Tilsynsrapport matrikkel - Kartverket
Tilsynsrapport matrikkel - Kartverket
Tilsynsrapport matrikkel - Kartverket
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Endelig rapport etter undersøkelse av Sandnes kommune som <strong>matrikkel</strong>myndighet<br />
Kommunens navn: Sandnes kommune Saksnr. 10/04829<br />
Virksomhetens<br />
adresse:<br />
Jærveien 33<br />
4319 Sandnes<br />
Tidsrom for<br />
undersøkelsen: 13. - 14. november 2012<br />
Kontaktperson i<br />
kommunen:<br />
Bjørn Totland Fra <strong>Kartverket</strong>: Sigurd Langeland, leder<br />
Nils Arnt Moen<br />
Undersøkelsen omfattet følgende emner:<br />
• Hvordan kommunen som <strong>matrikkel</strong>myndighet sikrer troverdighet for <strong>matrikkel</strong>en belyst<br />
gjennom:<br />
- organisering av kommunens oppgaver som lokal <strong>matrikkel</strong>myndighet<br />
- samordning mellom plan- og bygningslov og <strong>matrikkel</strong>lovforvaltning<br />
- føring av bygningsinformasjon<br />
- føring av adresse<br />
- føring av ikke fullført oppmålingsforretning<br />
- behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak<br />
- behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av <strong>matrikkel</strong>opplysninger<br />
- behandling av <strong>matrikkel</strong>opplysninger i egen administrasjon<br />
• For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av <strong>matrikkel</strong>enhet og<br />
grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er<br />
ferdig ført i <strong>matrikkel</strong> og arkivert<br />
Sammendrag av resultater<br />
<strong>Kartverket</strong> avdekket følgende avvik under undersøkelsen:<br />
- Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for føring av opplysninger fra<br />
byggesaksbehandlingen overholdes i alle saker<br />
- Kommunen utsetter i noen tilfeller deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk<br />
regelverket om ”ikke fullført oppmålingsforretning”<br />
- Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt<br />
- Utlevering av <strong>matrikkel</strong>informasjon skjer uten registrering av den som mottar nabolister<br />
- Kommunen gir i noen tilfeller ikke forhåndsvarsel om tildeling av adresse
2<br />
Det ble gitt følgende merknader ved tilsynet:<br />
- Manglende delegering for vedtak etter <strong>matrikkel</strong>loven<br />
Utarbeidet dato: 20. november 2012<br />
Lars Elsrud<br />
avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen<br />
Anders Fekjær<br />
tilsynsansvarlig, Matrikkelavdelingen
3<br />
Innholdsfortegnelse<br />
1. Innledning<br />
2. Dokumentunderlag<br />
3. Omfang<br />
4. Avvik<br />
5. Merknader<br />
6. Gjennomføring<br />
Vedlegg<br />
Vedlegg 1:<br />
Vedlegg 2:<br />
Vedlegg 3:<br />
Omfanget av <strong>Kartverket</strong>s undersøkelse, varsel om tilsyn<br />
Dokumentunderlag for <strong>Kartverket</strong>s undersøkelse<br />
Deltakere ved <strong>Kartverket</strong>s undersøkelse
4<br />
1. Innledning<br />
Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Sandnes kommune i perioden 13. – 14. november<br />
2012.<br />
Undersøkelsen er en del av <strong>Kartverket</strong>s planlagte aktivitet for inneværende år. 20 (22) av landets<br />
429 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning, der<br />
grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis<br />
fordeling.<br />
Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver<br />
eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således<br />
ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter <strong>matrikkel</strong>loven.<br />
Følgende tema inngår i undersøkelsen i Sandnes kommune:<br />
• Hvordan kommunen som <strong>matrikkel</strong>myndighet sikrer troverdighet for <strong>matrikkel</strong>en belyst<br />
gjennom<br />
- organisering av kommunens oppgaver som lokal <strong>matrikkel</strong>myndighet<br />
- samordning mellom plan- og bygningslov og <strong>matrikkel</strong>lovforvaltning<br />
- føring av bygningsinformasjon<br />
- føring av adresse<br />
- føring av ikke fullført oppmålingsforretning<br />
- behandling av krav om retting og ved retting av eget tiltak<br />
- behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av <strong>matrikkel</strong>opplysninger<br />
- behandling av <strong>matrikkel</strong>opplysninger i egen administrasjon<br />
• For øvrig hvordan kommunen gjennomfører opprettelse av <strong>matrikkel</strong>enhet og<br />
grensejustering belyst ved saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er<br />
ferdig ført i <strong>matrikkel</strong> og arkivert<br />
Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt<br />
plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og<br />
instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket<br />
under undersøkelsen.<br />
Avvik er mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift.<br />
Merknad er et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndigheten<br />
med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et forbedringspotensiale.<br />
2. Omfang<br />
Omfanget av <strong>Kartverket</strong>s undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn, vedlegg 1.<br />
<strong>Kartverket</strong> har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.
