjonen</strong>s funn,konklusjoner og anbefalinger og oppgir at det ereller vil bli etablert nye rutiner for å følge opp<strong>Kommunerevisjonen</strong>45
Rapport 10/2013<strong>Kommunerevisjonen</strong>s anmerkninger. Av tiltaknevnes:• Det er innført en kolonne “åpne poster” iskjemaet for månedlig <strong>av</strong>stemming.• Rutiner for evaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talerer under utarbeidelse.Bydel Søndre NordstrandBydelen skriver i sin uttalelse til rapporten <strong>av</strong>23.05.2013 at bydelen ikke har innsigelser tilrevisjonskriteriene, prosjektets metode, anvendtekilder eller data. Videre skriver bydelen atbydelen slutter seg til <strong>Kommunerevisjonen</strong>skonklusjon og anbefalinger. Bydelen bemerkerat ansatte i sosialtjenestene bør bli involverti Velferdsetatens arbeid med å ferdigstillerutinehåndboken, slik at rutinene som utarbeidesblir lett gjennomførbare for bydelene og sikreren forsvarlig praksis.Bydelen oppgir videre at bydelen vil videreførearbeidet med intern rutinehåndbok oglegge til et eget <strong>av</strong>snitt om <strong>av</strong>stemming <strong>av</strong><strong>forvaltning</strong>skontoene. Videre opplyser bydelenat datert skriftlig delegasjon <strong>av</strong> myndigheten tilå inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler er utarbeidet.For øvrig bemerker bydelen at detikke fremkommer klart <strong>av</strong> rapporten atbydelens <strong>av</strong>stemmingsrutiner sikrer at<strong>forvaltning</strong>skontoene blir <strong>av</strong>stemt opp motgjeldende <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale. Bydelen påpekerogså at alle de syv kontrollerte sakene var<strong>av</strong>stemt <strong>av</strong> en tredje person, men at detbeklageligvis manglet signatur for utført<strong>av</strong>stemming ved <strong>Kommunerevisjonen</strong>s kontroll.Bydel UllernBydelen skriver i sin uttalelse til rapporten<strong>av</strong> 23.05.2013 at bydelen ikke har innsigelsertil revisjonskriteriene, prosjektets metode,anvendte kilder eller data. Videre skriverbydelen at rapporten oppfattes som nyttig ogbydelen vil utarbeide rutiner som skal sørgefor ny praksis i tråd med <strong>Kommunerevisjonen</strong>sanbefalinger. Bydelen vil følge opp og evaluererutinene ved å foreta egne stikkprøvekontroller.Av tiltak nevnes blant annet følgende:• Bydelen vil evaluere alle eksisterende<strong>av</strong>taler, samt sikre at <strong>av</strong>talene er basertpå Oslo kommunes standard<strong>av</strong>tale, eroppdaterte og skriftliggjort.• Det vil bli utarbeidet et eget skjema til brukved utbetalinger utenom <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen.• Det vil bli utarbeidet lokale kontrollrutinerved utbetalinger i henhold til Oslokommunes retningslinjer.• Forvaltningskontoene skal <strong>av</strong>stemmes <strong>av</strong> entredje person.Bydel ØstensjøBydelen skriver i sin uttalelse til rapporten<strong>av</strong> 14.05.2013 at bydelen ikke har innsigelsertil revisjonskriteriene, prosjektets metode,anvendte kilder eller data. Videre skriverbydelen at bydelen opplever god nytte <strong>av</strong>revisjon og <strong>av</strong> rapporten. Bydelen oppgirat den tar rapporten til etterretning og vilarbeide for å forbedre praksis på de områdenesom er kommentert <strong>av</strong> <strong>Kommunerevisjonen</strong>.Bydelen vil blant annet sikre systemene rundtårlig evaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talene,<strong>av</strong>klare utbetalingsgrunnlaget ved utbetalingutenom <strong>av</strong>talen og sikre bedre kontroll førendelig godkjenning <strong>av</strong> utbetalingene (ibydelens uttalelse står det “<strong>av</strong>talene”, menbydelen har presisert skriftlig at det skal stå“utbetalingene”).15.3 <strong>Kommunerevisjonen</strong>s vurdering<strong>Kommunerevisjonen</strong> vil kommentereBydel Sagenes anførsel om at det blirsvært tidkrevende dersom godkjennernr. 2 skal gjennomføre kontroller <strong>av</strong> alleutbetalingsgrunnlag i alle saker og at bydelenvurderer at deres rutiner for månedlig<strong>av</strong>stemming innebærer en kontroll som sikrerekan <strong>av</strong>dekke eventuelle feil eller misligheter.En praksis hvor godkjenner nr. 2 bare foretarstikkprøvekontroller er ikke i samsvar med Oslokommunes retningslinjer. <strong>Kommunerevisjonen</strong>understreker viktigheten <strong>av</strong> arbeidsdeling oggode kontrollrutiner før klientens konto belastes.46<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>For øvrig er det <strong>Kommunerevisjonen</strong>svurdering at tiltakene som de åtte bydelene ogbyråds<strong>av</strong>delingen oppgir å ha iverksatt ellervurderer å iverksette, er relevante og i tråd med<strong>Kommunerevisjonen</strong>s anbefalinger.Når det gjelder Bydel Søndre Nordstrandsmerknader knyttet til <strong>av</strong>stemmingen <strong>av</strong><strong>forvaltning</strong>skontoene, vil <strong>Kommunerevisjonen</strong>presisere at bydelene St. Hanshaugen og SøndreNordstrand ikke var omfattet <strong>av</strong> revisjonennår det gjelder grunnlaget for <strong>av</strong>stemmingen<strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontoen, jf. kapittel 9. Viderepresiserer vi at faktabeskrivelsen knyttet til om<strong>forvaltning</strong>skontoene i de kontrollerte sakenevar <strong>av</strong>stemt er basert på kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker,jf. tabell 5. Bydelen har ved verifiseringen <strong>av</strong>samlet fakta bekreftet at den aktuelle kontoenikke var ferdig <strong>av</strong>stemt på tidspunktet forkontroll. <strong>Kommunerevisjonen</strong> har imidlertidmerket oss bydelens opplysning om at<strong>av</strong>stemmingen senere er fullført.<strong>Kommunerevisjonen</strong>47
Rapport 10/201348<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>Referansera) Referanser fra Oslo kommuneByråden for sosiale tjenester og rusomsorg: Notat til helse- og sosialkomiteen 04.05.2011Forvaltning <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> i sosialtjenestenByråden for sosiale tjenester og rusomsorg: Notat til helse- og sosialkomiteen 22.07.2011Forvaltning <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> i sosialtjenestenByråden for sosiale tjenester og rusomsorg: Notat til helse- og sosialkomiteen 23.08.2011Forvaltning <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> i sosialtjenestenByråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosiale tjenester: Brev til <strong>Kommunerevisjonen</strong> 18.02.2013 Oppfølging<strong>av</strong> rapport 23/2010 – <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>Bydel St. Hanshaugen: Ekspedisjon til <strong>Kommunerevisjonen</strong> 21.02.2013Bydel St. Hanshaugen: Brev til <strong>Kommunerevisjonen</strong> 12.03.2013 Oppstart <strong>av</strong> undersøkelse –<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> (201200969-17)Bydel Søndre Nordstrand: Brev til <strong>Kommunerevisjonen</strong> 21.02.2013 Oppstart <strong>av</strong> undersøkelse –inkludert oppfølging <strong>av</strong> rapport 23/2010 <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> (201200969-9)Byrådssak 1057/08: Overordnet rammeverk for god intern kontroll i Oslo kommuneBystyremelding nr. 7/1998: Ledelses- og kompetanseutvikling i Oslo kommune 1998–2002Bystyresak 466/05: Juridisk strategi for Oslo kommuneBystyret: Instruks A-0170 for virksomhetsledereFellesskriv til bydelene 5/2011: <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> klienters økonomiHelse- og velferdsetaten: Brukerhåndbok for Bedrift Nettbank – Systeminstruksjon CN (CorporateNetbank)<strong>Kommunerevisjonen</strong>: Brev til Byråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosiale tjenester 22.01.2013 Oppfølging<strong>av</strong> rapport 23/2010 <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong><strong>Kommunerevisjonen</strong>: Brev til Bydel St. Hanshaugen 30.01.2013 Oppstart <strong>av</strong> undersøkelse –inkludert oppfølging <strong>av</strong> rapport 23/2010 <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> (201200969-16)<strong>Kommunerevisjonen</strong>: Brev til Bydel Søndre Nordstrand 30.01.2013 Oppstart <strong>av</strong> undersøkelse –inkludert oppfølging <strong>av</strong> rapport 23/2010 <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> (201200969-15)<strong>Kommunerevisjonen</strong>49
Rapport 10/2013<strong>Kommunerevisjonen</strong>: Rapport 08/2010 Misligheter ved frivillig <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> isosialtjenesten – Bydel Grorud<strong>Kommunerevisjonen</strong>: Rapport 23/2010 <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> – oppfølging <strong>av</strong>rapport 11/2008Oslo kommunes kvalitetshåndbok for sosialtjenesten, per januar 2013b) Eksterne referanserArbeids- og velferdsdirektoratet: Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig <strong>forvaltning</strong><strong>av</strong> enkeltpersoners økonomi, per september 2011Gyldendal Rettsdata www.rettsdata.no: Lover og kommentarer, folketrygdlovenLov 28.02.1997 nr. 19 om folketrygd (folketrygdloven)Lov 25.09.1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven)Lov 18.12.2009 nr. 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferds<strong>forvaltning</strong>enOt.prp. nr. 70 (2002–2003) Om lov om endringer i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner ogfylkeskommuner m.m. (kommunal revisjon)TabelloversiktTabell 1 Antall <strong>forvaltning</strong>sklienter.............................................................................................. 13Tabell 2 Forekomst <strong>av</strong> <strong>av</strong>taler i de kontrollerte sakene................................................................ 16Tabell 3 Bruken <strong>av</strong> standard<strong>av</strong>talen ved <strong>av</strong>taler inngått i 2011 og 2012...................................... 17Tabell 4 Bydelenes kontroll før utbetaling til klienten................................................................. 25Tabell 5 Avstemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontoene i 2012.................................................................. 29Tabell 6 Evaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler................................................................................... 3250<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>Vedlegg 1 Undersøkelsens metodeDette vedlegget gis som et utfyllende tillegg til underkapittel “1.6 Metode”. I det følgende gjør vinærmere rede for undersøkelsesopplegget og vurderinger <strong>av</strong> dataenes gyldighet og pålitelighet.Generelt om <strong>forvaltning</strong>srevisjonDe sentrale elementene i prosjektets metode er standard for <strong>forvaltning</strong>srevisjon: Med utgangspunkti tema og problemstillinger som ligger i oppdraget fra kontrollutvalget, utleder vi relevanterevisjonskriterier. Deretter kartlegger og beskriver vi undersøkte virksomheters systemer,praksis eller resultater på aktuelle områder. Faktabeskrivelsen blir så vurdert med utgangspunkt irevisjonskriteriene. Dette leder frem til konklusjoner og anbefalinger.UndersøkelsenUndersøkelsen ble formelt startet opp ved utsendelse <strong>av</strong> oppstartsbrev til byråden for helse ogsosiale tjenester og bydelene 13.12.2012. Berørt byråds<strong>av</strong>deling og bydelene ble bedt om åoppnevne en kontaktperson. <strong>Kommunerevisjonen</strong> har hatt kontakt med kontaktpersonene underveis.Undersøkelsesperioden omfatter i hovedsak 2012. Undersøkelsen gir imidlertid på noen punkterogså grunnlag for å vurdere status på tidspunktet for gjennomføringen <strong>av</strong> undersøkelsen. Dettegjelder særlig vår kontroll <strong>av</strong> grunnlaget for sosialtjenestens <strong>forvaltning</strong> (vedtak, disponeringsplanog skriftlige <strong>av</strong>taler, herunder evaluering <strong>av</strong> disse). Videre er utvalget <strong>av</strong> enkeltsaker ikke begrensettil saker hvor <strong>forvaltning</strong>en var startet opp i 2012. Vi valgte ut saker med utgangspunkt i enoppdatert oversikt over bydelens <strong>forvaltning</strong>sklienter, jf. nedenfor under Kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker ide åtte bydelene.Datainnsamlingen ble i hovedsak gjennomført i perioden januar–mars 2013. Det var <strong>av</strong>satt én dagi hver bydel. Bydelene har vært behjelpelige med å <strong>av</strong>klare eventuelle uklarheter og å finne fremetterspurt dokumentasjon i etterkant <strong>av</strong> <strong>Kommunerevisjonen</strong>s besøk.Undersøkelsen har vært gjennomført i bydelene Gamle Oslo, Nordre Aker, Nordstrand, Sagene,Ullern og Østensjø.I tillegg er det utført en oppfølging etter <strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport 23/2010 <strong>Sosialtjenestens</strong><strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> – oppfølging <strong>av</strong> rapport 11/2008, rettet mot byråden for helse og sosialetjenester og bydelene St. Hanshaugen og Søndre Nordstrand. Denne delen <strong>av</strong> undersøkelsen erbasert på skriftlig kommunikasjon og gjennomgang <strong>av</strong> tilsendt materiale. I tillegg har vi i bydeleneSt. Hanshaugen og Søndre Nordstrand gjennomgått og kontrollert syv enkeltsaker i hver <strong>av</strong>bydelene.MøterVi gjennomførte et felles oppstartsmøte med alle bydelene og Byråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosialetjenester 09.01.2013. Hensikten med møtet var å gi informasjon om undersøkelsen, få innspill tilproblemstillinger og metodisk opplegg og sikre god dialog under gjennomføringen.Det ble holdt en felles presentasjon <strong>av</strong> <strong>Kommunerevisjonen</strong>s funn, vurderinger, konklusjoner oganbefalinger for bydelene og Byråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosiale tjenester 30.04.2013. Det ble gittanledning til å komme med merknader og spørsmål i etterkant <strong>av</strong> presentasjonen samt i et par dageri etterkant <strong>av</strong> møtet.<strong>Kommunerevisjonen</strong>51
