Public 360° understøtter regjeringens digitaliseringsprogram!

Public 360° understøtter regjeringensdigitaliseringsprogram!

Realiser regjeringens digitaliseringsprogram i dag!Public 360° understøtter regjeringensdigitaliseringsprogram!I 2012 lanserte regjeringen det nasjonale digitaliseringsprogrammet. Programmet setter rammene forden videre offentlige digitalisering, med fokus på anvendelse av IT for å styrke den offentlige sektor. Detgjøres klart at det offentlige er helt avhengige av besparelser og effektivisering for å kunne opprettholdeet akseptabelt servicenivå. I denne brosjyren gjennomgår vi utvalgte deler av digitaliseringsstrategien,og forklarer hvordan den kan understøttes med Public 360°.Den digitale postkasse & innbyggerdialogFor innbyggerne blir digitale løsninger hovedregelen for skriftligkommunikasjon med offentlige myndigheter.Det blir en default, men som kan velges bort av brukeren.Papirblanketter og skjemaer skal utfases slik at alle kan kanta i bruk selvbetjening via internett, og alle innbyggere skaletterhvert få en digital postkasse hvor de mottar alle brev fradet offentlige.Digital kommunikasjon som et naturligførstevalgHjørnesteinen i den offentlige digitaliseringsstrategien er atdigital kommunikasjon skal være det naturlige førstevalg idialogen med det offentlige. Der det er mulig å føre dialog,skal digital kommunikasjon være den foretrukne kanal.Digital kommunikasjon med innbyggere og myndigheter eren av de lavest hengende fruktene for gevinstpotensialet iden offentlige saksbehandling. Både i utsendelse og mottakav henvendelser er det enorme gevinster å hente ved å tilbyinnbyggere og myndigheter muligheten til å kommuniseredigitalt. I følge analyser er det 20-30 ganger billigere å behandleen henvendelse digitalt enn ved manuell håndtering ogregistrering. I tillegg medfører manuelle rutiner at medarbeiderebruker unødig tid på oppgaver som ikke skaper verdi.Det brukes i dag svimlende beløp på porto og forsendelse avpapirbaserte brev til innbyggere og myndigheter. Overgangentil digitale kanaler reduserer disse kostnadene kraftig,samtidig som serviceopplevelsen forbedres.Den digitale postkasse er allerede en offentlig felleskomponenti Danmark. Gjennom tett samarbeid med danskekunder har Software Innovation videreutviklet Public 360° slikat produktet er klart for å støtte tilsvarende tiltak i det norskemarkedet etterhvert som de settes i gang.Public 360° støtter allerede de kommersielt tilgjengelige tjenesteneDigipost og eBoks. Videre støtter vi bruk av meldingsbokseni Altinn som kanal for digital post til innbyggere.Digipost kan på mange måter betraktes som forløperen tilden digitale postkasse, og håndterer en del av de sammeproblemstillingene knyttet til sikkerhet og pålitelighet somden digitale postkasse skal ta hånd om. Public 360° tilbyrfull integrasjon med Digipost. Digipost er tilgjengelig som en”kanal” i Public 360° Ekspedering, og er i dag implementerthos blant annet Sarpsborg kommune.Altinn - FAD evaluerer om meldingsboksen i Altinn skal væreden digital postkasse i Norge. Flere kommuner kjører nået pilotprosjekt for bruk av Altinn som kanal for digital posttil innbyggerne. I regi av KS er det utviklet en kommunalfelleskomponent, SvarUt, for integrasjon med Altinn, somsamtidig videresender til print om innbyggeren ikke leser dendigitale meldingen innenfor den definerte fristen.

