KSS-systembeskrivelse - Vea

Systembeskrivelse for 

Fagskolens kvalitetssystem 

Versjon 1 

Systembeskrivelse for kvalitetssystemet (KSS) ved Vea – Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører

Innhold 

1.0. Innledning ......................................................................................................................................... 3 

1.1. Kvalitetssystemet ........................................................................................................................ 3 

1.2. Mål med KSS ................................................................................................................................ 3 

1.3. Kvalitetssystemets forankring ..................................................................................................... 4 

1.3.1. Strategisk plan ....................................................................................................................... 5 

1.3.2. Forankring i fagskolens mål og planer ................................................................................... 6 

1.3.3. Forankring i kravene til kvalitetssystem for fagskoler ........................................................... 7 

1.3.4. Forankring i fagskolestyret, ledelsen, blant ansatte og studenter ....................................... 7 

3.0. Organisering, roller og ansvarsfordeling .......................................................................................... 8 

3.1. Organisering ................................................................................................................................. 8 

3.2. Roller og arbeidsoppgaver ........................................................................................................... 9 

4.0. Kvalitetssystemets dokumenter ..................................................................................................... 11 

4.1. Kvalitetshåndbok for utdanningene ........................................................................................... 11 

4.2. Kvalitetsrapporter og arkiv ......................................................................................................... 11 

5.0. Kvalitetssikring og kvalitetsutvikling av utdanningen .................................................................... 12 

5.1. Kvalitetssikring............................................................................................................................ 12 

5.2. Kvalitetsutvikling ........................................................................................................................ 13 

6.0. Innspillsordning .............................................................................................................................. 14 

7.0. Rapporter og kvalitetsseminar ....................................................................................................... 14 

8.0. Systemutvikling .............................................................................................................................. 15 


1.0. Innledning 

1.1. Kvalitetssystemet 

Kvalitetssystemet (KSS) ved Vea – Statens fagskole for gartnere og blomsterdekoratører, ble 

godkjente av Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen (NOKUT) den 23.06. 2010. 

Systemet skal sikre at fagskolen arbeider systematisk og målrettet med å gi elever og 

studenter et best mulig utdanningstilbud i tråd med føringer gitt av skoleeier, fagskolestyret 

og NOKUT. Kvalitetssystemet omfatter hele organisasjonen ved fagskolen, og inkluderer en 

rekke personer som deltar i et systematisk og kontinuerlig arbeid med å sikre og 

videreutvikle kvaliteten i virksomheten. 

Kvalitetssystemet bygger på NOKUT`s retningslinjer for kvalitetssikring og godkjenning etter 

lov om fagskoleutdanning. Om krav til system for kvalitetssikring sier NOKUT blant annet: 

”Tilbyder av fagskoleutdanning er selv ansvarlig for å sikre at den (de) utdanningstilbud 

som den tilbyr, holder tilfredsstillende kvalitet og yrkesrelevans. Tilbyder må derfor alltid ha 

oppdatert kunnskap om forhold og prosesser som har vesentlig betydning for kvaliteten i 

utdanningstilbud som tilbys eller planlegges.” 

Kvalitetsarbeidet foregår i ulike faser med ulike aktiviteter, rutiner og prosesser. Systemet 

skal frembringe dokumentasjon fra elever/studenter/alumni, ansatte, sensorer, 

kompetanseråd/bransjen og øvrige eksterne interessenter. 

Videre skal informasjon som genereres av systemet danne grunnlag for ledelsens samlede 

analyse og vurdering av kvaliteten. Kvalitetsutvalget skal utarbeide en årlig kvalitetsrapport 

som påviser kvaliteten i utdanningene samt konkretiserer tiltak til forbedring og 

videreutvikling av fagskolen som institusjon og fagskolens utdanningstilbud. 

KSS skal også sikre at etablering av nye utdanningstilbud har forankring i fagskolestyret og 

bransje/fagmiljø. Fagskolen skal også følge NOKUT`s retningslinjer for dette. 

