Sjekkliste for statlige virksomheter som vurderer å etablere ... - Deloitte
Sjekkliste for statlige virksomheter som vurderer å etablere ... - Deloitte Sjekkliste for statlige virksomheter som vurderer å etablere ... - Deloitte
Risiko og vesentlegheit Kor omfattande og kritisk risiko ei verksemd er eksponert for, er eit anna forhold som kan vurderast. Hyppige endringar i omgivnadene som påverkar verksemda og risikobiletet, gjer det krevjande å gjennomføre god risikostyring og halde internkontrollen oppdatert. Vesentlegheit kan komme til uttrykk gjennom at verksemda har høgt politisk prioriterte oppgåver og mange brukarar, at ho er omdømmesensitiv, o.a. Det tilseier at verksemda må ha stort fokus på internkontroll, og at ho må vere trygg på at internkontrollen fungerer på alle område. Nokre statlege verksemder har samfunnskritiske oppgåver, det vil seie at verksemda står overfor risiko knytt til liv og helse. Sidan toleransen for feil er tilnærma lik null i slike verksemder, er det svært strenge krav til internkontrollen. Då kan ein internrevisjon gi viktige bidrag og korrektiv og gi leiinga kvalifiserte vurderingar av om systemet fungerer godt nok. 5 Sjekkliste Ein framgangsmåte for å vurdere behovet for internrevisjon og etablering av ein internrevisjonsfunksjon er nærmare beskriven i sjekklista. Framgangsmåten er skjematisk framstilt i figur 2. Trinn 1 Trinn 2 Trinn 3 Trinn 4 Kartleggje og analysere utfordringar og behov knytte til oppfølging av internkontrollen Vurdere alternative IR-modellar Avklare rolle, rammer og ressursar Avklare formål, prinsipp for prosess og metodikk Aktivitetar Kartlegging, analyse og vurdering av løysingar • Kartleggje verksemdsomfanget • Risikovurderingar – sannsynlegheiter og konsekvensar • Evaluering av dagens internkontroll (første- /andrelinje) • Vurdere kva internrevisjonen/ tredjelinja kan tilføre • Avklare omfang og kompleksitet • Vurdere behov for kapasitet og kompetanse opp mot ulike internrevisjonsmodellar • Vurdere behov for å utvikle andre kontrollfunksjonar • Avklare kva kapasitet verksemda har til å nyttiggjere seg internrevisjon • Avstemme mot budsjett • Bestemme ønskt framdrift • Avklare formål og rolle for internrevisjonen • Avgjere organisering og ønskt kapasitet og kjernekompetanse • Etablere føringar og forventingar til kommunikasjon med leiinga • Fastsetje budsjett og årsverk Etablering av internrevisjon • Bestemme mandat og instruks, fullmakter, ansvar • Definere prinsipp for prosess og metodikk • Definere prinsipp for samhandling med verksemdsleiinga • Trekkje opp grensesnitt mot andre kontrollorgan internt og Riksrevisjonen • Definere kravspesifikasjon for tilsetjingar eller kjøp av tenester Resultat Avgjere om det skal etablerast internrevisjon Konkludere med kva internrevisjonsmodell som passar for verksemda Avgjere organisering, overordna styringsdokument, budsjettmidlar Definere målsetjinga, oppgåvene og kompetansekrava til internrevisjonen Trinn 5 Intern forankring og kommunikasjon • Informere og involvere verksemda i arbeidet med å identifisere korleis internrevisjonen kan bidra til verdiskaping • Informere det overordna departementet og Riksrevisjonen • Etablere ein prosess for å evaluere ytingane til internrevisjonen Skape avtalt forståing hos interessentar av internrevisjonens rolle og bidrag til verksemda Figur 2 Framgangsmåte for å vurdere behov for og etablering av internrevisjon 12
