Hjort Christensen - Universitetet i Agder
Hjort Christensen - Universitetet i Agder
Hjort Christensen - Universitetet i Agder
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Økonomisk styring av<br />
implementeringsprosjekter<br />
Kostnader og nytteeffekter<br />
<strong>Universitetet</strong> i <strong>Agder</strong><br />
2. November 2010<br />
M.Sc. Bo <strong>Hjort</strong> <strong>Christensen</strong><br />
Studierektor/Associate Dean<br />
Handelshøyskolen BI<br />
Institutt for ledelse og organisasjon<br />
Bedriftsrådgiver BHC A/S<br />
bo.h.christensen@bi.no<br />
ERP<br />
BHC© 1
Problemstillingen i et nøtteskall<br />
Markedet erfarer at implementering av<br />
forretningssystemer er en type aktivitet<br />
som innebærer stor risiko, noe som ofte<br />
gir seg utslag i uventede<br />
kostnadsoverskridelser av et betydelig<br />
omgfang<br />
På hvilken måte kan vi løse denne<br />
problemstillingen, både med hensyn til<br />
senke og sikre kostnadsnivåene<br />
BHC© 2
Månelanding anno 2010<br />
Utskifting av<br />
forretningssystemer<br />
er per definisjon en<br />
risikoaktivitet. Dette<br />
må reflekteres både i<br />
kontrakter,<br />
budsjetter, planer og<br />
prosjektets<br />
styringsmodell<br />
• En utskifting av virksomhetens<br />
forretningssystemer er krevende,-<br />
noen vil si som en månelanding<br />
• Uansett grad av forberedelser vil man<br />
støte på overraskelser og uventede<br />
problemer. Det er bare et spørsmål om<br />
vår evne til å takle dem.<br />
• Dette krever en åpen og romslig<br />
prosjektkultur der kunde og leverandør<br />
har en tett dialog.<br />
“Kundene har blitt mer krevende og mer kostnadsbevisste. De finner seg<br />
ikke i alt lenger og går produsentene og leverandørene rene tettere på klingen.”<br />
Bo <strong>Hjort</strong> <strong>Christensen</strong>, Studierektor, Handelshøyskolen BI,<br />
Finansavisen 15.02.2010<br />
BHC©<br />
3
Problemkomplekset<br />
• Et program er et åndsverk. Den reflekterer utviklerens<br />
tanker og ideer om hvordan oppgaver bør løses på en best<br />
mulig måte<br />
• Varen er vanskelig å observere, fordi en betydelig del av<br />
dens kvaliteter er skjult i kildekoden og datamodellen<br />
• Varen er vanskelig å dokumentere/beskrive fordi<br />
egenskapene ligger i frihetsgradene. Varen inneholder et<br />
nærmest uendelig antall varianter.<br />
Ikke i bruk<br />
(skjermet kompleksitet)<br />
8<br />
6<br />
M 34<br />
C5<br />
Forhåndsdefinerte<br />
parametere<br />
(prekonfigurert system)<br />
Forhåndsdefinerte<br />
Grunndata<br />
Ikke i bruk<br />
(skjermet kompleksitet)<br />
BHC© 4
BHC©<br />
Leverandørforhold som påvirker<br />
implementeringskost<br />
• Programproduktets frihetsgrader<br />
(mulighetsrommet)<br />
• Leverandørens konsulenter og deres evne til- og<br />
trening i å forstå frihetsgradene (mulighetsrommet)<br />
• Leverandørens løsningsarkitekt som ivaretar<br />
helhet<br />
• Leverandørens maler (ferdige<br />
konfigurasjonsoppsett) og i hvilken grad de ”passer”<br />
for kunden<br />
• Leverandørens prosjektmetodikk
BHC© 6<br />
Godt sagt
Kundene tenker<br />
• Cost of Change + Cost of Ownership<br />
• Beredskap for omstilling og innovasjon<br />
• Kjøpe gode forretningsprosesser, ikke<br />
bare god kildekode…..<br />
• Brukeropplevelser og tjenesteintegrasjon<br />
slik den nye iPhone generasjonen krever<br />
