Direktiv dips hovedprosjekt v 1 0 - Sykehuset Telemark

Dato: 

Side: 

1 / 27 

Sykehuset Telemark HF/Betanien Hospital 

DIPS Hovedprosjekt 

Prosjektdirektiv 

Referanse PPM-verktøy: 

Referanse til regnskap: 

917111 



GODKJENT AV: 

Navn Rolle Stilling Dato 

Mal godkjent 10.01.11

Dato: 

Side: 

2 / 27 






917111 

INNHOLDSFORTEGNELSE 

1 PROSJEKTETS NAVN...................................................................................................................................4 

2 PROSJEKTEIER..............................................................................................................................................4 

3 BAKGRUNN FOR, HENSIKT MED OG KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET...........................4 

3.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET........................................................................................................................4 

3.2 HENSIKT OG KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET........................................................................................4 

3.3 PROSJEKTETS MÅL ...............................................................................................................................................5 

4 AVGRENSNINGER .........................................................................................................................................6 

5 INTERESSENTER ...........................................................................................................................................6 

6 KRITISKE SUKSESSFAKTORER................................................................................................................7 

7 PROSJEKTORGANISERING OG STYRING..............................................................................................7 

7.1 PROSJEKTETS FORHOLD TIL LINJEN ..............................................................................................................8 

7.2 PROSJEKTORGANISERING..............................................................................................................................9 

7.3 ROLLER OG ANSVAR.....................................................................................................................................10 

7.4 DELPROSJEKTER – OPPGAVER OG ANSVAR................................................................................................14 

7.4.1 Delprosjekt Gevinst .................................................................................................................................15 

7.4.2 Delprosjekt Konvertering ........................................................................................................................15 

7.4.3 Delprosjekt Forvaltning ..........................................................................................................................16 

7.4.4 Delprosjekt Løsning.................................................................................................................................16 

7.4.5 Delprosjekt Opplæring ............................................................................................................................17 

7.4.6 Delprosjekt Teknisk infrastruktur............................................................................................................18 

7.4.7 Delprosjekt Integrasjon ...........................................................................................................................18 

7.4.8 Delprosjekt Test.......................................................................................................................................20 

8 PROSJEKTMÅL OG GEVINSTER .............................................................................................................21 

8.1 RESULTATMÅL ..............................................................................................................................................21 

8.2 EFFEKTMÅL...................................................................................................................................................21 

8.3 GEVINSTER...................................................................................................................................................22 

9 HOVEDMILEPÆLER (OVERORDNET) ....................................................................................................22 

10 BUDSJETT (OVERORDNET)......................................................................................................................23 

11 RISIKOANALYSE / USIKKERHETSANALYSE.......................................................................................24 

12 KVALITETSSIKRING....................................................................................................................................27 

13 ENDRINGSHÅNDTERING...........................................................................................................................27 

14 PROSJEKTAVSLUTNING ...........................................................................................................................27

Dato: 

Side: 

3 / 27 






917111 

ENDRINGSLOGG 

Versjon Dato Kapittel Endring Produsent Godkjent av 

0.1 13.08.12 Opprettelse av dokument Yrjan Schaug 

0.2 30.08.12 Hele dokumentet gjennomgått og 

korrigeringer/innspill er gjort 

Yrjan Schaug 

Anne Blakstad 

0.6 03.09.12 Hele dokumentet Benedicte B-A 

Madsen 

0.8 05.09.12 Kvalitetssikring delprosjektledere Benedicte B-A 

Madsen 

0.9 06.09.12 Ferdigstillelse av dokument Benedicte B-A 

Madsen 

1.0 10.09.12 Små tekstlige endringer etter SG møte, B4 Benedicte B-A 

ok 

Madsen 

REFERANSER TIL ANDRE DOKUMENTER 

Her kan det settes inn referanser til andre dokumenter som for eksempel prosjektplan, risikoanalyse, strategidokument, 

handlingsplan eller liknende. 

Nr. Dokumentnavn Dok.id. Versjon Arkiv Dato

Dato: 

Side: 

4 / 27 






917111 

1 PROSJEKTETS NAVN 

Prosjektets navn er: DIPS Hovedprosjekt 

2 PROSJEKTEIER 

Prosjekteier er administrerende direktør Sykehuset Telemark HF: Bess Margrethe Frøyshov 

3 BAKGRUNN FOR, HENSIKT MED OG KORT BESKRIVELSE AV PROSJEKTET 

3.1 Bakgrunn for prosjektet 

 

Helse Sør-Øst gjennomførte i perioden mai 2011- desember 2011 en utredning av de 

strategiske føringene for klinisk dokumentasjon frem mot 2020, samt et scenarioarbeid 

knyttet til ulike leverandørstrategier. Det ble avklart at det vil kreves store investeringer, 

omfattende endringsprosesser inkludert høy grad av standardisering for å kunne 

nyttiggjøre de funksjonelt rikeste løsningene. Styringsgruppens konklusjon ble derfor, 

basert på investeringsmidler tilgjengelig, at konsolidering på DIPS som PAS/EPJ med 

fokus på standardisering av bruk og innhold gir mest nytte for Helse Sør-Øst i et 5-7 års 

perspektiv. 

 

 

 

 

Helse Sør-Øst RHF gjennomførte høst 2011/vinter 2012 revisjon av det 

pasientadministrative arbeidet ved Sykehuset Telemark HF (benevnes heretter som 

STHF). Resultat av arbeidet er oppsummert i rapporten Revisjon intern styring og 

kontroll av det pasientadministrative arbeidet i STHF av 01.02.2012. Revisjonen 

konkluderer med at det ved de enheter som er undersøkt, har forekommet feil og mangler 

i det pasientadministrative arbeidet i flere av prosessfasene gjennom pasientforløpets 

vurderingsperiode, ventetid og behandlingsperiode. 

STHF gjennomførte i 2011 en risiko- og sårbarhetsanalyse knyttet til fortsatt bruk av 

IMX PAS/EPJ. Rapporten fra dette arbeidet konkluderte med at man ikke kunne 

videreføre dagens PAS/EPJ-system uten å iverksette vesentlige tiltak for å redusere 

identifisert risiko. 

Fra mars – mai 2012 ble det gjennomført en foranalyse der man så på konsekvenser av å 

innføre DIPS PAS/EPJ. Ut fra kartlagte arbeidsprosesser fant man at DIPS har lik eller 

bedre funksjonalitet. Det ble også beskrevet hvordan et forprosjekt kunne gjennomføres i 

forhold til omfang, tid og ressurser (økonomi). 

Styret ved STHF vedtok å gjøre avrop på reforhandlet rammeavtale med DIPS ASA den 

13.08.12. 

3.2 Hensikt og kort beskrivelse av prosjektet 

STHF har behov for å ta i bruk en løsning som gir mulighet for økt samhandling internt og 

mellom øvrige helseforetak i Helse Sør-Øst. STHF ønsker forbedret arbeidsflyt og

Dato: 

Side: 

5 / 27 






917111 

beslutningsstøtte, samt bedre kvalitet og effektivisering. Prosjektet skal utarbeide løsning i 

forhold til myndighetskrav for innføring av DIPS PAS/EPJ. 

Prosjektet skal legge til rette for og forestå innføringen av DIPS som ny EPJ løsning innenfor de 

vedtatte rammer for tid, kostnad og kvalitet. Prosjektet har følgende organisatorisk omfang 

Sykehuset Telemark HF (benevnes heretter som STHF) 

o Skien 

o Porsgrunn 

o Kragerø 

o Notodden/Rjukan 

o Seljord 

o Nome (Havo) 

o Nordagutu (Harmonisering DIPS) 

 

Betanien Hospital Skien (benevnes heretter som Betanien) 

3.3 Prosjektets mål 

Prosjektets overordnede mål er en høy grad av papirfattig EPJ som er i tråd med nasjonale, 

regionale og lokale føringer. Systemet skal støtte opp under det som ansees som den beste 

faglige praksis og bidra til effektiv ressursutnyttelse. Prosjektet skal søke å nå disse målene 

gjennom forbedringer på følgende områder: 

 

 

 

 

 

 

 

Bedret pasientflyt 

Økt dokumentasjonskvalitet 

Bedret informasjonsflyt 

Forenkling av arbeidsprosesser 

Bedre samhandling 

Bedre utnyttelse av kapasitet/ressurser 

o Journalen er til enhver tid oppdatert og tilgjengelig 

o Bedre, raskere og tryggere pasientbehandling 

o Bedre tid til pasientrettet arbeid 

Harmonisering og standardisering 

Videre vil prosjektet bidra til forbedret styringsinformasjon, mer effektiv styring og rapportering 

gjennom å ivareta følgende behov: 

Dokumentasjonsstøtte – hente frem korrekt, oppdatert, strukturert og tilpasset 

informasjon og automatisere eller forenkle dokumentasjonsarbeidet 

Prosess-støtte – sikre kontinuerlig og koordinere og underbygge kliniske aktiviteter og 

tiltak innfor hvert pasientforløp. 

