ProArc_Mag_06 - Software Innovation

LEDERET NYTT FOLKESTYREArbeidet med å gjøre offentlig sektor mer tilgjengelig er i fullgang. Informasjonstilgangen for innbyggerne skal forbedresog dialogen mellom dem og det offentlige skal forenkles.FESD-prosjektet i Danmark skal resultere i digitaliseringav forvaltningen basert på felles teknologiske standarder.I Sverige arbeider Statskontoret med tilsvarende målsetting.Den norske regjeringens handlingsplan eNorge 2009, kreverblant annet at tjenesteleverandørene tilbyr sine tjenesterelektronisk, og at tjenestene skal gjøres tilgjengelig påinnbyggerportalen MinSide.Innbyggerne er ikke bare modne for dette – stadig flereforventer det. Undersøkelser gjort av daværende Moderniseringsdepartementetog Software Innovation i forbindelsemed MinSide-prosjektet, viser at innbyggerne har storeforventninger til elektroniske tjenester fra det offentlige.Over halvparten mener de vil få stor nytte av det. Denneandelen vil øke i takt med befolkningens voksendekunnskap om gevinstene ved slike løsninger.Innbyggerne har avanserte behov og krever avansertetjenester der de selv kan delta aktivt i de offentlige arbeidsprosessene.Dette er helt overensstemmende med statligeog kommunale virksomheters behov for effektiviseringgjennom prosessautomatisering og -deling.Den viktigste oppgaven offentlige tjenestetilbydere nå ståroverfor, er derfor å digitalisere tjenestene sine, og gjøre demtilgjengelige gjennom selvbetjeningsløsninger. I kjølvannetav dette arbeidet vil store effektiviserings- og kvalitetsgevinsterrealiseres. Levering av selvangivelse på internetter et eksempel på en elektronisk tjeneste med stor suksess.Og den er bare en sped begynnelse på det som nå er i ferdmed å skje.Software Innovation er allerede en sentral aktør når detgjelder utviklingen av elektroniske løsninger for offentligevirksomheter. Vi forventer stor vekst i dette markedet deneste årene, og vil satse offensivt for å befeste vår posisjon,blant annet gjennom å styrke organisasjonen vår ytterligere.Offentlig sektors oppgave er også vår oppgave.01/2006INNHOLD03: KONTROLL MED PROARC Når detaljeneblir mange er det viktig å ha riktig teknologi ogorganisering.08: INNSIDEN UTSIDEN Nytt og nyttig fra SoftwareInnovation og den vide verden.10: GOOGLE Johan Kinnander er enklere å treffe pånettet enn i egen person. Vi har imidlertid klart detsiste.14: INFORMASJONSKAOS Kontroll på informasjonblir en mer og mer virksomhetskritisk oppgave.16: MER SELVBETJENING Digitalisering av offentligforvaltning vil gi et mer effektivt tjenestetilbud.18: LØNNSOMHET PÅ KARTET Statens kartverkvurderte mer enn innkjøpskostnaden når de valgte nyttdokumenthåndteringssystem.20: LITEN BY OG STØRRE KOMMUNE DanmarksRadio flytter inn i sin egen lille by. Sorø kommune slårseg sammen med to andre. Felles for begge er valg avIT-løsning.22: SVENSKENE PÅ NETT Den svenske Soscialstyrelsenskal effektivisere arbeidsprosessene for åbli mer åpne og attraktive.24: FORSKNING I FOKUS Tverrfaglig samarbeidsprosjektermellom universiteter og næringsliv.26: HJELP Å FÅ Ikke alle klarer å gjøre kundedialogpå nett lønnsom. Vi har imidlertid en rekke tips somgir gevinster.28: ET POLITISK ANSVAR Morten Helveg Petersenmener politikerne har for snevert perspektiv i sineteknologiske mål.30: INNSIDEN UTSIDEN Nytt og nyttig fra SoftwareInnovation og den vide verden.32: I KORRIDORENE Les om hva en spinninginstruktørhar til felles med en billedkunstner ogen pensjonert skihopper..PROARCstøkursINGENTING ER VERRE