det…..<br />
BHC©<br />
7
Prosessen i et bredt perspektiv<br />
Forarbeid<br />
Anskaffelse<br />
Implementering<br />
Cost of Ownership<br />
Prosjektorganisering<br />
Nytte<br />
Strategi- &<br />
modningsfasen<br />
Prosjektidé<br />
Beslutning<br />
om å<br />
vurdere kjøp<br />
Valgfasen<br />
Beslutning<br />
om kjøp<br />
Beslutning<br />
om<br />
realisering<br />
Beslutning<br />
om å<br />
ta i bruk<br />
Implementeringsfasen<br />
Anvendelsesfasen<br />
Beslutning<br />
om å videreføre<br />
dagens<br />
løsning<br />
Beslutning<br />
om å videreføre<br />
dagens<br />
løsning<br />
Beslutning<br />
om å hoppe<br />
ut av<br />
kontrakten<br />
BHC© 8
De vesentlige kostnadselementene i et TCO<br />
Lisenskostnader og<br />
vedlikehold<br />
Implementeringskostnader<br />
Oppgraderingskostnader Sluttbruker<br />
Endringskostnader<br />
Kost 1<br />
Support<br />
Drift<br />
Kost 2<br />
Kost 3<br />
Kost 4<br />
Applikasjon A<br />
Applikasjon B<br />
Sluttbruker<br />
Sluttbruker<br />
Sluttbruker<br />
Sluttbruker<br />
Kost 5<br />
Applikasjon C<br />
Sluttbruker<br />
BHC© 9
2007 Aberdeen Group Study:<br />
The Total Cost of ERP Ownership in Mid-Size Companies<br />
Total Cost* per User by ERP Vendor<br />
$25,000<br />
Software + Services + Maintenance $ Per User<br />
$20,983<br />
Total Cost per User<br />
$20,000<br />
$15,000<br />
$10,000<br />
$9,644<br />
$11,826 $12,161<br />
$12,773<br />
$15,067<br />
$5,000<br />
Epicor Lawson QAD 1nfor SAP Oracle<br />
*Total cost = software price + cost of external services to implement + 3 years Maintenance<br />
BHC©
ERP-prosjekter: Krevende planlegging og kalkulering<br />
• Hvor lang tid tar det å tenke en tanke?<br />
• Hvor lang tid tar det å finne en feil?<br />
• Hvor lang tid tar det å beslutte en løsning?<br />
• Hvor krevende er det å konvertere data?<br />
• Hvor mye opplæring er nødvendig for å bli<br />
en kompetent bruker?<br />
Kort sagt: Usikkerheten i erp-prosjekter er meget stor, og er den viktigste<br />
årsaken til budsjettoverskridelser og forsinkelser. Det synes å være en regel<br />
at desto mer kunnskap om kundens situasjon og behov som tilføres leverandøren<br />
desto høyere blir prisen. Det betyr at man må innkalkulere en betydelig risikokost.<br />
BHC© 11
Prosjektets økonomiske utvikling<br />
Akkumulert<br />
kost/nytte<br />
År 1 År 2 År 3 År 4 År 5<br />
Valgfasen<br />
Implementeringsfasen<br />
Anvendelsesfasen<br />
Positiv<br />
ROI<br />
En liten økonomisk ”dipp” i<br />
År 5 i forbindelse med releaseoppgradering<br />
År 6<br />
Oppgradering<br />
Supplerende<br />
funksjonalitet<br />
Negativ<br />
ROI<br />
Positiv<br />
kontantstrøm<br />
Økonomisk<br />
balanse =<br />
Break even<br />
Tid<br />
- Konsulenthjelp<br />
- Egen innsats<br />
- Kjøp av programvare<br />
- Lisenskostnader<br />
- Opplæring<br />
- Infrastruktur<br />
- Konsulenthjelp<br />
- Erstatningshjelp<br />
- Egen innsats<br />
Kurven er kumulativ. Det<br />
betyr at summen av kostnader<br />
og nytteverdier fra og med<br />
valgfasens begynnelse vises.<br />
- Produktivitetstap i en overgangsperiode<br />
- Vedlikehold<br />
- Support<br />
- Intern forvaltning/drift<br />
- Tilleggskjøp av programvare<br />
- Flere lisenser (database m.m.)<br />
- Opplæring av nye medarbeidere<br />
+ Effektivisering<br />
+ Økt salg<br />
+ Salg man unngår å tape<br />
+ Lavere kapitalbinding<br />
