Veiledning_arrang - Bergen kommune
Veiledning_arrang - Bergen kommune
Veiledning_arrang - Bergen kommune
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Veiledning</strong><br />
for <strong>arrang</strong>ører<br />
av festivaler<br />
og <strong>arrang</strong>ementer<br />
i <strong>Bergen</strong><br />
• Ansvar<br />
• Lokaler<br />
• Sikkerhet<br />
• Matservering<br />
• Alkoholservering<br />
• Trafikkforhold<br />
• Vakthold<br />
• Renhold
Generelt om tillatelser<br />
til offentlige <strong>arrang</strong>ement<br />
Denne brosjyren inneholder informasjon om hvilke myndigheter<br />
som gir nødvendige tillatelser i forbindelse med offentlige<br />
<strong>arrang</strong>ementer:<br />
• Hordaland Politidistrikt<br />
• <strong>Bergen</strong> Brannvesen<br />
• Kontor for Skjenkesaker<br />
• Næringsmiddeltilsynet<br />
• Grønn avdeling (<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>)<br />
• Ren <strong>Bergen</strong> (Vegetaten).<br />
Avhengig av hvor et <strong>arrang</strong>ement skal foregå, <strong>arrang</strong>ementets<br />
omfang, innhold og eventuell servering, skal det søkes om tillatelse<br />
hos en eller flere av disse myndighetene.<br />
Arrangør må selv på grunnlag av <strong>arrang</strong>ementets karakter og<br />
omfang vurdere hvilke myndigheter det må søkes tillatelse hos.<br />
• Alle offentlig tilgjengelige <strong>arrang</strong>ementer skal av <strong>arrang</strong>ør<br />
meldes til politiet. Om det er tilstrekkelig med en melding<br />
eller om det må søkes om særskilt tillatelse avhenger av<br />
<strong>arrang</strong>ementets karakter og omfang.<br />
• Arrangører av offentlige <strong>arrang</strong>ementer som skal finne sted<br />
i lokaler/bygg som ikke på forhånd er godkjent som forsamlingslokaler,<br />
skal søke brannvesenet om tillatelse.<br />
Arrangør har selv ansvar for å orientere seg om<br />
lokalet/bygget er godkjent eller ikke godkjent som forsamlingslokale.<br />
• Ved alle <strong>arrang</strong>ementer som skal foregå utendørs i byens<br />
parker, torg og andre plasser skal det søkes om tillatelse<br />
hos <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> v/Grønn avdeling.
• Ved alle <strong>arrang</strong>ementer hvor det skal serveres alkohol skal<br />
det søkes om skjenkebevilgning hos Kontor for<br />
Skjenkesaker (<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>).<br />
• Ved alle <strong>arrang</strong>ementer hvor det skal foregå salg, servering<br />
og/eller tilberedning av næringsmidler skal det søkes om<br />
tillatelse hos Næringsmiddeltilsynet.<br />
Tidsfrister og krav til innhold i søknader om tillatelse fremgår av<br />
informasjonen fra de enkelte myndighetene i brosjyren.<br />
Politi<br />
Søknadsplikt til politiet har den som vil avholde et <strong>arrang</strong>ement<br />
på offentlig sted som overveiende er av underholdningsmessig,<br />
kunstnerisk, selskapelig eller kommersiell art, og som har et<br />
omfang som åpenbart vil medføre behov for betydelig ferdselsregulering<br />
eller vakthold. Jf. Politivedtektene for <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
§ 26, Politilovens § 11 og § 14 nr. 4.<br />
Meldeplikt til politiet har den som vil avholde et <strong>arrang</strong>ement av<br />
enhver art som er allment tilgjengelig, selv om <strong>arrang</strong>e-mentet<br />
ikke skjer på offentlig sted, når <strong>arrang</strong>ementets art eller størrelse<br />
gjør det sannsynlig at politioppsyn blir nødvendig av hensyn til ro<br />
og orden eller avvikling av trafikken. Meldeplikten kan også<br />
omfatte sammenkomst med dans eller annen tilstelning av<br />
overveiende selskapelig eller under-holdende art for medlemmer<br />
