Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler - Kommunerevisjonen

Oslo kommuneKommunerevisjonenRapport 10/2013Sosialtjenestensforvaltning av klientmidler2 0 1 3Kommunerevisjonen - integritet og verdiskaping

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerForordDenne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet Sosialtjenestens forvaltning avklientmidler. Undersøkelsen er forankret i kontrollutvalgets vedtak av 28.08.2012 (sak 87), ogtilhører fokusområdet myndighetsutøvelse og brukertilpassede tjenester, jf. bystyrets vedtak omOverordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon av 13.06.2012 (sak 165).Forvaltningsrevisjon er en lovpålagt oppgave for Oslo kommune. Formålet er nedfelt ikommuneloven § 77 nr. 4 som blant annet har følgende ordlyd:“… systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut frakommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).”Forvaltningsrevisjon i Oslo kommune gjennomføres iht. gjeldende standard for forvaltningsrevisjoni kommuner og fylkeskommuner i Norge (RSK 001).Prosjektet er gjennomført av Inger-Johanne Kramer (prosjektleder) og Kari Breisnes(prosjektmedarbeider).Vi vil takke alle vi har vært i kontakt med for nødvendig bistand i løpet av prosjektet.03.06.2013Lars Normann MikkelsenavdelingsdirektørInger-Johanne Kramer..........revisjonsrådgiverKommunerevisjonen1

Rapport 10/20132Kommunerevisjonen

3Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerInnholdForord.........................................................................................................................................1Hovedbudskap...........................................................................................................................5Sammendrag..............................................................................................................................51. Innledning..........................................................................................................................91.1 Bakgrunn.....................................................................................................................91.2 Formål og problemstillinger......................................................................................101.3 Nærmere om undersøkelsen rettet mot bydelene......................................................101.4 Nærmere om undersøkelsen rettet mot byråden .......................................................111.5 Revisjonskriterier......................................................................................................111.6 Metode.......................................................................................................................121.7 Forvaltning av klientmidler ......................................................................................121.8 Rapportens oppbygning.............................................................................................132. Vedtak og skriftlige avtaler............................................................................................152.1 Tvungen forvaltning..................................................................................................152.2 Frivillig forvaltning...................................................................................................153. Myndighet til å inngå forvaltningsavtale......................................................................183.1 Revisjonskriterier......................................................................................................183.2 Faktabeskrivelse........................................................................................................183.3 Kommunerevisjonens vurdering...............................................................................194. Innlogging i nettbank......................................................................................................204.1 Revisjonskriterier......................................................................................................204.2 Faktabeskrivelse........................................................................................................204.3 Kommunerevisjonens vurdering...............................................................................205. Grunnlag for endelig godkjenning av betaling............................................................215.1 Revisjonskriterier......................................................................................................215.2 Faktabeskrivelse........................................................................................................215.3 Kommunerevisjonens vurdering...............................................................................216. Kontroll av utbetalinger til andre enn klient................................................................236.1 Revisjonskriterier......................................................................................................236.2 Faktabeskrivelse........................................................................................................236.3 Kommunerevisjonens vurdering...............................................................................237. Kontroll av utbetalinger til klienten..............................................................................257.1 Revisjonskriterier......................................................................................................257.2 Faktabeskrivelse........................................................................................................257.3 Kommunerevisjonens vurdering...............................................................................268. Utskrift etter endelig godkjent betaling........................................................................27IHS12Kommunerevisjonen3

Rapport 10/20139. Avstemming av forvaltningskonto.................................................................................289.1 Revisjonskriterier......................................................................................................289.2 Faktabeskrivelse........................................................................................................289.3 Kommunerevisjonens vurdering...............................................................................2910. Evaluering av forvaltningsavtalen...............................................................................3110.1 Revisjonskriterium....................................................................................................3110.2 Faktabeskrivelse........................................................................................................3110.3 Kommunerevisjonens vurdering ..............................................................................3311. Bydel St. Hanshaugen....................................................................................................3411.1 Varslede tiltak etter Kommunerevisjonens rapport 23/2010.....................................3411.2 Bydelens opplysninger om status varslede tiltak .....................................................3411.3 Kontroll av enkeltsaker – status opp mot tidligere funn ..........................................3511.4 Kommunerevisjonens vurdering...............................................................................3512. Søndre Nordstrand........................................................................................................3612.1 Varslede tiltak etter Kommunerevisjonens rapport 23/2010.....................................3612.2 Bydelens opplysninger om status varslede tiltak......................................................3612.3 Kontroll av enkeltsaker – status opp mot tidligere funn ..........................................3712.4 Kommunerevisjonens vurdering...............................................................................3813. Byrådens oppfølging av bystyrets vedtak ...................................................................3913.1 Bystyrets vedtak........................................................................................................3913.2 Byrådens oppfølging.................................................................................................3913.3 Kommunerevisjonens vurdering ..............................................................................4014. Oppsummering, konklusjon og anbefalinger..............................................................4114.1 Oppsummering av vurderinger..................................................................................4114.2 Konklusjon................................................................................................................4314.3 Anbefalinger..............................................................................................................4315. Uttalelser til rapporten og Kommunerevisjonens vurdering av disse......................4415.1 Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester............................................................4415.2 Bydelene....................................................................................................................4415.3 Kommunerevisjonens vurdering...............................................................................46Referanser................................................................................................................................49Tabelloversikt...........................................................................................................................50Vedlegg 1 Undersøkelsens metode..........................................................................................51Vedlegg 2 Revisjonskriterier...................................................................................................55Vedlegg 3 Uttalelse fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester.................................61Vedlegg 4 Uttalelser fra de åtte bydelene...............................................................................654Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerHovedbudskapI denne undersøkelsen har Kommunerevisjonensett nærmere på sosialtjenestens forvaltningav klientmidler i åtte bydeler. Undersøkelsenviser at Oslo kommune de senere årene hararbeidet for å sikre en betryggende forvaltningav klienters økonomiske midler, noe somgjenspeiles i resultatet av Kommunerevisjonenskontroll av enkeltsaker.Undersøkelsen avdekket imidlertid avvikpå viktige punkter i de seks bydelenesom ikke tidligere har vært omfattet avKommunerevisjonens undersøkelser.Det gjaldt blant annet årlig evaluering avavtalene, utbetalingsgrunnlag ved utbetalingerutenom forvaltningsavtalen, avstemming avforvaltningskontoene og kontroll før endeliggodkjenning av utbetalinger. Det variertehvilke avvik som gjaldt i de ulike bydelene,samt omfanget av disse. Samlet sett innebar demangler som undersøkelsen avdekket, en risikofor svekket rettssikkerhet for klientene og forøkonomiske misligheter.Bydelene St. Hanshaugen og Søndre Nordstrandhar i etterkant av en tidligere undersøkelseiverksatt de varslede tiltakene. Bydel St.Hanshaugen hadde imidlertid ikke iverksatttilstrekkelige tiltak for å sikre årlig evalueringav avtalene.Byråden for helse og sosiale tjenester hargjennom flere tiltak fulgt opp bystyrets vedtaki møte 13.04.2011 (sak 82) om rapport 23/2010Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler –oppfølging av rapport 11/2008, men det gjenstårfortsatt noe arbeid med å revidere gjeldenderutiner.SammendragTotalt forvaltet sosialtjenesten i Oslo kommuneper 31.12.2012 midler for i underkant av 2700klienter, hvorav et stort flertall hadde frivilligforvaltning. Samlet sett forvaltet de undersøktebydelene midler for 1556 klienter.Kommunerevisjonen har tidligere gjennomførtto undersøkelser på dette området, jf. rapport11/2008 Sosialtjenestens forvaltning avklientmidler og rapport 23/2010 Sosialtjenestensforvaltning av klientmidler – oppfølging avrapport 11/2008. Kommunerevisjonens rapport23/2010 avdekket vesentlige mangler, somutgjorde en risiko for svekket rettssikkerhet forklientene og for økonomiske misligheter.Syv av de ni bydelene som var omfattet avundersøkelsen i 2010, var også inkludert iKommunerevisjonens undersøkelse i 2008.Disse syv bydelene er ikke omfattet av denneundersøkelsen. Bydelene som har vært omfattetav denne undersøkelsen, er Gamle Oslo, NordreAker, Nordstrand, Sagene, Ullern og Østensjø.I tillegg er det utført en oppfølging etter rapport23/2010 rettet mot bydelene St. Hanshaugenog Søndre Nordstrand og byråden for helse ogsosiale tjenester.Formålet med denne undersøkelsen har værtå gi ny informasjon til kontrollutvalget omstatus på dette området og bidra til forbedringav sosialtjenestens praksis ved etablering oggjennomføring av forvaltning av økonomiskemidler.Følgende problemstillinger er belyst:1. Sikrer bydelenes rutiner og praksis atforvaltningen av klientmidler er i samsvarmed gjeldende regelverk?2. Har byråden for helse og sosiale tjenesterfulgt opp bystyrets vedtak i møte 13.04.2011(sak 82)?Undersøkelsen rettet mot de seks bydelenesom ikke har vært revidert tidligere, byggeri hovedsak på intervjuer og kontroll av syvenkeltsaker i hver bydel.Kommunerevisjonen5

Rapport 10/2013Oppfølgingsundersøkelsen rettet mot de tobydelene som inngikk i Kommunerevisjonensundersøkelse i 2010, samt mot byråden,er basert på skriftlig kommunikasjon oggjennomgang av tilsendt materiale fra bydeleneog Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester.I tillegg har Kommunerevisjonen i bydelene St.Hanshaugen og Søndre Nordstrand gjennomgåttog kontrollert syv enkeltsaker i hver avbydelene.Undersøkelsesperioden omfatter i hovedsak2012. Det meste av datainnsamlingen blegjennomført i perioden januar–mars 2013.I det følgende gjør Kommunerevisjonen redefor sentrale vurderinger etter gjennomførtforvaltningsrevisjon.Vedtak og skriftlige avtalerDet forelå vedtak om tvungen forvaltning fraArbeids- og velferdsforvaltningen i alle dekontrollerte sakene hvor forvaltningen vartvungen. I to bydeler manglet det skriftligdisponeringsplan i én av to kontrollerte saker ihver av bydelene.I fem av de åtte bydelene forelå det skriftligforvaltningsavtale i alle de kontrollerte sakene.I de øvrige tre bydelene manglet det skriftligforvaltningsavtale i til sammen åtte saker.Undersøkelsen tyder på at de undersøktebydelene nå benytter Oslo kommunesstandardavtale ved inngåelse av nyeforvaltningsavtaler.Myndighet til å inngå forvaltningsavtaleDet var bare i én av de åtte bydelene detforelå skriftlig delegasjon av myndigheten tilå inngå forvaltningsavtalene for hele 2012 frakommunal enhetsleder. Kontrollen av avtalerinngått i 2012 eller senere viste at alle avtalenevar inngått av den/de som var angitt sombemyndiget.Grunnlag for endelig godkjenning av betalingSamlet sett forelå det et tilfredsstillendeutbetalingsgrunnlag for 93 prosent av dekontrollerte utbetalingene. I tre bydeler gjaldtdette for alle de kontrollerte utbetalingene.Manglene i de øvrige fem bydelene var i allhovedsak knyttet til utbetalingsgrunnlagetved ekstrautbetalinger til klienten og vedutbetalinger av husleie.Én av de åtte bydelene oppga at det i denbydelen ikke var krav om at det skulle foreliggeet bekreftet utbetalingsgrunnlag ved utbetalingerutenom forvaltningsavtalen. De øvrige syvbydelene oppga at de hadde krav om dette vedekstra utbetalinger til klienten. Tre av bydelenehadde i tillegg krav om dette ved utbetaling tilandre enn klienten.Kontroll av utbetalingerDet var bare én av de seks kontrollerte bydelenesom beskrev kontrollrutiner i samsvar medgjeldende retningslinjer ved utbetalinger til andreenn klienten.Ingen av de seks kontrollerte bydelene beskrevkontrollrutiner i samsvar med gjeldenderetningslinjer ved utbetalinger til klienten.Utskrift etter endelig godkjenningDet forelå i all hovedsak utskrift etter endeliggodkjenning for hver enkelt utbetaling i dekontrollerte sakene. Alle utskriftene inneholdtopplysninger om betalerens kontonummer,mottakers navn og kontonummer,utbetalingsdato, beløp og bankreferanse. Detvarierte imidlertid hvilke typer utskrifter somforelå, både mellom bydelene og i enkeltetilfeller innen den enkelte bydel. Noen utskriftervar tatt ut etter endelig godkjenning, mens andrevar tatt ut etter at utbetalingen var effektuert.Enkelte bydeler arkiverte utskriftene uavhengigav bilagene. Videre varierte det om utskrifteneinneholdt opplysninger om endringer og omhvem som hadde vært involvert i betalingen(e).6Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerAvstemming av forvaltningskontoAvstemming foretas av en person som ikke harvært delaktig ved utbetalingeneI to av de åtte bydelene var alle de kontrollerteforvaltningskontoene avstemt av en personsom ikke hadde vært delaktig i betalingene.I én bydel kunne Kommunerevisjonenikke kontrollere dette grunnet manglendedokumentasjon i to av sakene. Imidlertid var allekontoene i de fem sakene Kommunerevisjonenkontrollerte, avstemt av en tredjeperson.I tre av de øvrige fem bydelene forekom detforvaltningskontoer som ikke var avstemt, ellerhvor avstemmingen var foretatt av en personsom hadde vært delaktig i betalingene.I to bydeler var alle de kontrollerte kontoeneavstemt av en person som hadde vært involvert ibetalingene.AvstemmingsgrunnlagDe seks bydelene Kommunerevisjonenintervjuet, var innforstått med kravet om atavstemmingen skal baseres på kontoutdragfra banken og regnskapsbilag/fakturaer. Detvar imidlertid bare to bydeler som la utskriftetter endelig godkjenning til grunn foravstemmingen. Videre var det bare én bydel somavstemte opp mot gjeldende forvaltningsavtale.Dokumentasjon av avstemmingenBare to av de åtte bydelene hadde tatt i brukOslo kommunes skjema ”Månedlig avstemmingav forvaltningskonto”. I tillegg hadde to bydelerprøvd ut skjemaet og mente at bruken av dettevar svært tidkrevende og ikke nødvendig for åsikre en tilfredsstillende kontroll.Evaluering av forvaltningsavtalenEvaluering var aktuelt for 13 avtaler, fordeltpå seks bydeler. Det var bare i to bydeler detforelå dokumentasjon på at evalueringen avalle de aktuelle avtalene var påbegynt ellergjennomført, det gjaldt til sammen fem avtaler.Bydelene St. Hanshaugen og SøndreNordstrandBydel St. Hanshaugen og Bydel SøndreNordstrand har i etterkant av tidligereundersøkelse iverksatt de varslede tiltakene, jf.Kommunerevisjonens rapport 23/2010.Kommunerevisjonens kontroll av syvenkeltsaker i hver av bydelene viste at beggebydelenes praksis i all hovedsak var i tråd medgjeldende regelverk på alle de områdene somble kontrollert. Kontrollen avdekket imidlertidat Bydel St. Hanshaugen ikke hadde iverksatttilstrekkelige tiltak for å sikre årlig evalueringav avtalene.Byrådens oppfølging av bystyrets vedtakKommunerevisjonen konkluderer med atbyråden har fulgt opp bystyrets vedtak ved atdet er innhentet skriftlig tilbakemelding frabydelene og byrådsavdelingen har vurdert detiltakene bydelene har oppgitt å ha planlagt ellergjennomført i etterkant av vår undersøkelse i2010. Videre er nytt fellesskriv ferdigstilt ogdistribuert til bydelene, og byrådsavdelingen hariverksatt kompetanseoppbyggende tiltak i formav kurs for ansatte i sosialtjenesten. Byrådenhar gjennom flere notater orientert helse- ogsosialkomiteen om tiltak som er iverksatt påområdet.Undersøkelsen viser imidlertid at det gjenstårnoe arbeid før revisjonen av gjeldende rutiner erfullført.Kommunerevisjonens anbefalingerKommunerevisjonen anbefaler bydelene GamleOslo og Ullern å vurdere egen praksis knyttet tilkravet om skriftlig forvaltningsavtale, herunderevaluering av avtalene. Videre anbefales BydelNordre Aker å vurdere egne rutiner og egenpraksis for evaluering av forvaltningsavtalene.Bydelene Gamle Oslo, Nordre Aker,Nordstrand, Sagene, Ullern og Østensjøanbefales å vurdere egne kontrollrutiner førKommunerevisjonen7

Rapport 10/2013endelig godkjenning av utbetalinger. BydeleneSagene, Ullern og Østensjø anbefales i tilleggå se særlig på egne rutiner og praksis knyttettil kravene om utbetalingsgrunnlag vedutbetalinger utenom forvaltningsavtalen. Videreanbefales bydelene Nordre Aker og Nordstrandå se særlig på egne rutiner og praksis foravstemming av forvaltningskontoene.Bydelene Gamle Oslo, Nordre Aker,Nordstrand, Sagene, Ullern og Østensjø bør sesærskilt på egen praksis knyttet til delegasjonenav myndigheten til å inngå forvaltningsavtaler.I arbeidet med revisjonen av Velferdsetatensrutinehåndbok anbefales byråden for helseog sosiale tjenester å se særskilt på gjeldenderutiner for utskrift etter endelig godkjentbetaling og bruken av Oslo kommunesavstemmingsskjema.Uttalelsene til rapportenRapporten ble 08.05.2013 oversendt foruttalelse til de åtte bydelene som er omfattetav undersøkelsen, og byråden for helse ogsosiale tjenester. Uttalelsene fra bydelene ogByrådsavdeling for eldre og sosiale tjenesterfølger i sin helhet som trykte vedlegg tilrapporten.Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenesteroppgir at rapporten er et nyttig verktøy iavdelingens videre arbeid med å utvikle godeog nødvendige rutiner for bydelene. Av tiltakangir avdelingen blant annet at gjeldende rutinervil bli innskjerpet og at Velferdsetaten vil fåi oppdrag å ferdigstille rutinehåndboken forbruk av nettbank, samt vurdere rutinene knyttettil utskrift etter endelig godkjent betaling ogbruken av Oslo kommunes avstemmingsskjema.Når det gjelder rutiner og praksis knyttet tilskriftlig forvaltningsavtale og årlig evalueringav avtalen, vil byrådsavdelingen avventebydelenes forslag til tiltak i bydelenes uttalelsertil rapporten og ut fra det vurdere behovet forvidere oppfølging.Bydel Sagene anfører i sin uttalelse at detblir svært tidkrevende dersom godkjennernr. 2 skal gjennomføre kontroller av alleutbetalingsgrunnlag i alle saker og at bydelensrutiner for månedlig avstemming, som blantannet innebærer kontroll av effektuertetransaksjoner, vurderes å innebære en kontrollsom sikrere kan avdekke eventuelle feil ellermisligheter. En praksis hvor godkjenner nr.2 bare foretar stikkprøvekontroller er ikke isamsvar med Oslo kommunes retningslinjer.Kommunerevisjonen understreker viktighetenav arbeidsdeling og gode kontrollrutiner førklientens konto belastes.For øvrig er det Kommunerevisjonensvurdering at tiltakene som de åtte bydelene ogbyrådsavdelingen oppgir å ha iverksatt ellervurderer å iverksette, er relevante og i tråd medKommunerevisjonens anbefalinger.8Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler1. InnledningI denne undersøkelsen har Kommunerevisjonensett nærmere på sosialtjenestens forvaltning avklientmidler i åtte bydeler. Kommunerevisjonenhar tidligere avgitt to rapporter om forvaltningav klientmidler, jf. rapport 11/2008Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler ograpport 23/2010 Sosialtjenestens forvaltning avklientmidler – oppfølging av rapport 11/2008.Samlet sett avdekket rapport 23/2010 vesentligemangler, som utgjorde en risiko for svekketrettssikkerhet for klientene og økonomiskemisligheter.Den foreliggende undersøkelsen er gjennomførtvåren 2013 og er både en oppfølging av rapport23/2010 og en første revisjon på dette områdeti de seks bydelene som til nå ikke har værtomfattet av slike undersøkelser.Sosialtjenestens forvaltning av økonomiskemidler skjer på grunnlag av den enkeltessamtykke (frivillig forvaltning) eller medhjemmel i folketrygdloven § 22-6 1 (tvungenforvaltning). Denne bestemmelsen gir Arbeidsogvelferdsetaten myndighet til å treffevedtak om at individuelle trygdeytelser i gittesituasjoner skal utbetales til et NAV- kontor,ikke direkte til klienten.Ved tvungen forvaltning skal ytelsen disponerestil beste for klienten, jf. folketrygdloven § 22-6.Sikring av husvære, mat og klær samt hensynettil dem klienten har forsørgelsesplikt overfor,anses som primærbehov til beste for klienten.Sosialtjenesten må foreta en konkret, individuellvurdering av den enkelte klients behov, og detmå utarbeides en skriftlig disponeringsplan.Frivillig forvaltning av klientmidler eret viktig virkemiddel i et økonomiskrådgivningsperspektiv. Det foreliggerimidlertid ingen lovpålagt plikt til å tilbytjenesten. Ved inngåelse av avtale om frivilligforvaltning utøver ikke sosialkontoretoffentlig myndighet, og avtalen reguleresderfor av privatrettslige regler. Dette stillersærlige krav til sosialkontorene, både vedutformingen av avtalen og oppfølgingenav denne. Forvaltningslovens generellebestemmelser, grunnleggende prinsipperfor forsvarlig saksbehandling og kravenetil god forvaltningsskikk gjelder likevelfor sosialtjenestens forvaltning. Enforvaltningsavtale skal være individuelttilpasset.Uavhengig av om forvaltningen er tvungen ellerfrivillig, er det overordnede målet å forebyggegjeldsproblemer, sikre klientens boforhold ogsørge for at klienten har nødvendige midler tildekning av livsopphold.Forvaltningen gjennomføres ved at klientensinntekt overføres til en bankkonto, som ståri klientens navn, men som sosialtjenestenforvalter. Sosialtjenesten betaler klientensutgifter i henhold til avtale/disponeringsplan,og klienten mottar avtalte beløp til livsopphold.Ekstern revisjon er ikke lovpålagt forsosialtjenestens forvaltning av klientmidler.1.1 BakgrunnVed behandlingen av rapport 23/2010 i møte14.12.2010 (sak 84) vedtok kontrollutvalgetdette:Kontrollutvalget merker seg atKommunerevisjonens rapport 23/2010Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler– oppfølging av rapport 11/2008 viser at detpå vesentlige punkter var avvik i forhold tilgjeldende regelverk og god regnskapspraksis.Dette gjaldt blant annet kravene om:- skriftlig forvaltningsavtale- faktura/utbetalingsgrunnlag- kontroll av den enkelte utbetaling- avstemming av forvaltningskontiene1Bestemmelsen er gjengitt i vedlegg 2.Kommunerevisjonen9

