Klassisk notat

REFERATTIL:FRA:EMNE:MIKAEL LØKEN, JENS F. NAAS-BIBOW, JANNE MELLUM, EGIL MAGNAR STUBSJØEN,ELISABETH GJEMS, OLE TH. HOLTH, HELGE UTSTRØMMENPER SKAAREREFERAT UTVALGSMØTE 28.11.2008 - ORGANISASJONSGJENNOMGANGDATO: 7. JANUAR 2009KOPI:Hele utvalget møtte til det første møte. Fra administrasjonen møtte Helge Urstrømmen ogPer Skaare. Per Skaare er sekretær for utvalget. Utvalget ble nedsatt på representantskapsmøte iGlommen i oktober 2008. Utvalgets skal fremme forslag på organisasjonsmessige endringer påbakgrunn av nedenstående utfordringer og mandat;Glommens organisasjonsmessige utfordringer er:• Vi må forenkle organiseringen ved å skape ett lokalledd for å få en organisering som er merenhetlig og tilpasset dagens eierforhold og oppgaver.• Identifisere de oppgaver som skal tillegges lokalleddet, med krav om at de må oppleves somviktige for andelseierne og hele organisasjonen. Begrunnelsene er; Viktige oppgaver skapermotivasjon hos de tillitsvalgte, viktige oppgaver blir faktisk utført, og oppgavene skal væretilpasset rammen for det som realistisk kan baseres på frivillighet.• Organisasjonsmodellen skal legge til rette foro en god kommunikasjon mellom styre/administrasjon og lokalleddet, med begrunnelsei at dette er bærebjelken i vårt eierdemokrati.o at oppgavene i alle ledd blir løst.MandatRepresentantskapet i Glommen Skog BA gir styret mandat til å fremme forslag til organisasjonsmessigeendringer i Glommen med utgangspunkt i de ovennevnte utfordringer. Det skal også utredes mulighetfor og konsekvenser ved andelseieres direkte deltakelse i årsmøtet.Representantskapet ber om at styret fremmer forslag på organisasjonsmessige endringer oggjennomføring overfor de ordinære andelseiermøtene som skal avholdes innen utgangen av marsmåned, for så å behandle det på årsmøtet i Glommen Skog BA i 2009.Representantskapet stiller krav om at en utsending fra hver av andelslagets 3 valgregioner deltar iutvalget som skal arbeide med saken. Disse skal utgjøre 50 % av medlemmene i utvalget.Utsendingene fra hver av de respektive valgregionene tar selv ansvaret for å fremme en kandidat tilutvalget. De øvrige medlemmene i utvalget er styrets leder, styrets nestleder og en andelseier oppnevntav styret.Sak 1/08 Arbeidsform i utvalgetMikael Løken ble valgt som leder av utvalget.Det legges opp til full åpenhet rundt utvalgets arbeid. dvs. at referat skal skrives på en måtesom gjør dem forståelige også for de som ikke deltar. De geografiske utvalgsledernekommuniserer med de tillitsvalgte som de representerer. Referatene legges ut på Glommenshjemmeside. I tillegg skal Norges Skogeierforbund bli orientert om arbeidet i utvalget.

Arbeidet framover legger opp til at sekretariatet utarbeider konkrete forslag til møtene påbakgrunn av utvalgets oppgave og signaler gitt i utvalgsmøter. Arbeidsformen ansees someffektiv og tidsbesparende.Sak 2/ 08 Gjennomgang av mandat og utfordringerTo av utvalgets medlemmer var ikke tilstede når representantskapet gjennomgikk saken påsitt møte i oktober. Mandat og utfordringer ble derfor gjennomgått for at utvalget skulle hasamme forståelse for oppgaven. Det ble presisert i gjennomgangen at ett lokalledd i Glommentilsier at Skogeierlagene oppløses eller at deres rolle i forhold til andelslaget opphører.Sak 3/ 08 Gjennomgang av notatetI forkant av møtet var det utsendt et notat utarbeidet av administrasjonen som tarutgangspunkt i utfordringene og mandatet. Notatet tar ikke for seg direkte deltakelse i årsmøtet,men drøfter hvilke oppgaver som skal tillegges lokalleddet og foreslår en modell for organisering.Det foreløpige referatet fra representantskapsmøte i oktober ble utdelt.Oppgaver:Hvilke oppgaver som skal tillegges lokalleddet ble diskutert. Utvalget deler oppgaver i MÅogKAN-oppgaver. Det tas utgangspunkt i tidligere oppgaver som er tillagt lokalleddet ogGlommens strategi. I tillegg er det tatt høyde for besvarelsen fra gruppeoppgavene frarepresentantskapsmøte. De oppgaver lokalleddet ender opp med må sees i sammenheng medorganiseringen. Ingenting ble vedtatt under denne saken, men følgende ble diskutert:Med indirekte representasjon til representantskapet må det være organisasjonens lokalleddsom har ansvaret for valg av utsendinger og behandling av årsmelding og regnskap. Detteer på linje med dagens vedtekter, og sees på av utvalget som en MÅ-oppgave.Bindeledd eller kommunikasjonsarena mellom andelseier og styre er en viktig oppgave forlokalleddet. Lyttepost ble også brukt som uttrykk for denne oppgaven. Oppgaven kan med fordelløses av lokalleddet men den kan også løses sentralt. Utvalget ser på oppgaven som en KANoppgave.Faglig utvikling for andelseierne er en viktig oppgave. I dag er skogeierlagene i hovedsakinvolvert i dette arbeidet ved å bidra til rekruttering av deltakere. Dette er ingen attraktivoppgave, og vil framover løses ved at skogbrukslederne vil være de som ”selger” kurs. Denøvrige administrasjon evt. andre har ansvar for gjennomføring av kurs. Oppgaven ses på som enKAN-oppgave.Sosiale arrangement er mer en tradisjon enkelte lag har innarbeidet. Sosiale arrangementknyttes gjerne til et fagtema. Dette er mer en arbeidsform enn en oppgave.Lokal Næringspolitikk er i dag en viktig oppgave for skogeierlaget. I hvilken gradskogeierlaget utøver lokal næringspolitikk kan diskuteres. Utvalget er enige i at oppgaver knyttettil lokal næringspolitikk må konkretiseres. Slik det framstår i dag er det vanskelig for et lokalleddog vite hva som forventes. Konkrete oppgaver som kan pålegges lokalleddet er bl.a. sjekke uthvordan den lokale landbruksforvaltningen fungerer for andelseieren, lokal bruk av rentemidler.Høringsinstans for kommunale planer/ arealplaner ble diskutert. Dette er komplisertesaksområder som krever erfaring fra slike prosesser. En framtidig løsning er at andelslaget erhøringsinstansen og drøfter ulike problemstillinger med lokalleddet.Omdømme kan ikke ses på som en egen oppgave. I skogbruket blir vi målt på hvordan viforvalter arealene.2

