DAM – økonomi kapittel 8. Utgave 18.08.2009 - UDI

8.2.14.8 Trekk ved manglende signering av skjemaer og manglende samarbeid vedkontroll ......................................................................................................................... 418.2.14.x Beregning av trekkbeløp basert på enkeltbeløp (dagsats).............................. 418.2.14.9 Trekk / bortfall av basisbeløp ved ikke avtalt fravær..................................... 418.2.14.10 Trekk / bortfall av basisbeløp ved flytting, etter avslag og ved bortfall avbotilbud......................................................................................................................... 428.2.14.11 Trekk / bortfall av basisbeløp etter avslag og bortfall av botilbud (UDIsrutine) ........................................................................................................................... 428.2.14.12 Trekk ved formue......................................................................................... 438.2.14.13 Trekk ved lønnsinntekt................................................................................. 438.2.14.14 Trekk ved annen inntekt............................................................................... 438.2.14.15 Trekk ved brudd på husregler og tap av nøkler............................................ 438.2.14.16 Trekk ved hærverk ....................................................................................... 448.2.14.17 Trekk ved manglende oppmøte til obligatoriske tiltak................................. 448.2.14.18 Trekk ved for mye utbetaling....................................................................... 448.2.14.19 Trekk ved bruk av tilleggsytelser i strid med fastsatte vilkår ...................... 448.2.14.20 Trekk av bokstøtte ved ikke fullførte studier ............................................... 458.2.14.21 Nøkkeldepositum ......................................................................................... 458.2.14.22 Ev trekk ved tilbakekomst til mottak; billetteutgifter, nye pakker ogutestående trekk/gjeld................................................................................................... 458.2.14.23 Ev trekk ved overvekt på bagasje................................................................. 458.2.14.24 Betaling av husleie ved lønnsinntekt............................................................ 458.2.14.26 Innfordring av husleie (UDIs rutine)............................................................ 468.2.14.27 Rutiner for innbetaling og innkreving av gjeld ............................................ 468.2.14.28 Rutiner for innkreving av gjeld - personer utenfor mottak .......................... 478.2.14.29 Innkreving av husleie/basis (UDIs rutine) ................................................... 478.2.14.30 Rutine for trekk i basis ved avslag ............................................................... 488.3 Refusjonskrav for variable utgifter ................................................................................ 498.3.1 Sesam brukerveiledning om refusjonskrav ............................................................. 498.3.2 Krav til driftsoperatør og revisor i forhold til refusjonskrav................................... 498.3.2.1 Revisoravtale vedr. refusjonskrav (RS 920) .................................................... 498.3.2.2 Frister for generering, godkjenning og innsending, utbetaling av refusjonskrav...................................................................................................................................... 508.3.2.3 Krav til dokumentasjon og vedlegg ................................................................. 508.3.3 Variable utgifter – drift av mottak........................................................................... 508.3.3.1 Refusjonskrav plasser og kost - godkjenne belegg .......................................... 518.3.3.2 Refusjonskrav plasser og kost - kontroll av priser i Sesam.............................. 518.3.3.3 Refusjonskrav – reise og transportutgifter ....................................................... 518.3.3.4 Refusjonskrav – ekstraordinære driftstilskudd................................................. 528.3.4 Variable utgifter – beboerytelser............................................................................. 528.3.4.1 Refusjonskrav for pengereglementsytelser ...................................................... 528.3.5. Godkjenning og oversendelse av refusjonskrav til revisor og UDI ....................... 538.3.5.1. Generering i Sesam ......................................................................................... 538.3.5.2. Skrive ut og oversende til revisor.................................................................... 548.3.5.3 I retur fra revisor .............................................................................................. 548.3.5.4. Oversendelse til UDI v/SSØ ........................................................................... 548.3.5.5. Bilagsbehandling SSØ (UDIs rutine).............................................................. 558.3.5.6. Bilagsbehandling og kontroll (UDIs rutine).................................................... 558.3.5.7. UDI avviser refusjonskrav .............................................................................. 558.3.5.8.Utbetaling av refusjonskrav for ERS (UDIs rutine)......................................... 55DAM – Økonomi Side 3 av 65

8.3.5.9.Stikkprøvekontroll i forbindelse med øk-/adm tilsyn og andre tidspunkter(UDIs rutine) ................................................................................................................ 558.4 Reise- og transportutgifter.............................................................................................. 568.4.1. UDIs transportavtaler ............................................................................................. 568.4.1.1. Djupvik Bil & Transport AS ........................................................................... 568.4.1.2. HGR Nordic Oslo AS...................................................................................... 568.4.2. Transport utført av mottakene................................................................................ 578.4.3. Forskuttering av billettutgifter og overvekt på bagasje.......................................... 578.5 Utbetalinger av avtalefestede kostnader til drift og leie................................................. 578.5.1 Faste drifts- og leieutbetalinger............................................................................... 578.5.1.1 Fakturering til UDI........................................................................................... 588.5.1.2 Ankomstregistrering av faktura (UDIs rutine)................................................. 598.5.1.3 Bilagsbehandling (UDIs rutine) ....................................................................... 598.5.1.4 Utbetaling (UDIs rutine) .................................................................................. 598.5.2 Indeksregulering av avtalebeløp.............................................................................. 598.5.2.1 Beregning av indeksregulerte beløp................................................................. 598.5.2.2 Beregning av indeksregulerte beløp (UDIs rutine) .......................................... 598.6 Utbetalinger av avtalefestede kostnader til drift av helsekontor for asylsøkere ............ 598.6.1 Faste kostnader........................................................................................................ 608.6.2 Variable kostnader................................................................................................... 608.6.2.1 Variable driftskostnader til tolk........................................................................ 608.6.2.2 Tilleggsytelser etter pengereglement ............................................................... 608.6.2.3 Ekstraordinære driftsutgifter – innleid helsepersonell ..................................... 608.6.3. Fakturering til UDI................................................................................................. 618.6.3.1. Ankomstregistrering av faktura (UDIs rutine)............................................... 618.6.3.2. Bilagsbehandling (UDIs rutine) ...................................................................... 618.6.3.3. Utbetaling (UDIs rutine) ................................................................................. 618.7 Utbetalinger av avtalefestede kostnader til vertskommunekompensasjon - VVK......... 618.7.1 Faste kvartalsvise overføringer ............................................................................... 628.7.1.1 Kompensasjonensbeløp.................................................................................... 628.7.1.2 Bilagsbehandling ved regionkontoret (UDIs rutine)........................................ 628.7.1.3 Utbetaling – ERS (UDIs rutine)....................................................................... 628.8 Utstyrspakker og klær .................................................................................................... 628.8.1 Sengetøypakke ........................................................................................................ 638.8.1.1 Lagerstyring ..................................................................................................... 638.8.1.2 Registrering i SESAM...................................................................................... 638.8.1.3 Fakturabehandling (UDIs rutine) ..................................................................... 638.8.1.4 Utbetaling (UDIs rutine) .................................................................................. 638.8.2 Klespakker............................................................................................................... 648.8.2.1 Utdeling av klær............................................................................................... 648.8.2.2 Registrering i SESAM...................................................................................... 648.8.2.3 Fakturering ....................................................................................................... 648.8.3 Kjøkkenpakker ........................................................................................................ 648.8.3.1 Utlevering av kjøkkenpakker ........................................................................... 648.8.3.2 Registrering i SESAM...................................................................................... 648.8.3.3 Fakturering ....................................................................................................... 648.9 Ekstraordinært driftstilskudd.......................................................................................... 65RUTINENE ER UNDER REVIDERING AV MOTTAKSKONTORET....................... 658.9.5 Søknadsbehandling i Sesam og DUF...................................................................... 658.9.4 Søknader om erstatning ved hærverk...................................................................... 65DAM – Økonomi Side 4 av 65

8.10. Mottakenes budsjett og regnskap ................................................................................ 65DAM – Økonomi Side 5 av 65

GUL LAPP: Fortolkningsskrivet tilhørende pengreglementet skal innarbeides iDAM/RVP. Alle referanser til fortolkningsskrivet må deretter slettes.8 Økonomistyring post 218.0 Kort om post 21 – MottaksøkonomiStortinget behandler hver høst St. prp nr 1 som bl a innholder budsjettforslag ogforslag til føringer for driften av UDI inkl føringer for post 21 Spesielle driftsutgifter,statlige mottak. Stortinget vedtar i løpet av desember rammene og føringene foretterfølgende år. Endringer i løpende budsjett skjer i revidert budsjett i juni og vednysaldering i desemberArbeidet med budsjettet begynner allerede året før med utarbeidelse avkonsekvensjustert budsjett og forslag til nye større satsninger. Konsekvensjustertbudsjett er en videreføring av ordninger som Stortinget allerede har vedtatt og byggerpå virksomhetens driftsutgifter med uendret nivå. Imidlertid tas det hensyn tilvolumendringer (prognosetall). Det lages en oppstilling over budsjettbehovet de femførste årene. Nye større satsninger er mer omfattende satsningsforslag som kommeri tilegg til konsekvensjustert budsjett.Med utgangspunkt i Stortingets vedtak, utarbeider departementet hvert år ettildelingsbrev (TDB). I tildelingsbrevet gir departementet midler og retningslinjer forUDI.Tildelingsbrevet innholder• Utfordringer, mål og resultatkrav• Bevilgning, postkommentarer, krav til bevilgningskontroll og budsjettoppfølging• Administrative føringer• RapporteringskravTildelingsbrevet gir krav til rapportering. Rapporteringen består avvirksomhetsrapportering (hvert tertial), regnskapsrapportering (hvert kvartal), innspilltil budsjett- og regnskapsarbeid, statistikkrapportering mv.UDI kommer med innspill til alle ovennevnte prosesser.Direktøren gir eventuelle føringer og fordeler budsjettrammer til avdelingsdirektørenei egne disponeringsskriv. ADA koordinerer dette arbeidet. Avdelingsdirektøreneviderefordeler budsjettrammer til sine enhetsledere.DAM – Økonomi Side 6 av 65

FSK koordinerer arbeidet med virksomhetsrapportene og ADA regnskapsrapportene.ADA innkaller til rapportmøter hvor regnskapsrapportene gjennomgås. Det er egnemøter for post 21.I RMA er det staben som koordinerer arbeidet med både budsjettprosessen ograpporteringene. Alle enhetene må bidra til arbeidet. Det sendes derfor ut krav tilrapportering og andre innspill. Det er Enhet for statistikk og analyse (ESA) somutarbeider prognosene som legges til grunn i beregningene.8.1 Prosesser, aktører og fullmakter på post 218.1.1 Prosesser på post 21 i UDIGUL LAPP: BLF/MSF. Beskrivelse av de ulike prosesser.8.1.2 Aktører på post 21GUL LAPP: BLF/MSF. Beskrivelse av de ulike aktørene8.1.3 Fullmakter på post 21Direktøren gir avdelingsdirektøren for RMA budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) påpost 21 innen tildelte rammer. Det skal benyttes et eget fullmaktsskjema.Avdelingsdirektøren får også fullmakt til å inngå avtaler om midlertidig innkvarteringav asylsøkere og flyktninger utover budsjettåret. Avdelingsdirektøren videredelegererfullmaktene til regiondirektørene og ev stedfortredere til regiondirektørene. Det vil bliutarbeidet egne rammer og retningslinjer for avtaleinngåelser.Det er ikke nødvendig å få delegert en egen fullmakt for å attestere. Det viktigste erat attestanten kjenner transaksjonen og avtalen bak den.Avdelingsdirektørene skal utpeke et fåtall personer som skal kunne bestille varer ogtjenester på posten. De som bestiller vil normalt være de som attesterer påutgiftsbilaget.8.2 Reglement for økonomisk hjelp til personer i statlige mottak -PengereglementetReglement for økonomisk hjelp til personer i statlig mottak, (pengereglementet), skalsikre ensartede økonomiske ytelser til beboere i statlig mottak som ikke på annenmåte er i stand til å dekke sine økonomiske behov. Gjennom tilleggsytelser skalreglementet også sikre tilstrekkelige økonomiske ytelser til beboere med særskiltebehov. Reglementet inneholder regler og retningslinjer for beregning av økonomiskeytelser til beboere. Utdypinger er gitt i Fortolkninger til reglement for økonomisk hjelptil personer i statlig mottak, (fortolkningsskrivet).Pengereglementet fastsettes av Arbeids- og inkluderingsdepartementet.De vedtak som Utlendingsdirektoratet fatter etter pengereglementet kan påklages tilArbeids- og inkluderingsdepartementet.DAM – Økonomi Side 7 av 65

Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivet8.2.1 Pengereglementet i SesamPengereglementet gir rom for tolkninger og ulik praksis på en rekke punkter.Pengereglementet i Sesam er laget med tanke på å få til en så ensartet praksis sommulig gjennom brukerveiledningen, innebygd hjelp-funksjon, utstrakt bruk avkodeverk, filtreringer, økonomijournal og ulike økonomiopplysninger for den enkeltebeboer med mer.8.2.2 Definisjon av kjernefamilie og UDIs registreringsnummerPengereglementet benyttet begrepet kjernefamilie som en av flere variabler vedfastsettelse av størrelsen på basisytelser. Alle medlemmene i kjernefamilien gissamme UDIs registreringsnummer. Alle kjernefamilier gis i tillegg en eller flereutleveringsmottakere.8.2.2.1 Definisjon av kjernefamilie og tildeling/endring av UDIsregistreringsnummerReglene for kjernefamilie og tildeling av UDIs registrringsnummer finnes i:Ref: DAM pkt 10.5.2. Definisjon av kjernefamilie og tildeling/endring av UDIsregistreringsnummerRef: Fortolkningsskrivets pkt 4 Basisbeløp.8.2.3 Definisjon av utleveringsmottaker i SESAMHver enkelt kjernefamilie og/eller enslig beboer må i SESAM gis enutleveringsmottaker. Familier kan ha flere.Ref: Sesam brukereiledning beboerøkonomi pkt 2.4.8.2.4 Økonomijournal i SesamPengereglementet har en rekke krav til utfylling, signering og oppbevaring av ulikeskjemaer, ulike kontroller som skal foretas med mer. Økonomijournalen i Sesam skalbenyttes til å holde oversikt over og dokumentere at disse kravene er oppfylt.8.2.4.1 Oppfølging av økonomijournalen i SesamMottakene skal ved ankomst av nye beboere alltid sjekke at skjemaer er signert,kontroller er gjennomført etc og at dette er registrert i økonomijournalen.Mottakene skal i løpet av mottaksoppholdet følge opp evuavsluttede/oppfølgingshendelser og løpende registrere nye hendelser.Mottakene skal før flytting sjekke at økonomijournalen er oppdatert.8.2.4.2 Registrering i økonomijournalen i SesamEn oversikt over de hendelser somal registreres i økonomijournalen (versjonproduksjon 180809) er som følger.DAM – Økonomi Side 8 av 65

Inntekt – formueEgenerklæring om inntekts- og formuesforhold – signertEgenerklæring om inntekts- og formuesforhold - beboer vil ikke signereDel 1 - initiell kontroll av beboers inntekts- og formuesforhold – gjennomførtDel 1 - initiell kontroll av beboers inntekts- og formuesforhold - beboer vil ikke giopplysningerDel 2 - etterkontroll av beboers inntekts- og formuesforhold – gjennomførtDel 2 - etterkontroll av beboers inntekts- og formuesforhold - beboer fremlegger ikkedokumentasjonFormue - har formueLønnsinntekt - har jobbLønnsinntekt - annen lønnsinntektAnnen inntekt - kontantstøtte mottattAnnen inntekt - fødselspenger mottattAnnen inntekt - engangsstønad ved fødsel mottattAnnen inntekt – annetAnnen inntekt - underholdsbidrag mottattSivilstatusEnslig forsørger - vurdering sivilstatus og info til beboerKjernefamilie består av kun 2 voksne personerBarnetrygdBarnetrygd - transporterklæring, forskottering av barnetrygd – signertBarnetrygd - transporterklæring, forskottering av barnetrygd – beboer vil ikke signereBarnetrygd - beboer har søkt og transporterklæring for forskottering av barnetrygd ersendtBarnetrygd - innvilget barnetrygd fra datoBarnetrygd - etterbetaling og avregning tilbakeføring UDIPakker og klærSengetøy - signert mottattKjøkkenpakke - signert mottattKlær - signert mottattKlær - beboer avslår tilbud om klærSengetøy – innlevertKjøkkenpakke – innlevertHusleieHusleie - betalingspåminnelse/faktura sendt beboerHusleie - korrigert betalingspåminnelse/faktura pga flytting sendt beboerHusleie – innbetaltHusleie forfalt - melding til regionkontorer 5 dager etter forfallMotorkjøretøyMotorkjøretøy - registreringsnummer og bedt om dokumentasjon eier/lånMotorkjøretøy - dokumentasjon (vognkort) på eier/lån framlagtMotorkjøretøy - verdi beregnet, ev stopp/reduksjon basisDiverseEgenandelskrav oppfylt og dokumentertRegionkontoret godkjent annen trekkgrense enn maksTyveri av basisbeløp politianmeldtDAM – Økonomi Side 9 av 65

Halvdags barnehageplass 4-5 åringer - tilbud benyttet fra datoIkke samarbeid ID - melding mottatt fra politiet dato. Redusert basisSamarbeid ID - melding mottatt fra politiet dato. Ordinær basis.Sak endelig avslag stilt i bero - melding fra UDI dato. Ordinær basisEv behov for utdypning av en hendelse kan gjøres i merknadsfeltet, f. eks registrereet motorkjøretøys registreringsnummer jf hendelsen ”Motorkjøretøy -registreringsnummer og bedt om dokumentasjon eier/lån”.Hendelser som skal registreres i økonomijournalen kan gis ulike statuser:StatusFor oppfølgingAvsluttetFor informasjonForklaring / eksempel på brukHendelsen ”Barnetrygd - "Transporterklæring, forskotteringav barnetrygd" signert” bør ha status ”For oppfølging” fordidenne skal sendes trygdekontoret ved søknad ombarnetrygd.Hendelser som ” Del 1 - initiell kontroll av beboers inntektsogformuesforhold – gjennomført” bør ha status ”Avsluttet”da dette ikke krever ytterligere handlinger.Hendelser som ” Husleie - forfalt. Melding til regionkontorer5 dager etter forfall.” bør ha status ”For informasjon” dadette ikke krever ytterligere handlinger fra mottakets side.Ev behov for utdypning av en hendelse kan gjøres i merknadsfeltet, f. eks registrereet motorkjøretøys registreringsnummer jf hendelsen ”Motorkjøretøy -registreringsnummer og bedt om dokumentasjon eier/lån”.Det er p.t. ikke obligatorisk å bruke statuskodene, men dette vil bli vurdert.Ref: Sesam brukerveiledningRef: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 2 Generelle bestemmelserRef: DAM pkt 8.2.7. Generelle bestemmelser i pengereglementet, krav til skjemaerog kontroller mm.8.2.5 ØkonomiopplysningerEn rekke variabler, i tillegg til definisjon av kjernefamilie jf pkt 8.2.2, er med på åbestemme hvilke type ytelser og størrelsen på ytelsene en beboer skal motta.Eksempler på dette er plasstype, om mottaket drives med kantine, prosedyrekode forsak med mer. Dette fremkommer i ”Økonomiopplysninger” i Sesam.8.2.5.1 De ulike økonomiopplysningene i SesamDe ulike variablene i økonomiopplysninger med kort forklaring:PlasstypeKantineDAM – Økonomi Side 10 av 65Det gis ulike ytelser for ordinære mottakog transittmottakDet gis ulike ytelser om mottaket drivesmed kantine eller om mottaket drives medselvhushold.