Realiser regjeringens digitaliseringsprogram i dag!Kommunikasjon mellom myndigheterDet er et stort fokus på digital korrespondanse mellom innbyggereog myndigheter, og det er betydelige gevinsterknyttet til dette. Samtidig er det store muligheter knyttet tilkorrespondanse myndigheter imellom. Daglig oversendesdokumenter eller hele sakskomplekser både internt i enmyndighet med forskjellige systemer, men også myndigheteri mellom. Altfor ofte sendes denne informasjonen enten somet fysisk brev med et saksomslag eller som en e-post. Derettermå den myndigheten som er mottaker manuelt oppretteinformasjon i eget system.Software Innovation har deltatt i BEST-projektet (Bedre ElektroniskSamhandling og Tjenester), som hadde som formålå forenkle utveksling av dokumenter og informasjon mellommyndigheter. Modellen Elektronisk DokumentUtveksling(EDU) er definert på bakgrunn av dette.EDU-løsningen gir full støtte for avsending og mottak avdokumenter mellom offentlige myndigheter. Løsningen gir fullsikkerhet og kryptering, og kan derfor også brukes til oversendelseav personsensitive opplysninger.Både Public 360° og DocuLive støtter avsending av dokumentervia EDU. I tillegg har løsningene innebygget funksjonalitetfor automatisk opprettelse av saker og dokumenterpå bakgrunn av meldinger som er mottatt via EDU. Når enmelding kommer inn tolkes den, og på bakgrunn av interntoppsatte regler og medfølgende metadata, blir det avgjortom det skal opprettes en ny sak, eller om dokumentet er delav pågående saksbehandling. Oversendelse skjer ved hjelpav de internasjonale standardene ebXML og ebMS, og understøttersamtidig NOARK 4 og 5.Med anvendelse af EDU er det to åpenbare fordeler: Sikkerog strukturert oversendelse mellom myndigheter, og mindremanuelt arbeid knyttet til registrering.Selvbetjening for innbyggere på webEt økende antall henvendelser kommer digitalt, og andelenforventes å vokse dramatisk i løpet av de neste år - i taktmed at det nasjonale digitaliseringsprogrammet blir realisert.I digitaliseringsprogrammet fastslås det at all innbyggerdialogskal skje på internett, og de første initiativer igangsettesallerede i år. Her står Altinn sentralt, der enhver henvendelsefra innbyggerne vil utløse en digital forespørsel tilmyndigheten. Dermed opprettes et grunnlag for å redusereden manuelle saksbehandlingstiden og høste effektiviseringsgevinster.Det krever imidlertid at myndigheden er klar for å motta ogbehandle henvendelser digitalt. At en innbygger fyller ut etskjema elektronisk og sender den til myndigheten, vil ikke iseg selv gjøre registreringen smidig eller digital. I verste fallender det opp i en full innboks, og ingenting er vunnet. Derforer det et stort behov for et system som kan håndterehenvendelser på en smidig måte og sikre at de blir registrertog behandlet korrekt.Som et eksempel på hvor effektiv denne prosessen håndteresi Public 360°, kan innsynsbegjæringen trekkes frem.Løsningen leveres med mulighet for automatisk importav forespørsler dersom innsynsbegjæringen er sendt viaOffentlig Elektronisk Postjournal (www.oep.no), og understøtterdermed både den digitale selvbetjening, digitalkommunkasjon og effektiv saksbehandling.Med Public 360° får virksomheten en komplett løsning formottak av henvendelser, som har velfungerende og velprøvdemekanismer for effektiv behandling og registrering. Løsningenunderstøtter de mest anvendte formatene for utvekslingav data til og mellom offentlige myndigheder, slik som Altinn,Digipost og OEP eksport, og støtter også NOARK-krav.Med Public 360° er det mulig å sende og motta dokumentermed full understøttelse av NOARK 5-standarden for oversendelse.Software Innovation var den første leverandøren somfikk sin løsning NOARK- 5 sertifisert, og har et stort fokuspå å levere løsninger som tilfredsstiller krav fra den offentligeforvaltning.Skjema/FormularDKAL/e-post360Opprettelseav sakAutomatiskarkiveringFordeling tilsaksbehandlerPublic 360° kobler innkommende korrespondanse med enhandling i systemet. Dette sikrer at informasjon blir korrektregistrert og oversendt til den riktige saksbehandler i korrekttilstand. Dermed unngår man at det skapes interne flaskehalseri organisasjonen.

Realiser regjeringens digitaliseringsprogram i dag!Enkel tilgang til offentlig informasjonSom en forutsetning for effektive selvbetjeningsløsninger,må informasjon gjøres tilgjengelig for innbyggere og andreinteressenter. Det kan for eksempel være postlister i denkommunale forvaltning, innbyggerens egen sak, avgjørelseri statsforvaltningen osv.Public 360° kommer med rik funksjonalitet som gir kompletteløsninger for publisering av informasjon, samt tilhørende, veldokumenterteintegrasjonskomponenter.Prokom Sem & Stenersen leverer portal- og skjemasystemertil norske kommuner. Public 360° er fullt integrert idenne innbyggerportalen, som bl.a. omfatter følgende funksjonalitet:• Automatisk import av elektroniske skjema (via 360°Importsenter)• Presentasjon av «Mine saker» i portalen, med drilldowntil dokumenter, filer og status for progressplan• Presentasjon av offentlig informasjon fra Møte &Utvalg (utvalg, medlemmer, møter, dagsorden, saker,dokumenter)• Presentasjon av offentlig journalMin Sak er et sett av webservices for integrasjon mellomPublic 360° og portaler. Formålet er å gi innbyggere ogkunder adgang til egen sak og informasjon på en sikker ogoversiktlig måte, og med funksjoner for drilldown og filtreringer.Anvendelsen av disse services skjer med full understøttelseav den interne rettighetsmodellen.360° Offentlig Journal er en totalløsning for publisering avoffentlig informasjon på internett. Modulen understøtter densamlede prosessen med publisering av postlister og dokumenter,og har organisasjoner og myndigheter som er underlagtoffentlighetsloven som sin målgruppe. Løsningen er ennettskybasert implementering, og det er derfor ikke behov forat myndigheten setter opp dyr, lokal infrastruktur.Politisk agenda tilhører samme familie som Offentlig journal.Modulen muliggjør publisering av møter avholdt i offentligemyndigheter, og som er påkrevd offentligjort. Løsningenstøtter selve publiseringen fra Public 360° har funksjonalitetfor søk og overblikk med tilgang til informasjon via internett.Løsningen håndterer personsensitive data og saker untattoffentligheten, og gjør det enkelt å følge de forvaltningsmessigeprinsippene om fullt innsyn.Les mer om 360° Offentlig Journal og360° Politisk Agenda på vår webside.

