Rapport til Bergen kommune Gjennomgang av TTT-anskaffelse i ...
Rapport til Bergen kommune Gjennomgang av TTT-anskaffelse i ...
Rapport til Bergen kommune Gjennomgang av TTT-anskaffelse i ...
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Rapport</strong> <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
<strong>Gjennomgang</strong> <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong> i <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong><br />
KONFIDENSIELT
Til <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
Advokatfirmaet G-Partner AS legger med dette frem sin rapport for undersøkelsen <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-<br />
<strong>anskaffelse</strong>n i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. <strong>Rapport</strong>en er enstemmig.<br />
II<br />
Oslo 19. mars 2010<br />
Lars Wilberg Erling Grimstad Kristian Dahle Trygstad<br />
(Prosjektleder) (Ansvarlig advokat)
OM DENNE RAPPORTEN<br />
Denne rapporten er den offentlig <strong>til</strong>gjengelige versjonen <strong>av</strong> G-Partners rapport <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> etter den gjennomførte utredningen <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n i <strong>kommune</strong>n.<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> er underlagt offentleglovas bestemmelser om innsyn, herunder reglene om<br />
meroffentlighet. Deler <strong>av</strong> G-Partners rapport er imidlertid <strong>av</strong> en slik karakter at de faller inn<br />
under taushetsplikten i forvaltningsloven § 13. Forretningssensitiv informasjon er blant de<br />
opplysningene som er underlagt taushetsplikt. Slike opplysninger er <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> <strong>av</strong>skåret<br />
fra å videreformidle <strong>til</strong> publikum, slik det også fremgår <strong>av</strong> offentleglova § 13. Den samme<br />
begrensningen gjelder for G-Partner, og dette innebærer at forretningssensitiv informasjon i<br />
denne rapporten ikke kan offentliggjøres. I <strong>til</strong>legg inneholder den originale rapporten<br />
opplysninger som kan unntas offentlighet etter offentleglova § 24. Meroffentlighet er vurdert,<br />
men ikke funnet forsvarlig når det gjelder disse opplysningene.<br />
For ikke å bryte taushetsplikten er det gjort enkelte endringer i den opprinnelige rapporten:<br />
- Alle personn<strong>av</strong>n er anonymisert<br />
- All taushetsbelagt informasjon er tatt ut <strong>av</strong> rapporten<br />
Endringene er søkt gjort på en måte som legger <strong>til</strong> rette for at det i så liten grad som mulig gripes<br />
inn i rapportens innhold, samtidig som regler om taushetsplikt overholdes.<br />
Anonymiserte personn<strong>av</strong>n er for de flestes del erstattet med en bokst<strong>av</strong> bestemt <strong>av</strong> når<br />
vedkommende først er omtalt i rapporten. Tre personer er imidlertid omtalt på andre måter. Ved<br />
anonymiseringen <strong>av</strong> leder <strong>av</strong> styringsgruppen, prosjekteier og prosjektleder er personn<strong>av</strong>nene<br />
erstattet med disse betegnelsene.<br />
Når taushetsbelagt informasjon er tatt ut <strong>av</strong> rapporten, er det noen steder gitt en kort og<br />
overordnet beskrivelse <strong>av</strong> de opplysningene som er tatt ut. De steder dette er gjort, er markert,<br />
slik at publikum kan se at opplysninger er tatt ut, og at teksten i rapporten <strong>av</strong>viker fra den<br />
opprinnelige rapporten.<br />
III
I<br />
Innholdsfortegnelse<br />
1 SAMMENDRAG 1<br />
2 OPPDRAGETS BAKGRUNN OG MANDAT 3<br />
2.1 Bakgrunn 3<br />
2.2 Mandat 4<br />
3 UNDERSØKELSENS OMFANG OG AVGRENSNINGER 4<br />
4 GJENNOMFØRING OG METODE 5<br />
4.1 Gjennomføringen <strong>av</strong> utredningen 5<br />
4.2 G-Partners ressurser og forholdet <strong>til</strong> bes<strong>til</strong>ler/oppdragsgiver 5<br />
4.3 Utredning og bevisbedømmelse 6<br />
4.4 Innhenting <strong>av</strong> informasjon 7<br />
4.4.1 Generelt 7<br />
4.4.2 Dokumentasjon 7<br />
4.4.3 Særlig om elektronisk lagret informasjon 8<br />
4.4.4 Informasjon fra offentlige registre 9<br />
4.4.5 Tipsmottak 9<br />
4.4.6 Samtaler 10<br />
4.4.7 Informasjonsinnhenting om teletrafikk på enkelte involverte personer 10<br />
4.5 Kontradiksjon 11<br />
5 ORGANISERING OG GJENNOMFØRING AV IKT-VIRKSOMHETEN I BERGEN<br />
KOMMUNE 12<br />
5.1 Organisering <strong>av</strong> byråds<strong>av</strong>deling for finans, konkurranse og oms<strong>til</strong>ling 12
5.2 Seksjon for konkurranse og utvikling (SKU) 13<br />
6 REGELVERKET FOR OFFENTLIGE ANSKAFFELSER 15<br />
6.1 Generelt 15<br />
6.2 Grunnkr<strong>av</strong> <strong>til</strong> offentlige <strong>anskaffelse</strong>r 15<br />
6.3 Konkurranse med forhandling 17<br />
II<br />
6.3.1 Konkurranseformen 17<br />
6.3.2 Antall leverandører det forhandles med 17<br />
6.3.3 Gjennomføring <strong>av</strong> forhandlinger 18<br />
6.3.4 Informasjonsflyt <strong>til</strong> leverandørene 19<br />
6.3.5 Dokumentasjon fra forhandlingene 20<br />
6.4 Tildeling <strong>av</strong> kontrakt 21<br />
6.4.1 Det økonomisk mest fordelaktige <strong>til</strong>budet 21<br />
6.4.2 Kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> presis og entydig angivelse <strong>av</strong> grunnlaget for <strong>til</strong>deling <strong>av</strong> kontrakt 21<br />
6.4.3 Evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriteriene 23<br />
6.4.4 Tildelingskriterienes relative verdi 24<br />
7 ERSTATNINGSRETTSLIGE SPØRSMÅL 25<br />
7.1 Grunnvilkår for erstatning 25<br />
7.2 Uaktsomhetsansvar 25<br />
7.3 Uaktsomhetsnormen i kontraktsforhold - profesjonsansvaret 27<br />
8 TIDSLINJE FOR <strong>TTT</strong>-PROSESSEN 30<br />
9 BESLUTNINGEN OM IKKE Å FORHANDLE OM FORLENGELSE AV KONTRAKT<br />
MED EKSISTERENDE LEVERANDØR 30<br />
10 ETABLERING AV ANSKAFFELSESPROSJEKTET 32
10.1 Organisering <strong>av</strong> <strong>anskaffelse</strong>n 32<br />
10.2 Innhenting <strong>av</strong> ekstern prosjektleder 35<br />
10.3 Særlig om IKT Drifts rolle i <strong>anskaffelse</strong>n 37<br />
11 PREKVALIFISERING OG UTVELGELSE AV LEVERANDØRER 38<br />
12 UTARBEIDELSE AV KONKURRANSEGRUNNLAG 39<br />
13 KONTAKT MED LEVERANDØRENE 42<br />
13.1 Innleding 42<br />
13.2 Informasjonsflyt 42<br />
13.3 Kontakt mellom <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og Atea 42<br />
III<br />
13.3.1 Lansering <strong>av</strong> MS Office Communications Server R2 42<br />
13.3.2 Tur <strong>til</strong> USA, Microsoft og Hewlet Packard 43<br />
13.3.3 BKK-saken 43<br />
13.3.4 E-post fra T <strong>til</strong> Prosjekteier 23. april 2009 44<br />
13.3.5 Kontraktsfestede halvårlige statussamtaler på ledelsesnivå 44<br />
13.4 Kontakt <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> – BKK 45<br />
13.5 Kontakt <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> – Tele-Com <strong>Bergen</strong> 45<br />
13.6 Kontakt Prosjekteier – E 46<br />
13.7 Kartlegging <strong>av</strong> mulige fordelsoverføringer 47<br />
13.7.1 Fordelsoverføringer 47<br />
13.7.2 Kontakt med Telenor – 3GSM-messe i Barcelona 47<br />
13.7.3 Kontakt med Telenor – Champagnefest i Cannes 49<br />
14 MULIGE FØRINGER PÅ GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN OG VALG<br />
AV TILBUD 50
14.1 Bakgrunn 50<br />
14.2 TDCs rolle som underleverandør 50<br />
IV<br />
14.2.1 Misnøye med <strong>av</strong>talen med TDC 50<br />
14.2.2 As vurdering <strong>av</strong> <strong>av</strong>talen med TDC 52<br />
14.2.3 Vurdering <strong>av</strong> <strong>av</strong>talen med TDC i forbindelse med <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n 58<br />
14.2.4 Tvisten om fakturering ved bruk <strong>av</strong> mobilt bredbånd 59<br />
14.3 BKKs rolle som underleverandør 59<br />
15 DEN INNLEDENDE FASEN I FORHANDLINGENE 61<br />
15.1 Første <strong>til</strong>budsrunde og innledende vurderinger <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene 61<br />
15.2 Status etter første <strong>til</strong>budsrunde 63<br />
15.3 Første forhandlingsrunde 68<br />
16 HÅNDTERINGEN AV BKKS ROLLE SOM UNDERLEVERANDØR 73<br />
16.1 Tidslinje som viser hendelsesforløpet 73<br />
16.2 Håndtering internt i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> 74<br />
