PDF-fil - Aalborg Universitet
PDF-fil - Aalborg Universitet
PDF-fil - Aalborg Universitet
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
AdmINISTRATIONENS åRSBERETNING<br />
2012<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
1
åRSBERETNING 2012<br />
AAU’S FæLLESAdmINISTRATION<br />
REdAkTION<br />
Peter Bjørn Bjerre og<br />
Mette Marie aBildgaard<br />
ledelsessekretaritatet<br />
TRyk<br />
novagraf<br />
Marts 2013<br />
ANTAL<br />
100 stk.
UNIVERSITETSdIREkTøRENS<br />
FORORd<br />
Med fællesadministrationens årsberetning præsenteres<br />
de strategiske indsatsområder og former<br />
for ledelsesstøtte, som universitetets administration<br />
har sat op som målsætning og arbejder ud fra<br />
for at kunne levere den mest effektive, serviceorienterede<br />
og retmæssige ledelsesstøtte på <strong>Aalborg</strong><br />
<strong>Universitet</strong>.<br />
Fællesadministrationens strategi er udarbejdet for<br />
perioden 2010-2015 og udmøntes af de enkelte afdelinger.<br />
I årsberetningen er medtaget en oversigt<br />
over strategiens 25 mål samt en midtvejsstatus for<br />
afdelingernes udmøntning heraf.<br />
Årsberetningen giver en kortfattet samlet oversigt<br />
over de væsentligste tiltag og indsatser, som de enkelte<br />
afdelinger i fællesadministrationen har udført<br />
i løbet af 2012, suppleret med relevante nøgletal for<br />
produktionen.<br />
Generelt set for året 2012 har den fortsatte vækst<br />
på <strong>Aalborg</strong> <strong>Universitet</strong> i form af bl.a. det største<br />
optag af nye studerende i universitetets historie<br />
samt åbning af ny samlet campus i København, sat<br />
et stort præg på opgaveløsningen i alle afdelinger<br />
i fællesadministrationen. <strong>Universitet</strong>et har på blot<br />
fire år fordoblet sit optag af nye studerende og det<br />
har ikke mindst betydet udbud af nye uddannelser,<br />
indgåelse af nye lejemål og renoveringer af eksisterende<br />
bygninger, flere ansættelser af både VIP<br />
og TAP, større budgetter og stigende omsætning.<br />
Af større organisatoriske omlægninger blev det i<br />
2012 besluttet, at <strong>Aalborg</strong> <strong>Universitet</strong> skal omlægge<br />
til koncern it, hvilket betyder en sammenlægning<br />
af de nuværende it-afdelinger til en sammenhængende<br />
fælles it-organisation. Den nye organisation<br />
falder på plads i begyndelsen af 2013.<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
3<br />
I slutningen af 2012 blev den første<br />
fase med en ny arbejdsmiljøproces<br />
indledt, idet alle medarbejdere<br />
har fået tilsendt et<br />
spørgeskema vedr. det fysiske<br />
og psykiske arbejdsmiljø.<br />
HR-afdelingen er<br />
tovholder for forløbet, der<br />
vil løbe over tre år.<br />
Siden 2011 har universitetets<br />
administration været i<br />
gang med projekt God Administrativ<br />
Praksis. Baggrunden<br />
for projektet var, at ministeriet har<br />
udmeldt administrationseffektiviseringer,<br />
der på <strong>Aalborg</strong> <strong>Universitet</strong> udgør ca. 10 mio. kr. i<br />
2012 og 20 mio. kr. i 2013 og fremover. Vi har derfor<br />
søsat et projekt, der skal føre til optimering af den<br />
administrative praksis på universitetet ved bl.a. at<br />
gøre systemer, processer og sagsgange tidssvarende<br />
og effektive, således der kan frigøres ressourcer<br />
til andre formål. I 2012 har fokus været at få udvalgt<br />
og igangsat de projekter, som kan føre til relevante<br />
effektiviseringer, ligesom der er blevet arbejdet<br />
med at forankre Lean som en grundlæggende del<br />
af universitetets administrationskultur.<br />
PeTeR PLenGe
FællesadMinistrationen<br />
Fællesadministrationen består af 6 afdelinger samt<br />
dele af AAU Innovation og Forskningssekretariatet<br />
under Det Teknisk-naturvidenskabelige Fakultet. Fra<br />
1. marts 2013 er it-afdelingen henlagt under den nye<br />
it-organisation.<br />
Mission<br />
Fællesadministrationen er universitetets teknisk-administrative<br />
rygrad* og kollektive hukommelse , den centrale<br />
universitetsledelses højre hånd og garant for, at universitetet<br />
overholder gældende love og rammer.<br />
Værdier<br />
Fællesadministrationen bygger på AAU’s overordnede værdigrundlag:<br />
ÅBenHeD<br />
SAMARBejDe<br />
KReATIVITeT<br />
LeDeLSeSSeKReTARIATeT<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
4<br />
STUDIeFoRVALTnInGen<br />
UNIVERSITETSdIREkTøR<br />
mISSION, VISION OG VæRdIER<br />
<strong>Universitet</strong>ets værdier skal gennemstrømme den administrative<br />
virksomhedskultur, så fællesadministrationen opleves<br />
som en imødekommende og brugervenlig serviceorganisation.<br />
Ledere og medarbejdere skal stræbe efter at<br />
forene en solid faglig kompetence med god dømmekraft og<br />
professionel holdning – også i vanskelige og konfliktprægede<br />
sager. Fællesadministrationen vil til stadighed stræbe<br />
efter, at de personlige relationer indadtil mellem kolleger<br />
og udadtil i forhold til brugerne er båret af tillid, respekt og<br />
ansvarlighed. Der skal være rum for samtale og fremlæggelse<br />
af forskellige synspunkter og holdninger i situationer,<br />
hvor meninger brydes. Ledere og medarbejdere har et fælles<br />
ansvar for, at personlige konflikter og uoverensstemmelser<br />
tages op så snart som muligt, så de ikke udvikler<br />
sig til bremseklodser for trivsel og tillid på arbejdspladsen.<br />
HR-AFDeLInGen<br />
ØKonoMIAFDeLInGen<br />
Vision<br />
I perioden 2010-15 vil fællesadministrationen fokusere på:<br />
• At bistå universitetets ledelse med at udvikle visioner og<br />
strategier, som kan fastholde og forbedre AAU’s position<br />
som et innovativt og internationalt orienteret universitet<br />
med stærke, i vidt omfang tværfaglige forskningsmiljøer<br />
og attraktive uddannelser med gode beskæftigelsesmuligheder.<br />
• At prioritere miljø, sundhed og socialt ansvar som vigtige<br />
indsatsområder i bestræbelsen på at fastholde og<br />
videreudvikle AAU som en god arbejdsplads for ansatte<br />
og studerende.<br />
• At foretage løbende kvalitetstjek af de administrative arbejdsprocesser,<br />
fremme en åben og samarbejdende virksomhedskultur<br />
og udvikle administrative arbejdsprocesser<br />
og -metoder, der binder universitetets administration<br />
sammen både horisontalt og vertikalt.<br />
• At udvikle sikre og brugervenlige administrative informations-<br />
og kommunikationssystemer.<br />
• At udvikle og vedligeholde et godt campusmiljø med velfungerende,<br />
attraktive og miljøvenlige fysiske rammer<br />
for universitetets ansatte, studerende og andre brugere.<br />
• At fastholde og videreudvikle AAU som en central regional<br />
drivkraft i nordjylland, esbjerg og København og et førende<br />
universitet med hensyn til udveksling af viden med<br />
erhvervslivet og andre dele af det omgivende samfund.<br />
Visionen er afsæt for fastlæggelse af fællesadministrationens<br />
overordnede strategiske mål for 2010-15.<br />
Ved teknisk-administrativ rygrad forstås bindeled mellem overordnede myndigheder, bestyrelse, rektorat og direktion som beslutningsinstanser og de udførende dele af universitetet.<br />
Ved kollektiv hukommelse forstås ansvarlig for univer-sitetets myndighedspåkrævede centrale informationssystemer.<br />
AAU-InnoVATIon<br />
IT-AFDeLInGen<br />
TeKnISK FoRVALTnInG
FæLLESAdmINISTRATIONENS STRATEGI<br />
2010-2015<br />
Fællesadministrationen har udarbejdet en strategi for perioden<br />
2010-2015 med 25 strategiske mål, der støtter op<br />
om universitetets centrale strategi.<br />
Fællesadministrationens opgaver handler om: Service, sikkerhed,<br />
strategi og samarbejde.<br />
serVice<br />
Som AAU’s centrale serviceorganisation skal fællesadministrationen<br />
udvikle og formidle serviceydelser inden for<br />
de administrative hovedområder (ledelsesstøtte, studieforvaltning,<br />
økonomi, HR, IT, bygninger og forskning/innovation)<br />
til sine mange ”kunder”, dvs. ledelsen, de studerende,<br />
medarbejderne, de forskellige organisatoriske enheder på<br />
universitetet og eksterne samarbejdspartnere.<br />
sikkerhed<br />
AAU’s virksomhed hviler dels på de love, regler og økonomiske<br />
rammer, som fastsættes af folketinget, regeringen<br />
og videnskabsministeren, dels på de politikker og ledelsesbeslutninger,<br />
som fastsættes af bestyrelsen, rektor, direktionen<br />
og andre ledelsesinstanser på universitetet. Det<br />
samlede sæt af regler og rammer udgør det juridiske og<br />
økonomiske grundlag for AAU’s virksomhed. Det er fællesadministrationens<br />
opgave at hjælpe rektor med at afdække<br />
og gardere universitetet imod risici af økonomisk, juridisk,<br />
teknisk, miljømæssig, herunder arbejdsmiljømæssig, art<br />
og at skabe sikre administrative og tekniske rammer om<br />
virksomheden.<br />
strategi<br />
Verden omkring universitetet står aldrig stille, og universitetet<br />
genererer konstant nye ideer og forslag til udvikling af<br />
sine faglige og administrative produkter og arbejdsprocesser.<br />
Fællesadministrationen har en meget central opgave<br />
med at hjælpe universitetets ledelse med at forudse morgendagens<br />
ønsker og krav til universitetet og at tilpasse<br />
mål, strategier, organisation og budgetter til løbende ændringer<br />
i de samfundsmæssige rammevilkår. Samtidig skal<br />
fællesadministrationen revidere gamle og udvikle nye politikker,<br />
administrative retningslinjer, sagsgange og IT-systemer,<br />
som understøtter de mål, strategier og budgetter,<br />
som ledelsen fastlægger for universitetet.<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
5<br />
Fællesadministrationens opgaver ændrer sig altså kontinuerligt<br />
i takt med forandringer i lovgivningen, myndighedskravene,<br />
ledelsens prioriteringer, brugernes behov og<br />
teknologiens fremskridt. Initiativet til de mange ændringer<br />
af procedurer, metoder og værktøjer, som løbende gennemføres,<br />
tages i de fleste tilfælde af fællesadministrationens<br />
enheder på eget initiativ og inden for de eksisterende<br />
økonomiske rammer.<br />
saMarbejde<br />
Som administration på et universitet skal fællesadministrationen<br />
ikke alene være fagprofessionel til fingerspidserne<br />
men også evne at leve sig ud i den særlige kultur,<br />
som skaber resultater i et akademikermiljø. Administrationen<br />
skal gennem samarbejde med fagmiljøerne stræbe efter<br />
at opnå synergi i det administrative arbejde til gavn for<br />
både den akademiske og den administrative kultur på AAU.<br />
FællesadMinistrationen soM<br />
arbejdsplads er karakteriseret Ved:<br />
• At der vil blive ved med at komme nye opgaver,<br />
fra staten, fra universitetet eller initieret indefra.<br />
• At der ikke automatisk kommer nye ressourcer<br />
med nye opgaver.<br />
• At der for nogle opgaver kan sættes præcise kvalitetsmål,<br />
mens der for andre ikke kan defineres<br />
helt præcise kvalitets- eller servicemål<br />
• At der sigtes mod høj administrativ kvalitet inden<br />
for de rammer, der er til rådighed.<br />
Fællesadministrationens kultur er altså en forandringskultur.<br />
Det indebærer at evnerne til at prioritere og tænke<br />
i nye baner bliver centrale ressourcer hos både ledere og<br />
medarbejdere.
