360° Papirløse Møter - for iPad og Tablet PC - Software Innovation

360° Papirløse Møter - for iPad og Tablet PC
Få tilgang til dagsorden og møtepapirer
på en effektiv og engasjerende måte!
360_Papirløse Møder_paa_ipad_ver2.indd 1 23-11-2011 15:04:40

360° Papirløse Møter
- for iPad og Tablet PC
To unike løsninger for papirløs
møteadministrasjon
360° Papirløse Møter for iPad og Tablet PC er to unike, digitale løsninger for møteadministrasjon som
hjelper deg og din virksomhet med å redusere papirkaoset, få en enklere møteadministrasjon og lavere
kostnader. Samtidig får brukerne en mer fleksibel og mobil arbeidsdag. 360° Papirløse Møter for iPad
og Tablet PC er rask å implementere og kan integreres med ulike systemer for dokumenthåndtering og
saksbehandling.
Medlemmer av styrer, råd og utvalg mottar store mengder
sakspapirer som skal leses, diskuteres og vurderes. Distribusjon
av papirdokumenter koster tid og penger, samtidig
som at stablene med papirdokumenter har en negativ belastning
miljøet. Bunker med papirer er i mange tilfeller uhåndterlig
for mottakerne – og de naturlig nok heller ikke søkbare.
Dette er viktige grunner til at Software Innovations løsninger
for Papirløse Møter de siste årene har hatt stor suksess både
i offentlige og private virksomheter.
Hvordan fungerer det?
Gjennom egne applikasjoner for iPad-lesebrett og Tablet-PC
kan brukerne hente opp møter, navigere mellom saker på
dagsorden og lese saksdokumenter.
Møter, dagsorden og dokumenter eksporteres fra virksomhetens
sak-/arkivsystem og struktureres slik at de blir enkle
å navigere i. Deretter gjøres de tilgjengelig for nedlasting av
den enkelte møtedeltager. Det eneste du som bruker trenger
er en iPad eller en Tablet PC med tilgang til internett og en
konto på virksomhetens SharePoint-baserte “distribusjonsserver”.
Grunnleggende funksjonalitet er den samme i begge løsninger:
• Hente opp møter
• Få oversikt over dagsorden og saker
• Hente frem og lese møte-/saksdokumenter
i leservennlig format
• Navigere mellom saker
• Registrere og dele merknader på saker
• Søke opp saker og dokumenter
Saksdokumentene er organisert som ”bøker” med en struktur
og en innholdsfortegnelse basert på dagsorden, de enkelte
sakene og saksdokumentenes plass i disse. En slik
struktur er enkel og intuitiv å navigere i, og er derfor et godt
alternativ til papirer.
Løsningene er raske å implementere, og kan integreres med
ulike systemer for dokumenthåndtering og saksbehandling.
Løsninger for iPad og Tablet-PC
Software Innovation har laget to varianter av Papirløse Møter
– en Tablet-PC versjon for de som foretrekker PC og full
Microsoft OneNote funksjonalitet, og en app for iPad, 360°
eMeetings, for dem som foretrekker å bruke lesebrett og de
multi-touch-baserte mulighetene som denne typen enhet gir.
360_Papirløse Møder_paa_ipad_ver2.indd 2 23-11-2011 15:04:40

