Etterregulering - Kundesider - Aditro

Etterregulering
Innhold
Etterregulering ...................................................................................................... 1
Generelt ........................................................................................................... 1
Etterregulere ansatt / alle ansatte ................................................................... 1
Spesielle tilfeller å være oppmerksom på .......................................................... 1
Forhold som er felles for lønnsberegning og etterregulering ................................ 2
Styreinformasjon som må på plass ...................................................................... 3
Lønn- og trekkarter ........................................................................................ 3
Etterbetalingsart ............................................................................................ 3
Metode for Etterregulering .............................................................................. 5
Etterregulering .................................................................................................. 6
Beregning ..................................................................................................... 6
Differansebehandling ..................................................................................... 7
Grenseverdi .................................................................................................. 8
Generelt ....................................................................................................... 8
Import av transaksjoner ved etterregulering ......................................................... 9
Forespørsel ......................................................................................................10
Generelt ......................................................................................................10
Etterregulering
Generelt
Alle typer endringer på beløp kan etterreguleres/etterbetales.
Beløp som er manuelt beregnet og registrert blir ikke automatisk
etterregulert ved endring i sats/regulativ, men hvis du endrer det
registrerte beløpet manuelt vil det bli foretatt etterregulering.
Etterregulere ansatt / alle ansatte
Etterreguleringen i Aditro lønn kan gjennomføres på to måter:
Etterregulering av en ansatt. En gjør da endringen på en enkelt
ansatt for så å gå over til etterreguleringen som da kjøres på de
perioder som en ønsker å etterregulere den ansatte på.
Etterregulering av alle ansatte. I forbindelse med lønnsjusteringer
for alle ansatte kjører en etterregulering for alle ansatte.
Det er ikke mullig å foreta utplukk på enkelte grupper i
etterbetaling.
Spesielle tilfeller å være oppmerksom på
Lønnsarter som ikke kan etterreguleres:
Lønnsarter som henter grunnlag fra personakkumulatorer
(beregningsgr.lag er ok).
Lønnsarter som er knyttet til saldo.
Personer med frikort på utlønningstidspunktet og restbeløp lik 0,- i
fribeløp på etterreguleringstidspunktet vil bli trukket skatt.
Det samme gjelder med ansatte som endrer skattekort, disse vil få
etterregulert skattetrekk dersom skattetrekk etterreguleres. Uvanlig
måte å etterbetale på.
Versjon 1.0 Copyright © Aditro Side 1 av 10

Etterregulering
Beregningen tar utgangspunkt i ansatt, slik som ansatt og
personalakkumulatorene er på det tidspunkt beregningen kjøres.
Resultatet av beregningen med dagens data på den ansatte legges ut
som Etterberegnet verdi. Denne verdien måles opp mot det som er
historisk avlønnet. Differansen fremkommer som en trans til utbetaling.
Husk å krysse av trekk minusbeløp, for å etteregne både i pluss og
minus.
Dersom satsene endres må beløpet endres tilsvarende mer/mindre en
måned slik at du tar igjen den avsetningen som ikke tidligere er
gjennomført.
Forhold som er felles for lønnsberegning og etterregulering
1. Lønnsperiode
Lønnsperiode angir tidsrommet perioden gjelder for. Videre hvilke
undergrupper som skal være med.
2. Ansattforhold.
Det tas hensyn til datoer som er oppgitt for permisjon uten lønn
(langtidsfravær), dersom disse er innen for tidsrommet perioden gjelder
for
Datoer på person (person-fanen) tas ikke hensyn til.
Når det gjelder andre endringer, enn endring av stillingsprosent, i et
ansattforhold er det meste av informasjon tidsstyrt og det er av den
grunn ikke nødvendig å avslutte det gamle ansattforholdet.
Ved endring av informasjon i felt som ikke er tidsstyrt, men likevel har
betydning for beregning, må det opprettes nytt ansattforhold.
3. Faste transaksjoner.
Faste transaksjoner er normalt knyttet til stilling. Fast lønn avlønnes
etter opplysninger fra stillingen på ansatt.
Faste tillegg er også normalt knyttet til stillingen på ansatt, men her vil
det være mest praktisk å benytte fra og til dato på transaksjon.
Er ansattforholdet og faste transaksjoner aktivt i lønnsperioden (hele
eller deler av den) avlønnes disse.
Personlige faste transaksjoner avlønnes, dersom til og fra dato er gyldig
i lønnsperioden, og der er et aktivt ansattforhold.
Når datofeltene er blank, er feltet gyldige hele tiden.
Når en fast transaksjon skal endre verdi må det settes stoppdato (Til
dato) på gammel transaksjon, og startdato på den nye.
Faste transaksjoner som har vært med i en periode som er lukket, bør
ikke slettes da dette medfører inntrekk i etterbetaling, - bruk stoppdato i
feltet Til dato.
4. Variable transaksjoner
Variable transaksjoner kommer med i den lønnsperiode de er registrert
på uavhengig av om ansattforholdet er aktivt eller ikke.
Versjon 1.0 Copyright © Aditro Side 2 av 10