UdmøNTNING AF FæLLESAdmINIS<br />
Mål For ledelsesstøtte og strategi it-aFdelingen hr- aFdelingen ledelsessekretariatet<br />
Fællesadministrationen vil give<br />
kompetent og relevant sparring<br />
til universitetets ledelse om nye<br />
tiltag ud fra devisen ”gode beslutningsoplæg<br />
> gode beslutninger<br />
> rigtige beslutninger.”<br />
Fællesadministrationen vil sikre<br />
rettidig formidling og effektiv<br />
implementering af ledelsens initiativer<br />
og beslutninger.<br />
Fællesadministrationen vil udvikle<br />
sine opgaver som central<br />
for ledelsesinformation på AAU,<br />
gennem opbygning af et opdateret<br />
og brugervenligt datawarehouse<br />
og en web-baseret<br />
kvalitetshåndbog med ajourført<br />
information om AAU’s administrative<br />
procedurer.<br />
Fællesadministrationen vil bistå<br />
universitets ledelse med udvikling<br />
af en internationaliserings-<br />
og globaliseringsstrategi, som<br />
skaber velfungerende rammer<br />
for internationalt samarbejde<br />
om forskning, uddannelse og innovation,<br />
herunder rekruttering<br />
og modtagelse af udenlandske<br />
studerende og videnskabeligt<br />
personale.<br />
På ADM´s ikt-udvalgmøder fremlægges og<br />
besluttes forslag til administrative systemer.<br />
It-afd. afholder strategiske møder med de andre<br />
forvaltningsområder hvor strategien og<br />
beslutninger om prioritering bliver lagt.<br />
i proces.<br />
IT-afd.vil arbejde for at sikre en infrastruktur<br />
der gør data globalt tilgængelige på AAU, og<br />
konsistente på tværs af systemerne.<br />
i proces.<br />
IRIS – IT-afd. udvikler i øjeblikket et system,<br />
som giver en mere optimal service for de internationale<br />
studerende og samarbejdspartnere.<br />
i proces.<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
6<br />
Dette sker i HR dels ved professionel sekretariatsbetjening<br />
indenfor afdelingens ansvarsområder,<br />
dels i forbindelse med løbende<br />
strategi-/beslutningsoplæg og sagsorienteret<br />
rådgivning og sparring.<br />
i proces. effektueres løbende.<br />
Gennem konsekvent opfølgning på HR-relevante<br />
beslutninger taget i bestyrelse, rektorat,<br />
direktion, den administrative chefgruppe<br />
eller i andre ledelsesmæssige fora.<br />
i proces. effektueres løbende.<br />
HR arbejder med øget brug af Qlikview og øget<br />
samarbejde om rettidig levering af HR-nøgletal<br />
og anden løbende ledelsesinformation,<br />
herunder lønstatistik.<br />
i proces. QlikView anvendes til sygefraværsstatistik<br />
og yderligere anvendelse forventes<br />
at finde sted i 2013.<br />
Alle relevante dokumenter o.l. er under overførsel<br />
til AAU Håndbogen i sammenhæng med<br />
fornyelse af afdelingens hjemmeside.<br />
implementeret.<br />
Afdelingen deltager i den gruppe, som skal<br />
udmønte AAU’s internationaliseringsstrategi i<br />
praksis. I foråret 2012 etableres et nyt ”International<br />
Staff office” i HR’s regi.<br />
implementeret. udmøntning er i proces. hrafd.<br />
har etableret international staff office<br />
(iso).<br />
LS vil udarbejde en beskrivelse af formkrav<br />
til beslutningsoplæg før sager behandles i<br />
bestyrelse og direktion (skabelon).<br />
i proces. ls vil arbejde målrettet med tilrettelæggelse<br />
af møder i bestyrelse og<br />
direktion mph. årshjul og fastlæggelse af<br />
rammer for beslutningsoplæg.<br />
LS vil øge anvendelsen af teamarbejde ifm.<br />
større sager samt fokusere på en øget grad<br />
af koordinering internt i afdelingen og mellem<br />
afdelinger.<br />
i proces. effektueres løbende.<br />
LS vil sikre en loyal, oplysende og hurtig videreformidling<br />
af ledelsesbeslutninger.<br />
i proces. det prioriteres at relevante parter<br />
får hurtig tilbagemelding efter møder.<br />
LS vil arbejde for en koordinering af nyhedsformidling<br />
via nyhedsbreve, Uglen m.fl.<br />
i proces.<br />
LS vil i samarbejde med ØA fokusere på udarbejdelse<br />
af relevant ledelsesinformation,<br />
herunder informationer i fm. budgetopfølgning,<br />
studiedata, udviklingskontraktens mål<br />
samt interne måltal.<br />
i proces. effektueres løbende. Fællesadm.<br />
vil udarbejde små delregnskaber, fx uddannelsesregnskab.<br />
der er blevet udarbejdet<br />
en ny årsberetning for fællesadm.<br />
med nøgletal.<br />
LS vil i samarbejde med de øvrige adm. afdelinger<br />
videreudvikle samt implementere en<br />
web-baseret kvalitetshåndbog med information<br />
om AAU’s administrative procedurer,<br />
herunder koordinere en løbende ajourføring<br />
af håndbogen.<br />
implementeret.<br />
LS vil udarbejde PowerPoints til generelle<br />
præsentationer af AAU.<br />
implementeret. præsentationerne skal prioriteres<br />
opdateret til nye data og den nye<br />
designskabelon i 2013.<br />
LS har udarbejdet en plan for udmøntningen<br />
af AAU-strategien på det internationale område.<br />
LS vil i samarbejde med relevante aktører<br />
sikre implementering og monitorering<br />
af planen for udmøntningen.<br />
implementeret. udmøntning og monitorering<br />
er i proces.<br />
LS vil arbejde på en koordinering og vidensdeling<br />
mellem de interne internationale fora<br />
og internationale initiativer på universitetet.<br />
i proces. effektueres løbende.<br />
LS vil optimere universitetets udbytte af de<br />
strategiske internationale alliancer til gavn<br />
for institutters og studiers internationalisering.<br />
i proces.
TRATIONENS STRATEGI 2010-2015<br />
studieForValtningen øa aau innoVation og aau Forskningsstøtte<br />
Studieforvaltningen (SF) vil udarbejde professionelle beslutningsoplæg<br />
til rektor og direktion vedrørende optagelse<br />
og indskrivning, rekruttering og markedsføring, samarbejde<br />
med udenlandske universiteter og karrierevejledningsaktiviteter.<br />
i proces. effektueres løbende.<br />
SF vil sikre effektiv formidling af ledelsesmæssige initiativer<br />
og beslutninger til de studerende gennem universitetets<br />
”studentmail”-system.<br />
implementereret. i 2012 fx formidling af genindførelse af<br />
gruppeprøver og plagieringsværktøjet.<br />
SF vil løbende sikre korrekt og rettidig opdatering af studenterdata<br />
i universitetets studieadministrative system STADS<br />
med henblik på valid statistikproduktion om ansøgninger,<br />
optagelse, gennemførsel og frafald.<br />
i proces. effektueres løbende.<br />
SF forestår udmøntningen af en række initiativer inden for<br />
uddannelses- og studenterområdet: etablering af PBL-kurser,<br />
af danskkurser, integration af udenlandske studerende<br />
på campus og i byen samt understøttelse af en stigning i<br />
antallet af udgående studerende.<br />
i proces. der er bl.a. taget initiativ til udbud af pbl-kurser<br />
og til udsendelse af flere studerende på studieophold<br />
i udlandet.<br />
ØA vil implementere og udvikle de fremtidige ledelsesinformationsværktøjer<br />
i form af QlikView til rapportgenerering<br />
og et fælles budgetsystem som forventes implementeret<br />
fuldt ud i løbet af foråret 2012.<br />
ØA vil sikre ajourføring og opdatering af relevante procedurer<br />
i den nye web-baserede kvalitetshåndbog i løbet af<br />
efteråret 2011.<br />
QlikView er videreudviklet som rapportgenereringsværktøj,<br />
særligt hvad angår eksternt finansierede projekter.<br />
budgetsystemet prophix er implementeret og anvendt til<br />
budget 2013.<br />
<strong>Universitet</strong>et vil fremover blive mødt med krav om målstyring<br />
omkring basisaktiviteterne. ØA vil være med til at<br />
skabe ledelsesinformation - herunder KPI’er på relevante<br />
områder.<br />
implementeret.<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
7<br />
AAU Inn. og AAU Forskningsstøtte vil i samarbejde med Ledelsessekretariatet<br />
systematisere håndteringen af høringer<br />
og desuden sikre den nødvendige faglighed i høringerne.<br />
netværkscenteret vil øge fokus på, at opgaver og projekter<br />
igangsættes på et grundlag, der grundlæggende er afstemt<br />
og aftalt mellem opgaveløser og opgavestiller; herunder<br />
at krav til økonomi, resultat, leveringstid og kvalitet<br />
er fastsatte.<br />
i proces. der er igangsat et arbejde omkring sparring og<br />
rapportering til ledelsen.<br />
Sikre at der (på tværs af de fællesadm. enheder) laves en<br />
skabelon til nye indsatser, der definerer hvem der skal gøre<br />
hvad hvornår – dette sikrer at evt. mangel på fremdrift ses<br />
så tidligt som muligt.<br />
Det bør sikres at der ved alle nye indsatser/projekter identificeres<br />
en ansvarlig for proces/løsning.<br />
porteføljestyringssystem forventes påbegyndt 2013.<br />
Mere ledelsesinformation om aktiviteter vedr. entreprenørskab<br />
og iværksætteri (SeA)<br />
i proces.<br />
Mere information om kontrakter og aftaler med private virksomheder<br />
(Kontrakt og Kommercialisering)<br />
i proces. der udsendes statistik hver måned.<br />
Mere information om studenterprojekter med virksomheder<br />
i proces. i udviklingskontrakten er der indført mål om dette<br />
og oprettet nyt registreringssystem.<br />
AAU Funding vil bidrage til internationaliserings- og globaliseringsstrategien<br />
ved at give forskerne support til at:<br />
søge internationalt anerkendte grants opbygge fundingstrategier,<br />
som skal styrke cv for enkelte forskere og grupper<br />
af forskere, herunder international udveksling tiltrække internationalt<br />
anerkendte forskere til AAU forhandle internationale<br />
projektaftaler. Derudover vil vi gennemføre et softfundingsprojekt.<br />
I proces. Der arbejdes kontinuerligt med at udvikle service<br />
og kvalitet i forhold til disse punkter.<br />
I forhold til HoRIZon 2020 og FP7 tillægges innovationselementet<br />
stadig større betydning for tildeling af eU midler.<br />
Derfor vil vi i AAU funding arbejde for at innovationselementet<br />
indgår med større vægt i forskningsansøgninger til eU.<br />
i proces.<br />
AAU Projektledelse vil arbejde for at sikre høj kvalitet og<br />
professionalisme i gennemførelsen af især internationale<br />
eksternt finansierede projekter; dels ved selv at varetage<br />
projektledelsen på større projekter og dels ved at fungere<br />
som centralt videnscenter for decentrale projektadministratorer.<br />
I forbindelse med FP7 og HoRIZon 2020, som er<br />
vigtige indsatsområder, varetager Projektledelse funktionen<br />
som netværksfacilitator med henblik på at koordinere viden<br />
og erfaringsudveksling både internt og eksternt. Indsatsen<br />
vedrørende funding og projektledelse understøttes af vores<br />
medarbejder i Bruxelles, som udfører lobbyarbejde for universitetet,<br />
skaber kontakt mellem forskere og relevante institutioner<br />
og desuden assisterer ved konkrete ansøgninger.<br />
i proces.
