AML brudd - Sykehuset i Vestfold
AML brudd - Sykehuset i Vestfold
AML brudd - Sykehuset i Vestfold
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
Saksframlegg til styret<br />
Møtedato 15.11.12<br />
Sak nr: 068/2012<br />
Sakstype: Beslutningssak<br />
Sakstittel: <strong>AML</strong> <strong>brudd</strong> – status, styring og videre oppfølging<br />
Trykte vedlegg: Styringsinformasjon<br />
Bakgrunn for saken<br />
<strong>Sykehuset</strong> i <strong>Vestfold</strong> har problemer med å overholde Arbeidsmiljølovens krav, og antall <strong>brudd</strong> på loven er<br />
for høyt. Arbeidstilsynet varsler landsomfattende tilsyn, og alvoret i saken illustreres eksempelvis ved at<br />
Arbeidstilsynet har anmeldt administrerende direktør på <strong>Sykehuset</strong> Østfold for <strong>brudd</strong> på loven. Samtidig<br />
erkjenner direktøren at saksfeltet er komplekst og sammensatt, samtidig som det er utfordrende å få til<br />
kompenserende tiltak for å sikre døgnkontinuerlig sykehusdrift.<br />
Ledergruppen og HAMU har behandlet <strong>AML</strong>-<strong>brudd</strong> ved flere anledninger de siste to årene. <strong>Sykehuset</strong> i<br />
<strong>Vestfold</strong> har ikke innfridd kravet, til tross for at administrerende direktør i ekstraordinært ledermøte<br />
07.03.11 besluttet følgende:Det er nulltoleranse for <strong>brudd</strong> på arbeidsmiljøloven. Adm direktør forventer at<br />
ledere på alle nivåer tar ansvar for at praksis i strid med arbeidsmiljøloven opphører umiddelbart.<br />
Saken gir styret en orientering om utvikling av situasjonen, hva som er kompleksitetene i sakene og<br />
hvordan det er fulgt opp siste halvannet år.<br />
Forslag til konklusjon:<br />
1. Det er ikke akseptabel utvikling i reduksjon av <strong>AML</strong> <strong>brudd</strong>. Styret er tilfreds med at<br />
administrerende direktør legger større innsats i at ledere tilegner seg nødvendig kompetanse og<br />
benytter styringsmuligheten for å få ned andelen <strong>AML</strong> <strong>brudd</strong><br />
2. Videre oppfølging av <strong>AML</strong> <strong>brudd</strong> vil skje hvert tertial ved Ledelsens gjennomgang<br />
Tønsberg, 15.11.12<br />
Stein Kinserdal<br />
administrerende direktør<br />
Side 1 av 8
Faktabeskrivelse<br />
<strong>Sykehuset</strong> i <strong>Vestfold</strong> har problemer med å overholde Arbeidsmiljølovens krav, og antall <strong>brudd</strong> på loven er<br />
for høyt. Arbeidstilsynet har varslet tilsyn, og alvoret i saken illustreres eksempelvis ved at Arbeidstilsynet<br />
har anmeldt administrerende direktør på <strong>Sykehuset</strong> Østfold for <strong>brudd</strong> på loven. Samtidig erkjenner SiVdirektøren<br />
at saksfeltet er komplekst og sammensatt, samtidig som det er utfordrende å få til<br />
kompenserende tiltak for å sikre døgnkontinuerlig sykehusdrift.<br />
Hva er <strong>brudd</strong> på Arbeidsmiljøloven<br />
Reglene om arbeidstid finnes i Arbeidsmiljøloven (kap 10) og Overenskomstene ( A2)<br />
I GAT ligger det muligheter for å ta ut rapporter på 8 ulike <strong>brudd</strong>typer. SiV har prioritert å følge<br />
utviklingen på 3 av disse; Dagregel siden januar 2011, også Ukeregel og Ukefri siden april 2011.<br />
Bruddtyper:<br />
Dag-regel:<br />