Realiser regjeringens digitaliseringsprogram i dag!Digital saksbehandling i offentlig forvaltningPresset på offentlig forvaltning har de siste årene værtøkende. Innbyggere forventer et høyere servicenivå, og deter stadig færre ressurser tilgjengelig for håndteringen av allehendvendelser. Det er derfor avgjørende at myndighetenehar effektive og smidige systemer som understøtter saksbehandlingsprosessene.I takt med at det offentlige legger til rette for flere selvbetjenings-løsninger,har forvaltningen også blitt mer åpen. Resultateter økt oppmerksomhet rundt, og kjennskap til, de rettigheterog muligheter innbyggerne har. Dette er positivt, menlegger samtidig press på intern saksbehandling og fokusetpå å unngå flaskehalser. Målet er at innbyggerne skal opplevedigitaliseringsprosjekter som en reell forbedring, bådemed tanke på responstid og kvalitet i saksbehandlingen.360° Innsynsbegjæring er en modul som gir deg mulighettil å effektivt håndtere forespørsler om innsyn og rapportereom saksbehandlingstiden i organisasjonen. 360° Innsynsbegjæringer en modul som bistår virksomheten under hele behandlingsprosessenav innsynsforespørsler. Den håndterermottak av forespørsler gjennom en rekke forskjellige kanaler,og sikrer en konsistent måte å håndtere registrering ogfrister for behandlingen. Den kan også automatisk oppretteforespørsler i systemet gjennom integrasjon mot virksomhetensfellespostkasse. Modulen støtter både den generelleprosedyren og den påfølgende utsendelsen til søkeren.Tilrettelagte forløpsmaler I offentlige myndigheter er detspesifikke virksomhetsprosesser knyttet til ulike områder.Disse prosessene er viktige for den daglig driften, og måkontinuerlig tilpasses endringer i lovgivning og offentlig fokus.Som myndighet er det derfor viktig å ha kontroll på at disseprosessene avspeiles i dokumenthåndteringssystemet og atde kan vedlikeholdes uten spesialtilpasninger.Public 360° inneholder omfattende funksjonalitet for prosesstøtte.Prosessene opprettes og vedlikeholdes av kunden,og det er avanserte muligheter for integrasjon og logikk iforløpsmalene.Les mer om 360° Innsynsbegjæring og tilrettelagte forløpsmalerpå vår webside.Public 360°er rik på funksjonalitet og er basert på mer enn 25års erfaring med saksbehandling i offentlig sektor. Løsningenlar medarbeiderne jobbe mer effektivt gjennom bedre lagring,deling og kontroll over informasjon, og sørger for en mereffektiv tidsbruk.360° Foreleggelse er en modul som støtter formelle foreleggelses-og godkjenningsprosesser. Med denne modulenfår du oversikt over alle foreleggelser i din organisasjon, ogden gir også mulighet for å benytte automatisk utsendelseav dokumenter (ekspedering) som et integrert element i godkjenningsprosesser.Foreleggelsesprosessen har strengeregler for dokumentasjon, der man på en klar og entydigmåte vil kunne se hvem som mottok et dokument eller eninnstilling, eksakt hvordan det så ut på det tidspunktet, samthvilke beslutninger som er tatt.Les mer om 360° Foreleggelse på vårwebside.Les mer om hvordan det danske FolketingetsOmbudsmann har tatt i bruk 360° Foreleggelsepå vår webside.På websiden kan du lese mer om Lånekassen sommed hjelp av Public 360° blant annet har automatisertdeler av sin saksbehandling.Erfaring fra DanmarkI 2011 lanserte Danmark en digitaliseringsstrategi med fokuspå offentlig digitalisering i perioden 2011-2015. Denne strategiener veldig interessant for Norge, da den er nært beslektetmed programmet som regjeringen akkurat harlansert. Ved å se til Danmark, som har kommetlenger i realiseringen av strategien og utviklingenav infrastuktur, kan vi lære om danskenessuksessfaktorer for effektiv implementering.Software Innovation har Danmark somet av sine hovedsatningsområder og følgerutviklingen nøye. Public 360° har derfor alleredede nødvendige komponenter for digitaliseringtilgjengelig. Offentlige virksomheter kan dermeddra fordeler av at Software Innovation alleredehar omfattende erfaring med utviklingog integrasjoner mellom Public 360°og nasjonale komponenter forinfrastruktur.

