Trykk her. - Songvaar Vekst AS

- Det handler om mennesker! 

Personalhåndbok 

Songvaar Vekst AS 

Utgitt: August 2011 

1

Songvaar Vekst AS 

Visjon 

Det handler om mennesker! 

Verdier 

Verdier skal gi oss et felles utgangspunkt og være rettesnor for våre vurderinger, valg og 

handlinger. 

Verdier er nødvendig for å bygge opp gode holdninger og sikre riktig adferd 

Et felles verdigrunnlag skaper nærhet og utvikler fellesskapet 

Verdifull: Vi er verdifulle som medmennesker – Songvaar Vekst er verdifull for 

lokalmiljøet 

Engasjert: Vi engasjerer oss i alle forhold knyttet til vår arbeidsplass og hverandre 

Kunnskapsrik: Vår kunnskap om mennesket, arbeidslivet og samfunnet skaper 

muligheter 

Stolt: Vi er stolte av oss selv, vår arbeidsplass og de målene vi når 

Trygg: Vi er trygge i vår hverdag og funksjon 

Formål 

Selskapets formål er å drive praktisk opplæring, produksjon, handel og annet 

tjenesteytende arbeid ved bruk av arbeidskraft rekruttert blant personer som ikke er i 

stand til å utføre arbeid på det ordinære arbeidsmarkedet. 

Gjennom arbeid skal en søke å sette i gang en lærings‐ og utviklingsprosess hos den 

enkelte slik at han/hun i størst mulig grad når fram mot det mål å kunne utføre arbeid 

på det ordinære arbeidsmarked. For de svakest fungerende kan selskapet gi varig vernet 

arbeid. 

Det er et overordnet mål at selskapet i nært samarbeid med sine samarbeidspartnere 

skal arbeide for å gjøre den enkeltes totale livssituasjon så trygg og god som mulig. 

2

Innhold 

Formålet med personalhåndboken ......................................................................................................... 5 

Definisjoner/Omfang ............................................................................................................................... 5 

Våre etiske retningslinjer ........................................................................................................................ 5 

Vår kvalitetspolitikk ................................................................................................................................. 6 

Mål og intensjoner: ................................................................................................................................. 6 

Rettigheter og plikter for ansatte ved Songvaar Vekst AS ...................................................................... 7 

Prosedyre for konfidensialitet ................................................................................................................. 7 

Prosedyrer for avviksregistrering og forbedringsarbeid ....................................................................... 10 

Rekrutteringspolitikk for Songvaar Vekst .............................................................................................. 11 

Midlertidig Ansettelse/Innleie............................................................................................................... 11 

Innføring av nye medarbeidere ............................................................................................................. 11 

Prøvetid ................................................................................................................................................. 12 

Permitteringer ....................................................................................................................................... 12 

Oppsigelse ............................................................................................................................................. 12 

AFP (avtalefestet førtidspensjon) .......................................................................................................... 13 

Alderspensjon ........................................................................................................................................ 14 

Arbeidstid .............................................................................................................................................. 14 

Pauser .................................................................................................................................................... 14 

Timebank ............................................................................................................................................... 14 

Fleksitid ................................................................................................................................................. 14 

Overtidsarbeid ....................................................................................................................................... 15 

Ferie ....................................................................................................................................................... 15 

Feriepenger ........................................................................................................................................... 15 

Svangerskaps‐ / Fødsels‐ / Foreldre‐ og omsorgspermisjon ................................................................. 15 

Tidskonto ............................................................................................................................................... 16 

Permisjon / Velferd ............................................................................................................................... 16 

Lønn ....................................................................................................................................................... 17 

Jubileer .................................................................................................................................................. 17 

Oppmerksomhet ved sykdom ............................................................................................................... 18 

Oppmerksomhet ved dødsfall ............................................................................................................... 18 

Pensjonsordning .................................................................................................................................... 18 

Personalforsikring/Lovpålagt Yrkesforsikring ........................................................................................ 18 

Skatt på forsikringer .............................................................................................................................. 18 

3

Styret ..................................................................................................................................................... 18 

Styret 2010 – 2012: ............................................................................................................................... 19 

HMS ....................................................................................................................................................... 19 

Internkontroll ........................................................................................................................................ 19 

Brannvern .............................................................................................................................................. 19 

Retningslinjer ved rusbruk – Songvaar Vekst as .................................................................................... 19 

Reiseregning .......................................................................................................................................... 19 

Mobiltelefon .......................................................................................................................................... 19 

Sykefravær ............................................................................................................................................. 19 

Fravær, syke barn .................................................................................................................................. 20 

Egenmelding ved egen sykdom ............................................................................................................. 20 

Egenmelding ved barns/barnepassers sykdom ..................................................................................... 21 

Diverse velferdspermisjoner ................................................................................................................. 21 

Kortere velferdspermisjoner ................................................................................................................. 21 

Fri ved internasjonale helligdager ......................................................................................................... 22 

Databriller/arbeidsbriller ....................................................................................................................... 22 

Søknad om økonomisk dekning av briller ............................................................................................. 22 

Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv............................................................................ 22 

Organisasjonskart .................................................................................................................................. 23 

Vedlegg til personalhåndbok ................................................................................................................. 24 

4

Formålet med personalhåndboken 

Personalhåndboken skal sikre: 

• At vi har felles retningslinjer for forvaltning av bedriftens personalressurser. 

• At vi overholder lover, forskrifter og avtaler gjeldende på personalområdet. 

Definisjoner/Omfang 

Personalhåndboken gjelder for alle ansatte i bedriften. Personalhåndbokens bestemmelser er 

underordnet bestemmelser i norsk lov, samt avtaler bedriften er bundet av. Personalarbeidet på 

Songvaar Vekst bygger på at trygge og gode arbeidsplasser over tid kun kan skapes gjennom 

lønnsom virksomhet. Dette oppnår vi gjennom vår kvalitetspolitikk. 

Våre etiske retningslinjer 

Bakgrunn 

Visjonen til Songvaar Vekst AS er “det handler om mennesker”. 

Vårt viktigste mål er å gi dem som har en kortvarig eller langvarig begrensning i sine jobbvalg 

muligheter til å delta i et aktivt yrkesliv, i stedet for å passiviseres på trygd. 

Mange av våre arbeidstakere har medfødte begrensninger, men stadig flere er her en tid for å 

bygge seg opp igjen, eller avklare arbeidsevne. 

Et felles etisk verdigrunnlag er en viktig forutsetning for kvalitet og kvalitetssikring av dette 

arbeidet. Etikk eller norm for atferd og holdninger bygger ofte på den fagkompetanse og 

arvebærende kultur og tradisjon som råder i et fellesskap. I fellesskap hvor yrkesetikk ikke får en 

planmessig utvikling, kan den stort sett utvikle seg fritt ved hjelp av smitteeffekter og 

tradisjonsarv. 

Kulturen i bedriften skapes og utvikles av menneskene på bakgrunn av faglige og personlige 

verdier, holdninger, normer og religion. Vi er alle bærere av ulike kulturer som danner grunnlaget 

for hvordan arbeidsplassen oppleves. Kulturen blir rettesnor for all atferd. Dersom atferden styres 

kan verdinormene utvikle seg på en måte som er i tråd med fellesskapet. Vi drar lasset sammen og 

forhindrer at deltakerne utsettes for urett og forskjellsbehandling. 

Verdigrunnlag 

Vi respekterer det enkelte menneskets integritet og egenverd uansett han / hennes sykdom eller 

helseproblem. Vi tar det individuelle verdisystem i betraktning når arbeid / omsorg planlegges og 

gjennomføres. 

Et helhetlig menneskesyn er en viktig forutsetning for kvalitet på tilbud ved ”Bedriften”. Vi 

respekterer fysiske – psykiske og åndelige behov. Ansatte og brukere samhandler som likeverdige 

partnere med ulik erfaring og bakgrunn. 

Tiltaksdeltakere og deres pårørende, våre kunder og samarbeidspartnere, kan stole på vår 

taushetsplikt og en korrekt opptreden fra vår side. Alle skal føle vår tillitt og at vi ikke misbruker 

andres tillitt. 

5

• Songvaar Vekst setter menneskeverd og menneskets egenverdi i sentrum. 

• Tillit, ansvar og klare mål gir trivsel. 

• Personlig engasjement og entusiasme skaper resultater. 

• Hver enkelt medarbeider har ressurser og talent som kan videreutvikles. 

• Vi er likeverdige uansett bakgrunn, kjønn, alder, rase, religion, seksuell legning, 

intelligens, produksjonsevne og kapasitet. 

• Vi bidrar alle til et godt arbeidsmiljø. 

• Songvaar Vekst stiller absolutte krav til ansattes redelighet, menneskesyn og 

forretningsmoral. 

• Vårt forhold til kundene er preget av pålitelighet, god service og kompetanse. 

• Vi er raske, effektive og holder det vi lover. 

• Det utvises skjønn ved mottak av gaver. Konfekt og blomster er eks. på akseptable gaver. 

Gaver av høyere verdi og pengegaver skal avslås. 

• En hver form for mobbing, trakassering eller diskriminering er ikke akseptabel atferd. 

• Ansatte er ikke støttekontakter, hjelpeverge eller har andre funksjoner som er styrende for 

personer som er tiltaksdeltakere hos Songvaar Vekst. Det utvises skjønn og forsiktighet 

når det gjelder kontakt via sosiale medier, bursdager og andre sammenkomster slik at 

tiltaksdeltakere ikke føler ubehag eller fortrinn ved for nære relasjoner til ordinært ansatte. 

• Vi tar ikke bilder eller lydopptak av ansatte eller tiltaksdeltakere uten tillatelse fra den 

enkelte. 

Vår kvalitetspolitikk 

Vi bruker EQUASS som kvalitetssikringssystem. 

Equass er godkjent av NAV i forhold til deres kravspesifikasjon og revideres og vedlikeholdes 

kontinuerlig med re-sertifisering annethvert år (www.equass.no). 

Kvalitet og pålitelighet skal prege vår virksomhet i all produksjon av varer og tjenester. Dette 

innebærer også tjenester overfor våre tiltaksdeltakere*. 

Mål og intensjoner: 

• Vi setter kundenes og brukernes behov i fokus. 

• Vi er tilgjengelige for kunder og brukere. 

• Vi sørger for at brukerne og ansatte trives på Songvaar Vekst 

• Vi vil ha høy kompetanse blant de ansatte. 

• Vi vil bidra til å øke livskvaliteten til brukerne. 

• Vi gjennomfører årlige undersøkelser blant våre brukere, kunder og samarbeidspartnere. 

Disse danner grunnlaget for videre kvalitets-forbedringsarbeid. 

• Vi har gode rutiner for å motta, behandle og utføre tilbakemeldinger vi får. 

• Vi har fokus på IA- og HMS arbeid, for å sikre et arbeidsmiljø av høy kvalitet. 

• Vi er medlem av ASVL for å ivareta en faglig og organisatorisk høy standard. 

• Vi jobber etter dokumenterte prosedyrer og instrukser i alle ledd. 