Rapport 10/2013De avdekkede manglene utgjør en risiko forsvekket rettssikkerhet for klientene og forøkonomiske misligheter. Det siste året er detavdekket to mislighetssaker på dette området.Kontrollutvalget merker seg at byrådsavdelingenog bydelene oppgir å ha iverksatt, eller vurderer åiverksette tiltak, i tråd med Kommunerevisjonensanbefalinger. Det er svært viktig atbydelsdirektørene etablerer og gjennomførerbetryggende intern kontroll.Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonenfremme sak med vurdering av en fast årligkontroll på dette området, eventuelt etter samrådmed byrådsavdelingen.Kontrollutvalget tar for øvrigKommunerevisjonens rapport 23/2010 tilorientering.Kontrollutvalget innstiller til bystyret å fattefølgende vedtak:Kommunerevisjonens rapport 23/2010Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler –oppfølging av rapport 11/2008 viser at kontrollenmed frivillig forvaltning av klientmidler varmangelfull. De avdekkede manglene utgjør enrisiko for svekket rettssikkerhet for klienteneog for økonomiske misligheter. Klienter somomfattes av ordningen med frivillig forvaltning,kan ikke forventes å kontrollere forvaltningen avegne midler i særlig grad. Kommunen har ikkeregnskaps- eller revisjonsplikt på dette området.Dette innebærer høy risiko og øker behovet forannen kontroll. Bystyret ber byrådet følge opp atbydelsdirektørene sørger for betryggende internkontroll på dette området.For øvrig tar bystyret Kommunerevisjonensrapport 23/2010 til orientering.Ved behandling av saken 13.04.2011 (sak 82)fattet bystyret følgende vedtak, i tråd med helseogsosialkomiteens innstilling av 30.03.2011(sak 33):1.Kommunerevisjonens rapport 23/2010Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler –oppfølging av rapport 11/2008 viser at kontrollenmed frivillig forvaltning av klientmidler varmangelfull. De avdekkede manglene utgjør enrisiko for svekket rettssikkerhet for klientene ogfor økonomiske misligheter.Klienter som omfattes av ordningen medfrivillig forvaltning, kan ikke forventes åkontrollere forvaltningen av egne midler isærlig grad. Kommunen har ikke regnskapsellerrevisjonsplikt på dette området. Detteinnebærer høy risiko og øker behovet for annenkontroll. Bystyret ber byrådet følge opp atbydelsdirektørene sørger for betryggende internkontroll på dette området.For øvrig tar bystyret Kommunerevisjonensrapport 23/2010 til orientering.2.Bystyret ber byrådet gi en tilbakemelding tilbystyrets organer innen 30. juni 2011 om hvilkenye tiltak byrådsavdelingen og hver enkeltbydel har gjennomført for å sikre betryggendeinternkontroll på dette området.1.2 Formål og problemstillingerDet overordnede målet med denneundersøkelsen har vært å bidra til forbedringav sosialtjenestens praksis ved etablering oggjennomføring av forvaltning av økonomiskemidler.Undersøkelsen har hatt to problemstillinger:1. Sikrer bydelenes rutiner og praksis atforvaltningen av klientmidler er i samsvarmed gjeldende regelverk?2. Har byråden for helse og sosiale tjenesterfulgt opp bystyrets vedtak i møte 13.04.2011(sak 82)?1.3 Nærmere om undersøkelsen rettetmot bydeleneKommunerevisjonens undersøkelse i 2010, jf.rapport 23/2010 Sosialtjenestens forvaltningav klientmidler – oppfølging av rapport11/2008, omfattet ni bydeler. I rapport 23/2010anbefalte Kommunerevisjonen alle bydeleneå vurdere kapasitet, rutiner og praksis medsikte på å iverksette ytterligere tiltak for åsikre betryggende forvaltning av klientmidler,herunder at Oslo kommunes sentrale rutiner ogretningslinjer overholdes.10Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerSyv av de ni bydelene som var omfattet avundersøkelsen i 2010, var også inkludert ivår undersøkelse i 2008. Disse bydelene erderfor ikke omfattet av den foreliggendeundersøkelsen. Denne undersøkelsen har værtgjennomført i bydelene Gamle Oslo, NordreAker, Nordstrand, Sagene, Ullern og Østensjø.I tillegg er det i bydelene St. Hanshaugen ogSøndre Nordstrand utført en oppfølging etterKommunerevisjonens rapport 23/2010.I seks av de åtte bydelene var oppgavenmed forvaltningen av klientmidler lagt tilsosialtjenesten i NAV. Bydel Sagene forvaltetøkonomien for ca. 600 klienter, hvoravSosialtjenesten i NAV Sagene forvaltet midlerfor i underkant av 500 personer. Bydelenssøknadskontor forvaltet økonomien for deresterende. Denne undersøkelsen omfatter bareSosialtjenesten i NAV Sagene. I Bydel Østensjøvar oppgaven med forvaltning av klientmidlerlagt til Tiltakssenteret, som var en utførerenhetfor sosialtjenesten i NAV.Bydelene hadde ulik betegnelse på stillingensom øverste leder. I rapporten benytter vitittelen kommunal enhetsleder. Videre benyttervi betegnelsen forvalter om de som forestården tekniske forvaltningen, dvs. de somregelmessig er involvert i utbetalingene. Detvarierte også om bydelen brukte saksbehandlereller sosialkonsulent. Vi bruker tittelensaksbehandler, med unntak av i omtalenav Bydel Østensjø. Dette gjør vi fordisosialkonsulentene ved Tiltakssenteret for øvrigikke var klientens saksbehandler.1.4 Nærmere om undersøkelsen rettetmot byrådenI rapport 23/2010 anbefalte Kommunerevisjonendaværende byråd for sosiale tjenester ogrusomsorg å følge opp bydelenes arbeidmed forvaltning av klientmidler, herunderbydelenes iverksettelse av gjeldende rutiner ogretningslinjer for forvaltningen av klientmidler.Byråden ble videre anbefalt å fullføre arbeidetmed å videreutvikle gjeldende rutiner ogretningslinjer så raskt som mulig. I denforbindelse pekte vi på at det burde vurderes omdet var behov for å presisere hvilke kontrollersom skal gjøres før godkjenning av den enkelteutbetaling. Kommunerevisjonen viste for øvrigtil rapport 08/2010 Misligheter ved frivilligforvaltning av klientmidler i sosialtjenesten– Bydel Grorud, hvor vi pekte på ytterligerespørsmål som kunne vurderes.I sin uttalelse til rapporten opplysteByrådsavdeling for eldre og sosiale tjenesterat avdelingen tok sikte på å sende ut etrevidert fellesskriv til bydelene rundt årsskiftet2010/11. Videre påpekte byrådsavdelingen atKommunerevisjonens undersøkelse viste at detvar behov for bedre oppfølging av bydelenesarbeid med forvaltning av klientmidler.Byrådsavdelingen ville be den daværendeHelse- og velferdsetaten om å utarbeide kurs-/opplæringsmateriell, som kunne bidra til å bedrekompetansen på dette feltet i bydelene.Byrådsavdelingen understreket atvidereutvikling av sosialtjenestens arbeid pådette området var en løpende prosess, og atdet måtte forventes å være utfordringer pådette området, som måtte løses underveis. Iden forbindelse pekte byrådsavdelingen på atenkelte utfordringer kanskje kunne løses vedendring av rutiner i samarbeid med kommunensbankforbindelse.1.5 RevisjonskriterierRevisjonskriterier er målestokken som legges tilgrunn for Kommunerevisjonens vurderinger. Idenne undersøkelsen er revisjonskriteriene blantannet utledet fra følgende kilder:• lov 25. september 1992 nr. 107 omkommuner og fylkeskommuner(kommuneloven)• byrådssak 1057/08 Overordnet rammeverkfor god intern kontroll i Oslo kommune• bystyresak 466/05 Juridisk strategi for OslokommuneKommunerevisjonen11

Rapport 10/2013• lov 28. februar 1997 nr. 19 om folketrygd(folketrygdloven)• byrådsavdeling for eldre og sosialetjenesters fellesskriv til bydelene 5/2011Sosialtjenestens forvaltning av klientersøkonomi• Arbeids- og velferdsdirektoratetsLandsdekkende veiledningsrutinerfor frivillig offentlig forvaltning avenkeltpersoners økonomi• god regnskapspraksis• DNBs rutinehåndbok for nettbankRevisjonskriteriene presenteres innledningsvisi hvert kapittel, og det er redegjort nærmere forutledningen av dem i rapportens vedlegg 2.1.6 MetodeUndersøkelsen rettet mot de seks bydelenesom ikke har vært revidert tidligere,bygger i hovedsak på intervjuer og kontrollav enkeltsaker. Det ble gjennomført togruppeintervjuer i hver bydel. Det ene intervjuetvar med forvaltere og saksbehandlere, det andremed deres ledere. Spørsmålene omhandlet istor utstrekning de samme temaene. Vi stiltesamme spørsmål til de ansatte i alle bydelene.Tilsvarende gjaldt for spørsmålene til lederne,men de ble likevel noe tilpasset etter hvilkeninformasjon vi hadde mottatt fra bydelen førintervjuet.Oppfølgingsundersøkelsen av de to bydelenesom inngikk i Kommunerevisjonensundersøkelse i 2010, samt av byråden, er basertpå skriftlig kommunikasjon og gjennomgangav tilsendt materiale fra bydelene ogByrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester.I tillegg har vi i bydelene St. Hanshaugen ogSøndre Nordstrand gjennomgått og kontrollertsyv enkeltsaker i hver av bydelene.Vi har til sammen kontrollert 56 enkeltsaker ide åtte bydelene. Bydelene fremla en oppdatertoversikt over samtlige forvaltningsklienter vedrevisjonsbesøket. Vi valgte ut syv saker i hverbydel, hvorav to med tvungen forvaltning. Itillegg la vi vekt på å sikre at utvalget omfattetsaker fra ulike forvaltere og kontoer medvarierende saldo (høy/lav). For øvrig skjeddeutvelgelsen tilfeldig. Vi har kontrollert tilsammen 476 utbetalinger i de 56 sakene.Hver bydel har verifisert en samletfaktabeskrivelse for sin egen del, basert påverifiserte intervjuer og Kommunerevisjonensgjennomgang av enkeltsaker i bydelen.Kommunerevisjonen har underveis hatt kontaktmed flere av bydelene, blant annet for åoppklare uklarheter. Opplysninger gitt muntliger senere bekreftet skriftlig.Undersøkelsesperioden omfatter i hovedsak2012. Det meste av datainnsamlingen blegjennomført i perioden januar–mars 2013.På enkelte punkter bygger vi kun på bydelenesegen beskrivelse av praksis. I slike tilfeller er viforsiktige i våre vurderinger og konklusjoner.1.7 Forvaltning av klientmidlerTotalt forvaltet sosialtjenesten i Oslo kommuneper 31.12.2012 midler for i underkant av 2700klienter, hvorav et stort flertall hadde frivilligforvaltning. Anslagsvis medgikk i underkant av50 årsverk til forvaltning av klientmidler.Tabell 1 viser en oversikt over antallforvaltningsklienter for hver av de åtteundersøkte bydelene og bydelenes opplysningerom antall årsverk som samlet medgikktil forvaltning av klientmidler. Nederst itabellen fremkommer opplysningene for debydelene som inngikk i Kommunerevisjonensundersøkelse i 2010, men som ikke er omfattetav denne undersøkelsen.12Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerTabell 1 Antall forvaltningsklienterBydelAntall forvaltningsklienterAntallårsverkGamle Oslo 330 7,5Nordre Aker 52 *Nordstrand 100 2,5Sosialtjenesten i NAV 477 6SageneSagene, søknadskontoret121 1St. Hanshaugen 180 2,5S. Nordstrand 95 1,7Ullern 59 1Østensjø 142 3,6Totalt i de1556 25,8kontrollerte bydeleneAlna 98 3,5Bjerke 86 3Frogner 154 4Grorud 208 3Grünerløkka 310 4Stovner 150 2,5Vestre Aker 85 2Totalt i alle bydelene 2 647 47,8Note: Tallene inkluderer både tvungen og frivilligforvaltning og er basert på utskrift fra DNB nettbankmottatt ved revisjonsbesøk i hver av de åtte bydelenesom er omfattet av undersøkelsen, korrigert for bydelensopplysninger om i hvilke saker forvaltningen varopphørt uten at kontoen ennå var avsluttet. De øvrigesyv bydelene har på forespørsel fra Kommunerevisjonenoppgitt antall forvaltningsklienter per 31.12.2012. *BydelNordre Aker oppga at seks saksbehandlere hadde ansvaretfor inngåelse av avtaler og oppfølging av klienter, og atto personer hadde ansvaret for den tekniske delen medhåndtering av inn- og utbetalinger m.m. Forvaltning komi tillegg til andre arbeidsoppgaver, og det var vanskelig åanslå antall årsverk til forvaltning av klientmidler.Som tabell 1 viser, varierer antall klienterfra en bydel til en annen. Bydel Sagene(Sosialtjenesten i NAV Sagene) hadde 477klienter og dermed flest. Bydel Nordre Akerhadde færrest, med 52 klienter. Med forbeholdom den usikkerhet som er knyttet til bydelenesanslag på dette punkt, viser tabellen også atforskjellen i antall klienter ikke nødvendigvisgjenspeiles i antall årsverk som medgår tilforvaltningen.Bydelene fortalte om en sterk økning i antallforvaltningsklienter de siste årene og oppga atmange av klientene var rusmiddelavhengigeog/eller psykisk syke. Videre påpekteflere bydeler at innføringen av arbeidsavklaringspenger(AAP) var en medvirkendeårsak til økningen i antall forvaltningsklienter,da mange ikke klarte å disponere egne pengerved utbetaling hver 14. dag. Ordningen skapteogså uforutsigbarhet for forvaltningen, damange av klientene ikke evnet å følge oppkravet om å sende inn skjemaet hver 14. dag.Flere bydeler påpekte at arbeidet medforvaltning av klienters midler varressurskrevende, og flere beskrev et stortarbeidspress.1.8 Rapportens oppbygningI kapittel 2 vurderer vi grunnlaget for bydelenesforvaltning av klientmidler. Vi har sett på om deti saker hvor forvaltningen var tvungen, forelåvedtak fra Arbeids- og velferdsforvaltningen ogen disponeringsplan. Ved frivillig forvaltning såvi om det forelå en skriftlig forvaltningsavtale,og om bydelene benyttet Oslo kommunesstandardavtale.I kapittel 3 redegjør vi nærmere formyndigheten til å inngå forvaltningsavtalene.I kapitlene 4–9 redegjør vi nærmere forbydelenes praksis knyttet til kravene omarbeidsdeling: Vi har sett på myndigheten til åinngå forvaltningsavtaler, innlogging i nettbank,grunnlaget for endelig godkjenning av betaling,kontroll før endelig godkjenning av utbetalinger,utskrift etter endelig godkjent betaling ogavstemming av forvaltningskontoene.I kapittel 10 ser vi nærmere på bydelenesevaluering av forvaltningsavtalene.Kommunerevisjonen13

Rapport 10/2013I kapitlene 11 og 12 redegjør vi nærmerefor bydelene St. Hanshaugens og SøndreNordstrands oppfølging av meldte tiltak etterKommunerevisjonens rapport 23/2010.I kapittel 13 presenteres status for byrådensoppfølging av bystyrets vedtak vedbehandlingen av Kommunerevisjonens rapport23/2010.I kapittel 14 oppsummerer vi de viktigstevurderingene, konkluderer og gir anbefalinger.I kapittel 15 gir vi et sammendrag av uttalelsenefra bydelene og Byrådsavdeling for eldre ogsosiale tjenester, og Kommunerevisjonensvurderinger av disse. Uttalelsene følger i sinhelhet som trykte vedlegg til den endeligerapporten.14Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler2. Vedtak og skriftlige avtaler2.1 Tvungen forvaltning2.1.1 Revisjonskriterier• Tvungen forvaltning av klientmidler skalvære basert på vedtak fra Arbeids- ogvelferdsetaten. Sosialtjenesten skal utarbeideen disponeringsplan.2.1.2 FaktabeskrivelseVed mappegjennomgangen kontrollerte vi i allede åtte bydelene om• det forelå vedtak fra Arbeids- ogvelferdsetaten• det forelå skriftlig disponeringsplanDet forelå vedtak i henhold til folketrygdloven§ 22-6 i alle de 16 kontrollerte sakene hvorbydelene oppga at forvaltningen var tvungen.Videre forelå det i all hovedsak en skriftligdisponeringsplan i disse sakene. I bydeleneSt. Hanshaugen og Østensjø manglet detdisponeringsplan i én av to saker med tvungenforvaltning.2.1.3 Kommunerevisjonens vurderingI bydelene Gamle Oslo, Nordre Aker,Nordstrand, Sagene, Søndre Nordstrand ogUllern var praksisen i de undersøkte sakene itråd med revisjonskriteriet på dette punktet.Også i bydelene St. Hanshaugen og Østensjøforelå det vedtak fra Arbeids- og velferdsetateni de undersøkte sakene, men det mangletdisponeringsplan i én sak i hver av dissebydelene. En skriftlig disponeringsplan, samt enbegrunnelse for denne, er viktig for at klientenskal kunne ivareta sine interesser i saken.Videre er det en risiko for at manglende skriftligdisponeringsplan vil vanskeliggjøre kontrollenmed forvaltningen som sådan.2.2 Frivillig forvaltning2.2.1 Revisjonskriterier• En avtale om frivillig forvaltning avklientmidler skal være skriftlig, ogbydelen skal benytte Oslo kommunesstandard forvaltningsavtale.• Forvaltningsavtalen skal tilpasses denenkelte klients behov.Kommunerevisjonen har lagt til grunn at detmå foreligge et skriftlig avtaledokument signertav begge parter. Videre må avtalen, foruten åangi hvilke inntekter og utgifter som inngår iforvaltningen, omhandle partenes plikter ogrettigheter for øvrig. En samtykkeerklæring fraklienten, eller et budsjett / en disponeringsplansignert av begge parter, utgjør således ikkeen tilfredsstillende forvaltningsavtale i dennesammenheng.2.2.2 FaktabeskrivelseMed unntak av bydelene St. Hanshaugen ogNordstrand spurte vi de undersøkte bydelene om• de brukte Oslo kommunes standardavtale• hvordan bydelen sikret at standardavtalenble tilpasset den enkeltes situasjonVed mappegjennomgangen kontrollerte vii alle de åtte bydelene om Oslo kommunesstandardavtale var benyttet, eventuelt om detforelå en annen skriftlig forvaltningsavtale.Skriftlig avtale, herunder bruk avstandardavtalenAlle de seks bydelene vi intervjuet, oppga at debenyttet Oslo kommunes standardavtale.Bydel Gamle Oslo hadde utarbeidet enegen mal for forvaltningsavtalene, basert påstandardavtalen. Avtalen bestod av to deler.Del I tilsvarte standardavtalens beskrivelse avrammene for forvaltningen, men bydelen haddeinnarbeidet ytterligere punkter. Dette gjaldtKommunerevisjonen15

