Brukermanual Mysoft v-9.pdf

Mysoft Idrett
Medlems og klubbnett for NGTFs lag
Brukermanual ved oppstart
SJEKKLISTE VED OPPSTART
OPPDATERT EGEN PROFIL (kap 2)
OPPDATERT INFORMASJON OM LAGET (kap 3)
TILDELT RETTIGHETER TIL STYRET (kap 4)
OPPRETTET ANLEGG (kap 5)
OPPRETTET TRENINGSSTEDER (kap 6)
OPPRETTET PARTIER (kap 7)
AKTIVERT SYSTEMET FOR MEDLEMMENE (kap 13 )
INNGÅTT AVTALE OM OCR KONTO (se kap. 9)
VARSLET OM AT FAKTURERING SKAL IGANGSETTES (se kap 13)
Side 1
Versjon 9- 16/5-2013

1: INNLOGGING
Det første bildet du vil møte når du tar i bruk systemet er innloggingsbildet. Her skal du normalt skrive inn
det brukernavnet og det passordet du har fått tilsendt. Ved første gangs innlogging må du som skal legge til
rette for bruken i ditt lag kanskje bruke ”Glemt passord” muligheten hvis du ikke allerede har fått tilsendt
passord.
Linken for å komme til innloggingssiden ligger som kobling på forbundets nettside. Når du klikker på Ikonet
for Mysoft til høyre på forbundet hjemmeside, så får du opp denne siden som er vist nedenfor.
Dette er samme innloggingsportal som alle medlemmene bruker når deres lag har blitt aktivert i portalen.
HUSK Å KONTAKTE NGTF v/Torill Aas Sundby, Arild Norderud eller Øistein Leren for å få aktivert
laget for dine medlemmer når du er klar til det.
Skriv inn e-post adressen din. Denne sjekkes mot den som ligger i systemet, og hvis det er samsvar vil du få
tilsendt e-post med brukernavn og passord. Dersom din e-post adresse også er knyttet til en annen person, så
vil du få feilmelding om at e-posten ikke er registrert. Da trenger du medlemsnummeret ditt i Mysoft basen
slik at du kan benytte det som Brukernavn. Du kan få dette ved å kontakte NGTF gjennom å sende e-post til
arild.norderud@gymogturn.no, oistein.leren@gymogturn.no eller torillaas.sundby@gymogturn.no.
Side 2

2: OPPDATERING AV EGEN PROFIL (denne siden ligger tilgjengelig på www.gymogturn.no)
Når du har fått tilsendt brukernavn og passord, så går du tilbake til innloggingssiden og bruker den informasjonen
du har fått tilsendt for å logge deg inn. Det første du så skal gjøre er å oppdatere opplysningene på
deg selv ved å følge anvisningene nedenfor.
Klikk på Min profil for å se igjennom opplysningene
om deg selv. Dette må du gjøre første gang du logger
deg inn i portalen.
Alle felt med rød stjerne må fylles ut!
Felt med krav om navn på foresatte forsvinner når
alderen på medlemmet er over 18 år.
Trykk lagre når du har fylt ut alt.
Ved forsøk på å lagre uten at alle pliktige felt er fylt
ut, vises manglende info med rødt øverst til venstre.
Fyll inn det som mangler og trykk ”Lagre” på nytt.
Side 3

3: STARTSIDEN, OPPBYGNING OG GRUNNFUNKSJONALITET,
INNSETTING AV PERSONER I VERV - TILDELING AV RETTIGHETER
Laget er knyttet til den krets som laget hører til i.
Ved innlogging kommer du automatisk inn med den
rolle og de rettigheter du har knyttet til din rolle i ditt
lag.
Dette er en knapp du kommer til å bruke veldig mye,
det er den som åpner opp de valgene du har bedt om.
Vi skal starte arbeidet med å opprette hvilke personer
som er medlemmer i styret i laget. Ved å definere
hvem dette er, så tildeles de roller slik at de får tilgang
til å utføre oppgaver for laget i Mysoft Idrett.
For å komme igang klikker du på pilene ved siden av
Styre/utvalg, og velger Styret i ditt lag. Hvis du skal
tildele roller, så benytter du de grønne plusstegnene
som står ved siden av medlemmene i listen nedenfor.
Ved å klikke på det grønne plusstegnet til høyre for
den aktuelle personen, så får du mulighet til å
legge til verv på denne personen. I vårt tilfelle her så
har vi valgt ”Angelina Jolie” til å være medlems
ansvarlig.
Ved oppstart er det i styret lagt inn fra vår side leder
og medlemsansvarlig. Dette er nødvendig for at dere
skal få startet opp. Etterpå vedlikeholder dere alt dette
selv. De personer som opprettes i styret får rettigheter
til å bruke portalen på vegne av laget.
Dersom du trenger andre Vervtyper, så må du kontakte
NGTF på e-post oistein.leren@gymogturn.no
Hvis du bare ønsker å se hvem som har ulike roller i
styret, så trykker du på valget ”Vis styre/utvalg”
Side 4