• Vi jobber etter fastlagte strategier og planer som skal være gjenstand for jevnlig 

evaluering. *Tiltaksdeltakere kalles heretter brukere. 

6

Rettigheter og plikter for ansatte ved Songvaar Vekst AS 

Rettigheter: 

Tiltaksdeltakere og ansatte ved Songvaar Vekst AS 

- Møtes med respekt, toleranse og likeverd 

- Har innsyn i egne personopplysninger 

- Er trygge på at taushetsplikten overholdes 

- Får informasjon om endringer i bedriftens strategiplan og beslutninger 

- Gir tilbakemelding til bedriften gjennom bruker – og ansatte undersøkelser 

- Har rett til å klage på saker som har betydning for vedkommende 

Ansatte som faller inn under AML har rett til: 

- Ferie og fridager iht. ferieloven 

- AML overholdes 

- Kompetanseutvikling etter bedriftens behov nedfelt i strategiplan 

- Medbestemmelse i beslutningsprosesser iht. strategiplan 

Plikter: 

- Møte kolleger og kunder med respekt, toleranse og positiv holdning 

- Møter på jobb og utfører arbeidet etter de avtaler som er gjort 

- Gir beskjed ved fravær ved å ringe nærmeste overordnet 

- Følger våre etiske retningslinjer og vårt verdigrunnlag 

- Overholder bedriftens reglement 

Alle lover som regulerer arbeidsgivers/takers rettigheter, krav og plikter finnes i bedriftens 

Personalhåndbok. 

Prosedyre for konfidensialitet 

Som konfidensiell informasjon regnes helseopplysninger, fødselsnummer, klager som omfatter 

personer, økonomiske forhold knyttet til person og informasjon som omhandler tiltaksdeltakere. 

• Dokumenter med personopplysninger håndteres og oppbevares slik at de ikke kommer 

uvedkommende i hende. 

• Informasjon som inneholder personopplysninger, helseopplysninger eller lignende 

innhentes bare hvis nødvendig. Underskrevet samtykkeerklæring er innhentet på forhånd. 

• All ut og innkommende post føres i postjournal før de leveres til ansvarlig for det aktuelle 

tiltaket. 

• Dokumenter med konfidensiell informasjon sendes ikke elektronisk uten å være 

anonymisert. 

• Konfidensiell informasjon er bare tilgjengelig for de det angår. Den enkelte arbeidsleder 

har bare tilgang til informasjon om de som er knyttet til egen avdeling. 

• Alle kontor er låst når kontorets eier ikke er tilstede. 

• Arbeidstakerne/tiltaksdeltakerne har rett til innsyn i egne sakspapirer. 

• Konfidensiell informasjon oppbevares ikke lengre enn nødvendig. Jfr. 

Personopplysningsloven § 11 og 28. 

• Se ellers utfyllende prosedyrer i informasjonsstyringssystemet (ISS). 

7

Prosedyre for konfidensialitet og informasjonsstyringssystem (ISS) 

Definisjon / Behandling Oppbevaring/ tilgang Sikkerhetsgrad Ansvar 

Oppbevaring av sensitive 

Deltaker mapper og sensitive papirer I låste skuffer på veilederes Låst skuff, låst kontor Alle ansatte 

dokumenter 

kontor 

når dette forlates. 

Avsluttet 

Arkiveres – tid: Ikke lenger enn det som Arkivskap 

Låst skap 

Veiledere 

deltakermapper 

er nødvendig for formålet (§11 og 28 i 

personopplysningsloven) 

Nøkkel på adskilt sted 

Rapporter Deltaker skal være kjent med innholdet. Oversendes skriftlig til NAV Sendes pr. post Veileder 

Samtykkeerklæring 

Gjennomgås i førstegangssamtalen 

Underskrives 

I deltakermappe Veiledere 

Taushetserklæring 

Informeres om ansattes 

taushetserklæring 

Opplysninger på e-post og SMS 

Møteinnkalling 

Generelt: Person og medisinske 

opplysninger skal IKKE sendes 

elektronisk. 

Til NAV: deltaker beskrives kun med 

initialer, be om telefonkontakt for drøfting 

av saker. 

Internt: 

Bruk fornavn, sted og tid. 

Be om lesebekreftelse og 

slett e-post 

Nøytral møteinnkalling 

Bekreftelse -slett e-post. 

Personalsystemet Personal administrasjonsprogram Personlig passord Automatisk avlogging 

ved ekstern bruk hvis 

PC’en er inaktiv i 5 

Intranett 

Internt informasjonsstyringssystem. Tilganger styres ved tildelt 

brukertilgang 

minutter. 

Automatisk avlogging 

ved ekstern bruk hvis 

PC’en er inaktiv i 5 

minutter. 

Alle ansatte 

Alle 

Alle 

Alle 

8

Bruk av skrivere/ scannere/ 

kopimaskin. 

Ved avslutning av tiltak: 

• Alle papirer og notater med 

personopplysninger 

• All informasjon i ”journal” på 

Personalsystemet 

Definisjon / Behandling Oppbevaring/ tilgang Sikkerhetsgrad Ansvar 

Makuleres 

Slettes 

• Deltaker CV og rapporter Arkiveres så lenge det er behov for det. 

Senest mars året etter 

• Arkiverte mapper 

Makuleres i mars året etter at 

deltakeren sluttet 

Hjemmekontor Mulighet for tilgang til jobb-PC 

hjemmefra. 

Utskrifter/skannede 

dokumenter/kopier med 

personopplysninger skal 

hentes/fjernes fra maskinen 

umiddelbart. 

Deltakere skal kun bruke 

maskinen på kopirommet 

Egen papirbeholder 

Makuleres direkte. 

Årlig - mars 

Kontakt nærmeste overordnet 

for vurdering av behov og 

tilgang. 

VTA- deltaker makulerer. 

Makuleringsmaskin 

Leverandør utarbeider rutine 

Mapper med Navn og sluttdato 

oppbevares i låst arkivskap 

Høy sikkerhetsrisiko. Tilgang etter 

godkjenning av leder. 

Møter – info 

Referater 

Informasjonsdeling Over intranett Personlig passord på PC Alle 

Inngående / utgående post All post føres inn i postjournal Postjournal bok ligger i 

resepsjonen. 

Postjournalregister Alle 

Mobil Mobil som brukes i forbindelse med Passord for å åpne tilgang til Personlig passord Alle 

jobb (tilgang til e-post og kalender). mobiltelefonen. 

Muntlig omtale av deltakere / Informasjonsdeling, diskusjoner Gir ikke opplysninger /info utover Alle 

ansatte 

det som er nødvendig. 

Oppslag og informasjon 

Alle ansatte skal til en hver tid ha Oppslagstavle, e-mail til 

Alle 

tilgjengelig nødvendig informasjon som ordinært ansatte, muntlig 

har betydning for utførelsen av arbeidet. informasjon til de som ikke 

kan lese. 

Enhver skal straks melde ifra hvis det oppdages feil eller mangler ved ISS. Avvik rapporteres etter fastlagte prosedyrer. 

ISS gjennomgås årlig på planleggingsmøtet første arbeidsdag etter sommerferien. 

Alle 

Veiledere 

Leverandør/ 

administrator 

Veileder/ 

Attf.leder 

Ledergruppa/ 

veiledere 

9

Rutinebeskrivelser 

Prosedyrer for avviksregistrering og forbedringsarbeid 

Formål 

Prosedyren skal dokumentere avvik og motivere til kontinuerlige forbedringer. Avviksbehandling 

skal iverksettes når oppgaver er utført i strid med prosedyrer, definerte krav, når det oppdages 

mangler eller ved forslag til forbedringer. Alle ansatte har rett og plikt til å fremme avvik. Alle 

avvik må fremmes skriftlig. 

Hensikten med avvik er å avdekke systematiske feil og mangler på utstyr eller i rutiner. 

Mellommenneskelige forhold internt i bedriften anses som personalsaker og søkes løst mellom 

kolleger eller via nærmeste leder. 

Avvik gir oss mulighet for å forbedre oss og skal møtes med en positiv holdning. 

Songvaar Vekst AS har fastlagte rutiner for avviksbehandling. Alle avvik eller tilbakemeldinger 

fra deltakere og kunder tas på alvor. I behandlingen følger vi de fastsatte prosedyrer samt de lover 

og regler som til en hver tid er gjeldende. 

Avviksmelding leveres til ansvarlig leder for avdelingen det gjelder. 

• Alle avvik skal behandles på lavest mulig nivå i bedriften og avviksbehandler skal 

være objektiv i saken. 

• Om nødvendig skal avviket videresendes til nærmeste overordnede. 

• Det skal vises åpenhet i avviksbehandlingen innenfor de regler/lover etc. som 

gjelder for håndtering av denne type informasjon. 

• Den som melder avviket skal ha tilbakemelding om resultatet og hvorfor svaret ble 

som det ble etc. 

• Forslag til løsing av problem blir presentert for melder og man jobber for å komme 

til en løsning begge parter er fornøyd med. 

• Alle avvik og tilbakemeldinger blir tatt med og informert om på ledermøte hver 

uke. Ved behov informeres også styret i Songvaar Vekst AS om avvik og 

tilbakemeldinger. 

• Antall og typer avvik blir informert om i Songvaar Vekst AS sin årsrapport som 

ligger tilgjengelig på våre hjemmesider. 

Tidsfrister: 

Melder skal ha bekreftelse på mottatt avviksmelding og forventet behandlingstid innen 10 dager. 

Ved saker som ikke inkluderer eksterne parter, skal saken være avsluttet så raskt som mulig og 

senest innen en måned. 

10

Rekrutteringspolitikk for Songvaar Vekst 

• Songvaar Vekst rekrutterer de som er best kvalifisert og personlig egnet til enhver stilling. 

Rekrutteringen skjer på bakgrunn av utdanning/kompetanse og relevant praksis eller 

erfaring. 

• Songvaar Vekst ønsker at nye medarbeidere skal ha fokus på å bedre deltakernes 

livskvalitet. 

• Rekrutteringsprosessen skal gjennomføres effektivt og i tråd med gjeldende lov og 

avtaleverk. 

• I ansettelsesprosessen skal det være aktivt medvirkning både fra ledelsen og ordinært 

ansatte. 

• Som søker på en ledig stilling skal du oppleve at du har fått en god og forsvarlig 

behandling av søknaden din og at rekrutteringsprosessen har vært ryddig og effektiv. 

Midlertidig Ansettelse/Innleie 

Vi har to alternativer til bruk av fast tilsetting: 

• Midlertidig ansettelse – knyttes opp til regler i hovedavtalen 

• Innleie 

Midlertidig ansettelse har vi når vi inngår en arbeidsavtale med en arbeidstaker av tidsbegrenset 

varighet. Denne løsningen har i hovedsak samme formalia krav som ved fast tilsetting. 

Prosedyre ved midlertidig ansettelse: 

• Daglig leder sjekker om behovet kan dekkes gjennom egne ressurser. 

• En arbeidsavtale for midlertidig tilsetting skrives av daglig leder. 