16.3 Dialog med Atea angående BKKs rolle som underleverandør 88<br />
17 FASEN FREM MOT ANDRE FORHANDLINGSRUNDE 95<br />
17.1 Mulig <strong>av</strong>slutning <strong>av</strong> konkurransen etter <strong>til</strong>bakemeldinger 22. april 2009 95<br />
17.2 Invitasjon <strong>til</strong> andre forhandlingsrunde 100<br />
18 ANDRE FORHANDLINGSRUNDE 103<br />
18.1 Forhandlingene 103<br />
18.1.1 Dokumentasjon fra forhandlingene 103
18.1.2 Forhandlingene med Ergo Group 104<br />
18.1.3 Forhandlingene med Atea 105<br />
18.1.4 Arbeid med evalueringen etter gjennomførte forhandlingsrunder 106<br />
18.2 Hendelsesforløpet 29. april 107<br />
18.2.1 Bakgrunn 107<br />
18.2.2 Tidslinje med sentrale hendelser 29. april 107<br />
18.2.3 Personer som arbeidet med <strong>TTT</strong>-relaterte oppg<strong>av</strong>er 29. april 109<br />
18.2.4 Leverandørenes <strong>til</strong>bakemeldinger kl 10.00 110<br />
18.2.5 Videre arbeid med <strong>til</strong>budene 110<br />
DENNE TILBAKEMELDINGEN VIDERESENDTE PROSJEKTLEDER TIL<br />
PROSJEKTEIER KL 16:26. 116<br />
18.2.6 Annen kontakt mellom <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og leverandørene 29. april 118<br />
18.2.7 Grunnlaget for Ateas rabatt kl 16:21 121<br />
18.3 Videre arbeid etter andre forhandlingsrunde 123<br />
18.3.1 Politiske <strong>av</strong>klaringer og videre fremdrift 123<br />
18.3.2 As bekymringsmelding og oppfølgningen <strong>av</strong> denne 123<br />
18.3.3 Møte 4. mai 2009 hos 127<br />
18.3.4 Innkalling <strong>til</strong> tredje forhandlingsrunde og forberedelse <strong>til</strong> forhandlinger 128<br />
18.3.5 Bekymringsmelding fra C og B 131<br />
19 TREDJE FORHANDLINGSRUNDE 133<br />
19.1 Forhandlingene med Atea 133<br />
19.2 Forhandlingene med Ergo Group 134<br />
19.3 Korrespondanse omkring referat fra forhandlingsmøte med Ergo Group 135<br />
19.4 Innhenting <strong>av</strong> vurderinger fra 138<br />
19.5 Henvendelser fra TDC <strong>til</strong> prosjektgruppemedlemmer 140<br />
20<br />
V<br />
VIDERE ARBEID ETTER TREDJE FORHANDLINGSRUNDE 141
20.1 Fremdriften i <strong>TTT</strong>-prosjektet 141<br />
20.2 Bs beskjed om at hun trekker seg fra prosjektgruppen 151<br />
20.3 Særlig om evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene 152<br />
VI<br />
20.3.1 Bakgrunn 152<br />
20.3.2 Poengskala for evaluering <strong>av</strong> kvalitet og funksjonalitet 153<br />
20.3.3 Uenigheten om fremgangsmåte ved evaluering <strong>av</strong> kvalitet og funksjonalitet 154<br />
20.3.4 Tilrettelegging for evaluering i konkurransegrunnlaget 155<br />
20.3.5 Tilrettelegging for evaluering i forhandlingene 156<br />
20.3.6 Fremdriften i evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene 157<br />
20.4 Ekstern evaluering fra KPMG 163<br />
20.4.1 Notat fra A og D angående KPMGs vurdering <strong>av</strong> prosjektgruppens evaluering <strong>av</strong> vedlegg 1A<br />
og 1B 168<br />
20.5 Oversendelse <strong>av</strong> utkast <strong>til</strong> inns<strong>til</strong>ling m.m. 171<br />
20.6 Avlysning <strong>av</strong> konkurransen 174<br />
DEL III 175<br />
VURDERING AV <strong>TTT</strong>-ANSKAFFELSEN 175<br />
21 G-PARTNERS VURDERINGER 176<br />
22 GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER 177<br />
22.1 Reduksjon <strong>av</strong> leverandører i forhandlingene 177<br />
22.1.1 Utvelgelsen <strong>av</strong> leverandører <strong>til</strong> forhandlingene 177<br />
22.1.2 Unnlatelse <strong>av</strong> å invitere Telenor <strong>til</strong> andre forhandlingsrunde 178<br />
22.2 Kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> reelle forhandlinger 179<br />
22.2.1 Utgangspunkter 179<br />
22.2.2 Spørsmål om <strong>av</strong>slutning <strong>av</strong> konkurransen ultimo mars 180<br />
22.2.3 Spørsmål om <strong>av</strong>slutning <strong>av</strong> konkurransen etter leverandørenes <strong>til</strong>bakemeldinger 22. april 182
VII<br />
22.2.4 Vurderingen <strong>av</strong> at de konkurrerende <strong>til</strong>budene var <strong>til</strong>nærmet like på kvalitet og funksjonalitet<br />
183<br />
22.2.5 Kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> reelle forhandlinger i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n 185<br />
23 SÆRLIG OM ANDRE FORHANDLINGSRUNDE 187<br />
23.1 Problems<strong>til</strong>linger relatert <strong>til</strong> gjennomføringen <strong>av</strong> andre forhandlingsrunde 187<br />
23.2 Dokumentasjon fra andre forhandlingsrunde 188<br />
23.3 Spørsmålet om Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21 kunne hensyntas 189<br />
23.3.1 Problems<strong>til</strong>lingene 189<br />
23.3.2 Frist for å inngi <strong>til</strong>bud etter andre forhandlingsrunde 189<br />
23.3.3 Kunne <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> fortsette forhandlingene på grunnlag <strong>av</strong> Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21?<br />
192<br />
24 EVALUERINGEN AV TILBUDENE 194<br />
24.1 Evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budt kvalitet og funksjonalitet 194<br />
24.2 Vurderingen <strong>av</strong> at <strong>til</strong>budene var like på kvalitet og funksjonalitet 195<br />
24.3 G-Partners vurdering <strong>av</strong> evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budt kvalitet og funksjonalitet 196<br />
25 DOKUMENTASJON VEDRØRENDE GJENNOMFØRINGEN AV<br />
KONKURRANSEN 198<br />
26 SPØRSMÅLET OM REPRESENTANTER FRA BERGEN KOMMUNE HAR<br />
VIDEREFORMIDLET KONKURRANSESENSITIV INFORMASJON 199<br />
26.1 Generelt 199<br />
26.2 Vurdering <strong>av</strong> om Atea med underleverandører har mottatt <strong>til</strong>budsspesifikk<br />
informasjon 201<br />
26.2.1 Foranledningen <strong>til</strong> Ateas prisreduksjon 22. april 201<br />
26.2.2 Gjennomføringen <strong>av</strong> andre forhandlingsrunde 203
VIII<br />
26.2.3 Hendelsesforløpet 29. april 204<br />
26.2.4 Kartlegging <strong>av</strong> mulig informasjonsflyt <strong>til</strong> Atea 29. april 208<br />
26.3 Vurdering <strong>av</strong> om Ergo Group med underleverandører har mottatt <strong>til</strong>budsspesifikk<br />
informasjon 213<br />
26.3.1 Bakgrunnen for undersøkelsene <strong>av</strong> mulig informasjonsflyt <strong>til</strong> Ergo Group 213<br />
26.3.2 Ergo Groups forklaring om informasjonsflyten 214<br />
26.3.3 Kartlegging <strong>av</strong> personer som har hatt <strong>til</strong>gang <strong>til</strong> Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21 i den aktuelle<br />
perioden 214<br />
26.3.4 Undersøkelser knyttet <strong>til</strong> <strong>av</strong>lytting <strong>av</strong> datalinjer 216<br />
26.3.5 G-Partners vurdering 216<br />
27 KRAVET TIL LIKEBEHANDLING – MULIG VEKTLEGGING AV<br />
UTENFORLIGGENDE HENSYN I <strong>TTT</strong>-ANSKAFFELSEN 217<br />
27.1 Utgangspunkter 217<br />
27.2 Håndteringen <strong>av</strong> BKKs rolle som underleverandør <strong>til</strong> Atea 218<br />
27.3 Vurderingen <strong>av</strong> TDCs rolle som underleverandør <strong>til</strong> Ergo Group 219<br />
27.4 Utslag <strong>av</strong> holdningen <strong>til</strong> TDC i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n 220<br />
27.4.1 Spørsmålet om å la Atea respondere på Ergo Groups prisreduksjoner i andre<br />
forhandlingsrunde 220<br />
27.4.2 Spørsmålet om videreformidling <strong>av</strong> informasjon <strong>til</strong> Atea 29. april 220<br />
27.4.3 MSN-samtale 8. september 2008 mellom Prosjekteier og E 221<br />
27.4.4 Utkast <strong>til</strong> byrådsnotat om konkurransesituasjonen 25. mars 2009 221<br />
27.4.5 Vurderinger <strong>av</strong> å <strong>av</strong>slutte konkurransen før andre forhandlingsrunde 224<br />
27.4.6 Spørsmål om bruk <strong>av</strong> justeringsmarginen for <strong>til</strong>delingskriterienes vekt 225<br />
27.4.7 Håndteringen <strong>av</strong> Ateas <strong>til</strong>bud inngitt 29. april kl 16:21 226<br />
27.5 Adgangen <strong>til</strong> å vektlegge negative erfaringer med TDC 226<br />
28 VURDERING AV PROSJEKTORGANISASJONEN I <strong>TTT</strong>-ANSKAFFELSEN 228<br />
28.1 Arbeid i en prosjektorganisasjon 228
28.2 Vurdering <strong>av</strong> prosjektorganisasjonen i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n 229<br />
IX<br />
28.2.1 Generelt 229<br />