Rapport 10/2013IntervjuerBydelene var på forhånd orientert om at vi ønsket å intervjue medarbeidere som arbeidet med<strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>, samt deres ledere. I den forbindelse opplyste vi at det om muligvar ønskelig å intervjue alle medarbeiderne som foresto den tekniske <strong>forvaltning</strong>en, samt én–tosaksbehandlere. Innenfor denne rammen valgte bydelen hvem som skulle delta på intervjuene.Det ble gjennomført to gruppeintervjuer i hver bydel. Det ene intervjuet var med forvaltereog saksbehandlere, det andre med deres ledere. I all hovedsak stilte hver bydel med én eller tososialkonsulenter i intervjuet, mens alle bydelene tilstrebet at samtlige forvaltere deltok. Enkelte varimidlertid fr<strong>av</strong>ærende grunnet blant annet sykdom. Det er gjennomført til sammen 12 intervjuer. Ialt er 17 ledere og 32 forvaltere/saksbehandlere intervjuet.Hvert intervju hadde en varighet på inntil to timer. Spørsmålene til medarbeiderne og deres ledereomhandlet i stor utstrekning de samme temaene. Vi stilte samme spørsmål til de ansatte i allebydelene. Tilsvarende gjaldt for spørsmålene til lederne, men de ble likevel noe tilpasset etterhvilken informasjon vi hadde mottatt fra bydelen før intervjuet.Antall <strong>forvaltning</strong>sklienter i OsloBydelene fremla en oppdatert oversikt over samtlige <strong>forvaltning</strong>sklienter ved revisjonsbesøketog opplyste samtidig om i hvilke saker <strong>forvaltning</strong>en var opphørt uten at kontoen var <strong>av</strong>sluttet.Utskriften inneholdt informasjon om klientens n<strong>av</strong>n, kontonummer og saldo på utskriftstidspunktet.I de syv bydelene som ikke var omfattet <strong>av</strong> undersøkelsen, ble opplysninger om antall<strong>forvaltning</strong>sklienter og antall årsverk som medgikk til <strong>forvaltning</strong>en, etterspurt i e-post <strong>av</strong>15.02.2013. Bydelene har gitt tilbakemelding om status ved årsskiftet 2012/2013.Oversikten over antall <strong>forvaltning</strong>sklienter i underkapittel 1.7 “Forvaltning <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>” byggerpå de ovennevnte opplysningene.Kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker i de åtte bydeleneBydelene ble i oppstartsmøtet forberedt på at vi skulle kontrollere enkeltsaker, og at vi i denforbindelse ønsket å få utlevert regnskapsbilagene for hele 2012. Det ble imidlertid ikke gittinformasjon om hvor mange saker vi skulle kontrollere, eller hvilken periode i 2012 vi skulle se på.Vi valgte å begrense kontrollperioden til januar (fem saker per bydel) og juni 2012 (to saker perbydel). I tre saker var det ikke opprettet <strong>forvaltning</strong>skonto på det aktuelle tidspunktet. I disse sakenevalgte vi å kontrollere utbetalinger i desember 2012.Ved revisjonsbesøket fremla bydelene en oppdatert oversikt over samtlige <strong>forvaltning</strong>sklienter ogmarkerte i hvilke saker <strong>forvaltning</strong>en var tvungen. Vi valgte ut syv saker i hver bydel, her<strong>av</strong> tosaker med tvungen <strong>forvaltning</strong>. I tillegg la vi vekt på å sikre at utvalget omfattet saker fra ulikeforvaltere og kontoer med varierende saldo (høy/l<strong>av</strong>). For øvrig skjedde utvelgelsen tilfeldig. Vi harkontrollert alle utbetalingene i den aktuelle perioden i de 56 utvalgte sakene, totalt 476 utbetalinger.Kontrollen <strong>av</strong> enkeltsaker bygger på fremlagt dokumentasjon (kontoutskrifter, kvitteringer franettbanken, fakturaer og andre utbetalingsgrunnlag). Formålet var blant annet å vurdere omutbetalingene var tilfredsstillende dokumentert. Særskilte kontroller/undersøkelser for å <strong>av</strong>dekkeeventuelle misligheter har ikke vært en del <strong>av</strong> denne undersøkelsen.52<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>Nærmere om <strong>Kommunerevisjonen</strong>s kontroll <strong>av</strong> utskrift etter endelig godkjent betalingI likhet med undersøkelsen i 2010 hadde vi lagt opp til å vurdere om det forelå utskriftfra nettbanken for hver utbetaling etter endelig godkjenning som dokumenterte til hvilketkontonummer betalingen var registrert overført, og hvem som hadde utført de ulike operasjonenei betalingsprosessen. Rutinen for utskrift var tidligere nærmere beskrevet i den d<strong>av</strong>ærende Helseogvelferdsetatens rutinehåndbok for bruk <strong>av</strong> Nordea Bedrift Nettbank, og det fremgikk der klarthvilken utskrift godkjenner 2 skulle skrive ut. Utskriften var ingen bekreftelse på at betalingen var“utført” i betydningen “effektuert”.Oslo kommune har fra 2012 benyttet DNB Connect ved <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>. Ved vårundersøkelse var Velferdsetatens rutinehåndbok for bruk <strong>av</strong> nettbank fortsatt under revidering. Isamtaler med Velferdsetaten fikk vi opplyst at etaten var i dialog med DNB, og at det foreløpig ikkevar tatt stilling til eller gitt føringer til bydelene for hvilken utskrift godkjenner 2 skulle ta ut etterendelig godkjenning, herunder hvilke opplysninger denne skulle inneholde.Undersøkelsen viste at det varierte hvilke typer utskrifter som forelå, både mellom bydelene og ienkelte tilfeller innen den enkelte bydel. Videre varierte det om utskriftene inneholdt opplysningerom hvem som hadde vært involvert i betalingen(e).Kr<strong>av</strong>et om arbeidsdeling var ivaretatt ved at det i DNB Connect var kr<strong>av</strong> om at to personer skullegodkjenne hver enkelt utbetaling (systemet aksepterer ikke bruk <strong>av</strong> samme innloggings-ID ogpassordkalkulator ved første godkjenning og ved endelig godkjenning). På denne bakgrunn vurdertevi det som lite hensiktsmessig å rapportere detaljer på bydelsnivå. Vi har derfor på dette punkt ikkeutarbeidet revisjonskriterier, men gir en overordnet beskrivelse <strong>av</strong> i hvilken utstrekning det forelåutskrift etter endelig godkjenning i de sakene vi gjennomgikk.Bydel St. Hanshaugen oppga at godkjenner 2 grunnet tekniske problemer frem til desember 2012hadde tatt ut en samleutskrift over hva vedkommende hadde godkjent, jf. kapittel 11. Utskriftengjaldt utbetalinger for flere klienter og ble satt inn i en egen perm. Dette ble <strong>av</strong>klart sent iprosjektforløpet, og <strong>av</strong> ressurshensyn valgte vi ikke å kontrollere om det forelå utskrift etter endeliggodkjenning for hver enkelt utbetaling. Bydelen ble imidlertid bedt om å påvise utskriften etterendelig godkjenning for hver enkelt utbetaling i to <strong>av</strong> de syv kontrollerte sakene. I én <strong>av</strong> sakeneforelå det utskrift etter endelig godkjenning for alle utbetalingene, i den andre manglet det for treutbetalinger til klienten. Vi var i bydelen igjen i mai 2013 og mottok da utskrift fra nettbank somviste at de tre utbetalingene var effektuert til <strong>av</strong>talt kontonummer. Bydelen oppga at det fra januar2013 ble tatt en særskilt utskrift etter endelig godkjenning for hver enkelt utbetaling, som ble stiftetsammen med utbetalingsgrunnlaget og oppbevart i klientens mappe. Vår observasjon <strong>av</strong> permenefra 2012 og vårt gjennomsyn <strong>av</strong> fem tilfeldige enkeltsaker fra 2013 bekreftet bydelens opplysningerom praksis på dette punkt.Fakt<strong>av</strong>erifikasjonReferat fra intervjuene, samt eventuelle spørsmål knyttet til uklarheter i den forbindelse, bleoversendt personlig til alle vi intervjuet. Alle ble gitt anledning til å komme med merknader,presiseringer, tillegg med mer.Bydelene har også verifisert en samlet faktabeskrivelse for sin egen del, basert på verifiserteintervjuer og <strong>Kommunerevisjonen</strong>s gjennomgang <strong>av</strong> enkeltsaker i bydelen. I den forbindelse blebydelene gjort oppmerksomme på de saker hvor det forekom <strong>av</strong>vik, og hadde derfor anledning til åetterprøve våre funn.<strong>Kommunerevisjonen</strong>53
