Brukerveiledning – regneark og fil for rapportering av ... - Lånekassen
Brukerveiledning – regneark og fil for rapportering av ... - Lånekassen
Brukerveiledning – regneark og fil for rapportering av ... - Lånekassen
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
1<br />
BRUKERVEILEDNING<br />
REGNEARK
2<br />
Innhold<br />
1 Innledning ........................................................................................................................... 3<br />
2 Begynne å bruke <strong>regneark</strong>et ............................................................................................... 4<br />
2.1 Makroer ....................................................................................................................... 4<br />
2.2 Åpne <strong>regneark</strong>et <strong>for</strong> første gang .................................................................................. 6<br />
3 Ark en <strong>–</strong> Forside ................................................................................................................ 7<br />
3.1 Katal<strong>og</strong> <strong>for</strong> <strong>fil</strong>er ........................................................................................................... 7<br />
4 Generelt om utfylling ......................................................................................................... 8<br />
4.1 Hjelpetekster ................................................................................................................ 8<br />
4.2 Feltkontroll .................................................................................................................. 8<br />
4.3 Nedtrekkslister ............................................................................................................. 9<br />
4.4 Bakgrunnsfarger .......................................................................................................... 9<br />
5 Ark to - Emne ................................................................................................................... 10<br />
5.1 Viktig <strong>–</strong> Endring <strong>av</strong> emnevekting .............................................................................. 10<br />
5.2 Kolonner i Emnearket ................................................................................................ 11<br />
5.3 Eksempler på utfylling i Emnearket .......................................................................... 11<br />
EKSEMPEL 1 ......................................................................................................................... 11<br />
EKSEMPEL 2 ......................................................................................................................... 12<br />
6 Ark tre <strong>–</strong> Eksamen ............................................................................................................ 12<br />
Eksempler på utfylling i Eksamensarket ............................................................................. 13<br />
Eksempel elev A: ..................................................................................................................... 13<br />
Eksempel elev B: ...................................................................................................................... 13<br />
7 Validering <strong>og</strong> produksjon <strong>av</strong> <strong>fil</strong>/administrasjon <strong>av</strong> <strong>regneark</strong>et ........................................ 14<br />
7.1 Sjekk-knappen ........................................................................................................... 14<br />
7.2 Dubletter .................................................................................................................... 15<br />
7.3 Lag <strong>fil</strong> <strong>–</strong> knappen ....................................................................................................... 15<br />
7.4 Låsing <strong>av</strong> innskrevne data ......................................................................................... 16<br />
7.5 Feilmeldings<strong>fil</strong> (ERR-<strong>fil</strong>) .......................................................................................... 16<br />
7.6 Løpenummer .............................................................................................................. 16<br />
7.7 Innsending <strong>av</strong> <strong>fil</strong> ........................................................................................................ 16<br />
7.8 Administrasjon <strong>av</strong> <strong>regneark</strong>et .................................................................................... 16<br />
Avkrysningsbokser ........................................................................................................... 17<br />
Knapper ............................................................................................................................ 17<br />
8 Kvittering fra <strong>Lånekassen</strong> ................................................................................................ 18<br />
8.1 Avvisning <strong>av</strong> hele <strong>fil</strong>a ................................................................................................ 18<br />
8.2 Avvisning <strong>av</strong> emner/eksamener ................................................................................. 19<br />
9 Struktur <strong>–</strong> <strong>regneark</strong> <strong>og</strong> data<strong>fil</strong> ........................................................................................... 19
1 Innledning<br />
Denne veiledningen er en beskrivelse <strong>av</strong> hvordan <strong>regneark</strong>et skal brukes, <strong>og</strong> hvordan<br />
lærestedet skal lage en data<strong>fil</strong> med eksamensdata som skal rapporteres til <strong>Lånekassen</strong>.<br />
VIKTIG: Vær oppmerksom på at eksamensdata (eksamensresultater/kurs) bare skal<br />
rapporteres fra ett lærested. Det betyr at dere ikke skal rapportere eksamensdata, dersom et<br />
annet lærested eller fylkeskommunen rapporterer <strong>for</strong> elevene/studentene. Det er lærestedets<br />
ansvar å undersøke om de samme resultatene rapporteres fra andre læresteder ev.<br />
fylkeskommunen.<br />
3<br />
Regnearket består <strong>av</strong> tre ark. Det første arket er det “operative”, der det lagres generelle data<br />
om lærestedet. De to øvrige sidene er lister <strong>for</strong> henholdsvis ”emner” <strong>og</strong> ”eksamensresultater”.<br />
Regnearket inneholder to nivåer <strong>av</strong> hjelp <strong>og</strong> validering <strong>av</strong> data:<br />
den umiddelbare som viser seg ved hjelp i feltene, bakgrunner som skifter farge etc,<br />
(brukergrensesnittet)<br />
kontrollen som blir <strong>for</strong>etatt når du trykker på knappene Sjekk eller Lag <strong>fil</strong>.<br />
(<strong>for</strong>håndssjekk eller pr<strong>og</strong>rammatisk kontroll).<br />
Illustrasjonene i denne brukerveiledningen er fra engelsk <strong>og</strong> norsk Windows XP, men<br />
innholdet vil være noenlunde det samme uansett hvilken Windows-versjon du bruker.
2 Begynne å bruke <strong>regneark</strong>et<br />
Du må laste ned <strong>regneark</strong>et fra www.lanekassen.no <strong>og</strong> lagre det lokalt på din pc før du<br />
begynner å registrere data.<br />
2.1 Makroer<br />
Med Excel 2003 eller eldre versjon:<br />
Ved oppstart vil man få beskjed om at det er makroer i <strong>regneark</strong>et:<br />
4<br />
Du må klikke Aktiver makroer. Regnearket er helt <strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> at du ikke skrur <strong>av</strong> makroer.<br />
Hvis du ikke får denne meldingen ved oppstart er det <strong>for</strong>di sikkerhetsnivået i din versjon <strong>av</strong><br />
Excel er satt til Høy (som automatisk slår <strong>av</strong> alle makroer) eller L<strong>av</strong> (som tillater alle<br />
makroer). Sikkerhetsnivået kan ikke være høyt hvis du skal bruke <strong>regneark</strong>et. Du <strong>for</strong>andrer<br />
sikkerhetsnivå i Verktøy menyen (på verktøylinjen) slik: Verktøy makro sikkerhet <br />
sikkerhetsnivå. Velg middels. Hvis du har åpnet <strong>regneark</strong>et, så lukk det <strong>og</strong> åpne det på nytt.<br />
Med Microsoft Office Excel 2007:<br />
Dersom du får melding om at makroer må være aktive, må du aktivere disse. Dette gjør du<br />
ved å klikke på ”Alternativer” ved feltet sikkerhetsadvarsel.