360° Papirløse Møter for iPad (360° eMeetings)
- en online løsning med multi touch og et levende
brukergrensesnitt
iPad har satt en ny standard for brukeropplevelse og lesing
av dokumenter på skjerm. Med sine unike muligheter for
touch-basert navigasjon og skarpe skjerm, blir det enkelt og
naturlig å lese digitale dokumenter.
360° Papirløse Møter for iPad, 360° eMeetings, er en genuin
iPad app, som tillater deg å peke, klikke og navigere i saker.
Dokumenter kan overføres til lokal lagring i applikasjoner som
GoodReader, iBooks og lignende.
Åpningsbildet i 360° eMeetings er designet som en bokhylle
der brukernes møtebøker ligger lagret. Hver enkelt møtebok
inneholder et møte.
Med 360° eMeetings kan dessuten brukeren søke i møter
og dokumenter, registrere egne merknader på saker og dele
disse med andre møtedeltakere eller medlemmer i utvalget.
Det går også an å fritekstsøke i både saker og dokumenter.
For at brukeren skal kunne navigere i møter og saker, kreves
det at løsningen for iPad har tilgang til “distribusjonsserveren”
der møter, saker og dokumenter publiseres. Dokumentene
kan lastes ned for offline tilgang – i det format de er publisert
i. For å lese, lage merknader eller understrykninger i
dokumentteksten, kan brukeren benytte seg av andre integrerte
iPad-apper, slik som GoodReader, EverNote, iBooks
og lignende. At løsningen er basert på oppkobling til “distribusjonsserveren”
betyr også at agenda, saker og
dokumenter automatisk oppdateres.
Innholdsfortegnelsen vises når møteboken åpnes –
dvs agenda med saker blir synlig. Under hver enkelt
sak ligger dokumenter og bilag som med et “touch”
kan åpnes for lesing og nedlastning.
360_Papirløse Møder_paa_ipad_ver2.indd 3 23-11-2011 15:04:41

360° Papirløse Møter
- for iPad og Tablet PC
Rik funksjonalitet og brukervennlighet
I motsetning til f.eks løsninger der store filer med møtedokumenter
i PDF distribueres til møtedeltakere, er 360° eMeetings
en iPad app med rik funksjonalitet og stor brukervennlighet.
360° eMeetings har mange fordeler:
Brukeropplevelse: 360° eMeetings følger de brukerprinsipper
som apper i AppStore må følge, med utgangspunkt i at
brukerne skal kjenne seg igjen i måten de jobber med møter,
dagsorden, saker og dokumenter.
Struktur og navigasjon: Brukeren kan enkelt navigere og
bla seg frem i møter, saker og dokumenter, på en strukturert
og organisert måte, og får dermed en rask oversikt over all
informasjon.
Alltid oppdatert informasjon: Endringer i filer innebærer
ikke at de må distribueres på nytt. Brukerne har alltid tilgang
til sist oppdaterte versjon av saker og dokumenter, gjennom
at de publiseres i en SharePoint database på serveren. Dette
innebærer også at brukerne alltid har en backup på informasjonen.
Søk og historikk: Brukeren kan enkelt søke i fritekst – i
møter, saker, dokumenter og kommentarer, og har dermed
rask tilgang til ønsket informasjon. Ettersom informasjonen
lagres på en server, er informasjonen tilgjengelig over tid, og
det er mulig å søke og bla tilbake til gamle møter og saker.
Deling av kommentarer: Brukerne kan registrere kommentarer
på saker og dokumenter, og dele disse med andre.
Filhåndtering: 360° eMeetings kan håndtere mange ulike
typer filer (ikke kun PDF), f.eks bilder og filmer. Gjennom at
de enkelte dokumentene kan publiseres, blir nedlastningen
av filer rask og tilgangen til oppdatert informasjon enkel.
Adgangskontroll: Tilgangen for de enkelte brukere kan begrenses
slik at de kun får tilgang til deler av instanser (f.eks
ulike nemder og utvalg) med tilhørende informasjon. Det går
også an å kombinere med Mobile Device Management-løsninger
for ytterligere å sikre at informasjon ikke kommer på
avveie.
Sikkerhet: Ved at informasjon og dokumenter
er lagret på en SharePoint-server “i skyen” er
det mulig å styre tilgangen til all informasjon
som publiseres. Med bruk av https-protokollen
sørger vi dessuten for at kommunikasjonen
mellom server og iPad er kryptert.
I 360° eMeetings kan bruker tvinges gjennom
tre autentiseringer for å få tilgang til møtebok
og dokumenter, ved å legge løsningen i det
interne nettverket, bruke VPN-tilkobling for
å aksessere den, og etablere passord på
iPad’en.
Det er også mulig å hindre at brukerne kan
laste ned dokumenter lokalt på sin iPad.
Skulle brukeren være så uheldig å bli frastjålet
sin iPad, vil dermed ingen 360° data ligge igjen
på enheten.
Muligheter med SharePoint: Ettersom informasjonen
publiseres via en SharePoint-site,
åpnes det opp for fremtidig funksjonalitet,
koblet til denne plattformen. Herunder muligheter
for samhandling i grupper, distribusjon,
varsling, drifting via nettskyen etc.
360_Papirløse Møder_paa_ipad_ver2.indd 4 23-11-2011 15:04:44