Mål For Miljø, sundhed og socialt<br />
ansVar:<br />
Fællesadministrationen vil videreføre<br />
den igangværende APV-proces inden for<br />
de rammer, som HSU og HAMIU har fastlagt,<br />
og den lokale handleplan for fysisk<br />
og psykisk arbejdsmiljø, som er fastlagt<br />
i fællesadministrationen.<br />
Fællesadministrationen vil udvikle <strong>Universitet</strong>ets<br />
arbejdsmiljø-organisation, så<br />
der lægges øget vægt på forebyggelse,<br />
kompetenceudvikling, opbygning af rammer<br />
til at varetage arbejdsmiljøopgaverne<br />
og synliggørelse af ledelsesansvaret<br />
på området.<br />
Fællesadministrationen vil udarbejde<br />
forslag til retningslinjer for Corporate<br />
Social Responsibility (CSR) for <strong>Universitet</strong>et.<br />
Fællesadministrationen vil gennemføre<br />
en studiemiljøvurdering (SMV) for <strong>Universitet</strong>et.<br />
Fællesadministrationen vil i samarbejde<br />
med miljøudvalget forestå implementering<br />
af universitetets miljøpolitik, retningslinjer<br />
for god miljøledelse og grønne<br />
regnskab.<br />
Mål For det Fysiske<br />
caMpus-, Forsknings-<br />
og studieMiljø<br />
Fællesadministrationen vil i samarbejde<br />
med UBST og berørte fakulteter og institutter<br />
gennemføre et teknologisk løft<br />
af <strong>Universitet</strong>ets laboratorier inden for<br />
den af UBST fastsatte tilskudsramme på<br />
468 mio. kr.<br />
Fællesadministrationen vil planlægge<br />
og gennemføre ud- og ombygning af<br />
AAU’s campusser i <strong>Aalborg</strong> Ballerup og<br />
esbjerg), herunder forbedringer af campusmiljøet.<br />
it-aFdelingen hr-aFdelingen ledelsessekretariatet<br />
IT-afd. har arbejdsmiljø som fast punkt på sine<br />
afdelingsmøder, samt afholder sociale arrangementer<br />
og afdelingens årlige internat hvor der<br />
er fokus arbejdsmiljøet.<br />
effektueres løbende.<br />
IT-afd. bidrager til det rummelige arbejdsmarked<br />
med ansat på flexjob og jobs med særlige<br />
vilkår. Afdelingen har årligt 2-3 i jobtræning. ITafd.<br />
uddanner elever – pt. 2 som It-supporter og<br />
1 som Datateknikker.<br />
i proces.<br />
IT-afd. har deltagelse i miljøudvalget og har fokus<br />
på grøn it.<br />
i proces.<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
8<br />
HR-afd. har ansvaret for den centrale<br />
AAU-handleplan indenfor psykisk arbejdsmiljø<br />
samt for metodeudvikling og gennemførelse<br />
af en ny APV-proces i 2012-15. Der<br />
er desuden fokus på forebyggelse og håndtering<br />
af sygefravær.<br />
Afdelingen bistår fællesadministrationen i<br />
arbejdet på arbejdsmiljøområdet.<br />
i proces.<br />
handleplaner for 2009-2012 er fulgt op<br />
og der er igangsat en ny apV-proces for<br />
2012—2015 med ny måling ultimo 2012.<br />
der er udviklet nyt koncept for sygefraværsstatistik<br />
på basis af Qlikview.<br />
samarbejds- og arbejdsmiljøudvalgene i<br />
fællesadministrationen er lagt sammen i<br />
2012.<br />
HR-afd. er ansvarlig for den igangsatte organisatoriske<br />
udviklingsproces vedr. modernisering<br />
af samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen<br />
på AAU.<br />
Afdelingen er endvidere ansvarlig for modernisering<br />
af arbejdsmiljøuddannelsen og<br />
for aspekter af AAU’s kompetenceudvikling.<br />
i proces. der har i 2012 været dialog om<br />
sammenlægning af su og aMiu, de steder<br />
man ønsker det.<br />
administrativ efteruddannelse (aeu) udbyder<br />
nu den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse<br />
som et fælles initiativ for de danske<br />
universiteter.<br />
Det er aftalt, at universitetsdirektøren og<br />
HR-chefen udarbejder et oplæg om CSR.<br />
udestår. aau arbejder dog aktivt med forskellige<br />
aspekter af csr (miljø, bæredygtighed,<br />
socialt ansvar m.v.)<br />
Der er gennemført en kvantitativ SMV i 2010<br />
og en lang række opfølgningsinitiativer er<br />
under varetagelse via studiemiljøudvalget<br />
og det nedsatte sekretariat samt i samarbejde<br />
med TF.<br />
i proces. der er fulgt op på handleplaner og<br />
en ny måling i 2013 er under forberedelse.<br />
Afdelingen indgår ad hoc i dette arbejde, bl.a.<br />
for at skabe sammenhæng til indsatserne indenfor<br />
arbejdsmiljø, studiemiljø og CSR.<br />
udestår. der har været bidrag i forbindelse<br />
med eciu-samarbejdet.<br />
LS vil have fokus på miljø og vil bl.a.<br />
tilstræbe at printe på begge sider<br />
ifm. udskrivning.<br />
LS vil indkøbe en mere benzinøkonomisk<br />
bil.<br />
implementeret.<br />
it-aFdelingen hr-aFdelingen ledelsessekretariatet<br />
IT-afd. vil sikre infrastrukturen så universitetets<br />
campi hænger sammen i et netværks<br />
universitet.<br />
i proces. it-afd. har bistået med it-infrastrukturen<br />
ifm. etableringen af campus københavn.<br />
Afdelingen indgår i arbejdet via involveringen<br />
i forbedring af studiemiljøet på AAU’s tre<br />
campusser.<br />
i proces. der er udarbejdet handleplaner i<br />
studiemiljøudvalget ift. forbedring af studiemiljøet.<br />
LS vil have fokus på netværksuniversitetet<br />
– ansvar for campusser i esbjerg<br />
og i Ballerup.<br />
i proces. der indtænkes inddragelse<br />
af universitetets campusser<br />
i forskellig henseende. ls skulle<br />
have haft funktion af campuskoordinator,<br />
men der er blevet ansat en<br />
vicecampusleder på aau københavn<br />
til at binde administrationen og miljøerne<br />
sammen.