28.2.2 Planlegging 229<br />
28.2.3 Tilrettelegging for fremdrift i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n 230<br />
28.2.4 Dokumentasjon i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n 231<br />
28.2.5 Forankring <strong>av</strong> beslutninger i prosjektorganisasjonen 232<br />
28.2.6 Sammenfattende vurdering <strong>av</strong> prosjektstyringen 233<br />
29 ANSVAR FOR INVOLVERTE 234<br />
29.1 Utgangspunkt 234<br />
29.2 Brudd på regler <strong>av</strong> betydning for arbeidsforholdet 235<br />
29.3 Kontraktsrettslige konsekvenser 238<br />
29.4 Brudd på andre lovbestemmelser 241<br />
29.4.1 Korrupsjon 241<br />
29.4.2 Økonomisk utroskap 242<br />
30 ANBEFALINGER 244<br />
30.1 G-Partners forslag <strong>til</strong> anbefalte <strong>til</strong>tak 244<br />
30.2 Tiltak overfor ansatte i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> 245<br />
30.3 Tiltak overfor innleid prosjektleder 245<br />
30.4 Anmeldelse <strong>av</strong> mistanke om straffbare forhold 245<br />
30.5 Generelt om anbefalinger for å styrke graden <strong>av</strong> etterlevelse <strong>av</strong><br />
<strong>anskaffelse</strong>sregelverket 245
XI<br />
Del I Bakgrunn
1 SAMMENDRAG<br />
Bakgrunnen for G-Partners oppdrag er en intern undersøkelse i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
gjennomført <strong>av</strong> Enhet for økonomisk internkontroll med bistand fra <strong>kommune</strong>advokaten.<br />
Den interne undersøkelsen hadde som formål å belyse organisasjonsmessige og<br />
ledelsesmessige sidene ved gjennomføringen <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s konkurranse i den<br />
såkalte <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Konkurransen gjaldt en ramme<strong>av</strong>tale for levering <strong>av</strong> integrerte<br />
kommunikasjonstjenester <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>, og tre leverandører deltok<br />
- Atea<br />
- Ergo Group<br />
- Telenor<br />
Den interne undersøkelsen ble <strong>av</strong>sluttet 11. september 2009, og i rapporten ble det reist<br />
kritikk mot flere forhold ved <strong>anskaffelse</strong>n.<br />
Ved <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s byrådsvedtak 14. september 2009 ble G-Partner gitt følgende<br />
mandat for oppdraget:<br />
”Mål for undersøkelsen er å kartlegge:<br />
• Hele prosessen i konkurransen fra oppstart og frem <strong>til</strong> beslutning om å <strong>av</strong>lyse<br />
konkurransen<br />
• Gjennomføring og håndtering <strong>av</strong> konkurransen, herunder kontakt med<br />
<strong>til</strong>bydergrupperinger<br />
• Om noen <strong>av</strong> <strong>til</strong>byderne har mottatt <strong>til</strong>budsspesifikk informasjon, og eventuelt<br />
kartlegge hvem som har formidlet slik informasjon<br />
• Kommunens evaluering <strong>av</strong> innkomne <strong>til</strong>bud, herunder hvilke prinsipper som har<br />
vært diskutert og anvendt i evalueringsarbeidet<br />
• Styring og kontroll <strong>av</strong> <strong>anskaffelse</strong>sprosessen<br />
• Eventuelt andre forhold knyttet <strong>til</strong> konkurransen”<br />
1<br />
På bakgrunn <strong>av</strong> kartleggingen skal det vurderes:<br />
• Om prosjektet har vært etablert, utviklet og gjennomført i samsvar med eksterne<br />
rammer og regelverk<br />
• Om prosjektet har vært etablert og gjennomført med <strong>til</strong>fredss<strong>til</strong>lende<br />
prosjektstyring<br />
• Dersom det har forekommet brudd på regelverket for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r,<br />
andre lover eller interne instrukser, skal eventuelt ansvar for involverte vurderes<br />
nærmere og grunngis, herunder anbefalinger om eventuelle reaksjoner<br />
• Eventuelle forslag om endringer i framtidig organisering <strong>av</strong> <strong>til</strong>svarende<br />
<strong>anskaffelse</strong>r”
G-Partners frems<strong>til</strong>ling <strong>av</strong> hendelsesforløpet i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n er gitt i denne rapportens<br />
del II. I denne delen presenteres dokumentasjon som kan kaste lys over de faktiske<br />
omstendighetene i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n sammen med de involvertes forklaringer om<br />
hendelsesforløpet gitt som supplement <strong>til</strong> dokumentasjonen.<br />
<strong>Rapport</strong>ens del III inneholder G-Partners vurderinger <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Nedenfor<br />
gjengis noen hovedpunkter i G-Partners vurderinger.<br />
G-Partner mener det ikke ble gjennomført reelle forhandlinger i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Fokus i<br />
forhandlingene var pris, og på det stadiet i konkurransen hvor man skulle gå i gang med<br />
forhandlinger på <strong>til</strong>budenes kvalitet og funksjonalitet, ble det besluttet å gå over <strong>til</strong> en ren<br />
priskonkurranse. Vurderingen <strong>av</strong> forhandlingene er gitt i kapittel 22.2, og G-Partner<br />
konkluderer med at unnlatelsen <strong>av</strong> å gjennomføre reelle forhandlinger var i strid med<br />
<strong>anskaffelse</strong>sregelverket.<br />
Hendelsesforløpet 29. april står sentralt i vurderingen <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Dette var<br />
dagen da Atea og Ergo Group innga <strong>til</strong>bud i andre forhandlingsrunde. G-Partners<br />
vurderinger <strong>av</strong> utviklingen i konkurransen denne dagen er gitt i kapittel 23. G-Partner<br />
konkluderer med at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ikke kunne ta i betraktning et <strong>til</strong>bud fra Atea inngitt<br />
etter <strong>til</strong>budsfristens utløp, og at det heller ikke var grunnlag for å gjenoppta forhandlingene<br />
etter at dette <strong>til</strong>budet ble mottatt.<br />
Mot slutten <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-prosessen oppsto det innad i prosjektgruppen en uenighet omkring<br />
hvordan <strong>til</strong>budenes kvalitative og funksjonelle sider skulle vurderes. I kapittel 24 gis G-<br />
Partners vurdering <strong>av</strong> de rettslige sidene ved <strong>til</strong>budsevalueringen. G-Partner konkluderer<br />
med at vurderingen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene som like på ”kvalitet” og ”funksjonalitet” ikke var basert<br />
på et forsvarlig grunnlag, og at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> som følge <strong>av</strong> svikten i gjennomføringen<br />
<strong>av</strong> forhandlingene ikke hadde et <strong>til</strong>strekkelig godt grunnlag for å evaluere <strong>til</strong>budenes<br />
kvalitet og funksjonalitet.<br />
Utviklingen i konkurransen gjorde at det oppsto en mistanke om at representanter for<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> hadde videreformidlet konkurransesensitiv informasjon <strong>til</strong> Atea og/eller<br />
Ergo Group. G-Partner har ikke funnet det bevist at slik informasjon er videreformidlet,<br />
eventuelt <strong>av</strong> hvem eller på hvilken måte. Kartleggingsarbeidet som er gjennomført for å<br />
<strong>av</strong>dekke eventuell videreformidling <strong>av</strong> sensitiv informasjon er presentert i kapittel 26<br />
sammen med G-Partners vurderinger.<br />
I kapittel 27 gis G-Partners vurdering som konkluderer med at det grunnleggende kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong><br />
likebehandling er <strong>til</strong>sidesatt ved flere anledninger. Etter G-Partners oppfatning hadde<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ikke anledning <strong>til</strong> å legge vekt på tidligere negative erfaringer med TDC<br />
i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n.<br />
Kapittel 28 omhandler prosjektorganisasjonen i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Etter G-Partners<br />
vurdering har det mest alvorlige vært at den prosjektorganisasjonen som var etablert ikke<br />
2
har fungert eller blitt benyttet som forutsatt fordi enkeltpersoner tok sentrale <strong>av</strong>gjørelser<br />
som skulle vært tatt <strong>av</strong> styringsgruppen og prosjektgruppen.<br />
I kapittel 29 vurderes ansvar for de involverte.<br />
Til slutt i rapporten gir G-Partner i kapittel 30 sine anbefalinger <strong>til</strong> forbedrings<strong>til</strong>tak for å<br />
