Mulighet Manuell
Mulighet Manuell
Mulighet Manuell
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
visma.no/imponere Tips egnet til å imponere, spesielt for deg som er daglig leder i bedriften<br />
hakeslepp hos leDelsen:<br />
avdelingslederen SIDE 2 lønningssjefen SIDE 2 Regnskapssjefen SIDE 4 salgssjefen SIDE 4<br />
ledergruppen tok bølgen SIDE 2<br />
“<br />
<strong>Manuell</strong><br />
administrasjon<br />
ble borte<br />
SIDE 2<br />
<strong>Mulighet</strong><br />
for større besparelser<br />
og økt kostnads-<br />
kontroll<br />
SIDE 3<br />
økeR Mest<br />
til tross for nedgangstider<br />
Nummer 1, årgang 2<br />
Programvare som<br />
imponerer<br />
Mektig iMponeRt:<br />
Styret fikk<br />
bakoversveis!<br />
POSTEN NORGE<br />
P. P. P O R T O B E T A LT<br />
Da den nye daglige lederen i bedriften presenterte<br />
gevinstene av de nye effektivitetstiltakene ble det<br />
oppstandelse i styrerommet. Framtidstroen var<br />
tilbake.<br />
SIDE 2<br />
Automatiserte rutiner _ Rapportering og Analyse _ Personaladministrasjon _ Reiseregninger og utlegg _ Elektronisk dokumentflyt _ Salg og kundedialog<br />
B
les MeR oM FleRe soM ble iMponeRt:<br />
Daglig leder<br />
imponerte!<br />
ny giv: Mens de andre styremedlemmene var stumme av beundring<br />
over besparelsene som den nye daglige lederen presenterte, tok styre-<br />
formannen umiddelbart til orde for optimisme og framtidstro.<br />
Episoden, som fant sted i forrige uke, har den siste tiden blitt mer og<br />
mer vanlig i et næringsliv som tidligere i vinter var preget av pessi-<br />
misme. Såkalte styregrossister rapporterer om en ny giv og noe som<br />
ligner på en epidemi av imponerte og optimistiske styrer. Det viser seg<br />
at flere og flere bedrifter erstatter manuelle og tidkrevende rutiner<br />
med automatiserte prosesser. Resultatene vil synes på bunnlinjen.<br />
Felles for alle disse bedriftene er at de har fått ny daglig leder den<br />
siste tiden. De nye daglige lederne har gått løs på finanskrisen med<br />
nye og friske blikk. Naturlig nok har de også sett på arbeidsprosessene,<br />
og deretter justert og modernisert rutinene.<br />
Sentralt i endringene står bruken av automatiserende programvare.<br />
Dette er støtteverktøy som snakker så godt sammen at dataflyten<br />
optimaliseres og mange manuelle rutiner rett og slett blir borte. En-<br />
dringene skjer innen mange forskjellige områder av bedriftene, så<br />
som økonomi, lønn/personal og salg/kundedialog.<br />
Ferske tall viser også at de bedriftene som bruker slike løsninger er mer<br />
lønnsomme enn de som ikke bruker dem. Lønnsomheten er ganske<br />
enkelt høyere. Ikke rart eierne og styret er imponerte og optimistiske.<br />
Daglig leder gjorde<br />
lønningssjefen målløs<br />
– behandlingstid<br />
på reiseregninger<br />
og utlegg ned 50 %<br />
ledergruppe tok bølgen etter at daglig<br />
leder innførte nye rapporteringsrutiner<br />
Visma Rapportering og Analyse er et webbasert verktøy som gjør tallene og informasjonen i<br />
bedriftens forretningssystemer tilgjengelig for alle ansatte. Det gjør rapporteringsjobben enklere<br />
også for medlemmene i ledergruppen. Som igjen fører til at du som daglig leder får de rapportene<br />
du trenger, når du trenger de.<br />
gode grunner til at vår rapporteringsløsning vil imponere:<br />
• Tilgjengelig hvor som helst og når som helst – på web<br />
• Dynamiske rapporter som gir dere svar der og da<br />
• Fleksible rapporter tilpasset mange forskjellige brukere og behov<br />
• Enkelt å bruke for alle<br />
• Et funksjonsrikt verktøy som gir dere høyere kvalitet på rapportene<br />
Daglig leder fjernet manuell administrasjon av ferie<br />