av forening eller lignende sammenslutning. Jf. Politivedtektene<br />
for <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> § 27, Politilovens § 11 og § 14 nr. 3 samt<br />
Politivedtektenes § 4.<br />
For en <strong>arrang</strong>ør kan det i enkelte tilfeller være vanskelig<br />
å vurdere om søknad eller bare en melding til politiet vil være til-
strekkelig. Ansvaret for en slik vurdering vil alltid være <strong>arrang</strong>ørens.<br />
Dersom <strong>arrang</strong>ør er usikker bør politiet forespørres.<br />
I Hordaland politidistrikt er det Forvaltningsavdelingen som har<br />
ansvar for behandling av slike søknader.<br />
Frister:<br />
Ved søknad: I alminnelighet senest 1 måned før<br />
<strong>arrang</strong>ementstidspunkt.<br />
Ved melding: I alminnelighet senest 14 dager før<br />
<strong>arrang</strong>ementstidspunkt.<br />
En søknad til politiet skal inneholde opplysninger om følgende<br />
forhold, tilpasset <strong>arrang</strong>ementets karakter og innhold :<br />
• Hvem er ansvarlig (ev. juridisk person)<br />
• Hva skal <strong>arrang</strong>eres<br />
• Hvor skal det <strong>arrang</strong>eres (offentlig/privat grunneier)<br />
• Tidspunkt for <strong>arrang</strong>ementet<br />
• Om <strong>arrang</strong>ementet<br />
(antall publikummere, aldersgruppe, skjenking osv.)<br />
• Oversikt over <strong>arrang</strong>ementssted<br />
(adkomster, innganger, utganger)<br />
• Sikkerhet og vakthold<br />
• Lydnivå (om bruk av høyttalere og lyddempende tiltak)<br />
• Trafikkavvikling (kjørende og gående)<br />
• Brannsikkerhetsplan (jfr. brannvesenets forskrifter)<br />
• Skjenkebevilling (jfr. skjenkekontorets forskrifter)<br />
• Økonomi (garantimuligheter for evt. kostnader til<br />
pålagt politivakthold).<br />
Dersom det er et allment tilgjengelig <strong>arrang</strong>ement som skal foregå<br />
utenfor offentlig sted, og det bare foreligger meldeplikt etter<br />
Byvedtektenes § 27, så skal også denne meldingen i alminnelighet<br />
inneholde opplysninger i henhold til overnevnte punkter 1 – 5, 7<br />
og 11.
Grønn avdeling<br />
Grønn avdeling forestår tildeling av utleie av <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s<br />
parker, Festplassen, Byparken, Torgallmenningen, Olav Vs plass,<br />
Tårnplass, Vågsallmenningen.<br />
Søknad om leie skal være Grønn avdeling i hende senest 2 uker<br />
før <strong>arrang</strong>ementet. Dersom <strong>arrang</strong>ementet er av slik omfang at det<br />
kreves politisk behandling, tar saksbehandlingen lengre tid.<br />
Søknad om <strong>arrang</strong>ementet må inneholde opplysninger om:<br />
• tidspunkt og sted for <strong>arrang</strong>ementet<br />
• <strong>arrang</strong>ørens navn<br />
• kontaktperson<br />
• navn på/beskrivelse av <strong>arrang</strong>ementet<br />
• behov for og beskrivelse av installasjoner,<br />
vedlegg foto/tegning/skisse og lignende<br />
• riggetid: Opprigging og nedrigging, varighet<br />
• omfatter aktiviteten den mobile scene<br />
• lyd/musikk, om bruk av høyttalere, varighet, type.<br />
Salg er ikke tillatt i områdene nevnt ovenfor. Det kan imidlertid<br />
gis unntak for småsalg på enkelte plasser i sentrum i forbindelse<br />
med <strong>arrang</strong>ementer.<br />
All virksomhet skal finne sted mellom kl. 08.00 og kl. 22.00.<br />
Det kan gjøres unntak for denne tillatelsen når særlige grunner<br />
foreligger.<br />
Avlyst <strong>arrang</strong>ement:<br />
Hvis leieren ikke kan avvikle <strong>arrang</strong>ementet, skal dette meldes<br />
Grønn avdeling snarest, og senest 5 dager før <strong>arrang</strong>ementets<br />
dato(er), hvis ikke blir dette blir holdt vil leietaker uansett bli<br />
fakturert for leiebeløpet.