Prosedyrekode for sakEnslig mindreårig (i mottak, ikke knyttet tilsak/vedtak)EMA med følgepersonEnslig forsørgerUnder 18 årDet gis ulike ytelser om i forhold tilsaksprosedyrer i UDI, for eksempel 48-timersbehandling, Dublinbehandling, EMmed mer.Det gis egne regler for ytelser og trekk forenslige mindreårige.Dersom EMA har medfølgendevoksenperson som har dagligomsorgsansvar regnes EMA som barn idennes familie – og mottar ytelser sombarn i familie.Pengereglementet definerer hvem somskal regnes som enslig forsørger.Ved fylte 18 år trer en rekke regler/krav ikraft, for eksempel kravet til signering avegenerklæring for inntekts- ogformuesforhold, beboer kan trekkes ibasis med mer.I tillegg inneholder økonomopplysninger følgende:Maks trekk i basisbeløp pr periodeBetalingsformKontonummerPengereglementet gir ulike trekkgrenserfor beboere i ulike typer mottak, alder,med og uten inntekt/formue med mer.Om beboer skal hapengereglementsytelser til bankkontoensin eller kontant.Beboers kontonummer for overføring avpengereglementsytelser.Ref: Pengereglementet og fortolkningens pkt 4 BasisbeløpRef: Sesam brukerveiledning8.2.5.2 Registrering og endring av prosedyrekoder for sakAsylavdelingen i UDI er ansvarlig for registrering av prosedyrekoder i DUF.Registreringen kan være mangelfull/skjer for sent slik at automatisk beregning avriktige ytelser i Sesam ikke er mulig. Manuelle rutiner beskrives nedenfor.Alle familiemeldlemmer skal som hovedregel ha samme prosedyrekode. Hvis detteikke er tilfelle må mottakene kontrakte regionkontoret som igjen tar kontakt medAsylavdelingen.• Endringer i prosedyrekode for sak, DublinbehandlingRegionkontor Oslo får beskjed om følgende endringer i prosedyrekoder fra Dublinenheten:• Beboer tas av Dublinbehandling og går til realitetsbehandling• Beboer går fra normal standard til DublinbehandlingDAM – Økonomi Side 11 av 65

• Beboer gis kode Mulig Dublinbehandling. Dette er en ny kode fra januar 08 ogbeboer skal ha reduserte PR-ytelser som ”vanlig” DUB.Dublin-enheten registrerer alle endringer i DUF og ny kode blir da synlig iøkonomiopplysninger i Sesam. I og med at denne endringen ikke varsles i Sesam,og basis heller ikke automatisk endres i forhold til ny prosedyrekode, vil RKOvidereformidle beskjed til riktig regionkontor som igjen må informerer mottakene.Mottakene må avslutte nåværende basiskode og legge inn riktig. Endringer i basisskal gjøres gjeldende fra og med første utlevering etter melding om endring.GUL LAPP. Er det andre endringer i prosedyrekoder som bør omtales?8.2.5.3 Enslig mindreårig i mottak (ikke knyttet til asylsak/vedtak)GUL LAPP. Nytt punkt om registrering av om beboer regnes som overårig i forhold tilmottaksopphold, dvs i forhold til type mottaksplass og pengreglemensytelser, alderfastsetts først ved vedtak og derfor kan ikke alder i DUF/Sesam alltid legges til grunnfor ytelser mm. Dette har ikke noe med ASAs asylsak/vedtak å gjøre. RMA eransvarlig for oppfølging og registrering av overårige i DUF, men dette gjøres ikke.Problemstilling oversendt RKO 9.10.07 og rutiner (inkl brukerveiledning DUF) vil bliutarbeidet. Er det RKMN som skal registrere > 18 år i DUF etter mottatt resultat påalderstest fra RKO? Midlertidig løsning med egne basiskoder for overårige er lagt inni Sesam. RKO ansvarlig.8.2.5.4 Under 18 årVed fylte 18 år trer en rekke regler/krav i kraft, for eksempel kravet til signering avegenerklæring for inntekts- og formuesforhold, beboer kan trekkes i basis med mer.8.2.5.5. Enslig førsørgerAnkomsttransitt definerer i utgangspunktet enslig forsørger, men dette kan endres senere.Definisjon på enslig forsørger, se fortolkningsskrivets punkt 4:Med enslig forsørger menes enke/enkemann, skilt/separert, ugift person samt personer hvisektefelle/ samboer er meldt savnetUtgangspunktet for vurdering av beboers sivilstatus er registrering/intervju. Når beboer itillegg bekrefter overfor mottaket at han/hun er enslig forsørger og vedkommende faktisk boralene sammen med barn, kan tillegg i basisbeløp for enslig forsørger utbetales.Tilleggsbeløpet gjelder uavhengig av antall barn og ikke pr. barn. Barnet/barna må væreunder 18 år.Status som enslig kan bli endret ved innvilgelse av barnetrygd eller ved bosetting, datrygdekontorene krever grundigere dokumentasjon enn Utlendingsdirektoratet. Mottaket måinformere beboer om dette.Beboer skal være alene i Norge (ikke bare i mottak med ektefelle/samboer som er bosatt/borprivat). Mottaket må sjekk relasjoner i Sesam og generelt ”følg” litt med. Hvis man oppdagerDAM – Økonomi Side 12 av 65

at det er oppgitt uriktige opplysninger skal dette meldes via Rutine for behandling av meldingom feil i persondata fra Sesam (ligger under UDI-dokumenter i Sesam).Deretter skal det legges inn trekk med kode 7.07. Trekk ved for mye utbetalt. Fra dato ogtrekkes størrelse bestemmes i samarbeid med regionkontoret. Enslig forsørgertillegg skalstoppes.Ha med noe om endring av status til enslig forsørger feks ved forsvinning? Venteminst 3 måneder, forsvinningen skal være ”reell” / ikke kjenne ektefelles/samboersoppholdssted etc.8.2.6 Kodeverk for pengereglementet i SesamKoderveket i Sesam er laget for å få til en så ensartet praksis som mulig. Det er kunUDI som kan endre eller legge inn nye koder.Kodeverket for pengereglementet gjenbruker nummerering og ordlyd frapengereglementet. I tillegg vises for de fleste koder en kort forklaring om bruk avkoden, jf de retningslinjer som gis i pengereglementet. En rekke koder har faste, ikkeredigerbare, beløp, mens andre beløp må beregnes og legges inn manuelt.Kodeverket omfatter alle typer basisbeløp, direkte refunderbare tilleggsytelser,tilleggsytelser etter søknad og trekk.Kodeverket er altså uttømmende slik at mottakene ikke har anledning til å definereegne koder eller endre beløp der disse er faste.En oversikt over gjeldene koder finnes under UDI-dokumenter i Sesam.Ref: Sesam brukerveiledning8.2.7 Generelle bestemmelser i pengereglementet, krav til skjemaer ogkontroller med merDet finnes en rekke skjemaer og pålagte kontroller tilhørende pengereglementet.Skjemaene skal fylles ut, signeres og oppbevares og kontroller skal gjennomføres påulike tidspunkter under mottaksoppholdet. Økonomijournalen i Sesam er ethjelpemiddel til å holde oversikt over bl.a. skjemaer og kontroller.Følgende skjemaer skal fylles ut ved ankomst, fortrinnsvis i ankomsttransitt:• UDIs skjema for egenerklæring om inntekts og formuesforhold• UDIs skjema for kontroll av beboers inntekts og formuesforhold, Del 1 – Initiellkontroll av beboers inntekts- og formuesforhold ved ankomst.• UDIs skjema for transporterklæring for refusjon av barnetrygdUtdypende detaljer om det enkelte skjema gis i egne punkter nedenfor.Alle skjemaer og skriv finnes i nyeste versjon RETT OPP: UDI Regelverk....UDIshjemmesider (www.udi.no). Når UDI foretar endringer eller revisjoner av skjemaer ogskriv, vil mottakene bli informert om dette, fortrinnsvis gjennom Sesam. Mottakene erselv ansvarlig for å hente de nyeste versjonene.Ref: Pengereglementet pkt 2 Generelle bestemmelserDAM – Økonomi Side 13 av 65

Ref: Pengereglementet pkt 7.1. Generelt.Ref: DAM pkt 8.2.4 Økonomijournal i SesamRef: DAM pkt 4.22.1. PersonmapperRef: DAM pkt 8.2.1.4. Reduksjon/bortfall av økonomiske ytelser – trekk8.2.7.1 UDIs skjema for Egenerklæring om inntekts- og formuesforholdBeboer skal, fortrinnsvis i ankomsttransitt, datere og signere UDIs skjema foregenerklæring om inntekts- og formuesforhold. Som en følge av sin underskrift harbeboer dokumentasjonsplikt overfor mottaket når det gjelder opplysninger ompersonlig økonomi, både på signeringstidspunktet og i løpet av mottaksoppholdet.Egenerklæringen forplikter også beboer til å innhente opplysninger fra arbeidsgiver,trygdeetat, ligningsetat og bank ved etterkontroll av inntekt og formue.Alle beboere over 18 skal signere egenerklæringen, også de som fyller 18 i løpet avmottaksoppholdet.Dersom beboer nekter å signere egenerklæringen skal ytelser etterpengereglementet stoppes/ikke gis helt til egenerklæringen er signert. Dette gjelderogså beboere i transitt. Det er hele basisbeløpet som skal stoppes/ikke gis og for allebeboere i kjernefamilien over 18 år.Mottaket skal dokumentere beboers manglende signatur på skjemaet.Eksempel.En voksen beboer i transitt med kantine skal pr utbetaling (hver 14. dag) motta kr 235i basis. Beløpet som stoppes/ikke gis blir da tilsvarende, kr 235 pr periode fram tilsignering.Enslig beboer i ordinært mottak med selvhushold skal pr utbetaling (hver 14. dag)motta kr 1 550 i basis. Beløpet som stoppes/ikke gis blir da tilsvarende, kr 1550 prperiode fram til signering.Egenerklæringen er oversatt til flere språk og kan lastes ned fra www.udi.no – LAGTOVER I UDI REGELVERK?Signert skjema i original legges i personmappa, beboer gis kopi og hendelsenregistreres i økonomijournalen.Mottaket kan når som helst under beboerens opphold kreve at beboeren daterer ogundertegner en ny egenerklæring.Ref: UDIs skjema for Egenerklæring om inntekst- og formuesforhold for beboere istatlig mottakRef: Pengereglementet og fortolkningens punkt 2.2. Ved ankomst.8.2.7.2 UDIs skjema for kontroll av inntekt og formueDAM – Økonomi Side 14 av 65

For å sikre og dokumentere at beboer har opplyst om sine inntekts- ogformuesforhold skal mottaket, i samarbeid med beboer, gjennomføre en initiell og enetterkontroll av inntekt og formue. De ulike hendelsene skal registreres iøkonomijournalen.Mottaket skal gjennomføre kontroll av alle beboere over 18 år, også de som fyller 18 iløpet av mottaksoppholdet.Kontrollene gjøres ved hjelp av UDIs skjema for Kontroll av inntekt og formue.Skjemaet og kontrollen er 2-delt:Del 1 - Initiell kontroll av beboers inntekts- og formuesforholdInitiell kontroll gjennomføres ved ankomst og fortrinnsvis i ankomsttransitt.Kontrollen kan på dette tidspunkt som regel kun gjennomføres som en samtale hvormottaket spør beboer.Skjemaet i original undertegnes av kontrollør ved mottaket, legges i personmappa ogbeboer gis kopi.Dersom beboer ikke samarbeider under den initielle kontrollen skal ytelser etterpengereglementet stoppes/ikke gis helt til kontrollen er gjennomført. Dette gjelderogså beboere i transitt. Det er hele basisbeløpet som skal stoppes/ikke gis og for allebeboere i kjernefamilien over 18 år.Eksempel:En voksen beboer i transitt med kantine skal pr utbetaling (hver 14. dag) motta kr 235i basis. Beløpet som stoppes/ikke gis blir da tilsvarende, kr 235 pr periode fram tilkontrollen er gjennomført.Enslig beboer i ordinært mottak med selvhushold skal pr utbetaling (hver 14. dag)motta kr 1550 i basis. Beløpet som stoppes/ikke gis blir da tilsvarende, kr 1 550 prperiode fram til kontrollen er gjennomført.Del 2 – Etterkontroll av beboers inntekts- og formuesforholdDet skal gjennomføres minst én etterkontroll av beboers inntekts- og formuesforhold.Etterkontrollen skal gjennomføres i perioden 6-12 måneder etter ankomst. Alleskjemaets kontroller skal gjennomgås og avkrysses for. Selve utfyllingen skalgjennomføres av mottak i samarbeid med beboer. Skjemaet i original skal signeresav kontrollør ved mottaket og legges i personmappen sammen med eventuellevedlegg. Beboer skal ha kopi av ferdig utfylt skjema.Kontrollen innebærer i tillegg at beboer skal innhente og fremlegge eksterninformasjon om sine inntekts- og formuesforhold forut for kontrollen. Beboer må forutfor kontrollen gis beskjed om når kontrollen skal finne sted og gis rimelig tid til åinnhente informasjon.Det som skal innhentes er:• Dersom beboer har lønnsinntekt, kopi av siste lønnsslipp.• Dersom beboer har lønnsinntekt, kopi av arbeidsavtale.DAM – Økonomi Side 15 av 65

• Dersom beboer har norsk bankkonto, saldo for siste måned.• Utskrift fra ligningsmyndighetene av siste års skatteoppgjør.• Utskrift fra trygdekontoret over eventuelle trygdeytelser siste 12 måneder.Dersom beboer ikke fremlegger dokumentasjon skal ytelser etter pengereglementetstoppes/ikke gis helt til dokumentasjon er framlagt. Dette gjelder også beboere itransitt.Det er hele basisbeløpet skal stoppes/ikke gis for alle beboere i kjernefamilien over18 år.Eksempel:En voksen beboer i transitt med kantine skal pr utbetaling (hver 14. dag) motta kr 235i basis. Beløpet som stoppes/ikke gis blir da tilsvarende, kr 235 pr periode fram tildokumentasjon fremlegges.Enslig beboer i ordinært mottak med selvhushold skal pr utbetaling (hver 14. dag)motta kr 1 550 i basis. Beløpet som stoppes/ikke gis blir da tilsvarende, kr 1 550 prperiode fram til dokumentasjon fremlegges.For beboere som bor på mottaket i mer enn ett år, skal det foretas etterkontroll avinntekts- og formuesforhold minst hver 6. måned. Etterkontrollen skal dokumenterespå et nytt skjema for kontroll av inntekts- og formuesforhold, hvor kun Del 2 fylles ut.Beboer skal ha kopi av ferdig utfylt skjema.Forslag til metoder for innhenting av dokumentasjon ved f.eks. språkproblemerEgenerklæringen om inntekts- og formuesforhold er utformet slik at den kan benytteshjelp ved innhenting av dokumentasjon fra ulike instanser da den inneholder både ennorsk og en oversatt del.Utdrag fra erklæringen:Dersom du ikke fremlegger slik dokumentasjon som UDI krever, vil økonomisk støttetil deg bli stanset.Når UDI ved mottaksleder/økonomiansvarlig ber om det, må du innhente ogfremlegge følgende dokumentasjon:• kopi av siste lønnsslipp dersom du har lønnsinntekt• kopi av arbeidsavtale dersom du har lønnsinntekt• bankutskrift som viser saldo for siste måned dersom du har norsk bankkonto• utskrift fra ligningsmyndighetene av siste års skatteoppgjør• oversikt fra trygdekontoret over eventuelle trygdeytelser siste 12 månederEn annen mulighet er at beboer gir en mottaksansatt skriftlig fullmakt til å innhentedokumentasjonen fra de ulike instansene.Ref: UDIs skjema for Kontroll av beboers inntekts- og formuesforholdRef: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 2.2. Ved ankomstDAM – Økonomi Side 16 av 65

GUL LAPP: Ansvarlig Mottakskontoret.Fra internrevisor: beboers innhenting av dokumentasjon i fm del 2 følges ofte ikkeopp i praksis. Mottakene spør og hvis det ikke fremlegges skjer ofte ingenting. Vi måsjekke ut at innhenting jf krav faktisk lar seg gjennomføre. Mottakskontoret avklarerhvilke opplysninger som kan gis til mottaksansatte fra NAV. Hva som må hjemles iforskrift etc Dette gjøres ifm forskriftsarbeidet.8.2.7.3 UDIs skjema for Transporterklæring – forskottering av barnetrygdFra og med måneden etter innvilget oppholdstillatelse har beboere i mottak rett tilbarnetrygd. Basisbeløp for barn under 18 år skal da erstattes av barnetrygden.UDIs skjema for Transporterklæring – forskottering av barnetrygd skal sikre at detsøkes om barnetrygd og er en bekreftelse/avtale om at barnetygd kan utbetalesdirekte til beboer. Det er ikke frivillig å søke barnetrygd.Ulike hendelser skal registreres i økonomijournalen og det er tilstrekkelig at dissehendelsene registreres på den i familien som signerertransporterklæringen/søknaden etc.Ved ankomst og/eller når barn blir født under mottaksoppholdetTransporterklæringen skal fylles ut og signeres av beboere med barn under 18 årved ankomst mottak, fortrinnsvis i ankomsttransitt, og/eller når barn blir født undermottaksoppholdet. Signert skjemaet i original legges i personmappa og beboer giskopi.Beboere som nekter å signere transporterklæringen får stoppet/gis ikke ytelsertilsvarende summen av basis for alle barn under 18 år helt til erklæringen er signert.Dette gjelder også beboere i transitt.Eksempel:Familie med 2 barn 0-17 år i transitt med kantine skal pr utbetaling (hver 14. dag)motta kr 380 i basis for barna. Beløpet som stoppes/ikke gis blir da tilsvarende, kr380 pr periode fram til signering.Familie med 2 barn 4 og 10 år i ordinært mottak med selvhushold skal pr utbetaling(hver 14. dag) motta kr 1420 i basis for barna. Beløpet som stoppes/ikke gis blir datilsvarende, kr 1420 pr periode fram til signering.Når oppholdstillatelse er innvilgetMottaket skal sørge for at beboer søker trygdekontoret om barnetrygd straksvedtaksdato foreligger. Det er ikke frivillig å søke barnetrygd.Beboere som nekter å søke får stoppet/gis ikke ytelser tilsvarende summen av basisfor alle barn under 18 år helt til det er søkt. Dette gjelder også beboere i transitt.Kopi av signert transporterklæring skal vedlegges søknaden.DAM – Økonomi Side 17 av 65

