Tilsynsrapport for Toten asylmottak - UDI

Tilsynsrapport fra Toten statlig mottak 2008Tilsynsrapport, Toten statlig mottak, 8. mai 20080

ForordTilsynsrapport, fra UDI Region- og mottaksavdelingen – tilsynsprosjektet, 8. mai 2008Rapporten er utarbeidet i forhold til krav og retningslinjer gitt i Utlendingsdirektoratets(UDI) styringsdokumenter for mottaksdriftStyringsdokumentene omfatter driftsreglement med tilhørende kravspesifikasjon, pengereglement og de årlige breveneom satsningsområder, samt de til enhver tid gjeldende rundskriv, rutinebeskrivelser og veiledere. Rapporten er en del avUDIs årlige tilsyn med de statlige mottakene.Et tilsyn er en prosess som består av en helhetlig gjennomgang av mottaksdriften og kontroll av om kravene istyringsdokumentene blir fulgt.Denne rapporten omfatter vurderinger av• om aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt• om mottaket driver sin virksomhet innenfor de rammer som UDI har sattTilsynet foregår ved gjennomgang av dokumenter og annen innhentet informasjon, med eller uten tilsynsmyndighetensfysiske tilstedeværelse. Fysisk tilstedeværelse kan være i form av meldte tilsynsmøter, korttidsmeldte møter/besøkog/eller uanmeldte møter/besøk.Formålet med tilsynsrapporten er å gi tilbakemelding til driftsoperatør og ansatte om UDIs vurderinger av driften, samtgi eventuelle pålegg med frister.Kommentarer angående avdelinger for enslige mindreårige og forsterkede avdelinger skilles ut i kursiv i rapporten.Nummerering av årets tilsynsrapport er i all hovedsak nummerert i forhold til strukturen i Kravspesifikasjonen.Avvik defineres som manglende oppfyllelse av UDIs krav.Merknad er forhold som ikke kan defineres som avvik, men der UDI mener mottaket har et forbedringspotensial.Tilsynsrsapport Toten mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 1

InnholdsfortegnelseHelhetsvurdering av mottakets drift på årets tilsynsområder...................................................................................... 31. Boligforhold ............................................................................................................................................................... 41.1 Boforhold og 1.2. Felles arealer .......................................................................................................................... 41.3.Trygghet og 1.4. Sikkerhet .................................................................................................................................. 42. Organisatorisk og administrativt arbeid................................................................................................................. 52.1 Plan-, rapporterings- og økonomiarbeid............................................................................................................ 52.1.2 Krav til rapporteringsarbeidet ........................................................................................................................ 52.1.5.1. Kontroll av underbilag til pengereglementsytelser .................................................................................... 62.1.5.2. Kontroll av pengereglementsytelser ............................................................................................................ 62.1.7 Annet.................................................................................................................................................................. 62.3. Organisering av driften ...................................................................................................................................... 62.3.2 Krav til informasjonssikkerhet........................................................................................................................ 62.3.3. Krav til bemanning og arbeidstid................................................................................................................... 72.3.5. Krav til beboermedvirkning............................................................................................................................ 72.3.6. Kontroll av personmapper .............................................................................................................................. 82.3.7. Kontroll av fraværsregistrering...................................................................................................................... 82.5. Samarbeid og kontakt mellom mottak og lokalsamfunn................................................................................. 83. Beboerrettet arbeid ................................................................................................................................................. 103.3. Kvalifisering ...................................................................................................................................................... 103.5. Retur- og tilbakevendingsarbeidet .................................................................................................................. 104. Beboerrettet arbeid – grupper med særlige behov............................................................................................... 124.1 Enslige mindreårige ........................................................................................................................................... 124.2 Barn og ungdom................................................................................................................................................. 124.3 Kvinner ............................................................................................................................................................... 125. Oppfølging av tilsyn 2007 ....................................................................................................................................... 146. Oppsummering av avvik/ merknad ....................................................................................................................... 156.1 Avvik ................................................................................................................................................................... 156.2 Merknad ............................................................................................................................................................. 15Mottakets arbeid er vurdert ut fra følgende kilder ..................................................................................................... 16Tilsynsrapport Toten mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 2