Rapport 10/2013blant annet et punkt om at sosialtjenesten veden økning i klientens trygd og økning/reduksjoni husleie innenfor en ramme på 5 prosentkunne endre avtalens del II uten ny signatur fraklienten. Del II omhandlet klientens inntekter ogutgifter samt hvordan midlene skulle disponeres.Avtale tilpasset klientens behovDe seks bydelene oppga at de alltid haddemøte(r) med brukeren hvor partene gikkgjennom vedkommendes situasjon og ble enigeom hvilke midler som skulle inngå i avtalen, oghvordan forvaltningen skulle gjennomføres.Kontroll av avtalerTabell 2 gir en oversikt over forekomsten avavtaler i de kontrollerte sakene.Tabell 2 viser at det forelå skriftligforvaltningsavtale i 32 av de 40 kontrollertesakene. I bydelene Nordstrand, Sagene, St.Hanshaugen, Søndre Nordstrand og Østensjøforelå det avtaler i alle sakene. I henhold til dekriteriene vi har lagt til grunn, manglet bydeleneGamle Oslo, Nordre Aker og Ullern skriftligeavtaler i henholdsvis fire, én og tre av de femsakene som var kontrollert i hver bydel. I BydelGamle Oslo manglet avtalens del I i to avsakene. I de to øvrige sakene var ikke avtalenesulike deler signert av begge parter. I BydelNordre Aker var én avtale ikke signert av beggeparter. I Bydel Ullern var forvaltningen i tresaker basert på fullmaktserklæring fra klientenfra henholdsvis 1996, 2004 og 2011.Oslo kommunes standardavtale var benyttet vedinngåelse av 27 av de 32 avtalene. Tre av deøvrige avtalene var inngått før standardavtalenble innført i 2007. En av avtalene i BydelNordre Aker var inngått i september 2007, mendagjeldende standardavtale var ikke benyttet.I Bydel Østensjø var det for en avtale inngått ioktober 2012 brukt et avtaleformular som ogsåvar benyttet i samme sak i 2004.Tabell 2 Forekomst av avtaler i de kontrollerte sakeneBydelSaker medfrivillig forvaltningAvtalemangletAntallavtalerStandardavtaleAvtalerinngått førstandardavtaleni2007AnnenavtaleGamle Oslo 5 4 1 0 1 0Nordre Aker 5 1 4 2 1 1Nordstrand 5 0 5 5 0 0Sagene 5 0 5 5 0 0Ullern 5 3 2 1 1 0Østensjø 5 0 5 4 0 1St. Hanshaugen 5 0 5 5 0 0S. Nordstrand 5 0 5 5 0 0Totalt 40 8 32 27 3 2Note: Informasjonen er hentet fra Kommunerevisjonens kontroll av enkeltsaker. Bydelene St. Hanshaugen og SøndreNordstrand var også omfattet av undersøkelsen i 2010.16Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerTabell 3 viser antall kontrollerte avtaler som varinngått i 2011 og 2012, og om standardavtalenvar benyttet ved inngåelse av disse.Tabell 3 Bruken av standardavtalen ved avtaler inngått i 2011 og 2012BydelAntallStandardavtalen 2011 2012kontrollerteavtalerbenyttetGamle Oslo 0 0 0 0Nordre Aker 1 1 0 1Nordstrand 2 2 1 1Sagene 4 4 3 1Ullern 1 1 0 1Østensjø 3 2 0 2St. Hanshaugen 5 5 2 3S. Nordstrand 4 4 0 4Totalt 20 19 6 13Note: Informasjonen er hentet fra Kommunerevisjonens kontroll av enkeltsaker. Bydelene St. Hanshaugen og SøndreNordstrand var også omfattet av undersøkelsen i 2010.Tabell 3 viser at Oslo kommunes standardavtalevar benyttet i 19 av de 20 kontrollerte avtalenesom var inngått i 2011 og 2012. I BydelØstensjø var ikke standardavtalen benyttet vedinngåelse av én avtale i 2012. Dette var sammesak som beskrevet over.2.2.3 Kommunerevisjonens vurderingDet forelå skriftlig forvaltningsavtale i allede kontrollerte sakene i bydelene Nordstrand,Sagene, St. Hanshaugen, Søndre Nordstrandog Østensjø. I Bydel Nordre Aker mangletdet skriftlig forvaltningsavtale i én av femkontrollerte saker. I Bydel Ullern mangletdet skriftlig forvaltningsavtale i tre av femkontrollerte saker.Bydel Gamle Oslo benytter enforvaltningsavtale bestående av to deler. Ettervår vurdering må begge delene foreligge ogvære signert av begge parter for at det skalforeligge en inngått forvaltningsavtale etterde kriterier som legges til grunn i denneundersøkelsen. Ut fra dette er det vår vurderingat det manglet skriftlig forvaltningsavtale i fireav fem kontrollerte saker i Bydel Gamle Oslo.En skriftlig forvaltningsavtale basert påOslo kommunes standardavtale er viktigfor å klargjøre rammene for sosialtjenestensforvaltning av klientens midler. Etter vårvurdering vil uklare rammer for forvaltningenkunne redusere muligheten til å føre en kontrollmed forvaltningen som sådan. Manglendeskriftlig forvaltningsavtale gir videre en risikofor at konsekvensene av avtalen ikke blirtilstrekkelig tydeliggjort for klienten, og girmindre forutsigbarhet for begge parter.Undersøkelsen tyder på at bydelene nå benytterOslo kommunes standardavtale ved inngåelse avnye forvaltningsavtaler.Bydelenes beskrivelse av egen praksis tyderpå at avtalene ble utformet i samråd med denenkelte klient og tilpasset den enkeltes situasjon.Kommunerevisjonen17

Rapport 10/20133. Myndighet til å inngå forvaltningsavtale3.1 Revisjonskriterier• Avtale om frivillig forvaltning skal inngåsav kommunal enhetsleder, eller densom kommunal enhetsleder har delegertmyndighet til.• Ansvarsforholdene skal være basert påskriftlige og oppdaterte delegasjoner.3.2 FaktabeskrivelseMed unntak av bydelene St. Hanshaugen ogSøndre Nordstrand spurte vi de undersøktebydelene om hvem som hadde fullmakt til åinngå forvaltningsavtalene på vegne av bydelen.Videre spurte vi alle åtte bydelene om det forelåskriftlig delegasjon av myndigheten til å inngåforvaltningsavtalene. Ved mappegjennomgangenkontrollerte vi i alle de åtte bydelene omkommunens representant var en bemyndigetperson.Myndighet til å inngå forvaltningsavtaleneBydelene Gamle Oslo og Ullern oppga atklientens saksbehandler hadde myndighet til åinngå forvaltningsavtalene. Bydel Nordstrandoppga at saksbehandler og forvalter varbemyndiget i fellesskap, dvs. at både ensaksbehandler og en forvalter skulle undertegnefor at avtalen skulle kunne anses å være inngåttav bemyndiget person.I Bydel Nordre Aker oppga lederne vi intervjuet,at saksbehandlerne alene hadde myndighettil å inngå forvaltningsavtalene. De ansatteoppga imidlertid at saksbehandler og forvaltervar bemyndiget i fellesskap, dvs. at både ensaksbehandler og en forvalter skulle undertegnefor at avtalen skulle kunne anses å være inngåttav bemyndiget person.I Bydel Sagene oppga ledelsen at saksbehandlerog forvalter i fellesskap var bemyndiget, dvs.at både en saksbehandler og en forvalter skulleundertegne for at avtalen skulle kunne anses åvære inngått av bemyndiget person. Ledelsenpresiserte at det ved fornyet eller endret avtalevar tilstrekkelig at forvalter undertegnet påvegne av kommunen. De ansatte oppga atenhetsleder hadde delegert myndigheten tilsaksbehandlerne og forvalterne – og at de kunneinngå avtalen uavhengig av hverandre.I Bydel Østensjø oppga ledelsen at veiledereved Sosialtjenesten i NAV Østensjø ogsosialkonsulentene ved Tiltakssenteret vardelegert myndighet til å inngå avtalene frasine respektive enhetsledere. De kunne inngåavtalen uavhengig av hverandre. De ansatteoppga derimot at sosialkonsulentene og tekniskeforvaltere ved Tiltakssenteret var bemyndigettil å inngå avtalen i fellesskap, dvs. at både ensaksbehandler og en forvalter skulle undertegnefor at avtalen skulle kunne anses å være inngåttav bemyndiget person.Skriftlige delegasjonerEnhetsleder i Bydel St. Hanshaugen haddeutstedt skriftlig delegasjon av myndigheten til åinngå forvaltningsavtale.I Bydel Gamle Oslo hadde ikke enhetslederforetatt skriftlig delegasjon av myndigheten tilå inngå forvaltningsavtaler i 2012. Det forelåimidlertid skriftlig delegasjon til ti navngitteteamledere og fagkonsulenter datert 26.01.2013.I Bydel Sagene mottok vi kopi av dokumentetRutine for: stedfortrederordning-sosialtjeneste/NAV-leder og delegasjon til å godkjenne vedtak,gyldig fra oktober 2012. Dokumentet inneholdtet eget avsnitt om forvaltning hvor det fremkomat sosialtjeneste/NAV-leder delegerer til denenkelte forvalter å inngå nye forvaltningsavtaler.Bydelen oppga at gjeldende delegasjoner varlagret elektronisk, og at eldre delegasjonerikke kunne fremlegges da de ikke var lagret ipapirformat.18Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerI Bydel Søndre Nordstrand forelå det enskriftlig delegasjon av myndigheten til å inngåforvaltningsavtaler fra bydelens sosialsjef tilleder for sosialseksjonen. Delegasjonen varimidlertid udatert, så det er ikke kjent for oss franår den var gjeldende.Enhetsleder i bydelene Nordre Aker,Nordstrand, Ullern og Østensjø hadde ikkeforetatt skriftlig delegasjon av myndigheten til åinngå forvaltningsavtalene.Kontroll av om avtalene var inngått avbemyndigetI avsnitt 2.2.2 (tabell 2) så vi at det i 32 av de 40kontrollerte sakene med frivillig forvaltning varinngått en forvaltningsavtale etter de kriteriersom legges til grunn i denne undersøkelsen.Elleve avtaler var inngått før 2012, og vi foretokikke ytterligere undersøkelser for å avklarehvem som var bemyndiget på tidspunktet forinngåelse av avtalene. Kontrollgrunnlaget varderfor 21 avtaler, fordelt på syv 2 bydeler. Vårkontroll viste at alle de 21 avtalene var inngåttav den/de som var angitt som bemyndiget.3.3 Kommunerevisjonens vurderingAlle de kontrollerte avtalene var inngått av den/de som var angitt som bemyndiget.Myndigheten til å inngå forvaltningsavtaleneskal være basert på skriftlige og oppdatertedelegasjoner. Det var imidlertid bare i Bydel St.Hanshaugen det forelå skriftlig delegasjon forhele 2012.Delegasjonen innebærer et økt ansvar for å sikreforvaltningsavtalens innhold og form. Utydeligeansvarsforhold kan medføre at den enkelte ikkeer innforstått med sitt ansvar. Vi merker oss atledelsen og ansatte i bydelene Nordre Aker,Sagene og Østensjø ga ulike opplysninger ommyndigheten til å inngå forvaltningsavtalene.2Alle bydeler unntatt Bydel Gamle Oslo, hvor avtalenvar inngått før 2012.Kommunerevisjonen19

Rapport 10/20134. Innlogging i nettbankOslo kommunes retningslinjer forutsatte enarbeidsdeling ved at registrering og endeliggodkjenning av den enkelte utbetaling skulleforetas av to personer. Kravet om arbeidsdelingvar ivaretatt i DNB Connect ved at systemetikke aksepterte bruk av samme innloggings-IDog passordkalkulator (med personlig passord)ved disse handlingene.4.1 Revisjonskriterier• Personlig passord for DNB Connect måikke formidles eller på annen måte gjørestilgjengelig for andre.enkelt en personlig passordkalkulator, somvedkommende selv hadde opprettet passord for.Vi intervjuet forvalterne i bydelene Gamle Oslo,Nordre Aker, Nordstrand, Sagene, Ullern ogØstensjø. Alle oppga at deres personlige passordtil kalkulatoren ikke var formidlet eller på annenmåte gjort tilgjengelig for andre.4.3 Kommunerevisjonens vurderingAlle seks bydelene beskrev en praksis i tråd medOslo kommunes retningslinjer for håndteringenav personlig passord i DNB Connect.4.2 FaktabeskrivelseAnsatte i bydelene som hadde tilgang tilforvaltningskontoene var fra DNB tildelt enpersonlig innloggings-ID. I tillegg hadde hver20Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler5. Grunnlag for endelig godkjenning av betaling5.1 Revisjonskriterier• Endelig godkjenning av den enkelte betalingskal være basert på faktura eller annetgrunnlag for belastning av konto.5.2 FaktabeskrivelseMed unntak av bydelene St. Hanshaugen ogSøndre Nordstrand spurte vi de undersøktebydelene om på hvilket grunnlag godkjennernr. 2 foretok den endelige godkjenningenav utbetalingen. Ved mappegjennomgangenkontrollerte vi i alle de åtte bydelene om detforelå faktura eller annet utbetalingsgrunnlag 3 ,og om utbetalingen gjaldt klienten.Grunnlag for endelig godkjenningAlle de seks bydelene oppga at godkjenner nr.2 foretok den endelige godkjenningen av denenkelte utbetaling på bakgrunn av bilagene(faktura/utbetalingsgrunnlag).Utbetalingsgrunnlag ved utbetalinger utenomforvaltningsavtalenBydelene Gamle Oslo, Nordre Aker ogNordstrand oppga at det var et krav om atklient eller ansatt skulle attestere på fakturaeneller utarbeide et annet utbetalingsgrunnlagved betaling til andre enn klient. Dette varikke tilfellet i bydelene Sagene og Ullern. IBydel Østensjø beskrev de ansatte varierendepraksis når det gjaldt å kreve attestering føreffektueringen av fakturaer utenom avtalen.Med unntak av Bydel Ullern oppga bydeleneat de hadde utarbeidet et eget skjema til brukved ekstrautbetalinger til klienten. I BydelSagene kjente ikke de ansatte til skjemaet. Deoppga at utbetalingene var basert på muntligavtale med klienten, og det ble i slike tilfeller3Et tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag gir mulighet tilå foreta nødvendig kontroll før endelig godkjenning avutbetalingen, jf. kapitlene 6 og 7, eksempelvis originalfaktura eller husleiekontrakt.ikke utarbeidet et skriftlig utbetalingsgrunnlag.I bydelene Gamle Oslo og Østensjø kunneutbetalingen skje på bakgrunn av muntlig avtalemed klienten, og den ansatte fylte da ut ogsignerte skjemaet. De ansatte i Bydel Ullernoppga at de ofte ba om e-post fra klientersom ba om ekstra utbetalinger. Utbetalingenkunne imidlertid også være basert på muntligavtale med klienten. De ansatte fortalteat de i slike tilfeller utarbeidet et skriftligutbetalingsgrunnlag hvor det ble redegjort forbakgrunnen for utbetalingen.Kontroll av utbetalingsgrunnlagVår kontroll av enkeltsaker omfattet totalt476 utbetalinger. Det forelå tilfredsstillendeutbetalingsgrunnlag for 442 av de 476utbetalingene (93 prosent). I bydelene NordreAker, Nordstrand og Søndre Nordstrandforelå det tilfredsstillende utbetalingsgrunnlagfor alle de kontrollerte utbetalingene. Ibydelene St. Hanshaugen og Ullern mangletdet tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag forhenholdsvis 2 (av 58) og 3 (av 37) utbetalinger.I Bydel Ullern gjaldt alle manglene sammeklient. I hver av de øvrige tre bydelene mangletdet grunnlag for én eller flere utbetalingeri fire av syv kontrollerte saker. Genereltsett var manglene i all hovedsak knyttet tilekstrautbetalinger til klienten og utbetalinger avhusleie.5.3 Kommunerevisjonens vurderingEndelig godkjenning av den enkelte betalingskal være basert på faktura eller annet grunnlagfor belastning av konto. I bydelene NordreAker, Nordstrand og Søndre Nordstrand forelådet tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag foralle de kontrollerte utbetalingene. I de øvrigebydelene forelå det for én eller flere av deaktuelle utbetalingene ikke et tilfredsstillendeutbetalingsgrunnlag ved belastningen avklientens forvaltningskonto.Kommunerevisjonen21

Rapport 10/2013Endelig godkjenning av utbetalinger utenomforvaltningsavtalen forutsetter at det foreliggeret bekreftet utbetalingsgrunnlag. Med unntak avBydel Sagene oppga alle bydelene at de haddekrav om dette ved utbetalinger til klienten.Bare bydelene Gamle Oslo, Nordre Aker ogNordstrand oppga at de hadde krav om dette vedutbetaling til andre enn klienten.Manglende utbetalingsgrunnlag reduserermuligheten til å foreta nødvendig kontroll førendelig godkjenning av den enkelte utbetaling,jf. kapitlene 6 og 7.22Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler6. Kontroll av utbetalinger til andre enn klient6.1 Revisjonskriterier• Før endelig godkjenning av utbetalingertil andre enn klienten må det kontrolleresom fakturaen/utbetalingsgrunnlaget gjelderklienten, og om de registrerte opplysningenei nettbanken om mottakers kontonummerog beløpet samsvarer med fakturaen/utbetalingsgrunnlaget.6.2 FaktabeskrivelseMed unntak av bydelene St. Hanshaugen ogSøndre Nordstrand spurte vi de undersøktebydelene om det ble gjennomført kontroller førbetalingen ble endelig godkjent, eventuelt hvilkekontroller og hvordan disse kontrollene blegjennomført.Faktabeskrivelsen i det følgende er begrensetopp mot kravene i revisjonskriteriet. Bydelenekan ha oppgitt andre kontroller.Forvalterne i Bydel Nordstrand oppga at dekontrollerte om fakturaen/utbetalingsgrunnlagetgjaldt klienten, og om de registrerteopplysningene i nettbanken om mottakerskontonummer og beløp samsvarte medfakturaen/utbetalingsgrunnlaget.I Bydel Gamle Oslo oppga forvalterne atdet ofte var mange bilag, og at det derforvarierte hvilke kontroller den enkelte foretok. 4Ingen av forvalterne oppga at de kontrollerteom mottakers registrerte kontonummer inettbanken samsvarte med kontonummeret iutbetalingsgrunnlaget.I Bydel Nordre Aker oppga forvalteren viintervjuet at vedkommende kontrollerte om bådekontonummeret og beløpet på utskriften fra4To av forvalterne oppga eksempelvis at de kun kontrollertebilagene hvis beløpet var veldig lite eller veldigstort. To andre forvaltere oppga at de alltid kontrollerteat beløpet registrert i nettbanken var i samsvar med fakturaen.godkjenner 1 var i samsvar med opplysningenepå bilaget.De ansatte ved Sosialtjenesten i NAV Sageneoppga at det ofte var mange bilag, og at deikke hadde kapasitet til å foreta en kontrollav hver enkelt utbetaling. Det ble foretattstikkprøvekontroller 5 . Det var imidlertid ikkefaste rutiner for hva som ble kontrollert, dettevarierte fra person til person og fra gang tilgang. 6I Bydel Ullern opplyste begge forvalterne at dekontrollerte om fakturaen gjaldt klienten, ogom de registrerte opplysningene i nettbankenom mottaker og kontonummer samsvarte medfakturaen. Én av forvalterne kontrollerte i tilleggde registrerte opplysningene om beløp.I en periode i 2012 hadde bare teamlederenog lederen av Tiltakssenteret i Bydel Østensjøforestått endelig godkjenning av utbetalingene.Både lederne og forvalterne oppga at dekontrollerte at betalingen gikk fra rett person,samt at de registrerte opplysningene ommottakers navn var i samsvar med bilaget.Lederne kontrollerte i tillegg de registrerteopplysningene om beløp, mens forvalterne itillegg kontrollerte de registrerte opplysningeneom mottakers kontonummer.6.3 Kommunerevisjonens vurderingGodkjenner nr. 2 skal foreta den endeligekontrollen før belastningen av klientens konto.Kun Bydel Nordstrand beskrev kontrollrutineri tråd med revisjonskriteriet før endeliggodkjenning av utbetalinger til andre enn5Det ble da blant annet ettersett om det var mange utbetalingerpå samme dato / dobbeltregistreringer. Videreble de registrerte opplysningene i nettbanken kontrollertopp mot opplysningene på bilagene.6Av eksempler på kontroller som ble gjort ved utbetalingertil andre enn klienten, oppga de vi intervjuet, at dethendte de kontrollerte registrerte opplysninger i nettbankenom mottakers kontonummer og beløp opp motbilaget.Kommunerevisjonen23

Rapport 10/2013klienten. De beskrevne kontrollrutinene ibydelene Gamle Oslo, Nordre Aker, Sagene,Ullern og Østensjø var ikke i samsvar med Oslokommunes gjeldende retningslinjer.Mangelfull eller manglende kontroll redusererverdien av arbeidsdeling og kan øke risikoen forfeil og misligheter.24Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler7. Kontroll av utbetalinger til klienten7.1 Revisjonskriterier• Før endelig godkjenning av utbetalingertil klienten må det kontrolleres om detregistrerte kontonummeret i nettbankensamsvarer med gyldig dokumentasjon påavtalt kontonummer.7.2 FaktabeskrivelseMed unntak av bydelene St. Hanshaugen ogSøndre Nordstrand spurte vi de undersøktebydelene om det ble gjennomført kontrollerfør betalingen ble endelig godkjent, eventuelthvilke kontroller og hvordan disse kontrolleneble gjennomført. Ved mappegjennomgangenkontrollerte vi i alle de åtte bydelene omutbetalingene til klienten var registrert overførttil avtalt kontonummer.Tabell 4 viser en samlet oversikt over denpraksis de seks bydelene beskrev når det gjaldtkontroll av kontonummer før utbetalinger tilklienten. 7Tabell 4 Bydelenes kontroll før utbetaling tilklientenBydelGamle OsloNordre AkerNordstrandSageneUllernØstensjøKontroll av registrert kontonummeri nettbank mot avtaltkontonummerIkke kontroll av kontonummerIkke kontroll av kontonummerKontroll opp mot Excel-arkStikkprøverIkke kontroll av kontonummerIkke kontroll av kontonummerNote: Tabellen er basert på intervjuer med bydelene.I Bydel Nordstrand var det opprettet et Excelarkmed en oversikt over utbetalinger tillivsopphold i henhold til forvaltningsavtalentil alle klientene. Av oversikten fremkom ogsåklientens private kontonummer. Opplysningenei Excel-arket kunne endres av alle forvalterne.Forvalterne oppga at de blant annet kontrollertebeløp og kontonummer i nettbanken opp motExcel-arket.I Bydel Sagene opprettet klientens ansvarligeforvalter et skyggeregnskap, hvor også klientensprivate kontonummer ble påført. Bydelen oppgaat alle forvalterne, saksbehandlerne og ansattesom arbeidet med booppfølging hadde tilgang tildette og blant annet kunne endre opplysningeneom klientens kontonummer. Forvalternevi intervjuet, oppga at det kun ble foretattstikkprøvekontroller, jf. underkapittel 6.2. Dekontrollerte da det registrerte kontonummeret inettbanken opp mot det kontonummeret som stooppført i skyggeregnskapet.I Bydel Ullern oppga forvalterne at klientenskontonummer var registrert i nettbanken ogkom opp automatisk når de la inn klientensnavn. De kontrollerte derfor ikke det registrertekontonummeret opp mot annen dokumentasjonpå klientens kontonummer, eksempelvisforvaltningsavtalen eller legitimasjon.Vår kontroll av enkeltsaker viste at det varforetatt utbetaling til klienten i alle de 56sakene. I 51 av disse var utbetalingene registretoverført til avtalt kontonummer. 8I fem av de 56 sakene kunne vi ikke kontrollereom utbetalingene til klienten var registrertoverført til avtalt konto. I én sak i hver avbydelene Gamle Oslo, Nordstrand og Østensjøforelå det ikke gyldig dokumentasjon på avtaltkontonummer. Tilsvarende gjaldt for to saker iBydel Sagene.7Faktabeskrivelsen er begrenset opp mot kravene i revisjonskriteriet,men bydelene kan ha oppgitt andre kontroller.8Undersøkelsen bekrefter ikke nødvendigvis at utbetalingeneer gjennomført i samsvar med de registrerte opplysningene.Se vedlegg 1 for detaljer.Kommunerevisjonen25