Samlet arbeidstiden skal ikke overstige 13 timer i løpet av 24 timer. <strong>AML</strong> § 10-4 (2)<br />
Uke-regel, 4-ukers-regel, Års-regel:<br />
Overtidsarbeidet må ikke overstige 10 timer i løpet av sju dager, 25 timer i fire sammenhengende uker og<br />
200 timer innenfor en periode på 52 uker. <strong>AML</strong> § 10-6 (4)<br />
Helger på rad:<br />
Arbeidstaker som har utført søn.- og helgedagsarbeid skal ha arbeidsfri følgende søn. og helgedag. <strong>AML</strong><br />
§10-8(4)<br />
Maks planlagte timer pr. uke:<br />
Kun de planlagte timene -<strong>AML</strong> §10-5 (1) og (2). Grensen på 48 timer i løpet av sju dager, der<br />
arbeidstiden gjennomsnittsberegnes over en periode på max åtte uker.<br />
<strong>AML</strong> § 10-5 (3) og <strong>AML</strong> § 10-6 (8)<br />
Ukefri:<br />
Arbeidstaker skal ha en sammenhengende arbeidsfri periode på 35 timer i løpet av sju dager. <strong>AML</strong> § 10-8<br />
(2)<br />
Gj.snittsberegning helger:<br />
Arbeidsgiver og arbeidstaker kan skriftlig avtale en arbeidstidsordning som i gjennomsnitt gir arbeidstaker<br />
arbeidsfri annenhver søn- og helgedag over en periode på 26 uker, likevel slik at det ukentlige fridøgn<br />
minst hver tredje uke faller på en søn- eller helgedag. <strong>AML</strong> § 10-8 (4) Kobles opp mot helger på rad.<br />
Særskilt for leger:<br />
Reglene for leger finnes i overenskomstene ( A2) - §3.5.3. Vernebestemmelser :<br />
Arbeidstiden for leger skal ikke overstige 19 timer i løpet av 24 timer og 60 timer pr. uke, hvis ikke annet<br />
er avtalt. Ukentlig fritid minimum 28t sammenhengende fri.<br />
Når oppstår <strong>brudd</strong> på Arbeidsmiljøloven<br />
Ved gjennomgang av <strong>AML</strong> sakene siste halvannet år er det ulike årsaker som angis for <strong>AML</strong>-<strong>brudd</strong>. De<br />
mest vanlige er sykdom på kort varsel, høyt sykefravær som er vanskelig å dekke opp, uforutsett mye å<br />
gjøre, krav til særskilt kompetanse, høyt aktivitetsnivå, høyt belegg, dekning av feriefravær. I tillegg<br />
legges flere vaktordninger for leger opp til at enhver utrykning fra bakvakt resultaterer i <strong>brudd</strong> på 19<br />
timers regelen. Det fremkommer også at private bytter og personlige ønsker generere <strong>brudd</strong>.<br />
Hvem står for <strong>brudd</strong>ene:<br />
Side 2 av 8
Det er hovedsaklige blant leger og sykepleiere <strong>brudd</strong>forekomsten er størst og særlig der det er behov for<br />
særskilt kompetanse. Blant personell hvor ledere lar bytte av vakter skje på tross av at <strong>brudd</strong> utløses.<br />
Hvor oppstår <strong>brudd</strong>ene:<br />
Det er hovedsakelig spesialavdelinger som er såbare for kompetanse og personell hvor omfang av <strong>brudd</strong><br />
er størst, men også i seksjoner som har vaktordninger som utløser <strong>brudd</strong> ved hver eneste utrykning,<br />
oppstår omfang av <strong>AML</strong> <strong>brudd</strong>.<br />
Kompleksiteten i saken:<br />
Klinikkene har det siste året påpekt at årsakene til <strong>AML</strong> <strong>brudd</strong> har dreid seg om såbarhet ift kompetanse<br />
og tilgjengelighet av særskilt personell, særlig i helger og ferier. Leger og spesialsykepleiere har vært<br />
trukket fram, men også sykepleiere og andre yrkesgrupper er en del av det.<br />