Helhetsvurdering av mottakets drift på årets tilsynsområderMålsetting:Et statlig mottak skal være et mest mulig normalt bosted for personer i en unormallivssituasjon. Mottaket skal ivareta og gi vekstmuligheter for beboernes individualitet,tilhørighet og mestringsevne. Tilbudene skal ha en nøktern, men forsvarlig standard.Toten mottak er et desentralisert mottak, med en kapasitet på 126 plasser (101 + 25). Boligene har litt varierende, menhøyst akseptabel standard. En leilighet kan tilpasses rullestolbrukere.Det er 4,5 faste stillinger, i tillegg til at man beregner kjøp av tjenester tilsvarende 0,7 stilling (oppfølging fradriftskoordinator, regnskap og vikarer). Alle er relativt nyansatte. Etter hvert som personalet får mer erfaring, blir denok også mer samkjørte og trygge i sin rolle.Mottaket har mye på plass når det gjelder skriftlige rutiner. Det er likevel rom for forbedringer på plan- ograpporteringsarbeidet.Både beboere, ansatte og lokalsamfunnet synes å være bekvemme med den desentraliserte mottaksmodellen. Beboerneuttrykker at de føler seg respektert av personalet og ivaretatt på linje med vanlige innbyggere i kommunen. Samarbeidetmellom mottaket og lokalsamfunnet fungerer stort sett greitt både på det formelle og uformelle planet.Tilsynsrsapport Toten mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 3

1. Boligforhold1.1 Boforhold og 1.2. Felles arealerTilsynet har hatt fokus på• Beboernes boforhold• Beboernes tilgang til fellesareal og mulighet for vask av klær• Renhold på mottaket• Oppfølging av husregleneUDIs vurderingToten er et desentralisert mottak, 126 plasser (101 + 25). Beboerne bor i hus og leiligheter rundt om i kommunen.Personalet holder oversikt over beboerne gjennom deres oppmøte på skole, voksenopplæring, kurs,informasjonsprogram, allmøter og posthenting. For å sikre at folk faktisk er der – det er nært til Gjøvik og Oslo – har deinnført oppmøteskjema: enkelte beboere har etter nærmere avtale meldeplikt to eller tre dager i uka på kontoret.Befaringen viste at det er litt variasjoner i boligstandarden, men generelt bra. I ett tilfelle var 8–9 m2 soverom delt av toenkeltpersoner. Dette anser tilsynsførerne i minste laget som dobbeltrom over tid. Rommene for øvrig var store og gode– noe gammelt, noe nyere. Det er vaskemaskiner og tørkemuligheter – ikke tørketrommel – i alle boliger. Personaletkontrollerer at boenhetene er ryddig og rengjort. Ikke utført vask medfører trekk i basis.1.3.Trygghet og 1.4. SikkerhetTilsynet har hatt fokus på• Skjerming av kvinner• Brannberedskap• Håndtering av kriser og overgrep, inklusive oppfølging av mulige ofre for menneskehandelUDIs vurderingKvinner deler eller har egne leiligheter.Personalet informerer om brann, og har brannvernøvelser. De leier en ekstern konsulent som kursholder. Røykvarslereog pulverapparat, samt at branninstruks på riktig språk finnes oppslått i boligene, kontrolleres månedlig. Brannstige idet nye administrasjonsbygget skal monteres i april (etter tilsynsmøtet).HMS-perm finnes ved mottaket. Den inneholder unntaksvis noen gamle dokumenter (bl.a. en konflikthåndteringsinstruksfra 1999), men er ellers vedlikeholdt og i orden. Personalet har fokus på sikkerhet etter flere tidligere episoderog merknad i fjorårets tilsynsrapport.Hver mandag har personalet en gjennomgang av beboerlisten og oppdaterer hverandre på det som måtte være nyttig foralle å vite. De er oppmerksomme på signaler på at noen er, eller har vært, utsatt for menneskehandel. To av de ansattehar vært på kurs i regi av regionkontoret om dette. Kommunal helsesøster er på mottaket en dag i uka.Tilsynsrsapport Toten mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 4

