Tilsynsrapport for Toten asylmottak - UDI
Tilsynsrapport for Toten asylmottak - UDI
Tilsynsrapport for Toten asylmottak - UDI
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Tilsynsrapport</strong> fra <strong>Toten</strong> statlig mottak 2008<strong>Tilsynsrapport</strong>, <strong>Toten</strong> statlig mottak, 8. mai 20080
Forord<strong>Tilsynsrapport</strong>, fra <strong>UDI</strong> Region- og mottaksavdelingen – tilsynsprosjektet, 8. mai 2008Rapporten er utarbeidet i <strong>for</strong>hold til krav og retningslinjer gitt i Utlendingsdirektoratets(<strong>UDI</strong>) styringsdokumenter <strong>for</strong> mottaksdriftStyringsdokumentene omfatter driftsreglement med tilhørende kravspesifikasjon, pengereglement og de årlige breveneom satsningsområder, samt de til enhver tid gjeldende rundskriv, rutinebeskrivelser og veiledere. Rapporten er en del av<strong>UDI</strong>s årlige tilsyn med de statlige mottakene.Et tilsyn er en prosess som består av en helhetlig gjennomgang av mottaksdriften og kontroll av om kravene istyringsdokumentene blir fulgt.Denne rapporten omfatter vurderinger av• om aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt• om mottaket driver sin virksomhet innen<strong>for</strong> de rammer som <strong>UDI</strong> har sattTilsynet <strong>for</strong>egår ved gjennomgang av dokumenter og annen innhentet in<strong>for</strong>masjon, med eller uten tilsynsmyndighetensfysiske tilstedeværelse. Fysisk tilstedeværelse kan være i <strong>for</strong>m av meldte tilsynsmøter, korttidsmeldte møter/besøkog/eller uanmeldte møter/besøk.Formålet med tilsynsrapporten er å gi tilbakemelding til driftsoperatør og ansatte om <strong>UDI</strong>s vurderinger av driften, samtgi eventuelle pålegg med frister.Kommentarer angående avdelinger <strong>for</strong> enslige mindreårige og <strong>for</strong>sterkede avdelinger skilles ut i kursiv i rapporten.Nummerering av årets tilsynsrapport er i all hovedsak nummerert i <strong>for</strong>hold til strukturen i Kravspesifikasjonen.Avvik defineres som manglende oppfyllelse av <strong>UDI</strong>s krav.Merknad er <strong>for</strong>hold som ikke kan defineres som avvik, men der <strong>UDI</strong> mener mottaket har et <strong>for</strong>bedringspotensial.Tilsynsrsapport <strong>Toten</strong> mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 1
Innholds<strong>for</strong>tegnelseHelhetsvurdering av mottakets drift på årets tilsynsområder...................................................................................... 31. Bolig<strong>for</strong>hold ............................................................................................................................................................... 41.1 Bo<strong>for</strong>hold og 1.2. Felles arealer .......................................................................................................................... 41.3.Trygghet og 1.4. Sikkerhet .................................................................................................................................. 42. Organisatorisk og administrativt arbeid................................................................................................................. 52.1 Plan-, rapporterings- og økonomiarbeid............................................................................................................ 52.1.2 Krav til rapporteringsarbeidet ........................................................................................................................ 52.1.5.1. Kontroll av underbilag til pengereglementsytelser .................................................................................... 62.1.5.2. Kontroll av pengereglementsytelser ............................................................................................................ 62.1.7 Annet.................................................................................................................................................................. 62.3. Organisering av driften ...................................................................................................................................... 62.3.2 Krav til in<strong>for</strong>masjonssikkerhet........................................................................................................................ 62.3.3. Krav til bemanning og arbeidstid................................................................................................................... 72.3.5. Krav til beboermedvirkning............................................................................................................................ 72.3.6. Kontroll av personmapper .............................................................................................................................. 82.3.7. Kontroll av fraværsregistrering...................................................................................................................... 82.5. Samarbeid og kontakt mellom mottak og lokalsamfunn................................................................................. 