Veiviser for valgkomiteen - LHL

Veiviserfor valgkomitéer

Veiviserfor valgkomiteenINNHOLDVeiviser forvalgkomiteen......................................................2Veivisere................................................................................2Valgkomiteens oppgaver.......................................................2Nyrekruttering og utvikling .................................................3Rekrutteringskanaler ............................................................4Personer som er aktive i møter.............................................4Personlig kjennskap..............................................................4Medlemsliste .........................................................................4Kursdeltakere og deltakere på andre arrangement...............5Personer som aktivt bruker LHLs tilbud..............................5LHLs regionkontor ...............................................................5Helsevesenet .........................................................................5Andre organisasjoner og tiltak utenfor LHL........................5LHLs lover og mønstervedtekter..........................................6LHLs lover og mønstervedtekter..........................................6Lokale vedtekter ...................................................................7Valgkomiteens huskeliste .....................................................8Rammene for arbeidet i valgkomiteen.................................9Valgkomiteen konstituerer seg selv......................................9Arbeidet må starte i god tid .................................................9Forberedelse gjennom studiering..........................................10Årsmøtet er oppdragsgiver ...................................................10Økonomiske rammer ............................................................10Regionkontoret kan gi råd og veiledning ............................11Tre faser i arbeidet – planlegging, nominasjon oginnstilling..............................................................................11Planleggingsfasen..................................................................11Kontakt med det sittende styret...........................................11Sett frist for tilbakemelding .................................................11Vurdering av kontinuitet opp mot nødvendig fornyelse .....12Nominasjonsprosess..............................................................12Stimulere aktuelle forslagsstillere til å nominerekandidater .............................................................................12Aktiv rekruttering fra valgkomiteens side ...........................13Ulike grunner for å ville påta seg tillitsverv ........................13Prosessen fram mot innstillingen .........................................13Samtale eller intervju med aktuelle kandidater...................13Hensyn som må tas ved sammensetning av styret...............14De nominerte må informeres om innstillingen....................14Begrunnelse for innstillingen ...............................................14Avslutning av arbeidet i komiteen og evaluering................15Gjennomføring av valgene i årsmøtet..................................16Overføring av arbeidet til den nye valgkomiteen................16Krav og støtte til studieringer...............................................17Studieplan.............................................................................18VEIVISER for valgkomiteen - august 20011

Veiviser for valgkomiteenVelkommen som medlem av valgkomiteen. Du har fått et viktigoppdrag for LHL. Oppgaven du er valgt til er både utfordrende ogspennende.Det er mye opp til deg og de andre i valgkomiteen hvordan dere villøse oppgaven. I dette heftet gir vi deg noen praktiske tips omhvordan valgkomiteen kan legge opp sitt arbeid. I heftet viser vi degogså hvilke organisasjonsmessige bestemmelser dere må forholde deretil.Dette heftet er ment som en veileder for medlemmer avvalgkomiteen i lokallag og fylkeslag. Hensikten er at særlig de som ernye eller har lite erfaring med valgkomitearbeid kan ha nytte avveiviseren. Kanskje kan også de som har erfaring få noen nye tipseller eventuelt benytte heftet som en praktisk påminner.Det vil være en fordel om komiteens medlemmer i forkant avarbeidet gikk sammen om å gjennomgå veiviseren som en studiering.Informasjon om krav og støtte til studieringer samt studieplan finnesbakerst i heftet.Hovedprinsippene for arbeidet i valgkomiteen er felles for beggeorganisasjonsnivåene. Vedtektene som valgkomiteen må forholde segtil er likevel ikke helt likt utformet. De viktigste bestemmelsene erdet gjort rede for i dette heftet, slik at det framgår hva som ersærskilte bestemmelser for lokallag og fylkeslag.VeivisereVeiviserne skal ha en motiverende og oppmuntrende effekt i tilleggtil å formidle viktig informasjon til hver enkelt målgruppe.Veiviserne gir hver enkelt innehaver av et verv eller oppgave eninnføring i hva det vil si å inneha et verv eller en bestemt oppgave iLHL. Dette er en nysatsing innenfor LHL-skolen. Heftene er iutgangspunktet ment for selvstudium, men enkelte anbefales ogsåsom grunnlag for studieringer. Veiviserne skal supplere tradisjonellekurs i organisasjonskunnskap, og kan brukes som tilleggsmateriell vednoen av organisasjonskursene. Vi begynner med veivisere for:• studieleder• studieringleder• valgkomiteen• medlemsansvarlig• prosjektmedarbeidere• sekretær, leder og kassererValgkomiteens oppgave:Veiviserne sendes ut til lag og fylkeslag så snart de foreligger. Takontakt med organisasjonsavdelingen ved hovedkontoret forbestilling.Foreslå overfor årsmøtet de kandidatenevalgkomiteen mener er best egnet tiltillitsvervene som skal besettes.2 VEIVISER for valgkomiteen - august 2001

