Språkprofil for SI_andre utkast 1. juni 2011 (formatert) - Språkrådet

SI det klart– rene ord for pengeneSpråkprofil for Statens innkrevingssentral (SI), 2011

Side 2 av 41ForordVi skriver enormt mye her i Statens innkrevingssentral. Vi sender ut millionvis av brev til nordmennfra alle samfunnslag, vi skriver til unge og gamle, fagfolk og lekfolk. Hvis ikke leserne våre forstårdet vi skriver, har vi mislyktes. Det du nå holder i hånda, er en egen språkprofil for Statensinnkrevingssentral som skal sikre at vi når fram med budskapet vårt – uansett hvem leseren er, oghva teksten handler om.Når du skriver på jobb, skriver du på vegne av Statens innkrevingssentral. Denne språkprofilenforteller deg hvordan du skal skrive når du skriver på jobb. Den sier noe om hvordan du skalstrukturere tekstene dine, hvordan du skal formulere deg, og ikke minst hvordan du skal omtaledeg selv og leserne dine. Vi skal skrive formelle og juridisk holdbare tekster, samtidig som vi erbåde forståelige, imøtekommende og høflige.Godt språk er lønnsomt. Skjønner leserne våre på første forsøk hva vi vil dem, unngår vi at de måringe til oss for å få forklart hva tekstene betyr, og vi unngår at leserne gjør feil eller ikke gjør noe idet hele tatt.Språkprofilen slik den er nå, er et resultat av behovene vi har akkurat nå. Men med nyekommunikasjonsformer og nye arbeidsoppgaver vil det dukke opp nye utfordringer. Derfor skalspråkprofilen være et levende dokument som vi oppdaterer og reviderer etter hvert, slik at dener i tråd med de behovene vi til enhver tid har.Språkprofilen er ikke ment som en tvangstrøye. Den er heller en felles språklig uniform. Den skalalltid være på, men hva du har inni, og hvordan du bærer den – det må du selv vurdere.SI det klart – lykke til med skrivingen!Mo i Rana, august 2011Per WaagedirektørSTATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 3 av 41InnholdForord………………………………………………………………………………………………………………... 2Språkprofilen – hva, hvorfor og hvordan ................................................................................................4Retningslinjer for skriftlig kommunikasjon i Statens innkrevingssentral................................................5Del 1: Hvordan inkluderer vi leserne og tar hensyn til dem? Om tonen i tekstene............................61. Bruk like mye «vi», «du» og «dere» i skrift som i tale..........................................................................62. Forklar regelverket ved å konkretisere det for leseren – ikke bare gjengi ordrett.......................8Del 2: Hvordan gjør vi tekstene oversiktlige og effektive? Om strukturen i tekstene ………………103. Start med det som er viktigst for leseren ……………………………………………………………....104. Få fram hovedbudskapet i overskriften …………………………………………………………….….135. Bruk alltid mellomtitler …………………………………………………………………………………..…14Del 3: Hvordan skriver vi klart og tydelig? Om formuleringene i tekstene........................................156. Forklar alltid vanskelige fagord og forkortelser, og begrens bruken av dem............................167. Formuler deg konkret og i tråd med hvordan du snakker...........................................................188. Skriv heller «dette brevet» enn «dette brev» ..................................................................................209. Skriv alltid fullstendige setninger......................................................................................................21Del 4: Hvordan skriver vi korrekt? Om rettskrivingen i tekstene.........................................................2210. Les korrektur og be en kollega lese gjennom teksten din..........................................................22Tre viktige sjangrer – brev, nettekst og e-post .....................................................................................32Brevet – vår viktigste sjanger................................................................................................................32E-posten – et viktig arbeidsverktøy .....................................................................................................34Netteksten – en sjanger for framtida ………………………………………………..…………….……… 38Nynorsk i Statens innkrevingssentral .....................................................................................................39Litteraturtips..............................................................................................................................................41STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 4 av 41Språkprofilen – hva, hvorfor og hvordanHva er en språkprofil?Språkprofilen er en arbeidsinstruks for skriving, og du skal følge den i hver eneste tekst du skriver.Den utgjør et felles rammeverk og utgangspunkt for all skriving her hos oss – i alle sammenhengerog på alle nivå.Hvorfor har Statens innkrevingssentral en språkprofil?Statens innkrevingssentral har en språkprofil fordi skrivingen er det viktigste vi gjør. Språkprofilengir føringer for hvordan tekstene våre skal se ut, altså hvordan vi skal kommunisere med lesernevåre. Og leserne – hvem er de? Jo, de er folk flest. Det innebærer at må vi skrive slik at folk flestforstår, og det skal språkprofilen hjelpe oss med.Hvis vi ikke når ut med budskapet vårt gjennom tekstene våre, får vi heller ikke gjort jobben vår.Vi skal kreve inn penger – men på en måte som skyldnerne forstår. Skyldnerne er avhengige avoss for å vite hva de skal og må gjøre, og vi er pålagt å informere om de rettighetene ogpliktene skyldnerne har.Språkprofilen skal med andre ord sikre at leserne våre på første forsøk finner det de leter etter i tekstene forstår det de finner i tekstene bruker det de finner og forstår, til å gjøre det de skalFungerer tekstene våre på denne måten, sparer vi masse tid og penger. Vi unngår unødvendigeandregangshenvendelser, og vi unngår unødvendige feiltolkinger og misforståelser.Hvordan skal du bruke språkprofilen?Den viktigste delen av denne språkprofilen er de ti retningslinjene. De må du lese grundiggjennom og gjøre deg godt kjent med. De skal du forholde deg til i all skriving, enten du skriverfritekst i brev, nettekster eller e-poster. Når du har gjort deg kjent med språkprofilen, må du sørgefor å ha den lett tilgjengelig og bruke den som oppslagsverk når det trengs.Språkprofilen regulerer først og fremst hvordan vi skriver ved Statens innkrevingssentral. Likevelskal du også muntlig så langt som råd ta hensyn til retningslinjene i språkprofilen, særlig i eksternetelefonsamtaler og møter, men også internt. Poenget er at vi alltid skal være trygge på at alleføler seg inkludert i kommunikasjonen ved at de forstår og blir tatt hensyn til.Språkprofilen er dessuten et felles referansepunkt når du og kollegaene dine diskuterer og lesergjennom hverandres tekster.Lykke til!STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 5 av 41Retningslinjer for skriftlig kommunikasjon i Statens innkrevingssentralRetningslinjene nedenfor er delt inn i fire hoveddeler:Del 1: Hvordan inkluderer vi leserne og tar hensyn til dem? Om tonen i teksteneDel 2: Hvordan gjør vi tekstene oversiktlige og effektive? Om strukturen i teksteneDel 3: Hvordan skriver vi klart og tydelig? Om formuleringene i teksteneDel 4: Hvordan skriver vi korrekt? Om rettskrivingen i tekstenRetningslinjene er formulert som påbud som du som ansatt i Statens innkrevingssentral må følgenår du skriver.For at du skal kunne skrive en god tekst, må du ha et bevisst forhold til hva du skal skrive hvem du skal skrive til hvorfor du skal skrive til denne leseren hvordan du skal formidle innholdetDu må altså klargjøre både hva som er ditt hovedpoeng og -budskap, og hva som er mestinteressant og viktig for leseren. Når du har det klart for deg, kan du