• Daglig leder skal påse at inngått arbeidsavtale for et bestemt arbeid av forbigående art blir 

avsluttet når det bestemte arbeidet er utført iht. angitt sluttdato i arbeidsavtalen. 

• Eventuell forlengelse/fornyelse av tidsbegrenset avtale skal klareres med personalsjef 

Innleie har vi når vi leier inn en person via et firma som leier ut arbeidskraft. Vårt 

formelle ansvar ved bruk av innleide knyttes mot utleiefirmaet, og ikke personen som 

utfører arbeidet. 

Prosedyre for bruk av innleide: 

• Før avtale inngås skal daglig leder avklare om behovet kan dekkes gjennom egne 

ressurser. 

• Diskuteres med den tillitsvalgte. 

Innføring av nye medarbeidere 

Daglig leder skal oppnevne en fadder for nytilsatte. Fadderen skal bidra til at den nye 

medarbeideren så hurtig som mulig skal: 

• Bli kjent med sine kolleger. 

• Bli kjent med sine arbeidsoppgaver. 

11

• Bli kjent med branninstruksen. 

• Presenteres for de tillitsvalgte fra det forbund de eventuelt vil tilhøre hvis ønskelig. 

Prøvetid 

Med mindre noe annet er skriftlig avtalt, har alle nyansatte en prøvetid på 6 måneder regnet fra 

tiltredelsesdato. Det skal være samtale med ansatt og leder i prøvetiden. I prøvetiden gjelder en 

gjensidig oppsigelsesfrist på en måned. 

Dersom arbeidstaker har fravær i prøvetiden som ikke skyldes arbeidsgiver, kan prøvetiden bli 

tilsvarende forlenget, jfr. Arbeidsmiljøloven § 15-6 (4). 

Dersom bedriften skriftlig ikke meddeler noe annet, kan den ansatte betraktes som fast ansatt etter 

prøvetidens utløp. 

Permitteringer 

Permitteringer besluttes under forståelse av at permitteringer er forbigående. Bedriften skal 

forholde seg til de regler som gjelder for permitteringer. Beslutning om permitteringer tas av 

daglig leder. Skal drøftes med de tillitsvalgte. (Hovedavtalen). 

Oppsigelse 

Oppsigelse og avskjed følger de til enhver tid gjeldende regler i Arbeidsmiljøloven § 15. I tillegg 

gjelder følgende: 

Arbeidstakers oppsigelse: 

• Oppsigelse fra arbeidstaker skal være skriftlig og adresseres til daglig leder. 

• Daglig leder avholder samtale med arbeidstaker for å klargjøre ulike forhold, inklusive 

håndtering av løpende arbeidsoppgaver, avvikling av evt. feriedager og 

fratredelsestidspunkt. 

• Daglig leder sender bekreftelsesbrev til den ansatte med fratredelsesdato. 

Arbeidsgivers oppsigelse: 

• Oppsigelse fra arbeidsgiver skal være skriftlig og saklig begrunnet ut fra virksomheten, 

arbeidsgivers ellers arbeidstakers forhold jfr. Arbeidsmiljøloven § 15-4. 

• En oppsigelse fra arbeidsgiver signeres av daglig leder. Før oppsigelse skal det være et 

drøftingsmøte iht. hovedavtale. 

Oppsigelsestiden begynner å løpe fra den første dag i måneden etter at oppsigelsen fant sted. 

I prøvetiden er den gjensidige oppsigelsesfristen normalt en måned. 

Arbeidsavtaler som er inngått for et bestemt tidsrom, eller for et bestemt arbeid, opphører uten 

forutgående oppsigelse ved tidsrommets utløp, eller når et bestemt arbeid er avsluttet, hvis ikke 

annet er skriftlig avtalt. Daglig leder skal utstede sluttattest/arbeidsbekreftelse til den som fratrer, 

jfr. Arbeidsmiljøloven § 15-15. 

12

Medarbeiderne har ikke anledning til å gi opplysninger til uvedkommende om noe forhold i 

Songvaar Vekst AS, så som bedriftshemmeligheter, driftsresultater, kalkyler, 

personalopplysninger etc. som de blir kjent med. 

Hvis arbeidstaker driver forretningsvirksomhet eller innehar bistilling som er så omfattende at den 

går ut over arbeidsytelsen i hovedstillingen kan arbeidsgiveren nedlegge forbud. 

Medarbeiderne har ikke adgang til, på noen måte, verken direkte eller indirekte, å motta 

økonomisk fordel i noen form av bedriftens forbindelser uten bedriftens samtykke. 

Det aksepteres ikke at ansatte ved Songvaar Vekst AS har eierforhold i bedrifter som kan 

oppfattes som konkurrerende virksomheter. Hva som er konkurrerende virksomheter skal klareres 

av styret ved Songvaar Vekst AS. 

Dersom ansatte ved Songvaar Vekst as mottar lønn fra annet arbeid eller har aksjer/eierskap i 

andre selskaper, skal ledelsen ved Songvaar Vekst AS være orientert. Arbeidstakerne må opptre 

høflig og korrekt overfor bedriftens kunder og leverandører, samt kolleger. 

Ved fratredelse skal alt utlevert materiell, nøkler, etc., leveres tilbake. Muntlige og skriftlige 

fullmakter opphører automatisk ved fratredelse. Eventuelt økonomisk mellomværende gjøres opp 

med bedriften før fratredelse. 

AFP (avtalefestet førtidspensjon) 

AFP inngår i tariffavtalene mellom LO og NHO, og er et frivillig tilbud til lønnstakere som 

ønsker å trappe ned arbeidsinnsatsen mellom 62 år og alderspensjonsalder (67 år). 

Den tidligste alder AFP-tillegget kan tas ut er ved fylte 62 år, men arbeidstakeren kan fritt velge 

uttakstidspunktet mellom 62 og 67 år. 

AFP regnes stort sett på samme måte som en alderspensjon fra folketrygden (grunnpensjon, 

tilleggspensjon). I tillegg ytes det et skattefritt AFP-tillegg med kr 950 pr. måned. 

NB! I tilfeller der det er ytt sluttvederlag i løpet av de siste 3 årene før uttak av AFP, ytes det ikke 

AFP-tillegg. 

Uttak av AFP 

For å kunne ta ut hele eller delvis AFP er det noen hovedkrav som må være oppfylt. 

Du må: 

• ha fylt 62 år 

• ha vært ansatt i bedriften de tre siste år eller ha vært tilsluttet ordningen de siste fem år 

• være ansatt i bedrift som har vært tilsluttet ordningen i over et år 

• ha minst 20 prosent av full stilling på månedsbasis 

• ikke motta pensjon eller tilsvarende ytelser fra arbeidsgiver 

• ha hatt en pensjonsgivende inntekt på minst 1G i året før fratredelsen 

• ha hatt en gjennomsnittlig pensjonsgivende inntekt på minst 2G pr år i minst 10 år etter 

1967 

13

• ha opptjent pensjonspoeng i minst 10 år etter fylte 50 år 

Alderspensjon 

Pensjonsalder er 67 år, aldersgrensen er 70 år. 

Arbeidstid 

Formålet med bedriftens arbeidstidsordning er å sikre at arbeidsoppgavene blir utført på en 

effektiv og god måte. Bedriften har en normal arbeidstid på 37,5 timer pr. uke. Denne 

gjennomføres normalt mellom kl.07.30 og 15.00. 

Pauser 

Alle pauser skal foregå innenfor disse tidene: 

Kaffepause 9.30-9.45 

Lunsjpause 30 min 

Kaffepause 14.00-14.15 

Timebank 

Det kan også innarbeides 37,5 timer i timebank pr. år. Kan tas ut samlet eller enkeltvis, men må 

godkjennes av daglig leder. Timebank og overtid føres av den enkelte arbeidstaker. Det er den 

enkeltes ansvar å holde oversikt. Kontoransvarlig registrerer kun det som er utfylt. 

Fleksitid 

Kjernetid mellom 0900 og 1500. Den ansatte som har fleksitid iht. arbeidsavtale kan maksimum 

ha 37,5 plusstimer ved årsslutt. Timer utover 37,5 slettes pr 31.12. 

Det er mulig å overføre inntil 37,5 timer eller inntil 10 minustimer fra et år til et annet. 

Minustid utover 10 timer medfører trekk i lønn, med mindre det avtales at det overskytende 

innarbeides i løpet av januar måned. 

Den ansatte som har fleksitid må selv holde kontroll på fleksitid og føre timer over til overtid. 

Personer med fleksitid har ikke timebank. 

Når en medarbeider har et spesielt ønske vedrørende arbeidstid tar han/hun dette opp med daglig 

leder, og de søker å finne en løsning som ivaretar både den ansattes og bedriftens behov. 

Inneklemte dager, eventuell fri på slike dager håndteres av daglig leder i samarbeid med 

tillitsvalgte. En arbeidstaker som av helsemessige, sosiale eller andre vektige velferdsgrunner har 

behov for å få redusert sin arbeidstid, har rett til dette dersom arbeidstidsreduksjonen kan 

gjennomføres uten særlige ulemper for virksomheten jfr. Arbeidsmiljøloven § 10-2. 

En medarbeider som ønsker arbeidstidsreduksjon, tar dette opp med daglig leder. Det kan inngås 

avtale for inntil 2 år om gangen. 

14

Overtidsarbeid 

Overtidsarbeid følger bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven § 10-2. Overtid skal alltid avtales med 

daglig leder på forhånd. 

For arbeidstakere som har redusert arbeidstid eller som er deltidsansatt, regnes den arbeidstid som 

går ut over den avtalte, men som ligger innenfor den alminnelige arbeidstiden for merarbeid. Det 

ytes ikke overtidsbetaling for den arbeidstid som er merarbeid jfr. Arbeidsmiljøloven § 10-6. Når 

overtidsarbeidet er beregnet å vare minst 3 timer, dekker firmaet mat. Spisepauser skal regnes 

med i antall overtidstimer. 

Ferie 

Vi avvikler ferie iht. ferieloven og gjeldene tariffavtale. 

Feriepenger 

Feriepengene beregnes av arbeidsvederlag som er utbetalt i det foregående opptjeningsår jfr. 

Ferieloven § 9. Beløpet det beregnes feriepenger av (feriepengegrunnlaget) fremgår av den årlige 

lønns- og trekkoppgaven. Feriepengene utbetales i juni mnd. 

For arbeidstakere over 60 år med rett til ekstraferie forhøyes prosentsatsen med 2,3. 

For personer som slutter før 1. juni, og som har tatt ut deler av årets ferie før denne tid, vil 

feriepenger avregnes ved sluttoppgjør. 

Svangerskaps / Fødsels / Foreldre og omsorgspermisjon 

Foreldrenes rett til permisjoner i forbindelse med svangerskap og fødsel er regulert i 

Arbeidsmiljølovens kap.12. Retten til eventuell betaling ved slike permisjoner er regulert i 

Folketrygdloven kap.14. 

Gravid arbeidstaker har rett til permisjon i inntil tolv uker under svangerskapet. 