Valgkomiteens oppgaverValgkomiteen har fått et viktig oppdrag av årsmøtet. Til nesteårsmøte skal valgkomiteen sørge for at det finnes kandidater tilledige verv i styret og andre ledige verv.I dette heftet vil vi skissere arbeidsprosessen i valgkomiteen. Det erLHLs lover og vedtekter som regulerer hvem som er på valg.Rekrutteringen av kandidater til vervene som skal fylles kanimidlertid ikke løses av valgkomiteen alene. Det er årsmøtet somvelger sine tillitsvalgte, det vil si medlemmene i lokallaget. Det betyrat medlemmene også kan spille en viktig rolle inominasjonsprosessen.Valgkomiteens medlemmer forutsettes å ha kunnskap om oppgavenesom følger med tillitsvervene, altså en viss generellorganisasjonskunnskap. De bør kjenne til organisasjonens mål ogoppgaver. Dermed forventes at valgkomiteens medlemmer holder segoppdatert om organisasjonens arbeid. Valgkomiteen gjør med andreord klokt i å delta i en viss utstrekning i møter, kurs og andrearrangement for å skaffe seg en bred kontaktflate og førstehåndskjennskap til hvordan organisasjonen drives.Det er viktig å understreke at valgkomiteen arbeider på oppdrag framedlemmene. Det betyr likevel ikke at valgkomiteen kan forholdeseg passivt til hvilke forslag som kommer inn. Valgkomiteenforventes å foreta en selvstendig vurdering av forslagene somkommer inn. Komiteen står også fritt til å komme med egne forslag.Valgkomiteen i et lokallag må vanligvis arbeide aktivt og målrettetfor å rekruttere tilstrekkelig antall kandidater som skal foreslåsoverfor årsmøtet. Tilsvarende gjelder også for valgkomiteen ifylkeslaget, selv om man der har mer innarbeidede rutiner for ånominere aktuelle kandidater fra lokallagene.Nyrekruttering og utviklingRekrutteringsarbeid må foregå kontinuerlig og er avgjørende fororganisasjonens evne til utvikling og fornyelse. I et samfunn der detskjer raske endringer, vil presset på de frivillige organisasjonene ogsåøke. Dersom målene skal nås, er det avgjørende at organisasjoneneposisjonerer seg, tilpasser seg og utvikler nye strategier. Nyetillitsvalgte er en viktig kilde til organisasjonsutvikling og fornyelse.Retningslinjene for valgkomiteen iLHL:Valgkomiteen bør finne fram til ensammensetning av vervene som tar hensyntil kjønn, geografi, lagetsmedlemssammensetning og aktuellearbeidsoppgaver.Det letter rekrutteringsarbeidet i organisasjonen dersomorganisasjonen er kjent, har utadvendte aktiviteter og et godt rykte inærmiljøet. Her har LHL et fortrinn framfor mange mindre og meranonyme organisasjoner.Vi skal i dette heftet argumentere for at valgkomiteen bør forsøke åsammensette et styre som best mulig avspeiler medlemsmassensmangfold. Et slikt syn er i samsvar med retningslinjene forvalgkomiteen.I økende grad de siste årene har man erkjent at det ikke erenkeltmenneskene som er avgjørende for resultatet av arbeidet istore organisasjoner eller bedrifter. Store organisasjoner utførermange og kompliserte oppgaver. Det som avgjør, er omorganisasjonen lykkes med å få enkeltmenneskene til å samarbeideom å utføre oppgavene.VEIVISER for valgkomiteen - august 20013

Valgkomiteen vil kunne erfare at det er sterke motstridendeinteresser med hensyn til hvem som bør rekrutteres til tillitsverv.Ulike grupperinger som er bevisst på sine interesser vil ønske sinkandidat inn i styret. Men minst like ofte vil valgkomiteen møtevegring mot å ta på seg tillitsverv.Sterke og målrettede personer kan være gull verdt i etableringsfasenfor en organisasjon, såkalte "gründere". I neste runde kan disse flotteegenskapene hindre nye i å slippe til, slik at det hele stagnerer. Ogsåi frivillige organisasjoner finner man eksempler på at sterke personerikke evner å slippe andre til når oppgavene skal utføres. Da blir detfærre som deltar aktivt, og på lengre sikt kan nyrekruttering blivanskeligere.Det som i en situasjon er en positiv egenskap kan i en annen virkenegativt. Det finnes derfor ikke noen bestemt oppskrift på hvilkeegenskaper valgkomiteen skal satse på hos de som innstilles.RekrutteringskanalerDet er i alle tilfelle viktig å kjenne til hvilke rekrutteringskanalervalgkomiteen kan benytte. Det gjør arbeidet lettere. Dessutenunngår man kritikk for at viktige grupper ikke er kontaktet inominasjonsprosessen. De kildene til rekruttering vi lister opp her erikke uttømmende, og heller ikke satt opp i prioritert rekkefølge.Personer som er aktive i møterEn grunn til at valgkomiteen bør delta i organisasjonens arbeid, ernettopp at de på denne måten skaffer seg førstehånds kjennskap tilhvilke personer som står fram som aktive og interesserte. Personersom deltar i diskusjoner, stiller seg til disposisjon når noe skal gjøres,stiller spørsmål eller på annen måte viser et engasjement fororganisasjonens arbeid kan være egnet til tillitsverv.Personlig kjennskapValgkomiteens personlige kjennskap til medlemmene er også en godrekrutteringskilde. Like viktig er det å søke å engasjeremedlemsmassen til å komme med forslag på personer de mener kanvære interessert i å påta seg et tillitsverv eller være egnet tilbestemte oppgaver. Det kan skje gjennom at valgkomiteen inviterermedlemmene til å komme med forslag selv. Valgkomiteen bør ogsåmotivere medlemmene til å tipse valgkomiteen om personer de børhenvende seg til direkte.MedlemslisteValgkomiteen kan også bruke medlemslisten aktivt. Dersom det eren målgruppe som er underrepresentert, kan medlemslisten gi nyenavn som valgkomiteen kan ta kontakt med. En ringerunde kanavstedkomme at flere medlemmer får et mer direkte forhold tilorganisasjonen, at medlemslisten korrigeres og at det framskaffes flereaktuelle kandidater. Kanskje er det noen som ikke er klar fortillitsverv akkurat dette året, men som kan spørres igjen neste år.Nye medlemmer i laget kan også oppfordres til å kontaktevalgkomiteen for å melde sin interesse for verv i velkomstskrivet sommange lag sender ut til nye medlemmer.4 VEIVISER for valgkomiteen - august 2001