5<br />
3. Dokumentunderlag<br />
Dokumentunderlaget for undersøkelsen var :<br />
- Aktuelle lover og forskrifter<br />
- Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning<br />
for tema for undersøkelsen.<br />
Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2.<br />
4. Avvik<br />
Følgende avvik ble avdekket ved undersøkelsen:<br />
AVVIK 1<br />
Kommunen sikrer ikke at tidsfristen for føring av opplysninger fra byggesaksbehandlingen blir<br />
overholdt i alle saker.<br />
Avvik fra: Matrikkelloven § 25, jf. <strong>matrikkel</strong>forskriften § 60.<br />
Kommentar:<br />
Matrikkelloven § 25 og forskriften § 60 har bestemmelser om at tildeling av bygningsnummer og<br />
registrering av nye bygninger i <strong>matrikkel</strong>en skal skje samtidig med at det blir gitt byggetillatelse.<br />
I merknaden til <strong>matrikkel</strong>forskriften § 60 første ledd forklares ”samtidig” med ”senest fem<br />
dager”.<br />
Avviket bygger på følgende observasjoner:<br />
Det går fram av intervjuene og kvartalsvis byggestatistikk at 5 dagers fristen for føring av<br />
bygningsinformasjon ikke overholdes.<br />
AVVIK 2<br />
Kommunen utsetter i noen tilfeller deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket<br />
om ”ikke fullført oppmålingsforretning”.<br />
Avvik fra: Matrikkelloven §§ 6, 34, <strong>matrikkel</strong>forskriften § 25.<br />
Kommentarer: Matrikkelloven § 34 sier at alle grensene for nye <strong>matrikkel</strong>enheter skal merkes<br />
og måles. Grensemerking kan utelates, når det er tvist om grenser og når eiendommen er større<br />
enn 100 dekar, jf. <strong>matrikkel</strong>forskriften §§ 39 og 42.<br />
Matrikkelloven § 6 andre ledd sier: ”Når det ligg føre særlege grunnar, kan kommunen etter<br />
søknad frå den som har rekvirert forretninga føre ny <strong>matrikkel</strong>eining inn i <strong>matrikkel</strong>en utan at<br />
oppmålingsforretninga er fullført”, jf. <strong>matrikkel</strong>forskriften § 25 (ikke fullført<br />
oppmålingsforretning).
