Tilsynsrapport matrikkel - Kartverket
Tilsynsrapport matrikkel - Kartverket
Tilsynsrapport matrikkel - Kartverket
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Endelig rapport etter undersøkelse av Orkdal kommune som <strong>matrikkel</strong>myndighet<br />
Kommunens navn: Orkdal kommune Saksnr: 10/04829<br />
Virksomhetens<br />
adresse:<br />
Alfarveien 5<br />
7300 Orkanger<br />
Tidsrom for<br />
undersøkelsen: 24. - 25. oktober 2012<br />
Kontaktperson i<br />
kommunen:<br />
Eiliv Sølberg Fra <strong>Kartverket</strong>: Sigurd Langeland, leder<br />
Anders Østeraas<br />
Undersøkelsen omfattet følgende emner:<br />
• Hvordan kommunen som <strong>matrikkel</strong>myndighet sikrer troverdighet for <strong>matrikkel</strong>en belyst<br />
gjennom<br />
- organisering av kommunens oppgaver som lokal <strong>matrikkel</strong>myndighet<br />
- samordning mellom plan- og bygningslov og <strong>matrikkel</strong>lovforvaltning<br />
- føring av bygningsinformasjon<br />
- føring av adresse<br />
- føring av ikke fullført oppmålingsforretning<br />
- behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak<br />
- behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av <strong>matrikkel</strong>opplysninger<br />
- behandling av <strong>matrikkel</strong>opplysninger i egen administrasjon<br />
• For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av <strong>matrikkel</strong>enhet og<br />
grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er<br />
ferdig ført i <strong>matrikkel</strong> og arkivert<br />
Sammendrag av resultater<br />
Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen:<br />
- Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt.<br />
- Utlevering av <strong>matrikkel</strong>informasjon skjer uten registrering av den som mottar<br />
informasjonen.<br />
- Kommunen gir ikke forhåndsvarsel om tildeling av adresse.
2<br />
Det ble gitt følgende merknader ved tilsynet:<br />
- Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning<br />
tas i bruk.<br />
- Manglende delegasjon for vedtak etter <strong>matrikkel</strong>loven.<br />
Utarbeidet dato: 20. november 2012<br />
Lars Elsrud<br />
avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen<br />
Anders Fekjær<br />
tilsynsansvarlig, Matrikkelavdelingen
3<br />
Innholdsfortegnelse<br />
1. Innledning<br />
2. Dokumentunderlag<br />
3. Omfang<br />
4. Avvik<br />
5. Merknader<br />
6. Gjennomføring<br />
Vedlegg<br />
Vedlegg 1:<br />
Vedlegg 2:<br />
Vedlegg 3:<br />
Omfanget av <strong>Kartverket</strong>s undersøkelse, varsel om tilsyn<br />
Dokumentunderlag for <strong>Kartverket</strong>s undersøkelse<br />
Deltakere ved <strong>Kartverket</strong>s undersøkelse
4<br />
1. Innledning<br />
Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Orkdal kommune i perioden 24. – 25. september<br />
2012.<br />
Undersøkelsen er en del av <strong>Kartverket</strong>s planlagte aktivitet for inneværende år. 20 (22) av landets<br />
429 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der<br />
grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis<br />
fordeling.<br />
Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver<br />
eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således<br />
ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter <strong>matrikkel</strong>loven.<br />
Følgende tema inngår i undersøkelsen i Orkdal kommune:<br />
• Hvordan kommunen som <strong>matrikkel</strong>myndighet sikrer troverdighet for <strong>matrikkel</strong>en belyst<br />
gjennom:<br />
- organisering av kommunens oppgaver som lokal <strong>matrikkel</strong>myndighet<br />
- samordning mellom plan- og bygningslov og <strong>matrikkel</strong>lovforvaltning<br />
- føring av bygningsinformasjon<br />
- føring av adresse<br />
- føring av ikke fullført oppmålingsforretning<br />
- behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak<br />
- behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av <strong>matrikkel</strong>opplysninger<br />
- behandling av <strong>matrikkel</strong>opplysninger i egen administrasjon<br />
• For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av <strong>matrikkel</strong>enhet og<br />
grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er<br />
ferdig ført i <strong>matrikkel</strong> og arkivert.<br />
Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt<br />
plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og<br />
instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket<br />