begynne å skrive – i trådmed retningslinjene på de følgende sidene.STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 6 av 41Del 1: Hvordan inkluderer vi leserne og tar hensyn til dem? Om tonen itekstene1. Bruk like mye «vi», «du» og «dere» i skrift som i taleNår vi snakker, er det helt naturlig å bruke et direkte språk der vi omtaler oss selv som «vi» (ellereventuelt «jeg») og samtalepartneren eller -partnerne som «du» eller «dere». Det er slik vikommuniserer med hverandre, og det må også tekstene våre speile. Slik får vi ansvaret ogrollene i teksten tydelig fram, og tekstene blir mer imøtekommende og menneskelige.Til å begynne med i teksten bruker du «Statens innkrevingssentral» om deg som avsender, så kandu videre i teksten variere med «vi». Til enkeltpersoner skriver du alltid «du». Private og offentligevirksomheter tiltaler du vekselvis med det fulle navnet (for eksempel «NAV» og«Brønnøysundregistrene») og «dere».SkrivVi returnerer ikke originalene til deg.Send oss også opplysninger om en eventuellny arbeidsgiver, dersom dere har det.Vi har sendt arbeidstakeren en orienteringom lønnstrekket.Skriv ikkeOriginaler vil ikke bli returnert.Om mulig bes ny arbeidsgiver oppgitt.Underretning om pålegget er sendtarbeidstaker.Få fram hvem innholdet dreier seg om eller er rettet motBegrens bruken av såkalte passivformer av verbet, som «gjøres», «betales» og «kontaktes». Værheller mer konkret og si noe om hvem som skal utføre handlingen, eller hvem innholdet er rettetmot.SkrivNår du skal betale fra utlandet, må dubetale til bankkontonummer …Du kan betale inn til kontonummer …SI gjør oppmerksom på at du kan søke omavdragsbetaling eller betalingsutsettelse.Hvis det er noe du lurer på i forbindelse medkravet, må du kontakte oss innenforfallsdatoen. Bruk KID-nummeret når dubetaler.Skriv ikkeBetaling fra land utenfor Norge skal gjøres tilbankkontonummer …Innbetaling kan gjøres til kontonummer …SI gjør oppmerksom på at det kan søkes omavdragsbetaling eller betalingsutsettelse.Hvis kravet ikke stemmer med egen oversikt,bør SI kontaktes innen forfall. Bruk KIDnummeretsom referanse ved innbetaling.STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 7 av 41Ikke bruk former som «De» og «Dem»Bruk heller ikke høflig tiltale-former som «De» og «Dem». Det skaper unødvendig avstand tilleseren, og gjør teksten unødvendig streng.SkrivVi ber deg fylle ut og returnere det vedlagteskjemaet med opplysninger om denøkonomiske situasjonen din.Statens innkrevingssentral vil hver månedsende dere en faktura med trekkbeløpet.Bruk KID-nummeret på fakturaen når derebetaler.Skriv ikkeVi ber Dem fylle ut og returnere vedlagteskjema med opplysninger om Deresøkonomiske situasjon.Statens innkrevingssentral vil hver månedsende Dem faktura med giro påtrekkbeløpet, og vi ber om at giroen blirbenyttet ved betaling.Unngå å omtale noen i tredjeperson – skriv til og ikke om leserenDu skal dessuten unngå å omtale noen i tredjeperson («skyldner bes betale») i tilfeller der du kanvære mer konkret og direkte («du må betale»).SkrivDu kan ikke selv avgjøre om du skal betalebøtene, eller om du skal sonefengselsstraffen. Du skal betale bøtenedersom du har økonomisk evne til det, jf.påtaleinstruksen § 30-9.Skriv ikkeSkyldneren kan ikke selv avgjøre om bøteneskal betales, eller om den subsidiærefengselsstraffen skal sones. Bøtene skalbetales dersom skyldneren har økonomiskevne til det, jf. påtaleinstruksen § 30-9.Hvem skal du omtale som «du», og hvem er «dere»?Disse kan du omtale som «du»:skyldneretilkjenteadvokaterverger og andre som opptrer etter fullmakt fra parteneDisse kan du omtale som «dere»:Aa-registeretalminnelig namsmannarbeidsgiverebesittere av panteobjektbobestyrereBrønnøysundregistrenedet sentrale folkeregisteretdiverse objektregisteredomstolenegjeldsrådgivereinkassobyråkommunekontorkontoførere (bank)meglereNAVnordiske innkrevingsmyndigheteroppdragsgivere/utlignerepolitiPostenpåtalemyndigheteneRiksrevisjonenSkattedirektoratetskattekontortingretttrygdekontorutenlandske myndigheter og ambassaderSTATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 8 av 412. Forklar regelverket ved å konkretisere det for leseren – ikke bare gjengi ordrettEt hovedproblem for brukerne våre er alle referansene til lovverket og det at vi ofte bruker etspråk som ligger tett opptil regelverket. Regelverket er viktig for oss, og det er grunnlaget for altvi gjør: Gjør likevel alt du kan for å klargjøre og forklare regelverket for dem du skriver til. Dettrenger ikke bety at du unngår alle begrepene som kan være vanskelige å forstå, men at dualltid forklarer dem enten med andre ord eller også med eksempler.I mange tilfeller kan du hjelpe leseren til å forstå. Det kan du gjøre ved å forklare hva lovregelenbetyr i praksis i det konkrete tilfellet, i stedet for å sitere den generelle lovregelen.SkrivDersom kravet ikke blir oppgjort i denfastsatte perioden, vil vi holde nyutleggsforretning. I en utleggsforretningbeslutter namsmannen (i dette tilfellet SI) omkravet skal kreves inn ved utleggstrekk, somvil si trekk i lønn eller trygd, eller utleggspant,som vil si pant i for eksempel fast eiendom,bankkonti eller verdipapirer.Dersom det er tatt pant i en eiendel, forbyrnamsmannen at den saksøkte brukereiendelen på en måte som forringer verdienav den for saksøkeren.SI har gått gjennom kravet og ser at det bleforeldet 9. januar 2008.Skriv ikkeDersom saken ikke blir oppgjort i denneperioden, vil ny utleggsforretning bliberammet.Namsmannen forbyr enhver forføyning overpantet som strider mot saksøkerens rett.SI har gjennomgått kravet og finner atforeldelse inntrådte den 9. januar 2008.Begrens bruken av regelhenvisningerVær også forsiktig når du bruker regelhenvisninger til å begrunne det du skriver. Dess mer durefererer til regelverket, dess større er sjansen for at leserne dine faller av. Alle paragraftegnenekan ofte stå i veien for forståelsen av teksten. Derfor bør du begrense henvisningene så mye dukan. Som hovedregel skal du plassere regelhenvisningene i et eget avsnitt nederst i tekstenunder overskriften «Aktuelt regelverk».Aktuelt regelverkReglene om utleggstrekk finner du i dekningsloven § 2-7.Aktuelt regelverkReglene om gjeldsordning står i gjeldsordningsloven. Særlig disse reglene er aktuelle: § 4-8 andre ledd om erstatning og gjeldsordning § 3-4 om stans av innkrevingen i gjeldsforhandlingsperioden § 6-2 tredje ledd om det å oppheve en gjeldsordningHvis du likevel må ha en lovhenvisning med i en enkeltsetning, skal du plassere henvisningen tilslutt setningen. Sett da et komma og «jf.» foran henvisningen.SkrivPåtalemyndigheten kan oppheve etforenklet forelegg, jf. vegtrafikkloven § 31b,tolloven § 68 og småbåtloven § 42.Skriv ikkeForenklet forelegg kan ifølge vegtrafikkloven§ 31b, tolloven § 68 og småbåtloven § 42oppheves av påtalemyndigheten.STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 9 av 41Et erstatningskrav som gjelder en skade somhar skjedd på grunn av en straffbarhandling, skal betales fullt ut i engjeldsordning, jf. gjeldsordningsloven § 4-8bokstav h andre ledd.Ifølge gjeldsordningsloven § 4-8 bokstav handre ledd skal erstatningskrav for skadevoldt ved straffbar handling betales fullt ut igjeldsordning.På side 23 kan du lese mer om hvordan du skriver lovhenvisninger.Ta hensyn til hvem leseren din erDet er viktigst å være forsiktig med lovhenvisninger og -sitater i kommunikasjonen vår medskyldnere og andre ikke-jurister. Overfor advokater og andre fagfolk kan vi tillate oss et merjuridisk tungt innhold. Ha likevel alltid i tankene hvem andre som eventuelt også skal lese ogforholde seg til teksten din. Husk på at ekspertene også skjønner de enkle forklaringene!STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 10 av 41Del 2: Hvordan gjør vi tekstene