sF øa aau innoVation<br />
SF vil kontinuerligt arbejde med arbejdsmiljøet i afdelingen,<br />
herunder faste kvartalsvise møder med eksterne oplægsholdere<br />
om fra stress til trivsel, positiv psykologi, forandringer<br />
og psykisk arbejdsmiljø, mindfullness og den svære<br />
samtale.<br />
i proces.<br />
SF lægger stor vægt på aktiv deltagelse i fællesadministrationens<br />
arbejdsmiljø-organisation.<br />
i proces.<br />
Inden for CSR-området er SF’s fokus især på rummelighed<br />
i forhold til studerende. Der arbejdes aktivt med støtteordninger<br />
for studerende med fysisk eller psykisk handicap<br />
i proces. sF arbejder løbende med støtteforanstaltning<br />
for handicappede studerende.<br />
SF deltager i arbejdet med studiemiljøvurdering.<br />
i proces.<br />
SF deltager aktivt i universitetets miljøorganisation. SF<br />
medvirker til realisering af et grønt universitet gennem<br />
etablering af at sikkert mailsystem for studerende og fuldstændig<br />
afskaffelse af papirbreve.<br />
implementeret. der er indført et direkte og sikkert mailsystem<br />
til alle studerende, således kommunikationen<br />
foregår digitalt.<br />
På baggrund heraf vil ØA inkorporere CSR i fremtidige årsrapporteringer.<br />
afventer hr-afd.<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
9<br />
AAU som virksomhed kunne som en del af et CSR tiltag stille<br />
organisationen til rådighed for iværksættere, der ønsker at<br />
teste deres produkter. Dermed bidrager AAU til at understøtte<br />
iværksætteri og regional udvikling.<br />
nyt initiativ påbegyndes i 2013.<br />
sF øa aau innoVation
Mål For Fælles it it-aFdelingen hr-aFdelingen ledelsessekretariatet<br />
Fællesadministrationen vil implementere<br />
et IDM > Identity Management system<br />
til at understøtte sikker tilgang til universitetets<br />
fælles IT systemer.<br />
Fællesadministrationen vil medvirke til<br />
udvikling af en række fælles IT-løsninger<br />
på AAU, f.eks. fælles Active Directory, flles<br />
mail- og kalendersystem, fælles netværksdrift,<br />
fælles print- og kopisystem,<br />
fælles datacenter samt fælles Service<br />
Provider model, som kan sikre service<br />
på tværs af organisationen.<br />
Fællesadministrationen vil medvirke til<br />
at opbygge en sammenhængende IT-infrastruktur,<br />
der gør det muligt for de fælles<br />
administrative systemer at kommunikere<br />
med andre systemer gennem en<br />
serviceorienteret arkitektur.<br />
Fællesadministrationen vil bidrage til<br />
procesoptimering, der gør data tilgængelige<br />
på tværs af <strong>Universitet</strong>et og understøtter<br />
tværgående administrative<br />
work-flow, f.eks. omkring semester- og<br />
eksamenstilmeldinger, HR-procedurer,<br />
web-shop og lokal ressourcehåndtering.<br />
Fællesadministrationen vil videreudvikle<br />
IT-systemer inden for Facility management<br />
og digital projektering til brug<br />
for ud- og ombygning, vedligeholdelse<br />
og drift af <strong>Universitet</strong>ets fysiske rammer.<br />
Mål For ansVar og<br />
sikkerhed:<br />
Fællesadministrationen vil fungere som<br />
rektors garant for lovligheden og sikkerheden<br />
af <strong>Universitet</strong>ets administrative<br />
løsninger og gennem delegations- og<br />
attestationsinstrukser sikre gennemsigtighed<br />
og overskuelighed omkring ansvarsfordelingen<br />
på det administrative<br />
område.<br />
Fællesadministrationen vil styrke sammenhængen<br />
mellem faglig styring og<br />
økonomistyring gennem værktøjer til<br />
ledelsesinformation og øget controllerindsats<br />
med opfølgning på besluttede<br />
styringstiltag.<br />
Fællesadministrationen vil sikre at de<br />
administrative IT-systemer lever op til<br />
<strong>Universitet</strong>ets informationssikkerhedspolitik<br />
og politik for behandling af personoplysninger.<br />
IT-afd. har taget ansvar for gennemførelse af<br />
et fælles IDM på AAU.<br />
i proces. it-afd. afventer ledelsens beslutning.<br />
IT-afd. deltager proaktivt i de opgaver som betegnes<br />
som ”fælles it” som bl.a:<br />
Unified Communication<br />
IDM<br />
AAU-netværk<br />
AAU Card<br />
i proces.<br />
IT-afd. arbejder løbende på at opbygge en infrastruktur<br />
der gør det muligt at anvende data<br />
mellem forskellige systemer (webservice)<br />
IT-afd. har en politik om genbrug af data og at<br />
data kun fødes et sted.<br />
i proces. it-afd. har deltaget i omlægningen<br />
af it-organisationen og vil indgå i den nye<br />
organisation pr. 1. marts 2013.<br />
IT-afd. bidrager til projekt ”god administrativ<br />
praksis”. I indsatsområdet indgår forskellige<br />
it-løsninger som f.eks. e-blanket-system,<br />
nemrefusion, ReS og Captia.<br />
i proces.<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
10<br />
Afdelingen deltager i udviklingsarbejdet og<br />
ønsker at spille en væsentlig rolle i forbindelse<br />
med implementering af et IDM-system,<br />
bl.a. for at sikre godsammenhæng til AAU’s<br />
personaleadministrative system.<br />
hr-afd. har deltaget i det forberedende arbejde<br />
mhp. implementering af idM.<br />
HR-chefen medvirker i it-rådets arbejde<br />
som substitut for universitetsdirektøren. Afdelingen<br />
bidrager desuden med forskellige<br />
HR-indsatser ifm. it-omorganiseringen. HR<br />
vil arbejde for en god og sammenhængende<br />
it-struktur med vægt på optimering af servicen<br />
overfor brugerne.<br />
i proces. hr-afd. har forestået rekrutteringen<br />
af den nye it-direktør og områdechefer,<br />
taget initiativ til et eksternt finansieret arbejdsmiljøprojekt,<br />
bidrag og samarbejde<br />
med it-rådet, it-direktøren og projektsekretariatet<br />
om udvikling og etablering af den<br />
nye it-organisation.<br />
et af HR-afdelingens strategiske mål er at optimere<br />
alle HR-processer på AAU. Det indebærer<br />
bl.a. let tilgang til fælles stamdata og effektive<br />
arbejdsflow, understøttet af velvalgte<br />
systemløsninger.<br />
i proces. udvikling af et digitalt blankethåndteringssystem.<br />
deltagelse i videreudvikling<br />
af det personaleadministrative<br />
it-system scanpas samt e-rekrutteringssystemet<br />
peopleXs for at forbedre service og<br />
optimere workflows.<br />
LS vil fokusere på optimering af arbejdsprocesser<br />
via eSDH.<br />
i proces. planen er ved at blive udrullet<br />
på aau.<br />
LS vil gennemføre en miniforundersøgelse<br />
af mulighederne for etablering<br />
af et fælles intranet.<br />
udestår. der er ved at blive etableret<br />
en ny central hjemmeside.<br />
IT-AFDeLInGen HR-AFDeLInGen LeDeLSeSSeKReTARIATeT<br />
IT-afd. vil, via informationssikkerheds-chefen<br />
og informationssikkerheds-udvalget, sikre, at<br />
påtænkte nye administrative løsninger, eller<br />
ændringer i eksisterende administrative løsninger,<br />
vurderes af informationssikkerheds<br />
kompetente personer allerede på planlægnings-stadiet.<br />
Brug af Captia sikrer journalisering<br />
og arkivering.<br />
i proces. effektueres løbende.<br />
IT-afd. vil, via informationssikkerheds-chefen,<br />
udføre regelmæssig verifikation i forhold til<br />
overholdelse af AAU´s informationssikkerhedspolitik<br />
og persondataloven. Disse kontroller<br />
vil blive styret bl.a. gennem universitetets<br />
”Information Security Managenement<br />
System” (Secureaware). Ved indførsel af nye<br />
administrative systemer vil informationssikkerhedschefen<br />
blive involveret allerede på<br />
planlægningsstadiet.<br />
i proces.<br />
HR-afd. vil arbejde for at sikre en klar og hensigtsmæssig<br />
ansvars- og rollefordeling, bl.a.<br />
gennem bidrag til delegationsinstruksen på<br />
personalerelaterede områder. Afdelingen har<br />
generelt en controllerfunktion i relation til<br />
lovlighed og sikkerhed på det personaleadministrative<br />
område.<br />
implementeret. hr-afd. har deltaget i arbejdet<br />
med fornyelse af delegationsinstruksen.<br />
HR-afd. vil sikre, at der er let og rettidig adgang<br />
til ledelsesinformation på personaleområdet,<br />
herunder økonomiske forhold knyttet til<br />
personaleudgifterne.<br />
i proces. der arbejdes med videreudvikling<br />
af scanpas.<br />
HR-afd. vil i sin sagsbehandling og generelle<br />
information bidrage til at sikre, at AAU overholder<br />
persondataloven.<br />
i proces. effektueres løbende.<br />
LS vil sikre en vedtægt som lever op<br />
til den aktuelle lovgivning og en delegation,<br />
som imødekommer behovene<br />
på området.<br />
implementeret. der er udarbejdet<br />
ny vedtægt og delegationsinstruks<br />
i 2012.
sF øa aau innoVation<br />
PÅ SF’s initiativ er udviklet et sikkert og effektivt mailsystem<br />
for studerende, som ved fuld implementering på alle<br />
niveauer skal sikre hurtig og effektiv kommunikation med<br />
de studerende.<br />
implementeret. der er indført et direkte og sikkert mailsystem<br />
til alle studerende, således kommunikationen foregår<br />
digitalt.<br />
SF arbejder aktivt for integration af det autoritative studenterregistreringssystem<br />
STADS med en række systemer som<br />
Capitia, Moodle, ØSS, SU-systemet, optagelse.dk og WAYF.<br />
implementeret. integration af stads og captia, stads og<br />
su-systemet, stads og optagelse.dk, stads og WayF,<br />
samt der arbejdes på stads og Moodle.<br />
SF arbejder aktivt på udbredelse af STADS til alle niveauer<br />
mhp. optimering af studieadministrative processer, herunder<br />
opdatering af karakterer, tilmelding til undervisning og<br />
til eksamen samt indskrivning til kandidatuddannelser og<br />
deltidsuddannelser.<br />
i proces. der er gennemført pilottest af stads Vip og<br />
stads dans, samt pilottest af særskilt undervisningstilmelding<br />
før semesterstart.<br />
ØA vil bidrage aktivt i arbejdet omkring implementeringen<br />
af et IDM, for derigennem at opnå betydelig procesoptimering<br />
af de tværgående administrative arbejdsgange, idet<br />
IDM har særlig betydning for de administrative processer<br />
omkring tildeling af adgang og brugerrettigheder til div.<br />
økonomisystemer.<br />
i proces. implementering af nags, et mini-idM, i 2013.<br />
ØA vil aktivt arbejde for procesoptimering med henblik<br />
på at gøre økonomidata mere tilgængelig på tværs af universitetet,<br />
med særlig fokus på brugervenlighed i økonomiværktøjer<br />
som QlikView, Budgetsystem og web-shop i<br />
2011-2012.<br />
i proces.<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
11<br />
netværkscenteret står for udvikling og tilpasning af Share-<br />
Point (i samarbejde med IST og AUB) til håndtering af projekter<br />
med eksterne partnere og til deling af dokumenter<br />
internt.<br />
i proces.<br />
Fundrasing & Projektledelse sikrer implementeringen af<br />
yderligere funktionalitet i PURe (VBn) til styring af projekter.<br />
Dette sker i samarbejde med AUB. netværkscenteret<br />
gennemfører projekt til afdækning af hvilket CRM system,<br />
der fremadrettet skal bruges som universitetets fælles CRM<br />
system (indledende arbejde er afsluttet og arbejdet omkring<br />
et centralt kundebegreb for hele universitetet)<br />
i proces.<br />
SF ØA AAU InnoVATIon<br />
SF har fokus på sikkerheden omkring studenterdata, herunder<br />
data i STADS og personlige data, der på anden måde er<br />
i SF’s varetægt.<br />
i proces.<br />
ØA vil i særlig grad i 2011-2012 have fokus på sammenhæng<br />
mellem universitetets økonomi set-up og bemyndigelseskriterier<br />
for at sikre fortsat funktionsadskillelse i<br />
relation til økonomiske disponeringer.<br />
implementeret.<br />
ØA vil bidrage til denne styrkelse dels ved implementering<br />
og udvikling af QlikView og budgetsystem, dels igennem<br />
den generelle indsats fra ØA’s controllerenhed og dels<br />
igennem øget controlling af eksternt finansieret projekter,<br />
som fremover vil blive koncentreret for at øge kvaliteten<br />
af afrapporteringen og for at sikre af de vedtagne<br />
forretningsgange bliver fulgt.<br />
i proces.<br />
kontraktenheden vil arbejde for at opbygge en procedure,<br />
der med udgangspunkt i konkrete aftaler vil yde et bidrag til<br />
risikostyringen i samarbejdsaftaler med eksterne parter. .<br />
i proces. kontraktenheden har udarbejdet intern procedure<br />
for, hvornår institutleder og dekaner inddrages<br />
i en sag.