Kursdeltakere og deltakere på andre arrangementStudieleder har oversikt over hvem som har deltatt på kurs.Studieleder og ringlederne har kanskje mange viktige tips å kommemed til valgkomiteen. Det kan være at de har merket seg personersom har kunnskap om bestemte arbeidsoppgaver, eller som har vistengasjement og interesse.Oversikt over hvem som har deltatt på kurs kan altså være en kildevalgkomiteen kan benytte seg av, på samme måte sommedlemslisten. For eksempel kan deltakere på kurs i ulike emnerinnen organisasjonskunnskap kontaktes.Personer som aktivt bruker LHLs tilbudPersoner som aktivt bruker LHLs tilbud kan tenkes i neste runde åville engasjere seg i organisasjonens arbeid gjennom tillitsverv. Detkan være personer som har ønske om å bidra fordi de selv har hattnytte av organisasjonens tilbud, eller personer som har erfaring fraandre organisasjoner og som av denne grunn er egnet. Det er derforlurt av valgkomiteen å sjekke med leder for trimgruppene,dagsenteret, turgruppa, veiledningskurs, LHLs hjerte- og lungesenterog andre tiltak for å få tips.LHLs regionkontorAnsatte i LHL har ofte en stor kontaktflate både innad i LHL ogutad. Ved å delta i møter, kurs, representasjonsoppgaver, tiltak og påulike arrangement får ansatte ved distriktskontorene godt kjennskaptil mange aktuelle personer for tillitsverv. På grunn av at de ansatteved regionkontorene arbeider daglig med organisasjonsspørsmål, vilde etter hvert få god vurderingsevne når det gjelder hvem som eregnet til organisasjonsmessige oppgaver.Valgkomiteen kan derfor få gode tips fra de ansatte i LHL. Det erimidlertid valgkomiteen selv som på selvstendig grunnlag må vurderehvem som bør innstilles til de ulike vervene.HelsevesenetValgkomiteen kan også benytte instanser utenfor organisasjonen nårnye skal rekrutteres. Dersom organisasjonen har et samarbeidsforholdtil kommunehelsetjenesten, eller spesialisthelsetjenesten forfylkeslagets del, kan ansatte der ha viktige tips å komme med. Pågrunn av helsevesenets taushetsplikt vil de ikke kunne oppgi navndirekte. Det de kan gjøre, er å forespørre pasienter om vedkommendegir tillatelse til at deres navn formidles til LHL, eller omvedkommende selv vil ta kontakt med en navngitt person i LHL.Dette er kanskje mest aktuelt i forhold til å rekruttere vanligemedlemmer, men i noen tilfeller kan man også lykkes med å finneegnede kandidater til tillitsverv gjennom slike kanaler.Andre organisasjoner og tiltak utenfor LHLGjennom samarbeid med andre organisasjoner kan valgkomiteen,eller andre i LHL, komme i kontakt med personer som kan væreaktuelle for tillitsverv i LHL. Når valgkomiteen ber LHLsmedlemmer komme med forslag på aktuelle kandidater til tillitsverv,bør de opplyse om at også personer utenfor organisasjonens egnerekker kan forespørres.VEIVISER for valgkomiteen - august 20015

Slike eksterne rekrutteringskanaler kan være alt fra politiske partier,råd, utvalg, styrer for ulike tiltak osv. Det finnes mange hjerte- oglungesyke som ennå ikke har blitt medlem av LHL rett og slett fordiingen har spurt dem om de er interessert i medlemskap.Dersom man spør og innstiller personer utenfor LHLs egne rekker,må valgkomiteen passe på at vedkommende betalermedlemskontingent, og dermed er valgbar etter vedtektene.LHLs lover og mønstervedtekterValgkomiteen må være orientert om de viktigste bestemmelsene iLHLs lover og mønstervedtekter. Innstillingen må være i samsvarmed disse, ellers kan årsmøtet bli nødt til å underkjennevalgkomiteens innstilling.LHLs lover og mønstervedtekterFor valgkomiteen er de viktigste paragrafene de som regulerer hvemsom kan stille til valg, og hvordan styret skal settes sammen. Vi skalderfor kort gjennomgå de viktigste bestemmelsene. I tillegg er detviktig for valgkomiteen å gjøre seg kjent med de lokalebestemmelsene.LHLs lover (vedtatt på landsmøtet 1999) forteller oss allerede i §§ 2og 3 hvem som kan velges inn i styret:§ 2 forteller at de som har fulle rettigheter er personer som har enhjerte- eller lungesykdom eller deres pårørende. Med pårørendemenes foreldre, søsken, ektefelle/samboer, barn. Disse har stemmerettog kan velges til samtlige tillitsverv i LHL på alle nivåer iorganisasjonen.§ 3 forteller oss at i tillegg har LHL støttemedlemmer som også harstemmerett. Støttemedlemmer kan imidlertid bare velges inn i styreti lokallaget og fylkeslaget så lenge disse utgjør et mindretall i styret.Et støttemedlem kan ikke være leder i fylkeslaget, og heller ikkevelges inn i organisasjonens organer på sentralt plan, det vil sirepresentantskapet eller forbundsstyret. Denne bestemmelsen skalsikre at LHL forblir en interesseorganisasjon av hjerte- og lungesyke,slik at medlemmer som er personlig berørt av hjerte- og lungesykdomhar kontroll og avgjørelsesmyndighet i organisasjonen. Dette harbetydning for hvordan organisasjonen framtrer overfor myndigheterog i offentligheten og for den offentlige støtten organisasjonenmottar.I LHLs mønstervedtekter framkommer et viktig tillegg som man måvære oppmerksomme på: støttemedlemskap ble innført fra 1983, slikat alle som var innmeldt i LHL før dette tidspunkt er å betrakte sommedlemmer med fulle rettigheter.Mønstervedtektene understreker at ingen kan velges inn i styretdersom vedkommende ikke har betalt sin kontingent innen lagetsårsmøte. Kontingentinnbetaling skal med andre ord kunne skje tillagets kasserer helt inntil årsmøtet settes. Det skal forstås dithen at såsant et medlem har rukket å melde seg inn før årsmøtet starter, kanvedkommende velges inn i styret.6 VEIVISER for valgkomiteen - august 2001

