Organisasjonsutvikling og -endringer i arbeidslivet - Difi

DIFI 15. juni 2011 – FrokostseminarRoald Bjørklund, Psykologisk Institutt, UiO”Klart språk i staten”hvordan man kan få til varige endringer;organisasjonsutvikling, holdningsendring,organisasjonskultur og -struktur,institusjonalisering av gode vanerog praksis, hvordan holde motivasjonenoppe osv.(Anniken Willumsen)1

Forhold hovedprosjekt - delprosjektEr det spesielle organisasjonspsykologiske temaknyttet til å iverksette ”Klart Språk”som lokale prosjekter i forhold til athovedprosjektet er gjennomført/etablert?Svar: Nei, alle prosjekter har en del fellesutfordringer2

”Klart språk i staten” - momenter1. Organisasjonspsykologi - det mest uklare avalle uklare områder innen psykologien2. Hvordan er det klokt å gjennomføreprosjekter i en organisasjon3. Endringsprinsipper for norsk forvaltning(Den norske modellen)4. Smarte valg for ”Klart språk”3

ProsjektgjennomføringVerdens mest suksessrike prosjekter:• The Toyota Way (Lean) [Japan – 14 prinsipper]– Kaizen (kontinuerlig forbedring)– Genchi Genbutsu (gå og se; gå til kildene for å finneopplysninger som gir korrekte beslutninger, byggkonsensus og oppnå mål med beste hurtighet).– Respect for People (bygge respekt og teamarbeid)• Månelandingsprosjektet [strategisk prosjekt]• Norge: Lillehammer OL 1994• Det norske oljeeventyret 1965(?)4

The Toyota Way14 prinsipper fordelt på 4 temaSection I — Long-Term PhilosophySection II — The Right Process Will Produce theRight ResultsSection III — Add Value to the Organization byDeveloping Your PeopleSection IV — Continuously Solving RootProblems Drives Organizational Learning5

Section III — Add Value to the Organization by DevelopingYour PeoplePrinciple 9 Grow leaders who thoroughlyunderstand the work, live the philosophy, andteach it to others.Principle 10 Develop exceptional people and teamswho follow your company's philosophy.Principle 11Respect your extended network of partners andsuppliers by challenging them and helping themimprove.6

Principle 13Make decisions slowly by consensus, thoroughlyconsidering all options; implement decisionsrapidly (nemawashi).The following are decision parameters:• Find what is really going on (go-and-see) to test• Determine the underlying cause• Consider a broad range of alternatives• Build consensus on the resolution• Use efficient communication tools7

Principle 14Become a learning organization through relentlessreflection (hansei) and continuous improvement(kaizen).The process of becoming a learning organization involves criticizing every aspect ofwhat one does. The general problem solving technique to determine the rootcause of a problem includes:• Initial problem perception• Clarify the problem• Locate area/point of cause• Investigate root cause (5 whys)• Countermeasure• Evaluate• Standardize8

Prosjektstruktur og strategi- Idé (delmål – Management by Objectives)Norge: Virksomhetsplanlegging)- Virkemidler(teamarbeid: informasjon, drøfting,forhandlinger)- Resultat- Evaluering (Prosesseier)9

Endringsprinsipper i norsk forvaltning1. Lov og avtaleverk (beskriver sentrale tema sommotivasjon, informasjon, beslutningsprosesser)2. Kunnskap om endring (vs ad hoc løsninger)PlanleggingRessurstilgang (tid, penger, kompetanse)3. Virksomhetens strategi (uttalt eller praksis –Argyris & Schön dobbelkretslæring: ordhandling)Forankring i organisasjonen : Øversteledelse, mellomledere, AMU, tillitsvalgte,prosjekter10

Spesielle forhold i Norge1. Kunnskapsløshet innen organisasjonsutvikling(stort forbedringspotensial)2. Store ressurser til konsulentoppdra(kvalitetssikring av prosjektskisse, leveranse ogeffekt)3. Den norske modellen må ivaretas (trianguleringlovverk/avtaleverk – kunnskap – virksomhetensstrategi)11

”Klart språk” - oppsummering• Forankring i øverste ledelse, mellomledere, AMU,tillitsvalgte, prosjektansvarlig - prosesseier• Empowerment: ressurstilgang (penger, tid,kompetanse)• Medvirkning – hvem skal medvirke hvor (eiere,designere, utøvere, brukere, prosesseiere)• Medvirkningsprinsipper; Helse Sør-Øst:verktøykassa; djevelens advokat; (studier av ”TheToyota way”)12