TILDELINGSBREV FOR MIDLERTIDIG ETAT – KULTUR OG IDRETTSBYGG

Oslo kommune
Byrådsavdeling for kultur og næring
Midlertidig etat – kultur og idrettsbygg
Dato: 03.02.2015
Deres ref: Vår ref (saksnr): Saksbeh: Arkivkode:
201405620-5 Frode Hoel Helgeland, 23461792
BUDSJETT 2015 - TILDELINGSBREV FOR MIDLERTIDIG ETAT – KULTUR OG
IDRETTSBYGG
Innhold
1. Innledning ............................................................................................................................. 2
2. Utfordringer .......................................................................................................................... 2
3. Årsbudsjett 2015 – bystyrets vedtak ..................................................................................... 3
3.1 Bystyrets budsjettvedtak ................................................................................................ 3
3.1.1 Tallbudsjettet .......................................................................................................... 3
3.1.2 Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter ............................................ 5
3.1.3 Budsjettforutsetninger og budsjettfullmakter ......................................................... 6
3.1.4 Risikovurdering ift. gjennomføring, måloppnåelse og leveranser .......................... 7
3.2 Mål og resultatkrav i 2015 ............................................................................................. 7
3.3 Andre områder for oppfølging i 2015 ............................................................................ 7
4. Styringsdialog og resultatoppfølging .................................................................................... 9
4.1 Styringsdialog og møteplan............................................................................................ 9
4.2 Rapportering og resultatoppfølging ............................................................................. 10
Byrådsavdeling for kultur og
næring
Postadresse:
Rådhuset, 0037 Oslo
E-post: postmottak@byr.oslo.kommune.no

1. Innledning
Byrådsavdeling for kultur og næring (KON) viser til Sak 1 og byrådets to tilleggsinnstillinger
samt bystyrets budsjettvedtak, og meddeler med dette byrådsavdelingens forventninger og
krav/føringer for Midlertidig etat – kultur og idrettsbygg (KID) for 2015.
Tildelingsbrevet og styringsdialogen mellom byrådsavdelingen og KID skal bygge på de mål
og resultatkrav som er nedfelt i kommuneplanen, kommunedelplaner/sektorplaner, vedtatt
økonomiplan og årsbudsjett samt flerårige strategiske planer. KIDs pågående aktiviteter og nye
tiltak som igangsettes i løpet av 2015 forutsettes dekket innenfor den til enhver tid gjeldende
budsjettramme.
Byrådsavdelingen understreker at KID skal drive sin virksomhet innenfor rammene av de til
enhver tid gjeldende lover, avtaler, fullmakter, rutiner og instrukser samt kommunens
verdigrunnlag.
Byrådsavdelingen forventer at KID setter seg inn i overordnede styringsdokumenter som
gjelder for Oslo kommune. Det vises til økonomireglement og instruks for
økonomiforvaltningen, vedtak og retningslinjer som gjelder KOSTRA, anskaffelser, IKT og
informasjonssikkerhet, personal og HMS, saksbehandling og myndighetsutøvelse samt
rammeverk for internkontroll. Byrådsavdelingen forutsetter at KID i sine investeringsprosjekter
følger Instruks for beslutningsprosessen i investeringsprosjekter (byrådssak 1038/14).
I tillegg til oppfølging av bystyrets budsjettvedtak og verbalvedtak forutsetter byrådsavdelingen
at KID følger opp andre vedtak i saker som gjelder etaten. Det forutsettes at KID holder seg
orientert om nye vedtak i løpet av året.
Ansvaret for oppfølging av tildelingsbrevet ligger hos virksomhetsleder.
2. Utfordringer
Byrådets moderniseringsarbeid er utløst av behovet for å yte bedre tjenester til en voksende
befolkning. Ressursene må brukes bedre når de skal rekke til flere innbyggere.
Moderniseringsarbeidet innebærer en gjennomgang av kommunens leveranser av tjenester,
herunder arbeidsprosesser og organisering samt hvordan IKT-verktøy kan bidra til bedre
tjenester til innbyggerne og effektiv ressursbruk. Elektronisk kommunikasjon skal være den
prioriterte kanalen for dialog med brukerne av kommunens tjenester.
