Etiske regler i Storebrand-konsernet

Etiske regler iStorebrand-konsernetVedtatt av Styret i Storebrand ASA15. januar 2013

3Innhold1. Bakgrunn og hovedprinsipper 42. Målgruppe 43. Annet regelverk 44. Åpenhet 45. Regler for forretningspraksis 45.1. Menneskerettigheter 45.2. Miljø 45.3. Samfunnsansvarlige investeringer 45.4. Innkjøp og leverandører 45.5. Salg og markedsføring 45.6. Korrupsjon 55.7. Hvitvasking 56. Regler for personlig adferd 56.1. Diskriminering og mobbing 56.2. Taushetsplikt 56.3. Forhold til forretningsforbindelser 56.4. Representasjon og arrangementer 56.5. Gaver og fordeler 56.6. Nærstående 66.7. Habilitet 66.8. Biverv og engasjement i andre selskaper og organisasjoner 66.9. Innsideinformasjon 66.10. Informasjon og IT-systemer 66.11. Bruk av Konsernets utstyr og eiendeler 66.12. Ryddighet i egen økonomi 66.13. Kjøp av seksuelle tjenester 67. Varsling 68. Ansvar og oppfølging 7

41. Bakgrunn og hovedprinsipperStorebrand-konsernet (heretter konsernet)tilbyr livsforsikring, skadeforsikring,helseforsikring, banktjenester og kapitalforvaltningi Norge og Sverige. De etiskereglene bygger opp under konsernetsverdigrunnlag.Konsernets virksomhet krever tillit frakunder, myndigheter, aksjonærer ogsamfunnet for øvrig. For å oppnå tillit ervi avhengig av profesjonalitet, dyktighetog høy etisk standard i alle ledd. Dettegjelder både for konsernets forretningsdriftog handlemåten til hver enkelt. Allemedarbeidere skal opptre med aktsomhet,redelighet og saklighet, og avstå fra handlingersom kan svekke tilliten til konsernet.Ledere har et særlig ansvar og måfremstå som gode eksempler for andre.De etiske reglene er tilgjengelige på intranettetog konsernets hjemmesider. HRskal bidra til at konsernets ansatte kjennerog er bevisst hva reglene betyr i medarbeidernesdaglige arbeid, gjennom tiltaksom e-læring, dilemmatrening, gruppearbeid,og spørsmål og svar-tjenestepå intranettet. Etterlevelse av de etiskereglene følges opp i medarbeidersamtaler,og måles gjennom en årlig etikkindikator.2. MålgruppeDe etiske reglene gjelder for alle ansattei konsernet, alle som har tillitsverv i konsernet(herunder styreverv), samt innleidekonsulenter, når de opptrer på vegne avkonsernet.Etikkreglene gir ikke kunder eller andretredjemenn juridiske rettigheter.3. Annet regelverkDe etiske reglene utgjør retningslinjerfor etisk adferd, men kan ikke dekke alleforhold. I hver enkelt situasjon er detviktig å bruke skjønn i vurderingen av hvasom er en etisk handlemåte.I tillegg må alle lojalt følge lover, forskrifter,rundskriv, relevante bransjeetiskeregler og interne regler som gjelder forkonsernets virksomhet. Ledere må sørgefor at medarbeiderne gis anledning til åsette seg inn i det regelverket som gjelderfor den enkeltes arbeid, men den enkeltemedarbeider er selv ansvarlig for å følgeregelverket.4. ÅpenhetKonsernet skal ha en åpen bedriftskultur.Åpenhet er en forutsetning for motivasjon,tillit og trygghet. Alle medarbeidereskal føle seg trygge til å ta opp både småog store saker med lederen sin eller andrei konsernet.De etiske reglene kan ikke si noe om hvasom er rett og galt i alle situasjoner. Deter viktig å være åpen om sine handlinger,og snakke med andre. Ved tvil skal man taproblemstillingen opp med overordnedeeller HR. Det er også mulig å bruke denanonyme spørsmål og svar-tjenesten ometiske problemstillinger på intranettet.5. Regler for forretningspraksis5.1. MenneskerettigheterKonsernet