Mål For kValitet,<br />
kultur og koMMunikation:<br />
Fællesadministrationen vil anvende lean-værktøjer<br />
til at sikre åbenhed, gennemsigtighed<br />
og sammenhæng i den<br />
samlede administration med fokus på<br />
enkle, effektive og brugervenlige administrative<br />
procedurer og systemer.<br />
Fællesadministrationen vil ved hjælp af<br />
lean-værktøjer gennemføre løbende analyser<br />
og forbedringer af kvaliteten i de<br />
administrative arbejdsprocesser.<br />
Fællesadministrationen vil arbejde på at<br />
udvikle en virksomhedskultur, der har fokus<br />
på afdelingens, teamets og den enkeltes<br />
bidrag til at fremme AAU’s resultater<br />
og omdømme som et fagligt solidt,<br />
åbent og innovativt <strong>Universitet</strong> i levende<br />
dialog med sig selv og sin omverden.<br />
Fællesadministrationen vil praktisere<br />
en inddragende, dialog- og tillidsbaseret<br />
arbejds- og ledelsesform, som bygger<br />
på og støtter op om den enkelte medarbejders<br />
kompetence, motivation og ansvarlighed.<br />
it-aFdelingen hr-aFdelingen ledelsessekretariatet<br />
Faciliteter LeAn-processerne ved at digitalisere<br />
og automatisere administrative arbejdsprocedurer.<br />
i proces.<br />
IT-afd. er en projektorienteret organisation og<br />
vi bidrager til god projektkultur på tværs af<br />
afdelinger/universitetet. Afdelingen samarbejder<br />
med innovative lokale virksomheder<br />
om at udvikle it-løsninger der også kan bruges<br />
af andre organisationer både nationalt og<br />
internationalt.<br />
i proces. effektueres løbende.<br />
IT-afd. afsætter midler til kompetenceudvikling.<br />
i proces. effektueres løbende.<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
12<br />
HR-afd. har p.t. tre uddannede Lean-konsulenter<br />
og vil anvende disse kompetencer aktivt<br />
i afdelingens arbejde med at sikre kvalitet,<br />
effektivitet og brugervenlighed.<br />
i proces. effektures løbende.<br />
HR-afd. vil tage ansvar for Lean-inspirerede<br />
udviklingsprojekter mhp. god administrativ<br />
HR-praksis.<br />
implementeret og i proces. hr-afd. har i<br />
2012 igangsat 9 lean-inspirerede optimeringsprojekter<br />
i regi af Fællesadm.’s<br />
gap-projekt. 5 projekter er afsluttet i 2012.<br />
HR-afd. vil bidrage til dette gennem sit løbende<br />
samspil med universitetets mange enheder<br />
(sagsbehandling, rådgivning, arbejds-og<br />
studiemiljøarbejde, udviklingsprojekter mv.).<br />
Der er desuden fokus på fremme af denne<br />
virksomhedskultur i egen hverdag.<br />
i proces. effektueres løbende.<br />
HR-afd. søger at praktisere dette gennem sit<br />
udadvendte samarbejde og indadtil gennem<br />
sin arbejdstilrettelæggelse, kollegiale omgangsform<br />
og kommunikations- og beslutningsprocesser.<br />
i proces. effektueres løbende.<br />
LS vil fokusere på udvikling af medarbejdernesforandringsevne/-parathed<br />
og fokus på lederens rolle i den<br />
sammenhæng.<br />
i proces. der afholdes løbende dialog<br />
om opgaver. afdelingen skal<br />
deltage i Mbti-seminar i januar<br />
2013 og der er bevilliget en række<br />
nye kurser.<br />
LS vil udarbejde en strategi for optimering<br />
af arbejdsprocesser samt<br />
forbedring af kvaliteten i de administrative<br />
arbejdsprocesser.<br />
i proces. ls arbejder for, at det elektroniske<br />
sags- og dokumenthåndteringssystem<br />
captia bliver udrullet<br />
på hele aau. der er arbejdet med<br />
skabelon for indstillinger til direktionsmøder,<br />
der er lavet oplæg<br />
og holdt møde med andre afdelinger<br />
vedr. håndtering af høringer<br />
og sagsbehandling ved postfordeling<br />
m.v.<br />
LS vil etablere et ”mødeweb”, som<br />
skal bidrage til at give medarbejderne<br />
indblik i beslutninger og diskussioner<br />
på ledelsesniveau og i diverse fora.<br />
ikke aktuelt længere. der henvises<br />
til det elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem<br />
captia.<br />
Mål For VidenudVeksling: it-aFdelingen hr-aFdelingen ledelsessekretariatet<br />
Fællesadministrationen vil udvikle hensigtsmæssige<br />
administrative værktøjer til<br />
juridiske og økonomisk styring af regionalt,<br />
nationalt og internationalt samarbejde<br />
mellem AAU’s forskningsmiljøer og det<br />
omgivende samfund.<br />
Fællesadministrationen vil opbygge og<br />
vedligeholde et sæt af performance indikatorer<br />
til måling af udviklingen i samarbejdet<br />
med det omgivende samfund.<br />
HR-afd. vil bidrage til AAU’s eksterne samarbejde<br />
gennem løsning af rekvirerede opgaver, hvor<br />
HR-ekspertise er relevant.<br />
i proces. effektueres løbende.<br />
*Teknisk Forvaltning indgår ikke i udmøntningen af fællesadministrationens Strategi.<br />
HR-afd. vil afsøge mulighederne for at indarbejde<br />
dette perspektiv i HR-nøgletallene.<br />
delvist. hr-afd. vil prioritere dette indsatsområde<br />
i 2013.
sF øa aau innoVation<br />
SF uddanner til stadighed LeAn-konsulenter. Kompetencerne<br />
nyttiggøres løbende gennem nye projekter med henblik<br />
på forenkling og effektivisering.<br />
i proces. sF har uddannet yderligere en lean-konsulent<br />
i 2012.<br />
SF har fast fokus på muligheder for forenkling af de administrative<br />
processer, særligt i forbindelse med implementering<br />
af nye systemer.<br />
i proces. Fokus på effektivisering af arbejdsgange.<br />
SF’s ”virksomhedskultur” understøtter forandringsparathed,<br />
udvidet anvendelse af IT, kundeorientering og samarbejde og<br />
dialog med øvrige universiteter og ministerium.<br />
i proces. sF har afholdt arbejdsmiljø-arrangementer om<br />
forandringsledelse og forandringsparathed. sF indgår i<br />
samarbejde med de øvrige 7 universiteter vedr. flere områder<br />
indenfor studieforvaltning.<br />
SF’s ledelse lægger vægt på hurtig information til medarbejderne<br />
om nye krav eller tendenser, på motivation i forhold til<br />
nye opgaver og på behovet for kompetenceudvikling.<br />
i proces. sF gennemførte i slutningen af 2012 et kickoff<br />
seminar med tilfredsstillende status på den hidtidige<br />
apV-handlingsplan.<br />
ØA vil aktivt arbejde for at implementere Lean-værktøjer og<br />
procesoptimering, ikke kun i ØA, men også på tværs af de<br />
fællesadministrative afdelinger. endvidere vil afdelingen i<br />
2011 sætte fokus på Lean som et gennemgående tema for<br />
procesoptimering i afdelingen og arbejde med flere forskellige<br />
Lean initiativer.<br />
i proces. i 2012 er der udmøntet flere gap-projekter.<br />
sF øa aau innoVation<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
13<br />
netværkscenteret vil generelt arbejde på at etablere fællesskabsplatforme<br />
for samfund, virksomheder og universitet,<br />
så samarbejdet styrkes. Dette skal bl.a. føre til flere partnerskabsdannelser.<br />
AAU Kommercialisering vil arbejde for<br />
at IPR baserede forskningssamarbejder mellem universitet<br />
og industri udvikles til bredere værdibaserede ”strategiske”<br />
partnerskaber. Derudover etableres der standardaftaler for:<br />
Virksomhed 2.0.<br />
i proces. kontraktenheden har i samarbejde med andre<br />
afdelinger udarbejdet rammeaftale og nye samarbejder<br />
iværksættes i 2013.<br />
Husleje for virksomheder (f.eks. Sydhavnen)<br />
i proces.<br />
Studenterprojekter.<br />
i proces. der arbejdes konstant med at få flere studenterprojekter<br />
i samarbejde med virksomheder.<br />
Statsstøtteregler:<br />
i proces. kontraktenheden har sammen med øc og øa lavet<br />
en vejledning i forbindelse med statsstøtte.<br />
AAU Innovation vil sammen med relevante samarbejdspartnere<br />
sikre opbygning og/eller udvikling af systemer, der kan<br />
give indikatorer på:<br />
Studenterprojekter med eksterne samarbejdspartnere.<br />
i proces.<br />
Iværksættere. i proces.<br />
Virksomhedskontrakter. i proces.<br />
IPR. implementeret.<br />
Spin-out. implementeret.<br />
Start-up. implementeret.<br />
netværk. i proces.