Viktige tiltak i kommunens moderniseringsarbeid vil være:
Digitalisering av kommunens tjenester herunder etablering av flere elektroniske
tjenester.
Redusere og fjerne tidstyver som vil gi mer tid til kjerneoppgavene.
Sanering og forenkling av kommunens eget regelverk, samt ta initiativ til forenkling og
sanering av statlig regelverk og statlige rapporteringskrav.
Gjennomgang av kommunens målindikatorer og rapportering.
Strategisk bruk av anskaffelser for å nå kommunens mål om bedre tjenester og mer
2

innovative anskaffelser.
Kompetanseutvikling/lederutvikling.
Alle virksomheter forventes å komme med forbedringsforslag innen sitt område til samtlige av
kulepunktene over. Dette skal være et gjennomgangstema i styringsdialogen i 2015.
3. Årsbudsjett 2015 – bystyrets vedtak
3.1 Bystyrets budsjettvedtak
3.1.1 Tallbudsjettet
I bystyrets møte 22.10.2014 meddelte byrådsleder at det tas sikte på å etablere et nytt foretak
som skal ha til formål å bygge, eie, leie ut, vedlikeholde og forvalte kulturbygg og idrettsbygg/-
anlegg. Byrådet ønsker med dette å innføre en bestiller/utførermodell med et foretak også på
disse områdene.
Byrådet har i budsjettforslaget for 2015 lagt opp til økt satsing på idrettsanlegg. Byrådet har
også en ambisjon om å få bygget de fleste av de idrettsanleggene som var forutsatt i OLsøknaden,
men gjennomføringen vil måtte ta lengre tid uten et OL.
På både kultur- og idrettsområdet eier Oslo kommune en rekke bygg og anlegg som har stor
økonomisk verdi og som krever høy kompetanse å forvalte, drifte og vedlikeholde. Eksempler
kan være Holmenkollen nasjonalanlegg, Bislett stadion og andre større anlegg. I tillegg
kommer nytt Deichmanske hovedbibliotek og nytt Munchmuseum, svømmehaller/bad og de
anleggene som var forutsatt i OL-søknaden og som byrådet ønsker gjennomført også uten OL.
Denne typen bygg og anlegg vil inngå i ansvaret for det nye foretaket. En fullstendig oversikt
over bygg og anlegg som byrådet ønsker å legge til foretaket, vil fremgå av byrådssaken som
forutsettes fremlagt for bystyret om opprettelse av foretaket.
Ved bystyrets behandling av budsjett 2015 i sitt møte 11.12.2014, ble det vedtatt at Etaten Oslo
2022 avvikles fra 01.01.2015. Byrådet er opptatt av å beholde denne erfaringen og
kompetansen som er opparbeidet i Etaten Oslo 2022 og inkludere den i det nye foretaket.
Byrådet vil fremme sak for bystyret om opprettelse av det nye foretaket med virkning fra
01.07.2015. Frem til etableringen av foretaket sommeren 2015, foreslår byrådet at ansatte blir
organisert i en ny, midlertidig etat. Nedenfor omtales noen prosjekter der ansvaret i dag ligger i
Bymiljøetaten, men som byrådet ønsker å overføre til den midlertidige etaten.
Oppgavene for den midlertidige etaten kan beskrives i tre hovedpunkter:
Byrådet mener forprosjekteringen av nytt Jordal Amfi skal legges til den midlertidige
etaten. Det samme gjelder å revidere konseptvalgutredningen for den forutsatte
idrettshallen på Mortensrud, oppdatere konseptvalgutredningen om Valle Hovin og
bidra inn mot statens planarbeid på Grønmo.
I tillegg vil byrådet i første omgang overføre ansvaret planlegging av nye bad og
Lillomarka arena fra Bymiljøetaten til den midlertidige etaten.
Koordinere utredningene og gjennomføre forberedelsene som skal ligge til grunn for det
3

nye eiendomsforetaket for kultur- og idrettsbygg/-anlegg.
Sikre at de omfattende utredningene fra Oslo 2022 blir tilrettelagt på en slik måte at de
er lett tilgjengelig også for personer som ikke selv var involvert i OL-etaten.