Du får nå opp nytt bilde med sikkerhetsadvarsel <strong>–</strong> makro.<br />
.<br />
5
Du velger ”Aktiver dette innholdet” <strong>og</strong> klikk OK.<br />
2.2 Åpne <strong>regneark</strong>et <strong>for</strong> første gang<br />
Første gang <strong>regneark</strong>et startes, åpnes et skjermbilde der noen faste bakgrunnsdata må legges<br />
inn:<br />
6
Her skal du fylle ut standardverdiene <strong>for</strong> opph<strong>av</strong>stype <strong>og</strong> lærested.<br />
7<br />
Opph<strong>av</strong>stype: Velg opph<strong>av</strong>stype som passer. LIS kan brukes <strong>av</strong> alle læresteder.<br />
Leverandørnr (lærestedsnummer): Leverandørnummeret er det samme som den<br />
firesifrede skolekoden som er tildelt <strong>av</strong> <strong>Lånekassen</strong>.<br />
2.2.1.1 Knapper:<br />
OK: Velg ok når du har registrert lærestedsnummer.<br />
Avbryt: Første gang du åpner <strong>regneark</strong>et vil denne knappen lukke <strong>regneark</strong>et igjen.<br />
Hvis du senere åpner dette skjermbildet vil denne knappen lukke det igjen.<br />
Konverter: Denne knappen er kun aktuell hvis du har data i et annet <strong>regneark</strong> du vil<br />
konvertere <strong>og</strong> importere til <strong>regneark</strong>et du er i ferd med å åpne.<br />
3 Ark en <strong>–</strong> Forside<br />
Forsiden inneholder data:<br />
om hvilket lærested som registrerer data i <strong>regneark</strong>et (lærestednr)<br />
hvor <strong>fil</strong>er skal plasseres (Katal<strong>og</strong> <strong>for</strong> <strong>fil</strong>er)<br />
når siste <strong>fil</strong> er laget (Dato siste <strong>fil</strong> ble laget)<br />
løpenummer <strong>for</strong> siste data<strong>fil</strong> som ble laget (Løpenr <strong>for</strong> sist laget <strong>fil</strong>)<br />
3.1 Katal<strong>og</strong> <strong>for</strong> <strong>fil</strong>er<br />
Det anbefales at du lager deg en egen mappe/katal<strong>og</strong> på ditt eget område, før du starter<br />
arbeidet med registreringen <strong>av</strong> eksamensdata. Når du har laget mappen, trykker du på<br />
knappen merket Bla gjennom <strong>for</strong> å finne katal<strong>og</strong>en du har laget. Trykk OK når du har funnet
mappen/katal<strong>og</strong>en. N<strong>av</strong>net på mappen kan du nå se i feltet Katal<strong>og</strong> <strong>for</strong> <strong>fil</strong>er, <strong>og</strong> <strong>fil</strong>en med<br />
eksamensresultater som du lager vil legge seg i denne katal<strong>og</strong>en.<br />
4 Generelt om utfylling<br />
Det er tre ark i arbeidsboken; Forside, Emne <strong>og</strong> Eksamen. Disse fylles ut i henhold til<br />
veiledningen <strong>og</strong> feltenes hjelpetekster. Emne bør fylles ut før Eksamen, Les mer på side X<br />
8<br />
Dersom du ikke finner arkene (Forside, Emne <strong>og</strong> Eksamen) nederst i <strong>regneark</strong>et, kan du<br />
<strong>for</strong>søke å minimere vinduet.<br />
4.1 Hjelpetekster<br />
Alle felt har en hjelpetekst. Dersom du har skrudd på Office-hjelperen, vil hjelpeteksten<br />
dukke opp som en snakkeboble, ellers som en “gul lapp” i nærheten <strong>av</strong> cellen.<br />
4.2 Feltkontroll<br />
Dersom du skriver ugyldige verdier vil noen (ikke alle) felter ha definert en feltkontroll som<br />
utføres når du <strong>for</strong>søker å legge inn verdi i en celle, <strong>og</strong> ”hjelperen” eller en dial<strong>og</strong>boks vil gi<br />
tilbakemelding. De vanligste feltkontrollene går på maksimal lengde/tallverdi. Du vil <strong>og</strong>så i<br />
noen felter få spørsmål om verdien du fyller ut er korrekt, <strong>for</strong> eksempel dersom feltet varighet<br />
har uvanlig høy verdi.