Fra og med måneden etter oppholdstillatelseFra og med måneden etter innvilget oppholdstillatelse regnes basisbeløp for barn ogenslig forsørgertillegg som forskudd på barnetrygd/utvidet barnetrygd. Mottakene måendre kode for basisbeløp for barn og enslig forsørgertillegg i Sesam til kode ”4.08.Forskudd på barnetrygd” for riktig aldersintervall og ”4.08. Forskudd på barnetrygd,enslig forsørgertillegg”.Når barnetrygd er innvilgetNår barnetrygd/utvidet barnetrygd er innvilget vil trygdekontoret kontakte mottaket forå avtale hvor mye som ihht transporterklæringen skal tilbakeføre til UDI og hvor myesom ev skal utbetales til beboer. Dette beløpet skal tilsvare beløpet som i Sesam erregistret med kode ”4.08. Forskudd på barnetrygd” og ”4.08. Forskudd på barnetrygd,enslig forsørgertillegg” over.Når barnetrygd utbetales løpendeNår barnetrygd/utvidet barnetrygd utbetales løpende fra trygdekontoret skalbasisbeløp for barn kode ”4.8. Forskudd på barnetrygd” og ”4.08. Forskudd påbarnetrygd, enslig forsørgertillegg” avsluttes i Sesam.Mottaket skal ikke fortsette å utlevere enslig forsørgertillegg jf pengererglementetdersom trygdekontoret ikke definerer beboer som enslig forsørger.Ved mellomlegg mellom basisbeløp og barnetrygdDersom basisbeløp for barn er høyere enn barnetrygden skal mellomlegget utbetalestil beboer. Mottakene skal registrere beløpet med kode ”4.08. Mellomlegg basis ogbarnetrygd”.8.2.7.4 Refusjon og bokføring av barnetrygd (UDIs rutine)ERS rutine for refusjon og bokføring av barnetrygd er som følger:• Mottaket fyller ut skjema for transporterklæring "forskottering av barnetrygd"og sender til trygdekontor.• Trygdekontoret regner ut barnetrygd og etterbetaler/refunderer til UDI.• Trygdekontoret sender UDI spesifikasjon på refundert beløp og hvilkepersoner refusjonen gjelder.• ERS klargjører innbetalingsbilag på bakgrunn av spesifikasjonen, attesterer ogbokfører bilaget i Agresso.• Refusjonen konteres på regionkontorets ksted, konto 06902122, konto2212241, prosjekt 990 og mottakets ksted (ekstern).• Dersom det kommer en innbetaling uten spesifikasjon fra Trygdekontoret tarERS kontakt med NAVs økonomitjeneste for å få spesifikasjon påinnbetalingen.Ref: UDIs skjema for Transporterklæring – forskottering av barnetrygd.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 2.2. Ved ankomstRef: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 4.8. Basisbeløp for barn ogbarnetrygdDAM – Økonomi Side 18 av 65

GUL LAPP: Ansvarlig Mottakskontoret.Mottakskontoret vil ta opp igjen/fullføre arbeidet med endring/utvidelse i bruken avtransporterklæringen senest sammen med forskriftsarbeidet.(Saken for info: UDI fikketter eget ønske klarsignal fra RTV til å inkludere engangsstøtte vedfødsel/kontantstøtte i transporterklæringen. Mottakskontoret har imidlertid fåttjuridiske betenkninger og vil avklare før vi ev endrer/lager forslag til ny erklæring.)8.2.7.5 Vurdering av sivilstand - enslig forsørgerMottaket skal informere beboer om UDIs og trygdekontorenes regler for definisjon avenslig forsørger. Dersom UDIs regler er innfridd skal tileggsbeløp for ensligeforsørgere utbetales. Dette skal registreres i økonomijournalen.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 4. Basisbeløp.Ref: DAM pkt 8.2.4.2. Registrering i økonomijournalen i Sesam8.2.7.6 Tilbakeholdelse av opplysninger om formue og inntektDersom en beboer unnlater å gi opplysninger om inntekt og/eller formue, kan detmedføre at han/hun urettmessig får utbetalt støtte til livsopphold. Dette er underslagav fellesskapets midler og er en kriminell handling på linje med trygdemisbruk.Dersom mottaket avdekker slike forhold, skal det rapporteres til UDI. Somhovedregel skal slike forhold politianmeldes. Forsettlig opplysningssvikt av betydningfor ytelser etter pengereglementet kan straffes etter straffeloven § 270 om bedrageri(eventuelt § 271 om grovt bedrageri) med bøter eller fengsel inntil seks år.8.2.8 Egne midler - formue eller inntektBeboere som har egne midler, dvs. formue eller inntekt, får reduksjon eller stopp iytelser. Det gis uttømmende definisjoner på hva som skal regnes som inntekt ogformue. Beboere er forpliktet til å opplyse om og fremlegge dokumentasjon påpersonlig økonomi og mottakene skal kontrollere og dokumentere dette.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 3. Egne midler.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 7 Reduksjon/bortfall avøkonomiske ytelserRef: UDIs skjema for Egenerklæring om inntekst- og formuesforhold for beboere istatlig mottakRef: UDIs skjema for Kontroll av beboers inntekts- og formuesforholdRef: DAM pkt 8.2.4.2. Registrering i økonomijournalen i SesamRef: DAM pkt 4.22.1. Personmapper.Ref: DAM pkt 8.2.1.4. Reduksjon/bortfall av økonomiske ytelser – trekk8.2.8.1 Definisjon og håndtering av formueRef: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 3.1. Formue.Ref: DAM pkt 8.2.1.4. Reduksjon/bortfall av økonomiske ytelser – trekk8.2.8.2 Definisjon og håndtering av lønnsinntektRef: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 3.2. Lønnsinntekt.Ref: DAM pkt 8.2.1.4. Reduksjon/bortfall av økonomiske ytelser – trekkDAM – Økonomi Side 19 av 65

8.2.8.3 Definisjon og håndtering av annen inntektRef: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 3.3. Annen inntekt.Ref: DAM pkt 8.2.1.4. Reduksjon/bortfall av økonomiske ytelser – trekk8.2.9 BasisbeløpBasisbeløp er faste ytelser som utbetales hver 14.dag, hhv 1 og 16 i hver måned.Basisbeløp er ment å dekke alle personlige utgifter, inkl helseutgifter, klær, transportog fornøyelser. De gis ulike beløp for ulike typer mottak, søknadsprosedyrer,familiesammensetning med mer.Pengereglementet skiller mellom matpenger og lommepenger.Ref: Pengereglementets og fortolkningsskrivets pkt 4. Basisbeløp.8.2.9.1 Annen utleveringshyppighet enn 1 og 16 i hver månedBasisbeløp gis som hovedregel som faste ytelser hver 14.dag, hhv 1 og 16 i hvermåned. I enkelte tilfeller er det nødvendig og praktisk å foreta basisutleveringer påandre tidspunkter enn fast hver 14 dag.Disse tilfellene er:• Ved ankomst eller flytting til og mellom mottak fram til første faste utlevering.• For enslige mindreårige beboere uten voksen følgeperson kan det være behovfor, eller mest praktisk, å foreta ukentlige utleveringer. Det finnes egne kodermed ukessatser for EMA i Sesam.• I ventemottakene utleveres det også ukentlige ytelser.8.2.9.2 Kontroll av minimumsbeløpMottakene må kontrollere og ev korrigere slik at pengereglementets krav tilminimumsbeløp for personer over 18 år i en kjernefamilie er oppfylt.Det finnes egne ytelseskoder som skal benyttes ved korrigering av minimumsbeløp.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 4. Basisbeløp.8.2.9.3 Beregning og bruk av enkeltbeløp (dagsatser) og mellomlegg vedflyttingEnkeltbeløp (dagsatser) beregnes og benyttes ved trekk ved ikke avtalt fraværog/eller trekk ved manglende overholdelse av fastsatte flyttedatoer.Følgende formel skal legges til grunn:Pengereglementets månedssats for basis x 12 / 365 = enkeltbeløp (dagsats)Mellomlegg ved flytting beregnes og benyttes ved flytting der basis itilflyttingsmottaket er høyere enn basis i fraflyttingsmottaket, f.eks. fra transitt tilordinært mottak. Mellomlegget registreres fra ankomstdato og fram til første ordinærebasisutbetaling den 1. eller 16.DAM – Økonomi Side 20 av 65

Det skal ikke beregnes mellomlegg ved flytting fra transitt med kantine til transitt medselvhushold. Full basis gis fra og med ankomstdato.Følgende formel skal legges til grunn for mellomlegg ved flytting:Differansen i pengereglementets månedssats for basis x 12 / 365 = mellomlegg(dagsats)En komplett ovesikt over enkeltbeløp(dagsatser) og mellomlegg ved flytting finnesunder UDI-dokumenter i Sesam.Det finnes i tillegg egne koder i Sesam for de mest vanlige beløpene for mellomleggved flytting.Eksempel:En enslig voksen beboer i transitt får kr 470 pr måned og kr 3100 i ordinært mottak,dvs. en differanse på kr 2630. Mellomlegg : 2630 x 12 / 365 = 86.47.Ref: Sesam brukerveiledning punkt 1.2 og 1.3.Ref: DAM 8.2.14.9. Trekk/bortfall av basisbeløp ved ikke avtalt fraværRef: DAM 8.2.14.10. Trekk/bortfall av basisbeløp ved flytting, etter avslag og vedbortfall av botilbud8.2.9.4 Enslige mindreårige tilknyttet voksen følgepersonEnslige mindreårige tilknyttet voksen følgeperson, som har daglig omsorg for barnet,gis etter pengereglementet ytelser som barn i familie.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 8. Enslige mindreårige.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 4. Basisbeløp.8.2.9.5 Enslige mindreårige uten tilknytning til voksen følgepersonFor enslige mindreårige uten tilknytning til voksen følgeperson finnes det egneretningslinjer og krav som skiller mellom lommepenger og matpenger:• Lommepenger skal forvaltes av mottaksleder i samråd med beboer.• Matpenger skal utbetales til mottaksleder som skal forvalte disse til dekning avmat.I og med at Barnevernet overtar ansvaret for EMA under 15 år fra 01.10.07 er detikke laget særskilt funksjonalitet i Sesam for å ivareta ovennevnte krav frapengereglementet.For EMA over 15 år må mottakene vurdere ut fra sin kjennskap til den enkelte om deter nødvendig å skille mellom lommepenger og matpenger.Det er laget to muligheter via kodeverket i Sesam. Kodeverket muliggjør ogsåukesutleveringer.Metode 1 – skille mellom lommepenger og matpengerDAM – Økonomi Side 21 av 65

Mottaket benytter to ulike ytelseskoder i Sesam;• ”Kode 8.01 EMA uten følgeperson – matpenger”. Koden benyttes nårmatpenger utleveres til mottaksleder som forvalter beløpet til dekning av mat.• ”Kode 8.01 EMA uten følgeperson – lommepenger”. Koden benyttes nårlommepenger utleveres til beboer.Kun lommepenger kommer med på bank- eller utleveringslister ogoverføres/utleveres til EMA selv. Matpengene vil tilfalle mottaket ved at disse medtasi refusjonskravet/overføres mottakets pengereglementskonto, menutleveres/overføres altså ikke til EMA.Mottakene må føre regnskap over matpengene. Det er tilstrekkelig med samletregnskap (ikke per EMA), men hvilke beboere det omfatter må fremkomme.Regnskapet må i tillegg oppbevares på en slik måte at det kan fremlegges dersomUDI eller Riksrevisjonen ber om det.Metode 2 – ikke skille mellom lommepenger og matpengerMottaket benytter kun en ytelseskode i Sesam;• 8.01 EMA uten følgeperson – totalt. Koden benyttes når både matpenger oglommepenger utleveres til beboer selv.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 8. Enslige mindreårige.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 4. Basisbeløp.8.2.9.6 Kjernefamilie som består av kun 2 voksne personer over 18 årDersom en kjernefamilie (to generasjoner) kun består av to voksne personer (over 18år), skal basisbeløp for disse to pr. måned være lik basis for ektepar/samboende.Dette må mottakene registrere manuelt i Sesam.Registrering i Sesam:• Benytt kode ”4.02 Kjernefamilie to voksne” (ordinære mottak) eller ”4.05Kjernefamilie to voksne” (transitt).Ref: Pengereglementets pkt 4.2. Basisbeløp for personer i ordinære mottak som harselvhusholdRef: Pengereglementets pkt 4.5. Basisbeløp for personer i transittmottak som harselvhushold8.2.9.7 Basisbeløp for personer som ikke bidrar til verifisering av sin identitet,samt ev senere samarbeid om identitetPersoner som ikke bidrar til verifisering av sin ID skal få redusert basis. Reduksjonengjelder ikke for barn eller for enslige forsørgere.Politiet anser at personen ikke samarbeider om retur og sender faks til relevantregionkontor.DAM – Økonomi Side 22 av 65

Regionkontoret sender brev til beboer og mottak (samme prosedyre som ved trekkved avslag) om at utbetaling vil bli redusert som en følge av manglende samarbeidom ID.Mottakene reduserer basis i henhold til satsene.Dersom PU eller ASA anser at personen inngår et aktivt og troverdig samarbeid omrett identitet vil regionkontoret varsles og brev vil bli sendt til mottak og beboer om atutbetaling igjen justeres.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 4.6. Basisbeløp til personer somikke bidrar til verifisering av sin identitet.GUL LAPP: Ovennevnte er kun et forslag til rutine utarbeidet av RKO, men ikkebesluttet/iverksatt. Pr i dag går det ingen meldinger fra PU til RMA/mottakene ommanglende samarbeid om ID. PU har opplyst at de ”avdekker” dette allerede vedregistreing av søknad og at dette vil bli registrert i deres nye system UTSYS. Dettemuliggjør overføring av info til DUF/Sesam.8.2.9.8 Endringer og oppfølging ved flytting / ankomstNår beboere flytter eller ankommer må beboers økonomikort kontrolleres ogoppdateres.Forbered ankomst med manuelle rutinerSesam tillater kun at man legger inn ytelser/trekk eller registrerer utleveringer tilpersoner som er registrert inn på mottaket. Dette betyr at seddel-lister, utleveringsogbanklister ikke vil omfatte personer som er forventet ankommet. Slike beregningermå derfor mottaket håndtere gjennom manuelle rutiner, kontantkasse eller lignede.Når personene er ankommet må ytelser/trekk etterregistreres. Mottakene skal haskriftlige rutiner for dette, inkl rutiner for etterregistrering i Sesam.”UDIs signeringsskjema for manuelle kontantutleveringer” skal benyttes og væreunderbilag til refusjonskrav for pengereglementsytelser.Økonomikortet avsluttes ved flytting (ex Internflytting til nytt mottak)Ved alle flyttinger, med unntak av avreisegrunn ”Internflytting til nytt mottak”,avsluttes økonomikortet automatisk. Avslutningsdatoen blir satt til siste dag i forrigeutleveringsperiode.Økonomikortet ved ”Internflytting til nytt mottak” med lik driftsformVed ”Internflytting til nytt mottak” videreføres økonomikortet nårdriftsformen/grunnlaget for basis etc jf Pengereglementet er lik vedtilflyttingsmottaket.Økonomikortet ved ”Internflytting til nytt mottak” med ulik driftsformVed ”Internflytting til nytt mottak” avsluttes økonomikortet når driftsformen/grunnlagetfor basis etc jf Pengereglementet er ulik ved tilflyttingsmottaket. Økonomikortetavsluttes automatisk. Avslutningsdatoen blir satt til siste dag i forrigeutleveringsperiode.DAM – Økonomi Side 23 av 65

Tilflyttingsmottaket må legge inn ny basis manueltDette betyr at ved flytting fra transitt til ordinært mottak vil økonomikortet avsluttes.Ved flytting fra ordinært mottak med selvhushold til annet ordinært mottak medselvhushold vil økonomikortet videreføres.Utlevere mellomlegg og endre trekkgrenser ved ”Internflytting til nytt mottak” med ulikdriftsformVed flytting der basis i tilflyttingsmottaket er høyere enn basis i fraflyttingsmottaket,f.eks. fra transitt til ordinært mottak, skal mellomlegg i basis beregnes og utleveres.Mottakene må i tillegg endre beboers trekkgrense i økonomiopplysninger.Ved flytting fra transitt med kantine til transitt med selvhushold trenger mottakeneikke beregne og registrere mellomlegg. Full basis registreres fra og medankomstdato.Oppfølging av ikke avtalt fravær og/eller trekk ved flyttingVed ankomst av nye beboere må mottakene kontrollere og trekke for beboers ev ikkeavtalte fravær og/eller trekk ved flytting jf punkt 8.2.14.9 og 8.2.14.10.Oppfølging av beboere som kommer tilbake til mottakssystemetGUL LAPP: Lurer på om vi ikke bør ”flagge” dette punktet litt mer ved å lage det til eteget punkt. Det er litt bare tungvint med nye punkter pga nummerering oghenvisninger gjennom hele dokumentet.Ved ankomst av beboere som har vært ute av mottakssystemet en periode, f.eks harvært forsvunnet, vært ute av landet og kommer tilbake og fremmer ny søknad, måmottakene kontrollere beboers økonomomikort ekstra godt.Påse at ytelser faktisk ble avsluttet da beboer forlot mottaksystemet. Ytelsene skalvære avsluttet lik siste dag i forrige utleveringsperiode. Hvis ikke dette er tilfelle måytelser avsluttes før generering av ny basis.Gjennomgå beboers trekk/gjeld. Når en beboer forlater mottakssystemet ”fryses”trekk/gjeld i tre år. Når beboer kommer tilbake til mottakssystemet skal de aller flestetrekk/gjeld gjenopptas. De eneste trekkene som ikke skal gjenopptas er trekk knyttettil en søknad som ikke lenger er gjeldene, f.eks Trekk ved avslag på søknad dersombeboer kommer tilbake og fremmer en ny søknad.Ytelser forutsetter at beboer oppholder seg i mottak. Legg derfor inn ev nye trekk forbeboers ev ikke avtalte fravær i forbindelse med forsvinningen/returen jf punkt8.2.14.9, 8.2.14.10 og 8.2.14.22.Ref: Sesam brukerveiledningRef: UDIs signeringsskjema for manuelle kontantutleveringerRef: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 4. Basisbeløp.Ref: DAM 8.2.14.9. Trekk/bortfall av basisbeløp ved ikke avtalt fraværRef: DAM 8.2.14.10. Trekk/bortfall av basisbeløp ved flytting, etter avslag og vedbortfall av botilbudDAM – Økonomi Side 24 av 65

Ref: DAM 8.2.14.22. Ev trekk ved tilbakekomst til mottak; billetteutgifter, nye pakkerog utestående trekk/gjeld8.2.9.9 Endringer og oppfølging ved fylte 18 årNår en beboer fyller 18 år eller registreres/defineres som over 18 år imottakssammenheng (økonomiopplysninger i Sesam), må mottakene endre oggjennomføre følgende:Endre basisbeløpBasisbeløp endres i henhold til pengereglementets satser for beboere over 18 år.Nye satser gjøres gjeldene fra og med måneden etter fylte år.Gjennomsnittsbeløp for alle over 18 år i kjernefamilienI mottak med selvhushold skal alle beboere over 18 år i en kjernefamilie skal ha etminimumsbeløp pr måned. Dette må kontrollerers og ev korrigeres.Endre trekkgrenseBeboere over 18 år kan får reduserte og/eller bortfall av ytelser. Trekkgrense ihenhold til pengereglementet ulike satser må registreres.Bortfall av enslig forsørgertilleggHvis kjernefamilien kun har ett barn under 18 år skal enslig forsørgertillegg avsluttesnår barnet fyller 18 år. Har kjernefamilien flere barn under 18 år skal ensligforsørgertillegg fortsatt gis.UDIs skjema for egenerklæringen om inntekts- og formuesforholdAlle beboere over 18 år skal signere UDIs skjema for egenerklæringen om inntektsogformuesforhold.UDIs skjema for Kontroll av inntekt og formueMottaket skal gjennomføre kontroll av alle beboere over 18 år.Hendelser skal registreres i økonomijournalen.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 2 Generelle bestemmelserRef: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 7.1. GenereltRef: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 4. Basisbeløp.Ref: DAM pkt 8.2.7. Generelle bestemmelser i pengereglementet, krav til skjemaer,kontroller mm.Ref: DAM pkt 8.2.4 Økonomijournal i SesamRef: DAM pkt 8.2.14.1. Trekkgrenser pr periode i SesamRef: DAM pkt 4.22.1. Personmapper8.2.9.10 Endringer og oppfølging ved fylte 6 og 11 årNår en beboer fyller 6 og 11 år må mottakene endre og gjennomføre følgende:Endre basisbeløpDAM – Økonomi Side 25 av 65