Byrådet vil legge den etablerte «bestiller-utfører»-modellen til grunn for den midlertidige
etatens og foretakets virksomhet. Byrådsavdeling for miljø og samferdsel vil ha det
overordnede bestilleransvaret for utredning av idrettsanlegg. Oppfølging av prosjektene som
var en del av OL-arbeidet er imidlertid unntatt den ovennevnte ansvarsmodellen, da disse
utredningene allerede er bestilt.
Bystyret vedtok ved behandlingen av budsjett 2015 følgende verbalvedtak:
S71. Avvikling av kap. 547 og etablering av nytt kapittel nr. 505
Etaten Oslo 2022 avvikles 01.01.2015 og arbeidet med nye Jordal Amfi og idrettspark på
Mortensrud videreføres.
KIDs tiltak som igangsettes i løpet av 2015 forutsettes dekket innenfor den til enhver tid
gjeldende budsjettramme. Investeringsprosjektene forutsettes gjennomført innenfor den
styringsrammen KID får seg tildelt.
Byrådsavdelingen viser til etatsleders plikt til å holde byrådsavdelingen løpende orientert om
forhold av betydning, herunder spesielt kravet om å føre tilsyn og ha kontroll med
virksomheten for overholdelse av budsjett, jf. økonomireglementet.
Driftsbudsjettet
I budsjettet for 2015 er følgende driftsbudsjett vedtatt, Kap. 505 Midlertidig etat, kultur- og
idrettsbygg (KON):
Driftsbudsjettet
Regnskap
2013
Dok 3
2014
Beløp i 1000 kr
Budsjett
2015
Midlertidig etat - kultur- og idrettsbygg (KON)
Lønn og sosiale utgifter 0 0 15 656
Kjøp av varer og tj. som inngår i egenprod 0 0 5 306
Kjøp av tj. som erstatter komm egenproduksjon 0 0 3 038
Overføringsutgifter 0 0 2 386
Sum utgifter 0 0 26 386
Refusjoner 0 0 -2 386
Sum inntekter 0 0 -2 386
Netto utgifter 0 0 24 000
4

Investeringsbudsjett
I budsjettet for 2015 er følgende investeringsbudsjett vedtatt, Kap. 505 Midlertidig etat, kulturog
idrettsbygg (KON):
Investeringsbudsjettet
Regnskap
2013
Dok 3
2014
Beløp i 1000 kr
Budsjett
2015
Midlertidig etat - kultur- og idrettsbygg (KON)
Kjøp av varer og tj. som inngår i egenprod 0 0 6 000
Sum utgifter 0 0 6 000
Netto utgifter 0 0 6 000
Investeringsbudsjettet for økonomiplanperioden 2015-2018 er:
INVESTERINGER 2015-2018
Til Bygge-
Kapittelnr: Kostnads- Tidligere Budsjett 2019 start -
Midlertidig etat - kultur- og idrettsbygg
505 (KON) ramme bevilget 2015 2016 2017 2018 og senere ferdig kv/år
Prosjektnr:Prosjektnavn:
115 048 Jordal Amfi 0 6 000 0 0 0
Sum investeringsutgifter 6 000 0 0 0
Finansiering: KTO
Sum kapittel finansiering 0 0 0 0
Generell finansiering fra bykassen (inkl. fond) 6 000 0 0 0
3.1.2 Verbalvedtak, flertallsmerknader, takster og avgifter
Når det foreligger vedtak i bystyret, flertallsmerknader fra bystyrekomiteenes behandling av
byrådets årsberetning for 2014, samt kontrollutvalgets merknader til årsoppgjøret for 2014, som
eventuelt krever oppfølging fra etatens side, vil byrådsavdelingen komme tilbake til disse i
egen sak.
I forbindelse med behandlingen av budsjettet for 2015 er det fattet følgende verbalvedtak som
vil kunne ha betydning for KIDs arbeid i 2015:
F21a. Bekjempelse av skatteunndragelse og arbeidslivskriminalitet
Oslo kommune skal bekjempe skatteunndragelse og annen arbeidslivskriminalitet gjennom
aktiv bruk av anskaffelsesprosessen til å stille tydelige krav til leverandører om overholdelse av
skatteregler og innrapporteringsrutiner. Byrådet bes jevnlig orientere bystyrets organer om
fremdriften i dette arbeidet.
