Saksbehandling i privat sektor

Saksbehandling i 360° for Bedrifter
For effektiv prosesstøtte,
smart oppgavehåndtering
og bedre samhandling
Powered by

Saksbehandling i 360° for Bedrifter
For effektiv prosesstøtte, smart oppgavehåndtering
og bedre samhandling!
Mange bedrifter som virkelig kan dra stor nytte av disiplinen og teknologien i saksbehandling, tenker
ikke i retning av “saker”. Imidlertid innser stadig flere selskaper at mange aspekter ved forretningsdriften
kan effektiviseres og forbedres ved hjelp av saksbehandlingsløsninger, nettopp på grunn av
muligheten for å kunne håndtere uforutsigbare elementer i forretningene etter hvert som de dukker opp.
Hvis du snakker om saksbehandling med forretningsfolk,
tenker mange feilaktig på sosialarbeideres saksdokumenter
eller advokaters rettsaker. Hvis du derimot nevner begrepet
for noen som er ansatt i offentlig sektor, eller som til daglig
jobber med å behandle og gi informasjon, vil de antageligvis
forstå hva du mener. Og hvis du igjen nevner det for noen
som jobber profesjonelt med forretningsprosesser innenfor
dokumenthåndtering, skanning og oppbevaring og andre
typer ustrukturert informasjon, vil de helt sikkert nikke forståelsesfullt
og vite akkurat hva du snakker om.*
Vi er ledende på saksbehandling
Software Innovation har i mer enn 25 år hjulpet private virksomheter
med saksbehandling og informasjonshåndtering.
Vi har opparbeidet en unik kompetanse og erfaring på området,
og vet at mange selskaper arbeider med saker, selv om
de ofte kaller det noe annet, for eksempel kundebehandling,
oppgavehåndtering, tilbudsarbeid eller lignende.
Vår løsning 360° for Bedrifter er bygget på SharePoint plattformen
og innehar unike egenskaper for dynamisk og effektiv
saksbehandling, kombinert med ledende funksjonalitet
for dokumenthåndtering og samhandling. Resultatet er en
fleksibel løsning som tilfredsstiller de høyeste krav til informasjonshåndtering
i ulike typer virksomheter.
“Saksbehandlingens tankesett er mye mer
fremtredende i offentlig sektor enn hos mange
selskaper i privat sektor. Selv om noen private
selskaper innen juss, rådgivning og revisjon er
veldig gode på området, er det mange andre
som kunne dra stor nytte av å forstå og introdusere
saksbehandlingsmetodikk”.
Gartner
En løsning som gjør bedriften mer
konkurransedyktig
Enten du skal behandle en klage eller et krav, en søknad
eller en personalsak, håndtere leverandørkontrakter eller
gjennomføre prosjektrelaterte oppgaver, er det avgjørende å
ha god oversikt og kontroll, kunne håndtere adhoc- og ofte
komplekse oppgaver og problemstillinger på en effektiv og
god måte – og ikke minst – ha tilgang til den informasjon og
de personer du er avhengig av for å kunne ta raske og gode
beslutninger og for å yte god service.
De ansatte er bedriftens viktigste suksessfaktor og største
konkurransefordel. Gjennom å ta i bruk saksbehandling i
360° for Bedrifter får medarbeiderne et verktøy som håndterer
alle disse prosessene og oppgavene på en strukturert,
smart og dynamisk måte.
AIIM definerer en sak som:
“Ethvert prosjekt, transaksjon, tjeneste eller
respons som blir “åpnet” og deretter “lukket”
for å finne løsningen på et problem, behandle
et krav, en forespørsel, eller et forslag, eller
utføre en annen kompleks aktivitet. Prosessen
involverer gjerne flere personer i og utenfor organisasjonen
med ulik tilknytning til hverandre,
og saken inneholder ofte mange dokumenter,
meldinger og oppgaver. Prosessen skal styres
mot et utfall, eller en konklusjon. Prosessen kan
dog ta flere forskjellige retninger og innebære
valg og alternativer, der mange ikke nødvendigvis
kan defineres i forkant”.
* Forrester, Dynamic Case Management, An Old Idea Catches New Fire