Basisbeløp endres i henhold til pengereglementets satser for beboere 6-10 og eller11-17 år.Nye satser gjøres gjeldene fra og med måneden etter fylte år.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 4. Basisbeløp.GUL LAPP: Mottakskontoret. Ved feil alder i DUF jf aldersintervallene ipengreglementet. Problemstilling: Vi ”vet” at alder i DUF er feil og dette, foraldersintervallene 0-5, 6-10 og 11-17, medfører for høye/for lave ytelser. Rutiner fordette må lages.8.2.9.11 Endringer og rutiner ved oppholdstillatelseNår en beboere får oppholdstillatelse må mottakene endre, gjennomføre og væreoppmerksomme på følgende:Søke barnetrygd, endre koder i Sesam med merRef: DAM 8.2.7.3: UDIs skjema for Transporterklæring – forskottering av barnetrygd.Generelt følge med på ”annen inntekt”Ref: DAM 8.2.8.3: Definisjon og håndtering av annen inntektMottakene får ingen særskilt melding gjennom Sesam om innvilget oppholdstillatelse,men dette avledes allikevel gjennom oppgaven ”gjennomfør bosettingsintervju”.Hendelser skal registreres i økonomijournalen.Ref: DAM pkt 8.2.4 Økonomijournal i Sesam8.2.9.12 Pengereglementsytelser til beboere utenfor mottakMottakene er ansvarlig for pengereglementsytelser også til beboere som midlertidigoppholder seg på sykehus, opptreningsinstitusjon etc.Dersom det er lang reisevei til sykehuset/opptreningsinstitusjonen kanleder/økonomiansvarlig ved kontantutlevering signere og motta ytelser på vegne avbeboer og deretter sende tilsvarende beløp på et utbetalingskort (bank, post) tilsykehuset/opptreningsinstitusjonen hvor beboer oppholder seg. Kopi avutbetalingskortet skal da være underbilag til refusjonskrav forpengereglementsytelser.GUL LAPP: Mottakskontoret. Rutiner for ytelser, refusjonskrav etc til ROSAprosjektetmå lages8.2.9.13 Stikkprøver og kontroll av pengereglementsytelser (UDIs rutine)Med jevne mellomrom skal UDI foreta stikkprøver av økonomiske ytelser til beboere imottak. Dette kan inngå som en del av det økonomiske og administrative tilsyn.Følgende type sjekk foreslås:• Sjekk beboers status i DUF. Har det endret seg for eksempel fra asylsøknad tilfamiliegjenforening? Har beboer rett til mottaksplass?DAM – Økonomi Side 26 av 65

• Beboer med endelig avslag som mottar ytelser. Har beoer rett tilmottaksplass? Burde beboer få bortfall av botilbud?• Sjekk relasjoner i DUF. Har vedkommende ektefelle utenfor mottak medarbeid? Har beboer rett til mottaksplass og enslig forsørger tillegg?• Sjekk beboere som mottar enslig forsørger tillegg. Sjekk om barn har fylt 18år.• Sjekk beboere som har fylt 18 år, diverse oppfølging/endringer.• Sjekk beboere som har fylt 6 og 11 år, diverse oppfølging/endringer.• Har beboer trekk i basis grunnet inntekt, men betaler ikke husleie? Erinntekten stort nok til husleie?• Hvis beboer har inntekt, be mottaket redegjør for dokumentasjon ogberegningsgrunnlaget for trekk/husleieUt fra funn i overnevnte skal mottak sende kopi av underbilag for utbetalinger av dvs.ytelser.8.2.10 Basisbeløp for barn og barnetrygdFra og med måneden etter innvilget oppholdstillatelse har beboere i mottak rett tilbarnetrygd/ev utvidet barnetrygd. Basisbeløp for barn under 18 år og ev ensligforsørgertillegg erstattes av barnetrygden/utvidet barnetrygd.Ref: DAM pkt 8.2.7.3. UDIs skjema for Transporterklæring – forskottering avbarnetrygd.8.2.11 Direkte refunderbare tilleggsytelserBeboere i mottak mottar, ved behov, ulike tilleggsytelser, i pengereglementet kaltdirekte refunderbare tilleggsytelser. Eksempler på slike ytelser er: klær, sengetøy,kjøkkenpakker, noen typer reiseutgifter og egenandeler, akutt lege- ogtannlegebehandling i transittmottak med mer. Det er ikke krav til søknad for disseytelsene. Mottakene vurderer og gir ytelsene ut fra kriterier og krav gitt av UDI.Ytelsene skal registreres på den enkelte beboer i Sesam, med mindre annet siesnedenfor.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 5. Direkte refunderbaretilleggsytelser.Ref: DAM pkt 8.2.4.2. Registrering i økonomijournalen i SesamRef: Sesam brukerveiledningRef: DAM punkt 8.8. Utstyrspakker og klær.GUL LAPP: Motakskontoret. Pengereglementet sier at kjøkken- og sengetøypakkerskal innleveres for de som ikke får bli. Regionkontorene og mottakene melder omveldig ulik/eller ingen praksis på innlevering av pakker. Utstyr som tilbakeleveres, er iså dårlig forfatning at det ofte ikke nytter å gjenbruke det. Dessuten vanskelig åkontrollere tilbakelevering. Mottakskontoret vil overfor Dept foreslå at kravetbortfaller.8.2.11.1 SengetøypakkeDAM – Økonomi Side 27 av 65

Nyankomne beboere kan motta sengetøypakker i ankomsttransitt. Beboere som ikkehar vært i ankomsttransitt, eller som ikke har mottatt sengetøypakke iankomsttransitt, kan motta ytelsen i ordinært mottak.UDI har inngått en innkjøpsavtale som mottakene må benytte.Beboere som tas tilbake til mottak og ikke har sengetøypakke kan få ny pakke motframtidig trekk tilsvarende pakkas verdi.Registrering i SesamSengetøypakke skal registreres på den enkelte beboer i Sesam.Kode ”5. 01. Trekk for nytt sengetøy” skal i tillegg benyttes ved utlevering av nyepakker til beboere som tar tilbake til mottak.Beboer signerer for mottatt pakke og hendelsen registreres i økonomijournalen.8.2.11.2 Sengetøy til personer under 48-timers prosedyreNyankomne beboere som kommer inn under 48 timers prosedyre kan få lånesengetøy og få utlevert nødvendige hygieneartikler.Utlån og hygieneartikler registreres ikke på den enkelte beboer i Sesam.8.2.11.3 KjøkkenpakkeBeboere i mottak med selvhusholdning mottar nødvendig kjøkkenutstyr.UDI har inngått en innkjøpsavtale som mottakene må benytte.Beboere som tas tilbake til mottak og ikke har kjøkkenutstyr får ny pakke motframtidig trekk tilsvarende pakkas verdi.Registrering i SesamKjøkkenpakke og ev tilleggspakker skal registreres på den enkelte beboer i Sesam.Ordinære mottak.• Kodene ”5.03 Kjøkkenpakke basis ” og ”5.03 Kjøkkenpakke tillegg” skal kunbenyttes på en person i familien. Pris inklusive frakt må legges inn.• Øvrige personer skal ha kode ”5.03 Kjøkkenpakke, familie”.Transittmottak.• Kodene ”5.03 Kjøkkenpakke basis - transitt ” og ”5.03 Kjøkkenpakke tillegg -transitt” skal kun benyttes på en person i familien. Kodene har faste priser.• Øvrige personer skal ha kode ”5.03 Kjøkkenpakke, familie”.Kode ”5.03. Trekk for ny kjøkkenpakke” skal i tillegg benyttes ved utlevering av nyepakker til beboere som tas tilbake til mottak. Samme kode benyttes for alle i familien.Beboer signerer for mottatt pakke på utleveringslisten fra Sesam og hendelsenregistreres i økonomijournalen.DAM – Økonomi Side 28 av 65

8.2.11.4 KlærNyankomne beboere i ankomsttransitt, uansett alder, kan etter behovsprøving mottaklær. Beboere som ikke har vært i ankomsttransitt, eller som ikke har mottatt klær iankomsttransitt, kan motta ytelsen i ordinært mottak.UDI har inngått en innkjøpsavtale ankomsttransitten må benytte. Ordinære mottakmå foreta innkjøp lokalt.Registrering i SesamKlær skal registreres på den enkelte beboer i Sesam. Det er gitt separate koder forankomsttransitt og ordinære mottak.Beboer signerer for mottatte klær på utleveringslisten fra Sesam og hendelsenregistreres i økonomijournalen.Dersom beboer ikke ønsker å motta klær skal også dette registreres, men kun iøkonomijournalen.8.2.11.5 Klær til personer under 48-timers prosedyreBeboere som kommer inn under 48 timers prosedyre mottar ikke klær.Ref: Pengereglementet og fortolkningens pkt 5.5.8.2.11.6 HygieneartiklerVed behov kan det deles ut følgende hygieneartikler til beboere:I ankomsttransitt og ventemottak:• Bleier, bind, såpe, sjampo, balsam, såpe, tannbørste, tannkrem, barberhøvelog kopp.I transittmottak med kantine:• Bleier og bind.I transittmottak med selvhushold:• Beboere i transittmottak med selvhushold skal selv dekke alle utgifter tilhygieneartikler.Beboere med avslag og trekk pga dette i ordinære mottak med kantine• Bleier, bind, såpe, sjampo, balsam, såpe, tannbørste, tannkrem, barberhøvelog kopp.Alle andre artikler som mottakene ønsker å dele ut defineres som driftsutgifter og vilfølgelig ikke bli godkjent for refusjon.Hygieneartikler registreres ikke på den enkelte beboer i Sesam, men direkte irefusjonskravet.DAM – Økonomi Side 29 av 65

8.2.11.7 Reiseutgifter i forbindelse med undervisningRegistrering i Sesam:Ved registrering av reiseutgifter jf pengereglementets punkt 5.6 skal følgende tokoder benyttes:• ”5.06. Reiseutgifter i fm undervisning”eller• ”5.06. Reiseutgifter i fm norskundervisning”Alle tre utleveringsformer kan benyttes; kontant, naturalia eller faktura. Mottakenevelger det som passer best i forhold til egne rutiner.Ved valg av utleveringsform faktura får man ikke kvitteringsliste via Sesam så dettemå lages manuelt.Kopi av faktura (også hvis utleveringsform er naturalia) skal sammen medkvitteringslister oversendes revisor som vedlegg til refusjonskravet.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 5.6. Reiseutgifter i forbindelsemed undervisning.8.2.11.8 Utgifter til akutt lege- og tannlegebehandling, inkl reiseutgifter, ogmedisiner for personer i transittmottakBehov for akutthjelp skal vurderes og ”innvilges” av stedlig helsekontor (kommunen) isin åpningstid, transittmottaket utover dette.Registrering i Sesam:Mottakene skal registreres ytelser på den enkelte beboer i Sesam med kodene• ”5.07 Utgifter til akutt legebehandling”eller• ”5.07 Utgifter til akutt tannlegebehandling”.Helsekontorene har ikke tilgang til Sesam og er unntatt fra kravet om registrering iSesam.8.2.11.9 Egenandel og reiseutgifter til psykolog/psykiater og fysioterapeutRef: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 5.8. Egenandel og reiseutgifter tilpsykolog/psykiater og fysioterapeut8.2.11.10 Egenandel og reiseutgifter ved opphold i opptreningsinstitusjon ogkrisesenterRef: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 5.9. Egenandel og reiseutgifterved opphold på opptreningsinstitusjon og krisesenter.8.2.11.11 Halvdags barnehageplass til 4 og 5-åringerRef: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 5.10. Halvdags barnehageplass til4 og 5-åringer.8.2.11.12 Støtte til utstyr ved barns barnehage- og skolestartDAM – Økonomi Side 30 av 65

Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 5.11. Støtte til utstyr ved barnsbarnehage- og skolestart8.2.12 Tilleggsytelser etter søknadBasisbeløpet skal normalt dekke mottakernes levekostnader. Beboere kan imidlertidsøke om å få dekket utgifter som har vært nødvendige for liv og helse. Eksempelvisstøtte til bokkjøp, tannbehandling, briller, medisiner, utgifter til fysioterapi, klær. Deter knyttet særlige vilkår til slike ytelser, og i de fleste tilfeller også en egenandel.Egenandelskravet gjelder ikke beboere i transittmottak.UDI behandler søknadene og fatter vedtak i DUF som genererer en oppgave tilmottakene via SESAM. Vedtaksopplysninger legges automatisk inn i beboersøkonomikort og danner grunnlag for utlevering, ev forskuttering eller trekk.Innvilgelser gjelder for en begrenset periode og kun mens beboer oppholder seg i etmottak.Innvilgende tilleggsytelser forskutteres av mottakene og refunderes av UDI. Dettebetyr at fakturaer fra f.eks tannlege skal sendes til mottakene og ikke direkte til UDI.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 6. Tilleggsytelser etter søknad.8.2.12.2 Søknadsbehandling og vedtak i SESAMSøknader skal være skriftlige, undertegnet av beboer og sendes til UDIv/Regionkontoret. Dersom beboer ikke har midler til dekning av egenandel skalsøknaden også inkludere søknad om forskuttering av egenadel.UDIs vedtak genererer en oppgave til mottakene i SESAM og vedtaksopplysningerlegges automatisk inn i beboers økonomikort.Dersom UDIs vedtak inneholder en godkjennelse av forskuttert egenandel måmottakene manuelt legge inn et trekk på beboer tilsvarende størrelse på denforskutterte egenandelen.Registrering i Sesam:Kode ”6.02 Trekk forskuttert egenandel” eller kode ”6.03 Trekk i ordinært mottak forytelser gitt i transitt” benyttes.Ref: Sesam brukerveiledning8.2.12.3 Søknad om bokstøtteStatens lånekasse for utdanning (Lånekassen) gir ikke stipend eller lån til beboere istatlig mottak selv om vedkommende har fått oppholdstillatelse.Beboere kan etter søknad etter visse vilkår få støtte til undervisningsmateriell for bruki videregående skole eller ved universitet/høyskole, jf Pengereglementets § 6.1.DAM – Økonomi Side 31 av 65

Han/hun må være tatt opp som elev/student, og må ha rett til å gå opp til eksamenved videregående skole eller høyskole/universitet. Det er ikke krav til egenandel.Det forutsettes at obligatorisk undervisning følges og at ugyldig fravær er under 20skoledager per semester. Eventuell studiepermisjon må ikke være over seks uker.UDI tar utgangspunkt i Lånekassens satser for behovsprøvd stipend til læremidler ogutstyr så langt de passer. Lånekassens satser for undervisningsåret 2009-2010 erfastsatt av Kunnskapsdepartementet i forskrift 1 med hjemmel i lov omutdanningsstøtte. Satsene gjelder for tiden 15. august 2009-14. august 2010.(http://www.lanekassen.no/Toppmeny/Forskrifter/Tildeling-av-stotte-2009-2010-B/).Satsene er fastsatt for fulltidsstudier. Dersom det foreligger særlig tungtveiendegrunner for det, kan støtte også gis ved deltidsstudier. Da beregnes eventuell støtteforholdsmessig.Støtte til elever ved videregående skole er betydelig endret fordi alle tre trinn ivideregående får gratis læremidler fra og med skoleåret som begynner i august2009. Lovendringen som er foranledningen til dette er beskrevet på s.2 og 3. iKunnskapsdepartementetes rundskriv F-13-07: Informasjon om endringer iopplæringsloven og privatskoleloven (pdf).For videregående skole kan det gis støtte til individuelt utstyr som er nødvendig iopplæringen. Det skal bidra til å dekke utgifter til nødvendig individuelt utstyr someleven trenger i opplæringen, f.eks kokkeklær, kalkulator eller idrettsutstyr. Støttengis etter tre satser, avhengig av utdanningsprogram. Satsene i skoleåret 2009/2010er:Kr 850 Kr 1.910 Kr 2.750- Studiespesialisering- Musikk, dans og drama- Helse- og sosialfag- Elektrofag- Medier og kommunikasjon- Service og samferdsel- Naturbruk- Bygg- og anleggsteknikk- Teknikk og industriellproduksjon- Idrettsfag- Design og håndverk- Restaurant- og matfagStøtten utbetales i sin helhet ved skoleårets begynnelse. Søkere som bytterutdanningsprogram i løpet av et undervisningsår får beholde støtte som allerede erutbetalt. Dersom det nye utdanningsprogrammet har høyere sats utbetalesdifferansen mellom de to satsene. Det gis ikke støtte til lærlinger og lærekandidater.Det skal ikke sendes melding til Lånekassen.Studenter ved høyskole/universitet som bor i statlig mottak kan få støtte persemester. Lånekassens støtte til slik utdanning er ikke inndelt i utgiftstyper og NAVssats for tilskudd til skolemateriell for høyskole/universitet benyttes. For skoleåret1FOR-2009-02-18-232: Forskrift om tildeling av utdanningsstøtte forundervisningsåret 2009-2010DAM – Økonomi Side 32 av 65

2009-2010 er satsen kr 3 245 pr semester. Forut for utbetaling av støtte skal beboerlevere bekreftelse på at eventuelt foregående semester er fullført.Ref: Pengereglementets og fortolkningsskrivets pkt 6.1. Bokstøtte.8.2.12.4 Egenandel og ekstraytelser nødvendig for en persons liv og helseFør slike ytelser kan vurderes gitt, forutsettes det at folketrygdes frikortordningen erbenyttet fullt ut. I tillegg gjelder en egenandel på kr 2.000 pr enslig person ogkr 3.000 pr kjernefamilie eller ektepar/samboere pr år. Dette inkluderer også beløpført på trygdens egenandelskort.Under dette punktet kan det søkes om tilbakebetaling av utgifter som beboere harhatt, i løpet av de siste 12 måneder, som overstiger egenandelen. Det er viktig atbeboere sparer på kvitteringer som dokumenterer utgiftene. Mottaket må informerebeboere om nødvendigheten av å spare på disse og dersom de ønsker det, kankvitteringer oppbevares i beboermappa. Oppfylt og dokumentert egenandel kanregistreres i økonomijournalen dersom mottaket holder oversikt/ønsker det.Beboere i transitt mottak og beboere med trekk pga avslag er unntatt fraegenandelskravet.Søknader om tilleggsytelser etter dette punktet skal være vedlagt egenerklæring ominntekt og formue som ikke er eldre enn én uke fra søknadsdato.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 6.2. Egenandel og ekstraytelser iordinære mottak nødvendig for en persons liv og helse.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 6.3. Ekstraytelser i transittmottaknødvendig for en persons liv og helse.Ref. Trygdekontorets egenandelstak 1 og 2.. http://www.nav.no/page?id=3548.2.12.5 Søknader om ekstraytelser nødvendig for en persons liv og helseKlargjøring av søknad om tilleggsytelser:Før slike ytelser vurderes gitt, forutsettes det at tilbud etter Lov om folketrygd erutnyttet og at frikortordningen er benyttet fullt ut. I tillegg gjelder en egenandel påkr 2 000 pr enslig person og kr 3 000 pr kjernefamilie eller ektepar/samboere pr år.Innbetalt beløp på folketrygdens egenandelskort inngår som del av egenandel.Dersom beboer ikke kan dekke egenandelen kan de søke om forskudd på basis tildette.Forskudds- og trekkavtale:Det er UDI som godkjenner forskuttering av egenandelen og dermed ogsåtrekkavtalen.Dersom trekkavtalen ikke står i sammenheng med det UDI mener er hensiktsmessig,kan trekkavtale overprøves og en ny foreslås. I slike tilfeller behandles ikkesøknaden før den nye trekkavtalen er signert av beboeren.Etter fortolknings pkt 6.2 skal trekkavtalene være minimum kr 500 i måned,maksimum kr 1225.DAM – Økonomi Side 33 av 65