KON forventer at KID i ordinær rapportering redegjør for hva som gjøres for å kartlegge
risikoområder og hvilke tiltak som iverksettes.
S14. (F44) Idrettsinvesteringer
Bystyret ber byrådet sørge for at midler som i et budsjettvedtak er bevilget til et idrettsprosjekt
ikke kan omdisponeres uten et nytt vedtak i bystyret.
5

S14A. Idrettsanlegg i samarbeid med private
Byrådet bes senest i forbindelse med fremleggelsen av revidert budsjett for 2015 legge frem en
sak om realisering av idrettsanlegg gjennom samarbeid med private. Saken skal bl.a. redegjøre
for mulige modeller for hensiktsmessig organisering samt ulike finansieringsmodeller (privat
selskap, delt eierskap, lånegaranti og bidrag gjennom ulike former for tilskudd).
S24B. Grorudhallen
Bystyret ber byrådet fremme sak med konseptvalg og kostnadsramme for Grorudhallen innen
utløpet av 2015.
S25. Stovner bad (A6)
Byrådet bes kvalitetssikre det prosjekterte badet på Stovner i 2015 og holde bystyret orientert
om videre planer. Bystyret ber byrådet fremme sak om valg av konsept for nytt Stovner bad ved
fremleggelsen av revidert budsjett 2015.
S29. Undervarme for kunstgressbaner (A10)
Byrådet bes i forbindelse med den bebudede saken om idrettsanlegg vurdere om det bør
etableres en modell for finansiering av undervarme for kunstgressbaner, hvor idretten, staten
og kommunen bidrar.
Videre gjør byrådsavdelingen oppmerksom på deler av Samferdsel- og miljøkomiteens flertall,
medlemmene fra H, A, V og SV, sin merknad i forbindelse med behandlingen av budsjettet:
Flertallet viser til at Oslo Idrettskrets også i år setter opp prioriterte lister over
rehabiliteringsbehov og behov for nye anlegg. Disse medlemmer mener at disse
prioriteringslistene må legges til grunn for det videre utbyggings- og vedlikeholdsprogrammet.
Det er dessuten viktig at investeringsprosjekter blir løpende prisjustert.
Flertallet viser til at det skal utarbeides behovsplaner for idretts- og friluftsanlegg etter
mønster av skolebehovsplanene.
Flertallet viser til at Oslos OL-søknad rommet en rekke idrettsanlegg som skulle bygges til et
eventuelt Oslo OL i 2022. Disse anleggene er nødvendige for å utvikle Oslo-idretten videre.
Derfor er det positivt når byrådet har erklært at anleggene skal bygges likevel, selv om Oslo
måtte trekke sin OL-søknad. Disse medlemmer mener byrådet raskt bør trekke Oslo-idretten
med i en dialog om fremdriften for de enkelte anlegg, og vurdere mulighetene for å få eksterne
bidragsytere og samarbeidspartnere for å sikre bidrag til bygging og eventuelt drift av
anleggene.
Flertallet er opptatt av at henvendelser fra idretten som angår den daglige driften av
idrettsanlegg eller andre henvendelser kommer fram til den det gjelder og blir gjort noe med så
raskt som mulig. Disse medlemmer mener byrådet har et ansvar for at lokalidretten får de
svarene og hjelpen de trenger.
3.1.3 Budsjettforutsetninger og budsjettfullmakter
I Sak 1/2015 er det forutsatt en årlig pensjonskostnadssats på 23,0 % for alle virksomheter. Det
6

vises til tilleggsinnstillingen (byrådssak 203.1/14 side 15) hvor pensjonsprosenten reduseres fra
23 % til 20,9 % for virksomheter med over 50 ansatte som er med i ordningen med egenandeler
for nye uførepensjonister og førtidspensjonister. Det understrekes i den forbindelse at
pensjonskostnadssatsen er et uttrykk for kostnaden knyttet til det gjennomsnittlige innmeldte
medlem i pensjonsordningen. Årets samlede kostnad som regnskapsføres sentralt av bykassen
vil avhenge av dem som til enhver tid er tilknyttet ordningen, deres kjønn, alder, gjenstående
opptjeningstid og lønnsnivå.
