ÅRSMELDING 2004 - Nasjonalmuseet

AVDELING FOR
ADMINISTRASJON
34
NASJONALMUSEETS ÅRSMELDING 2004 8
Administrasjonen skal være kompetente tilretteleggere på
sine fagområder og en aktiv, smidig, tilgjengelig og serviceorientert
støttefunksjon for Nasjonalmuseets medarbeidere
på alle nivåer. Avdelingen er delt i tre seksjoner: Drift og
sikkerhet med Tormod Kaaløy som leder, Organisasjon og
kontorforvaltning, med Else-Marit Laskerud som leder og
Økonomi og regnskap med Siri Kristiansen som leder. Av
disse er én leder rekruttert internt (Tormod Kaaløy), og de to
øvrige ble rekruttert i løpet av første halvår 2004. Avdelingen
hadde ved årets slutt 25,3 faste stillinger.
Administrasjonen har et bredt virkefelt, og våre rutiner
og arbeidsprosesser skal tilrettelegges for å støtte opp om
Nasjonalmuseets overordnete mål, slik at det frigjøres mest
mulig tid til museets kjerneoppgaver. For forretningssiden
av administrasjonens ansvar vil det være viktig å kunne
dokumentere årlig forbedring i egeninntektene, samt å vise at
pengene vi forvalter og genererer gjennom egeninntekter og
sponsorbidrag blir brukt effektivt.
Et langsiktig mål er å vise at vi greier å generere økte
egeninntekter fra butikker, publikasjoner, produkter og
serveringssteder.
Viktige oppgaver som har stått i fokus i 2004 har vært:
Etablere sikre rutiner for økonomiforvaltning og rapportering.
Opplæring av ledere i økonomiforvaltning- og rapportering.
Etablere elektronisk system for attestasjon og anvisning.
Budsjettering av 2005 bygget opp fra seksjons- og
avdelingsnivå.
Etablere ny museumsbutikk i Nasjonalgalleriet.
Konsentrere butikkaktiviteten til Nasjonalgalleriet og
Kunstindustrimuseet, vurdere omlegging av butikken i Museet
for samtidskunst og Arkitekturmuseet, og overføring av varer
og personale til museumsbutikken ved Nasjonalgalleriet.
Gjennomgang av eksisterende avtaler med drivere av
serveringsstedene.
8.1 Flytting til Kristian Augusts gate 23
Administrasjonsstaben har hatt hovedansvaret for
prosjektering og planlegging av fl yttingen. Arbeidet
har omfattet oppfølging av prosjektet i nært samarbeid
med byggteknisk rådgiver Vigleif Næss, Prosjekt- og
teknologiledelse AS og interiørarkitekt Hanne Margrethe
Hjermann fra Dark Arkitekter, samt deltakelse på brukermøter
sammen med Entra og PEHAB. Det ble tidlig i 2004 etablert et
eget fl ytteprosjekt som skulle prosjektere selve fl yttingen.
Arbeidsmiljøutvalget har løpende vært orientert om
fl ytteprosjektet. Valg av planløsninger og valg av materialer
har vært drøftet på fl ere møter der bedriftshelsetjenesten og
museets rådgivere har vært til stede.
8.2 Seksjon drift og sikkerhet
Vår oppgave er å sørge for at vi forvalter fellesskapets verdier
på en forsvarlig måte, og innen utgangen av 2006 være et
nasjonalt forbilde på sikkerhetssiden. Vi har arbeidet med
å formalisere samarbeidet med ABM-utvikling og å etablere
og vedlikeholde et velfungerende lag av museumsverter.
Videreutvikling av samarbeidet med eksterne leverandører av
IT-tjenester, telefoni og renhold har stått sentralt i 2004.
8.3 Museumsverter
Omleggingen fra innleid vakthold til museumsverter var den
største organisatoriske utfordringen i 2004. Arbeidet startet
med å kartlegge behov for teknisk oppgradering og antall
posisjoner som måtte besettes i alle utstillingssalene. Det ble
utarbeidet et opplæringsprogram der sikkerhetsopplæring
var hovedbestanddelen. Opplæring i museets oppgaver
og informasjonsoppgavene knyttet til funksjonen som
museumsvert, var også en del av programmet. Opplæringen
på sikkerhetssiden ble satt ut til et vaktselskap, den
øvrige opplæring ble skjøttet av museets egne ansatte.
Det ble arrangert gjennomganger for vertene i forkant av
alle utstillingsåpningene. Omleggingen er defi nert som
et prøveprosjekt, og museumsvertene er i første omgang
engasjert for ett år. Erfaringene er til nå udelt positive. Under
omleggingen kom også sikkerheten ved Kunstindustrimuseet
opp på samme nivå som Nasjonalgalleriet og Museet for
samtidskunst. Innleid vakthold er beholdt i sikkerhetsslusene.
Publikums reaksjon på omleggingen er entydig positiv. Vertene
oppleves som velinformerte og imøtekommende.