83. Beboerrettet arbeid ................................................................................................................................................. 103.3. Kvalifisering ...................................................................................................................................................... 103.5. Retur- og tilbakevendingsarbeidet .................................................................................................................. 104. Beboerrettet arbeid – grupper med særlige behov............................................................................................... 124.1 Enslige mindreårige ........................................................................................................................................... 124.2 Barn og ungdom................................................................................................................................................. 124.3 Kvinner ............................................................................................................................................................... 125. Oppfølging av tilsyn 2007 ....................................................................................................................................... 146. Oppsummering av avvik/ merknad ....................................................................................................................... 156.1 Avvik ................................................................................................................................................................... 156.2 Merknad ............................................................................................................................................................. 15Mottakets arbeid er vurdert ut fra følgende kilder ..................................................................................................... 16<strong>Tilsynsrapport</strong> <strong>Toten</strong> mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 2
Helhetsvurdering av mottakets drift på årets tilsynsområderMålsetting:Et statlig mottak skal være et mest mulig normalt bosted <strong>for</strong> personer i en unormallivssituasjon. Mottaket skal ivareta og gi vekstmuligheter <strong>for</strong> beboernes individualitet,tilhørighet og mestringsevne. Tilbudene skal ha en nøktern, men <strong>for</strong>svarlig standard.<strong>Toten</strong> mottak er et desentralisert mottak, med en kapasitet på 126 plasser (101 + 25). Boligene har litt varierende, menhøyst akseptabel standard. En leilighet kan tilpasses rullestolbrukere.Det er 4,5 faste stillinger, i tillegg til at man beregner kjøp av tjenester tilsvarende 0,7 stilling (oppfølging fradriftskoordinator, regnskap og vikarer). Alle er relativt nyansatte. Etter hvert som personalet får mer erfaring, blir denok også mer samkjørte og trygge i sin rolle.Mottaket har mye på plass når det gjelder skriftlige rutiner. Det er likevel rom <strong>for</strong> <strong>for</strong>bedringer på plan- ograpporteringsarbeidet.Både beboere, ansatte og lokalsamfunnet synes å være bekvemme med den desentraliserte mottaksmodellen. Beboerneuttrykker at de føler seg respektert av personalet og ivaretatt på linje med vanlige innbyggere i kommunen. Samarbeidetmellom mottaket og lokalsamfunnet fungerer stort sett greitt både på det <strong>for</strong>melle og u<strong>for</strong>melle planet.Tilsynsrsapport <strong>Toten</strong> mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 3
1. Bolig<strong>for</strong>hold1.1 Bo<strong>for</strong>hold og 1.2. Felles arealerTilsynet har hatt fokus på• Beboernes bo<strong>for</strong>hold• Beboernes tilgang til fellesareal og mulighet <strong>for</strong> vask av klær• Renhold på mottaket• Oppfølging av husreglene<strong>UDI</strong>s vurdering<strong>Toten</strong> er et desentralisert mottak, 126 plasser (101 + 25). Beboerne bor i hus og leiligheter rundt om i kommunen.Personalet holder oversikt over beboerne gjennom deres oppmøte på skole, voksenopplæring, kurs,in<strong>for</strong>masjonsprogram, allmøter og posthenting. For å sikre at folk faktisk er der – det er nært til Gjøvik og Oslo – har deinnført oppmøteskjema: enkelte beboere har etter nærmere avtale meldeplikt to eller tre dager i uka på kontoret.Befaringen viste at det er litt variasjoner i boligstandarden, men generelt bra. I ett tilfelle var 8–9 m2 soverom delt av toenkeltpersoner. Dette anser tilsynsførerne i minste laget som dobbeltrom over tid. Rommene <strong>for</strong> øvrig var store og gode– noe gammelt, noe nyere. Det er vaskemaskiner og tørkemuligheter – ikke tørketrommel – i alle boliger. Personaletkontrollerer at boenhetene er ryddig og rengjort. Ikke utført vask medfører trekk i basis.1.3.Trygghet og 1.4. SikkerhetTilsynet har hatt fokus på• Skjerming av kvinner• Brannberedskap• Håndtering av kriser og overgrep, inklusive oppfølging av mulige ofre <strong>for</strong> menneskehandel<strong>UDI</strong>s