Rapport 10/2013<strong>Kommunerevisjonen</strong> har underveis hatt kontakt med flere <strong>av</strong> bydelene, blant annet for å oppklareuklarheter. Opplysninger gitt muntlig er senere bekreftet skriftlig.Redegjørelse fra byråds<strong>av</strong>delingen for oppfølging <strong>av</strong> bystyrets vedtak<strong>Kommunerevisjonen</strong> tilskrev Byråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosiale tjenester 22.01.2013. I brevetoppsummerte vi blant annet hvordan vi oppfattet at <strong>Kommunerevisjonen</strong>s anbefaling i rapport23/2010 og bystyrets vedtak i møte 13.04.2011 (sak 82) var fulgt opp. Oppsummeringen var blantannet basert på de orienteringer d<strong>av</strong>ærende byråd for velferd og sosiale tjenester hadde gitt til helseogsosialkomiteen i perioden mai–august 2011.Vi mottok en skriftlig redegjørelse fra byråds<strong>av</strong>delingen 18.02.2013 hvor det ble opplyst nærmereom status.Dataenes gyldighet og pålitelighetUndersøkelsen bygger på data innsamlet ved hjelp <strong>av</strong> flere metoder: møter, intervjuer i seks bydeler,dokumentgjennomgang og kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker i alle de undersøkte bydelene.Hoveddelen <strong>av</strong> datamaterialet baserer seg på intervjuer med sosialkonsulenter og forvaltere ogderes ledere samt kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker. Spørsmålene til ledelsen og medarbeiderne omhandleti stor utstrekning de samme temaene. Vi tilstrebet å stille åpne spørsmål. Kontrollpunktene vedgjennomgangen <strong>av</strong> enkeltsaker var i en viss utstrekning egnet til å bekrefte/<strong>av</strong>krefte opplysningenegitt i intervjuene.På enkelte punkter bygger vi kun på bydelenes egne beskrivelser <strong>av</strong> praksis. Dataene må lesessom det og ikke forveksles med datamateriale som viser hvordan ting faktisk har blitt gjort. I sliketilfeller er vi forsiktige i våre vurderinger og konklusjoner.Nærmere om <strong>Kommunerevisjonen</strong>s kontroll <strong>av</strong> utbetalinger til klientMed unntak <strong>av</strong> i Bydel St. Hanshaugen forelå det i all hovedsak utskrift etter endelig godkjenningfor hver enkelt utbetaling. Alle utskriftene inneholdt opplysninger om betalerens kontonummer,mottakers n<strong>av</strong>n og kontonummer, utbetalingsdato, beløp og bankreferanse. Noen utskrifter var tattut etter endelig godkjenning, mens andre var tatt ut etter at utbetalingen var effektuert.De registrerte opplysningene kan senere slettes/endres. Når det ikke foreligger utskrift etter atutbetalingen er effektuert, må man, for å foreta en sikker kontroll <strong>av</strong> til hvilken konto betalingener utført, kontrollere hver gjennomførte utbetaling i nettbanken. Dette lå utenfor rammen <strong>av</strong> denneundersøkelsen. <strong>Kommunerevisjonen</strong>s kontroll <strong>av</strong> om utbetalingen er registret overført til <strong>av</strong>taltkonto, må altså i disse tilfellene ikke forveksles med en kontroll <strong>av</strong> at pengene faktisk er utbetalt tilklienten.Med de ovennevnte forbeholdene har dataene etter vårt skjønn en god nok pålitelighet og gyldighettil å danne grunnlag for våre vurderinger og konklusjoner.54<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>Vedlegg 2 RevisjonskriterierForvaltning <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> er ikke en lovpålagt oppg<strong>av</strong>e i henhold til lov 18.12.2009 nr. 131 omsosiale tjenester i arbeids- og velferds<strong>forvaltning</strong>en. Lovens kr<strong>av</strong> om internkontroll kommer derforikke til anvendelse. Kr<strong>av</strong>et om tilfredsstillende internkontroll følger imidlertid <strong>av</strong> kommunelovenog kommunalt regelverk, se nedenfor.For å bidra til at klientenes midler forvaltes på en betryggende måte, og i henhold til lov ogregelverk, er det i Oslo kommune gitt felles rutiner og retningslinjer for <strong>forvaltning</strong>en <strong>av</strong><strong>klientmidler</strong>. Arbeids- og velferdsdirektoratet utga i mai 2008 Landsdekkende veiledningsrutinerfor frivillig <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> enkeltpersoners økonomi. Disse er revidert per september 2011 og gir engenerell veiledning i tillegg til kommunens egne rutiner.Bydelene har imidlertid et selvstendig ansvar for å sikre betryggende <strong>forvaltning</strong>. Undersøkelsenshovedproblemstilling har vært:Sikrer bydelenes rutiner og praksis at <strong>forvaltning</strong>en <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> er i samsvar med gjeldenderegelverk?I denne undersøkelsen har vi blant annet sett nærmere på• vedtak og skriftlige <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taler• ansvarsforholdene, arbeidsdelingen og kontrollaktivitetene ved gjennomføringen <strong>av</strong><strong>forvaltning</strong>enNærmere om kr<strong>av</strong>et til internkontrollByrådet skal, som øverste ledelse for den samlede kommunale administrasjonen, sørge for atdenne drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand forbetryggende kontroll, jf. kommuneloven § 20 nr. 1 og 2:1. Kommunerådet og fylkesrådet er den øverste ledelse for den samlede kommunale ellerfylkeskommunale administrasjon, med de unntak som følger <strong>av</strong> denne lov. Kommunestyret ogfylkestinget kan selv fastsette at det skal være adgang til å tildele enkeltmedlemmer <strong>av</strong> rådetledelsesansvar på rådets vegne for deler <strong>av</strong> den kommunale eller fylkeskommunale administrasjon.2. Kommunerådet og fylkesrådet skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, erforsvarlig utredet og at de vedtak som er truffet blir iverksatt. Kommunerådet og fylkesrådet skal sørgefor at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den ergjenstand for betryggende kontroll.Bestemmelsen som sådan innebærer ingen lovpålagt plikt til å etablere et system for intern kontroll.I Ot.prp. nr. 70 (2002–2003) Om lov om endringer i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommunerog fylkeskommuner m.m. (kommunal revisjon) punkt 1.5.4 uttales det atdet må regnes som fast praksis at administrasjonssjefen har ansvar for å etablere internkontroll iadministrasjonen. Etableringen <strong>av</strong> tilstrekkelig internkontroll må regnes som en nødvendig del <strong>av</strong>administrasjonssjefens ledelsesansvar. Det er i tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en leder<strong>av</strong> en virksomhet etablerer rutiner og systemer som blant annet skal bidra til å sikre at organisasjonen nårde mål som er satt.Oslo kommune har definert et overordnet rammeverk for god intern kontroll, jf. Byrådssak 1057/08Overordnet rammeverk for god intern kontroll i Oslo kommune. Dette består <strong>av</strong> overordnedeprinsipper og føringer for hvordan intern kontroll systemet skal bygges opp. Det understreker at<strong>Kommunerevisjonen</strong>55