+ Lavere tap på fordringer<br />
+ Redusert kredittid<br />
+ Mindre reparasjonskostnader<br />
BHC© 12
Økonomimodellens bruksområder<br />
Request for Information<br />
RFI<br />
Reqest for Proposal<br />
RFP<br />
Økonomimodell<br />
Versjon 1<br />
Kostnadsbilde;<br />
Dagens løsning<br />
+<br />
Investeringsbudsjett<br />
Økonomimodell<br />
Versjon 2<br />
Økonomimodell<br />
Økonomimodell<br />
Versjon 3 +<br />
Økonomimodell<br />
Versjon 4<br />
Tilbud fra<br />
leverandør A<br />
Versjon 3.n;<br />
Tilbud fra<br />
leverandør n<br />
Kost/nytte kalkyle<br />
basert på fremforhandlede<br />
priser (kontrakt)<br />
Økonomimodell<br />
Versjon 5<br />
+ + + Versjon 6<br />
Informasjon fra<br />
leverandør A<br />
Versjon 3.n;<br />
Informasjon fra<br />
leverandør n<br />
Virkelige<br />
kostnader og<br />
nytteverdier<br />
Økonomimodellen skal, som figurene viser, kunne benyttes til mange formål:<br />
• Versjon 1 kan utarbeides i modningsfasen<br />
• Versjon 2-5 kan utarbeides i valgfasen<br />
• Versjon 6 kan utarbeides i implementeringsfasen og anvendelsesfasen<br />
BHC© 13
BHC© 14
Forholdet mellom lisenspris og prosjektkost<br />
Størrelse<br />
Lisenspris<br />
Pr.<br />
navngitt<br />
bruker<br />
Implementering<br />
• Opplæring<br />
• Konvertering<br />
• Installasjon<br />
• Prosjektledelse<br />
• Integrasjoner<br />
• Rapporter/formularer<br />
Total<br />
Prosjektkost<br />
pr. navngitt<br />
bruker<br />
(eks.<br />
infrastruktur)<br />
Total<br />
Prosjektkost pr.<br />
navngitt bruker<br />
(Malbasert<br />
implementering)<br />
(ca 40% besparelse<br />
på implementering)<br />
Store bedrifter (250+) 20.000-<br />
35.000<br />
Lisenspris * 3 - 4 123.750 Ca: 85.250<br />
Mellomstore<br />
Bedrifter (100-249)<br />
15.000 -<br />
20.000<br />
Lisenspris * 2 - 3 61.250 Ca. 43.750<br />
Små bedrifter (10-99) 5.000 –<br />
15.000<br />
Mikro bedrifter (1-9) 1000 -<br />
5000<br />
Lisenspris * 1 - 2 25.000<br />
Lisenspris * 0 - 1 4.500<br />
Forholdet mellom oppgraderingskost og nyimplementering er 1 : 4-5<br />
BHC© 15
Varianter<br />
Scope for RFI<br />
Scope for RFP<br />
Analyse &<br />
Design<br />
Hovedprosjekt<br />
Tuning<br />
Komplett prosjektavtale<br />
med<br />
reforhandlingsrett<br />
etter analyse &<br />
design fasen<br />
Reforhandling<br />
Forprosjekt<br />
(Analyse &<br />
Design)<br />
Hovedprosjekt<br />
Tuning<br />
Avgrenset<br />
forprosjekt som<br />
leder frem til en<br />
forhandling om et<br />
eventuelt<br />
hovedprosjekt<br />
Forhandling<br />
BHC© 16
Progressivt Kontraktsregime (PK)<br />
• Med et progressivt kontraktsregime menes<br />
at kontrakten utvikles/revideres i løpet av<br />
avtaleperioden, basert på ny og dypere<br />
innsikt i de forhold kontrakten skal regulere<br />
• Et progressivt kontraktsregime må ikke<br />
være ”fritt”, men reguleres innenfor<br />
rammer som partene er enige om før<br />
avtaleinngåelse.<br />
BHC© 17
Økonomiutvikling i et progressivt kontraktsregime<br />
Tradisjonelt kontraktsregime<br />
Kostnivå 6<br />
Kostnivå 5<br />
Kostnivå 4<br />
Kostnivå 2<br />
Kostnivå 3<br />
Kostnivå 1<br />
Endringsordre<br />
Risikopremie<br />
Endringsordre<br />
Overforbruk<br />
(målpris)<br />
RFI<br />
RFP<br />
Kontrakt<br />
Revidert<br />
Kontrakt<br />
Virkelig<br />
BHC© 18
BHC© 19<br />
Økonomisk oppfølging
BHC© 20<br />
…og jeg følger opp !