Beslutningsstøtte – innarbeide faglige retningslinjer for «beste praksis» og på en lite 

påtrengende måte, gi varsel og råd for å forebygge utilsiktede hendelser. 

Logistikkstøtte – fungere som et verktøy for å avdekke flaskehalser og forenkle 

pasientplanleggingen. 

Kommunikasjonsstøtte – elektronisk kommunikasjon med samarbeidspartnere.

Dato: 

Side: 

6 / 27 






917111 

Prosjektet gjennomføres som et samarbeidsprosjekt mellom STHF, Betanien, Sykehuspartner og 

DIPS med Deloitte som underleverandør. 

Prosjektet er underlagt Program for regional klinisk dokumentasjon i Helse Sør-Øst, som ble 

etablert vår 2012. Prosjektet vil jobbe i tett dialog med programmet og vil implementere 

regionale føringer som blir utarbeidet. 

Det er også viktig at prosjektet kommuniserer og er kjent med resultat og planer for prosjektet « 

Glemt av sykehuset». Dette er igangsatt av Helse Sør-Øst som et resultat av konsernrevisjonsrapportene 

som er utført av Helse Sør-Øst. Prosjektet startet i september 2011 og pågår ut året 

2012. Prosjektet vil følge opp de anbefalinger som gjøres fra dette prosjektet 

4 AVGRENSNINGER 

 

 

 

Etablering av et journalutvalg som kan ta nødvendige beslutninger er adressert til 

foretaket og ligger ikke innenfor prosjektets mandat 

I forprosjektet er det anbefalt å redusere antall postmottak på STHF. Dette er adressert til 

foretaket, og gjennomføring av omorganiseringen ligger ikke innenfor prosjektets 

oppgaver. 

Prosjektet er ikke ansvarlig for forvaltning av løsning i produksjon. Det legges til grunn 

at løsningen blir overlevert til forvaltning ved oppstart. 

Forutsetninger: 

Det forutsettes at det etableres en felles database for STHF og Betanien 

Det forutsettes at prosjektet blir bemannet med ressurser med riktig kompetanse og 

egenskaper 

Prosjektet forutsetter frys av organisasjonen fra 21.12.12 

Prosjektet forutsetter at både STHF og Betanien må ha fokus på og tid til rydding samt 

etablering av god datakvalitet før konvertering 

Prosjektet forutsetter at det ikke byttes kvalitetssystem ved STHF og Betanien i perioden 

februar 2013-september 2013. 

5 INTERESSENTER 

Tabellen under viser de viktigste interessentene i DIPS prosjektet, samt deres interessefelt: 

Interessent 

Interesse 

Ansatte/klinisk personell • God pasientbehandling 

• Meningsfulle arbeidsoppgaver 

• Fornøyde pasienter, pårørende og brukere 

• Riktig pasientinformasjon tilgjengelig når man trenger den på tvers av 

profesjoner 

• Muligheter for effektiv utførelse av egne arbeidsoppgaver 

• Muligheter for kompetanseutvikling og videreutvikling av egne

Dato: 

Side: 

7 / 27 






917111 

arbeidsoppgaver 

• Muligheter for å videreutvikle arbeidsprosesser 

• Godt, samspillende sosialt miljø 

• God og relevant informasjon om sykehusets planer og status 

Ledelse i STHF og Betanien • God pasientbehandling 

• Tilfredse medarbeidere 

• Tilrettelagt for god og effektiv ledelse, utvikling, styring og kontroll 

• Effektiv og god ressursbruk 

• Effektive og brukerorienterte prosesser 

• Effektiv og god kommunikasjon i alle dimensjoner 

• God og relevant informasjon om HSØ’s og sykehusets overordnede planer og 

status 

Pasientorganisasjoner • Rett pasient til rett og sikker behandling på rett sted til rett tid med rett 

oppfølgning 

• Riktig bruk av skattebetalernes/fellesskapets penger 

Tillitsvalgte • God pasientbehandling 

• Trygg, utviklende og sosial arbeidsplass 

• God og relevant informasjon om sykehusets planer og status 

Helse Sør-Øst • God pasientbehandling 

• God, langsiktig utvikling i henhold til overordnede føringer 

• God ledelse og effektiv styring og kontroll 

Media • Åpen, relevant og god informasjon 

Leverandører • Effektivt og godt samspill 

Styret • God pasientbehandling 

• God, langsiktig utvikling 

• God ledelse og effektiv styring og kontroll 

Primærhelsetjenesten • Effektivt og godt samspill med pasienten i fokus 

Tabell 1: Interessenter 

Aktivitetene rundt kommunikasjon med, og informasjon til, interessentene vil ivaretas av 

kommunikasjonsansvarlig. Detaljert planlegging av kommunikasjonsaktivitetene vil fremkomme 

i prosjektets kommunikasjonsplan. 

6 KRITISKE SUKSESSFAKTORER 

 

 

 

 

 

 

Prosjektet må ha forankring i ledelsen ved sykehuset og må få nødvendig prioritet. 

Det må være solid forankring i alle lederledd, og de må stille seg bak prosjektet og være 

synlige i både med- og motgang 

Prosjektet må ha tilgang til ressurser i riktig omfang og med rett kompetanse, som avtalt, 

gjennom hele prosjektperioden. Dette gjelder både ressurser fra STHF og Betanien, 

ressurser fra Sykehuspartner og ressurser fra eksterne leverandører. 

God og tilstrekkelig opplæring av brukerne og krav til deltakelse på kurs for alle berørte 

yrkesgrupper i forbindelse med innføringen. 

God og løpende opplæring etter idriftsettelse. 

God informasjon til, og kommunikasjon med, alle ledere og ansatte som blir berørt av 

endringen 

Etablering av et forvaltningsapparat for kontinuerlig oppfølging og forbedring av bruken 

av DIPS etter prosjektslutt. Omhandler roller som systemeier, systemansvarlig, 

superbrukere og systemforvaltere.

Dato: 

Side: 

8 / 27 






917111 

7 PROSJEKTORGANISERING OG STYRING 

Prosjektet gjennomføres som et samarbeidsprosjekt, noe som innebærer en integrert 

prosjektorganisasjon hvor kunde, Sykehuspartner og DIPS arbeider tett sammen for å utforme de 

fleste av prosjektets leveranser. 

I den løpende prosjektplan vil det identifiseres den enkeltes ansvar for leveranser og aktiviteter i 

prosjektet i prosjektet. Sykehuspartner og DIPS har ansvar for å stille ressurser som er 

tilgjengelig med riktig kompetanse og kapasitet i forhold til prosjektets bestilling. Disse 

ressursene står under ledelse av kundens prosjektleder. 

I tillegg skal DIPS levere programvare med den funksjonalitet som fremgår av inngått kontrakt. 

Sykehuspartner sitt ansvar er i tillegg å levere spesifikke leveranser som bestilles av prosjektet 

(eksempelvis installasjon av teknisk miljø, utvikling av integrasjoner som bestilles av prosjektet 

etc.). 

Kunden har totalansvaret for gjennomføringen av prosjektet. Dette innebærer at kunden formelt 

leder og gjennomfører prosjektet. Alle beslutninger underveis i prosjektet fattes av kunden. 

7.1 Prosjektets forhold til linjen 

Det legges opp til utstrakt forankring i utarbeidelse av arbeidsprosesser og rutiner for 

organisasjonen. Prosjektet er derfor avhengig av at linjen stiller med ressurser i prosjektet, og at 

prosjektet kan innhente informasjon fra det kliniske og administrative miljøet underveis i 

prosjektperioden. 

Linjens ansvar: 

Sikre at ressurser som avgis til prosjektet er frigjort fra kliniske oppgaver i avtalt periode. 