9<br />
4.3 Nedtrekkslister<br />
En annen type feltkontroll er nedtrekkslister. Her får du tilsvarende feilmelding som over om<br />
du skriver feil. I nedtrekkslisten finner du gyldige verdier:<br />
4.4 Bakgrunnsfarger<br />
Bakgrunnsfargen på feltene har betydning. De <strong>for</strong>andrer seg dynamisk etter hvert som data<br />
skrives inn (samt ved produksjon <strong>av</strong> <strong>fil</strong>), <strong>og</strong> gir et godt hint om hvor det kan være problemer.<br />
Følgende koder brukes på Emne- <strong>og</strong> Eksamensarkene.<br />
Hvit benyttes <strong>for</strong> felt som er OK utfylt eller som kan fylles ut<br />
Grå benyttes <strong>for</strong> felt det ikke er lov å fylle ut<br />
Rødt benyttes i celler som i denne sammenhengen skulle ha vært utfylt, men mangler verdi<br />
Blått benyttes i celler som inneholder data, men som muligens ikke burde det <strong>–</strong> dette benyttes<br />
ifbm alternativsett <strong>–</strong> dersom det er fylt ut data <strong>for</strong> flere gjensidig utelukkende sett, vises<br />
dette med blått<br />
Gul 1 benyttes kun i kolonenen som har overskirften ”Overf”<strong>–</strong> denne fargen indikerer at denne<br />
raden enten ikke er sendt inn, eller at data er endret siden sist den ble sendt<br />
Svart benyttes <strong>og</strong>så bare i Overf-kolonnen <strong>–</strong> <strong>og</strong> indikerer at denne raden er sendt, <strong>og</strong> uendret<br />
siden<br />
Figuren under viser alle disse i arbeid:<br />
Resultat Vekting<br />
Res.kode Karakter Type Ant Varighet Overf<br />
PR 80 2 <br />
<br />
G AT 75 <br />
For alle celler som ikke skal inneholde ren tekst, er det definert celle<strong>for</strong>matering. Som<br />
<strong>for</strong>egående figur viser, kan dette f.eks. være datoer på <strong>for</strong>mat åååå-mm-dd, desimaltall på<br />
<strong>for</strong>mat 000,00 osv.<br />
1 Hvis du leser dette dokumentet i Word-97, er bakgrunnen trolig gul <strong>–</strong> en beklagelig inkompatibilitet mellom <strong>for</strong>skjellige<br />
Wordversjoner er at bakgrunnsfargene endrer seg. I Excel vil den vise seg som oransje.
5 Ark to - Emne<br />
Emnearket inneholder registreringer <strong>av</strong> Emnekoder (fag/kurs). Emnekoden må registreres<br />
med en verdi, dvs. kursets/fagets omfang. Verdien (vektingsantall) kan være antall<br />
studiepoeng (SP) eller kursets prosentandel (PR) slik det er godkjent <strong>av</strong> <strong>Lånekassen</strong>.<br />
Studiepoeng brukes som verdi ved <strong>rapportering</strong> <strong>av</strong> høgskoleutdanning.<br />
10<br />
Se eksempler på registrering <strong>av</strong> Emnekoder i kapittel 5.3.<br />
Emnearket bør være fylt ut før du begynner å registrere eksamensresultater, siden alle<br />
eksamener skal registreres med Emnekoder som er registrert i Emnearket. Et emne skal bare<br />
registreres én gang.<br />
Når du lager data<strong>fil</strong> (tekst<strong>fil</strong>) vil du få en feilmelding dersom du har registrert en Emnekode i<br />
Eksamensarket som ikke finnes i Emnearket.<br />
5.1 Viktig <strong>–</strong> Endring <strong>av</strong> emnevekting<br />
Hvis du ender vektingstype eller -antall <strong>for</strong> en Emnekode (kurs/fag) som allerede er sendt inn<br />
til <strong>Lånekassen</strong>, vil det føre til at tidligere innsendte eksamener knyttet til denne<br />
Emnekoden blir omregnet <strong>og</strong> konvertert på nytt. Det er bare i tilfeller hvor du tidligere har<br />
rapportert feil verdi på Emnekoder, at du skal endre verdi på tidligere sendte Emnekoder.<br />
Endring <strong>av</strong> verdi på Emnekoder<br />
Dersom en Emnekode <strong>for</strong>andrer vektingstype eller<strong>–</strong> antall fra ett semester/undervisningsår til<br />
et annet, må faget/kurset registreres som en ny Emnekode.<br />
Du vil få en advarsel dersom du <strong>for</strong>søker å endre verdi på en Emnekode i <strong>regneark</strong>et.<br />
Eksempel <strong>–</strong> endring i studiebelastning <strong>for</strong> et kurs:<br />
Kurset IKT3 har endret verdi (studiebelastning) fra 100 prosent til 75 prosent fra <strong>og</strong> med<br />
undervisningsåret 2008-2009. Tidligere har lærestedet rapportert kurset med studiebelastning<br />
på 100 prosent (Emnekode IKT3). Det må lages en ny Emnekode (IKT375) med<br />
studiebelastning på 75 prosent, som må brukes når du skal rapportere <strong>for</strong> elever/studenter som<br />
har tatt utdanningen fra <strong>og</strong> med 2008-2009.<br />
EMNEKODE Emnen<strong>av</strong>n<br />
Vekting<br />
Vektingtype ant. Varighet Godkjent<br />
IKT3 IKT KURS 3 PR 100 2 1<br />
IKT375 IKT KURS 3 PR 75 2 1<br />
Ny Emnekode er IKT375 <strong>og</strong> studiebelastning er 75 prosent <strong>for</strong> den nye Emnekoden (kurset).