I diskusjonen i vedrørende oppgaver ble også følgende berørt:Hvis lokalleddet skal fungere i forhold til de oppgaver som blir gitt må det legges opp tilsystematisk tillitsmannsopplæring.Et lokalledd/ arena som skal fungere må ha medbestemmelse/ innflytelse. Dette er viktigkriterier når organisasjonsmodell blir diskutert.Bør andelsutbytte/ etterbetaling være en fast sak på andelseiermøtene i november/desember?Skal det ha noen konsekvenser at pålagte oppgaver lokalleddet har ikke blir utført?Enklere å pålegge tillitsvalgte oppgaver når Glommen blir en organisasjon, og ikke to som idag med skogeierlagene på siden. Oppgaver som blir gitt må sjekkes ut om faktisk blir utført.Finansiering og kostnader forbundet med lokalleddet og eierorganisasjonen må inn iutvalgets arbeid.Organisering:I det utsendt notatet var det foreslått en reduksjon av antall lokalledd i Glommen fra dagens20 til 6. De seks lokalleddene/ kretser er:Nord-Østerdal (Os, Tolga/ Vingelen, Tyldal, Tynset, Alvdal, )Folldal,Midt-Østerdal (Rendalen, Stor-Elvdal/ Sollia)Sør-Østerdal (Åmot, Elverum)Trysil (Trysilvassdragets, Osen)Solør (Våler, Åsnes, Grue)Sør (Brandval, Vinger, Eidskog, Nord-Odal, Sør-Odal)I tillegg var det foreslått at representantskapet i framtiden skulle bestå av et fast antallutsendinger på 30. I forslaget får de enkelte lokalledd utsendinger basert på lik vektig mellomvolum og antall medlemmer. De 30 utsendingene er også de som er tillitsvalgte i lokalleddet –gjennomgående tillitsvalgte.Følgende ble diskutert.Utvalget ser behov for en reduksjon av antall lokalledd. Dagens økonomiske utfordringertilsier en forenkling. Utvalget ønsker mer data på de foreslåtte lokalleddene for å se om det er denoptimale oppdelingen. Dette er data som andelskapital, areal, innflytelse ved gammel og nyorganisering.Utvalget vil tilstrebe og fremme en modell som aksepteres av alle skogeierlagene. Detteinnebærer at skogeierlagene oppløses. Andelslaget skal være behjelpelig i denne prosessen. Hvisdet er noen skogeierlag som ikke ønsker å oppløses bør ikke dette være noe problem.3

Samarbeidsavtalen som i dag finnes mellom andelslaget og skogeierlaget kan sies opp. Avtalenhar 12 måneders oppsigelse.Vedrørende skogeierlagets økonomi er lagets vedtekter tydelige. Lagets vedtekter § 12 annetavsnitte sier følgende:Etter oppløsning og gjeldsavleggelse skal skogeierlagets gjenværende egenkapital avsettes til etfond i ..... kommune(r)og benyttes til tiltak som fremmer faglig fremgang for skog- ogutmarksnæringi kommunen. Ingen medlemmer har krav på lagets midler eller andel av disse.Her må det sjekkes ut praktiske løsninger. Hvis skogeierlagene oppløses kan andelslagetopprette særfond. Dette må det søkes om.Utvalget ser det fornuftige med et fast antall utsendinger i representantskapet. I hvilken grad30 utsendinger er rett vil utvalget diskutere nærmere. Argumentet for færre utsendinger er at det idag er for stort og for kostbart. I tillegg er saker som fremmes for representantskapet så godtforberedt at det ikke trengs dagens store forsamling.Sak 4/ 08 Direkte deltakelse i årsmøtetUtvalget er enig om at et åpent årsmøte betyr at Glommen ikke har lokalledd og heller ikkeutsendinger. Det gis ikke\ honorar til de som møter.Til neste møte forbereder administrasjonen seg på hvordan Glommen kan organiseres ogarbeide i en modell med åpent årsmøte. Det vil bli sjekket ut hvorvidt vi kan ha stemmerett iforhold til andeler. Det vil i tillegg bli sjekket muligheten og lovligheten ved en mellomløsninghvor man operer både med utsendinger og åpent årsmøte.Sak 5/ 08 Nye møtedatoer:Følgende datoer er avtalt for de neste møtene:– Torsdag 18. desember– Mandag 19. januar– Tirsdag 3. februarAlle møtene starter kl 09.30 med avslutning kl. 15.00 hvis ikke annet er avtalt4