redusere muligheten for liknende <strong>til</strong>feller i fremtiden.<br />
2 OPPDRAGETS BAKGRUNN OG MANDAT<br />
2.1 Bakgrunn<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> kunngjorde 2. juli 2008 en konkurranse med forhandling om<br />
ramme<strong>av</strong>tale for levering <strong>av</strong> integrerte kommunikasjonstjenester <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
(heretter omtalt som <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n). Etter en prekvalifiseringsrunde ble tre<br />
leverandører invitert <strong>til</strong> konkurransen, og frist for å inngi første <strong>til</strong>bud i konkurransen var<br />
26. januar 2009.<br />
Mens konkurransen fortsatt pågikk, mottok prosjekteier og lederen <strong>av</strong> styringsgruppen 30.<br />
april 2009 en e-post om mulige irregulære forhold relatert <strong>til</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>sprosessen. I<br />
e-posten tas flere forhold relatert <strong>til</strong> gjennomføringen <strong>av</strong> prosessen opp. Senere ble det<br />
sendt ytterligere bekymringsmeldinger fra andre aktører i prosessen, hvor det blant annet<br />
ble s<strong>til</strong>t spørsmål ved om leverandører var f<strong>av</strong>orisert på usaklig grunnlag og om<br />
konkurransesensitiv informasjon var videreformidlet <strong>til</strong> en <strong>av</strong> leverandørene.<br />
Det ble på denne bakgrunn iverksatt en undersøkelse gjennomført i perioden medio juni <strong>til</strong><br />
medio september <strong>av</strong> Enhet for økonomisk internkontroll (heretter omtalt som<br />
internkontrollenheten) i <strong>kommune</strong>n med bistand fra <strong>kommune</strong>advokaten. Undersøkelsen<br />
hadde <strong>til</strong> formål å belyse de organisasjonsmessige og ledelsesmessige sidene ved<br />
<strong>anskaffelse</strong>sprosessen, og å <strong>av</strong>klare om konkurransen var gjennomført i tråd med<br />
regelverket. <strong>Rapport</strong> fra den interne undersøkelsen ble ferdigs<strong>til</strong>t 11. september 2009, og i<br />
rapporten ble det reist kritikk mot flere forhold ved <strong>anskaffelse</strong>n.<br />
Det ble på bakgrunn <strong>av</strong> internkontrollenhetens undersøkelser besluttet å gjennomføre en<br />
ekstern undersøkelse <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Etter en forutgående konkurranse ble oppdraget<br />
<strong>til</strong>delt Advokatfirmaet G-Partner AS (G-Partner).<br />
3
2.2 Mandat<br />
Ved <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s byrådsvedtak 14. september 2009 ble G-Partner gitt følgende<br />
mandat for oppdraget:<br />
”Mål for undersøkelsen er å kartlegge:<br />
• Hele prosessen i konkurransen fra oppstart og frem <strong>til</strong> beslutning om å <strong>av</strong>lyse<br />
konkurransen<br />
• Gjennomføring og håndtering <strong>av</strong> konkurransen, herunder kontakt med<br />
<strong>til</strong>bydergrupperinger<br />
• Om noen <strong>av</strong> <strong>til</strong>byderne har mottatt <strong>til</strong>budsspesifikk informasjon, og eventuelt<br />
kartlegge hvem som har formidlet slik informasjon<br />
• Kommunens evaluering <strong>av</strong> innkomne <strong>til</strong>bud, herunder hvilke prinsipper som har<br />
vært diskutert og anvendt i evalueringsarbeidet<br />
• Styring og kontroll <strong>av</strong> <strong>anskaffelse</strong>sprosessen<br />
• Eventuelt andre forhold knyttet <strong>til</strong> konkurransen”<br />
På bakgrunn <strong>av</strong> kartleggingen skal det vurderes:<br />
• Om prosjektet har vært etablert, utviklet og gjennomført i samsvar med eksterne<br />
rammer og regelverk<br />
• Om prosjektet har vært etablert og gjennomført med <strong>til</strong>fredss<strong>til</strong>lende<br />
prosjektstyring<br />
• Dersom det har forekommet brudd på regelverket for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r,<br />
andre lover eller interne instrukser, skal eventuelt ansvar for involverte vurderes<br />
nærmere og grunngis, herunder anbefalinger om eventuelle reaksjoner<br />
• Eventuelle forslag om endringer i framtidig organisering <strong>av</strong> <strong>til</strong>svarende<br />
<strong>anskaffelse</strong>r”<br />
3 UNDERSØKELSENS OMFANG OG AVGRENSNINGER<br />
Underveis i gjennomføringen <strong>av</strong> undersøkelsen har det vært holdt jevnlige statusmøter<br />
mellom oppdragsgiver og G-Partner. I disse møtene er blant annet følgende forhold <strong>av</strong><br />
betydning for undersøkelsen <strong>av</strong>klart:<br />
• Det foretas lydopptak <strong>av</strong> samtaler, men disse slettes etter at referat er godkjent.<br />
• Deltakelse i samtale med G-Partner er basert på frivillighet<br />
• Referat fra samtaler skal overleveres oppdragsgiver etter oppdragets <strong>av</strong>slutning.<br />
• G-Partner skal ikke utrede eller vurdere om beslutningen om å <strong>av</strong>lyse konkurransen<br />
var i tråd med gjeldende regelverk.<br />
• Kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> kontradiksjon ivaretas <strong>av</strong> G-Partner<br />
• Resultatene fra undersøkelsene skal så langt som mulig gjøres offentlig <strong>til</strong>gjengelig,<br />
likevel slik at lovpålagte kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> taushetsplikt ivaretas. Rent praktisk løses dette ved<br />
at det lages en fullstendig rapport <strong>til</strong> oppdragsgiver, og at det samtidig utarbeides en<br />
bearbeidet versjon ment for offentligheten.<br />
4
5<br />
• Konkurranse<strong>til</strong>synet er orientert om mulige konkurranserettslige spørsmål i <strong>TTT</strong>prosessen.<br />
G-Partner har gitt Konkurranse<strong>til</strong>synet informasjon, men en vurdering <strong>av</strong><br />
konkurranserettslige spørsmål inngår ikke i mandatet.<br />
4 GJENNOMFØRING OG METODE<br />
4.1 Gjennomføringen <strong>av</strong> utredningen<br />
Det er ikke gitt lovregler eller forskrifter som særskilt regulerer kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> fremgangsmåten<br />
eller innholdet <strong>av</strong> en utredning som den G-Partner har foretatt. De relevante rettslige<br />
normene bygger på forskjellige grunnlag, alt fra lov, forskrift og rettslige prinsipper <strong>til</strong> rene<br />
hensiktsmessighetsvurderinger <strong>av</strong> hva som er den optimale fremgangsmåte for på en<br />
betryggende måte å ende opp med et mest mulig korrekt faktum. Valg <strong>av</strong> fremgangsmåte<br />
og vurderinger <strong>av</strong> selve bevisresultatene skal skje i tråd med de føringer som følger når de<br />
ulike rettslige grunnlagene holdes opp mot hverandre.<br />
De gjennomførte undersøkelsene har tatt sikte på å belyse saken, slik den fremstår <strong>av</strong><br />
mandatbeskrivelsen. G-Partner har hatt ansvaret for å planlegge og gjennomføre<br />
undersøkelsen. <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har lagt forholdene <strong>til</strong> rette for at undersøkelsen har<br />
kunnet skje i tråd med de ønsker G-Partner har hatt angående fremdrift og gjennomføring.<br />
4.2 G-Partners ressurser og forholdet <strong>til</strong> bes<strong>til</strong>ler/oppdragsgiver<br />
Utredningsarbeidet har vært organisert som et prosjekt (teamarbeid) satt sammen <strong>av</strong><br />
medarbeidere fra G-Partner. Følgende personer har deltatt i utredningsarbeidet:<br />
• Advokat Anders Venemyr (ansvarlig advokat og prosjektleder frem <strong>til</strong> 1. februar<br />
2010)<br />
• Advokat Erling Grimstad (ansvarlig advokat fra og med 1. februar 2010)<br />
• Seniorrådgiver Lars Wilberg (prosjektleder fra og med 1. februar 2010)<br />
• Advokatfullmektig Kristian Dahle Trygstad<br />
Advokat Anders Venemyr sluttet i G-Partner ved fratredelses<strong>av</strong>tale 1. februar 2010 og gikk<br />
samtidig ut <strong>av</strong> samtlige oppg<strong>av</strong>er i firmaet.<br />
G-Partner har i utredningsperioden vært jevnlig i kontakt med oppdragsgiver (<strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> v/Internkontrollenheten). Gjennom statusmøter og annen informasjonsflyt er<br />
Internkontrollenheten holdt løpende orientert om planleggingen, organiseringen, styringen<br />
og fremdriften <strong>av</strong> utredningen.