under undersøkelsen.<br />
Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.<br />
Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten<br />
med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale.<br />
2. Omfang<br />
Omfanget av <strong>Kartverket</strong>s undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1.<br />
<strong>Kartverket</strong> har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5<br />
3. Dokumentunderlag<br />
Dokumentunderlaget for undersøkelsen var :<br />
- Aktuelle lover og forskrifter<br />
- Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning<br />
for tema for undersøkelsen.<br />
Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2.<br />
4. Avvik<br />
Følgende avvik ble avdekket ved undersøkelsen:<br />
AVVIK 1<br />
Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt.<br />
Avvik fra: Matrikkelloven §§ 24, 33 og 34, <strong>matrikkel</strong>forskriften §§ 9, 27, 34, 38 og 41.<br />
Kommentarer:<br />
Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra<br />
oppmålingsforretning:<br />
• Matrikkelforskriften § 38 første ledd, bokstav a, inneholder krav om referanse til<br />
delingstillatelse. Ved grensejustering skal protokollen inneholde avtale med partenes<br />
underskrift, jf første ledd, bokstav c. Første ledd, bokstav d, har krav til erklæring om<br />
habilitet.<br />
• Matrikkelforskriften § 27 første ledd, bokstav d, har krav til at landmåler skal<br />
dokumentere at bruksretter er undersøkt. Andre ledd, bokstav f, krever begrunnelse for å<br />
utelate grensemerking.<br />
• Matrikkelforskriften § 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til<br />
dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag.<br />
• Matrikkelforskriften § 41, fjerde ledd har krav til at punktene skal måles med en<br />
nøyaktighet som oppfyller krav i gjeldende standard godkjent av Statens kartverk.<br />
Matrikkelforskriften § 41, femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal<br />
dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder.<br />
Matrikkelloven § 24 og <strong>matrikkel</strong>forskriften § 9 inneholder bestemmelser om utsending av<br />
<strong>matrikkel</strong>brev til rekvirent og relevant underretning til berørte naboer.
6<br />
Avviket bygger på følgende observasjoner:<br />
I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon i alle<br />
sakene:<br />
• I de to utleverte fradelingssakene er opplysning om delingstillatelse avkrysset som ”ikke<br />
relevant”. I de tre utleverte sakene som går ut på grensejustering mangler signert avtale<br />
mellom partene. Protokollene mangler erklæring om habilitet.<br />
• Sakene mangler erklæring fra landmåler om at grunnboken er undersøkt og at partene er<br />
spurt om det foreligger andre bruksretter. I to av det utleverte sakene er det ikke gitt<br />
begrunnelse for at grensemerking er utelatt.<br />
• Det foreligger ikke dokumentasjon på at areal- og verdigrenser er vurdert ved<br />
grensejustering.<br />
• I en av de utleverte sakene er punktene målt bare en gang. I en sak mangler<br />
måledokumentasjon. Det er ikke laget en rapport for beregninger, jfr. ”Standard for<br />
stedfesting av <strong>matrikkel</strong>enhets- og råderettsgrenser” kapittel 5.1.3. Standarden gir<br />
retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere<br />
at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av<br />
beregningen skal være vurdert og kommentert.<br />
Ved gjennomgang av sakene kom det fram at det ikke blir opplyst om klageadgang og<br />
klagefrister ved utsendelse av <strong>matrikkel</strong>brev til partene ved saksavslutning.<br />
AVVIK 2<br />
Utlevering av <strong>matrikkel</strong>informasjon skjer uten registrering av den som mottar nabolister.<br />
Avvik fra: Matrikkelloven § 30, jf. <strong>matrikkel</strong>forskriften § 12.<br />
Kommentar: Utlevering av opplysninger fra <strong>matrikkel</strong>en kan bare skje til registrerte brukere<br />
etter inngått avtale med <strong>matrikkel</strong>myndigheten eller dens representant. Krav om registrerte<br />
brukere gjelder ikke innsyn etter § 11 eller utlevering etter § 13. I forbindelse med registreringen<br />
skal mottakeren av informasjon underskrive på at de kun skal bruke informasjonen til det formål<br />
som er angitt.<br />
Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar<br />
registrering av dem som får utlevert opplysninger fra <strong>matrikkel</strong>en. Kommunen har ikke rutiner<br />
for slik registrering.
