Download Evaluering af fysisk indretning.... (PDF-format)
Download Evaluering af fysisk indretning.... (PDF-format)
Download Evaluering af fysisk indretning.... (PDF-format)
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Evaluering</strong><br />
<strong>af</strong> <strong>fysisk</strong> <strong>indretning</strong>, læring og trivsel i<br />
Kulturarvsstyrelsen
<strong>Evaluering</strong>en er gennemført<br />
med hjælp fra<br />
SIGNAL arkitekter, som<br />
har samlet resultaterne<br />
i denne bog. Bogen<br />
indeholder desuden<br />
en række anbefalinger,<br />
som både kan inspirere<br />
styrelsen - og forhåbentlig<br />
andre, som<br />
gerne vil udvikle deres<br />
<strong>fysisk</strong>e rammer.<br />
Forord 1<br />
Opsummering 2<br />
Læsevejledning 3<br />
Generelt om de<br />
<strong>fysisk</strong>e rammer 5<br />
Kompetencemiljøer 15<br />
Stillerum 25<br />
Møderum 33<br />
Loungerum 39<br />
Tekøkkener &<br />
’pauser’ i gange 47<br />
Om evalueringen 54<br />
Anne Mette Rahbæk, vicedirektør<br />
Forord<br />
I 2006 flyttede Kulturarvsstyrelsen fra Slotsholmsgade<br />
til H.C. Andersens Boulevard. Der var ikke<br />
bare tale om en flytning, men om kulminationen<br />
på en <strong>af</strong>skedigelsesrunde, et projekt med udvikling<br />
<strong>af</strong> nye arbejdsformer, et ledelsesudviklingsprojekt,<br />
og sidst - men ikke mindst - farvel til enkeltmandskontorer<br />
og goddag til åbne kontormiljøer. En<br />
farlig cocktail? Ja, vist så. Men også en proces, som<br />
har været med til at skabe den arbejdsplads, som<br />
Kulturarvsstyrelsen er i dag.<br />
I Kulturarvsstyrelsen får vi løbende besøg fra andre<br />
institutioner, der gerne vil høre om vores erfaringer<br />
med den <strong>fysisk</strong>e <strong>indretning</strong> (Processen og overvejelserne<br />
er nærmere beskrevet i publikationen<br />
”Bevar os vel” fra 2006). Styrelsen har derfor længe<br />
ønsket at undersøge, om <strong>indretning</strong>en understøttede<br />
vores værdier og arbejdsmåder. Det er nu lykkedes<br />
med støtte fra Statens Center for Kvalitets- og<br />
Kompetenceudvikling. <strong>Evaluering</strong>en giver os et<br />
godt og nuanceret billede <strong>af</strong>, hvad der fungerer<br />
godt, hvad der fungerer mindre godt, og hvad der<br />
slet ikke bliver brugt.<br />
Medarbejderne vurderer, at flytningen har været<br />
1 forord<br />
positiv for styrelsens identitet, at lokalerne er rare<br />
at være i, at samarbejdet understøttes, og at det er<br />
let at trække på kollegernes viden. Det sidste sker<br />
hen over skrivebordet, i det åbne rum, spontant eller<br />
planlagt. Og det støjer – selvfølgelig.<br />
Det er irriterende at blive <strong>af</strong>brudt midt i en opgave,<br />
som kræver koncentration, fordi en kollega<br />
skal spørge om noget. Eller, måske endnu værre,<br />
at skulle lægge øre til andres samtale, når man nu<br />
gerne vil have lukket en drilsk sag. Det ved såvel<br />
medarbejdere som chefer, og de balancerer så godt,<br />
de kan, i bevidsthed om, at behovet for stilhed og<br />
koncentration versus behovet for dialog med andre<br />
<strong>af</strong>hænger <strong>af</strong> både egne opgaver, kompetenceområdets<br />
opgaver og den enkeltes personlighed.<br />
<strong>Evaluering</strong>en viser blandt andet, at vi med fordel<br />
kan give medarbejderne bedre, rarere og mere<br />
indbydende muligheder for at flytte sig væk fra de<br />
åbne miljøer, når de har behov for sammenhængende<br />
tid uden <strong>af</strong>brydelser. Alternativet er, at de<br />
åbne miljøer omdannes til stillezoner, og det ville<br />
være ærgerligt, når de faktisk er med til at understøtte<br />
samarbejde og videndeling.
Resultaterne kort fortalt<br />
Opsummering<br />
• <strong>Evaluering</strong>en giver i store træk et positivt<br />
billede <strong>af</strong> de <strong>fysisk</strong>e rammer i Kulturarvsstyrelsen<br />
og peger på, at de i høj grad er med til<br />
at understøtte en organisation, hvor læring og<br />
videndeling er kendetegnet <strong>af</strong> lethed og tilgængelighed.<br />
Et flertal synes, at det er rart at være<br />
i styrelsen.<br />
• Der er en positiv holdning til flytningen <strong>af</strong><br />
Kulturarvsstyrelsen, og det skønnes generelt, at<br />
skiftet har været et positivt for styrelsens identitet<br />
- både udadtil og i organisationen.<br />
• Mange har glemt, eller kender ikke baggrunden<br />
for, at man valgte åbne arbejdsområder på<br />
en samlet etage - Det er derfor vigtigt at genetablere<br />
ejerskabet til den oprindelige intention<br />
bag de <strong>fysisk</strong>e rammer.<br />
• Støj og videndeling er et hovedtema i evalueringen.<br />
Der ligger et konfliktfyldt modsætningsforhold<br />
i, at videndeling hovedsageligt<br />
foregår i kompetencemiljøerne, hvor også langt<br />
den største del <strong>af</strong> medarbejderne opholder sig<br />
mest, mens holdningen samtidig er, at snak er<br />
forstyrrende og skal foregå andre steder, og at<br />
fordybelse ikke befordres optimalt i de <strong>fysisk</strong>e<br />
rammer.<br />
• Kulturarvsstyrelsens brug <strong>af</strong> artefakter, der<br />
skaber organisatorisk, faglig og personlig identitet<br />
er vellykket og påskønnet <strong>af</strong> medarbejderne.<br />
Nogle medarbejdere har glemt eller kender<br />
ikke til idéen bag artefakterne - man kunne derfor<br />
med fordel genintroducere konceptet - med<br />
særligt fokus på, at også personlige artefakter<br />
kan præge de <strong>fysisk</strong>e rammer positivt.<br />
• Det grundlæggende tema er, at meget vil blive<br />
løst, hvis rummene udenfor kompetencemiljøerne<br />
bruges mere. Fordybelse befordres bedst<br />
i stillerummene - men evalueringen viser, at de<br />
i høj grad ikke bruges. Det samme er gældende<br />
for loungerum. Et øget brugsmønster vil være<br />
med til at binde Kulturarvsstyrelsen sammen<br />
på tværs <strong>af</strong> kompetencemiljøer, både i form <strong>af</strong><br />
øget læring, videndeling og social kontakt.<br />
opsummering 2
Forklaring<br />
Læsevejledning<br />
3 læsevejledning
<strong>Evaluering</strong>en er delt op i nøgleområder i Kulturarvsstyrelsen. I hvert område<br />
vises en kommenteret opsummering <strong>af</strong> evalueringen samt en række<br />
opsamlende temaer med tilhørende anbefalinger.<br />
Opsummeringen består <strong>af</strong> beskrivende tekst,<br />
der suppleres med data fra evalueringen. Markeringer<br />
med rødt fungerer som fremhævning<br />
<strong>af</strong> interessante emner:<br />
Sproglige beskrivelser er vægtede med tekststørrelse<br />
og farve efter hyppighed og betydning:<br />
Her står spørgsmålet, der refereres til i gr<strong>af</strong>ikken. Vigtigt<br />
fremhævning<br />
Temaer & anbefalinger<br />
Forklaring<br />
Dette er et tema. Temaet samler op på tværs<br />
<strong>af</strong> evalueringen og viser et indsatspunkt for<br />
området.<br />
Her er et andet tema. Bemærk at farven på<br />
temaets ikon svarer til de anbefalinger til<br />
højre på siden, der er knyttet til temaet.<br />
data<br />
Anbefalingerne er sorteret efter<br />
relation til adfærd & ledelse eller<br />
<strong>indretning</strong>.<br />
mindre vigtigt<br />
mindre vigtigt,<br />
men interessant<br />
”...og citater vises i kursiv.”<br />
Person, der citeres<br />
Anbefalinger: adfærd & ledelse Anbefalinger: <strong>indretning</strong><br />
Dette er en anbefaling<br />
i forhold til adfærd og<br />
ledelse.<br />
Dette er en anbefaling<br />
i forhold til adfærd og<br />
ledelse.<br />
Dette er en anbefaling<br />
i forhold til <strong>indretning</strong>.<br />
.På denne akse er anbefalingerne<br />
sorteret efter den indsats,<br />
de kræver.<br />
læsevejledning 4<br />
enkelt / billigt at gennemføre svært / dyrt at gennemføre
Resultater <strong>af</strong> evaluering<br />
Generelt om de<br />
<strong>fysisk</strong>e rammer<br />
5 generelt om de <strong>fysisk</strong>e rammer
Medarbejderne er generelt enige om at visionens<br />
nøgleord for de <strong>fysisk</strong>e rammer faktisk<br />
passer på <strong>indretning</strong>en:<br />
Hvilke <strong>af</strong> disse ord, synes du er kendetegnende for Kulturarvsstyrelsens<br />
lokaler?<br />
videndeling<br />
samarbejde<br />
fællesskab<br />
fleksibilitet<br />
åbenhed<br />
dialog<br />
overvågning<br />
stilstand<br />
træghed<br />
initiativ<br />
isolation<br />
hjemlighed<br />
rigiditet<br />
lukkethed<br />
Medarbejdernes egne beskrivelser <strong>af</strong> de <strong>fysisk</strong>e<br />