5.2 Kolonner i Emnearket<br />
11<br />
Emnekode:<br />
Du kan selv velge n<strong>av</strong>n på Emnekoden <strong>for</strong> kurset/faget. Vær oppmerksom på at det<br />
må registreres flere Emnekoder <strong>for</strong> flerårig opplegg. For et kurs som går over to år,<br />
må det lages en Emnekode <strong>for</strong> 1. klasse <strong>og</strong> en annen Emnekode <strong>for</strong> 2. klasse.<br />
Emnen<strong>av</strong>n: N<strong>av</strong>n på emnet (n<strong>av</strong>n på kurs/fag/undervisningsopplegg)<br />
Vektingstype: ”Verdien” eksamensresultatet blir rapportert med. Du skal bruke<br />
vektingstype PR (prosent). Høgskoler kan bruke vektingstype SP (studiepoeng)<br />
Vekting ant. : ”Eksamensresultatets verdi” i <strong>for</strong>hold til vektingstype:<br />
100 PR = Kurs på fulltid<br />
75 PR = Kurs med studiebelastning på 75 prosent<br />
67 PR = Kurs med studiebelastning på 67 prosent<br />
50 PR = Kurs med studiebelastning på 50 prosent<br />
Under følger noen eksempler som viser hvilke verdier som skal brukes når du lager<br />
Emnekoder <strong>og</strong> bruker PR (prosent) som vektingstype. Det er viktig at prosent <strong>og</strong> varighet<br />
registreres korrekt.<br />
Utdanningsopplegg/kurs Vektingstype Vektingsantall Varighet<br />
Kurs på fulltid over to semester PR 100 2<br />
Kurs på fulltid over ett semester PR 100 1<br />
Kurs på 50 % over to semester PR 50 2<br />
Kurs på 50 % over ett semester PR 50 1<br />
5.3 Eksempler på utfylling i Emnearket<br />
Neden<strong>for</strong> finner du eksempler på hvordan du kan registrere Emnekoder i Emnearket.<br />
EKSEMPEL 1<br />
Kurset som skal registreres i Emnearket, er et fulltidskurs (100 prosent) som går over 2<br />
semester.<br />
EMNEKODE Emnen<strong>av</strong>n Vektingtype Vekting ant. Varighet Godkjent<br />
FILM Film <strong>og</strong> tv-produksjon, ettårig<br />
PR 100 2 1<br />
Emnekode er FILM (eget valg). Emnekoden skal registreres på elevene i<br />
Eksamensarket.<br />
Emnen<strong>av</strong>n er n<strong>av</strong>net på kurset<br />
Vektingstype som brukes er PR (prosent)<br />
Vektingsantallet <strong>for</strong> kurset er 100 (fulltid). Ved utdanningsopplegg på <strong>for</strong> eksempel 50<br />
prosent, må 50 brukes som vektingsantall. Se eksempler over.<br />
Varigheten <strong>av</strong> kurset er 2 semester (ett undervisningsår)<br />
Godkjent = 1 betyr at kurset er godkjent <strong>for</strong> støtte i <strong>Lånekassen</strong>
EKSEMPEL 2<br />
Kurset som skal registreres er et kurs på 75 prosent som går over to undervisningsår (4<br />
semester).<br />
12<br />
Emnekode Emnen<strong>av</strong>n Vektingstype Vekting ant. Varighet Godkjent<br />
MEDIE1 1. klasse<br />
Medieproduksjon<br />
PR 75 2 1<br />
MEDIE2 2. klasse<br />
Medieproduksjon<br />
PR 75 2 1<br />
Emnekode 1. årstrinn = MEDIE1, Emnen<strong>av</strong>n = 1. klasse Medieproduksjon<br />
Emnekode 2. årstrinn = MEDIE2, Emnen<strong>av</strong>n = 2. klasse Medieproduksjon<br />
Emnen<strong>av</strong>n er n<strong>av</strong>net på kurset<br />
Vektingstype som brukes er prosent (PR)<br />
Vektingsantallet <strong>for</strong> kursene er 75<br />
Varigheten <strong>for</strong> hvert enkelt kurs er 2. Dersom det lages en Emnekode <strong>for</strong> dette kurset,<br />
skal varighet 4 registreres<br />
Godkjent = 1 betyr at kursene er godkjent <strong>for</strong> støtte i <strong>Lånekassen</strong><br />
Andre kolonner i <strong>regneark</strong>et er:<br />
Overfør: Kan ikke skrives i. Feltets funksjon er at fargen blir svart når <strong>fil</strong> er laget, <strong>og</strong><br />
indikerer dermed at raden er skrevet til <strong>fil</strong> <strong>og</strong> uendret siden <strong>fil</strong>en ble laget.<br />
Filnr: Angir hvilken <strong>fil</strong> raden ble skrevet til. Kan bare endres <strong>av</strong> makroen som lager<br />
<strong>fil</strong>.<br />
6 Ark tre <strong>–</strong> Eksamen<br />
Eksamensarket inneholder registreringer om eksamener/kurs som elevene/studentene har<br />
bestått/ikke bestått. Hver eksamen skal registreres med fødselsnummer på eleven, Emnekode<br />
(fra Emnearket), undervisningsår, periode eksamen/kurset er bestått/ikke bestått <strong>og</strong><br />
resultatkode.<br />
Fødselsnummer: Fødselsnummeret må være fullstendig (11 siffer), <strong>og</strong> l<strong>og</strong>isk gyldig.<br />
Et ugyldig fødselsnummer vil ikke være mulig å skrive inn. Regnearket sjekker om<br />
fødselsnummeret er l<strong>og</strong>isk via en <strong>for</strong>mel, <strong>og</strong> ugyldige fødselsnumre <strong>av</strong>vises. Hvis du<br />
likevel klarer å "snike" inn ugyldige fødselsnummer, vil disse bli oppdaget når du skal<br />
lage <strong>fil</strong> <strong>for</strong> innsending.<br />
Emnekode: Merk at Emnekode må være registrert i Emnearket. Du skriver inn den<br />
aktuelle koden <strong>for</strong> eksamen/kurset du skal registrere <strong>for</strong> elevene/studentene. Du vil<br />
ikke umiddelbart få en advarsel dersom du bruker en Emnekode som ikke er registrert<br />
i Emnearket, men du får en feilmelding når du bruker sjekk-knappen eller lager en <strong>fil</strong>.<br />
Undervisningsår <strong>–</strong> bruk 8 siffer. Ett undervisningsår strekker seg over to kalenderår.<br />
Eks. 20082009.<br />
Periode: Semesteret eksamen er <strong>av</strong>lagt. Verdier: 1=høst <strong>og</strong> 2=vår.