Etterregulering
Transaksjoner som har blitt dannet av etterregulering
(Etterreguleringstransaksjonene) legges til en valgt periode. Disse
transaksjonene er variable, og kan endres og slettes. Disse
transaksjonene bør forbli uendret. Grunnen til dette er at det kan kjøres
etterregulering på en periode som er etterregulert tidligere. Systemet
husker hva som er etterregulert tidligere. Er resultatet endret manuelt,
vil dette gi feil resultat senere.
Må maskinelle etterreguleringstransaksjoner korrigeres, bør dette rettes
med manuell variabel +/- trans.
Saldo og personalakkumulatorer benyttes slik som de er i
kjøretidspunktet både ved lønnsberegning og etterregulering. Lønn- og
trekkarter som henter grunnlag fra personakkumulatorer eller er knyttet
til saldo kan derfor ikke etterreguleres.
5. Stopptransaksjoner
Opprettede stopptranser for lukkede perioder må ikke slettes, da det
resulterer feil i etterbetaling.
Styreinformasjon som må på plass
Lønn- og trekkarter
Etterbetalingsart
Lønn- og trekkartens angivelse av etterbetalingsart, er vesentlige ved
etterbetaling.
For at etterbetalinger skal bli rapportert korrekt må det benyttes egne
etterbetalingsart for den enkelte art. Med andre ord kan en ikke benytte
en generell etterbetalingsart for flere typer lønnarter.
Rapportering til blant annet a-melding, pensjon blir feil. A-melding
krever at etterbetalingsarten er likt definert med arten som det
etterbetales for.
Ajourhold faste opplysninger | Lønn- og Trekk-arter | Diverse
indikatorer
Versjon 1.0 Copyright © Aditro Side 3 av 10

Etterregulering
Diverse indikatorer
Det er feltet Etterbetalingsart som tilsier om en Lønn- og trekkart
etterreguleres eller ikke.
Det er ved kjøring av etterreguleringsrutinen det avgjøres om en art
skal etterreguleres. Hvilken etterbetalingsarten som var angitt ved
lønnsberegning taes det ikke hensyn til. Dette gjør at en kan bygge opp
rutinen og kjøre etterreguleringer på lønnsperioder som er lukket.
Velg Lønns- og trekkarten en ønsker at det skal etterreguleres til.
Som bilde viser er det nødvendig å ha spesifikke arter for etterbetaling.
Det er vanlig å angi etterbetalingsart på følgende Lønns- og trekkarter:
Arter som benyttes som faste transaksjoner.
Arter som henter satser.
Arter som henter et beregningsgrunnlag.
Dette gjør at rutinen tar hensyn til:
Ny tilsatte som skal ha lønn/tillegg/trekk fra før 1. i inneværende
lønnsmåned.
Endringer i ansattforhold med aksjonsdato før 1. i inneværende
lønnsmåned.
Endringer i forbindelse med generelle lønnsjusteringer.
Versjon 1.0 Copyright © Aditro Side 4 av 10

Etterregulering
Metode for Etterregulering
Vi har to metoder for etterregulering, hvorav den ene gir et mer korrekt
resultat enn den andre. Det er nødvendig å velge metode da det ikke lar
seg gjøre å kombinere alternativene på en og samme art.
I de fleste tilfeller må en benytte etterregulering til ny lønns- og
trekkart. Dokumentasjonen vil videre ta utgangspunkt i at det er denne
metoden som er valgt.
Etterregulering til opprinnelig art
Denne metoden gir korrekt etterbetaling, men kan gi feil på
etterregulering av skatt, pensjon og fagforening, a-melding samt
rapportering av f.eks overtidstimer.
Metoden bygges opp ved at det på Lønn- og trekk-artene legges inn
samme arts nummer i Etterbetalingsart som opprinnelig.
Etterregulering til ny lønn- og trekkart
Når en etterregulerer til nye lønn- og trekkarter kan en også
etterregulere skatt, pensjon og fagforening. Etterberegning av skatt er
uvanlig.
Det gjøres kun en endring på lønn- og trekkartene som skal
etterreguleres ved at en legger inn etterbetalingsarten på de artene som
skal etterreguleres.
Etterbetalingsarten kan være den samme på forskjellige lønnarter, det
er behandlingsreglene og rapportering som bestemmer hvor mange
etterbetalingsarter en må ha. Slik kan en ha en etterbetalingsart for fast
lønn, en for faste tillegg, en for timelønn osv.. For enkelte typer lønn
kan benytte en og samme art når den rapporteres lik til a-melding.
Om en legger etterbetalingsartene inn i gruppe som lønnarten eller om
en velger å legge alle etterbetalingsartene i en egen gruppe på slutten
av lønnartene/trekkartene er valgfritt.
Etterreguleringsarter for lønnarter
Normal plassering av etterbetalingsarter er å velge egen nummerserie til
dette, men nummerplassering i forhold til opprinnelige art har ingen
betydning..
Henvisning til a-ordning håndteres spesielt av hensyn til antall /
timer.
Ha samme behandling vedr. arbeidsgiveravg/feriepenger
Ha samme akkumulering av arb.givers andel pensjon (nærmere
spesifisert) evt. andre akkumuleringer.
Øvrige felt på etterbetalingsarten skal være blanke / 0.
Etterbetalingsarter skal normalt inngå i grunnlag for prosenttrekk.
Du kan velge å etterregulere skattetrekket, skal du foreta etterbetaling
av skattetrekket, og etterbetalingsartene skal ikke inngå i
skattegrunnlaget. Denne metoden er ikke vanlig å benytte.
Versjon 1.0 Copyright © Aditro Side 5 av 10