rammer fokuserer generelt på konkrete problemer,<br />
og kun i mindre grad på holdninger:<br />
modernitet synlighed<br />
arbejdspres<br />
Støj<br />
Isolering<br />
Sammenstuvning<br />
Næsten halvdelen <strong>af</strong> det arbejde, der udføres er<br />
relateret til videndeling:<br />
Timer / uge / medarbejder<br />
telefonsamtaler<br />
møder med<br />
eksterne<br />
ikke <strong>af</strong>talte,<br />
spontane møder<br />
<strong>af</strong>talte møder<br />
teamarbejde<br />
8%<br />
14%<br />
9%<br />
8%<br />
13%<br />
...og arbejdet udføres primært i kompetencemiljøerne<br />
eller i møderum, der skal bookes:<br />
2% tekøkkener<br />
2% ’pauser’<br />
loungerum<br />
stillerum<br />
møderum<br />
13%<br />
10%<br />
4%<br />
- dette har en stor effekt på tæthed og støj i kompetencemiljøer,<br />
og hvordan man f.eks. vælger<br />
at udføre koncentrationstunge opgaver:<br />
48%<br />
69%<br />
koncentreret<br />
alenearbejde<br />
kompetencemiljøer<br />
”... jeg venter simpelthen til sidst<br />
på eftermiddagen. Så sidder jeg<br />
lidt længere, mens der er ro. Også<br />
selvom der er indrettet de her glasbure<br />
og små møderum.”<br />
Deltager i fokusgruppe<br />
generelt om de <strong>fysisk</strong>e rammer 6
Størstedelen <strong>af</strong> medarbejderne søger i høj grad<br />
viden hos sine nærmeste kolleger og i kompetencemiljøet<br />
- og der er også en stor grad <strong>af</strong> viden<br />
om andres arbejde i kompetencemiljøet:<br />
I hvor høj grad ved du, hvad andre beskæftiger sig med i dit kompetencemiljø?<br />
0% 14% 31% 55%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
12% 50% 22% 16%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
...til gengæld er der mindre viden om hvad, der<br />
arbejdes med i andre kompetencemiljøer - og<br />
søgning <strong>af</strong> viden er også mindre:<br />
I hvor høj grad søger du viden i andre kompetencemiljøer?<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
Videndeling opleves i høj grad som noget, der<br />
foregår mellem medarbejderne selv:<br />
I hvor høj grad <strong>af</strong>hænger effektiv videndeling <strong>af</strong> din nærmeste chef?<br />
89% svarede ’3’ eller lavere<br />
7 generelt om de <strong>fysisk</strong>e rammer<br />
4 (i høj grad)<br />
3<br />
2<br />
1 (slet ikke)<br />
..Over halvdelen <strong>af</strong> medarbejderne deltager således<br />
ikke i de daglige morgenbriefinger i buen:<br />
I hvor høj grad deltager du i den daglige morgenbriefing i buen?<br />
56% 3% 11% 30%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
- Og et blik på de kommunikationsformer, der<br />
bruges i videnssøgning i styrelsen viser at direkte,<br />
personlig kommunikation er meget vigtig:<br />
4% tværgående teams<br />
4% telefon<br />
5% konferencer,<br />
seminarer & work-<br />
shops<br />
skriftlige<br />
dokumenter<br />
elektroniske<br />
databaser<br />
hjemmesiden<br />
<strong>af</strong>talte møder<br />
7%<br />
9%<br />
11%<br />
Blandt dem, der gør, oplever<br />
72%, at den i høj grad giver<br />
dem ny viden og læring.<br />
Et flertal <strong>af</strong> medarbejderne oplever at uformel<br />
snak giver mere viden om vigtige emner:<br />
I hvor høj grad har du oplevet at uformel snak har givet dig bedre<br />
indsigt i viden, som du ikke ville være foruden?<br />
4 (i høj grad)<br />
3<br />
90% 2<br />
svarede ’2’ eller højere<br />
1 (slet ikke)<br />
12%<br />
18%<br />
14%<br />
15%<br />
ansigt-til-ansigtkommunikation<br />
e-mail<br />
uformelle<br />
spontane møder
Mange oplever at der er et regelsæt for acceptabel<br />
adfærd - og næsten den samme andel er<br />
enige med regelsættet:<br />
I hvor høj grad oplever du at der er et ’regelsæt’ (en fælles forståelse<br />
<strong>af</strong> acceptabel adfærd) for brug <strong>af</strong> rum i styrelsen?<br />
93% svarede ’2’ eller højere<br />
Hvem håndhæver typisk dette ’regelsæt’?<br />
I hvor høj grad føler du dig generet <strong>af</strong> andres snak? I hvor høj grad føler du, at de <strong>fysisk</strong>e rammer i styrelsen er rare at<br />
opholde sig i?<br />
14% 33% 22% 31%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
4 (i høj grad)<br />
3<br />
2<br />
1 (slet ikke)<br />
...og dette regelsæt håndhæves mest <strong>af</strong> medarbejderen<br />
selv:<br />
andre<br />
andre medarbejdere,<br />
jeg ikke kender<br />
topledelsen<br />
mellemledere<br />
12%<br />
14%<br />
9%<br />
5%<br />
28%<br />
32%<br />
mig selv<br />
andre medarbedere,<br />
jeg kender<br />
Mange medarbejdere generes <strong>af</strong> andres snak,<br />
men kun en mindre del vælger at gribe ind:<br />
Blandt dem, der gør, er det<br />
kun 26%, der i høj grad<br />
griber ind overfor snak.<br />
- Og generelt er der konsensus om at personer,<br />
der snakker, er dem, der skal søge ud <strong>af</strong> kompetencemiljøer<br />
og benytte andre rum:<br />
I hvor høj grad mener du at personer, der snakker, bør søge ud <strong>af</strong><br />
kompetencemiljøer og benytte andre rum?<br />
5% 25% 23% 47%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
I hvor høj grad mener du at personer, der behøver ro, bør søge ud <strong>af</strong><br />
kompetencemiljøer og benytte andre rum?<br />
14% 43% 16% 27%<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
Et flertal synes at de <strong>fysisk</strong>e rammer er rare at<br />
opholde sig i - men brugen <strong>af</strong> artefakter og muligheden<br />
for personligt præg kan forbedres:<br />
68% svarede ’3’ eller højere<br />
I hvor høj grad føler du, at du kan sætte præg på dine omgivelser?<br />
88% svarede ’2’ eller lavere<br />
4 (i høj grad)<br />
3<br />
2<br />
1 (slet ikke)<br />
4 (i høj grad)<br />
3<br />
2<br />
1 (slet ikke)<br />
generelt om de <strong>fysisk</strong>e rammer 8
9 generelt om de <strong>fysisk</strong>e rammer
Et lille flertal <strong>af</strong> svarene på spørgeskemaet kommer<br />
fra medarbejdere, der har været hos styrelsen<br />
før flytningen:<br />
Hvor lang tid har du været i styrelsen?<br />
jeg var her før<br />
flytningen<br />
31<br />
Er betydningen for styrelsens identitet udadtil overvejende negativ<br />
(1) eller positiv (4)<br />
4 (i høj grad)<br />
3<br />
76% 2<br />
svarede ’3’ eller højere<br />
1 (slet ikke)<br />
27<br />
27% 28% 26% 20%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
jeg er kommet<br />
efter flytningen<br />
- Og der er en moderat positiv holdning til styrelsens<br />
nye <strong>fysisk</strong>e rammer, der ses mere som et<br />
positivt skridt for styrelsen som helhed, end for<br />
den enkelte medarbejder:<br />
I hvor høj grad opfatter du flytningen og de nye <strong>fysisk</strong>e rammer som<br />
et positivt skridt for dig selv som medarbejder?<br />
Overvejende er betydningen <strong>af</strong> de nye <strong>fysisk</strong>e<br />
rammer positiv for styrelsens identitet - både<br />
udadtil og indadtil:<br />
Der er en bekræftende holdning til at de <strong>fysisk</strong>e<br />
rammer gør at medarbejdere arbejder godt<br />
sammen:<br />
De <strong>fysisk</strong>e rammer gør at medarbejdere i Kulturarvsstyrelsen arbejder<br />
godt sammen<br />
7% 32% 46% 16%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
...og i endnu højere grad at det er nemt at trække<br />
på kollegers viden:<br />
De <strong>fysisk</strong>e rammer gør det nemt at trække på kollegers viden<br />
7% 26% 28% 39%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
- mens fordybelse og individuel opgaveløsning<br />
ikke befordres optimalt:<br />
De <strong>fysisk</strong>e rammer understøtter fordybelse og individuel opgaveløsning<br />
47% 33% 16% 4%<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
generelt om de <strong>fysisk</strong>e rammer 10
Resultater <strong>af</strong> observation<br />
Medarbejdere<br />
& gæster<br />
Observation:<br />
Over to dage blev blev medarbejdernes brug<br />
brug <strong>af</strong> de <strong>af</strong> <strong>fysisk</strong>e de <strong>fysisk</strong>e rammer rammer observeret observe- og<br />
ret kortlagt. og kortlagt.<br />
Møder med eksterne<br />
foregår næsten udelukkende<br />
i møderum, der<br />
kan bookes.<br />
Enkelte stillerum er mere<br />
populære og bruges som reelle<br />
arbejdspladser.<br />
11 generelt om de <strong>fysisk</strong>e rammer<br />
Stillerum benyttes ikke<br />
meget og fungerer mere<br />
som telefonbokse.<br />
medarbejder<br />
gæst<br />
Loungerum bruges<br />
kort til frokost<br />
og hurtige<br />
telefonsamtaler.<br />
I kompetencemiljøer er<br />
medarbejderne meget til<br />
stede på deres egen plads.