13<br />
Eksempel: Skolen rapporterer eksamensdata <strong>for</strong> en elev som har <strong>av</strong>lagt eksamen<br />
våren 2009. I feltet Undervisningsår skal det stå 20082009, i feltet Periode skal det stå<br />
2.<br />
Resultatkode: Kode <strong>for</strong> eksamensresultatet. Se verdier i hjelpetekst.<br />
Vektingtype, -Ant <strong>og</strong> -Varighet: Brukes når vektingstypen er PR (prosent), <strong>og</strong><br />
brukes kun <strong>for</strong> elever som har bestått deler <strong>av</strong> kurset. Se elev B i eksemplene under.<br />
Disse feltene skal ikke brukes på emner med vektingstype SP.<br />
Overf <strong>og</strong> Filnr: Se Emnearket<br />
For studenter <strong>og</strong> elever som har bestått hele kurset, skal det ikke fylles inn verdier i<br />
vektingstype, antall <strong>og</strong> varighet (se eksempel elev A).<br />
For studenter <strong>og</strong> elever som har strøket i fag, <strong>for</strong> eksempel ett eller flere fag <strong>av</strong> kurset, skal det<br />
fylles ut verdier i feltene vektingstype, antall <strong>og</strong> varighet (se eksempel elev B).<br />
Eksempler på utfylling i Eksamensarket<br />
Elevene A <strong>og</strong> B følger samme Emnekode - kurset Film <strong>og</strong> tv-produksjon.<br />
Eksempel elev A:<br />
Eleven har bestått hele kurset (100 prosent) <strong>av</strong> kurset Film <strong>og</strong> tv-produksjon (Emnekoden<br />
FILM). Kurset er bestått våren 2009. Følgende kolonner skal fylles ut i Eksamensarket:<br />
Semester Resultat Vekting<br />
Fødselsnr EMNEKODE Underv.år Periode Res.kode Karakter Type Ant Varighet<br />
Xxxxxxxxxxx FILM 20082009 2 B<br />
Eksempel elev B:<br />
Eleven har bestått 80 prosent <strong>av</strong> kurset Film <strong>og</strong> tv-produksjon som er normert til full tid (100<br />
prosent). Kolonner under Vekting må fylles ut <strong>for</strong> elev B som har bestått deler <strong>av</strong> kurset.<br />
Semester Resultat Vekting<br />
Fødselsnr EMNEKODE Underv.år Periode Res.kode Karakter Type Ant Varighet<br />
Xxxxxxxxxxx FILM 20082009 2 B PR 80 2<br />
Fødselsnr: elevens fødselsnummer (11 siffer)<br />
Emnekode: Emnekoden som er registrert i Emnearket (FILM)<br />
Undervisningsår: 2008-2009<br />
Periode: bestått utdanning våren 2009 = 2<br />
Ved bestått utdanning i høsthalvåret brukes periode = 1<br />
Res.kode: B = bestått <strong>og</strong> I = ikke bestått
Kolonnene under Vekting (V, W <strong>og</strong> X i <strong>regneark</strong>et), skal bare fylles ut <strong>for</strong> elev B som har<br />
bestått deler <strong>av</strong> kurset (80 prosent er bestått <strong>av</strong> kurset FILM).<br />
Eksempel på utfylling i Eksamensarket dersom eleven tar utdanning over<br />
to undervisningsår (ett kalenderår)<br />
Eksempelet under viser en elev som har fullført et kurs som går over to undervisningsår,<br />
2007-2008 <strong>og</strong> 2008-2009. Kurset er registrert i Emnearket med Emnekode MEDISIN <strong>og</strong><br />
varighet = 2 semester.<br />
14<br />
Startdato <strong>for</strong> kurset er 15. januar 2008 (vårsemester 2008)<br />
Sluttdato <strong>for</strong> kurset er 15. desember (høstsemester 2008).<br />
Eksamen/utdanning skal registreres <strong>for</strong> eleven som vist i eksempelet under.<br />
Semester Resultat Vekting<br />
Fødselsnr EMNEKODE Underv.år Periode Res.kode Karakter Type Ant Varighet<br />
xxxxxxxxxxx MEDISIN 20082009 1 B<br />
Utdanningen må registreres som bestått høsten 2008, altså <strong>av</strong>slutning i<br />
undervisningsåret 2008-2009.<br />
Periode 1 = <strong>av</strong>slutning høst (eksamen bestått høsten 2008).<br />
7 Validering <strong>og</strong> produksjon <strong>av</strong><br />
<strong>fil</strong>/administrasjon <strong>av</strong> <strong>regneark</strong>et<br />
Når alle data er tastet inn, er det på tide å bla seg tilbake til <strong>for</strong>siden. Der er det tre knapper<br />
som utfører <strong>for</strong>skjellige funksjoner. Vær oppmerksom på at disse ikke vil virke dersom du har<br />
skrudd <strong>av</strong> makroer.<br />
7.1 Sjekk-knappen<br />
Når du har registrert alle opplysninger i Emnearket <strong>og</strong> Eksamensarket, går du tilbake til<br />
<strong>for</strong>siden <strong>og</strong> trykker på Sjekk-knappen.<br />
Denne sjekken utfører noen kontroller <strong>for</strong> å gjøre oppmerksom på eventuelle feil. Det er kun<br />
l<strong>og</strong>iske feil som oppdages. Dersom du <strong>for</strong> eksempel har registrert eksamen på feil periode<br />
(semester), vil du ikke få en feilmelding.<br />
Bruk Sjekk-knappen før du skal sende inn data. Riktignok utføres disse kontrollene <strong>og</strong>så når<br />
du klikker Lag Fil, men det går mye raskere å sjekke data når <strong>fil</strong> ikke produseres samtidig.<br />
Hvis Sjekk-rutinen finner feil, produseres en feilmeldings<strong>fil</strong> (se neden<strong>for</strong>).