LEdELSESSEkRETARIATET<br />
- TILTAG OG INdSATSER I 2012<br />
udarbejdelse aF ny Vedtægt og<br />
delegationsinstruks<br />
I forlængelse af ændring af universitetsloven blev der udarbejdet<br />
ny vedtægt og delegationsinstruks for <strong>Aalborg</strong><br />
<strong>Universitet</strong>.<br />
ny udViklingskontrakt 2012-2014<br />
<strong>Universitet</strong>et har udarbejdet en ny tre årig udviklingskontrakt<br />
med ministeriet for Uddannelse, Forskning og Innovation<br />
for perioden 2012-2014. Udviklingskontrakten indeholder<br />
13 målepunkter og der laves opfølgning på målene<br />
to gange årligt.<br />
Fortsat iMpleMentering aF elektronisk<br />
dokuMenthåndtering<br />
Der er i efteråret 2012 købt og installeret ny integration til<br />
excel, Word og outlook (Captia office Client, CoC) , således<br />
sagsbehandlingen lettere kan foregå fra outlook og Word.<br />
Der er blevet lavet procedure for håndtering af arkivering<br />
af eksternt finasierede projekter i Captia.<br />
udarbejdelse aF Moderniseret logo<br />
og design For aau<br />
AAU Kommunikation har i samarbejde med AAU Portalen<br />
været tovholder på moderniseringen af universitetets logo<br />
og designlinje.<br />
udMøntning aF<br />
internationaliseringsstrategien<br />
Udmøntning af AAU-strategi 2012-2015 inden for internationalisering<br />
og globalisering er i efteråret blevet godkendt<br />
af direktionen og en implementering af de 14 indsatser er<br />
igangsat.<br />
standardaFtale For internationale<br />
uddannelsesForløb<br />
Der er indført en standardaftale for internationale uddannelsesforløb,<br />
som skal benyttes, når der indgås samarbejde<br />
med et udenlandsk universitet om udbud af en uddannelse.<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
14<br />
indgåelse aF saMarbejdsaFtaler Med<br />
Flere proFessionshøjskoler<br />
AAU har indgået samarbejdsaftaler med University College<br />
Capital (UCC), Metropol og UC Sjælland.<br />
åbning og indVielse aF ny<br />
caMpus i københaVn<br />
I forbindelse med indvielsen og åbningen af den nye campus<br />
i København bidrog Ledelsessekretariatet med tilrettelæggelsen<br />
og afholdelse af arrangementet.<br />
Forberedelse aF aau til<br />
institutionsakkreditering<br />
I begyndelsen af 2013 forventes det, at folketinget vedtager<br />
lov om akkreditering af videregående uddannelsesinstitutioner,<br />
der betyder, at vi overgår til institutionsakkreditering<br />
i stedet for turnusakkreditering.<br />
sekretariat For nordic center<br />
<strong>Aalborg</strong> <strong>Universitet</strong> har pr. 1. januar 2012 overtaget formandsskabet<br />
for nordic Centre med prorektor Inger Askehave<br />
som formand. nordic Centre er et netværk bestående<br />
af 26 nordiske universiteter og Fudan University i Shanghai,<br />
Kina. Sekretariatet er placeret i Ledelsessekretariatet.<br />
godkendte uddannelser<br />
<strong>Aalborg</strong> <strong>Universitet</strong> har fået følgende nye uddannelser akkrediteret<br />
positivt:<br />
• Bachelor i bæredygtigt design<br />
• Bachelor i matematik-teknologi<br />
• Kandidat i bæredygtigt design<br />
• Kandidat i matematik-teknologi<br />
• Kandidat i sikkerheds- og risikostyring<br />
• Kandidat i forretningsinnovation<br />
• Kandidat i materialeteknologi<br />
• Kandidat i kriminologi<br />
• Master i politivirksomhed<br />
• Master i bygningsfysik<br />
• Master i sexologi
STUdIEFORVALTNINGEN<br />
- TILTAG OG INdSATSER I 2012<br />
• Største samlede optag nogensinde af nye studerende.<br />
• Største optag nogensinde af 1.års heltidsstuderende, dvs<br />
KoT-optag.<br />
• Største optag nogensinde af danske kandidatstuderende<br />
fra andre universiteter eller professionshøjskoler.<br />
• Største optag nogensinde af udenlandske kandidatstuderende,<br />
såvel betalende som ikke betalende.<br />
• Håndtering af begrænsning af optaget af udenlandske<br />
gæstestuderende gennem fastholdelse af ansøgningsfrist<br />
og sprogkrav (imødegåelse af balancekrav).<br />
• Gennemførelse af informationsmøder for studerende og<br />
undervisere om studieophold i udlandet.<br />
• Rekordomsætning inden for sekretariatet for efter- og<br />
videreuddannelsesområdet.<br />
• Indkøb og implementering af antiplagiat-systemet<br />
ephorus.<br />
• Implementering af genindførelse af gruppeeksamen.<br />
• Gennemførelse af digitalt valg til bestyrelse og samtlige<br />
kollegiale organer for studerende.<br />
• Igangsætning af bedre økonomistyring inden for det internationale<br />
område.<br />
• Igangsætning af en række initiativer for ledige AAU-<br />
kandidater.<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
15<br />
nøgletal Fra studieForValtningen<br />
SF’s væsentligste nøgletal vedrører optagelse og indskrivning.<br />
SF tager sig af stort set alle optagelsens faser fra vejledning,<br />
modtagelse af ansøgninger, behandling af ansøgninger<br />
og optagelse. optagelsesantallet har efterfølgende<br />
betydning for stort set alle andre funktioner i SF (boligfremskaffelse<br />
for udlændinge, uddannelsesstøtte, løbende<br />
vejledning, løbende deltagerbetaling/tuition fee og senere<br />
karrierevejledning).<br />
optagelsestal<br />
2012 2011<br />
kot 4873 4090<br />
direkte optag 1320 928<br />
adgangskursus 269 221<br />
Udenlandske degreestud. 691 553<br />
Udenlandske gæstestud. 183 292<br />
deltidsstuderende 882 670<br />
i alt aau 8.218 6.754
HR-AFdELINGEN<br />
– TILTAG OG INdSATSER I 2012<br />
etablering aF international staFF oFFice<br />
International Staff office (ISo) er blevet etableret som en<br />
hjælp til internationale medarbejdere og til at understøtte<br />
institutterne i forhold til at modtage og servicere internationale<br />
medarbejdere.<br />
etablering aF ny stillingsportal<br />
Der er etableret en stillingsportal (www.stillinger.aau.dk),<br />
der sikrer større transparens omkring stillingsbesættelse<br />
og karriereveje samt tydeligere pro<strong>fil</strong>ering af universitetet<br />
som arbejdsplads, bl.a. ved hjælp af pro<strong>fil</strong><strong>fil</strong>m og medarbejderpræsentationer<br />
på video.<br />
etablering aF ny hr-portal<br />
Der er oprettet en ny HR-portal (www.hr.aau.dk).<br />
Fuld iMpleMentering aF aau-håndbogen<br />
Aktiv deltagelse i udviklingen af AAU-håndbogen (www.<br />
aauhaandbog.aau.dk) og taget den i fuld anvendelse, så<br />
den indeholder alle retningslinjer og politikker på personaleområdet.<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
16<br />
FærdigudVikling og Fuld iMpleMentering<br />
aF integration MelleM<br />
sygeFraVærssysteM og Virk.dk<br />
Ibrugtagning af den egenudviklede løsning til automatisk<br />
indberetning af refusioner.<br />
indFørelse aF Først-ind-Først-ud-princip i<br />
håndteringen aF ansættelser<br />
I forbindelse med projektet God Administrativ Praksis har<br />
HR Service forbedret sagsgangen vedr. ansættelser med<br />
henblik på hurtigere sagsbehandling og styrkelse af de decentrale<br />
aktørers incitament til at forberede ansættelser<br />
i god tid.<br />
udbud aF Flere interne hr-kurser<br />
Sammen med PUS er kursusudbuddet øget, bl.a. for at<br />
udvikle kompetencerne hos decentrale HR-medarbejdere<br />
med henblik på at reducere fejl og nedsætte sagsbehandlingstiden<br />
i ansættelsesprocessen som helhed.<br />
opFølgning på studieMiljøVurderingen<br />
Studiemiljøudvalget har været tovholder på at få udarbejdet<br />
handleplaner for det fysisk-æstetiske og psykosociale<br />
studiemiljø.<br />
det psykiske beredskab<br />
ordningen rummer nu et tættere samarbejde med udvalgte<br />
eksterne psykologer om hjælp i forbindelse med stress,<br />
mistrivsel og kriser.<br />
rekruttering og ansættelse<br />
Der er udarbejdet koncepter for bedre rekrutterings- og<br />
ansættelsesprocesser samt nye retningslinjer på TAP-området.
arbejdsMiljø og saMarbejde<br />
opfølgningen på APV 2009-12 er fortsat i løbet af året samtidig<br />
med forberedelse af en ny APV-runde for 2012-15. Der<br />
er i flere enheder på AAU sket sammenlægning af samarbejds-<br />
og arbejdsmiljøudvalgene, men ikke på AAU-niveau.<br />
HSU har vedtaget nye politikker og retningslinjer, bl.a. et<br />
adfærdskodeks.<br />
udMøntning aF de strategiske Mål på<br />
det internationale oMråde<br />
Afdelingen har bidraget til en udmøntningsplan for internationalisering.<br />
Årets lederdag den 1. november 2012 omhandlede<br />
de ledelsesmæssige opgaver knyttet til det at<br />
være et globalt orienteret universitet.<br />
nye oVerenskoMster på Vej<br />
Deltagelse i det omfattende forberedelsesarbejde vedr. nye<br />
overenskomster på det statslige område i samarbejde med<br />
de øvrige danske universiteter og ministeriet.<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
17<br />
internationalt saMarbejde<br />
Sammen med Linköping <strong>Universitet</strong> er der forberedt en<br />
workshop i eCUI-regi om ”HR og de sociale medier”. AAU<br />
repræsenterer fortsat de danske i det nordiske universitetssamarbejde<br />
(nUAS) på HR-området og har bl.a. ledet et<br />
udviklingsseminar i Bergen.<br />
udViklingsprojekter<br />
Statens Center for Kompetenceudvikling har ydet støtte til<br />
fire udviklingsprojekter i løbet af året indenfor følgende temaer:<br />
Karriereudvikling for ph.d.-studerende, vejlederroller<br />
og rådgivning i relation til internationale ph.d.-studerende,<br />
arbejdsmiljø i forandringsprocesser (it-omorganiseringen)<br />
og roller for elevansvarlige.
