à rsberetning 2012 - Virksomhetene.pdf - Porsgrunn Kommune

Å R S B E R E T N I N G 2 0 12
V i r k s o m h e t e n e s å r s m e l d i n g e r
Service- og administrasjonsavdelingen
1. Virksomhetens formål og verdier
Visjon: "BEST PÅ SERVICE"
FORMÅL
• Avdelingens formål er å yte best mulig service
internt i kommunen og eksternt mot brukerne av
kommunens tjenester
VERDIER
• Samhold gir oss styrke
• Engasjement gir oss glede
• Pågangsmot og utfordringer gjør oss gode
2. Virksomhetens faste driftsoppgaver
• Servicesenteret/med sentralbord og
skrankefunksjon: Søknadshåndtering, tillatelser,
Infoland - Bestilling av eiendomsopplysninger, TT
kort, parkeringstillatelser, hjelpemidler, oppfølging
av nasjonal tjenestekatalog med lokal utgave mm.
• Trykkeriet trykkerifunksjonen, layout og foto.
• Interkommunal tolketjeneste: Frammøtetolking,
oversettelser, skjerm- og telefontolking.
• Arkivtjenesten: Daglig elektronisk og papir,
dokument- og posthåndtering m journalføring og
postliste i Public 360. Brukerstøtte, veiledning
innen Public 360, opplæring av nye brukere i
Public 360 programvare og rådgivning og
vedlikehold av retningslinjer for
dokumenthåndtering. Ekspedering av
publikumshenvendelser og forespørsel om innsyn
i arkiv fra interne og eksterne brukere.
Arkivtjenesten har ansvar for å motta, ordne,
forvalte og sikre Porsgrunn kommunens
eldre/avsluttende arkiv (Arkivdepot for Porsgrunn
kommune) og ajourføring av registre og
arkivkataloger i ASTA5.
• Kommunikasjon: Ansvar for ekstern og intern
kommunikasjon i kommunen i sammarbeid med
IKT-avdelingen. Omdømmebygging ved
synliggjøring og profilering av tjenester og
virksomheter.
• Politikk: Sekretariat for politisk ledelse, bystyret,
formannskapet og utvalg, rådmann og
kommunalsjefene. Godtgjøringer til politikere.
Valg.
• Økonomi: Bestillinger av varer, tilskudd til 17.mai,
VAR, fakturering av byggesaksgebyr,
legeregninger og innbetaling kommune- og
skattekasse.
• Barnehage: Koordinering av opptak via
elektroniske søknader, fakturering og
kontantstøtte.
• Transport: Koordinere transport av elever og
barnehagebarn til skole og barnehage.
• Servicetjenester: Merkantil støtte til ordfører,
rådmann, kommunalsjefer, byggesak m.m.
• Bevillinger: Skjenke- salgs og serveringsbevilling
og kontrolltiltak.
• Leasingbiler: Overordnet administrasjon av drift
rundt kommunens leasingbiler.
• Samfunnssikkerhet og beredskap.
• Administrativt ansvar for kommuneadvokatene.
• Administrativt ansvar for næringsavdelingen.
3. Informasjonstall for virksomheten 2009 2010 2011 2012
Stillingshjemler omregnet til hele stillinger 31.12 31,5 31,5 38,4 38,4
Antall saker til politisk behandling 585 526 544 606
Antall avholdte politiske møter med sekretær 87 97 109 106
Antall bevillinger/skjenke, salg servering 105 111 71 82
Antall saker i sak/arkivsystem 3 315 3 234 3 346 4 615
Antall journalført post/ inn og ut 17 608 17 171 18 881 18 967
Fremfinning saker ansatte og publikum 480 531 541 360
Antall kopier trykket på trykkeriet sort/hvitt 1 128 294 829 083 852 135 740 182
Antall fargekopier 206 171 192 355 111 518 352 902
10