Egenandel:Folketrygdens egenandelskort gjelder fra januar t.o.m. desember, og omfatter bareegenandeler for lege, psykolog, medisiner på blå resept eller reise. Egenandelskortetinngår som en del av UDIs egenandelskrav. UDIs egenandelskrav gjelder de siste 12måneder og omfatter:• tannlegeutgifter som er vurdert etter offentlig honorartariffer, samt mindretannlegeregninger.• Brilleutgifter tilsvarende billigste alternativ etter skriftlig anbefaling fra lege elleroptiker.• Utgifter som føres på trygdekontorets egenandelskort (gjelder både kort foregenandelstak 1 og 2)• medisinutgifter forskrevet på resept (både blå og hvite)• utgifter til fysioterapi etter henvisning fra legeDersom egenandelen skal dokumenteres i forbindelse med en søknad til UDI, skaldet foreligge en oversikt over alle regninger (kopi). I oversikten skal det spesifiseresnr. til kvittering, dato, beløp, og type.Den kan også, hvis dokumentasjon viser at grensen for egenandel er overskredet,samtidig søkes om refusjon for disse utgiftene.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 6.2. Egenandel og ekstraytelser iordinære mottak nødvendig for en persons liv og helse.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 6.3. Ekstraytelser i transittmottaknødvendig for en persons liv og helse.Ref. Trygdekontorets egenandels tak 1 og 2.. http://www.nav.no/page?id=354Ref: DAM pkt 4.22.2. Beboermappe8.2.12.6 Søknad om briller (UDIs rutine)Søknader om økonomisk støtte til kjøp av briller behandles på følgende måte:• Hvis søknaden ikke inneholder brilleseddel eller annendokumentasjon/spesifikasjon på brillen, innhentes dette.• Den aktuelle optikeren kontaktes og spørres hva som er den billigste brillensom dekker det angitte behov.• I svaret til søkeren henvises det til vår kontakt med optikeren og vi opplyserhva som er den billigste brillen som dekker søkerens behov, og at vi ikke girstøtte ut over dette.Søkeren kan da:a) velge den billigere brillen og få dekket sine utgifter dersom de går ut overegenandelen eller,b) kjøpe seg en dyrere brille, dekke mellomlegget selv og få refundert et beløptilsvarende den billigste brillen dersom utgiften overstiger egenandelen - og slik at detkun er det innvilgede beløp som regnes inn i egenandelen i forhold til evt. seneresøknader om et eller annetEffekten av dette forventes å være:DAM – Økonomi Side 34 av 65

• UDI dekker ikke brilleutgifter som er større enn nødvendig i forhold til hvapersonen har behov for og heller ikke "overprising" grunnet mote.• De aller fleste må dekke sine briller selv, fordi de blir billigere ennegenandelen - med mindre de også har helseutgifter som gjør at de faktiskbør få dekket utgiftene (= egenandelen er fylt opp tidligere)• Personer som har behov for spesialglass som igjen krever spesielleinnfatninger kan få dekket dette fordi innfatningsgrensen bortfaller8.2.12.7 Søknad om brillerStøtten gis hvis det er nødvendig med briller begrunnet med en anbefaling fra optikereller øyelege. Det gis støtte til billigste innfatning som dekker søkerens behov.Beboer må dokumentere oppfylt egenandelen alternativt søke om forskuttering avdette. Det skal da foreligge en skriftlig erklæring fra beboer om tilbakebetaling.Sjekk at barn under 18 år ikke har rett til stønad igjennom Trygdekontoret. (Gjeldernoen typer sykdom)Ref: NAV, Forskrift om stønad til dekning av utgifter til behandling hos ortoptist.http://rundskriv.nav.no/rtv/lpext.dll/Forskr/f20010628nr795?f=templates&fn=mainj.htm&2.08.2.12.8 Støtte til tannbehandling (UDIs rutine)Støtte til tannbehandling er knyttet til asylstatus, oppholds tid i Norge, alder oggodkjenning fra fylketannlegen ihht Rundskriv I-23/99 om tannhelsetjenesten.Rundskrivet er retningsgivende for all saksbehandling om støtte til tannbehandling.Beboere uten gyldig oppholdstillatelse har kun rett til akutt behandling. Tilknyttetegenandelskravet for beboere i ordinære mottak.Ref. Rundskriv I-23/99, Retningslinjer for tannhelsetjenester til flyktninger ogasylsøkere i statlig mottak ansvar, tjenestens faglige innhold og betalingsordninger.http://www.helsetilsynet.no/templates/ArticleWithLinks____5385.aspxRef: NOU om tannhelsetjenester:http://www.regjeringen.no/nn/dep/hod/Dokument/NOU-ar/2005/NOU-2005-11/6.html?id=1538538.2.12.9 Støtte til tannbehandlingInnhent kostnadsoverslag fra tannlegen og gjør dem oppmerksom på at overslagetskal vurderes etter offentlig honorartariff for sosial støtte til tannbehandling.Kostnadsoverslaget sendes til fylkestannlege for vurdering, og svar returneres tilmottaket. Dersom det er grunnlag for det, sendes søknad om støtte til UDI. Beboermå dokumentere oppfylt egenandelen alternativt søke om forskuttering av dette. Detskal da foreligge en skriftlig erklæring fra beboer om tilbakebetaling. Dersom UDIinnvilger søknaden og egenandelen er trukket fra søkt beløp, burde tannlegekontaktes og informeres om at egenandelen er beboers ansvar. Regningen frabehandlende tannlege sendes mottaket som betaler, og sender refusjonskrav påinnvilget ytelse til UDI Regionkontorene.Ref. Rundskriv I-23/99, Retningslinjer for tannhelsetjenester til flyktninger ogasylsøkere i statlig mottak ansvar, tjenestens faglige innhold og betalingsordninger.http://www.helsetilsynet.no/templates/ArticleWithLinks____5385.aspxDAM – Økonomi Side 35 av 65

Ref: NOU om tannhelsetjenester:http://www.regjeringen.no/nn/dep/hod/Dokument/NOU-ar/2005/NOU-2005-11/6.html?id=1538538.2.12.10 Søknad om suppleringsklærBeboer som har et ekstraordinært behov for klær kan søke om støtte til dekning avdette. Tilknyttet egenandel men den kan i ekstraordinære tilfeller reduseres ellerbortfalle. Dersom beboer benytter beløp til andre formål enn forutsatt, skal fremtidigbasisbeløp reduseres tilsvarende.Ref: Pengereglementet pkt 6.5. Søknad om støtte til suppleringsklær og utstyr tilbarn.8.2.12.11 Søknad om tilleggsytelser i transittI likehet med beboere i ordinære mottak (pengereglementets pkt 6.2) kan beboere itransitt søke om tilleggsytelser. Krav om utnyttet frikortordningen til folketrygdengjelder også her, men UDIs egenandelskrav gjelder ikke under opphold itransittmottak.8.2.12.12 Delvis dekning av utgifter ved begravelseVed dødsfall vil UDI dekke utgiftene til begravelse i Norge på rimeligste måte. Støttengjelder utgifter utover folketrygdens støtte.Ref: Pengereglementets pkt 6.4. Delvis dekning av utgifter ved begravelse8.2.12.13 Suppleringsklær, utstyr til barnStøtte til klær for barn utover det som gis etter pkt 5.11. er tilknyttet egenandel, mendenne kan i ekstraordinære tilfeller reduseres eller bortfalle. Behandles som ytelser iPengereglementet pkt 6.2 og 6.3.Tilleggsytelser som gis uten forhåndsgodkjenning av regionkontoret gis på mottaketsrisiko.Dersom beboer benytter innvilget beløp til andre formål enn forutsatt, skal fremtidigbasisbeløp reduseres tilsvarende, jf. Pengereglementet pkt. 7.8, med minimumkr 500 og maksimum kr 1 225 pr. måned.Ref: Pengereglementet pkt 6.5. Søknad om støtte til suppleringsklær og utstyr tilbarn.8.2.12.14 Tap av eiendeler ved brannBehovsprøving av erstatning til nødvendig klær og utstyr utover ytelsene som er i pkt5.1, 5.3 og 5.4 i Pengereglement dog inntil kr 10.000. Dette er ikke tilknyttetegenandel.Ref. Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 6.6. Tap av eiendeler ved brann8.2.12.15 Søknader om ”annet” nødvendig for en persons liv og helseDAM – Økonomi Side 36 av 65

Listen i fortolkningsskrivet over det som kan godkjennes som "nødvendig for enbeboers liv og helse" er ikke å anse som uttømmende. Særlig tungtveiende hensyn tilbeboerens velferd kan begrunne innvilgelse av en søknad om tilleggsytelser. Eteksempel på slikt ”annet” er:• Ekstra basis til beboere på helseholdFor beboere i transittmottak med selvhushold, som er på helsehold på grunn avtuberkuloseoppfølging (DOT-behanding), innvilges inntil kr 500 pr måned ekstra tilkjøp av mat. Dette gjelder kun den beboer som er under behandling, ikke evmedfølgende familie. Søknad om dette sendes fra helsekontoret til RegionkontorOslo.Helsekontoret får sammen med innvilget søknad også fullmakt til å innvilgeytterligere inntil kr 500 pr måned pr person, dersom dette er strengt nødvendig. Hvishelsekontoret benytter seg av denne fullmakten må det gis skriftlig melding tilmottaket om dette.Ekstra basis må manuelt registreres på den enkelte beboer i Sesam. Helsekontorenehar ikke tilgang til beboernes økonomikort slik at registrering og påfølgendeinnsending av refusjonskrav må foretas av transittmottaket.Helsekontoret sender ”Holdskjema” til mottaket når vedkommende ankommer. Ettersøknad til UDI, og innvilgelse foreligger, sendes innvilgelsen til mottaket. Nårpersonen tas av ”hold”, sendes ny skriftlig melding fra helsekontoret til mottaket.Registrering i Sesam:Mottaket skal benytte følgende basiskode i Sesam ” 4.05. Ekstra basis helseholdDOT”.8.2.13 Diverse ytelser, forskuttering av basis etcYtelsene som beskrives her er p.t. ikke egne punkter i pengereglementet, menbehandles i praksis som pengereglementsytelser.8.2.13.1 Billettutgifter ved tilbakekomst til mottakPersoner som ønsker å flytte tilbake til mottak skal selv betale billettutgifter og evovervekt på bagasje (se eget punkt), men mottakene kan forskuttere mot tilsvarendeframtidig trekk.Mottaket som forskutterer får utgiftene refundert via refusjonskrav forpengereglementsytelser og UDI får pengene tilbake når trekk gjennomføres ved atframtidig refusjonskrav blir tilsvarende lavere.Registrering i SesamMottaket skal benytte følgende ytelseskode og trekkode i Sesam: ”Forskudd tilbilletter ” og ”Trekk forskuttert billettutgift.8.2.13.2 Overvekt på bagasjeBeboer skal selv dekke utgifter til overvekt på bagasje, men mottakene kanforskuttere mot tilsvarende framtidig trekk.DAM – Økonomi Side 37 av 65

Mottaket som forskutterer får utgiftene refundert via refusjonskrav for PR-ytelser ogUDI får pengene tilbake når trekk gjennomføres ved at framtidig refusjonskrav blirtilsvarende lavere.Registrering i SesamMottaket skal benytte følgende ytelseskode og trekkode i Sesam: ” Forskudd tilovervekt bagasje” og ”Trekk forskuttert overvekt på bagasje”.8.2.13.3 Forskuttering av basisbeløpPengereglementet og rutinene over gir rom for forskuttering av basisbeløp, motframtidig trekk, i følgende tilfeller: egenandel i fm tilleggsytelser etter søknad, mindrebeløp ved tyveri/tap av basis, billetter og overvekt på bagasje.Det kan være behov for forskottering av basis, mot framtidig trekk, også til andreformål. F.eks. Basisbeløp/lommepenger skal som hovedregel kun betales ut forinneværende periode. Det kan imidlertid forskutteres for innvilget ferie. Dersom detforeligger særlig tungtveiende grunner kan regionkontoret godkjenne forskudd somikke er større enn at det kan betales tilbake innen rimelig tid.Registrering i SesamMottaket skal benytte følgende ytelseskode og trekkode i Sesam: ” Forskudd basis”og ”Trekk forskuttert basis”.Mottaket som forskutterer får utgiftene refundert via refusjonskrav forpengereglementsytelser og UDI får pengene tilbake når trekk gjennomføres ved atframtidig refusjonskrav blir tilsvarende lavere.8.2.13.4 Medisinsk behandling av beboere med avslagMottaket skal holder oversikt over hvor mye som trekkes i basisbeløp totalt forbeboere med avslag pr måned, dvs summen av kode ”2.05. Trekk ved avslag påsøknad”.Dette beløpet kan innefor samme måned brukes til å dekke utgifter ved akuttmedisinsk behandling eller kroniske sykdom for personer med avslag. Kode ”2.05.Medisinsk behandling beboer med avslag” skal benyttes.Dersom faktiske kostnadene overstiger dette beløpet, må regionkontoret kontaktes.8.2.14 Reduksjon i /bortfall av økonomiske ytelser - trekkI noen tilfeller skal økonomiske ytelser reduseres eller bortfalle/ikke gis (trekk).Eksempler på slike tilfeller er beboere har inntekt eller formue, ved brudd påhusregler, ved manglende deltakelse på obligatoriske aktiviteter, ved ikke avtaltfravær, ved avslag på søknad med mer. Det gis detaljerte regler for hvem som kantrekkes og hvor mye. Beboere med lønnsinntekt skal i tillegg betale husleie.DAM – Økonomi Side 38 av 65

Når en beboer forlater mottakssystemet "fryses" utestående beløp og gis enforeldelsesfrist på 3 år. Dette betyr at gjelden opprettholdes i 3 år og skal følges oppdersom beboer kommer tilbake til mottak.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 7. Reduksjon/bortfall avøkonomiske ytelser.Ref: DAM pkt 8.2.4.2. Registrering i økonomijournalen i SesamRef: DAM pkt 8.2.5. ØkonomiopplysningerRef: DAM pkt 8.2.7. Generelle bestemmelser i pengereglementet, krav til skjemaerog kontroller med merRef: DAM pkt 8.2.14.27 Rutiner for innbetaling og innkreving av gjeldRef: Sesam brukerveiledningRef: Regneark for beregning av husleie, trekk og trekkgrunnlag.http://www.udi.no/upload/MottaksDrift/Husleie/BasistrekkHusleieSatser.xls8.2.14.1 Trekkgrense pr periode i SesamPengereglementets maksbeløp for hvor mye den enkelte beboere kan trekkes prperiode (hver 14. dag) skal registreres i Økonomiopplysninger i Sesam.Det er alltid maksbeløp som skal benyttes, med mindre noe annet, på forhånd, ergodkjent av regionkontoret. En slik godkjenning skal registreres i økonomijournalen.Det er ulike trekkgrenser for beboere i transittmottak, i ordinære mottak, beboer medinntekt/formue, ved bortfall av botilbud med mer.NB Trekkgrensen i økonomiopplysninger vil dermed endre seg i løpet av beboersmottaksopphold og mottakene må foreta disse endringene.Ved gjennomføring av trekk i SESAM betraktes alle kjernefamiliens medlemmer over18 år under ett. Dette betyr at trekkgrense kan/skal endres på alle kjernefamiliensmedlemmer over 18 år.Eksempler på trekkgrenser:Beboer > 18 år uten inntekt/formue i Trekkgrense lik lommepenger kr 1225 prordinært mottak med selvhushold. måned, dvs kr 612,50 pr periode.Beboer > 18 år uten inntekt/formue i Trekkgrense lik kr 0transitt mottak(unntak se punkt 8.2.14.2.)Barn 0-17 år i familie Trekkgrense lik kr 0EMA uten voksen følgepersonTrekkgrense lik lommepenger kr 1225 prmåned, dvs kr 612,50 pr periode.Beboere > 18 år med inntekt/formue Trekkgrense kan tilsvare helebasisbeløpet, må beregnes.Beboere som nekter å signere skjemaer Trekkgrense skal tilsvare heleetc jf punkt 8.2.7basisbeløpet.Beboere under Dublin-prosedyre Trekkgrense 320 pr måned, dvs kr 160 prperiode.DAM – Økonomi Side 39 av 65

Ref: Regneark for beregning av husleie, trekk og trekkgrunnlag.http://www.udi.no/upload/MottaksDrift/Husleie/BasistrekkHusleieSatser.xls8.2.14.2 Bortfall av ytelser i SesamI noen tilfeller skal økonomiske ytelser bortfalle, dvs. stoppes/ikke gis. Eksempler pådette er dersom beboer nekter å signere på egenerklæring om inntekts- ogformuesforhold, ikke fremlegger dokumentasjon om inntekts- og formuesforhold medmer.Det er flere måter å gjøre dette på i Sesam:• Man kan legge inn et løpende trekk tilsvarende det beløpet som skalstoppes/ikke gis. Trekkgrenser må endres i økonomiopplysninger. Dettegjelder også beboere i transitt (unntak jf punkt 8.2.14.1). Trekket registreresavsluttet når/hvis basis igjen skal gis.• Man kan avslutte basisbeløp ved å legge inn til-dato tilsvarende den datobasis skal stoppes/ikke gis fra. Basis registreres på nytt når/hvis basis igjenskal gis.• Man kan la være å registrere basisbeløp for nyankomne. Registrering foretasførst når/hvis basis skal gis.8.2.14.3 Trekk for beboere i transittmottakBeboere i transittmottak mottar ikke lommepenger og trekk kan dermed ikkegjennomføres under opphold i transitt med mindre beboer har inntekt eller formue.Unntak se punkt 8.2.14.2 Bortfall av ytelser i Sesam.NB. Trekk som oppstår skal allikevel løpende registreres i Sesam, og kvitteringskrives ut og leveres beboer, men faktisk gjennomføring av trekk vil først skje vedflytting til ordinært mottak.8.2.14.4 Trekk for EMA uten voksen følgepersonFor enslige mindreårige uten voksen følgeperson er reduksjonene under punktene7.4 og 7.6 begrenset oppad til kr 50 pr. gang. For punktene 7.5 og 7.7 begrensesreduksjonene oppad til kr 1225 pr. måned, dvs. lommepengedelen, jf. pkt. 7.1.8.2.14.5 Trekk som følge av barns, 0-17 år, handlingerBarn 0-17 i en kjernefamilie kan pådra seg/kjernefamilien trekk/gjeld, men det er kunkjernefamiliens medlemmer over 18 år som trekkes for dette. Trekket registreresallikevel på barnet.8.2.14.6 Trekk ved utbetaling av enkeltbeløp/dagsatser i ordinære mottakSesam foretar ikke trekk ved utbetalinger basert på enkeltbeløp (dagsatser), kun vedutbetalinger basert på løpende ytelser.Trekk som oppstår i en periode med utbetaling av enkeltbeløp (dagsatser) skalallikevel løpende registreres i Sesam, men faktisk gjennomføring vil først skje vedførste ordinære utbetaling (1. eller 16. i måneden).DAM – Økonomi Side 40 av 65