3.1.4 Risikovurdering ift. gjennomføring, måloppnåelse og leveranser
KID forutsettes å vurdere risiko med hensyn til gjennomføring og leveranser som angis i
tildelingsbrevet. KID må ha fokus på tiltak som kan redusere risiko for at mål ikke nås og at
oppdrag ikke kan leveres innen angitte frister. Se også pkt. 4.2 om rapportering til
byrådsavdelingen.
3.2 Mål og resultatkrav i 2015
Følgende overordnede mål gjelder for 2015:
Byrådet skal ivareta, optimalisere og realisere kommunens verdier i aksjeselskaper og
foretak.
Kommunal eiendom skal være en effektiv innsatsfaktor i kommunens tjenesyting.
Eiendomsforvaltningen skal være kostnadseffektiv og realverdiene av kommunens
eiendommer skal ivaretas.
3.3 Andre områder for oppfølging i 2015
Nedenfor følger forventninger som gjelder alle virksomheter. Det dreier seg om prioriterte
områder i 2015 hvor måloppnåelse i kommunen krever felles innsats. Områdene har det felles
at de har høy iboende risiko. KID skal:
Ha ivaretatt overordnede føringer om formålstjenlige, kosteffektive og innovative
anskaffelser samt bekjempelse av arbeidslivskriminalitet og økt bruk av lærlinger i
relevante kontrakter. Dette skal også reflekteres i virksomhetens lokale tiltaksplan som skal
utarbeides innen 01.05.2015 og ha en risikobasert tilnærming. Planen sendes respektive
byrådsavdeling med kopi til UKE.
Ha fulgt opp Instruks for informasjonssikkerhet med Ledelsens gjennomgang og
Virksomhetsleders egenerklæring.
Ha rutiner for løpende rapportering av hendelser på datasikkerhetsområdet til respektive
byrådsavdeling, FIN og UKE.
Ha rutiner for rapportering til UKE om planlagte endringer i sektor/fagsystemer som
påvirker felles kommunal IKT-infrastruktur. Det forutsettes at systemeiers/tjenesteeiers
rapportering er basert på risikovurdering av konsekvenser for sentral IKT infrastruktur av
planlagte endringer og at det iverksettes tiltak for å forebygge hendelser.
Ha internkontrollrutiner som sikrer etterlevelse av arbeidsmiljølovens
arbeidstidsbestemmelser, jf. rundskriv 24/2013, og sørger for medvirkning fra
vernetjenesten.
7

Ha gjennomført årlig medarbeiderundersøkelse på bedre.kommune.no innen 01.11.2015.
Resultatet av denne skal forelegges byrådsavdelingen.
Ha sørget for nødvendig medvirkning fra vernetjenesten i alle typer endringsprosesser som
påvirker arbeidsmiljømessige forhold i forkant av rapportering til byrådsavdelingen.
Ha fulgt opp sykefraværet og angitt tiltak som er planlagt/planlegges gjennomført for å nå
måltallet for 2015 som er satt til 6 %.
Ha ivaretatt hensyn til universell utforming i utvikling av tjenestetilbud, jf. byrådssak 14/14
om felles prinsipper for universell utforming i Oslo kommune.
Spesifikt for foretaket
KID skal i sitt arbeid med å koordinere utredningene og gjennomføre forberedelsene som skal
ligge til grunn for det nye eiendomsforetaket for kultur- og idrettsbygg/-anlegg samt ved
arbeidet med konseptvalgutredninger og forprosjekteringer hvor ansvaret er lagt til KID, legge
til grunn at:
det regelmessig skal gjennomføre analyser og vurderinger av om eiendomsmassen er
hensiktsmessig i forhold til brukernes etterspørsel, i forhold til bygningenes standard,
kvalitet og verdiutvikling. Ved valg av løsninger som dekker bestillernes behov, skal
foretaket tilby det prosjektet som gir den mest kostnadsoptimale løsningen for
kommunen samlet.
det ved nybygging og rehabilitering skal det legges vekt på standardiserte løsninger for
å redusere kommunens kostnader. Der det avvikes fra standardiserte løsninger, skal
dette begrunnes særskilt. Der det er hensiktsmessig skal eiendomsforetakene
konkurranseutsette forvaltnings- og driftstjenester.