Rapport 10/20137.3 Kommunerevisjonens vurderingGodkjenner nr. 2 skal foreta den endeligekontrollen før belastningen av klientenskonto. Ingen av de seks bydelene beskrevkontrollrutiner i tråd med revisjonskriteriet førendelig godkjenning av utbetalinger til klienten.Manglende kontroll av det registrertekontonummeret i nettbanken opp mot gyldigdokumentasjon på avtalt kontonummerreduserer verdien av arbeidsdeling og kan økerisikoen for feil og misligheter.26Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler8. Utskrift etter endelig godkjent betalingGodkjenner nr. 2 skulle skrive ut kvittering for“utført” betaling etter at betalingen var endeliggodkjent. Utskriften skulle stiftes sammen medutbetalingsgrunnlaget og arkiveres i permensammen med kontoutskriften, jf. fellesskriv5/2011. Som ved undersøkelsen i 2010 haddevi lagt opp til å vurdere om det forelå utskriftfra nettbanken for hver utbetaling etter endeliggodkjenning. Rutinen for utskrift var tidligerenærmere beskrevet i den daværende Helseogvelferdsetatens rutinehåndbok for bruk avNordea Bedrift Nettbank, og det fremgikk derklart hvilken utskrift godkjenner nr. 2 skulleskrive ut. Utskriften var ingen bekreftelsepå at betalingen var “utført” i betydningen“effektuert”.Oslo kommune har fra 2012 benyttet DNBConnect ved forvaltning av klientmidler.Ved vår undersøkelse var Velferdsetatensrutinehåndbok for bruk av nettbank fortsattunder revidering. I samtaler med Velferdsetatenfikk vi opplyst at etaten var i dialog med DNB,og at det foreløpig ikke var tatt stilling til ellergitt føringer til bydelene for hvilken utskriftgodkjenner nr. 2 skulle ta ut etter endeliggodkjenning, herunder hvilke opplysningerdenne utskriften skulle inneholde. Vihar på denne bakgrunn ikke utarbeidetrevisjonskriterier på dette punktet. Vi girlikevel en overordnet beskrivelse av i hvilkenutstrekning det forelå utskrift etter endeliggodkjenning i de sakene vi gjennomgikk.Det forelå i all hovedsak utskrift etter endeliggodkjenning for hver enkelt utbetaling i dekontrollerte 9 sakene. Alle utskriftene inneholdtopplysninger om betalerens kontonummer,mottakers navn og kontonummer,utbetalingsdato, beløp og bankreferanse. Detvarierte imidlertid hvilke typer utskrifter somforelå, både mellom bydelene og i enkeltetilfeller innen den enkelte bydel. Noen utskriftervar tatt ut etter endelig godkjenning, mens andrevar tatt ut etter at utbetalingen var effektuert.Enkelte bydeler arkiverte utskriftene uavhengigav bilagene. Videre varierte det om utskrifteneinneholdt opplysninger om endringer og omhvem som hadde vært involvert i betalingen(e).9Av ressurshensyn valgte vi ikke å kontrollere om detforelå utskrift etter endelig godkjenning for hver enkeltutbetaling i Bydel St. Hanshaugen. Se vedlegg 1 fordetaljer.Kommunerevisjonen27

Rapport 10/20139. Avstemming av forvaltningskonto9.1 Revisjonskriterier• Forvaltningskontoen skal avstemmes aven person som ikke har vært delaktig vedbetalingene i DNB Connect.• Avstemmingen skal baseres på kontoutdragfra banken, mappe med regnskapsbilag/fakturaer, utskrift etter endelig godkjenning,forvaltningsavtalen og forrige månedsavstemmingsskjema.• Avstemmingen skal dokumenteres iskjemaet ”Månedlig avstemming avforvaltningskonto”.Avstemming betyr i denne sammenheng åkontrollere at det er gyldig dokumentasjonfor alle transaksjoner inn og ut av bankkonto.9.2 FaktabeskrivelseMed unntak av bydelene St. Hanshaugenog Søndre Nordstrand spurte vi bydeleneom praksis for avstemming. Ved mappegjennomgangenkontrollerte vi i alle de åttebydelene om avstemmingen var utført av enperson som ikke hadde vært delaktig ved noenav betalingene, og om kommunens skjema”Månedlig avstemming av forvaltningskonto”var benyttet.Avstemming foretas av en person som ikke harvært delaktig ved utbetalingeneBydel Gamle Oslo oppga at forvaltningskontoeneble avstemt av ansatte som ikke jobbetmed den tekniske forvaltningen av klientmidler.I tillegg avstemte én av forvalterne kontoene,med unntak av de kontoene hvor vedkommendeselv hadde vært involvert i betalingene.Bydelene Nordre Aker og Nordstrand oppga atforvalterne selv avstemte forvaltningskontoene.Begge bydelene var kjent med at praksisen ikkevar i tråd med Oslo kommunes retningslinjer.Bydel Sagene oppga at én person avstemtebydelens nær 600 forvaltningskontoer.Vedkommende hadde tilgang til klientenesforvaltningskontoer, men var ifølge bydelenaldri involvert i betalingene.Ledelsen i Bydel Ullern oppga atforvaltningskontoene var avstemt av enansatt som ikke var involvert i betalingene.Vedkommende hadde sluttet ved utgangenav 2012. De ansatte oppga imidlertid at denansvarlige ikke hadde hatt tilstrekkelig kapasiteti 2012, og at avstemmingen derfor var lagt til enannen medarbeider som heller ikke var involverti betalingene.Bydel Østensjø oppga at en ansatt i merkantilavdeling ved Sosialtjenesten i NAV Østensjøhadde hovedansvaret for avstemmingen.Vedkommende hadde ikke tilgang tilforvaltningskontoene.AvstemmingsgrunnlagBydel Gamle Oslo oppga at avstemmingen bleforetatt på grunnlag av kontoutskrift, bilag,utskrift etter endelig godkjenning og gjeldendeforvaltningsavtale.Bydel Østensjø oppga at avstemmingenble foretatt på grunnlag av kontoutskrift,bilag, utskrift etter endelig godkjenning ogavstemmingsskjemaet fra forrige periode.Bydelene Nordre Aker, Nordstrand, Sageneog Ullern oppga at avstemmingen ble foretattpå grunnlag av kontoutskrift og bilag. I tilleggoppga Bydel Sagene at avstemmingen ogsåble basert på avstemmingsskjemaet fra forrigeperiode.Dokumentasjon av avstemmingenVår kontroll av enkeltsaker viste at barebydelene Sagene og Østensjø bruktekommunens avstemmingsskjema. Dette vari samsvar med bydelenes egne opplysningeri intervjuene. Videre så vi at Bydel St.Hanshaugen hadde utviklet et eget skjema for28Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidleravstemming. Skjemaet hadde imidlertid ikke enegen kolonne for “åpne poster”.Bydelene Nordstrand og Søndre Nordstrand 10oppga at de hadde prøvd ut skjemaet, menbegge bydelene fant av ulike årsaker atutfylling av skjemaet var svært tidkrevende ogikke nødvendig for å sikre en tilfredsstillendekontroll. Bydel Søndre Nordstrand hadde derforsluttet å benytte skjemaet, og Bydel Nordstrandoppga at bydelen ville vurdere om skjemaetskulle brukes i fremtiden.Kontroll av avstemmingTabell 5 viser om forvaltningskontoene i dekontrollerte sakene var avstemt, og om dettevar gjort av en person som ikke hadde værtinvolvert i betalingene.Tabell 5 viser at 50 av de 55 kontrollerteforvaltningskontoene var avstemt. I bydeleneSøndre Nordstrand og Ullern var henholdsvis énog fire av forvaltningskontoene ikke avstemt.I bydelene St. Hanshaugen og Østensjø var alleavstemmingene foretatt av en tredjeperson.I bydelene Nordre Aker og Nordstrand haddeavstemmer vært involvert i alle betalingene.Tilsvarende gjaldt for én av kontoene i BydelGamle Oslo.I Bydel Sagene kunne vi ikke gjennomførekontrollen i to saker. I én av sakene skyldtesdette manglende dokumentasjon på hvem somhadde avstemt kontoen, mens det i den andresaken ikke forelå dokumentasjon på hvem somhadde vært involvert i én betaling.9.3 Kommunerevisjonens vurderingForvaltningskontoene skal avstemmes av enperson som ikke har vært delaktig i betalingene.Vår kontroll av enkeltsaker viste at dette kunvar tilfellet for alle de kontrollerte kontoenei bydelene St. Hanshaugen og Østensjø. IBydel Sagene kunne vi ikke kontrollere deti to av sakene. Imidlertid var alle kontoene ide fem sakene vi kontrollerte, avstemt av entredjeperson.I bydelene Gamle Oslo, Søndre Nordstrand ogUllern forekom det forvaltningskontoer somTabell 5 Avstemming av forvaltningskontoene i 2012BydelKontrollgrunnlagAvstemtAvstemtav tredjepersonAvstemt av ensom har værtinvolvert ibetalingeneIkke muligå etterprøveavstem-mingenIkkeavstemtGamle Oslo 6 6 5 1 0 0Nordre Aker 7 7 0 7 0 0Nordstrand 7 7 0 7 0 0Sagene 7 7 5 0 2 0Ullern 7 3 3 0 0 4Østensjø 7 7 7 0 0 0St. Hanshaugen 7 7 7 0 0 0S. Nordstrand 7 6 6 0 0 1Totalt 55 50 33 15 2 5Note: Tabellen er basert på informasjon fra Kommunerevisjonens kontroll av enkeltsaker. I Bydel Gamle Oslo erkontrollgrunnlaget seks saker, da datagrunnlaget i én sak ikke ga grunnlag for vurdering. Bydelene St. Hanshaugen ogSøndre Nordstrand var også omfattet av undersøkelsen i 2010.10Opplysningene er gitt av bydelen i forbindelse medverifiseringen av de samlede fakta.Kommunerevisjonen29

Rapport 10/2013ikke var avstemt, eller hvor avstemmingen varforetatt av en person som hadde vært delaktigi betalingene. I bydelene Nordre Aker ogNordstrand var alle de kontrollerte kontoeneavstemt av en person som hadde vært involverti betalingene. Dette er ikke i tråd med Oslokommunes retningslinjer på området.Vi understreker betydningen av kravet om at entredje person utfører avstemmingen. Manglendeavstemming, eller avstemming foretatt av ensom har vært involvert i betalingene, eliminererden kontroll som ligger i en slik arbeidsdeling.Vi vurderer det slik at de seks bydelene viintervjuet, var innforstått med kravet om atavstemmingen skal baseres på kontoutdragfra banken og regnskapsbilag/fakturaer. Detvar imidlertid bare bydelene Gamle Osloog Østensjø som la utskrift etter endeliggodkjenning til grunn for avstemmingen. Viderevar det bare Bydel Gamle Oslo som avstemteopp mot gjeldende forvaltningsavtale. Vi visertil at kravet om at disse dokumentene skallegges til grunn ved avstemming, ble innført vedfellesskriv 5/2011.Vår undersøkelse på området i 2010 viste at fåbydeler hadde tatt i bruk skjemaet ”månedligavstemming av forvaltningskonto”. I denne nyeundersøkelsen var det bare bydelene Sageneog Østensjø som hadde tatt skjemaet i bruk. Itillegg hadde to bydeler prøvd ut skjemaet ogmente at bruken av dette var svært tidkrevendeog ikke nødvendig for å sikre en tilfredsstillendekontroll.30Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler10. Evaluering av forvaltningsavtalen10.1 Revisjonskriterium• Forvaltningsavtalen skal evalueres senestetter ett år.10.2 FaktabeskrivelseMed unntak av bydelene St. Hanshaugen ogSøndre Nordstrand spurte vi de undersøktebydelene om forvaltningsavtalene ble evaluert,og hvordan evaluering ble dokumentert. Vedmappegjennomgangen kontrollerte vi i alle deåtte bydelene om det for avtaler eldre enn ettår forelå dokumentasjon på at sosialtjenestenhadde påbegynt eller gjennomført evalueringen.Flere bydeler oppga at de tilstrebet årligevaluering av avtalene i tråd med kommunensføringer på området. Bydelene påpekteimidlertid flere utfordringer knyttet tildette, blant annet ble ressurssituasjonenfremhevet. Videre ble det oppgitt at det kunnevære vanskelig å få kontakt med klienten.Flere av bydelene viste imidlertid til atforvaltningsavtalene alltid ble evaluert vedvarige endringer i inntekter/utgifter eller nårklienten ikke klarte å forholde seg til avtalen.Bydel Gamle Oslo hadde i 2010 gjennomført etprosjekt hvor alle avtalene var gjennomgått ogalle forvaltningsklientene var innkalt til samtale.Bydelen oppga at evalueringen ble dokumentertved ny avtale, også i de tilfellene der avtalen blevidereført uten endringer. Når bydelen prøvdeå få kontakt med klientene, men ikke klartedet, ble dette notert i brukerens journal. Dethendte imidlertid at de hadde opplysninger omklientens situasjon som tilsa at evalueringenburde utsettes. I slike situasjoner var det sjeldende journalførte disse opplysningene.Bydel Nordre Aker oppga at evaluering avavtalene ikke hadde vært en fast rutine vedkontoret, men at deltakelse på Velferdsetatenskurs i forvaltning av klientmidler hadde vært enpåminnelse om at det burde være det. Bydelenhadde derfor tilstrebet at alle saksbehandlerneskulle gå gjennom forvaltningsavtalene forsine klienter i løpet av 2012. Saksbehandlernesnærmeste leder oppga at dette var tema påteammøter. Saksbehandleren og forvalterenvi intervjuet, oppga at bydelen nok haddemange avtaler som var eldre enn ett år. Bydelenopplyste at evalueringen ble dokumentertgjennom utstedelse av nye avtaler. I de tilfellerhvor avtalen ble videreført uten endringer, bledette notert i brukerens journal.Bydel Nordstrand tilstrebet årlig evaluering,men forvalterne oppga at dette ikke hadde blittgodt nok fulgt opp og prioritert. Bydelen oppgavidere at evalueringen alltid ble dokumentertved ny avtale, også i de tilfellene hvor avtaleneble videreført uten endringer.Ledelsen i Sosialtjenesten i NAV Sagene oppgaat avtalene skulle evalueres årlig, og at dettehadde vært praksis i flere år. Det ble videreoppgitt at bydelens kontroller jevnlig haddeminnet de ansatte om dette. Ledelsen oppgavidere at det likevel kunne være enkelte avtalersom ikke var evaluert, spesielt eldre avtaler som“rullet og gikk”. De ansatte vi snakket med,oppga derimot at det før 2013 ikke hadde værtnoen praksis / noe system for årlig evalueringav forvaltningsavtalene. Både ledelsen og deansatte vi snakket med, oppga at utfallet avevalueringen skulle journalføres. Ifølge deansatte ble flere av avtalene løpende evaluertved at de var i stadig kontakt med klientene. Detvar imidlertid ikke praksis for å journalføre slikesamtaler/drøftinger i journalen.Bydel Ullern oppga at bydelen ikke hadde hattpraksis for evaluering av forvaltningsavtalene,og at mange av forvaltningsavtalene var veldiggamle. Bydelen ble først kjent med kravetom evaluering ved mottak av fellesskriv5/2011 og besluttet da at alle klienteneKommunerevisjonen31

Rapport 10/2013skulle kalles inn til samtale. Bydelen varpå undersøkelsestidspunktet i ferd med ågjennomgå forvaltningsavtalene og regnetmed at alle avtalene skulle gjennomgås i løpetav 2013. Forvalterne og saksbehandlerne viintervjuet, oppga at bydelen nok hadde mangegamle avtaler, som ikke gjenspeilte den faktiskeforvaltningen. Saksbehandlerne vi intervjuet,fortalte at de journalførte opplysninger om atavtalen var evaluert, også der hvor avtalen blevidereført uendret.Ifølge ledelsen på Tiltakssenteret i BydelØstensjø hadde ikke bydelen etablert etsystem for årlig evaluering av avtalene.Ledelsen opplevde at sosialkonsulentenehadde god kontroll på når avtalene utløp.Teamleder gjennomgikk jevnlig de ulikesosialkonsulentenes forvaltningsportefølje(roder) og brukernes journaler, hvor det blantannet ble ettersett om avtalene var evaluert.Sosialkonsulentene vi snakket med, beskrev ulikpraksis for evaluering av avtalene, hvorav denene hadde et fast system for årlig evaluering.Ledelsen og sosialkonsulentene oppga atevalueringen ble dokumentert gjennom nyavtale ved endringer og ved journalnotat i andretilfeller.Kontroll av evalueringTabell 6 viser hvor mange av de kontrollerteforvaltningsavtalene som var aktuelle forevaluering, og om det forelå dokumentasjon påat evaluering var påbegynt eller gjennomførtTabell 6 viser at 13 av 32 kontrollerte avtalervar aktuelle for evaluering. I åtte av de 13sakene forelå det ikke dokumentasjon på atevalueringen var påbegynt eller gjennomført.Bydelene Nordstrand og Sagene haddedokumentasjon på at evalueringen av avtalenei begge de aktuelle sakene var påbegynt ellergjennomført.I Bydel Gamle Oslo forelå avtalens del I frafebruar 2007, dvs. før standardavtalen bleinnført. I tillegg forelå avtalens del II fra mai2012.I bydelene Nordre Aker, St. Hanshaugen ogUllern forelå det ikke dokumentasjon på atevalueringen var påbegynt eller gjennomført fornoen av de aktuelle avtalene, til sammen syvavtaler.I bydelene Søndre Nordstrand og Østensjø varingen av de kontrollerte avtalene eldre enn ett år.Tabell 6 Evaluering av forvaltningsavtalerBydel Inngåtte avtaler Avtaler aktuellefor evalueringDet forelå dokumentasjonpå atevaluering varpåbegynt ellergjennomførtDet forelå ikkedokumentasjonpå at evalueringvar påbegynt ellergjennomførtGamle Oslo 1 1 0 1Nordre Aker 4 3 0 3Nordstrand 5 2 2 0Sagene 5 3 3 0Ullern 2 1 0 1Østensjø 5 0 0 0St. Hanshaugen 5 3 0 3S. Nordstrand 5 0 0 0Totalt 32 13 5 8Note: Informasjonen er hentet fra Kommunerevisjonens kontroll av enkeltsaker. Bydelene St. Hanshaugen og Søndre Nordstrandvar også omfattet av undersøkelsen i 2010.32Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler10.3 Kommunerevisjonens vurderingForvaltningsavtalene skal evalueres senestetter ett år. Av de kontrollerte avtalene var 13aktuelle for evaluering, fordelt på seks bydeler.Det var bare i bydelene Nordstrand og Sagenedet forelå dokumentasjon på at evalueringen avalle de fem aktuelle avtalene var påbegynt ellergjennomført. I de øvrige fire bydelene forelå detikke dokumentasjon på at evalueringsprosessenvar påbegynt eller gjennomført for noen av deåtte aktuelle avtalene. Dette er ikke i samsvarmed Oslo kommunes føringer på området.Sett i sammenheng med oversikten overforekomster av avtaler i underkapittel 2.2(tabell 2) manglet det dokumentasjon på atevalueringsprosessen var påbegynt/avsluttetfor alle de tre avtalene som var inngått førinnføringen av standardavtalen i 2007. Dettegjaldt bydelene Gamle Oslo, Nordre Aker ogUllern.Kravet om evaluering av forvaltningsavtalenmå ses i sammenheng med kravet omskriftlig forvaltningsavtale og kravet omat avstemmingen av forvaltningskontoeneblant annet skal baseres på gjeldendeforvaltningsavtale, jf. kapitlene 2.2 og 9. Hvisforvaltningsavtalene ikke gjennomgås jevnlig,kan det medføre at avtalene verken er utformeti samsvar med klientens behov, gjenspeiler detsom faktisk er avtalt med klienten, eller gir klarerammer for sosialtjenestens forvaltning. Vi viserfor øvrig til våre vurderinger i avsnittene 2.2.3og 9.3.Kommunerevisjonen33