6<br />
For saker der kommunen etter søknad fra rekvirent finner at området bør bli ferdig opparbeidet<br />
før grensemerker settes ned, kan kommunen opprette <strong>matrikkel</strong>enheten i <strong>matrikkel</strong>en, uten at<br />
oppmålingsforretningen er fullført. Saken skal fullføres innen 2 år.<br />
Avviket bygger på følgende observasjoner: Under intervjuene og i utlånte saker kom det fram<br />
at kommunen utsetter i noen tilfeller deler av oppmålingsforretningen uten å ta i bruk regelverket<br />
om ”ikke fullført oppmålingsforretning”.<br />
Det kom fram at kommunen fører nye <strong>matrikkel</strong>enheter i utbyggingsfelt uten å merke alle nye<br />
grenser. Endelig merking skjer når feltet er ferdig opparbeidet.<br />
AVVIK 3<br />
Deler av kravene til dokumentasjon av oppmålingsforretning er ikke oppfylt.<br />
Avvik fra: Matrikkelloven §§ 33 og 34, <strong>matrikkel</strong>forskriften §§ 27, 33, 34 og 38.<br />
Kommentarer:<br />
Matrikkelforskriftene har detaljerte krav til protokoll og dokumentasjon fra oppmålingsforretning:<br />
1. Matrikkelforskriften § 38 første ledd, bokstav a, inneholder krav om referanse til<br />
delingstillatelse i protokollen. Første ledd, bokstav c, har bl.a. krav til referanse til<br />
dokumenter som beskriver aktuelle grenser og rettsforhold, og beskrivelse av grenser og<br />
grensemerker. Første ledd, bokstav d, har krav til erklæring om habilitet.<br />
2. Matrikkelforskriften § 27 første ledd, bokstav d, har krav til at landmåler skal<br />
dokumentere at bruksretter er undersøkt. Andre ledd, bokstav f, krever begrunnelse for å<br />
utelate grensemerking.<br />
3. Matrikkelforskriften § 34 har detaljerte krav til grensejustering, deriblant krav til<br />
dokumentasjon av arealregnskap og verdianslag.<br />
4. Matrikkelforskriften § 33, andre ledd, 3. punktum har krav til at eiendomsretten<br />
stadfestes med egenerklæring ved arealoverføring til offentlig veggrunn.<br />
Avviket bygger på følgende observasjoner:<br />
Etter intervjuer og en gjennomgang av utlånte saker finner tilsynet at det i det vesentlige er<br />
vedlagt protokoll og dokumentasjon i samsvar med hva <strong>matrikkel</strong>loven krever. I intervjuene kom<br />
det fram at rutiner gjennomføres, men dokumentasjonen kommer ikke fram i saken. Protokollen<br />
gir i liten grad oversikt over sakens dokumenter, og sakens gang fra første forretningsmøte og til<br />
<strong>matrikkel</strong>føring.<br />
Det er funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon på følgende punkter, jf. kommentarer<br />
ovenfor:
7<br />
1. I de utleverte fradelingssakene er opplysning om tillatelse etter plan- og bygningsloven<br />
ikke referert. Protokollene mangler i noen saker erklæring om habilitet.<br />
2. Sakene mangler erklæring fra landmåler om at grunnboken er undersøkt og at partene er<br />
spurt om det foreligger andre bruksretter. I sakene er det ikke gitt begrunnelse for de<br />
tilfeller at grensemerking er utelatt.<br />
3. Det foreligger ikke dokumentasjon på arealregnskap, og at verdigrenser mht overført<br />
areal er vurdert ved grensejustering.<br />
4. Oppmålingsforretningen er ikke vedlagt egenerklæring fra kommunen, som vegeier, ved<br />
arealoverføring til offentlig veggrunn.<br />
AVVIK 4<br />
Utlevering av <strong>matrikkel</strong>informasjon skjer uten registrering av den som mottar nabolister.<br />
Avvik fra: Matrikkelloven § 30, jf. <strong>matrikkel</strong>forskriften § 12.<br />
Kommentar: Utlevering av opplysninger fra <strong>matrikkel</strong>en kan bare skje til registrerte brukere<br />
etter inngått avtale med <strong>matrikkel</strong>myndigheten eller dens representant. Krav om registrerte<br />
brukere gjelder ikke innsyn etter § 11 eller utlevering etter § 13. I forbindelse med registreringen<br />
skal mottakeren av informasjon underskrive på at de kun skal bruke informasjonen til det formål<br />
som er angitt.<br />
Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuene bekreftet at kommunen ikke foretar<br />
registrering av dem som får utlevert opplysninger fra <strong>matrikkel</strong>en. Kommunen har ikke rutiner<br />
for slik registrering.<br />
AVVIK 5<br />
Kommunen gir i noen tilfeller ikke forhåndsvarsel om tildeling av adresse.<br />
Avvik fra: Matrikkelloven § 21 og <strong>matrikkel</strong>forskriften § 50<br />
Kommentar: Det vises til <strong>matrikkel</strong>loven § 21: ”Før kommunen gjer endeleg vedtak om offisiell<br />
adresse, skal dei som vedtaket får verknad for, få høve til å uttale seg”. Jf. <strong>matrikkel</strong>forskriftens<br />
§ 50 sjuende ledd: ”Før kommunen tildeler … vegadresse, skal kommunen informere registrert<br />
eier og registrert fester”.<br />
Avviket bygger på følgende observasjoner: Intervjuet avdekket at kommunen i noen tilfeller<br />
ikke gir forhåndsvarsel til eier eller fester før tildeling av adresse til nye bygg. Kommunen<br />
informerer i noen tilfeller ikke om klageadgang på adressetildeling.
