Navigare 1 2013
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Skipsregistrene digitaliserer:<br />
Skreddersydde elektroniske<br />
I løpet av de to siste årene har<br />
Skipsregistrene, en avdeling i<br />
Sjøfartsdirektoratet, vært på<br />
en spennende reise gjennom<br />
arkivenes verden. Resultat:<br />
Rundt 17 000 mapper<br />
tilhørende norskregistrerte<br />
fartøy er digitalisert.<br />
Tone Olsen Risnes<br />
Seniorrådgiver<br />
Skipsregistrene<br />
Sjøfartsdirektoratet<br />
Bjørn Tore Fasmer<br />
Rådgiver<br />
Skipsregistrene<br />
Sjøfartsdirektoratet<br />
Hvert skip har sin historie å<br />
fortelle, og i den nye digitale<br />
plattformen er informasjonen<br />
indeksert og tilgjengeliggjort<br />
– både i dag og<br />
for framtiden.<br />
STOR JOBB: I løpet av prosjektperioden er rundt<br />
to millioner sider skannet. Nye tinglyste dokumenter<br />
blir lagt rett inn i det nye arkivet, og det<br />
opprettes ikke lenger fysiske mapper i det gamle<br />
arkivet. <br />
FOTO: HAAKON NORDVIK<br />
Riksarkivet stiller<br />
strenge krav til statlige arkiver.<br />
For Skipsregistrene<br />
begynte arbeidet med omleggingen<br />
fra papirbasert til<br />
elektronisk for arkiv i<br />
2007. Målet med det nye<br />
arkivet var å oppfylle kravene<br />
til deponering og<br />
overlevering av elektronisk<br />
arkivmateriale.<br />
Da Norsk Internasjonalt<br />
Skipsregister (NIS) ble opprettet i<br />
1987 ble det bestemt at skipenes registerblad<br />
skulle føres elektronisk. Skjøter,<br />
pantedokumenter og andre tinglyste dokumenter<br />
har hele tiden vært oppbevart i<br />
registerets fysiske gjenpartsarkiv. Det er<br />
dette som nå er blitt digitalisert.<br />
Skipsregistrene var i dialog med de<br />
store leverandørene av elektroniske arkivsystemer.<br />
Spørsmålet var om de planla å<br />
levere arkivkjerner basert på Riksarkivets<br />
nye Noark-5 standard. Den nye standarden<br />
er en arkivkjerne som kan brukes for alle<br />
typer arkivdanning, uavhengig av teknologisk<br />
løsning og type organ. Kjernen passet<br />
derfor Skipsregistrenes prosjekt.<br />
Det skulle vise seg at ingen enda<br />
hadde utviklet et slikt system. Kun fullstendige<br />
saksbehandlingsløsninger var<br />
tilgjengelige. Ønsket var imidlertid en<br />
kjerne som kunne integreres i Skipsregistrenes<br />
fagapplikasjon. Her skjer arkivdanningen<br />
etter at saksbehandlingen er<br />
sluttført. Det er de ferdig tinglyste dokumentene<br />
som danner grunnlag for rettsvernstidspunkt,<br />
og som er arkivverdige.<br />
SKREDDERSYDDE ARKIVET<br />
Det ble til slutt bestemt å nedsette et prosjekt<br />
for egenutvikling av et skreddersydd<br />
elektronisk arkiv, basert på Riksarkivets<br />
nye standard. Etter en anbudsprosess falt<br />
valget på Boos AS, utvikler og vedlikeholder<br />
av etatens eget fagsystem. Hele arkivsystemet<br />
ble utviklet i løpet av 2009.<br />
Integrasjonen inngikk som en naturlig<br />
del av videreutviklingen av fagapplikasjonen.<br />
I løpet av prosjektet ble spesifikasjonen<br />
til Noark-5 endret flere ganger, noe<br />
utvikleren måtte forholde seg til. Noark-5<br />
ble ferdigstilt av Riksarkivet i mars 2011.<br />
Det har vært stor interesse knyttet til<br />
Skipsregistrenes løsning, og den ferdige<br />
kravspesifikasjonen er delt med flere andre<br />
offentlige etater, som Trondheim Byarkiv<br />
og forsvaret. Representant fra Skipsregistrene<br />
har også holdt foredrag om prosjektet<br />
for Norsk arkivråd og Confex. Prosjektet<br />
har høstet mye interesse i arkiv-Norge.<br />
FRA PAPIR TIL PDF<br />
I løsningen var også en ny og forbedret<br />
postjournal. Den tidligere postjournalen<br />
46 | <strong>Navigare</strong> 1 - <strong>2013</strong>
Change language