ENN IKKE Å HAKONTROLL ELLER Å MISTE OVERSIKTEN.SÆRLIG GJELDER DETTE FORKOMPLISERTE PROSJEKTER MED STORDETALJRIKDOM. NÅR DETALJENE BLIRMANGE ER DET VIKTIG Å HA RIKTIGTEKNOLOGI OG ORGANISERING.,PER KVEIMKONSERNSJEFANSVARLIG REDAKTØRJan KirkerudREDAKTØRVeslemøy PrestegaardUTGIVERSoftware Innovation ASATlf: +47 23 89 90 00REDAKSJONAnnette SkaarnæsRikke SandKristian Palle HansenMaggie KlingenstiernaRobert HerlandEspen Johan Nordlie, CoxFOTOGRAFERJan Lillehamre, CoxWerner Anderson, CoxHalil KoyotürkKarsten DamstedtPRODUKSJONCoxwww.software-innovation.no2 3

teknisk dokumenthåndteringPROARC I PRAKSIS1: SØRCOBLI KVITT USIKKER HETENSørco AS er et av Norges største ingeniørselskap innenforolje- og gassvirksomhet. Egil Brun-Henriksen er fagleder forteknisk informasjonsstyring i selskapet.En viktig del av sluttproduktet til Sørco er dokumentasjon.I hele verdikjeden i deres prosjekter dreier det seg om å fåfrem dokumentasjonen til rett tid, rett kvalitet og til rettkostnad.,FETE TYPER FORTELLER ALTFOR OFTE OM BUD-SJETTOVERSKRIDELSER OG FORSINKELSER I UT-BYGGINGSPROSJEKTER PÅ LAND OG SJØ. DÅRLIGOVERSIKT OVER DOKUMENTER OG MANGLENDEKONTROLL OVER ALLE DETALJER ER OFTE ENSTERKT MEDVIRKENDE ÅRSAK.TEKST: ESPEN JOHAN NORDLIEProArc er noe så sjeldent som en nordiskprogramvare med internasjonal suksess.Løsningen er kanskje verdens sterkesteog mest fleksible når det gjelder samhandlingog håndtering av teknisk ogadministrativ dokumentasjon i prosjektogdokumentintensive bransjer.ProArc er benyttet i utbyggingen avblant annet Oslo Lufthavn Gardermoen ogoljefeltene Heidrun, Troll og Ormen Lange.Videre har kunder som Vetco, AkerKværner, Sørco, Fluor og Jernbaneverketbenyttet ProArc til en rekke større ogmindre bygge- og modifikasjonsprosjekter.Dette er prosjekter med store mengderdokumentasjon som skal ha høy kvalitet,leveres til rett tid og deles mellom alleinvolverte parter på en kontrollert måte.Det er avgjørende å ha oversikt helt nedtil den minste endring i den minste tegningen.Det er nettopp disse prosesseneProArc er skapt for å håndtere – fra idéstadietvia engineering og bygging til driftog vedlikehold.RIKTIG ORGANISERINGTeknisk dokumenthåndtering er mye merenn et produkt. Det handler like mye omorganisering, og om å smelte sammen ITog organisasjon på en måte som skaperbest mulig grunnlag for effektiv og sikkerdokumentflyt og informasjonsdeling.Software Innovation har 13 års erfaringmed bruk og utvikling av slike systemer.Vi kan bidra ikke bare med systemet,men også med å realisere gevinsten somligger i det, slik at investeringen blir enøkonomisk suksess.ringselskap. Der importeres dokumentene,de utfører oppdragene og senderde oppreviderte dokumentene tilbake.De riktige revisjonene overføres elektronisktil dem som skal utføre selvebyggingen.Forskjellige oppdragsgivere harofte forskjellige krav til dokumentnummerering,revisjoner og statuskoder.Det unike med ProArc er at løsningenraskt kan tilpasses ulike krav og behov.Dette gir rask oppstart, lavere kostnaderog kortere vei til inntjeningsfasen.