8.2.14.7 Melding om trekk og utestående beløp for innbetalingHver gang det registreres trekk på et medlem av kjernefamilien skal ” Melding omtrekk og utestående beløp for innbetaling” (”Skriv ut kvittering til beboer”) kjøres ut,signeres av mottaket og leveres til utleveringsmottaker.• For beboere som mottar basisbeløper meldingen til informasjon om kommende trekk som vil bli gjennomført av mottaket,dvs. i SESAM.• For beboere som ikke mottar basisbeløp pga inntekt/formueer meldingen å regne som faktura/regning med forfall innen den 15. i påfølgendemåned. Beboer skal uoppfordret betale utestående inn på mottakets konto.Ref: DAM pkt 8.2.14.27 Rutiner for innbetaling og innkreving av gjeld8.2.14.8 Trekk ved manglende signering av skjemaer og manglende samarbeidved kontrollDersom beboer nekter å signere skjemaer og bidra til pålagte kontroller stoppes/gisikke ytelser etter pengereglementet.8.2.14.x Beregning av trekkbeløp basert på enkeltbeløp (dagsats)Ved beregning av trekk basert på enkeltbeløp (dagsatser) skal følgende formellegges til grunn:Pengereglementets månedssats for basis x 12 / 365 = enkeltbeløp (dagsats)Mottakene må beregne dette selv, ev benytte excel-fil med ferdig beregnede beløpunder UDI-dokumenter i Sesam.Ref: DAM punkt 8.2.9.3 Beregning og bruk av enkeltbeløp (dagsatser) og mellomleggved flytting.8.2.14.9 Trekk / bortfall av basisbeløp ved ikke avtalt fraværUtbetaling av pengereglementsytelser forutsetter at beboer oppholder seg i mottakeller har avtalt fravær/permisjon. Basisbeløp utbetales forskuddsvis slik at ved ikkeavtalt fravær/permisjon har beboer mottatt basisbeløp for en periode hvor kravet tilopphold i mottak ikke er innfridd.Ved flytting til nytt mottak og tilbakekomst til mottak skal derfor ikke avtaltfravær/permisjon medføre trekk. Det er hele basisbeløpet som skal trekkes forfraværsperioden. Trekket skal omfatte alle i kjernefamilien, uansett alder. Gjelderogså for EMA uten følgeperson.Trekket beregnes manuelt med utgangspunkt i pengereglementets satser forbasisbeløp (ikke faktisk utlevert beløp i fraværsperioden).EksempelEnslig beboer i ordinært mottak med selvhushold fikk utlevert kr 1 550 for en periode(14 dager). I samme periode hadde beboer 4 dagers ikke avtalt fravær/permisjon.Beboer skal derfor trekkes for 4 dager.DAM – Økonomi Side 41 av 65

1 550 pr periode x 2 = 3100 pr måned x 12 = 37200 / 365 = 101,92 pr dag x 4 =407,67 i trekk for fraværsperioden.Registrering i SesamMottaket skal benytte følgende trekkode i Sesam ”2.03 Ikke forhåndsavtalt fravær”.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 2.3. Ved fravær fra mottak.Ref: DAM pkt 4.13.1. Ved fravær fra mottak, flytting, avslag på søknad og bortfall avbotilbud8.2.14.10 Trekk / bortfall av basisbeløp ved flytting, etter avslag og ved bortfallav botilbudVed manglende overholdelse av fastsatte flyttedatoer, etter avslag på søknad omasyl og ved bortfall av botilbud blir beboer trukket eller mister ytelser etterpengereglementet.Ved manglende overholdelse av flyttedatoer, ved bosetting eller flytting mellommottak, skal hele basisbeløpet trekkes/bortfalle og fra fastsatt flyttedato.Trekk/bortfall omfatter alle i kjernefamilien, uansett alder.Ved avslag på søknad er det lommepengedelen av basisbeløpet som skaltrekkes/bortfalle og fra fastsatt utreisefrist. Trekk/bortfall omfatter alle over 18 år ikjernefamilien.Hvilke beboere som skal trekkes pga avslag på søknad vil mottakene få melding omgjennom Sesam. Beboer vil motta brev om det samme. Mottakene får ikke kopi avdette brevet.Det finnes i tillegg en egen rapport i Sesam som gir oversikt over beboere som skaltrekkes i basis pga. oversittet utreisefrist.Ved bortfall av botilbud skal hele basisbeløpet trekkes/bortfalle og fra fastsattflyttedato. Trekk/bortfall omfatter alle i kjernefamilien, uansett alder.Registrering i SesamMottaket skal benytte følgende trekkoder i Sesam ”2.04 Trekk fra fastsattbosettingsdato”, ” 2.04 Trekk fra fastsatt flyttedato til annet mottak”, ” 2.05 Trekk vedavslag på søknad” eller ”2.05. Bortfall botilbud - stopp i alle ytelser”.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 2.4. Ved flytting.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 2.5. Etter avslag på søknad.Ref: DAM pkt 4.13.1 Ved fravær fra mottak, flytting, avslag på søknad og bortfall avbotilbud8.2.14.11 Trekk / bortfall av basisbeløp etter avslag og bortfall av botilbud (UDIsrutine)I verktøyet ”Retur” i DUF registreres trekk i basis eller vedtak om bortfall av botilbud(det siste er funksjonalitet som for øyeblikket ikke er i bruk).DAM – Økonomi Side 42 av 65

Her genereres det også et brev til beboer og melding til mottaket om iverksettelse avtrekk i basis. Det skal ikke lenger sendes kopi av brevet til beboer til mottaket.Det samme vil skje for bortfall av botilbud, hvis funksjonaliteten tas i bruk i DUF.8.2.14.12 Trekk ved formueVed formue gjennomføres trekk til hele formuesbeløpet er utlignet. Det gisuttømmende definisjon av hva som skal regnes som formue.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 3.1 Formue.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 7.3. Ved formue eller anneninntekt.8.2.14.13 Trekk ved lønnsinntektVed lønnsinntekt har beboer et fribeløp på 30% (minimum kr 1000) av netto utbetaltlønn pr måned. Resten medfører trekk. Det gis uttømmende definisjon av hva somskal regnes som lønnsinntekt. Ved lønnsinntekt over en viss størrelse skal beboer itillegg betalt husleie.Ved lønnsinntekt benyttes regnearket ”Beregning av trekk ved lønn og husleie” somligger under UDI-dokumenter i Sesam.Ref: Sesam brukerveiledning pkt 2.3.3.Ref: DAM pkt 8.2.14.24 Betaling av husleie ved lønnsinntektRef: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 3.2. Lønnsinntekt.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 7.2. Ved lønnsinntekt.Ref: Regneark for beregning av husleie, trekk og trekkgrunnlag.http://www.udi.no/upload/MottaksDrift/Husleie/BasistrekkHusleieSatser.xls8.2.14.14 Trekk ved annen inntektVed annen inntekt gjennomføres trekk til hele inntektsbeløpet er utlignet. Det gisuttømmende definisjon av hva som skal regnes som annen inntekt og alt sombeskrives forutsetter at beboer har fått innvilget oppholdstillatelse.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 3.3. Annen inntekt.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 7.3. Ved formue eller anneninntekt.8.2.14.15 Trekk ved brudd på husregler og tap av nøklerAlle mottak har husregler. Ved brudd på husreglenes krav til obligatoriske aktiviteterskal beboer trekkes kr 100 per gang. Eksempel på obligatoriske aktiviteter er vask ogvedlikehold.Ved brudd på husregler som medfører kr 100 i trekk (feks vasking) gis det ikkeandeldning til ”omgøre dette trekket” til ekstra basis kr 100 til beboere som utførervasking for andre.DAM – Økonomi Side 43 av 65

Ved tap av nøkler skal beboer trekkes til den faktiske kostnaden er betalt. Trekk-kode”7.04. Trekk for tap av nøkler” skal benyttes.GUL LAPP: Mottakskontoret. Hvordan refundre mottakenes kostnad dersom nøkkeldepositumkr 100 ikke holder til å dekke faktisk kostnad? Søknad ekstraordinær driftdersom beboer ikke vil gjøre opp for seg direkte til mottaket? Øke nøkkeldepositum tilfaktisk kostnad?Mulighet for å gi ekstra basis kr 100 til beboere som utfører vasking for andreundersøks av Mottakskontoret.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets pkt 7.4. Ved brudd på husregler oglignendeRef: DAM pkt 4.19. Husregler for statlig mottak8.2.14.16 Trekk ved hærverkVed hærverk skal beboer trekkes til kostnaden er betalt. Et trekk tilsvarendehærverkets kostnad skal registreres på beboer med kode ”7.05 Trekk hærverk” eller ”8.02 Trekk hærverk EMA”.Dersom mottaks forsikring ikke dekker hærverket kan mottaket søke UDI omekstraordinært driftstilskudd til dekning av hærverket.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets punkt 7.5. Ved hærverk.8.2.14.17 Trekk ved manglende oppmøte til obligatoriske tiltakVed manglende oppmøte til obligatoriske tiltak skal beboer trekkes kr 100 per gang.Eksempel på obligatoriske tiltak er deler av informasjonsprogram, norskopplæringmed mer.Fra og med 28.11.08 regnes manglende oppmøte til helseavtaler på Tanumankomsttransitt som obligatorisk tiltak og skal trekkes med kr 100. I praksis betyrdette at Tanum registerer trekket og det blir faktisk trukket ved ankomst ordinærtmottak.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets punkt 7.6. Ved manglende oppmøte tilobligatoriske tiltak.8.2.14.18 Trekk ved for mye utbetalingDersom beboer urettmessig har fått for mye utbetalt skal dette medføre et tilsvarendetrekk.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets punkt 7.7. Trekk ved for myeutbetaling8.2.14.19 Trekk ved bruk av tilleggsytelser i strid med fastsatte vilkårDersom beboer benytter innvilget beløp til tilleggytelser til annet formål enn forutsattskal dette medføre trekk med minimum kr 500 og maksimum kr 1225 pr måned.DAM – Økonomi Side 44 av 65

Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivets punkt 7.8. Trekk ved bruk avtilleggsytelser i strid med fastsatte vilkår8.2.14.20 Trekk av bokstøtte ved ikke fullførte studierVed ikke fullførte studier skal (deler av) bostøtte trekkes tilbake. Størrelsen på trekketberegnes ut fra hvor mange måneder av studiet/semesteret som er fullført i forhold tilstudiets/semesterets totale lengde.8.2.14.21 NøkkeldepositumMottakene må selv organisere og følge opp eventuelt nøkkeldepositum. Depositumskal ikke registreres i Sesam.GUL LAPP: Mottakskontoret. Hvordan refundre mottakenes kostnad dersomdepositum kr 100 ikke holder? Søknad ekstraordinær drift dersom beboer ikke vilgjøre opp for seg direkte til mottaket? Depositum tilsvare faktisk kostnad?8.2.14.22 Ev trekk ved tilbakekomst til mottak; billetteutgifter, nye pakker ogutestående trekk/gjeld• BillettutgifterPersoner som ønsker å flytte tilbake til mottak skal betale billettutgifter og ev overvektpå bagasje selv, men mottakene kan forskuttere mot tilsvarende framtidig trekk.Ref: DAM pkt 8.2.13.1. Billettutgifter ved tilbakekomst til mottakRef: DAM pkt 8.2.13.2. Overvekt på bagasje• Nye pakkerPersoner som blir tatt tilbake til mottak og ikke har sengetøy og/eller kjøkkenpakkerkan få dette på nytt mot framtidig trekk tilsvarende pakkenes verdi.Ref: DAM pkt 8.2.11.3. KjøkkenpakkeRef: DAM pkt 8.2.11.: Sengetøypakke• Utestående trekk/gjeldNår en beboer forlater mottakssystemet "fryses" utestående trekk/gjeld og gis enforeldelsesfrist på 3 år. Dette betyr at gjelden opprettholdes i 3 år og skal følgesopp/trekk gjennomføres når beboer kommer tilbake til mottak.Ref: DAM pkt 8.2.14.27. Rutiner for innbetaling og innkreving av gjeld8.2.14.23 Ev trekk ved overvekt på bagasjeBeboer skal selv dekke utgifter til overvekt på bagasje, men mottakene kanforskuttere mot tilsvarende framtidig trekk.Ref: DAM pkt 8.2.13.2. Overvekt på bagasje8.2.14.24 Betaling av husleie ved lønnsinntektBeboere i mottak skal betale husleie dersom de har en viss lønnsinntekt. Husleieskal bare betales der inntekten er så høy at det ikke samtidig utbetales basisbeløp.DAM – Økonomi Side 45 av 65

Det skal beregnes husleie fra andre måneden av et arbeidsforhold. Barnetrygd skalikke regnes om inntekt. Når mottaket identifiserer beboere med arbeidsinntekt skaldette registrere i økonomijournalen.Mottakene skal benytte regnearket ”Beregning av trekk ved lønn og husleie” somligger under UDI-dokumenter i Sesam til å beregne trekk ved lønnsinntekt, nytrekkgrense for beboer og husleiens strørrelse.Mottaket skal sende skriftlig betalingspåminnelse om forfalt husleiekrav 15 dager førkravets forfall. Mottaket melder fra til regionkontoret dersom beboer ikke har betalthusleie fem dager etter ordinært forfall. Kopi av betalingspåminnelse med beregnethusleie samt den dokumentasjon mottaket har benyttet som grunnlag for beregningav arbeidsinntekt skal følge oversendelsen som vedlegg.Fullstendig arbeidsrutine ligger på UDIs nettsider:Ref: http://www.udi.no/upload/MottaksDrift/Husleie/arbeidsbeskrivelse.pdfRef: Mal for ”betalingspåminnelse” og informasjon om ”Omkostninger i tilnytning tilinnfordring/inkasso” for praktisering av husleie ordningen ligger nederst på siden:http://www.udi.no/templates/Tema.aspx?id=7540Ref: Regneark for beregning av husleie, trekk og trekkgrunnlag.http://www.udi.no/upload/MottaksDrift/Husleie/BasistrekkHusleieSatser.xlsRegistrering i SesamHusleiekravet skal registreres på beboer med kode ”7.02. Husleiekrav vedlønnsinntekt”.Når beboer har innbetalt husleie til mottakets konto må mottaket registrereinnbetalingen i SESAM. Det er opprettet en egen kode ”7.02 Husleie innbetalt” fordette. Refusjonskravet for pengereglementsytelser reduseres automatisk medtilsvarende beløp/kode.Ref: Sesam brukerveiledningRef: Pengereglementet og fortolkningsskrivet pkt.7.1. Generelt.Ref: Pengereglementet og fortolkningsskrivet pkt.7.2. Ved lønnsinntekt.8.2.14.26 Innfordring av husleie (UDIs rutine)Ref: ERS instruks Innfordring av husleie for beboere i statlig mottak 4.4.2-1.8.2.14.27 Rutiner for innbetaling og innkreving av gjeldHver gang det registreres trekk på et medlem av kjernefamilien skal ” Melding omtrekk og utestående beløp for innbetaling” (”Skriv ut kvittering til beboer”) kjøres ut,signeres av mottaket og leveres til utleveringsmottaker.• For beboere som mottar basisbeløpDAM – Økonomi Side 46 av 65

er meldingen til informasjon om kommende trekk som vil bli gjennomført av mottaket,dvs. i SESAM.• For beboere som ikke mottar basisbeløp pga inntekt/formueer meldingen å regne som faktura/regning med forfall innen den 15. i påfølgendemåned. Beboer skal uoppfordret betale utestående inn på mottakets konto.Dersom utestående ikke betales innen fristen skal mottakene sende skriftlig purringtil beboer. Dersom beløpet fortsatt ikke betales oversendes saken til UDI vedregionkontoret for videre oppfølging.Hvis utestående beløp er "for stort" må beboer med inntekt/formue avtale ennedbetalingsordning med mottaket. Dette gjøres skriftlig, legges i personmappa ogbenyttes av mottakene til oppfølging av innbetalingene. Nedbetalingsplanenregistreres ikke i SESAM.Mottakene bør ha delvis utfylte giroer beboerne kan få/bruke. Giroene må væremerket på en slik måte at innbetalingene enkelt kan gjenfinnes på mottakets konto.Registrering i SesamNår beboer har innbetalt beløpet til mottakets konto må mottaket registrereinnbetalingen i SESAM. Det er opprettet en egen kode ”7.01. Gjeld innbetalt” fordette. Refusjonskravet for pengereglementsytelser reduseres automatisk medtilsvarende beløp/kode.• 3 års foreldelsesfristNår beboer forlater mottakssystemet "fryses" utestående beløp og gis enforeldelsesfrist på 3 år. Dette betyr at gjelden opprettholdes i 3 år og skal følges oppdersom beboer kommer tilbake til mottak.Ref: DAM pkt 8.2.14.7. Melding om trekk og utestående beløp for innbetalingRef: Sesam brukerveiledning8.2.14.28 Rutiner for innkreving av gjeld - personer utenfor mottakRutine er tiltenkt beboere som har skjult sitt inntektsforhold og har flyttet framottaket/mistet mottaksplass.Husleieunndragelse skal som hovedregel sendes inkassobyrå. UDI har ingen avtalefor inkasso av basistilbakebetaling.Hvis tidligere beboer har mye gjeld og ønsker en tilbakebetalingsavtale, kan slikeavtaler inngås for både husleie- og basistilbakebetaling. Personer som nekter å inngåavtale om tilbakebetaling til UDI skal politianmeldes.8.2.14.29 Innkreving av husleie/basis (UDIs rutine)1. Send brev om gjeld (mal under - ref.)2. Hvis beboer tar kontakt tilbys en avbetalingsordning• Send brev om nedbetlingsavtaleDAM – Økonomi Side 47 av 65

• 2 stk avtale til signering• 5 stk giroblanketter fra ERS (se bestillingsrutiner under.)3. Ingen svar/retur av avtalesend avtale purring/inkassovarsel (vedlegg omkostninger tilknyttet inkasso)Ingen respons:• Husleie sendes inkasso.• Basis unndragelse politianmeldes4. Returnert avtale men manglende innbetalingSend purring/inkassovarsels brev (vedlegg omkostninger tilknyttet inkasso)5. Hvis vedkom ikke har inntekt lenger send brev om utsettelse vedlagt søknad tilunderskriving.6. Gjenopptagelses brev etter 6. måneder eller før hvis vedkom tar kontakt om endretinntektsforhold.Ref: Brevmal for innkreving av husleie/basis (F)X:\mottak\Brevmaler\Innkreving avbasis-husleieRef: Rutiner for giroblankett bestilling fra UDI-ERS:• Fyll ut konteringsskjemaer kunder (grønn) 5 stk• Bruk DUF nr som reskontro nr.• Forfallsdato som skrevet i brevet• Konteringsstreng:• 06902122/k-sted/basis/212241/ekstern k-sted• 06902122/k-sted/husleie/212252/ekstern k-sted• Vedlegg kopi av brev og avtaleRegistrering i SesamMottakene har ikke tilgang til beboere som ikke befinner seg i mottak, Når tidligerebeboere har innbetalt beløpet til UDIs konto må derfor UDI registrere innbetalingen iSESAM slik at tidligere beboers gjeld blir slettet/redusert. Det er opprettet en egenkode ”7.01. Gjeld innbetalt UDI” for dette.Ref: Sesam brukerveiledning8.2.14.30 Rutine for trekk i basis ved avslagGUL LAPP: RKO. RK Oslo reviderer dokumentet ”Rutinebeskrivelse til bruk formottak ved trekk i basisbeløp” og tilsvarende/tilhørende punkter fra”Rutinebeskrivelse arbeidsoppgaver i statlig mottak”. Skal innarbeides i DAM (underulike områder da alt ikke er pengereglement) og slettes som selvstendig dokument.Må også få nytt navn da dette kun er ett av mange trekk.DAM – Økonomi Side 48 av 65