4: OPPDATERING AV LAGSINFORMASJON
Klikk på tegnet ved siden av Informasjon for å åpne
stedet for oppdatering av grunnleggende informasjon
om eget lag.
Her legger du inn de korrekte informasjonene. Noe
har blitt tatt med når vi konverterte alle lag i oppstarten
av prosjektet, men det er viktig at du vedlikeholder
denne informasjonen slik at den er oppdatert og
korrekt.
Du må huske å legge inn e-post til laget til eller til
lederen, da dette er den e-posten som brukes når
krets eller forbund kommuniserer med dere gjennom
systemet.
Du kan også legge inn lagets logo på denne siden.
Den vil da bli tatt med på fakturaer som sendes ut fra
laget.
I rubrikken for kontonummer skal du skrive det kontonummeret
som hører til den kontoen som dere har
inngått OCR avtale om, jfr kap. 11.
Logoen bør ikke være for stor.
Side 5

5: OPPRETTE ANLEGG
Det neste trinnet for å komme igang er å opprette
de anlegg og treningssteder dere har. Under menyen
Funksjoner klikker du på pilen ved siden av og velger
”Anlegg”.
Godkjenn valget ved å klikke på knappen ved siden
av valgboksen.
Da får du opp dette bildet, og klikker på ”Legg til ny”
Her må du fylle ut de rød feltene før du lagrer.
Anlegget skal/kan etterpå deles i flere saler dersom
dere har det. Dette er det neste trinnet og er kalt
treningssteder. I feltet for kommune er det kommunenummeret
som fylles inn, dette finner du på lagets
informasjonsside.
6: OPPRETTE TRENINGSSTED
Side 6
Når du har opprettet anlegget skal du opprette
”Treningssted”. Det kan være at dere bare har en
gymsal, og da blir det bare ett treningssted, men det
kan også være at dere har en apparatsal, et styrketreningsrom,
en idrettshall el.l.
Under ”Funksjoner” velger du nå ”Treningssted” og
godkjenner med knappen til høyre.

Når du har klikket på knappen ved siden av valgboksen
hvor du valgte Anlegg, så får du opp bildet til
venstre. Velg ”Legg til ny”
Når du skal registrere treningssted så MÅ du fylle ut
de feltene som har rød stjerne, mens de andre kan du
la være eller du kan ta de senere.
Vi håper riktignok at du tar deg tid til å sette merke
ved de utstyrstyper som finnes i dette treningsstedet.
Det kan være svært ulikt hvilket utstyr som er tilgjengelig
i de ulike treningsstedene, noe som vil
framgå etterhvert som du får lagret alle treningsstedene
dine.
Dersom dere har flere saler i en bygning, så blir det å
betrakte som flere treningssteder i samme anlegg.
Dersom dere trener både i gymsalen på en skole, og
i en idrettshall ved siden skolen eller et annet sted, så
blir det to anlegg.
Nedenfor har jeg laget et eksempel som viser hvordan
du kan bruke denne lista. Du setter hake ved
utstyrstypen og bruker fritekstfeltet for å fylle ut
opplysninger som du kan ha nytte av.
Grunnen til at vi etterspør disse opplysningene er at
vi på forbundsnivå ønsker å kunne bruke reelle data
for å kunne påvirke myndigheter til bedre
rammevilkår for dere. Det kan også være at denne
listen kan være en hjelp for dere til å holde oversikt
over utstyret, selv om den kanskje kan bli for enkel.
Side 7