skal i sin virksomhet respekterede grunnleggende menneskerettighetene,slik de er beskrevet i sentralemenneske rettighetskonvensjoner somFNs menneske rettighets-konvensjon ogarbeidsrettighetskonvensjonene i denInternasjonale arbeidsorganisasjon (ILO).Selskapet skal aktivt medvirke til at forretningsforbindelserog de selskaperkonsernet investerer i respekterermenneskerettighetene.5.2. MiljøKonsernet skal arbeide målrettet for åredusere miljøbelastningen av egen drift,investeringer, innkjøp og eiendomsforvaltning.Konsernet skal legge til rette for atansatte kan redusere sin private miljøbelastning.5.3. SamfunnsansvarligeinvesteringerKonsernet skal være en ansvarlig investor.Strategien er å bruke vår makt som forvalterav kapital til å påvirke børsnoterteselskaper til å jobbe systematisk medbærekraft. Vi gjør dette fordi vi tror det vilvære mest lønnsomt på lang sikt.Se Storebrands retningslinjer for bærekraftigeinvesteringer for mer informasjon.5.4. Innkjøp og leverandørerKonsernet skal opptre som en ansvarliginnkjøper. Innkjøp skal gjennomføres slikat de bidrar til å redusere miljø- og klimabelastningenav varer og tjenester somanskaffes, og støtte opp under konsernetsengasjement innenfor miljø og bærekraft.Se konsernets Innkjøpsregler for merinformasjon.5.5. Salg og markedsføringKonsernet skal ikke legge opp til noenformer for salg eller markedsføring somkan oppfattes som støtende, eller stridermot vanlige samfunnsnormer. Økonomiskrådgivning skal alltid skje med utgangspunkti kundenes behov, økonomiskesituasjon og risikovillighet. Konsernet skal

5ikke utnytte sine kunnskapsmessige ogøkonomiske fortrinn overfor kundene. Viskal gi råd som tjener kundenes interesser,selv om det på kort sikt ikke alltider det mest lønnsomme for selskapet. Allreklame, informasjon og betingelser skalpreges av respekt for kundene, samfunnetog miljøet.5.6. KorrupsjonKorrupsjon er å misbruke betrodd stillingfor å oppnå personlige eller forretningsmessigefordeler for seg selv eller andre.Konsernet er imot alle former for korrupsjon,og arbeider aktivt for å sikre at detteikke forekommer i konsernets forretningsaktiviteter.Ingen må selv eller for andre mottafordeler (kfr 6.5) fra konsernets forbindelserdersom fordelen har sin bakgrunni ansettelsesforholdet. Tilsvarende skalingen gi slike fordeler til våre forretningsforbindelser.Fordeler kan være gaver, rabatter,reiser og bonus ved private innkjøp,låneopptak eller lignende. Unntatt fradenne regelen er fordeler konsernet haroppnådd for alle ansatte i hele eller delerav et land vi har virksomhet i.Se Storebrand-konsernets retningslinjerfor bekjempelse av korrupsjon for merinformasjon.5.7. HvitvaskingHvitvasking er å gjøre utbytte fra straffbarehandlinger om til tilsynelatende lovliginntekt eller formuesøkning. Konsernetskal unngå enhver befatning med midlersom stammer fra kriminelle forhold ogarbeider aktivt med å redusere hvitvaskingsom samfunnsproblem.Se Retningslinjer for tiltak mot hvitvaskingog terrorfinansiering mv. i Storebrandkonsernetfor mer informasjon.6. Regler for personligadferd6.1. Diskriminering og mobbingDet skal vises toleranse for medarbeidereog andre interessenters holdninger ogmeninger. Ingen skal diskriminere ellermobbe andre medarbeidere/kolleger,samarbeidspartnere, kunder eller andreinteressenter. Den som føler seg diskriminerteller mobbet skal tas på alvor.6.2. TaushetspliktAlle