oversiktlige og effektive? Om strukturen itekstene3. Start med det som er viktigst for leserenDet er vi som skriver tekstene, som må vise for leseren hva som er den viktigste informasjonen itekstene. Vi må prioritere innholdet for leseren og vise hva som er hovedbudskapet, og hva somi større grad er tilleggsinformasjon. Leseren må først og fremst få vite hva han eller hun skal gjøresom følge av teksten, mens bakgrunnen for saken og generell informasjon om regelverket ertypisk tilleggsinformasjon.Start derfor alltid teksten med den informasjonen som er viktigst for leseren. Konsentrer deg omde konkrete beskjedene – særlig de beskjedene som får praktiske konsekvenser for leseren vedat han eller hun må gjøre noe aktivt.Det du starter teksten med, skal følge opp det hovedoverskriften i teksten sier, altsåhovedbudskapet ditt. Avslør det viktigste med en gang, så kan du heller forklare mer lenger nedi teksten. Innledningen din må også sette teksten inn i en sammenheng ved at du sier noe omhva slags tekst det er, og hvorfor leseren får den.I denne teksten er hovedbudskapet at SI trenger mer dokumentasjon for å kunne behandle ensøknad om ettergivelse av studiegjeld. Her kommer hovedbudskapet litt sent:STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 11 av 41Plasser heller det viktigste først, for eksempel slik:Søknad om å få ettergitt krav – manglende dokumentasjonStatens innkrevingssentral bekrefter at vi har mottatt søknaden om å få ettergittstudiegjelden din. For å kunne behandle søknaden trenger vi følgende dokumentasjon: kopi av ligningen din for årene 2007, 2008 og 2009 en legeuttalelse som inneholder en vurdering av den forventede framtidigearbeidsevnen dinSøknaden din blir behandlet når vi får denne dokumentasjonen.[Så kan du plassere resten av teksten lenger ned i teksten.] Også her står hovedbudskapet, nemlig at mottakeren må sende en bekreftelse til SI, langt ned ibrevet:STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 12 av 41Her er hovedbudskapet flyttet lenger opp i teksten:STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 13 av 414. Få fram hovedbudskapet i overskriftenOverskriften i en tekst er det første leseren ser. Det må du utnytte ved å fortelle leseren så myesom mulig om hva teksten handler om. Svarer du for eksempel på en konkret forespørsel, måoverskriften si noe om både den innkommende forespørselen og svaret ditt. Skjønner leserengjennom overskriften din hva teksten handler om, og eventuelt hva han eller hun skal gjøre, hardu lagt et godt grunnlag for den videre lesingen.Et hovedproblem med mange av overskriftene i Statens innkrevingssentral er at de er for knappeog generelle – de avslører for lite av hovedbudskapet i teksten. Gi derfor så mye informasjonsom mulig på overskriftsplassen, og bruk gjerne hele setninger.Her er noen flere retningslinjer for bruk av overskrifter: Du skal ikke bruke store bokstaver (versaler). Bruk heller fet skrift og en annenskriftstørrelse. Prøv å holde deg på én linje. Bruk eventuelt en tankestrek (–) til å skille ut stikkord. Det skal være ett linjeskift under hovedoverskriften. Ikke strø om deg med utropstegn. Unngå ordene «vedrørende», «angående» og forkortelsene «vedr.» og «ang.».SkrivDet er ikke rom for å trekke deg i lønn ellertrygdRegistrert innbetaling av studielån – ingenflere kravVarsel om utleggsforretning – vi viltvangsinnkreve det du skylderSkriv ikkeVURDERING AV UTLEGGSTREKK I LØNN/TRYGDVedrørende studielånVarsel om utleggsforretningSTATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 14 av 415. Bruk alltid mellomtitlerEn tekst blir alltid mer oversiktlig og lettere å lese når vi bruker mellomtitler. Mellomtitlene gjør atleseren kjapt får oversikt over hvilke deler teksten består av, og hva som er hovedtemaene iteksten. Du selv blir nødt til å tenke nøye gjennom hvilke avsnitt som henger sammen og dermedkan plasseres under samme mellomtittel. Du blir også nødt til å vurdere grundig hvilkenrekkefølge du skal plassere avsnittene i.Bruk gjerne mange mellomtitlerDet er sjelden et problem at en tekst har for mange mellomtitler – tenk at du skal komme medalle de viktigste beskjedene i mellomtitlene. På den måten får leseren allerede ved å ta et kjaptblikk på hovedoverskriften og alle mellomtitlene et bestemt inntrykk av hva slags tekst det er, oghva den handler om.Gi mye informasjon i mellomtitleneGi mye informasjon i mellomtitlene, og formuler dem gjerne som hele setninger og eventueltspørsmål.Her er noen flere retningslinjer for bruk av overskrifter: Det skal ikke være linjeskift under mellomtitler. Det skal ikke være punktum etter en mellomtittel.Her er en tekst uten mellomtitler:STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 15 av 41Her er en omskrevet versjon av den samme teksten med mellomtitler:STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 16 av 41Del 3: Hvordan skriver vi klart og tydelig? Om formuleringene i tekstene6. Forklar alltid vanskelige fagord og forkortelser, og begrens bruken av demPresise, men vanskelige ordSom alle andre virksomheter har vi i SI vårt eget stammespråk. En viktig del av stammespråket erfagord som «formuesgoder», «underhold» og «utleggsforretning». Felles for mange av disseordene er at de ikke er intuitivt forståelige, og at de ofte har et helt spesifikt og gjerne juridiskinnhold. Det er ikke alltid mulig eller nødvendig å unngå dem, men du skal alltid forklare hva debetyr i hvert enkelt tilfelle. Du kan forklare med andre, mer konkrete og intuitivt forståelige ord,eller du kan forklare ved å vise til eksempler.Skrivprosessfullmektig (den som fører saken)Statens innkrevingssentral (SI) viser til tidligerevarsel om tvangsinnkreving. Vi har nåbesluttet å holde utleggsforretning. I enutleggsforretning beslutter SI om det duskylder, skal kreves inn ved utleggstrekk, somvil si trekk i lønn eller trygd, eller utleggspant,som vil si pant i for eksempel fast eiendom,bankkonti eller verdipapirer.Skriv ikkeprosessfullmektigStatens innkrevingssentral (SI) viser til tidligerevarsel om tvangsfullbyrdelse. Vi har besluttetå avholde utleggsforretning.Sett gjerne inn en ordliste i teksten dinI tekster der du bruker mange vanskelige ord, kan du vurdere å sette opp en ordliste nederst iteksten i stedet for å forklare ordene underveis. Som vedlegg til denne språkprofilen finner du enordliste du kan hente ord og forklaringer fra. Avsnittet med ordlista kaller du «Ordforklaringer».Eksempel på bruk av ordlisteOrdforklaringer Oppheving er det som skjer når påtalemyndigheten bestemmer at et forelegg skalfalle bort. Benådning er det å ettergi en straff. En bot er en straff, og det å ettergi en bot kallesderfor for benådning. Påtalemyndigheten er den offentlige myndigheten som påtaler straffbarehandlinger. Det kan være for eksempel Riksadvokaten, Statsadvokaten og jurister ipolitiet.Gammeldagse ordFlere av ordene vi bruker, er bare gjenlevninger etter tidligere tider og ikke ord som har noespesifikt faglig eller juridisk innhold. Felles for disse ordene er at ingen av oss bruker dem i detmuntlige språket, selv om vi stadig tyr til dem når vi skriver.Alderdommelige ord som har gått ut av det muntlige språket, skal du ikke bruke. Det fins gode,levende og moderne alternativer til alle sammen. Det gjelder ord som «ovennevnte»,«vedrørende» og «angående», og det gjelder ord som «da» i betydningen «siden» eller «fordi».Også ordet «samt» bør du variere med ord som «og», «og dessuten» eller «i tillegg til». Ordet blirbrukt mye i skrift, men er for de fleste ikke en del av det levende, talte språket. Ordet kandermed bidra til at teksten din får et unødvendig stivt og formelt språk.STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 17 av 41På Språkrådets nettsider finner du en liste over gammeldagse ord og forslag til omskrivinger:http://www.sprakrad.no/nb-no/Klarsprak/Verktoy/Skriverad/Kansellisten/#Listen .Skrivinformasjon om innkrevinget møte om videre framdriftUtleggsdatabasen vil bedre situasjonen noe,fordi alle namsmyndighetene etter hvert må…Du kan da få betalingsanmerkning, og detkan påløpe rettsgebyr.Skriv ikkeinformasjon vedrørende innkrevinget møte angående videre framdriftUtleggsdatabasen vil bedre situasjonen noe,da alle namsmyndighetene etter hvert må …Du kan da få betalingsanmerkning, samt atdet kan påløpe rettsgebyr.Moteord og -uttrykkUnngå også moteuttrykk som «i forhold til» og «fokus». Det fins en drøss av gode alternativer, ognår du bruker alternativene, blir du som oftest nødt til å tenke mer grundig gjennom hva duegentlig vil ha fram.Det er korrekt å bruke «i forhold til» i tilfeller der du kan bytte det ut med «sammenlignet med». Ialle andre tilfeller skal du unngå uttrykket. Bruk heller tradisjonelle preposisjoner som «i», «til» og«for», uttrykk som «i forbindelse med» og «i tilknytning til» eller andre omskrivinger.