Gjennom dette dokumentet vil vi beskrive systemets oppbygning, hvordan arbeidsoppgaver 

er fordelt og hvordan vi skal nyttiggjøre oss den informasjonen som systemet generere for 

stadig forbedring av utdanningstilbudene ved fagskolen. 

1.2. Mål med KSS 

Den overordnede målsettingen med fagskolens kvalitetsarbeid er å sikre styring og 

kvalitetssikring i forhold til de mål og strategier som til enhver tid er gjeldende for fagskolens 

kjernevirksomhet, som er utdanning. Det innebærer at dette kvalitetssystemet ikke ivaretar 

alle oppgaver knyttet til de ulike støttefunksjonene ved fagskolen. Både fagskolens stabs-, 

produksjons- og driftsavdeling har egne kvalitetssystemer som ivaretar kvalitetssikring av 

funksjoner som ikke ivaretas av dette KSS-systemet. 


Fagskolens strategiske plan formulerer visjon, virksomhetsgrunnlag, verdier og strategisk 

retning. I tillegg konkretiserer skoleeiers (Kunnskapsdepartementet) mål for 

utdanningstilbudene. KSS skal bidra aktivt til at fagskolen følger disse linjene og når de 

målene som er satt i strategisk plan og av skoleeier. 

KSS er viktig for å sikre at fagskolen holder høyt nivå og stadig forbedrer eksisterende studier 

samt utvikler nye fagskolestudier. 

Dette skal oppnås gjennom å: 

fremme en generell kvalitetskultur 

vedlikeholde og gjøre tilgjengelig dokumenter og informasjon til bruk i 

kvalitetsarbeidet 

organisere og drive et systematisk kvalitetsarbeid med konkrete roller og oppgaver 

for ulike personer og instanser 

dokumentere kvalitetsarbeid, kvalitetsutvikling og resultater 

Kvalitetskultur handler konkret om at kvalitetsarbeid og kvalitetstenkning blir en naturlig del 

av det daglige virke ved fagskolen, at kvalitetsarbeidet har bred forankring og er preget av 

engasjement og utviklingsorienteringen. 

Dokumenter og informasjon som er vesentlige i KSS arbeidet gjøres tilgjengelig for alle på 

fagskolens hjemmeside. Her skal det gis informasjon om KSS arbeidet generelt og en oversikt 

over hva som er gjort og oppnådd gjennom fagskolens kvalitetsarbeid. 

Kvalitetsarbeid handler først og fremst om å arbeide systematisk med å bruke erfaringer fra 

virksomheten til å forbedre den. Dette gjøres gjennom en stadig pågående sirkulering 

mellom planlegging, gjennomføring, analyse og forbedring. 

Dokumentasjon, som legges ut på fagskolens hjemmeside skal gi en enkel oversikt over hva 

som er gjort i virksomheten generelt og kvalitetsarbeidet spesielt. 

1.3. Kvalitetssystemets forankring 

Fagskolens KSS er forankret i sentrale plan- og styringsdokumenter i virksomheten, og det er 

viktig at dette grunnlaget gjennomsyrer kvalitetsarbeidet. De sentrale plan- og 

styringsdokumentene er tilgjengelig på vår hjemmeside: http//www.vea-fs.no. 


1.3.1. Strategisk plan 

Fagskolens strategiske plan beskriver de langsiktige strategiene for fagskolen. I strategisk 

plan finnes virksomhetsidè, visjon, slagord og kjerneverdier: 

Virksomhetsidè: 1 Visjon: 2 Slagord: 

”Vea - en markedstilpasset 

og toneangivende fagskole 

som utdanner dyktige, 

synlige og ettertraktede 

utøvere innen grønne 

yrkesfag, - i et vakkert, 

engasjerende og annerledes 

miljø” 

”Vea – den 

inspirerende 

grønne 

fagskolen!” 

”Vea skaper 

gledesspredere” 

Kjerneverdier 3 

Vakkert Engasjert Annerledes 

På Vea ser vi det vakre i 

naturen, det som lever 

og gror rundt oss. Det 

vakre gir oss 

skaperkraft, inspirasjon 

og glede i hverdagen. 

Det vakre gjenspeiler 

seg i alle våre 

aktiviteter og i 

omgivelsene vi omgir 

oss med. 

