Tilsynsrapport matrikkel - Kartverket

Endelig rapport etter undersøkelse av Sandnes kommune som matrikkelmyndighet
Kommunens navn: Sandnes kommune Saksnr. 10/04829
Virksomhetens
adresse:
Jærveien 33
4319 Sandnes
Tidsrom for
undersøkelsen: 13. - 14. november 2012
Kontaktperson i
kommunen:
Bjørn Totland Fra Kartverket: Sigurd Langeland, leder
Nils Arnt Moen
Undersøkelsen omfattet følgende emner:
• Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst
gjennom:
- organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet
- samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning
- føring av bygningsinformasjon
- føring av adresse
- føring av ikke fullført oppmålingsforretning
- behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak
- behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger
- behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon
• For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og
grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er
ferdig ført i matrikkel og arkivert
Sammendrag av resultater
Kartverket avdekket følgende avvik under undersøkelsen:
- Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for føring av opplysninger fra
byggesaksbehandlingen overholdes i alle saker
- Kommunen utsetter i noen tilfeller deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk
regelverket om ”ikke fullført oppmålingsforretning”
- Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt
- Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering av den som mottar nabolister
- Kommunen gir i noen tilfeller ikke forhåndsvarsel om tildeling av adresse

2
Det ble gitt følgende merknader ved tilsynet:
- Manglende delegering for vedtak etter matrikkelloven
Utarbeidet dato: 20. november 2012
Lars Elsrud
avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen
Anders Fekjær
tilsynsansvarlig, Matrikkelavdelingen

3
Innholdsfortegnelse
1. Innledning
2. Dokumentunderlag
3. Omfang
4. Avvik
5. Merknader
6. Gjennomføring
Vedlegg
Vedlegg 1:
Vedlegg 2:
Vedlegg 3:
Omfanget av Kartverkets undersøkelse, varsel om tilsyn
Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse
Deltakere ved Kartverkets undersøkelse

4
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Sandnes kommune i perioden 13. – 14. november
2012.
Undersøkelsen er en del av Kartverkets planlagte aktivitet for inneværende år. 20 (22) av landets
429 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der
grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis
fordeling.
Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver
eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således
ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven.
Følgende tema inngår i undersøkelsen i Sandnes kommune:
• Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst
gjennom
- organisering av kommunens oppgaver som lokal matrikkelmyndighet
- samordning mellom plan- og bygningslov og matrikkellovforvaltning
- føring av bygningsinformasjon
- føring av adresse
- føring av ikke fullført oppmålingsforretning
- behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak
- behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger
- behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon
• For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av matrikkelenhet og
grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er
ferdig ført i matrikkel og arkivert
Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt
plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og
instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket
under undersøkelsen.
Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.
Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten
med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale.
2. Omfang
Omfanget av Kartverkets undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1.
Kartverket har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

5
3. Dokumentunderlag
Dokumentunderlaget for undersøkelsen var :
- Aktuelle lover og forskrifter
- Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning
for tema for undersøkelsen.
Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2.
4. Avvik
Følgende avvik ble avdekket ved undersøkelsen:
AVVIK 1
Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen blir
overholdt i alle saker.
Avvik fra: Matrikkelloven § 25, jf. matrikkelforskriften § 60.
Kommentar:
Matrikkelloven § 25 og forskriften § 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og
registrering av nye bygninger i matrikkelen skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse.
I merknaden til matrikkelforskriften § 60 første ledd forklares ”samtidig” med ”senest fem
dager”.
Avviket bygger på følgende observasjoner:
Det går fram av intervjuene og kvartalsvis byggestatistikk at 5 dagers fristen for føring av
bygningsinformasjon ikke overholdes.
AVVIK 2
Kommunen utsetter i noen tilfeller deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket
om ”ikke fullført oppmålingsforretning”.
Avvik fra: Matrikkelloven §§ 6, 34, matrikkelforskriften § 25.
Kommentarer: Matrikkelloven § 34 sier at alle grensene for nye matrikkelenheter skal merkes
og måles. Grensemerking kan utelates, når det er tvist om grenser og når eiendommen er større
enn 100 dekar, jf. matrikkelforskriften §§ 39 og 42.
Matrikkelloven § 6 andre ledd sier: ”Når det ligg føre særlege grunnar, kan kommunen etter
søknad frå den som har rekvirert forretninga føre ny matrikkeleining inn i matrikkelen utan at
oppmålingsforretninga er fullført”, jf. matrikkelforskriften § 25 (ikke fullført
oppmålingsforretning).