har taushetsplikt om kunders, medarbeideresog andre forretningsmessigeeller private forhold som man fårkjennskap til i forbindelse med utførelseav arbeid for konsernet. Dette gjeldermed mindre man etter lov eller ifølgedisse etiske reglene har plikt eller bliroppfordret til å melde fra. Taushetspliktenomfatter opplysninger om konsernets forretningsmessigedrift, samt andre forholdav intern og fortrolig art. Taushetspliktengjelder ikke bare utad, men mellom deenkelte selskap i konsernet. Taushetspliktengjelder også overfor andre isamme selskap som ikke har behov for ågjøre seg kjent med opplysningene i sittarbeid.6.3. Forhold til forretningsforbindelserIngen må foreta handlinger som kan hindreupartisk opptreden i forhold til konsernetskunder, leverandører, aksjonærer ellerandre av konsernets forbindelser. Det måvises tilbakeholdenhet med private avtalerog utveksling av ytelser med bedrifter ogpersoner som man gjennom sitt arbeidi konsernet har forretningsforbindelsermed. Videre må det vises tilbakeholdenhetmed forretningsmessige avtaler medpersoner man har private relasjoner til.Dersom en medarbeider har private relasjonermed en forretningsforbindelse, mådette meldes til nærmeste overordnede.For å vurdere om en relasjon er privat kanmedarbeider spørre seg selv om hva somer gitt og gjort for å fortjene, og beholdedenne kontakten.6.4. Representasjon ogarrangementerDet forventes at medarbeidere som i kraftav sin stilling representerer eller kan bliidentifisert med konsernet, oppfører segpå en måte som inngir tillit både til konsernetog medarbeideren.Arrangementer i regi av konsernet skalpreges av nøkternhet og ha et relevantfaglig innhold.Dersom arrangementet medfører reise ogovernatting for eksterne som inviteres,skal dette dekkes av de inviterte (entendirekte eller gjennom en deltakeravgift).Konsernet kan imidlertid dekke oppholdsutgifterfor de inviterte dersom formåletmed arrangementet er opplæring.Ansatte i konsernet som inviteres tilseminarer eller kurs med leverandørereller andre forretningsforbindelser skal fåsine reise- og oppholdskostnader dekketav konsernet. Dersom formålet medinvitasjonen er opplæring, kan oppholdskostnaderdekkes av forretningsforbindelsen.Se for øvrig 6.5.Se Retningslinjer for arrangementer i regiav Storebrand-konsernet for mer informasjon.6.5. Gaver og fordelerSom hovedregel skal ingen motta fordeler,herunder gaver og invitasjoner, av konsernetsforretningsforbindelser dersomfordelen har sin bakgrunn i ansettelsesforholdet.Det er tillatt å motta fordeler

6av begrenset verdi, det vil si antatt verdioverstiger ikke 500 NOK i Norge, 300 SEKi Sverige og 100 LTL i Litauen. Dersomfordelen overstiger de nevnte beløp måoverordnet leder godkjenne fordelen, væreåpen med den og den ansatte må evt.innrapportere den i henhold til gjeldendeskatteregler. Interne gaver omfattes aveget regelverk i personalhåndboken.Gaver som gis på vegne av konsernetskal ha et nøkternt nivå og ikke overstigeverdigrensen for hva vi har lov til å motta(se over). Konsernets motiver og mottakersintegritet må ikke kunne trekkes i tvil.Ingen må gi gaver eller andre fordeler påvegne av konsernet i den hensikt å oppnågjenytelser til egen fordel.Se Storebrand-konsernets retningslinjerfor bekjempelse av korrupsjon for merinformasjon.6.6. NærståendeNærstående 1) kan ikke ha stillinger hvorden ene er den andres direkte overordnedeeller hvor stillingene er uforenligepå