Etterregulering
Etterregulering
Beregning
Det er viktig å merke seg at etterbetalingsarten ikke skal inngå i
grunnlag for skatt, pensjonstrekk og fagforening da disse etterbetales
særskilt.
Ved etterregulering velger du om kontering skal hentes sfra fra historisk
utbetaling, eller om konteringen skal behandles særskilt.
Etterreguleringsarter for trekkarter
Etterbetalingsarten for skatt skal være helt lik moderarten bortsett
fra feltet etterbetalingsart på fanen for diverse indikatorer.
Etterbetalingsarten for pensjon skal kun ha verdi i feltet for
avrunding (lik moderart) diverse indikator fane og lik rapportering
til a-melding som moderart. Andre felt skal være blanke / 0.
Etterbetalingsarten for fagforening skal kun ha 2 evt. 3 i feltet for
trekktype på kontering/diverse fane. Den bør også avrundes som
moderart på diverse indikator fane. Andre felter skal være blanke /
0.
Fra – Til periode
Kun lukkede perioder er mulig. Kontroll på at Til periode er større eller
lik Fra periode.
Beregningen tar en og en periode og kjører beregning på lik linje med
lønnsberegning.
Det er ikke mulig å begrense hvilke ansatte som skal omfattes av
etterberegningen ved hjelp av Utplukk.
Lønnsadministrasjon | Etterbetaling | Beregning
Beregningen startes ved hjelp av Start knappen.
Beregningen tar en og en periode og kjører komplett beregning på lik
linje med lønnsberegning. Når du starter beregningen slettes alt som
tidligere beregnet ved etterregulering for den aktuelle perioden.
Det dannes ingen kvitteringslister i denne i beregning.
Versjon 1.0 Copyright © Aditro Side 6 av 10

Etterregulering
Differansebehandling
Når fanen for differansebehandling kjøres er det ikoner for
forhåndsvisning og direkte utskrift som gjelder. Behandlingen tar en og
en periode og kjører differansebehandling på hver enkelt transaksjon.
Det anbefales å kjøre differansebehandling først uten å generere
transaksjoner. Det vil da dannes en rapport som kan kontrolleres. Finner
en feil her kan en gjøre endringer på ansatt, kjøre reberegning på nytt
og så kjøre ny differansebehandling.
Lønnsadministrasjon | Etterbetaling | Differansebehandling
Fra og Til periode
Kun lukkede perioder er mulig. Det må på forhånd være kjørt Beregning
for periodene.
Kun differanser
Hvis denne er sjekket av vil rapporten kun vise transaksjoner der det er
differanser mellom historisk beløp og etterberegnet beløp + etterbetalt
beløp
Generer transaksjoner
Hvis denne er sjekket av vil transaksjoner med differanser danne
variable transaksjoner som legges ut i importbunker. Program for import
av variable transaksjoner vil bli startet med den aktuelle bunken innlest.
Samtidig blir det etterbetalte beløpet oppdatert i egen tabell for
etterbetaling.
Etterbetaling er på denne måten akseptert, da dette danner grunnlag for
senere etterbetalinger for perioden.
Rutinen sjekker IKKE om transaksjonen er utbetalt / trukket inn eller ei.
Dersom en ikke ønsker at etterbetalingen skal gjennomføres, ta kontakt
med support som hjelper med å slette transene i tabellen for
etterbetalinger.
Versjon 1.0 Copyright © Aditro Side 7 av 10