Være tilgjengelig for prosjektet i forhold til avklaringer og spørsmål som har betydning 

for prosjektet. Dette gjelder både klinisk personell og administrasjon 

Ledere må sikre at alle nødvendige yrkesgrupper får frigjort tid til å delta på opplæring 

Leder må planlegge, og sikre, at man ved oppstart av DIPS er forberedt på systembytte 

Ledelse må være i dialog med prosjektet i forhold til organisasjonsendringer 

Ledelse bør vurdere hvorvidt andre større prosjekt skal pågå samtidig med DIPS 

prosjektet da dette vil kreve mye ressurser og en stor endring i organisasjonen ved 

oppstarten. Ikke minst gjelder dette også i en periode etter oppstart av DIPS 

Det må etableres et journalutvalg slik at organisasjonene kan ta viktige beslutninger så 

raskt som mulig 

Prosjektets ansvar: 

Sikre at beslutninger for innføringen blir formidlet til organisasjonene. 

Koordinere og samle spørsmål til klinikk og administrasjon slik at man forstyrrer drift i 

minst mulig grad

Dato: 

Side: 

9 / 27 






917111 

 

 

Utarbeide prosesser og rutiner sammen med linjen og gjennom dette sikre forankring i 

klinikken 

Holde klinikken oppdatert med viktig informasjon om prosjektet og fremdrift 

7.2 Prosjektorganisering 

DIPS hovedprosjekt for STHF og Betanien er organisert på følgende måte: 

Prosjekteier 

Styringsgruppe 

Program HSØ 

Prosjektleder 

Controller 

Kommunikasjon 

Prosjektsekretær 

Ass.prosjektleder SP 

Ass.prosjektleder DIPS 

DP Gevinst 

DP 

Konverterin 

g 

DP 

Forvaltning 

DP 

Løsning 

DP 

Opplæring 

DP Teknisk 

infrastruktur 

DP 

Integrasjon 

DP 

Test 

Arbeidsgruppeledere 

AG 1 AG 2 AG n 

Figur 1: Prosjektorganisering 

Roller Ansvar Tilhørighet 

Prosjekteier Øverste ansvarlig for prosjektet STHF 

Program 

Mottar rapportering fra prosjektet og gir retningslinjer for HSØ 

utarbeidelse av regionale føringer 

Styringsgruppeleder Leder av styringsgruppen STHF 

Styringsgruppemedlem Deltar i Styringsgruppen STHF, Betanien, SP, 

DIPS, Deloitte, HSØ 

Prosjektleder 

Leder og ansvarlig for DIPS hovedprosjekt STHF og STHF 

Betanien 

Delprosjektledere Leder for delprosjekt STHF, Betanien, SP 

Tabell 2: Rollebeskrivelse

Dato: 

Side: 

10 / 27 






917111 

7.3 Roller og ansvar 

Nedenfor er roller og ansvar beskrevet i forhold til prosjektorganiseringen 

Prosjekteier: 

Beskrivelse 

Overordnet eier av prosjektet og ansvarlig for realisering av prosjektets målsetninger. 

Myndighet 

Ansvar og 

oppgaver 

Tabell 3: Prosjekteier 

Prosjekteiers myndighet utledes fra sin stilling / formelle rolle i linjeorganisasjonen. 

Prosjekteieren er linjeorganisasjonens øverste ansvarlige for prosjektet, og er ansvarlig for å 

iverksette igangsetting, videreføring og avslutning av prosjektet. 

Prosjekteier har et ansvar for at prosjektet planlegges iht Helse Sør-Øst sin prosjektmodell. 

Prosjekteier godkjenner prosjektets mandat 

Prosjekteier sikrer at nødvendige økonomiske midler er tilgjengelig for prosjektet 

Prosjekteier utpeker styringsgruppens leder og medlemmer og sikrer at gruppen har 

nødvendig myndighet og kompetanse. 

Prosjekteier sørger for at prosjektleder utpekes. 

Prosjekteier skal bistå og følge opp prosjektet, kommunisere med ledelsen og 

organisasjonen for øvrig for å sikre forankring og sørge for at endringer i 

organisasjonen/rammebetingelser som påvirker prosjektet hensynstas. 

Program for regional klinisk dokumentasjon: 

Beskrivelse 

Myndighet 

Ansvar og 

oppgaver 

Tabell 4: Program 

Støttefunksjon for programleder og underliggende prosjekter i programmet. 

Programmet er etablert, men mandat er ikke klart. Direktivet oppdateres når dette er i orden, i 

samarbeid med Programmets leder Bengt Nilssen. 

Sentrale oppgaver for programkontor kan være: 

 

 

 

 

 

 

 

Sikre at det ikke blir ressurskonflikt mellom prosjektene i programmet 

Bistand i forhold til etablering og avslutning av prosjekt 

Oppfølging av fremdrift og avvik for underliggende prosjekter 

Bistå i anvendelse av etablerte maler og metodeverk 

Bistå i bruk av systemer og verktøy for prosjektstyring 

Bistå i kontraktsadministrasjon 

Tilrettelegge for god informasjonsflyt i programmet

Dato: 

Side: 

11 / 27 






917111 

Styringsgruppen: 

Beskrivelse 

Myndighet 

Ansvar og 

oppgaver 

Overordnet ansvarlig for styringen av prosjektet. 

Leder av styringsgruppen skal utpekes av prosjekteier. Leder av styringsgruppen er 

prosjekteiers representant i prosjektet. Styringsgruppemedlemmer er ansvarlige for 

realisering av prosjektets resultatmål innenfor prosjektmandatets rammer og sikre gode 

arbeidsforhold for prosjektet. Tillitsvalgte skal være representert i styringsgruppen. 

Styringsgruppen styrer prosjektet og tar nødvendige beslutninger innenfor prosjektets 

mandat. 

Styringsgruppen skal sikre at prosjektet etableres iht. Helse Sør-Østs modell for prosjekt-, 

program-, og porteføljestyring. 

Styringsgruppen er ansvarlig for prosjektets resultater, og bistår og følger opp prosjektleder 

for å sikre at prosjektet når sine mål. 

Styringsgruppen godkjenner prosjektdirektiv, beslutningsunderlag, 

prosjektstyringsdokumenter, prosjektets resultat og leveranser. 

Styringsgruppen foretar nødvendige prioriteringer og løser eventuelle prioriteringskonflikter 

som måtte oppstå ift. for eksempel tid, kost og kvalitet. 

Leder av styringsgruppen er ansvarlig for å gjennomføre og lede styringsgruppemøter. 

Styringsgruppen følger opp saker fra styringsgruppemøtene som de er ansvarlige for, og 

sikrer at egen organisasjon lever opp til sine forpliktelser overfor prosjektet. 

Øvrige oppgaver er å: 

støtte prosjektleder og prosjektet 

sikre at prosjektets ressurs- og kompetansebehov dekkes 

støtte prosjektet i egen organisasjon 

være proaktiv ift. saker som prosjektet bør være oppmerksomme på/må løse tidlig 

sikre at prosjektet ikke går utover sitt mandat 

gi styringssignaler og andre innspill til prosjektleder 

Tabell 4: Styringsgruppen 

Styringsgruppen skal sikre at beslutninger som får konsekvenser i egen organisasjon eller i 

Helse Sør-Øst for øvrig, er forankret på rett nivå før beslutninger fattes. 

Styringsgruppeleder rapporterer jevnlig til prosjekteier. Det er planlagt at det skal holdes 

styringsgruppemøter hver måned. Det er prosjektleder som kaller inn til styringsgruppemøter i 

samråd med styringsgruppens leder. Dokumentasjon sendes ut senest tre virkedager før møtene, 

dersom ikke annet er avtalt. 