På Vea engasjerer vi oss! Vea 

har et spennende 

læringsmiljø der alle 

involveres. Lærernes 

engasjement for faget smitter 

over på elevene. Dette 

utvikler og styrker faget, både 

gjennom ulike arbeidsverktøy 

og nye læringsmetoder, samt 

spennende nettverk både 

nasjonalt og internasjonalt. 

Vea er en litt annerledes 

skole. Vi utdanner 

gledesspredere! Vi tenker 

nytt og ser muligheter der 

andre ser begrensninger. 

Miljøet er motiverende, lite 

og oversiktlig. Vi får nye 

impulser både fra 

hverandre, omgivelsene og 

et kreativt fagmiljø både 

nasjonalt og internasjonalt. 

1 

I begrepet virksomhetsidé legger vi den samme forståelsen som næringslivet legger i begrepet forretningsidé. Et godt 

virksomhetsgrunnlag bør være klart og tydelig og gi en beskrivelse av: hva virksomheten skal drive med, hvordan, mot hvem 

og hvor? På bakgrunn av denne forståelsen kom vi fram til virksomhetsideen for Vea. 

2 Visjonen er en virksomhets fyrtårn, og skal gi oss motivasjon, energi og ambisjoner til å strekke oss enda litt lenger, uten 

at vi når helt fram! En lærende organisasjon har en felles visjon som er gjennomgripende. 

3 Kjerneverdiene skal få fram ”personligheten” både internt og eksternt. Verdiene skal gjøre Vea tydelige og være verktøy for 

å ta beslutninger. 


Rapportering 

Strategisk retning 

Fagskolen har mål om til enhver tid å være markedstilpasset gjennom å: 

Gi rett tilbud til rett tid 

Ha tilstrekkelig grad av fleksibilitet, herunder opprette og legge ned studier 

etter bransjens etterspørsel 

Utvikle bærekraft og faglig robusthet 

Høyne fagskolens status 

Videreutvikle fagskolens renommé 

Videreutvikle faglig forankring i studiene og mot bransjen 

I tillegg til fokus på utvikling av fagskolen, er utvikling av kurs- og oppdragsvirksomhet samt 

videregående skoletilbud viktige satsningsområder i strategisk plan. 

1.3.2. Forankring i fagskolens mål og planer 

Strategisk plan utgjør, sammen med andre overordnede dokumenter i virksomheten og den 

årlige kommunikasjonen med skoleeier om mål- og resultatstyring, utgjør grunnlaget for de 

konkrete planene i virksomheten. Denne modellen viser koblingen mellom eksterne og 

interne føringer som er viktige forankringer for fagskolens KSS: 

Kunnskapsdepartementets 

tildelingsbrev 

Veas 

Kvalitetsrapport 

Veas 

Kompetanserådsrapport 

Veas strategiske plan 

Personalplan 

IKT-plan 

Kommunikasjonsplan 

Markedsplan 

Fagprofil 

Veas utviklingsplan 

Avdelingsvise handlingsplaner 

Mål 

Planer 

Budsjett 

Dokumentkart hvor linjene er påvirkningsveiene. De grønne boksene er underliggende dokumenter til hoveddokumentet 

som er i blått. 


1.3.3. Forankring i kravene til kvalitetssystem for fagskoler 

Alle fagskoler er gjennom Kunnskapsdepartementets forskrift om godkjenning etter 

fagskoleloven og NOKUT`s retningslinjer for kvalitetssikring og godkjenning etter lov om 

fagskoleutdanning, pålagt å ha et tilfredsstillende system for kvalitetssikring. 