7. OPPRETTE PARTI
Etter at treningsstedet er opprettet, så skal du opprette
partiene dine. Starten er som for opprettelse av
treningssted, men nå velger du parti.
Når du har valgt parti får du opp en side som ser slik
ut, og her velger du ”Legg til”
Side 8
I dette registreringsbildet må du også fylle ut alle
feltene som er merket med rød stjerne.
Navn på parti: Her velger dere det som dere har som
navn på partiene deres.
Status settes til Aktiv for partier som er i bruk.
Gren er det valget du må gjøre for at deltagerne skal
bli tellet riktig på idrettsregistrering.
Her finner du alle grenene som tilhører Gym og turn.
Dersom dere er et fleridrettslag og trenger andre
grener, så kontakter dere NGTF for å få opprettet
disse.
I forhold til Idrettsregistreringen vil systemet kun
telle opp de som er aktive på et parti. Personer med
verv telles med i kategori 301 (dette ordnes av systemet).
Når du oppretter partiet så må du velge datoer for
start og slutt. Selve treningstidene skal vi legge til i
neste trinn.
Du må også sette inn prisen som deltagerne skal betale
for å delta på partiet. Faktureringen vil starte på
den datoen dere setter som startdato, og går deretter
daglig.
Hvis dere ønsker muligheten for å gi søskenmoderasjon
eller å kunne tilby å trene på flere partier for en
pris, så må dere velge å sette ”Overstyr pris” til Ja. Se
mer detaljer i kapittel 13.
Du må velge om partiet er åpent eller lukket, dvs i
forhold til hvem som kan få melde seg på.

Systemet vil lage ventelister for de som melder seg
på et parti etter at det antall plasser dere har bestemt
er brukt opp. Ventelisten genereres kronologisk etter
påmeldingstidspunkt fra godkjente medlemmer. Ved
nyinnmelding blir ikke ønsket om plass registrert før
dere har godkjent de som medlem. Det er dere som
lag bestemmer hvem som tilbys plass i henhold til de
regler dere har.
Under ”Hovedinnhold” er det listet opp en god del
stikkord som vi håper dekker det som skjer på dette
partiet.
Dette er utfyllende informasjon om hvilken aktivitet
som foregår på dette partiet, og det vil kunne være
nyttig informasjon for de som har lyst til å begynne,
og samtidig gir det krets og forbund en mulighet til
å tilby kurs i forhold til de aktivitetene som foregår.
Her er det fint om dere setter så mange kryss dere
trenger for å beskrive hovedinnholdet.
Vi har også bedt dere sette kryss for å markere om
det er breddeaktivitet eller konkurranseaktivitet slik
at vi får en bedre oversikt enn vi har hatt tidligere når
vi har registert i Idrettsregistreringen.
Når dette er gjort trykker du Lagre.
Når du har lagret partiet, så klikker du på blyanten
for å redigere mer på partiet, da får du tilgang til å
legge inn når dette partiet trener.
Det gjør du ved å velge ”Treningstider” og får da opp
bildet nedenfor.
Her må du må sørge for å fylle ut / gjøre valg innen
hvert tema slik at det passer med de tider og steder
som det aktuelle partiet trener. Det er mulighet for
flere økter daglig hele uka.
Denne prosedyren må gjøres for alle partier som
skal opprettes, men ved neste semester så bruker du
de registreringene du nå har gjort og bare oppdaterer
endringer. (Dette vil bli ivaretatt først når denne
muligheten er ferdigutviklet, jfr side 23)
Side 9

8: KNYTTE MEDLEMMER TIL PARTIER
Ved første gangs bruk av systemet, har du to muligheter
til å få knyttet utøvere til parti. Du kan enten gå
inn på en og en utøver og velge partiet som han skal
være knyttet til slik som det blir vist i denne veiledningen,
eller du kan be medlemmene selv logge seg
på og velge partiet de skal delta på. I neste sesong kan
du oppdatere hele partier samtidig.
Før du begynner å knytte enkeltutøvere til partier, så
kan det være gunstig å gjøre et utvalg av medlemsmassen
slik at du lettere ser at du har fått med deg
alle. Til venstre er vist to ulike søk basert på å finne
de som er født før eller etter en bestemt dato, i vårt
tilfelle 01.01.2005. Da kan du få fram en liste som du
igjen kan sortere etter alder, eller fødselsdato eller
noen av de andre kolonnene som står der.
Når du så skal knytte personer til partier, så klikker
du på personikonet og får opp bildet nedenfor.
I dette bildet klikker du på ”Nytt parti”
og får muligheten til å knytte person til
parti.
Side 10