Med informasjonshåndtering og saksbehandling i 360° for
Bedrifter får virksomheten økt kontroll på sine forretningsprosesser
og sikrer bedre oversikt og etterrettelighet. De
ansatte kan jobbe mer effektivt, samhandle og dele informasjon
og kunnskap på en smartere måte, og de kan håndtere
egne oppgaver eller henvendelser fra kunder og publikum
både raskere og med bedre kvalitet. Resultatet er en mye mer
konkurransedyktig organisasjon.
Noen anvendelsesområder for saksbehandling i
360° for Bedrifter:
• Klagesaker
• Personalsaker og rekruttering
• Søknadshåndtering
• Kundehenvendelser
• Interne arbeidsoppgaver
• Prosjektoppgaver
• Kontraktshåndtering
• Tilbud
• Juridiske saker
Gevinstområder med saksbehandling i 360°
for Bedrifter
Med 360° for Bedrifter får bedriften en unik, rollebasert
tilnærming til å identifisere og prioritere områder
hvor saksbehandling kan skape tydelig gevinst i
forhold til mennesker, prosesser og produktivitet i
selskapet.
• Økt produktivitet i selskapets prosesser
• Mer effektiv intern og ekstern samhandling
• Høyere kvalitet i kundebehandling
• Bedre etterrettelighet (compliance) og redusert
risiko
• Bedre beslutningsgrunnlag og raskere saksbehandling
• Bedre sporbarhet i forbindelse med revisjoner/
klagesaker/ etterforsking
• Økt ledelseskontroll og innsyn

Saksbehandling i 360° for Bedrifter
10 Nøkkelegenskaper
1. Den virtuelle saksmappe
I 360° er all relevant informasjon, slik som saks- eller
prosjektdokumenter, e-poster, tilknyttede personer, status
på saken, oppgaveliste etc, samlet på ett sted, i en virtuell
saksmappe. Dette gir de involverte brukerne fullt overblikk
over - og tilgang til all nødvendig informasjon. Saksmappen
oppdateres dynamisk med ny informasjon og ny status i
løpet av sakens gang.
Sak
Dokument
Prosjekt
Prosess
Eiendom
Kontakt
Aktivitet
I 360°s unike objektmodell
er all informasjon
samlet på ett sted og
knyttet til hverandre,
noe som skaper et 360
graders overblikk, enkel
tilgang og god
søkbarhet.
2. Integrert med dokumenthåndtering og
arkivering
Ettersom funksjonalitet for saksbehandling i 360° er fullintegrert
med avansert funksjonalitet for dokumenthåndtering
og arkivering, kan brukerne enkelt produsere dokumenter
underveis i saken og bedriften sikrer at alle dokumenter og
annen informasjon tas vare på i en felles Enterprise Content
Management (ECM) løsning.
Skrivebord tilpasses brukeren og gir god oversikt over- og rask tilgang til ønsket informasjon.
All informasjon relevant for den enkelte sak er samlet på ett sted, noe som gir et 360 graders overblikk og god kontroll i saksbehandlingen.

5. Implementering av fleksible prosesser (Lean)
Med 360° får ansatte og ledere et viktig verktøy for å
kunne oppnå bedre styring, oppfølging og overblikk over
organisasjonens saksprosesser. Funksjonaliteten inkluderer
blant annet fremdriftsplaner, sjekklister, automatiserte
oppgaver og rapporter, noe som gir ansatte oversikt over
status, fremdrift, fordeling osv, og lederen oversikt over
saksbehandlingstider, fordeling på sakstyper, perioder, overholdelse
av frister etc.
6. Papirløse møter
Med 360° Papirløse Møter får du tilgang til dagsorden, møteog
sakspapirer direkte fra nettbrett og smarttelefon. Du kan
jobbe digitalt og papirløst med saksforberedelser, og kan
opprette kommentarer, navigere mellom saker etc. Du får
tilgang til all saksinformasjon mens du er på farten, og kan
dele og distribuere saker og dokumenter elektronisk. Du kan
dermed jobbe digitalt og effektivt med møtedokumentasjon
og eliminere papirbunkene.
E-post arkiveres direkte fra Outlook til
360°, på sak, kontakt, prosjekt e.l.
3. Rollebasert og personlig brukergrensesnitt
I 360° kan skrivebord tilpasses den enkelte brukers rolle og
arbeidsoppgaver, f.eks med oversikt over innboks, oppgaveliste,
varsler, favorittsøk, rapporter og andre oversikter.
Oversikten kan vise status på saker eller oppgaver, saker eller
dokumenter til godkjenning, distribuerte saker og oppgaver
etc, per person, avdeling eller selskap.
4. Enkel fangst og lagring av e-post
360° er integrert med Microsoft Office, noe som gjør at
e-post enkelt fanges opp og kobles direkte mot de sakene
og de kontakter de gjelder. E-post kan på enkelt vis fordeles
videre i organisasjonen eller være del av en arbeidsflyt. Informasjonssiloer
elimineres og viktig e-post korrespondanse
blir en integrert del av den totale historikken på en sak, et
prosjekt eller tilsvarende. Dette skaper et 360 graders perspektiv
på informasjon
360° Papirløse Møter gir deg tilgang til dagsorden og tilhørende
saksdokumenter fra nettbrett Du kan jobbe digitalt
og effektivt med møtedokumentasjon både før- under- og
etter møtene.