Rapport 10/2013intern kontroll er en integrert prosess i mål- og resultatsstyringen som utformes for å gi rimelig grad<strong>av</strong> sikkerhet for:- Målrettet og effektiv tjenesteproduksjon og drift- Pålitelig økonomi- og styringsdata samt økonomi<strong>forvaltning</strong>- Etterlevelse <strong>av</strong> lover, regler og retningslinjerAnsvaret for intern kontroll er <strong>av</strong> bystyret lagt til bydelsdirektør, jf. instruks for virksomhetsledere §3:Virksomhetsleder har administrativt, faglig og økonomisk ansvar og myndighet for virksomheten innenforde fullmakter som er gitt <strong>av</strong> overordnet politisk/administrativt organ. Virksomhetslederen skal ledeinnenfor gitte rammer, planlegge og utvikle, iverksette, kontrollere og evaluere oppg<strong>av</strong>ene og ressursenei virksomheten, slik at midlene blir brukt forsvarlig og i samsvar med kommunens målstyring, lover,<strong>av</strong>taler, regler, instrukser og prinsipper.Bydelsdirektørens ansvar er også presisert i Byråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosiale tjenestersfellesskriv 5/2011 <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> klienters økonomi s. 1:Den enkelte bydelsdirektør har ansvar for å sikre betryggende internkontroll på området.I henhold til Oslo kommunes ledelsesprinsipper (Bystyremelding nr. 7/1998 Ledelses- ogkompetanseutvikling i Oslo kommune 1998–2002) punkt 2 første setning kan virksomhetslederdelegere oppg<strong>av</strong>er til andre og gi dem ansvaret for utførelsen – sammen med den myndighet som ernødvendig for å kunne utføre oppg<strong>av</strong>en.Videre er virksomhetsleder pålagt åsørge for at nødvendige kontroll- og rapporteringsrutiner er på plass ved delegering.Vedtak og skriftlige <strong>av</strong>talerTvungen <strong>forvaltning</strong>Folketrygdloven § 22-6 gir hjemmel for Arbeids- og velferdsetaten til å treffe vedtak om attrygdeytelser i gitte situasjoner skal utbetales til et NAV-kontor. Sosialtjenesten skal disponereytelsen til det beste for klienten. Dette forutsetter en konkret, individuell vurdering <strong>av</strong> den enkelteklients situasjon.Revisjonskriterier:• Tvungen <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> skal være basert på vedtak fra Arbeids- og velferdsetaten.Sosialtjenesten skal utarbeide en disponeringsplan.Revisjonskriteriene er utledet fra:Lov 28.02.1997 nr. 19 om folketrygd (folketrygdloven) § 22-6 første og andre ledd:Dersom en person ikke er i stand til å disponere ytelsen selv på grunn <strong>av</strong> sinnslidelse, psykiskutviklingshemning, alvorlig mental svekkelse, hjerneskade, eller misbruk <strong>av</strong> berusende eller bedøvendemidler, kan ytelsen utbetales til en annen person eller til et N<strong>av</strong>-kontor. Det samme gjelder når en personåpenbart bruker sine trygdeytelser til skade for seg selv eller en person som han eller hun forsørger ellerplikter å forsørge.Ytelsen skal disponeres til beste for den som har rett til den.Grunnleggende prinsipper for forsvarlig saksbehandling og kr<strong>av</strong>ene til god <strong>forvaltning</strong>sskikk.(Forsvarlig saksbehandling innebærer blant annet kr<strong>av</strong> til sosialtjenestens utredning <strong>av</strong> saken, kr<strong>av</strong>om saklighet og kontradiksjon. God <strong>forvaltning</strong>sskikk innebærer blant annet kr<strong>av</strong> om orden ogskriftlighet i saksbehandlingen.)56<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>Frivillig <strong>forvaltning</strong>Ved inngåelse <strong>av</strong> <strong>av</strong>tale om frivillig <strong>forvaltning</strong> utøver ikke sosialkontoret offentlig myndighet, og<strong>av</strong>talen reguleres derfor <strong>av</strong> privatrettslige regler. Avtalen må forankres i alminnelige <strong>av</strong>talerettsligeprinsipper.<strong>Kommunerevisjonen</strong> undersøkte om bydelene hadde benyttet kommunens standard<strong>av</strong>tale, eventueltom det forelå en annen skriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale. I den forbindelse bemerker vi at det ble lagttil grunn at det måtte foreligge en skriftlig <strong>av</strong>tale signert <strong>av</strong> begge parter, som foruten å angihvilke inntekter og utgifter som inngikk i <strong>forvaltning</strong>en, omhandlet partenes plikter og rettigheterfor øvrig. Dersom dette ikke var tilfellet, ble sakene registrert som om det ikke forelå skriftlig<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale. En fullmakt/samtykkeerklæring fra klient eller et budsjett / en disponeringsplansignert <strong>av</strong> begge parter utgjorde således ikke en tilfredsstillende <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale i dennesammenheng.Revisjonskriterier:• En <strong>av</strong>tale om frivillig <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> skal være skriftlig, ogbydelen skal benytte Oslo kommunes standard <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale.• Forvaltnings<strong>av</strong>talen skal tilpasses den enkelte klients behov.Revisjonskriteriene er utledet fra:Fellesskriv til bydelene 5/2011 punkt 1 s. 1:En <strong>av</strong>tale om frivillig <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> inntekt skal være skriftlig og undertegnet <strong>av</strong> begge parter i<strong>av</strong>taleforholdet, det vil si <strong>forvaltning</strong>sklienten og kommunal enhetsleder eller den som kommunalenhetsleder bemyndiger. Det er utarbeidet en standard <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale som skal benyttes. Avtalen ertilgjengelig på sosialtjenestens intranett Stine.Arbeids- og velferdsdirektoratets Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig <strong>forvaltning</strong><strong>av</strong> enkeltpersoners økonomi, per september 2011, punkt 4.1:Bruker og kommunen eller NAV kontoret skal gå igjennom hvilke behov <strong>av</strong>talen skal fylle og hvilkealternativer bruker kan tilbys for å dekke behovet. En <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale skalvære individuelt tilpasset (se vedlegg I), og skal tolkes og gjennomføres i samsvar med formålet med denenkelte <strong>av</strong>tale.Ansvarsforhold – myndighet til å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talenRevisjonskriterier:• Avtale om frivillig <strong>forvaltning</strong> skal inngås <strong>av</strong> kommunal enhetsleder, eller den som kommunalenhetsleder har delegert myndighet til. Ansvarsforholdene skal være basert på skriftlige ogoppdaterte delegasjoner.Revisjonskriteriene er utledet fra:Fellesskriv til bydelene 5/2011 s. 1 og 5:En <strong>av</strong>tale om frivillig <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> inntekt skal være skriftlig og undertegnet <strong>av</strong> begge parter i<strong>av</strong>taleforholdet, det vil si <strong>forvaltning</strong>sklienten og kommunal enhetsleder eller den som kommunalenhetsleder bemyndiger.Det følger <strong>av</strong> juridisk strategi for Oslo kommune (bystyresak 466/05) at Oslo kommunesorganisasjon skal være basert på klare delegasjonslinjer og ansvarsforholdene skal tydelig fremgå.Delegasjoner skal være skriftlige, tydelige og oppdaterte.<strong>Kommunerevisjonen</strong>57
