Systematisk HMS

Systematisk
Helse
Miljø
Sikkerhet
Arbeid

Hva er internkontroll / systematisk HMS arbeid?
Forskriftens definisjon:
• ”Systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter
planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med krav
fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen”
• Si hva du skal gjøre
• Gjør hva du sa du skulle gjøre
• Forviss deg om at du har gjort hva du skulle
• Sørg for nødvendig dokumentasjon

Elementer innen HMS

Hovedmål for internkontroll /
systematisk HMS-arbeid
- Færre ulykker og skader – mindre menneskelig lidelse.
- Lavere tapstall som følge av brann
- Vern mot helse- og miljøskader fra produkter
- Mindre utslipp av forurensning til luft og vann
- Mindre avfall

Systematisk HMS arbeid i virksomheter
Systemet skal:
- Hjelpe bedriftene å holde orden i eget hus
- Gjøre det lettere for tilsynsmyndighetene å kontrollere at
helse-, miljø- og sikkerhetshensyn blir ivaretatt

Hensikten med systematisk HMS arbeid
- Å sikre at lover, forskrifter og andre retningslinjer
etterleves
- Å sikre at verne- og miljøarbeidet fungerer
- Å øke egenaktiviteten i bedriften

Hvilke lover gjelder
• Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid, stillingsvern m.v (AML) (2005)
• Brann – og eksplosjonsvernloven (2002)
• Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr (1929)
• Sivilforsvarsloven , 1953 (industrivernpliktige virksomheter)
• Produktkontrolloven (1976)
• Forurensingsloven, dersom virksomheten sysselsetter arbeidstakere (1981)
• Strålevernloven (2000)
• Genteknologiloven (1993)

Tilsynsmyndigheter
Arbeidsmiljøloven
Direktoratet for arbeidstilsynet / det lokale arbeidstilsynet
Brann- og eksplosjonsvernloven
Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap / kommunale brannvernmyndigheter
El-tilsynsloven
Produkt- og elektrisitetstilsynet / det lokale elektrisitetstilsynet
Forurensingsloven
Klima- og forurensningsdirektoratet (Klif) / Fylkesmannens miljøvernavdeling
Produktkontrolloven
Produkt- og elektrisitetstilsynet / Klima- og forurensningsdirektoratet (Klif) /
Fylkesmannens miljøvernavdeling / Sjøfartsdirektoratet (fritidsfartøy)
Sivilforsvarsloven
Næringslivets sikkerhetsorganisasjon
Genteknologiloven
Statens institutt for folkehelse / Direktoratet for naturforvaltning

Myndighetenes krav til innhold i HMS systemet (1)
Bedriften skal ved dokumentasjon:
1. fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet.
2. ha oversikt over virksomhetens organisasjon, plassere ansvar,
oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet.
3. kartlegge farer og problemer, vurdere risiko og følge opp med
handlingsplaner og tiltak.
4. iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge uønskede
forhold som oppstår på grunn av overtredelser av kravene i HMSlovgivingen.

Myndighetenes krav til innhold i HMS systemet (2)
5. foreta systematisk overvåking og gjennomgang av
• HMS systemet for å sikre at den fungerer som forutsatt. (Internkontrollrevisjon)
6. anskaffelse av lover og forskrifter og kjenne til de viktigste kravene
for virksomheten
7. sikre kunnskap ved informasjon og opplæring
8. arbeidstakermedvirkning i alle sammenheng

Hvordan gjennomføre systematisk HMS arbeid
Planlegge
• Utpeke IK ansvarlig (ansvar for styring / oppfølging)
• Definere ambisjonsnivå/konkretisere målene for HMS-arbeidet
• Kartlegge (risikoanalyse)
• Lage handlingsplan
Utføre
• Starte med noen få prosjekter, for eksempel HMS / brannvernkartlegging for å
fastsette status
• Dokumentere aktivitetene
• Fremskaffe dokumentasjon; lover, forskrifter osv.
Følge opp
• Lage / beskrive prosedyrer
• Avviksregistrering og -håndtering
Forbedre
• Interne / eksterne revisjoner