vurderingKvinner deler eller har egne leiligheter.Personalet in<strong>for</strong>merer om brann, og har brannvernøvelser. De leier en ekstern konsulent som kursholder. Røykvarslereog pulverapparat, samt at branninstruks på riktig språk finnes oppslått i boligene, kontrolleres månedlig. Brannstige idet nye administrasjonsbygget skal monteres i april (etter tilsynsmøtet).HMS-perm finnes ved mottaket. Den inneholder unntaksvis noen gamle dokumenter (bl.a. en konflikthåndteringsinstruksfra 1999), men er ellers vedlikeholdt og i orden. Personalet har fokus på sikkerhet etter flere tidligere episoderog merknad i fjorårets tilsynsrapport.Hver mandag har personalet en gjennomgang av beboerlisten og oppdaterer hverandre på det som måtte være nyttig <strong>for</strong>alle å vite. De er oppmerksomme på signaler på at noen er, eller har vært, utsatt <strong>for</strong> menneskehandel. To av de ansattehar vært på kurs i regi av regionkontoret om dette. Kommunal helsesøster er på mottaket en dag i uka.Tilsynsrsapport <strong>Toten</strong> mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 4
2. Organisatorisk og administrativt arbeidMålsetting:Det organisatoriske og administrative arbeidet skal sikre at mottaket drives i henhold tilpolitiske mål og føringer, samt de krav til administrative rutiner som <strong>UDI</strong> fastsetter.2.1 Plan-, rapporterings- og økonomiarbeidTilsynet har hatt fokus på:• Dokumentasjon relatert til drift av mottak• Frister <strong>for</strong> innsending av dokumentasjon<strong>UDI</strong>s vurderingÅrsplan: Mål og tiltak er kort beskrevet, men <strong>for</strong>teller sjelden noe om hvordan oppgavene skal løses. Sidene er ikkenummerert. Aktivitetene har fått egne underpunkter og satsningsområdene er synliggjort. Det er ikke påførtmånedsverk, og kun i liten grad stipulerte kronebeløp. Planen er ryddig og grei å lese, men <strong>UDI</strong> syns likevel den er littknapp. Det viser seg at de ansatte har detaljerte planer <strong>for</strong> egne områder, utenom årsplanen. Vi anmoder om at mottaketskjeler til de gode eksemplene <strong>UDI</strong> ga, som tips <strong>for</strong> å <strong>for</strong>bedre fremtidige plan- og rapportverk.Når det gjelder kompetanseplanlegging, fremstår det <strong>for</strong> <strong>UDI</strong> som om de mangler langsiktighet. Vi anbefaler at denenkelte ansattes ønsker og behov <strong>for</strong> kompetanseheving kartlegges og holdes opp mot bedriftens, <strong>for</strong> å få en samletoversikt over hva som mangler og finne ut hvordan dette i så fall kan skaffes hos nåværende personalressurser, ev. vedkjøp av eksterne tjenester.AvvikMottaket mangler en samletkompetanseplan, jfr. kravspesifikasjon2.3.4.Skriftlig kompetanseplan skal lages og rulleresammen med mottakets årsplanSendes inn til RKIØsammen med årsplan <strong>for</strong>2009. Frist: 01.01.09.2.1.2 Krav til rapporteringsarbeidetTilsynet har hatt fokus på:• Sammenblanding av eierinteresser• Dokumentasjon i henhold til Internkontroll<strong>for</strong>skriften § 5<strong>UDI</strong>s vurdering<strong>UDI</strong> har ingen grunn til å tro at det er noen sammenblanding av eierinteresser.Personalet har gått gjennom sikkerhetsrutinene. Vi anser disse som godt oppfulgt.<strong>Tilsynsrapport</strong> <strong>Toten</strong> mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 5
2.1.5.1. Kontroll av underbilag til pengereglementsytelserTilsynet har hatt fokus på:• Stikkprøvekontroll av underbilag relatert til refusjonskrav<strong>UDI</strong>s vurderingStikkprøver av underbilag til refusjonskrav er kontrollert av <strong>UDI</strong> Regionkontor Indre Østland: Alt er funnet i orden,kravet var systematisert og vedlagt nødvendige kvitteringer.2.1.5.2. Kontroll av pengereglementsytelserTilsynet har hatt fokus på:• Stikkprøvekontroll av mottakets <strong>for</strong>valtning av ytelser i henhold til Pengereglementet<strong>UDI</strong>s vurderingEt utvalg beboeres personkort i Sesam er kontrollert. Beboerne som ble kontrollert, har fått korrekt basisbeløp.Det er ikke avdekket avvik eller merknader i det undersøkte materialet.2.1.7 AnnetTilsynet har hatt fokus på:• At mottaket <strong>for</strong>valter <strong>for</strong>skudd fra <strong>UDI</strong> i henhold til rutinene<strong>UDI</strong>s vurdering<strong>Toten</strong> mottak har stående <strong>for</strong>skudd (kr 600 000,–). Bankkonto <strong>for</strong> pengereglementsytelse disponeres av to personer.Kopi av fullmakt ble sendt <strong>UDI</strong> 17.01.2007, og fullmakten ble bekreftet gyldig på tilsynsmøte 08.11.07. Vi har ikke fåttmelding om at det er skjedd endringer etter dette. Refusjonskravene skrives under av de som disponerer kontoen.Avstemming av konto <strong>for</strong> pengereglementsytelser er <strong>for</strong>etatt i hht. krav.Etiske retningslinjer er gjennomgått i personalgruppen. Mottaket har laget eget skjema der alle ansatte har undertegnetpå at retningslinjene er lest og <strong>for</strong>stått.2.3. Organisering av driften2.3.2 Krav til in<strong>for</strong>masjonssikkerhetTilsynet har hatt fokus på:• Rutiner knyttet til in<strong>for</strong>masjonssikkerhet og oppfølging av disse<strong>UDI</strong>s vurderingPersonalet hadde hatt en sikkerhetsgjennomgang dagen før tilsynsmøtet, permer finnes og ser ok ut.Mottaket er åpent og tilgjengelig <strong>for</strong> beboerne gjennom hele arbeidsdagen. Kontorene omkranser fellesrommet <strong>for</strong>beboerne. Ei kontordør har ikke låsbar dør. Det bør være mulig å låse dørene inn til alle kontor. Personalet mener de eroppmerksomme på å sikre at sensitiv in<strong>for</strong>masjon ikke tilflyter uvedkommende.MerknadEi kontordør mangler lås.Ettersom kontorene ligger så tilgjengelig <strong>for</strong> hvem somhelst, bør alle kontordørene ha låsbar dør.