15<br />
7.2 Dubletter<br />
Dersom kontrollen støter på en dublett (to eller flere rader som i praksis har like data) vil du<br />
bli presentert <strong>for</strong> et skjermbilde der du kan håndtere dublettene mens gjennomløpningen <strong>av</strong><br />
radene pågår.<br />
Klikker du Neste <strong>for</strong>tsetter pr<strong>og</strong>rammet å sjekke data uten å gjøre noe med den aktuelle<br />
dubletten. Trykker du Slett dublett(er) får du velge hvilken rad du vil beholde. Vær<br />
oppmerksom på at dersom du trykker Avbryt, sjekker ikke pr<strong>og</strong>rammet <strong>for</strong> flere dubletter på<br />
arket som gjennomløpes. Dubletter som ikke slettes blir listet ut i feilmeldings<strong>fil</strong>en med<br />
henvisning til hvilke rader det gjelder. Du kan ikke sende dubletter til <strong>Lånekassen</strong>.<br />
Pr<strong>og</strong>rammet vil ikke produsere en data<strong>fil</strong> så lenge det finnes dubletter.<br />
7.3 Lag <strong>fil</strong> <strong>–</strong> knappen<br />
Trykk på knappen Lag <strong>fil</strong> (<strong>for</strong>siden i <strong>regneark</strong>et) når du skal lage en <strong>fil</strong>.<br />
Denne knappen utfører følgende aksjoner:<br />
Utfører en sjekk <strong>og</strong> sortering på samme måte som Sjekk-knappen. Dersom sjekken er<br />
feilfri utføres resten <strong>av</strong> punktene.<br />
Setter feltet „Dato <strong>for</strong> generering‟ på første side til dagens dato.<br />
Øker verdien i feltet „Løpenummer‟ på første side med 1 <strong>og</strong> tildeler dette nummeret til<br />
<strong>fil</strong>a som produseres.<br />
Fyller ut standardverdier i felter som ikke må fylles ut (typisk 0 i tallfelter, dagens<br />
dato i datofelter).<br />
Oppretter data<strong>fil</strong> som skal sendes til <strong>Lånekassen</strong>. Filn<strong>av</strong>net vil <strong>for</strong> eksempel se slik ut:<br />
LIS_00001234_0001_03_01.txt<br />
Forklaring på oppbygging <strong>av</strong> <strong>fil</strong>en: LIS’ er opph<strong>av</strong>et, ‟00001234‟ er<br />
lærestedsnummer <strong>og</strong> „0001’ er fra cellen Løpenummer <strong>for</strong> <strong>fil</strong> fra <strong>for</strong>siden , ’_03_01’ er<br />
versjonsnummeret til <strong>regneark</strong>et <strong>og</strong> „.txt‟ er <strong>fil</strong>typen. Du skal ikke <strong>for</strong>andre dette<br />
<strong>fil</strong>n<strong>av</strong>net.
Data<strong>fil</strong>a åpnes automatisk i Notepad når den er ferdig produsert.<br />
16<br />
Filen du nå har laget, skal sendes inn til <strong>Lånekassen</strong>.<br />
Mens kontroll <strong>og</strong> produksjon <strong>av</strong> <strong>fil</strong> pågår vil timeglassmarkøren vises. Produksjon <strong>av</strong> <strong>fil</strong> kan<br />
ta noe tid ved store datamengder.<br />
7.4 Låsing <strong>av</strong> innskrevne data<br />
Vi gjør spesielt oppmerksom på at enkelte registreringer i Eksamensarket blir LÅST<br />
FOR REDIGERING når du lagrer <strong>regneark</strong>et etter at du har produsert en <strong>fil</strong>.<br />
Resultatkode-kolonnen blir ikke låst, <strong>og</strong> heller ikke evt. celler uten data. Dette betyr at har du<br />
først lagd en <strong>fil</strong>, lagret <strong>regneark</strong>et <strong>og</strong> senere oppdager at du har registrert noe feil på en elev<br />
(<strong>for</strong> eksempel feil periode), må du først markere feilen med en F i Resultatkode-kolonnen,<br />
<strong>og</strong> deretter sette/skrive inn en ny rad med den riktige registreringen <strong>for</strong> så lage en ny <strong>fil</strong>.<br />
Denne <strong>fil</strong>a vil da inneholde data både om feilregistreringen <strong>og</strong> den korrekte registreringen.<br />
Selv om du tilbakestiller en <strong>fil</strong>, vil ikke denne låsingen <strong>for</strong>svinne. Du må altså uansett<br />
registrere de riktige data i en ny rad hvis radene er blitt låst <strong>for</strong> redigering.<br />
7.5 Feilmeldings<strong>fil</strong> (ERR-<strong>fil</strong>)<br />
Dersom Sjekk eller Lag <strong>fil</strong> støter på feil i dataene blir det ikke produsert en data<strong>fil</strong>. I stedet blir<br />
det laget en <strong>fil</strong> med feilmeldinger som automatisk åpnes i Notepad.<br />
Filn<strong>av</strong>net på denne <strong>fil</strong>a vil <strong>for</strong> eksempel se slik ut: C:\temp\ERR_00001234_0001.txt <strong>–</strong><br />
‟C:\temp\‟ kommer fra cellen Katal<strong>og</strong> <strong>for</strong> <strong>fil</strong>er på <strong>for</strong>siden, „ERR_‟ markerer at det er en<br />
<strong>fil</strong>meldings<strong>fil</strong>, ‟00001234‟er lærestedsnummer <strong>og</strong> „0001‟ er fra cellen Løpenummer <strong>for</strong> <strong>fil</strong> fra<br />
<strong>for</strong>siden <strong>og</strong> „.txt‟ er <strong>fil</strong>typen.<br />
7.6 Løpenummer<br />
Hver gang du lager en <strong>fil</strong> øker løpenummeret med 1. Løpenummeret har en viktig funksjon<br />
ved mottak i <strong>Lånekassen</strong>. Det kontrolleres at første <strong>fil</strong> du sender har løpenummer 0001, andre<br />
overførte <strong>fil</strong> 0002 osv. Sender du inn <strong>fil</strong> med løpenummer 0001 første gangen <strong>og</strong> løpenummer<br />
0004 neste gang vil kontrollen registrere at løpenummer 2 <strong>og</strong> 3 mangler <strong>og</strong> <strong>av</strong>vise <strong>fil</strong>en med<br />
løpenummer 0004. Hvis løpenummeret ikke stemmer lenger må det rettes. Se Admin-knappen<br />
neden<strong>for</strong>.<br />
7.7 Innsending <strong>av</strong> <strong>fil</strong><br />
Overføring <strong>av</strong> <strong>fil</strong> skal skje via arbeidsflate <strong>for</strong> lærestedene<br />
Læresteder som tidligere har overført <strong>fil</strong>er med eksamensdata via www.lanekassen.no, skal nå<br />
overføre <strong>fil</strong> med eksamensdata ved å l<strong>og</strong>ge inn på arbeidsflaten <strong>for</strong> lærestedene. I<br />
arbeidsflaten overfører dere eksamensdataene på samme måte som før. Dersom du mangler<br />
tilgang til arbeidsflaten, tar du kontakt med lærestedets administrator. Les mer om<br />
arbeidsflaten.<br />
7.8 Administrasjon <strong>av</strong> <strong>regneark</strong>et
På <strong>for</strong>siden finner du admin-knappen:<br />
17<br />