Rapport 10/201311. Bydel St. HanshaugenBydel St. Hanshaugen inngikk iKommunerevisjonens undersøkelse fra 2010,jf. rapport 23/2010 Sosialtjenestens forvaltningav klientmidler – oppfølging av rapport11/2008. I den forbindelse ble det i bydelenavdekket avvik på vesentlige punkter i forholdtil gjeldende regelverk og god regnskapspraksispå området. Dette gjaldt blant annet kraveneom vedtak om tvungen forvaltning, skriftligforvaltningsavtale, evaluering av avtalene,faktura/utbetalingsgrunnlag, utskrift etterendelig godkjenning og avstemming avforvaltningskontoene.I sin uttalelse til rapporten beskrev Bydel St.Hanshaugen flere tiltak som ville bli iverksattfor å forbedre praksis på området. I brev av30.01.2013 ba vi bydelen om en bekreftelsepå at de varslede tiltakene var iverksatt, ogom kopi av skriftlig materiale som eventueltvar utarbeidet i den sammenheng. Bydelenga i ekspedisjon av 21.02.2013 og i brev av12.03.2013 nærmere informasjon om tiltakene.I tillegg har vi gått igjennom syv enkeltsaker forå se nærmere på bydelens praksis når det gjelderforvaltning av klientmidler. For en nærmerebeskrivelse av kontrollen og resultatet av denneviser vi til kapitlene 2, 3, 5, 8, 9 og 10.I dette kapittelet gjør vi nærmere rede for detiltak bydelen varslet i sin høringsuttalelsetil rapporten, samt status for varslede tiltak.Videre vurderer vi status opp mot funnene i vårundersøkelse i bydelen i 2010.11.1 Varslede tiltak etterKommunerevisjonens rapport23/2010I sin uttalelse til rapporten beskrev Bydel St.Hanshaugen flere tiltak som ville bli iverksattfor å forbedre praksis på området og oppga atbydelen i den sammenheng ville• gjennomgå interne rutiner på området• lage mappe til forvaltere og seksjonslederemed brukerveiledning fra banken ogfor hvilke skjemaer som skal brukes, jf.fellesskrivet• utarbeide liste over alleforvaltningsklientene som skulle holdesløpende à jour• evaluere avtalene årlig• skriftliggjøre delegasjon av fullmakt til åinngå forvaltningsavtaler• avstemme forvaltningskontoerBydelen har senere orientert byråden forsosiale tjenester og rusomsorg om tiltak somer iverksatt etter Kommunerevisjonens rapport23/2010. Byråden videreformidlet informasjonom disse tiltakene til helse- og sosialkomiteeni eget notat av 04.05.2011. Byråden berørteikke avstemming av forvaltningskontoene isin omtale av bydelen, men oppga at de øvrigetiltakene var igangsatt.11.2 Bydelens opplysninger om statusvarslede tiltakInterne rutinerBydelen opplyste at det var utarbeidet nyerutiner basert på fellesskriv 5/2011, som vargjeldende fra januar 2013. Vi fikk kopi avrutinene.Mappe for forvaltere og seksjonsledereBydelen opplyste at det var laget en mappetil hver forvalter og seksjonsleder. Vi fikktilsendt kopi av flere av mappens dokumenter,blant annet dokumentene “Fullmakt fraklienten”, “Samtykkeerklæring”, “Ønskeom nytt eller endret bankkontonummer”,“Forvalterbekreftelse”, “TjenestesteavtaleDNB” og “Standardavtalen”.Liste med oversikt over alle klienteneBydelen viste til at det var utarbeidet en oversiktover bydelens forvaltningsklienter. Listen var34Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerlagret på kontorets fellesområde og ble løpendeoppdatert. Vi mottok en kopi av oversikten per28.01.2013. Listen inneholdt informasjon ombrukernes identitets- og fødselsnummer, navn,type inntekt, supplerende støtteordninger, datofor når avtalene var inngått, navnet på brukernessaksbehandlere, og hvilken type oppfølging devar underlagt (kategorisert etter nummer).Årlig evaluering av forvaltningsavtaleneBydelen opplyste at avtalene nå ble evaluert,og at vedkommende som avstemte kontoene,kontrollerte dette. Hvis ikke evaluering vargjennomført, ble det gitt en merknad påavstemmingsskjemaet om at det måtte gjøres.I dokumentasjonen vi mottok fra bydelen,så vi at én saksbehandler beskrev at arbeidetmed oppdatering av avtaler pågikk, men atvedkommende ikke hadde kommet gjennomalle avtalene per 28.02.2013. Bydelen oppgaat forvalterne fra mars 2013 hadde utarbeideten egen oversikt over forvaltningsavtalene, forblant annet å sikre en oversikt over når avtaleneskulle evalueres. Vi mottok kopi av listene.Skriftlig delegasjonBydelen oppga i sin tilbakemelding at det nåforelå skriftlig delegasjon av fullmakt til å inngåavtale om frivillig forvaltning av klientmidler.Vi har mottatt kopi av gjeldende delegasjonerfor årene 2011–2013.Avstemming av forvaltningskontoeneBydelen viste til at bydelen nå avstemteforvaltningskontoene.11.3 Kontroll av enkeltsaker – statusopp mot tidligere funnVår kontroll av enkeltsaker i denne undersøkelsenviste følgende:• Det forelå vedtak i henhold tilfolketrygdloven § 22-6.• Oslo kommunes gjeldende standardavtalevar benyttet i alle de fem kontrollertesakene.• Det forelå faktura eller annet tilfredsstillendeutbetalingsgrunnlag for 56 av 58 kontrollerteutbetalinger i bydelen.• Alle de kontrollerte forvaltningskontoenevar avstemt.• Tre av de fem forvaltningsavtalene var eldreenn ett år, og det forelå ikke dokumentasjonpå at bydelen hadde påbegyntevalueringsprosessen.For detaljer vises det til kapitlene 2, 5, 9 og 10.11.4 Kommunerevisjonens vurderingBydel St. Hanshaugen har i etterkant av tidligereundersøkelse iverksatt de varslede tiltakene.Vår kontroll av syv enkeltsaker avdekket atbydelen ikke hadde iverksatt tilstrekkelige tiltakfor å sikre årlig evaluering av avtalene. Forøvrig viste vår kontroll at bydelens praksis i allhovedsak var i tråd med gjeldende regelverk påde kontrollerte områdene.Kommunerevisjonen35

Rapport 10/201312. Søndre NordstrandBydel Søndre Nordstrand inngikk iKommunerevisjonens undersøkelse fra 2010, jf.rapport 23/2010 Sosialtjenestens forvaltning avklientmidler – oppfølging av rapport 11/2008. Iden forbindelse ble det i bydelen avdekket avvikpå vesentlige punkter i forhold til gjeldenderegelverk og god regnskapspraksis på området.Dette gjaldt blant annet kravene om skriftligforvaltningsavtale, faktura/utbetalingsgrunnlagog avstemming av forvaltningskontiene.Bydel Søndre Nordstrand beskrev i sin uttalelsetil rapporten flere tiltak som allerede var ellersom ville bli iverksatt for å forbedre praksispå området. I brev av 30.01.2013 ba vi BydelSøndre Nordstrand om en bekreftelse på at devarslede tiltakene var iverksatt, og om kopi avskriftlig materiale som eventuelt var utarbeideti den sammenheng. Bydelen ga i brev av21.02.2013 nærmere informasjon om tiltakene.I tillegg har vi gått igjennom syv enkeltsakerfor å se nærmere på bydelens praksis knyttettil forvaltning av klientmidler. For en nærmerebeskrivelse av kontrollen og resultatet av denneviser vi til kapitlene 2, 3, 5, 8, 9 og 10.I dette kapittelet gjør vi nærmere rede for detiltak bydelen varslet i sin høringsuttalelsetil rapporten, samt status for varslede tiltak.Videre vurderer vi status opp mot funnene i vårundersøkelse i bydelen i 2010.12.1 Varslede tiltak etterKommunerevisjonens rapport23/2010I sin uttalelse til rapporten oppga Bydel SøndreNordstrand at bydelen blant annet haddestartet arbeidet med å omgjøre rutinene forkontroll av utbetaling og for avstemming avforvaltningskontoene. Videre opplyste bydelenat• sikkerhetskortene på uttalelsestidspunktetble håndtert i tråd med retningslinjene• det var utarbeidet interne rutiner som skullesupplere fellesskrivet, rutinehåndbokenfor nettbank og landsdekkendeveiledningsrutiner for forvaltning• det var utarbeidet interne rutiner og disse vargjennomgått i økonomi- og sosialseksjonen• det var planlagt en omorganisering iøkonomiavdelingen slik at færre personerskulle jobbe med den tekniske delen avforvaltningen• det var utlyst en fast stilling somhovedsakelig skulle jobbe med forvaltningBydelen har senere orientert byråden forsosiale tjenester og rusomsorg om tiltak somer iverksatt etter Kommunerevisjonens rapport23/2010. Byråden videreformidlet informasjonom disse tiltakene til helse- og sosialkomiteen ieget notat av 04.05.2011.Av notatet fremkom det at bydelen haddeiverksatt flere tiltak enn de som fremkom avbydelens uttalelse til Kommunerevisjonensrapport 23/10. Ifølge notatet hadde bydelen ogsåiverksatt følgende tiltak:• Myndighet til å inngå forvaltningsavtalervar skriftlig delegert fra sosialsjef til lederforsosialseksjonen.• Samtlige forvaltningsklienter hadde fåttskriftlig avtale om disponering, og kunstandardavtalen ble benyttet.• Det var utarbeidet rutiner for årligevaluering av forvaltningsavtaler.• Forvaltningsavtalene var gjennomgått,evaluert og endret i tråd med anbefalingene.• Bydelen innhentet så langt som mulig enskriftlig bekreftelse fra klient på utbetalingerutenom forvaltningsavtalen.12.2 Bydelens opplysninger om statusvarslede tiltakBydelen opplyste innledningsvis i sintilbakemelding at sosialtjenestens arbeid med36Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerforvaltning hadde gjennomgått store endringeretter Kommunerevisjonens undersøkelse i 2010.Sikkerhetskort – innlogging i nettbankAnsatte i bydelene som hadde tilgang tilforvaltningskontoene, var fra DNB tildelt enpersonlig innloggings-ID. I tillegg hadde hverenkelt en personlig passordkalkulator, somvedkommende selv hadde opprettet passord for.Bydelen opplyste at passordkalkulatorene blelåst inn, og at pinkodene ble memorert av denenkelte og ikke delt med andre medarbeidere.Interne rutinerDet var utarbeidet rutiner for sosialtjenestensforvaltning. Vi fikk kopi av disse.I tillegg hadde bydelen begynt å utarbeideet fullstendig rutinehefte på detaljnivå (etdokument kalt Forvaltnings-ABC), somskulle dekke alle aspektene og rutinene vedforvaltningen. Kommunerevisjonen fikktilsendt en kopi av dette dokumentet. Mangeulike temaer knyttet til forvaltning var dekketi rutineheftet gjennom beskrivelser i 20punkter og 18 vedlegg med henvisning til ulikestandardskjemaer som benyttes i forvaltning,sentralt utarbeidede rutinehåndbøker m.m.En av rutinene i rutineheftet omhandletbetaling og godkjenning. Det var ingensærskilt rutine som omhandlet avstemming. Iett av rutineheftets vedlegg forelå imidlertidfellesskriv 5/2011, som inneholder rutiner foravstemming og kontroll. DNBs rutinehåndbokfor nettbank og et kapittel i Oslo kommunesKvalitetshåndbok for sosialtjenesten somhandler om sosialtjenestens forvaltning avklienters økonomi, forelå også som vedlegg.Bydelen opplyste at det var holdt forelesning påsosialkontoret om rutinene, og at alle nyansattehadde vært igjennom et eget opplegg foropplæring i disse rutinene.Omorganisering og fast stilling som forvalterBydelen ansatte i 2010 en ny medarbeider somsammen med to støttespillere skulle ha ansvaretfor all forvaltning. Vedkommende hadde hattansvaret for utarbeidelsen og oppdateringenav det ovennevnte rutineheftet. Vår kontroll avenkeltsaker viste at vedkommende hadde værtinvolvert i de fleste utbetalingene.Bydelen hadde ansatt en vikar for å avstemmeforvaltningskontoene.Skriftlig delegasjonVi mottok kopi av en udatert skriftlig delegasjonav myndigheten til å inngå forvaltningsavtaler.Forvaltningsavtaler – og årlig evaluering avdisseBydelen opplyste at det nå forelåforvaltningsavtale for alle klientene og atstandardavtalen ble lagt til grunn.Bydelen oppga at forvaltningsavtaleneble evaluert årlig eller oftere. Det varutarbeidet rutiner for årlig oppdatering avforvaltningsavtalene, noe som fremkom avpunkt 10 i rutineheftet.Dokumentasjon ved ekstrautbetalingerBydelen opplyste at det så langt som mulig blekrevd skriftlig bekreftelse på alle utbetalingeneutenfor disponeringsavtalen, i form av breveller signatur på faktura. I tillegg skrevoppdragsansvarlig journal for å bekrefte at detvar foretatt en vurdering av ekstrautbetalingen.12.3 Kontroll av enkeltsaker – statusopp mot tidligere funnVår kontroll av enkeltsaker i denneundersøkelsen viste følgende:• Oslo kommunes standardavtale – slik dengjaldt på tidspunktet for avtaleinngåelse– var benyttet i alle de fem kontrollertesakene.Kommunerevisjonen37

Rapport 10/2013• Gjennomgangen viste at det forelåfaktura eller et annet tilfredsstillendeutbetalingsgrunnlag for alle de 72kontrollerte utbetalingene.• Seks av de syv kontrollerteforvaltningskontoene var avstemt.Avstemmingen var gjennomført av enperson som ikke hadde vært involvert ibetalingene.For detaljer vises det til kapitlene 2, 5 og 9.12.4 Kommunerevisjonens vurderingBydel Søndre Nordstrand har i etterkant avtidligere undersøkelse iverksatt de varsledetiltakene.Vår kontroll av syv enkeltsaker viste at bydelenspraksis i all hovedsak var i tråd med gjeldenderegelverk på alle de områdene som blekontrollert.38Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler13. Byrådens oppfølging av bystyrets vedtakBystyret behandlet Kommunerevisjonensrapport 23/2010 Sosialtjenestens forvaltning avklientmidler – oppfølging av rapport 11/2008 imøte 13.04.2011 (sak 82). I det følgende gjøresdet rede for byrådens oppfølging av bystyretsvedtak samt Kommunerevisjonens vurdering avdette.13.1 Bystyrets vedtakBystyret vedtok i møte 13.04.2011 (sak 82)følgende:1.Kommunerevisjonens rapport 23/2010Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler –oppfølging av rapport 11/2008 viser at kontrollenmed frivillig forvaltning av klientmidler varmangelfull. De avdekkede manglene utgjør enrisiko for svekket rettssikkerhet for klientene ogfor økonomiske misligheter.Klienter som omfattes av ordningen medfrivillig forvaltning, kan ikke forventes åkontrollere forvaltningen av egne midler isærlig grad. Kommunen har ikke regnskapsellerrevisjonsplikt på dette området. Detteinnebærer høy risiko og øker behovet for annenkontroll. Bystyret ber byrådet følge opp atbydelsdirektørene sørger for betryggende internkontroll på dette området.For øvrig tar bystyret Kommunerevisjonensrapport 23/2010 til orientering.2.Bystyret ber byrådet gi en tilbakemelding tilbystyrets organer innen 30. juni 2011 om hvilkenye tiltak byrådsavdelingen og hver enkeltbydel har gjennomført for å sikre betryggendeinternkontroll på dette området.13.2 Byrådens oppfølging13.2.1 Byrådens orientering til bystyretsorganerByråden for sosiale tjenester og rusomsorghar i flere omganger orientert helse- ogsosialkomiteen om tiltak som er iverksatt påområdet. I notat av 04.05.2011 ble komiteenorientert om arbeidet med å revidere fellesskriv5/2007 Forvaltning av klientmidler isosialtjenesten og om arbeidet med å utarbeideny rutinehåndbok for nettbanken. Det bleopplyst at Kommunerevisjonens rapport var tattopp på sektordirektørmøte og på møte for NAVkontoreneskommunale enhetsledere. Temaetville etter det som var opplyst også bli tatt oppigjen når fellesskrivet var ferdigstilt. Komiteenble videre orientert om at bydelsdirektørenesansvar for å sikre betryggende internkontroll påområdet var presisert i det nye fellesskrivet, ogat det var tatt inn en presisering om behovet formanuell kontroll ved utbetaling.Byråden oppga videre at Byrådsavdeling foreldre og sosiale tjenester hadde gitt Helseogvelferdsetaten i oppdrag å utarbeide etkursopplegg for de ansatte i sosialtjenesten somarbeidet med forvaltning av klientmidler. Detførste kurset skulle avholdes i 2011 og skulleetter planen gjentas årlig. Vår undersøkelse visteat flere ansatte i seks 11 av de åtte bydelene haddedeltatt på Velferdsetatens kurs.Byråden beskrev også tiltak som var iverksatti syv av de ni bydelene som var omhandlet iundersøkelsen fra 2010. Dette gjaldt bydeleneAlna, Bjerke, Grorud, Grünerløkka, VestreAker, St.Hanshaugen og Søndre Nordstrand.En beskrivelse av tiltak iverksatt i bydeleneFrogner og Stovner ble oversendt helse- ogsosialkomiteen 22.07.2011.I notat av 23.08.2011 ble helse- ogsosialkomiteen orientert av byråden om atfellesskriv 5/2007 var erstattet med fellesskriv5/2011 Sosialtjenestens forvaltning av klientersøkonomi. Det ble også opplyst at Helse- ogvelferdsetaten skulle arrangere heldagskurs i11Alle bydelene med unntak av St. Hanshaugen og SøndreNordstrand, hvor vi ikke gjennomførte intervjuer. Seunderkapittel 1.6 og vedlegg 2 for detaljer.Kommunerevisjonen39

Rapport 10/2013forvaltning av klientmidler høsten 2011, og atdet deretter ville bli gjennomført årlige kurs.13.2.2 Redegjørelse fra Byrådsavdeling foreldre og sosiale tjenesterByrådsavdeling for eldre og sosiale tjenesteropplyste i brev til Kommunerevisjonen av18.02.2013 at temaet forvaltning av klientmidlerigjen var tatt opp på sektormøtet høsten 2012,og at dette var en del av programmet for møtetmed enhetsledere i februar 2013.Byrådsavdelingen opplyste videre atavdelingens gjennomgang av planlagte ogiverksatte tiltak i de ni bydelene som inngikk iKommunerevisjonens undersøkelse fra 2010,viste at bydelene tilstrebet å etterkommerevisjonens anbefalinger. Byrådsavdelingenmente at bydelene gjennom sin internkontrollhadde søkt å etablere gode rutiner for å hindregjentakelse av manglene som ble avdekket iKommunerevisjonens undersøkelse.Byrådsavdelingen bekreftet videre atVelferdsetaten hadde gjennomført kurs iforvaltning av klientmidler i 2011 og 2012,og at etaten i 2013 ville avholde fire–femhalvdagskurs med ulike temaer knyttet tilforvaltning av klientmidler. Temaene forkursene ville bli fastsatt av en arbeidsgruppe derbydelene også var representert. Det var ifølgebyrådsavdelingen presisert i brev av 23.12.2012til Velferdsetaten at kurset skulle avholdes årlig.Endelig bekreftet byrådsavdelingen at det varutarbeidet ny rutinehåndbok for nettbank iforbindelse med inngåelse av ny bankavtalegjeldende fra januar 2012, samt at det iKvalitetshåndbok for sosialtjenesten perjanuar 2013 var lagt inn et nytt delkapittel 12 ,som omhandler sosialtjenestens forvaltning avklienters økonomi.13.3 Kommunerevisjonens vurderingByråden har fulgt opp bystyrets vedtak.Det er innhentet skriftlig tilbakemelding frabydelene, og byrådsavdelingen har vurdert detiltakene bydelene har oppgitt å ha planlagt ellergjennomført i etterkant av vår undersøkelse i2010. Nytt fellesskriv er ferdigstilt og distribuerttil bydelene. Videre har byrådsavdelingeniverksatt kompetanseoppbyggende tiltak i formav kurs for ansatte i sosialtjenesten. Byrådenhar gjennom flere notater orientert helse- ogsosialkomiteen om tiltak som er iverksatt påområdet.Revisjonen av Velferdsetatens rutinehåndboketter innføringen av ny bankavtale 01.01.2012 erimidlertid ikke fullført, jf. kapittel 8. Dette harmedført en manglende harmonisering mellomrutinehåndboken og øvrige retningslinjer påområdet. I likhet med undersøkelsen i 2010viser undersøkelsen nå varierende praksis forutskrift etter endelig godkjent betaling og forbruken av Oslo kommunes avstemmingsskjema,jf. kapitlene 8 og 9.12Underkapittel 3.3.40Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler14. Oppsummering, konklusjon og anbefalingerI det følgende oppsummererKommunerevisjonen undersøkelsenssentrale vurderinger, konkluderer og girKommunerevisjonens anbefaling.14.1 Oppsummering av vurderingerVedtak og skriftlige avtalerPå dette området har Kommunerevisjonensett på vedtak om tvungen forvaltning,disponeringsplan og skriftlige forvaltningsavtaler,herunder bydelenes bruk av Oslokommunes standardavtale.Det forelå vedtak om tvungen forvaltning fraArbeids- og velferdsforvaltningen i alle dekontrollerte sakene hvor forvaltningen vartvungen. I to bydeler manglet det skriftligdisponeringsplan i én av to kontrollerte saker ihver av bydelene.Det forelå skriftlig forvaltningsavtale i 32 av de40 kontrollerte sakene med frivillig forvaltning.I fem av de åtte bydelene forelå det en skriftligforvaltningsavtale i alle de kontrollerte sakene.De åtte sakene hvor det manglet en skriftligforvaltningsavtale, var fordelt på de øvrige trebydelene.Oslo kommunes standardavtale var benyttet vedinngåelse av 27 av de 32 kontrollerte avtalene.Tre av de øvrige fem avtalene var inngått førinnføringen av Oslo kommunes standardavtalei 2007. Undersøkelsen tyder på at bydelene nåbenytter Oslo kommunes standardavtale vedinngåelse av nye forvaltningsavtaler.Myndighet til å inngå forvaltningsavtaleKommunerevisjonen har sett på hvemsom hadde myndighet til å inngåforvaltningsavtalene på vegne av bydelen, ogom myndigheten eventuelt var basert på skriftligog oppdatert delegasjon fra enhetsleder. Forforvaltningsavtaler som var inngått i 2012eller senere, kontrollerte Kommunerevisjonenom kommunens representant var bemyndigetperson.Alle de kontrollerte avtalene var inngått av den/de som var angitt som bemyndiget.Skriftlig delegasjon for hele 2012 forelå bare ién av de åtte bydelene.Innlogging i nettbankKommunerevisjonen intervjuet forvalternei seks bydeler, og alle beskrev en praksis itråd med Oslo kommunes retningslinjer forhåndtering av personlig passord i DNB Connect.Grunnlag for endelig godkjenning av betalingSamlet sett forelå det et tilfredsstillendeutbetalingsgrunnlag for 93 prosent av dekontrollerte utbetalingene. I tre bydeler gjaldtdette for alle de kontrollerte utbetalingene.I de øvrige bydelene forelå det ikke ettilfredsstillende utbetalingsgrunnlag vedbelastningen av klientens forvaltningskonto forén eller flere av de aktuelle utbetalingene.Én av de åtte bydelene oppga at det ikke varkrav om at det skulle foreligge et bekreftetutbetalingsgrunnlag ved utbetalinger utenomforvaltningsavtalen. De øvrige syv bydeleneoppga at de hadde krav om dette ved ekstrautbetalinger til klienten. Bare tre av disse syvbydelene oppga at de hadde krav om dette vedutbetaling utenom forvaltningsavtalen til andreenn klienten.Kontroll av utbetalingerDet var bare én av de seks kontrollerte bydelenesom beskrev kontrollrutiner i samsvar medgjeldende retningslinjer ved utbetalinger til andreenn klienten.Ingen av de seks kontrollerte bydelene beskrevkontrollrutiner i samsvar med gjeldenderetningslinjer ved utbetalinger til klienten.Kommunerevisjonen41