Lokale vedtekterLokallagene har lokale vedtekter i tillegg til mønstervedtektene. Delokale vedtekter kan ikke stride mot mønstervedtektene, og skalgodkjennes av LHLs forbundsstyre. De lokale vedtekter vil visehvem som er på valg det enkelte år, slik at det blir en visskontinuitet i styret slik mønstervedtektene sier. Dersom alle byttes uthvert år, kan det gå ut over hensynet til effektiv drift av lokallaget.Lokallaget må derfor sørge for at valgkomiteen får tilgang på slikelokale vedtekter.Lokale vedtekter kan for eksempel vise at dette året er det nestlederog kasserer som er på valg for to år, samt leder som velges hvert år.Det neste året er det sekretær og studieleder som velges for to år itillegg til ny leder. Er det et stort lokallag, har laget kanskje valgt åha et styre bestående av sju, det vil si at det velges et styremedlem itillegg de respektive år.Det er også opp til lokallaget å bestemme hvor mangevaramedlemmer som skal velges. Dette vil gå fram av de lokalevedtektene.VEIVISER for valgkomiteen - august 20017

Valgkomiteens huskelisteIfølge LHLs lover og vedtekter skal valgkomiteen finne fram tilfølgende kandidater:Styreverv: Hvor ofte ofte på på valg? valg? Funksjonstid:Leder Velges hvert år EttårNestlederVelges annet hvert år(år 1)To årSekretærVelges annet hvert år(år 2)To årKassererVelges annet hvert år(år 1)To årStudielederVelges annet hvert år(år 2)To årStyremedlem 1Velges annet hvert år(år 1)To årStyremedlem 2Velges annet hvert år(år 2)To årVaramedlemmer(så mange lokallaget finnerhensiktsmessig)Velges hvert årEttårDessuten velges: velges: Hvor ofte ofte på på valg? valg? Kommentarer FunksjonstidRevisor(er) Velges hvert år Hvis statsautorisert ellerregistrert revisor, er det nokmed én. Hvis ikke må detvelges to som erregnskapskyndige (gjelderbare lokallag). Revisor kanikke være med i styret.KontrollkomiteVelges hvert årMå velges utenom styret(2 medlemmer)ValgkomiteVelges hvert årBør velges utenom styret(3 medlemmer, 1varamedlem)Utsending(er) til fylkeslagetsårsmøte, medvaramedlem(mer)Velges hvert årFylkeslaget har egne regler forantall som velges fra hvertlokallagUtsending(er) til LHLslandsmøte, medvaramedlem(mer)Andre representasjonsvervLHLs landsmøte holdes hverttredje årLag med inntil tusenmedlemmer, én representant,for lag med over tusenmedlemmer velges torepresentanter.Det hender at et styremedlem som er valgt for to år blir syk eller avandre grunnet må gå ut av styret før ett år er omme. Da trer vanligvisførste varamedlem inn i vedkommendes plass fram til neste årsmøte.Årsmøtet velger da en ny representant for resterende del avfunksjonstiden, dvs. ett år til. Ved årsmøtet deretter blir det valgt nyrepresentant med nye to års funksjonstid.På denne måten opprettholdes den valgordning som gjelder lokalt,dvs. at bestemte tillitsverv velges annet hvert år slikmønstervedtektene definerer.8 VEIVISER for valgkomiteen - august 2001

Rammene for arbeidet i valgkomiteenRammene for arbeidet i valgkomiteen bestemmes av LHLs lover,vedtekter og de lokale valgordningene. Dessuten er det innarbeideten praksis i lag og fylkeslag som skaper forventninger om hvordanvalgkomiteen bør arbeide.Valgkomiteen konstituerer seg selvDet velges vanligvis ikke noen leder i valgkomiteen når de blir valgtpå årsmøtet, slik at komiteen må konstituere seg selv. Det vil si velgeleder og bestemme arbeidsform. Det er vanlig at den som er oppførtførst i årsmøteprotokollen får et ansvar for å innkalle de andre til etførste konstituerende møte.Første møte:• valg av leder• bli kjent med hverandre• planlegge hvordan arbeidet skal legges oppValgkomiteen har et selvstendig ansvar for å komme i gang med sittarbeid. I fylkeslagene er det likevel vanlig at fylkesstyret tar kontaktmed valgkomiteen, og ber dem tre i funksjon dersom de ikke alleredehar kommet i gang på eget initiativ. Henvendelse om dette bør skje iløpet av høsten, slik at valgkomiteen har god tid til å planlegge ogutføre oppgaven de er pålagt. Ansvaret til styret i fylkeslaget ellerlokallaget er altså avgrenset til å påse at valgkomiteen faktisk trer ifunksjon. Det følger av det overordnede ansvaret styret har fordriften av laget.I lokallaget trenger man vanligvis mindre tid, fordi det er meroversiktlige forhold, men også her bør det ikke gå for lang tid utpåhøsten før styret gjør en henvendelse. I lokallaget skjer dennehenvendelsen ofte ved at saken tas opp på et medlemsmøte. Det girogså valgkomiteen anledning til å oppfordre medlemmene til åmelde fra om aktuelle kandidater. Det er også fullt mulig å foreslå segselv, men det er det sjelden at noen gjør.Leder i valgkomiteen vil ha ansvar for å innkalle til møter og påse atarbeidet får den nødvendige framdrift. Valgkomiteen i fylkeslagenevil vanligvis kunne få hjelp fra fylkeslagets administrasjon til å sendeut brev og annet forefallende arbeid. I lokallagene finnes det somoftest ikke noen administrasjon, slik at valgkomiteen må basere segpå egne krefter.Arbeidet må starte i god tidDet er i retningslinjene sagt at lokallagets valgkomite skal kontaktedet sittende styret minst seks uker før årsmøtet med forespørsel tilhver enkelt om vedkommende tar gjenvalg. Som vi har påpekt, erdet lurt av valgkomiteen å ha sitt første møte i god tid før dennefristen. De fleste erfarer at arbeidet i valgkomiteen tar tid.Det er nødvendig at valgkomiteen setter av litt tid til å bli kjent medhverandre. Innledningsvis kan det skje gjennom en kortpresentasjonsrunde hvor hver forteller litt om seg selv, hvilkenerfaring de har med denne type eller annet organisasjonsarbeid oghvilke forventninger de har til arbeidet videre. Etter en slikpresentasjonsrunde vil det bli klart for valgkomiteen om de harbehov for å bruke tid på å forberede seg til oppgaven.VEIVISER for valgkomiteen - august 20019