«Fokus» er et punkt. Du kan ha noe «i fokus», og du kan «fokusere på» noe. Men fokus kan ikkevære verken bredt, stort, langsiktig eller sterkt – skriv heller om med andre uttrykk.SkrivDet gjelder spesielt i forbindelse medtjenester mot …utøver myndighet overfor enkeltindividerhar arbeidet særlig med kvalitetSkriv ikkeDet gjelder spesielt i forhold til tjenester mot…utøver myndighet i forhold til enkeltindividerhar hatt ekstra fokus på kvalitetSTATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 18 av 41ForkortelserAlle forkortelsene vi bruker, er en kilde til frustrasjon for både leserne våre og dessuten ogsånyansatte. Det er ikke gitt at alle forstår forkortelser som «VAS», «LTR» og «GOL». I eksterne teksterskal du derfor aldri bruke interne forkortelser. Det gjelder også på telefon: Du skal ikke brukeforkortelser i eksterne telefonsamtaler. Vær dessuten forsiktig med bruken av forkortelser internt iSI – på den måten sikrer vi at alle forstår også når det er nyansatte til stede, eller når folk fra ulikeavdelinger er samlet i et møte.Også mer vanlige og kjente forkortelser gjør en tekst vanskeligere å lese. I løpende tekst skal duderfor unngå å bruke forkortelser. Forkortelsene «jf.» og «kr» er unntak – de er mest vanlige somforkortelser.Forkortelsen «SI» for Statens innkrevingssentral kan du bruke så lenge du introduserer den i enparentes første gang du bruker den.Skrivrettskraftig dom av 16. september 2002, jf.straffeprosessloven kapittel 30 ogtvangsfullbyrdelsesloven § 4-1gebyr av 12. juni 2002, jf. veitrafikkloven § 31femte ledd, jf. § 38Til opplysning kan vi per dags dato ikke se atdu har noen krav registrert her.Statens innkrevingssentral (SI) viser tilsøknaden din … (som innledning)Skriv ikkerettskraftig dom av 16. september 2002, jf.strprl. kap. 30 og tvangsl. § 4-1gebyr av 12. juni 2002, jf. vtrl. § 31 femte ledd,jf. § 38Til opplysning kan vi pr. d.d. ikke se at du harnoen krav registrert her.SI viser til søknaden din … (som innledning)7. Formuler deg konkret og i tråd med hvordan du snakkerI tale er det fremmed for de fleste av oss å si at vi skal «gjennomføre lunsjinntak» i stedet for å«spise», men i skrift tyr vi ofte til denne typen mer kompliserte og ofte abstrakte formuleringer.Fenomenet kalles substantivering – det at vi tyr til omskrivinger med substantiver («å foreta enevaluering») der vi egentlig kan gå rett på sak med et verb («å evaluere»). Dess mer konkrete vier, dess lettere er det for leserne våre å skjønne hva vi mener.Vær særlig på vakt mot ord som ender på «-ing» og «-else» – såkalte verbalsubstantiver som erlaget av enklere verb.SkrivStatens innkrevingssentral (SI) viser tilsøknaden av 20. oktober 2010 om å fåettergitt følgende krav:Med utgangspunkt i disse opplysningenehar vi vurdert hvor stort et eventueltutleggstrekk kan bli.Når du skal betale fra utlandet, må dubetale til bankkontonummer …Skriv ikkeStatens innkrevingssentral (SI) viser tilsøknaden av 20. oktober 2010 omettergivelse av følgende krav:Med utgangspunkt i disse opplysningene harvi foretatt en vurdering av størrelsen på eteventuelt utleggstrekk.Betaling fra land utenfor Norge skal gjøres tilbankkontonummer …STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 19 av 41Vær særlig oppmerksom på formuleringer med «ved»Ofte komprimerer vi innholdet i en setning med kombinasjonen av ordet «ved» + et substantiv.Det kan være effektivt for oss fordi vi på den måten tar en del informasjon for gitt, særlig hvaslags rollefordeling det dreier seg om i tekstene. For leseren, derimot, vil mye bruk av slikkomprimering gjøre tekstene uklare og unødvendig abstrakte.Når du skriver, skal du være forsiktig med å ta informasjon og kunnskap for gitt. Unngå derforinnforståtte formuleringer der du ikke får fram hvem det er som skal gjøre noe.SkrivHusk å benytte KID-nummeret når dubetaler.Gebyrer kan påløpe hvis du ikke betalereller avklarer eventuelle feil med oss innenforfallsdatoen.Ring telefon 75 14 93 00 dersom du vilkontakte oss.Skriv ikkeHusk å benytte KID ved innbetaling.Ved mislighold kan purre-/tilleggsgebyrerpåløpe.Ved henvendelse, benytt tlf. 75 14 93 00.STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 20 av 418. Skriv heller «dette brevet» enn «dette brev»Det å skrive «dette brev» i stedet for «dette brevet» er noe som henger igjen fra det danskeembetsmannsspråket. Fenomenet kalles enkel bestemmelse og er vanlig i dansk, men det erikke i tråd med godt, moderne norsk. Bruker du mye enkel bestemmelse når du skriver, blirteksten stiv og mindre tilgjengelig. Du skal derfor bruke dobbel bestemmelse og former som«dette brevet» og «denne loven/lova».Skrivpå baksiden av dette brevetSI har lagt til grunn opplysningene som …Kravet faktureres derfor i første omgang tilden regnskapspliktige enheten.Du har rett til å gjøre deg kjent med deopplysningene som vi har registrert om deg.Skriv ikkepå baksiden av dette brevSI har lagt til grunn de opplysninger som ….Kravet faktureres derfor i første omgang tilden regnskapspliktige enhet.Du har rett til å gjøre deg kjent med deopplysninger som vi har registrert om deg.Bruk bestemt form – «arbeidsgiveren må» i stedet for «arbeidsgiver må»Også enkeltord skal være så konkrete som mulig, det gjør det lettere å forstå hva tekstenhandler om. Når det gjelder substantiv, vil det si at du stort sett alltid skal legge til enten enartikkel («en», «ei», «et») eller en bøyingsendelse («-en», «-a», «-et»).I praksis vil det si at du skal skrive enten «en kreditor skal» eller «kreditoren skal» – aldri «kreditorskal».SkrivSI bekrefter imidlertid at utleggspantet blirslettet når kravet er innbetalt.Dersom gebyret ikke er betalt innen 3måneder etter at en godkjenning,autorisasjon eller tillatelse er gitt, vil dennekunne bli tilbakekalt og slettet.Skriv ikkeSI bekrefter imidlertid at utleggspant vil blislettet når kravet er innbetalt.Dersom gebyr ikke er betalt innen 3 månederetter at godkjenning, autorisasjon ellertillatelse er gitt, vil denne kunne bli tilbakekaltog slettet.STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 21 av 419. Skriv alltid fullstendige setningerVi skal alltid skrive alle setningene våre fullt ut. For at en setning skal være fullstendig, må den sinoe om både den som på en eller annen måte utfører en handling, og selve handlingen. Isetningen «Du må betale boten» er «du» den som handler, mens «må betale» er handlingen.Hvis vi ikke har med både handlingen og den som handler, kan vi komme til å skjule detegentlige innholdet i setningen. Det gir dessuten dårlig flyt i en tekst dersom vi brukerufullstendige setninger innimellom de fullstendige setningene.I setningen «Viser til din henvendelse via våre hjemmesider» mangler det informasjon