Verksemdsleiaren har det overordna ansvaret for at prosessen blir gjennomført, og vil i varierande grad vere aktivt involvert i dei ulike trinna i prosessen. Han eller ho må likevel ha ei sentral rolle i aktivitetane i trinn 1 og 2, mens det i trinn 3 og 4 vil vere naturleg at (den påtroppande) leiaren for internrevisjonen tek ei aktiv rolle i prosessen. 5.1 Vurderingsfase Vurderingsfasen omfattar aktivitetane som inngår i trinn 1 og 2, jamfør figur 2 ovanfor. Formålet med denne fasen er å få eit grunnlag for å avgjere om etablering av ein internrevisjonsfunksjon vil vere det rette svaret på verksemdsleiaren sitt behov for å styrkje oppfølginga av internkontrollen. Ved å gjennomføre vurderingsfasen vil ein òg få eit betre grunnlag for å ta stilling til kva internrevisjonsmodell som vil vere best for verksemda. Trinn 1: Kartleggje og analysere utfordringar og behov knytte til oppfølging av internkontrollen Formålet med trinn 1 er å kartleggje og vurdere utfordringar og behov knytte til leiinga si oppfølging av internkontrollen, også kvaliteten på avgjerdsgrunnlaget og styringssystemet generelt. Kartlegginga og analysen må gjennomførast slik at det blir høve til å konkludere med om internrevisjon vil vere eit eigna tiltak for å gjere det lettare for verksemdsleiaren å følgje opp ansvaret for internkontrollen. Følgjande framgangsmåte kan nyttast: a) Definer mandat for arbeidet og prosessen knytt til å skaffe eit avgjerdsgrunnlag for om det bør etablerast internrevisjon. b) Identifiser og gjennomgå dokumentasjon knytt til styrings- og kontrollsystemet til verksemda. Dokument som kan gi informasjon om styrings- og kontrollutfordringane i verksemda: • Dokumentasjon/beskriving av styrings- og kontrollsystemet i verksemda • Styringsdokument med mål og resultatkrav • Risikovurderingane til verksemda • Resultatrapportar • Oversikter over rapporterte avvik i verksemda • Gjennomførte analysar og evalueringar i verksemda • Merknader/kommentarar frå Riksrevisjonen dei siste åra og dokumentasjon av korleis merknadene er følgde opp • Referat frå etatsstyringsdialogen med departementet 13
- Page 2 and 3: Innhald Forord ....................
- Page 4 and 5: 1 Formålet med rettleiaren og bruk
- Page 6 and 7: linjeleiarar på ulike nivå. Det v
- Page 8 and 9: verksemdsleiinga som har ansvar for
- Page 10 and 11: 3.3 Forholdet mellom internrevisjon
- Page 14 and 15: • Møtereferat og annan dokumenta
- Page 16 and 17: • å styrkje den interne kontroll
- Page 18 and 19: Modell 2 Full outsourcing 12 Beskri
- Page 20 and 21: Modell 4 Tilsett revisjonssjef med
- Page 22 and 23: Har verksemda ressursar og kompetan
- Page 24 and 25: internrevisjon, risikostyring, inte
- Page 26 and 27: • Informasjon om korleis internre
Risiko og vesentlegheit<br />
Kor omfattande og kritisk risiko ei verksemd er eksponert <strong>for</strong>, er eit anna <strong>for</strong>hold <strong>som</strong> kan<br />
vurderast. Hyppige endringar i omgivnadene <strong>som</strong> påverkar verksemda og risikobiletet, gjer det<br />
krevjande å gjennomføre god risikostyring og halde internkontrollen oppdatert.<br />
Vesentlegheit kan komme til uttrykk gjennom at verksemda har høgt politisk prioriterte<br />
oppgåver og mange brukarar, at ho er omdømmesensitiv, o.a. Det tilseier at verksemda må ha<br />
stort fokus på internkontroll, og at ho må vere trygg på at internkontrollen fungerer på alle<br />
område.<br />
Nokre statlege verksemder har samfunnskritiske oppgåver, det vil seie at verksemda står<br />