Ansatte (antal personer) fordelt efter campus ultimo 2012<br />
hr-aFdelingens udValgte nøgletal 2012<br />
campus viP d-viP v-C aC-taP taP Chefer draM d-taP total<br />
esbjerg 57 17 4 28 6 24 136<br />
københavn 293 47 4 40 57 2 12 76 531<br />
aalborg 1.576 508 24 398 704 14 102 656 3.982<br />
hovedtotal 1.926 572 28 442 789 16 120 756 4.649<br />
ansatte Fordelt eFter nationalitet/Verdensdel ultiMo 2012<br />
Verdensdel viP d-viP v-C aC-taP taP Chefer draM d-taP total<br />
* 12 16 1 13 2 19 63<br />
afrika 13 2 2 17<br />
asien 152 9 2 6 6 175<br />
europa 1.689 541 28 437 768 16 118 726 4.323<br />
- heraf danmark 1.384 526 27 428 754 16 113 661 3.909<br />
- heraf øvrige europa 305 15 1 9 14 0 5 65 414<br />
nordamerika 30 3 2 2 1 38<br />
oceanien 8 8<br />
sydamerika 22 1 2 25<br />
hovedtotal 1.926 572 28 442 789 16 120 756 4.649<br />
*Uden registreret nationalitet<br />
Som det fremgår af ovenstående tal, er det pr. 1. december 2012 knap 28 % af AAU’s videnskabelige personale, som har<br />
anden nationalitet end dansk. Dette er en mindre stigning sammenlignet med tallene fra året før.<br />
ansatte inden For det ruMMelige<br />
arbejdsMarked Fordelt eFter ordning<br />
ultiMo 2012<br />
2012<br />
Personlig ass. 3<br />
løntilskud 33<br />
fleksjob - 1/2 10<br />
fleksjob - 2/3 51<br />
fleksjob (gl.) 17<br />
fleksjob 1/2 (gl.) 3<br />
fleksjob 2/3 (gl.) 3<br />
hovedtotal 120<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
18<br />
det psykiske beredskab<br />
Antal medarbejdere henvist til arbejdspsykolog (opgjort i<br />
november hvert år).<br />
2010 2011 2012<br />
antal medarbejdere 41 52 81
økONOmIAFdELINGEN<br />
- TILTAG OG INdSATSER I 2012<br />
• Forslag til ændret organisation omkring projekthåndtering<br />
• Nye forretningsgange for STÅ-indberetning og internationalisering<br />
• VIP/TAP-analyse<br />
• Implementering af budgetsystemet Prophix<br />
• Udvikling af rapporter i QlikView – statusrapport<br />
på eksternt finansierede projekter, færdiggørelse<br />
af et egentlig datavarehus for studenterdata, generel<br />
videreudvikling af Qlikview-rapporter<br />
• Videreudvikling af tidsregistreringssystemet<br />
• Opgradering af økonomisystemet ØSS til ny version<br />
Herunder fremgår et udvalg af aktivitetsindikatorer for økonomiafdelingen:<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
19<br />
nøgletal Fra økonoMiaFdelingen<br />
Økonomiafdelingen leverer en lang række af data og analyser<br />
som skal medvirke til at:<br />
- sikre en korrekt og hensigtsmæssig håndtering af økonomien<br />
på <strong>Aalborg</strong> <strong>Universitet</strong><br />
- sikre en aktiv resultatbudgettering baseret på planer og<br />
strategier<br />
- sikre rettidig løn til universitetets medarbejdere<br />
- sikre en korrekt opsamling og inddatering af det økonomiske<br />
datagrundlag<br />
- skabe grundlag for en hensigtsmæssig fordeling af universitetets<br />
ressourcer<br />
- tilvejebringe nøgletal om aktiviteter, ressourcer og resultater<br />
- tilvejebringe en velfungerende indkøbspolitik, så der kan<br />
skabes samlede indkøbsaftaler for hele universitetet.<br />
Udvalgte aktivitetsindikatorer 2010 2011 medio 2012<br />
Bilag behandlet af bogholderi og rejser 104.993 112.687 122.875<br />
- heraf rejser 15.120 17.721 20.211<br />
antal af records i økonomisystemet på lønområdet<br />
* siden 2008 er antallet af records fordoblet<br />
1.710.062 1.834.904 Ca. 2.000.000<br />
nyoprettede projektnumre 609 673 699<br />
antal regnskabsaflæggelser - eksterne projekter 389 425 421<br />
Brugere på tidsregistreringssystem 197 470 934<br />
omsætningstal - ekstern virksomhed (mio. kr.)<br />
* især antallet af regnskabsaflæggelser i 2012 vil stige i årets sidste regnskabsperioder.<br />
380 430 Budget: 526<br />
Brugere af rapportværktøjet Qlikview 125 350 485<br />
Brugere af rapportværktøjet Prophix 0 0 209
AAU INNOVATION<br />
– TILTAG OG INdSATSER I 2012<br />
AAU Innovation består af Kontraktenheden, Patent og<br />
Kommercialisering, Fundraising og Projektledelse og netværkscenteret.<br />
kontraktenheden<br />
• Udarbejdelse af standard aftale til internationale uddannelsesforløb<br />
og standard studenteraftaler.<br />
• ECIU Juragruppe indenfor Teknologioverførsel<br />
• Optimering af processen omkring projektoprettelser i<br />
samarbejde med Projektøkonomi.<br />
nøgletal For kontraktenheden<br />
Medio december er der indgået ca. 1.200 samarbejdsaftaler,<br />
herunder forskningssamarbejdsaftaler, konsulentaftaler<br />
og hemmeligholdelsesaftaler.<br />
Byggeri og anlæg<br />
elektroniske systemer<br />
energiteknik<br />
fysik<br />
kemi og bioteknologi<br />
Medicin og sundhedsteknologi<br />
Mekanik og produktion<br />
indberetninger pr. institut<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
20<br />
patent og koMMercialisering<br />
• Høj aktivitet både med hensyn til indberetninger af nye<br />
opfindelser og kommercialisering af opfindelser.<br />
• Kommerciel udvikling af universitetsbeskyttet IPR er der i<br />
tæt samarbejde med opfindere og institutter hentet mere<br />
end dkr 10 mio.<br />
• Facilitering af forskningsstrategiske erhvervssamarbejder<br />
• Projekter med Højtteknologifonden, Europæiske Investeringsbank<br />
og norske Forskningsråd<br />
• Handel med IPR og overvågning af egne patenter<br />
• Patentret i praksis og varemærkebeskyttelse<br />
• IPR undervisning på Immaterielret på Juridisk Institut og<br />
Institut for Økonomi og Ledelse.<br />
aktiviteter 2012 2011 2010 2009<br />
indberettede opfindelser 51 47 53 42<br />
solgte opfindelser 23 18 28 21<br />
licenserede opfindelser 1 5 7 2<br />
spin-out selskaber 1 1 4 1<br />
Proof of Concept & forskningsprojekter,<br />
antal<br />
Proof of Concept & forskningsprojekter,<br />
dkk<br />
0 1 10 15 20 25<br />
8 7 11 5<br />
10.247.500 11.697.792 9.118.615 1.840.000<br />
Patentansøgninger 11 10 13 9
Fundraising og projektledelse<br />
• Udvikling af fundraising strategi og folder<br />
• Udarbejdelse af Horizon 2020 folder og forberedelse til<br />
Horizon 2020, herunder bl.a. afholdelse af Bruxelles-tur<br />
for AAU ledelse<br />
• Planlægning og afholdelse af tre EU-formandskabsarrangementer<br />
”Presidency Dialogues” i Bruxelles, hvor flere<br />
AAU forskere og ledere deltog. Temaerne var Smart<br />
Cities, eHealth, og H2020.<br />
• Planlægning og afholdelse af Innovationsseminaret ”From<br />
Research to Change” i europa Parlamentet, Bruxelles<br />
• Hjælp ved udarbejdelse af mere end 250 ansøgninger<br />
• Etablering af fundraiser netværk mellem alle miljøerne<br />
på AAU<br />
• Afholdelse og optimering af DFF ansøgningskursus ”How<br />
to write an excellent application”.<br />
nedenstående model viser antal afsendte afsøgninger, som<br />
F&P har hjulpet med fordelt på institut.<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
21<br />
sbi<br />
Plan<br />
innovation<br />
M-tech<br />
Math<br />
læring<br />
law<br />
komm<br />
Hst<br />
fysik<br />
et<br />
es<br />
dPs<br />
Cs<br />
Create<br />
Civil<br />
CiP<br />
Cgs<br />
Business<br />
Bio<br />
0 10 20 30 40 50
projektledelse<br />
• Forhandling af store EU projekter under det 7. rammeprogram.<br />
Som eksempel kan nævnes FP7 projektet evolution<br />
som med 25 partnere og et samlet budget på 13,4<br />
millioner euro er forhandlet på plads i 2012.<br />
· Projektledelse af FP7 projekter<br />
· Projektledelse på strukturfondsprojekter<br />
· Projektledelse på Cost Action<br />
· Projektledelse på erasmus Mundus<br />
· Projektledelse på Højteknologifondsprojekter.<br />
· etablering af FP7 / Horizon 2020 netværk for decentrale<br />
projektmedarbejdere<br />
• Kontoret udbyder i stigende grad support til institutter og<br />
har bl.a. været tovholder på konferencen Future Internet<br />
Assembly, som fandt sted i maj med over 500 deltagere<br />
i <strong>Aalborg</strong> Kongres og Kulturcenter.<br />
• Den årlige projektomsætning udgør i alt ca. 95 millioner<br />
kroner som kontoret administrerer for partnerne i projektkonsortierne.<br />
sea - supporting entrepreneurship<br />
• Inkubator: Tilknytning af 52 studerende og dimittender<br />
fordelt fra 1.semester til dimittender og ph.d.-stipendiater,<br />
deltagelse af studerende fra University College nordjylland<br />
• Opstart af Juridisk Iværksætterrådgivning under Juridisk<br />
Institut og Rådgiveronsdag<br />
• Wofie 2012: Afholdelse af Wofie med tema ”Social Innovation<br />
and entrepreneurship” med 200 studerende.<br />
• Solution Hub: opstart af projekt og etablering af projektteam,<br />
organisering af syv projektgrupper med 23 deltagerforløb,<br />
afholdelse af fem fællesaktiviteter for de studerende<br />
og gennemførelse af første pilot-gennemløb.<br />
• Venture Cup: Hvervning af 13 teams til Venture Cup Start<br />
Up konkurrence hvoraf to kvalificerede sig til finalen.<br />
• Innovation X: Afholdelse af fem Innovationsdage med<br />
over 500 deltagere og 77 oplægsholdere fra hele verden.<br />
• Udvind Vækst: Forøgelse af Kick-Starts medlemsskare til<br />
970 studerende, afholdelse af 1 camp, 5 kurser for undervisere,<br />
9 temadage, 9 synlighedsskabende events, 10<br />
iværksætterrelaterede kurser, 2 konferencer, med totalt<br />
1087 deltagere.<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
22<br />
netVærkscenteret<br />
• Universitarium: Afviklet med 20.000 antal besøgende i<br />
2012, heraf ca. 4000 skolebørn fra hele nordjylland.<br />
• BrainsBusiness: Afholdelse af På Herrens Mark, Brains-<br />
Match, GamesBusiness og BrainsBusiness Award 2012.<br />
BrainsBusiness har 140 medlemmer, 14 fagspecifikke<br />
netværk og har i 2012 haft 3000 deltagere til netværksmøder<br />
og events.<br />
• Matchmaking: etablering af AAU Matchers (studenter<br />
matchmakere), ansøgning om nyt Videnspredningsprojekt<br />
(Matchmaking generation 2), initieret samarbejde<br />
med VækstHus nordjylland, besøgt 72 virksomheder, 25<br />
afholdte Solution Camps. Desuden udrulning af matchmakingsystem<br />
på AAU København. Afvikling af ca. 10 Tour<br />
de Kommune. Rådgivning/matching af mere end 50 virksomheder<br />
med forskere og ca. 150 virksomheder med<br />
studerende. I 2012 har mere end 100 virksomheder været<br />
repræsenteret ved events, arrangeret af AAU Matchmaking.<br />
• Offshore Center Danmark: Indgåelse i netværk af mere<br />
end 240 deltagende virksomheder og institutioner. AAU<br />
er med i følgende projekter: eccoWind udviklingsprojekt,<br />
Gadow, SubSea projekt, Wavestar projekt omkring materialer,<br />
og Green offshore Center/grøn division under<br />
offshore Center Danmark.<br />
• Plast Center Danmark: Samarbejde med en række centre<br />
inden for plast- og polymerområdet, herunder DLInnovation,<br />
”Centre for Design Learning and Innovation” samt<br />
RISK centeret ligesom der deltages i samarbejde mellem<br />
erhvervsakademi Sydvest (eASV), SDU esbjerg og<br />
esbjerg Kommune omkring Idea House.<br />
• Copenhagen Innovation Harbour (CIH): opbygning af nyt<br />
innovationsmiljø på AAU København med virksomheder<br />
og start-ups i forening med forskningsmiljøet.<br />
• Copenhagen Talent Bridge: Fra 2012-2014 er AAU København<br />
deltager i Det europæiske Socialfonds projekt<br />
Copenhagen Talent Bridge (CTB).
