Strategi for utvikling av elektronisk arkiv 1

Definisjon – Elektronisk arkivArkiv som består av elektroniske dokument.

Definisjon – «Heilelektronisk arkiv»Gitt dei grensene som definisjonaneover sett, må eit «heilelektronisk» arkivfor ein kommune definerast som eitelektronisk arkiv som femner ut oversak/arkivsystemet og også gjeld forelektroniske dokument som ligg i ellerblir skapt i fagsystem.

Arkivforskrifta § 2-2«Eit offentleg organ skal til kvar tid ha einajourført samleplan, ein arkivplan, somviser kva arkivet omfattar og korleis deter organisert. Arkivplanen skal også visekva slags instruksar, reglar, planar m.v.som gjeld for arkivarbeidet.»

Arkivforskrifta § 2-6 (siste ledd)✔«Arkivplanen skal innehalde eit fullstendig ogajourført oversyn over dei systema som blir nytta tiljournalføring og eventuelle andre former forregistrering av saksdokument. Elektroniske systemskal vere fullgodt dokumenterte».✔✔✔Døme fagsystem Karmøy kommuneDøme sak/arkiv – Bjerkreim kommuneDøme sak/arkiv – Sandnes kommune

Arkivforskrifta § 2-9●«For elektronisk journalføring skal offentlege organnormalt nytte eit arkivsystem som følgjer krava iNOARK-standarden. Nye system skal veregodkjende av Riksarkivaren før dei blir tekne i bruk».●●NOARK-5 gjeld i dag.Gjeld også for fagsystem.

Arkivforskrifta § 2-13●Saksdokument i offentlege arkiv kan lagrastelektronisk. Ein føresetnad for slik lagring er at detblir nytta fullgode system, rutinar,dokumentlagringsformat og lagringsmedium som ergodkjende av Riksarkivaren [...]. Riksarkivaren kanfastsetje at visse typar arkivmateriale også skalarkiverast på papir.●Både den elektroniske og ein eventuell papirbasertversjon av dokumenta kjem inn under reglane i kap.V om behandling av eldre og avslutta arkiv.Riksarkivaren kan fastsetje at anten beggeversjonane eller berre den eine skal avleverast tilarkivdepot.

Arkivforskrifta § 2-14«For elektroniske register og databasar krevst det ikkjearkiveksemplar på papir. Men systema som dei inngår i,skal vere godt nok dokumenterte til at materialet kannyttast også etter overføring til arkivdepot, jf. kap. V.Dokumentasjonen skal inngå i arkivplanen. Dersomslike system produserer eller lagrar saksdokument, skaldokumenta behandlast etter reglane i § 2-13.» [...]

Juridisk oppsummering ...●Legg merke til korleis arkivplanendirekte og indirekte er nemnt i desseparagrafane.●Arkivplanen blir og skal altså verastaden kor all styrande og overordnainformasjon om kommunen sitt«heilelektroniske» arkiv skal samlast.