Etterregulering
Grenseverdi
Angir nedre grense på beløp. Differansebeløp mindre enn dette skal ikke
legges ut, men blir oppdatert som om det er etterbetalt tidligere. Dvs.
dersom grense er satt på en differansebehandling blir disse ved senere
kjøring oppfattet som om de er etterbetalt tidligere, og vil ikke bli
etterbetalt på nytt.
Feltet Hent kontering fra har følgende gyldige verdier:
0 Hentes fra Historisk trans
1 Hentes fra reberegnet trans
2 Hentes fra den nye arten, dvs. blankes ut ved utleggelse av
importtrans
Her er det mest vanlig å benytte historisk kontering.
Feltet Skattebeh.kode har følgende gyldige verdier:
0 Endrer ikke artsdefinisjonen
1 Inngår i prosentgrunnlaget
2 Inngår ikke i skattegrunnlaget
3 Endrer ikke artsdefinisjon
4 Inngår i tabellgrunnlaget
Før tilbake slettede
Hvis denne er satt på skal du sjekke om det finnes transaksjoner som
ble beregnet i den opprinnelige lønnskjøringen som ikke har blitt
beregnet i etterberegningen. Disse skal i tilfelle differansebehandles på
vanlig måte.
Skattebehandling kode tilbakeføring
Denne koden gjelder de transaksjoner som er utløst av før tilbake
slettede.
Generelt
Når en kjører differansebehandling med generering av transaksjoner vil
en automatisk komme over i import transaksjoner når rapporten er klar.
Når du kjører differansebehandling dannes en rapport som viser detaljer
fra historisk transaksjon og etterberegnet transaksjon samt
differansetransaksjon (importtransaksjon til lønn).
Versjon 1.0 Copyright © Aditro Side 8 av 10

Etterregulering
Import av transaksjoner ved etterregulering
Når differansebehandling genererer transaksjoner kommer resultatet på
liste og programmet starter automatisk importprogrammet med oversikt
over importbunker på det firma en behandler.
Eksport/ Import | Transer | Import variable | Importbunker
Her velger en hvilken periode en skal importere til i Importperiode.
Alle aktive og åpne perioder er mulige valg og startes med Start.
Når bunken er importert, endres status fra generert til importert .
Dersom resultatet ikke er som ønsket, kan alle variable transaksjoner i
bunken slettes og importen kjøres på nytt på nytt. Ved å klikke Slett
transer får du denne muligheten.
Vær oppmerksom på at transaksjonene som er etterregulert på denne
måten og importert ikke kan etterreguleres en gang til. Da vil den første
etterreguleringen bli tatt med som grunnlag for historisk utbetaling og
medføre at du ikke får noen ny differanse (etterregulering).
Dersom noen transaksjoner er avvist vil en få disse frem under fanen for
avviste transaksjoner. Ved å søke med ikonet for kikkert. Disse
transaksjonene må en søke å få inn på annen måte, evt. Korrigere
årsaken til avvisning for så å importere disse på ny. Dersom en velger å
registrere disse manuelt, kan de avviste transaksjonene slettes.
Under fanen for sletting bunker har en anledning til å rydde i gamle
importerte transaksjoner. Dette vil være lurt å gjøre innimellom. Vi
anbefaler å la bunken ligge til etter lukking av den perioden bunken er
importert til.
Versjon 1.0 Copyright © Aditro Side 9 av 10

Etterregulering
Forespørsel
I mappa Forespørsel har du mulighet for å etterregulere en og en
ansatt.
Rutinen er laget for å kunne gjøre ferdig saksbehandlingen på en ansatt
når en gjør endring av ansattinformasjon eller lønns transaksjoner som
har betydning for lønnsberegning av tidligere perioder.
Lønnsadministrasjon | Etterbetaling | Forespørsel
Generelt
Fra- og Tilperiode
Kun lukkede perioder kan velges.
Beregn / Vis
Opsjonene er de samme for forespørsel som for differansebehandling.
Kjører etterberegning og differansebehandling for angitte periode(r) og
valgt person.
Godkjenn/overfør
Lager importtrans og oppdaterer etterbetalingstrans med transaksjoner
som har blitt etterbetalt. Starter opp program for import av bunker
direkte. Det dannes en bunke per ansatt.
Importer direkte
Lager importtrans og oppdaterer etterbetalingstrans med transaksjoner
som har blitt etterbetalt. Importerer transaksjonene direkte inn i
variable transaksjoner, men starter ikke program for import av bunker
direkte.
og vil vise det samme som vises på skjerm, men i rapporten er
dette spesifisert pr. transaksjon, og har dermed mer detaljer enn det
som vises på skjerm.
Når det gjelder avanserte valg vil disse ha lik betydning som under
differansebehandling på alle ansatte.
Versjon 1.0 Copyright © Aditro Side 10 av 10