Saksbehandling i 360° for Bedrifter
7. Saksbehandling på mobilen
Med 360° for nettbrett og smarttelefon kan du nå raskt og
enkelt få oversikt over saker, dokumenter og oppgaver der
du måtte befinne deg. Våre 360° Apps har et unikt og enkelt
brukergrensesnitt som gir deg en komplett oversikt over
status på saker som er til behandling, tilknyttede personer,
aktiviteter og dokumenter. Du kan enkelt godkjenne og distribuere
saker og dokumenter, og du får varslinger på frister
og aktiviteter som skal gjennomføres.
10. Rapportering og styring
Ved at informasjon om prosesser, milepæler, beslutningspunkter
og tidsbruk i saksbehandlingen kan samles opp i
360°, skapes et datagrunnlag som gir optimal oversikt over
status, historikk og trender. På et akkumulert nivå skaper
dette bedre muligheter for saksstyring og korrigeringstiltak,
samt kontinuerlig organisasjonsforbedring.
Sak- og oppgavehåndtering med 360° for
Bedrifter
- Nøkkelen til økt effektivitet og kontroll!
For å være konkurransedyktig og kunne møte uforutsigbare
omgivelser på best mulig måte, innser stadig
flere bedrifter hvor viktig det er å tilpasse og forbedre
interne prosesser og hvor relevant det er å tenke
saksbehandling.
Vanlige utfordringer:
Med 360° eWorker kan du jobbe med saker og dokumenter fra
nettbrett, noe som gjør hverdagen mer mobil og fleksibel.
8. Samhandling og kommunikasjon
360° i kombinasjon med SharePoint, Office og LYNC skaper
en kraftig samhandlingsplattform. Noen av mulighetene er
opprettelse av interne og eksterne samhandlingsrom, bruk
av LYNC, chat, videokonferanser etc. Ved å implementere
slike former for samhandling i saksbehandlingsprosessene,
vil bedriften bli mer moderne, og får en mer effektiv og dynamisk
kanal for kommunikasjon mellom medarbeidere, kunder
og partnere.
9. Fleksibilitet og konfigurerbarhet
360° er en fleksibel standardløsning som enkelt tilpasses
bedriftens saksbehandlingsprosesser og behov, for eksempel
i henhold til ulike arbeidsroller, saks- og dokumenttyper,
prosessmaler og arbeidsflyt. I tillegg har 360° en åpen
arkitektur som gjør at den kan integreres med andre fagsystemer
for en helhetlig og effektiv brukeropplevelse og for å
kunne samle all saksinformasjon i én løsning.
• ønske om standardisering av “hvordan vi skal
jobbe hos oss” i form av beste-praksis “maler”
• ønske om å sikre dokumentasjon av utførte prosesser
– viktige beslutninger, resultater, milepæler
og dokumenter
• ønske om effektivisering av administrative
oppgaver og reduksjon av overflødig ressursbruk
• ønske om å forbedre service overfor kunder,
partnere og leverandører gjennom standardiserte
prosesser og fokus på tidsfrister og kvalitet
• ønske om å ordne opp i informasjonskaoset og
få kontroll over viktige dokumenter, e-post og
annen forretningskritisk informasjon, bl.a når
prosjekter er avsluttet og medarbeidere har
sluttet
• press på å følge ny lovgivning og strengere krav
fra myndigheter, revisorer, eiere og andre som
krever dokumentasjon
• ønske om å fjerne informasjonssiloer - for mange
prosesser foregår på e-post fra person til person
der verktøy for samhandling og informasjons- og
kunnskapsdeling ville sikret bedre
dokumentasjon og kvalitet

Kunnskapsmedarbeideren i fokus
“Kunnskapsarbeid står i dag for 25-50 % av alt
arbeid, og prosentandelen er økende.”
The Workflow Management Coalition
Kunnskapsarbeid kan defineres som at du
bruker ditt kreative hode til å oppnå et mål.
Mange av hovedutfordringene bedrifter står
ovenfor er ofte ikke-repetitive og uforutsigbare
og håndteres av kunnskapsmedarbeiderne.
Etter hvert som viktigheten av kunnskapsarbeid
i næringslivet øker, blir også utvikling og
implementering av mer effektive sak- og samhandlingsløsninger
en stadig viktigere faktor.

Software Innovation er et skandinavisk selskap og blant de internasjonalt ledende leverandørene av programvare for informasjonshåndtering,
dokumentkontroll og saksbehandling. Med 25 års erfaring og kompetanse arbeider vi målrettet med å levere fremtidsrettede, fleksible
og brukervennlige løsninger. Vi skaper god kunnskapsdeling, effektiv samhandling, virksomhetskontroll og bedre service i private og offentlige
virksomheter. Våre standard bransjeløsninger er bygget på Microsoft SharePoint og Office - markedets ledende plattform for samhandling.
Software Innovation AS | Rolfsbuktveien 4C | N-1364 Fornebu | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.no | info@software-innovation.no