Veiledning til EndNote X5

Veiledning til EndNote X5Grunnkurs for brukere ved HiNTUtarbeidet av Steinar Gilberg, Sissel Galdal, Jorun Fallin og Ingrid EggenFaglige kontakter: Sissel Galdal, Jorun Fallin, Ingrid Eggen (Biblioteket)Teknisk kontakt: Steinar Gilberg (IT-tjenesten)InnholdInnledning ............................................................................................................ 2Oppstart av EndNote .............................................................................................. 2Opprette referansebase (library) ............................................................................. 2Oppgave 1: Opprette en referansedatabase ...................................................... 4Åpne en referansedatabase ..................................................................................... 5Manuell innskriving av referanser ............................................................................ 5Oppgave 2: Skrive inn en referanse manuelt .................................................... 6Å lagre fulltekstdokument sammen med referansen ................................................... 7Oppgave 3: Lagre fulltekstartikkel i referansebasen ........................................... 8Direkte import av referanse ved søk i eksterne databaser ........................................... 9Oppgave 4: Importere referanser fra søk i Bibsys .............................................11Direkte import av referanser ved søk i EndNote ........................................................12Oppgave 5: Importere referanser via direkte søk i EndNote ...............................17Fjerning av duplikater ...........................................................................................18Arbeide med referanser i Word 2007 .......................................................................19Velge stil (Style)...................................................................................................19Sette inn tekstreferanse (Insert Citation) .................................................................20Oppgave 6: Sette inn tekstreferanse i Word-dokument .....................................22Sett inn overskrift til litteraturliste ..........................................................................23Redigere tekstreferanse (Edit & Manage Citation) .....................................................24Oppgave 7: Redigere tekstreferanse i et dokument ..........................................25Redigere referanse i EndNote (Edit Library Reference) ..............................................26Oppgave 8: Endring av referanse i referansebasen ...........................................27

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTInnledningEndNote er et verktøy for referansehåndtering som er integrert med Microsoft Word.EndNote lagrer alle dine referanser i en egen database og gjør det lett å finne og brukedem i dokumenter. EndNote hjelper deg med å lage riktig formaterte litteraturlister.Du kan hente referanser via søkefunksjoner i EndNote, eller direkte fra søk i onlinedatabaser på nett. Du kan også utveksle referanser på mail med dine kolleger.EndNote-databasen bør du ta godt vare på, aller helst bør den være lagret på ditthjemmeområde (H:) for sikker backup.Oppstart av EndNoteEndNote er et frittstående program som kan startes på vanlig måte fra startmenyen,men her viser vi bare hvordan du starter programmet fra Word. I Word legger EndNoteseg som et ekstra bånd under fanen EndNote X5. Ved å velge Go to EndNote starter duEndNote-programmet:Opprette referansebase (library)For å opprette en ny database, velg File, New, deretter velg stasjon H (ditthjemmeområde) og gi basen et navn:Velg stasjon H2

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTFordelen med å legge referansebasen på H er at du er sikret at det blir tattsikkerhetskopi hver natt. Hvis du velger å legge referansebasen et annet sted, må duselv ta ansvar for sikkerhetskopi, for eksempel ved å kopiere basen til H, CD, minnepenneller liknende.Når basen er opprettet vil en tom referansedatabase bli åpnet i et nytt vindu inne iEndNote:De referansene du samler, vil nå bli lagt inn i denne. Vi anbefaler at du samler allereferansene dine i én referansebase. I stedet for å gruppere referanser ved å oppretteflere baser, anbefaler vi heller å opprette grupper i en og samme base. Det vil også gjøredet lettere å holde styr på sikkerhetskopier etc.3

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTOppgave 1: Opprette en referansedatabaseOpprett en ny referansedatabase for dette kurset og lagre den på ditt hjemmeområdehvis du har tilgang til det.Bruk gjerne et annet navn enn ”My EndNote Library”, som EndNote foreslår.4

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTOppgave 2: Skrive inn en referanse manueltI Tidsskrift for Den norske legeforening nr. 16/2004 har Jorun Sundgot-Borgen m.fl.skrevet en artikkel om spiseforstyrrelser i idretten (se utklipp av den elektroniskeversjonen nedenfor).Skriv inn referansen til artikkelen i EndNote:IssueVolum(dvs. årgang)Sidetall: 2126-2129. Det er vanlig åforkorte det siste sidetallet, slik som idette eksempelet.Forfatternes fulle navn er Jorun Sundgot-Borgen, Monica Klungland Torstveit og FinnSkårderud. Skriv inn tidsskriftets fulle navn.Legg merke til at EndNote forhåndsviser referansen nederst i vinduet i henhold til denstilen som er valgt.6