2. Organisatorisk og administrativt arbeidMålsetting:Det organisatoriske og administrative arbeidet skal sikre at mottaket drives i henhold tilpolitiske mål og føringer, samt de krav til administrative rutiner som UDI fastsetter.2.1 Plan-, rapporterings- og økonomiarbeidTilsynet har hatt fokus på:• Dokumentasjon relatert til drift av mottak• Frister for innsending av dokumentasjonUDIs vurderingÅrsplan: Mål og tiltak er kort beskrevet, men forteller sjelden noe om hvordan oppgavene skal løses. Sidene er ikkenummerert. Aktivitetene har fått egne underpunkter og satsningsområdene er synliggjort. Det er ikke påførtmånedsverk, og kun i liten grad stipulerte kronebeløp. Planen er ryddig og grei å lese, men UDI syns likevel den er littknapp. Det viser seg at de ansatte har detaljerte planer for egne områder, utenom årsplanen. Vi anmoder om at mottaketskjeler til de gode eksemplene UDI ga, som tips for å forbedre fremtidige plan- og rapportverk.Når det gjelder kompetanseplanlegging, fremstår det for UDI som om de mangler langsiktighet. Vi anbefaler at denenkelte ansattes ønsker og behov for kompetanseheving kartlegges og holdes opp mot bedriftens, for å få en samletoversikt over hva som mangler og finne ut hvordan dette i så fall kan skaffes hos nåværende personalressurser, ev. vedkjøp av eksterne tjenester.AvvikMottaket mangler en samletkompetanseplan, jfr. kravspesifikasjon2.3.4.Skriftlig kompetanseplan skal lages og rulleresammen med mottakets årsplanSendes inn til RKIØsammen med årsplan for2009. Frist: 01.01.09.2.1.2 Krav til rapporteringsarbeidetTilsynet har hatt fokus på:• Sammenblanding av eierinteresser• Dokumentasjon i henhold til Internkontrollforskriften § 5UDIs vurderingUDI har ingen grunn til å tro at det er noen sammenblanding av eierinteresser.Personalet har gått gjennom sikkerhetsrutinene. Vi anser disse som godt oppfulgt.Tilsynsrapport Toten mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 5

2.1.5.1. Kontroll av underbilag til pengereglementsytelserTilsynet har hatt fokus på:• Stikkprøvekontroll av underbilag relatert til refusjonskravUDIs vurderingStikkprøver av underbilag til refusjonskrav er kontrollert av UDI Regionkontor Indre Østland: Alt er funnet i orden,kravet var systematisert og vedlagt nødvendige kvitteringer.2.1.5.2. Kontroll av pengereglementsytelserTilsynet har hatt fokus på:• Stikkprøvekontroll av mottakets forvaltning av ytelser i henhold til PengereglementetUDIs vurderingEt utvalg beboeres personkort i Sesam er kontrollert. Beboerne som ble kontrollert, har fått korrekt basisbeløp.Det er ikke avdekket avvik eller merknader i det undersøkte materialet.2.1.7 AnnetTilsynet har hatt fokus på:• At mottaket forvalter forskudd fra UDI i henhold til rutineneUDIs vurderingToten mottak har stående forskudd (kr 600 000,–). Bankkonto for pengereglementsytelse disponeres av to personer.Kopi av fullmakt ble sendt UDI 17.01.2007, og fullmakten ble bekreftet gyldig på tilsynsmøte 08.11.07. Vi har ikke fåttmelding om at det er skjedd endringer etter dette. Refusjonskravene skrives under av de som disponerer kontoen.Avstemming av konto for pengereglementsytelser er foretatt i hht. krav.Etiske retningslinjer er gjennomgått i personalgruppen. Mottaket har laget eget skjema der alle ansatte har undertegnetpå at retningslinjene er lest og forstått.2.3. Organisering av driften2.3.2 Krav til informasjonssikkerhetTilsynet har hatt fokus på:• Rutiner knyttet til informasjonssikkerhet og oppfølging av disseUDIs vurderingPersonalet hadde hatt en sikkerhetsgjennomgang dagen før tilsynsmøtet, permer finnes og ser ok ut.Mottaket er åpent og tilgjengelig for beboerne gjennom hele arbeidsdagen. Kontorene omkranser fellesrommet forbeboerne. Ei kontordør har ikke låsbar dør. Det bør være mulig å låse dørene inn til alle kontor. Personalet mener de eroppmerksomme på å sikre at sensitiv informasjon ikke tilflyter uvedkommende.MerknadEi kontordør mangler lås.Ettersom kontorene ligger så tilgjengelig for hvem somhelst, bør alle kontordørene ha låsbar dør.Tilsynsrapport Toten mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 6