<strong>Tilsynsrapport</strong> <strong>Toten</strong> mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 6
2.3.3. Krav til bemanning og arbeidstidTilsynet har hatt fokus på:• Krav til mottaksdrift i henhold til Utlendingsloven § 41 c. (politiattest)<strong>UDI</strong>s vurderingHele personalet ved mottaket er relativt nyansatt, mottaksleder med sine 2,5 år har det lengste arbeids<strong>for</strong>holdet.Utskiftningene har vært av naturlige og udramatiske årsaker, men det er ei kjensgjerning at man dermed har mistet noeav den historiske kunnskapen og kontinuiteten på arbeidsplassen. Det vil alltid ta litt tid før et nytt kollegium går seg tilog finner fram til felles ståsted og enhetlige overordnede holdninger.Ikke alle ansatte har deltatt på <strong>UDI</strong>s grunnopplæring. Vi <strong>for</strong>utsetter at dette kravet blir oppfylt etter hvert som <strong>UDI</strong>avholder slike kurs.<strong>UDI</strong> har inntrykk av at personalet lar noen av de kravene vi stiller/føringene vi gir være opp til de enkelte <strong>for</strong>eldre åadministrere; de kan velge eller velge bort. Eksempler her er ungdomsrepresentasjon i samarbeidsrådet (se punkt 2.3.5),returin<strong>for</strong>masjon til barn (se punkt 3.5), og småbarnsmødres deltakelse i in<strong>for</strong>masjonsprogrammet (se punkt 4.3). <strong>UDI</strong>er kritisk til måten mottaket tolker kravene/ føringene på.Stillingsbeskrivelser finnes.Mottaket opererer ikke med primærkontakter; over<strong>for</strong> beboerne er de ansatte tilgjengelige i <strong>for</strong>hold til de oppgavenehver har ansvar <strong>for</strong>. Det har vært rokeringer av oppgaver, denne <strong>for</strong>delingen kan komme til å fungere godt etter hvertsom personalet blir tryggere på sin plass og sitt felt.Mottaket har rutiner på ivaretaking av dokumentasjon på at nyansatte har fremlagt politiattest: Leder lager og arkivereren signert erklæring på at attesten er fremvist.Personalet får ekstern veiledning av en klinisk sosionom annenhver måned. <strong>UDI</strong> er av den oppfatning at frekvensen påveiledning burde ha vært økt. De ansatte behøver arenaer de kan diskutere på <strong>for</strong> å fremstå som en mer homogengruppe, spesielt ettersom de er såpass ferske sammen.2.3.5. Krav til beboermedvirkningTilsynet har hatt fokus på:• Beboernes mulighet <strong>for</strong> deltakelse og medbestemmelse i relevante driftsområder på mottaket<strong>UDI</strong>s vurderingSamarbeidsrådet har egen bankkonto, og får månedlig overført kr 3 000. Rådet har ifølge mandatet 8–12 medlemmer –<strong>for</strong> tiden er det 10 – og har møter hver 14. dag. Kvinner er sikret deltakelse, men ikke ungdommer. Mottaket mener atdet er unødvendig å ha med noen under 18 år, deres behov skal ivaretas gjennom <strong>for</strong>eldrene. <strong>UDI</strong> opp<strong>for</strong>drer til åoppmuntre til deltakelse fra tenåringer og ta det inn i mandatet; disse kan få tilbud om å delta i rådet og uttale seg omsaker og aktiviteter som angår denne aldersgruppen. Det er god opplæring i demokrati og møteteknikk. Det virker sombeboerne er <strong>for</strong>nøyde med sine muligheter <strong>for</strong> medbestemmelse, og samarbeidsrådet synes å være velfungerende.Tilbakemelding fra samarbeidsrådetSammen med mottakets årsplan ble samarbeidsrådets årsevaluering <strong>for</strong> 2007 sendt inn til <strong>UDI</strong>. De svarte også skriftligpå <strong>UDI</strong>s spørsmål i <strong>for</strong>kant av tilsynsmøtet. Etter tilsynsmøtet hadde <strong>UDI</strong> møte med to representanter fra rådet. I alledisse sammenhengene fremkommer det at beboerne er <strong>for</strong>nøyde med samarbeidet med mottakspersonalet og mener de<strong>Tilsynsrapport</strong> <strong>Toten</strong> mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 7