over<strong>for</strong> risiko knytt til liv og helse. Sidan toleransen <strong>for</strong> feil er tilnærma lik null i slike<br />
verksemder, er det svært strenge krav til internkontrollen. Då kan ein internrevisjon gi viktige<br />
bidrag og korrektiv og gi leiinga kvalifiserte vurderingar av om systemet fungerer godt nok.<br />
5 <strong>Sjekkliste</strong><br />
Ein framgangsmåte <strong>for</strong> å vurdere behovet <strong>for</strong> internrevisjon og etablering av ein<br />
internrevisjonsfunksjon er nærmare beskriven i sjekklista. Framgangsmåten er skjematisk<br />
framstilt i figur 2.<br />
Trinn 1 Trinn 2 Trinn 3<br />
Trinn 4<br />
Kartleggje og analysere<br />
ut<strong>for</strong>dringar og behov<br />
knytte til oppfølging av<br />
internkontrollen<br />
Vurdere alternative<br />
IR-modellar<br />
Avklare rolle, rammer<br />
og ressursar<br />
Avklare <strong>for</strong>mål,<br />
prinsipp <strong>for</strong> prosess<br />
og metodikk<br />
Aktivitetar<br />
Kartlegging, analyse og vurdering av løysingar<br />
• Kartleggje<br />
verksemd<strong>som</strong>fanget<br />
• Risikovurderingar –<br />
sannsynlegheiter og<br />
konsekvensar<br />
• Evaluering av dagens<br />
internkontroll (første-<br />
/andrelinje)<br />
• Vurdere kva<br />
internrevisjonen/<br />
tredjelinja kan tilføre<br />
• Avklare omfang og<br />
kompleksitet<br />
• Vurdere behov <strong>for</strong><br />
kapasitet og kompetanse<br />
opp mot ulike<br />
internrevisjonsmodellar<br />
• Vurdere behov <strong>for</strong> å<br />
utvikle andre<br />
kontrollfunksjonar<br />
• Avklare kva kapasitet<br />
verksemda har til å<br />
nyttiggjere seg<br />
internrevisjon<br />
• Avstemme mot budsjett<br />
• Bestemme ønskt<br />
framdrift<br />
• Avklare <strong>for</strong>mål og rolle<br />
<strong>for</strong> internrevisjonen<br />
• Avgjere organisering og<br />
ønskt kapasitet og<br />
kjernekompetanse<br />
• Etablere føringar og<br />
<strong>for</strong>ventingar til<br />
kommunikasjon med<br />
leiinga<br />
• Fastsetje budsjett og<br />
årsverk<br />
Etablering av internrevisjon<br />
• Bestemme mandat og<br />
instruks, fullmakter, ansvar<br />
• Definere prinsipp <strong>for</strong><br />
prosess og metodikk<br />
• Definere prinsipp <strong>for</strong><br />
samhandling med<br />
verksemdsleiinga<br />
• Trekkje opp grensesnitt<br />
mot andre kontrollorgan<br />
internt og Riksrevisjonen<br />
• Definere kravspesifikasjon<br />
<strong>for</strong> tilsetjingar eller kjøp av<br />
tenester<br />
Resultat<br />
Avgjere om det skal<br />
etablerast internrevisjon<br />
Konkludere med kva<br />
internrevisjonsmodell <strong>som</strong><br />
passar <strong>for</strong> verksemda<br />
Avgjere organisering,<br />
overordna<br />
styringsdokument,<br />
budsjettmidlar<br />
Definere målsetjinga,<br />
oppgåvene og<br />
kompetansekrava til<br />
internrevisjonen<br />
Trinn 5 Intern <strong>for</strong>ankring og kommunikasjon<br />
• In<strong>for</strong>mere og involvere verksemda i arbeidet med å identifisere korleis internrevisjonen kan bidra til verdiskaping<br />
• In<strong>for</strong>mere det overordna departementet og Riksrevisjonen<br />
• Etablere ein prosess <strong>for</strong> å evaluere ytingane til internrevisjonen<br />
Skape avtalt <strong>for</strong>ståing hos interessentar av internrevisjonens rolle og bidrag til verksemda<br />
Figur 2 Framgangsmåte <strong>for</strong> å vurdere behov <strong>for</strong> og etablering av internrevisjon<br />
12
Change language