egne bestemmelser - Statens vegvesen

2Behovsidentifisering/oppstartsfasenDet vil snarest mulig bli gjennomført et oppstartsmøte. I dette møtet skal anskaffelsenplanlegges, særlig med vekt på milepæler i anskaffelsesprosessen og fastsettelse avmøtedatoer. Det er viktig at partene sammen setter av tid til hele prosessen tidlig. Det ersaksbehandler/budsjettansvarlig som har ansvaret for å følge opp at prosessen følges.Oppstartsmøtet skal dokumenteres med en skriftlig plan for gjennomføring av anskaffelsen.Det vil på dette stadiet kartlegges hvilken kompetanse saksbehandler og dennes enhet har oghvor stort behov de har for bistand.Saksbehandler går så i gang med å definere behovet, dvs. å undersøke og beskrive hvilkebehov det er for den varen eller tjenesten som skal anskaffes.KonkurransegrunnlagNeste fase er utarbeidelse av konkurransegrunnlaget, mal finnes på anskaffelsesweben. Det ersærlig grunnlagets kapittel C som er saksbehandler sitt ansvar, - både å finne ut hva som erbehovet og hvordan dette skal formuleres i kravspesifikasjonen. I tillegg må saksbehandlerha/innhente informasjon om:• Markedssituasjonen (hvordan ser markedet ut/antall tilbydere)• Kunnskap om varen/tjenesten som skal anskaffes• Generelle krav til denne type leveranse• Volum (størrelsen på anskaffelsen)• Antatt prisnivå for leveransen• Ønsket leveringstidspunkt (m/eventuelle milepæler)• Eventuelle opsjonerVidere er det i denne fasen viktig for saksbehandler å gjøre seg opp en mening om følgende ikonkurransegrunnlagets kapittel A og B:• Hvilken anskaffelsesprosedyre ønskes benyttet?• Hva bør tilbudsfristen, vedståelsesfristen og fristen for spørsmål være?• Bør anskaffelsen deles opp?• Bør alternative tilbud vurderes? (I så fall må krav til det alternative tilbudet beskrives)• Hvilke krav til dokumentasjon bør stilles? (Disse må stå i forhold til krav og kriterier)• Hvilke kvalifikasjonskrav bør stilles?• Kan det stilles krav til at miljø, universell utforming eller livsløpskostnader skal hensyntasi konkurransen?• Hvilke tildelingskriterier skal tilbudene vurderes i forhold til?• Hvordan bør tildelingskriteriene vektes?Konkurransegrunnlaget skal kvalitetssikres av anskaffelsesstaben underveis og før det er klartfor kunngjøring.Når konkurransegrunnlaget er klart, skal det kunngjøres i DOFFIN. Ved EØS-utlysning måsaksbehandler vurdere om det er behov for hjelp til oversettelse eller om dette kan gjøres selv(det er som oftest ikke mye tekst som behøver oversettes).Tilgang til å kunngjøre konkurranser i DOFFIN tildeles av Anskaffelsesstaben vedforespørsel.