Styringsgruppen består av følgende personer: 

Navn 

Eirik Eliassen 

Frank Hvaal 

Jostein Todal 

Halfrid Waage 

Ann-Iserid Vik-Johansen 

Terje Danielsen 

Eli Stokke Rondeel 

Harald Strøm 

Heidi Thoresen 

Tor Arne Viksjø 

Arve Høgseth 

Stilling/rolle 

Styringsgruppeleder, Ass. klinikksjef STHF 

Styringsgruppemedlem, Klinikksjef Kirurgisk klinikk STHF 

Styringsgruppemedlem, Klinikksjef Psykiatrisk klinikk STHF 

Styringsgruppemedlem, Fagdirektør STHF 

Styringsgruppemedlem, Foretakstillitsvalgt STHF 

Styringsgruppemedlem, Adm. Dir Betanien 

Styringsgruppemedlem, Leverandør Sykehuspartner 

Styringsgruppemedlem, IKT sjef STHF 

Styringsgruppemedlem, Hovedverneombud STHF 

Styringsgruppemedlem, Leverandør DIPS ASA 

Styringsgruppemedlem, Leverandør DIPS ASA/Deloitte

Dato: 

Side: 

12 / 27 






917111 

Bengt Nilssen 

Tabell 5: Styringsgruppens medlemmer 

Observatør, HSØ

Dato: 

Side: 

13 / 27 






917111 

Prosjektleder: 

Beskrivelse 

Prosjektleder utøver den daglige ledelsen av prosjektet. 

Myndighet 

Prosjektets styringsgruppe gir prosjektleder myndighet til å styre prosjektet. Prosjektlederen forholder 

seg til prosjekteieren inntil styringsgruppen er etablert. 

Ansvar og 

Oppgaver 

Tabell 6: Prosjektleder 

Prosjektlederen er ansvarlig for å styre prosjektet slik at det når sine mål innenfor godkjent 

prosjektmandat og -direktiv (økonomi, ressurser, tid). 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Daglig ledelse av prosjektet og prosjektgruppen 

Planlegge og gjennomføre kick-off 

Utarbeide prosjektdirektiv (dette dokument) 

Prosjektets løpende styring og fremdrift av leveranser og milepæler i forhold til tid, kost og 

kvalitet, inkl. statusrapportering til og forankring mot styringsgruppen og ledergruppen 

Som ansvarlig for den daglige ledelse av prosjektet skal prosjektlederen sikre at de 

ressursene som er i prosjektteamet spiller konstruktivt sammen, både innbyrdes og i forhold 

til de målene som eksisterer for prosjektet 

Informere om og forankre DIPS prosjektet i organisasjonen 

Vurdere og estimere samlede konsekvenser i forhold til ressurser- tid og budsjett for 

planlegging og gjennomføring av DIPS innføring i STHF og Betanien 

Vurdere risikobildet ved innføring av DIPS i STHF og Betanien 

Vurdere avhengigheter til andre prosjekter 

Utarbeide forslag til avrop på rammeavtale 

Prosjektleder har myndighet til å omfordele midler innad og mellom kostnadselementer. 

Prosjektlederens ansvar i forhold til styringsgruppen er å sørge for grunnlaget for styringsgruppens 

beslutninger og rapportering av status på regelmessige styringsgruppemøter. Prosjektleder innkaller 

til styringsgruppemøter etter avtale med leder av styringsgruppen. 

Prosjektleder rapporterer til styringsgruppen og sikrer rapportering til HSØ via Clarity. Rapportering i 

Clarity gjøres hver måned. 

Prosjektleder skal identifisere behov for prosjektressurser og bemanne prosjektet iht. 

prosjektdirektivet. 

Prosjektleder er ansvarlig for å følge Helse Sør-Østs modell for prosjekt-, program- og 

porteføljestyring. 

Beskrivelse av øvrige roller og ansvar: 

I tabell under er det beskrevet et utvalg av roller og ansvar som ligger til den enkelte. De enkelte 

rollers omfang i tid og stillingsbrøker fremgår initielt av budsjett for prosjektet. 

Rolle 

Ass. Prosjektleder 

Sykehuspartner 

Oppgaver og ansvar 

Ass. Prosjektleder for Sykehuspartner rapporterer til prosjektleder og bistår prosjektleder med 

etablering og gjennomføring av prosjektet. Ass. Prosjektleder er bindeleddet inn mot 

Sykehuspartner, og skal sikre ressurser fra Sykehuspartner, samt følge opp at ressurser 

ivaretar sin rolle og funksjon. 

Ass prosjektleder for Sykehuspartner skal følge opp de tekniske delprosjektene (test, 

konvertering, integrasjoner og teknisk infrastruktur), samt at oppgaver og leveranser leveres i 

henhold til prosjektplan innenfor avtalte rammer og tidsfrister.

Dato: 

Side: 

14 / 27 






917111 

Ass. Prosjektleder 

DIPS 

Controller 

Dette innebærer blant annet oppgaver som: 

Bistå prosjektleder med informasjon og leveranser for delprosjektene integrasjon, test, 

konvertering og teknisk infrastruktur, og sikre nødvendig dokumentasjon av 

dette 

Sikre og følge opp risiko, samt følge opp at tiltak blir håndtert i Sykehuspartner 

Sikre tilgjengelig ressurser i utarbeidelse av konfigurering og oppsett slik at SP er 

forberedt til å forvalte DIPS etter overlevering 

Rapportere time- og reise kostnader jevnlig til Controller og prosjektleder 

Ass. Prosjektleder for DIPS/Deloitte rapporterer til prosjektleder og bistår prosjektleder med 

etablering og gjennomføring av prosjektet, samt utarbeide utkast til styrende dokumenter etter 

avtale med prosjektleder. Ass. Prosjektleder skal være bindeledd mellom kunde og Leverandør 

(DIPS), sikre ressurser fra DIPS/Deloitte og følge opp at nevnte ressurser ivaretar sin 

rolle/funksjon. I tillegg skal det rapporteres ukentlig timeforbruk fra Leverandør (DIPS). 

Sammen med prosjektleder skal Ass. Prosjektleder være pådriver for fremdrift i prosjektet, og 

bidra til at oppgaver og leveranser leveres i henhold til prosjektplan innenfor avtalte rammer og 

tidsfrister. Dette innebærer blant annet oppgaver som: 

Bistå med prosjektetablering (malverk, rapporteringsveier etc.) 

Utarbeide utkast til styrende dokumenter etter bestilling fra prosjektleder 

Rapportere time- og reise kostander jevnlig til Controller og prosjektleder 

Sikre rutiner for innmelding av endringsønsker i DIPS 

Prosjektsekretær skal bistå prosjektleder med generelle prosjektadministrative rutiner som 

innmelding av prosjektdeltakere på prosjektplassen, følge opp rutiner for taushetserklæring, 

skrive referat fra møter på bestilling fra prosjektleder. Prosjektsekretær deltar på 

Styringsgruppemøte og er her referent 

Prosjektets Controller har ansvar for å følge opp prosjektets regnskap. Controller mottar rapport 

fra ass. Delprosjektleder fra Sykehuspartner og DIPS/Deloitte jevnlig etter behov. Controller 

følger opp gjeldende budsjett/regnskap med prosjektleder månedlig, og deltar på 

prosjektledermøter på innkalling fra prosjektleder. 

Informasjon/ Informasjonsansvarlig har som oppgave å planlegge sikre kommunikasjonsaktiviteter mellom 

Kommuni-kasjon klinikkene og prosjektet. I tillegg til en informasjons- og kommunikasjonsplan skal det utarbeides 

Prosjektsekretær 

Delprosjektledere 

Prosjektdeltakere 

Arbeids-gruppedeltakere 

en interessentanalyse. 

Delprosjektleder har ansvar for å planlegge og følge opp delprosjektets leveranser. 

Delprosjektleder rapporterer til prosjektleder innenfor tid, kost og kvalitet (herunder omfang) i 

delprosjektledermøter på det formatet som er gitt fra prosjektleder. 

Prosjektdeltaker er ansvarlig for å utføre de oppgaver som er avtalt med delprosjektleder innen 

de rammer som er avtalt og rapportere fortløpende aktivitet og avvik på det formatet som 

gjelder i prosjektet. 

Deltakere i arbeidsgruppen skal delta på avtalte møter og skal sørge for at de oppgaver som er 

angitt i mandat for arbeidsgrupper blir utført. De rapporterer fremdrift/risiko til sin 

arbeidsgruppeleder. 

Løsnings-arkitekt Overordnet ansvar for etablering av DIPS-løsning som utarbeides i prosjektet. Ansvar for at 

valgt løsning harmoniserer og er tilpasset prosjektets rammer. Bistå Løsning i vurdering av 

løsningsalternativer. Samhandle med alle DP i DIPS-relaterte spørsmål. Støtte PL i vurdering 

av DIPS-relaterte spørsmål. 

Bidra i saksbehandling ved beslutninger som er av betydning for DIPS-løsning. 