Ved fødsel og ved omsorg for barn i det første leveåret har foreldrene rett på til sammen tolv 

måneders permisjon. De siste 3 ukene før fødselen samt de seks første ukene etter fødselen er 

forbeholdt barnets mor. 10 uker av stønadsperioden er forbeholdt barnets far. I tillegg har barnets 

far rett til 2 ukers ulønnet permisjon i forbindelse med fødselen dersom han bor sammen med 

barnets mor, og benytter tiden til å bistå barnets mor - jfr. Arbeidsmiljøloven § 12-3. 

Foreldrepengeperiodens lengde reguleres av folketrygdloven jfr. Folketrygdloven § 14-6 og 14-7, 

1 14 ledd. I tillegg til tiden for fødselspermisjon har hver av foreldrene rett til inntil 1 år ulønnet 

permisjon for hvert barn jfr. Arbeidsmiljøloven § 12-5. Bedriften utbetaler lønn i permisjonstiden: 

46 uker permisjonstid med 100 % lønn eller 56 uker med 80 % lønn. Dersom barnets far fyller 

vilkårene for rett til foreldrepenger - dvs. som hovedregel at han har vært yrkesaktiv minst 6 av de 

siste 10 månedene før fødselen - er 10 uker av den samlede stønadstiden forbeholdt ham jfr. 

Folketrygdloven § 14-9. Dersom han unnlater å ta de 10 ukene, reduseres stønadsperioden 

tilsvarende. Fedrekvoten kan ikke overføres til barnets mor. 

15

Dersom barnets far ikke fyller vilkårene for rett til foreldrepenger - dvs. at han ikke er yrkesaktiv, 

får barnets mor etter visse vilkår rett til hele stønadsperioden. Det samme gjelder hvis hun er 

enslig forsørger. Barnets far mottar foreldrepenger etter sitt eget grunnlag i 10 uker, enten 100 % 

eller 80 % dekningsgrad, alt etter hvilken dekningsgrad barnets mor har. Bedriften utbetaler full 

lønn i permisjonstiden. Bedriften dekker differansen mellom kompensasjonen fra folketrygden 

(inntil 6G) og full lønn (full lønn er 80 el. 100 % iht. dekningsgrad). Dersom barnets mors rett til 

foreldrepenger er opptjent ved deltidsarbeid, blir barnets fars foreldrepenger redusert tilsvarende 

reduksjon i barnets mors arbeidstid. 

Når barnets far bare har rett til reduserte foreldrepenger etter Folketrygdloven § 14-9 fjerde ledd, 

kan han når han skal ta ut fedrekvoten velge ureduserte foreldrepenger mot at fedrekvoten blir 

tilsvarende forkortet. Den samlede stønadsperioden blir da like mye forkortet. Personell som er i 

fødselspermisjon, vil bli lønnsvurdert ved gjeninntredelse. Refusjon fra Trygdekontoret tilfaller 

bedriften. 

Tidskonto 

Tidskonto innebærer at arbeidstakere kan kombinere fødsels- og adopsjonspermisjonen med 

nedsatt arbeidstid, slik at permisjonstiden forlenges jfr. § 14-21 flg. Kombinasjonen vil ikke 

medføre at noen kan motta mer foreldre- eller adopsjonspenger enn ved vanlig permisjon. 

Tidskontoordningen kan fordeles mellom begge foreldrene. Dersom arbeidstaker ønsker å ta slik 

permisjon, skal det inngås skriftlig avtale mellom arbeidstaker og daglig leder om varigheten, 

graden av delvis permisjon og hvordan permisjonsuttaket skal skje. 

Permisjon / Velferd 

En arbeidstaker har rett til permisjon fra arbeid i det omfang det er nødvendig for å oppfylle 

lovbestemt møteplikt i offentlige organer jfr. Arbeidsmiljøloven § 12-8. 

Adoptivforeldre har rett til permisjon med lønn iht. loven og under gjeldende vilkår. Perioden 

løper fra den dag omsorgen for barnet blir overtatt jfr. Folketrygdloven § 14-16. 

Den som tar imot fosterbarn har rett til omsorgspermisjon etter de samme regler som ved 

adopsjon. Retten til permisjon gjelder fra det tidspunkt hvor omsorgen for barnet overtas jfr. 

Arbeidsmiljøloven § 12-5 15. Det gis ved overtakelse av fosterbarn ikke stønad fra Folketrygden. 

Når det finner sted hendelser eller oppstår spesielle behov som gjør at medarbeideren trenger fri 

fra arbeid for kortere eller lengre varighet, skal medarbeideren ta dette opp med daglig leder 

snarest mulig. 

Skjema skal fylles ut og svaret skal være skriftlig. 

Kvinner som ammer barn har rett til den tid hun trenger, minst 30 min. 2 ganger daglig, eller 

arbeidstiden redusert med inntil 1 t. pr. dag. 

16

Lønn 

Bedriftens lønnssystem skal bidra til å skape lønnsom virksomhet, slik at vi kan tilby trygge og 

gode arbeidsplasser over tid. 

Dette oppnår vi gjennom: 

• Å rekruttere og holde på dyktige medarbeidere. 

• Generelt å ha betingelser som gir den enkelte medarbeider og hans/hennes familie 

trygghet i hverdagen. 

Songvaar Vekst AS bygger belønningssystemet på følgende hovedelementer: 

• Individuell avlønning (avklares med organisasjonene iht. overenskomst) 

• Pensjonsordning 

• Personalforsikringsordninger 

• Andre tilleggsytelser 

Elementer og nivå fastsettes av daglig leder i samråd med styret. 

Lønn og tilleggsytelser skal vurderes og eventuelt justeres årlig. 

Lønn utbetales den 12. hver måned. Faller den 12. på en lørdag, søndag eller annen helligdag, 

utbetales lønnen siste hverdag forut for denne dagen. 

Feriepenger utbetales i juni. 

Lønn under sykdom betales iht. folketrygdens bestemmelser. Lønn under øvrige permisjoner 

følger folketrygdlovens og arbeidsmiljølovens bestemmelser. 

Jubileer 

Bedriften vil markere følgende jubileer: 

10 års ansettelse: Gave / blomst (ca. kr. 1500,-). 

25 års ansettelse: Gave/-kort av samme verdi (ca. kr 5.000) + blomster. 

40 års ansettelse: Sølvfat med inskripsjon + blomster. 

50 års ansettelse: Kongens fortjenestemedalje + middag m/ledsager. 

50 års fødselsdag: Blomster kr 350,- samt fri hvis det faller på en arbeidsdag. 

60 års fødselsdag: Blomster kr 350,- samt fri hvis det faller på en arbeidsdag. 

Fødsel: Blomster ca. kr 250,-. 

Bryllup: Gave ca. kr 1000,-. 

Sluttgave ved egen oppsigelse: 

17

Mindre enn 5 års ansettelse: Blomster. 

Mer enn 5 års ansettelse: Blomster og gave (ca kr 400,-). 

Pensjonsavgang ved mer en 10 års ansettelse i bedriften: Gave ca.kr. 2.000,- el. gavekort. 

Ved mindre enn 10 års ansettelse i bedriften: Blomster (kr 350,-). 

Daglig leder har ansvaret for å utarbeide årlig jubileumsliste, samt organisering av markeringer 

ved 10, 25, 40 og 50 års ansettelse. 

Oppmerksomhet ved sykdom 

Ved sykdom ut over arbeidsgiverperioden gis blomster ca. kr 250,-. 

Oppmerksomhet ved dødsfall 

Ved dødsfall i nærmeste familie gis blomster ca. kr 250,- til den ansatte. 

Pensjonsordning 

Pensjonsordning er regulert i henhold til den lokale tariffavtalen. 

Personalforsikring/Lovpålagt Yrkesforsikring 

Her henviser vi til forsikringsavtale. Kontakt daglig leder for nærmere info. 

Skatt på forsikringer 

Flere av de forannevnte forsikringer kan resultere i ulike skatteforhold. Det være seg ved 

premiebetaling eller ved utbetaling. 

Når det gjelder den kollektive pensjonsordningen så nevner vi her til orientering at premie betalt 

av arbeidsgiver gir ingen fordelsbeskatning. Alle pensjonsutbetalinger vil bli beskattet som 

lønn/pensjon. For å få gruppelivsforsikring betinger det at forsikringsselskapet aksepterer. 

Spørsmål vedrørende forsikringsdekningene rettes til daglig leder. 

Styret 

Styret har ansvaret for forvaltningen av selskapet. Styret er underordnet norsk lov og i 

alminnelighet generalforsamlingen. Styremedlemmer velges inn i styret for en to-års periode. 

Alle styremedlemmer deltar i styret på samme vilkår uten hensyn til hvem som har valgt dem, og 

har samme rettigheter og plikter. Det er bare i et fåtall saker, f.eks. lønnsdiskusjoner o.l. at 

ansattes representanter kan erklæres inhabile. Når styret har konstituert seg er styremedlemmene 

solidarisk ansvarlig som juridisk person. Styret ved Songvaar Vekst AS har 5 medlemmer for 

bedriften. 

18

Styret 2010 – 2012: 

Styreformann: Beth Repstad 

Nestleder: Arthur Kleivseth 

Styremedlem: Tom Tånevik 

Styremedlem: Fred Egil Gundersen 

Styremedlem: Else-Mary Olsen 

HMS 

Ansvarlig: Toralv Thorkildsen 

Internkontroll 

Ansvarlig: Toralv Thorkildsen 

Brannvern 

Leder: Magne Charles Nilsen 

Retningslinjer ved rusbruk – Songvaar Vekst as 

Alkohol/andre rusmidler kan ikke benyttes i Songvaar Veksts lokaler innenfor normal arbeidstid. 

Reiseregning 

Bruk av egen bil og andre reisekostnader kompenseres etter statens satser. 

Mobiltelefon 

Mobiltelefon dekkes inntil et gitt beløp. Se arbeidsavtale. 

Sykefravær 

Songvaar Vekst AS er en IA-bedrift. IA står for Inkluderende Arbeidsliv, en inkludering som 

gjelder både bedrift og ansatte. Et av hovedmålene for avtalen er å redusere sykefraværet. 

Bedriften er forpliktet til å ha sykefraværsrutiner på plass, likeledes oppfølgingsplaner for alle 

med 8 ukers sykefravær. Retten til egenmeldt sykefravær er utvidet til 24 dager i en 12 måneders 

periode. Ved sykemelding utover arbeidsgiverperioden følges den ansatte opp av 

Bedriftshelsetjenesten iht. samarbeidsavtale. 

Man må ha vært i arbeid 16 dager etter et egenmeldt sykefravær før neste egenmelding kan brukes 

– er det mindre dager telles tidligere egenmeldingsdager med. 24. 

Er du i tvil om sykdomsforløpet – ta kontakt med din lege. Arbeidstaker som blir syk plikter å ta 

kontakt med bedriften, som informerer internt. Etter endt egenmeldingssykdom skal 

egenmeldingsskjema fylles ut og leveres daglig leder. 

19

Med sykefravær menes alt fravær fra arbeid på grunn av sykdom. Dette gjelder fravær som er 

dokumentert både med egenmelding og legeerklæring/sykemelding. 