I det vinduet som da kommer opp velger du hvilket
parti du vil koble denne personen til. Du får bare opp
partier som passer til denne personens alder.
Når valget er gjort vil du kunne se hvilken status
denne personen får, om han blir påmeldt eller om
han blir satt på venteliste. I vårt tilfelle ble det ventelisteplass.
Når du så trykker på ”Send påmelding” får du opp en
kvittering på at det er sendt e-post til denne personen
om at han er påmeldt dette partiet, og han vil
også få oppgitt status i forhold til om han er kommet
med eller har blitt satt på venteliste.
Personen vil også kunne se denne informasjonen på
sin profil.
TILDELE PLASSER FRA VENTELISTE
Side 11
Ventelistene opprettes automatisk hvis du har valgt at
det er venteliste på partiet. Systemet tildeler plasser
til deltagere etter hvert som de melder seg på, og
det sendes e-post kvittering når de har meldt seg på.
Dette gjelder for de som allerede er godkjente som
medlemmer. Nyinnmeldte medlemmer kommer
inn på listen ved godkjenningstidspunktet. De som
kommer på venteliste, får beskjed om at de er på liste,
men ikke om hvilken plass. Det er dere som lag som
kan bestemme hvem som får plassen, basert på den
politikk dere har valgt for det. Dette gjøres ved å velge
”Administrasjon av partier”, søke opp det partiet
du vil gjøre noe med, og så får du opp en liste som
vist ovenfor.
Dere ser der rangeringen, men dere velger likevel
fritt hvem av de på venteliste som du vil tilby plassen.
Gjennom dette kan du også overstyre antallet plasser
på partiet.

9: MELDE DEG INN SOM NY MEDLEM (Denne siden ligger også tilgjengelig på gymogturn.no)
Det er to ulike innganger til Medlemsnettet for ditt
lag på NGTFs hjemmeside. I menylinjen øverst
finner du teksten Mysoft Idrett. Denne bringer deg
til en side hvor du finner de av våre lag som har tatt
systemet i bruk og hvor du kan melde deg inn i laget
og melde deg på partier samtidig. Klikker du på dette
menyvalget kommer du til denne undersiden.
Her finner du laget ditt og klikker på lenken til ditt
lag, da kommer innmeldingsbildet opp slik som vist
nedenfor. Du må fylle inn alle nødvendige opplysninger
før du kan sende inn påmeldingen din.
Påmelding av barn skjer i barnets navn da systemet
kun tilbyr partier som samsvarer med alderen til
medlemmet. Dersom personen er under 18 år, så
må også foresattes navn og en del personalia oppgis.
Dette styres også av systemet når fødselsdatoen blir
oppgitt.
Du må også gjøre valg i forhold til om du vil motta
SMS med bekjeder fra laget/treneren din. Dette koster
kr. 3,- pr. SMS. Du må også velge om du vil tillate
reklame fra krets / forbund / lag i e-post sendinger
og om du tillater at det kan tas bilde av deg / ditt
barn i aktivitetssammenheng. Du må også bekrefte at
du har lest vilkårene for å bli medlem slik de finnes i
NIFs lover.
Som det vises på siden, må du oppgi fødselsdato for
å få tilgang til aktuelle partier som dette laget tilbyr.
Ved nyinnmelding til lag, vil det kunne ta noe tid
før du får bekreftelse på plass fordi medlemsskapet
må godkjennes av lagets ledelse før innmeldingen er
ferdig registrert.
Side 12

10: LOGGE DEG INN MED MEDLEMSNUMMER OG PASSORD (denne siden ligger tilgjengelig på
gymogturn.no)
Du får tilsendt medlemsnummer og passord når ditt
medlemsskap er godkjent. For å logge deg inn på din
profil klikker du på knappen til venstre på forsiden
til Gym og turn.
Da får du opp følgende bilde og kan logge deg inn på
din egen profil.
Her vedlikeholder du dine egne opplysninger som
adresse, telefonnummer, e-post med mer. Det er også
her du kan melde deg på partier.
Dersom du ønsker å melde deg av et parti, må du
kontakte lagets ledelse for at de skal kunne endre din
status på det aktuelle partiet fra ”Påmeldt” til ”Sluttet”
Side 13