NOKUT har fått i oppgave å godkjenne for deretter å evaluerer kvalitetssystemet, og har 

utarbeidet sitt eget kriteriegrunnlag for dette. Systemet skal ta for seg områder man skal bli 

målt på, og NOKUT har definert disse områdene til å være: 

1 Kvantitativ informasjon om utdanningstilbudet 

2 Studentenes vurdering av utdanningstilbudet 

3 Undervisningspersonalets og sensorenes vurdering av utdanningstilbudet 

4 Eksterne interessenters vurdering av utdanningstilbudet 

5 Ledelsens samlede analyse og vurdering av kvaliteten 

6 Bruk av kunnskapen til forbedring av kvaliteten 

7 Rutiner for etablering av nye utdanningstilbud 

Fagskolen skal selv bestemme hvordan informasjon om disse parameterne frambringes jf. NOKUT`s 

retningslinjer for kvalitetssikring og godkjenning etter lov om fagskoleutdanning: 

”Innenfor rammen av kriteriene ovenfor må tilbyder selv – i samsvar med sine behov – 

bestemme hvilke kvantitative opplysninger en trenger, hvilke tema som skal belyses og 

vurderes, hvilke metoder for informasjonsinnhenting og vurdering som skal benyttes, og 

hvilke prosesser – prosedyrer og rutiner - (oppgave- og ansvarsfordeling, rapportformater, 

rapporteringslinjer og beslutningsarenaer) systemet skal bestå av”. 

Godkjenningsordningen skal sikre fagskoleutdanning som selvstendig yrkesrettet 

utdanningstilbud på tertiært nivå, det vil si at studiene bygger på videregående opplæring. 

Godkjenningen skal sikre studentene tilfredsstillende utdannelse og vilkår, og gi tilbyderne 

bidrag til videreutvikling av sine utdanninger. 

NOKUT`s kriteriegrunnlagg er på denne måten viktige referansepunkter for utforming, 

utvikling og bruk av fagskolens kvalitetssystem. 

1.3.4. Forankring i fagskolestyret, ledelsen, blant ansatte og studenter 

KSS skal også ha en sterk forankring hos alle ved fagskolen som jobber med og har ansvaret 

for kvalitetsarbeidet. Dette gjøres først og fremst ved at systemet har klart beskrevet hvilke 

roller og konkrete arbeidsoppgaver de ulike aktørene ved fagskolen har. Gjennom dette er 

det et mål at det skal være enkelt for alle å forholde seg til systemet, og dermed også få en 

klar og oversiktlig tilknytning til det. 


Studentene skal delta aktivt i de ulike evalueringsordninger som finnes i KSS, dialog med de 

faglig ansatte og aktivt delta i kvalitetsutvalget. 

Alle ansatte i virksomheten skal forstå formålet med KSS, samt kjenne til og være informert 

om KSS som system. De skal også ha en forståelse av de prosesser, rutiner og prosedyrer 

som finnes for evaluering og rapportering, og forstå betydningen av de tiltak som 

iversksettes for videreutvikling og forbedring. 

Ledelsen skal iverksette fagskolestyrets vedtak knyttet til KSS og gjennomføre vurdering og 

analyse av kvaliteten i virksomheten. 

Fagskolestyret vedtar hovedlinjene i kvalitetssystemet og behandler den årlige 

kvalitetsrapporten. 

3.0. Organisering, roller og ansvarsfordeling 

3.1. Organisering 

Kvalitetssystemet skal ha en oversiktelig organisering av personer og instanser som har ulike 

roller og helt konkrete arbeidsoppgaver i systemet. Denne modellen viser ansvar og 

myndighet for evaluering og rapportering: 

Assisterende rektor 

Rektor 

KSS-seminar 

Studentforum 

Studenter 

Kvalitetsrapport behandles i 

fagskolestyret ved 

Vea – statens fagskole for 

gartnere og 

blomsterdekoratører 

Avdelingslederne 

Avdelingene 

Evaluering jfr. 

prosessdokumentene 

i KSS-håndboka 

Årsrapport med vedlagt 

Kvalitetsrapport til: 

•Riksrevisjonen 

•Kunnskapsdepartementet 

•NOKUT (på forlangende) 

Den røde boksen sier noe om det arbeidet som legges ned for å kartlegge og finne ut av kvalitetsfaktorene ved fagskolen. 

De grønne feltene viser hvor i organisasjonen arbeidet med kvalitetssikring foregår, mens den blå boksen viser hvor 

kvalitetssikringssystemet overvåkes og kontrolleres. De brune feltene viser mottakere for årsrapportering for 

kvalitetssikring ved fagskolen. De røde pilene viser gangen i kvalitetsarbeidet, mens de blå pilene viser 

rapporteringsretningen. 