Fravær, syke barn 

Med fravær, syke barn, menes fravær for: 

• Nødvendig tilsyn med, og pleie av sykt/syke barn i hjemmet eller i helseinstitusjon. 

• Nødvendig tilsyn med barn fordi den som har det daglige tilsynet med barnet/barna er syk. 

• Nødvendig tilsyn med barnet/barna fordi den som har det daglige tilsynet med 

barnet/barna følger et annet barn til utredning eller innleggelse i helseinstitusjon. 

Melding om sykefravær ved egen sykdom eller barns-/barnepassers sykdom: 

• Sykefravær skal meldes muntlig til bedriften (ikke sms) så fort som mulig første dag, og 

helst før kl. 0900! Det skal gis opplysninger om forventet varighet. 

Egenmelding ved egen sykdom 

• Egenmelding kan først benyttes når arbeidstaker har vært ansatt i 2 måneder. 

• Inntil 24 egenmeldingsdager (kalenderdager) kan benyttes i løpet av tolv måneder (følger 

ikke kalenderåret). 

• Egenmelding som etterfølges av legeerklæring regnes ikke som brukt egenmelding. 

• Egenmelding kan benyttes for inntil 8 kalenderdager sammenhengende regnet f.o.m første 

hele fraværsdag. 

• Egenmelding kan også benyttes en dag av gangen, for eksempel kan det brukes 24 

egenmeldinger á 1 dag i løpet av en 12 måneders periode. 

• Ved nytt fravær innen arbeidsgiverperioden (16 dager), regnes tidligere fravær med 

egenmelding med i fraværstilfellet. 

• Arbeidstaker som har benyttet egenmelding i 8 kalenderdager, kan ikke benytte ny 

egenmelding før det er gått 16 kalenderdager. 

• Benyttes egenmelding både dagen før og dagen etter arbeidsfrie dager, regnes de 

arbeidsfrie dagene med når en beregner antall benyttede egenmeldingsdager. Dvs. bruk av 

egenmelding fredag betyr at en har benyttet 4 egenmeldingsdager dersom arbeidstageren 

fortsatt må være borte fra jobb på grunn av sykdom påfølgende mandag. 

• Egenmelding kan ikke benyttes i kombinasjon med gradert sykemelding. 

• Egenmelding kan ikke benyttes under ferien. 

• Egenmelding kan ikke benyttes umiddelbart etter en sykemelding (først etter 16 dager). 

Tap av retten til å benytte egenmelding: 

• Arbeidsgiveren kan bestemme at en arbeidstaker skal tape retten til bruk av egenmelding 

og få sykepenger på grunnlag av egenmelding. 

• Dersom arbeidstakeren i løpet av 12 måneder har hatt 24 fraværsdager uten å legge fram 

legeerklæring. 

20

• Dersom arbeidsgiveren har rimelig grunn til å anta at fraværet ikke skyldes sykdom. Før 

dette skjer skal fastsatte rutiner følges. 

Egenmelding ved barns/barnepassers sykdom 

• En arbeidstaker som har omsorg for barn, har rett til inntil 10 dager permisjon med lønn 

ved barns eller barnepassers sykdom (følger kalenderåret). Retten utvides til 15 dager 

dersom vedkommende har omsorg for 3 eller flere barn. Er arbeidstakeren alene med 

omsorgen, utvides permisjonsretten til henholdsvis 20 eller 30 dager. Retten gjelder til og 

med det kalenderåret barnet fyller 12 år. 

• Egenmelding kan først benyttes etter at arbeidstaker har vært ansatt i 2 uker. 

• Egenmelding kan benyttes for inntil 3 kalenderdager regnet fra fraværets begynnelse. 

• Benyttes egenmelding både dagen før og dagen etter arbeidsfrie dager, regnes de 

arbeidsfrie dagene med når en beregner lengden på fraværet. Dvs. egenmelding fredag 

innebærer legeerklæring mandag dersom arbeidstaker fortsatt må være borte fra jobb på 

grunn av barns/barnepassers sykdom. 

• Arbeidstaker som har benyttet egenmelding ved barns/barnepassers sykdom i 3 

kalenderdager, kan ikke benytte ny egenmelding før vedkommende har vært på jobb en 

dag. 

• Fravær utover 3 kalenderdager må dokumenteres med legeerklæring. 

Diverse velferdspermisjoner 

Songvaar Vekst har valgt å gi mulighet til permisjon med lønn i ulike situasjoner som blir listet 

nedenfor. 

I hvert enkelt tilfelle må det på forhånd søkes om permisjon, til daglig leder. 

Vedr. begrepet ”nærmeste familie” regnes: Ektefelle, samboer, registrert partner, barn, foreldre, 

søsken, besteforeldre, barnebarn, svigerforeldre og svoger/svigerinne. 

Permisjon: 

• For å følge barn i barnehage/skole: 1 dag ved oppstart i barnehage eller hos dagmamma, 1 

dag ved førskole eller skolestart 

• Ved dødsfall i nærmeste familie + kollega. Se over 

• For å delta i begravelser i familien: 1 dag 

• For å flytte: maks. 1 dag 

• Ved blodgiving 

• I forbindelse med eget bryllup: 1 dag fri i tilknytning til bryllupet 

• Ved akutt sykdom. Når det oppstår akutt sykdom i aller nærmeste familie og det er helt 

nødvendig å være hjemme, kan det søkes om velferdspermisjon med lønn inntil 2 dg. 

• I forbindelse med konsultasjon hos spesialist: 1 dag 

Kortere velferdspermisjoner 

Ansatte kan søke velferdspermisjon med lønn på inntil 2 timer hvis det overhodet ikke er mulig å 

legge dette utenom arbeidstid i følgende situasjoner: 

21

• Timeavtaler i forbindelser med egen helse (tannlege, lege, behandlinger eller lignende) 

• For å følge barn/foreldre til avtaler hos lege, tannlege eller andre offentlige instanser. 

Bedriften forventer at ansatte bestreber seg på å legge timeavtaler til egen fritid dersom dette er 

mulig. 

Fri utover dette kan gis uten lønn, avspaseres, tas av ferie, fleksitid eller andre ordninger som 

avtales med daglig leder. 

Fri ved internasjonale helligdager 

Ansatte, som tilhører og feirer andre helligdager enn de som er fastsatt av den norske kirke, kan 

bruke av sine feriedager/eventuelt avspasere for å feire egne helligdager. Hvis den ansatte ikke har 

feriedager/avspasering til gode, kan det innvilges permisjon uten lønn. Ved begge løsninger må 

den ansatte først søke om permisjon til daglig leder. 

Databriller/arbeidsbriller 

Avtalens omfang 

Denne lokale avtalen om arbeidsbriller er inngått mellom partene i medhold av AML kap.4 om 

krav til arbeidsmiljø og likeledes forskrift om arbeid ved dataskjerm. Forskriften gjelder for alle 

ansatte som har et varig ansettelsesforhold i bedriften. Dvs. fast ansatte og VTA- ansatte. Ved 

behov for databriller/arbeidsbriller kontaktes daglig leder. 

Søknad om økonomisk dekning av briller 

Vedr. søknad om databriller, skal denne vurderes ut fra en bekreftelse om behov for databriller fra 

godkjent optiker eller øyelege. Søknad med bekreftelsen leveres til daglig leder. Vedr. briller for å 

utføre arbeid av annen art i bedriften er det daglig leder som vurderer dette ut fra en uttalelse fra 

øyelege/optiker. 

Pris for databrille, se statens personalhåndbok. Dersom den ansatte ønsker dyrere briller må 

differansen betales av den ansatte selv. For begge søknadene er det satt en øvre grense på kr 

3.000,- Daglig leder attesterer regningene og fører oversikt over de vedtak som er fattet. 

Intensjonsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv 

Utviklingen de senere årene med stadig flere som går ut av arbeidslivet på langvarige 

trygdeordninger er problematisk både for individer, virksomheter og samfunnet. Sykefravær, 

uføretrygd og tidlig pensjon bidrar også til å svekke tilgangen på arbeidskraft til alle deler av 

arbeidslivet. 

Partene er enige om at IA-avtalen er et tjenlig virkemiddel for å få et mer inkluderende arbeidsliv 

og forebygge overgang fra arbeid til trygd. Partene i arbeidslivet har sammen med myndighetene 

et særlig ansvar for holdningsskapende arbeid og for å snu utviklingen. 

22

IA-arbeiidet 

har vist at når innsaatsen 

rettes iinn 

mot indiv vidnivå, virkksomhetsnivvå 

og nasjon nalt nivå 

basert påå 

samarbeidd 

og konsenssus, 

kan det oppnås resu ultater. Regjeeringen 

og ppartene 

i arbeidslivet 

er derforr 

enige om å videreføre samarbeideet 

for å styrk ke arbeidslinjjen 

i arbeidsslivet. 

Intensjoonsavtalen 

skkal 

bidra til: 

• aat 

en får et mmer 

inkluderrende 

arbeiddsliv 

til beste e for den enkkelte 

arbeiddstaker, 

arbei idsplass 

oog 

samfunnet 

• rreduksjon 

i sykefravær og uføretryggd 

• aat 

den enkelltes 

ressurser 

og arbeidssevne 

utvikle es og benytttes 

i aktivt arrbeid 

i samf funnet 

Videere 

henvisniing 

til IA inttensjonsavtaale. 

Organnisasjonsskart 

VTTA 

Snekker 

aavdeling 

Maggne 

Attføring 

Tom Erik & AAnita 

Renhold 

VTTA 

Pakke ogg 

mmontering 

DDaglig 

lederr 

Margaaret 

Margaaret 

Toralv 

Administrasjoon 

Toralv & MMette 

Salg & 

Maarkedsførinng 

VVTA 

& APS 

Trykkeri 

Tooralv 

Toralv, Tine, MMaryann 

APS 

PrintShop p 

Toralv, Mettee, 

Tine 

SSongvaar 

Vekst ttar 

forbehold om m feil i forhold til 

endringer av loover 

og regler, sa amt ansatte. 

23

Vedlegg til personalhåndbok 

1. Rettigheter og plikter for ansatte ved Songvaar Vekst AS 

2. Arbeidsreglement VTA 

3. Arbeidsbeskrivelser for alle ansatte 

4. Årshjul VTA og APS 

5. Kriseplan 

6. Prosedyre for klagebehandling og skjema 

7. Avviksmeldings‐skjema 

8. Egenmeldings‐skjema 

9. Søknad om velferdspermisjon ‐ skjema 

Med hensyn til informasjon og dokumenter vedrørende MHS, vises det til 

egne permer på hver avdeling. 