Resultater <strong>af</strong> observation<br />
Videndeling<br />
Observation:<br />
Over to dage blev medarbejdernes brug<br />
<strong>af</strong> de <strong>fysisk</strong>e rammer observeret og<br />
kortlagt.<br />
Længere møder foregår<br />
oftest i møderum, der<br />
kan bookes.<br />
længere, <strong>af</strong>talt møde<br />
kort, uformel samtale<br />
Loungerum bruges<br />
til mere intime<br />
samtaler med<br />
få deltagere.<br />
I kompetencemiljøer er<br />
der meget kort og uformel<br />
videndeling.<br />
generelt om de <strong>fysisk</strong>e rammer 12
Resultater <strong>af</strong> evaluering<br />
Telefonsamtaler<br />
Observation:<br />
Over to dage blev medarbejdernes brug<br />
<strong>af</strong> de <strong>fysisk</strong>e rammer observeret og<br />
kortlagt.<br />
Der er stor lokal forskel på<br />
mængden <strong>af</strong> telefonsamtaler i<br />
kompetencemiljøerne.<br />
13 generelt om de <strong>fysisk</strong>e rammer<br />
Stillerum benyttes<br />
i høj grad som telefonbokse.<br />
telefonsamtale
Fokusgrupperne blev bedt om at give det vigtigste<br />
forslag til forbedring <strong>af</strong> de <strong>fysisk</strong>e rammer<br />
med udgangspunkt i resten <strong>af</strong> evalueringen:<br />
Mere plads omkring den<br />
enkelte medarbejder<br />
Bedre / mere<br />
belysning<br />
mere plads til personlighed<br />
mobile redskaber<br />
Flere reoler<br />
mere lys,<br />
personlighed,<br />
<strong>af</strong>skærmning &<br />
hygge i stillerum<br />
flere folier på glasvægge<br />
større mødelokale<br />
omdan stillerum og lounge<br />
til arbejdspladser<br />
Herefter blev de bedt om at give det vigtigste<br />
forslag til forbedring <strong>af</strong> adfærd - igen med udgangspunkt<br />
i resten <strong>af</strong> evalueringen:<br />
Fælles kodeks for<br />
adfærd i hvert<br />
kompetencemiljø<br />
Mindre styring <strong>af</strong><br />
personlige artefakter<br />
Vi skal være bedre<br />
til at flytte os<br />
Tilbud om hjemmearbejdsplads<br />
til alle<br />
flere telefonsamtaler og<br />
småmøder i stillerum<br />
Rum benyttes efter<br />
arbejdsopgave<br />
mere hensyn til ønsker<br />
fra APV og evaluering<br />
generelt om de <strong>fysisk</strong>e rammer 14
Resultater <strong>af</strong> evaluering<br />
Kompetencemiljøer<br />
15 kompetencemiljøer
”...Jeg oplevede et kulturchok, fordi<br />
jeg kom fra et lukket rum, som også<br />
var min privatsfære og ud i et stort<br />
fællesrum. Men jeg opdagede, at<br />
der var meget synergi i det, som jeg<br />
oplevede meget positivt.”<br />
Der er forskellige grader <strong>af</strong> tilfredshed med<br />
kompetencemiljøets størrelse:<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
- et fokus der går igen i de vigtigste associationer<br />
til et billede <strong>af</strong> kompencemiljøet:<br />
Rod<br />
*Manglende arkivplads<br />
Aktivitet<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
Overfyldt<br />
Uro<br />
for lidt plads<br />
Deltager i fokusgruppe<br />
I hvor høj grad er dit kompetencemiljøs størrelse tilfredsstillende?<br />
27% 17% 25% 31% 1<br />
...og også i de forslag til forbedringer, som<br />
medarbejderne pegede på:<br />
Tætheden formindskes<br />
*Plads til at lægge sager væk<br />
Plads mellem medarbejderne<br />
Flere personlige ting<br />
Bedre belysning<br />
Skillevægge<br />
Der er forskellige grader <strong>af</strong> tilfredshed med <strong>indretning</strong><br />
og inventar i kompetencemiljøerne:<br />
I hvor høj grad er dit kompetencemiljøs <strong>indretning</strong> tilfredsstillende?<br />
18% 33% 30% 19%<br />
(slet ikke)<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
I hvor høj grad er dit kompetencemiljøs inventarvalg tilfredsstillende?<br />
9% 30% 37% 24%<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
Et stort flertal mener ikke, at der kan arbejdes<br />
med fortrolige opgaver i kompetencemiljøet:<br />
I hvor høj grad giver dit kompetencemiljø mulighed for at beskæftige<br />
sig med fortrolige opgaver?<br />
95% svarede ’3’ eller lavere<br />
4 (i høj grad)<br />
3<br />
2<br />
1 (slet ikke)<br />
kompetencemiljøer 16
På en gennemsnitlig uge i kompetencemiljøet<br />
bruges kun halvdelen <strong>af</strong> timer på alenearbejde:<br />
Timer / uge / medarbejder<br />
møder med eksterne<br />
ikke <strong>af</strong>talte,<br />
spontane møder<br />
telefonsamtaler<br />
teamarbejde<br />
<strong>af</strong>talte møder<br />
4,13<br />
2,55<br />
1,75<br />
2,54<br />
4,37<br />
17,59<br />
koncentreret<br />
alenearbejde<br />
...og generelt er der enighed om at der er en nedsat<br />
reaktionstid og en hurtigere vandring <strong>af</strong><br />
viden i organisationen:<br />
”...Man kan hurtigt få adgang til<br />
andre med svar på sine spørgsmål.”<br />
Deltager i fokusgruppe<br />
Dette kan også ses på de samtaler, der foregår i<br />
udvalgte zoner i kompetencemiljøerne:<br />
2 medarbejdere<br />
ude fra mødes i<br />
zonen<br />
besøg ved bord<br />
<strong>af</strong> medarbejder<br />
udefra<br />
spontant møde<br />
med medarbejder<br />
udefra<br />
24%<br />
5%<br />
medarbejdere fra<br />
zonen mødes i rummet<br />
(væk fra borde)<br />
8%<br />
14%<br />
17 kompetencemiljøer<br />
18%<br />
31%<br />
samtale hen<br />
over bordet<br />
besøg ved bord<br />
<strong>af</strong> medarbejder<br />
fra zonen<br />
...langt størstedelen <strong>af</strong> denne videndeling er <strong>af</strong><br />
faglig eller organisatorisk karakter:<br />
andre emner<br />
small talk<br />
organisatorisk emne<br />
med relevans for hele<br />
styrelsen<br />
28%<br />
22%<br />
fagligt emne<br />
med relevans<br />
internt i kompetencemiljøet<br />
Der var i fokusgrupperne stor enighed om, at<br />
videndeling kan deles op i to kategorier <strong>af</strong>hængig<br />
<strong>af</strong> længde:<br />
Videndeling over 1 dag:<br />
Tid<br />
”...Behovet for stilhed og koncentration<br />
versus behovet for sparring<br />
<strong>af</strong>hænger <strong>af</strong> den enkeltes og kompentenceområdets<br />
opgaver.”<br />
50%<br />
Længerevarende videndeling fungerer<br />
ikke optimalt med den nuværende<br />
bygningsfysik og adfærd<br />
i kompetencemiljøer.<br />
...mens kortere former for videndeling<br />
fungerer udmærket for de fleste.<br />
Deltager i fokusgruppe
Ifølge medarbejderne er de vigtigste indsatspunkter<br />
for kompentenceområderne:<br />
3%<br />
<strong>af</strong>skærmning <strong>af</strong> lys<br />
inventar<br />
akustik Videndeling<br />
9% 16%<br />
temperatur<br />
<strong>af</strong>skærmning <strong>af</strong><br />
din plads<br />
andet<br />
36% 28% 28% 7%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
ventilation<br />
bærbare computere<br />
og telefoner<br />
Medarbejderne er generelt glade for flere aspekter<br />
ved kompetencemiljøerne...<br />
...og kompetencemiljøerne kunne med justeringer<br />
<strong>af</strong> de <strong>fysisk</strong>e rammer bruges mere til:<br />
Medarbejderne blev bedt om at beskrive kompetencemiljøet ved hjælp <strong>af</strong> en række begrebspar.<br />
angiver hvordan det opleves nu, og angiver hvordan det ønskes i fremtiden:<br />
åbent<br />
offentligt<br />
socialt<br />
upersonligt<br />
