Viktig - Norsk Byggtjeneste AS

Brukerveiledning
Matchfunksjon i Excel
En rask innføring i matching av informasjon i Excel
Sist oppdatert 22.10.09

Matche med Excel
Utgangspunkt
Når man skal foreta en førstegangsinnleggelse i NOBB mediabank, velger mange å benytte seg av
sine egne varenr som filnavn fordi man har større eierskap til disse enn til NOBBnr. Dette krever at
man benytter seg av manuell tilknytning av metadata (linken mellom mediabanken og NOBB) slik at
man må legge nødvendig informasjon inn i Excel.
Før du begynner å matche, må du legge inn filnavn på bildene og/eller dokumentasjonen i Excel. For
noen vil dette være en ren "klipp og lim" jobb, men det er mye tid å spare om du kan benytte deg av
matchefunksjonen i Excel. I realiteten betyr dette at man bruker programmet til å hente,
sammenlikne og flytte informasjon mellom ulike Excellark og til riktig sted, uten fare for menneskelig
feil. Nøkkelen til dette er at man har noe å matche på, altså noe som er likt i to separate Excellark,
enten i eget system eller fra vareeksporten i NOBB.
I dette tilfellet har man benyttet egne varenummer som filnavn, da blir bildene i mediabanken lett å
kjenne igjen for vareeier og det gir muligheter til å matche. NOBB mediabank kan kun kommunisere
med NOBB via NOBBnr og disse samt egne varenr, finner man i vareeksporten som kan eksporteres
fra vareeierdatabasen. Vi går ut fra at du har Microsoft Office 2007, men funksjonene er også
tilgjengelig i eldre versjoner, men på litt forskjellig plass.
Forberedelse til å matche i Excel.
Åpne et nytt dokument i Excel.
Nederst i Excel har vi faner som originalt heter Ark1, Ark2
osv. Disse er separate regneark som ligger i samme Excelfil/Regnebok
og er svært viktig i matcheprosessen. Disse
fanene kan navngis ved å dobbelklikke på navnet.
Utgangspunktet vårt er at vi har lagt inn filnavnene til
bildene. Hvordan du enkelt kan importere filnavn, finnes det
en egen brukerveiledning som beskriver.
I Ark1 limer du inn alle filnavnene i kolonne A. Deretter kopierer du filnavnene inn i kolonne B.
3

4
Fjerne filtype
Bruk funksjonen "Søk og Erstatt" for å slette etternavnene (for eksempel .jpg) på filnavnene i kolonne
A. Denne funksjonen ligger under fanen Hjem.
- Merk kolonne A, trykk på "Søk og Erstatt" og velg "Erstatt" fra nedtrekksmenyen.
- I feltet "Søk Etter" skriver du for eksempel .jpg og i feltet "Erstatt Med" skriver du ingenting.
- Trykk "Erstatt alle". Da vil .jpg bli erstattet med ingenting, altså de forsvinner. Har du flere filtyper
som tif, eps eller liknende, bruk søk og erstatt funksjonen til alle er fjernet. Kolonne A er nå lik
vareeiers interne varenr.
Slik ser det ut i Excel etter at vi har kopiert og erstattet ferdig.
Logg på NOBB vareeier
Logg deg på NOBB vareeier og foreta en eksport av alle varer som er registrert. Trykk Eksporter i
menyen øverst og trykk Eksporter i vinduet som kommer opp. Alle varene dine blir nå eksportert i
bakgrunnen og Excel åpnes automatisk når denne er klar.
- Svar OK på meldingen som kommer opp og vareeksporten åpnes i et eget Excellark.
- Merk kolonnene fra Varenr og til og med NOBBnr og trykk kopier (Ctrl+C)
- Åpne arket vi har importert filnavnene i, trykk på Ark2 nederst på skjermen, merk celle A1 og lim
inn (ctrl+V).

Ark2 vil se slik ut:
Konvertere til tall
Legg merke til de grønne hjørnene i hver celle. Disse indikerer her at tallene er formatert som tekst
og vi må formatere cellene til riktig format, nemlig tall. Dette gjøres ved å merke alle cellene i arket
ved å lage et vindu rundt alle cellene. Ved siden av vinduet kommer en gul boks frem med et
utropstegn inni. Trykk på boksen og velg ”Konverter til tall”. Hvis denne boksen ikke kommer frem,
påse at du merker ved å lage et vindu rundt alle cellene. Det er kjent at i noen tilfeller viser ikke Excel
denne boksen når man benytter andre merkemetoder.
5