om hvemsom viser til henvendelsen, nemlig «Statens innkrevingssentral», «vi» eller eventuelt «jeg». Slikesetninger skal du altså skrive slik: «Vi / jeg / Statens innkrevingssentral viser til …»SkrivSaken er avsluttet.Statens innkrevingssentral vil orientere om …(flyttet til starten av brevet)Her kommer informasjon om …(i starten av brevet)Skriv ikkeSaken avsluttet.Dette til orientering(brukt som avslutning på brev)Til informasjonSTATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 22 av 41Del 4: Hvordan skriver vi korrekt? Om rettskrivingen i tekstene10. Les korrektur og be en kollega lese gjennom teksten dinFor at teksten din skal bli så bra som mulig, er det nyttig å få en kollega til å lese gjennom den.På den måten får du sjekket at du har skrevet i tråd med retningslinjene i språkprofilen, og atteksten din er korrekt både faglig og språklig.Det er dessuten et minstekrav at du har kontroll på de viktigste skrive- og tegnsettingsreglene. Entekst med mye korrekturfeil gir et dårlig inntrykk, og for mye feil skaper unødvendigkommunikasjonsstøy som i verste fall kan stå i veien for forståelsen av selve innholdet. Selv omfeilfrie, perfekte tekster er en illusjon, har en godt gjennomarbeidet tekst få skrivefeil.Nedenfor finner du et utvalg av de viktigste skrive- og tegnsettingsreglene.Bruk stavekontroll og hjelpemidler Bruk stavekontroll hvis du har tilgang til det.Lurer du på skrivemåten, bøyingen, betydningen eller bruken av et ord, må du sjekkeordboka: www.bokmålsordboka.uio.no eller www.nynorskordboka.uio.no.Får du ikke svar på spørsmålet ditt i reglene som er listet opp nedenfor, kan du sjekkewww.korrekturavdelingen.no.Finner du ikke svaret der heller, kan du sjekke nettsidene til Språkrådet,www.språkrådet.no, eller eventuelt ringe eller sende e-post til rådgivingstjenesten deres:sporsmal@sprakradet.no.Vær konsekventDet er stor valgfrihet innenfor rettskrivingen på både bokmål og nynorsk. Denne språkprofilenregulerer ikke i detalj hva slags ord og ordformer du skal velge. Det er likevel viktig at du har etbevisst forhold til ordene og uttrykkene du velger, og at du dermed tar konsekvente valginnenfor rettskrivingen og bruker én variant i hver enkelt tekst. Velg én form av ordet og bruk denkonsekvent gjennom hele teksten: «fram» eller «frem», «klokka» eller «klokken», «sto» eller «stod»og så videre.Hvordan skal du markere og utheve viktige deler i tekstene?Også når det gjelder uthevinger og markeringer, er det viktig at du er konsekvent. I tillegg bør duvære varsom med å utheve for mye; dess sjeldnere du gjør det, dess tydeligere blir det når dugjør det.Som hovedregel skal du bruke understreking når du skal markere eller utheve en setning, etuttrykk eller et ord.STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 23 av 41Hvordan skal vi skrive telefonnummer?Telefonnummer skal du skrive på forskjellige måter alt etter hva slags type telefonnummer det ersnakk om:Type telefonnummerSkrivemåteMobil 994 45 590Fasttelefon 75 14 90 00Med landkode +47 75 14 90 00Faks 75 14 90 00Femsifret 04545800-nummer 800 80 000Hvordan skal vi skrive datoer og klokkeslett?Du skal skrive alle datoer slik: 1. april 2011.Ifølge skrivereglene er det flere alternative måter å skrive datoer på, men vi skriver på dennemåten. Det er den måten å datere på som er lettest å lese, og det er ingen tvil om hva denbetyr.Klokkeslett skriver du slik: 16.00. Foran klokkeslettet kan du skrive «klokka/klokken» eller «kl.». Detskal ikke være kolon i klokkeslett på norsk.Hvordan skriver vi lovhenvisninger?Dersom du skal referere til en lovregel i løpende tekst, skal du plassere henvisningen til slutt isetningen, etter et komma og forkortelsen «jf.». Alle lover og forskrifter skal skrives med småforbokstaver. Bare Grunnloven har stor forbokstav.NB: Vær oppmerksom på at du kan bli lurt av Word når det gjelder stor og liten forbokstav. Wordretter automatisk til stor forbokstav etter punktum, men det blir altså feil så lenge du ikke starterpå en ny setning.SkrivVi gjør oppmerksom på at vedavdragsbetaling for bøter vil eventuelleerstatningskrav bli dekket før bøtene, jf.påtaleinstruksen § 30-7.Ikke skrivVed avdragsbetaling for bøter gjøres detoppmerksom på at eventuelleerstatningskrav vil bli dekket før bøtene, jf.Påtaleinstruksen § 30-7.STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 24 av 41Lovhenvisningen skal stå uten komma mellom leddene, og du skal bruke bokstaver når du angirledd.Skrivpåtaleinstruksen § 30-5 tredje leddtvangsfullbyrdelsesloven § 4-1 andre leddbokstav cIkke skrivpåtaleinstruksen § 30-5, 3. leddtvangsfullbyrdelsesloven § 4-1, 2. ledd,bokstav CSkal du referere til flere paragrafer, skal du bruke to paragraftegn.Skriv§§ 2 og 4Skriv alle lovnavn fullt ut, ikke bruk forkortelser.SkrivstraffeprosesslovenforvaltningsloventvangsfullbyrdelseslovenIkke skrivstrprl.fvl.tvfbl.Alle kortformer av lover har navn på både bokmål og nynorsk: «forvaltningsloven» og«forvaltningslova». Bruker du kortformene, omtaler du loven i samme målform som du bruker iteksten ellers, uavhengig av om selve loven er på bokmål eller nynorsk. Bruker du langformen avlovnavnet, altså det fulle navnet, skal du bruke den målformen som selve loven er skrevet på. Islike tilfeller skal du kursivere navnet.BokmålDu kan lese mer om dette igjeldsordningsloven.Dette er regulert av forvaltningsloven.Som arbeidsgiver er dere ansvarlig for at detpålagte trekket blir gjennomført, jf. § 7-22 ilov 26. juni 1992 nr. 86 om tvangsfullbyrdelse.Vi er pålagt å svare på e-poster fraprivatpersoner i den målformen som er brukti den innkommende e-posten. Det er lov 11.april 1980 nr. 5 om målbruk i offentlegteneste som regulerer dette.NynorskDu kan lese meir om dette igjeldsordningslova.Dette er regulert av forvaltningslova.Som arbeidsgivar er de ansvarlege for at detpålagde trekket blir gjennomført, jf. § 7-22 ilov 26. juni 1992 nr. 86 om tvangsfullbyrdelse.Vi er pålagde å svare på e-postar fråprivatpersonar i den målforma som er brukt iden innkommande e-posten. Det er lov 11.april 1980 nr. 5 om målbruk i offentleg tenestesom regulerer dette.STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 25 av 41Hvordan skriver vi tall og summer?Det skal ikke være punktum i pengesummer og andre store siffer. Store tall skal du dele opp i treog tre siffer bakfra.Skriv:Ikke skriv:kr 3 000 kr 3.000 / kr 3000kr 16 290 kr 16.290 / kr 16290kr 1 562 655 kr 1562655Skal du ha med desimaler, bruker du komma uten mellomrom på hver side for å skille utdesimalene.Skriv:Ikke skriv:kr 6 190,00 kr 6 190 , 00 / kr 6 190.00Det er helt greit å bruke forkortelsen «kr» for kroner. Forkortelsen kan stå både foran og ettersummen, men i tallsammenhenger skal du som hovedregel plassere den foran.Skriv:kr 1 290,00 eller 1 290,00 krkr 3 290,00 eller 3 290,00 krNår skal vi bruke siffer, og når skal vi bruke bokstaver?Hovedregelen er at du skriver store tall med siffer og små tall med bokstaver. Ifølge skriveregleneer tall opp til og med tolv små tall som skal skrives med bokstaver.Skriv:Dersom du ikke innen 14 dager betaler inndet du skylder, vil vi tvangsinnkreve beløpet.Ikke skriv:Dersom du ikke innen fjorten dager betalerinn det du skylder, vil vi tvangsinnkrevebeløpet.I tallsammenhenger er det likevel naturlig å bruke bare siffer.Skriv:Prisene økte med 2,4 prosent.Ikke skriv:Prisene økte med to komma fire prosent.STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 26 av 41Hvor skal det være mellomrom?Det skal alltid være mellomrom mellom siffer og forkortelser/symboler.SkrivIkke skriv1 % 1%kr 1500kr1500§ 4 §4Ved skråstrek skal det vanligvis ikke være mellomrom på hver side av skråstreken. Det skal aldrivære mellomrom på bare én side av streken. Men dersom minst ett av alternativene består avto eller