orden<br />
fast<br />
lyst<br />
energisk<br />
13%<br />
14%<br />
14%<br />
15%<br />
16%<br />
også arkivplads ses som et indsatspunkt:<br />
I hvor høj grad er mængden <strong>af</strong> arkivplads tilfredsstillende?<br />
lukket<br />
privat<br />
alene<br />
personligt<br />
uorden<br />
fleksibelt<br />
mørkt<br />
roligt<br />
formelt uformelt<br />
Bogreoler skaber identitet<br />
Dagslys<br />
Hyggeligt<br />
koncentreret arbejde<br />
måske fortroligt<br />
arbejde<br />
Videndeling uden<br />
forstyrrelser<br />
effektivt arbejde<br />
Selvom opfattelsen er delt mellem de to<br />
begreber, er der et ønske om en større grad <strong>af</strong><br />
privathed i kompetencemiljøet.<br />
Der er et klart ønske om at de <strong>fysisk</strong>e rammer<br />
giver mere plads til personligt præg, men<br />
samtidig ønskes der mere orden.<br />
Medarbejderne oplever kompetencemiljøet<br />
som et uformelt sted, og er overvejende enige<br />
i, at dette er ønskværdigt.<br />
kompetencemiljøer 18
Temaer & anbefalinger<br />
Kompetencemiljøer<br />
19 kompetencemiljøer<br />
Tema: Støj & videndeling<br />
Støj i kompetencemiljøerne er det primære tema, der peges på <strong>af</strong> medarbejderne.<br />
Videndeling foregår hovedsageligt i kompetencemiljøerne og opfattes som værdifuld,<br />
idet den giver medarbejderne ny viden, de ikke ville være foruden. Men paradokset<br />
er her, at de fleste samtidig ønsker, at samtaler - og derved videndeling<br />
- skal reguleres og flyttes ud <strong>af</strong> miljøet. Et andet vigtigt forhold er, at kun halvdelen<br />
<strong>af</strong> den samlede arbejdsmængde er koncentreret alenearbejde, mens langt<br />
størstedelen <strong>af</strong> arbejdet udføres i kompetencemiljøerne. Det kan altså antages, at<br />
resten <strong>af</strong> arbejdet handler om videndeling i forskellige former - og derfor er det<br />
vigtigt at <strong>indretning</strong>en tager udgangspunkt i, at både videndeling og koncentreret<br />
alenearbejde kræver, at man bevæger sig derhen, hvor arbejdet udføres bedst.<br />
Tema: Arbejdspladsens <strong>indretning</strong> & komfort<br />
Temaet samler op på en række gode elementer i den eksisterende <strong>indretning</strong><br />
samt forslag til forbedringer. Dette handler i høj grad om konkrete ønsker, som<br />
arkivplads, mere variation i arbejdsflader og krav til komfort, i form <strong>af</strong> belysning<br />
og ventilation.<br />
Tema: Personlige og faglige artefakter<br />
Medarbejderne oplever et behov for i højere grad at kunne sætte personligt og fagligt<br />
præg på sine nære omgivelser og sit kompetencemiljø - men hvordan befordres<br />
dette uden at det fører til konflikter om smagsforskelle?
Anbefalinger: adfærd & ledelse Anbefalinger: <strong>indretning</strong><br />
XIOXXIIOX<br />
XIOXXIIOOIXXIOOXX<br />
OOIXX<br />
XIOXOIXOOXX<br />
XIOXXIIOOIXXXX<br />
Snak skal være tilladt i kompetencemiljøer!<br />
Det er selvmodsigende og<br />
konfliktfyldt at prøve at regulere støj<br />
væk ved at begrænse snak.<br />
Der er gode erfaringer med telefontider<br />
i kompetencemiljøer - men dette<br />
skal nøje <strong>af</strong>vejes i forhold til styrelsens<br />
tilgængelighed for borgerne.<br />
Etabler klare retningslinier for, hvornår<br />
behov for koncentration og længere<br />
videndeling kræver, at man skal<br />
bevæge sig ud <strong>af</strong> kompetencemiljøet.<br />
Gør faglige artefakter til et projekt<br />
for kompetencemiljøerne - vær fælles<br />
om jævnlige udskiftninger.<br />
Systematiser ’brandslukninger’. Tag<br />
hånd om små konkrete problemer<br />
(f.eks. træk), så de ikke overtager totalbilledet.<br />
Faglige artefakter er bedst med nyhedsværdi!<br />
Lav månedlige ’features’,<br />
der fokuserer på et særligt projekt.<br />
Giv plads til personlige artefakter i<br />
kompetencemiljøer - kommunikér at<br />
vi ønsker mangfoldighed!<br />
ABC<br />
Bevægelse kræver mobile redskaber,<br />
som computere og telefoner, samt adgang<br />
til alle systemer overalt.<br />
Arbejd yderligere med akustikregulering<br />
på lofter, vægge, gulve og<br />
skærmvægge<br />
Brug akustiske skærme til at <strong>af</strong>skærme<br />
borde og bordgrupper.<br />
Udform ophængningsfelter til personlige<br />
artefakter på skærmvægge.<br />
Brug arkiv-øer og touchdown-møbler<br />
mere, ved hjælp <strong>af</strong> høje stole.<br />
Tydeliggør rums funktion yderligere<br />
gennem ’vejskilte’, farvekodninger eller<br />
artefakter. Vær ikke bange for at<br />
skære tingene ud i pap!<br />
Udform en hylde eller en kasse på<br />
skriveborde til personlige artefakter.<br />
Udpeg ophængningsfelter på vægge<br />
og skærmvægge til faglige artefakter.<br />
kompetencemiljøer 20<br />
enkelt / billigt at gennemføre svært / dyrt at gennemføre
Temaer & anbefalinger<br />
Kompetencemiljøer<br />
(fortsat)<br />
21 kompetencemiljøer<br />
Tema: Støj & videndeling<br />
Tema: Arbejdspladsens <strong>indretning</strong> & komfort<br />
Tema: Personlige og faglige artefakter
Anbefalinger: adfærd & ledelse<br />
Genetabler ejerskab til de åbne kontorer.<br />
Mange medarbejdere ved ikke,<br />
at styrelsen kunne have været delt<br />
over to etager.<br />
Tal om tingene! Jo mere vi diskuterer<br />
vores arbejde og de <strong>fysisk</strong>e rammer,<br />
jo mere forstår vi sammenhængen.<br />
Udbred deling <strong>af</strong> bøger og referencemateriale<br />
i kompetencemiljøer for at<br />
mindske arkivbehovet.<br />
Etabler en fælles forståelse om, hvad<br />
der er (og ikke er) fortroligt arbejde.<br />
Inddrag fortællingen om artefakter<br />
på hjemmesiden - også de personlige!<br />
Etabler en kort brugermanual til de<br />
<strong>fysisk</strong>e rammer på styrelsen - skrevet<br />
<strong>af</strong> medarbejdere til medarbejdere.<br />
Anbefalinger: <strong>indretning</strong><br />
Attraktive stillerum, loungerum og<br />
andre arealer er nødvendige for at få<br />
kompetencemiljøet til at fungere.<br />
Evaluer belysningen systematisk!<br />
Blænding er generende for medarbejderne<br />
og skal håndteres derefter.<br />
Eksperimenter med sideborde og sekundære<br />
arbejdsflader, som kan bruges<br />
til længere projekter.<br />
Gør arkivpladsen fælles. Der kan genvindes<br />
plads ved hjælp <strong>af</strong> deling og<br />
digitalisering.<br />
Indfør en politik om flyttekasser i<br />
kompetencemiljøer.<br />
Bogreoler i højden opfattes stærkt<br />
som et fagligt artefakt, der siger noget<br />
vigtigt om styrelsen.<br />
Find zoner med træk fra ventilation,<br />
og brug disse zoner til arkiv-øer og<br />
deleborde, hvis problemet ikke kan<br />
løses teknisk.<br />
Flyt rundt! Giv medarbejderne mulighed<br />
for at prøve forskellige pladser og<br />
grupper.<br />
kompetencemiljøer 22<br />
enkelt / billigt at gennemføre svært / dyrt at gennemføre
Eksempel på individuel <strong>af</strong>skærmning<br />
<strong>af</strong> arbejdspladser med akustisk regulerende<br />
filtskærme, der også kan bruges<br />
som tavle.<br />
23 kompetencemiljøer
Referencebilleder i fht. anbefalinger<br />
kompetencemiljøer 24<br />
Eksempel på felter til faglige<br />
eller personlige artefakter,<br />
der også er akustisk regulerende.