2.3.3. Krav til bemanning og arbeidstidTilsynet har hatt fokus på:• Krav til mottaksdrift i henhold til Utlendingsloven § 41 c. (politiattest)UDIs vurderingHele personalet ved mottaket er relativt nyansatt, mottaksleder med sine 2,5 år har det lengste arbeidsforholdet.Utskiftningene har vært av naturlige og udramatiske årsaker, men det er ei kjensgjerning at man dermed har mistet noeav den historiske kunnskapen og kontinuiteten på arbeidsplassen. Det vil alltid ta litt tid før et nytt kollegium går seg tilog finner fram til felles ståsted og enhetlige overordnede holdninger.Ikke alle ansatte har deltatt på UDIs grunnopplæring. Vi forutsetter at dette kravet blir oppfylt etter hvert som UDIavholder slike kurs.UDI har inntrykk av at personalet lar noen av de kravene vi stiller/føringene vi gir være opp til de enkelte foreldre åadministrere; de kan velge eller velge bort. Eksempler her er ungdomsrepresentasjon i samarbeidsrådet (se punkt 2.3.5),returinformasjon til barn (se punkt 3.5), og småbarnsmødres deltakelse i informasjonsprogrammet (se punkt 4.3). UDIer kritisk til måten mottaket tolker kravene/ føringene på.Stillingsbeskrivelser finnes.Mottaket opererer ikke med primærkontakter; overfor beboerne er de ansatte tilgjengelige i forhold til de oppgavenehver har ansvar for. Det har vært rokeringer av oppgaver, denne fordelingen kan komme til å fungere godt etter hvertsom personalet blir tryggere på sin plass og sitt felt.Mottaket har rutiner på ivaretaking av dokumentasjon på at nyansatte har fremlagt politiattest: Leder lager og arkivereren signert erklæring på at attesten er fremvist.Personalet får ekstern veiledning av en klinisk sosionom annenhver måned. UDI er av den oppfatning at frekvensen påveiledning burde ha vært økt. De ansatte behøver arenaer de kan diskutere på for å fremstå som en mer homogengruppe, spesielt ettersom de er såpass ferske sammen.2.3.5. Krav til beboermedvirkningTilsynet har hatt fokus på:• Beboernes mulighet for deltakelse og medbestemmelse i relevante driftsområder på mottaketUDIs vurderingSamarbeidsrådet har egen bankkonto, og får månedlig overført kr 3 000. Rådet har ifølge mandatet 8–12 medlemmer –for tiden er det 10 – og har møter hver 14. dag. Kvinner er sikret deltakelse, men ikke ungdommer. Mottaket mener atdet er unødvendig å ha med noen under 18 år, deres behov skal ivaretas gjennom foreldrene. UDI oppfordrer til åoppmuntre til deltakelse fra tenåringer og ta det inn i mandatet; disse kan få tilbud om å delta i rådet og uttale seg omsaker og aktiviteter som angår denne aldersgruppen. Det er god opplæring i demokrati og møteteknikk. Det virker sombeboerne er fornøyde med sine muligheter for medbestemmelse, og samarbeidsrådet synes å være velfungerende.Tilbakemelding fra samarbeidsrådetSammen med mottakets årsplan ble samarbeidsrådets årsevaluering for 2007 sendt inn til UDI. De svarte også skriftligpå UDIs spørsmål i forkant av tilsynsmøtet. Etter tilsynsmøtet hadde UDI møte med to representanter fra rådet. I alledisse sammenhengene fremkommer det at beboerne er fornøyde med samarbeidet med mottakspersonalet og mener deTilsynsrapport Toten mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 7

lir møtt som vanlige innbyggere i lokalsamfunnet, også fra de offentlige etatene. De tilskriver dette spesielt dendesentraliserte mottaksmodellen.2.3.6. Kontroll av personmapperTilsynet har hatt fokus på:• Stikkprøvekontroll av dokumentasjon i personmapperUDIs vurderingUDI gjennomgikk ti personmapper, der vi bl.a. foretok stikkprøver og kontroll av pengereglementsytelser, ref. DAMpkt. 4.22. Stikkprøvene viste bl.a. at beboer forskriftsmessig blir trukket i basis etter oversittet utreisefrist.Egenerklæring om inntekts- og formuesforhold, Skjema for kontroll av beboers inntekts- og formuesforhold,Økonomikort eller databasert utskrift fra driftsoperatør, Kvittering for kjøkkenpakke, sengetøyspakke og klær – alledisse dokumentene var i varierende grad systematisk vedlikeholdt. F.eks. var etterkontroll av inntekt og formue i fleretilfeller enten feilført som førstegangskontroll, eller de var udaterte. En person med endelig negativt asylvedtak skulleha vært trukket i basisutbetaling. Her har det nok skjedd en glipp fra UDIs side, slik at slik melding ikke var gått ut tilmottaket. Dette vil nå bli rettet opp. Ei mappe var tross purringer ennå ikke mottatt fra forrige ordinære mottak, menToten mottak var blitt lovet den inneværende uke.AvvikPengereglementetsfortolkningsskriv 7.1Det skal minimum gjennomføres en etterkontrollav beboers inntekts- og formuesforhold 6–12måneder etter ankomst. For beboere som blirboende på mottaket i mer enn ett år, skal detforetas etterkontroll av inntekts- ogformuesforhold minst hver 6. måned.Mottaket må lage rutiner foroppfølging av etterkontrollen, oggjennomføre dette i eksisterendemapper.Frist for rapportering til RKIØ:01.07.08.2.3.7. Kontroll av fraværsregistreringTilsynet har hatt fokus på:• Mottakets forvaltning av rutiner for fraværsregistreringUDIs vurderingDet ser ut til at systematisk fraværsregistrering forskriftsmessig skjer i Sesam.2.5. Samarbeid og kontakt mellom mottak og lokalsamfunnTilbakemelding fra vertskommuneFlere sektorer i vertskommunen benyttet anledningen til å gi skriftlig tilbakemelding til UDI om sitt samarbeid medmottaket. I tilsynsmøtet gikk vi gjennom svarene:Tilsynsrapport Toten mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 8