3.2. Roller og arbeidsoppgaver 

Her følger en beskrivelse av de roller og konkrete arbeidsoppgaver de ulike instansene har i 

KSS arbeidet. 

Fagskolestyret har det overordnede ansvaret for at den faglige virksomheten holder høy 

kvalitet. Fagskolestyret skal vedta endringer i KSS-håndboka og behandle den årlige 

kvalitetsrapporten 

Rektor har det overordnede operative ansvaret for KSS og skal påse at det fungerer etter 

gjeldende retningslinjer og intensjoner. 

Assisterende rektor har ansvaret for å lede, samordne, evaluere og videreutvikle KSS. 

Avdelingslederne har ansvaret for at systemet ajourføres, etterleves og brukes etter de gitte 

forutsetningene. Oppfølging av kvalitetsarbeidet overfor øvrige ansatte er en naturlig del av 

daglige lederoppgaver. 

KSS er delt inn i 7 kvalitetsprosesser som beskrives nærmere i kapitel 5.1. 

Sammendrag av ansvarshavende og oppfølgingsansvarlig 

Prosessdokument i kvalitetsprosess 1 Ansvarlig Oppfølgingsansvarlig 

1.1 - Opptak av studenter og elever Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Assisterende rektor 

Avdelingsleder gartnerfagene 

Arkivleder 

1.2 - Informasjon til studenter/elever Markeds- og informasjonsrådgiver 

Arkivleder 

Avdelingsleder stab 

Bibliotekar 

IKT-ansvarlig 

1.3 - Markedsføring av studietilbud Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab 

1.4 - Oppstart av nytt studieår Avdelingsleder blomsterdekoratørfag Rektor 


Avdelingsleder teknisk drift 


Avdelingsleder produksjon 

1.5 - Eksamen og vitnemål Studieadministrasjon 

Avdelingsleder blomsterdekoratørfag 


Rektor 


2.1 - Læringsmiljøevaluering 

Studieadministrasjon 


(studenttilfredshet) 

2.2 - Læringsplattform (It`slearning) IKT-ped 





2.3 - IKT-ressurser for studenter og ansatte IKT-ped Avdelingsleder stab 

2.10 -Underveis- og slutteavluering for klasser Avdelingsleder gartnerfagene Assisterende rektor 

2.30 - Internasjonal aktivitet Internasjonal koordinator 




2.31 - Kurs- og fagdagsevaluringer Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab 

2.32 - Evaluering av oppdragsvirksomhet Avdelingsleder gartnerfagene 




3.1 - Sensors vurdering enkeltfagseksamener Studieadministrasjon Assisterende rektor 

3.2 - Sensors vurdering tverrfaglige 

Studieadministrasjon 


eksamener 

3.3 - Faglærers vurdering Avdelingsleder gartnerfagene 

Avdelingsleder 

blomsterdekoratørfag 



Rektor 


4.1 - Bransjeundersøkelse 

Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab 

blomsterdekoratørbransjen 

4.2 - Bransjeundersøkelse garnerbransjen Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab 



anleggsgartnerbransjen 



mesterbrevorganisasjonene 

4.10 - Samarbeidspartnerundersøkelse Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab 

4.20 - Oppfølgingsundersøkelse 


uteksaminerte studenter 

4.21 - Alumniundersøkelse Markeds- og informasjonsrådgiver Avdelingsleder stab 


5.1 - Teammøte garnerfagene Avdelingsleder gartnerfagene Assisterende rektor 

5.2 - Teammøte blomsterdekoratørfagene Avdelingsleder 



5.3 - Teammøte stab Avdelingsleder stab Assisterende rektor 

5.4 - Teammøte teknisk drift Avdelingsleder teknisk drift Assisterende rektor 

5.5 - Teammøte produskjsonavdelingen Avdelingsleder produksjon Assisterende rektor 