annen måte. Der slike situasjoneroppstår har de nærstående et gjensidigansvar for å komme ut av situasjonenuten ugrundet opphold.6.7. HabilitetIngen må delta i behandlingen elleravgjørelsen av en sak når det foreliggeromstendigheter som kan svekke tillitentil vedkommendes uavhengighet. I sliketilfeller må det heller ikke øves påvirkningpå andre i konsernet.Ikke under noen omstendighet skal noenbehandle, avgjøre eller øve påvirkningi en sak når vedkommende selv ellernærstående, direkte eller indirekte, harøkonomiske eller andre personlige interesseri saken. Dersom en overordnet erinhabil i en sak, kan saken som hovedregelheller ikke avgjøres av en direkteunderordnet.Medarbeideren skal underrette sin nærmesteoverordnede straks han/hun bliroppmerksom på at en habilitetskonfliktkan oppstå. Den overordnede skal vurdereom andre medarbeidere eller omverdenenvil kunne trekke medarbeiderens habiliteteller etiske redelighet i tvil. Dersom detkonstateres at inhabilitet foreligger, skalhan/hun ikke delta i den videre behandlingav saken.6.8. Biverv og engasjement iandre selskaper og organisasjonerIngen ansatte kan uten arbeidsgiverssamtykke arbeide eller ha styreverv i, ellerdrive eller ha betydelig interesse i, foretaksom driver samme type virksomhet somet av konsernets selskap eller som har enforretningsrelasjon til disse.Arbeidsgiver må forespørres hvis enansatt med hovedstilling i konsernetønsker å drive privat virksomhet ellerta lønnet arbeid i fritiden - bortsett fraenkeltstående oppdrag. Tillatelse vil bligitt så sant biervervet/arbeidet er forenligmed fullgod utførelse av arbeidet i konsernet.Biverv som er så arbeidskrevende at detkan gå ut over ansattes arbeid, må godkjennesav overordnet. Politiske tillitsverv,som er regulert i lov, skal informeres omtil leder og bli lagt til rette for slik at detblir til minst mulig ulempe for konsernet.6.9. InnsideinformasjonInnsideinformasjon er informasjon somkan påvirke prisen på verdipapirer og somikke er offentlig tilgjengelig eller allmentkjent i markedet.Ingen medarbeidere skal bruke, eller bidratil at andre bruker, innsideinformasjonom konsernet eller andre selskaper, somgrunnlag for å handle med verdipapirer.Dette gjelder både privat og på vegne avkonsernet.Se Regelverk for primærinnsideres egenhandelfor mer informasjon.6.10. Informasjon og IT-systemerIngen må aktivt søke opplysninger omandre medarbeidere eller kunder viainterne datasystemer eller arkiver, medmindre det er nødvendig for hans/hennesarbeid i konsernet.6.11. Bruk av konsernets utstyr ogeiendelerIngen skal i urimelig grad benytte selskapetsdata, IT-utstyr, materiell ellerandre eiendeler til private formål ellertil aktiviteter som ikke er relevante forarbeidet. Bruk til dataspill, gambling,pornografi, rasisme eller andre formål somkan oppfattes som støtende, skal ikkeforekomme.6.12. Ryddighet i egen økonomiMedarbeiderne må til enhver tid sørgefor at økonomiske forpliktelser overforkonsernet holdes i orden. Det kan oppfattessom en svekkelse av den respekt oguavhengighet konsernet tilstreber dersommedarbeidere er utsatt for sterkt økonomiskpress.1) Med nærstående menes ektefelle eller samboer, og egne eller samboers mindreårige barn. Som nærstående anses foretak hvor den ansatte eller deresnærstående har bestemmende innflytelse. Andre særegne forhold kan være av en slik art at de berørte etter en konkret vurdering må likestilles med nærstående.