• Skolekontoret har månedlige møter med mottaket, og opplever samarbeidet som godt.• Voksenopplæringen mener å ha et godt og utstrakt samarbeid med mottaket. Det er ukentlig telefonkontakt omspesielle behov eller uregelmessigheter i timeplan eller fremmøte, samt månedlige møter. Samarbeider ogsåom turer, f.eks. ved skoleslutt eller i forbindelse med undervisningsprosjekter.• Flyktningtjenesten anser samarbeidet med mottaket som noe bedre enn tidligere år, men ønsker en bedrekommunikasjon. Det vises bl.a. til situasjoner som berører mottaksbeboerne: konfliktsituasjoner, og utfallet avdisse. Flyktningtjenesten stiller spørsmål ved bemanningen og ressursene ved mottaket med de stillingshjemlermottaket opererer med, kontra hvorvidt de klarer å opprettholde den oppfølging av beboerne de er forpliktet til.Mottaket kommenterte her at kommunikasjon må gå begge veier. De har opplevd flyktningtjenesten som noksåutilgjengelige, med mye sykmeldinger, og kommunen bosetter få. De er enige i at samarbeidet går noe bedre nå.• Helsesøstertjenesten har 50 % stilling til arbeid med flyktninger, asylsøkere, innvandrere, hvorav mestepartengår til mottaket. Hun har fast kontortid ved mottaket 1 d/u, og er ellers til stede for målgruppa tilkonsultasjoner ved helsestasjonen. Hun samarbeider tett og godt med mottaket. Helsesøster ser et økt behov forhjelp fra barneverntjenesten; antallet bekymringsmeldinger til dem har økt. Det samme gjelder tilpsykiatritjenesten.• Barneverntjenesten påpeker det uheldige ved at barn blir boende lenge etter asylavslag; usikkerheten blir enbelastning som går ut over den psykiske helsen, og medfører nye tiltak i forhold til familien. Deres inntrykk erat mottaket drives på et kostnadsmessig minimum både menneskelig og standardmessig.• Psykiatritjenesten i Østre Toten kommune: ”Offentlig transport kan være vanskelig når du er psykisk syk. Postog utbetalinger foregår i administrasjonen. F.eks har vi opplevd at post fra sykehus har blitt liggende i 14 dagerpå mottaket uten at noen sjekker om alt er OK med beboer eller gir melding om at viktig post venter.”I møtet drøftet vi uttalelsen. Mottaket vedgår at det kan være at noe post har blitt liggende når beboere er innlagt påsykehus. Beboerne får melding via oppslag eller i samtale om at post er kommet. Men de som er på krisesenter ellersykehus/institusjon får ikke sett disse meldingene. Her må mottaket passe på å videresende post ved lengre fravær påkjent adresse.Psykiatritjenesten mener også at det burde være enklere å få enerom i tilfeller der konflikter ved romdeling kanforutsees.Mottaket vurderer løpende behovet for enkeltrom, bl.a. i samråd med lege.Mottakets mening om Østre Toten er at det er en positiv vertskommune, med en engasjert ordfører. De samarbeidergodt med flere etater, og er bl.a. med i samarbeidsforumet Integreringsnettverket, som har møter en gang i måneden.Nettverket består av skolekontoret, flyktningtjenesten, barnehagekontor, mottak, helsesøster, barneverntjenesten, lederfor helsetjenesten, samt Frivillighetssentralen.Tilbakemelding fra andre• Samarbeidsrådet (SR) anser at asylsøkere behandles likt med den øvrige befolkningen når det gjelderkommunale tjenester. De synes fornøyde med at mottaket er desentralisert. De mener at egne leiligheter forfamilier er konfliktforebyggende. De øvrige beboerne fordeles i boenheter utfra nasjonalitet, språk og religion.Selv om det veiledes både i grupper og individuelt, synes samarbeidsrådet at mottakets ansatte bør værestrengere med de som ikke følger reglene.Tilsynsrapport Toten mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 9