6
For saker der kommunen etter søknad fra rekvirent finner at området bør bli ferdig opparbeidet
før grensemerker settes ned, kan kommunen opprette matrikkelenheten i matrikkelen, uten at
oppmålingsforretningen er fullført. Saken skal fullføres innen 2 år.
Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene og i utlånte saker kom det fram
at kommunen utsetter i noen tilfeller deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket
om ”ikke fullført oppmålingsforretning”.
Det kom fram at kommunen fører nye matrikkelenheter i utbyggingsfelt uten å merke alle nye
grenser. Endelig merking skjer når feltet er ferdig opparbeidet.
AVVIK 3
Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt.
Avvik fra: Matrikkelloven §§ 33 og 34, matrikkelforskriften §§ 27, 33, 34 og 38.
Kommentarer:
Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning:
1. Matrikkelforskriften § 38 første ledd, bokstav a, inneholder krav om referanse til
delingstillatelse i protokollen. Første ledd, bokstav c, har bl.a. krav til referanse til
dokumenter som beskriver aktuelle grenser og rettsforhold, og beskrivelse av grenser og
grensemerker. Første ledd, bokstav d, har krav til erklæring om habilitet.
2. Matrikkelforskriften § 27 første ledd, bokstav d, har krav til at landmåler skal
dokumentere at bruksretter er undersøkt. Andre ledd, bokstav f, krever begrunnelse for å
utelate grensemerking.
3. Matrikkelforskriften § 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til
dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag.
4. Matrikkelforskriften § 33, andre ledd, 3. punktum har krav til at eiendomsretten
stadfestes med egenerklæring ved arealoverføring til offentlig veggrunn.
Avviket bygger på følgende observasjoner:
Etter intervjuer og en gjennomgang av utlånte saker finner tilsynet at det i det vesentlige er
vedlagt protokoll og dokumentasjon i samsvar med hva matrikkelloven krever. I intervjuene kom
det fram at rutiner gjennomføres, men dokumentasjonen kommer ikke fram i saken. Protokollen
gir i liten grad oversikt over sakens dokumenter, og sakens gang fra første forretningsmøte og til
matrikkelføring.
Det er funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon på følgende punkter, jf. kommentarer
ovenfor:

7
1. I de utleverte fradelingssakene er opplysning om tillatelse etter plan- og bygningsloven
ikke referert. Protokollene mangler i noen saker erklæring om habilitet.
2. Sakene mangler erklæring fra landmåler om at grunnboken er undersøkt og at partene er
spurt om det foreligger andre bruksretter. I sakene er det ikke gitt begrunnelse for de
tilfeller at grensemerking er utelatt.
3. Det foreligger ikke dokumentasjon på arealregnskap, og at verdigrenser mht overført
areal er vurdert ved grensejustering.
4. Oppmålingsforretningen er ikke vedlagt egenerklæring fra kommunen, som vegeier, ved
arealoverføring til offentlig veggrunn.
AVVIK 4
Utlevering av matrikkelinformasjon skjer uten registrering av den som mottar nabolister.
Avvik fra: Matrikkelloven § 30, jf. matrikkelforskriften § 12.
Kommentar: Utlevering av opplysninger fra matrikkelen kan bare skje til registrerte brukere
etter inngått avtale med matrikkelmyndigheten eller dens representant. Krav om registrerte
brukere gjelder ikke innsyn etter § 11 eller utlevering etter § 13. I forbindelse med registreringen
skal mottakeren av informasjon underskrive på at de kun skal bruke informasjonen til det formål
som er angitt.
Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar
registrering av dem som får utlevert opplysninger fra matrikkelen. Kommunen har ikke rutiner
for slik registrering.
AVVIK 5
Kommunen gir i noen tilfeller ikke forhåndsvarsel om tildeling av adresse.
Avvik fra: Matrikkelloven § 21 og matrikkelforskriften § 50
Kommentar: Det vises til matrikkelloven § 21: ”Før kommunen gjer endeleg vedtak om offisiell
adresse, skal dei som vedtaket får verknad for, få høve til å uttale seg”. Jf. matrikkelforskriftens
§ 50 sjuende ledd: ”Før kommunen tildeler … vegadresse, skal kommunen informere registrert
eier og registrert fester”.
Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuet avdekket at kommunen i noen tilfeller
ikke gir forhåndsvarsel til eier eller fester før tildeling av adresse til nye bygg. Kommunen
informerer i noen tilfeller ikke om klageadgang på adressetildeling.

8
5. Merknader
Det ble gitt en merknad ved undersøkelsen:
MERKNAD 1
Manglende administrativt delegeringsreglement for vedtak etter matrikkelloven
Merknaden bygger på følgende observasjoner: Delegeringsreglementet fra bystyret er sist
oppdatert 26. januar 2010. Reglementet inneholder særskilt regulering av oppgaver etter
matrikkelloven. Rådmannens fullmakter er ikke delegert til fagetatene.
6. Gjennomføring
Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter:
Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling.
Ved intervjuer den 13. november 2012 ble 7 personer intervjuet.
Ved sluttmøte den 14. november 2012 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av
resultatene.
I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

VEDLEGG 1
9

16
VEDLEGG 2
Dokumentunderlag for Kartverkets undersøkelse
Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Kartverkets
undersøkelse.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for
undersøkelsen.
1. Matrikkelloven med merknader
2. Matrikkelforskriften med merknader
3. Stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser, standard, versjon 3.10.2011
4. Føringsinstruks for matrikkelen, oppdatert 6.6.2012
5. Kommuneplan
6. Årsmelding for Sandnes kommune 2011
7. Resultatvurdering byplan 2011
8. Delegeringsreglement vedtatt 26.1.2010
9. Rutiner for arbeid etter matrikkelloven i Sandnes kommune
10. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger
11. Oppslag i matrikkelen på konkrete matrikkelenheter basert på utlånte saksdokument

17
VEDLEGG 3
Deltakere på Kartverkets undersøkelse
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Sandnes kommune under åpningsmøte
og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Kristin Barvik Kommunaldirektør X X X
Bjørn Totland Oppmålingssjef X X X
Arne Lea
saksbehandler delingssaker
X X X
Kirsti B. Aase
Byggesaksmedarbeider
servicekontoret X X X
Åge E. Djuve Fagleder einedom X X X
Judit Hobberstad
Saksbehandler, fører bygg og
adresse i matrikkelen X X X
Bjørn Johannessen Landmåler og fører
Matrikkelenhet og adresse X X X
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Fra Kartverket deltok Nils Arnt Moen og Sigurd Langeland med sistnevnte som tilsynsleder.