Den åpner et skjermbilde som gir deg tilgang til noen funksjoner <strong>for</strong> å administrere<br />
<strong>regneark</strong>et. Du kan krysse <strong>av</strong> <strong>for</strong> hva du vil gjøre i <strong>av</strong>krysningsfeltene, vise/skjule kolonner i<br />
<strong>regneark</strong>et eller konvertere gamle data.<br />
Avkrysningsbokser<br />
Tilbakestill siste <strong>fil</strong>: Fjerner merket <strong>for</strong> at dataene er sendt på den siste <strong>fil</strong>a som er<br />
generert, samt reduserer løpenummeret <strong>for</strong> <strong>fil</strong> med 1. Bruk Tilbakestill siste <strong>fil</strong> <strong>for</strong> å<br />
minke løpenummeret på <strong>fil</strong>a<br />
Øke løpenummer <strong>for</strong> <strong>fil</strong>: Her kan du øke løpenummeret dersom det ikke stemmer<br />
lenger. Bruk ” øke løpenummer <strong>for</strong> <strong>fil</strong> ”.<br />
Fjerne merke ”overført” på ALLE innsendte emner<br />
Fjerne merke ”overført”på ALLE innsendte eksamener. Krysser du <strong>av</strong> <strong>for</strong> et <strong>av</strong><br />
disse valgene, vil kolonnen som styrer hva som kommer med på neste kjøring<br />
tømmes, slik at alle rader som er OK kommer med på neste kjøring, selv om de skulle<br />
være sendt inn før<br />
Sortere etter <strong>fil</strong>nummer. Sorterer listene slik at du kan se rekkefølgen <strong>av</strong> data som<br />
ble sendt til <strong>Lånekassen</strong>. Data som ikke er markert med <strong>fil</strong>nummer (dvs. ikke skrevet<br />
til <strong>fil</strong> ennå) kommer nederst i arket<br />
Knapper<br />
Startbilde - knappen: Ved å trykke på denne knappen kommer du tilbake til<br />
startbildet. Her kan du endre opph<strong>av</strong>stype <strong>og</strong> lærestedsnummer, samt konvertere<br />
gamle data.<br />
Konverter: Gir deg mulighet til å importere data du har registrert tidligere i et annet<br />
<strong>regneark</strong> fra <strong>Lånekassen</strong>. Du må gå inn på startbildet <strong>for</strong> å finne denne knappen.<br />
Denne funksjonen skal brukes hvis du skal importere data som du har registrert i en tidligere<br />
versjon <strong>av</strong> <strong>regneark</strong>et:<br />
Når du klikker Konverter kan du bla deg til Excel-<strong>fil</strong>a som inneholder de gamle dataene <strong>og</strong><br />
åpne den. Du velger <strong>fil</strong>a <strong>og</strong> klikker Åpne. Mens konverteringen pågår kan du følge<br />
framdriften nederst til venstre i skjermildet der en teller viser hvor mye som er igjen å<br />
kopiere. Hvis du prøver å åpne et ”fremmed” <strong>regneark</strong>, eller et <strong>regneark</strong> med en annen<br />
opph<strong>av</strong>skode eller leverandørnummer vil du få en feilmelding.<br />
Etter at kopiering <strong>og</strong> konvertering er gjennomført kommer det en melding opp om at det<br />
andre <strong>regneark</strong>et er konvertert <strong>og</strong> lagret. Det gamle <strong>regneark</strong>et får nytt n<strong>av</strong>n (det gamle<br />
<strong>fil</strong>n<strong>av</strong>net + ”GAMMEL”).<br />
Kolonner - knappen: Starter administrasjon <strong>av</strong> kolonnene i <strong>regneark</strong>et. Hvis du<br />
trykker Kolonner-knappen kommer du til dette skjermbildet:
18<br />
Vinduene til venstre viser kolonner i Emnearket, skjulte til venstre, synlige til høyre. Til<br />
høyre er kolonnene i Eksamensarket. Du kan skjule/vise kolonner ved å trykke knappene<br />
merket med <strong>og</strong> . Noen kolonner er det ikke mulig å skjule, andre er ikke aktuelle <strong>for</strong> din<br />
opph<strong>av</strong>skode.<br />
Normalt skal det ikke være nødvendig å hente fram kolonner siden <strong>regneark</strong>et i<br />
utgangspunktet viser de mest aktuelle kolonnene. Det kan imidlertid i enkelte spesielle<br />
tilfeller være aktuelt å bruke andre kolonner <strong>for</strong> registrering <strong>av</strong> data. Dette vil i tilfelle måtte<br />
<strong>av</strong>tales med <strong>Lånekassen</strong>.<br />
8 Kvittering fra <strong>Lånekassen</strong><br />
Etter at <strong>Lånekassen</strong> har mottatt <strong>fil</strong>en <strong>og</strong> lastet denne inn i eksamensdatabasen, vil det sendes<br />
en kvittering til <strong>av</strong>sender <strong>av</strong> <strong>fil</strong>a per e-post. Kvitterings<strong>fil</strong>a inneholder statusin<strong>for</strong>masjon <strong>og</strong><br />
statistikk fra innlesinga <strong>av</strong> <strong>fil</strong>a. Er det feil i de mottatte dataene vil det være in<strong>for</strong>masjon på<br />
kvitteringen som gjør det mulig å identifisere <strong>og</strong> rette feil. Det er to hovedkategorier <strong>av</strong><br />
feilmeldinger:<br />
8.1 Avvisning <strong>av</strong> hele <strong>fil</strong>a<br />
Du vil få melding på kvittering om å rette feilen (e) som er angitt <strong>og</strong> sende hele <strong>fil</strong>a på nytt. Er<br />
<strong>fil</strong>a <strong>av</strong>vist pga feil løpenummer må dette rettes til <strong>fil</strong>nummeret som angis i kvitteringa, ved<br />
andre feil skal <strong>fil</strong>a ha samme løpenummer som <strong>fil</strong>a som ble <strong>av</strong>vist. Eksempel på en slik<br />
kvittering:<br />
*** Denne meldingen kommer fra Statens Lånekasse <strong>for</strong> utdanning - Eksamensdatabasen. ***<br />
Meldingen sendes <strong>for</strong>di eksamensdata er mottatt på <strong>fil</strong>.<br />
Neden<strong>for</strong> følger status <strong>for</strong> innlasting <strong>av</strong> data på <strong>fil</strong>a:<br />
Innlesing startet: 01. apr 2004 08:16:05<br />
Linjenr 1: FEIL: Filnr <strong>for</strong> <strong>fil</strong>a (1) må være ett nummer høyere enn <strong>for</strong>rige <strong>fil</strong>nr (2).<br />
OK: Antall leste <strong>for</strong>ekomster <strong>for</strong> EMNE: 3, antall oppgitt i <strong>fil</strong>: 3<br />
OK: Antall leste <strong>for</strong>ekomster <strong>for</strong> EKSAMEN: 3, antall oppgitt i <strong>fil</strong>: 3<br />
OK: Antall leste <strong>for</strong>ekomster totalt: 6, antall oppgitt i <strong>fil</strong>: 6<br />
Innlesing <strong>av</strong>brutt pga. feil: 01. apr 2004 08:16:05<br />
Vennligst rett feilen(e) som er angitt over <strong>og</strong> send de Emnene/Eksamenene som er feil på nytt.