Parker og friområder stilles til disposisjon i den stand de er og<br />
med det utstyr som er beregnet for utleie. Leieren skal påse at<br />
vegetasjon, faste elementer og utstyr ikke påføres skader i forbindelse<br />
med <strong>arrang</strong>ementer og er økonomisk ansvarlig overfor<br />
<strong>kommune</strong>n.<br />
Ren <strong>Bergen</strong><br />
Arrangør har ansvar for opprydding etter <strong>arrang</strong>ementer på<br />
offentlige plasser.<br />
Ved større <strong>arrang</strong>ement skal leier melde inn behov for ekstra<br />
bosskorger og behov for renholdstjenester til Ren <strong>Bergen</strong>.<br />
Ren <strong>Bergen</strong> har ansvar for daglig rengjøring av gater og offentlige<br />
plasser i <strong>Bergen</strong> sentrum. Ren <strong>Bergen</strong> har også ansvaret for<br />
tømming av de utplasserte avfallskorgene i sentrum, og har avtale<br />
med <strong>Bergen</strong>sområdets interkommunale Renovasjonsselskap<br />
(BiR), som står for selve tømmingen.<br />
Kontor for skjenkesaker<br />
Arrangører av <strong>arrang</strong>ementer hvor det skal serveres alkohol skal<br />
søke Kontor for skjenkesaker om bevilling. Skjenkebevillinger er<br />
regulert av alkohollovens § 1-6.<br />
Søknad om skjenkebevilling må være innkommet til Kontor for<br />
skjenkesaker senest 6 uker før <strong>arrang</strong>ementet finner sted.<br />
Søknadsskjema for bevilling fås ved henvendelse til Kontor for<br />
skjenkesaker.
Næringsmiddeltilsynet<br />
Ved <strong>arrang</strong>ementer hvor det skal inngå salg, servering og/eller<br />
tilberedning av næringsmidler må denne virksomheten på forhånd<br />
godkjennes av Næringsmiddeltilsynet.<br />
Den som står ansvarlig for næringsmiddelvirksomheten må sende<br />
inn søknad til næringsmiddeltilsynet senest 14 dager før<br />
<strong>arrang</strong>ementet skal finne sted.<br />
Søknaden må inneholde opplysninger om:<br />
• virksomhetens navn (adresse, telefon, telefaks, e-post)<br />
• kontaktperson (mobiltelefon, e-post m.v.)<br />
• navn på og beskrivelse av <strong>arrang</strong>ementet<br />
• tidsrom og sted for <strong>arrang</strong>ementet<br />
• beskrivelse av vareutvalg<br />
• hvilke matvarer som skal tilberedes<br />
• hvilke ferdig tilberedte matvarer som skal frambys<br />
• eventuelt navn på godkjent produksjonskjøkken («base»)<br />
som benyttes ved <strong>arrang</strong>ementet<br />
• beskriv innredning og utstyr ved frambudsstedet<br />
• beskriv innredning og utstyr ved frambudsstedet<br />
• vannforsyning/avløp/strøm<br />
• håndvaskfasiliteter<br />
• kjøle – og fryseutstyr<br />
• personaltoalett<br />
• avfallshåndtering<br />
• annet.<br />
Generelt avhenger Næringsmiddeltilsynets godkjenning av<br />
hvilken næringsmiddelvirksomhet man planlegger. Jo mer<br />
tilberedning og håndtering som skal foregå av matvarer som er<br />
lett bedervelige (kjøttvarer, fiskevarer m.v.), desto strengere er<br />
kravene fra næringsmiddeltilsynet.