lir møtt som vanlige innbyggere i lokalsamfunnet, også fra de offentlige etatene. De tilskriver dette spesielt dendesentraliserte mottaksmodellen.2.3.6. Kontroll av personmapperTilsynet har hatt fokus på:• Stikkprøvekontroll av dokumentasjon i personmapper<strong>UDI</strong>s vurdering<strong>UDI</strong> gjennomgikk ti personmapper, der vi bl.a. <strong>for</strong>etok stikkprøver og kontroll av pengereglementsytelser, ref. DAMpkt. 4.22. Stikkprøvene viste bl.a. at beboer <strong>for</strong>skriftsmessig blir trukket i basis etter oversittet utreisefrist.Egenerklæring om inntekts- og <strong>for</strong>mues<strong>for</strong>hold, Skjema <strong>for</strong> kontroll av beboers inntekts- og <strong>for</strong>mues<strong>for</strong>hold,Økonomikort eller databasert utskrift fra driftsoperatør, Kvittering <strong>for</strong> kjøkkenpakke, sengetøyspakke og klær – alledisse dokumentene var i varierende grad systematisk vedlikeholdt. F.eks. var etterkontroll av inntekt og <strong>for</strong>mue i fleretilfeller enten feilført som førstegangskontroll, eller de var udaterte. En person med endelig negativt asylvedtak skulleha vært trukket i basisutbetaling. Her har det nok skjedd en glipp fra <strong>UDI</strong>s side, slik at slik melding ikke var gått ut tilmottaket. Dette vil nå bli rettet opp. Ei mappe var tross purringer ennå ikke mottatt fra <strong>for</strong>rige ordinære mottak, men<strong>Toten</strong> mottak var blitt lovet den inneværende uke.AvvikPengereglementets<strong>for</strong>tolkningsskriv 7.1Det skal minimum gjennomføres en etterkontrollav beboers inntekts- og <strong>for</strong>mues<strong>for</strong>hold 6–12måneder etter ankomst. For beboere som blirboende på mottaket i mer enn ett år, skal det<strong>for</strong>etas etterkontroll av inntekts- og<strong>for</strong>mues<strong>for</strong>hold minst hver 6. måned.Mottaket må lage rutiner <strong>for</strong>oppfølging av etterkontrollen, oggjennomføre dette i eksisterendemapper.Frist <strong>for</strong> rapportering til RKIØ:01.07.08.2.3.7. Kontroll av fraværsregistreringTilsynet har hatt fokus på:• Mottakets <strong>for</strong>valtning av rutiner <strong>for</strong> fraværsregistrering<strong>UDI</strong>s vurderingDet ser ut til at systematisk fraværsregistrering <strong>for</strong>skriftsmessig skjer i Sesam.2.5. Samarbeid og kontakt mellom mottak og lokalsamfunnTilbakemelding fra vertskommuneFlere sektorer i vertskommunen benyttet anledningen til å gi skriftlig tilbakemelding til <strong>UDI</strong> om sitt samarbeid medmottaket. I tilsynsmøtet gikk vi gjennom svarene:<strong>Tilsynsrapport</strong> <strong>Toten</strong> mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 8
• Skolekontoret har månedlige møter med mottaket, og opplever samarbeidet som godt.• Voksenopplæringen mener å ha et godt og utstrakt samarbeid med mottaket. Det er ukentlig telefonkontakt omspesielle behov eller uregelmessigheter i timeplan eller fremmøte, samt månedlige møter. Samarbeider ogsåom turer, f.eks. ved skoleslutt eller i <strong>for</strong>bindelse med undervisningsprosjekter.• Flyktningtjenesten anser samarbeidet med mottaket som noe bedre enn tidligere år, men ønsker en bedrekommunikasjon. Det vises bl.a. til situasjoner som berører mottaksbeboerne: konfliktsituasjoner, og utfallet avdisse. Flyktningtjenesten stiller spørsmål ved bemanningen og ressursene ved mottaket med de stillingshjemlermottaket opererer med, kontra hvorvidt de klarer å opprettholde den oppfølging av beboerne de er <strong>for</strong>pliktet til.Mottaket kommenterte her at kommunikasjon må gå begge veier. De har opplevd flyktningtjenesten som noksåutilgjengelige, med mye sykmeldinger, og kommunen bosetter få. De er enige i at samarbeidet går noe bedre nå.• Helsesøstertjenesten har 50 % stilling til arbeid med flyktninger, asylsøkere, innvandrere, hvorav mestepartengår til mottaket. Hun har fast kontortid ved mottaket 1 d/u, og er ellers til stede <strong>for</strong> målgruppa tilkonsultasjoner ved helsestasjonen. Hun samarbeider tett og godt med mottaket. Helsesøster ser et økt behov <strong>for</strong>hjelp fra barneverntjenesten; antallet bekymringsmeldinger til dem har økt. Det samme gjelder tilpsykiatritjenesten.• Barneverntjenesten påpeker det uheldige ved at barn blir boende lenge etter asylavslag; usikkerheten blir enbelastning som går ut over den psykiske helsen, og medfører nye tiltak i <strong>for</strong>hold til familien. Deres inntrykk erat mottaket drives på et kostnadsmessig minimum både menneskelig og standardmessig.• Psykiatritjenesten i Østre <strong>Toten</strong> kommune: ”Offentlig transport kan være vanskelig når du er psykisk syk. Postog utbetalinger <strong>for</strong>egår i administrasjonen. F.eks har vi opplevd at post fra sykehus har blitt liggende i 14 dagerpå mottaket uten at noen sjekker om alt er OK med beboer eller gir melding om at viktig post venter.”I møtet drøftet vi uttalelsen. Mottaket vedgår at det kan være at noe post har blitt liggende når beboere er innlagt påsykehus. Beboerne får melding via oppslag eller i samtale om at post er kommet. Men de som er på krisesenter ellersykehus/institusjon får ikke sett disse meldingene. Her må mottaket passe på å videresende post ved lengre fravær påkjent adresse.Psykiatritjenesten mener også at det burde være enklere å få enerom i tilfeller der konflikter ved romdeling kan<strong>for</strong>utsees.Mottaket vurderer løpende behovet <strong>for</strong> enkeltrom, bl.a. i samråd med lege.Mottakets mening om Østre <strong>Toten</strong> er at det er en positiv vertskommune, med en engasjert