Det er styret i lokallaget eller fylkeslaget som står ansvarlig forøkonomien. Det gjelder også utgifter som påløper i forbindelse medvalgkomiteens arbeid, med mindre årsmøtet har budsjettert medutgifter til valgkomiteens arbeid.Regionkontoret kan gi råd og veiledningValgkomiteen kan ha behov for å rådføre seg med noen dersom destår overfor problemer eller har spørsmål de trenger svar på. LHLsregionkontor er en naturlig første instans for slike henvendelser.Regionkontoret kan eventuelt henvise videre.Tre faser i arbeidet – planlegging, nominasjon og innstillingI en valgkomite bestående av mer erfarne tillitsvalgte kan man gårett over til å planlegge arbeidet som skal gjøres. Arbeidet ivalgkomiteen består av tre deler eller faser i arbeidet. I første fasemå arbeidet planlegges, oppgavene fordeles og frister klareres. Dennefasen munner ut i at det rettes en henvendelse til de sittendetillitsvalgte for å avklare om de stiller til gjenvalg. Den neste fasen,nominasjonsprosessen, består i å gjøre klart for medlemmene hvor dekan sende inn forslag og hvilken frist som gjelder. Den siste fasen iarbeidet består i å utforme den endelige innstillingen overforårsmøtet.2. møte:• planlegge kontakt med sittende styre• utforme forespørsel om gjenvalg tiltillitsvalgte på valg og bestemme frist fortilbakemelding• vurdere viktige rekrutteringskanalerPlanleggingsfasenPlanleggingsfasen starter med at valgkomiteen går gjennomoppgavene som skal utføres, hvordan ansvaret skal fordeles og fristersom skal gjelde.Kontakt med det sittende styretEn viktig del av planleggingen er å ta kontakt med det sittendestyret, og da først med styreleder. Hensikten med dette er å danneseg et inntrykk av hvordan styret fungerer, hva som er bra og hvasom kan forbedres. Valgkomiteen skal på bakgrunn av slike samtalerkunne danne seg et bilde av hvordan styret fungerer som etkollegium. Hvordan er oppgavene fordelt? Hvordan samarbeiderstyremedlemmene? Hva er man uenige om innad i styret? Dette ernoen av de spørsmålene valgkomiteen kan stille.Svarene kan gi viktig informasjon om hvordan styret kan styrkesgjennom nyrekruttering. Dessuten gir de et bilde av hvilkefunksjoner som er godt ivaretatt av de som blir sittende i sine verv.Det sittende styret, både de som er på valg og de øvrige, kan også hagode tips til nye kandidater eller rekrutteringskanaler valgkomiteenkan benytte.Sett frist for tilbakemeldingRetningslinjene for valgkomiteen fastsetter frister som er viktige åforholde seg til. De sittende tillitsvalgte som er på valg, skal mottaen personlig forespørsel om de er villig til å ta gjenvalg senest seksuker før årsmøtet i lokallaget. For fylkeslaget er fristen minst tremåneder før årsmøtet i fylkeslaget. Fristen betyr at valgkomiteensenest innen denne fristen må ha kontaktet de som er på valg.VEIVISER for valgkomiteen - august 200111

Valgkomiteen kan sende forespørselen tidligere og dermed skaffe segromsligere tid til å vurdere kandidatene.Det er ikke vedtektsfestet om henvendelsen skal være skriftlig ellermuntlig. Dersom valgkomiteen anvender skriftlig henvendelse, vildet finnes dokumentasjon på at slik henvendelse er gjort, noe somkan være praktisk å ha for å unngå misforståelser. I fylkeslagene erdet skriftlig henvendelse som er vanlig innarbeidet praksis. Se forøvrig forslag til brev side 19.Vurdering av kontinuitet opp mot nødvendig fornyelseValgkomiteen er forpliktet til å vurdere om det er andre som er bedreegnet for oppgaven. Det skal også gjøres en vurdering av helheten,sammensetningen av styret. Et styre som består av tillitsvalgte somhar sittet i sine verv i flere år kan trenge fornyelse ved at noen nyekommer inn. De som ikke blir gjenvalgt trenger derfor ikke tolkedette som en mistillit.Deres innsats kan komme bedre til anvendelse i en annen sammenheng.En rekke tillitsvalgte som trer ut av styret har vist seg å gjøreen stor og viktig innsats for lokallaget også utenfor styret. Det erviktig at valgkomiteen ikke skaper et unødig inntrykk av nederlaghos de som ikke blir innstilt på nytt. Det kan gjerne understrekes isamtaler med de aktuelle kandidatene at valgkomiteen har flere godekandidater å velge mellom, og at det er mange hensyn som må tasved sammensetning av den endelige innstillingen overfor årsmøtet.NominasjonsprosessVi har presisert at det første som må avklares, er hvilke kandidatersom stiller eller ikke stiller til gjenvalg. Selv om en tillitsvalgt ønskerå fortsette i sitt verv, er det likevel ikke gitt at valgkomiteen vilinnstille på gjenvalg. Innhenting av forslag på nye kandidater kanderfor uten problem foregå parallelt med henvendelsen til detillitsvalgte som er på valg.Stimulere aktuelle forslagsstillere til å nominere kandidaterDet er en stor fordel for valgkomiteen om de får tips og forslag framedlemmene i lokallaget. Valgkomiteen i fylkeslaget må basere segpå forslag fra lokallagene. Valgkomiteen må selv ta initiativ til å fåinn forslag. I lokallaget gjøres dette best ved å ta opp saken imedlemsmøtet, eller evt. informasjonsskriv som går ut tilmedlemmene. Valgkomiteen i fylkeslaget må sende skriftlighenvendelse til lokallagene, og med tydelig angitt frist for å kommemed forslag. Det er viktig at fristen settes så tidlig at valgkomiteenhar gitt seg selv tilstrekkelig tid til å kontakte flere kandidaterdersom det er kommet inn for få forslag.Mange lokallag, og fylkeslag også, opplever at det er vanskelig åfinne tilstrekkelig antall kandidater til vervene som skal bekles. Detkan være reelt nok, at det faktisk er mangel på kandidater. Det kanogså skyldes at valgkomiteen ikke har benyttet derekrutteringskanalene som finnes.12 VEIVISER for valgkomiteen - august 2001