7En medarbeider som forstår at han/hunikke vil klare å dekke sine økonomiskeforpliktelser overfor konsernet, må orienteresin nærmeste overordnede, medmindre den økonomiske situasjonen er avforbigående karakter.6.13. Kjøp av seksuelle tjenesterKjøp av seksuelle tjenester er forbudt vednorsk og svensk lov. Forbudet gjelder ogsåfor ansatte på tjenesteoppdrag i andre land.7. VarslingVarsling er å gå videre med kritikkverdigeforhold til noen som kan gjøre noe meddet. Kritikkverdige forhold er eksempelvisbrudd på lovregler og interne regler ogretningslinjer. Alle som får kjennskap tilforhold som man mener er i strid medregler og retningslinjer som gjelder forvirksomheten i konsernet, oppfordres til åmelde fra om dette.Varsling er bra for den enkelte medarbeider,konsernet og samfunnet, fordikritikkverdige forhold kan rettes opp. Folksom er villige til å varsle er derfor en viktigressurs for konsernet.Den enkelte ansatte oppfordres til å varsleom kritikkverdige forhold, fordi det kanbidra til å utvikle konsernet, men har normaltikke plikt til å varsle. De ansatte harplikt til å varsle om kriminelle forhold ogom forhold der liv og helse er i fare.Det finnes flere måter å varsle på. Somutgangspunkt kan medarbeidere alltidvarsle skriftlig eller muntlig til overordnet,HR partner, HR-direktør, tillitsvalgteeller Arbeidsmiljøutvalgets leder. I tilleggkan man varsle gjennom den anonymespørsmål og svar-tjenesten for etiskeproblemstillinger på intranettet. Ved ønskeom varsling utenom administrasjonen,kontaktes vår eksterne samarbeidspartnerfor varsling. Dette er et advokatfirma somsikrer både konfidensialitet og anonymitet.Mer informasjon finnes på intranettet.Se Retningslinjer for varsling i Storebrandkonsernetfor mer informasjon.8. Ansvar og oppfølgingLedere på alle nivåer har et særlig ansvarfor å påse at egen og underordnedes atferder i samsvar med regelverket. Lederehar ansvar for å rapportere brudd på deetiske reglene til HR-direktør, samt å gien årlig statusrapport på etterlevelsen avreglene. Den enkelte må til enhver tid vurderesin virksomhet i forhold til reglene.Oppstår det tvil om en handling er etiskforsvarlig, må vedkommende avstå frahandlingen eller ta spørsmålet opp mednærmeste overordnede. Det er også muligå bruke spørsmål og svar-tjenesten ometiske regler på intranettet.De etiske reglene bygger opp om konsernetsverdigrunnlag, som skal leggestil grunn i medarbeideroppfølgingen.HR-direktør har det overordnede ansvaretfor det etiske regelverket. HR-direktørhar ansvar for å gjøre de etiske reglenetilgjengelige og sørge for opplæring ogbevisstgjøring.Overtredelse av konsernets etiske reglervil normalt ha konsekvenser i henhold tilsanksjonsmatrisen under.Alvorlighet:UaktsomtGrovt uaktsomt / gjentatteForsettlig / gjentatte tilfellerBrudd på:tilfeller av uaktsomtav grov uaktsomhet> > Interne reglerog retningslinjer> > Muntlig advarsel> > Skriftlig advarsel> > Vurdere oppsigelse elleravskjed> > Lover og off.forskrifter> > Skriftlig advarsel> > Vurdere anmeldelse,oppsigelse eller avskjed> > Anmeldelse, oppsigelseeller avskjedSanksjoner skal følge de føringer som legges i Arbeidsmiljøloven og gjeldende tariffavtaler. Konsernets rutiner knyttet til utøvelse avsanksjoner skal ivaretas. Alle sanksjoner skal være vurdert av HR partner før iverksettelse. Alle reaksjoner og behandlingen av disse skalfølge hovedprinsippene i Konsernets personalhåndbok, rutine og Arbeidsmiljøloven.

19116c Grafisk senter 01/2013Storebrand ASAHovedkontor: Professor Kohtsvei 9, Postboks 500, 1327 Lysaker.Telefon: 08880, www.storebrand.no