ordfører. De samarbeidergodt med flere etater, og er bl.a. med i samarbeids<strong>for</strong>umet Integreringsnettverket, som har møter en gang i måneden.Nettverket består av skolekontoret, flyktningtjenesten, barnehagekontor, mottak, helsesøster, barneverntjenesten, leder<strong>for</strong> helsetjenesten, samt Frivillighetssentralen.Tilbakemelding fra andre• Samarbeidsrådet (SR) anser at asylsøkere behandles likt med den øvrige befolkningen når det gjelderkommunale tjenester. De synes <strong>for</strong>nøyde med at mottaket er desentralisert. De mener at egne leiligheter <strong>for</strong>familier er konflikt<strong>for</strong>ebyggende. De øvrige beboerne <strong>for</strong>deles i boenheter utfra nasjonalitet, språk og religion.Selv om det veiledes både i grupper og individuelt, synes samarbeidsrådet at mottakets ansatte bør værestrengere med de som ikke følger reglene.<strong>Tilsynsrapport</strong> <strong>Toten</strong> mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 9
3. Beboerrettet arbeidMålsetting:Beboerrettede tiltak skal, samlet sett og hver <strong>for</strong> seg, bidra til at beboerne kan ivareta egenlivssituasjon under mottaksoppholdet, samt <strong>for</strong>berede seg på en eventuell bosetting ellerretur.3.3. KvalifiseringTilsynet har hatt fokus på:• Mottakets oppfølging av unge voksne med særlige behov<strong>UDI</strong>s vurderingMottaket har en del unge beboere, <strong>for</strong> det meste menn, i alderen 18–23 år. De ansatte ser at denne aldersgruppengenerelt fungerer godt sammen og i lokalmiljøet, men at de har behov <strong>for</strong> mer oppfølging enn de som er eldre.Personalet er oftere ute i boligene hos disse, og har opplæring i renhold og minner om avtaler. De har tidligerearrangert, og vil på nytt arrangere, matlagingskurs <strong>for</strong> menn (i regi av Folkeakademiet). <strong>UDI</strong>s oppfatning er atpersonalet er oppmerksomme på spesielle gruppers og enkeltpersoners særskilte behov.Hver beboer får to timer in<strong>for</strong>masjon pr. uke. Det brukes en del eksterne in<strong>for</strong>manter i in<strong>for</strong>masjonsprogrammet – politi,bibliotek, NAV – Arbeid, helsesøster, tannpleier, ungdomskontakt, International Organization <strong>for</strong> Migration (IOM),trafikkskole (noen beboere har bestått føerprøve <strong>for</strong> bil). Likeså benyttes ekskursjoner til institusjoner og bedrifter.Mottaket har <strong>for</strong>søkt både med muntlig og skriftlig evaluering av in<strong>for</strong>masjonsprogrammet, men synes det er vanskeligå vite om in<strong>for</strong>masjonen faktisk er fanget opp og står litt fast med hensyn til å finne fram til å finne metodikk somfungerer.MerknadMottaket sliter med å sikre atin<strong>for</strong>masjon er <strong>for</strong>stått, og evalueregjennomføringen av programmet.Jfr. Kravspesifikasjon 3.2.1 ogVeileder tilin<strong>for</strong>masjonsmedarbeidereKanskje kan hospitering ved annet mottak eller gjenopprettelse/deltakelse imottakenes <strong>for</strong>um <strong>for</strong> in<strong>for</strong>masjonsmedarbeidere (info<strong>for</strong>um) tilføre ideer ommetoder som ikke er <strong>for</strong>søkt. Samarbeidsrådet eller et eget interntin<strong>for</strong>masjonsteam kan også bidra i ut<strong>for</strong>ming, gjennomføring og systematiskkvalitetssikring av gjennomføringen av in<strong>for</strong>masjonsprogrammet.3.5. Retur- og tilbakevendingsarbeidetTilsynet har hatt fokus på bl.a.:• Mottakets arbeid med retursamtaler• Metoder <strong>for</strong> arbeid med tilrettelegging <strong>for</strong> frivillig retur• Kompetanseheving på returarbeid<strong>UDI</strong>s vurderingReturansvarlige snakker kun med voksne om dette temaet, ut fra overbevisningen om at det er <strong>for</strong>eldrenes plikt å snakkemed barna sine. <strong>UDI</strong> anbefaler mottaket å veilede og oppmuntre <strong>for</strong>eldrene til å snakke med barna om hjemlandet og eneventuell retur dit. Det er viktig at barna er realitetsorientert den dagen politiet eventuelt står på døren <strong>for</strong> å følge dem tilhjemlandet. Foreldrene bør ansvarliggjøres i <strong>for</strong>hold til at barna ikke skal få en traumatisk opplevelse. Vi minner ogsåTilsynsrsapport <strong>Toten</strong> mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 10
om at returperspektivet skal finnes hos alle ansatte. Mange u<strong>for</strong>melle arenaer der man omgås beboerne kan benyttes til åholde denne tanken fremme som en mulighet i fremtiden.Personalet skal følge INCORs veiledningsserie (fire bolker) høsten 2008 / våren 2009.Det ser ut til at mottaket i år har et større fokus på returarbeidet enn før, se også punkt 5.<strong>Tilsynsrapport</strong> <strong>Toten</strong> mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 11