8.3 Refusjonskrav for variable utgifterGUL LAPP: Driftsreglementet/kravspek på UDI regelverk er ikke oppdatert i forhold tildet som står i dette kapitlet her – od det som står her er det korrekte/gjeldende.Utlendingsdirektoratet har ved inngåelse av driftsavtalen forpliktet seg til å dekkeutgifter til drift av mottak. Hva som dekkes og hvordan beskrives i driftsavtalenmellom UDI og driftsoperatør. Det skilles mellom faste og variable utgifter. Fasteutgifter betales forskuddsvis av UDI etter faktura fra driftsoperatør og variable ugifterbetales etterskuddsvis av UDI etter krav fra driftsoperatør (refusjonskrav).UDI har fire forskjellige refusjonskrav for variable utgifterhvorav tre er knyttet til drift av mottak:• Refusjonskrav plasser og kost• Refusjonskrav for reise og transport• Refusjonskrav for ekstraordinære driftstilskuddog ett er knyttet til beboerytelser (pengreglementsytelser):• Refusjonskrav for pengereglementsytelserAlle refusjonskrav genereres via Sesam.Det stilles en rekke krav til kontroll og dokumentasjon av refusjonskrav.8.3.1 Sesam brukerveiledning om refusjonskravSesam brukerveiledning beskriver hvordan det enkelte refusjonskrav skalgodkjennes, genereres med mer.Ref: Sesam brukerveiledning pkt xx – refusjonskrav plasser og kostRef: Sesam brukerveiledning pkt xx – refusjonskrav for reise og transportRef: Sesam brukerveiledning pkt xx – refusjonskrav for pengereglementsytelserRef: Sesam brukerveiledning pkt xx – refusjonskrav for ekstraordinære driftstilskudd.8.3.2 Krav til driftsoperatør og revisor i forhold til refusjonskravAlle driftsoperatører må ha revisor. UDI krever i tillegg at alle driftsoperatører inngåren egen avtale med revisoren sin knyttet til kontroll av refusjonskravene. UDI harspesifisert hvilke kontroller som skal gjennomføres.Ref: Kravspesifikasjon til driftsreglementet pkt 2.1.5Ref: Innhold i og standarder for tilbudet til asylsøkere i transittmottak pkt 3.1.4Ref: Reglement for drift av statlig ventemottak, pkt. 6.2.28.3.2.1 Revisoravtale vedr. refusjonskrav (RS 920)I revisoravtalen skal det spesifiseres det at revisor skal gjennomførekontrollhandlinger i henhold til revisjonsstandarden 920 - Avtalte kontrollhandlinger.Avtalen sikrer blant annet at revisor kontrollsummerer, gjennomgår bilag og foretaren relevansvurdering av kravene i henhold til gjeldene regelverk, rutiner etc.DAM – Økonomi Side 49 av 65

Rapport for utførte kontrollhandlinger (revisorrapport) skal sendes UDI månedligsammen med refusjonskravene.UDI skal ha tilsendt kopi av alle revisoravtaler.8.3.2.2 Frister for generering, godkjenning og innsending, utbetaling avrefusjonskravRefusjonskrav med vedlegg skal sendes UDI månedlig og skal være UDI i hendeinnen utgangen av den påfølgende måned.Tentative frister for generering, godkjenning, innsending og utbetaling er som følger:• Driftsoperatør må innen ca den 15. i påfølgende måned generere, godkjenneog oversende refusjonskravenekravene med vedlegg til sin revisor. Dato forgodkjenning blir automatisk bilagsdato på refusjonskravet. Videre blirforfallsdato automatisk 30 dager etter bilagsdato.• Revisor må kontrollere ihht RS920, skrive rapport og returnererefusjonskravene med vedlegg til driftsoperatør innen 10 dager. Driftsoperatørmå deretter umiddelbart registrere i Sesam at kravene godkjent av revisor ogoversende til UDI v/SSØ.• UDI mottar, kontroller, konterer og oversender til utbetaling senest innen 10dager.• UDI utbetaler deretter senest innen 10 dager.Med ovennevnte frister vil som eksempel refusjonskrav for januar måned blirregnskapsført og utbetalt av UDI senest innen 20. mars.8.3.2.3 Krav til dokumentasjon og vedleggUDI stiller en rekke krav til dokumentasjon og vedlegg til refusjonskravene.Når refusjonskravene er godkjent av revisor er det kun revisorrapport, UDIs skjemafor avstemming av pengereglementskontoen med tilhørende bankkontoutskrift ogutskrift fra driftsoperatørens regnskapssystem som skal oversendes UDI v/SSØsammen med refusjonskravene.Øvrig dokumentasjon og bilag oppbevares hos driftsoperatør. Driftsoperatør må påseat dokumentasjon og bilag oppbevares på en slik måte at den kan fremleggesdersom UDI eller Riksrevisjonen ber om det.Ref: Kravspesifikasjon til driftsreglementet pkt 2.1.5Ref: Innhold i og standarder for tilbudet til asylsøkere i transittmottak pkt 3.1.4Ref: Reglement for drift av statlig ventemottak, pkt. 6.2.2GUL LAPP: Behov for å utdype hvordan (stifte sammen etc) refusjonskravene skaloppbevares hos DRO slik at et er lett å finne fram ved tilsyn, stikkprøver etc?8.3.3 Variable utgifter – drift av mottakMed variable utgifter til drift av mottak menes utgifter til plasser og kost, reise- ogtransportutgifter og eventuelle ekstraordinære driftstilskudd.DAM – Økonomi Side 50 av 65

Variable utgifter til drift av mottak refunderes DRO etterskuddsvis etter innsendelseav refusjonskrav.Refusjonskravene for variable driftsutgifter er styrt av bestemmelser i driftsavtalen,beboernes flyttinger, belegg registrert i DUF/Sesam og eventuelle innvilgedesøknader ekstra driftsmidler.UDI har tre refusjonskrav for variable utgifter knyttet til drift av mottak:• Refusjonskrav plasser og kost• Refusjonskrav for reise og transport• Refusjonskrav for ekstraordinære driftstilskudd.8.3.3.1 Refusjonskrav plasser og kost - godkjenne beleggMottakssystemet består av både faste og variable plasser. For de faste plasseneutbetales det faste overføringer hver måned. De variable plassene, stykkprisplasserog beredskapsplasser, utløser rett til betaling i det øyeblikket de tas i bruk. For demottakene som har kantinedrift betales det for kost og dette styres av belegget imottaket i perioden.Mottaket må sørge for at alt belegg i perioden det kreves refusjon for, er registrert iSesam. Det er det registrerte belegget som angir hvor mange variable plasser detkan kreves refusjon for, og hvor mange beboere det kan kreves dekning av kost for.UDI vil anbefale at mottakene daglig godkjenner belegg.Refusjonskrav for plasser og kost skal dokumenteres med Sesam-rapporten ”Belegg,stykkpris og kostøre for statlig asylmottak”. Rapporten skal være vedlagtrefusjonskravet ved oversendelse til revisor. Etter revisors godkjennelse oppbevaresden hos DRO/mottaket.Ref: Sesam brukerveiledning pkt 9.2 Stykkpris og kostøre8.3.3.2 Refusjonskrav plasser og kost - kontroll av priser i SesamMottaket/DRO må kontrollere at registrerte priser for plasser og kost i Sesam erkorrekt og i henhold til driftsavtalen med UDI. Dersom prisene ikke er korrekte måregionkontoret kontaktes.Ref: Sesam brukerveiledning pkt 9.5 AvtaleRef: Gjeldende driftsavtale DRO - UDI.Ref: DAM pkt. 8.5.2. Indeksreguleringer8.3.3.3 Refusjonskrav – reise og transportutgifterUtgifter til beboers reiser og transport er en utgift som ikke er nedfelt i driftsavtalene,men er pålagt mottakene i forbindelse med flytting av beboere til og mellom mottak, iforbindelse med bosetting med mer.DAM – Økonomi Side 51 av 65

Refusjonskrav for reise og transportutgifter skal dokumenteres med bilag vedoversendelse til revisor. Reise/transport registreres ikke på den enkelte beboer iSesam så bilagene må vise hvilke beboere som har reist. Etter revisors godkjennelseoppbevares bilagene hos DRO/mottaket.NB. Det finnes reiseutgifter også i Pengreglementet, f.eks. reiser til og fraundervisning, ifm lege/psykolog mm. Denne type reiseutgifter inngår ikke irefusjonskrav for reise – og transportutgifter, men i refusjonskrav forpengreglementsytelser, jf punkt 8.3.4.Ref: DAM pkt. 8.4. Reise- og transportutgifterRef: Pkt xxx i driftsreglementet/kravspek.GUL LAPP: UDIs krav til dokumentasjon ved kjøp av billetter via nettet og vedmottakenes egenkjøring må avklares og beskrives.8.3.3.4 Refusjonskrav – ekstraordinære driftstilskuddMottakene/DRO kan, etter særskilte retningslinjer, søke UDI om ekstra driftsmidler.Det er kun innvilgede søknader som danner grunnlag for refusjonskrav.Refusjonskrav for ekstraordinære driftstilskudd skal ved oversendelse til revisordokumenteres med kopi av UDIs innvilgelse, eventuelle timelister for bruk av ekstrainterne personellressurser, og kvitteringer for eksternt kjøp av varer og tjenester.Etter revisors godkjennelse oppbevares dette hos DRO/mottaket.Ref: DAM pkt. 8.9. Ekstraordinært driftstilskudd8.3.4 Variable utgifter – beboerytelserMed variable utgifter, beboerytelser, menes alle ytelser til beboere som er hjemlet ogstyrt av bestemmelsene i Pengereglementet.Variable utgifter, beboerytelser, refunderes DRO etterskuddsvis etter innsendelse avrefusjonskrav.UDI har ett refusjonskrav for variable utgifter, beboerytelser:• Refusjonskrav for pengereglementsytelser8.3.4.1 Refusjonskrav for pengereglementsytelserHovedregelen er at alle pengreglementsytelser og trekk løpende skal registreres påden enkelte beboer i Sesam og at refusjonskravet deretter genereres på bakgrunn avden enkelte beboers økonomikort. Mottaket må sørge for at beboernes økonomikorter oppdatert før generering av refusjonskrav.Unntakene er• ytelser til personer som kommer inn under ROSA-prosjektet• utlevering av hygienepakker, kostnader til vask av sengetøy (personer under48-timers prosedyre og overnatting i forbindelse med intervju)DAM – Økonomi Side 52 av 65

• ytelser som påløper for helsekontorene for asylsøkere etterpengereglementets pkt. 5.7 ”Utgifter til akutt lege- og tannbehandling, inkl.reiseutgifter og medisin for personer i transittmottak”• ev midertidige ubenyttede barnehageplasser og foreldrebetaling jfpengereglementets punkt 5.10, ”Barnehageplass”• ev annet etter forhåndsgodkjnning fra UDI.• Gebyrer fra Fylkestannlegen? Sendes til mottakene og UDI refunderer?• Transport i forbindelse med undervisning og/eller norskundervisning (frivillig)Disse utgiftene registreres ikke på den enkelte beboer, men ”direkte irefusjonskravet” via Andre refunderbare utgifter.Refusjonskrav for pengreglementsytelser skal ved oversendelse til revisordokumenteres med utleveringslister fra Sesam og/eller bankenes remitteringslister,FJERNE rød skift? - vi sender ikke kopi til mottakene lenger. Refusjonskravet lagespå bakgunn av UDIs vedtak i DUF/melding til Sesam så kontrollen er sikret derfra:kopi av UDIs innvilgede søknader om tilleggsytelser, kopi av utbetalingskort prpost/bank for personer som midlertidig ikke oppholder seg i mottak, UDIssigneringsskjema for manuelle kontantutleveringer som benyttes vedflytting/ankomst. Etter revisors godkjennelse oppbevares dette hos DRO/mottaket.Refusjonskrav for pengreglementsytelser skal i tillegg, for de mottakene som harstående forskudd, ved oversendelse til revisor vedlegges UDIs skjema foravstemming av konto for pengereglementsytelser med tilhørende bankkontoutskriftog utskrift fra DRO sitt regnskapssystem over pengereglementskontoen.Etter revisors godkjennelse oversendes dette UDI.DRO som ikke ha stående forskudd er unntatt fra krav om innsending avavstemmingsskjema for pengereglementskontoen m/vedlegg.NB. Det finnes reiseutgifter også i Pengreglementet, f.eks. reiser til og fraundervisning, ifm lege/psykolog mm. Denne type reiseutgifter inngår ikke irefusjonskrav for reise – og transportutgifter, jf punkt 8.3.3.3., men i refusjonskrav forpengreglementsytelser.8.3.5. Godkjenning og oversendelse av refusjonskrav til revisor og UDIAlle refusjonskrav genereres via Sesam og sendes DROs revisor for kontroll oggodkjennelse før oversendelse til UDI.8.3.5.1. Generering i SesamDet aktuelle refusjonskrav genereres og godkjennes av DRO i Sesam.Godkjenningsdato i Sesam vil automatisk bli bilagsdato på refusjonskravet. Videreblir forfallsdato automatisk 30 dager etter bilagsdato.Hvis man prøver å generere et refusjonskrav for en periode hvor det ikke har påløptkostnader, vil det komme en melding i SESAM som sier ”Det er ingen utgifter irefusjonskravet”. Refusjonskrav uten kostnader sendes ikke til UDI.DAM – Økonomi Side 53 av 65

8.3.5.2. Skrive ut og oversende til revisorDe godkjente refusjonskravene skrives ut, signeres, vedlegges påkrevddokumentasjon og bilag og sendes til mottakets revisor. Revisor foretar sinekontrollhandlinger jf. RS920 og godkjenner eller påpeker avvik, returnererrefusjonskravene sammen med revisorrapport, dokumentasjon og bilag tilDRO/Mottaket.NB DROs godkjenning av refusjonskravene skal registrers i Sesam. UDI skal avviserefusjonskrav som ikke er registrert godkjent fordi gunnlagsdataene forrefusjonskravet kan endres uten denne godkjenningen.8.3.5.3 I retur fra revisorDRO/mottak mottar refusjonskravene i retur fra revisor sammen med revisorrapport,dokumentasjon og bilag.Hvis revisor i sin rapport påpeker avvik må feilene rettes og refusjonskravene sendestil revisor på nytt for godkjenning.UDI godtar kun refusjonskrav fulgt av revisorrapporter uten avvik.NB. Mottakene skal registrere dato for revisors godkjenning av avviksfrierefusjonskrav i Sesam . Refusjonskravene er med dette ”låst” for endringer avDRO/mottak og må ev låses opp av UDI ved behov for endringer.UDI skal avvise refusjonskrav hvor dato for revisors godkjenning ikke er registrertfordi gunnlagsdataene for refusjonskravet kan endres uten denne datoen.8.3.5.4. Oversendelse til UDI v/SSØNår revisor har godkjent refusjonskravene og dato for godkjenning er registrert iSesam sendes refusjonskravene til UDI v/SSØ.Det kun revisorrapport, UDIs skjema for avstemming av pengereglementskontoenmed tilhørende bankkontoutskrift og utskrift fra driftsoperatørens regnskapssystemsom skal oversendes UDI v/SSØ sammen med refusjonskravene.Det skal ikke lages oversendelsesbrev til SSØ, da dette kan oppfattes som etselvstendig krav.Hvis revisorrapporten omhandler flere enn ett refusjonskrav skal rapportenvedlegges/legges bak ”Refusjonskrav for pengereglementsytelser”. Hvisrevisorrapporten omfattet kun ett enkelt refusjonskrav legges den ved det kravet denomfatter.Adresse til SSØ:UtlendingsdirektoratetSenter for Statlig ØkonomistyringPostboks 42442307 HamarDAM – Økonomi Side 54 av 65

8.3.5.5. Bilagsbehandling SSØ (UDIs rutine)SSØ skanner refusjonskravene m/vedlegg i Contempus og sender melding til detrespektive regionkontor.Ref.: Rutine for bilagshåndtering i Enhet for ressursstyring (ERS)8.3.5.6. Bilagsbehandling og kontroll (UDIs rutine)Regionkontoret mottar refusjonskravene med vedlegg via Contempus.Kontroll av revisorrapport (RS920), avvisning av krav mmRegionkontoret skal kontrollere at revisorrapporten ikke inneholder avvik.Hvis revisorrapporten inneholder avvik sendes refusjonskravskjemaet tilbake tildriftsoperatør. Refusjonskravet må låses opp i Sesam av regionkontoret.DRO/mottak må korrigere feil, sende kravet til revisor på nytt etc. Refusjonskravet månullstilles i Contempus.Hvis revisorrapporten ikke inneholder avvik konteres, attesteres og godkjennesrefusjonskravet av person med budsjettdisponeringsmyndighet og sendes til ERS forutbetaling.Benytt kommentarfeltet i Contempus til å skrive hvilket refusjonskravrevisorrapporten er vedlagt dersom denne omfatter flere krav.Kontroll av UDIs skjema for avstemming av konto for pengereglementsytelserAvstemmingsskjemaet skal være vedlagt bankkontoutskrift og utskrift fra DRO sittregnskapssystem over pengereglementskontoen. Avvik mellom disse skal forklares.I tillegg skal det forklares avvik mellom det stående forskuddet og saldo på konto.8.3.5.7. UDI avviser refusjonskravDersom UDI avviser et refusjonskrav, for eksempel på grunn av avvik irevisorrapporten, vil mottaket få melding om dette i oppgaveboksen i Sesam. UDI vilsamtidig låse opp refusjonskravet slik at DRO/mottak kan foreta nødvendigerettinger, generere kravet på nytt, oversende revisor på nytt etc. Avvisterefusjonskrav vil synes under aktive refusjonskrav i Sesam.NB. UDI skal avvise refusjonskrav som ikke er registrert godkjent av DRO i Sesamog/eller krav der dato for revisorgodkjenning ikke er registrert. Dette fordigrunnlagsdataene for refusjonskravene i ettertid kan endres uten disseregistreringene. Hvis dette skjer blir det ikke samsvar mellom utbetalt beløp i Agressoog dokumentasjon/grunnlagsinfo i Sesam.8.3.5.8.Utbetaling av refusjonskrav for ERS (UDIs rutine)Ref: Rutine for utbetalinger i ERS.8.3.5.9.Stikkprøvekontroll i forbindelse med øk-/adm tilsyn og andretidspunkter (UDIs rutine)Som en følge av kravet til revisoravtale, RS920, for kontroll av refusjonskravbortfaller behovet for UDIs løpende kontroll. Driftsoperatørenes revisor vil sikre at allerefusjonskrav som sendes til UDI er berettiget. Regionkontorenes løpende oppgaveDAM – Økonomi Side 55 av 65

med refusjonskrav begrenses derfor i det daglige til å omfatte den faktiskeutbetalingen av mottatte krav. Utbetaling skal ikke finne sted før revisorrapport forutførte kontrollhandlinger foreligger. Stikkprøver (signerte egenerklæringer, kontrollav beboers inntekt/formue, kontroll av enslig forsørger, utfylling/innsendelse avtransporterklæring, beleggskontroll mm) skal fortsatt gjennomføres, men dette vil(hovedsakelig) skje i forbindelse med økonomisk administrativt tilsynsbesøk.Ref: DAM pkt. 8.2.9.13 Stikkprøver og kontroller av pengreglementsytelser8.4 Reise- og transportutgifterTransport og billetter ved beboers avreise fra mottaket bestilles og betales avmottaket. Utgiftene refunderes etterskuddsvis av UDI mot innsendte refusjonskrav.Ref: DAM pkt. 8.3.3.3. Refusjonskrav – reise og transportutgifter8.4.1. UDIs transportavtalerUDI har i henhold til Lov om offentlige anskaffelser gjennomført anbudskonkurranserpå transport av UDIs ansatte og brukere og følgende to avtaler skal benyttes.Avtalene ligger på: www.udi.no.8.4.1.1. Djupvik Bil & Transport ASAvtalen omfatter transport i det sentrale østlandsområdet og to typertransportoppdrag:Regulære oppdrag:• Transport av søkere til og fra asylintervju i Oslo sentrum• Transport av dokumenter til og fra Oslo sentrum• Transport av søkere mellom ankomsttransitt og andre transittmottakEnkeltvise oppdrag:• Transport fra ankomsttransitt til andre transittmottak• Transport fra transittmottak til helsestasjoner, lege, tannlege med mer• Transport fra alle transittmottak og andre statlige mottak i nærheten• Samt annen udefinert kjøringAvtalen ligger på: http://www.udi.no/templates/Page.aspx?id=8916GUL LAPP: RKO. Punktet må oppdateres når ny transportavtale er ferdig forhandlet.8.4.1.2. HGR Nordic Oslo ASAvtalen omfatter formidling av reisetjenester for UDIs medarbeidere og UDIs brukeremed fly, tog, buss og ferge.DAM – Økonomi Side 56 av 65