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTÅ lagre fulltekstdokument sammen med referansenEn avansert funksjon i EndNote er muligheten til å lagre hele artikkelen som et lenketvedlegg til referansen. Dokumentet blir lagret i referansedatabasen slik at du alltid harlett tilgang til det i fulltekst.For å gjøre dette, dobbelklikk på referansen slik at den åpnes i nytt vindu. Velg deretterReferences, File Attachments, Attach File i EndNote-vinduet:I dialogen Select a file to link to the reference leter du opp dokumentet på vanlig måteog velger Åpne.I feltet File Attachments vil du nå finne dokumentet som et klikkbart ikon:Legg merke til at du også kan legge inn nettlenke i feltet URL.7

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTOppgave 3: Lagre fulltekstartikkel i referansebasen1. Åpne en nettleser og skriv inn denne adressen i adressefeltet: http://tidsskriftet.no.Da kommer du til Tidsskrift for den norske legeforening.2. Skriv ”Spiseforstyrrelser i idretten” i søkefeltet, som vist nedenfor, og klikk ”enter”.3. Finn artikkelen fra oppgave 2 i trefflista. Klikk på tittelen for å åpne den.4. I venstremenyen finner du lenke til artikkelen i PDF-format. Lagre artikkelen i PDFformatpå skrivebordet (eller en annen plass der du lett finner den igjen).5. Åpne referansen til artikkelen i EndNote og lagre PDF-dokumentet i referansen.Legg merke til at det nå har kommet et binders-symbol ved referansen for å vise atartikkelen er vedlagt.8

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTDirekte import av referanse ved søk i eksterne databaserMange referansedatabaser på internett (f.eks. BIBSYS og MEDLINE) gir deg mulighet til åsende referanser du finner der, til EndNote-basen din. Her viser vi denne funksjonen iBIBSYS. Når du har fått opp søkeresultatet, kan det overføres direkte til EndNote ved åvelge kommandoen Send til EndNote:Hak avI dialogen Filnedlasting, velger du Åpne. Referansen blir da overført til EndNote.Standard innstilling i EndNote gjør at referansen legges i gruppen/mappen Allreferences og i gruppen/mappen Imported References.Legg merke til at når du klikker på All references så ser du alle referansene du har iEndNote-basen, i dette tilfellet de referansen du la inn manuelt, pluss den du importertedirekte fra Bibsys:9

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTHvis du vil redigere på den importerte referansen, dobbelklikk på referansen.Bibsys klarer foreløpig ikke å skille mellom forfattere og redaktører, derfor må du gå innpå referansen og endre referansetype til Edited Book for at litteraturlista skal blikorrekt.Klikk File, Save (eller Ctrl+S) for å lagre endringene, eller lagre når du lukker vinduet.10

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTOppgave 4: Importere referanser fra søk i BibsysGå til nettsiden http://www.hint.no/bibliotek, og klikk på Alle bibliotek.Klikk Alle bibliotek, og duutvider søket til hele Bibsys.Søk opp andre publikasjoner som ansatte ved HiNT har skrevet og importer dem direktetil EndNote.Søk opp denne referansen og importer den i EndNote:Skoleledelse: betingelser for læring og ledelse i skolen / Roy Asle Andreassen, Eirik J.Irgens og Einar M. Skaalvik (red.). – Trondheim: Tapir akademisk forl.; c2009. -191 s. ,ISBN 978-82-519-2319-4 (h.)Gå inn og rediger på referansene for å sjekke at overføringen ble riktig. Still om til EditedBook der det er nødvendig.11

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTSøkSkriv innsøkeordI dette tilfellet ble det 34 treff:Resultater her medrullefelt34 treff14

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTKlikk her for å kopierevalgte referanser til dinreferansebaseAlternativ metode: Marker referanser som skal kopieres, velg References, CopyReferences To, My EndNote Library.enl (eller ditt eget):Slik ser det ut nå de to referansene er overført til ditt library:15

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNT16

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTOppgave 5: Importere referanser via direkte søk i EndNotePrøv å søk i BIBSYS via EndNote for å finne de samme publikasjonene som i forrigeoppgave. Husk å bruke Online Search Mode.Om du får inn dubletter i referansebasen, kan de slettes senere. Se neste kapittel.17

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTFjerning av dubletterDet er fort gjort at referanser kan ha blitt lagt inn dobbelt opp. Da har EndNote en finryddefunksjon som kan benyttes.Velg References, Find Duplicates i hovedmenyen. Da kommer dialogen FindDuplicates opp på skjermen:Her kan du velge hvilke referanser du vil beholde ved å klikke på Keep This Record. Dublar videre til neste dublett ved å velge Skip (eller kommer automatisk til neste når éner fjerna).Hvis du vil la EndNote slette dubletter automatisk, velger du Cancel. Da vises alledublettene i referansevinduet. Velg References, Move References to Trash. Da slettesalle dublettene samtidig. Det er den dubletten som sist ble importert (merket med blått)som slettes.18