Sikre konfigurasjon og konfigurasjonskontroll underveis i prosjektet. 

Tabell 7: Øvrige roller og ansvar 

7.4 Delprosjekter – oppgaver og ansvar 

Prosjektet er delt inn 8 delprosjekt for ulike områder. Alle delprosjekt vil være gjensidig 

avhengig av hverandre for å kunne sikre gjennomføring innenfor eget ansvarsområde. Det kreves 

derfor tett samhandling og harmonisering av ferdigstillelse av oppgaver mellom de ulike 

delprosjekt.

Dato: 

Side: 

15 / 27 






917111 

7.4.1 Delprosjekt Gevinst 

Delprosjektet har ansvar for å utarbeide en effekt- og gevinstmålsmatrise som skal legges til 

grunn for videre arbeid med gevinstrealisering. Denne skal være basert på de effektmål som er 

identifisert i punkt 8.2 i dette dokumentet, samt de gevinstområder som er identifisert gjennom 

forprosjektet. 

Delprosjektets medarbeidere vil i samarbeid med Gevinstansvarlige i klinikkene ha ansvar for å 

identifisere potensialet innen hvert gevinstmål og utfordre linjelederne i forhold til inngåelse av 

gevinstavtaler i prosjektperioden. Gevinstavtaler skal deretter utarbeides på alle ledernivåer i 

samarbeid med klinikkenes gevinstansvarlige. Delprosjektet har også ansvar for å gjennomføre 

null-linje målinger, samt å utarbeide en plan for oppfølging av gevinstrealisering etter prosjektets 

slutt. 

7.4.2 Delprosjekt Konvertering 

Delprosjektet vil ha ansvar for planlegging, forberedelser og gjennomføring av konvertering fra 

eksisterende til ny EPJ-løsning. 

Arbeidet omfatter: 

Rydding og ”vasking” av data 

Uttrekk av data fra avgivende systemer 

o IMX 

o Bup Data 

o DIPS(Nordagutu) 

Mapping av kodeverk til ny løsning 

Planlegging og gjennomføring av test-, prøve- og reell konvertering 

Innlegging av data i ny løsning 

Det påhviler delprosjektet et særskilt ansvar for å ivareta nødvendig kommunikasjon / samspill 

mot delprosjektene løsning og test. 

Data i følgende systemer omfattes av konvertering i fase 1 av DIPS-prosjektet 

IMx Classic, STHF 

IMx Classic, Betanien 

IMx Dokbase, STHF 

DIPS, Nordagutu 

IMx RoS radiologi-/patologisvar fra Agfa RIS og Sympathy, STHF og Betanien 

IMx RoS interne henvisninger til radiologisk, STHF 

IMx SysAdm, STHF og Betanien 

IMx digidikt - lydfiler, Betanien 

IMx skannede journalnotater, STHF 

IMx skannede henvisninger, STHF 

Bupdata, STHF 

Bupdata, Notodden 

Bupdata, Vestmar

Dato: 

Side: 

16 / 27 






917111 

Data i følgende systemer skal ikke konverteres i fase 1 av DIPS-prosjektet 

Korridorpasienter, STHF 

Webport - infeksjonsregistrering, STHF 

Infeksjonsbase - infeksjonsregistrering, Betanien 

System for barnløse (SFB) 

Habildata 

Mamadata 

Rusdata m/LAR-skjema og LAR-brukerdatabase 

Imatis Visi - Akuttmodul STHF 

LabCraft - SMS timevarsling for poliklinikken STHF 

SPISS - operasjonsplanlegging, STHF 

7.4.3 Delprosjekt Forvaltning 

Delprosjekt forvaltning har ansvar for å etablere systemeierskap for STHF og Betanien. Dette 

innebærer å skissere roller og driftsmodell etter føringer fra regional forvaltningsmodell i HSØ. 

Delprosjektet har overordnet ansvar for koordinering av alle aktiviteter knyttet til det å bringe 

løsningen fra prosjektfase til driftsfase, i henhold til regional forvaltningsmodell. Delprosjektet 

skal også se til at leveransedokumenter utformes, og sikre at en forvaltningsorganisasjon er på 

plass etter at løsninger er idriftsatt. 

7.4.4 Delprosjekt Løsning 

Overordnet mål for delprosjektet (DP) Løsning er å utarbeide den totale løsningen som beskriver 

hvordan DIPS skal benyttes og konfigurere DIPS i henhold til dette. I tillegg skal regionale 

prinsipper inngå som en del av den totale løsningen. De regionale prinsipper for hvordan 

løsningen skal utformes, utarbeides i regi av Program for regional klinisk dokumentasjon i Helse 

Sør-Øst RHF med deltakelse fra helseforetak i regionen. Løsningen som innføres vil i tillegg ta 

utgangspunkt i utredninger og anbefalinger gitt i: 

Forprosjekt Sykehuset Telemark og Betanien Hospital – Foranalyserapport (marsmai 

2012)/revidert Foranalyserapport (mai/juni 2012) 

Forprosjekt DIPS – Løsningsbeskrivelse (v 1.0 - mars-mai 2012)/ Revidert 

løsningsbeskrivelse v 1.1 (mai/juni 2012). Løsningen vil også tilpasses lokale 

behov der dette er nødvendig. 

Følgende hovedområder ivaretas av delprosjektet løsning: 

Rapport med anbefalinger for elektronisk samhandling ved STHF og Betanien Hospital 

Poliklinikk 

Innleggelse/Sengepost 

Henvisninger/venteliste/Skanning 

Journal 

Maler og brev 

Rapporter og rapportering (EPJ sikkerhet)

Dato: 

Side: 

17 / 27 






917111 

Økonomi og økonomirapportering (Regnskap) 

Strategi innen EDS (elektronisk dokumentasjon av sykepleie) for Fase 2 

Konfigurering i DIPS 

Organisasjonsoppsett 

Arbeidsgruppestruktur/ elektronisk arbeidsflyt 

Tilgangsstyring, tilgangsoppsett 

Kodeverk og parameteroppsett 

Bruk av DIPS i spesialavdelinger og grensesnitt mot spesialistsystemer 

Hovedleveranser for DP Løsning omfatter: 

Erstatning av dagens funksjonalitet (IMX og Bupdata) og innføring av DIPS PAS/EPJ 

som arbeidsverktøy ved Sykehuset Telemark, herunder STHF somatikk, PHV (Psykisk 

helsevern for voksne), PHBU (Psykisk helsevern for barn og unge) og Betanien Hospital 

med oppstart 13.08.12 og avslutning 17.06.13. 

Harmonisering av DIPS på Nordagutu. 

Sikring av interne arbeidsprosesser som benytter DIPS optimalt 

Forankring av løsningen i kliniske miljøer 

Bistå i planlegging og gjennomføring av ulike testløp tilknyttet løsning 

Utvikling av løsning og valg av arbeidsprosesser i DIPS gjøres i arbeidsgrupper tilknyttet 

delprosjekt løsning. Det vil bli lagt vekt på å sikre forankring i, og deltakelse fra alle fagmiljøer i 

arbeidsgruppene. Gruppene består derfor av representanter fra klinikken og driftsorganisasjonen, 

ved både STHF og Betanien Hospital, som har relevant kunnskap i forhold til arbeidsgruppens 

oppgaver. På denne måten ønsker man å oppnå at de utarbeidede løsninger vil understøtte faglig 

arbeidsmetodikk ved de ulike enheter. 

7.4.5 Delprosjekt Opplæring 

Delprosjekt Opplæring er ansvarlig for planlegging, administrering og gjennomføring av 

opplæring slik at brukerne er i stand til å håndtere overgangen til et nytt PAS/EPJ. Delprosjektet 

skal lære opp følgende grupper: 

Instruktører 

Ledere 

Sluttbrukere / ressurspersoner/superbrukere 

Lokal forvaltning 

Sykehuspartner er ansvarlig for opplæring av egne ansatte. Det er imidlertid viktig at det 

etableres et samarbeidsforum mellom STHF og Sykehuspartner. 

Innhold og utarbeidelse av opplæringsmateriell for sluttbruker tar utgangspunkt i leveranser fra 

løsning. Dette innebærer et tett samarbeid mellom opplæring og løsning for å sikre bakgrunn og 

forståelse for arbeidsrutiner og prosedyrer for bruk av DIPS.