11: OPPRETTELSE AV OCR-KONTO TILPASSET BRUK I MYSOFT
Det enkelte lag må først opprette en OCR-avtale med
sin egen bank. Denne OCR-avtalen skal knyttes til
NGTF sitt kundeforhold med Dnb slik at betalingene
blir registrert og informasjonen om betalingsstatus
på det enkelte medlem oppdateres i medlemsdatabasen
og er tilgjengelig for laget.
Dere må opprette en avtale med egen bank, og dere
må ved inngåelsen av OCR avtalen opplyse om følgende:
- Lengden på KID er 20 tegn
- Det brukes Modulus 10
I tillegg må dere oppgi hvem som er mottaker av
konteringsdata. Dette er DNB Connect, og KundeenhetsID
er 118125. Disse to siste informasjonene er
de som knytter lagets OCR-avtale sammen med den
sentrale avtalen slik at informasjonene oppdateres på
det enkelte medlem.
Når dere så har fått avtalen med banken deres, tar
dere kontakt med vår kontaktperson i DnB på følgende
kontaktinfo:
Kristin Nilsen
Cash Management
Tlf: 907 18 441
E-post: kristin.consani.nilsen@dnb.no
Hun vil hjelpe dere med å knytte deres avtale sammen
med den overordnede avtalen for NGTF i Nets.
Oppgi gjerne følgende referanseinformasjon:
MYSOFT Idrett for NGTF
Kontaktperson hos NGTF er Arild Norderud,
e-post: arild.norderud@gymogturn.no (fram til
august 2013 kan Øistein Leren kontaktes)
Her står navnet på lagets
bank.
Her fyller dere inn informasjon
om eget lag i de aktuelle
rubrikkene.
Her skal det stå
kryss i ruten for
MOD 10
Her skal det tallet
20 i rubrikk for
atntall siffer
Her skal det stå kryss på
OCR.
Her skal det stå kryss i pkt
B.
X
Kundeenhets ID
er 118125
Her skriver du
inn
DNB Connect
Betaling med kort, se kap. 26 side 24.
Side 14

12: ØKONOMISKE FORHOLD, PRAKTISK ORGANISERING
GEBYR PÅ FAKTURAER
Systemet ble vedtatt finansiert gjennom de gebyrene
som legges på fakturaene som går fra laget til
medlemmet. Fakturagebyret er laget slik at hvis dere
velger halvårlig fakturering så er gebyret kr. 20,-
hvorav dere beholder kr. 5,- (25%) i eget lag. Dere vil
motta en faktura fra NGTF hvert halvår på resten av
gebyrene, kr. 15,- (75%). Ved hyppigere fakturering
er gebyret satt lavere. Gebyrsatsen styres automatisk
av systemet.
Det er ingen gebyr på fakturaer fra forbundet til
lagene.
Det er dere som lag som mottar hele gebyrsummen
ved innbetaling fra medlemmene, men dere vil altså
få en faktura to ganger pr. år som utgjør 75% av det
dere har mottatt i gebyrer det halvåret.
BETALING FOR SMS BRUK
Kostnadene ved SMS-bruk dekkes av mottakeren av
SMS-ene som sendes. Det er kr. 3,- pr. SMS slik at
den løsningen må brukes med omtanke. I utgangspunktet
er profilene til medlemmene satt slik at de
har reservert seg mot å motta SMS, så de må selv
aktivt gjøre en endring der for å kunne motta viktige
beskjeder fra dere.
NGTF betaler for abonnementsløsningen og driften
av denne ordningen gjennom de inntekter som bruken
av løsningen genererer.
OVERSTYRT PRIS
Dette gir muligheten til å ha et system med søskenmoderasjon,
eller at man tilbyr en pris pr halvår og
gjennom den gir muligheten til at medlemmene kan
trener på flere partier.
Valget gjøres for hvert enkelt parti, og i utgangspunktet
er det satt til at det ikke er overstyrt pris, dvs
”Nei”, noe som betyr at prisen er fast og lik for alle.
Med dette valget iverksettes fakturarutinene automatisk.
Når du går inn på oversikten over medlemmene på
et slikt parti, så ser listen eksempelvis slik ut. Her
ser du at det ikke er mulig å gjøre noe med prisene, i
motsetning til hvis det er valgt ”Ja” på overstyrt pris.
Da ser listene eksempelvis slik ut og du kan endre
prisene enkeltvis.
Hvis det er valgt å bruke ”Overstyrt pris”, så må
prisen på de enkelte medlemmene godkjennes individuelt
før fakturering finner sted.
Side 15