dersom ingen kommunale virksomheter har behov for et lokale, skal alternativ bruk
eller salg snarest avklares.
det nye foretaket forvalter store verdier og skal drive kostnadseffektivt. For å sikre at
kommunens verdier blir ivaretatt på en forsvarlig måte skal det nye foretaket videreføre
arbeidet med forsterket produksjons- og internkontroll.
det nye foretaket skal følge opp økonomireglementets pkt. 4 Instruks for investeringer,
om forbedret planlegging og kvalitetssikring av investeringsprosjekter. Det nye
foretakene skal gjennomføre det enkelte investeringsprosjekt innenfor den
styringsrammen som fastsettes (ekskl. sentralt avsatt usikkerhetsavsetning).
det nye foretakets styre og ledelse skal kontinuerlig gjennomgå og forbedre foretakenes
kontroll- og tilsynsrutiner. Det bør fokuseres på fullmaktsstrukturer og arbeidsdeling
mellom anskaffelses- og utbetalingsrutiner. Det nye foretakets styrer skal iverksette
dokumenterbar særskilt kontroll av time-entrepriser.
det nye foretaket skal rapportere i henhold til sitt oppfølgingsansvar under
byggherreforskriften.
det nye foretaket skal sørge for at det foreligger gjennomarbeidede og realistiske
budsjetter, at det foretas jevnlig fremdrifts- og budsjettoppfølging, både av vedlikehold,
8

ehabiliterings- og investeringsprosjekter, samt jevnlig oppfølging av driftsbudsjettet.
det nye foretaket skal utarbeide og ajourføre månedlige oversikter over alle vesentlige
bygge- og rehabiliteringsprosjekter inklusive angivelse av avvik og tiltak for å lukke
avvik. Oversiktene skal vise godkjent budsjett, vedtatt ferdigstillelse, påløpte og
forventede kostnader sett i forhold til opprinnelig kostnadsramme og forventet
ferdigstillelse.
det nye foretaket ved eventuelle avvik skal det umiddelbart iverksettes nødvendige
tiltak. Ved vesentlige avvik skal foretaket uten opphold informere eieravdelingen om
situasjonen og hvilke tiltak som er iverksatt.
det nye foretaket skal avlegge sluttrapporter for bygg- og anleggsprosjekter i tråd med
rundskriv 22/2006. Styregodkjente sluttrapporter skal sendes overordnet
byrådsavdeling.
det nye foretaket skal sørge for at godtgjørelse for administrasjon og prosjektering som
belastes investeringsprosjekter er direkte henførbare til prosjektet, jf. rundskriv 24/2011.
det nye foretaket jevnlig skal utarbeide oversikt til byrådsavdelingen når husleie for
bygg bortfaller. Det kan skje ved salg/avhending eller ved rehabilitering.
det nye foretaket skal legge vekt på nytenkning/innovasjon ved anskaffelser. Det skal
legges vekt på kostnadseffektivisering, standardisering og miljøvennlige løsninger.
det nye foretaket skal sørge for at pålegg fra Arbeidstilsynet følges opp i henhold til
fastsatte frister.
vedtatt prosentsats for prisvekst er 3,0 % skal legges til grunn for estimering av
formålsbygg og lignende investeringsprosjekter. Prosentsatsen er i hovedsak basert på
analyser fra Prognosesenteret AS om forventet byggekostnadsutvikling frem til 2017.
byggelånsrenten er 3,65 % i 2015 og baseres på kommunens egen langsiktige rente.
4. Styringsdialog og resultatoppfølging
4.1 Styringsdialog og møteplan
Endring i risikovurdering og risikobilde skal være et fast tema i styringsdialogen som ellers
skal ha fokus på resultater og gjennomføringskraft. Dette stiller blant annet krav til god
samordning og kommunikasjon ansvarsnivåene imellom.
Også moderniseringsarbeidet og virksomhetens oppfølging av dette, jf. kap 2, skal være fast
tema i styringsdialogen.