Noen refleksjoner<br />
Implementeringsprosjekter må rasjonaliseres fordi ingen<br />
organisasjoner med letthet kan dedikere egne ressurser i<br />
det omfang leverandørene normalt krever<br />
Malbasert implementering understøtter verdisynet om at<br />
forretningssystemer er infrastruktur<br />
Malbasert implementering forenkler det komplekse<br />
Malbasert implementering er en videreføring av den<br />
sterke dreiningen mot bransjeløsninger (mikrovertikaler)<br />
Malbasert implementering understøtter bruk av use-case<br />
og påfølgende konfigurerte demonstrasjoner<br />
BHC©<br />
21
Passer malen?<br />
Kundens behov<br />
Malens<br />
egenskaper<br />
Kundens behov<br />
Skreddersøm<br />
Malens<br />
egenskaper<br />
BHC© 22
BHC 5P Architecture Framework<br />
A: ORGANISASJON<br />
• Medarbeidere<br />
Organisasjonsstruktur<br />
Geografisk struktur<br />
D: SYSTEMER<br />
• ERP-systemet<br />
• Spesialsystemer<br />
Systemstruktur<br />
B: PROSESSER<br />
• Primær prosesser<br />
• Støtteprosesser<br />
Prosesstruktur<br />
E: TEKN. UTSTYR<br />
• PCer, Tjenermaskiner<br />
• Operativsystemer<br />
• Nettverk/Skrivere<br />
Teknisk infrastruktur<br />
C: DATA<br />
• Grunndata<br />
Datastruktur<br />
BHC©<br />
23
BHC 5P Architecture Framework<br />
A: ORGANISASJON<br />
• Medarbeidere<br />
Organisasjonsstruktur<br />
Geografisk struktur<br />
D: SYSTEMER<br />
• ERP-systemet<br />
• Spesialsystemer<br />
Systemstruktur<br />
B: PROSESSER<br />
• Primær prosesser<br />
• Støtteprosesser<br />
Prosesstruktur<br />
E: TEKN. UTSTYR<br />
• PCer, Tjenermaskiner<br />
• Operativsystemer<br />
• Nettverk/Skrivere<br />
Teknisk infrastruktur<br />
C: DATA<br />
• Grunndata<br />
Datastruktur<br />
BHC©<br />
24
Nytteeffekter<br />
Mindre ressursinnsats<br />
Lavere kvalitetskostnader<br />
Prosess<br />
forbedring<br />
(primærprosesser)<br />
Prosess<br />
forbedring<br />
(støtteprosesser)<br />
Mindre ressursinnsats<br />
Lavere kvalitetskostnader<br />
Bedre innkjøpspriser<br />
Stor effekt<br />
Bidrag fra salg man<br />
ellers ikke ville fått<br />
Vinne ny<br />
forretning<br />
Kroneverdi<br />
Liten effekt<br />
Bidrag fra salg man<br />
unngår å tape<br />
Sikre eksisterende<br />
forretning (unngå tap)<br />
Verdien av den kunnskap<br />
som institusjonaliseres<br />
Kapitalforbedring<br />
(intellektuell kapital)<br />
Kapitalforbedring<br />
(monetær kapital)<br />
Lavere kapitalbinding<br />
Mindre utestående fordringer<br />
Færre usikre fordringer<br />
Opprettholde verdi på<br />
anleggsmidler<br />
BHC© 25
Når oppstår effekten?<br />
År 1 År 2 År 3 År 4 År 5<br />
Nyttekurve; alternativ 1<br />
Nyttekurve; alternativ 2<br />
Nyttekurve; alternativ 3<br />
Nyttekurve; alternativ 4<br />
”Nyttekurve”; alternativ 5<br />
Tid<br />
Figuren viser ulike nyttekurver. En nyttekurve er en fordeling av en type<br />
nytteeffekt over tid. Hver gang vi tar inn en effekt i kost/nytte kalkylen<br />
må vi gjøre oss opp en mening om hvordan effekten utvikler seg over tid.<br />
BHC© 26
Hjernevask og Forretningssystemer<br />
Har systemer et GEN?<br />
Bo <strong>Hjort</strong> <strong>Christensen</strong> fritt etter Harald Eia<br />
• Et system fødes (implementeres) inn i en organisasjon<br />
(det tar ca 9 måneder !)<br />
• Etter noe tid (2-3 år), hva vil ha størst innvirkning på<br />
kvaliteten: Arv eller Miljø?<br />
• Svar: Systemets talent (muligheter) ligger i genene<br />
(datamodell og kode). Allikevel må bedriften<br />
oppfostre og oppdra systemet bl.a. ved å gi det<br />
god næring (gode kvalitetsrike stamdata), og ved å<br />
optimalisere grenseflaten mellom bruker og<br />
system. Systemet må lære å oppføre seg.<br />
• Et system som ikke tas vare på (forvaltes) forvitrer og<br />
krakelerer, i verste fall vil det degenereres……<br />
BHC©
Change language