Sjekkliste for statlige virksomheter som vurderer å etablere ... - Deloitte
Sjekkliste for statlige virksomheter som vurderer å etablere ... - Deloitte Sjekkliste for statlige virksomheter som vurderer å etablere ... - Deloitte
verksemdsleiinga som har ansvar for å sjå til at den interne kontrollen er tilpassa risiko og vesentlegheit, at han fungerer tilfredsstillande, og at han kan dokumenterast. 3.1 Forholdet mellom verksemda og det overordna departementet Eit forvaltingsorgan er økonomisk og administrativt underlagt det overordna departementet (som sjølv er eit forvaltingsorgan). Statsbudsjettet og det årlege tildelingsbrevet til underliggjande verksemder inneheld mål, oppgåver og budsjettrammer for verksemda. I utgangspunktet kan det overordna departementet jamleg instruere forvaltingsorgana i alle spørsmål dersom ikkje lova hindrar eller avgrensar det. I praksis blir departementets styring (instruksjon) av underliggjande verksemder utøvd gjennom tildelingsbrev og etatsstyringsdialogen. Denne dialogen legg vekt på å gi verksemda føreseielege rammer og mest mogleg sjølvstende med tanke på korleis ho skal løyse samfunnsoppdraget sitt og vareta den interne styringa av verksemda, jamfør mål- og resultatstyring som det overordna styringsprinsippet i staten. Dei siste tiåra har det vore ein tydeleg trend i retning av større sjølvstende for forvaltingsorgana, både formelt og uformelt. Det stiller stadig større krav til at leiarar i statlege verksemder er bevisste på korleis dei best mogleg kan vareta ansvaret for god internkontroll i verksemda. Som etatsstyrar har departementet eit overordna ansvar for at underliggjande verksemder har forsvarleg styring og kontroll. Departementet må i utøvinga av kontrollansvaret byggje på internkontrollen til verksemda og vil kunne ha nytte av at underliggjande verksemder har ein internrevisjonsfunksjon som kan stadfeste at internkontrollen fungerer som han skal. Eit departement kan gjennom etatsstyringsdialogen ta initiativ til å vurdere om ei underliggjande verksemd bør etablere ein internrevisjonsfunksjon. Departement bør likevel overlate den endelege avgjerda om det skal etablerast internrevisjon, til verksemdsleiaren. Eit pålegg om å etablere internrevisjon frå departementet vil gripe inn i dei interne forholda i verksemda og utfordrar prinsippet om at det er verksemdsleiaren som er ansvarleg for jamleg å vurdere om verksemda har god nok styring og kontroll. Eit slikt krav eller pålegg frå det overordna departementet kan òg reise tvil om kven som reelt sett er oppdragsgivaren for internrevisjonen. I statsforvaltinga i Noreg er det ikkje tradisjon for at departementa etablerer eigne internrevisjonseiningar. Eit unntak frå denne praksisen er Forsvarsdepartementets internrevisjon, som har departementet og tre underliggjande etatar som verkeområde. 3.2 Korleis sikre internrevisjonen nok handlefridom innanfor rammene av etats- og verksemdsstyringa i staten? Verksemder som vel å etablere ein internrevisjon, må leggje til rette for at den kan utføre arbeidet sitt i tråd med IIA-standardane. 8