6
Viktig:
Verdien som skal matches mellom Ark 1 og Ark2 må stå i kolonne A. Står verdiene andre steder vil
du ikke få match. Verdien i Ark2 som skal flyttes, kan egentlig stå hvor du vil.
Da er vi klar til å matche.
Stå i Ark1 og merk øverste celle i kolonnen som skal få tilført verdier fra Ark2.
Trykk på "Sett inn" funksjon som er på formellinjen (Se bilde, indikert med rød sirkel) og ser som en
knapp merket fx. Let deg frem til FINN RAD og trykk ok.
En dialogboks kommer frem.
Søkeverdi = Kolonnen i Ark1 som man skal matches mot Ark2.
Matrise = Kolonnene man sammenlikner med og henter verdier fra i Ark2
Kolonneindex = Angir med tall hvilken kolonne vi henter informasjon fra i Ark2 som skal overføres til
Ark1.
Søkeområde = Ikke i bruk, settes alltid til tallet 0.

Sett markøren i feltet for Søkeverdi, deretter i Ark1, merk hele kolonnen som skal sammenliknes med
Ark2, altså kolonne A. Legg merke til at det fylles nå inn info i feltet, her A:A (hele kolonne A skal
matches)
I dialogboksen, flytt markøren i feltet for Matrise, trykk deg inn i Ark2. Merk hele kolonne A, B, C og D
som er verdiene som skal sammenliknes med Ark1 og de som, skal overføres til Ark1. Verdien i feltet
kan være ’Ark2’!A:D. I hvilken kolonne står infoen som skal overføres? I dette eksemplet skal vi
overføre fra kolonne D, dette er kolonne 4 fra venstre, husk det!
7

8
Sett markøren i kolonneindex. Da skifter det til ark1 og du må huske fra hvilken kolonne du skal
overføre fra i ark2. Vi sier det var kolonne D er dette nr 4 fra venstre og vi skriver tallet 4 i feltet for
kolonneindex. Da blir det kolonne D som overføres til Ark 1.
Søkeområdet, sett tallet 0 her. I noen tilfeller kan man få helt feil resultat ved å sette tallet null. I slike
tillfeller kan man bruke tallet 1 istedenfor.
Trykk OK
Nå har det kommet noe i cellen du satte i ark1 for å motta. Gå til ark1, merk cellen og ta tak i prikken
i hjørnet og trekk den nedover i kolonnen for å synliggjøre alle matchene.
Lime inn verdier som utvalg
Matchen er nå kun en referanse og kan ikke kopieres. Dette ser du ved å merke en celle der det er
matchet og en formel kommer frem i formellinjen. For erstatte referansen med resultatet, merk hele
kolonnen, kopier og deretter høyreklikk. Velg lim inn utvalg. I dialogboksen som dukker opp, velg
Verdier.
Da er jobben gjort. Denne prosessen kan ta litt tid å få inn i fingrene, men kan spare deg for utrolig
mye tid i mange sammenhenger og åpne nye måter å jobbe på i Excel. Finn Rad er tross alt bare en av
mange funksjoner som finns i Excel.

Kontaktinformasjon. Kontaktinformasjon: P:pb P: Pb 6823 1575 St Vika, Olavs NO-0118 plass, NO-0130 Oslo B: Oslo Haakon B: Stensberggaten VIIs gt. 5 27
T:+47 T: +47 23 23 11 11 44 44 00 00 F:+47 F: +47 23 22 11 83 44 42 01 33 W: E: www.byggtjeneste.no nobb@byggtjeneste.no www.nobb.no W: www.byggtjeneste.no W:www.nobb.no
KONTAKTINFO
Alle henvendelser vedr. salg,
kontakt vår salgsavdeling:
Salgssjef
Pål Høiås
E-post: pho@byggtjeneste.no
NOBB
Glenn Kjærnes
E-post: gkj@byggtjeneste.no
Litteratur
Mona Lisa Dahle
E-post: mld@byggtjeneste.no
Plan- og byggeregler
Katrine Køste
E-post: kko@byggtjeneste.no
EDI
Tore Sorknes
E-post: tso@byggtjeneste.no
Tlf. sentralbord: 23 11 44 00
Alle henvendelser vedr. innlegg og
drift av bilder og egenprodusert
dokumentasjon rettes til:
Øyvind Berild
Dir. tlf.: 23 11 44 30
Bilder/dok. for førstegangsinnleggelse
sendes på CD eller e-post til:
Norsk Byggtjeneste AS
v/Øyvind Berild
Postboks 6823 St. Olavs plass
0130 Oslo
E-post: obe@byggtjeneste.no
www.byggtjeneste.no