Resultater <strong>af</strong> evaluering<br />
Stillerum<br />
25 stillerum
”...Hvis jeg skal fordybe mig så<br />
er det altså ikke her på styrelsen.<br />
Heller ikke selvom vi har akvarier<br />
og andre bure, man kan gå ind og<br />
sætte sig lidt i. Egentlig fordybelse -<br />
det er det store <strong>af</strong>savn.” Deltager i fokusgruppe<br />
Stillerum bruges meget i kortere perioder som<br />
en slags telefonbokse:<br />
Timer / uge / medarbejder<br />
møder med<br />
eksterne<br />
teamarbejde<br />
ikke <strong>af</strong>talte,<br />
spontane møder<br />
<strong>af</strong>talte møder<br />
0,82<br />
0,62<br />
0,31<br />
0,82<br />
1,19<br />
0,99<br />
telefonsamtaler<br />
koncentreret<br />
alenearbejde<br />
... og de fleste medarbejdere bruger <strong>af</strong> forskellige<br />
årsager ikke stillerummene meget:<br />
”...Man føler sig iagttaget når man<br />
bruger stillerummene. Generelt er<br />
de ikke attraktive.”<br />
Deltager i fokusgruppe<br />
Denne iagttagelse kommer også til udtryk i de<br />
vigtigste associationer til stillerummene:<br />
Osteklokke<br />
Bur<br />
Dårlig luft<br />
Mangler <strong>af</strong>skærmning<br />
Ufærdigt<br />
Ro<br />
Indelukkethed<br />
Generelt er medarbejderne tilfredse med stillerummenes<br />
størrelse, placering og mængde:<br />
I hvor høj grad er stillerummenes størrelse tilfredsstillende?<br />
11% 17% 32% 40%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
...Men der er mere delte meninger om, hvorvidt<br />
stillerummene egentlig bruges nok:<br />
I hvor høj grad bliver stillerummene brugt nok?<br />
13% 47% 21% 19%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
stillerum 26
Medarbejderne er delte i spørgsmålet om tilfredshed<br />
med <strong>indretning</strong> og valg <strong>af</strong> inventar:<br />
I hvor høj grad er stillerummenes <strong>indretning</strong> tilfredsstillende?<br />
17% 40% 32% 11%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
I hvor høj grad er stillerummenes inventarvalg tilfredsstillende?<br />
11% 42% 32% 15%<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
Et stort flertal oplever slet ikke eller i ringe grad<br />
at møder flytter sig ind i stillerum fra andre<br />
områder i styrelsen:<br />
I hvor høj grad oplever du at et møde bevæger sig til et stillerum<br />
fra et andet sted i styrelsen?<br />
4 (i høj grad)<br />
3<br />
92% 2<br />
svarede ’3’ eller lavere<br />
1 (slet ikke)<br />
...men med hensyn til telefonsamtaler sker det<br />
oftere at man flytter sig til stillerummet:<br />
I hvor høj grad oplever du at en telefonsamtale flyttes til et stillerum<br />
fra et andet sted i styrelsen?<br />
54% svarede ’3’ eller højere<br />
27 stillerum<br />
4 (i høj grad)<br />
3<br />
2<br />
1 (slet ikke)<br />
Ifølge medarbejderne er de vigtigste indsatspunkter<br />
for stillerummene:<br />
andet<br />
akustik<br />
tilslutning til it, av<br />
Bærbare computere<br />
og telefoner<br />
inventar<br />
temperatur<br />
10%<br />
10%<br />
12%<br />
6% 5%<br />
13%<br />
29%<br />
De øvrige forslag til indsatspunkter, som mange<br />
medarbejdere pegede på var bedre lys i rummet,<br />
mere hygge, mindre åbenhed og at flytte<br />
stillerummene ud til bygningsfacaden.<br />
Medarbejderne er glade for enkelte aspekter<br />
ved stillerummene...<br />
...men stillerummene kunne med justeringer <strong>af</strong><br />
de <strong>fysisk</strong>e rammer bruges meget mere til:<br />
15%<br />
Døren kan lukkes<br />
Man kan være i fred<br />
Karakter <strong>af</strong> et arbejdsrum<br />
koncentreret arbejde<br />
fortroligt arbejde<br />
Fordybelse<br />
ventilation<br />
<strong>af</strong>skærmning <strong>af</strong><br />
rummet<br />
opgaver, der kræver ro<br />
længere telefonsamtaler
Medarbejderne blev bedt om at beskrive stillerummene ved hjælp <strong>af</strong> en række begrebspar.<br />
angiver hvordan det opleves nu, og angiver hvordan det ønskes i fremtiden:<br />
åbent<br />
offentligt<br />
socialt<br />
upersonligt<br />
orden<br />
fast<br />
lyst<br />
energisk<br />
lukket<br />
privat<br />
alene<br />
personligt<br />
uorden<br />
fleksibelt<br />
mørkt<br />
roligt<br />
formelt uformelt<br />
Mange medarbejdere opfatter stillerummene<br />
som en noget udsat arbejdsposition, der med<br />
fordel kunne <strong>af</strong>skærmes mere.<br />
Den manglende variation i brugen <strong>af</strong> stillerummene<br />
tyder på at inventaret kan være en<br />
faktor, der låser rummet.<br />
Stillerummene er generelt for mørke for de<br />
fleste medarbejdere.<br />
stillerum 28
Temaer & anbefalinger<br />
Stillerum<br />
29 stillerum<br />
Tema: Hygge & personlighed<br />
Stillerummenes attraktionsværdi hænger tæt sammen med, om medarbejderne<br />
opfatter dem som behagelige rum, der i sig selv kan inspirere og sætte scenen for<br />
arbejdet. De nuværende stillerum opfattes som kolde, upersonlige og vigtigst <strong>af</strong> alt<br />
ufærdige. Dette hæmmer brugen <strong>af</strong> rummene og er med til at øge støjproblematikker<br />
i kompetencemiljøerne.<br />
Tema: Fleksibilitet<br />
En vigtig pointe i udformningen <strong>af</strong> stillerummene er at deres funktion ikke kun<br />
handler om stilhed. Den vigtigste egenskab ved stillerummene er i virkeligheden,<br />
at de både kan bruges til fordybelse og til uformelle samtaler. Det er vigtigt, at<br />
man ikke låser rummene via inventar og funktion.<br />
Tema: Lys & <strong>af</strong>skærmning<br />
Stillerummene opleves på en og samme tid som både mørke og udsatte. Medarbejdere<br />
føler ofte, at man sætter sig selv til skue ved at bruge et stillerum i forhold til<br />
at blive på sin plads i kompetencemiljøet.