– Vi valgte ProArc fordi det er den løsningen som vi fantbest til å ivareta de krav vi og våre kunder stiller til sikkerarkivering og styring av endringsprosesser ved produksjonav ny og endring av eksisterende dokumentasjon.Planmodulen i ProArc gir gode og pålitelige fremdriftsrapporter.ProArc har også utmerkede funksjonaliteter forsikker distribusjon av alle typer elektroniske dokumenter.Vi har en svært omfattende ekstern dokumentflyt mellomulike oppdragsgivere. Da er det nødvendig for oss å ha enløsning der vi kan håndtere flere prosjekter med ulike kravspesifikasjonerparallelt. Og vi kan selv sette opp nye prosjektermed kundespesifikke krav uten ekstern konsulentstøtte,forklarer Egil Brun-Henriksen.Han vil også understreke at den store fleksibiliteten i ProArcgjør det enkelt å gjøre oppslag i eksterne databaser, setteopp nye prosjektstrukturer, gjenbruke arbeidsflyt og dermedredusere tiden for tilpassing ved oppstart og gjennomføringav et prosjekt.HVA ER PROARC?ProArc er en av verdens ledende løsningerfor teknisk dokumenthåndtering og samhandlingi komplekse prosjekter.ProArc har sitt utspring i tekniske ogprosjektorienterte miljøer. Løsningen harblitt formet av mer enn 40 000 brukeregjennom 13 år, for styring og kontroll avdokumentasjonsprosesser, samhandlingog informasjonsdeling.PROARC BENYTTES AV:Virksomheter som bygger eller drifternoe stort:• Utbygger av installasjoner i privatog offentlig sektor.• Hovedentreprenør med ansvar forengineering, innkjøp og konstruksjon.• Underleverandører av utstyr.• Driftsorganisasjoner i privat og offentligsektor.PROARC GIR GEVINSTER FOR:Prosjektledelsen og utbygger – øktkontroll og leveranseevne på tid, kostog kvalitet• Gir prosjektet en felles løsning for tilgangtil- og deling av dokumentasjon.• Gir felles elektroniske arbeidsprosesserfor interne og eksterne deltakere.• Sikrer kontroll på endringshåndteringeni prosjektet.• Gir sporbarhet i en konfliktsituasjon– derigjennom reduseres antall tvisterog konsekvensen av disse.Prosjektdeltakeren – økt effektivitet• Sikrer tilgang til- og deling av oppdatertinformasjon.• Forenkler gjenfinning og gjenbruk aveksisterende dokumentasjon.• Forenkler hverdagen gjennom at oppgavenetilflyter ham i en oppgaveliste.Dokumentcontrolleren – økt kontroll• Gir full kontroll på dokumentleveranserfra og til kunde og underleverandører.• Forenkler overføringen mellom oppstartav prosjekt og overføring til drift gjennomgode import- og eksportegenskaper.Driftsorganisasjoner– reduserte driftskostnader• Sikrer tilgang til oppdatert informasjon,gjerne integrert med vedlikeholdssystemet.• Forenkler strukturert uttrekk / import vedoverføring av dokumentasjon til / fraengineeringpartner ved endring i installasjonen.PROSJEKTFASENProArc støtter oppstartsprosesser i forbindelsemed etablering av nye prosjekter.Oppdragsgiveren kan sende tegningerog annen informasjon til et enginee-PROARC I VERDIKJEDEN1PROSJEKTFASENSØRCOProArc støtter alleoppstartsprosesseri nye prosjekter.2BYGGEFASENNYE AHUSProArc støtter bådeadministrativ og tekniskdokumenthåndtering.BYGGEFASENEndringer koster mer jo senere de gjøres,og må fanges opp tidlig i prosjektet. Forå sikre dette må utbyggeren ha korrektinformasjonsgrunnlag. Da må det være ,3DRIFTFASENOSLO LUFTHAVNGARDERMOENProArc overfører all nødvendigdokumentasjonfor drift fra utviklingsselskapet.– Vi opererer ofte i ulike faser av verdikjeden samtidig.Mange av våre kunder er i en driftsfase, og det oppdragetvi utfører er prosjekter for modifikasjoner, vedlikehold ogutskiftinger av utstyr i drift. Da er det viktig å ha et systemsom har 100 prosent kontroll på alle revisjoner, sier han.Brun-Henriksen vil også trekke fram at de hos sammeoppdragsgiver jobber samtidig med flere uavhengigeprosjekter mot forskjellige driftenheter som har ulike kravspesifikasjoner.– Da må vi ha ett kontaktpunkt som styrer alle disse forskjelligekontraktskrav når det gjelder kodetabeller, planverktøy,og ikke minst i hvilke stadier, eller milepæler somvi liker å kalle det, de forskjellige dokumentene referererseg til, avslutter Egil Brun-Henriksen.,www.sorco.noVI MÅ KUNNEKVALITETSSIKREOG STYRE INFORMA-SJONEN I SAMARBEIDEMED VÅRE PARTNEREEgil Brun-Henriksen, Sørco4 5