Det er avgjørende for oversikt og kontroll over omfanget av saken at det er lagt inn riktig regelsett i<br />
arbeidsplansystemet GAT og at eventuelle avtaler er lagt inn slik at <strong>AML</strong> <strong>brudd</strong> fremkommer kun der det<br />
er reelt. Det er fortsatt mangler på det.<br />
Det er fortsatt et potensiale i å forbedre arbeidstidsplanleggingen, fordele personalressursene og sikre at<br />
det ved akutt fravær vurderes bedre hvem som skal dekke opp vakten. Det kan se ut til at det i mange<br />
sammenhenger fortsatt er enkleste løsninger som velges, samt at personlige ønsker og valg hensyntas,<br />
selv om det utløses <strong>brudd</strong>. Det er et lederansvar å ta nødvendige initiativ, planlegge godt, sikre kvalifisert<br />
bemanning og styre ressursene innenfor lovens rammer.<br />
Fagorganisasjonene bidrar med sin særskilte rolle i å foreslå løsninger og kunne avtale unntak fra lovens<br />
rammer der loven gir grunnlag for det, der det er formålstjenlig for driften og uten at det går utover<br />
ansattes helse eller forsvarlig pasientbehandling. Organisasjonene gjør i så måte svært ulike vurderinger.<br />
F.eks har allerede legeforeningen unntak fra vernebestemmelsene i overenskomsten og er i tillegg positive<br />
til å avtale ytterligere unntak fra begrensning på 60 timers uke evt 19 timers arbeidsdag. Det forutsettes<br />
at noe av tiden i vakten er passiv og at utrykningsfrekvensen ikke er for høy. Dette for også imøtekomme<br />
egne medlemmers ønske om bl.a. sjeldnere helgevakter og derfor ønskes det å samle arbeidstiden i<br />
perioder. NSF på sin side er svært restrektiv og ville blant annet ikke inngå avtale om dispensasjon fra<br />
dagregelen sist sommer, når det oppstår behov på kort varsel, selv om hviletid ble foreslått innarbeidet i<br />
avtalen. Dermed utløste doble vakter <strong>brudd</strong> i og med en slik vakt innebærer 2 timer lengre arbeidstid en<br />
lovens begrensning. I 2011 inngikk vi avtale om unntak om å kunne arbeide inntil 15 timer og samme<br />
arbeidstid ble altså ikke <strong>brudd</strong>.<br />
Vurdering<br />
Det viser seg 18 måneder etter at omfanget av <strong>AML</strong> <strong>brudd</strong> ble avdekket, er det fortsatt <strong>AML</strong> <strong>brudd</strong>.<br />
Lov<strong>brudd</strong> er ikke akseptabelt. Dette har administrerende direktør tydeliggjort fra det ble klart at antall<br />
<strong>brudd</strong> hadde et uakseptablet omfang. Det er ingen god forklaring at det ved oppstarten av uttak av<br />
forekomst av <strong>AML</strong> <strong>brudd</strong>, nok ligger flere feilkilder enn det gjør nå.<br />
Med økt kunnskap på området fremkommer samtidig kompleksiteten og faktiske forhold om hvor lite som<br />
skal til før man kan bryte loven både to og tre ganger for samme hendelse. Både de klinikkvise AMU og<br />
HAMU har fulgt utviklingen siden dette ble klart i 2011. Det er relativt store variasjoner i foretaket, og<br />
noen seksjoner i de største klinikkene står for mange av <strong>brudd</strong>ene. Utfordringene hoper seg opp særlig<br />
knyttet til ferieavvikling.<br />
Helseforetakets store samfunnsansvar innebærer å trygge befolkningen om at spesialisthelsetjenesten<br />
opptrer med stor respekt for lov og avtaleverk. Samtidig er det slik at med en aktivitet som svinger<br />