Anbefalinger: adfærd & ledelse Anbefalinger: <strong>indretning</strong><br />
Udpeg superbrugere i stillerum - ambassadører<br />
og problemløsere i forhold<br />
til stillerummene.<br />
Knyt stillerummene tættere til kompetencemiljøer<br />
i forhold til identitet<br />
og artefakter. Undgå neutralitet!<br />
Brug stillerum som faglige udstillingsvinduer,<br />
så man ved at besøge et<br />
stillerum kan finde ud, hvad der foregår<br />
i de andre kompetencemiljøer<br />
Beskriv i en kort brugermanual, hvad<br />
stillerum for eksempel kan bruges til<br />
- inspirer!<br />
Indfør inventar, der befordrer fleksibel<br />
brug - identificer behov og vær sikker<br />
på, at inventaret passer til dem.<br />
Der skal være ubesværet adgang til<br />
alle systemer fra stillerummene.<br />
Tænk brugervenlighed først.<br />
Gentænk <strong>af</strong>skærmning <strong>af</strong> stillerum -<br />
brug translucente foliefelter eller panelgardiner!<br />
Brug lamper og bløde materialer til<br />
at gøre rummene mindre kolde og<br />
hårde - indfør noget stofligt!<br />
stillerum 30<br />
enkelt / billigt at gennemføre svært / dyrt at gennemføre
31 stillerum<br />
Eksempel på <strong>af</strong>skærmning<br />
med panelgardiner
Eksempel på stillerum med<br />
blødere materialer<br />
stillerum 32
Resultater <strong>af</strong> evaluering<br />
Møderum<br />
33 møderum
Møderummene bruges mest til <strong>af</strong>talte møder,<br />
da de er del <strong>af</strong> et bookingsystem:<br />
Timer / uge / medarbejder<br />
koncentreret<br />
alenearbejde<br />
telefonsamtaler<br />
ikke <strong>af</strong>talte,<br />
spontane<br />
møder<br />
møder med<br />
eksterne<br />
teamarbejde<br />
0,99<br />
0,91<br />
0,24<br />
1,57<br />
0,10<br />
2,98<br />
De vigtigste associationer til et billede <strong>af</strong> et møderum<br />
i styrelsen er:<br />
tæt luft<br />
koncentration<br />
trængsel<br />
for små til<br />
interne møder<br />
lyst lokale<br />
<strong>af</strong>talte møder<br />
Møderummene er et <strong>af</strong> de steder i styrelsen, der<br />
er bedst egnet til fortrolige opgaver:<br />
I hvor høj grad giver møderummet mulighed for at beskæftige sig<br />
med fortrolige opgaver?<br />
54% svarede ’3’ eller højere<br />
4 (i høj grad)<br />
3<br />
2<br />
1 (slet ikke)<br />
Generelt er medarbejderne tilfredse med møderummenes<br />
brug og placering:<br />
I hvor høj grad er møderummenes placering tilfredsstillende?<br />
0% 11% 36% 53%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
...Men der er mere delte meninger, om der er<br />
nok møderum <strong>af</strong> tilpas størrelse:<br />
I hvor høj grad er møderummenes størrelse tilfredsstillende?<br />
17% 23% 49% 11%<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
møderum 34
Ifølge medarbejderne er de vigtigste indsatspunkter<br />
for møderummene:<br />
<strong>af</strong>skærmning <strong>af</strong> lys<br />
andet<br />
akustik<br />
bærbare computere<br />
og telefoner<br />
<strong>af</strong>skærmning <strong>af</strong><br />
rummet<br />
tilslutning til it, av<br />
7%<br />
10%<br />
6%<br />
12%<br />
6% 4%<br />
13%<br />
24%<br />
De øvrige forslag til indsatspunkter, som mange<br />
medarbejdere pegede på er:<br />
For dårlig luft<br />
Lettere møbler<br />
Udvidelse <strong>af</strong> mødelokalet<br />
Rummene er for små<br />
18%<br />
ventilation<br />
inventar<br />
temperatur<br />
Medarbejderne er glade for enkelte aspekter<br />
ved møderummene...<br />
Lyset<br />
Man kan se, der er optaget<br />
Funktionelt<br />
Godt til 8-12 personer<br />
aktivitet<br />
...men møderummene kunne med justeringer<br />
<strong>af</strong> de <strong>fysisk</strong>e rammer bruges meget mere til:<br />
Medarbejderne blev bedt om at beskrive møderummene ved hjælp <strong>af</strong> en række begrebspar.<br />
angiver hvordan det opleves nu, og angiver hvordan det ønskes i fremtiden:<br />
åbent<br />
offentligt<br />
socialt<br />
upersonligt<br />
orden<br />
fast<br />
lyst<br />
energisk<br />
formelt uformelt<br />
35 møderum<br />
lukket<br />
privat<br />
alene<br />
personligt<br />
uorden<br />
fleksibelt<br />
mørkt<br />
roligt<br />
flere møder med eksterne<br />
gruppearbejde<br />
små-møder<br />
socialt samvær<br />
fordybelse<br />
Typen og vægten <strong>af</strong> inventaret kan være en<br />
faktor, der låser rummet.
møderum 36
Temaer & anbefalinger<br />
Møderum<br />
37 møderum<br />
Tema: Fleksibilitet<br />
Møderummene fungerer godt til møder <strong>af</strong> en bestemt størrelse og med et bestemt<br />
<strong>format</strong>, men inventar og organisation hæmmer andre typer <strong>af</strong> videndeling.
Anbefalinger: adfærd & ledelse Anbefalinger: <strong>indretning</strong><br />
Brug stillerum som møderum, forudsat,<br />
at inventaret understøtter det.<br />
Indfør frie perioder, hvor møderum<br />
ikke er underlagt bookingsystemet,<br />
men kan bruges frit - evaluer senere<br />
hvordan det bruges, og tag udgangspunkt<br />
i dette ved valg <strong>af</strong> inventar.<br />
Etabler et stort møderum ved at lave<br />
foldevægge mod stillerum.<br />
Brug lettere inventar, der kan flyttes<br />
rundt, deles eller klappes sammen.<br />
Gør adgang til IT & AV lettere i møderummene.<br />
møderum 38<br />
enkelt / billigt at gennemføre svært / dyrt at gennemføre
Resultater <strong>af</strong> evaluering<br />
Loungerum<br />
39 loungerum
”...Jeg sidder derhenne, når jeg skal<br />
læse totalt igennem eller læse korrektur.<br />
Eller jeg kan tage et hurtigt<br />
møde med nogle, fordi der er luft.<br />
Hvis jeg havde h<strong>af</strong>t en bærbar computer,<br />
havde jeg siddet derhenne og<br />
skrevet.” Deltager i fokusgruppe<br />
Loungerummene bruges i gennemsnit kun 1,74<br />
timer pr. uge <strong>af</strong> hver medarbejder:<br />
Timer / uge / medarbejder<br />
telefonsamtaler<br />
koncentreret<br />
alenearbejde<br />
møder med<br />
eksterne<br />
<strong>af</strong>talte møder<br />
loungerum<br />
med sofaer<br />
0,43<br />
41%<br />
0,12<br />
0,11 0,08<br />
0,53<br />
0,65<br />
59%<br />
ikke <strong>af</strong>talte,<br />
spontane møder<br />
teamarbejde<br />
Loungerummet med bordgrupper er umiddelbart<br />
mere populært end rummet med sofaer:<br />
Hvilket loungerum bruger du oftest?<br />
loungerum med<br />
bordgrupper<br />
De vigtigste associationer til et billede <strong>af</strong> et<br />
loungerum i styrelsen er:<br />
Spild <strong>af</strong> plads<br />
møbeludstilling<br />
fiasko<br />
Det ser ubrugt ud<br />
for meget<br />
design<br />
Der er stor enighed om at loungerummene ikke<br />
bliver brugt nok:<br />
I hvor høj grad bliver loungerummene brugt nok?<br />
29% 56% 8% 6%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
...Mens de fleste mener at der er nok loungerum<br />
<strong>af</strong> tilpas størrelse:<br />
I hvor høj grad er loungerummenes størrelse tilfredsstillende?<br />
6% 11% 10%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
73%<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
loungerum 40
Ifølge medarbejderne er de vigtigste indsatspunkter<br />
for loungerummene:<br />
temperatur<br />
ventilation<br />
<strong>af</strong>skærmning <strong>af</strong> lys<br />
akustik<br />
tilslutning til IT, AV<br />
bærbare computere<br />
og telefoner<br />
<strong>af</strong>skærmning <strong>af</strong><br />
rummet<br />
8%<br />
5%<br />
8%<br />
5%<br />
5%<br />
4%<br />
12%<br />
19%<br />
34%<br />
inventar<br />
andet<br />
De øvrige forslag til indsatspunkter, som mange<br />
medarbejdere pegede på, var andre møbler,<br />
mere fleksible grupper, bedre opstilling, andre<br />
farver og at man kunne lave en k<strong>af</strong>febar i et <strong>af</strong><br />
loungerummene.<br />
Medarbejderne blev bedt om at beskrive loungerummene<br />
ved hjælp <strong>af</strong> en række begrebspar.<br />
angiver hvordan det opleves nu, og angiver<br />
hvordan det ønskes i fremtiden:<br />
åbent<br />
offentligt<br />
socialt<br />
upersonligt<br />
orden<br />
fast<br />
lyst<br />
energisk<br />
formelt uformelt<br />
41 loungerum<br />
lukket<br />
privat<br />
alene<br />
personligt<br />
uorden<br />
fleksibelt<br />
mørkt<br />
roligt<br />
Et stort flertal oplever ikke at møder og telefonsamtaler<br />
flytter sig ind i loungerum fra andre<br />
områder i styrelsen:<br />
I hvor høj grad oplever du at et møde bevæger sig til et loungerum<br />
fra et andet sted i styrelsen?<br />
4 (i høj grad)<br />
3<br />
98% 2<br />
svarede ’3’ eller lavere<br />
1 (slet ikke)<br />
Medarbejderne er glade for enkelte aspekter<br />
ved loungerummene...<br />
Uformelt<br />
Rummeligt<br />
Åbent<br />
Forlokale til møderum<br />
...men loungerummene kunne med justeringer<br />
<strong>af</strong> de <strong>fysisk</strong>e rammer bruges meget mere til:<br />
læsning <strong>af</strong> rapporter<br />
uformelle møder<br />
samlingssted<br />
fordybelse<br />
samtalerum se fodbold<br />
Inventaret har stor betydning for brugen <strong>af</strong><br />
rummene og hindrer effektiv brug <strong>af</strong> rummene.<br />
Der mangler i høj grad en faktor, der kan aktivere<br />
mere brug <strong>af</strong> loungerummene.
loungerum 42
Temaer & anbefalinger<br />
Loungerum<br />
43 loungerum<br />
Tema: Værdisæt for brug<br />
Brugen <strong>af</strong> loungerummene hindres <strong>af</strong> holdningen til, hvad der udgør arbejde<br />
- der er en høj grad <strong>af</strong> selvcensur hos medarbejderne, der egentlig ikke er nødvendig.<br />
At læse en rapport i loungerummet er lige så meget en arbejdsopgave, som at<br />
svare på en mail.<br />
Tema: Flere brugere<br />
Særligt det ene loungerum er udfordret ved, at det kun kan rumme en gruppe<br />
mennesker <strong>af</strong> gangen - man vil typisk ikke vælge at sætte sig der, hvis der allerede<br />
er nogen i rummet. En <strong>af</strong> de vigtigste opgaver for loungerummene er at binde<br />
organisationen sammen på tværs - noget, der kræver at flere grupper kan bruge<br />
rummene samtidigt.<br />
Tema: Indbydende og personlige loungerum<br />
Det er vigtigt at man i <strong>indretning</strong>, farver og materialer angiver, at loungerum er<br />
anderledes end arbejdsrum. Det er i denne forbindelse vigtigt, at man overvejer,<br />
hvad rummet så skal kunne, og hvordan det bliver interessant at opholde sig der.