8<br />
5. Merknader<br />
Det ble gitt en merknad ved undersøkelsen:<br />
MERKNAD 1<br />
Manglende administrativt delegeringsreglement for vedtak etter <strong>matrikkel</strong>loven<br />
Merknaden bygger på følgende observasjoner: Delegeringsreglementet fra bystyret er sist<br />
oppdatert 26. januar 2010. Reglementet inneholder særskilt regulering av oppgaver etter<br />
<strong>matrikkel</strong>loven. Rådmannens fullmakter er ikke delegert til fagetatene.<br />
6. Gjennomføring<br />
Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter:<br />
Formøte ble gjennomført med telefonmøter og epostutveksling.<br />
Ved intervjuer den 13. november 2012 ble 7 personer intervjuet.<br />
Ved sluttmøte den 14. november 2012 ble det gitt en oppsummering med presentasjon av<br />
resultatene.<br />
I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.
VEDLEGG 1<br />
9
16<br />
VEDLEGG 2<br />
Dokumentunderlag for <strong>Kartverket</strong>s undersøkelse<br />
Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for <strong>Kartverket</strong>s<br />
undersøkelse.<br />
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------<br />
Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for<br />
undersøkelsen.<br />
1. Matrikkelloven med merknader<br />
2. Matrikkelforskriften med merknader<br />
3. Stedfesting av <strong>matrikkel</strong>enhets- og råderettsgrenser, standard, versjon 3.10.2011<br />
4. Føringsinstruks for <strong>matrikkel</strong>en, oppdatert 6.6.2012<br />
5. Kommuneplan<br />
6. Årsmelding for Sandnes kommune 2011<br />
7. Resultatvurdering byplan 2011<br />
8. Delegeringsreglement vedtatt 26.1.2010<br />
9. Rutiner for arbeid etter <strong>matrikkel</strong>loven i Sandnes kommune<br />
10. Saksmapper for 5 oppmålingsforretninger<br />
11. Oppslag i <strong>matrikkel</strong>en på konkrete <strong>matrikkel</strong>enheter basert på utlånte saksdokument
17<br />
VEDLEGG 3<br />
Deltakere på <strong>Kartverket</strong>s undersøkelse<br />
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Sandnes kommune under åpningsmøte<br />
og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.<br />
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------<br />
Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte<br />
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------<br />
Kristin Barvik Kommunaldirektør X X X<br />
Bjørn Totland Oppmålingssjef X X X<br />
Arne Lea<br />
saksbehandler delingssaker<br />
X X X<br />
Kirsti B. Aase<br />
Byggesaksmedarbeider<br />
servicekontoret X X X<br />
Åge E. Djuve Fagleder einedom X X X<br />
Judit Hobberstad<br />
Saksbehandler, fører bygg og<br />
adresse i <strong>matrikkel</strong>en X X X<br />
Bjørn Johannessen Landmåler og fører<br />
Matrikkelenhet og adresse X X X<br />
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------<br />
Fra <strong>Kartverket</strong> deltok Nils Arnt Moen og Sigurd Langeland med sistnevnte som tilsynsleder.