5.10 - Ledergruppemøte (VLG) Rektor Assisterende rektor 

5.12 - Arbeidsmiljøutvalgsmøter (AMU) HVO Assisterende rektor 

5.13 - Medbestemmelsesmøte (MB) Rektor Assisterende rektor 

5.14 - Skolemiljøutvalgsmøte (SMU) Rektor Assisterende rektor 

5.15 - Tilsettingsråd (TR) Rektor Assisterende rektor 

5.16 - Innstillingsråd (IR) Avdelingsleder stab Assisterende rektor 

5.17 - Styremøter Rektor Assisterende rektor 

5.18 - Elev- og studentdemokrati (ESDV) Leder i elev- og 

studentdemokratiet 



5.20 - Medarbeidersamtaler Avdelingsleder 




Avdelingsleder teknisk drift 


Avdelingsleder produksjon 

Rektor 

5.30 - KSS-seminar Assisterende rektor Rektor 


6.1 – Studieprogramforbedring/revisjon Avdelingsleder gartnerfagene Assisterende rektor 

Avdelingsleder blomsterdekoratør 

6.2 - Kvalitetsrapport Assisterende rektor Rektor 


7.1 - Etablering av nye studietilbud Assisterende rektor Rektor 

4.0. Kvalitetssystemets dokumenter 

Kvalitetssystemets dokumentsamling er tilgjengelig på fagskolens hjemmeside: 

http//www.vea-fs.no. 

4.1. Kvalitetshåndbok for utdanningene 

Kvalitetshåndboka dekker den spesielle vektleggingen av utdanningsvirksomheten på fagskolen. Det 

at utdanning er kjernevirksomheten, involverer alle ansatte i ulik grad og forbruker størstedelen av 

fagskolens budsjett direkte eller indirekte, er årsaken til at vi har en egen kvalitetshåndbok for 

utdanningen. 

KSS-håndbokas første del er generell og sier noe om bakgrunn for og hensikt med KSS. Videre gir 

denne delen et innblikk i oppbygning, roller, ansvar og myndighet. Deretter tar håndboka for seg den 

enkelte kvalitetsprosess med tilhørende prosessdokumenter som konkretiserer arbeidet. 

4.2. Kvalitetsrapporter og arkiv 

NOKUT`s retningslinjer for kvalitetssikring og godkjenning etter lov om fagskoleutdanning 

stiller krav om tilgjengelighet av informasjonen som framskaffes i KSS: 

”Den informasjonen som kvalitetssikringssystemet produserer, må være åpent tilgjengelig for 

ansatte og studenter, slik at alle kan ha innsyn i de kvalitetsvurderingene som gjøres, og de 

tiltak som iverksettes i kvalitetsarbeidet. Slik sikrer en også at studentene får tilbakemelding 

på sine vurderinger av utdanningstilbudet”. 


Informasjon om KSS ligger ute på fagskolens hjemmeside. De årlige kvalitetsrapportene 

legges ut her etter at de er ferdigbehandlet i fagskolestyret. Kvalitetsrapporten er en del av 

fagskolens årsmelding og utarbeides i kvalitestsseminaret som skal holdes innen utgangen av 

januar hvert år. Etter dette legges rapporten fram for fagskolestyret for behandling. 

Kvalitetsrapporten offentliggjøres ca. 1. mars. 

5.0. Kvalitetssikring og kvalitetsutvikling av utdanningen 

Gjennom å videreutvikle kvalitetskulturen i organisasjonen, nyttiggjøre oss erfaringer (blant 

annet kvalitetsrapportene) og systematisk bruk og utvikling av kvalitetshåndboka skal vi 

støtte to viktige funksjoner i kvalitetsarbeidet vårt: Kvalitetssikring og Kvalitetsutvikling 

I dette kapittelet beskriver vi hvordan disse to hovedfunksjonene i kvalitetsarbeidet fylles i 

forhold til fagskolen utdanningsvirksomhet. 

5.1. Kvalitetssikring 

Kvalitetssikring støttes ved å ha prosess- og rutinebeskrivelser for alle viktige deler av 

fagskolens virksomhet. En sentral del av fagskolens kvalitetssystem er beskrivelsene av 

utdanningsvirksomhetens viktigste prosesser. Disse beskrivelsene skal dokumentere hvordan 

fagskolen har kommet fram til at den best bør gjøre arbeidet på de ulike områdene. 