Løsningene er raske å implementere, og kan
integreres med ulike systemer for
dokumenthåndtering og saksbehandling.
360_Papirløse Møder_paa_ipad_ver2.indd 5 23-11-2011 15:05:05

360° Papirløse Møter
- for iPad og Tablet PC
360° Papirløse Møter for Tablet PC
- en offline løsning med komplett OneNote
funksjonalitet
Med en Tablet-PC kan brukeren lese dokumenter i A4 format
og bruke PCen som en notatblokk ved å skrive rett på skjermen
med en elektronisk penn. Tablet PC’er en mobil enhet,
akkurat som iPad, som kan medbringes og anvendes hvor
som helst.
Ved at dokumentene struktureres i møtebøker blir visningen
intuitiv og gjenkjennelig og det er enkelt for brukeren å bevege
seg mellom de forskjellige saker og tilhørende saksdokumenter.
Ettersendte saker og dokumenter vises i egne seksjoner,
slik at det er lett å se hva som har kommet i ettertid.
Microsoft OneNote har en rekke funksjoner for å ta notater
og skrive merknader, etablere linker til andre dokumenter eller
eksterne websider, legge inn skjermdumper og bilder, eller
henvise til nyhetsartikler og lignende. Det er også støtte for
lydopptak, video og lignende. Brukerne får dermed et effektivt
verktøy for møteforberedelse.
En annen viktig funksjon er at møtebøker i OneNote kan deles
med andre. Dette betyr at du kan dele notater med andre
i din gruppe og til og med skrive på samme dokument samtidig.
I 360° er det lagt inn funksjonalitet for at det automatisk
tas backup av brukernes egne notater.
At løsning for Tablet PC bygger på bruk av Microsoft OneNote,
innebærer at hele møtet er en samlet OneNote “notebook”
som blir lastet ned fra “distribusjonsserver”. Både struktur
og dokumenter er derfor også tilgjengelig offline til enhver
tid. Oppdateringer håndteres ved hjelp av “ettersendelser”
av enkeltsaker.
Hvordan distribuere møte-dokumenter?
I prinsippet kan ethvert sak-/arkiv system som
har møtefunksjonalitet generere input til “360°
Papirløse Møter”. Dette fordi opprettelsen av dagsorden
og møtedokumenter skjer på grunnlag av
en XML-fil. Ethvert system som kan eksportere
informasjon om dagsorden, saker og tilhørende
saksdokumenter til et filområde, kan derfor være
forsystem for “360° Papirløse Møter”.
I praksis vil møtesekretæren eller en annen autorisert
person ”produsere” en eksport. Deretter
benyttes et serverprogram som følger med “360°
Papirløse Møter” for å generere en OneNote bok
for Tablet PC eller en SharePoint-site struktur for
iPad-versjonen.
360_Papirløse Møder_paa_ipad_ver2.indd 6 23-11-2011 15:05:05