13: AKTIVERING AV PORTALEN FOR MEDLEMMENE
Dette må gjøres av forbundet for at medlemmene
skal få tilgang!
Ta kontakt med Øistein Leren på e-post:
oistein.leren@gymogturn.no eller på tlf 92445585
(dagtid).
Ved aktivering sendes det ut e-post med brukernavn
og passord til alle registrerte medlemmer, samt at
det blir åpen for innmelding av nye medlemmer og
påmelding til partier for både gamle og nye medlemmer.
Igangsetting av faktureringen må også gjøres av
NGTF ved første gangs oppstart. Ta kontakt med
Øistein Leren som oppgitt foran.
14: MEDLEMSKONTINGENT I FORHOLD TIL PRIS PÅ PARTI (TRENINGSAVGIFT)
I følge NIFs lov er det en stor prinsipiell forskjell på
medlemskontingent og treningsavgift. Medlemskontingenten
gir et medlem rettigheter og plikter, slik
som stemmerett og valgbarhet på årsmøtet.
Treningsavgiften er betalingen for å få trene på et
parti. De lag som i dag har en felles avgift hvor ”medlemskontingenten”
er i denne summen, må gjøre de
nødvendige endringer for å skille på disse. Kontingenten
knyttes til begrepet ”Medlemskategori”, mens
treningsavgiften knyttes til prisen på partier, slik som
vist i kapittel 7.
Side 16

15: VEDLIKEHOLD OG KVALITETSSIKRING AV MEDLEMSINFORMASJON
Det er viktig at dere vedlikeholder dataene deres, og
følger opp medlemmene slik at det blir så gode data
som mulig.
Ved å trykke på ”Liste” når du har fått opp startbildet
for medlemsadministrasjon, så vil du få opp liste over
alle de som er registrert som medlemmer i deres lag.
Bildet som er vist her viser at det mangler mobilnummer
på 5 øverste, og det mangler e-post på den
øverste og tre til under der. Både e-post og
mobilnummer er helt nødvendige for at
systemet skal fungere.
Dere må da enten be de som har mangler på sine
informasjoner om å ordne dette selv, se kap 2, eller så
kan dere også legge inn denne informasjonen direkte.
Brukerveiledningen for å vedlikeholde egen profil
ligger også på www.gymogturn.no under menyvalget
Mysoft Idrett i øverste menylinje.
Du kan sortere listen over medlemmene etter de
ulike overskriftene ved å klikke på overskriftene.
Klikker du på ”Alder” så får du de i aldersrekkefølge,
og klikker du ”Alder” en gang til så byttes rekkefølgen.
Tilsvarende kan du gjøre på alle overskriftene og
dermed lett finne de som mangler noe eller hvor det
kan være helt klart at det er feil i dataene.
Side 17

16: EXPORT AV DELTAKERLISTER TIL EXCEL
Det er to steder hvor du kan få opp deltakerlister
for partier, og også muligheten til å eksportere de
til excel. Den muligheten som gir et utdrag som har
den mest relevante informasjonen finner du når
du velger ”Administrasjon delt. parti” under funksjoner,
og der velger det aktuelle partiet. Da får du
opp et bilde som vist til venstre, og kan velge om
du vil eksportere til excel ved å klikke på ikonet for
eksport.
Du kan også eksportere til excel når du har valgt et
parti ved hjelp av Utvalg og Parti. Den listen du da
får opp inneholder ”all” informasjon om de aktuelle
medlemmene, og er slik sett ikke egnet til bruk for
trenere for partiene, men kan være aktuell i noen
sammenhenger for ledelsen i lagene.
Side 18