Anbefalinger: adfærd & ledelse Anbefalinger: <strong>indretning</strong><br />
Lad ledere og kontorchefer gå foran<br />
og vise, at det er legalt at bruge<br />
loungerum.<br />
Udpeg superbrugere i loungerum -<br />
ambassadører og problemløsere i forhold<br />
til loungerummene.<br />
Beskriv i en kort brugermanual, at<br />
loungerum må bruges <strong>af</strong> alle og til<br />
alle formål - vær tydelig!<br />
Brug skærme til at fremvise artefakter!<br />
Undgå at loungerum bliver depoter<br />
for overskudsmateriale fra kompetencemiljøer.<br />
Gør loungerum tydeligt anderledes i<br />
forhold til resten <strong>af</strong> styrelsen!<br />
Del loungerummet med sofaer op i 3<br />
mere intime møbelgrupper.<br />
Brug flere lamper og bløde materialer<br />
til at gøre rummene mindre kolde<br />
og hårde - indfør noget stofligt!<br />
Fjern teknisk udstyr, der ikke virker.<br />
loungerum 44<br />
enkelt / billigt at gennemføre svært / dyrt at gennemføre
45 loungerum<br />
Eksempel på farveholdning i<br />
loungerum
Eksempel på loungerum med<br />
mindre møbelgrupper<br />
loungerum 46
Resultater <strong>af</strong> evaluering<br />
Tekøkkener<br />
47 tekøkkener og ’pauser’ i gange
Tekøkkenerne bruges mest til frokost og hurtige<br />
’optankninger’, men flere medarbejdere<br />
udtrykker, at de også bruger det til uformelle<br />
møder og fordybelse:<br />
Timer / uge / medarbejder<br />
0,04: telefonsamtaler<br />
teamarbejde<br />
koncentreret<br />
alenearbejde<br />
0,13<br />
0,10<br />
Der er stor enighed om, at der er nok tekøkkener<br />
i Kulturarvsstyrelsen:<br />
0,87<br />
I hvor høj grad mener du at der er nok tekøkkener?<br />
2% 10% 29% 60%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
...og medarbejderne er også enige om at tekøkkeners<br />
størrelse og placering er god:<br />
I hvor høj grad er tekøkkenernes placering tilfredsstillende?<br />
92% svarede ’3’ eller højere<br />
ikke <strong>af</strong>talte,<br />
spontane møder<br />
4 (i høj grad)<br />
3<br />
De vigtigste associationer til et billede <strong>af</strong> et<br />
tekøkken i styrelsen er:<br />
Fællesskab<br />
åbenhed<br />
uformelt<br />
Medarbejderne er generelt meget positive overfor<br />
tekøkkenerne, og synes at mange ting fungerer<br />
godt:<br />
Forslag til forbedringer <strong>af</strong> tekøkkener var:<br />
Flere køkkenting<br />
som skåle, bakker<br />
Bedre borde<br />
og stole<br />
Småkedeligt<br />
upersonligt<br />
Gode siddepladser<br />
Funktionelt<br />
Mulighed for uformel samtale<br />
Køkkenet er åbent<br />
Godt til koncentration<br />
væk fra arbejdspladser<br />
mere hyggeligt<br />
Farver, lys og<br />
blomster<br />
2<br />
1 (slet ikke) mere personlighed<br />
tekøkkener og ’pauser’ i gange 48
Resultater <strong>af</strong> evaluering<br />
’Pauser’ i gange<br />
49 tekøkkener og ’pauser’ i gange
Pauserne er timemæssigt det mindst brugte<br />
område i styrelsen:<br />
Timer / uge / medarbejder<br />
0,04: <strong>af</strong>talte møder<br />
møder med<br />
eksterne<br />
teamarbejde<br />
koncentreret<br />
alenearbejde<br />
telefonsamtaler<br />
0,17<br />
0,10<br />
0,08<br />
0,20<br />
0,50<br />
Mange medarbejdere mener ikke, at pauserne<br />
bruges nok i styrelsen:<br />
I hvor høj grad bliver ’pauserne’ brugt nok?<br />
33% 41% 17% 9%<br />
1<br />
(slet ikke)<br />
2 3 4<br />
(i høj grad)<br />
...og mængden <strong>af</strong> pauser er tilfredsstillende,<br />
mens holdningen til inventar er mere blandet:<br />
I hvor høj grad mener du at der er nok ’pauser’?<br />
78% svarede ’3’ eller højere<br />
I hvor høj grad er ’pausernes’ inventarvalg tilfredsstillende?<br />
74% svarede ’2’ eller lavere<br />
ikke <strong>af</strong>talte,<br />
spontane møder<br />
4 (i høj grad)<br />
3<br />
2<br />
1 (slet ikke)<br />
4 (i høj grad)<br />
3<br />
2<br />
1 (slet ikke)<br />
De vigtigste associationer til et billede <strong>af</strong> en <strong>af</strong><br />
pauserne i styrelsen er:<br />
ligegyldigt<br />
uden mennesker<br />
design<br />
behageligt<br />
Medarbejderne har flere bud på ting, der fungerer<br />
godt i pauserne:<br />
Pænt inventar<br />
Lyset<br />
Mulighed for uformel samtale<br />
Transparens<br />
Hyggeligt<br />
Forslag til forbedringer <strong>af</strong> pauserne er:<br />
stolene er for lave<br />
til korte møder<br />
mangler<br />
<strong>af</strong>skærmning<br />
uroligt<br />
ukomfortabelt<br />
flyt fra gangzone<br />
mere hygge og personlighed<br />
bedre bord<br />
tekøkkener og ’pauser’ i gange 50
Temaer & anbefalinger<br />
Tekøkkener &<br />
’pauser’ i gange<br />
Tema: Tekøkkener med personlighed<br />
Tekøkkener er velfungerende og er et <strong>af</strong> de områder, der er med til skabe forbindelser<br />
på tværs <strong>af</strong> kompetencemiljøer. Man kunne med fordel arbejde mere med<br />
hygge, belysning og overflader, for at give rummene mere personlighed og gøre<br />
dem indbydende.<br />
Tema: Pauser integreres<br />
Pauserne bruges ikke nok i forhold til deres potentiale. Her kan der med fordel<br />
sættes ind på at integrere pauserne i arbejdsarealet, ved at tilbyde andre former<br />
for inventar og bruge artefakter til at skabe sammenhæng.<br />
51 tekøkkener og ’pauser’ i gange
Anbefalinger: adfærd & ledelse<br />
Knyt pauserne tættere til kompetencemiljøer<br />
i forhold til identitet og<br />
artefakter. Undgå neutralitet!<br />
Anbefalinger: <strong>indretning</strong><br />
Skab mere direkte ganglinjer fra<br />
kompetencemiljøer til pauserne.<br />
Brug høje møbler i pauserne, der bedre<br />
befordrer uformelle møder.<br />
Gentænk <strong>af</strong>skærmning <strong>af</strong> pauser - er<br />
de for udsatte i gangzonen?<br />
Brug lamper og bløde materialer til<br />
at gøre pauser og tekøkkener mindre<br />
kolde og hårde - indfør noget stofligt!<br />
Brug folier eller vinyl til at give køkkenet<br />
mere personlighed!<br />
tekøkkener og ’pauser’ i gange 52<br />
enkelt / billigt at gennemføre svært / dyrt at gennemføre
Metode & redskaber<br />
Om evalueringen<br />
<strong>Evaluering</strong>en er opdelt i 4 metoder.<br />
Personlige beskrivelser<br />
Fase 1: Interview <strong>af</strong> dobbeltgænger<br />
Deltagerne blev bedt om at forestille sig, at<br />
de skulle instruere deres egen dobbeltgænger,<br />
hvordan vedkommende skulle begå sig i styrelsen,<br />
uden at nogen opdagede, at der var tale om<br />
en dobbeltgænger.<br />
Deltagerne skulle skrive deres instruktion ned.<br />
Historierne skulle skabe bevidsthed og refleksion<br />
hos den enkelte medarbejder om, hvordan<br />
vedkommende agerer og relaterer sig til kolleger<br />
og ledelse i hverdagen. Historierne var<br />
personlige, og skulle ikke offentliggøres, men<br />
danne grundlag for den enkeltes deltagelse i et<br />
fokusgruppeinterview.<br />
Fase 2: Der blev <strong>af</strong>holdt to fokusgruppeinterviews<br />