Rapport 10/2013Overordnet rammeverk for god intern kontroll i Oslo kommune punkt 4.1 (Byrådssak 1057/08):Virksomheten må legge særlig vekt på:Tydelige fullmakter og rapporteringslinjer ved tildeling <strong>av</strong> ansvar og myndighetArbeidsdelingOslo kommunes gjeldende retningslinjer forutsetter en arbeidsdeling ved at den enkelte betalingskal godkjennes <strong>av</strong> to personer. Kr<strong>av</strong>et om arbeidsdeling er ivaretatt i DNB Connect ved atdet er kr<strong>av</strong> om to godkjenninger på alle utbetalinger; systemet aksepterer ikke bruk <strong>av</strong> sammeinnloggings-ID og passordkalkulator (med personlig passord) ved første godkjenning og vedendelig godkjenning (godkjenner nr. 2). Videre skal <strong>forvaltning</strong>skontoene <strong>av</strong>stemmes <strong>av</strong> en tredjeperson.Undersøkelsen har vært rettet mot den kontrollen som godkjenner nr. 2 skal utføre, da dette er sistekontroll før klientens <strong>forvaltning</strong>skonto blir belastet.Innlogging i DNB ConnectRevisjonskriterium:• Personlig passord for DNB Connect må ikke formidles eller på annen måte gjøres tilgjengeligfor andre.Revisjonskriteriet er utledet fra:Fellesskriv til bydelene 5/2011 punkt 8 s. 5:Brukern<strong>av</strong>n og passord skal ikke skrives ned og ikke formidles til andre.Se brukerhåndbok for nettbank på sosialtjenestens intranett Stine for utfyllende rutiner ved bruk <strong>av</strong>nettbank.DNBs rutinehåndbok for nettbank kap. 1.2:For fullmaktsh<strong>av</strong>erne innebærer det blant annet følgende plikter:- Manuelle betalingsmidler, for eksempel sjekker, må oppbevares utilgjengelig foruvedkommende.- Passordkalkulator m/pin-kode for DNB Connect er personlig og skal ikke lånes ut.Passordkalkulatoren må oppbevares utilgjengelig for uvedkommende, og ikke sammen med pin-kode.Kontroll før endelig godkjenning <strong>av</strong> betalingerRevisjonskriterium:• Endelig godkjenning <strong>av</strong> den enkelte betaling skal være basert på faktura eller annet grunnlag forbelastning <strong>av</strong> konto.Revisjonskriteriet er utledet fra:DNBs rutinehåndbok for nettbank kap. 7.10.4 :Betalingen må godkjennes <strong>av</strong> 2 personer, se rutine 7.10.13 ”Godkjenne”.DNBs rutinehåndbok for nettbank kap. 7.10.13:Alle betalinger må godkjennes <strong>av</strong> to brukere før de blir effektuert.Fellesskriv til bydelene 5/2011 punkt 5 s. 4:Ved utbetaling til andre enn klient skal den som utfører betalingen og den som ettergodkjenner kontrollereom utbetalingsgrunnlag (dokument eller faktura som tjener som dokumentasjon for den utbetaling58<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>som er gjennomført) gjelder klienten og om de registrerte opplysningene i nettbanken om mottakerskontonummer og beløp samsvarer med utbetalingsgrunnlaget (faktura e.l.).I de tilfeller der utbetaling går til klienten selv, skal både den som utfører betalingen og den somettergodkjenner kontrollere om det registrerte kontonummeret i nettbanken samsvarer med gyldigdokumentasjon på <strong>av</strong>talt kontonummer. Det må i tillegg foreligge utbetalingsgrunnlag som dokumentererutbetalingen.Etter endelig godkjenning skal kvittering på utført betaling, sletting og endring skrives ut <strong>av</strong> den somhar ettergodkjent betalingene og stiftes sammen med utbetalingsgrunnlag og arkiveres i permen sammenmed bankens kontoutskrift. Kvittering for utført betaling skal sjekkes mot kontoutskriften ved månedlig<strong>av</strong>stemming og kontroll.Arbeids- og velferdsdirektoratets landsdekkende veiledningsrutiner punkt 6:En <strong>av</strong>tale om frivillig offentlig <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> enkeltpersoners økonomi må gjennomføres på enbetryggende måte. Begrepet betryggende stiller kr<strong>av</strong> til selve rutinen og de personer som skal utførerutinen. Pengetransaksjonene må kontrolleres under forberedelse til overføring, under selve overføringenog på et senere tidspunkt ved utøvelse <strong>av</strong> revisjon.Revisjonskriterium:• Før endelig godkjenning <strong>av</strong> utbetalinger til andre enn klienten må det kontrolleres om fakturaen/utbetalingsgrunnlaget gjelder klienten, og om de registrerte opplysningene i nettbanken ommottakers kontonummer og beløpet samsvarer med fakturaen/utbetalingsgrunnlaget.Revisjonskriteriet er utledet fra:Fellesskriv til bydelene 5/2011punkt 5 s. 4:Se ovenfor .Arbeids- og velferdsdirektoratets landsdekkende veiledningsrutiner punkt 6:Se ovenfor.God regnskapspraksis.Revisjonskriterium:• Før endelig godkjenning <strong>av</strong> utbetalinger til klienten må det kontrolleres om det registrertekontonummeret i nettbanken samsvarer med gyldig dokumentasjon på <strong>av</strong>talt kontonummer.Revisjonskriteriet er utledet fra:Fellesskriv til bydelene 5/2011 punkt 5 s. 4:Se ovenforArbeids- og velferdsdirektoratets landsdekkende veiledningsrutiner punkt 6:Se ovenfor.God regnskapspraksis.Avstemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skontoRevisjonskriterier:• Forvaltningskontoen skal <strong>av</strong>stemmes <strong>av</strong> en person som ikke har vært delaktig ved betalingene iDNB Connect.<strong>Kommunerevisjonen</strong>59