4. Beboerrettet arbeid – grupper med særlige behovMålsetting:Det beboerrettede arbeidet skal tilrettelegges og differensieres ut fra enkelte gruppers særligebehov.4.1 Enslige mindreårigeTilsynet har hatt fokus på:• Rutiner <strong>for</strong> skjerming og sikkerhetstiltak <strong>for</strong> EMA i EM-avdelinger<strong>UDI</strong>s vurderingMottaket har ikke avdeling <strong>for</strong> enslige mindreårige. For tiden har de en beboer som oppgir å være mindreårig, men somantas å være over 18 år. Det er litt uklart <strong>for</strong> <strong>UDI</strong> hvor godt de ansatte kjenner EM-rutinene, vi anbefaler å gjennomgådisse på personalmøter.4.2 Barn og ungdomTilsynet har hatt fokus på:• Samarbeid med sektormyndigheter• Tilrettelegging <strong>for</strong> at <strong>for</strong>eldre kan ivareta sitt omsorgsansvar• Avlastningstilbud <strong>for</strong> småbarns<strong>for</strong>eldre i <strong>for</strong>bindelse med de voksnes deltakelse i norskundervisning ogin<strong>for</strong>masjonsprogram<strong>UDI</strong>s vurderingMottaket har liten kontakt både med Barne og ungdomsspsykiatrien (BUP) og Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT).Med BUP har mottaket kontakt fra sak til sak. PPT ønsker å <strong>for</strong>holde seg direkte til skolen.In<strong>for</strong>masjonsprogram <strong>for</strong> barn og unge over 12 år: to g/mnd. etter skoletid, følger rulleringen i det ordinærein<strong>for</strong>masjonsprogrammet. <strong>UDI</strong> mener at denne arenaen er viktig <strong>for</strong> systematisk å holde hjemlandstanken varm over<strong>for</strong>denne aldersgruppen; være nysgjerrig på og diskutere mat, kultur, tradisjoner, relasjoner, og trekke tråder mellom livet ihjemlandet og Norge.Alle har et tilbud om leksehjelp på skolen. Det gjennomføres leksehjelp på mottaket mer sporadisk.Barnekroken på mottaket er lite i bruk. 2–5-åringer får barnehageplass.Barn- og ungeansvarlig har tenkt å ha <strong>for</strong>eldreveiledning fire ganger pr. år, første gang i april. Hun har vært på kurs omdette.4.3 KvinnerTilsynet har hatt fokus på:• Kvinnegruppe• Tilpasset in<strong>for</strong>masjonTilsynsrsapport <strong>Toten</strong> mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 12
• Aktiviteter <strong>for</strong> kvinner<strong>UDI</strong>s vurderingMottaket gir ett års ”svangerskapspermisjon”, dvs. fritak fra deltakelse i in<strong>for</strong>masjonsprogrammet, til kvinner som harfått barn, ut fra tanken om at slik er det ute i det norske samfunnet. Spedbarnsmødrene gis likevel nødvendigin<strong>for</strong>masjon, som helse- og retur. Dette er ikke i tråd med <strong>UDI</strong>s retningslinjer.Småbarnsmødre må oppmuntres til å delta i in<strong>for</strong>masjonsprogrammet, og det må legges praktisk til rette <strong>for</strong> at de harmulighet <strong>for</strong> det.AvvikDeltakelse iin<strong>for</strong>masjonsprogrammeter obligatorisk, jfr.kravspesifikasjonenpunkt 3.2.1.Kun unntaksvis, og etter godkjenning fra <strong>UDI</strong>, kan en beboerfritas <strong>for</strong> deltakelse, jfr. Kravspesifikasjonen 3.2.1. Jfr. Veileder tilin<strong>for</strong>masjonsmedarbeidere i mottakene kan fritak ”bare innvilgesved egen eller barns sykdom, arbeidspraksis, kursdeltakelse ellerarbeid som kolliderer med in<strong>for</strong>masjonsmøtene. Etter fødselinnvilges ”svangerskapspermisjon” fra møtene i seks uker.” [...]”<strong>UDI</strong> <strong>for</strong>utsetter at det gis tilbud om en barnepassordning påminimum 3 timer per dag fra mandag til fredag.”Mottaket skal harettet opp i <strong>for</strong>holdetog rapportert til <strong>UDI</strong>RKIØ innen01.09.08.<strong>Tilsynsrapport</strong> <strong>Toten</strong> mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 13
5. Oppfølging av tilsyn 2007Kravspesifikasjonen pkt.2.2.4. Driftsoperatør skal påse at de krav og pålegg <strong>UDI</strong> har gitt itilsynsrapporten blir fulgt opp innen de frister som er fastsatt.Avvik:I fjorårets tilsynsrapport fikk mottaket avvik pga manglende barnefaglig og pedagogisk kompetanse, jfr.Kravspesifikasjonens pkt 2.3.4. Barne- og ungeansvarlige er nå i gang med fjernutdanning som pedagogisk assistent.Dette er godkjent av <strong>UDI</strong> Regionkontor Indre Østland (RKIØ) som ”tilsvarende kompetanse”.Mottaket fikk også pålegg om å iverksette aktiviteter innen retur, som gjenspeiler satsingsområdene – utprøving av nyemetoder eller tilnærmingsmåter til arbeidet. Fristen på tilbakerapportering til RKIØ ble overholdt.Merknadene omhandlet- At mottaket måtte lage og overholde rutiner som sikrer at alle enkeltbeboere som har spesielle oppfølgingsbehov,fanges opp av personalet. Dette er ivaretatt.- At ansattes sikkerhet må ivaretas i de tilfellene de er alene med beboere i kontorlokalene.Med ett unntak kan alle kontordører i 1. etasje låses. Vi <strong>for</strong>utsetter at også den siste låsen kommer på plass. 2. etasje idet nye administrasjonsbygget inneholder bl.a. kjøkken og møterom. Der skulle det monteres brannstige. Personalet gauttrykk <strong>for</strong> at de ønsker å få montert alarmknapper på hvert kontor, men <strong>UDI</strong> oppfattet ikke at dette var besluttet.Mottaket ga skriftlig tilbakemelding om denne merknaden til RKIØ innen fristen, og har fokus på området i årsplan ogårsrapport. Ubehagelige situasjoner kan <strong>for</strong>ekomme, men så lenge personalet er bevisste på dette, diskuterer tenktesituasjoner og øver på å takle ulike konfrontasjoner, anser vi sikkerheten som ivaretatt- Boligenes tilpasningsmuligheter. Ei leilighet kan nå tilpasses rullestolbruker.