Tilsynsrapport matrikkel - Kartverket

Endelig rapport etter undersøkelse av Orkdal kommune som matrikkelmyndighet
Kommunens navn: Orkdal kommune Saksnr: 10/04829
Virksomhetens
adresse:
Alfarveien 5
7300 Orkanger
Tidsrom for
undersøkelsen: 24. - 25. oktober 2012
Kontaktperson i
kommunen:
Eiliv Sølberg Fra Kartverket: Sigurd Langeland, leder
Anders Østeraas
Undersøkelsen omfattet følgende emner:
• Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst
gjennom
- organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet
- samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning
- føring av bygningsinformasjon
- føring av adresse
- føring av ikke fullført oppmålingsforretning
- behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak
- behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger
- behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon
• For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og
grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er
ferdig ført i matrikkel og arkivert
Sammendrag av resultater
Statens kartverk avdekket følgende avvik under undersøkelsen:
- Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt.
- Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering av den som mottar
informasjonen.
- Kommunen gir ikke forhåndsvarsel om tildeling av adresse.

2
Det ble gitt følgende merknader ved tilsynet:
- Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning
tas i bruk.
- Manglende delegasjon for vedtak etter matrikkelloven.
Utarbeidet dato: 20. november 2012
Lars Elsrud
avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen
Anders Fekjær
tilsynsansvarlig, Matrikkelavdelingen

3
Innholdsfortegnelse
1. Innledning
2. Dokumentunderlag
3. Omfang
4. Avvik
5. Merknader
6. Gjennomføring
Vedlegg
Vedlegg 1:
Vedlegg 2:
Vedlegg 3:
Omfanget av Kartverkets undersøkelse, varsel om tilsyn
Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse
Deltakere ved Kartverkets undersøkelse

4
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Orkdal kommune i perioden 24. – 25. september
2012.
Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 (22) av landets
429 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der
grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis
fordeling.
Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver
eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således
ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven.
Følgende tema inngår i undersøkelsen i Orkdal kommune:
• Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst
gjennom:
- organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet
- samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning
- føring av bygningsinformasjon
- føring av adresse
- føring av ikke fullført oppmålingsforretning
- behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak
- behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger
- behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon
• For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og
grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er
ferdig ført i matrikkel og arkivert.
Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt
plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og
instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket
under undersøkelsen.
Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten
med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale.
2. Omfang
Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1.
Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

5
3. Dokumentunderlag
Dokumentunderlaget for undersøkelsen var :
- Aktuelle lover og forskrifter
- Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning
for tema for undersøkelsen.
Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2.
4. Avvik
Følgende avvik ble avdekket ved undersøkelsen:
AVVIK 1
Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt.
Avvik fra: Matrikkelloven §§ 24, 33 og 34, matrikkelforskriften §§ 9, 27, 34, 38 og 41.
Kommentarer:
Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra
oppmålingsforretning:
• Matrikkelforskriften § 38 første ledd, bokstav a, inneholder krav om referanse til
delingstillatelse. Ved grensejustering skal protokollen inneholde avtale med partenes
underskrift, jf første ledd, bokstav c. Første ledd, bokstav d, har krav til erklæring om
habilitet.
• Matrikkelforskriften § 27 første ledd, bokstav d, har krav til at landmåler skal
dokumentere at bruksretter er undersøkt. Andre ledd, bokstav f, krever begrunnelse for å
utelate grensemerking.
• Matrikkelforskriften § 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til
dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag.
• Matrikkelforskriften § 41, fjerde ledd har krav til at punktene skal måles med en
nøyaktighet som oppfyller krav i gjeldende standard godkjent av Statens kartverk.
Matrikkelforskriften § 41, femte ledd har krav til at måle- og beregningsarbeidene skal
dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder.
Matrikkelloven § 24 og matrikkelforskriften § 9 inneholder bestemmelser om utsending av
matrikkelbrev til rekvirent og relevant underretning til berørte naboer.

