Sak 03.06 Aktiv forsyning - Sykehusapotek Nord

Styresak nr: 03 /06
Behandles: 24.02.2006
Saksbehandler: Liv Unni Naalsund
Aktiv forsyning – utprøving av elektroniske løsninger
Vedlegg til saken:
Brosjyre fra Health Tec as
Legemiddellogistikken kan beskrives ved følgende figur:
Innkjøp
Innkjøp
Logistikk (skisse)
Grossist
Pakking + leveranse
til post
Uttak
Uttak
fra
fra
Pakking
Pakking
lager /forsendelse
lager /forsendelse
Varemottak
Varemottak
/kontroll
/kontroll
LagerLagerføringføring
Sykehusapotek
OrdreOrdremottakmottak
/kontroll
/kontroll
FarmaPro versjon 5.0
Sentral styring / AVB
Plukking
Plukking
Utlevering
Utlevering
/pakking
/pakking
/kontroll
/kontroll
Varemottak /
Varemottak /
kontroll
kontroll
Sykehuspost
LagerLagerføringføring
ASL
Endose på post
Automatisering
Uttak fra
Uttak fra
lager
lager
Grossist
I første trinn mellom grossist og apotek så er målet å oppnå best mulig priser fra grossist
gjennom anbud, samt å oppnå en mest mulig effektiv bestillings og forsendelsesrutine. Per i dag
så genereres ordre automatisk i vårt datasystem på grunnlag av fastsatte logistikkparametre.
Ordren overføres elektronisk etter godkjenning av varebestiller. Vår grossist NMD tilbyr en
større automatiseringsgrad (AVB) ved at de styrer logistikkparametrene og at ordren oversendes
automatisk. Foreløpig mener vi at det er lite å hente i effektivisering hos oss på denne

automatiseringen, og at NMD’s programvare for styring av logistikken ikke er tilstrekkelig
utviklet.
Sykehusapoteket
I andre trinn, er målet å effektivisere håndtering og lagerhold av legemidler og andre varer
internt i apotekene. Man vil søke å oppnå mest mulig kostnadseffektivt lagerhold gjennom
optimalisering av omløpshastighet og lagervolum kombinert med høy servicegrad. Dette
innebærer også en effektivisering og derved reduksjon av personalkostnadskomponenten knyttet
til håndteringen av varer. Følgende tiltak er under planlegging/gjennomføring:
1. Kompetanseoppbygging på logistikkområdet.
Det har vært gjennomført kompetanseoppbygging på logistikk for personale som jobber med
ledelse, planlegging og gjennomføring av varehåndtering og lagerstyring. Denne
kompetanseoppbyggingen vil fortsette med sikte på å fastsette og følge opp effektiv målstyring
på dette området. Gjennom god logistikk-kunnskap mener vi at vi kan styre lageret effektivt med
det dataverktøyet vi har (FarmaPro).
2. Grossist pakker ferdige kasser for direkte levering på post.
Vi vil i samarbeid med grossisten se på om det er mulig å redusere varehåndteringen gjennom at
grossisten pakker etter bestillinger inn til apoteket. Dette vil i første omgang prøves ut for de
poster der vi tilbyr aktiv forsyning. Varekassene vil da være merket fra grossist og kan tas med
direkte opp på medisinrommet på posten uten oppakking på apoteket.
Sykehuspost
I trinn tre er målet å effektivisere håndtering og lagerhold av medikamenter på sykehuspostene.
Man ønsker å redusere lagervolumet, redusere ukurans og kassasjon, og redusere sykehusets
personalkostnad forbundet med bestilling og mottak av medikamenter. Dette mener vi kan
oppnås gjennom at apoteket tar ansvar for legemiddelforsyningen til sykehuspostene (ASL –
apotekstyrte legemiddellagre) og at vi automatiserer mest mulig av varebestilling, varepåfylling
og sykepleieres uttak av medikamenter.
ASL – Aktiv forsyning – TopUp er ulike navn som er brukt på dette prinsippet at apoteket fyller
opp medisinlagrene på sykehuspostene. Vi har gjennomført et prøveprosjekt i et halvt år på
revmatolgisk avdeling. Prosjektet er evaluert og prosjektrapport er under utarbeidelse. Vi har
besluttet å videreføre tilbudet etter ønske fra avdelingen. Videre har Intensivavdelingen forespurt
oss om det er mulig for oss å tilby dette til dem, med bakgrunn i at flere sykehusapotek i Sør-
Norge tilbyr dette og har dokumentert effektivitetsgevinster for sykehuset. Den samlede
effektivisering gjennom en manuell oppfylling oppnås først og fremst ved at
medikamentpåfyllingen utføres av et lite antall personer, som er apotekteknikere, og som har
spesialkompetanse på legemidler.
Ressursbehovet ved manuelle rutiner for bestilling og påfylling har vi anslått til 20% stilling per
post, 80 000 kroner per år per post i personalkostnad. Noe mindre ved mindre poster. Dette er i
tråd med de beregninger som er gjort ved andre sykehusapotek for denne tjenesten. I forståelse
med ledelsen ved UNN så har vi besluttet å tilby dette uten kostnad for UNN i 2005. En kan da
se det slik at det reduserer overskuddet med mulighet for utbetaling til UNN tilsvarende.
Prinsippet i dette tas opp i sak 5/06. I Sykehusapotekene ANS, der tilsvarende service tilbys ved
en rekke sykehus, varierer praksis fra at det leveres gratis til at det faktureres reelle kostnader, vi
har fått oppgitt at de benytter en pris på 5 - 8 000 kroner per måned.
I 2005 så har vi lagt inn i våre planer at vi skal benytte en halv apotekteknikerstilling ved
Sykehusapoteket i Tromsø og tilsvarende eventuelt noe mindre ved Sykehusapoteket i Bodø til
aktiv forsyning. Vi har ikke tatt stilling til om dette skal tilbys gratis ved Nordlandssykehuset.