IIA-standard 1110 stiller krav til at internrevisjonen skal vere organisasjonsmessig uavhengig 8 . Av IIAs utdjuping av denne standarden om organisasjonsmessig handlefridom går det fram at det er oppnådd når revisjonssjefen rapporterer funksjonelt til styret og elles har direkte kommunikasjon og samhandling med styret. Det øvste leiings-/styringsnivået i eit ordinært forvaltingsorgan er verksemdsleiaren. Verksemdsleiaren er normalt òg oppdragsgivar for internrevisjonen. Internrevisjonen er dermed ikkje heilt uavhengig, men står i eit linjeforhold til verksemdsleiaren. Internrevisjonen vil likevel vere uavhengig frå nivåa under verksemdsleiaren. Når verksemdsleiaren er oppdragsgivar, kan det innebere ein risiko for at handlefridommen og objektiviteten til internrevisjonen blir svekt. For å styrkje handlefridommen til internrevisjonen innanfor desse rammene bør verksemda utarbeide instruksar som tydeleg definerer kva mandat internrevisjonen har til å gjennomføre uavhengige gjennomgangar. Som oppdragsgivar for internrevisjonen vil det vere verksemdsleiaren som godkjenner årsplanen for internrevisjonen. Revisjonsplanen bør baserast på ei overordna risikovurdering og på drøftingar av risikobiletet mellom verksemdsleiaren og revisjonssjefen. Det bør leggjast stor vekt på synspunkta til revisjonssjefen. Internrevisjonen må òg ha myndigheit til å kunne omprioritere oppgåver dersom det er nødvendig ut frå risikoforholda i verksemda. Det er viktig å understreke overfor organisasjonen at internrevisjonen skal evaluere internkontrollen til verksemda på vegner av verksemdsleiaren, og at internrevisjonen skal ha full tilgang til all informasjon som er nødvendig for å vareta kontrollfunksjonen og kunne utføre oppdraga sine. I tråd med at verksemdsleiaren er oppdragsgivar for internrevisjonen, skal internrevisjonen rapportere til verksemdsleiaren etter at reviderte einingar har hatt høve til å uttale seg om resultatet av revisjonen og tilrådingar om tiltak. Dersom internrevisjonen og den reviderte eininga ikkje blir einige om kva tiltak det er nødvendig å setje i verk, skal det følgjast opp av verksemdsleiaren. Det kan òg oppstå usemje mellom verksemdsleiaren og internrevisjon, til dømes om behova for tiltak for å redusere risikoen på eit område (internrevisjonen meiner at verksemda tek uforsvarleg høg risiko), eller det kan oppstå situasjonar der internrevisjonens observasjonar av avvik er knytte til verksemdsleiaren. Internrevisjonen kan då saman med verksemdsleiaren ta forholdet opp med departementet. Verksemda bør i samband med ei eventuell etablering av ein internrevisjonsfunksjon fastsetje retningslinjer for korleis slike situasjonar skal handterast. Det bør òg avklarast om departementet skal få fast rapportering om arbeidet til internrevisjonen, og korleis det skal skje. Det kan til dømes vere oversending av årsrapporten til internrevisjonen. 8 IIA-standard 1110 Organisasjonsmessig uavhengighet: ”Revisjonssjefen må rapportere til et nivå i organisasjonen som gjør det mulig for internrevisjonen å ivareta sitt ansvar. Revisjonssjefen må bekrefte overfor styret, minst en gang årlig, at internrevisjonen er uavhengig.” 9
- Page 2 and 3: Innhald Forord ....................
