Sparebanken Vest blir papirløs! - Software Innovation
Sparebanken Vest blir papirløs! - Software Innovation
Sparebanken Vest blir papirløs! - Software Innovation
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong> <strong>blir</strong> papirløs!<br />
Fullelektronisk arkivering og saksbehandling med “360° for Bedrifter”<br />
<strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong> så seg lei på stabler med<br />
papirer i flere av selskapets prosesser. Med implementering<br />
av standardløsningen 360° for Bedrifter<br />
tar nå <strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong> et stort steg på vei mot<br />
å bli en papirløs bank og er en pionér i det norske<br />
finansmarkedet innen “grønne” løsninger.<br />
“I løpet av ett år ble det skrevet ut enorme mengder papirer<br />
som ble puttet i skuffer og skap. Alle arkivskapene opptok<br />
unødvendig mye plass i bankens lokaler, i tillegg til at det<br />
var en risiko for tap knyttet til fysiske arkiver og store kostnader<br />
i forbindelse med trykking og distribusjon”, forteller Pål<br />
Nielsen, prosjektleder i <strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong>.<br />
Produkt:<br />
Bransje:<br />
360° for Bedrifter<br />
Bankvirksomhet<br />
Effektiv håndtering og oppbevaring av informasjon har blitt en<br />
stadig viktigere faktor for å styrke bankens konkurranseevne.<br />
“Det er realistisk å oppnå en betydelig reduksjon i<br />
papirforbruket per ansatt og dermed også årlige sparte<br />
kostnader knyttet til utskrift og kopiering”<br />
Pål Nielsen, prosjektleder i <strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong><br />
“Med sentralisering av dokumentlagring på ett sted, i et elektronisk<br />
arkiv, eliminerer vi spredte, personlige lagringsområder<br />
og arkiver og den risikoen som oppstår ved manglende oversikt<br />
over hvilke områder som inneholder dokumenter som er<br />
arkivverdige og lovpålagt å ta vare på. Med 360° <strong>blir</strong> i tillegg<br />
det fysiske arkivet overflødig”, understreker han.<br />
En helhetlig løsning<br />
<strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong> vurderte flere forskjellige løsninger, både<br />
nasjonale og internasjonale, og konkluderte med at 360° var<br />
den løsningen som tilfredsstilte flest kriterier, blant disse krav<br />
til brukeropplevelse, arkitektur og sikkerhet, integrasjonsmuligheter<br />
og automatisering av prosesser.<br />
“Med 360° får <strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong> en helhetlig løsning<br />
for arkiv og saksbehandling som passer inn i<br />
eksisterende Microsoft infrastruktur og som enkelt<br />
kan integreres mot applikasjoner som de ansatte<br />
til daglig bruker, slik som Office og CRM. Løsningen<br />
gjør tid-krevende og kostbare rutiner for arkivering og<br />
distribusjon overflødig, har god støtte for prosesser<br />
og gjør det enkelt for de ansatte å gjenfinne viktig<br />
informasjon”<br />
Pål Nielsen, prosjektleder i <strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong><br />
Om <strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong>:<br />
<strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong> er et frittstående, børsnotert<br />
finanskonsern som driver bank-, forsikring- og<br />
finansvirksomhet i Hordaland, Rogaland og<br />
Sogn og Fjordane. <strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong> er den<br />
tredje største norskeide banken og den nest<br />
eldste sparebanken i landet. Konsernet har<br />
cirka 765 ansatte og har om lag 105 milliarder<br />
NOK i forvaltningskapital. I 2010 var resultatet<br />
før skatt på 927 millioner NOK.
<strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong> <strong>blir</strong> papirløs!<br />
Fullelektronisk arkivering og saksbehandling med “360° for Bedrifter”<br />
Papirløs kredittkomité<br />
Personene som jobber i bankens kredittkomité leser hver<br />
uke bunkevis med møtepapirer. Hver person har opp mot<br />
200 sider å lese per møte, og det var vanlig at komitéen<br />
har med seg store papirbunker hjem. Det er få personer,<br />
men ekstremt mye papirer. Den manuelle håndteringen<br />
har derfor vært en stor utfordring for komitémedlemmene.<br />
Medlemmene i kredittkomitéen og kredittutvalget har nå<br />
gått over til en ny, digital arbeidsmåte og har fått en enklere<br />
arbeidsdag med 360° Papirløse Møter.<br />
”Kredittkomitéen i <strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong> behandler nå<br />
alle saker elektronisk ved hjelp av tablet PC, 360° og<br />
OneNote. Vi har oppnådd gode effekter relatert til mer<br />
effektiv distribusjon, forberedelse og gjennomføring<br />
av møter. Blant annet har vi redusert papirbruk med<br />
tilnærmet 100 % i tillegg til å ha redusert 20 % av et årsverk<br />
ved å eliminere kopiering av papirer til komitéen”.<br />
Pål Nielsen, prosjektleder <strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong><br />
“Funksjonalitet for papirløse møter er også interessant for<br />
bankens toppledelse. Det kan være aktuelt å benytte dette<br />
både i styremøter og andre konsernledermøter”, sier Nielsen.<br />
Behov:<br />
• Redusere papirforbruk<br />
– kostnadsbesparelser og miljøfokus<br />
• Redusere risiko gjennom overgang fra<br />
papirbasert til elektronisk arkiv<br />
• Frigjøre areal som opptas av arkivskap<br />
m.m.<br />
• Få bedre kontroll på arkivering og<br />
håndtering av kunderette informasjon<br />
• Skape mer effektive prosesser gjennom<br />
digital distribusjon og rask gjenfinning<br />
• Redusere distribusjonskostnader<br />
• Ha enkel og sikker tilgang til<br />
virksomhetskritisk informasjon<br />
• Få bedre saksbehandlingsstøtte og økt<br />
kvalitet mht dokumentflyt og saksprosess<br />
Gevinster med 360° Papirløse Møter og elektronisk arkivløsning:<br />
• En betydelig mer effektiv distribusjon og behandling av<br />
dokumenter i kredittkomitéen og kredittutvalget<br />
• En tilnærmet papirløs prosess og dermed også en mer<br />
effektiv behandling av sakene<br />
• Kostnadsbesparelser i form av vesentlig redusert papir<br />
og printerforbruk<br />
• Betydelig bedre søke- og gjenfinningsmuligheter på<br />
”ferske”, men også historiske kredittsaker<br />
• Alltid tilgang til siste versjon av dokumentene, som nå<br />
kan leses ”hvor som helst”<br />
• En mer fremtidsrettet og moderne arbeidsmetode som<br />
gir alle involverte parter bedre kontroll over saker og<br />
beslutninger<br />
• Bedre sikkerhet fordi oppbevaring av informasjon skjer<br />
på krypterte PCer
<strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong> <strong>blir</strong> papirløs!<br />
Fullelektronisk arkivering og saksbehandling med “360° for Bedrifter”<br />
Mindre tid på søk, mer tid til kundepleie<br />
I følge analyseselskapet Gartner går 20-30 % av arbeidstiden<br />
med til søk og gjenfinning av informasjon.<br />
<strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong> anser potensiale rundt bedre søk og gjenfinning<br />
av informasjon i egen bedrift som stort. Dette kan<br />
alene forsvare investeringen i et sak- og arkivsystem.<br />
“I 360° vil all informasjon være lagret i én felles løsning, integrert<br />
mot bankens fagsystemer. De ansatte kan med hjelp av<br />
den gode søketeknologien i løsningen raskt søke opp ønsket<br />
informasjon, noe skaper høyere produktivitet og dermed mer<br />
tid investert i kundeoppfølging”, forklarer Pål Nielsen.<br />
<strong>Sparebanken</strong> vest har som målsetting å være nær og engasjert<br />
i sine kunder. Implementeringen av 360° for god<br />
informasjonshåndtering og arkivering støtter oppunder<br />
denne målsettingen.<br />
Løsning:<br />
<strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong> valgte 360° for Bedrifter<br />
fordi det er helhetlig standard løsning for arkiv<br />
og saksbehandling som passer inn i eksisterende<br />
Microsoft infrastruktur og som enkelt kan<br />
integreres mot applikasjoner som de ansatte i<br />
banken til daglig bruker, slik som Microsoft Office<br />
og CRM.<br />
<strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong> har gjort seg bemerket med<br />
sitt innovative fokus på grønn IT og miljøvennlig<br />
drift. Selskapet er sertifisert som Miljøfyrtårn og<br />
har som mål å bli en enda grønnere virksomhet<br />
der effektiv og moderne informasjonshåndtering<br />
i 360° for Bedrifter skal bidra til mer effektive<br />
prosesser<br />
Entra bruker i dag 360°s moduler for:<br />
• Sak og arkiv<br />
• Dokumenthåndtering inkludert e-post<br />
• Papirløse Møter<br />
Bedre kontroll og redusert risiko<br />
Ved hjelp av elektronisk arkiv, prosess-støtte og gode søkemuligheter<br />
i 360° får de ansatte ha god og rask tilgang til<br />
informasjon om kundene, slik at risiko knyttet til å miste<br />
salgsmuligheter og beslutninger tatt på sviktende grunnlag<br />
reduseres. 360° reduserer i tillegg risikoen for at dokumenter<br />
forsvinner, ved at informasjon gjøres tilgjengelig på en<br />
standard og enkel måte, og at flere får tilgang til samme sak<br />
samtidig.<br />
“Det å ha rikt bilde av en kunde, med historisk informasjon<br />
tilgjengelig, kan også være med på å forhindre beslutninger<br />
<strong>blir</strong> tatt på feilaktig grunnlag. 360° gir et komplett overblikk<br />
over informasjon, og skaper god oversikt og kontroll for våre<br />
ansatte”, påpeker Nielsen.<br />
Spennende fremtidsplaner<br />
360° <strong>blir</strong> det det viktigste arkivsystemet for de fleste medarbeiderne<br />
i <strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong>. I tillegg skal det på sikt også<br />
integreres mot CRM og andre sentrale systemer eller prosesser.<br />
All brukerhåndtering i 360° <strong>blir</strong> håndtert sømløst ved<br />
at det etableres en automatisk flyt av informasjon fra HRsystemet<br />
til 360°.<br />
“360° er integrert mot de verktøy som de ansatte er vant til<br />
å bruke i arbeidet, slik som Microsoft Office og CRM. I tillegg<br />
er 360° integrert mot HR-løsning og Identity Management.<br />
Når en ansatt for eksempel bytter avdeling, skal tilgangsmatrisen<br />
sørge for at personen alltid har de korrekte tilgangene til<br />
informasjon i løsningen”, forklarer prosjektlederen.
