Riktlinjer för sociala medier - Osby Kommun
Riktlinjer för sociala medier - Osby Kommun
Riktlinjer för sociala medier - Osby Kommun
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Besöksadress Västra Storgatan 35<br />
Postadress <strong>Osby</strong> kommun<br />
283 80 <strong>Osby</strong><br />
RIKTLINJER<br />
Antagen, datum<br />
2011-08-24<br />
<strong>Riktlinjer</strong> <strong>för</strong> <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong><br />
Telefon 0479-52 80 00 vx<br />
Fax 0479-52 82 97<br />
E-post kommun@osby.se<br />
Hemsida www.osby.se<br />
Org.nr 212000-0902<br />
Sida<br />
1(4)<br />
PlusGiro 11 16 61-5<br />
Bankgiro 281-6909
<strong>Osby</strong> kommun 2011-08-24 2(4)<br />
Syfte<br />
<strong>Riktlinjer</strong>na beskriver hur <strong>Osby</strong> kommun och kommunens verksamheter kan<br />
använda <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> på ett sätt som fungerar med kommunens<br />
värdegrund, varumärke, policydokument samt regler och lagar.<br />
Vad är <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>?<br />
Sociala <strong>medier</strong> är aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och<br />
användargenererat innehåll, till exempel chatfunktioner, bloggar och<br />
diskussionsforum.<br />
Där<strong>för</strong> kommunicerar <strong>Osby</strong> kommun via <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong><br />
Mediesamhället <strong>för</strong>ändras ständigt och nya kommunikationsvägar skapas.<br />
För kommunen är det viktigt att finnas på de arenor och via de nya kanaler<br />
där vi når våra målgrupper.<br />
Sociala <strong>medier</strong> är ett komplement som är lättillgängligt och billigt att<br />
använda. De ersätter inte kommunens officiella webbplats www.osby.se.<br />
Syftet kan variera beroende på vilken verksamhet och vilken kanal det<br />
handlar om, till exempel:<br />
• <strong>Kommun</strong>icera med medborgarna och omvärlden. Ett snabbt och<br />
enkelt sätt att nå fram och skapa en dialog<br />
• Vidga medborgardemokratin. Alla som vill får möjlighet att delta<br />
i dialoger <strong>för</strong>a fram idéer och åsikter och därmed vara med och<br />
påverka<br />
• Nya målgrupper. Människor i alla åldrar lägger allt mer tid på<br />
internet. Genom att finnas på olika arenor ökar möjligheten att nå<br />
nya målgrupper som normalt inte söker sig till kommunens<br />
webbplats eller tar del av mer traditionella informationskanaler<br />
• Marknads<strong>för</strong>a <strong>Osby</strong>. Det finns en mängd möjligheter att nå ut med<br />
nyheter, skapa goodwill, marknads<strong>för</strong>a kommunen, kommunens<br />
verksamheter, evenemang och liknande<br />
Innan ett nytt konto startas i <strong>Osby</strong> kommuns namn<br />
För att få starta konton i <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> i <strong>Osby</strong> kommuns namn, måste vissa<br />
krav <strong>för</strong>st uppfyllas:<br />
• Få ett godkännas av närmaste chef<br />
• Rådgör med kommunens kommunikatör<br />
• Ta fram en aktivitetsplan som innehåller följande:<br />
- Beskrivning av aktiviteten och vilket socialt medium det<br />
handlar om.<br />
- Syfte och mål med aktiviteten.<br />
- Vilken är målgruppen?<br />
- Hur och när ska övervakning och uppdatering skötas<br />
I egenskap av politiker ska man inte stå som ansvarig <strong>för</strong> <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong><br />
med kommunen som avsändare. Det är mer lämpligt att politiker använder<br />
sig av det egna partiets kanaler. <strong>Kommun</strong>en kan erbjuda länkning från<br />
www.osby.se.