og fravær – avdelingsleder fikk hakeslepp<br />
For de fleste avdelingsledere er personaladministrasjon en tidstyv. Vår nettbaserte ansattportal<br />
inkluderer enkelt de ansatte i dette arbeidet, og automatiserer rutinene knyttet til ferie, fravær,<br />
ansattopplysninger og lønnsgrunnlag.<br />
gode grunner til at vår ansattportal vil imponere:<br />
• Tidsbesparende datafangst, direkte inn i lønnssystemet<br />
• De ansatte registrerer selv sine ferieønsker på web<br />
• Alltid oppdaterte ferieplaner for alle ansatte<br />
• Enklere registrering og administrasjon av fravær<br />
• De ansatte vedlikeholder egne ansatteopplysninger på web<br />
De aller fleste fyller i dag ut reiseregningene og utleggsrefusjonene på papir eller i Excel-maler. Vår<br />
webbaserte løsning derimot, er elektronisk og integrert med lønnssystemet. Da blir lønningssjefens<br />
etterbehandling mye enklere og dere kan spare mye tid.<br />
gode grunner til at vår løsning for reiseregninger og utlegg vil imponere:<br />
• Brukervennlig registrering på web, også med kredittkortintegrasjon<br />
• Relevante data fra lønnssystemet er tilgjengelig i løsningen<br />
• Alle transaksjoner overføres automatisk til lønn og økonomi<br />
• Automatisk oppdatering av regler, satser og standardverdier<br />
• Reiseregninger og utleggsrefusjoner i én og samme løsning
Nedgangstider:<br />
Øystein Moan, konsernsjef i<br />
Visma, ser finanskrisen som en<br />
mulighet for mange bedrifter<br />
til å få bedre kontroll over<br />
kostnadene og oppnå større<br />
besparelser de kan nyte godt<br />
av i mange år framover.<br />
FleRe ekseMpleR på tiDsbespaRelseR FinneR DU på visMa.no/iMponeRe<br />
<strong>Mulighet</strong>enes marked<br />
nyanserer bildet: – Den siste tiden har det kommet flere gode grunner til at man ikke bør se helt svart på framtiden.<br />
Politikerne har satt i gang flere tiltak. Boligmarkedet har til en viss grad roet seg. Og flere optimistiske stemmer<br />
slipper til med alternative synspunkter. Det bør inspirere til å se etter muligheter i stedet for begrensninger.<br />
Nå er tiden inne for å skaffe seg god kontroll over kostnadene og oppnå større besparelser i årene framover.<br />
Fakta:<br />
gode grunner til at næringslivet bør se lyst<br />
på framtiden<br />
• Aktiv økonomisk politikk med ekstratiltak over statsbudsjettet<br />
• Lavere renter og rimeligere boliger<br />
• Selv om BNP faller 1 %, er det fortsatt 99 % igjen<br />
• Norge ser ut til å rammes svakere enn mange andre land<br />
• Fortsatt høy aktivitet i oljerelatert industri<br />
• Skattelettelser for næringslivet<br />
• Lav lønnsvekst og lettere arbeidsmarked<br />
• Økt kjøpekraft i husholdningene<br />
• Svake konkurrenter blir borte<br />
• En anledning til å tenke nytt om egne rutiner og arbeidsprosesser<br />
profil: visma<br />
navn: Visma<br />
stilling: Nordens ledende innen programvare, outsourcing<br />
og administrative tjenester<br />
aktuell: Tilbyr effektiviserende løsninger som gir næringslivet<br />
kontroll over kostnadene og muligheter til å oppnå store besparelser<br />
– Det er kanskje arrogant å si høyt at en krise er sunt,<br />
særlig med tanke på alle de som sliter. Men hvis<br />
man ser større på det, er bildet litt annet, naturlig<br />
nok. De aller fleste økonomer og samfunnstenkere<br />
er enige om at utviklingen trenger korreksjoner.<br />
– Men man trenger ikke se så stort på det heller,<br />
for at det skal se lysere ut. En krise er en god<br />
anledning til å ta en kikk på egen virksomhet,<br />
og gå rutiner og arbeidsprosesser nærmere etter i<br />
sømmene. Der ligger det et stort, og ofte uutnyttet,<br />
potensial for lønnsomhet.<br />
kostnadskutt i vinden<br />
Det sier Øystein Moan, konsernsjef i Visma. Han<br />