Dato: 

Side: 

18 / 27 






917111 

Delprosjekt opplæring har også ansvar for kursadministrasjonsverktøy, etablering av 

midlertidige kursrom og å bistå delprosjekt infrastruktur i etablering og forvaltning av 

kursdatabaser. 

Opplæringsprosjektet skal overlevere opplæringspakke til organisasjonen som kan benyttes etter 

driftssetting av løsningen, inkludert en plan for videre opplæringsaktiviteter etter implementering 

og overgang til drift. Delprosjektet med instruktører/superbrukere vil ha en sentral rolle i å gi 

brukerstøtte til klinikken i oppstartsfasen. 

7.4.6 Delprosjekt Teknisk infrastruktur 

Delprosjekt teknisk infrastruktur ledes av Sykehuspartner i samarbeid med ressurser fra 

STHF/Betanien, DIPS konsulenter og har ansvar for oppgaver som (listen er ikke uttømmende): 

Sørge for at alle lokasjoner er tilknyttet Norsk Helsenett (WAN) med tilstrekkelig 

kapasitet og responstid til å gi alle sluttbrukere et tilfredsstillende arbeidsverktøy 

Sikre tilstrekkelig redundante løsninger (katastrofeløsning) 

Avdekke hvor det er nødvendig med nytt lokalnett (LAN) internt på STHF og sørge for at 

nødvendig arbeid iverksettes der det avdekkes for dårlig kapasitet 

Kartlegging, anskaffelse og installasjon av nødvendig IKT utstyr, herunder servere og 

nødvendig sluttbrukerutstyr 

Administrere DIPS databaser og støtte nødvendige databaseoppdateringer 

Sikre nødvendig lagringskapasitet 

Sikre nødvendig kontroll/overvåkingsrutiner for teknisk drift 

7.4.7 Delprosjekt Integrasjon 

Delprosjekt Integrasjon ledes av Sykehuspartner i samarbeid med ressurser fra STHF/Betanien, 

DIPS konsulenter, samt 3. parts leverandør. 

Eksisterende integrasjoner med IMX vil i fase 1 bli implementert på tilsvarende nivå ved 

innføring av DIPS. Ved bytte av system til DIPS vil det imidlertid også være mulig å fase ut 

deler av dagens integrasjoner, da flere system vil erstattes av funksjonalitet i DIPS. 

I dag er det identifisert 43 systemer som er integrert med IMX Classic i STHF og Betanien. Ved 

innføring av DIPS er målet å redusere kompleksiteten noe ved at i alt 17 systemer fases 

ut/erstattes med DIPS. Fire nye systemer planlegges integrert i fase 1, slik at det totalt i fase 1 

skal etableres 30 integrasjoner.

Dato: 

Side: 

19 / 27 






917111 

Tabellen nedenfor viser alle integrasjoner i dag, hvilke system som fases ut /erstattes av DIPS og 

anbefalte integrasjoner etter innføring av DIPS. Det er pt. enkelte uavklarte integrasjoner, og 

hvorvidt man skal integrere eller erstatte i Fase 1 må avklares tidlig i prosjektperioden. Når det 

gjelder integrasjoner i fase 2 vil prosjektet komme med en anbefaling i løpet av Q1/Q2 2013. 

System / applikasjon 

Integrasjon 

i dag 

Skal fases 

ut 

Erstattes 

av DIPS 

Integrasjon 

Fase 1 

Adresseregister. (RESH) 

X 

AGFA PACS 

X 

AGFA RIS X X 

AMIS X X 

Apeatura-Eye (Betanien) 

Auditbase X X 

Baxter / Sedra X X 

BupData 

X 

Carestream PACS X X 

Carestream RIS X X 

Cytodose X X 

Fastlegeregister 

Felleskatalogen X X 

Fics Filoverføring X X 

Flexlab X X 

Folkeregister X X 

GoTreatIT (Betanien) 

HealthTech X X 

Henvisningsskanning X X 

ImageVault X X 

Imatis Visi X X? X? 

IMx Digital diktering X X 

IMx Lege X X 

IMx Ros X X 

IMx Tekst X X 

IMx Text (Betanien) X X 

Infeksjonsdata X X 

Journalskanning X X 

Kommunehelsetjeneste X X 

Korridorpasienter X X 

Labcraft Blodbank X X 

Labcraft SMS for IMx X X 

Legehåndboken X X 

Legekontor X X 

Lovdata X X 

Merida X X 

Miclis (Vestfold) X X 

Milou 

MUSE (EKG) X X 

Vurdering 

Integrasjoner 

Fase 2 

X 

X 

X 

X

Dato: 

Side: 

20 / 27 






917111 

Nimes X X 

Nissy 

X 

Norsk pasientregister X X 

Paga 

Partus X X 

Polk / BKM X X 

PorterCom X X 

SPISS X X? X 

Sympathy X X 

Talegjenkjenning TGK X X 

TQM Helse X X 

WebPort X X? X? 

Tabell 8: oversikt integrasjoner 

X 

Følgende felles HSØ-tjenester er anbefalt å benyttes dersom det er klargjort for dette i rimelig 

tid: 

Adresseregister (RESH) 

o Adresseregisteret HER (helse- og omsorgssektorens verktøy til presis adressering) 

- Integrasjon fra de enkelte fagsystemer til NHN tjeneste er under etablering. 

o RESH (Register over Enheter i Spesialisthelsetjenesten) - Nås via webgrensesnitt 

direkte mot NHN sin database. 

SMS-tjeneste / alternativt DIPS-modul for SMS varsling 

Folkeregister & nødnummer 

ebXML, sertifikater og kryptering for ekstern meldingsutveksling 

7.4.8 Delprosjekt Test 

Delprosjektet har ansvar for planlegging, forberedelse og gjennomføring av tester i knyttet til: 

Installasjonstest 

Systemtest 

Systemintegrasjonstest 

Prøvekonvertering 

Akseptansetest 

o Teknisk 

o Funksjonell 

Delprosjektet har ansvar for at testarbeidet utføres i henhold til Sykehuspartners etablerte 

testmetodikk og at det gjennomføres i henhold til Rammeavtale K bilag 5 «Testing og 

godkjenning». 

Delprosjektet må tilrettelegge for særlig god kommunikasjon mot delprosjektene konvertering, 

integrasjon og løsning.

Dato: 

Side: 

21 / 27 






917111 

8 PROSJEKTMÅL OG GEVINSTER 

8.1 Resultatmål 

Prosjektet skal gjennomføre et systembytte med tilhørende prosessendringer i henhold til avtalt 

tid, kost og kvalitet. Dette innebærer følgende resultatmål: 

Utarbeidet løsning skal være i henhold til lover og regler, og tilfredsstille nasjonale, 

regionale og lokale krav. 

Systemoppsett og konfigurering skal understøtte elektronisk arbeids- og oppgaveflyt. 

Ensartede arbeidsprosesser, som reduserer dobbeltføring/dobbeltarbeid, skal være 

utarbeidet og implementert. 

Det skal utarbeides felles pasientadministrative rutiner som skal bidra til god datakvalitet 

og kvalitetssikring av EPJ i STHF og Betanien. 

Integrasjonsløsning skal minst være på samme funksjonelle nivå etter innføring av DIPS 

som nå, samt at integrasjonsløsningene skal basere seg på regional integrasjonsplattform 

med utnyttelse av tilgjengelig fellestjeneste på denne. 

Det skal sikres at data fra STHF og Betanien blir konvertert korrekt, entydig og 

hensiktsmessig for konsistent pasienthistorikk og for fremtidig behandling av pasienter. 

Arbeidsprosesser, løsning, integrasjoner, konvertering og ytelse skal være tilstrekkelig 

testet slik at løsningen holder høy kvalitet og risiko for feil ved produksjonssetting er lav. 

Alle berørte yrkesgrupper skal ha mottatt relevant og tilstrekkelig opplæring (ca. 2700 

ansatte) 

Det skal kommuniseres strukturert gjennom ulike kanaler til ulike målgrupper på riktige 

tidspunkter, som fastsatt i prosjektets kommunikasjonsplan. 

Gevinstavtaler skal være inngått på alle ledelsesnivåer i foretaket, og ansvaret for 

gevinstuttak skal dermed være klart definert. Der det er mulig bør gevinstavtalene 

innarbeides i lederavtalene. 