KSS er delt inn i 7 kvalitetsprosesser og i hver kvalitetsprosess er det utviklet et ulikt antall 

prosessdokumenter, som sier noe om hvilke aktiviteter som skal iverksettes og når de skal 

gjennomføres. Prosessdokumentene konkretiserer også ansvar og roller for gjennomføring 

av arbeidet og de ansvarlige blir varslet gjennom e-post når handlinger skal iverksettes. 

Dersom en handling ikke iverksettes varsles den som sitter over i hierarkiet, slik at tiltak blir 

iverksatt. 

Når en handling er utført skal det legges inn i systemet en rapport som sier noe om funnene i 

handlingen. Funnene kan være av positiv karakter eller av negativ karakter (avvik). Alle avvik 

legges inn med forslag til forbedring, tiltaksrekkefølge og oppfølgingsansvarlig med datoer. 

Om avvikene ikke lukkes i henhold til det som er bestemt for avviket vil den som er ansvarlig 

få melding om dette på e-post. Om avviket forblir åpent vil det gå rapporter til den over 

vedkommende i systemet slik at tiltak for hvordan avviket kan lukkes kan iverksettes av en 

overordnet i systemet. 

I tillegg til prosess- og rutinebeskrivelser spesielt rettet mot utdanningsvirksomheten, finnes 

det også en rekke prosessbeskrivelser, rutinebeskrivelser og andre verktøy for 

kvalitetssikring av fagskolens øvrige virksomhet. 

Den store utfordringen ved å kvalitetssikre virksomhet gjennom slike prosess- og 

rutinebeskrivelser, er å få disse beskrivelsene til å være reelt styrende for dagliglivet i alle 

deler av fagskolen. Denne utfordringen er blant annet omtalt i kapittel 1.3.4, som handler 

forankring hos styret, ledelsen, ansatte og studenter. 


5.2. Kvalitetsutvikling 

Kvalitetsutvikling støttes ved å ha evalueringer og andre ordninger som gir informasjon som 

grunnlag for videreutvikling og forbedring. 

Den største kontinuerlige aktiviteten kvalitetssystemet skaper, er det løpende arbeidet for å 

gjennomføre evalueringer og samle tilbakemeldinger og annen informasjon om kvaliteten på 

fagskolens utdanningsvirksomhet. Denne informasjonen skal analyseres og vurderes riktig 

sted i organisasjonen og omgjøres til forbedringstiltak som gjennomføres og følges opp. 

En stor og viktig del av informasjonen fra ulike deltakergrupper samles inn gjennom 

QuestBack undersøkelser (QB), mens andre deler av informasjonen er resultater i form av 

tall og statistikk fra opptakssystem, studieadministrativt system og andre kilder. Det er viktig 

å bruke begge disse typene av informasjon for å skape et best mulig helhetsbilde av 

forholdene, før nye tiltak iverksettes. 

QB-undersøkelser brukes som verktøy for innsamling av informasjon overfor studenter, 

bransje og fagmiljø (nasjonalt og internasjonalt), kurs- og fagdager, oppdragsvirksomhet, 

alumni, sensorer og ansatte. 

Disse undersøkelsene bearbeides av IKT-ansvarlig og måles opp mot fastsatte krav/mål i KSS. 

I og med at QB-undersøkelsene gir anledning til å komme med egne kommentarer 

utarbeides tre ulike rapporter. Bakgrunnen for dette er å ivareta anonymitet før 

offentliggjøring. 

Rapport A er en fullstendig rapport med alle kommentarer som oversendes avdelingsleder 

og assisterende rektor. Denne kan danne utgangspunkt for dialog med den enkelte faglærer, 

og er utgangspunkt for dialogmøte med studentene. 

Rapport B er en rapport der eventuelle navn som er angitt i svarene er fjernet. Denne 

rapporten brukes for utarbeidelse av tiltak i den enkelte avdeling (teammøter) 

Rapport C er den offentlige rapporten, som legges ut på fagskolens hjemmeside. I denne 

rapporten er alle kommentarer til undersøkelsens spørsmål fjernet. 