med medarbejdere, som hhv. arbejdede i<br />
styrelsen FØR eller blev ansat EFTER flytningen,<br />
om deres oplevelse <strong>af</strong> at komme til lokalerne på<br />
H.C.Andersens Boulevard.<br />
Observation<br />
- et <strong>fysisk</strong> evidensbaseret datasæt, der hjalp til<br />
at prioritere og kvalificere de øvrige udsagn,<br />
samtidig med at det gav gode kvalitative input<br />
om rum, <strong>indretning</strong> og hvad der egentlig sker<br />
i styrelsen.<br />
Observationen deltes op i 2 faser med en mellemliggende<br />
justeringsrunde.<br />
I den første fase lå fokus på redskaber og at sikre/signalere<br />
uvildighed overfor styrelsen, samt<br />
arkitektfaglig kvalitativ observation.<br />
I justeringsrunden kiggede SIGNAL og styrelsen<br />
på hidtidige resultater og drejede fokus på den<br />
næste fase for at supplere eller underbygge observationen<br />
yderligere.<br />
Herefter fulgte den anden fase, hvor fokus og<br />
metode blev revideret på baggrund <strong>af</strong> justeringsrunden.<br />
Observationens fokusområder var:<br />
Medarbejdere og kunders adfærd blev obser-<br />
om evalueringen 54
veret over 2 arbejdsdage. Med 1 times interval<br />
blev medarbejdere og andres placering markeret<br />
på planer <strong>af</strong> kompetencemiljøet. Der blev<br />
skelnet mellem medarbejdere og kunder / andre<br />
aktører. Styrelsen stillede en kontaktperson<br />
til rådighed for spørgsmål.<br />
Videndeling blev observeret ved at markere<br />
interaktion – dette deltes yderligere op i korte,<br />
uformelle samtaler og længere, <strong>af</strong>talte møder<br />
med kobling til det <strong>fysisk</strong>e sted.<br />
Spørgerammer<br />
- Kvalificerede, individuelle udsagn, der tilsammen<br />
gav et bredt billede <strong>af</strong> rum og adfærd.<br />
På baggrund <strong>af</strong> resultatet <strong>af</strong> observationsrunden<br />
og de første fokusgruppeinterviews blev<br />
spørgerammens indhold og form udformet.<br />
SIGNAL udarbejdede en spørgeramme der evaluerede<br />
arbejdsrum, stillerum, og andre supportrum<br />
med baggrund i visionen. Hele organisationen<br />
fik tilsendt spørgerammen, og 59<br />
respondenter besvarede den - en besvarelsesprocent<br />
på 64%.<br />
Spørgsmålene omhandlede:<br />
Fysiske rammer<br />
Brugen <strong>af</strong> rummet / rum og interaktion, autonomi,<br />
mm.<br />
Indretning & inventar<br />
Størrelse/placering <strong>af</strong> rum / kompetencemiljøer<br />
– har bordgrupper typisk den rigtige størrelse?<br />
55 om evalueringen<br />
Generel disponering.<br />
Arbejdsopgaver<br />
Hvor udføres forskellige opgaver? Koncentreret<br />
arbejde? Telefonarbejde?<br />
Mulighed for privathed<br />
Fortrolighedsniveau<br />
Lysforhold, temperatur, akustik. Arkiv. IT.<br />
Redskaber – kan man sætte yderligere ind for<br />
at understøtte værdierne? Her tænkes f.eks. på<br />
tekniske løsninger som trådløse telefoner, laptops<br />
osv.<br />
Nærheder / lederes placering / vandring <strong>af</strong> viden<br />
indenfor kompetencemiljøer<br />
Videndeling / hvem går man til?<br />
Identitet<br />
Artefakter / mængde / kvalitet / er de forståelige?<br />
/ giver de identitet? / Hjemlighed? Balancen<br />
mellem organisatoriske, faglige og personlige<br />
artefakter. Hvordan bruges de forskellige<br />
artefakter?<br />
Afskærmning / opdeling i arbejds- og supportområder<br />
Mulighed for at sætte præg / føler man sig<br />
hjemme?<br />
Er miljøerne inspirerende / rare?<br />
Trivsel og semantiske skalaer – ved hjælp <strong>af</strong> begrebspar<br />
som ’åben / lukket’ osv. Nøglepersoner<br />
kunne her angive hvordan de opfatter rummet,<br />
men også hvordan man ideelt set ønsker at<br />
rummet skal opleves.
’Gamle’ medarbejdere: Hvordan opleves flytningen?<br />
Er det bedre nu end før – personligt? For<br />
styrelsen som en helhed? Har flytningen h<strong>af</strong>t<br />
betydning for KUAS’ brand? Føler du dig som<br />
en del <strong>af</strong> det? Hvad tror du andre siger om styrelsen?<br />
’Nye’ medarbejdere: Hvordan bliver man en del<br />
<strong>af</strong> brandet / fællesskabet?<br />
Fokusgruppeinterviews<br />
– Gav et kvalitativt, gruppemodereret input,<br />
med udgangspunkt i de andre delresultater <strong>af</strong><br />
evalueringen.<br />
SIGNAL udarbejdede en åben spørgeramme til<br />
brug for fokusgruppeinterviews i medarbejdergruppen<br />
på baggrund <strong>af</strong> de besvarede spørgeskemaer.<br />
Interviews gennemførtes og blev<br />
modereret <strong>af</strong> SIGNAL. Der <strong>af</strong>holdtes 2 fokusgruppemøder<br />
med 7-8 personer og <strong>af</strong> 2 timers<br />
varighed.<br />
Meningen med dette var at få en anderledes refleksion,<br />
end den vi har erfaring for, der gives<br />
når man udelukkende udfylder evalueringsskemaer<br />
individuelt. SIGNALs rolle var at være<br />
igangsætter for en diskussion og indsamle og<br />
dokumentere data (referere) fra fokusgrupperne.<br />
Spørgsmålene omhandlede blandt andet:<br />
Hvordan status er i forbindelse med værdierne<br />
for flytningen / <strong>indretning</strong>en (samarbejdskul-<br />
tur, initiativ, videndeling, åbenhed, dialog, ansvarlighed)?<br />
I hvor høj grad er supportområder med til at<br />
skabe sociale og faglige relationer?<br />
Hvordan og hvornår benyttes loungerum & stillerum?<br />
Er ’identitetsmarkører’ eller artefakter med til<br />
at skabe identitet og hjemlighed?<br />
Hvordan opfatter man ejerskab til rum?<br />
Er der arealer, der ikke bruges nok?<br />
Hvordan ser billedet ud i forhold til de muligheder<br />
og bekymringer, der blev udtrykt på workshops<br />
i forbindelse med flytningen: Har kompetencemiljøer<br />
skabt øget faglig udvikling og<br />
fleksibilitet? Er det svært at finde arbejdsro?<br />
Hvordan visualiserer og tydeliggør man viden<br />
og fremdrift i organisationen?<br />
Hvad vil man gerne have mere <strong>af</strong>?<br />
om evalueringen 56
Titel: <strong>Evaluering</strong> <strong>af</strong> <strong>fysisk</strong> <strong>indretning</strong>,læring og trivsel i Kulturarvsstyrelsen<br />
Udgiver: Kulturarvsstyrelsen<br />
Redaktion: SIGNAL arkitekter og Kulturarvsstyrelsen<br />
Gr<strong>af</strong>isk design: SIGNAL arkitekter<br />
Fotos: Ragnars/Punktum Møbler (side 23), Buzzispace/Punktum Møbler (side 24) & SIGNAL arkitekter<br />
Tryk: P.J. Schmidt A/S, Vojens<br />
Oplag: 500<br />
Udgave: 1. udgave, 2010<br />
ISBN: 978-87-91298-56-1(Trykt version) 978-87-91289-57-8 (Gr<strong>af</strong>isk version)<br />
58
<strong>Evaluering</strong><br />
<strong>af</strong> <strong>fysisk</strong> <strong>indretning</strong>, læring og trivsel i Kulturarvsstyrelsen<br />
Udarbejdet <strong>af</strong> SIGNAL arkitekter<br />
KULTURARVSSTYRELSEN<br />
H.C. Andersens Boulevard 2<br />
1553 København V<br />
Telefon 33 74 51 00<br />
post@kulturarv.dk<br />
www.kulturarv.dk