3. Beboerrettet arbeidMålsetting:Beboerrettede tiltak skal, samlet sett og hver for seg, bidra til at beboerne kan ivareta egenlivssituasjon under mottaksoppholdet, samt forberede seg på en eventuell bosetting ellerretur.3.3. KvalifiseringTilsynet har hatt fokus på:• Mottakets oppfølging av unge voksne med særlige behovUDIs vurderingMottaket har en del unge beboere, for det meste menn, i alderen 18–23 år. De ansatte ser at denne aldersgruppengenerelt fungerer godt sammen og i lokalmiljøet, men at de har behov for mer oppfølging enn de som er eldre.Personalet er oftere ute i boligene hos disse, og har opplæring i renhold og minner om avtaler. De har tidligerearrangert, og vil på nytt arrangere, matlagingskurs for menn (i regi av Folkeakademiet). UDIs oppfatning er atpersonalet er oppmerksomme på spesielle gruppers og enkeltpersoners særskilte behov.Hver beboer får to timer informasjon pr. uke. Det brukes en del eksterne informanter i informasjonsprogrammet – politi,bibliotek, NAV – Arbeid, helsesøster, tannpleier, ungdomskontakt, International Organization for Migration (IOM),trafikkskole (noen beboere har bestått føerprøve for bil). Likeså benyttes ekskursjoner til institusjoner og bedrifter.Mottaket har forsøkt både med muntlig og skriftlig evaluering av informasjonsprogrammet, men synes det er vanskeligå vite om informasjonen faktisk er fanget opp og står litt fast med hensyn til å finne fram til å finne metodikk somfungerer.MerknadMottaket sliter med å sikre atinformasjon er forstått, og evalueregjennomføringen av programmet.Jfr. Kravspesifikasjon 3.2.1 ogVeileder tilinformasjonsmedarbeidereKanskje kan hospitering ved annet mottak eller gjenopprettelse/deltakelse imottakenes forum for informasjonsmedarbeidere (infoforum) tilføre ideer ommetoder som ikke er forsøkt. Samarbeidsrådet eller et eget interntinformasjonsteam kan også bidra i utforming, gjennomføring og systematiskkvalitetssikring av gjennomføringen av informasjonsprogrammet.3.5. Retur- og tilbakevendingsarbeidetTilsynet har hatt fokus på bl.a.:• Mottakets arbeid med retursamtaler• Metoder for arbeid med tilrettelegging for frivillig retur• Kompetanseheving på returarbeidUDIs vurderingReturansvarlige snakker kun med voksne om dette temaet, ut fra overbevisningen om at det er foreldrenes plikt å snakkemed barna sine. UDI anbefaler mottaket å veilede og oppmuntre foreldrene til å snakke med barna om hjemlandet og eneventuell retur dit. Det er viktig at barna er realitetsorientert den dagen politiet eventuelt står på døren for å følge dem tilhjemlandet. Foreldrene bør ansvarliggjøres i forhold til at barna ikke skal få en traumatisk opplevelse. Vi minner ogsåTilsynsrsapport Toten mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 10

om at returperspektivet skal finnes hos alle ansatte. Mange uformelle arenaer der man omgås beboerne kan benyttes til åholde denne tanken fremme som en mulighet i fremtiden.Personalet skal følge INCORs veiledningsserie (fire bolker) høsten 2008 / våren 2009.Det ser ut til at mottaket i år har et større fokus på returarbeidet enn før, se også punkt 5.Tilsynsrapport Toten mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 11

4. Beboerrettet arbeid – grupper med særlige behovMålsetting:Det beboerrettede arbeidet skal tilrettelegges og differensieres ut fra enkelte gruppers særligebehov.4.1 Enslige mindreårigeTilsynet har hatt fokus på:• Rutiner for skjerming og sikkerhetstiltak for EMA i EM-avdelingerUDIs vurderingMottaket har ikke avdeling for enslige mindreårige. For tiden har de en beboer som oppgir å være mindreårig, men somantas å være over 18 år. Det er litt uklart for UDI hvor godt de ansatte kjenner EM-rutinene, vi anbefaler å gjennomgådisse på personalmøter.4.2 Barn og ungdomTilsynet har hatt fokus på:• Samarbeid med sektormyndigheter• Tilrettelegging for at foreldre kan ivareta sitt omsorgsansvar• Avlastningstilbud for småbarnsforeldre i forbindelse med de voksnes deltakelse i norskundervisning oginformasjonsprogramUDIs vurderingMottaket har liten kontakt både med Barne og ungdomsspsykiatrien (BUP) og Pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT).Med BUP har mottaket kontakt fra sak til sak. PPT ønsker å forholde seg direkte til skolen.Informasjonsprogram for barn og unge over 12 år: to g/mnd. etter skoletid, følger rulleringen i det ordinæreinformasjonsprogrammet. UDI mener at denne arenaen er viktig for systematisk å holde hjemlandstanken varm overfordenne aldersgruppen; være nysgjerrig på og diskutere mat, kultur, tradisjoner, relasjoner, og trekke tråder mellom livet ihjemlandet og Norge.Alle har et tilbud om leksehjelp på skolen. Det gjennomføres leksehjelp på mottaket mer sporadisk.Barnekroken på mottaket er lite i bruk. 2–5-åringer får barnehageplass.Barn- og ungeansvarlig har tenkt å ha foreldreveiledning fire ganger pr. år, første gang i april. Hun har vært på kurs omdette.4.3 KvinnerTilsynet har hatt fokus på:• Kvinnegruppe• Tilpasset informasjonTilsynsrsapport Toten mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 12