Aktiv rekruttering fra valgkomiteens sideValgkomiteen må altså i mange tilfeller selv ut og finne fram til nyekandidater som er villig til å stille til valg. Det er derfor viktig athenvendelsene skjer slik at den eller de som blir foreslått får lyst til åsi ja. Dersom valgkomiteen opplever at det er vanskelig å finnekandidater, noe som kan være tilfelle, bør man likevel holde slikevansker mest mulig for seg selv. Bruk heller alle anledninger til åsnakke varmt om det viktige arbeidet organisasjonen gjør og depositive utfordringene tillitsvalgte har, det hyggelige miljøet som erblant tillitsvalgte og organisasjonens gode rykte utad osv.Belønning dreier seg ikke bare om honorar eller andre former forøkonomiske ytelser. Her er det snakk om å motivere mennesker til åbruke tiden sin på frivillig arbeid. Da er det andre sider vedorganisasjonsarbeidet som må framheves.Ulike grunner for å ville påta seg tillitsvervMedlemmer som kan tenke seg å stille til valg, gjør det av ulikegrunner. En del føler det som en plikt å gjøre en innsats fororganisasjonen, mens noen har tidligere erfaring med tillitsverv, ogtrives med slike utfordringer. En del ser på det å ha tillitsverv som ennyttig erfaring som kan komme til anvendelse i andresammenhenger, for eksempel i forhold til arbeidsmarkedet. Andreigjen trives sammen med andre mennesker, og er først og fremst uteetter å høre med i et sosialt fellesskap. En del føler et engasjement iforhold til organisasjonens mål og oppgaver, og ønsker å hameningsfylte interessepolitiske oppgaver å bruke tiden sin på.Det kan derfor være lurt å ta utgangspunkt i det valgkomiteenoppfatter kan virke motiverende for den enkelte som spørres. Er deten person som er kjent for valgkomiteen, kan det være enkelt nok.Dersom det er ukjente, er det nødvendig at valgkomiteen danner seget inntrykk av personen. Valgkomiteen kan også spørre medlemmeneom tips på personer som de kan henvende seg til for å undersøke omvedkommende er villig til å bli foreslått.3. møte:• planlegge kontakt med de nominertekandidatene• vurdere om flere må rekrutteres avvalgkomiteenProsessen fram mot innstillingenFor at valgkomiteen skal kunne lage en innstilling overfor årsmøtet,må de danne seg et inntrykk av alle kandidatene. Det gjelder både desom er villig til å ta gjenvalg, og nye som er nominert.Samtale eller intervju med aktuelle kandidaterValgkomiteen kommer altså ikke utenom å snakke direkte med desom skal foreslås. Det neste trinn kan for eksempel være å invitere tilen samtale der valgkomiteen først forteller litt generelt om hvilkeoppgaver og utfordringer laget står overfor, og inviterer kandidatentil å spørre eller kommentere.Dernest er det lurt å beskrive konkret hvilke tillitsverv som er ledigog få kandidaten til å fortelle om hvilke erfaringer og egenskaper haneller hun har i forhold til dette. Det er fint om valgkomiteen klarer åskape en hyggelig ramme rundt en slik samtale.VEIVISER for valgkomiteen - august 200113

Målet må være at selv de som ikke blir innstilt skal oppleve at detvar hyggelig å bli kontaktet. Igjen er det viktig å si klart fra om atdet er flere kandidater å velge mellom, dersom det er situasjonen,slik at de som blir snakket med ikke får urealistiske forventninger.Hensyn som må tas ved sammensetning av styretNår valgkomiteen skal sette sammen sin innstilling overfor årsmøtet,må en rekke faktorer vurderes. I retningslinjene for valgkomiteenheter det i punkt 4 at valgkomiteen bør finne fram til ensammensetning av vervene som tar hensyn til kjønn, geografi, lagetsmedlemssammensetning og aktuelle arbeidsoppgaver.Et styre bør med andre ord bestå av likelig fordeling av kvinner ogmenn, personer fra de forskjellige bygdene eller bydelene kommunenbestår av, likelig fordeling av personer med lungesykdom oghjertesykdom, samt pårørende. I tillegg skal man passe på at de sominnstilles er i stand til å fylle oppgavene de skal utføre. Det er foreksempel ingen god idé å innstille en som ikke har et forhold tilarbeid med tall til kassereroppgaven.Det kan også være en fordel om styremedlemmene har forskjelligyrkesbakgrunn, slik at kontaktflaten til organisasjonen som helhetblir så stor som mulig. Ulik yrkesbakgrunn betyr også atstyremedlemmene har forskjellige ferdigheter. Da kan de utfyllehverandre og oppnå mer.Vårt gjennomgående budskap er at det er mangfoldet som ernøkkelen til suksess. Praktiske erfaringer støttet av seriøs forskningpå organisasjoner og grupper viser at det trengs ulike personligeegenskaper for å fylle alle rollene et godt styre trenger. Valgkomiteentrenger derfor ikke lete etter supermennesker. Egenskaper sominitiativ og handlekraft, ettertenksomhet og evne til refleksjon,ordenssans og ryddighet, fantasi og kreativitet og ikke minst humor,finnes i ulike blandinger hos de fleste.Valgkomiteen bør legge vekt på det som er fortrinnet til den enkeltekandidat, og ikke bruke tid på å lete etter feil eller utilstrekkelighet.Noe av det viktigste er at vedkommende er interessert og villig til ågjøre en innsats. En annen viktig ledetråd for valgkomiteen er å seetter personer som trives med å samarbeide.De nominerte må informeres om innstillingenValgkomiteen må informere alle nominerte om komiteens innstillingog begrunnelsen for denne så snart innstillingen er klar. Enkeltenominerte kandidater vil deretter ønske å trekke sitt kandidatur, noede da gis anledning til. Andre igjen vil være villig til å bli foreslåttsom motkandidat til en eller flere av de innstilte under valget påårsmøtet.4. møte:• utforme innstillingen• formulere begrunnelse• tilbakemelding til nominerteBegrunnelse for innstillingenValgkomiteens innstilling skal legges fram sammen med de andresakspapirene til årsmøtet. Valgkomiteen i fylkeslagene kan selvbestemme enten å sende ut innstillingen sammen med de øvrigesakspapirene, det vil si minst 14 dager før årsmøtet, eller atinnstillingen legges fram på årsmøtet.14 VEIVISER for valgkomiteen - august 2001