PROARC I PRAKSISPROARC I PRAKSIS2: NYE AHUSNorges største landbaserte byggeprosjekt er nå underoppføring på Lørenskog i Akershus. 115.000 nye kvadratmetersykehus skal stå ferdig 1. oktober 2008. Kostnadsrammenefor prosjektet er på 7,6 milliarder, 2005-kroner.Peter Anker er administrasjonssjef for prosjektet. Hansier at et byggeprosjekt som dette skiller seg vesentligfra tradisjonelle kontor- og næringsbygg.– Å bygge sykehus er en komplisert prosess fordi detinneholder så store mengder tekniske installasjoner ogavansert utstyr. Vi er snart ferdige med råbyggene og hargjennomført mer enn 25 prosent av prosjektet, forklarerhan.Siv Skogvik er dokumentsenterleder og ProArc-ansvarligfor Ahus-utbyggingen. Hun presiserer at det var viktig fordem å ha en felles dokumenthåndterings- og administrasjonsløsningsom håndterer både teknisk og administrativdokumentasjon. Vi satt som krav at løsningen skullevære optimal i nåtid, men også ha en svært høy funksjonaliteti både nær og fjern fremtid, sier hun.– Som byggherre er det vår oppgave å ha oversikt overhelheten. Vi må kontrollere at leveransene kommer til retttid, og har rett kvalitet og vi må samordne leveransenemellom aktørene. Får vi forsinkelser ett sted, vil disseraskt forplante seg dersom man ikke setter i gang korrigerendetiltak. Et viktig bidrag til oppfølging av våreleverandører er at vi har valgt å trekke dem direkte inn ivår ProArc løsning. Slik legger vi til rette for effektiv samhandlingog korte kommunikasjonsveier. Vi må vite hvasom er gyldig dokumentasjon, hvem som har fått den ognår. En slik kontroll ville vi brukt utrolig mye tid og ressurserpå å oppnå uten ProArc. Videre var det viktig at løsningensom brukes i utbyggingen, om ønskelig, kanvidereføres i driftsfasen, sier Anker.– Vi var også opptatt av å velge en løsning som gir osskontroll over dokumentdistribusjonen, samtidig som viholder orden på all historikk. Dette fordi løsningen ogsåmå ha en optimal funksjon for byggherren. På dette felteter ProArc helt unik, mener Siv Skogvik.,klart definert hvem som skal ha hvilkeninformasjon, til hvilket formål og til hvilkentid. Byggefasen starter ofte før utviklingsfasener helt ferdig. For å få full oversiktover alle revisjoner underveis er det daviktig å ha et system som sikrer dette.For engineeringselskaper er detogså viktig å koordinere sine underleverandører,og ha detaljert oversiktover når og hva de skal levere. Systemetmå støtte oppfølging og purring av forsinkelseri leveransene.ProArc støtter alle prosesser i byggefasen.Når jobben er gjort, sørger løsningenfor enkel elektronisk overlevering tildriftsorganisasjonen. Det gir full kontrollover all dokumentasjon som trengs i endriftsfase.DRIFTSFASEN70 prosent av investeringene i Nordsjøende kommende år vil være relatert til driftog vedlikehold. Med ProArc kan allenødvendige dokumenter for drift avanlegget overføres fra engineeringsselskapet.ProArc kan integreres medvedlikeholdssystemet, og hvert enkeltelement i byggemassen kan følges heleveien. Dette er svært viktig ut i fra etkostnadssynspunkt, og ikke minst medhensyn til sikkerhet. Svikter en pumpemå det være lett å finne frem til tilsvarendepumper og iverksette tiltak for atdisse ikke skal svikte.ProArc gjør det enkelt å koordinereendringer. Ved