Analyse, vurdering og tiltak: Informasjon som samles inn må bearbeides, analyseres og 

vurderes, og gjennom drøfting mellom de ansvarlige parter må det i en del tilfeller 

konkretiseres tiltak. Hovedprinsippet er at dette arbeidet gjøres av de som har ansvar på det 

aktuelle feltet, og at tiltak iverksettes fortløpende. Når det fremkommer informasjon eller 

avdekkes problemer som må løses på høyere nivå eller et annet sted, flyttes saken til riktig 

instans i organisasjonen. Ansvaret for å gjøre dette ligger da hos de som får informasjonen. 

Kvalitetsutvalget skal på det årlige kvalitetsseminaret vurdere om systemet har fungert i 

henhold til prosessdokumentene, kvaliteten i delrapportene og kvalitetsrapporten. Videre 

skal utvalget gjennomgå alle avvik og iverksatte tiltak samt ta stilling til om det må 

utarbeides ytterligere tiltak til forbedring. 


Forbedringstiltak som er gjennomført på et område ved fagskolen, skal følges opp av de som 

har ansvar på området. Både tiltak som gir ønsket effekt og de som ikke gjør det er det 

verdifullt å ta med seg informasjon om videre, og alle disse utgjør en viktig del av 


6.0. Innspillsordning 

Høsten 2011 innfører fagskolen en ordning for forbedring gjennom innspill. Denne 

ordningen skal dekke alle typer innspill brukere ønsker å sende inn, enten det er noe som 

fungerer for dårlig, noe som har skjedd, et forslag om forbedringer eller andre typer innspill. 

Det kan også være informasjon vedkommende opplever ikke kommer fram på andre måter, 

eller som det er uklart hvor og hvordan skal sendes inn. 

Målet med ordningen er at det på fagskolen alltid skal være enkelt å gjøre innspill til 

forbedring av virksomheten, også utenom fastsatte rutiner og prosesser. 

Innspillsansvarlig 

Assisterende rektor har overordnet ansvar for mottak, registrering, behandling, oppfølging 

og rapportering av innspill. 

Innsending og behandling 

Det finnes et eget skjema for innsending av innspill på fagsolens hjemmeside og i papirform. 

Den som har sendt innspill skal få respons fra fagskolen på e-post når innspillet er mottatt og 

når saken er avsluttet. 

Tiltak som blir besluttet som følge av innspill, følges opp på linje med andre forbedringstiltak 

besluttet på grunnlag av andre ordninger i KSS. 

Informasjon om ordningen 

Innspillsordningen skal gjøres godt kjent for alle studenter, ansatte og andre med tilknytning 

til fagskolen 

7.0. Rapporter og kvalitetsseminar 

Det produseres forløpende rapporter (A, B og C) etter at QuestBack-undersøkelser er 

gjennomført. Den enkelte avdeling jobber fortløpende med analyse, vurdering og 

utarbeidelse av eventuelle tiltak. 

Disse rapportene, sammen med andre innhentede data og aktuell statistikk, danner grunnlag 

for den årlige kvalitetsrapporten. 


Kvalitetsrapporten utarbeides av kvalitetsutvalget, behandles av fagskolestyret og legges ved 

fagskolens årsrapport til skoleeier (Kunnskapsdepartementet) og Riksrevisjonen. Rapporten 

oversendes også NOKUT på forlangende. 

8.0. Systemutvikling 

Fagskolens kvalitetssystem skal utvikle seg med organisasjonen! Med utgangspunkt i 

fagskolens overordnede styringsdokumenter og målsettinger er det viktig at 

kvalitetsarbeidet faktisk resulterer i kvalitetsutvikling og forbedring, at det bidrar til å gi 

utdanning av høy kvalitet. Dette skal synliggjøres i en overordnet framstilling i den årlige 


Med dette som bakteppe er det avgjørende at hele organisasjonen kontinuerlig ser på 

utviklingspotensialer i virksomheten generelt og KSS spesielt.

KSS-systembeskrivelse - Vea

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?