Brukereksempel: Den mobile politikeren
Heidi er politiker og sitter i kommunestyret i sin kommune.
Hun har hektiske dager og deltar i mange møter i ulike komitéer
og utvalg hvor hun er medlem.
Som politiker, leser Heidi et lass med saksdokumenter hver
eneste uke som forberedelse til møtene. Tidligere hadde hun
alltid en bunke sakspapirer i veska som ble dratt frem i møter,
på toget på vei til jobb, og på hjemmekontoret, men for en
stund siden fikk alle politikerne hver sin iPad, med tilgang
til løsningen 360° eMeetings. Etter det har Heidi kun jobbet
digitalt med sakspapirer og møteforberedelser, noe som har
gjort arbeidet mye mer oversiktlig og produktivt.
Når Heidi sitter på toget på vei til kommunestyremøtet vil hun
ta en siste gjennomlesing av saksdokumentasjon før dagens
møte starter. Hun skrur på iPad’en sin og går inn på appen
360° eMeetings. Der går hun inn på ønsket agendapunkt på
dagsordenen og henter frem de tilhørende saksdokumentene.
Heidi registrerer noen merknader på noen av sakene,
som hun skal huske på til debatten. Hun legger også inn et
forslag til nytt vedtak på en sak som hun allerede nå vil dele
med de andre deltagerne.
I selve møtet bruker hun 360° eMeetings på sin iPad for å
følge med på dagsorden og lese de saksdokumenter hun
måtte trenge underveis. Hun kan også se merknader og
kommentarer fra de andre deltagerne direkte på sakene – og
ikke minst kan hun søke fram informasjon fra tidligere møter
og relevante dokumenter fordi 360° eMeetings gjør alle de
publiserte sakene og alle vedleggene søkbare. Papirbunkene
som tidligere lå spredt rundt omkring, er nå historie. Heidi
har blitt mer effektiv, hun har fått et bedre grunnlag for å ta
beslutninger og bidrar til å ta vare på miljøet på en bedre
måte.
Hva sier våre kunder?
”Et årlig forbruk på 1 615 000 A4-ark og en miljøforurensning
på 113 tonn CO ² årlig er historie nå som
bystyret og byrådet i Bergen har gått over til papirløs
behandling av politiske saker i 360° via tablet PC.”
Vidar Aspunvik, systemkoordinator i Bergen
kommune.
”Overgangen til elektronisk saksbehandling har gått
over all forventning, og de fleste brukerne er svært
fornøyde med å jobbe rett på tablet PC i stedet for
å måtte forholde seg til stabler med papirer. Løsningen
er intuitiv og enkel i bruk, uavhengig av alder og
IT-kompetanse og vi har fra dag én vært i stand til å
gjennomføre papirløse møter.
Vidar Aspunvik, systemkoordinator i Bergen
kommune.
“Kredittkomiteen i Sparebanken Vest behandler nå
alle saker elektronisk ved hjelp av Tablet PC, 360 og
OneNote. VI har oppnådd gode effekter relatert til mer
effektiv distribusjon, forberedelse og gjennomføring
av møtene.”
Pål Nielsen, Sparebanken Vest
“Tilgjengelighet, søkbarhet og effektivitet for politikere
og administrasjon vil være den største gevinsten for
bruk av Tablet PC i Sarpsborg kommune”.
Pål Nielsen, Sparebanken Vest
“Tilgjengelighet, søkbarhet og effektivitet for politikere
og administrasjon vil være den største gevinsten for
bruk av Tablet PC i Sarpsborg kommune”.
Paal Nilsen, Sarpsborg Kommune
“Vi har lansert 360° Papirløse Møter i formannskapet.
Nå skal også bystyret og andre styrer, råd og utvalg
ta det i bruk. De folkevalgte mottar hver sin tablet PC
der de laster ned oppdaterte saksdokumenter og kan
notere på skjermen. Løsningen er blitt svært populær.
For hvert papirløse møte i bystyret vil kommunen
spare 20 000 kr i trykkekostnader.”
Paal Nilsen, Sarpsborg Kommune
360_Papirløse Møder_paa_ipad_ver2.indd 7 23-11-2011 15:05:05

Software Innovation er et skandinavisk selskap og blant de internasjonalt ledende leverandørene av programvare for informasjonshåndtering,
dokumentkontroll og saksbehandling. Med 25 års erfaring og kompetanse arbeider vi målrettet med å levere fremtidsrettede, fleksible
og brukervennlige løsninger. Vi skaper god kunnskapsdeling, effektiv samhandling, virksomhetskontroll og bedre service i private og offentlige
virksomheter. Våre standard bransjeløsninger er bygget på Microsoft SharePoint og Office - markedets ledende plattform for samhandling.
Software Innovation AS | Rolfsbuktveien 4C | N-1364 Fornebu | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.no | info@software-innovation.no
360_Papirløse Møder_paa_ipad_ver2.indd 8 23-11-2011 15:05:06