Side 3 av 8
gjennom døgnet og året, vil det oppstå krevende situasjoner der det oppleves at å forholde seg til flere<br />
lovverk er uforenlig.<br />
Personalressursene skal styres innenfor lovlige arbeidstidsordninger og overtidsrammer. I lys av<br />
kompleksiteten er det klart at det krever lederengasjement og gode rutiner i å forvalte<br />
medarbeiderressursene inenfor lovverket. Driften og organiseringen vil i mange sammenhenger kreve<br />
avtaler ut over hovedregler i <strong>AML</strong>, for korte og lengre perioder. I for liten grad søker ledere å inngå avtaler<br />
der det er nødvendig, og videre er mangelfull registrering i arbeidsplansystemet GAT. Men det er også<br />
eksempel på at organisasjonene benytter dette som et kampmiddel og ikke vil inngå avtale om<br />
dispensasjon fra f.eks dagregelen; som NSF holdning var sist sommer. Dermed utløste doble vakter<br />
<strong>brudd</strong>, noe det ikke gjorde sommeren 2011.<br />
Løsningsalternativene er sammensatt og krevende. Ledere må forsterke engasjementet, treffe mer<br />
effektive tiltak og vurdere faktorerer som kan være utslagsgivende. Der utfordringen er størst, er det<br />
mulig at større organisatoriske grep kan være nødvendig. Ledere må i sterkere grad utfordres til å<br />
optimalisere ressursstyringen, inngå avtaler og se på organisering av egen seksjon og på tvers. Det<br />
forutsettes at det settes av både tid og finnes tilstrekkelig kunnskap i både arbeidstidsplanlegging,<br />
avtaleverket, loveverket for å skape reelle forbedringer.<br />
Gode rutiner knyttet til arbeidstidsplanleggingen finnes Ressurs- og arbeidsplanprosedyrer (RAPS) og<br />
gjennomgang ved hjelp av Brassemetodikk. Det finnes nå gode grunnlagsdata som kan analyseres og<br />
vurderes månedlig, med sikte på å sette i verk effektive tiltak. Det vil være naturlig, nå når<br />
ledelsesinformasjonen er lett tilgjeggelig, at dette tas med som et ledd i oppfølging av den enkelte<br />
avdeling/seksjon for klinikkenes controllere.<br />
Side 4 av 8
VEDLEGG:<br />
Kvalitetssikring av datagrunnlaget i Personalportalen og GAT - grunnlaget for korrekte <strong>AML</strong>oppfølging<br />
Det er en forutsetning at det er korrekte registreringer knyttet til arbeidsforholdet i Personalportalen og<br />
GAT for at <strong>AML</strong>-<strong>brudd</strong> tallene skal bli så riktige som mulig. Det er en forutsetning at alle<br />
arbeidsmiljølovens rammer og avtaler er regulert i oppsettet i GAT og Personalportalen. Det betyr at<br />
grenser og regler registreres riktig i arbeidsplanoppsettet og under <strong>AML</strong> dispensasjoner.<br />
Videre forutsettes det at ledere har nødvendig kunnskap i lov og avtaleverk, og handlingsrommet for<br />
inngåelse av avtaler med den enkelte ansatte, organisasjonene lokalt og sentralt. Ved gjennomgang av<br />
<strong>AML</strong> <strong>brudd</strong>ene der leder oppdager feilregisteringer eller feil i datagrunnlaget i GAT, er det viktig at feilene<br />
rettes opp i GAT slik at feilene ikke er tilstede i neste rapport. I hele denne perioden har ledere jobbet<br />
med å rette det opp, men det viser seg at det gjenstår en del og at nye feil genereres.<br />
Forbedring av styringsinformasjon fra november 2012<br />