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har s<strong>til</strong>t <strong>til</strong> rådighet de ressurser det har vært behov for gjennom<br />
utredningsarbeidet, og har lagt forholdene <strong>til</strong> rette for at G-Partner har kunnet gjennomføre<br />
arbeidet på en selvstendig måte. <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har bistått med å fremskaffe etterspurt<br />
informasjon, også etter at arbeidet startet. I <strong>til</strong>legg har <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> underveis i<br />
undersøkelsene bidratt <strong>til</strong> å <strong>av</strong>klare spørsmål om omfang og <strong>av</strong>grensning <strong>av</strong> utredningen.<br />
4.3 Utredning og bevisbedømmelse<br />
En sentral <strong>av</strong>veining i en utredning som denne er hvor grundige undersøkelser som skal<br />
gjennomføres. Hensynet <strong>til</strong> saksopplysning og fremskaffelse <strong>av</strong> relevant informasjon må<br />
veies opp mot kostnadene forbundet med dette arbeidet, sammen med hensynet <strong>til</strong> fremdrift<br />
for å ivareta hensynet <strong>til</strong> de involverte.<br />
G-Partner har sett hen <strong>til</strong> utredningsprinsippet i straffeprosessloven § 294 og<br />
forvaltningsloven § 17. Det er metodisk søkt gjennomgått et antatt representativt materiale,<br />
og vi har forsøkt å kombinere informasjon fra ulike informasjonsbærere, for eksempel<br />
intervjuobjekter, saksdokumenter og andre skrevne dokumenter for å skaffe et bredest og<br />
sikrest mulig <strong>av</strong>gjørelsesgrunnlag. Til forskjell fra Internkontrollenhetens gjennomgang har<br />
G-Partner også innhentet informasjon fra flere eksterne kilder.<br />
G-Partner har lagt seg på en forsiktig linje når det gjelder bevisbedømmelse og<br />
bevisvurderinger. Hvor vi ikke har kunnet <strong>av</strong>klare faktum på forsvarlig måte i form <strong>av</strong> sikre<br />
informasjonsbærere og dokumentbevis, er det i svært liten grad trukket konklusjoner kun<br />
på basis <strong>av</strong> alminnelige erfaringssetninger og sannsynlighetsbetraktninger. Ved innbyrdes<br />
motstridende opplysninger er det sett hen <strong>til</strong> alminnelige regler om bevisvurdering,<br />
herunder regelen om at skriftlige bevis fra det aktuelle tidsrommet skal <strong>til</strong>legges stor vekt. 1<br />
G-Partner har lagt vekt på å bidra <strong>til</strong> et mest mulig fullstendig vurderingsgrunnlag,<br />
deriblant ved å synliggjøre tvil og peke på usikkerhetsfaktorer. Dette er i tråd med føringer<br />
gitt i beskrivelsen <strong>av</strong> kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> undersøkelsesrapporter i NOU 2009:9 Lov om<br />
undersøkelseskommisjoner, kapittel 31.2.<br />
Når det gjelder bevisbyrderegler, har G-Partner lagt sannsynlighetsovervektsprinsippet <strong>til</strong><br />
grunn for sivilrettslige normer. I vurderingen <strong>av</strong> strafferettslige normer (her begrenset <strong>til</strong> de<br />
objektive straffbarhetsvilkår) er det lagt <strong>til</strong> grunn et mye strengere beviskr<strong>av</strong>, slik dette f.<br />
eks. fremgår <strong>av</strong> Rt 1978 side 882 og side 884. Det presises at G-Partner sine vurderinger <strong>av</strong><br />
strafferettslige normer er begrenset <strong>til</strong> straffebudets objektive gjerningsbeskrivelse.<br />
Subjektive vilkår, som vurdering <strong>av</strong> skyld, bedømmes ikke i denne utredningen.<br />
1 Slik eksempelvis Rt 1998 side 1565<br />
6
4.4 Innhenting <strong>av</strong> informasjon<br />
4.4.1 Generelt<br />
<strong>Rapport</strong>en er i hovedsak basert på dokumenter, herunder elektronisk lagret informasjon, og<br />
samtaler.<br />
Mandatet ber blant annet om en vurdering <strong>av</strong> mulig ulovlige forhold. Det<br />
utredningsarbeidet som G-Partner har utført i denne saken er ikke en etterforskning. Det er<br />
kun politiet som bør og kan gjennomføre etterforskninger. G-Partner har ikke adgang <strong>til</strong> å<br />
benytte straffeprosessuelle tvangsmidler eller på annet grunnlag gi pålegg om fremleggelse<br />
<strong>av</strong> bevis, herunder pålegge involverte personer å forklare seg eller forklare seg sant. Dette<br />
og de etterforskningstaktiske virkemidler politiet kan benytte, er det som særlig skiller den<br />
form for utredning G-Partner har foretatt fra etterforskning. I dette ligger også at subjektive<br />
elementer slik som motiv/formål med handlinger eller unnlatelser bare i helt begrenset grad<br />
kan identifiseres ved en utredning som denne.<br />
I de følgende punktene gis det en kort redegjørelse for innhenting og oppbevaring <strong>av</strong><br />
informasjon.<br />
4.4.2 Dokumentasjon<br />
Dokumentene har vi primært fått <strong>til</strong>gang <strong>til</strong> fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> eller fra andre personer<br />
med kunnskap om saken, samt fra åpne kilder og offentlig <strong>til</strong>gjengelige registre.<br />
G-Partner fikk ved oppdragets start utlevert informasjon og dokumentasjon fra<br />
Internkontrollenhetens gjennomgang <strong>av</strong> saken. I <strong>til</strong>legg fikk G-Partner <strong>til</strong>gang <strong>til</strong> den<br />
relevante delen <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s saksbehandlingssystem, BK-sak, og<br />
prosjektallmenningen som ble brukt <strong>til</strong> å lagre dokumenter i <strong>TTT</strong>-prosessen. Det er videre<br />
gjennomført sikring <strong>av</strong> elektronisk lagret informasjon <strong>til</strong>hørende enkelte <strong>av</strong> de involverte<br />
personene, og det er gjennomført temabaserte søk i denne informasjonen. Nærmere omtale<br />
<strong>av</strong> denne delen <strong>av</strong> undersøkelsen er gitt i neste punkt.<br />
Underveis i utredningsarbeidet har G-Partner også fått overlevert dokumentasjon i<br />
forbindelse med samtaler med involverte personer.<br />
All dokumentasjon G-Partner har innhentet, er oppbevart i samme stand som da vi fikk<br />
dokumentasjonen. Eventuelle påtegninger er gjort på kopier, og påtegninger på originale<br />
dokumenter er foretatt før overlevering <strong>til</strong> G-Partner. All informasjon vil bli <strong>til</strong>bakelevert<br />
oppdragsgiver ved ferdigs<strong>til</strong>lelse <strong>av</strong> oppdraget, og all elektronisk informasjon vil bli slettet.<br />
7
4.4.3 Særlig om elektronisk lagret informasjon<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> v/ byråd G fattet 9. juli 2009 vedtak om sikring <strong>av</strong> sentral e-post boks og<br />
e-post arkiv på H-området (personlig lagringsområde på <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s server) for<br />
følgende personer:<br />
Sikringen ble gjennomført <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> v/IKT Drift 9. juli 2009, ved at <strong>til</strong>gjengelig<br />
e-post på sentral postboks og eventuelle e-postarkiver ble kopiert ut på en ekstern HD.<br />
G-Partner inngikk etter <strong>til</strong>deling <strong>av</strong> oppdraget en databehandler<strong>av</strong>tale med <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> for å sikre ivaretakelse <strong>av</strong> de kr<strong>av</strong> som fremkommer i personopplysningsloven<br />
om tredjepart (databehandler) sin håndtering <strong>av</strong> elektronisk lagret informasjon på vegne <strong>av</strong><br />
behandlingsansvarlig.<br />
G-Partner har fått <strong>til</strong>gang <strong>til</strong> det sikrede materialet på den eksterne harddisken, og har sikret<br />
dette ved speilkopiering. Det sikrede materiale ble deretter oppbevart nedlåst uten videre<br />
undersøkelser i påvente <strong>av</strong> videre prosess med varsling <strong>av</strong> de ansatte og forespørsel om<br />
samtykke <strong>til</strong> innsyn.<br />
G-Partner gjennomførte 29. og 30. september 2009 orienteringsmøter med de 7 ansatte som<br />
var berørt <strong>av</strong> vedtaket om sikring fattet 9. juli 2009. På møtene ble det redegjort for<br />
bakgrunnen for sikringen, samt gitt en orientering om hvilke regler som gjelder for<br />
arbeidsgivers innsyn i ansattes elektronisk lagret materiale og hvilke rettigheter den ansatte<br />
har i slike saker. Det ble i <strong>til</strong>legg overlevert et informasjonsskriv som innholdt<br />
opplysninger om det som ble formidlet i møte.<br />
På møtet ble det også orientert om Byrådsvedtak <strong>av</strong> 15. september 2009, og beslutningen<br />
om sikring <strong>av</strong> lokale datamaskiner i <strong>til</strong>legg <strong>til</strong> e-post og filer fra H-område.<br />
De berørte ble forelagt en samtykkeerklæring <strong>til</strong> sikring og søk i elektronisk lagret<br />
informasjon, sammen med orienteringsskrivet. Samtykkeerklæringen omhandlet også<br />
datamaskiner som ble disponert i arbeidsforholdet. Det er grundig redegjort for<br />