Rapport 10/2013Utskrift etter endelig godkjenningDet forelå i all hovedsak utskrift etter endeliggodkjenning for hver enkelt utbetaling i dekontrollerte sakene. Alle utskriftene inneholdtopplysninger om betalerens kontonummer,mottakers navn og kontonummer,utbetalingsdato, beløp og bankreferanse. Detvarierte imidlertid hvilke typer utskrifter somforelå, både mellom bydelene og i enkeltetilfeller innen den enkelte bydel. Noen utskriftervar tatt ut etter endelig godkjenning, mens andrevar tatt ut etter at utbetalingen var effektuert.Enkelte bydeler arkiverte utskriftene uavhengigav bilagene. Videre varierte det om utskrifteneinneholdt opplysninger om endringer og omhvem som hadde vært involvert i betalingen(e).Avstemming av forvaltningskontoAvstemming foretas av en person som ikke harvært delaktig ved utbetalingeneI to av de åtte bydelene var alle de kontrollerteforvaltningskontoene avstemt av en personsom ikke hadde vært delaktig i betalingene.I én bydel kunne Kommunerevisjonen ikkekontrollere avstemmingen i to av sakene.Imidlertid var alle kontoene i de fem sakeneKommunerevisjonen kontrollerte, avstemt av entredjeperson.I tre av de øvrige fem bydelene forekom detforvaltningskontoer som ikke var avstemt, ellerhvor avstemmingen var foretatt av en personsom hadde vært delaktig i betalingene.I to bydeler var alle de kontrollerte kontoeneavstemt av en person som hadde vært involvert ibetalingene.AvstemmingsgrunnlagDe seks bydelene Kommunerevisjonenintervjuet, var innforstått med kravet om atavstemmingen skal baseres på kontoutdragfra banken og regnskapsbilag/fakturaer. Detvar imidlertid bare to bydeler som la utskriftetter endelig godkjenning til grunn foravstemmingen. Videre var det bare én bydel somavstemte opp mot gjeldende forvaltningsavtale.Kommunerevisjonen viser til at kravet om atdisse dokumentene skal legges til grunn vedavstemming, ble innført ved fellesskriv 5/2011.Dokumentasjon av avstemmingenBare to av de åtte bydelene hadde tatt i brukOslo kommunes skjema ”Månedlig avstemmingav forvaltningskonto”. I tillegg hadde to bydelerprøvd ut skjemaet og mente at bruken av dettevar svært tidkrevende og ikke nødvendig for åsikre en tilfredsstillende kontroll.Evaluering av forvaltningsavtalenAv 32 kontrollerte avtaler var 13 aktuellefor evaluering. Avtalene var fordelt på seksbydeler. Det var bare i to bydeler det forelådokumentasjon på at evalueringen av allede aktuelle avtalene var påbegynt ellergjennomført, til sammen fem avtaler. I de øvrigefire bydelene forelå det ikke dokumentasjonpå at evalueringsprosessen var påbegynt ellergjennomført. Dette gjaldt til sammen åtteaktuelle avtaler.Bydelene St. Hanshaugen og SøndreNordstrandBydel St. Hanshaugen og Bydel SøndreNordstrand har i etterkant av tidligereundersøkelse iverksatt de varslede tiltakene, jf.Kommunerevisjonens rapport 23/2010.Vår kontroll av syv enkeltsaker i hver avbydelene viste at begge bydelenes praksis i allhovedsak var i tråd med gjeldende regelverk påalle de områdene som ble kontrollert. Kontrollenavdekket imidlertid at Bydel St. Hanshaugenikke hadde iverksatt tilstrekkelige tiltak for åsikre årlig evaluering av avtalene.Byrådens oppfølging av bystyrets vedtakByråden har fulgt opp bystyrets vedtak.Det er innhentet skriftlig tilbakemelding frabydelene, og byrådsavdelingen har vurdert detiltakene bydelene har oppgitt å ha planlagt ellergjennomført i etterkant av vår undersøkelse i42Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler2010. Nytt fellesskriv er ferdigstilt og distribuerttil bydelene. Videre har byrådsavdelingeniverksatt kompetanseoppbyggende tiltak i formav kurs for ansatte i sosialtjenesten. Byrådenhar gjennom flere notater orientert helse- ogsosialkomiteen om tiltak som er iverksatt påområdet.Revisjonen av Velferdsetatens rutinehåndboketter innføringen av ny bankavtale 01.01.2012 erimidlertid ikke fullført, jf. kapittel 8. Dette harmedført en manglende harmonisering mellomrutinehåndboken og øvrige retningslinjer påområdet. I likhet med undersøkelsen i 2010viser undersøkelsen varierende praksis forutskrift etter endelig godkjent betaling og forbruken av Oslo kommunes avstemmingsskjema,jf. kapitlene 8 og 9.14.2 KonklusjonUndersøkelsen viser at Oslo kommune de senereårene har arbeidet for å sikre en betryggendeforvaltning av klienters økonomiskemidler, noe som gjenspeiles i resultatet avKommunerevisjonens kontroll av enkeltsaker.Dette gjaldt i all hovedsak bydelenes praksisknyttet til kravene om vedtak og skriftligdisponeringsplan, benyttelse av Oslo kommunesstandardavtale og utbetalingsgrunnlag.Undersøkelsen avdekket imidlertid ogsåavvik på viktige punkter i de seks bydelenesom ikke tidligere har vært omfattet avKommunerevisjonens undersøkelser. I to avbydelene gjaldt dette praksis knyttet til kravetom skriftlig forvaltningsavtale. Når det gjaldtårlig evaluering av avtalene, utbetalingsgrunnlagved utbetalinger utenom forvaltningsavtalenog avstemming av forvaltningskontoene, varbydelenes praksis i varierende grad i samsvarmed gjeldende retningslinjer. Videre var det ialle seks bydelene mangler knyttet til kontrollfør endelig godkjenning av utbetalinger. Samletsett innebar de mangler som undersøkelsenavdekket, en risiko for svekket rettssikkerhet forklientene og for økonomiske misligheter.Bydelene St. Hanshaugen og Søndre Nordstrandhar i etterkant av tidligere undersøkelseiverksatt de tiltakene som var varslet. BydelSt. Hanshaugen hadde imidlertid ikke iverksatttilstrekkelige tiltak for å sikre årlig evalueringav avtalene.Byråden for helse og sosiale tjenester hargjennom flere tiltak fulgt opp bystyrets vedtaki møte 13.04.2011 (sak 82) om rapport 23/2010Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler –oppfølging av rapport 11/2008, men det gjenstårfortsatt noe arbeid med å revidere gjeldenderutiner.14.3 AnbefalingerKommunerevisjonen anbefaler bydelene GamleOslo og Ullern å vurdere egen praksis knyttet tilkravet om skriftlig forvaltningsavtale, herunderevaluering av avtalene. Videre anbefales BydelNordre Aker å vurdere egne rutiner og egenpraksis for evaluering av forvaltningsavtalene.Bydelene Gamle Oslo, Nordre Aker,Nordstrand, Sagene, Ullern og Østensjøanbefales å vurdere egne kontrollrutiner førendelig godkjenning av utbetalinger. BydeleneSagene, Ullern og Østensjø anbefales i tilleggå se særlig på egne rutiner og praksis knyttettil kravene om utbetalingsgrunnlag vedutbetalinger utenom forvaltningsavtalen. Videreanbefales bydelene Nordre Aker og Nordstrandå se særlig på egne rutiner og praksis foravstemming av forvaltningskontoene.Bydelene Gamle Oslo, Nordre Aker,Nordstrand, Sagene, Ullern og Østensjø bør sesærskilt på egen praksis knyttet til delegasjonenav myndigheten til å inngå forvaltningsavtaler.I arbeidet med revisjonen av Velferdsetatensrutinehåndbok anbefales byråden for helseog sosiale tjenester å se særskilt på gjeldenderutiner for utskrift etter endelig godkjentbetaling og bruken av Oslo kommunesavstemmingsskjema.Kommunerevisjonen43

Rapport 10/201315. Uttalelser til rapporten og Kommunerevisjonens vurderingav disseRapporten ble 08.05.2013 oversendt foruttalelse til de åtte bydelene som er omfattetav undersøkelsen og byråden for helseog sosiale tjenester. Kommunerevisjonenoversendte samtidig flere spørsmål, og det bleunderstreket at virksomhetene sto fritt til åfremme synspunkter som ikke var dekket avspørsmålene.Kommunerevisjonen har mottatt uttalelse fraalle åtte bydeler og fra Byrådsavdeling for eldreog sosiale tjenester. Uttalelsene følger i sinhelhet som trykte vedlegg til rapporten. I detfølgende gis det et utdrag fra, og en vurderingav, de viktigste punktene i disse.15.1 Byrådsavdeling for eldre ogsosiale tjenesterByrådsavdelingen skriver i sin uttalelse av22.05.2013 at rapporten er et nyttig verktøyi avdelingens videre arbeid med å utviklegode og nødvendige rutiner for bydelene.Byrådsavdelingen har ingen innsigelsertil revisjonskriteriene, prosjektets metode,anvendte kilder eller data.Byrådsavdelingen oppgir at avdelingen viltilskrive bydelene og blant annet påpekeat det ikke er anledning til å fravike Oslokommunes sentrale rutiner knyttet til kravenetil utbetalingsgrunnlag ved endelig godkjenningog kontroll av utbetalinger. Byrådsavdelingenvil i tillegg foreslå at Velferdsetaten regelmessigrepeterer rutinene knyttet til disse kravene påde årlige kursene i forvaltning av klientmidler.Videre vil avdelingen gi Velferdsetaten ioppdrag å ferdigstille rutinehåndboken forbruk av nettbank, samt vurdere rutinene knyttettil utskrift etter endelig godkjent betaling ogbruken av Oslo kommunes avstemmingsskjema.Når det gjelder rutiner og praksis knyttet tilskriftlig forvaltningsavtale og årlig evalueringav avtalen, vil byrådsavdelingen avventebydelenes forslag til tiltak i bydelenes uttalelsertil rapporten. Avdelingen vil ut fra det vurderebehovet for videre oppfølging innen 31.08.2013.15.2 BydeleneBydel Gamle OsloVedrørende revisjonskriteriene skriver BydelGamle Oslo i sin uttalelse 23.05.2013 at“bydelen mener at det kunne vært tydeligerei forhold til kriteriene som utgår fra rutinersærlig med tanke på bankbytte og at DNBfungerer på annet vis enn Nordea. Spesielt medtanke på dokumentasjonskrav og sikkerhet.”Kommunerevisjonen har vært i dialog medbydelen om forståelsen av merknaden. Bydelenhar presisert skriftlig at bydelen ikke harinnsigelser til revisjonskriteriene som ligger tilgrunn for Kommunerevisjonens konklusjoner,men at merknaden var uttrykk for at bydelenetter overgangen til ny bankløsning savnetsentrale retningslinjer på enkelte punkter.Bydelen har heller ingen innsigelser tilprosjektets metode, anvendte kilder eller data.Bydelen skriver videre at bydelen oppleverundersøkelsen som nyttig og bydelen slutterseg til Kommunerevisjonens vurderinger nårdet gjelder de svakheter og mangler som bleavdekket. Bydelen oppgir at ulike tiltak er ellervil bli iverksatt. Av tiltak nevnes blant annetfølgende:• Bydelen innskjerper rutinene når detgjelder kravet om skriftlig disponeringsplanog avtale i alle saker, kontrollrutiner førendelig godkjenning av hver utbetaling ogavstemming av forvaltningskontoene.• For å sikre at det er gyldige avtaler i allesaker har bydelen laget en samleoversiktover når avtaler utløper. Videre har bydelenendret rutinen for dokumentasjon hosforvalterne når det gjelder arbeidet med åfornye avtalene.44Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler• Ved endring av brukers privatebankkontonummer skal det utarbeides en nyforvaltningsavtale eller foreligge en skriftligbekreftelse signert av bruker.Bydel Nordre AkerBydelen skriver i sin uttalelse av15.05.2013 at bydelen ikke har innsigelsertil revisjonskriteriene, prosjektets metode,anvendte kilder eller data. Videre skriverbydelen at revisjonen har vært nyttig nårdet gjelder å sikre at bydelens rutiner erhensiktsmessige, i overensstemmelse medgjeldende regelverk og til beste for klientene.Bydelen oppgir at ulike tiltak er eller vil bliiverksatt. Av tiltak nevnes blant annet følgende:• Bydelen har innarbeidet nye rutiner for årligevaluering av forvaltningsavtalene og alleavtalene skal være evaluert innen 01.12.2013.• Enhetsleder undertegner nå på alle nye ogevaluerte forvaltningsavtaler.• Når det gjelder kontrollrutiner har bydeleninnført at godkjenner nr. 2 skal signere pånettbankkvitteringen og med det bekrefteat utbetalingsgrunnlaget er i samsvar medgodkjent utbetaling.• Avstemning av forvaltningskontoene vil bligjort av ansatte i bydelsadministrasjonen,som ellers ikke er involvert i forvaltningen.Bydel NordstrandBydelen skriver i sin uttalelse av23.05.2013 at bydelen ikke har innsigelsertil revisjonskriteriene, prosjektets metode,anvendte kilder eller data. Videre skriverbydelen at rapporten oppleves nyttig og at denvil bli brukt i bydelens videre arbeid.Bydelen vil etterkomme alle anbefalingene oghar utarbeidet en oversikt over hvilke tiltak somer eller vil bli iverksatt. Av denne fremgår detblant annet at bydelen gjennom oppdateringav egen prosedyre på området, informasjon påfagmøter, opplæring av ansatte, samt oppfølgingog evaluering av iverksatte tiltak skal sikreetterlevelse av rutinene for avstemming avforvaltningskontoene og kontrollrutiner førendelig godkjenning av utbetalinger til klienten.Bydel SageneBydelen skriver i sin uttalelse av23.05.2013 at bydelen ikke har innsigelsertil revisjonskriteriene, prosjektets metode,anvendte kilder eller data. Videre skriverbydelen at rapporten oppleves nyttig i det viderearbeidet med utviklingen av tjenesten.Bydelen bemerker at det det blir sværttidkrevende dersom godkjenner nr. 2skal gjennomføre kontroller av alleutbetalingsgrunnlag i alle saker. Videre påpekerbydelen at en slik kontroll heller ikke vileliminere alle muligheter for feil og misligheter,da det er mulig å endre utbetalingen etterendelig godkjenning. Bydelen presiserer atderes rutiner for månedlig avstemming, somblant annet innebærer kontroll av effektuertetransaksjoner, følgelig er en kontroll som sikrerekan avdekke eventuelle feil eller misligheter.Bydelen oppgir at ulike tiltak er eller vil bliiverksatt. Av tiltak nevnes:• Bydelen har tatt i bruk skjema forutbetalinger utenom forvaltningsavtalen.• Bydelen vil sørge for at andre ennforvalterne kun gis lesetilgang tilskyggeregnskapet hvor også klientensprivate kontonummer står oppført.• Bydelen vil fremover lagre delegasjonen avmyndigheten til å inngå forvaltningsavtalerbåde i papirform og i kvalitetslosen, slik atden kan hentes ut tilbake i tid.Bydel St. HanshaugenBydelen skriver i sin uttalelse til rapporten av23.05.2013 at bydelen ikke har innsigelser tilrevisjonskriteriene, prosjektets metode, anvendtekilder eller data. Videre skriver bydelen atbydelen er enig i Kommunerevisjonens funn,konklusjoner og anbefalinger og oppgir at det ereller vil bli etablert nye rutiner for å følge oppKommunerevisjonen45

Rapport 10/2013Kommunerevisjonens anmerkninger. Av tiltaknevnes:• Det er innført en kolonne “åpne poster” iskjemaet for månedlig avstemming.• Rutiner for evaluering av forvaltningsavtalerer under utarbeidelse.Bydel Søndre NordstrandBydelen skriver i sin uttalelse til rapporten av23.05.2013 at bydelen ikke har innsigelser tilrevisjonskriteriene, prosjektets metode, anvendtekilder eller data. Videre skriver bydelen atbydelen slutter seg til Kommunerevisjonenskonklusjon og anbefalinger. Bydelen bemerkerat ansatte i sosialtjenestene bør bli involverti Velferdsetatens arbeid med å ferdigstillerutinehåndboken, slik at rutinene som utarbeidesblir lett gjennomførbare for bydelene og sikreren forsvarlig praksis.Bydelen oppgir videre at bydelen vil videreførearbeidet med intern rutinehåndbok oglegge til et eget avsnitt om avstemming avforvaltningskontoene. Videre opplyser bydelenat datert skriftlig delegasjon av myndigheten tilå inngå forvaltningsavtaler er utarbeidet.For øvrig bemerker bydelen at detikke fremkommer klart av rapporten atbydelens avstemmingsrutiner sikrer atforvaltningskontoene blir avstemt opp motgjeldende forvaltningsavtale. Bydelen påpekerogså at alle de syv kontrollerte sakene varavstemt av en tredje person, men at detbeklageligvis manglet signatur for utførtavstemming ved Kommunerevisjonens kontroll.Bydel UllernBydelen skriver i sin uttalelse til rapportenav 23.05.2013 at bydelen ikke har innsigelsertil revisjonskriteriene, prosjektets metode,anvendte kilder eller data. Videre skriverbydelen at rapporten oppfattes som nyttig ogbydelen vil utarbeide rutiner som skal sørgefor ny praksis i tråd med Kommunerevisjonensanbefalinger. Bydelen vil følge opp og evaluererutinene ved å foreta egne stikkprøvekontroller.Av tiltak nevnes blant annet følgende:• Bydelen vil evaluere alle eksisterendeavtaler, samt sikre at avtalene er basertpå Oslo kommunes standardavtale, eroppdaterte og skriftliggjort.• Det vil bli utarbeidet et eget skjema til brukved utbetalinger utenom forvaltningsavtalen.• Det vil bli utarbeidet lokale kontrollrutinerved utbetalinger i henhold til Oslokommunes retningslinjer.• Forvaltningskontoene skal avstemmes av entredje person.Bydel ØstensjøBydelen skriver i sin uttalelse til rapportenav 14.05.2013 at bydelen ikke har innsigelsertil revisjonskriteriene, prosjektets metode,anvendte kilder eller data. Videre skriverbydelen at bydelen opplever god nytte avrevisjon og av rapporten. Bydelen oppgirat den tar rapporten til etterretning og vilarbeide for å forbedre praksis på de områdenesom er kommentert av Kommunerevisjonen.Bydelen vil blant annet sikre systemene rundtårlig evaluering av forvaltningsavtalene,avklare utbetalingsgrunnlaget ved utbetalingutenom avtalen og sikre bedre kontroll førendelig godkjenning av utbetalingene (ibydelens uttalelse står det “avtalene”, menbydelen har presisert skriftlig at det skal stå“utbetalingene”).15.3 Kommunerevisjonens vurderingKommunerevisjonen vil kommentereBydel Sagenes anførsel om at det blirsvært tidkrevende dersom godkjennernr. 2 skal gjennomføre kontroller av alleutbetalingsgrunnlag i alle saker og at bydelenvurderer at deres rutiner for månedligavstemming innebærer en kontroll som sikrerekan avdekke eventuelle feil eller misligheter.En praksis hvor godkjenner nr. 2 bare foretarstikkprøvekontroller er ikke i samsvar med Oslokommunes retningslinjer. Kommunerevisjonenunderstreker viktigheten av arbeidsdeling oggode kontrollrutiner før klientens konto belastes.46Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerFor øvrig er det Kommunerevisjonensvurdering at tiltakene som de åtte bydelene ogbyrådsavdelingen oppgir å ha iverksatt ellervurderer å iverksette, er relevante og i tråd medKommunerevisjonens anbefalinger.Når det gjelder Bydel Søndre Nordstrandsmerknader knyttet til avstemmingen avforvaltningskontoene, vil Kommunerevisjonenpresisere at bydelene St. Hanshaugen og SøndreNordstrand ikke var omfattet av revisjonennår det gjelder grunnlaget for avstemmingenav forvaltningskontoen, jf. kapittel 9. Viderepresiserer vi at faktabeskrivelsen knyttet til omforvaltningskontoene i de kontrollerte sakenevar avstemt er basert på kontroll av enkeltsaker,jf. tabell 5. Bydelen har ved verifiseringen avsamlet fakta bekreftet at den aktuelle kontoenikke var ferdig avstemt på tidspunktet forkontroll. Kommunerevisjonen har imidlertidmerket oss bydelens opplysning om atavstemmingen senere er fullført.Kommunerevisjonen47

Rapport 10/201348Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerReferansera) Referanser fra Oslo kommuneByråden for sosiale tjenester og rusomsorg: Notat til helse- og sosialkomiteen 04.05.2011Forvaltning av klientmidler i sosialtjenestenByråden for sosiale tjenester og rusomsorg: Notat til helse- og sosialkomiteen 22.07.2011Forvaltning av klientmidler i sosialtjenestenByråden for sosiale tjenester og rusomsorg: Notat til helse- og sosialkomiteen 23.08.2011Forvaltning av klientmidler i sosialtjenestenByrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester: Brev til Kommunerevisjonen 18.02.2013 Oppfølgingav rapport 23/2010 – Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerBydel St. Hanshaugen: Ekspedisjon til Kommunerevisjonen 21.02.2013Bydel St. Hanshaugen: Brev til Kommunerevisjonen 12.03.2013 Oppstart av undersøkelse –Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler (201200969-17)Bydel Søndre Nordstrand: Brev til Kommunerevisjonen 21.02.2013 Oppstart av undersøkelse –inkludert oppfølging av rapport 23/2010 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler (201200969-9)Byrådssak 1057/08: Overordnet rammeverk for god intern kontroll i Oslo kommuneBystyremelding nr. 7/1998: Ledelses- og kompetanseutvikling i Oslo kommune 1998–2002Bystyresak 466/05: Juridisk strategi for Oslo kommuneBystyret: Instruks A-0170 for virksomhetsledereFellesskriv til bydelene 5/2011: Sosialtjenestens forvaltning av klienters økonomiHelse- og velferdsetaten: Brukerhåndbok for Bedrift Nettbank – Systeminstruksjon CN (CorporateNetbank)Kommunerevisjonen: Brev til Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester 22.01.2013 Oppfølgingav rapport 23/2010 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerKommunerevisjonen: Brev til Bydel St. Hanshaugen 30.01.2013 Oppstart av undersøkelse –inkludert oppfølging av rapport 23/2010 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler (201200969-16)Kommunerevisjonen: Brev til Bydel Søndre Nordstrand 30.01.2013 Oppstart av undersøkelse –inkludert oppfølging av rapport 23/2010 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler (201200969-15)Kommunerevisjonen49