• Aktiviteter for kvinnerUDIs vurderingMottaket gir ett års ”svangerskapspermisjon”, dvs. fritak fra deltakelse i informasjonsprogrammet, til kvinner som harfått barn, ut fra tanken om at slik er det ute i det norske samfunnet. Spedbarnsmødrene gis likevel nødvendiginformasjon, som helse- og retur. Dette er ikke i tråd med UDIs retningslinjer.Småbarnsmødre må oppmuntres til å delta i informasjonsprogrammet, og det må legges praktisk til rette for at de harmulighet for det.AvvikDeltakelse iinformasjonsprogrammeter obligatorisk, jfr.kravspesifikasjonenpunkt 3.2.1.Kun unntaksvis, og etter godkjenning fra UDI, kan en beboerfritas for deltakelse, jfr. Kravspesifikasjonen 3.2.1. Jfr. Veileder tilinformasjonsmedarbeidere i mottakene kan fritak ”bare innvilgesved egen eller barns sykdom, arbeidspraksis, kursdeltakelse ellerarbeid som kolliderer med informasjonsmøtene. Etter fødselinnvilges ”svangerskapspermisjon” fra møtene i seks uker.” [...]”UDI forutsetter at det gis tilbud om en barnepassordning påminimum 3 timer per dag fra mandag til fredag.”Mottaket skal harettet opp i forholdetog rapportert til UDIRKIØ innen01.09.08.Tilsynsrapport Toten mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 13

5. Oppfølging av tilsyn 2007Kravspesifikasjonen pkt.2.2.4. Driftsoperatør skal påse at de krav og pålegg UDI har gitt itilsynsrapporten blir fulgt opp innen de frister som er fastsatt.Avvik:I fjorårets tilsynsrapport fikk mottaket avvik pga manglende barnefaglig og pedagogisk kompetanse, jfr.Kravspesifikasjonens pkt 2.3.4. Barne- og ungeansvarlige er nå i gang med fjernutdanning som pedagogisk assistent.Dette er godkjent av UDI Regionkontor Indre Østland (RKIØ) som ”tilsvarende kompetanse”.Mottaket fikk også pålegg om å iverksette aktiviteter innen retur, som gjenspeiler satsingsområdene – utprøving av nyemetoder eller tilnærmingsmåter til arbeidet. Fristen på tilbakerapportering til RKIØ ble overholdt.Merknadene omhandlet- At mottaket måtte lage og overholde rutiner som sikrer at alle enkeltbeboere som har spesielle oppfølgingsbehov,fanges opp av personalet. Dette er ivaretatt.- At ansattes sikkerhet må ivaretas i de tilfellene de er alene med beboere i kontorlokalene.Med ett unntak kan alle kontordører i 1. etasje låses. Vi forutsetter at også den siste låsen kommer på plass. 2. etasje idet nye administrasjonsbygget inneholder bl.a. kjøkken og møterom. Der skulle det monteres brannstige. Personalet gauttrykk for at de ønsker å få montert alarmknapper på hvert kontor, men UDI oppfattet ikke at dette var besluttet.Mottaket ga skriftlig tilbakemelding om denne merknaden til RKIØ innen fristen, og har fokus på området i årsplan ogårsrapport. Ubehagelige situasjoner kan forekomme, men så lenge personalet er bevisste på dette, diskuterer tenktesituasjoner og øver på å takle ulike konfrontasjoner, anser vi sikkerheten som ivaretatt- Boligenes tilpasningsmuligheter. Ei leilighet kan nå tilpasses rullestolbruker.- Forbedre det bosettingsforberedende arbeidet, i hht. tilbakemelding fra IMDi. UDI anbefalte opplæring/kurs oghospitering for bosettingsansvarlige. Vi har ingen holdepunkter for at noe av dette er gjort, men i og med at ogsåbosettingsansvarlig var relativ fersk i feltet, vil nok en del erfaring i mellomtiden være vunnet.- At tolkebudsjettet og -regnskapet burde økes utover de avsatte kr 20 000. Dette anses fulgt opp; budsjettet for 2008lyder på kr 50 000.De krav og pålegg som ble gitt i forrige tilsynsrapport, er fulgt opp.Tilsynsrsapport Toten mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 14