flere ord, skal det være mellomrom på hver side av streken.Skrivfaktura/betalingsanmodningektefelle/samboervil / vil ikkeIkke skrivfaktura/ betalingsanmodningektefelle / samboervil/vil ikkeHvordan bruker vi kolon og semikolon?Semikolon og kolon har forskjellige bruksområder og kan ikke brukes om hverandre.Kolon skal du bruke ved sitering og replikker og dessuten ved forklaringer og eksemplifiseringer iløpende tekst eller i punktlister. Kolon kan stå foran både helsetninger og stikkord eller korterefraser. Det skal være stor forbokstav etter kolon bare når kolon står foran en helsetning.Rett bruk av kolon:Per Waage sier: «Dette er en forventetutvikling for SI.»Type formuesgode – beskrivelse: (i skjema)Disse instansene kan ettergi de ulikekravene: Påtalemyndigheten kan oppheveforelegg. Kongen i Statsråd kan benåde bøter. Justisdepartementet kan ettergiinndragninger ellersaksomkostninger.Semikolon, derimot, er aldri obligatorisk. Det er altså et tegn du kan velge å ikke bruke. Skal dubruke det, er det først og fremst aktuelt i ett tilfelle: mellom to helsetninger som henger nærtsammen i innhold. Setningen etter semikolon skal da ha liten forbokstav. I slike tilfeller kan dualltid velge å bruke punktum, komma eller tankestrek isteden.Rett bruk av semikolon:Semikolon er et artig tegn; det kan likevelalltid erstattes.STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 27 av 41Du kan se bort fra giroen du har fått; du fåren ny om noen uker.Hvordan bruker vi tankestrek og bindestrek?Bindestreken (-) er det samme tegnet som minustegnet på tastaturet. Vi bruker det i to tilfeller:for å erstatte et for- eller etterledd, og i forbindelse med forkortelser, siffer oggruppesammensetninger.Rett bruk av bindestrek:Justis- og politidepartementetpostnummer og -adresseSI-brevEØS-avtale25-årsjubileumStatens innkrevingssentral-ansattMo i Rana-kontoretTankestreken (–) skal også brukes i to tilfeller. Det ene tilfellet er når vi vil skille ut noe som ettillegg inne i eller til slutt i en setning, eller når vi vil skille ut stikkord i en overskrift. Da skal det væremellomrom på hver side av tankestreken. Det andre tilfellet er mellom ytterpunkter i tid og rom.Da skal det ikke være mellomrom på hver side av tankestreken.Rett bruk av tankestrek:Dersom kravet fra SI ikke er misligholdt – det vil si at det ikke er gått tiltvangsinnkreving – kan du søke om betalingsutsettelse eller avdragsordning.Ta gjerne kontakt med oss – vi kan hjelpe deg.Vi trenger opplysninger om økonomien din – fyll ut og send skjema (overskrift)aldersgruppa 30–39 årperioden 2005–20091. januar–31. desemberflyturen Værnes–RøssvollUlike måter å få fram tankestreken på: Hold Ctrl-tasten inne mens du trykker på minustegnet på talltastaturet. Velg Sett inn > Symbol > Spesialtegn > Kort tankestrek. (Lag så eventuelt hurtigtast.) I nettlesere kan du dessuten bruke tastekombinasjonen Alt + 0150 (på talltastaturet). På Mac får du tankestreken fram ved å trykke Alt + bindestrek.STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 28 av 41Hvordan bruker vi anførselstegn ved sitering?Bruk tegnene « og » til å markere direkte sitat. Det er nok å markere et sitat på den måten, ikkebruk kursivering eller innrykk i tillegg. Bruk også tegnene til å markere enkeltord eller vise tiloverskrifter i andre tekster.Eksempler på bruk av anførselstegn:I tvangsfullbyrdelsesloven § 2-6 heter det: «Om taushetsplikt for namsmannen og andre somutfører tjeneste eller arbeid for namsmannen gjelder domstolloven § 63 a tilsvarende.»Posten «Livsopphold» i beregningen omfatter utgifter til …Hvordan skriver vi sammensatte ord?På norsk kan vi lage nye ord ved å sette sammen enkeltord til såkalte sammensatte ord, slik«innkrevingssentral» er satt sammen av ordene «innkreving» og «sentral». På norsk skal slikesammensatte ord skrives som ett ord.En vanlig feil på norsk er å særskrive sammensatte ord, altså at vi skriver ordene hver for seg derde skal skrives som ett ord: «periode slutt» i stedet for «periodeslutt». En grunn til det kan væreengelskpåvirkning – på engelsk skal ordene i slike tilfeller skrives hver for seg. En annen viktiggrunn er det at stavekontrollen i for eksempel Word ikke har med alle sammensatte ord – siden vii prinsippet kan lage uendelig mange av dem. Dermed får du en rød strek under desammensatte ordene.Skriv derfor alle ord som du uttaler som ett ord, som ett sammenhengende ord.SkrivSkulle du få medhold i klagen og kravet blirettergitt, vil du få eventuelle innbetaltebeløp tilbakebetalt.Før opp eventuelle utgifter til barnebidrag.Dere skal likevel ikke trekke beløpet utoverden angitte trekkperioden på fem år.Ikke skrivSkulle du få medhold i klagen og kravet blirettergitt, vil du få eventuelle innbetalte beløptilbake betalt.Før opp eventuelle utgifter til barne bidrag.Dere skal likevel ikke trekke beløpet utoverden angitte trekk perioden på fem år.Faste uttrykk som ofte blir skrevet feilVær oppmerksom på en del faste, vanlige uttrykk som ofte blir skrevet feil. Her er rett skrivemåte:tvert imotta imotifølgesi ifratil stedetil delsfor øvrigpå egen håndi dag, i morgenSTATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 29 av 41Når skal vi bruke stor forbokstav?En vanlig feil på norsk er at vi bruker for mye stor forbokstav. Det er bare når et ord har statussom egennavn at vi skal bruke stor forbokstav («Statens innkrevingssentral»). Fellesnavn skal alltidha liten forbokstav («innkrevingssentralen»).Stillingstitler er ikke egennavn og skal skrives med små bokstaver, også i e-postsignaturer og påvisittkort:Per WaagedirektørTore BrattinformasjonssjefHvordan lager vi punktlister?Det er nyttig å bruke punktlister for å tydeliggjøre et innhold. Hvert enkelt punkt må da væreforholdsvis kortfattet – enkle stikkord, kortere fraser eller enkeltsetninger. Du skal ikke plassere heleavsnitt i en punktliste – da må du heller skille ut avsnittene med egne mellomtitler.Hvis punktene er hele setninger, skal du begynne hvert punkt med stor forbokstav og avsluttemed punktum. Er punktene bare stikkord eller kortere fraser, skal du verken ha stor forbokstaveller punktum.Punktene er setninger:Hva kan du selv gjøre hvis du hargjeldsproblemer?• Det er viktig å handle raskt.Gjeldsproblemer blir verre jo lenger duventer.• Sett opp et realistisk budsjett overinntekter og nødvendige utgifter. Finnut hvor mye du har til å betalekreditorene.• Ta kontakt med kreditorene og forklarsituasjonen. Lag et forslag til løsning. Erdet mulig å lage en nedbetalingsplanfor gjelda?• Prøv å få i stand en bedre avtale medkreditorene. Ta utgangspunkt i dinnåværende betalingsevne. Ikke tilbymer, men heller ikke mindre enn dukan klare.• Sørg for dokumentasjon ved kopi avhusholdningsbudsjett, lønnsslipp,kvitteringer for betalte regninger,oversikt over pant som hefter vedeiendeler mv.