har selv, for kort tid siden, lagt fram sine beste<br />
resultater noensinne. Ser man på omsetning<br />
og bunnlinje, har Visma merket lite til krise og<br />
investeringsstopp, noe som blant annet kan<br />
forklares med at konsernet leverer løsninger<br />
bedrifter trenger for å drive virksomhet, uansett<br />
krisetider eller ikke. Men det er også en økt vilje<br />
til å effektivisere.<br />
– Bedriftene velger kost/nytte framfor prestisje, og<br />
hjelp til kostnadskutt er veldig i vinden for tiden.<br />
I tillegg er kundene våre villige til å investere i<br />
løsninger som sørger for raske kostnadsreduksjoner,<br />
forteller Moan.<br />
halvtomt? eller halvfullt?<br />
I tillegg til positive erfaringer fra eget selskap,<br />
trekker konsernsjefen fram noen kjensgjerninger<br />
som balanserer det svartmalte bildet av tiden vi<br />
er inne i.<br />
– Selv om tall er tall, og realøkonomi er virke-<br />
lighet, handler mye om hvordan man ser på ting.<br />
Det er, som kjent, forskjell på et glass som er halv-<br />
tomt og et som er halvfullt. Realisme er viktig,<br />
men svartmaling er lite hensiktsmessig. NHOs<br />
halvårsrapport fra november i fjor sa at over halv-<br />
parten av bedriftene mente året 2009 ville bli<br />
svært vanskelig. Det er en markant utbredt pes-<br />
simisme, og det sier noe om kraften som ligger<br />
i kriseretorikken og mediene. Men hvis vi ser på<br />
makrotallene, så ser det ikke helsvart ut. Selv om<br />
BNP ender ned 0,2 % (slik f.eks. Nordea spår),<br />
står fremdeles over 99 % av verdiskapningen<br />
her i landet tilbake. – Tilnærmet 0-vekst er et godt<br />
stykke unna fullblods resesjon og stagnasjon.<br />
En del bransjer vil oppleve sviktende salg og vi<br />
vil få flere konkurser, men mange bransjer vil<br />
gjøre det godt også i år. Bedrifter som selger<br />
rimelige produkter og tjenester som folk trenger,<br />
vil gjøre det veldig bra. For selv om lønnsveksten<br />
blir svak vil kjøpekraften likevel øke, blant annet<br />
på grunn av fallende boligkostnader og rentesatser,<br />
påpeker Moan.<br />
<strong>Mulighet</strong>srom for smarte ledere<br />
Men det er ikke bare makroøkonomiske tendenser<br />
i den norske økonomien som representerer en<br />
motvekt til et helsvart bilde. Det ligger også mye<br />
læring å hente i historien, på andre siden av havet:<br />
– En studie fra McKinsey av 1000 amerikanske<br />
industribedrifter – foretatt under, før og etter<br />
resesjonen tidlig på nittitallet – viser noen verdi-<br />
fulle læringspunkter om hvordan bedrifter kan<br />
skaffe seg konkurransefortrinn. De som gjorde<br />
det best, som beholdt sin markedslederposisjon<br />
eller seilet opp som suksessrike utfordrere, hadde<br />
noen klare fellestrekk. Lederne av disse vinner-<br />
bedriftene økte, i motsetning til de andre, oppkjøps-<br />
takten. Men de brukte ikke bare penger på å kjøpe<br />
andre selskaper, de brukte også mer penger på<br />
andre ting, tilsynelatende mot all fornuft. I stedet<br />
for å kutte kostnader, refokuserte de penge-<br />
bruken, og økte sine kostnader på salg, markeds-<br />
føring, administrasjon, og forskning og utvikling,<br />
sammenliknet med sine konkurrenter som tapte<br />
markedsandeler.<br />
– Nå er det ikke slik at svaret for alle norske<br />
bedrifter ligger i å bruke masse penger for å komme<br />
seg gjennom finanskrisen. Moralen er heller at det<br />
handler om å tenke annerledes, også når tidene<br />
endrer seg. Og hvis man velger å rette blikket innover,<br />
mot egne rutiner og arbeidsprosesser, er jeg over-<br />
bevist over at mange vil finne tiltak som vil skaffe<br />
de et forsprang, avslutter Øystein Moan i Visma.