Fra 01.11.12 er det gjort tilgjengelig ny ledelsesinformasjon på intranett under styringsinformasjon<br />
> Personal resultatrapporter i HR-kube<br />
> <strong>AML</strong>-<strong>brudd</strong> for 2012 ved SiV<br />
Bemanningsenheten og økonomiavdelingen har i samarbeid utviklet en <strong>AML</strong>-rapport som viser<br />
forekomsten av antall <strong>brudd</strong> fordelt på de ulike <strong>brudd</strong>typene på alle nivåene i organisasjon. Det vil si at<br />
man kan se antall pr. ansatt/seksjon/avdeling/klinikk pr. måned og hittil i år. Utviklingen for klinikkene og<br />
avdelingene er også fremstil grafisk. I bruken av rapporten kan man velge å se enkelte <strong>brudd</strong>typer, på et<br />
gitt organisasjonsnivå.<br />
Tallene i rapporten er hentet fra GAT og synliggjøres med bakgrunn i det regelsettet og de avtaler som er<br />
lagt inn og vil således ikke bli ”sendt på runde i klinikkene” for å bli bearbeidet eller vasket. Det<br />
forutsettes nå at betydningen av riktig regelsett og dokumentasjon på inngåtte avtaler er så kjent i<br />
organisasjonene at merarbeidet med slike ”runder” er unødvendige.<br />
Rapportene vil være grunnlaget for behandling i lokale AMU og HAMU og vil således erstatte <strong>AML</strong>rapportene<br />
som frem til nå er sendt månedlig til klinikkene. Denne styringsinformasjonen vil også kunne<br />
rapporteres til Styret, Arbeidstilsynet og HSØ, når det etterspørres.<br />
Det er også valgt å knytte <strong>AML</strong>-<strong>brudd</strong>et til hovedarbeidsforholdet, og ikke nødvendigvis der <strong>brudd</strong>ene<br />
oppstår. Dette er aktualisert for ansatte som tar ekstravakter ved andre seksjoner enn sin egen. Dette er<br />
valgt med bakgrunn i at ansvaret for oppfølgingen av den enkelte medarbeider er hovedarbeidsgiver,<br />
oversikten må tillegges ett sted og grunnlaget for dialogen med den enkelte medarbeider forutsettes å<br />
være best hos hovedarbeidsgiver. På listen over dataunderlaget i rapporten vil lederen kunne finne<br />
detaljene om hvert enkelt <strong>brudd</strong> rapportert på sin seksjon.I det ordinære lederopplæringstilbudet er dette<br />
presentert og gjennomgått torsdag 1. november. Det kan selvsagt også gjentas ved behov.<br />
Utviklingen av <strong>brudd</strong> på <strong>AML</strong>:<br />
Oversiktene og grafene over <strong>AML</strong> <strong>brudd</strong> utviklingen er hentet fra ny generator for styringsinformasjon og<br />
viser utviklingen på dagregel<strong>brudd</strong>, ukeregel<strong>brudd</strong> og ukefri<strong>brudd</strong> for perioden april 2011 – tom sept<br />
2012 pr kinikkoversikt.<br />
Det er viktig å understreke at faktiske feilregistreringer kommer med. En forbedring kan derfor være<br />
forårsaket av to forhold; Enten en faktisk forbedring eller– også en forbedret regelsetting i GAT. For<br />
Side 5 av 8
eksempel er utviklingen i Preshospital et resultat av begge disse forholdene. Videre var det nok en realitet<br />
at ved oppstarten benyttet ikke alle seksjoner aktivt GAT og at økningen også kan skyldes at flere har tatt<br />
systemet i bruk. Også ajourhold ift å legge inn ekstravakter, merarbeid og overtid er også blitt bedre. Ofte<br />
er det dette som utløser <strong>brudd</strong> og kan være med å forsterke en økende tendens.<br />