Målet er at vi med den ressursen kan tilby tjenesten til 4 poster ved hvert sykehus eventuelt færre
hvis det er flere store poster som er interessert i å prøve ut systemet.
Når vi har overtatt forsyningen og lagerstyringen på medisinrommet, så ligger det til rette for å
starte planlegging av effektivisering og automatiseringer av et eller flere ledd i prosessen.
Vi kan se for oss følgende muligheter for effektivisering/automatisering:
1. Det utvikles bestillingsløsninger som kan overføre den registrerte ordren som skal til
posten, til grossisten, slik at ordren pakkes i en kasse som kan tas med direkte til poste
etter levering. Dette vil innebære inntil 24 timers leveringstid, noe vi kan ta høyde for ved
fastsettelse av bestillingspunkter.
2. Det utvikles bestillingsløsninger som kan overføre ordre elektronisk fra posten til
apoteket, slik at en ved registrering av bestillingsbehovet på post, får ordren lagt direkte
inn i FarmaPro
3. Det utvikles løsninger for elektronisk lagerstyring på postlagrene. Disse integreres i
FarmaPro slik at ordre genereres på posten på grunnlag av uttak som er gjort, og
overføres direkte til apoteket for plukking, evt. videresending til grossist for plukking der.
4. Det utvikles løsninger for automatisk plukking (robotløsninger), som plukker ordren i
apoteket. Dette kan tenkes som et alternativ til pkt 1 og vil gjøre kostnaden med skifte av
grossist lavere og derved kunne øke konkurransen på grossistleddet.
Per i dag kjenner vi til at det tilbys tre ulike automatiseringsløsninger som tilbys på det norske
markedet. Ingen av de er i bruk i Norge ennå.
Swiss-log - tilbyr dosepakking kombinert med distribusjon i rørpostsystemer. Systemet er basert
på pakking til den enkelte pasient og forutsetter integrasjon med EPJ (elektronisk pasient
journal) og bruk av elektronisk legemiddelforskrivning. Det forutsetter døgnbetjente apotek og
videre forutsetter det utbygging av rørpost. Systemet er svært kostbart og vi tror at det ikke vil
være kostnadseffektivt å anskaffe på sykehus av den størrelse som vi betjener i Helse Nord.
Pyxis – tilbyr er stort spekter av automatiseringsløsninger for ulike trinn i forsyningskjeden. De
har ikke representanter i Norge, men vi kjenner til at de har levert anbud til A-hus. Vi tror at
dette er store og dyre løsninger, men skal sette oss bedre inn i hva de leverer gjennom en
studietur til Madrid, der systemet er i bruk.
HealthTech er et norsk firma som tilbyr mindre og enklere løsninger enn Swiss-log og Pyxis, fra
en belgisk produsent ved navn Vanas nv. Dette systemet kan gi effektivisering og
kvalitetssikringsgevinster selv uten integrering mot våre datasystemer, men vil selvsagt gi en
betydelig gevinst dersom integrasjon til FarmaPro og DIPS etableres. Siden dette er et såpass
enkelt system kunne vi tenke oss å prøve ut løsningen på en post for å få en erfaring med
automatiseringsløsninger og med utvikling av software-integrasjoner.
Uten software-integrasjon, så vil dette være et skap for lagring av medikamenter, kalt en
medisindispenser, der man kan ha full lagerstyring, generering av bestillingsliste, effektiv
påfylling ved strekkodeleser, raskt og sikkert uttak av riktig medikament samt kontroll med
hvem som tar ut medikamenter.
Med integrasjon mot FarmaPro vil vi kunne overføre automatisk genererte bestillinger direkte til
ordremodulen i FarmaPro slik at plukkseddel printes ut på apoteket, eventuelt overføres til
grossisten for pakking til sykehuspost. Det vil da ikke være nødvendig for apotektekniker å gå på
posten for å ta opp/ hente bestillingen.
Med integrasjon mot DIPS, vil en kvalitetssikre uttak av riktig legemiddel til riktig pasient.

Integrasjonen mot FarmaPro er under utvikling, da den nok er en forutsetning for at firmaet skal
få solgt noen enheter i Norge.
Vi kunne tenke oss å anskaffe et system for en post med begrenset bruk av medikamenter,
forslag kan være akuttmottaket, for å teste ut arbeidsmetoder og software. Dette skal ikke legge
føringer for senere valg av løsninger, som vil gjøres på grunnlag av anbud.
En løsning for akuttmottaket vil koste i størrelsesorden 200 – 400 000 kroner. Vi håper på å få et
pristilbud som kan presenteres på styremøtet. Systemet vil ha lang levetid og kan avskrives over
10 år.
Dersom styret i Sykehusapotek Nord gir sin tilslutning til at det kan gjennomføres en investering
i denne størrelsesorden, vil vi presentere det for UNN med tanke på å tilby dette på apotekets
regning til en post.
Innstilling til vedtak:
1. Styret i Sykehusapotek Nord godkjenner at det kan investeres for inntil 400 000 kroner i
et system for automatisering av lagerhold av legemidler på post.
2. Avskrivningen av investeringen må skje innenfor vedtatt budsjett.
3. Til investeringen skal det knyttes et prosjekt som kan evaluere nytteverdien i forhold til
investeringskostnaden for sykehusapoteket og sykehuset som helhet.
4. Det skal arbeides videre med å kartlegge hvilke løsninger som finnes på markedet og som
kan ha en positiv kost-nytteverdi for sykehus av den størrelse som vi har i Helse Nord.
Liv Unni Naalsund
direktør