7<br />
AVVIK 3<br />
Kommunen gir ikke forhåndsvarsel om tildeling av adresse.<br />
Avvik fra: Matrikkelloven § 21 og <strong>matrikkel</strong>forskriften § 50<br />
Kommentar: Det vises til <strong>matrikkel</strong>loven § 21: ”Før kommunen gjer endeleg vedtak om offisiell<br />
adresse, skal dei som vedtaket får verknad for, få høve til å uttale seg”. Jf. <strong>matrikkel</strong>forskriftens<br />
§ 50 sjuende ledd: ”Før kommunen tildeler … vegadresse, skal kommunen informere registrert<br />
eier og registrert fester”.<br />
Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuet avdekket at kommunen ikke gir<br />
forhåndsvarsel til eier eller fester før tildeling av adresse til nye bygg. Kommunen informerer<br />
ikke om klageadgang på adressetildeling.<br />
5. Merknader<br />
Det ble gitt to merknader ved undersøkelsen:<br />
MERKNAD 1<br />
Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i<br />
bruk.<br />
Kommentar: Matrikkelforskriftens § 57 andre ledd: Eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for<br />
at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp<br />
før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal<br />
fungere etter sin hensikt.<br />
Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuet avdekket at kommunen ikke setter<br />
som vilkår at adressenummerskilt er satt opp før brukstillatelse gis. Tiltakshaver får heller ikke<br />
nødvendig informasjon om denne plikten.<br />
MERKNAD 2<br />
Manglende delegering for vedtak etter <strong>matrikkel</strong>loven.<br />
Kommentar: Kommunelovens § 23 om administrasjonssjefens oppgaver og myndighet, her nr.<br />
4 for delegering av vedtaksmyndighet.<br />
”Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å<br />
treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke<br />
kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet”.<br />
Merknaden bygger på følgende observasjoner: Politisk delegeringsreglementet er sist<br />
oppdatert i august 2012. Administrativ delegering er under utarbeiding. Tilsynet forventer at
8<br />
delegering av myndighet til enhetene vil inneholder delegering av vedtaksmyndighet etter<br />
<strong>matrikkel</strong>loven.<br />
6. Gjennomføring<br />
Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter:<br />
Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling.<br />
Ved intervjuer den 24. oktober 2012 ble 6 personer intervjuet.<br />
Ved sluttmøte den 25. oktober 2012 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av<br />
resultatene.<br />
I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1<br />
9
17<br />
VEDLEGG 2<br />
Dokumentunderlag for <strong>Kartverket</strong>s undersøkelse<br />
Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for <strong>Kartverket</strong>s<br />
undersøkelse.<br />
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------<br />
Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for<br />
undersøkelsen.<br />
1. Matrikkelloven med merknader<br />
2. Matrikkelforskriften med merknader<br />
3. Stedfesting av <strong>matrikkel</strong>enhets- og råderettsgrenser, standard, versjon 3.10.2011<br />
4. Føringsinstruks for <strong>matrikkel</strong>en, oppdatert 6.6.2012<br />
5. Kommuneplan<br />
6. Årsmelding for Orkdal kommune 2011<br />
7. Delegeringsreglement vedtatt 29.8.2012<br />
8. Organisasjonskart Orkdal kommune<br />
9. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger<br />
10. Oppslag i <strong>matrikkel</strong>en på konkrete <strong>matrikkel</strong>enheter basert på utlånte saksdokument
18<br />
VEDLEGG 3<br />
Deltakere på <strong>Kartverket</strong>s undersøkelse<br />
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Orkdal kommune under åpningsmøte og<br />
sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.<br />
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------<br />
Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte<br />
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------<br />
Ove Jørgen Snuruås Assisterende rådmann X X X<br />
Steinar Gaustad Plan- og forvaltningssjef X X X<br />
Ingrid Voll<br />
Arne Kvam<br />
Christian Bonvik<br />
Matrikkelfører bygg og adresse,<br />
saksbehandler bygg og delingssaker<br />
X X X<br />
Landmåler og <strong>matrikkel</strong>fører<br />
<strong>matrikkel</strong>enhet X X X<br />
Matrikkelfører bygg og adresse,<br />
saksbehandler bygg og delingssaker<br />
X X X<br />
Eiliv Sølberg<br />
Landmåler og <strong>matrikkel</strong>fører<br />
<strong>matrikkel</strong>enhet X X X<br />
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------<br />
Fra <strong>Kartverket</strong> deltok Anders Østeraas og Sigurd Langeland med sistnevnte som tilsynsleder.