6. Oppsummering av avvik/ merknadAvvik defineres som manglende oppfyllelse av UDIs krav.Merknad er forhold som ikke kan defineres som avvik, men der UDI mener mottaket har etforbedringspotensial.6.1 AvvikMottaket mangler ensamlet kompetanseplan,jfr. kravspesifikasjon2.3.4.Pengereglementetsfortolkningsskriv 7.1Deltakelse iinformasjonsprogrammeter obligatorisk, jfr.kravspesifikasjon 3.2.1.Skriftlig kompetanseplan skal lages og rullere sammen medmottakets årsplan.Det skal minimum gjennomføres en etterkontroll av beboersinntekts- og formuesforhold 6–12 måneder etter ankomst. Forbeboere som blir boende på mottaket i mer enn ett år, skal detforetas etterkontroll av inntekts- og formuesforhold minsthver 6. måned.Kun unntaksvis, og etter godkjenning fra UDI, kan en beboerfritas for deltakelse, jfr. Kravspesifikasjonen 3.2.1. Jf.Veileder til informasjonsmedarbeidere i mottakene kan fritak”bare innvilges ved egen eller barns sykdom, arbeidspraksis,kursdeltakelse eller arbeid som kolliderer medinformasjonsmøtene. Etter fødsel innvilges”svangerskapspermisjon” fra møtene i seks uker.” [...] ”UDIforutsetter at det gis tilbud om en barnepassordning påminimum 3 timer per dag fra mandag til fredag.”Sendes inn til RKIØsammen med årsplan for2009. Frist: 01.01.09.Mottaket må lage rutinerfor oppfølging avetterkontrollen, oggjennomføre dette ieksisterende mapper.Frist for rapportering tilRKIØ: 01.07.08.Mottaket skal ha rettetopp i forholdet ograpportert til UDI RKIØinnen 01.09.08.6.2 MerknadEi kontordør mangler lås.Mottaket sliter med å sikre atinformasjon er forstått, og evalueregjennomføringen av programmet. Jf.Kravspesifikasjon 3.2.1 og Veiledertil informasjonsmedarbeidereEttersom kontorene ligger så tilgjengelig for hvem som helst, bør allekontordørene ha låsbar dør.Kanskje kan hospitering ved annet mottak eller gjenopprettelse av / deltakelse imottakenes forum for informasjonsmedarbeidere (infoforum) kunne tilføreideer om metoder som ikke er forsøkt. Samarbeidsrådet eller et eget interntinformasjonsteam kan også bidra i utforming, gjennomføring og systematiskkvalitetssikring av gjennomføringen av informasjonsprogrammet.Tilsynsrsapport Toten mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 15

Mottakets arbeid er vurdert ut fra følgende kilderDokumentasjon:Årsrapport 2007Årsplan 2008Budsjett 2008EgenerklæringenDiverse rutinebeskrivelserMandat for samarbeidsrådetRegnskap 2007 var ikke tilgjengelig ved tidspunktet for tilsynsmøtet 2.4.08Andre informasjonskilder:Telefonsamtaler og epostveksling med mottakslederTilsynsmøte på mottaket 2.4.08*Skriftlig tilbakemelding fra flere kommunale instanserMøte med representanter for samarbeidsrådet 2.4.08*** Til stede på tilsynsmøtet 2.4.08 var:Fra mottaket:Hallstein Saunesdriftsoperatør, Link ASValentyna Jørgensen leder, returansvarligMarianne Aanstadinformasjon, bosettingLine NielsenHMS, kvinner, barn/ unge, økonomi, administrasjonTone Eilen Hellum økonomi, administrasjonSelman Al-Mialliaktiviteter, vedlikeholdFra UDI:Mette Moen BaatvikMargareth Heitmann Raschrådgiver, UDI Regionkontor Midt-Norgerådgiver (og hovedansvarlig på tilsynsmøtet), UDI Regionkontor Nord** På UDIs møte med representanter for samarbeidsrådet 2.4.08 deltok:Houlacoui, YelenaHoulacoui, MahmoudTilsynsrsapport Toten mottak Utlendingsdirektoratet mai 2008 16