sistesiDen<br />
Daglig leder skaffet bedriften<br />
elektronisk fakturaflyt<br />
– ga regnskapssjefen hakeslepp<br />
Den nye daglige lederen så at bedriften<br />
brukte uforholdsmessig mye ressurser på<br />
håndtering av innkommende fakturaer<br />
og bilag. Løsningen ble elektronisk<br />
fakturaflyt. Dermed ble ressurser brukt<br />
på skanning, dokumentflyt og attestering<br />
kraftig redusert.<br />
gode grunner til at vår løsning for elektronisk dokumenthåndtering<br />
vil imponere:<br />
• Raskere og mer effektiv dokumentflyt<br />
• Forenklet arkivering og gjenfinning<br />
• Enklere saksbehandling (attestering, godkjenning, oppfølging)<br />
• Forbedret oversikt over ikke bokførte kostnader<br />
• Reduserer purringer og rentekostnader<br />
Undersøkelse om bedrifters vurdering av egen effektivitet:<br />
53%<br />
Svært effektive virksomheter<br />
Effektive virksomheter<br />
vil du imponere?<br />
25%<br />
12%<br />
10%<br />
Mindre effektive virksomheter<br />
Lite effektive virksomheter<br />
telefon<br />
02023<br />
kundesenteret@visma.no<br />
visma.no/imponere<br />
salgssjef ble overveldet<br />
når selgerne oppnådde<br />
«all time high»<br />
Dette klarte de fordi den nye daglige lederen hadde innført<br />
et nytt verktøy som ga selgerne enkel tilgang til rykende<br />
fersk kundeinformasjon. Salgssjefen erfarte da at det er mye<br />
å tjene på å jobbe strukturert med nysalg og kundepleie. Et<br />
godt salgsverktøy gir tilgang til oppdatert informasjon om<br />
nye og eksisterende kunder. Det gjør det enkelt å fokusere på<br />
de mest lønnsomme kundene.<br />
gode grunner til at vårt salgsverktøy med oppdatert<br />
kundeinformasjon vil imponere:<br />
• En komplett database med høy kvalitet på kundedataene<br />
• Alltid godt forberedt til salgsmøter og kundedialog<br />
• Bedre treff på kampanjer, mindre feiladressering og retur<br />
• Enklere registrering og vedlikehold av kundeinformasjon<br />
• Smart segmentering av prospekts<br />
På utkikk etter besparelser og kostnadskontroll? La oss hjelpe deg med å finne ut hvilke rutiner som kan effektiviseres i bedriften du leder!<br />
kontakt oss i dag for et uforpliktende møte. Da stiller du godt forberedt neste gang du skal presentere dine resultater fra den første tiden<br />
som ny daglig leder i bedriften. Og bedriften stiller bedre rustet for framtiden, uavhengig av rammevilkårene.<br />
visma kundesenter 02023 – visma.no/imponere – kundesenteret@visma.no<br />
Visma Software Norge AS<br />
Tel: +47 46 40 40 00 • www.visma.no<br />
stort potensial for effektivisering<br />
Visma gjennomfører hvert år en undersøkelse blant norske bedrifter, kalt Effektivitetsbarometeret.<br />
Resultatene viser at bare 10 % anser virksomheten de driver som svært effektiv. Hele 65 % mener<br />
at bedriften deres er lite eller mindre effektiv.<br />
Finanskrisen og de økonomiske nedgangstidene har forsterket denne bevisstheten om effektivitet,<br />
kostnadskontroll og besparelser. Spørsmålet er da om bedriftene selv har nok kunnskap om hvordan<br />
de kan effektivisere. Her kan Visma tilby mange konkrete svar.
Change language