19<br />
8.2 Avvisning <strong>av</strong> emner/eksamener<br />
Kvitteringen vil inneholde oversikt over feil <strong>og</strong> beskjed om å rette feilen(e) <strong>og</strong> sende en ny <strong>fil</strong><br />
med de emnene/ eksamenene som er feil. Feilfire data vil være lest inn i eksamensdatabasen.<br />
Data med feil skal rettes i <strong>regneark</strong>et <strong>og</strong> ny <strong>fil</strong> produseres på vanlig måte. Det betyr at <strong>fil</strong>a<br />
skal ha løpenummer 1 høyere enn <strong>fil</strong>a med feil. Eksempel på en slik kvittering:<br />
*** Denne meldingen kommer fra Statens Lånekasse <strong>for</strong> utdanning - Eksamensdatabasen. ***<br />
Meldingen sendes <strong>for</strong>di eksamensdata er mottatt på <strong>fil</strong>.<br />
Neden<strong>for</strong> følger status <strong>for</strong> innlasting <strong>av</strong> data på <strong>fil</strong>a:<br />
Innlesing startet: 12. feb 2004 13:36:08<br />
Innsendt <strong>fil</strong> ble generert: 2004-02-12<br />
Innsendt <strong>fil</strong> kommer fra system: LIS<br />
OK: antall leste <strong>for</strong>ekomster <strong>for</strong> EMNE: 1, antall oppgitt i <strong>fil</strong>: 1<br />
Linjenr 7: FEIL: EKSAMEN med Fødselsnr ’xxxxxxxxxxx’ <strong>og</strong> Emnekode ’yyyy’ <strong>av</strong>vist - ’Vekting<br />
varighet antall’ kan ikke ha verdi når vektingtype ikke har verdi.<br />
OK: antall leste <strong>for</strong>ekomster <strong>for</strong> EKSAMEN: 58, antall oppgitt i <strong>fil</strong>: 58<br />
OK: antall leste <strong>for</strong>ekomster totalt: 59, antall oppgitt i <strong>fil</strong>: 59<br />
1 EMNE ble lagret<br />
0 EMNE ble oppdatert<br />
0 EMNE ble <strong>av</strong>vist pga. identiske data<br />
0 EMNE ble lagret med advarsel<br />
0 EMNE ble <strong>av</strong>vist pga. feil i data<br />
58 EKSAMEN ble lagret<br />
0 EKSAMEN ble oppdatert<br />
0 EKSAMEN ble <strong>av</strong>vist pga. identiske data<br />
1 EKSAMEN ble <strong>av</strong>vist pga. feil i data<br />
0 EKSAMEN ble <strong>av</strong>vist pga. data før 2002H (evt. feil er likevel listet)<br />
Innlesing ferdig <strong>for</strong> lærested XXX 12. feb 2004 13:36:12<br />
Vennligst rett feilen(e) som er angitt over <strong>og</strong> send de Emnene/Eksamenene som er feil på nytt.<br />
Det er viktig at du leser kvitteringene som du mottar fra <strong>Lånekassen</strong><br />
9 Struktur <strong>–</strong> <strong>regneark</strong> <strong>og</strong> data<strong>fil</strong><br />
Det er viktig at du som bruker vet at <strong>regneark</strong>et <strong>og</strong> <strong>fil</strong>er er bygget opp om en <strong>for</strong>ventet<br />
struktur. Blir det gjort endringer vil ikke <strong>regneark</strong>et fungere ordentlig.<br />
Pr<strong>og</strong>ramkoden (makroene) <strong>for</strong>venter at det første arket i boken er der knappene ligger.<br />
Koden <strong>for</strong>venter at de påfølgende to arkene er hhv ”Emner” <strong>og</strong> ”Eksamen”. Koden er<br />
noenlunde generisk lagt opp <strong>og</strong> benytter plasseringen i boken, <strong>og</strong> n<strong>av</strong>net på arket, som<br />
grunnlag <strong>for</strong> hva som skrives ut. Det gjøres <strong>og</strong>så <strong>for</strong>utsetninger om hvilken rad data<br />
begynner i (hhv 2 <strong>og</strong> 3), hvilken kolonne som styrer hvor “langt ned” arket er fylt ut<br />
(kolonne 1 i begge).<br />
Verken innholdet i <strong>fil</strong>a, eller n<strong>av</strong>net på tekst<strong>fil</strong>a som sendes inn skal endres. Gjør du<br />
endringer i tekst<strong>fil</strong>a kan den bli ubrukelig. Hvis du vil gjøre endringer i dataene skal det<br />
gjøres i <strong>regneark</strong>et. N<strong>av</strong>net på <strong>fil</strong>a er <strong>og</strong>så viktig <strong>–</strong> det gjør det enklere <strong>for</strong> <strong>Lånekassen</strong> å holde<br />
oversikt over innsendte <strong>fil</strong>er.