Hvordan lage en vitebok - SiO

Hvordan lage en vitebokHva er en vitebok og hvorfor bør vi ha det?Dette dokumentet gir en oversikt over hvilke ting som bør være med i en vitebok forstudentforeninger. En vitebok er en bok som omfatter stillingsinstrukser, rutiner, tips,deler av foreningens historie og annet som gjør det lettere å sette seg inn i foreningensliv og praksis. En vitebok kan også kalles håndbok, kunnskapsperm eller annet. Detviktigste er innholdet!Meningen er ikke å lage rutiner ut av alt som gjøres i foreningen, men å gi foreningen etgodt verktøy for sitt arbeid. Ved å skrive ned en del kunnskap slipper man å gjøre desamme feilene om igjen. En vitebok gir et grunnlag som foreningen kan bygge videre på.Dette gjør at foreningen kan gjøre mer av de morsomme tingene fordi man vet hvordande kjedelige gjøres. En god vitebok kan være motiverende fordi man ser at man kanarbeide videre med det andre har gjort før, og det gir en følelse av tilhørighet tilorganisasjonen. Forholdet mellom rutiner og det arbeide man gjør er godt beskrevet avIvar Magnussen i Blindern Filmklubbs Håndbok (1992/1996): ”Gode rutiner skal væresom lufta man puster i – man skal ikke merke dem. De skal være som en trapp man gåropp, ikke et tre man må klatre i.”Det må selvsagt være et rimelig forhold mellom størrelsen på foreningen og størrelsen påviteboken. En stor forenig trenger flere rutiner og har mer informasjon som må samles.Den type informasjon som skrives ned bør i stor grad være de samme uansett størrelse.Bruk og oppdateringDet er to punkter som er svært viktige for at det skal være noe nytte i en beskrivelse avstillinger, rutiner og oppgaver i en forening: Bruken av oversikten og oppdatering av den.For at en vitebok skal ha en verdi må den brukes. Helst bør den brukes i det dagligearbeidet, men man bør også lage ordninger som gjør at man husker at den er der. Foreksempel kan det være leders ansvar å gå gjennom boken på et møte tidlig i semesteret,eller man kan ta den med seg på hytteturen og se på den der. Boken bør også være letttilgjengelig i en perm på kontoret eller på nettsidene.Kontinuerlig oppdatering av boken er essensielt for at boken skal kunne brukes. Hvisinnholdet er utdatert er det til liten nytte. Det er også en mye større jobb å oppdatere enhelt udatert vitebok enn å legge til og endre noen få ting hvert år eller semester.Ansvaret for oppdatering bør legges til en bestemt stilling. To aktuelle stillinger kan væreleder eller nestleder, siden disse har et overordnet ansvar for foreningens virke. Det erviktig å merke seg at den som har ansvar for oppdateringen ikke skal gjøre det selv, mensørge for at alle skriver inn sine erfaringer.InnholdHvor detaljert og innholdsrik en vitebok er, vil variere, men enkelte elementer er etminimum:- StillingsbeskrivelserFor hver stilling i styret og viktig arbeidsoppgave i foreningen (f.eks. funksjonærer påulike områder) må det skrives en beskrivelse. For hver stilling må følgende inkluderes:- Ansvar.- Arbeidsoppgaver.- Kompetansekrav til stillingen.- Tipsliste fra de som har hatt stillingen tidligere.- Vedtekter/loverForeningens vedtekter eller lover må inkluderes.