Rapport 10/2013Kommunerevisjonen: Rapport 08/2010 Misligheter ved frivillig forvaltning av klientmidler isosialtjenesten – Bydel GrorudKommunerevisjonen: Rapport 23/2010 Sosialtjenestens forvaltning av klientmidler – oppfølging avrapport 11/2008Oslo kommunes kvalitetshåndbok for sosialtjenesten, per januar 2013b) Eksterne referanserArbeids- og velferdsdirektoratet: Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltningav enkeltpersoners økonomi, per september 2011Gyldendal Rettsdata www.rettsdata.no: Lover og kommentarer, folketrygdlovenLov 28.02.1997 nr. 19 om folketrygd (folketrygdloven)Lov 25.09.1992 nr. 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven)Lov 18.12.2009 nr. 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningenOt.prp. nr. 70 (2002–2003) Om lov om endringer i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommuner ogfylkeskommuner m.m. (kommunal revisjon)TabelloversiktTabell 1 Antall forvaltningsklienter.............................................................................................. 13Tabell 2 Forekomst av avtaler i de kontrollerte sakene................................................................ 16Tabell 3 Bruken av standardavtalen ved avtaler inngått i 2011 og 2012...................................... 17Tabell 4 Bydelenes kontroll før utbetaling til klienten................................................................. 25Tabell 5 Avstemming av forvaltningskontoene i 2012.................................................................. 29Tabell 6 Evaluering av forvaltningsavtaler................................................................................... 3250Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerVedlegg 1 Undersøkelsens metodeDette vedlegget gis som et utfyllende tillegg til underkapittel “1.6 Metode”. I det følgende gjør vinærmere rede for undersøkelsesopplegget og vurderinger av dataenes gyldighet og pålitelighet.Generelt om forvaltningsrevisjonDe sentrale elementene i prosjektets metode er standard for forvaltningsrevisjon: Med utgangspunkti tema og problemstillinger som ligger i oppdraget fra kontrollutvalget, utleder vi relevanterevisjonskriterier. Deretter kartlegger og beskriver vi undersøkte virksomheters systemer,praksis eller resultater på aktuelle områder. Faktabeskrivelsen blir så vurdert med utgangspunkt irevisjonskriteriene. Dette leder frem til konklusjoner og anbefalinger.UndersøkelsenUndersøkelsen ble formelt startet opp ved utsendelse av oppstartsbrev til byråden for helse ogsosiale tjenester og bydelene 13.12.2012. Berørt byrådsavdeling og bydelene ble bedt om åoppnevne en kontaktperson. Kommunerevisjonen har hatt kontakt med kontaktpersonene underveis.Undersøkelsesperioden omfatter i hovedsak 2012. Undersøkelsen gir imidlertid på noen punkterogså grunnlag for å vurdere status på tidspunktet for gjennomføringen av undersøkelsen. Dettegjelder særlig vår kontroll av grunnlaget for sosialtjenestens forvaltning (vedtak, disponeringsplanog skriftlige avtaler, herunder evaluering av disse). Videre er utvalget av enkeltsaker ikke begrensettil saker hvor forvaltningen var startet opp i 2012. Vi valgte ut saker med utgangspunkt i enoppdatert oversikt over bydelens forvaltningsklienter, jf. nedenfor under Kontroll av enkeltsaker ide åtte bydelene.Datainnsamlingen ble i hovedsak gjennomført i perioden januar–mars 2013. Det var avsatt én dagi hver bydel. Bydelene har vært behjelpelige med å avklare eventuelle uklarheter og å finne fremetterspurt dokumentasjon i etterkant av Kommunerevisjonens besøk.Undersøkelsen har vært gjennomført i bydelene Gamle Oslo, Nordre Aker, Nordstrand, Sagene,Ullern og Østensjø.I tillegg er det utført en oppfølging etter Kommunerevisjonens rapport 23/2010 Sosialtjenestensforvaltning av klientmidler – oppfølging av rapport 11/2008, rettet mot byråden for helse og sosialetjenester og bydelene St. Hanshaugen og Søndre Nordstrand. Denne delen av undersøkelsen erbasert på skriftlig kommunikasjon og gjennomgang av tilsendt materiale. I tillegg har vi i bydeleneSt. Hanshaugen og Søndre Nordstrand gjennomgått og kontrollert syv enkeltsaker i hver avbydelene.MøterVi gjennomførte et felles oppstartsmøte med alle bydelene og Byrådsavdeling for eldre og sosialetjenester 09.01.2013. Hensikten med møtet var å gi informasjon om undersøkelsen, få innspill tilproblemstillinger og metodisk opplegg og sikre god dialog under gjennomføringen.Det ble holdt en felles presentasjon av Kommunerevisjonens funn, vurderinger, konklusjoner oganbefalinger for bydelene og Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester 30.04.2013. Det ble gittanledning til å komme med merknader og spørsmål i etterkant av presentasjonen samt i et par dageri etterkant av møtet.Kommunerevisjonen51

Rapport 10/2013IntervjuerBydelene var på forhånd orientert om at vi ønsket å intervjue medarbeidere som arbeidet medforvaltning av klientmidler, samt deres ledere. I den forbindelse opplyste vi at det om muligvar ønskelig å intervjue alle medarbeiderne som foresto den tekniske forvaltningen, samt én–tosaksbehandlere. Innenfor denne rammen valgte bydelen hvem som skulle delta på intervjuene.Det ble gjennomført to gruppeintervjuer i hver bydel. Det ene intervjuet var med forvaltereog saksbehandlere, det andre med deres ledere. I all hovedsak stilte hver bydel med én eller tososialkonsulenter i intervjuet, mens alle bydelene tilstrebet at samtlige forvaltere deltok. Enkelte varimidlertid fraværende grunnet blant annet sykdom. Det er gjennomført til sammen 12 intervjuer. Ialt er 17 ledere og 32 forvaltere/saksbehandlere intervjuet.Hvert intervju hadde en varighet på inntil to timer. Spørsmålene til medarbeiderne og deres ledereomhandlet i stor utstrekning de samme temaene. Vi stilte samme spørsmål til de ansatte i allebydelene. Tilsvarende gjaldt for spørsmålene til lederne, men de ble likevel noe tilpasset etterhvilken informasjon vi hadde mottatt fra bydelen før intervjuet.Antall forvaltningsklienter i OsloBydelene fremla en oppdatert oversikt over samtlige forvaltningsklienter ved revisjonsbesøketog opplyste samtidig om i hvilke saker forvaltningen var opphørt uten at kontoen var avsluttet.Utskriften inneholdt informasjon om klientens navn, kontonummer og saldo på utskriftstidspunktet.I de syv bydelene som ikke var omfattet av undersøkelsen, ble opplysninger om antallforvaltningsklienter og antall årsverk som medgikk til forvaltningen, etterspurt i e-post av15.02.2013. Bydelene har gitt tilbakemelding om status ved årsskiftet 2012/2013.Oversikten over antall forvaltningsklienter i underkapittel 1.7 “Forvaltning av klientmidler” byggerpå de ovennevnte opplysningene.Kontroll av enkeltsaker i de åtte bydeleneBydelene ble i oppstartsmøtet forberedt på at vi skulle kontrollere enkeltsaker, og at vi i denforbindelse ønsket å få utlevert regnskapsbilagene for hele 2012. Det ble imidlertid ikke gittinformasjon om hvor mange saker vi skulle kontrollere, eller hvilken periode i 2012 vi skulle se på.Vi valgte å begrense kontrollperioden til januar (fem saker per bydel) og juni 2012 (to saker perbydel). I tre saker var det ikke opprettet forvaltningskonto på det aktuelle tidspunktet. I disse sakenevalgte vi å kontrollere utbetalinger i desember 2012.Ved revisjonsbesøket fremla bydelene en oppdatert oversikt over samtlige forvaltningsklienter ogmarkerte i hvilke saker forvaltningen var tvungen. Vi valgte ut syv saker i hver bydel, herav tosaker med tvungen forvaltning. I tillegg la vi vekt på å sikre at utvalget omfattet saker fra ulikeforvaltere og kontoer med varierende saldo (høy/lav). For øvrig skjedde utvelgelsen tilfeldig. Vi harkontrollert alle utbetalingene i den aktuelle perioden i de 56 utvalgte sakene, totalt 476 utbetalinger.Kontrollen av enkeltsaker bygger på fremlagt dokumentasjon (kontoutskrifter, kvitteringer franettbanken, fakturaer og andre utbetalingsgrunnlag). Formålet var blant annet å vurdere omutbetalingene var tilfredsstillende dokumentert. Særskilte kontroller/undersøkelser for å avdekkeeventuelle misligheter har ikke vært en del av denne undersøkelsen.52Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerNærmere om Kommunerevisjonens kontroll av utskrift etter endelig godkjent betalingI likhet med undersøkelsen i 2010 hadde vi lagt opp til å vurdere om det forelå utskriftfra nettbanken for hver utbetaling etter endelig godkjenning som dokumenterte til hvilketkontonummer betalingen var registrert overført, og hvem som hadde utført de ulike operasjonenei betalingsprosessen. Rutinen for utskrift var tidligere nærmere beskrevet i den daværende Helseogvelferdsetatens rutinehåndbok for bruk av Nordea Bedrift Nettbank, og det fremgikk der klarthvilken utskrift godkjenner 2 skulle skrive ut. Utskriften var ingen bekreftelse på at betalingen var“utført” i betydningen “effektuert”.Oslo kommune har fra 2012 benyttet DNB Connect ved forvaltning av klientmidler. Ved vårundersøkelse var Velferdsetatens rutinehåndbok for bruk av nettbank fortsatt under revidering. Isamtaler med Velferdsetaten fikk vi opplyst at etaten var i dialog med DNB, og at det foreløpig ikkevar tatt stilling til eller gitt føringer til bydelene for hvilken utskrift godkjenner 2 skulle ta ut etterendelig godkjenning, herunder hvilke opplysninger denne skulle inneholde.Undersøkelsen viste at det varierte hvilke typer utskrifter som forelå, både mellom bydelene og ienkelte tilfeller innen den enkelte bydel. Videre varierte det om utskriftene inneholdt opplysningerom hvem som hadde vært involvert i betalingen(e).Kravet om arbeidsdeling var ivaretatt ved at det i DNB Connect var krav om at to personer skullegodkjenne hver enkelt utbetaling (systemet aksepterer ikke bruk av samme innloggings-ID ogpassordkalkulator ved første godkjenning og ved endelig godkjenning). På denne bakgrunn vurdertevi det som lite hensiktsmessig å rapportere detaljer på bydelsnivå. Vi har derfor på dette punkt ikkeutarbeidet revisjonskriterier, men gir en overordnet beskrivelse av i hvilken utstrekning det forelåutskrift etter endelig godkjenning i de sakene vi gjennomgikk.Bydel St. Hanshaugen oppga at godkjenner 2 grunnet tekniske problemer frem til desember 2012hadde tatt ut en samleutskrift over hva vedkommende hadde godkjent, jf. kapittel 11. Utskriftengjaldt utbetalinger for flere klienter og ble satt inn i en egen perm. Dette ble avklart sent iprosjektforløpet, og av ressurshensyn valgte vi ikke å kontrollere om det forelå utskrift etter endeliggodkjenning for hver enkelt utbetaling. Bydelen ble imidlertid bedt om å påvise utskriften etterendelig godkjenning for hver enkelt utbetaling i to av de syv kontrollerte sakene. I én av sakeneforelå det utskrift etter endelig godkjenning for alle utbetalingene, i den andre manglet det for treutbetalinger til klienten. Vi var i bydelen igjen i mai 2013 og mottok da utskrift fra nettbank somviste at de tre utbetalingene var effektuert til avtalt kontonummer. Bydelen oppga at det fra januar2013 ble tatt en særskilt utskrift etter endelig godkjenning for hver enkelt utbetaling, som ble stiftetsammen med utbetalingsgrunnlaget og oppbevart i klientens mappe. Vår observasjon av permenefra 2012 og vårt gjennomsyn av fem tilfeldige enkeltsaker fra 2013 bekreftet bydelens opplysningerom praksis på dette punkt.FaktaverifikasjonReferat fra intervjuene, samt eventuelle spørsmål knyttet til uklarheter i den forbindelse, bleoversendt personlig til alle vi intervjuet. Alle ble gitt anledning til å komme med merknader,presiseringer, tillegg med mer.Bydelene har også verifisert en samlet faktabeskrivelse for sin egen del, basert på verifiserteintervjuer og Kommunerevisjonens gjennomgang av enkeltsaker i bydelen. I den forbindelse blebydelene gjort oppmerksomme på de saker hvor det forekom avvik, og hadde derfor anledning til åetterprøve våre funn.Kommunerevisjonen53

Rapport 10/2013Kommunerevisjonen har underveis hatt kontakt med flere av bydelene, blant annet for å oppklareuklarheter. Opplysninger gitt muntlig er senere bekreftet skriftlig.Redegjørelse fra byrådsavdelingen for oppfølging av bystyrets vedtakKommunerevisjonen tilskrev Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester 22.01.2013. I brevetoppsummerte vi blant annet hvordan vi oppfattet at Kommunerevisjonens anbefaling i rapport23/2010 og bystyrets vedtak i møte 13.04.2011 (sak 82) var fulgt opp. Oppsummeringen var blantannet basert på de orienteringer daværende byråd for velferd og sosiale tjenester hadde gitt til helseogsosialkomiteen i perioden mai–august 2011.Vi mottok en skriftlig redegjørelse fra byrådsavdelingen 18.02.2013 hvor det ble opplyst nærmereom status.Dataenes gyldighet og pålitelighetUndersøkelsen bygger på data innsamlet ved hjelp av flere metoder: møter, intervjuer i seks bydeler,dokumentgjennomgang og kontroll av enkeltsaker i alle de undersøkte bydelene.Hoveddelen av datamaterialet baserer seg på intervjuer med sosialkonsulenter og forvaltere ogderes ledere samt kontroll av enkeltsaker. Spørsmålene til ledelsen og medarbeiderne omhandleti stor utstrekning de samme temaene. Vi tilstrebet å stille åpne spørsmål. Kontrollpunktene vedgjennomgangen av enkeltsaker var i en viss utstrekning egnet til å bekrefte/avkrefte opplysningenegitt i intervjuene.På enkelte punkter bygger vi kun på bydelenes egne beskrivelser av praksis. Dataene må lesessom det og ikke forveksles med datamateriale som viser hvordan ting faktisk har blitt gjort. I sliketilfeller er vi forsiktige i våre vurderinger og konklusjoner.Nærmere om Kommunerevisjonens kontroll av utbetalinger til klientMed unntak av i Bydel St. Hanshaugen forelå det i all hovedsak utskrift etter endelig godkjenningfor hver enkelt utbetaling. Alle utskriftene inneholdt opplysninger om betalerens kontonummer,mottakers navn og kontonummer, utbetalingsdato, beløp og bankreferanse. Noen utskrifter var tattut etter endelig godkjenning, mens andre var tatt ut etter at utbetalingen var effektuert.De registrerte opplysningene kan senere slettes/endres. Når det ikke foreligger utskrift etter atutbetalingen er effektuert, må man, for å foreta en sikker kontroll av til hvilken konto betalingener utført, kontrollere hver gjennomførte utbetaling i nettbanken. Dette lå utenfor rammen av denneundersøkelsen. Kommunerevisjonens kontroll av om utbetalingen er registret overført til avtaltkonto, må altså i disse tilfellene ikke forveksles med en kontroll av at pengene faktisk er utbetalt tilklienten.Med de ovennevnte forbeholdene har dataene etter vårt skjønn en god nok pålitelighet og gyldighettil å danne grunnlag for våre vurderinger og konklusjoner.54Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerVedlegg 2 RevisjonskriterierForvaltning av klientmidler er ikke en lovpålagt oppgave i henhold til lov 18.12.2009 nr. 131 omsosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Lovens krav om internkontroll kommer derforikke til anvendelse. Kravet om tilfredsstillende internkontroll følger imidlertid av kommunelovenog kommunalt regelverk, se nedenfor.For å bidra til at klientenes midler forvaltes på en betryggende måte, og i henhold til lov ogregelverk, er det i Oslo kommune gitt felles rutiner og retningslinjer for forvaltningen avklientmidler. Arbeids- og velferdsdirektoratet utga i mai 2008 Landsdekkende veiledningsrutinerfor frivillig forvaltning av enkeltpersoners økonomi. Disse er revidert per september 2011 og gir engenerell veiledning i tillegg til kommunens egne rutiner.Bydelene har imidlertid et selvstendig ansvar for å sikre betryggende forvaltning. Undersøkelsenshovedproblemstilling har vært:Sikrer bydelenes rutiner og praksis at forvaltningen av klientmidler er i samsvar med gjeldenderegelverk?I denne undersøkelsen har vi blant annet sett nærmere på• vedtak og skriftlige forvaltningsavtaler• ansvarsforholdene, arbeidsdelingen og kontrollaktivitetene ved gjennomføringen avforvaltningenNærmere om kravet til internkontrollByrådet skal, som øverste ledelse for den samlede kommunale administrasjonen, sørge for atdenne drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand forbetryggende kontroll, jf. kommuneloven § 20 nr. 1 og 2:1. Kommunerådet og fylkesrådet er den øverste ledelse for den samlede kommunale ellerfylkeskommunale administrasjon, med de unntak som følger av denne lov. Kommunestyret ogfylkestinget kan selv fastsette at det skal være adgang til å tildele enkeltmedlemmer av rådetledelsesansvar på rådets vegne for deler av den kommunale eller fylkeskommunale administrasjon.2. Kommunerådet og fylkesrådet skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, erforsvarlig utredet og at de vedtak som er truffet blir iverksatt. Kommunerådet og fylkesrådet skal sørgefor at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den ergjenstand for betryggende kontroll.Bestemmelsen som sådan innebærer ingen lovpålagt plikt til å etablere et system for intern kontroll.I Ot.prp. nr. 70 (2002–2003) Om lov om endringer i lov 25. september 1992 nr. 107 om kommunerog fylkeskommuner m.m. (kommunal revisjon) punkt 1.5.4 uttales det atdet må regnes som fast praksis at administrasjonssjefen har ansvar for å etablere internkontroll iadministrasjonen. Etableringen av tilstrekkelig internkontroll må regnes som en nødvendig del avadministrasjonssjefens ledelsesansvar. Det er i tråd med allment aksepterte ledelsesprinsipper at en lederav en virksomhet etablerer rutiner og systemer som blant annet skal bidra til å sikre at organisasjonen nårde mål som er satt.Oslo kommune har definert et overordnet rammeverk for god intern kontroll, jf. Byrådssak 1057/08Overordnet rammeverk for god intern kontroll i Oslo kommune. Dette består av overordnedeprinsipper og føringer for hvordan intern kontroll systemet skal bygges opp. Det understreker atKommunerevisjonen55