24

Rettigheter og plikter for ansatte ved Songvaar Vekst AS 

Rettigheter: 

Tiltaksdeltakere og ansatte ved Songvaar Vekst AS 

‐ Møtes med respekt, toleranse og likeverd 

‐ Har innsyn i egne personopplysninger 

‐ Er trygge på at taushetsplikten overholdes 

‐ Får informasjon om endringer i bedriftens strategiplan og beslutninger 

‐ Gir tilbakemelding til bedriften gjennom bruker – og ansatte undersøkelser 

‐ Har rett til å klage på saker som har betydning for vedkommende 

Ansatte som faller inn under AML har rett til: 

‐ Ferie og fridager iht. ferieloven 

‐ AML overholdes 

‐ Kompetanseutvikling etter bedriftens behov nedfelt i strategiplan 

‐ Medbestemmelse i beslutningsprosesser iht. strategiplan 

Plikter: 

‐ Møte kolleger og kunder med respekt, toleranse og positiv holdning 

‐ Møter på jobb og utfører arbeidet etter de avtaler som er gjort 

‐ Gir beskjed ved fravær ved å ringe nærmeste overordnet 

‐ Følger våre etiske retningslinjer og vårt verdigrunnlag 

‐ Overholder bedriftens reglement 

Alle lover som regulerer arbeidsgivers/takers rettigheter, krav og plikter finnes i 

bedriftens Personalhåndbok. 

25

Arbeidsreglement 

VTA varig tilrettelagt arbeid 

§ 1 

DELTAKELSE 

I følge arbeidsavtalen du har skrevet under på. 

§ 2 

LEGEKONTROLL 

Deltakeren plikter å oppgi sykdom, skade eller andre ting som har betydning for 

utføring av arbeidet. 

Dersom bedriften trenger attest fra lege plikter deltakeren å skaffe tilveie denne. 

§ 3 

ARBEIDSTID 

Arbeidstiden er fra ………………………… mandag – fredag. 

Vi har faste pauser. Lunsj ……. minutter samt …. pauser som er på …… minutter hver. 

§ 4 

FERIE 

Ferien ordnes etter reglene i den til enhver tid gjeldende ferielov. 

§ 5 

ØKONOMISK GODTGJØRELSE 

Den økonomiske basis i VTA vil vanligvis være uførepensjon. I tillegg vil det bli utbetalt 

en bonuslønn for antall arbeidede timer. 

§ 6 

VERKTØY, UTSTYR, VERNEUTSTYR OG ARBEIDSTØY 

Utstyr som deltaker får utlevert må leveres tilbake til arbeidsleder eller settes på 

anvist sted. Ved skade må arbeidsleder få beskjed. Verneutstyr skal leveres helt og rent 

tilbake til arbeidsleder dersom arbeidsforholdet i VTA opphører. 

§ 7 

OPPTREDEN 

Deltaker skal følge de bestemmelser som gjelder for bruk av firmaets utstyr og 

maskiner. Arbeidsleder må gi tillatelse til besøk i bedriften. 

§ 8 

FRAVÆR 

Dersom du er forsinket til jobb eller er syk skal du gi beskjed så raskt som mulig innen 

første dags fravær. Ved sykdom inntil 3 dager kan egenmelding brukes. Bedriften kan 

begrense antall egenmeldinger til 4 ganger i en 12 måneders periode. Ved fravær 

utover 3 dager kan det kreves sykemelding fra lege. 

§ 9 

VELFERDSPERMISJON 

26

Arbeidstaker har mulighet til å søke velferdspermisjon. Arbeidstaker fyller ut 

permisjonssøknad. Permisjon utover en dag må godkjennes av daglig leder.. 

27

STILLINGSBESKRIVELSE 

FOR: MEDARBEIDER I PRODUKSJONEN 

FIRMA: SONGVAAR INDUSTRIER AS 

DATO: 4/7 2011 

1. Nærmeste overordnede er arbeidsleder i den avdelingen den ansatte til 

enhver tid arbeider i. 

2. Arbeids‐ og ansettelsesvilkår fremgår av bedriftens arbeidsreglement og 

personlig ansettelseskontrakt. Arbeidstaker plikter å følge de rettningslinjer og 

krav som til enhver tid gjelder for bedriften. 

3. Hoved arbeidssted er på bedriftens faste område. 

3.1. Når det er nødvendig kan arbeidsstedet være utenfor bedriften. 

3.2. Fremmøte på arbeidsstedet skal i alle tilfelle være slik det fremgår 

av ansettelsesavtalen. 

3.3. Ved arbeid utenfor bedriftens faste område skal pausene reguleres 

etter kundens anmodning. Dog skal pausene være tilsvarende som om det ble 

arbeidet på bedriftens faste område. 

4. Den ansatte har ansvar for vedlikehold av utlevert personlig verktøy og 

utstyr. 

5. Den ansatte plikter å holde sitt arbeidsområde ryddet og rengjort, samt 

delta i slikt arbeid andre steder på bedriftens område når det er nødvendig. 

6. Den ansatte skal delta i produksjonen og i nødvendig forefallende arbeid 

der dette er naturlig 

7. Den ansatte skal forestå oppfølging av Internkontroll og Helse Miljø 

Sikkerhet under det daglige arbeidet i avdelingen. 

8. Den ansatte skal bidra til at medarbeiderne i fellesskap oppnår gode 

arbeidsrutiner og godt arbeidsmiljø. 

28

FOR: ARBEIDSLEDER 

FIRMA: [KLIKK HER, OG SKRIV INN NAVNET] 

DATO: 1/11 2011 

ARBEIDSBESKRIVELSE 

1. Nærmeste overordnede er daglig leder. 

2. Arbeids- og ansettelsesvilkår fremgår av bedriftens arbeidsreglement og personlig ansettelseskontrakt. 

Arbeidsleder plikter å følge de retningslinjer og krav som til enhver tid gjelder for bedriften. 



3.2. Fremmøte på arbeidsstedet skal i alle tilfelle være slik det fremgår av arbeidstids reglementet. 

3.3. Ved arbeid utenfor bedriftens faste område skal pausene reguleres etter kundens anmodning. 

Dog skal pausene være tilsvarende som om det ble arbeidet på bedriftens faste område. 

4. Den ansatte har ansvar for vedlikehold av utlevert personlig verktøy og utstyr. 

5. Den ansatte plikter å holde sitt arbeidsområde ryddet og rengjort, samt delta i slikt arbeid andre steder 

på bedriftens område når det er nødvendig. 

6. Sørge for planlegging og effektuering av produksjonsoppdragene innen rett tid, til riktig pris, kvalitet , 

og kvantum. Utvikle og finne frem til gode produksjonsmetoder. Fremskaffe oversikter over behovet 

for råvarer, deler, og hjelpemidler til avdelingens ordre og produksjon. Foreta innkjøp etter avtale 

innenfor gitte rammer. Påse at utstyr og hjelpemidler til enhver tid er i orden. 

7. Tilrettelegge arbeidsoppgaver, instruere og rettlede den enkelte medarbeider i arbeidssituasjonen, og 

ha oppfølging og evaluering av den enkeltes utvikling i henhold til oppsatte planer og 

arbeidsmarkedsetatens retningslinjer. 

8. Delta i produksjonen og i nødvendig forefallende arbeid der dette er naturlig 

9. Delta i de møter der det er nødvendig i forhold til andre medarbeidere. 

10. Forestå oppfølging av Internkontroll og Helse Miljø Sikkerhet under det daglige arbeidet i avdelingen. 

11. Bidra til at medarbeiderne i fellesskap oppnår gode arbeidsrutiner og godt arbeidsmiljø. 

12. SPESIFIKKE ARBEIDSOPPGAVER KAN VÆRE: 

12.1. Kalkyler og etterkalkyler. 

12.2. Gi tilbud til kunder ved forespørsel av vareproduksjon. 

12.3. Kundeoppfølging 

12.4. Delta på møter i attføringsutvalget ved behandling av saker som vedrører medarbeidere 

arbeidslederen har ansvar for. 

12.5. Delta på ansvarsmøter for produksjonsmedarbeidere. 

12.6. Innvilge permisjoner for egne medarbeidere i henhold til bedriftens permisjonsreglement. 

12.7. Kontroll og registrering av fremmøte, sykefravær, permisjoner, og andre fravær. 

29


FOR: INSTRUKTØR 

FIRMA: SONGVAAR VEKST AS 

DATO: 27/10 2011 

1. Nærmeste overordnede er arbeidsleder i avdelingen. 

2. Arbeids- og ansettelsesvilkår fremgår av bedriftens arbeidsreglement og personlig 

ansettelseskontrakt. Arbeidstaker plikter å følge de retningslinjer og krav som til enhver tid gjelder for 

bedriften. 



3.2. Fremmøte på arbeidsstedet skal i alle tilfelle være slik det fremgår av arbeidstids 

reglementet. 

3.3. Ved arbeid utenfor bedriftens faste område skal pausene reguleres etter kundens 

anmodning. Dog skal pausene være tilsvarende som om det ble arbeidet på bedriftens faste område. 


5. Den ansatte plikter å holde sitt arbeidsområde ryddet og rengjort, samt delta i slikt arbeid andre 

steder på bedriftens område når det er nødvendig. 

6. Tilrettelegge arbeidsoppgaver, instruere og rettlede den enkelte medarbeider i arbeidssituasjonen. 

7. Delta i produksjonen og i nødvendig forefallende arbeid der dette er naturlig 

8. Delta i de møter der det er nødvendig i forhold til andre medarbeidere. 

9. Forestå oppfølging av Internkontroll og Helse Miljø Sikkerhet under det daglige arbeidet i 

avdelingen. 

10. Bidra til at medarbeiderne i fellesskap oppnår gode arbeidsrutiner og godt arbeidsmiljø. 

30

FOR: KONTOR MEDARBEIDER 


DATO: 4/7 2011 


13. Nærmeste overordnede er Daglig leder. 


Den ansatte plikter å følge de retningslinjer og krav som til enhver tid gjelder for bedriften. 









18. EDB-verktøy 

18.1. Utvikle nødvendig kompetanse for å kunne anvende alle aktuelle verktøy, systemer og metoder 

for å bidra til høy produktivitet og kvalitet. 

19. Produktivitet/økonomi 

19.1. Følge opp bedriftens økonomi på en måte som sikrer høy produktivitet og produksjon med 

forventet kvalitet. Følge opp at løpende inntekter og utgifter er i samsvar med det samlede 

budsjettet. 

20. Resepsjons- og sentralbordtjeneste 

20.1. Motta besøkende og telefoner på en slik måte at bedriftens ønskede image blir ivaretatt, jfr. 

bedriftens strategi. 

21. Arkivering 

21.1. Effektivt og nøyaktig sikre gjenfinning av definerte dokumenter. 

22. Diverse 

22.1. Ta initiativ til å utføre eventuelle pålagte oppgaver effektivt og med høy kvalitet. Og også på eget 

initiativ yte service og legge forholdene til rette for effektivitet, produktivitet og et godt 

arbeidsmiljø. 