Valgkomiteens innstilling skal i henhold til retningslinjene væreskriftlig. Det er mulig å legge fram en flertalls- ogmindretallsinnstilling dersom det ikke lar seg gjøre å komme fram tilenighet. En vanlig konflikt i forhold til valg er at mens noen villegge stor vekt på å slippe til de nye og friske kreftene, vil en annengruppe hevde at det må være de mest erfarne som bør velges. Beggesyn er lett å argumentere for. De færreste vil likevel mene at detbeste er å ha et styre med enten bare erfarne folk, eller med bare nyeog uerfarne.Når valgkomiteen har bestemt seg for hvem de mener bør velges, måde lage en innstilling til årsmøtet. En slik skriftlig innstilling kanvære svært enkel: navn på de som er innstilt, og hvilket verv de erinnstilt til. Dessuten angivelse av om de er valgt for ett eller to år, ogom de er nye eller foreslått gjenvalgt.Innstillingen kan også gjøres mer informativ ved at det opplyses hvaslags medlemsstatus den enkelte har (hjertesyk, lungesyk ellerpårørende), hvor gammel vedkommende er, yrkesbakgrunn eller omvedkommende er pensjonert.I tillegg kan valgkomiteen utforme en mer omfattende presentasjonav kandidatene til punktet valg på dagsorden under årsmøtet. Herkan det for eksempel gjøres rede for hvilken annenorganisasjonserfaring kandidatene har og hva vedkommende erinteressert i å arbeide med hvis han eller hun blir valgt. Uansetthvilken form valgkomiteen velger på sin innstilling, så kanrepresentanter for valgkomiteen risikere å bli spurt om å begrunnesin innstilling. Det kan derfor være lurt å ha luftet innad ivalgkomiteen hvordan slike spørsmål best kan håndteres.Avslutning av arbeidet i komiteen og evalueringI det siste og avsluttende møtet i valgkomiteen bør det settes avnoen minutter til samtale om hvordan arbeidet har forløpt. Det kanvære nok at disse erfaringene summeres opp muntlig. Enda bedre erdet dersom valgkomiteen kan enes om å skrive ned noen korte ogpoengterte momenter som de som følger etter i neste periode kan dranytte av.Det nye styret kan få eventuelt skriftlig materiale som de kanformidle til den nye valgkomiteen.Nyttige tips kan for eksempel være:• kandidater som kan spørres igjen om et år• rekrutteringskanaler som har vist seg nyttige• praktiske erfaringer i arbeidet som kan hjelpe andre• momenter som kan innarbeides i dette heftet ved en eventuellrevidering av heftetVEIVISER for valgkomiteen - august 200115

Gjennomføring av valgene i årsmøtetValg gjennomføres vanligvis som det siste punktet i årsmøtetsdagsorden før eventuelle årsmøteuttalelser. Ordstyrer vil gjerneinnledningsvis gi ordet til en representant for valgkomiteen. Det ersom regel valgkomiteens leder som presenterer innstillingen.Under årsmøtet er det anledning til å komme med benkeforslag pånye kandidater. Vi minner om at alle som blir foreslått må ha sagtseg villig til å stille til valg.Dersom det kommer benkeforslag, skal det være skriftlig votering.Ofte blir det foreslått dersom det er forslag på motkandidat tilvalgkomiteens innstilling. Ved skriftlige valg er det nødvendig medstemmesedler. Disse må være klargjort på forhånd. I fylkesårsmøtet erdet tellekorpsets oppgave å dele ut stemmesedler, samle de inn igjenog sørge for opptelling. Resultatet av avstemningen meddelesordstyrer, som deretter kunngjør resultatet overfor årsmøtet.Overføring av arbeidet til den nyevalgkomiteenNår innstillingen overfor årsmøtet er lagt fram og valgenegjennomført, er oppdraget til valgkomiteen fullført. Den nyvalgtevalgkomiteen vil ha ansvaret for neste valgprosess.Vanligvis ivaretas kontinuiteten i arbeidet ved at en person fra dentidligere valgkomiteen blir gjenvalgt. På denne måten kanvedkommende informere de nye om hvilke rutiner og prosedyrer somer vanlig å følge, samt hvilke erfaringer valgkomiteen har gjort segåret før.Opplæringstilbud er også en metode for å sikre at valgkomiteen fårbest mulig forutsetning for å ivareta oppgaven på en tilfredsstillendemåte. En del fylkeslag arrangerer kurs for valgkomiteene i sitt fylke.Noen av distriktskontorene har også tatt initiativ til slik opplæring isamråd med fylkeslagene i sitt distrikt.Forhåpentlig kan dette heftet bidra til at opplæringstilbudet kanvidereutvikles, og at valgkomiteen gjennom veiviseren får et fellesreferansegrunnlag og retningslinjer for arbeidet.Du som leser kan selv bidra til at heftet forbedres ved å sende forslagtil endringer. Du kan også etterlyse punkter du ønsker mer utfyllendeinformasjon om.16 VEIVISER for valgkomiteen - august 2001