6
Avviket bygger på følgende observasjoner:
I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon i alle
sakene:
• I de to utleverte fradelingssakene er opplysning om delingstillatelse avkrysset som ”ikke
relevant”. I de tre utleverte sakene som går ut på grensejustering mangler signert avtale
mellom partene. Protokollene mangler erklæring om habilitet.
• Sakene mangler erklæring fra landmåler om at grunnboken er undersøkt og at partene er
spurt om det foreligger andre bruksretter. I to av det utleverte sakene er det ikke gitt
begrunnelse for at grensemerking er utelatt.
• Det foreligger ikke dokumentasjon på at areal- og verdigrenser er vurdert ved
grensejustering.
• I en av de utleverte sakene er punktene målt bare en gang. I en sak mangler
måledokumentasjon. Det er ikke laget en rapport for beregninger, jfr. ”Standard for
stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser” kapittel 5.1.3. Standarden gir
retningslinjer for utforming av rapporten. Denne rapporten skal blant annet dokumentere
at målingene og beregningene er innenfor kravene i gjeldende standard. Resultatet av
beregningen skal være vurdert og kommentert.
Ved gjennomgang av sakene kom det fram at det ikke blir opplyst om klageadgang og
klagefrister ved utsendelse av matrikkelbrev til partene ved saksavslutning.
AVVIK 2
Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering av den som mottar nabolister.
Avvik fra: Matrikkelloven § 30, jf. matrikkelforskriften § 12.
Kommentar: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere
etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte
brukere gjelder ikke innsyn etter § 11 eller utlevering etter § 13. I forbindelse med registreringen
skal mottakeren av informasjon underskrive på at de kun skal bruke informasjonen til det formål
som er angitt.
Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar
registrering av dem som får utlevert opplysninger fra matrikkelen. Kommunen har ikke rutiner
for slik registrering.

7
AVVIK 3
Kommunen gir ikke forhåndsvarsel om tildeling av adresse.
Avvik fra: Matrikkelloven § 21 og matrikkelforskriften § 50
Kommentar: Det vises til matrikkelloven § 21: ”Før kommunen gjer endeleg vedtak om offisiell
adresse, skal dei som vedtaket får verknad for, få høve til å uttale seg”. Jf. matrikkelforskriftens
§ 50 sjuende ledd: ”Før kommunen tildeler … vegadresse, skal kommunen informere registrert
eier og registrert fester”.
Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuet avdekket at kommunen ikke gir
forhåndsvarsel til eier eller fester før tildeling av adresse til nye bygg. Kommunen informerer
ikke om klageadgang på adressetildeling.
5. Merknader
Det ble gitt to merknader ved undersøkelsen:
MERKNAD 1
Kommunen setter ikke som vilkår at skilt med adressenummer er satt opp før ny bygning tas i
bruk.
Kommentar: Matrikkelforskriftens § 57 andre ledd: Eier, fester og tiltakshaver er ansvarlig for
at den enkelte bygning eller eiendom blir merket med adressenummer. Dette skal være satt opp
før bygning eller bygningsdel kan tas i bruk. Slik skilting er viktig for at adresseringen skal
fungere etter sin hensikt.
Merknaden bygger på følgende observasjoner: Intervjuet avdekket at kommunen ikke setter
som vilkår at adressenummerskilt er satt opp før brukstillatelse gis. Tiltakshaver får heller ikke
nødvendig informasjon om denne plikten.
MERKNAD 2
Manglende delegering for vedtak etter matrikkelloven.
Kommentar: Kommunelovens § 23 om administrasjonssjefens oppgaver og myndighet, her nr.
4 for delegering av vedtaksmyndighet.
”Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å
treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke
kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet”.
Merknaden bygger på følgende observasjoner: Politisk delegeringsreglementet er sist
oppdatert i august 2012. Administrativ delegering er under utarbeiding. Tilsynet forventer at

8
delegering av myndighet til enhetene vil inneholder delegering av vedtaksmyndighet etter
matrikkelloven.
6. Gjennomføring
Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter:
Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling.
Ved intervjuer den 24. oktober 2012 ble 6 personer intervjuet.
Ved sluttmøte den 25. oktober 2012 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av
resultatene.
I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

VEDLEGG 1
9

17
VEDLEGG 2
Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse
Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets
undersøkelse.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for
undersøkelsen.
1. Matrikkelloven med merknader
2. Matrikkelforskriften med merknader
3. Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser, standard, versjon 3.10.2011
4. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 6.6.2012
5. Kommuneplan
6. Årsmelding for Orkdal kommune 2011
7. Delegeringsreglement vedtatt 29.8.2012
8. Organisasjonskart Orkdal kommune
9. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger
10. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument

18
VEDLEGG 3
Deltakere på Kartverkets undersøkelse
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Orkdal kommune under åpningsmøte og
sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Ove Jørgen Snuruås Assisterende rådmann X X X
Steinar Gaustad Plan- og forvaltningssjef X X X
Ingrid Voll
Arne Kvam
Christian Bonvik
Matrikkelfører bygg og adresse,
saksbehandler bygg og delingssaker
X X X
Landmåler og matrikkelfører
matrikkelenhet X X X
Matrikkelfører bygg og adresse,
saksbehandler bygg og delingssaker
X X X
Eiliv Sølberg
Landmåler og matrikkelfører
matrikkelenhet X X X
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Fra Kartverket deltok Anders Østeraas og Sigurd Langeland med sistnevnte som tilsynsleder.