17: UTSENDELSE AV SMS TIL PARTIER
Du kan sende SMS med beskjeder på inntil 160 tegn
til partier eller til andre utvalg av medlemsmassen.
Ved utsendelse til partier, starter du med å velge Partiet
under Administrasjon delt. parti, og der klikke
på ikonet for SMS (mobiltelefonen).
Du får da opp et bilde med oversikt over de som står
på lista, og du kan fjerne de som eventuelt ikke skal
motta beskjeden ved å dobbeltklikke på de aktuelle.
Deretter skriver du inn meldingen og hvem meldingen
kommer fra.
Klikker på send.
Du får et kontrollspørsmål, og tilslutt får du en bekreftelse
på at SMS blir sendt.
HUSK AT DET ER MOTTAKEREN SOM BETALER
FOR SMS-EN (kr 3,-) og at mottakeren må ha gitt
tillatelse til å ta i mot SMS i sin egen profil for at
dette skal fungere.
Side 19

18: ØKONOMIRUTINER
Mysoft inneholder ganske mange økonomirapporter
og muligheter for å følge opp innbetalingene. I menyvalget
for funksjoner, finnes disse rutinene under
”Økonomirapporter”
Innlesingen av data i systemet foretas daglig fra
NGTF sentralt. Innbetalinger som er gjort med KID
vil da bli oppdatert på det enkelte medlem, mens
laget også kan ta ut ulike oversikter.
Det første valget er ”Økonomisk oversikt”, og her ser
du at det er mulighet for å søke dypere inn i datamaterialet
ved å klikke på + tegnet foran linjene.
Denne muligheten foreligger i mange rapporter slik
at man kan komme ned på medlemsnivå og både se
status og gjøre korrigeringer.
Klikker man på ”Status på uteståede fordringer” så
får man igjen en oversikt hvor man kan gå inn på det
enkelte medlem og se status og endringer.
Du kan også få oversikt over hvem og hva som er
utestående på det som er purret 1. gang og tilsvarende
for 2. gang.
19: FAKTURA OG PURRERUTINER
Faktura sendes automatisk første natt etter det som
laget har definert som dato for start av fakturering,
jfr punkt 7 side 8. Deretter sendes det fakturaer hver
natt på de som ikke har blitt sendt ut tidligere.
Det er ikke satt gebyr på purringene.
Dersom noen betaler for mye, vil det bli registrert
som ”Forhåndsbetaling”, og dette vil bli trukket fra
neste gang det sendes faktura til dette medlemmet.
Systemet sender purringer hver 14. dag etter fakturadato
på den enkelte faktura. Dette skjer tre ganger
automatisk. Deretter må den enkelte purres opp
manuelt gjennom at dere sender kopi av faktura, eller
at dere tar kontakt direkte med medlemmet.
Side 20
Faktura til mindreårige (under 18 år) sendes til oppgitt
fakturadresse. Hvis den ikke er fylt ut sendes den
til foresattadresse. Dersom den ikke finnes, sendes
den til medlemmet selv. I fall noen ikke har e-post, så
sendes fakturaen til lagets e-post for manuell utsending.

20: ØKONOMI - RAPPORTER OG OVERSIKTER
Systemet gir mulighet til å hente ut posteringsjournaler
for ulike perioder til bruk i regnskapet og ved
avstemming av bank.
De ulike valgene her finnes under ”Økonomirapporter”
i Funksjonsmenyen.
Når du ber om valget Faktura og betalingsjournal,
så vil det komme en liste over alle bevegelser i perioden,
og nederst finner du en journal som splitter
inntektene på de ulike regnskapskontiene, slik som
vist nedenfor. I eksempelet nedenfor er de detaljerte
bevegelsene som står først i rapporten klippet vekk.
Side 21

21: KREDITERING, GODSKRIVING, UTMELDING AV MEDLEMMER.
Informasjon om økonomiske forhold knyttet til
enkeltmedlemmet finner dere ved å klikke på dollartegnet
bak navnet når medlemmene er listet opp, jfr.
punkt 8, side 10 i manualen.
Når du har klikket på dollartegnet kommer dette
bildet opp.
Her foreligger to muligheter, vist ved henholdsvis en
blyant og et dollartegn.
Klikker du på blyanten får du opp muligheten til å
sende kopi av fakturaen, eventuelt gjøre endringer i
fakturaen. Det er også her du kan danne kreditnota
på hele eller deler av beløpet.
NB! Navn vil vises der hvor det her er grå bokser.
Klikker du på dollartegnet, så får du mulighet til å
registrere manuell innbetaling eller avskrive hele eller
deler av beløpet.
BETALT FOR MYE PÅ EN FAKTURA, OG FOR
LITE PÅ EN ANNEN.
Det er mange familier i våre lag, og flere barn er
gjerne med. Da kan det bli betalt feil beløp, på ulike
fakturaer, men riktig beløp totalt. Dette kan løses
ved å ”utbetale” det som er betalt for mye på den
ene fakturaen, og registrere manuell innbetaling på
tilsvarende beløp på den fakturaen hvor det er betalt
for lite.
Da viser systemet riktig status på den enkelte, og
beløpene i banken deres stemmer fortsatt. Hvis det
fortsatt er betalt for lite, så vil det bli sendt purringer
på det som mangler. I motsatt fall vil systemet registrere
dette som forhåndsbetaling og gjøre fratrekk på
neste nye faktura til samme medlem.
Side 22