23. Viktigste oppgaver 

23.1. Tekstbehandling 

23.2. Økonomioppfølging med regnskapsføring og rapportering 

23.3. Resepsjonsarbeid 

23.4. Betjene sentralbord 

23.5. Kopiering 

23.6. Behandle inn- og utgående post 

23.7. Arkivering/gjenfinning 

23.8. Budtjeneste / Postbehandling 

23.9. Kvalitetssikring 

23.10. Forbedre og utvikle rutiner 

23.11. Innkjøp/rekvisita hold 

Annet forefallende kontorarbeid 

31

FOR: JOBBKONSULENT 


DATO: 4/7 2011 













29. Planlegging/oppfølging 

29.1. Delta i planleggingen av avdelingens virksomhet på kort og lang sikt, og gjennom oppfølging og 

veiledning, iverksette nødvendige tiltak for å sikre utviklingen i henhold til planer 

30. Kompetanse/utvikling 

30.1. Følge opp kravspesifikasjonen. I samarbeid med deltaker, utvikle individuelle handlingsplaner for 

og påse at disse blir fulgt. 

30.2. Opprettholde et faglig og dynamisk miljø. 

31. Marked/produkter 

31.1. Analysere og forstå kundens/markedets (Bl.a NAV og kommune) behov og forventninger, og i 

den grad det er mulig å tilpasse og levere de aktuelle tjenester med en servicegrad som overgår 

kundens/ markedets forventninger. 


32.1. Jobbe i tråd med regelverk og forskrifter 

32.2. Salg og markedskontakt (NAV og næringslivet) 

32.3. Planlegging og oppfølging 

32.4. Problemløsning 

32.5. Rapportering 

32.6. Saksbehandling 

32.7. Kontakt med samarbeidspartnere 


32.9. Samarbeide med andre avdelinger/tiltak 

32.10. Kompetansebygging 

32.11. Veiledning 

32

FOR: ATTFØRINGSLEDER 


DATO: 4/7 2011 













38. Organisering/planlegging/oppfølging 

38.1. Organisere bedriftens attføringsarbeid, og gjennom oppfølging og veiledning iverksette 

nødvendige tiltak for å sikre utviklingen i henhold til kravspesifikasjonen. 

39. Ledelse 

39.1. Utvikle og lede bedriftens attføringsarbeid på en måte som skaper et godt arbeidsmiljø som 

muliggjør at korte og langsiktige mål og forventninger nås. 


40.1. Skaffe, utvikle og beholde den kompetansen som til enhver tid er avgjørende for å skape og 

opprettholde en god kultur. Videre sikre høy kvalitet på gjennomføring og levering av de 

tjenester som er bedriftens krav ifølge Kravspesifikasjonen og avtaler. 


41.1. Analysere og forstå kundens/markedets (Bl.a NAV og kommune) behov og forventninger, og i 

den grad det er mulig å tilpasse og levere de aktuelle tjenester med en servicegrad som overgår 

kundens/ markedets forventninger. 


42.1. Følge opp kravspesifikasjonen 

42.2. Planlegging og oppfølging 

42.3. Problemløsning 

42.4. Rapportering 

42.5. Administrativ saksbehandling 

42.6. Kontakt samarbeidspartnere og samarbeidsmøter 

42.7. Kvalitetssikring 


42.9. Kompetansebygging 

42.10. Utvikle og veilede egne medarbeidere. 

42.11. Personaladministrasjon 

33

FOR: DAGLIG LEDER 


DATO: 4/7 2011 


43. Nærmeste overordnede er styret. 











48. Daglig ledelse 

48.1. Daglig leder står for den daglige ledelse av selskapets virksomhet og skal følge de retningslinjer 

og pålegg styret har gitt. (§ 6-14 i aksjeloven). 

49. Planlegging/oppfølging 

49.1. Fastsette resultatkrav og planlegge virksomheten på kort og lang sikt. Gjennom oppfølging og 

veiledning, iverksette nødvendige tiltak, for å sikre utviklingen i henhold til planer og budsjett. 

50. Ledelse 

50.1. Lede og utvikle bedriften på en måte som skaper et godt arbeidsmiljø, som muliggjør at korte og 

langsiktige mål og forventninger nås. 


51.1. Skaffe, utvikle og beholde den kompetansen som til enhver tid er avgjørende for å skape og 

opprettholde en god kultur. Sikre høy kvalitet på gjennomføring og levering av de produkter og 

tjenester som er bedriftens mål. 


52.1. Analysere og forstå kundens/markedets behov og forventninger, og i den grad det er mulig, å 

tilpasse og levere de aktuelle tjenester med en servicegrad som overgår kundens/ markedets 

forventninger. Aetat er bedriftens hovedkunde. 

53. Produktivitet/økonomi 

53.1. Forvalte bedriftens økonomi på en måte som sikrer høy produktivitet og produksjon med 

forventet kvalitet. Følge opp at løpende inntekter og utgifter er i samsvar med det samlede 

budsjettet. 

34

ÅRSHJUL ATTFØRING: VTA og APS 

Måned: Aktivitet: Ansvar: Utført: 

Januar Planleggingsdag. Der skal bedriftens 

kompetansebehov gjennomgås og evalueres. Dette 

skal danne grunnlag for kompetansehevingsplan for 

hver ansatt. 

Medarbeidersamtale VTA 

Vernerunde HMS 

Siste 

mandag i 

mnd. 

Møte i attføringsutvalget 

Februar Årsrapport VTA til NAV 

Siste 

mandag i 

mnd. 


Mars Kvartalsrapport APS 

Siste 

mandag i 

mnd. 

April 


Siste 

mandag i 

mnd. 


Mai Oppdatering i attføringsmetodikk 

Siste 

mandag i 

mnd. 


Juni Halvårsrapport VTA til NAV 

Kvartalsrapport APS 

Siste 

mandag i 

mnd. 

Juli 


August Planleggingsdag 

Vernerunde HMS 

Siste 

mandag i 

mnd. 


September Oppfølging MAS for VTA 


Siste 

mandag i 

mnd. 

Oktober 


Siste Møte i attføringsutvalget 

35

mandag i 

mnd. 

November 

Siste Møte i attføringsutvalget 

mandag i 

mnd. 

Desember Halvårsrapport VTA til NAV 

Siste 

mandag i 

mnd. 



• Deltakelse i ansvarsgrupper etter innkalling. 

• Oppfølging bedriftshelsetjeneste i henhold til samarbeidsavtale. 

• Årlig møte med NAV Vest‐Agder. 

• Ukentlig informasjon/oppdatering om Equass på mandagsmøtene. 

36

KRISEPLAN 

Denne planen er utarbeidet for å gi bedriften et felles grunnlag å handle ut fra, i 

situasjoner hvor ulykker eller dødsfall rammer. 

• Årlig orienteres alle ansatte om planen 

• Bedriften oppfordrer foreldre om å orientere bedriften når det skjer noe alvorlig i 

de ansattes liv, så vi kan gi best mulig hjelp og støtte. 

1. Retningslinjer for hjelp til ansatte i krise (generell del) 

2. Når bedriften mister en av brukerne 

3. Når en av brukerne mister nærstående personer 

4. Når bedriften mister en ansatt 

5. Songvaar Veksts materialekasse 

6. Når det skjer en alvorlig ulykke i arbeidstiden 

7. Når skadene er alvorlige/den ansatte er død 

8. Hva gjør vi når en ansatt er borte 

Retningslinjer for hjelp til ansatte i krise (generell del) 

Hjelpen skal helst gis av en som den ansatte kjenner og har tillit til. Det viktigste er å 

være tilstede som medmenneske, og ikke som ekspert i sorg‐ og krisesituasjoner. Den 

ansatte trenger å få snakke, og at noen lytter. Det er den andre som har ansvar for å sette 

i gang samtalen. 

Gi rom for å snakke om alle slags følelser. Sorg, sinne, avmakt, lettelse og skyld kan 

forekomme og ingen følelser er upassende. Samtalen med den ansatte skal preges av 

aksept, omsorg og støtte. Her er noen spørsmål for å komme i gang: 

• Hva skjedde? 

• Hva gjorde du? 

• Hva tenkte du? 

• Skal jeg hjelpe deg med å fortelle om dette til de andre? 

• Brukerne har behov for å oppleve medfølelse og innlevelse fra de ansatte, og at 

de ansatte fører an i en åpen og ærlig samtale. 

Hvis oppgaven føles vanskelig for den ansatte, er det en god ide og hente støtte fra 

kommunens kriseteam eller andre kolleger. Blir oppgaven for vanskelig, er det viktig at 

den ansatte sørger for at andre tar over hjelpen av brukeren. 

• Den første som får kjennskap til dødsfallet tar kontakt med ledelsen. 

• Ledelsen kan også kontakte kommunens kriseteam. 

37

• Ledelsen tar kontakt med hjemmet. 

• Ledelsen samler bedriftens ansatte for informasjon, og vurderer omfanget av 

støtte m.m. 

Når bedriften mister en av brukerne 

Ledelsen har ansvaret for at det tas kontakt med hjemmet, og det tilbys et hjemmebesøk. 

Formålet med kontakten: 

• En bukett blomster og evt. et lite brev fra ledelsen. 

• Få konkrete fakta om hva som er skjedd. 

• Hva kan bedriften hjelpe med? 

• Fortelle hva som vil skje i bedriften i løpet av den første dagen. 

• Avklare om foreldrene ønsker å delta i en del av det som skjer i bedriften. 

Den videre kontakt til den avdødes hjem 

• Fortelle om hva vi gjør i bedriften. 

• Innhente opplysninger om begravelsen. 

• Avklare om foreldrene ønsker de ansatte eller brukernes deltagelse i 

begravelsen. 

• Hvis foreldrene ønsker bedriftens deltagelse i begravelsen, drøftes det hvem som 

skal komme. 

Hjelp av profesjonelle: 

• Ledelsen og de ansatte vurderer i hvilket omfang man skal dra inn profesjonell 

hjelp. 

Ledelsens ansvarsområder: 

• Informasjon til bedriftens medarbeidere om dødsfallet. 

• Skriftlig informasjon gis til samtlige ansatte i bedriften. 

• Kontakt til fraværende personell 

• Bestilling av bukett til hjemmet. 

38

Hvis dødsfallet skjer i en ferie 

Den medarbeideren som først får kjennskap til dødsfallet, kontakter ledelsen. Ledelsen 

må sørge for: 

• Kontakt til hjemmet 

• Blomster til begravelsen og evt. deltagelse i begravelsen. 

• Skriftlig informasjon til ansatte, brukerne og foreldre. 

• En evt. minnestund arrangeres den første dag etter ferien. 

• Det tidligere skisserte forløp foregår også fra første dag etter ferien. 

Når en bruker mister nærstående personer 

Det er viktig at bedriften får beskjed når en av brukerne er i sorg/krise! 

• Det er naturlig å regne med at brukerne også vil kunne reagere sterkt hvis 

mennesker som står dem nær forsvinner eller dør. 

• Det kan handle om foreldre, søsken, besteforeldre, venner, ikke biologiske 

foreldre osv. Vær oppmerksom på at det kan komme sene reaksjoner på det som 

har skjedd. 

• Personalleder kan ha enesamtaler med brukeren. 

• Hvis det føles naturlig, kontaktes hjemmet. Det kan være godt for hjemmet å vite 

at bedriften prøver å hjelpe brukeren i sorgen. 

Når bedriften mister en ansatt 

Den som først hører om dødsfallet kontakter ledelsen. Ledelsen koordinerer hva som 

skal iverksettes. 

