bergen_NO - Software Innovation

Papirløst byråd i Bergen- miljøvennlig og effektiv saksbehandling uten papir!Et forbruk på 515.000 A4-ark og en miljøforurensingpå 36 tonn CO2 årlig er historie når byrådet iBergen nå har gått over til papirløs behandling avpolitiske saker. En mer effektiv hverdag for politikernehar derimot kommet for å bli.Produkt:Branche:Public 360° og360° Politician’s WorkplaceKommune“Vi er stolte av å være den første kommunen i landet som tari bruk denne elektroniske løsningen”, sier Andreas Høistad,avdelingssjef for IKT forretningsutvikling i Bergen kommune.“Vi har tidligere trykket opp store mengder med papirer hveruke. Nå trykker vi ikke opp ett eneste papir. Det sier seg selvat dette gir en stor miljøgevinst; vi snakker om 515000 arkog 36 tonn CO2 årlig – selv om det bare dreier seg om 21brukere. I tillegg sparer det oss for mye arbeid og kostnaderknyttet til printing, pakking og forsendelse. Bare det redusertepapirforbruket alene vil spare Bergen kommune for 410000 kroner.”Mer effektiv uten papirer“Hver byrådsrepresentant fikk tidligere rundt 500 sider sakspapireri uken. Nå slipper de å tråle seg gjennom disse ogdrasse dem med seg til og fra møter. En liten tablet-pc medelektronisk penn er alt de trenger. Der kan de lese saksdokumentenei vanlig A4-format og skrive for hånd direkte inni dokumentet; understrekinger, kommentarer, poenger undermøter osv. De vil til enhver tid ha tilgang til gamle saker ognotater, og kan få raskere tilgang til oppdaterte sakspapirerfordi de kan hentes ned over nettet. Dokumentene kan sorteresog prioriteres etter behov, og både dokumenter og notaterkan enkelt deles med andre”, sier Andreas Høistad.Public 360º og OneNoteLøsningen som gjør dette mulig er en kombinasjon avOneNote fra Microsoft og Public 360º fra Software Innovation.Ved hjelp av 360° Politician’s Workplace kan møtesekretæreller andre autoriserte personer hente saksdokumentene fraPublic 360º og konvertere dem til OneNote-format, entensom en komplett møteinnkalling med vedlegg eller som enkeltsakerog -dokumenter. Ettersendte saker og dokumentervises i egne seksjoner, noe som gjør det enkelt for byrådsrepresentanteneå vite hva som er kommet i ettertid. Distribusjonskjer ved automatisk synkronisering av deres bærbarepc med felles filkatalog, via et felles SharePoint arbeidsromeller via e-post. Det er også mulig å sette opp funksjoner forå kunngjøre at nye dokumenter er publisert eller ettersendeautomatisk pr. e-post. Løsningen er utviklet av Microsoftog Software Innovation i samarbeid med brukerne i kommunen.LøsningenLøsningen for papirløs saksbehandling i byrådeti Bergen kommune er basert på produktsuitenPublic 360º fra Software Innovation, MicrosoftOneNote og TabletPC-er.• Ved hjelp av 360° Politician’s Workplacegenereres dokumentene fra 360º tilOneNote-format.• Saksdokumentene organiseres som bøkermed en struktur og en innholdsfortegnelsebasert på sakene og saksdokumentenesplass på dagsorden.• En enkel og intuitiv struktur å navigere i forbrukeren.• En rekke funksjoner for å ta notater ogskrive merknader, etablere linker til andredokumenter eller eksterne websider, leggeinn skjermdumpere, bilder eller henvisetil nyhetsartikler. Politikerne får dermedet effektivt verktøy for å forberede seg tilmøtene.• Saksdokumentene kan deles elektroniskmed andre. Dette betyr at man kan delenotater med andre i sin gruppe, og til ogmed skrive på samme dokument samtidig.Både før og under møtene kan dette væresvært nyttig. Det er også støtte for blantannet lydopptak og video.

Papirløst byråd i Bergen- miljøvennlig og effektiv saksbehandling uten papir!Ingen savner papirene“Til å begynne med var nok noen litt skeptiske til å forlate degode, gamle papirene”, sier Andreas Høistad. “Men løsningener så enkel og intuitiv at vi fra dag én har kunne gjennomføremøter basert på den. Alle synes det er bedre å jobbedirekte på pc`en istedenfor på papir. Ett av suksesskriterienetror jeg er de mange parallellene til vårt eksisterende saksbehandlingssystemPublic 360º, som vi var veldig godt fornøydmed. Vi ønsket å bevare så mye som mulig av dette systemet,og lage en svært brukervennlig og mobil løsning somalle kan bruke. Dette har vi lykkes med. Løsningen brukesav både byråder, gruppeledere, rådgivere og kommunaldirektører.Vi savner ikke papirtonnene – og miljøet savner ikkeCO2-tonnene!”“Til å begynne med var nok noen litt skeptiske til å forlatede gode, gamle papirene”. Men løsningen er så enkel ogintuitiv at vi fra dag én har kunne gjennomføre møter basertpå den. Alle synes det er bedre å jobbe direkte påpc`en istedenfor på papir.”Andreas Høistad, avdelingssjef for IKT forretningsutvikling iBergen kommuneSoftware Innovation er med sine 500 ansatte et av Nordens fremste IT-miljøer. Vi er Nordens ledende selskap i å hjelpe virksomheter med å styre, håndtereog dele informasjon og dokumenter. Med over 20 års erfaring og kompetanse på området vil vi satse målrettet på å hjelpe kundene med å håndtere denkraftige økningen i informasjonsmengden. Vi tilbyr tjenester og produkter innenfor områdene informasjonsstyring, dokumenthåndtering og samhandling.Software Innovation ASA PO Box 191 N-1325 Lysaker Norway +47 23 89 90 00 www.software-innovation.com