Valgt teknisk infrastruktur skal understøtte effektiv pasientbehandling, og i størst mulig 

grad realiseres med bruk av standard IT-teknologiske løsninger i henhold til 

Sykehuspartners strategi. 

All teknologi og relevante leveranser skal tilfredsstille gjeldende krav til 

brukertilgjengelighet på EPJ-systemet. 

Det skal etableres en funksjonell forvaltingsorganisasjon på STHF og Betanien, og 

grensegangen mot Sykehuspartner skal være avklart før idriftsettelse. 

8.2 Effektmål 

Effektmål skal være forbedringer i forhold til dagens situasjon og konsentrert om bedre opplevd 

behandlingskvalitet, trygg informasjonsflyt og effektive arbeidsprosesser.

Dato: 

Side: 

22 / 27 






917111 

Med bakgrunn i det ovenstående er det identifisert seks overordnede effektmål: 

Bedre pasientbehandling; kvalitet, sikkerhet, effektivitet 

God informasjonssikkerhet 

Effektive og standardiserte administrative prosesser 

God og tilgjengelig styringsinformasjon 

Bedret samhandling 

God og forutsigbar teknisk drift og forvaltning 

8.3 Gevinster 

Det utarbeides konkrete avtaler om gevinstmål med hver enkelt klinikk og null-linjemålinger 

gjennomføres vinter 2013. Om man har oppnådd ønsket gevinst måles og evalueres vår 2014, og 

deretter en gang årlig. 

Prosjektet skal legge til rette for realisering av gevinster og bidra til å sikre at gevinster realiseres 

i og etter innføringen av DIPS. Ansvaret for gevinstrealisering ligger i linjen. For å sikre at 

ledelsen tar dette ansvaret, skal det utarbeides gevinstavtaler som foreslås innarbeidet i 

lederavtalene. For ytterligere å sikre gevinster skal det opprettes en overordnet gevinstansvarlig 

funksjon som skal fungere som en koordinator for sykehuset samt klinikkenes gevinstansvarlige. 

9 HOVEDMILEPÆLER (OVERORDNET) 

I figuren under fremkommer det overordnet prosjektplan: 

2012 2013 2014 

Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 

Prosjektledelse 

Utarbeidelse av 

prinsipper for løsning 

Utarbeidelse løsning + 

konfigurasjon 

Justering løsning + konfigurasjon 

Utarbeide integrasjonsgrensesnitt 

Test 

integrasjon 

Restaktivitet integrasjon (basert 

på test) 

Konvertering utvikling 

Prodkonvertering 

Prøvekonvertering 

Planlegging og etableringsfase 

Testplanlegging 

Planlegging opplæring 

Systemtest 

Systemintegr 

asjonstest 

Instruktøropplæring 

Sluttrbrukeropplæring 

Aksept. 

test 

Fase 2 

Teknisk infrastruktur 

Forvaltning 

Gevinst 

Start B4 10.09.12 

Installasjonsdag 

15.03.13 

Oppstart DIPS 

13.05.13 

Leveringsdag 

13.08.13

Dato: 

Side: 

23 / 27 






917111 

Figur 2: Overordnet prosjektplan 

Milepæl 

Dato fullført 

Forprosjektfasen (planleggingsfasen) 07.09.12 

Kick-off gjennomført 27.08.12 

Når B4 beslutning foreligger 10.09.12 

Installasjonsdag STHF og Betanien 15.03.13 

Driftsstart STHF og Betanien 13.05.13 

Leveringsdag (godkjenningsperiode slutt) 13.08.13 

Tabell 9: Overordnet milepæler 

Detaljert prosjektplan/milepælsplan for prosjektet, inkludert delprosjekter, blir utarbeidet i 

september 2012. Den utarbeides av prosjektleder og fremlegges deretter for styringsgruppen. 

Når det gjelder planlegging av oppstart og tidspunkt for overlevering til forvaltning vil prosjektet 

utarbeide en beskrivelse av dette som skal godkjennes av styringsgruppen. 

10 BUDSJETT (OVERORDNET) 

Prosjektet er budsjettert med en budsjettramme på ca. 135 millioner i fase 1. Tabellen under viser 

budsjett fordelt på ulike prosjektgjennomføring og investeringer: 

Kostnadselement 

Totalt 

Prosjektledelse og fellesfunksjoner 8 698 389 

Løsning 29 985 178 

Integrasjon 9 547 208 

Opplæring 7 232 989 

Konvertering 17 867 922 

Teknisk infrastruktur 9 290 933 

Test 9 407 242 

Forvaltning Systemansvar 1 270 185 

Administrative kostnader 10 150 000 

Totalt budsjett prosjektgjennomføring 103 450 045 

Teknisk løsning investering 13 922 500 

Intern infrastruktur 5 000 000 

Periferiutstyr 1 641 600 

DIPS moduler 10 876 136 

Testverktøy 138 550 

Total investeringskostnad 31 578 786 

Total sum investering inkl. ressurser 135 028 831

Dato: 

Side: 

24 / 27 






917111 

Hver enkelt prosjektdeltaker har ansvar for å følge opp sin del av avtaler og oppgaver slik at det 

forløper i henhold til budsjett. Eventuelt avvik eller tegn på at avvik kommer til å oppstå skal 

rapporteres via delprosjektleder til prosjektleder umiddelbart. Prosjektleder rapporterer 

fortløpende på økonomi situasjon til styringsgruppa. 

Ressurser fra DIPS og Sykehuspartner fører timeoversikt og rapporterer dette jevnlig til 

controller i prosjektet. Timebruk faktureres månedlig. Fakturaer sendes Sykehuspartner som 

også fører regnskap og rapporterer månedlig på budsjett og regnskap. 

Prosjektdeltakere fra STHF frikjøpes fra sine stillinger forutsatt at det krever innleie av vikar for 

å ivareta vedkommende sine oppgaver. Frikjøp innebærer at den ansatte i hele eller deler av sitt 

stillingsforhold får en tidsbegrenset prosjektansettelse. Det utbetales reisegodtgjørelse etter 

statens regulativ for prosjektdeltakere som har sitt daglige arbeid ved andre lokasjoner enn der 

prosjektarbeidet foregår (hovedsakelig Skien/Porsgrunn). Reiseregninger skal føres på 

prosjektnummer i personalportalen. 

11 RISIKOANALYSE / USIKKERHETSANALYSE 

Ved bytte til nytt EPJ system for STHF og Betanien skal det utføres en risiko- og 

sårbarhetsanalyse knyttet til behandling av personopplysninger. Prosjektet vil følge opp at dette 

iverksettes i løpet av 2012. Funn i denne rapporten vil vurderes og tiltak vil iverksettes av 

prosjektet 

I prosjektets planleggingsfase er det gjort en foreløpig, overordnet vurdering av risiko knyttet til 

prosjektgjennomføring. I prosjektløpet vil fortløpende vurdering av risiko være en integrert del 

av prosjektarbeidet, og vil bli synliggjort i den løpende rapporteringen. 

Frekvensen av rapportering vil kunne variere i ulike faser av prosjektet, og dersom trusselbildet 

endrer seg, men en total risikorevisjon gjennomføres minimum i forkant av hvert 

styringsgruppemøte. Risikovurderingen skal inneholde forslag til tiltak, og disse følges opp av 

prosjektleder. Prosjektleder vil rapportere inn risikobilde til hvert styringsgruppemøte. 

Risikovurderinger omfatter to typer risiko; 

Risikovurderinger knyttet til gjennomføring av de enkelte aktivitetene i prosjektet basert 

på tid, kost og kvalitet (prosjektrisiko) 

Risiko knyttet til de gevinster som defineres i prosjektet (gevinstrisiko) 

Prosjektrisiko 

Risikovurdering per 06.09.12 er gjennomført og registrert i prosjektets risikoregister. I tabell 

under fremstilles de viktigste risiki som prosjektet har vurdert initielt.

Sannsynlighet 

Dato: 

Side: 

25 / 27 






917111 

Id Uønsket hendelse 

1 Forsinket leveranse av 

tekninsk infrastruktur og 

andre tekniske løsninger. 