Rapport 10/2013intern kontroll er en integrert prosess i mål- og resultatsstyringen som utformes for å gi rimelig gradav sikkerhet for:- Målrettet og effektiv tjenesteproduksjon og drift- Pålitelig økonomi- og styringsdata samt økonomiforvaltning- Etterlevelse av lover, regler og retningslinjerAnsvaret for intern kontroll er av bystyret lagt til bydelsdirektør, jf. instruks for virksomhetsledere §3:Virksomhetsleder har administrativt, faglig og økonomisk ansvar og myndighet for virksomheten innenforde fullmakter som er gitt av overordnet politisk/administrativt organ. Virksomhetslederen skal ledeinnenfor gitte rammer, planlegge og utvikle, iverksette, kontrollere og evaluere oppgavene og ressursenei virksomheten, slik at midlene blir brukt forsvarlig og i samsvar med kommunens målstyring, lover,avtaler, regler, instrukser og prinsipper.Bydelsdirektørens ansvar er også presisert i Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenestersfellesskriv 5/2011 Sosialtjenestens forvaltning av klienters økonomi s. 1:Den enkelte bydelsdirektør har ansvar for å sikre betryggende internkontroll på området.I henhold til Oslo kommunes ledelsesprinsipper (Bystyremelding nr. 7/1998 Ledelses- ogkompetanseutvikling i Oslo kommune 1998–2002) punkt 2 første setning kan virksomhetslederdelegere oppgaver til andre og gi dem ansvaret for utførelsen – sammen med den myndighet som ernødvendig for å kunne utføre oppgaven.Videre er virksomhetsleder pålagt åsørge for at nødvendige kontroll- og rapporteringsrutiner er på plass ved delegering.Vedtak og skriftlige avtalerTvungen forvaltningFolketrygdloven § 22-6 gir hjemmel for Arbeids- og velferdsetaten til å treffe vedtak om attrygdeytelser i gitte situasjoner skal utbetales til et NAV-kontor. Sosialtjenesten skal disponereytelsen til det beste for klienten. Dette forutsetter en konkret, individuell vurdering av den enkelteklients situasjon.Revisjonskriterier:• Tvungen forvaltning av klientmidler skal være basert på vedtak fra Arbeids- og velferdsetaten.Sosialtjenesten skal utarbeide en disponeringsplan.Revisjonskriteriene er utledet fra:Lov 28.02.1997 nr. 19 om folketrygd (folketrygdloven) § 22-6 første og andre ledd:Dersom en person ikke er i stand til å disponere ytelsen selv på grunn av sinnslidelse, psykiskutviklingshemning, alvorlig mental svekkelse, hjerneskade, eller misbruk av berusende eller bedøvendemidler, kan ytelsen utbetales til en annen person eller til et Nav-kontor. Det samme gjelder når en personåpenbart bruker sine trygdeytelser til skade for seg selv eller en person som han eller hun forsørger ellerplikter å forsørge.Ytelsen skal disponeres til beste for den som har rett til den.Grunnleggende prinsipper for forsvarlig saksbehandling og kravene til god forvaltningsskikk.(Forsvarlig saksbehandling innebærer blant annet krav til sosialtjenestens utredning av saken, kravom saklighet og kontradiksjon. God forvaltningsskikk innebærer blant annet krav om orden ogskriftlighet i saksbehandlingen.)56Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerFrivillig forvaltningVed inngåelse av avtale om frivillig forvaltning utøver ikke sosialkontoret offentlig myndighet, ogavtalen reguleres derfor av privatrettslige regler. Avtalen må forankres i alminnelige avtalerettsligeprinsipper.Kommunerevisjonen undersøkte om bydelene hadde benyttet kommunens standardavtale, eventueltom det forelå en annen skriftlig forvaltningsavtale. I den forbindelse bemerker vi at det ble lagttil grunn at det måtte foreligge en skriftlig avtale signert av begge parter, som foruten å angihvilke inntekter og utgifter som inngikk i forvaltningen, omhandlet partenes plikter og rettigheterfor øvrig. Dersom dette ikke var tilfellet, ble sakene registrert som om det ikke forelå skriftligforvaltningsavtale. En fullmakt/samtykkeerklæring fra klient eller et budsjett / en disponeringsplansignert av begge parter utgjorde således ikke en tilfredsstillende forvaltningsavtale i dennesammenheng.Revisjonskriterier:• En avtale om frivillig forvaltning av klientmidler skal være skriftlig, ogbydelen skal benytte Oslo kommunes standard forvaltningsavtale.• Forvaltningsavtalen skal tilpasses den enkelte klients behov.Revisjonskriteriene er utledet fra:Fellesskriv til bydelene 5/2011 punkt 1 s. 1:En avtale om frivillig forvaltning av inntekt skal være skriftlig og undertegnet av begge parter iavtaleforholdet, det vil si forvaltningsklienten og kommunal enhetsleder eller den som kommunalenhetsleder bemyndiger. Det er utarbeidet en standard forvaltningsavtale som skal benyttes. Avtalen ertilgjengelig på sosialtjenestens intranett Stine.Arbeids- og velferdsdirektoratets Landsdekkende veiledningsrutiner for frivillig offentlig forvaltningav enkeltpersoners økonomi, per september 2011, punkt 4.1:Bruker og kommunen eller NAV kontoret skal gå igjennom hvilke behov avtalen skal fylle og hvilkealternativer bruker kan tilbys for å dekke behovet. En forvaltningsavtale skalvære individuelt tilpasset (se vedlegg I), og skal tolkes og gjennomføres i samsvar med formålet med denenkelte avtale.Ansvarsforhold – myndighet til å inngå forvaltningsavtalenRevisjonskriterier:• Avtale om frivillig forvaltning skal inngås av kommunal enhetsleder, eller den som kommunalenhetsleder har delegert myndighet til. Ansvarsforholdene skal være basert på skriftlige ogoppdaterte delegasjoner.Revisjonskriteriene er utledet fra:Fellesskriv til bydelene 5/2011 s. 1 og 5:En avtale om frivillig forvaltning av inntekt skal være skriftlig og undertegnet av begge parter iavtaleforholdet, det vil si forvaltningsklienten og kommunal enhetsleder eller den som kommunalenhetsleder bemyndiger.Det følger av juridisk strategi for Oslo kommune (bystyresak 466/05) at Oslo kommunesorganisasjon skal være basert på klare delegasjonslinjer og ansvarsforholdene skal tydelig fremgå.Delegasjoner skal være skriftlige, tydelige og oppdaterte.Kommunerevisjonen57

Rapport 10/2013Overordnet rammeverk for god intern kontroll i Oslo kommune punkt 4.1 (Byrådssak 1057/08):Virksomheten må legge særlig vekt på:Tydelige fullmakter og rapporteringslinjer ved tildeling av ansvar og myndighetArbeidsdelingOslo kommunes gjeldende retningslinjer forutsetter en arbeidsdeling ved at den enkelte betalingskal godkjennes av to personer. Kravet om arbeidsdeling er ivaretatt i DNB Connect ved atdet er krav om to godkjenninger på alle utbetalinger; systemet aksepterer ikke bruk av sammeinnloggings-ID og passordkalkulator (med personlig passord) ved første godkjenning og vedendelig godkjenning (godkjenner nr. 2). Videre skal forvaltningskontoene avstemmes av en tredjeperson.Undersøkelsen har vært rettet mot den kontrollen som godkjenner nr. 2 skal utføre, da dette er sistekontroll før klientens forvaltningskonto blir belastet.Innlogging i DNB ConnectRevisjonskriterium:• Personlig passord for DNB Connect må ikke formidles eller på annen måte gjøres tilgjengeligfor andre.Revisjonskriteriet er utledet fra:Fellesskriv til bydelene 5/2011 punkt 8 s. 5:Brukernavn og passord skal ikke skrives ned og ikke formidles til andre.Se brukerhåndbok for nettbank på sosialtjenestens intranett Stine for utfyllende rutiner ved bruk avnettbank.DNBs rutinehåndbok for nettbank kap. 1.2:For fullmaktshaverne innebærer det blant annet følgende plikter:- Manuelle betalingsmidler, for eksempel sjekker, må oppbevares utilgjengelig foruvedkommende.- Passordkalkulator m/pin-kode for DNB Connect er personlig og skal ikke lånes ut.Passordkalkulatoren må oppbevares utilgjengelig for uvedkommende, og ikke sammen med pin-kode.Kontroll før endelig godkjenning av betalingerRevisjonskriterium:• Endelig godkjenning av den enkelte betaling skal være basert på faktura eller annet grunnlag forbelastning av konto.Revisjonskriteriet er utledet fra:DNBs rutinehåndbok for nettbank kap. 7.10.4 :Betalingen må godkjennes av 2 personer, se rutine 7.10.13 ”Godkjenne”.DNBs rutinehåndbok for nettbank kap. 7.10.13:Alle betalinger må godkjennes av to brukere før de blir effektuert.Fellesskriv til bydelene 5/2011 punkt 5 s. 4:Ved utbetaling til andre enn klient skal den som utfører betalingen og den som ettergodkjenner kontrollereom utbetalingsgrunnlag (dokument eller faktura som tjener som dokumentasjon for den utbetaling58Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlersom er gjennomført) gjelder klienten og om de registrerte opplysningene i nettbanken om mottakerskontonummer og beløp samsvarer med utbetalingsgrunnlaget (faktura e.l.).I de tilfeller der utbetaling går til klienten selv, skal både den som utfører betalingen og den somettergodkjenner kontrollere om det registrerte kontonummeret i nettbanken samsvarer med gyldigdokumentasjon på avtalt kontonummer. Det må i tillegg foreligge utbetalingsgrunnlag som dokumentererutbetalingen.Etter endelig godkjenning skal kvittering på utført betaling, sletting og endring skrives ut av den somhar ettergodkjent betalingene og stiftes sammen med utbetalingsgrunnlag og arkiveres i permen sammenmed bankens kontoutskrift. Kvittering for utført betaling skal sjekkes mot kontoutskriften ved månedligavstemming og kontroll.Arbeids- og velferdsdirektoratets landsdekkende veiledningsrutiner punkt 6:En avtale om frivillig offentlig forvaltning av enkeltpersoners økonomi må gjennomføres på enbetryggende måte. Begrepet betryggende stiller krav til selve rutinen og de personer som skal utførerutinen. Pengetransaksjonene må kontrolleres under forberedelse til overføring, under selve overføringenog på et senere tidspunkt ved utøvelse av revisjon.Revisjonskriterium:• Før endelig godkjenning av utbetalinger til andre enn klienten må det kontrolleres om fakturaen/utbetalingsgrunnlaget gjelder klienten, og om de registrerte opplysningene i nettbanken ommottakers kontonummer og beløpet samsvarer med fakturaen/utbetalingsgrunnlaget.Revisjonskriteriet er utledet fra:Fellesskriv til bydelene 5/2011punkt 5 s. 4:Se ovenfor .Arbeids- og velferdsdirektoratets landsdekkende veiledningsrutiner punkt 6:Se ovenfor.God regnskapspraksis.Revisjonskriterium:• Før endelig godkjenning av utbetalinger til klienten må det kontrolleres om det registrertekontonummeret i nettbanken samsvarer med gyldig dokumentasjon på avtalt kontonummer.Revisjonskriteriet er utledet fra:Fellesskriv til bydelene 5/2011 punkt 5 s. 4:Se ovenforArbeids- og velferdsdirektoratets landsdekkende veiledningsrutiner punkt 6:Se ovenfor.God regnskapspraksis.Avstemming av forvaltningskontoRevisjonskriterier:• Forvaltningskontoen skal avstemmes av en person som ikke har vært delaktig ved betalingene iDNB Connect.Kommunerevisjonen59

Rapport 10/2013• Avstemmingen skal baseres på kontoutdrag fra banken, mappe med regnskapsbilag/fakturaer,utskrift etter endelig godkjenning, forvaltningsavtalen og forrige måneds avstemmingsskjema.• Avstemmingen skal dokumenteres i skjemaet ”Månedlig avstemming av forvaltningskonto”.Revisjonskriteriet er utledet fra:Fellesskriv til bydelene 5/2011 punkt 5 s. 4:Det skal foretas månedlig avstemming. Det må avstemmes også mot forvaltningsavtalen.Avstemmingen skal ikke utføres av samme person som har utført betalingene i nettbanken eller som harettergodkjent betalingene.Kvittering for utført betaling skal sjekkes mot kontoutskriften ved månedlig avstemming og kontroll.Helse- og velferdsetatens rutinehåndbok for Bedrift Nettbank s. 81:Avstemmingen utføres månedlig etter at perioden er avsluttet og kontoutdrag er mottatt fra banken.Følgende materiale er nødvendig for å foreta avstemmingen:- Kontoutdrag fra banken- Mappe med regnskapsbilag/fakturaer- Skjema: Forrige måneds avstemming skjema- Skjema ”Månedlig avstemming forvaltningskonto”Byrådsavdeling for finans sitt rundskriv 23/2002 Intern kontroll i økonomiforvaltningen i Oslokommune punkt 2:Byrådsavdeling for finans har sett enkelte svakheter som har gått igjen. For å kartlegge omfanget avproblemene er det gjennomført en kontroll i noen virksomheter for å kartlegge rutinemessige svakheter.Gjennomgangen bekreftet det inntrykket som hadde bygget seg opp. Følgende bes fulgt opp:• Mangelfulle avstemmingsgrunnlag fra banken. Dette kan reguleres ved at all avstemming skjermot et fullverdig avstemmingsgrunnlag fra banken. Dette medfører at i stedet for å avstemme påsamlesummer er det hver enkelt betalingstransaksjon som skal kontrolleres.Evaluering av forvaltningsavtalenRevisjonskriterium:• Forvaltningsavtalen skal evalueres senest etter ett år.Revisjonskriteriet er utledet fra:Fellesskriv til bydelene 5/2011 punkt 1 s. 2:Avtalen skal evalueres etter ett år og evalueringen bør skje i samråd med klienten. Det skal vurderes omdet har oppstått endringer i klientens økonomi eller andre relevante forhold som kan ha betydning forat forvaltningsavtalen skal være til nytte for klienten. Etter evaluering av avtalen bør det lages et nyttavtaledokument. Det skal journalføres i sosialtjenestens fagsystem at evaluering er gjennomført.Arbeids- og velferdsdirektoratets landsdekkende veiledningsrutiner punkt 4.2.8:Avtalen bør evalueres løpende, og tidspunkt for evaluering bør fremgå av avtalen. Første evaluering børikke ligge langt fram i tid fra inngåelsen av avtalen, slik at eventuelleendringsbehov avdekkes og avhjelpes.60Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerVedlegg 3 Uttalelse fra Byrådsavdeling for eldre og sosialetjenesterOslo kommuneByrådsavdeling for eldre og sosiale tjenesterKommunerevisjonenGrenseveien 880663 OSLODato: 22.05.2013Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode:201200969-56 201205537-9 Synnøve Sjøflot, 23 46 11 66 126RAPPORT TIL UTTALELSE: SOSIALTJENESTENS FORVALTNING AVKLIENTMIDLER - OPPFØLGING AV RAPPORT 23/2010Vi viser til brev datert 08.05.2013 og Kommunerevisjonens rapport Sosialtjenestens forvaltningav klientmidler – oppfølging av rapport 23/2010.Kommunerevisjonen har gjennomført undersøkelser i seks bydeler og sett på om rutiner ogpraksis sikrer at forvaltningen av klientmidler er i samsvar med gjeldende regelverk. Deundersøkte bydelene er Gamle Oslo, Ullern, Nordre Aker, Sagene, Østensjø og Nordstrand.Undersøkelsen har i tillegg vært en oppfølging av bydelene Søndre Nordstrand ogSt. Hanshaugen og byråden for helse og sosiale tjenester etter rapport 23/2010.Sosialtjenesten i Oslo kommune forvalter midler for ca 2 700 klienter. Et stort flertall av dissehar frivillig forvaltning. De undersøkte bydelene forvalter samlet sett midler for 1 556 klienter.Kommunerevisjonen har bedt om en tilbakemelding på ni spørsmål. Byrådsavdelingen haringen kommentarer til spørsmålene 1 – 3. De øvrige spørsmålene blir besvart samlet.Kommunerevisjonen har tidligere gitt ut to rapporter om forvaltning av klientmidler ogbyrådsavdelingen har over flere år arbeidet med å bedre rettssikkerheten for den aktuelleklientgruppen. Kommunerevisjonen uttaler at de senere års arbeid for en mer betryggendeforvaltning av klienters økonomiske midler har gitt positive resultater, noe byrådsavdelingen ergodt fornøyd med.På lik linje med de første rapportene er også den siste rapporten et nyttig verktøy ibyrådsavdelingens arbeid med å utvikle gode og nødvendige rutiner for bydelene. Rapportenangir konkrete funn byrådsavdelingen vil ta utgangspunkt i og den synliggjør hvor det fortsatter behov for endringer og særskilt oppfølging. Rapporten fremstår som lettlest, ryddig ogtydelig.Byrådsavdeling for eldre ogsosiale tjenesterPostadresse:Rådhuset, 0037 OsloE-post: postmottak@byr.oslo.kommune.noKommunerevisjonen61

Rapport 10/2013Vedrørende rutiner og praksis knyttet til skriftlig avtale om forvaltning og årlig evaluering avavtalenI kommunens fellesskriv 5/2011 Sosialtjenestens forvaltning av klienters økonomi, er detpresisert at en avtale om frivillig forvaltning av inntekt skal være skriftlig og undertegnet avbegge parter i avtaleforholdet. Avtalen skal evalueres i samråd med klienten etter ett år.Av rapportens funn fremgår det at det fortsatt er tre bydeler som har behov for å vurdere egnerutiner og praksis knyttet til kravet om skriftlig forvaltningsavtale og årlig evaluering avavtalene.Kravet om skriftlig avtale og årlig evaluering skal ikke fravikes. Byrådsavdelingen ønskerlikevel å peke på at det i gruppen av brukere med forvaltning av inntekt, kan være personer deter vanskelig og tidkrevende å få til å møte på samtaler og til evaluering og undertegning avavtaler. I rapporten kommer det også frem at det er en økning i antall forvaltningsklienter desiste årene og at mange av brukerne er rusmiddelavhengige og/eller psykisk syke.TiltakByrådsavdelingen vil avvente bydelenes uttalelse til rapporten og deres forslag til tiltakknyttet til det aktuelle funnet. Ut fra dette vil vi innen 31.08.2013 vurdere behovet forvidere oppfølging.Vedrørende grunnlag for endelig godkjenning av utbetalinger og kontroll av utbetalingerSamlet forelå det et tilfredsstillende utbetalingsgrunnlag for 93 % av de kontrollerteutbetalingene. I tre bydeler gjaldt dette for alle de kontrollerte utbetalingene.For de fem øvrige bydelene var det knyttet mangler til utbetalingsrunnlaget vedekstrautbetalinger til klienten og ved utbetalinger til husleie.Når det gjelder kontroll av utbetalinger var dette i all hovedsak ikke i samsvar med gjeldenderetningslinjer verken knyttet til utbetalinger til klienten eller utbetalinger til andre enn klienten.TiltakByrådsavdelingen vil i brev til bydelene presisere at det ikke er anledning til å fravikerutiner som fremgår av fellesskriv 5/2011, Kvalitetshåndboken for sosialtjenesten ellerav rutinehåndbok for bruk av nettbank. Likeledes at det ikke kan innføres egne rutinersom er i motstrid med rutinene i disse dokumentene. Brev vil bli sendt ut innen30.06.2013.Byrådsavdelingen vil foreslå overfor Velferdsetaten at rutiner og praksis knyttet tilkravene om utbetalingsgrunnlag ved utbetalinger utenom forvaltningsavtalen samtkontrollrutiner før endelig godkjenning av utbetalinger blir repetert på de årligekursdagene. Vi vil be om en tilbakemelding fra Velferdsetaten innen 31.08.2013.Utskrift etter endelig godkjent betalingGodkjenner 2 skal skrive ut kvittering for ”utført” betaling etter endelig godkjent betaling.Utskriften skal stiftes sammen med utbetalingsgrunnlaget og arkiveres.262Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerI undersøkelsen kom det frem at det i all hovedsak forelå utskrift etter godkjent betaling forhver enkelt utbetaling i de kontrollerte sakene. Alle utskriftene inneholdt opplysninger ombetalerens kontonummer, mottakers navn og kontonummer, utbetalingsdato, beløp ogbankreferanse. Det varierte imidlertid hvilke typer utskrift som forelå, både mellom bydeleneog i enkelte tilfelle innen den enkelte bydel.Oslo kommune har fra 2012 benyttet DNB Connect ved forvaltning av klientmidler.Velferdsetaten har opplyst at rutinehåndbok for bruk av nettbank fortsatt er under revidering.Som en følge av dette er det ikke tatt stilling til hvilken utskrift godkjenner 2 skal ta ut etterendelig godkjenning, herunder hvilke opplysninger den skal inneholde.TiltakByrådsavdelingen vil i oppdrag til Velferdsetaten be om at rutinehåndbok for bruk avnettbank blir ferdigstilt. Aktuell sluttdato vil bli drøftet med etaten. Samtidig mågjeldende rutiner for utskrift etter endelig godkjent betaling vurderes, blant annet ombehovet for en forenkling kan etterkommes.Vedrørende avstemming og bruken av Oslo kommunes avstemmingsskjemaForvaltningskontoene skal avstemmes av en person som ikke har vært delaktig i betalingene.Kommunerevisjonens kontroll av enkeltsaker viste at dette kun var tilfelle for alle dekontrollerte kontoene i to bydeler.Kommunerevisjonen understreker betydningen av kravet om at en tredje person utføreravstemmingene. Manglende avstemming, eller avstemming foretatt av en som har værtinvolvert i betalingene, eliminerer den kontroll som ligger i en slik arbeidsdeling.Når det gjelder kommunens avstemmingsskjema mener enkelte bydeler at bruken av skjemaeter svært tidkrevende og unødvendig for å sikre en tilfredsstillende kontroll.TiltakByrådsavdelingen vil tilskrive bydelene og presisere gjeldende retningslinjer knyttet tilavstemming. Dette vil bli gjort innen 30.06.2013.Byrådsavdelingen vil i oppdrag til Velferdsetaten be om en vurdering av Oslokommunes avstemmingsskjema og behovet for å bruke dette. Frist for oppdraget settestil 31.08.2010.Vedrørende myndighet til å inngå forvaltningsavtaleAvtale om frivillig forvaltning skal inngås av kommunal enhetsleder, eller den som kommunalenhetsleder har delegert myndighet til. Ansvarsforholdene skal være basert på skriftlige ogoppdaterte delegasjoner.Det var bare i én av de åtte bydelene det forelå skriftlig delegasjon av myndigheten til å inngåforvaltningsavtale for hele 2012 fra kommunal enhetsleder. Kontrollen av avtaler inngått i 2012viste imidlertid at alle avtalene var inngått av den/de som var angitt som bemyndiget.Tiltak3Kommunerevisjonen63

Rapport 10/2013Byrådsavdelingen vil tilskrive bydelene og presisere gjeldende retningslinjer knyttet tilmyndighet til å inngå forvaltningsavtale. Dette vil bli gjort innen 30.06.2013.Med vennlig hilsenBjørg Månum AnderssonkommunaldirektørMorten MjelvesosialtjenestesjefGodkjent og ekspedert elektronisk464Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerVedlegg 4 Uttalelser fra de åtte bydeleneKommunerevisjonen65

Rapport 10/201366Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerKommunerevisjonen67

Rapport 10/201368Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerKommunerevisjonen69

Rapport 10/201370Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerKommunerevisjonen71

Rapport 10/201372Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerKommunerevisjonen73

Rapport 10/201374Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerKommunerevisjonen75

Rapport 10/201376Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerKommunerevisjonen77

Rapport 10/201378Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerKommunerevisjonen79

Rapport 10/201380Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerKommunerevisjonen81

Rapport 10/201382Kommunerevisjonen

Sosialtjenestens forvaltning av klientmidlerKommunerevisjonen83

Rapport 10/201384Kommunerevisjonen

Oslo kommuneKommunerevisjonenGrenseveien 88, 0663 OSLOTelefonnummer: 23 48 68 00Telefaksnummer: 23 48 68 01www.krv.oslo.kommune.nopostmottak@krv.oslo.kommune.noGrafisk produksjon: Allkopi AS - 10.13