- Forbedre det bosettings<strong>for</strong>beredende arbeidet, i hht. tilbakemelding fra IMDi. <strong>UDI</strong> anbefalte opplæring/kurs oghospitering <strong>for</strong> bosettingsansvarlige. Vi har ingen holdepunkter <strong>for</strong> at noe av dette er gjort, men i og med at ogsåbosettingsansvarlig var relativ fersk i feltet, vil nok en del erfaring i mellomtiden være vunnet.- At tolkebudsjettet og -regnskapet burde økes utover de avsatte kr 20 000. Dette anses fulgt opp; budsjettet <strong>for</strong> 2008lyder på kr 50 000.De krav og pålegg som ble gitt i <strong>for</strong>rige tilsynsrapport, er fulgt opp.Tilsynsrsapport <strong>Toten</strong> mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 14
6. Oppsummering av avvik/ merknadAvvik defineres som manglende oppfyllelse av <strong>UDI</strong>s krav.Merknad er <strong>for</strong>hold som ikke kan defineres som avvik, men der <strong>UDI</strong> mener mottaket har et<strong>for</strong>bedringspotensial.6.1 AvvikMottaket mangler ensamlet kompetanseplan,jfr. kravspesifikasjon2.3.4.Pengereglementets<strong>for</strong>tolkningsskriv 7.1Deltakelse iin<strong>for</strong>masjonsprogrammeter obligatorisk, jfr.kravspesifikasjon 3.2.1.Skriftlig kompetanseplan skal lages og rullere sammen medmottakets årsplan.Det skal minimum gjennomføres en etterkontroll av beboersinntekts- og <strong>for</strong>mues<strong>for</strong>hold 6–12 måneder etter ankomst. Forbeboere som blir boende på mottaket i mer enn ett år, skal det<strong>for</strong>etas etterkontroll av inntekts- og <strong>for</strong>mues<strong>for</strong>hold minsthver 6. måned.Kun unntaksvis, og etter godkjenning fra <strong>UDI</strong>, kan en beboerfritas <strong>for</strong> deltakelse, jfr. Kravspesifikasjonen 3.2.1. Jf.Veileder til in<strong>for</strong>masjonsmedarbeidere i mottakene kan fritak”bare innvilges ved egen eller barns sykdom, arbeidspraksis,kursdeltakelse eller arbeid som kolliderer medin<strong>for</strong>masjonsmøtene. Etter fødsel innvilges”svangerskapspermisjon” fra møtene i seks uker.” [...] ”<strong>UDI</strong><strong>for</strong>utsetter at det gis tilbud om en barnepassordning påminimum 3 timer per dag fra mandag til fredag.”Sendes inn til RKIØsammen med årsplan <strong>for</strong>2009. Frist: 01.01.09.Mottaket må lage rutiner<strong>for</strong> oppfølging avetterkontrollen, oggjennomføre dette ieksisterende mapper.Frist <strong>for</strong> rapportering tilRKIØ: 01.07.08.Mottaket skal ha rettetopp i <strong>for</strong>holdet ograpportert til <strong>UDI</strong> RKIØinnen 01.09.08.6.2 MerknadEi kontordør mangler lås.Mottaket sliter med å sikre atin<strong>for</strong>masjon er <strong>for</strong>stått, og evalueregjennomføringen av programmet. Jf.Kravspesifikasjon 3.2.1 og Veiledertil in<strong>for</strong>masjonsmedarbeidereEttersom kontorene ligger så tilgjengelig <strong>for</strong> hvem som helst, bør allekontordørene ha låsbar dør.Kanskje kan hospitering ved annet mottak eller gjenopprettelse av / deltakelse imottakenes <strong>for</strong>um <strong>for</strong> in<strong>for</strong>masjonsmedarbeidere (info<strong>for</strong>um) kunne tilføreideer om metoder som ikke er <strong>for</strong>søkt. Samarbeidsrådet eller et eget interntin<strong>for</strong>masjonsteam kan også bidra i ut<strong>for</strong>ming, gjennomføring og systematiskkvalitetssikring av gjennomføringen av in<strong>for</strong>masjonsprogrammet.Tilsynsrsapport <strong>Toten</strong> mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 15
Mottakets arbeid er vurdert ut fra følgende kilderDokumentasjon:Årsrapport 2007Årsplan 2008Budsjett 2008EgenerklæringenDiverse rutinebeskrivelserMandat <strong>for</strong> samarbeidsrådetRegnskap 2007 var ikke tilgjengelig ved tidspunktet <strong>for</strong> tilsynsmøtet 2.4.08Andre in<strong>for</strong>masjonskilder:Telefonsamtaler og epostveksling med mottakslederTilsynsmøte på mottaket 2.4.08*Skriftlig tilbakemelding fra flere kommunale instanserMøte med representanter <strong>for</strong> samarbeidsrådet 2.4.08*** Til stede på tilsynsmøtet 2.4.08 var:Fra mottaket:Hallstein Saunesdriftsoperatør, Link ASValentyna Jørgensen leder, returansvarligMarianne Aanstadin<strong>for</strong>masjon, bosettingLine NielsenHMS, kvinner, barn/ unge, økonomi, administrasjonTone Eilen Hellum økonomi, administrasjonSelman Al-Mialliaktiviteter, vedlikeholdFra <strong>UDI</strong>:Mette Moen BaatvikMargareth Heitmann Raschrådgiver, <strong>UDI</strong> Regionkontor Midt-Norgerådgiver (og hovedansvarlig på tilsynsmøtet), <strong>UDI</strong> Regionkontor Nord** På <strong>UDI</strong>s møte med representanter <strong>for</strong> samarbeidsrådet 2.4.08 deltok:Houlacoui, YelenaHoulacoui, MahmoudTilsynsrsapport <strong>Toten</strong> mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 16