- Page 4 and 5: 1 Formålet med rettleiaren og bruk
- Page 6 and 7: linjeleiarar på ulike nivå. Det v
- Page 10 and 11: 3.3 Forholdet mellom internrevisjon
- Page 12 and 13: Risiko og vesentlegheit Kor omfatta
- Page 14 and 15: • Møtereferat og annan dokumenta
- Page 16 and 17: • å styrkje den interne kontroll
- Page 18 and 19: Modell 2 Full outsourcing 12 Beskri
- Page 20 and 21: Modell 4 Tilsett revisjonssjef med
- Page 22 and 23: Har verksemda ressursar og kompetan
- Page 24 and 25: internrevisjon, risikostyring, inte
- Page 26 and 27: • Informasjon om korleis internre
verksemdsleiinga <strong>som</strong> har ansvar <strong>for</strong> å sjå til at den interne kontrollen er tilpassa risiko og<br />
vesentlegheit, at han fungerer tilfredsstillande, og at han kan dokumenterast.<br />
3.1 Forholdet mellom verksemda og det overordna departementet<br />
Eit <strong>for</strong>valtingsorgan er økonomisk og administrativt underlagt det overordna departementet<br />
(<strong>som</strong> sjølv er eit <strong>for</strong>valtingsorgan). Statsbudsjettet og det årlege tildelingsbrevet til<br />
underliggjande verksemder inneheld mål, oppgåver og budsjettrammer <strong>for</strong> verksemda. I<br />
utgangspunktet kan det overordna departementet jamleg instruere <strong>for</strong>valtingsorgana i alle<br />
spørsmål der<strong>som</strong> ikkje lova hindrar eller avgrensar det. I praksis blir departementets styring<br />
(instruksjon) av underliggjande verksemder utøvd gjennom tildelingsbrev og<br />
etatsstyringsdialogen. Denne dialogen legg vekt på å gi verksemda føreseielege rammer og<br />
mest mogleg sjølvstende med tanke på korleis ho skal løyse samfunnsoppdraget sitt og vareta<br />
den interne styringa av verksemda, jamfør mål- og resultatstyring <strong>som</strong> det overordna<br />
styringsprinsippet i staten. Dei siste tiåra har det vore ein tydeleg trend i retning av større<br />
sjølvstende <strong>for</strong> <strong>for</strong>valtingsorgana, både <strong>for</strong>melt og u<strong>for</strong>melt. Det stiller stadig større krav til at<br />
leiarar i statlege verksemder er bevisste på korleis dei best mogleg kan vareta ansvaret <strong>for</strong> god<br />
internkontroll i verksemda.<br />
Som etatsstyrar har departementet eit overordna ansvar <strong>for</strong> at underliggjande verksemder har<br />
<strong>for</strong>svarleg styring og kontroll. Departementet må i utøvinga av kontrollansvaret byggje på<br />
internkontrollen til verksemda og vil kunne ha nytte av at underliggjande verksemder har ein<br />
internrevisjonsfunksjon <strong>som</strong> kan stadfeste at internkontrollen fungerer <strong>som</strong> han skal. Eit<br />
departement kan gjennom etatsstyringsdialogen ta initiativ til å vurdere om ei underliggjande<br />
verksemd bør <strong>etablere</strong> ein internrevisjonsfunksjon. Departement bør likevel overlate den<br />
endelege avgjerda om det skal etablerast internrevisjon, til verksemdsleiaren. Eit pålegg om å<br />
<strong>etablere</strong> internrevisjon frå departementet vil gripe inn i dei interne <strong>for</strong>holda i verksemda og<br />
ut<strong>for</strong>drar prinsippet om at det er verksemdsleiaren <strong>som</strong> er ansvarleg <strong>for</strong> jamleg å vurdere om<br />
verksemda har god nok styring og kontroll. Eit slikt krav eller pålegg frå det overordna<br />
departementet kan òg reise tvil om kven <strong>som</strong> reelt sett er oppdragsgivaren <strong>for</strong> internrevisjonen.<br />
I stats<strong>for</strong>valtinga i Noreg er det ikkje tradisjon <strong>for</strong> at departementa <strong>etablere</strong>r eigne<br />
internrevisjonseiningar. Eit unntak frå denne praksisen er Forsvarsdepartementets<br />
internrevisjon, <strong>som</strong> har departementet og tre underliggjande etatar <strong>som</strong> verkeområde.<br />
3.2 Korleis sikre internrevisjonen nok handlefridom innan<strong>for</strong><br />
rammene av etats- og verksemdsstyringa i staten?<br />
Verksemder <strong>som</strong> vel å <strong>etablere</strong> ein internrevisjon, må leggje til rette <strong>for</strong> at den kan utføre<br />
arbeidet sitt i tråd med IIA-standardane.<br />
8
Change language