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTArbeide med referanser i Word 2007Når du jobber med et dokument, kan du ved hjelp av EndNote sette inn ferdig formatertereferanser direkte i dokumentet mens du jobber. Litteraturlista blir automatisk generertog formatert i henhold til den stilen du har valgt.Merk at EndNote skiller mellom begrepene Reference og Citation der referanse er densom er lagret i referansebasen og i litteraturlista, mens sitering er selve tekstreferansen(henvisningen i teksten).Velge stil (Style)Først må du velge referansestil. Hvis du vil ha Annotated, Author-Date eller Numbered,velger du det i nedtrekkslista i feltet Style. Hvis du skal velge noe annet, velg SelectAnother Style19

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTI dialogen Choose a Style kan du velge blant ca. fem tusen ferdig formaterte stiler, somfor eksempel Academic Medicine:Sette inn tekstreferanse (Insert Citation)Når du skal sette inn en referanse i dokumentet, må du først plassere markøren på riktigsted. Så klikker du på fanen EndNote X5, deretter velger du kommandoen Find Citationi lista under knappen Insert Citation:Du kan da søke i din referansebase for å finne den du er ute etter. Skriv inn søkeord,velg Find. Deretter markerer du referansen og velger Insert (eller dobbeltklikk på riktigreferanse):20

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTReferansen settes inn slik i setningen med Annotated stil: (Kjølsvik 2009).21

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTOppgave 6: Sette inn tekstreferanse i Word-dokumentBruk det Word-dokumentet du opprettet da du åpnet EndNote. Skriv noen setninger ogsett inn tekstreferanser. Prøv også å henvise til flere forskjellige verk, for eksempel slik:Når det har blitt funnet …., har dette blitt tolket som …. (Cooney, 1985; Raymond,1997).Velg en annen stil enn den du startet med.22

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTSett inn overskrift til litteraturlisteStå i dokumentet, åpne EndNote-bandet. Klikk på pil i gruppen Bibliography:Klikk på fanen Layout og skriv inn ønsket overskrift under Bibliography title:23

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTRedigere tekstreferanse (Edit & Manage Citation)For å redigere på en referanse i dokumentet ditt (tekstreferansen/henvisningen), markerreferansen og velg deretter Edit & Manage Citation(s) til venstre på EndNote-båndet:Du får da opp dialogen EndNote X5 Edit & Manage Citations. Her kan du blant annetlegge til sidehenvisninger dersom stilen tillater det. Du kan også slette referansen fradokumentet. Det du redigerer på her er selve tekstreferansen i dokumentet og ikkereferansen i referansebasen.Her kan du også legge til flere referanser i dokumentet.Her kan du ogsålegge til flerereferanser idokumentet.24

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTOppgave 7: Redigere tekstreferanse i et dokumentRediger referansene du satte inn i Word-dokumentet ditt i forrige oppgave, slik at de blirsom eksemplene nedenfor (ikke med tanke på stil, men fjern navn, ta med sidetall osv.):Clarke (1997) foreslår at …(Gadamer, 2001, pp. 184–192)(gjengitt etter Torstenson, 2001, p. 152)25

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTRedigere referanse i EndNote (Edit Library Reference)Du kan redigere en referanse ved å hente den opp i EndNote. Men du kan også merke enreferanse i et dokument og så velge Edit Library Reference(s):Du får da opp referansen i EndNote-vinduet og kan redigere på feltene der:Når du går tilbake til dokumentet, kan det være lurt å kjøre kommandoen UpdateCitations and Bibliography for å få synliggjort endringene i dokumentet.26

Veiledning til EndNote X5 – Grunnkurs for brukere ved HiNTOppgave 8: Endring av referanse i referansebasenI BIBSYS forkortes ordet ”forlag” ofte slik: forl. Undertittel skrives konsekvent med litenforbokstav. Det er stor sannsynlighet for at du ser eksempler på dette i litteraturlista iWord-dokumentet ditt.Du vil at ordet ”forlag” skal skrives fullt ut og at undertitlene skal skrives med storforbokstav. I tillegg vil du at tegnsettingen (dvs. bruk av mellomrom og kolon) mellomhovedtittel og undertittel skal være konsekvent.Endre referansene i EndNote og gå deretter tilbake til Word-dokumentet ditt og klikkUpdate Citations and Bibliography.27