ombygginger kan alle relevantedokumenter eksporteres fra ProArctil engineeringselskapet. Der oppdateresrevisjonene av dokumentene før de sendestilbake til oppdragsgiveren. Dettebringer oss tilbake til begynnelsen – medfordelene ProArc gir ved oppstart av prosjekter– og syklusen fortsetter.LIFECYCLE INFORMATIONMANAGEMENTGjennom alle fasene i et dokuments livssyklusgir ProArc oversikt og kontroll.Det sørger for sikker overlevering bådemellom fasene, og mellom aktørene somer involvert i de ulike fasene. Dokumenteneoverføres mellom eiere og operatører,prosjekteringsselskaper, leverandørerog underleverandører. Løsningen sørgerfor at alle dokumentene har riktig kvalitet.Elektronisk overføring eller tilganggjør også at alle involverte alltid hartilgang til riktig revisjon.Utvekslingen av dokumentene kanskje på flere måter. En mulighet er at alleparter benytter samme ProArc-løsning.Alle som er tilknyttet prosjektet får daumiddelbar, sikker tilgang til informasjonen.En annen mulighet er å sende dokumentenevia e-post. En tredje er å utveksledem via en portal hvor ProArc erintegrert, og hvor portalen gir tilgang tilalle involverte parter.3: OSLO LUFTHAVNGARDERMOENI 1992 ble det bestemt at all dokumenthåndtering i forbindelsemed utbyggingen av den nye hovedflyplassen påGardermoen skulle gjøres elektronisk. En viktig og riktigstrategisk beslutning som har gitt store gevinster, både ibyggeprosjektet, og nå under drift. Da beslutningen vartatt, var på mange måter valg av løsning og leverandørgjort.Avdelingssjef Finn Arve Guttormsen ved Oslo LufthavnGardermoen er svært klar i sin uttalelse om at ProArc fraSoftware Innovation var – og fortsatt er – det beste alternativet.– Da flyplassen åpnet i 1998 lå alle dokumentene fra byggeprosessenlett tilgjengelig i den elektroniske prosjektdatabasen.For oss som skulle drifte flyplassen var dette etunikt verktøy som inneholdt all historikk fra dag en. Kanman ønske seg noe mer? spør han.Fagleder Tom Arentz-Grastvedt ved flyplassens datatorgforteller at de i dag har 190.000 merkede utstyrsobjektersom har sine helt unike anleggs- og utstyrsnumre.– På en så stor og komplisert byggmasse som denne sierdet seg selv at vi er helt avhengig av å ha et dokumentasjonssystemsom er lett tilgjengelig og enkelt å revidere,forklarer han.– Du skal huske på at vi hvert år foretar investeringer istørrelsesorden 200 til 300 millioner kroner til tilbygg ogombygginger, tillegger Guttormsen, og fortsetter: – Når vihar det underlaget i bunnen som vi har, forenkler det disseprosessene betraktelig. Vi eksporterer enkelt og greit utdet dokumentgrunnlaget endringene skal gjøres på,sender det til en engineeringpartner, får de oppdatertedokumentene tilbake når jobben er gjort, og importererdem til en ny revisjon. Mesteparten av importjobben gårhelt automatisk. Skal vi derimot gjøre noe med den gamleterminalbygningen må vi begynne helt på nytt fordi vi ikkehar oppdatert dokumentasjon elektronisk, avslutter FinnArve Guttormsen.– Vi har erfart at ProArc er meget fleksibelt og fordiProArc tilpasser seg brukerne vil flere ta den i bruk ogvil etter hvert kunne bli en bransjestandard tilpassetstørre byggeprosjekter, avslutterPeter Anker.PROARC LEGGER TILRETTE FOR EFFEKTIVSAMHANDLING OG KORTEKOMMUNIKASJONSVEIERPeter Anker, administrsjonssjef Nye Ahus.TEKNISK DOKUMENTHÅNDTERINGHANDLER OM Å FORENE TEKNOLOGIOG MENNESKELIGE RESSURSER.VI VISSTE HVAVI FIKK, NEMLIG ALLHISTORIKKFinn Arve Guttormsen, avdelingssjefved Oslo Lufthavn A/S.www.nyeahus.nowww.osl.no6 7