Levende HMS-system
Følge opp
Planlegge
og
prioritere
tiltak
Kartlegge

”PUFF hjulet” eller ”HMS sirkelen”
F O R B E D R E P L A N L E G G E
• Gjennomgang av ledelsen
• Forberede prosesser og prosedyrer
• Forebyggende tiltak
F Ø L G E O P P
• Avviksbehandling
• HMS runder
• Eksterne revisjoner
K A R T L E G G I N G
• Kartlegging med risikovurdering
• Politikk og mål
• Handlingsplaner
U T F Ø R E
• Opplæring og informasjon
• Kartlegge premisser og utarbeide
flytskjemaer
• Utarbeide nødvendig beskrivelser og
prosedyrer
• Iverksette

Planlegge Utføre Følge opp Forbedre
• Skaffe oversikt over aktuelle lover og forskrifter
• Kartlegge eksisterende rutiner for helse, miljø og sikkerhet
• Systematisere og oppbevare dokumenter
• Kartlegge problemområder (risikovurdere)

Planlegge Utføre Følge opp Forbedre
• Opplæring og informasjon
• Utarbeidelse av prosedyrer
– Sikre enhetlig gjennomføring av arbeidsoperasjoner
– Sikre effektiv utføring av arbeidsoperasjoner
– Sikre trygg utføring av arbeidsoperasjoner
– Være erfaringsoverføring til nye medarbeidere
– Avklare ansvarsforhold

Planlegge Utføre Følge opp Forbedre
• Avvik skal avdekkes gjennom løpende kontroll og ved
• internt og eksternt tilsyn
• Eksempler på avvik
• Brudd på støygrenser
• Skader og ulykker og nesten-ulykker
• Sykefravær
• Personalomsetning (turnover)
• Analyserer avvik for å finne årsak og for å unngå
• gjentakelse gjennom korrigerende tiltak.

Planlegge Utføre Følge opp Forbedre
• Interne revisjoner
– Deler av virksomheten
– Enkeltprosesser
• Systemrevisjoner
– Gjennomgang av hele HMS-IK systemet
– Horisontale / vertikale revisjoner
• Revisjon av tilsynsmyndighet
– Ofte samordnet av flere tilsynsetater

HMS håndbok
• En HMS håndbok er et nyttig redskap når det gjelder å
kunne dokumentere bedriftens verne- og miljøarbeid
MEN!
• Målet er ikke en perfekt håndbok
• Boka er viktig, men…
….viktigere er et system som er tilpasset bedriften og
som fungerer i praksis.

Hensikten med HMS håndboka er:
- Å beskrive virksomhetens HMS system
- At den skal dokumentere HMS systemet overfor ansatte, kunder og
myndigheter og gi informasjon om hvorledes lover og bestemmelser
etterleves.
- Den skal fungere som oppslagsverk for alle i bedriften.
Derfor skal den også oppbevares lett tilgjengelig og gjøres kjent for de
ansatte. I større bedrifter bør hver avd. ha forskrifter, prosedyrer,
datablader etc. som gjelder eget område/arbeid.

Innhold i HMS systemet
• HMS systemet består i hovedsak av 2
hoveddeler:
• En administrativ del (systemdokumentasjon)
• En dokumenterende del (resultatdokumentasjon)

Innhold i HMS systemet
1. Systemdokumentasjon
Overordnet del som beskriver
systemet.
• Konkretiserer systemet. Forteller
hvem som skal gjøre hva, når og
hvordan.
• Sjekklister, skjemaer, skrevne
rutiner, instrukser, prosedyrer og
datablader er andre eksempler.
2. Resultatdokumentasjon
Viser at man har gjort det man sier
man skal gjøre.
Eks;
• Utfylte sjekklister og
handlingsplaner.
• Rapporter, statistikker, kvitteringer,
referater fra møter, oversikt over
HMS opplæring osv.

Det levende HMS systemet
Krever aktiv deltakelse fra alle
• Oversiktlig
• Så lite og enkelt som mulig
• Klare ansvarsforhold
• Opplæring av ansatte
• Alle gjør sin oppgave
Hvordan få det til å fungere?