22: NY SESONG
Se kapittel 7, side 8.
Mysoft holder oversikt over den totale aktiviteten
i løpet av året, og det er dermed både et system for
den daglige aktiviteten i den enkelte sesong, samtidig
som det er lagets arkiv over hvem som var med på de
ulike partiene i de ulike sesongene og årene.
Ved ny sesong må alle de partiene som skal være i
aktivitet den kommende sesongen opprettes som nye
partier, slik som beskrevet i kap. 7. side 8.
Det vil bli utviklet en mulighet til å ta utgangspunkt i
et tidligere parti for å lette dette arbeidet. pr. 16.05.13
er dette ikke ferdig utviklet, men vil komme så snart
vi får det på plass.
23: NYTT STYRE
Se kapittel 3, side 4.
Systemet er rettighetsstyrt. Det vil si at det er de som
har en definert funksjon som kan gjøre ulike handlinger
i systemet. Det er laget selv om vedlikeholder
dette gjennom at når man har valgt nytt styre, så
tildeler forrige styre rettigheter til de nye personene
ved at de blir tildelt sitt verv i portalen. Deretter
avsluttes avgående styrepersoners verv ved å sette de
til Passiv fra den angitte dato.
24: RETTIGHETER FOR TRENERE
Hovedtrenerne har rettigheter knyttet til sitt parti. De
har dermed mulighet til å lage lister og sende e-post
eller sms til deltagerne. Hovedtrener har også innsyn
i sine deltageres innbetalinger av treningsavgift.
Hjelpetrenere har ikke disse rettighetene.
25: TRENERLISENSER
Alle lag skal vedlikeholde trenerlisensene i Mysoft
fra og med sesongen 2013/2014. De lag som har
tatt i bruk Mysoft vedlikeholder dette gjennom at
trenere blir koblet til partiene, og dermed er de også
registrert som aktive trenere som skal ha trenerlisens.
Dette gjelder også hjelpetrenerne.
Side 23

26: BETALING MED KORT
- Betaling med kort er i stedet for at faktura sendes ut
som e-post.
- Betaling med kort fungerer bare overfor personer
som allerede er godkjent som medlemmer i systemet
deres.
- Betaling med kort forutsetter at dere også inngår
avtale med Nets om kortbetaling, knyttet til den samme
avtalen som skissert i kapittel 11.
- Betaling med kort kan ikke brukes i kombinasjon
med overstyrt pris.
- Betaling med kort er en løsning som vil være gjeldende
for alle partier.
- Betaling med kort gjelder for treningsavgift, ikke
medlemskontingent.
Du velger muligheten for kortbetaling under rubrikken
Informasjon.
Ved bruk av denne muligheten foregår betaling gjennom
tredjepart, mens informasjonen for oppdatering
i medlemssystemet kommer gjennom OCR-filene.
Ved opprettelse av nye partier, da må du velge ”Nei”
på punktet overstyrt pris.
Grunnen er at ved betaling med kort, så foretas
betalingen umiddelbart, noe som vil være umulig å
kombinere med at det skal være en individuell godkjenning,
justering av pris.
Side 24

27: OVERGANG TIL NYTT ÅR
Medlemskontingenten og fakturering av denne
forholder seg til hvilken status medlemmet har ved
faktureringstidpunktet (normalt januar hvert år).
Dere må gå igjennom medlemslisten før fakturaene
sendes ut og sette de som ikke skal være medlemmer
lenger til status ”Utmeldt” og oppgi dato for utmelding.
Faktura for treningsavgift følger påmelding på parti,
så den ordner seg selv i sammenheng med deltagelse
på parti eller ikke.
Side 25