Krav og støtte til studieringer"En studiering er en liten gruppe mennesker som kommer sammentil regelmessige møter for på en planmessig måte å skaffe segkunnskaper og innsikt i et bestemt emne"Den vanligste arbeidsformen i studieringer er diskusjon ogerfaringsutveksling. En studiering trenger ikke å ha en ”lærer” elleren veileder, men en av deltakerne i studieringen bør ha et spesieltansvar for å samle gruppa, sørge for at alle har studieheftet og sendeinnmeldingsskjema og rapport til Funksjonshemmedes Studieforbund(FS). (For mer informasjon om en ringleders oppgaver: se ”Veiviserfor studieringleder”).Studieringen må forhåndsgodkjennes på eget skjema, og sendes iutfylt stand til:Funksjonshemmedes StudieforbundPb 237 Sentrum0103 OsloInnmeldingsskjema kan fås ved henvendelse til studieleder i lageteller fylkeslaget, på regionkontoret eller ved henvendelse til FS.(For utfylling av skjemaet samt gangen i behandlingen se”Veiviser for studieleder”).Krav til studieringen:• En studiering skal bestå av minst 5 medlemmer. Frammøte forminst 5 personer må være på minst 75% av undervisningstiden.• Studieringen må ha en varighet på minst 12 timer fordelt på fleremøter. Husk å legge inn pauser!Støtte til studieringer:• Dersom dere har utgifter til studiehefter, reiser (bilgodtgjørelse),bevertning, lærerlønn, porto, telefon etc, kan dere ved å leggeved kopier av kvitteringer få støtte på kr 85,- per studietime.• Dersom dere ikke har utgifter ved gjennomføring av studieringen,får dere et ”administrasjonstilskudd” på kr 380,-.Lykke til med arbeidet i studieringen!VEIVISER for valgkomiteen - august 200117

Funksjonshemmedes studieforbundStudieplanGodkjent dato:Studieplannummer: 050308Antall studietimer: 12Høvelig deltakerantall: 6-8NavnVeiviser for valgkomiteenMålDeltakerne skal etter gjennomgått studiering ha fått innsikt i og forståelse for hvordan arbeidet i envalgkomite skal utføres samt opplæring i regelverk og beskrivelse av oppgaver og fremgangsmåter forarbeidet.KompetanseStudieringen skal gjøre deltakerne i stand til å utføre arbeidet i en valgkomite på en tilfredsstillendemåte.Målgruppe(r)Medlemmer i LHL og evt. andre interesserteLæremidler (lærebok, fagbok, elevbok e.l. - forfatter og tittel)"Veiviser for valgkomiteen"Krav til lærer/ringlederIngen spesielle kravArbeidsform(er)StudieringEgnet sted/lokale (f.eks. rom med spesialutstyr, spesielle krav til tilgjengelighet)Lagslokaler, privat eller andre egnede stederSted dato underskriftFor detaljert progresjon og program: se neste side18 VEIVISER for valgkomiteen - august 2001

Oversikt over innhold, arbeidsform og progresjon for samlingene1. samling Antall timer: 3Valgkomiteens oppgaver.Hvordan rekruttere nye tillitsvalgte til våre lokallagsstyrer?Ulike ”rekrutteringskanaler”.LHLs lover og mønstervedtekter.Lokale vedtekter.Diskusjon.2. samling Antall timer: 3Hvilke tillitsverv skal besittes, hvor ofte skal de ulike tillitsvalgte være på valg, og for hvor lenge?Huskeliste for valgkomiteen.Hva må gjøres på det første møtet i komiteen?Rammene for arbeidet i valgkomiteen:• Konstituering• Når må arbeidet starte?Diskusjon.3. samling Antall timer: 3Rammene for arbeidet i valgkomiteen fortsetter:• Forberedelser• Hvem er komiteens oppdragsgiver?• Økonomiske rammer• Regionkontorets rolleHva må gjøres på det andre møtet i komiteen?Planleggingsfasen.Nominasjonsprosessen.Diskusjon.4. samling Antall timer: 3Hva må gjøres på det tredje møtet i komiteen?Prosessen fram mot innstillingen.Hva må gjøres på det fjerde møtet i komiteen?Begrunnelse for innstillingen.Avslutning av arbeidet i komiteen.Gjennomføring av valgene i årsmøtet.Overføring av arbeidet til den nye valgkomiteen.Hvilke oppgaver hører inn under de ulike tillitsvervene?Diskusjon. Evaluering av studieringenVEIVISER for valgkomiteen - august 200119

Tillitsverv Oppgaver Gode egenskaper20 VEIVISER for valgkomiteen - august 2001

Eksempel på brev fra valgkomiteen:Fjeldlund lokallag av LHLValgkomiteenv/Per PettersenFjellveien 33333 FJELDLUNDLeder i Fjeldlund lokallag av LHLOlav LundFjeldlund, 3. november 2001Forespørsel om gjenvalgValgkomiteen har nylig startet sitt arbeid, og består av følgende:Per Pettersen, tlf. 38 38 38 38 (leder)Ragnhild Hansen, tlf. 38 38 78 78Hans Hansen, tlf. 38 38 48 48Vi trenger å få en oversikt over hvem av våre tillitsvalgte som er villige til å stille til gjenvalg. Vi berderfor om at vedlagte skjema fylles ut og returneres valgkomiteen v/valgkomiteens leder Per Petterseninnen 1. desember 2001.De som har sagt seg villig til å stille til gjenvalg vil bli nærmere kontaktet av valgkomiteen.Eventuelle spørsmål kan rettes til Per Pettersen eller Ragnhild Hansen.Med vennlig hilsenValgkomiteen i Fjeldlund lokallag av LHLPer Pettersen Ragnhild Hansen Hans Hansen……………………………………………………………………………………KlippTil valgkomiteen i Fjeldlund lokallag av LHLv/Per Pettersen, Fjellveien 3, 3333 FjeldlundfornavntillitsvervJeg stiller gjerne til gjenvalgJeg er ikke interessert i å stille til gjenvalgJeg kan tenke meg å stille til valg i et annet tillitsvervetternavnAngi gjerne hvilketEventuelle kommentarer:Valgkomiteens innstilling:Leder: Per Pedersen hjertesyk nyNestleder: Fredrik Fredriksen lungesyk ikke på valgKasserer: Eline Olsen lungesyk gjenvalgSekretær: Hans Hansen pårørende ikke på valgStyremedlem: Kari Karstensen hjertesyk nyVEIVISER for valgkomiteen - august 200121

22 VEIVISER for valgkomiteen - august 2001