Eksempelvis vil tilberedning av kjøttvarer og produksjon av<br />
ferdigretter kreve en tilknytning til et allerede godkjent produksjonskjøkken<br />
(en «base»). Næringsmiddeltilsynet vil som hovedregel<br />
aldri godta produksjon og tilberedning på private kjøkken.<br />
På den andre siden vil frambud av matvarer som ikke er lett<br />
bedervelige (lakris, sukkerspinn, skillingsboller m.v.) medføre få<br />
eller ingen krav fra næringsmiddeltilsynet.<br />
<strong>Bergen</strong> Brannvesen<br />
Arrangører av offentlige <strong>arrang</strong>ementer skal søke brannvesenet<br />
om tillatelse hvis <strong>arrang</strong>ementet skal finne sted i lokaler/bygg<br />
som ikke på forhånd er godkjent som forsamlingslokaler.<br />
Arrangør har ansvar for å orientere seg om lokalet er godkjent<br />
eller ikke godkjent som forsamlingslokale.<br />
Det er ikke nødvendig å søke <strong>Bergen</strong> Brannvesen om tillatelse<br />
ved <strong>arrang</strong>ement i lokaler som allerede er godkjent for dette.<br />
Eier av bygget har ansvar for sikkerheten og bruker/leietaker må<br />
rette seg etter de instrukser/prosedyrer som gjelder for lokalet.<br />
Det fastsatte persontall må ikke overskrides. Dersom det ikke er<br />
fastsatt persontall må dette gjøres før <strong>arrang</strong>ementet finner sted.<br />
Søknader om <strong>arrang</strong>ementer i lokaler som ikke er godkjent på<br />
forhånd behandles av brannsjefen i <strong>Bergen</strong> etter § 26 i lov av<br />
5. juni 1987 nr 26 om brannvern.<br />
Saksbehandlingstiden vil normalt være tre til fire uker.<br />
Følgende momenter må være vurdert og dokumentert i søknaden:<br />
• maksimal antall personer ved <strong>arrang</strong>ementet må fastsettes,<br />
• tillatelse fra eier av lokalet, ev. grunneier dersom lokalet er<br />
telt eller plasthall,
• ansvarlig for <strong>arrang</strong>ementet og maksimalt persontall som<br />
vil være tilstede,<br />
• vaktmannskapenes instrukser, kompetanse og kommunikasjonsmuligheter,<br />
• antall og bredde på rømningsveier, samt merking av disse<br />
• tilgang til slukkeutstyr,<br />
• øvrige personsikkerhetstiltak/vurderinger.<br />
Det er ikke nødvendig å sende all dokumentasjon til <strong>Bergen</strong><br />
brannvesen, men søknaden må beskrive eller si noe om de<br />
ovennevnte momenter, og det kan bli stilt krav om framleggelse<br />
av dokumentasjon.<br />
Ved større <strong>arrang</strong>ementer og festivaler som vil foregå i flere lokaler-<br />
/bygg og/eller på offentlig sted og som vil føre til store menneskemengder,<br />
kan det være aktuelt å sette inn tiltak av både forebyggende<br />
(begrensning av menneskemengder) og beredskapsmessig<br />
art (sikre fremkomst for utrykningskjøretøy og adkomst til<br />
brannhydranter og kummer).<br />
Ved slike <strong>arrang</strong>ementer er det ansvarlig <strong>arrang</strong>ør som må vurdere<br />
og dokumentere sikkerheten.<br />
I hovedsak dreier det seg om vurderinger av:<br />
• personsikkerhet<br />
• sikring av bygninger og materielle verdier<br />
• brannvesenets tilkomst og innsatsmuligheter.<br />
Slike store <strong>arrang</strong>ementer må meldes til brannvesenet i god tid og<br />
tiltak må vurderes i hvert enkelt tilfelle. Det er viktig at <strong>Bergen</strong><br />
Brannvesen tidlig kommer i dialog med <strong>arrang</strong>øren.
Adresser<br />
Hordaland Politidistrikt<br />
Forvaltningsavdelingen<br />
Allehelgens gate 6<br />
Postboks 285 Sentrum,<br />
5804 <strong>Bergen</strong><br />
Telefon 55 55 64 41<br />
Telefaks 55 55 65 50<br />
<strong>Bergen</strong> Brannvesen<br />
Rådstuplass 9, 5017 <strong>Bergen</strong><br />
Telefon 55 56 57 00<br />
Telefaks 55 56 57 66<br />
Kontor for Skjenkesaker<br />
Strandgaten 5, 5. etg.<br />
Postboks 7700, 5020 <strong>Bergen</strong><br />
Telefon 55 57 79 90<br />
Telefaks 55 57 79 95<br />
Næringsmiddeltilsynet<br />
Bontelabo 8, 5003 <strong>Bergen</strong><br />
Telefon 55 56 52 00<br />
Telefaks 55 56 52 11 / 52 13<br />
Grønn avdeling – <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
Postboks 7700, 5020 <strong>Bergen</strong><br />
Telefon 55 56 66 35<br />
Telefaks 55 56 63 23<br />
Ren <strong>Bergen</strong> - Vegetaten<br />
Postboks 7700, 5020 <strong>Bergen</strong><br />
Telefon 55 56 61 27<br />
Telefaks 55 56 62 96<br />
Seksjon for kunst og kultur<br />
<strong>Bergen</strong> Rådhus<br />
Postboks 7700, 5020 <strong>Bergen</strong><br />
Telefon 55 56 58 78<br />
Telefaks 55 57 58 79<br />
www.bergen.<strong>kommune</strong>.no<br />
GRAFISK SENTER • BERGEN KOMMUNE • 2000 • 05 / 2003
Change language