<strong>Sparebanken</strong> <strong>Vest</strong> <strong>blir</strong> papirløs!<br />
Fullelektronisk arkivering og saksbehandling med “360° for Bedrifter”<br />
Banken mottar om lag 1000 brev per post hver eneste dag.<br />
Disse har til nå blitt distribuert manuelt – en tidkrevende og<br />
tungvint prosess. I løpet av 2011 vil det bli skannet post inn i<br />
360° ved hjelp av Read Soft. Dette er en systemløsning som<br />
er integrert med 360°. Brev vil dermed lagres og distribueres<br />
elektronisk.<br />
Satser på Microsoft teknologi<br />
Anvendelse av Microsoft teknologi som en viktig del av sin ITstrategi.<br />
At 360° er bygget på SharePoint plattform og er tett<br />
integrert i Microsoft Office har vært en viktig faktor i anskaffelsen<br />
av en ny løsning.<br />
Om 360° Papirløse Møter:<br />
• Du får en komplett oversikt over møter,<br />
saker og dokumenter fra kommende og<br />
tidligere møter<br />
• Du kan lete opp møter og lese tilhørende<br />
dokumenter<br />
• Du kan laste ned dokumenter for offline<br />
arbeid<br />
• Du kan registrere og dele merknader på<br />
saker<br />
• Du kan enkelt navigere mellom møter og<br />
saker<br />
• Du kan søke blant møter, saker og<br />
dokumenter for rask tilgang til informasjon<br />
“360°og SharePoint har gitt banken en mer effektiv plattform<br />
for håndtering og distribusjon av informasjon. Dette kan i<br />
neste omgang være viktig i forhold til utvikling av fremtidsrettede<br />
tjenester mot våre kunder”, sier Nielsen.<br />
”Nå kan vi finne våre egne notater på PC-en, og<br />
historikken er søkbar.”<br />
“Vi slipper å flytte papirer mellom jobb og hjem<br />
og kan motta oppdateringer til neste møte selv<br />
om vi ikke er fysisk tilstede i banken. Dette er<br />
veldig nyttig. “<br />
“Arbeidet med distribusjon av sakspapirer<br />
gjøres nå på brøkdelen av tiden vi før brukte.<br />
Kommer det en ekstra sak etter at agendaen er<br />
sendt ut, er det raskt å sende ut en oppdatering”.<br />
”Det er selvsagt en overgang å benytte pc og<br />
elektronisk penn ved forberedelser til neste<br />
møte. En smertefri tilvending til en ny hverdag<br />
krever tilvending og øvelse”.<br />
Eirik Brekke, kredittkomitéen<br />
<strong>Software</strong> <strong>Innovation</strong> er et skandinavisk selskap og blant de internasjonalt ledende leverandørene av programvare for informasjonshåndtering, dokumentkontroll<br />
og saksbehandling. Med 25 års erfaring og kompetanse arbeider vi målrettet med å levere fremtidsrettede, fleksible og brukervennlige<br />
løsninger. Vi skaper god kunnskapsdeling, effektiv samhandling, virksomhetskontroll og bedre service i private og offentlige virksomheter. Våre standard<br />
bransjeløsninger er bygget på Microsoft SharePoint og Office - markedets ledende plattform for samhandling.<br />
<strong>Software</strong> <strong>Innovation</strong> AS | Rolfsbuktveien 4C | N-1364 Fornebu | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.no