- Rutiner og beskrivelse av viktigste oppgaverDe fleste foreninger har enkelte ting som de gjør ofte og som må gjøres på en spesiellmåte. Dette kan være å drive en bar, arrangere fester og debatter, eller gi ut et blad. Tildisse oppgave må rutinene beskrives. Dette er viktig for at alt skal huskes og for at altgjøres i riktig rekkefølge. Når et medlem har gjort en oppgave noen ganger, trenger haneller hun ikke beskrivelsen lenger, men for å få opplæring er den viktig. Når man er nyvet man ikke alltid hva man skal spørre om. Rutinebeskrivelser gjør det også lettere åforutsi hvor lang tid en oppgave tar, eller hvor mange som trengs for å gjøre den. Forforeninger som har lokaler er det viktig å inkludere de praktiske rutinene (brann, vakt,sikkerhet)Arrangementer som gjentas ofte bør også ha en beskrivelse. Dette kan være enhuskeliste eller sjekkliste over alt som må gjøre, bestilles og ordnes.- Økonomiske rutinerDe økonomiske rutinene er som regel ansvaret til økonomiansvarlig. Grunnen til at dissenevnes spesielt er at dette ofte er svært spesifikke ting som må gjøres helt riktig (føreregnskapet, betaler regninger), og at det for foreningen er spesielt viktig å ha orden iøkonomien. Kunnskapen som en økonomiarbeider bygger opp kan ofte gå tapt når denneslutter. Sørg derfor for å få det viktigste ned på papiret slik at dette arbeidet kanivaretas. En god innføring i hvordan økonomiarbeidet i foreningen gjøres, gjør det ogsålettere å få folk til å ta på seg dette vervet.Disse elementene er et minimum. Det er svært mange andre lure ting som kaninkluderes, både som gjelder konkrete oppgaver og mer abstrakte ting som er viktige forforeningen.- HistorieDet er viktig at også nye medlemmer blir kjent med hovedtrekkene i foreningenshistorie. Dette gir en følelse av tilhørighet, og forklarer hvorfor ting er som de er i dag.Man må ikke fortape seg i denne delen (selv om enhver forening fortjener sinavhandling), men gi en kort oversikt.- AvtalerDersom foreningen har avtaler med andre (leverandører, bruk av lokaler, andreforeninger) bør disse legges inn i hviteboken. Dersom foreningen har lånt penger er detekstra viktig å ha oversikt over alt.- Eksterne kontakterDe fleste foreninger har kontakt med mange andre personer, firmaer og foreninger, menofte kan disse kontaktene forsvinne når en person slutter. Lag derfor oversikt over hvemdere har og skal ha kontakt med, hvem sitt ansvar dette er, og kontaktinformasjon til dedere ønsker å holde kontakt med.- Finansiell støtteDe fleste foreninger søker om finansiell støtte. Her er det mye å huske på: Hvor man kansøke, hva som kreves av dokumentasjon, når fristen er osv. Få det ned på papiret!- Lover og reglerEn del foreninger driver med aktiviteter som gjør at det er viktig å kjenne lover og reglersom gjelder på området. Det typiske eksemplet er bardrift, hvor det er flere lover somregulerer driften. Det er viktig at dere har oversikt over hva dere må kjenne til og hvordette finnes.

- RekrutteringDersom foreningen har – og det bør man! – et opplegg for rekruttering, kan detteinkluderes i hviteboken. Her er det viktig å få med hva man har erfart fungerer og hvasom ikke har fungert, slik at man enklest kan verve nye medlemmer.- InternrekrutteringDette er ofte et forsømt område. Det sees som naturlig at noen vil påta seg verv, mendet er ikke alltid tilfellet. Tanker om hva man får ut av et verv, hvordan et verv kanutføres, hvilke goder som følger med kan være viktige å ha i bakhånd når man skalprøve å skaffe nye personer til oppgaver.- OrganisasjonskulturDet er ikke mange studentforeninger som har skrevet ned tanker rundt sinorganisasjonskultur, men det er mange som snakker mye om organisasjonskulturen. Forde som begynner i foreningen og de som allerede er aktive er det klargjørende å haskrevet ned tanker om møtekultur, hva som er tillatt og ikke tillatt, hvordan problemerskal tas opp og løses, og så videre.- Hva-hvis oversiktEn liste over vanlige problemer eller mulige problemer som kan oppstå i en forening ,med tips til løsninger er et hendig verktøy som kan spare mange for mye strev.- OrganisasjonskartDersom foreningen er stor, gir et organisasjonskart en fin oversikt over helheten.- HandlingsplanHvis foreningen lager en handlingsplan kan den legges ved.- ReferaterReferater fra generalforsamlinger og andre viktige møter kan også samles i permen- TipslisteEn liste over lure ting som dere kan gjøre igjen.- TabbelisteEn liste over ting dere ikke skal gjøre igjen.Praktisk- OppbygningDet er viktig å ha en innholdsfortegnelse, slik at det er lett å finne fram.- UtseendeDet lureste når man skal lage en vitebok er å ha det i en perm. Da er det lett å skifte utde ulike delene når de oppdateres. For at boken skal være lett å bruke og lese børutseendet være helhetlig. Det er lurt å lagre så mye som mulig i en fil, slik at man har altsamlet.- OppbevaringPass på å oppbevare den elektroniske utgaven på et trygt sted. Det er denne dere brukernår dere oppdaterer boken. Send en kopi av filen til Studentliv for trygg oppbevaring.