fremgangsmåten og mulighet <strong>til</strong> selv eller via representant å være <strong>til</strong> stede under<br />
gjennomgangen. De berørte ble gjort oppmerksom på at de ikke behøvde ta s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong><br />
samtykkeerklæringen under møtet, og at de hadde anledning <strong>til</strong> å rådføre med andre før de<br />
tok en <strong>av</strong>gjørelse.<br />
8
Samtlige samtykket <strong>til</strong> sikring og gjennomgang under møtet, og to personer ønsket å være<br />
<strong>til</strong> stede under søket. Noe senere i prosessen frafalt de dette kr<strong>av</strong>et og samtykket <strong>til</strong> søk<br />
uten <strong>til</strong>stedeværelse.<br />
På bakgrunn <strong>av</strong> samtykke ble det sikret ni datamaskiner og én ekstern harddisk som ble<br />
benyttet som dokumentarkiv <strong>av</strong> Den eksterne harddisken ble frivillig<br />
overlevert <strong>av</strong> med den begrunnelsen at han ønsket at G-Partner skulle få et<br />
fullstendig dokumentasjonsgrunnlag for sine undersøkelser. Harddisken var kryptert og<br />
oppga selv passord for at informasjonen skulle bli <strong>til</strong>gjengelig. Etter at søkene<br />
var gjennomført ble det gjennomført en orientering med den enkelte, hvor det ble redegjort<br />
for fremgangsmåte og søkeresultat. I den forbindelse ble det også utlevert et<br />
informasjonsskriv om søket.<br />
På bakgrunn <strong>av</strong> nye opplysninger fremskaffet i utredningsarbeidet om kontakt mellom<br />
og , fattet Byrådet 8. januar 2010 vedtak om sikring <strong>av</strong><br />
elektronisk lagret informasjon <strong>til</strong>hørende . sluttet i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
ble i e-post fra G-Partner 15. januar 2010 informert om sikringen. Vedlagt e-posten<br />
fulgte kopi <strong>av</strong> vedtak og orienteringsbrev om sikring og søk i elektronisk lagret<br />
informasjon fra G-Partner. ble anmodet om å vurdere samtykke <strong>til</strong> gjennomgang <strong>av</strong> den<br />
sikrede informasjonen på et eget skjema. Han returnerte samme dag utfylt skjema hvor han<br />
samtykket uten ønske om <strong>til</strong>stedeværelse under prosessen. Han ba samtidig om kopi <strong>av</strong><br />
eventuell informasjon som ble benyttet.<br />
ble i e-post 27. januar 2010 orientert om at søk var gjennomført uten at dette hadde gitt<br />
relevante treff, og at ingen informasjon var trukket ut fra datagrunnlaget.<br />
4.4.4 Informasjon fra offentlige registre<br />
Som et ledd i utredningsarbeidet er det innhentet informasjon fra internett og offentlige<br />
registre. Resultatet fra informasjonsinnhentingen er overlevert oppdragsgiver.<br />
4.4.5 Tipsmottak<br />
Innledningsvis i undersøkelsen ble det etablert et mottak for tips og informasjon i saken, og<br />
det ble publisert en oppfordring på <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s hjemmesider om å videreformidle<br />
informasjon. To henvendelser har kommet, én <strong>av</strong> disse anonymt. Begge tipsene er vurdert<br />
9
opp mot temaet for undersøkelsen, men tipsene har ikke gitt informasjon ut over det som<br />
har vært kjent.<br />
4.4.6 Samtaler<br />
G-Partner har innhentet informasjon gjennom samtaler, og personer som antas å ha relevant<br />
informasjon er gitt muligheten <strong>til</strong> å gjøre G-Partner kjent med denne. G-Partner har også<br />
mottatt flere svar og andre redegjørelser pr e-post. Sentrale personer i saken er gitt<br />
anledning <strong>til</strong> å supplere/korrigere de opplysninger som fremgår <strong>av</strong> de skriftlige<br />
informasjonskildene.<br />
Informasjonsinnhenting gjennom samtaler har primært skjedd ved samtaler med ansatte i<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og hos de aktuelle leverandørene. Det er i <strong>til</strong>legg funnet hensiktsmessig å<br />
gjennomføre enkelte samtaler også med andre personer med <strong>til</strong>knytning <strong>til</strong> saken.<br />
Til sammen er det gjennomført samtaler med 29 personer <strong>til</strong>knyttet <strong>TTT</strong>-prosessen, fra<br />
<strong>kommune</strong>n, fra Atea og fra Ergo Group. Fem <strong>av</strong> disse har s<strong>til</strong>t <strong>til</strong> to samtaler. Tre personer<br />
har i <strong>til</strong>legg svart på spørsmål <strong>til</strong>sendt pr e-post. Det er kun én person som ikke har s<strong>til</strong>t <strong>til</strong><br />
samtale etter forespørsel.<br />
De gjennomførte samtalene og den <strong>til</strong>sendte informasjonen har gitt <strong>til</strong>gang <strong>til</strong> sentrale<br />
dokumenter og har ellers bidratt <strong>til</strong> å kaste lys over den informasjonen som fremgår <strong>av</strong><br />
skriftlige dokumenter i saken. Kun de forholdene vi mener er <strong>til</strong>strekkelig dokumentert<br />
gjennom den utførte informasjonsinnhentingen, er beskrevet i rapporten.<br />
Forut for samtaler vi har gjennomført har intervjuobjektet mottatt informasjon om<br />
undersøkelsene, og om at det anses å være frivillig å delta i en slik samtale. Samtidig har<br />
det blitt informert om at samtalen blir tatt opp på bånd, og at lydopptaket vil bli brukt <strong>til</strong> å<br />
nedtegne et skriftlig referat fra samtalen. Referatet har blitt oversendt <strong>til</strong> godkjenning, og<br />
etter at et godkjent referat foreligger, er lydopptaket slettet. Eventuelle innspill fra<br />
intervjuobjektet om endringer/presiseringer <strong>av</strong> referatene er hensyntatt. Alle som har ønsket<br />
det, har hatt muligheten <strong>til</strong> å la seg bistå under samtalene, og alle har dessuten blitt gjort<br />
kjent med at oppdragsgiver vil få utlevert samtalereferatene etter at G-Partner har <strong>av</strong>sluttet<br />
oppdraget.<br />
4.4.7 Informasjonsinnhenting om teletrafikk på enkelte involverte personer<br />
Som et ledd i undersøkelsene <strong>av</strong> mulig videreformidling <strong>av</strong> konkurransesensitiv<br />
informasjon <strong>til</strong> leverandørene ble det 30. september 2009 rettet en henvendelse <strong>til</strong> TDC,<br />
som er <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s nåværende leverandør <strong>av</strong> fasttelefoni- og mobiltelefontjenester.<br />
Formålet med henvendelsen var å <strong>av</strong>klare hvilke muligheter som forelå for uthenting <strong>av</strong><br />
spesifiserte fakturaer som viste trafikk mellom bestemte telefonnummer i en <strong>av</strong>grenset<br />
tidsperiode <strong>av</strong> betydning for utredningsarbeidet. Det ble innledningsvis anmodet om<br />
10
spesifisert faktura så langt <strong>til</strong>bake i tid som mulig, senere ble dette innsnevret <strong>til</strong> å gjelde i<br />
perioden mars <strong>til</strong> og med juni 2009.<br />
TDC ga <strong>til</strong>bakemelding om at det på grunn <strong>av</strong> sletterutiner ikke ville være mulig å<br />
fremskaffe informasjon om telefontrafikk lengre <strong>til</strong>bake enn <strong>til</strong> juni 2009. Etter dette ble<br />
det besluttet at det ikke skulle iverksettes videre <strong>til</strong>tak for å innhente denne informasjonen.<br />
Det fremstår som lite sannsynlig at trafikkinformasjon fra perioden fra og med juni 2009<br />
vil kunne være egnet <strong>til</strong> å belyse saken.<br />
4.5 Kontradiksjon<br />
Kontradiktorisk saksbehandling innebærer i en undersøkelse som denne at den eller de som<br />
det kan bli aktuelt å kritisere i den endelige rapporten, må få anledning <strong>til</strong> å gi sine<br />
synspunkter og supplere/imøtegå annen informasjon før undersøkelsen ferdigs<strong>til</strong>les.<br />
En side ved kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> kontradiksjon er at de som uttaler seg i saken, skal få innsyn i de<br />
opplysninger som blir lagt <strong>til</strong> grunn i rapporten. Det klare utgangspunktet er at slikt innsyn<br />
skal skje etter anmodning fra den det gjelder, se for eksempel straffeprosessloven § 242 om<br />
innsyn i straffesaksdokumenter. Den samme begrensningen følger underforstått <strong>av</strong><br />
forvaltningsloven § 18, og <strong>av</strong> § 21 fremgår det implisitt at innsyn må kreves.<br />
Kontradiksjon er en sentral rettssikkerhetsgaranti. Når de som presumptivt kan bidra <strong>til</strong><br />
sakens opplysning har fått anledning <strong>til</strong> å fremlegge sine synspunkter, gjøres<br />
beslutningstakeren kjent med eventuelle kryssende standpunkter som gjør seg gjeldende og<br />
tar disse i betraktning i sine <strong>av</strong>veininger.<br />
Det er videre få – om noen – som har bedre forutsetninger for å kjenne et hendelsesforløp<br />
enn de som har vært involvert i saken. Kontradiktorisk behandling kan derfor gi nyttige<br />
innspill som bidrar <strong>til</strong> å øke kvaliteten på det endelige produktet, i dette <strong>til</strong>fellet G-Partners<br />
rapport.<br />