For eksempel databaser 

2 Underestimert investering 

i teknisk infrastruktur 

Liten 

Konsekvens (beskrivelse) 

Forsinket leveranse kan medføre 

utsettelse av oppstart 

Kan medføre at prosjektet må be 

styringsgruppen om endring i 

økonomiske rammer for investering 

Sannsynlighet 

Stor 

Konsekvens 

Risiko Stategi / Tiltak 

Alvorlig Kritisk Utarbeide databaseskisse som angir viktige datoer 

for etablering og beskrivelse av ansvar for de ulike 

oppgaver. 

Sikre at bestilling gjøres så tidlig som mulig. 

Sikre at sykehuspartner har nødvendige garantier for 

finansiering. Sikre ressurser til å utføre internt 

infrastrukturarbeid. 

Alvorlig Høy Prosjektleder bedt SP om å spesifiserere tall i 

overlevert tilbud 

3 Manglende forståelse i 

linjen ift endringene 

innføringsprosjektet 

medfører 

4 Forsinkelser i 

integrasjonsarbeid pga. 

avhengighet til 

3.partsleverandør 

5 Sluttbrukere kommer ikke 

på kurs fordi de ikke 

fristilles fra kliniske 

oppgaver i kursperioden 

6 For stort antall nye 

brukere vil legge trykk på 

forvaltning i den første 

perioden etter oppstart 

Liten 

Moderat 

Liten 

Liten 

7 Kompleksitet ved 

integrasjoner mot 

fagsystemer kan føre til 

mye feil i enhet- og 

integrasjonstest 

Moderat 

Tabell 11: Initiell prosjektrisiko 

Kan medføre dårlig oppslutning på 

kurs. 

Kan medføre at løsningen ikke blir 

tatt i bruk på ønsket måte 

At enkelte integrasjoner ikke er klare 

til oppstart. Kan føre til utsatt 

oppstart 

At sluttbrukere har liten kompetanse 

i bruk av DIPS. Medfører fare for at 

pasientopplysninger ikke registreres 

korrekt 

Forvaltning klarer ikke å ta unna 

problemstillinger. Lang ventetid for å 

løse alvorlige problemstillinger 

Systemet fyller ikke akseptanse 

kriteriene til systemintegrasjonstest, 

test kan dermed ikke startes 

Alvorlig Høy 

Sikre bred deltakelse i utabeidelse av løsningen. 

Godt informasjonsarbeid ut med spesielt fokus på 

jevnlige møter med linjeledere 

Alvorlig Kritisk Sikre at 3.partsleverandør blir varslet og kontrakt må 

inngås så tidlig som mulig. 

Kontakt med 3.partsleverandør bør heves på et 

overordnet nivå 

Svært 

Alvorlig 

Kritisk 

God informasjon og kommunikasjon mellom 

prosjekt og klinikk. 

Sikre at ledere prioriterer å sende sluttbrukere på 

påmeldte kurs ved å forankre beslutninger hod 

ledere i STHF og Betanien 

Alvorlig Høy God kvalitetssikring og test av løsninger og oppsett. 

Ekstra bemanning i oppstartsperioden. Etablert 

superbrukerapparat og ambulante team som tar 

unna brukerfeil slik at det kommer relevante 

problemstillinger til forvaltning. 

Alvorlig Kritisk DP test skal gi bistand til DP integrasjon i form av 

testledelse og håndtering av feil i enhetstest og 

integrasjonstestperiode 

Ovennevnte risiki er fremstilt i risikomatrisen figur 3 nedenfor: 

Risikomatrise - prosjekt 

1 2 3 4 5 

Svært stor 

5 

Stor 

1 

4 

Moderat 

4 

7 

3 

Liten 

6 

2 

3 

5 

2 

Meget 

liten 

1 

Ubetydlig Lav Moderat Alvorlig 

Svært Alvorlig 

Figur 3: Prosjektrisiko 

Konsekvens

Sannsynlighet 

Dato: 

Side: 

26 / 27 






917111 

Gevinstrisiko 

Risikovurdering per 06.09.12 er gjennomført og registrert i prosjektets risikoregister. I tabell 

under fremstilles de viktigste risiko som prosjektet har vurdert initielt. 

Id 

I 

II 

III 

IV 

V 

Uønsket hendelse 

Utilstrekkelig 

engasjement i alle ledd i 

linjeledelse 

Mangel på opplæring eller 

vilje til opplæring blant 

ansatte - både DIPS og 

arbeidsprosesser 

Sluttbrukere opplever nytt 

system som tidkrevende 

og uhensiktsmessig, eks. 

lang responstid, mange 

klikk 

Manglende eller dårlig 

kvalitet på nulllinjemålinger 

At gevinstavtaler ikke 

inngås 

Tabell 12: Initiell gevinstrisiko 

Liten 

Liten 

Liten 

Opplevelsen blir dårlig og vil 

overskygge god funksjonalitet i DIPS 

og brukerens totalopplevelse vil bli 

negativ 

Målet med å følge opp gevinster blir 

problematisk 

Gevinstrealisering følges ikke opp. 

Fare for at man ikke oppnår de 

gevinster som foretaket ønsker 

Sannsynlighet 

Konsekvens (beskrivelse) 

Liten Informasjon fra ledelse når ikke 

brukerne, løsningen tas ikke i bruk 

etter hensikt. Vil påvirke 

gevinstreliseringen negativt i 

betydelig grad 

Moderat Overgang til DIPS blir vanskelig. 

Dette kan få konsekvenser ved at 

løsningen brukes feil, og vil kunne 

påvirke gevinstrealiseringen negativt 

i betydelig grad 

Konsekvens 

Risiko Stategi / Tiltak 

Moderat Moderat Prosjektet må jobbe med forankring og tilpasset 

eierskap og informasjon i alle ledd av linjeledelse 

Alvorlig Kritisk Riktig opplæring og re-opplæring av ansatte. 

Nulltoleranse for avvik fra nye arbeidsprosesser 

Moderat Moderat 

Tildig teste linjekapasitet og ev. iverksette 

nødvendige tiltak. Opplæring - minimere 

forventningsgap 

Alvorlig Høy Utarbeide gode og tydlig gevinstmålinger. Tett 

oppfølging og samarbeid med klinikkressurser 

Alvorlig Høy Gevinstavtaler må utarbeides og forankres hos 

ledere. Om mulig bør inngå som en del av 

arbeidsavtale for ledere/gevinstansvarlige 

Ovennevnte risiki er fremstilt i risikomatrisen figur 3 nedenfor: 

Risikomatrise - gevinst 

1 2 3 4 5 

Svært stor 

5 

Stor 

4 

Moderat 

II 

3 

Liten 

I 

III 

IV 

V 

2 

Meget 

liten 

1 

Ubetydlig Lav Moderat Alvorlig Svært Alvorlig 

Tabell 4: Initiell gevinstrisiko 

Konsekvens

Dato: 

Side: 

27 / 27 






917111 

12 KVALITETSSIKRING 

Kvalitetsleveranseplan vil bli utarbeidet og følges i prosjektet for å sikre tilstrekkelig kvalitet på 

leveransene. 

Kvalitetsleveranseplan er en detaljert plan for de enkelte leveransene. Den beskriver hvilken 

kvalitetssikring som gjøres når og av hvem, og hvem som skal godkjenne de ulike leveransene. 

13 ENDRINGSHÅNDTERING 

Det er etablert rutiner for endringshåndtering i prosjektet. Avvik i form av endret fremdrift, 

kostnad og kvalitet, eventuelt avvik av føringer fra HSØ skal meldes fra delprosjektleder til 

prosjektleder. Det er prosjektleder som vurderer hver enkelt sak. Prosjektleder vurderer og 

eskalerer via endringsanmodning. 

Det er Styringsgruppen som godkjenner endringsanmodninger som går ut over prosjektets 

rammer/føringer. 

14 PROSJEKTAVSLUTNING 

Prosjektet skal ved prosjektavslutning levere en sluttrapport med tilhørende 

prosjektdokumentasjon definert i kvalitets- og leveranseplan 

Sluttrapporten skal inneholde følgende: 

Vurdering av fasens måloppnåelse 

Gjennomføring i forhold til prosjektplan (hovedaktivitet og fremdrift) 

Prosjektorganisering og ressursdisponering. 

Kostnader og finansiering (prosjektregnskap) 

Viktige erfaringer 

Anbefalinger for videre utvikling av løsning og forvaltning 

Fase 2 – anbefaling av omfang, tid og kostnader på et overordnet nivå.

Direktiv dips hovedprosjekt v 1 0 - Sykehuset Telemark

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?