<strong>Osby</strong> kommun 2011-08-24 3(4)<br />
Att sköta ett konto<br />
På <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> <strong>för</strong>väntar sig aktörerna snabb respons. Var aktiv med<br />
uppdateringar, svara snabbt på frågor och ta bort olämpligt material.<br />
Frågor som kontoadministratören själv inte kan besvara skickas vidare till<br />
den som är ansvarig <strong>för</strong> verksamheten. Såväl kritiska synpunkter som<br />
värdefull respons kan vara viktigt att skicka vidare till dem som berörs.<br />
Som anställd i <strong>Osby</strong> kommun är du en ambassadör <strong>för</strong> din organisation. När<br />
det är möjligt klargör din befattning som representant <strong>för</strong> din organisation.<br />
Skilj på privat och professionellt agerande.<br />
Olämpligt material<br />
Brottsligt eller olämpligt material ska tas bort snarast möjligt.<br />
Ta alltid snabbt bort inlägg som innehåller:<br />
• Förtal, personliga angrepp eller <strong>för</strong>olämpningar<br />
• Hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier<br />
• Olovliga våldskildringar eller pornografi<br />
• Uppmaningar till brott eller utgöra annan brottslig handling<br />
• Olovligt bruk av upphovsrättsligt skyddat material<br />
• Svordomar eller obscena ord<br />
• Kommersiella budskap eller reklam<br />
Språk och bilder<br />
När du använder Internet på din arbetsplats representerar du <strong>Osby</strong> kommun<br />
och all kommunikation ska följa god sed.<br />
Använd ett vårdat, lämpligt språk som anpassas till mediet och målgruppen.<br />
Man brukar säga att tonen på <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> bör vara personlig men inte<br />
privat.Om och när det är möjligt ska <strong>Osby</strong> kommuns grafiska profil<br />
användas även på <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong><br />
Samordning<br />
Alla <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> där <strong>Osby</strong> kommun är represterat och riktar sig till<br />
allmänheten ska ha en tydlig ingång från www.osby.se.<br />
Aktivitetsplaner och inloggningsuppgifter lämnas <strong>för</strong> <strong>för</strong>varing på<br />
kommunledningskontoret så att kommunen inte råkar ut <strong>för</strong> att det finns<br />
konton som ingen kommer åt.<br />
Regler, lagar och arkivering<br />
Inlägg på <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> är vanligtvis av tillfällig eller ringa betydelse och<br />
får plockas bort när de inte längre anses aktuella.<br />
Den kommunikation som en tjänsteman har på <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> och som är<br />
godkänd av kommunen, är en allmän handling som alla svenska medborgare<br />
har rätt att ta del av. Enligt offentlighets- och sekretesslagen, OSL, uppfylls<br />
kraven på registrering om kommunikationen är lätt sökbar, till exempel via<br />
kommunens webbplats.<br />
Om det är ett inlägg som kan anses höra till ett befintligt ärende kan det vara<br />
aktuellt att diarie<strong>för</strong>a kommentaren.
<strong>Osby</strong> kommun 2011-08-24 4(4)<br />
Däremot är den information som inte är kommunens egen men som en<br />
tjänsteman får tillgång till genom sitt konto, inte allmänna handlingar.<br />
Sekretessbelagd information får inte <strong>för</strong>ekomma på <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>. Om<br />
någon utomstående publicerar sekretessbelagt material måste det omedelbart<br />
tas bort och diarie<strong>för</strong>as<br />
För att dokumentera mediet ska en skärmdump tas varje halvår och vid<br />
större <strong>för</strong>ändringar. Skärmdumpen ska sparas digitalt. Den som ansvarar <strong>för</strong><br />
kontot ansvarar också <strong>för</strong> att detta görs.<br />
<strong>Riktlinjer</strong>na <strong>för</strong> <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong> ska ses som ett komplement till de befintliga<br />
policydokument som redan finns antagna i <strong>Osby</strong> bland annat Informations-<br />
och kommunikationspolicyn, skriv- och bildregler, grafisk profil i de fall de<br />
är möjliga att tillämpa <strong>för</strong> <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>.
Dokumentet får användas och ändras i icke-kommersiella sammanhang under angivande av upphovsmannen: Tomas Seling, Penseo/Katrineholms kommun. Alla eventuella bearbetningar måste släppas med samma licens.<br />
Dokumentet fŒr anvŠndas och Šndras i icke-kommersiella<br />
sammanhang under angivande av upphovsmannen:<br />
Thomas Selig, Penseo / Katrineholms kommun<br />
Alla eventuella bearbetningar mŒste slŠppas med samma licens.<br />
Arkivering<br />
&<br />
Diariefšring<br />
Svar<br />
&<br />
Uppfšljning<br />
krŠver ingen arkivering /<br />
diariefšring<br />
KrŠver juridiskt sett i regel<br />
ingen vidare behandling<br />
Bevaka meddelandet, fšlj<br />
upp eventuella svar pΠdet<br />
mm.<br />
Behšver informationen<br />
raderas/avpubliceras?<br />
t.ex. pga brott mot gŠllande<br />
lagstiftning, direktiv och/eller<br />
policydokument?<br />
nej ja<br />
Besvara synpunkten eller<br />
kommentaren<br />
ja<br />
nej<br />
€r informationen synlig fšr<br />
allmŠnheten?<br />
(t.ex. offentliga kommentar<br />
pΠFacebook-sida eller<br />
synligt Twitter-meddelande)<br />
ja<br />
nej<br />
Radering / avpublicering<br />
€r meddelandet av sŒdan<br />
karaktŠr att det kan<br />
besvaras?<br />
nej<br />
ja<br />
Kan jag besvara<br />
synpunkten, svaret eller<br />
kommentaren?<br />
ja nej<br />
Vidarebefordra<br />
synpunkten, svaret eller<br />
kommentaren<br />
till person som Šr bŠttre<br />
lŠmpad (mottagaren)<br />
Tillhšr meddelandet ett<br />
Šrende eller kan initiera ett<br />
Šrende?<br />
ja<br />
nej<br />
Hantering i enlighet med<br />
bestŠmmelser om<br />
inkomna (elektroniska)<br />
handlingar<br />
Arkivering / diariefšring<br />
KrŠver principiellt<br />
svar / behandling<br />
Meddela ursprungliga<br />
avsŠndaren<br />
att meddelandet har<br />
vidarebefordrats<br />
Kommer mottagaren inom<br />
organisationen (kunna)<br />
svara pΠsamma medie/<br />
plattform som anvŠndes<br />
fšr att lŠmna<br />
meddelandet?<br />
Flödesschema <strong>för</strong> hantering av<br />
inlägg/kommentarer i <strong>sociala</strong> <strong>medier</strong>
Change language