Personer med <strong>til</strong>knytning <strong>til</strong> saken er gitt mulighet <strong>til</strong> å gi informasjon de mener er <strong>av</strong><br />
betydning for undersøkelsene. Intervjuobjekter er herunder gitt anledning <strong>til</strong> å uttale seg om<br />
temaer <strong>av</strong> sentral betydning. Primært har dette skjedd ved at det er åpnet for besvarelse <strong>av</strong><br />
spørsmål i saken, skriftlig eller ved personlig oppmøte. Denne formen for kontradiksjon er<br />
viktig for å sikre en forsvarlig utredning <strong>av</strong> saken og ivaretakelse <strong>av</strong> de involvertes<br />
rettigheter. Etter gjennomførte samtaler har det blitt nedtegnet et samtalereferat, som<br />
vedkommende i etterkant har fått anledning <strong>til</strong> å gå gjennom og korrigere. Innholdet i<br />
samtalereferatet er lagt i de videre undersøkelsene.<br />
Samtlige personer som har s<strong>til</strong>t <strong>til</strong> samtale har blitt informert om G-Partners mandat og om<br />
at referatet kan bli benyttet som underlagsdokumentasjon i granskingsrapporten, Både ved<br />
11
innkalling <strong>til</strong>, og innledningsvis i samtalene, er det informert om at samtalen er basert på<br />
frivillighet.<br />
Innspill fra involverte personer har bidratt <strong>til</strong> sakens opplysning, og flere <strong>av</strong> innspillene har<br />
vært nyttige for utredningsarbeidet.<br />
I kontakten med enkeltpersoner har G-Partner også søkt å ivareta den enkeltes behov for å<br />
bli informert, rettssikkerhetsmessig ivaretatt og behandlet med alminnelig respekt og<br />
høflighet. G-Partner har lagt særlig vekt på å oppnå en samarbeidsbasert kommunikasjon<br />
med personer som har vært berørt <strong>av</strong> undersøkelsen. Hovedsiktemålet har vært å legge<br />
grunnlaget for medinnflytelse gjennom kontradiksjon og å oppnå kvalitetssikring <strong>av</strong><br />
granskingsprosessen og granskingsresultatet. Kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> kontradiktorisk behandling rekker<br />
imidlertid ikke lengre enn <strong>til</strong> at den som berøres skal gis en mulighet <strong>til</strong> å imøtegå<br />
bevis/opplysninger <strong>av</strong> betydning for deres forhold. Selv om en person skulle nekte å<br />
forklare seg eller ikke forklarer seg fullstendig, vil det følgelig være <strong>til</strong>strekkelig at<br />
vedkommende har fått anledning <strong>til</strong> det.<br />
G-Partner har generelt oppnådd godt samarbeid med alle berørte, og flere enkeltpersoner<br />
har gitt informasjon og bidratt med å s<strong>til</strong>le <strong>til</strong> rådighet skriftlig dokumentasjon som ikke har<br />
vært <strong>til</strong>gjengelig fra andre kilder.<br />
5 ORGANISERING OG GJENNOMFØRING AV IKT-VIRKSOMHETEN I<br />
12<br />
BERGEN KOMMUNE<br />
5.1 Organisering <strong>av</strong> byråds<strong>av</strong>deling for finans, konkurranse og oms<strong>til</strong>ling<br />
IKT-virksomheten i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> er organisert under byråds<strong>av</strong>deling for finans,<br />
konkurranse og oms<strong>til</strong>ling. Denne byråds<strong>av</strong>delingen er organisert slik:
Innledningsvis i <strong>TTT</strong>-prosessen var denne byråds<strong>av</strong>delingen ledet <strong>av</strong> byråd F. Etter<br />
endringer <strong>av</strong> byrådssammensetningen 29. april 2009, ble G ansvarlig fagbyråd. G ble valgt<br />
inn på Stortinget høsten 2009, og han fratrådte da sitt verv som byråd.<br />
5.2 Seksjon for konkurranse og utvikling (SKU)<br />
Seksjon for konkurranse og utvikling (SKU)<br />
var ved oppstart <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-prosessen organisert slik:<br />
13
IKT-virksomheten i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> fungerer etter en "bes<strong>til</strong>ler – leverandør modell". I<br />
denne modellen er to enheter etablert<br />
14<br />
- IKT Drift som er <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s prefererte leverandør <strong>av</strong> driftstjenester<br />
<strong>av</strong> alle IKT-systemer, fagsystemer og infrastruktur. IKT Drift er organisert<br />
som en egen resultatenhet i BFKO, og Direktør IKT Drift (H) er underlagt<br />
kommunaldirektør BFKO.<br />
- IKT Forretningsutvikling som er bes<strong>til</strong>lerenheten som ivaretar de<br />
konsernovergripende strategiske føringene for IKT-området, samt<br />
handlings- og investeringsplanen for IKT-området. IKT<br />
Forretningsutvikling er en del <strong>av</strong> SKU, og <strong>av</strong>delingssjef IKT<br />
Forretningsutvikling er underlagt direktør SKU ( ).<br />
Det er kommunaldirektør BFKO som har det overordnede ansvaret for IKTvirksomheten<br />
i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
Innkjøpsenheten var under gjennomføringen <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-prosessen underlagt SKU.<br />
Innkjøpsenheten har det overordnede ansvaret for overholdelsen <strong>av</strong><br />
<strong>anskaffelse</strong>sregelverket, for inngåelse og bruk <strong>av</strong> større felles<strong>av</strong>taler (ramme<strong>av</strong>taler), samt<br />
rådgivning og utvikling i forbindelse med <strong>kommune</strong>ns forsynings- og innkjøpsfunksjon.<br />
Kjernevirksomheten <strong>til</strong> innkjøpsenheten er knyttet <strong>til</strong> rådgivning og bistand i forbindelse<br />
med regelverk og <strong>av</strong>taler. Innkjøpsenheten er også involvert i en rekke større prosjekter<br />
knyttet <strong>til</strong> problems<strong>til</strong>linger som privatisering <strong>av</strong> offentlig virksomhet og<br />
utviklingsprosjekter under ulike fag<strong>av</strong>delinger og etater under <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.
6 Regelverket for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r<br />
6.1 Generelt<br />
I det følgende redegjøres det for deler <strong>av</strong> <strong>anskaffelse</strong>sregelverket som antas å ha betydning<br />
for de forhold som har vært utredet <strong>av</strong> G-Partner. Det er kun <strong>anskaffelse</strong>srettslige temaer<br />
som kan få betydning for de senere vurderingene som behandles her, og frems<strong>til</strong>lingen<br />
nedenfor skal på ingen måte forstås som en dekkende og fullstendig beskrivelse <strong>av</strong><br />
<strong>anskaffelse</strong>sreglene.<br />
Et <strong>anskaffelse</strong>srettslig tema som ikke behandles i gjennomgangen nedenfor, er reglene om<br />
erstatning ved brudd på <strong>anskaffelse</strong>sreglene. I mandatet er G-Partners undersøkelser<br />
begrenset i tid frem <strong>til</strong> tidspunktet for <strong>av</strong>lysning <strong>av</strong> konkurransen. I tidsrommet som er<br />
utredet og vurdert har det følgelig ikke vært truffet noen beslutning angående <strong>av</strong>slutning <strong>av</strong><br />
konkurransen. Mandatet er i lys <strong>av</strong> dette forstått slik at det ikke omfatter vurderinger <strong>av</strong><br />
leverandørenes eventuelle kr<strong>av</strong> på erstatning.<br />
6.2 Grunnkr<strong>av</strong> <strong>til</strong> offentlige <strong>anskaffelse</strong>r<br />
De detaljerte reglene for gjennomføringen <strong>av</strong> offentlige <strong>anskaffelse</strong>r suppleres med<br />
grunnleggende kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> <strong>anskaffelse</strong>sprosessen. De grunnleggende kr<strong>av</strong>ene er konkretisert i<br />
lov om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 5 og forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 3-1.<br />
De grunnleggende kr<strong>av</strong>ene er retningsgivende for hvordan prosedyrereglene gitt i lov og<br />
forskrift skal tolkes, og utgangspunktet er at disse reglene så langt som mulig skal tolkes i<br />
tråd med de grunnleggende kr<strong>av</strong>ene. 2 I <strong>til</strong>legg kan man utlede regler for fremgangsmåten<br />
direkte <strong>av</strong> de grunnleggende kr<strong>av</strong>ene. 3<br />
Helt sentralt blant de grunnleggende kr<strong>av</strong>ene står kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> konkurranse. Oppdragsgivere<br />
plikter så langt som mulig å basere sine innkjøp på konkurranse, og gjennomføringen <strong>av</strong><br />
reelle konkurranser er en grunnleggende forutsetning for å sikre mest mulig effektive<br />
innkjøp. 4 Årsaken <strong>til</strong> at konkurranse bidrar <strong>til</strong> å utnytte markedspotensialet, er at<br />
leverandørene i en konkurranse presser hverandre, og i en reell konkurranse går kontrakten<br />
<strong>til</strong> den leverandøren som alt i alt leverer det beste <strong>til</strong>budet. Baseres innkjøpene på en<br />
forutgående konkurranse får man også en annen gevinst, nemlig at leverandører som ikke<br />
når frem i konkurransen ser hvilke elementer de må forbedre seg på. Slik kan offentlige<br />
oppdragsgivere bidra <strong>til</strong> å utvikle et konkurransedyktig næringsliv.<br />