UDI har som politikk at ansatte og brukere skal reise på den for statens billigste måteog leverandøren forplikter seg til å bidra til å oppnå dette.Pga høye servicehonorarer kan mottakene IKKE benytte denne avtalen til annet ennflytransport. Mottakene må derfor selv direkteanskaffe billetter til transport med buss,tog og ferge.Avtalen ligger på: http://www.udi.no/templates/Page.aspx?id=9019GUL LAPPADA/KID. Notat til ADA i 2005 må følges opp av RMA ledelse. Høye honorarer betyrat de fleste "mottaksreiser" ikke kan tas via BTI (HGR nå). UDI står derfor igjen utenkonkurranseutsatt avtale på dette. ADA bedt om å vurdere konkurranseutsetting.Info-skriv skulle tilegg lages/sendes ut. Er dette gjort?06.11.2007: MLK: Bedt ADA kvatitetssikre teksten over.8.4.2. Transport utført av mottakeneNår mottakene selv forestår transport, med bil, minibuss etc, skal statens satserlegges til grunn for og dokumentere refusjonskravet.8.4.3. Forskuttering av billettutgifter og overvekt på bagasjePersoner som ønsker å flytte tilbake til mottak skal selv betale billettutgifter og evovervekt på bagasje, men mottakene kan forskuttere utgiftene mot tilsvarendeframtidig trekk. Dette regnes som en pengreglementsytelse til beboer. Både forskuddog trekk skal registreres på beboer i Sesam. Mottaket som forskutterer får utgiftenerefundert via refusjonskrav for pengereglementsytelser og UDI får pengene tilbakenår trekk gjennomføres ved at framtidig refusjonskrav blir tilsvarende lavere.Ref: DAM pkt. 8.2.13.1 Billettutgifter ved tilbakekomst til mottakRef: DAM pkt. 8.2.13.2 Overvekt på bagasjeRef: DAM pkt 8.2.14.22 Ev trekk ved tilbakekomst til mottak; billetteutgifter, nyepakker og utestående trekk/gjeldRef: DAM pkt 8.3.4.1. Refusjonskrav - pengereglementsytelser.8.5 Utbetalinger av avtalefestede kostnader til drift og leieUtlendingsdirektoratet har ved inngåelse av driftsavtalen forpliktet seg til å dekkeutgifter til drift av mottak. Hva som dekkes og hvordan beskrives i driftsavtalenmellom UDI og driftsoperatør. Det skilles mellom faste og variable utgifter. Fasteutgifter betales forskuddsvis av UDI etter faktura fra driftsoperatør og variable ugifterbetales etterskuddsvis av UDI etter krav fra driftsoperatør (refusjonskrav).8.5.1 Faste drifts- og leieutbetalingerDAM – Økonomi Side 57 av 65

Utlendingsdirektoratet har ved inngåelse av driftsavtalene forpliktet seg til å foretafaste utbetalinger til driftsoperatørene.• Utbetalinger til drift skal foretas forskuddsvis hver måned med 1/12 av avtaltårlig driftsbeløp.• Utbetalinger til leie skal foretas forskuddsvis hvert kvartal med ¼ av avtalt årligleiebeløp.Det skal ikke foretas noen utbetalinger før avtalene er undertegnet av både UDI ogdriftsoperatør.Ref: Gjeldende avtale DRO - UDI8.5.1.1 Fakturering til UDIDriftsoperatørene/utleiere skal sende faktura hver måned / hvert kvartal i henhold tilavtalt overføringsbeløp.Der driftsoperatør og utleier er samme selskap/organisasjon skal det sendes enfaktura pr kostnad, dvs. en for drift og en for leie.De driftsoperatører og utleiere som har flere enn et mottak, skal sende en faktura pr.mottak og en faktura pr. kostnad.Fakturaen skal merkes med:• Fakturadato• Fakturanummer• KID - (hvis ønskelig)• Driftsoperatørens /utleiers navn og adresse• Foretaksnummer• Bankkontonummer• Mottakets navn• Beløp• Kundenummer (oppgis av UDI)• Attestantens initialer (oppgis av UDI)• Perioden fakturaen gjelder for, samt type utgift• Forfallsdato – den 24. i måneden før perioden fakturaen gjelder for• Referanse til avtalen.Fakturaen skal sendes til:UtlendingsdirektoratetSenter for Statlig Økonomistyring (SSØ)Postboks 42442307 HamarFakturaen må være SSØ i hende senest 3 uker før forfall.Det skal ikke lages oversendelsesbrev til fakturaen(e), da dette kan oppfattes som etselvstendig krav.DAM – Økonomi Side 58 av 65

8.5.1.2 Ankomstregistrering av faktura (UDIs rutine)SSØ skanner fakturaen i Contempus og sender melding til det respektiveregionkontor.Ref: Rutine for bilagshåndtering i Enhet for ressursstyring (ERS)8.5.1.3 Bilagsbehandling (UDIs rutine)Regionkontoret kontrollerer at fakturabeløpet stemmer med den gjeldende avtale.Fakturaen konteres, attesteres og BDM i Contempus og sendes til (ERS).8.5.1.4 Utbetaling (UDIs rutine)Ref: Rutine for utbetalinger i ERS8.5.2 Indeksregulering av avtalebeløpDrift og leieavtalene kan inneholde et punkt om indeksregulering. Punktet i avtalen vilspesifisere hvilken hvilke beløp som skal reguleres, dato for første regulering, samthvilken dato som skal være utgangspunktet for reguleringen.8.5.2.1 Beregning av indeksregulerte beløpRegionkontoret beregner indeksregulerte beløp og sender brev til mottaket/DRO medde nye beløpene. Mottak/DRO må sende faktura på eventuelle etterbetalinger.Sesam blir automatisk oppdatert med nye årsbeløp for drift og leie, samt enhetsbeløpfor plasser og kost. Mottakene må kontrollere at dette skjer og at beløpende erkorrekte.8.5.2.2 Beregning av indeksregulerte beløp (UDIs rutine)Regionkontoret beregner indeksregulerte beløp for alle sine mottak.Alle opplysninger om indeksreguleringer av avtalen skal være registrert i DUF-avtalerog beregningene gjøres/registreres i DUF.DUF-avtaler og Sesam blir automatisk oppdatert med nye årsbeløp for drift og leie,samt enhetsbeløp for plasser og kost.Regionkontoret sender brev til mottaket/DRO om nye årlige beløp, og bermottak/DRO om å sende faktura på eventuelle etterbetalinger.Kopi av brevet skal sendes Kontraktsarkivet og registreres der sammen med avtalen.8.6 Utbetalinger av avtalefestede kostnader til drift av helsekontor forasylsøkereAnsvaret for nødvendig helsetjeneste til beboere i transittmottak ligger hosvertskommunen og omfatter:• Lovpålagt tuberkulosekontroll• Fange opp akutte behandlingstrengende sykdommer/tilstanderDAM – Økonomi Side 59 av 65

• Vurdere om helsemessige forhold tilsier spesielle hensyn ved plassering imottak.For å imøtekomme ovennevnte krav fra Sosial- og helsedepartementet har UDIinngått avtaler om egne helsekontor for asylsøkere med kommunehelsetjenesten i dekommuner som har transittmottak.8.6.1 Faste kostnaderUtlendingsdirektoratet har ved inngåelse av driftsavtalene med kommunene forpliktetseg til å foreta både faste og variable utbetalinger. Det skal ikke foretas noenutbetalinger før avtalene er undertegnet av både UDI og kommunen.De faste utbetalingene skal foretas forskuddsvis hvert kvartal med 1/4 av avtalt årligdriftsbeløp.8.6.2 Variable kostnaderUtlendingsdirektoratet har ved inngåelse av driftsavtalene med kommunene forpliktetseg til å foreta både faste og variable utbetalinger. Det skal ikke foretas noenutbetalinger før avtalene er undertegnet av både UDI og kommunen.Helsekontorenes variable kostnader er utgifter til medisiner, tolk, reiseutgifter til lege,egenandeler og i spesielle tilfeller behov for å leie inn ekstrabemanning i form avsykepleiere/hjelpepleier etc.De variable utbetalingene skjer etterskuddsvis hver måned.8.6.2.1 Variable driftskostnader til tolkI henhold til avtalene er utgifter til tolk variabel, basert på antall ankomster.Fakturering av tolkeutgifter foregår etterskuddsvis hver måned.Ref: DAM pkt 8.6.3. Fakturering til UDI8.6.2.2 Tilleggsytelser etter pengereglementUtgifter helsekontorene har til medisiner, legehjelp, egenandeler og reiseutgifterkommer inn under pengereglements pkt. 5.7 og refunderes etterskuddsvis hvermåned.Ref: DAM pkt 8.6.3. Fakturering til UDI8.6.2.3 Ekstraordinære driftsutgifter – innleid helsepersonellI spesielle tilfeller er det behov for at personer trenger bistand fra helsepersonell for åfungere. I disse tilfellene er det helsekontoret for asylsøkere som leier inn nødvendigpersonell som brukes på mottaket.Helsekontoret oversendes faktura i henhold til pkt 8.6.3 og i tillegg merkes fakturaenmed –DUF- ev. registreringsnummeret til den personen fakturaen gjelder for. Hvishelsekontoret i en måned har hatt ekstraordinære driftsutgifter for flere enn enperson, oversendes det en faktura pr person.Ref: DAM pkt 8.6.3. Fakturering til UDIDAM – Økonomi Side 60 av 65

8.6.3. Fakturering til UDIKommunen skal for faste kostnader sende faktura hvert kvartal i henhold til avtaltoverføringsbeløp.Kommunen skal for variable kostnader sende faktura månedlig.Fakturaen skal merkes med:• Fakturadato• Fakturanummer• KID – (hvis ønskelig)• Kommunens navn og adresse• Foretaksnummer• Bankkontonummer• Mottakets navn• Beløp• Kundenummer (oppgis av UDI)• Attestantens initialer (oppgis av UDI)• Perioden fakturaen gjelder for, samt type utgift• Forfallsdato – den 24. i måneden før perioden fakturaen gjelder for• Referanse til avtalen.Fakturaen skal sendes til:UtlendingsdirektoratetSenter for Statlig Økonomistyring (SSØ)Postboks 42442307 HamarFakturaen må være SSØ i hende senest 3 uker før forfall.8.6.3.1. Ankomstregistrering av faktura (UDIs rutine)SSØ skanner fakturaen i Contempus og sender melding til det respektiveregionkontor.8.6.3.2. Bilagsbehandling (UDIs rutine)Regionkontoret kontrollerer at fakturabeløpet stemmer med den gjeldende avtale.Fakturaen konteres, attesteres og BDM i Contempus og sendes til (ERS).8.6.3.3. Utbetaling (UDIs rutine)Ref: Rutine for utbetalinger i ERS.8.7 Utbetalinger av avtalefestede kostnader til vertskommunekompensasjon -VVKVertskommune kompensasjon utbetales til den kommunen mottaket ligger i.Kompensasjonen er ment å skulle dekke kommunens gjennomsnittlige utgifter tilDAM – Økonomi Side 61 av 65

helse, barnevern, tolk og administrasjon i forbindelse med beboerne på mottaket.Kompensasjonen er uavhengig av hvem som er driftsoperatør for mottaket.Satsene for vertskommune kompensasjon er fastsatt av departementet.Kommunen blir informert om kompenasjonens størrelse via brev fra UDI, eventueltvia forhandlinger og inngåelse av avtale.8.7.1 Faste kvartalsvise overføringerUDI har ved oversendelse av brev om VKK, eventuelt ved inngåelse av avtale medvertskommunen forpliktet seg til faste forskuddsvise kvartalsoverføringer.8.7.1.1 Kompensasjonensbeløp• Grunnbeløp – kr 188.000,-. Dette beløpet er uavhengig av hvor mangeplasser/mottak som er i kommunen.• Pr plass pr år. kr 2.030,-. Dette er uavhengig av hvilken type plass det dreierseg om.Rolf – er dette fortsatt riktige beløp?I noen tilfeller – for eksempel der UDI har egne avtaler om helsekontor, har man valgtå inngå egne avtaler med kommunen om vertskommune kompensasjon.8.7.1.2 Bilagsbehandling ved regionkontoret (UDIs rutine)Hvert kvartal lager regionkontoret gule konteringsskjemaer (link til skjema).Fakturaene (skjemaene) skal konteres, attesteres og undertegnes av person medbudsjettdisponeringsmyndighet. Fakturaene skal ha forfalldato den 24. i måneden førdet kvartalet fakturaen gjelder for.Fakturaene skal registreres i Agresso - se rutiner for bilagshåndtering i Agresso – ogoversendes ERS for utbetaling.8.7.1.3 Utbetaling – ERS (UDIs rutine)Ref: Rutine for utbetalinger i ERS.8.8 Utstyrspakker og klærUDI tilbyr asylsøkere innkvartering og ytelser til nødvendig livsopphold. Blantytelsene til nødvendig livsopphold er utlevering av sengetøypakke, klær ogkjøkkenpakke.Sengetøypakker blir utlevert til alle nyankomne asylsøkere. Pakken blir asylsøkerenseiendom og tas med ved flytting både innad i mottakssystemet og når vedkommendeflytter ut av mottakssystemet.Klær blir utdelt til de asylsøkerne som har behov for det.Kjøkkenpakker blir utdelt til asylsøkere som oppholder seg i mottak som harselvhushold. Pakkene blir asylsøkerens eiendom, og pakkene tas med ved flyttinginnad i mottakssystemet og ved flytting ut av mottakssystemet.DAM – Økonomi Side 62 av 65

UDI har i henhold til Lov om offentlige anskaffelser foretatt anbudskonkurranser påalle typer utstyrspakker.Avtalene ligger på: http://www.udi.no/templates/Page.aspx?id=8916Ref: DAM pkt 8.2.11. Direkte refunderbare tilleggsytelser8.8.1 SengetøypakkeDet er ankomsttransitten som foretar utdeling av sengetøy til alle nyankomneasylsøkere. Personer som kommer til et ventemottak, og som ikke kommer rett fra etannet mottak kan også, hvis det er behov, motta en sengetøypakke. Beboere somtas tilbake til mottak, og ikke har sengetøypakke, kan få ny pakke mot framtidig trekktilsvarende pakkas verdi.Ankomsttransitt og ventemottak sender bestillinger på sengetøypakker direkte tilleverandøren.Leverandøren leverer sengetøypakkene til lageret på henholdsvis ankomsttransittenog ventemottaket.8.8.1.1 LagerstyringDet er de gjeldende mottakene som har ansvar for lagerhold, og foretar lagertellingsammen med representant fra UDI ved utgangen av hvert år, ev. etter forespørsel fraUDI. UDI foretar også en registrering av lagerbeholdning i henhold til dokumentasjonfra gjeldende mottak på mottatte varer og utleverte varer, samt fakturagrunnlaget fraleverandøren.Hver måned sender mottakene en oversikt til UDI over hvor mange pakker som erbestilt og mottatt, samt hvor mange de har utlevert til asylsøkerne.Leverandøren sender etterskuddsvis hver måned faktura direkte til UDI på antallpakker som er levert til ankomsttransitten.8.8.1.2 Registrering i SESAMSengetøypakke skal registreres på den enkelte beboer i Sesam.Ref DAM pkt 8.2.11.1 Sengetøypakke8.8.1.3 Fakturabehandling (UDIs rutine)Faktura sendes etterskuddsvis hver måned direkte fra leverandøren UDI. Fakturaenblir skannet hos ERS og sendt elektronisk til det respektive regionkontor.Regionkontoret kontrollerer fakturaen mot dokumentasjonen som er mottatt framottakene, konterer, attesterer og BDM i Contempus og sender til ERS forutbetaling.8.8.1.4 Utbetaling (UDIs rutine)ERS sine utbetalingsrutinerDAM – Økonomi Side 63 av 65

8.8.2 KlespakkerDet er ankomsttransitten som foretar utdeling av klær til nyankomne asylsøkere somhar behov for det. Leverandøren har ansvar for at kleslageret på ankomsttransitten tilenhver tid inneholder de klær som det er behov for å dele ut.8.8.2.1 Utdeling av klærVed ankomst fylles det ut et skjema over hva den nyankomne trenger. Skjemaet blirlevert til ”lageransvarlig” i ankomsttransitten. Hver mandag, onsdag og fredag foregårutleveringen.Leverandøren har ansvar for at lageret til enhver tid har de varer som kontraktentilsier. Pakkseddelen som blir levert sammen med varene fra leverandøren, blirregistrert i lagerstyringsverktøyet til ankomsttransitten.Liste som inneholder hvilken person det gjelder og hva vedkommende har mottatt blirregistrert i lagerstyringsverktøyet til ankomsttransitten.8.8.2.2 Registrering i SESAMKlær skal registreres på den enkelte beboer i Sesam.Ref DAM pkt 8.2.11.4 Klær8.8.2.3 FaktureringLeverandøren sender faktura direkte til ankomsttransitten. Fakturaen er i henhold tilutdelte varer.Ankomsttransitten sender refusjonskrav på utleverte varer til UDI, etterskuddsvishver måned.8.8.3 KjøkkenpakkerI de mottakene som har selvhushold blir det levert ut kjøkkenpakker til allenyankomne. Det er to sett kjøkkenpakker, en basispakke som er beregnet for 2personer, samt en tilleggspakke som inneholder utstyr for ytterligere to personer.Beboere som tas tilbake til mottak og ikke har kjøkkenutstyr får ny pakke motframtidig trekk tilsvarende pakkas verdi.8.8.3.1 Utlevering av kjøkkenpakkerMottakene selv bestiller pakker direkte hos leverandøren og deler ut til nyankomne.Mottakene har kontroll og ansvar for egne lager.8.8.3.2 Registrering i SESAMKjøkkenpakker skal registreres på den enkelte beboer i Sesam.Ref DAM pkt 8.2.11.3. Kjøkkenpakker8.8.3.3 FaktureringMottakene betaler direkte til leverandøren og sender refusjonskrav til UDI i henhold tilutleverte pakker, etterskuddsvis hver måned.GUL LAPP: Har UDI fortsatt en vekteravtale jf følgende lenke?http://www.udi.no/templates/Page.aspx?id=8916DAM – Økonomi Side 64 av 65

8.9 Ekstraordinært driftstilskuddRUTINENE ER UNDER REVIDERING AV MOTTAKSKONTORET8.9.5 Søknadsbehandling i Sesam og DUFMottakene sender søknad om ekstraordinære driftstilskudd til UDIs regionkontor ibrevs form. UDIs regionkontor behandler søknadene og fatter vedtak i DUF.Vedtakene overføres elektonisk til til mottakene via SESAM. Mottakene registrererutgifter i Sesam og refusjonskrav genereres på bakgrunn av dette.Det finnes detaljerte brukerveiledninger for både mottakene og UDI.Ref: Sesam brukerveiledning for ekstraordinære driftstilskudd og andre refunderbareutgifterRef: DUF brukerveiledning for ekstrarordinære driftstilskudd8.9.4 Søknader om erstatning ved hærverkVed hærverk i mottak kan mottaket søke om ekstraordinære driftstilskudd dersommottakets forsikring ikke dekker skadene. Søknaden må dokumenteres med avslagfra forsikringsselskapet.Beboer skal trekkes til kostnaden er betalt.Ref: DAM pkt 8.2.14.16. Trekk ved hærverkRef: Pengereglementets pkt 7.58.10. Mottakenes budsjett og regnskapGUL LAPP: Funksjonalitet for mottakenes budsjett/regnskap (utfylling og innsendelsevia Sesam) er ikke fullført. Må derfor stå noe her om gjeldende ordning.DAM – Økonomi Side 65 av 65