Rapport 10/2013• Avstemmingen skal baseres på kontoutdrag fra banken, mappe med regnskapsbilag/fakturaer,utskrift etter endelig godkjenning, <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen og forrige måneds <strong>av</strong>stemmingsskjema.• Avstemmingen skal dokumenteres i skjemaet ”Månedlig <strong>av</strong>stemming <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>skonto”.Revisjonskriteriet er utledet fra:Fellesskriv til bydelene 5/2011 punkt 5 s. 4:Det skal foretas månedlig <strong>av</strong>stemming. Det må <strong>av</strong>stemmes også mot <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen.Avstemmingen skal ikke utføres <strong>av</strong> samme person som har utført betalingene i nettbanken eller som harettergodkjent betalingene.Kvittering for utført betaling skal sjekkes mot kontoutskriften ved månedlig <strong>av</strong>stemming og kontroll.Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok for Bedrift Nettbank s. 81:Avstemmingen utføres månedlig etter at perioden er <strong>av</strong>sluttet og kontoutdrag er mottatt fra banken.Følgende materiale er nødvendig for å foreta <strong>av</strong>stemmingen:- Kontoutdrag fra banken- Mappe med regnskapsbilag/fakturaer- Skjema: Forrige måneds <strong>av</strong>stemming skjema- Skjema ”Månedlig <strong>av</strong>stemming <strong>forvaltning</strong>skonto”Byråds<strong>av</strong>deling for finans sitt rundskriv 23/2002 Intern kontroll i økonomi<strong>forvaltning</strong>en i Oslokommune punkt 2:Byråds<strong>av</strong>deling for finans har sett enkelte svakheter som har gått igjen. For å kartlegge omfanget <strong>av</strong>problemene er det gjennomført en kontroll i noen virksomheter for å kartlegge rutinemessige svakheter.Gjennomgangen bekreftet det inntrykket som hadde bygget seg opp. Følgende bes fulgt opp:• Mangelfulle <strong>av</strong>stemmingsgrunnlag fra banken. Dette kan reguleres ved at all <strong>av</strong>stemming skjermot et fullverdig <strong>av</strong>stemmingsgrunnlag fra banken. Dette medfører at i stedet for å <strong>av</strong>stemme påsamlesummer er det hver enkelt betalingstransaksjon som skal kontrolleres.Evaluering <strong>av</strong> <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talenRevisjonskriterium:• Forvaltnings<strong>av</strong>talen skal evalueres senest etter ett år.Revisjonskriteriet er utledet fra:Fellesskriv til bydelene 5/2011 punkt 1 s. 2:Avtalen skal evalueres etter ett år og evalueringen bør skje i samråd med klienten. Det skal vurderes omdet har oppstått endringer i klientens økonomi eller andre relevante forhold som kan ha betydning forat <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen skal være til nytte for klienten. Etter evaluering <strong>av</strong> <strong>av</strong>talen bør det lages et nytt<strong>av</strong>taledokument. Det skal journalføres i sosialtjenestens fagsystem at evaluering er gjennomført.Arbeids- og velferdsdirektoratets landsdekkende veiledningsrutiner punkt 4.2.8:Avtalen bør evalueres løpende, og tidspunkt for evaluering bør fremgå <strong>av</strong> <strong>av</strong>talen. Første evaluering børikke ligge langt fram i tid fra inngåelsen <strong>av</strong> <strong>av</strong>talen, slik at eventuelleendringsbehov <strong>av</strong>dekkes og <strong>av</strong>hjelpes.60<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>Vedlegg 3 Uttalelse fra Byråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosialetjenesterOslo kommuneByråds<strong>av</strong>deling for eldre og sosiale tjenester<strong>Kommunerevisjonen</strong>Grenseveien 880663 OSLODato: 22.05.2013Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode:201200969-56 201205537-9 Synnøve Sjøflot, 23 46 11 66 126RAPPORT TIL UTTALELSE: SOSIALTJENESTENS FORVALTNING AVKLIENTMIDLER - OPPFØLGING AV RAPPORT 23/2010Vi viser til brev datert 08.05.2013 og <strong>Kommunerevisjonen</strong>s rapport <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong><strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> – oppfølging <strong>av</strong> rapport 23/2010.<strong>Kommunerevisjonen</strong> har gjennomført undersøkelser i seks bydeler og sett på om rutiner ogpraksis sikrer at <strong>forvaltning</strong>en <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> er i samsvar med gjeldende regelverk. Deundersøkte bydelene er Gamle Oslo, Ullern, Nordre Aker, Sagene, Østensjø og Nordstrand.Undersøkelsen har i tillegg vært en oppfølging <strong>av</strong> bydelene Søndre Nordstrand ogSt. Hanshaugen og byråden for helse og sosiale tjenester etter rapport 23/2010.Sosialtjenesten i Oslo kommune forvalter midler for ca 2 700 klienter. Et stort flertall <strong>av</strong> dissehar frivillig <strong>forvaltning</strong>. De undersøkte bydelene forvalter samlet sett midler for 1 556 klienter.<strong>Kommunerevisjonen</strong> har bedt om en tilbakemelding på ni spørsmål. Byråds<strong>av</strong>delingen haringen kommentarer til spørsmålene 1 – 3. De øvrige spørsmålene blir besvart samlet.<strong>Kommunerevisjonen</strong> har tidligere gitt ut to rapporter om <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong> ogbyråds<strong>av</strong>delingen har over flere år arbeidet med å bedre rettssikkerheten for den aktuelleklientgruppen. <strong>Kommunerevisjonen</strong> uttaler at de senere års arbeid for en mer betryggende<strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> klienters økonomiske midler har gitt positive resultater, noe byråds<strong>av</strong>delingen ergodt fornøyd med.På lik linje med de første rapportene er også den siste rapporten et nyttig verktøy ibyråds<strong>av</strong>delingens arbeid med å utvikle gode og nødvendige rutiner for bydelene. Rapportenangir konkrete funn byråds<strong>av</strong>delingen vil ta utgangspunkt i og den synliggjør hvor det fortsatter behov for endringer og særskilt oppfølging. Rapporten fremstår som lettlest, ryddig ogtydelig.Byråds<strong>av</strong>deling for eldre ogsosiale tjenesterPostadresse:Rådhuset, 0037 OsloE-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no<strong>Kommunerevisjonen</strong>61
Rapport 10/2013Vedrørende rutiner og praksis knyttet til skriftlig <strong>av</strong>tale om <strong>forvaltning</strong> og årlig evaluering <strong>av</strong><strong>av</strong>talenI kommunens fellesskriv 5/2011 <strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> klienters økonomi, er detpresisert at en <strong>av</strong>tale om frivillig <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> inntekt skal være skriftlig og undertegnet <strong>av</strong>begge parter i <strong>av</strong>taleforholdet. Avtalen skal evalueres i samråd med klienten etter ett år.Av rapportens funn fremgår det at det fortsatt er tre bydeler som har behov for å vurdere egnerutiner og praksis knyttet til kr<strong>av</strong>et om skriftlig <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale og årlig evaluering <strong>av</strong><strong>av</strong>talene.Kr<strong>av</strong>et om skriftlig <strong>av</strong>tale og årlig evaluering skal ikke fr<strong>av</strong>ikes. Byråds<strong>av</strong>delingen ønskerlikevel å peke på at det i gruppen <strong>av</strong> brukere med <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> inntekt, kan være personer deter vanskelig og tidkrevende å få til å møte på samtaler og til evaluering og undertegning <strong>av</strong><strong>av</strong>taler. I rapporten kommer det også frem at det er en økning i antall <strong>forvaltning</strong>sklienter desiste årene og at mange <strong>av</strong> brukerne er rusmiddel<strong>av</strong>hengige og/eller psykisk syke.TiltakByråds<strong>av</strong>delingen vil <strong>av</strong>vente bydelenes uttalelse til rapporten og deres forslag til tiltakknyttet til det aktuelle funnet. Ut fra