Avdødes familie 

• Ledelsen tar kontakt til avdødes familie. 

• Hjemmet får vite hva bedriften gjør i forbindelse med dødsfallet. 

• De etterlatte gis mulighet til å si hva de forventer av bedriften i denne 

situasjonen. 

• Samme dag sendes en hilsen fra bedriften. 

Informasjon til de ansatte 

• Ledelsen kontakter alle og får samlet de ansatte ved bedriften. 

39

• Ledelsen lager rammen om samværet. 

• Bedriftens ansatte har en stund sammen hvor de minnes den avdøde. 

• Ledelsen informerer om hva bedriften vil gjøre denne dagen, og beskjed om 

hvilken informasjon som skal gis til brukerne. 

• All informasjon skal være klar og presis for at unngå misforståelser. 

• Ansatte som ikke klarer å gjennomføre vanlig arbeidsdag p.g.a. sorgen, frigis. 

Songvaar Vekst sin materialekasse 

Kassen som står hos Tom Erik skal inneholde: 

• Lys, stake, fyrstikker, vase og duk 

• Dikt 

• Opplesningsbøker 

• Sang‐ og salmebok 

• Faglitteratur om døden, samt andre trosretningers forhold til døden 

Når det skjer en alvorlig ulykke i arbeidstiden 

Den ansatte som er i nærheten setter i gang øyeblikkelig førstehjelp 

Førstehjelpsutstyr finnes på følgende steder 

I verkstedet hos Magne 

I pakkeavdelingen hos Margaret 

Oppe i 2. etasje ved trappen 

Den ansatte sender en av brukerne for å varsle om ulykken til kontoret 

Beskjeden må inneholde: 

• Skadens omfang 

• Eventuelt behov for å tilkalle sykebil 

• Eventuelt behov for lege 

40

Når det skjer en alvorlig ulykke i arbeidstiden (kortversjon) 

Kontoret (Mette, Toralv, Tom Erik) varsler sykebil/lege/AMK 

• Pasienten skjermes fra øvrige brukere. 

• Kontoret varsler den ansattes pårørende så raskt som mulig. 

• Kun ledelsen uttaler seg til pressen 

Når skadene er alvorlige/den ansatte er død 

• Ledelsen kontakter de pårørende. 

• Ledelsen kan også kontakte kommunens kriseteam. 

• Ledelsen tar kontakt med hjemmet. Ved konstatert dødsfall oppsøkes foreldrene 

personlig så fort som mulig. Dette kan koordineres med politi/prest. 

• Ledelsen samler bedriftens ansatte for informasjon, og vurderer omfanget av 

støtte m.m. 

• Videre oppfølging står i punkt 11 – Hva gjør vi når en ansatt er borte 

Hva gjør vi når en ansatt er borte (kort versjon) 

• Informasjon til hjemmene 

• Brukerne 

• Minnestunden 

• Begravelsen 

• Kransenedleggelse 

• Oppfølging på kort sikt 

• Oppfølging på lang sikt 

Informasjon til hjemmene (skriftlig) 

Innledning. 

Informasjon. 

Det har skjedd en ulykke ved bedriften… 

• Kort om det vi vet. 

• Invitasjon til informasjonsmøte, tid og sted. 

• Informasjonsmøtet holdes så fort som mulig. 

Beskjed om hva som skal skje i dagene som kommer, og om at nytt informasjonsskriv 

blir sendt hjem før begravelsen. 

41

Minnestunden 

• Ledelsen forbereder minnestunden. 

• Avklar med pårørende om de har spesielle ønsker. 

• Alle brukere og ansatte inviteres, men det er ikke fremmøteplikt. 

• ”Minnebord” med bilde av avdøde, duk, lys og blomster. (materialkasse) 

• Minnestunden bør ledes av en som har hatt et personlig forhold til den som er 

død. 

• Ledelsen gir elevene beskjed om dødsfallet. Meddelelsen gis så detaljerer som 

mulig. 

• Det kan synges en sang, og det holdes ett til to minutters stillhet. Vær 

oppmerksom på en klar markering av stillheten også når man går tilbake til 

arbeidet. 

• Minneord fra ledelsen som kjente avdøde. 

Kransenedleggelse 

Ansatte og brukere 

• Bedriften bestiller krans. Hilsningsteksten som følger kransen bestemmer 

bedriften. Skal kransen legges på båren, gjøres det av daglig leder på vegne av 

bedriften. 

• Når det gjelder deltakelse i begravelsen fra bedriften, tar ledelsen avgjørelsen. 

Oppfølging 

På kort sikt 

• Snakk med brukerne om det som har hendt, når det er naturlig og når brukerne 

tar det opp. 

o Sov dere i natt? 

o Hva snakket dere om hjemme? 

o Hva føler dere i dag? 

o Hvordan ønsker dere at dagen i dag skal være? 

o Slik har jeg (ansatt) hatt det. 

• Helsepersonell holder kontakt med de direkte involverte. 

• Hvis den døde er en av de ansatte, settes et minnebord i 

• Ha bilde av avdøde på personalrommet. 

• Husk kontakt med de pårørende. 

42

På lang sikt: 

o La bildet av avdøde stå på et dertil egnet sted. 

o Snakk sammen om avdøde så ofte det er naturlig. 

o Besøk ulykkesstedet og gravstedet etter behov. 

o Vurder markering av årsdagen for dødsfallet. 

o Hold kontakten med de pårørende. 

o Vær var for de små signalene. 

o Gå gjennom ”Beredskapsplanen ved ulykke og død” en gang i året. Husk 

nytilsatte. 

o Lag en plan for oppfrisking av personalets ferdigheter i sorgreaksjoner og 

førstehjelp. 

43

Prosedyre for klagebehandling: 

1. Alle klager skal behandles, både skriftlige og muntlige. Daglig leder skal informeres om 

innkommet klage av klagebehandler 

2. Muntlige klager avklares fortløpende. 

3. Klagen skal behandles og avgjøres av den leder som først mottar klagen. Trenger man 

rådføring før avgjørelse fattes skal attføringsleder kontaktes. Daglig leder er ankeinstans og 

skal derfor ikke gi råd i klagebehandlingen. 

4. Ved mottak av klage skal alltid klager informeres om mulighet for å anke avgjørelsen som er 

fattet. 

5. En muntlig klage skal skriftlig gjøres av klagemottaker dersom klager ønsker dette eller 

sakens alvorlighetsgrad tilsier det. Klagemottaker skal bistå klager ved behov. 

6. En skriftlig klage skal alltid besvares skriftlig innen 2 uker, og begrunnes dersom klager ikke 

gis medhold. 

7. Alle skriftlige klager der klager ikke gis medhold skal videreformidles, til og anke behandles av 

daglig leder. 

8. Følgende personer/instanser kan klage: 

• Ansatte i VTA‐tiltaket 

• Tiltaksdeltakere i APS tiltaket 

• Pårørende eller andre foresatte for klageren 

• Samarbeidende instanser 

• NAV 

• Søgne kommune som eier av Songvaar Vekst AS 

9. Daglig leder er øverste klageinstans og avgjør alle klager. 

10. Anke på avgjørelse fattet av daglig skal saksbehandles og fremlegges styreleder/styret. 

11. Klager fra samarbeidende instanser avgjøres av daglig leder, men kan overprøves av 

bedriftens styre dersom klager ikke får medhold. 

12. Alle klager der daglig leder ikke gir klager medhold skal bringes inn for styret for vurdering. 

13. Alle klager fra samarbeidende instanser skal forelegges styret til orientering, også i de tilfeller 

der klager får medhold. 

14. Daglig leder skal informere NAV om mottatte klager, dette foregår via de fastlagte møtene. 

15. Daglig leder informerer styret om mottatte klager, også de som ikke er gitt medhold. 

16. Ankebehandling skal foregå ved at man vurderer klagen pånytt, deretter skal sakens innhold 

drøftes av ankebehandler og det skal lages konklusjon. Partene skal ha skriftlig svar fra 

ankebehandler innen 2 uker fra anken er mottatt. Anke behandlingen gjøres skriftlig. 

44

Skjema for klagebehandling 

Klagers navn: _______________________________________________________________ 

Klagers posisjon (ansatt, pårørende m.v,)_________________________________________ 

Klagemottakers navn/stilling: __________________________________________________ 

Dato for klage: ____________________ 

Hva gjelder klagen/overskrift:__________________________________________________ 

Beskrivelse av forholdet: 

45

Avviksmelding 

Melders navn: Dato: 

Nærmeste leder: Avvik mottatt dato: 

Beskrivelse 

Beskriv avviket, hva som ev. kan gjøres for å rette opp forholdet og hva som ev. kan gjøres for å hindre 

gjentakelse. 

Forbedringspotensiale 

Løsning på avviket 

Sted:_____________________ Dato:________________ 

Melders signatur: Leders signatur: 

 

46

Fraværsmelding / egenmelding 

Fylles ut av den personen som mottar beskjeden og som straks gir beskjeden 

videre til rett person. 

Navn: …………………………………….har i dag, kl. …..…… gitt melding om at hun/han er fraværende. 

Fraværet vil antakelig vare i ……………dager. 

Merknader: 

Dato: ………………………….. 

Underskrift: ……………………………………………………………. 

Fraværsmelding / egenmelding 

Undertegnede var borte fra arbeidet f.o.m. ……………………… t.o.m. …………………….... på grunn av: 

Egen sykdom Barns sykdom 

Egen sykdom med sykemelding Barnepassers sykdom * 

Innlagt på sykehus Annet, se merknader. 

* Ved barnepassers sykdom, oppgi barnets fødselsdato: 

Jeg er alene om omsorgen: Ja Nei 

Dato: Arbeidstakers underskrift: 

Fylles ut av bedriften: Dato: 

Fraværsmelding//sykemelding/sykepengeattest er mottatt: 

Antall egenmeldinger siste 12 mnd: 

Fravær ved barns sykdom: 

Merknader: 

47

Skjemaet fylles ut og leveres arbeidsleder. 

Søknad om velferdspermisjon 

Med korte velferdspermisjoner menes permisjoner for nødvendig tid, inntil en 

dags varighet, betalt med ordinær lønn. Det betales lønn 1 dag pr følgende tilfelle: 

- dødsfall i nærmeste familie 

- begravelse i nærmeste familie 

- begravelse av ansatte i bedriften slik at avdelingen kan være representert 

- nødvendig besøk hos tannlege, lege, samt fysioterapeut/kiropraktor etter 

anvisning fra lege 

- flytting til ny bolig 

- blodgiving 

- ved tilvenning av barn i barnehage, førskole eller grunnskole 

Arbeidstakers navn: _________________________________________________________ 

Jeg søker om permisjon fra__________ til__________ 

Hva søkes det permisjon til? 

Dato: _______________ 

___________________________ ________________________ 

Arbeidstaker Bistandsperson/hjelpeverge 

Bedriftens godkjenning/kommentar: 

……………………………………… 

Daglig leder/arbeidsleder 

48

Trykk her. - Songvaar Vekst AS

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?