Registreringen i KPR kom først i gang fra årsskiftet. For KFMR først fra oktober 2011.<br />
Antall <strong>brudd</strong> pr klinikk april 2011 – september 2012 – Maks timer pr dag<br />
Antall <strong>brudd</strong> pr klinikk og måned<br />
Kilin<br />
kk<br />
2011<br />
04<br />
2011<br />
05<br />
2011<br />
06<br />
2011<br />
07<br />
2011<br />
08<br />
2011<br />
09<br />
2011<br />
10<br />
2011<br />
11<br />
2011<br />
12<br />
KPR 134 72 82 67 82 83 101 94 94<br />
MED 93 133 118 116 141 119 138 140 143 153 151 167 123 142 150 176 140 132<br />
KIR 168 229 214 206 231 290 244 236 230 259 248 222 172 218 235 228 245 212<br />
KFMR 5 18 16 21 20 21 17 15 13 13 15 19<br />
KMD 13 23 33 31 37 37 28 25 20 25 23 22 22 33 23 21 23 19<br />
Servic<br />
e 6 10 8 6 10 19 9 28 18 25 31 21 17 10 10 11 15 13<br />
Adm 1 4 1 2 2 1 2 1 2 2 4 4 15 7 5<br />
Preho<br />
sp 79 120 154 252 211 129 145 137 129 62 63 50 54 50 51 67 52 52<br />
Sum 360 519 528 611 632 594 569 586 557 681 609 587 474 554 569 632 591 546<br />
Antall <strong>brudd</strong> pr klinikk april 2011 – september 2012 – <strong>AML</strong>timer pr uke<br />
Antall <strong>brudd</strong> pr klinikk og måned<br />
Kilin<br />
kk<br />
2011<br />
04<br />
2011<br />
05<br />
2011<br />
06<br />
2011<br />
07<br />
2011<br />
08<br />
2011<br />
09<br />
2011<br />
10<br />
2011<br />
11<br />
2011<br />
12<br />
KPR 2 1 2 1 1 49 28 26 34 34 25 36 35 32<br />
MED 5 6 11 38 24 8 20 8 16 14 22 20 13 26 26 56 35 20<br />
KIR 7 8 16 65 38 15 13 19 15 6 18 16 5 20 35 68 33 14<br />
KFMR 1 6 13 10 1 1 2 1<br />
KMD 10 3 8 9 3 4 3 1 2 1 8 4 4 2 2<br />
Servic<br />
e 1 2 1 2 2 2 3 4 3 1 1 1 2 2<br />
2012<br />
01<br />
2012<br />
01<br />
2012<br />
02<br />
2012<br />
02<br />
2012<br />
03<br />
2012<br />
03<br />
2012<br />
04<br />
2012<br />
04<br />
2012<br />
05<br />
2012<br />
05<br />
2012<br />
06<br />
2012<br />
06<br />
2012<br />
07<br />
2012<br />
07<br />
2012<br />
08<br />
2012<br />
08<br />
2012<br />
09<br />
2012<br />
09<br />
Side 6 av 8
Adm 2 2 5 1 1 2 2 4 7 1<br />
Preho<br />
sp 2 33 26 57 40 33 42 59 36 16 4 5 5 5 4 6 1<br />
Sum 25 52 63 171 108 59 80 97 71 90 83 94 76 87 95 179 110 72<br />
Antall <strong>brudd</strong> pr klinikk april 2011 – september 2012 – Ukefri<br />
Antall <strong>brudd</strong> pr klinikk og måned<br />
Kilin<br />
kk<br />
2011<br />
04<br />
2011<br />
05<br />
2011<br />
06<br />
2011<br />
07<br />
2011<br />
08<br />
2011<br />
09<br />
2011<br />
10<br />
2011<br />
11<br />
2011<br />
12<br />
KPR 29 16 25 27 25 33 52 36 40<br />
MED 20 25 31 42 35 26 31 18 29 23 37 41 30 32 31 64 34 47<br />
KIR 50 51 42 87 62 60 48 60 34 26 43 52 32 45 55 71 45 62<br />
KFMR 2 1 2 1 2 2 3 2<br />
KMD 29 26 20 29 31 25 32 23 15 18 16 14 14 4 22 31 12 14<br />
Servic<br />
e 21 20 22 23 21 25 30 28 30 45 32 40 27 21 34 26 27 27<br />
Adm 4 6 6 9 3 7 2 7 4 7 4 8 6 6 5 11 5 6<br />
Preho<br />
sp 7 6 10 7 12 9 9 4 5 1 4 3 1 8 10 5 9<br />
Sum 124 135 127 200 159 155 152 145 118 154 151 185 141 136 188 268 166 205<br />
2012<br />
01<br />
2012<br />
02<br />
2012<br />
03<br />
2012<br />
04<br />
2012<br />
05<br />
2012<br />
06<br />
2012<br />
07<br />
2012<br />
08<br />
2012<br />
09<br />
Side 7 av 8
Side 8 av 8