dette vil vi innen 31.08.2013 vurdere behovet forvidere oppfølging.Vedrørende grunnlag for endelig godkjenning <strong>av</strong> utbetalinger og kontroll <strong>av</strong> utbetalingerSamlet forelå det et tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag for 93 % <strong>av</strong> de kontrollerteutbetalingene. I tre bydeler gjaldt dette for alle de kontrollerte utbetalingene.For de fem øvrige bydelene var det knyttet mangler til utbetalingsrunnlaget vedekstrautbetalinger til klienten og ved utbetalinger til husleie.Når det gjelder kontroll <strong>av</strong> utbetalinger var dette i all hovedsak ikke i samsvar med gjeldenderetningslinjer verken knyttet til utbetalinger til klienten eller utbetalinger til andre enn klienten.TiltakByråds<strong>av</strong>delingen vil i brev til bydelene presisere at det ikke er anledning til å fr<strong>av</strong>ikerutiner som fremgår <strong>av</strong> fellesskriv 5/2011, Kvalitetshåndboken for sosialtjenesten eller<strong>av</strong> rutinehåndbok for bruk <strong>av</strong> nettbank. Likeledes at det ikke kan innføres egne rutinersom er i motstrid med rutinene i disse dokumentene. Brev vil bli sendt ut innen30.06.2013.Byråds<strong>av</strong>delingen vil foreslå overfor Velferdsetaten at rutiner og praksis knyttet tilkr<strong>av</strong>ene om utbetalingsgrunnlag ved utbetalinger utenom <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>talen samtkontrollrutiner før endelig godkjenning <strong>av</strong> utbetalinger blir repetert på de årligekursdagene. Vi vil be om en tilbakemelding fra Velferdsetaten innen 31.08.2013.Utskrift etter endelig godkjent betalingGodkjenner 2 skal skrive ut kvittering for ”utført” betaling etter endelig godkjent betaling.Utskriften skal stiftes sammen med utbetalingsgrunnlaget og arkiveres.262<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>I undersøkelsen kom det frem at det i all hovedsak forelå utskrift etter godkjent betaling forhver enkelt utbetaling i de kontrollerte sakene. Alle utskriftene inneholdt opplysninger ombetalerens kontonummer, mottakers n<strong>av</strong>n og kontonummer, utbetalingsdato, beløp ogbankreferanse. Det varierte imidlertid hvilke typer utskrift som forelå, både mellom bydeleneog i enkelte tilfelle innen den enkelte bydel.Oslo kommune har fra 2012 benyttet DNB Connect ved <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>.Velferdsetaten har opplyst at rutinehåndbok for bruk <strong>av</strong> nettbank fortsatt er under revidering.Som en følge <strong>av</strong> dette er det ikke tatt stilling til hvilken utskrift godkjenner 2 skal ta ut etterendelig godkjenning, herunder hvilke opplysninger den skal inneholde.TiltakByråds<strong>av</strong>delingen vil i oppdrag til Velferdsetaten be om at rutinehåndbok for bruk <strong>av</strong>nettbank blir ferdigstilt. Aktuell sluttdato vil bli drøftet med etaten. Samtidig mågjeldende rutiner for utskrift etter endelig godkjent betaling vurderes, blant annet ombehovet for en forenkling kan etterkommes.Vedrørende <strong>av</strong>stemming og bruken <strong>av</strong> Oslo kommunes <strong>av</strong>stemmingsskjemaForvaltningskontoene skal <strong>av</strong>stemmes <strong>av</strong> en person som ikke har vært delaktig i betalingene.<strong>Kommunerevisjonen</strong>s kontroll <strong>av</strong> enkeltsaker viste at dette kun var tilfelle for alle dekontrollerte kontoene i to bydeler.<strong>Kommunerevisjonen</strong> understreker betydningen <strong>av</strong> kr<strong>av</strong>et om at en tredje person utfører<strong>av</strong>stemmingene. Manglende <strong>av</strong>stemming, eller <strong>av</strong>stemming foretatt <strong>av</strong> en som har værtinvolvert i betalingene, eliminerer den kontroll som ligger i en slik arbeidsdeling.Når det gjelder kommunens <strong>av</strong>stemmingsskjema mener enkelte bydeler at bruken <strong>av</strong> skjemaeter svært tidkrevende og unødvendig for å sikre en tilfredsstillende kontroll.TiltakByråds<strong>av</strong>delingen vil tilskrive bydelene og presisere gjeldende retningslinjer knyttet til<strong>av</strong>stemming. Dette vil bli gjort innen 30.06.2013.Byråds<strong>av</strong>delingen vil i oppdrag til Velferdsetaten be om en vurdering <strong>av</strong> Oslokommunes <strong>av</strong>stemmingsskjema og behovet for å bruke dette. Frist for oppdraget settestil 31.08.2010.Vedrørende myndighet til å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>taleAvtale om frivillig <strong>forvaltning</strong> skal inngås <strong>av</strong> kommunal enhetsleder, eller den som kommunalenhetsleder har delegert myndighet til. Ansvarsforholdene skal være basert på skriftlige ogoppdaterte delegasjoner.Det var bare i én <strong>av</strong> de åtte bydelene det forelå skriftlig delegasjon <strong>av</strong> myndigheten til å inngå<strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale for hele 2012 fra kommunal enhetsleder. Kontrollen <strong>av</strong> <strong>av</strong>taler inngått i 2012viste imidlertid at alle <strong>av</strong>talene var inngått <strong>av</strong> den/de som var angitt som bemyndiget.Tiltak3<strong>Kommunerevisjonen</strong>63
Rapport 10/2013Byråds<strong>av</strong>delingen vil tilskrive bydelene og presisere gjeldende retningslinjer knyttet tilmyndighet til å inngå <strong>forvaltning</strong>s<strong>av</strong>tale. Dette vil bli gjort innen 30.06.2013.Med vennlig hilsenBjørg Månum AnderssonkommunaldirektørMorten MjelvesosialtjenestesjefGodkjent og ekspedert elektronisk464<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong>Vedlegg 4 Uttalelser fra de åtte bydelene<strong>Kommunerevisjonen</strong>65
Rapport 10/201366<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong><strong>Kommunerevisjonen</strong>67
Rapport 10/201368<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong><strong>Kommunerevisjonen</strong>69
Rapport 10/201370<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong><strong>Kommunerevisjonen</strong>71
Rapport 10/201372<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong><strong>Kommunerevisjonen</strong>73
Rapport 10/201374<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong><strong>Kommunerevisjonen</strong>75
Rapport 10/201376<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong><strong>Kommunerevisjonen</strong>77
Rapport 10/201378<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong><strong>Kommunerevisjonen</strong>79
Rapport 10/201380<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong><strong>Kommunerevisjonen</strong>81
Rapport 10/201382<strong>Kommunerevisjonen</strong>
<strong>Sosialtjenestens</strong> <strong>forvaltning</strong> <strong>av</strong> <strong>klientmidler</strong><strong>Kommunerevisjonen</strong>83
Rapport 10/201384<strong>Kommunerevisjonen</strong>
Oslo kommune<strong>Kommunerevisjonen</strong>Grenseveien 88, 0663 OSLOTelefonnummer: 23 48 68 00Telefaksnummer: 23 48 68 01www.krv.oslo.kommune.nopostmottak@krv.oslo.kommune.noGrafisk produksjon: Allkopi AS - 10.13