Realiser regjeringens digitaliseringsprogram i dag!De siste årene har Danmark sittet i det internasjonale førersetetnår det gjelder digitalisering av offentlig forvaltning,og deres erfaringer er derfor sentrale i det pågående arbeidetmed innovasjon og effektivisering av den norske offentligesektor.Den danske digitaliseringsstrategien har tre fokusområder:• Eliminere bruk av papirskjemaer og brevpost• Ny digial velferd• Tettere digitalt samarbeid i det offentligeFor å bidra til å realisere målene som er satt, er det etablerten nasjonal infrastruktur som legger det tekniske fundamentetfor digitaliseringen.En felles digital postkasse for offentlig og privatEn sentral del av infrastrukturen er Digital Postkasse. Konsepteter stort sett identisk i Norge og Danmark, men iDanmark er det derimot allerede i drift, og det er besluttetat postkassen er obligatorisk for alle i 2015. Selv om detteennå ikke er et krav, er det stadig flere myndigheter og privatpersonersom registrerer seg og tar i bruk ordningen. Prinsippeter at man som myndighet skal kunne sende alle formerfor korrespondanse til innbyggere elektronisk, direkte til dendigitale postkassen.Public 360° - neste generasjons dokumentogsaksbehandlingsløsningPublic 360° er en fremtidsrettet løsning for saksbehandling,dokumenthåndtering og arkiv for offentlig forvaltning, byggetpå Microsoft SharePoint og Office. Public 360° legger til rettefor en effektiv og moderne digital og åpen forvaltning, samhandlingog innbyggerdialog.Public 360° er utviklet for å møte offentlige virksomhetersbehov for effektiv og sikker håndtering av dokumenter, sakerog informasjon. Public 360° skaper god elektronisk samhandlingog kunnskapsdeling, internt og eksternt, og skaberbedre serviceytelse gjennom effektivisering og automatiseringav prosesser for saksbehandling, informasjonshåndteringog informasjonsdeling. Løsningen spiller en sentral rolle i åskape en mer åpen forvaltning og en levende demokratiskprosess.Public 360° er en ”out-of-the-box” standardløsning tilpassetoffentlig forvaltning som gjennom mer enn 25 år har blitt utvikletog optimalisert i tett samarbeid med våre kunder.Flere kunder i Danmark, for eksempel Folketingets Ombudsmannog Konkurranse- og forbrukertilsynet, har alleredet tatti bruk integrasjonen mellom Public 360° og den digital postkassemed suksess.Bruk av eID og signaturerFor å ivareta sikkerhet og verne personsensitive data er detutviklet en nasjonal elektronisk identifikasjon (eID) til bruk forbåde offentlige myndigheter og innbyggere. Public 360° harallerede tatt i bruk denne komponenten, blant annet til digitalsignering av brev. Brevene kan videresendes enten til dendigitale postkasse eller via sikker e-post.Software Innovations mangeårige relasjon med noen av defremste virksomhetene innen offentlig forvaltning, har resulterti en løsning som gir unik støtte for forvaltningsmessigeprosesser og effektiv bruk av eksisterende infrastuktur. Ved åvære den eneste leverandøren av en dokument- og saksbehandlingsløsningsom er sterkt representert i hele Skandinavia,er det mulig å ta det beste fra hvert spydspissprosjekt oggjøre dette til standarder i produktet til gagn for alle.

Software Innovation er et skandinavisk selskap og blant de internasjonalt ledende leverandørene av programvare for informasjonshåndtering,dokumentkontroll og saksbehandling. Med 25 års erfaring og kompetanse arbeider vi målrettet med å levere fremtidsrettede, fleksibleog brukervennlige løsninger. Vi skaper god kunnskapsdeling, effektiv samhandling, virksomhetskontroll og bedre service i private og offentligevirksomheter. Våre standard bransjeløsninger er bygget på Microsoft SharePoint og Office - markedets ledende plattform for samhandling.Software Innovation AS | Rolfsbuktveien 4C | N-1364 Fornebu | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.no | info@software-innovation.no