AALBORG UNIVERSITET<br />
23
IT-AFdELINGEN<br />
- dRIFTS- OG UdVIkLINGSOpGAVER<br />
It-afdelingen har i løbet af 2012 bidraget til processen med<br />
omorganisering af it-organisationen. Fra 1. marts 2013 vil<br />
fællesadministrationens it-afdeling blive nedlagt og medarbejderne<br />
overflyttet til den samlet it-organisation AAU It<br />
Services (AAU-ITS).<br />
ny it-organisation<br />
Direktionen besluttede i foråret 2012 at etablere én fælles<br />
it-afdeling på AAU. Hensigten er at få en samlet enhed<br />
med en fælles og standardiseret it-platform, et fælles<br />
it-supportsystem og en fælles udviklingsafdeling samlet<br />
under en it-direktør. I løbet af 2012 blev der således ansat<br />
en it-direktør og fire chefer for de<br />
fire nye afdelinger:<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
24<br />
STRATeGI oG PRoCeS<br />
AnVenDT IT oG UDVIKLInG<br />
InFRASTRUKTURSeRVICeS<br />
SUPPoRTSeRVICeS<br />
navnet på den nye it-organisation er ”AAU It Services”. Som<br />
basis for hele forandringsprocessen blev der i november<br />
gennemført en brugertilfredshedsundersøgelser blandt de<br />
ansatte. Brugertilfredshedsundersøgelsen forventes gennemført<br />
med jævne mellemrum fremadrettet, og i takt med<br />
at organisationen blive opbygget og får defineret services<br />
og support, vil undersøgelsen også omfatte de studerende.<br />
It-afdelingen har i løbet af 2012 serviceret og udviklet på<br />
over 38 systemer og projekter.
TEkNISk FORVALTNING<br />
– TILTAG OG INdSATSER I 2012<br />
• Arkitekturkoncept, område vest, de overordnede retningslinjer<br />
og designprincipper for udbygningen af den<br />
vestlige del af <strong>Aalborg</strong><br />
• Statens laboratorierenoveringspulje – UNI-LAB (2010-<br />
2016). Renoveringsprojekter/byggerier til opgradering af<br />
laboratorier på <strong>Aalborg</strong> <strong>Universitet</strong>.<br />
• Strategisk fysisk planlægning – Helhedsplaner for perioden<br />
2012-2022<br />
• Projektering af Multibane med udendørsfitness ved<br />
Krogh stræde 3<br />
• Sø- og Kanalanlæg<br />
oVersigt oVer aalborg uniVersitets brutto kVadratMetre<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
25<br />
• Udvikling af bæredygtighedsindikatorer i ECIU, gennemførelse<br />
af miljøforbedringsprojekt ”elbiler”, opstart af industriel<br />
symbiose i erhvervsnetværk 9220, bæredygtighedsundervisning<br />
på første studieår, videreudvikling af<br />
grønt regnskab, udarbejdelse af miljømål og miljøforbedringer<br />
for 2013, energihandlingsplan 2013<br />
• Yderligere opsætning af hjertestartere på <strong>Aalborg</strong> <strong>Universitet</strong><br />
• Evakueringsprogram på <strong>Aalborg</strong> <strong>Universitet</strong><br />
• Afskaffelse af store mængder affald med ny renovationsbil<br />
med den nye eU6 motor med miljøvenlig partikel<strong>fil</strong>ter<br />
• Videreuddannelse af 5 rengøringsassistenter til rengøringsteknikere<br />
brutto m 2 ændring ændring<br />
2011 2012 i m2 i %<br />
eksterne lejemål 107.919 153.847 45.928 42,6<br />
BYgst lejemål 139.371 139.371 0 0,0<br />
selveje 8.703 8.703 0 0,0<br />
i alt 255.993 301.921 45.928 17,9<br />
aalborg 217.248 228.126 10.878 5,0<br />
esbjerg 15.521 15.521 0 0,0<br />
københavn 23.224 58.274 35.050 150,9<br />
i alt 255.993 301.921 45.928 17,9<br />
nye lejemål 2012<br />
aalborg brutto m2 Badehusvej - auditorier 1.140<br />
skibbrogade 5 1.621<br />
nordkraft 278<br />
sohngaardsholmsvej 2 1.121<br />
vestre Havnepromenade 5-9 410<br />
sofiendalsvej 9-11 2.750<br />
ved stranden 22 1.380<br />
sohngaardsholmsvej 51a 1.550<br />
karlskogavej 6b 292<br />
novi 336<br />
aalborg i alt 10.878<br />
sydhavnen - københavn brutto m2 frederikskaj 10a 7.037<br />
frederikskaj 10B 3.614<br />
aC Meyers vænge 15 25.760<br />
frederikskaj 6 4.176<br />
sydhavnen i alt 40.587<br />
nye lejemål i alt 51.465<br />
overleverede m2 i Ballerup 5.537<br />
udvidelse af m2 i alt 2012 45.928
FæLLESAdmINISTRATIONENS<br />
FINANSIELLE RAmmER<br />
adMinistrationens regnskab og budget 2011 - 2013<br />
Fællesadministrationens indtægter består primært af<br />
ADM-bidraget, der følger universitetets samlede indtægter<br />
med 10 %. Fællesadministrationen får dog også indtægter<br />
gennem eksternt samarbejde og salg af varer og<br />
tjenesteydelser. Dermed bliver de samlede indtægter lidt<br />
over 10 pct. af universitetets omsætning.<br />
regnskab 2012<br />
Som det fremgår af regnskabet forventes fællesadministrationen<br />
at komme ud med et underskud på lidt over 7<br />
mio. i 2012. Underskuddet skyldes primært, at fællesadministrationens<br />
ADM-bidrag er nedsat med ca. 9,0 mio. pga.<br />
af lavere aktivitet på hele AAU. Ligeledes er fællesadministrationens<br />
omkostninger til husleje steget kraftigt, særligt<br />
som følge af den nye campus AAU København. Til trods for<br />
den lavere indtægtsramme er aktiviteterne ikke nedjusteret,<br />
hvilket de beskrevne aktiviteter på de foregående sider<br />
også bærer præg af.<br />
budget 2013<br />
I 2013 forventer fællesadministrationen at komme ud med<br />
et resultat i balance. I budgettet er der, foruden den overordnede<br />
strategi, fokus på følgende tiltag:<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
26<br />
r 2011 r 2012 B 2013<br />
1. eksterne indtægter 42.981 44.241 36.416<br />
2. interne indtægter 216.356 229.788 253.902<br />
indtægter i alt 259.337 274.029 290.318<br />
forbrug/ øvrige omkostninger 99.780 107.927 99.451<br />
Personaleomkostninger 96.470 105.395 119.179<br />
interne omkostninger 49.915 67.998 72.000<br />
omkostninger i alt 246.166 281.320 290.630<br />
resultat 13.171 -7.291 -312<br />
note: Budgettet for teknisk forvaltningen indgår som en del af lokalebudgettet og afdelingen er dermed ikke omfattet<br />
i overstående beskrivelse.<br />
caMpusudVikling<br />
I 2013 vil der løbende være ekstra fokus på, at alle 3 AAU<br />
campusser sikres et ensartet teknisk-administrativt kvalitetsniveau.<br />
god adMinistratiV praksis<br />
I 2013 vil God Administrativ Praksis-projektet fokusere på<br />
den fortsatte implementering af 5 særligt udvalgte procesoptimeringsprojekter.<br />
Formålet med de 5 projekter og<br />
de øvrige projekter under GAP er at effektivisere og optimere<br />
den samlede administration på <strong>Aalborg</strong> <strong>Universitet</strong>,<br />
så administrationen fortsat kan levere service af høj<br />
kvalitet via effektive processer og godt samarbejde. Dette<br />
samtidig med, at der gennemføres en ministerielt pålagt<br />
besparelse på administrationen på 20 mio. kr. i 2013. I<br />
forbindelse med GAP projektet vil der blive gennemført en<br />
række evalueringer af udvalgte administrative arbejdsprocesser.<br />
Den foreløbige opgørelse af de forskellige GAP-initiativer<br />
viser, at AAU har indhentet en (skønnet) effektiviseringsgevinst<br />
på ca. 13,5 mio. kr. alene i 2012. nedenstående figur<br />
viser endvidere, at der er et gennemgående ønske om at<br />
effektivisere administrationen på AAU, hvilket kan være en<br />
medvirkende årsag til den faldende andel af TAP-årsværk<br />
set i forhold til VIP-årsværk.
indeX-udVikling oVer Vip- og tap-årsVærk<br />
2007 - 2011<br />
180<br />
170<br />
160<br />
150<br />
140<br />
130<br />
120<br />
110<br />
100<br />
90<br />
80<br />
2007 2008 2009 2010 2011<br />
VIP<br />
TAP Indtægt<br />
AALBORG UNIVERSITET<br />
27<br />
aau – en god arbejdsplads<br />
I 2013 vil fællesadministrationen særligt fokusere på AAU<br />
som en god arbejdsplads. Fællesadministrationen er ansvarlig<br />
for at gennemføre en ny APV-proces for AAU i 2012-<br />
2015.<br />
økonoMistyring<br />
Økonomistyringen har i de seneste år været en af fællesadministrationens<br />
største prioriteringer. Økonomistyringsprojektets<br />
første fase er ved at være gennemført. Delmålet<br />
vedrørende økonomistyring af eksternt finansierede projekter<br />
vil blive indlejret i organisationen i 2013. endvidere<br />
vil der i 2013 være fokus på forbedring af ledelsesinformationen<br />
– bl.a. ved at udgive et antal rapporter med centrale<br />
nøgletal til belysning af aktivitetsudviklingen.<br />
innoVation<br />
Fællesadministrationen har via AAU innovation bidraget til<br />
at styrke universitetets indsats for at skaffe flere eksterne<br />
forskningsmidler, nyttiggøre resultater med kommercielt<br />
potentiale, samt at opmuntre de studerende til iværksættervirksomhed.<br />
Denne indsats vil fortsat have høj prioritet<br />
i forhold til alle campusser i 2013.<br />
personaleudVikling<br />
nedenstående tabel viser udvikling i antallet af ansatte i<br />
fællesadministrationens afdelinger. Det er især Studieforvaltningen<br />
og ØA, der er vokset mest, hvilket bl.a. skal ses i<br />
lyset af den kraftige vækst i antal studerende og det øgede<br />
fokus på økonomistyring. Sammenholdes væksten i personaleomkostninger<br />
i forhold til de samlede omkostninger<br />
viser det, at personaleomkostninger har været faldende i<br />
perioden fra ca. 40,5 procent i 2010 til 37,5 procent i 2012.<br />
Udviklingen i antal ansatte i administrationen (årsværk)<br />
2011 2012<br />
tf 121,3 134,8<br />
øa 45,4 48,4<br />
ledelsessekretariatet 22,3 24,4<br />
studieforvaltningen 61,0 75<br />
Hr 18,7 19,2<br />
it-afdelingen 28,6 32,5
AALBORG UNIVERSITET<br />
28