• Sett deg inn i dine rettigheter ogplikter. Søk hjelp om nødvendig.Punktene er stikkord og kortere fraser:SI sørger for innkreving, tvangsinnkreving ogregnskapsføring i saker fra politiet. Det gjelder• bøter• erstatninger• inndragninger• saksomkostninger• vegtrafikkgebyrSTATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 30 av 41Sett kolon etter innledningsordene hvis du kunne ha satt kolon der i vanlig, løpende tekst.Kolon etter innledningen:Henvend deg til Lånekassen dersom du harspørsmål om dette:• søknad om rentefritak ogbetalingsutsettelse• støtte til ny utdanning• ettergivelse i Nord-Troms og Finnmark• sletting av lån ved uførhetSom løpende tekst:Henvend deg til Lånekassen dersom du harspørsmål om dette: søknad om rentefritak ogbetalingsutsettelse, støtte til ny utdanning,ettergivelse i Nord-Troms og Finnmark, slettingav lån ved uførhet.Tenk at alle punktene skal være så språklig symmetriske som mulig, ikke kombiner for eksempelkorte stikkord med hele setninger. Dersom hvert punkt skal være en naturlig fortsettelse av eninnledende setning, må du passe på at hvert punkt faktisk henger sammen med innledningen.Skriv:Du dokumenterer opplysningene du skriver iskjemaet, ved å legge ved kopier av blantannet• lønns- eller trygdeslipp• husleiekontrakt ellernedbetalingsplan for boliglån• regninger for eksempelviskommunale avgifter og utgifter tilbarnepassIkke skriv:Du dokumenterer opplysningene du skriver iskjemaet, ved å legge ved kopier av blantannet:• lønns- eller trygdeslipp• hvis du har husleiekontrakt ellernedbetalingsplan for boliglån• ta også med regninger, foreksempelvis kommunale avgifter ogutgifter til barnepassHvor skal vi sette komma?Mange av oss har lært at vi skal sette komma der det er naturlig å ha en pause. Denhuskeregelen fungerer bra også i dag. Hovedproblemet med komma er nemlig at vi bruker detfor sjelden. Hvis vi bare vet at det skal inn komma i en setning, klarer vi som regel å plassere detrett.Bruk derfor komma aktivt – det er bedre å sette et komma for mye enn ett for lite. Du skal brukekomma hovedsakelig i to tilfeller: for å utheve et tillegg midt inne i en setning eller til slutt i en setning – valgfritt for å skille mellom ulike typer setninger – obligatoriskNedenfor er tre kommaregler særlig omtalt: komma etter innledende leddsetning, kommamellom sideordnede leddsetninger og komma etter innskutt leddsetning.Regelen om at det skal stå komma etter en leddsetning som står først i en hovedsetning,innebærer at dersom en setning starter med ord som «hvis», «dersom», «at», «fordi», «siden»,«som», «hvordan», «hva» og «hvilke», skal det som regel inn et komma i setningen.Eksempler – komma etter innledende leddsetningHvis kravet ikke stemmer med din egen oversikt, bør du kontakte SI innen forfallsdatoen.Dersom du ønsker avdrag, ber vi deg om å ta kontakt.STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 31 av 41Regelen om komma mellom sideordnede leddsetninger innebærer som oftest at dersom du harto «som» eller to «at» i setningen din, skal det inn ett eller flere komma.Eksempler – komma mellom sideordnede leddsetningerVi viser til henvendelsen din om hvorvidt SI har krav som har vært sendt til tvangsinnkreving,og som har ført til at du er kredittvurdert.Vi gjør oppmerksom på at det er frivillig å oppgi opplysninger, og at du har rett til å gjøredeg kjent med opplysningene vi har registrert om deg (jf. personopplysningsloven § 18).Etter såkalt innskutte leddsetninger skal det stå komma. En innskutt leddsetning (bisetning) er enleddsetning som står inne i en overordnet setning og hører nær sammen med et enkelt ledd iden overordnede setningen. Dette gjelder særlig «som»-setninger. Ordet «som» er et ektekommaord; ser du ordet, skal det mest sannsynlig inn et komma i setningen.Eksempler – komma etter innskutt leddsetningKlagesaker som skal vidare til tingretten, blir sende innan tre veker.Søkere som er under utdanning, kan også bli vurdert.STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 32 av 41Tre viktige sjangrer – brev, nettekst og e-postBrevet – vår viktigste sjangerBrevet er den vanligste og fremdeles den viktigste sjangeren vi har. Det er en formell sjanger somegner seg godt til å formidle alvorlige budskap – det er en sjanger folk flest tar alvorlig.Språkgruppa skal godkjenne reviderte versjonerVi bruker brevmaler og er avhengige av det for å kunne jobbe så effektivt som vi må. Dersom dueller noen av kollegaene dine endrer en brevmal, skal språkgruppa alltid godkjenne denreviderte versjonen før den blir satt i produksjon. Vi skal i størst mulig grad ha én felles mal for deulike brevtypene våre.Når du lager et brev, skal du følge punktene nedenfor, som delvis overlapper og delvis utfyllerde generelle retningslinjene i språkprofilen:Lag en selvforklarende og avslørende overskrift Legg vekt på å gi mye informasjon i overskriften. Unngå å bruke store bokstaver. Ikke bruk ordene «vedrørende» og «angående» eller forkortelser.Start med det som er viktigst for leseren Sett brevet inn i en sammenheng i tid og tema. Hent fram den informasjonen som er mest interessant for leseren, og som får konkretekonsekvenser for leseren.Strukturer innholdet etter informative mellomtitler Gjør brevet oversiktlig ved sette inn mellomtitler som gir mye informasjon. Bruk mellomtitler i alle brev. Samle gjerne regelhenvisningene i et eget avsnitt og under en egen mellomtittel.Skriv direkte til leseren din Bruk «du» til enkeltpersoner. Varier mellom navnet på virksomheten og «dere» når du skriver til offentlige eller privatevirksomheter.Formuler deg så konkret som mulig Unngå å sitere for mye fra regelverket, forklar heller med egne ord og kom medeksempler. Formuler deg slik du ville gjort det på telefon til den samme personen – unngåformuleringer du aldri bruker muntlig.Avslutt på en passende måte Ha alltid med en avsluttende hilsen. Varier mellom disse to variantene av signatur i brevene:Vanlige brev:Med hilsenStatens innkrevingssentral[signatur][navn på saksbehandleren]saksbehandlerTelefon: 75 14 90 00Maskinelle brev:Med hilsenStatens innkrevingssentralPer Waage (sign.)direktørSaksbehandler: [navn]Telefon: 75 14 90 00STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 33 av 41Gjør det mulig for leseren å ta kontakt Informer om hvor leseren skal henvende seg dersom han eller hun lurer på noe.Ha det formelle i orden Hvis det er vedlegg til brevet, skal du opplyse om det under et punkt nederst i brevet somheter «Vedlegg». Se eksemplet på neste side. Sett punktet opp slik: «Vedlegg: tittel påvedlegget, X sider». Prøv alltid å holde deg på så få sider som mulig. Hvis det er plass, kan du følge dissereglene for bruk av mellomrom/linjeskift til slutt i brevet:2 linjeskift !4 linjeskift ! [signatur]4 linjeskift !Med hilsenStatens innkrevingssentralsaksbehandler:telefon: 75 14 94 20Vedlegg:Bekreftelse, 1 sideSTATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 34 av 41Her er et eksempel på brev:STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 35 av 41E-posten – et viktig arbeidsverktøyE-post er en nyttig og effektiv måte kommunisere på, men mange av fordelene med e-post ersamtidig også ulemper: Det går fort, men av og til for fort. Det er lett å nå mange på én gang, men de fleste får for mange e-poster.Mer og mer av kommunikasjonen med skyldnerne og andre kommer til å foregå per e-post iframtida, og derfor er det viktig å ha noen felles retningslinjer for hvordan vi skriver e-poster iStatens innkrevingssentral.Tenk at e-posten alltid skal kunne arkiveres og leses av andre Vær gjerne personlig og imøtekommende, men ikke privat. Innholdet skal være knyttet tilden profesjonelle arbeidssituasjonen, ikke bland inn forhold av privat karakter. Vær profesjonell gjennom hele e-posten – les gjennom e-posten før du sender den, ogforsikre deg om at innholdet er korrekt både faglig og språklig.Tenk over hvem som er hovedmottakeren din, og hvem som eventuelt er kopimottakere Rett teksten din mot hovedmottakeren, som er den som skal gjøre noe aktivt som følgeav e-posten, for eksempel svare på den eller utføre en handling. De som står i Til-feltet, skal svare på e-posten. De som står i Kopi-feltet, skal ikke svare på e-posten og trenger heller ikke prioritere å leseden.Bruk emnefeltet til å avsløre hovedbudskapet ditt Emnefeltet er det første leseren legger merke til. Det er gjennom emnefeltet du fangeroppmerksomheten til leseren og avgjør om leseren kommer til å lese e-posten eller ikke. Få med alle de viktigste stikkordene i emnefeltet, og tenk særlig på hva som erinteressant for leseren.Skriv kortfattet og konsentrer deg om essensen i det du vil ha fram E-posten skal være kortfattet, og den skal ideelt sett få plass i ett og samme skjermbilde.Leseren skal altså ikke trenge å skrolle i teksten. Pass likevel på at du setter e-posten inn en sammenheng i tid eller tema slik at leserenskjønner hvorfor han eller hun får e-posten. Lim heller inn lenker enn å sitere i e-posten.Kommuniser direkte til leseren på samme måte som i en telefonsamtale Som i all annen skriving skal du kommunisere så direkte med leseren som mulig ved åbruke ord som «jeg», «vi», «du» og «dere».Utnytt muligheten til å strukturere e-posten godt Ordne alltid innholdet i e-posten ved hjelp av mellomtitler. Bruk gjerne punktlister til å lage oversiktlige tekster. Lim inn lenketekster slik at det er lett for leseren å finne mer informasjon. Lag luftige avsnitt. Store tekstblokker er vanskelige å lese.Innled og avslutt e-posten på en høflig og imøtekommende måte Begynn alltid med en innledningshilsen.Hei (!)Hei, Sigurd SkyldnerTil Sigurd SkyldnerSigurd SkyldnerSTATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 36 av 41Avslutt med en avslutningshilsen.Med hilsenMed vennlig hilsenHa alltid med e-postsignaturen din.