Det planlegges avholdt løpende ukentlige statusmøter mellom KID og byrådsavdelingen på
bakgrunn av de særskilte oppdragene KID har fått gjennom tilleggsinnstillingen. Det vil bli
innkalt til etatsstyringsmøter etter behov. I tillegg kommer andre typer møter som blir avtalt i
løpet av første halvår og som inngår i styringsdialogen.
9

4.2 Rapportering og resultatoppfølging
4.2.1 Generelt
KID skal rapportere i samsvar med Oslo kommunes økonomireglement og på ordinær måte
gjennom tertialrapportering, årsberetning og statlige rapporteringskrav, herunder KOSTRA.
Det vises i denne sammenheng til byrådssak tidlig i 2015 om ”Økonomireglementet for 2015 –
Videredelegering av fullmakter og fastsetting av instrukser for økonomiforvaltning i etater” og
til særskilte rundskriv med nærmere krav til virksomhetenes tertialrapportering, rundskriv med
retningslinjer for innlegging og periodisering av budsjett i Agresso for alle virksomheter i 2015,
samt oppfølging av driftsbudsjettet (herunder månedlige justeringer og prognoser av
tallbudsjettet) gjennom spørring i Agresso.
4.2.2 Rapportering til byrådsavdelingen
Det forventes at virksomheten foretar en risikovurdering av mål og måltall i forkant av hvert
etatsstyringsmøte. Tiltak skal ha effekt på måloppnåelsen. Områder som vurderes som gule
eller røde, eller som virksomheten mener at byrådsavdelingen bør kjenne til, skal det
rapporteres om. Rapporteringen skal også beskrive eventuelle risikoreduserende tiltak
virksomheten gjennomfører eller planlegger.
Fortløpende informasjon om saker som kommer/kan komme i media, være i forkant på
saker som kan medføre politisk oppfølging.
Til kontaktmøter.
Rapportering på tiltak/aktiviteter som stopper opp på grunn av manglende beslutninger eller
annen form for trenering knyttet til saken.
Det legges det ikke opp til særskilt rapportering ut over det ovennevnte og de krav til
rapportering/innspill som stilles i forbindelse med den ordinære regnskapsoppfølgingen,
budsjettoppfølgingen og budsjettutformingen. Nærmere informasjon om krav til innhold samt
frister i forbindelse med disse rapporteringene/innspillene vil bli gitt i egne rundskriv/brev.
4.2.3 Kvalitetssikring av rapportering
Byrådsavdelingen forutsetter at KID har rutiner for kvalitetssikring av alle data som er en del
av et rapporteringssystem enten til byrådet eller staten.
Alle data som kreves innrapportert, både tjenestedata og regnskapsdata, forutsettes å være
kvalitetssikret på en tilfredsstillende måte, både de som rapporteres direkte i KOSTRA og
andre statlige rapporteringer.
For å bedre kvaliteten på KOSTRA-tallene forutsettes at virksomhetens konteringspraksis vedr.
bruk av funksjon 120/420 Administrasjon, er i tråd med retningslinjer fra Byrådsavdeling for
finans, jf. rundskriv 25/2013. Virksomheten forutsettes også å sikre riktig kontering av utgifter
til konsulenttjenester.
10

4.2.4 Resultatoppfølging – oppdatering – læring
Byrådsavdelingen forventer at resultatoppfølgingen fokuserer på prognose for måloppnåelse,
eventuelle resultatavvik og ajourført risikobilde, samt planlagte og gjennomførte tiltak for å
lukke avvik og redusere risiko.
Gjennom året vil det gis nye føringer mv. som kan medføre nye eller justerte mål og
resultatkrav, og endrede prioriteringer for virksomheten. Dette er forhold som må håndteres i
en dialog mellom byrådsavdeling og KID.
Resultatoppfølgingen skal være en løpende evaluerings- og korreksjonsprosess hvor
byrådsavdeling og KID får svar på om målformulering, strategier og tiltak mv. har vært
hensiktsmessig. Læring og kontinuerlig forbedring skal være et siktemål for styringsdialogen.
******
Vi ser frem til et hyggelig og konstruktivt samarbeid om felles utfordringer i 2015!
Med hilsen
Eli Vorkinn
kommunaldirektør
Marianne Lien
fung. eierskapssjef
Godkjent og ekspedert elektronisk
11