[navn][stillingstittel, med liten forbokstav]Postboks 455, 8601 Mo i RanaTelefon 75 14 97 00Telefaks 75 15 55 02www.statens-innkrevingssentral.noTa hensyn til konfidensialitet og personvern Dokumentet Regler for bruk av internett, e-post og telefaks inneholder regler som skalsikre konfidensialitet og personvern når vi sender e-post. Du finner dokumentet underSTATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 37 av 41Her er et eksempel på e-post:STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 38 av 41Netteksten – en sjanger for framtidaMer av informasjonen fra oss skal i framtida formidles via nettsidene våre. Nettekstene våre måformuleres slik at de når så mange av de potensielle leserne våre som mulig, og må derfor væremer generelle enn for eksempel brevene.Siden nettekstene leses på skjerm, må du være ekstra nøye med å strukturere dem godt ogoversiktlig. Vi leser nemlig en del saktere på skjerm, og det er dessuten større konkurranse omleserne på nettet.Alle nettekster skal som hovedregel alltid ha en overskrift en innledning en brødtekst med mellomtitlerNedenfor finner du noen retningslinjer du må forholde deg til når du skal skrive for nettet.Lag en selvforklarende overskrift Tenk på hva leserne leter etter, og gi så mye informasjon som mulig. Formuler gjerne overskriften som spørsmål. Tenk at overskriftene skal kunne fungere i oversikter. Ta hensyn til at søkemotorer som Google henter stikkord fra overskrifter og ingresser.Samle essensen i teksten i en innledning Få fram hovedpunktene i innledningen (ingressen). Tenk at innledningen skal sjekke leserne ut eller inn av saken – avklar hvem teksten errettet mot. Ta hensyn til at søkemotorer som Google henter stikkord fra overskrifter og ingresser.Henvend deg direkte til leseren Bruk «du» og «dere» for å rette tekstene så direkte mot leserne som mulig. Sett deg inn i leserens situasjon og tenk over hva han eller hun vil med de enkeltetekstene.Begynn med det viktigste Vektlegg stoffet tydelig for leseren ved å begynne med den viktigste og mest generelleinformasjonen – slik sikrer du at alle får med seg det viktigste. La mer spesifikk informasjon rettet mot spesielle lesere komme lenger ned i teksten ellerpå lavere nivå på nettstedet.Sorter innholdet ved hjelp av mellomtitler Bruk alltid mellomtitler. Formuler dem gjerne som spørsmål. Det skader ikke teksten å ha mange mellomtitler – en tekst kan vanskelig bli overtydelig.Bruk gjerne punktlister Gjør tekstene oversiktlige ved å bruke punktlister heller enn å ramse opp masseinformasjon i løpende tekst. Les mer om punktlister på side 26.Lag informative lenketekster Lenketekstene skal være så meningsbærende som mulig. Ta hensyn til at svaksynte bruker programmer som leser opp lenkene for dem. Unngå derfor lenketekster som «Les mer her», skriv heller «Her kan du lese mer omtvangsinnkreving». Dersom en lenke viser til et eksternt nettsted, skal det komme fram av lenketeksten, somher: «Les mer om ordningen på nettsidene til Lånekassen».STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 39 av 41Når en lenke viser til et nedlastbart dokument, skal vi markere det i lenketeksten, foreksempel slik: «Her kan du laste ned årsrapporten for 2010 (PDF)».Ta hensyn til konfidensialitet og personvern Dokumentet Regler for bruk av internett, e-post og telefaks inneholder regler som skalsikre konfidensialitet og personvern når vi bruker Internett. Du finner dokumentet underHer er et eksempel på nettekst:STATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 40 av 41Nynorsk i Statens innkrevingssentralKva tid må du skrive nynorsk?Når du skal svare på ein skriftleg førespurnad frå ein enkeltperson, skal du svare i den samemålforma som denne personen har brukt i sitt skriv til deg. Det inneber altså at dersom du får innein e-post eller eit brev på nynorsk, skal du svare på nynorsk. Det er mållova som regulerer dette.Mållova seier vidare at ingen av målformene skal vere representert med mindre enn 25 prosent idet allment tilgjengelege materialet. Det inneber at for eksempel nettsidene våre skal ha minst25 prosent nynorsktekstar.Alle skjema skal vere tilgjengelege på både bokmål og nynorsk.Kva slags nynorsk skal du skrive?Språkprofilen legg ikkje føringar for kva slags former du skal velje innanfor rettskrivinga. Du måframleis sørgje for å halde deg innanfor læreboknormalen og dermed unngå orda ogordformene som står i hakeparentesar i ordboka (såkalla klammeformer, til bruk for skoleelevar).Men frå hausten 2012 får vi ei ny, enklare rettskriving på nynorsk der skiljet mellom hovudformerog klammeformer fell vekk, og der valfridommen er mindre og systemet litt enklare.Som ved all annan kommunikasjon er det likevel eit godt råd å skrive så lite markert som moglegog velje dei formene som er mest brukte i dag – ein nynorsk som på mange måtar ligg tett opptilmoderne bokmål. Nynorskbruken i Statens innkrevingssentral skal vere knytt til praktisk og godkommunikasjon, ikkje språkpolitikk.Kva slags hjelpemiddel finst?Det finst mange gode hjelpemiddel for deg som skal skrive nynorsk. Her er eit utval:www.nynorskordboka.uio.no – omfattande, god og gratis ordbok på nettetMed andre ord. Synonymordbok med omsetjingar til nynorsk av Magne Rommetveit(Samlaget 2007) – ei omfattande synonymordbok med omsetjingar til nynorskJuridisk og administrativ ordliste. Bokmål–nynorsk av Karl Arne Utgård (Samlaget 2002) – eimindre omfattande, men god ordliste med omsetjingar til nynorsk Kort administrativ ordliste utgitt av Språkrådet (under www.sprakradet.no > TEMA >Språkbruk i staten > Administrativ nynorsk) – gratis ordlisteMenypunktet Mållova på nettsidene til Språkrådet (under www.sprakradet.no > POLITIKKOG FAKTA > Lov og rett > Mållova) – informasjon om mållova og målbruk i offentlegtenesteSTATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198

Side 41 av 41LitteraturtipsOppslagsverkBokmålsordboka. 2005. KunnskapsforlagetNynorskordboka. 2006. SamlagetTanums store rettskrivningsordbok. 2005. KunnskapsforlagetVinje, Finn-Erik. 2008. Skriveregler. AschehougSkriverådSpråkrådet. 2010. Klarspråk i praksis. Håndbok i godt forvaltningsspråk. KunnskapsforlagetSpråkrådet/Difi. 2010. Klar, men aldri ferdig. En praktisk veileder i klarspråksarbeid. Språkrådet/DifiNettressurserBokmåls- og nynorskordboka på nettet: www.bokmålsordboka.uio.no /www.nynorskordboka.uio.noSpråkrådet: www.språkrådet.no og www.klarspråk.noKorrekturavdelingen: www.korrekturavdelingen.noViktige interndokumenterSIs profilhåndbokRegler for bruk av internett, e-post og telefaksSTATENS INNKREVINGSSENTRAL terminalv. 2 • postboks 455 • N-8601 mo i rana • tlf. +47 75 14 90 00 • faks +47 75 15 55 02 • org.nr. 971 648 198