2 Se blant annet EF-domstolen i sak C-470/99 <strong>av</strong>snitt 53<br />
3 Slik Rt 2000 side 1706 og flere saker <strong>av</strong>gjort <strong>av</strong> KOFA, blant annet KOFA 2003/3 og KOFA 2003/59<br />
4 Se NOU 1997:21 side 21<br />
15
Det grunnleggende kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> likebehandling er en forutsetning for konkurranse som<br />
grunnlag for valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud. 5 Likebehandling innebærer at like <strong>til</strong>feller skal vurderes likt og<br />
ulike <strong>til</strong>feller skal vurderes ulikt, med mindre det er en saklig og lovlig grunn <strong>til</strong><br />
forskjellsbehandlingen. 6 Dette kr<strong>av</strong>et gjelder for alle stadier i konkurransen og forbyr også<br />
skjulte former for forskjellsbehandling, for eksempel en dragning mot bestemte<br />
produkttyper som følge <strong>av</strong> personlige preferanser og uten faglig forankring. For<br />
leverandørene er kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> likebehandling en viktig garanti for en korrekt og rettferdig<br />
behandling når de deltar i konkurranser om offentlige kontrakter.<br />
Kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> forutberegnelighet er en tredje forutsetning for reell konkurranse. Kjernen i<br />
kr<strong>av</strong>et er at oppdragsgiver må forholde seg <strong>til</strong> de fastsatte rammene for konkurransen, slik<br />
at leverandørene kan innrette seg i <strong>til</strong>lit <strong>til</strong> disse. I en forutberegnelig konkurranse har<br />
leverandørene i enhver fase <strong>av</strong> konkurransen kunnskap om hvordan <strong>anskaffelse</strong>n vil bli<br />
gjennomført, og de har kunnskap om grunnlaget for de beslutninger som skal treffes. 7 Når<br />
leverandørene har denne kunnskapen og vet at de kan forholde seg <strong>til</strong> denne, kan de<br />
skreddersy sine <strong>til</strong>bud mest mulig i tråd med oppdragsgivers preferanser.<br />
For å sikre reell konkurranse gjelder det også grunnleggende kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> gjennomsiktige og<br />
etterprøvbare innkjøpsprosesser. Gjennomsiktighet (transparens) innebærer åpenhet<br />
omkring innkjøpsprosessen. Transparens bidrar <strong>til</strong> å legge <strong>til</strong> rette for en eventuell senere<br />
kontroll <strong>av</strong> <strong>anskaffelse</strong>n, 8 og åpenhet i <strong>anskaffelse</strong>sprosessen bidrar også <strong>til</strong> økt <strong>til</strong>lit <strong>til</strong><br />
kontrakts<strong>til</strong>delingen. Kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> etterprøvbarhet innebærer at viktige beslutninger i<br />
konkurransen skal dokumenteres. Dette kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> dokumentasjon virker oppdragende for<br />
innkjøper samtidig som det er en nødvendig forutsetning for effektive kontroll- og<br />
overprøvingsmuligheter.<br />
I <strong>til</strong>legg <strong>til</strong> disse kr<strong>av</strong>ene gjelder et generelt kr<strong>av</strong> om å utvise god forretningsskikk og å<br />
opptre på en måte som sikrer høy forretningsetisk standard. I dette kr<strong>av</strong>et ligger blant annet<br />
at offentlige innkjøpere ikke skal la seg lede <strong>av</strong> personlige sympatier, antipatier eller <strong>av</strong><br />
tanke på egen vinning. 9 Forarbeidene gir flere eksempler på handlinger som ikke er i tråd<br />
med kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> høy forretningsetisk standard, blant annet vektlegging <strong>av</strong> utenforliggende<br />
hensyn, misbruk <strong>av</strong> posisjon som stor aktør i markedet og oppdragsgivere som lar seg<br />
smøre eller bestikke.<br />
5 Se blant annet Rt 2001 side 1062<br />
6 Se for eksempel NOU 1997:21 side 115-116<br />
7 Slik også Amdal/Roll-Mathiesen Kommentarutg<strong>av</strong>e side 34 følgende<br />
8 Se blant annet EF-domstolens <strong>av</strong>gjørelser i sakene C-470/99 <strong>av</strong>snitt 91-92, C-19/00 <strong>av</strong>snitt 41 og C-448/01<br />
<strong>av</strong>snitt 49<br />
9 Slik NOU 1997:21 side 31 og 32<br />
16
6.3 Konkurranse med forhandling<br />
6.3.1 Konkurranseformen<br />
Konkurranser med forhandling gjennomføres på en annen måte enn anbudskonkurranser.<br />
Mens anbudskonkurransen <strong>av</strong>gjøres på bakgrunn <strong>av</strong> leverandørenes <strong>til</strong>bud slik de fremstår<br />
ved <strong>til</strong>budsfristens utløp, skal oppdragsgiver forhandle med leverandørene etter den<br />
innledende <strong>til</strong>budsrunden i en konkurranse med forhandling. Formålet med forhandlingene<br />
er å optimalisere <strong>til</strong>budene, slik at de i størst mulig grad oppfyller oppdragsgivers behov,<br />
for dermed å utnytte markedspotensialet maksimalt.<br />
Gjennomføringen <strong>av</strong> en konkurranse med forhandling aktualiserer særlige spørsmål som<br />
ikke oppstår ved gjennomføringen <strong>av</strong> anbudskonkurranser. Det er derfor gitt egne regler for<br />
denne konkurranseformen. Fremgangsmåten ved konkurranse med forhandling er<br />
imidlertid ikke detaljregulert, og grunnen <strong>til</strong> det er at slike konkurranser ofte gjennomføres<br />
ved <strong>anskaffelse</strong>r som s<strong>til</strong>ler store kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> fleksibilitet med hensyn <strong>til</strong> hvordan<br />
forhandlingene legges opp. 10<br />
Selv om det ikke er gitt detaljerte regler om fremgangsmåten ved konkurranse med<br />
forhandling, betyr det ikke at oppdragsgiver står fritt <strong>til</strong> å bestemme hvordan<br />
forhandlingene skal legges opp. En konkurranse med forhandling skal under enhver<br />
omstendighet gjennomføres i tråd med de grunnleggende kr<strong>av</strong>ene i lov om offentlige<br />
<strong>anskaffelse</strong>r § 5 og forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 3-1. Disse kr<strong>av</strong>ene legger relativt<br />
omfattende begrensninger på oppdragsgivers handlefrihet i forhandlingene.<br />
6.3.2 Antall leverandører det forhandles med<br />
Det følger <strong>av</strong> kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> konkurranse i lov om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 5, jf forskrift om<br />
offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 3-1, at oppdragsgiver skal forhandle med et <strong>til</strong>strekkelig antall<br />
leverandører <strong>til</strong> å sikre reell konkurranse. Hva som er et <strong>til</strong>strekkelig antall leverandører,<br />
må vurderes i hvert enkelt <strong>til</strong>felle. Normalt er det antatt at det må forhandles med minst tre<br />
leverandører for å sikre konkurranse, men det kan også tenkes situasjoner hvor to<br />
leverandører gir <strong>til</strong>strekkelig konkurranse. 11<br />
Hva som skal <strong>til</strong> for å sikre etterlevelsen <strong>av</strong> kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> konkurranse, <strong>av</strong>henger også <strong>av</strong><br />
hvilket stadium i forhandlingene man er på. Anskaffelsesregelverket åpner for at<br />
forhandlingene gjennomføres i faser, slik at antall <strong>til</strong>bud det forhandles om reduseres etter<br />
hvert som forhandlingene skrider frem. I den <strong>av</strong>sluttende fasen <strong>av</strong> forhandlingene er det<br />
større grunn <strong>til</strong> å åpne for konkurranse bare mellom to leverandører. 12 Forutsetningen for å<br />
gjennomføre forhandlinger i faser er at kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget<br />
10 Slik Veileder om regelverket for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r side 183<br />
11 Slik Veileder om regelverket for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r side 184<br />
12 I denne retning KOFA 2008/131 og KOFA 2008/170<br />
17
opplyser om at denne fremgangsmåten blir fulgt, jf forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r<br />
§ 20-11 (2).<br />
6.3.3 Gjennomføring <strong>av</strong> forhandlinger<br />
I en konkurranse med forhandling må det gjennomføres reelle forhandlinger med<br />
leverandørene. Formålet med forhandlingene er å <strong>til</strong>passe <strong>til</strong>budene <strong>til</strong> kr<strong>av</strong>ene som er s<strong>til</strong>t i<br />
konkurransegrunnlaget og gjøre <strong>til</strong>budene best mulig målt opp mot <strong>til</strong>delingskriteriene. Det<br />
er anledning <strong>til</strong> å forhandle om endringer, suppleringer og <strong>av</strong>klaringer <strong>av</strong> alle sider ved<br />
<strong>til</strong>budene, 13 og plikten <strong>til</strong> å forhandle er ikke oppfylt bare ved at interesserte leverandører<br />
får inngi <strong>til</strong>bud i konkurransen. 14<br />
Forhandlingene skal gjennomføres på en måte som sikrer likebehandling mellom<br />
leverandørene. Leverandørene skal så langt som mulig gis lik informasjon og likeverdige<br />
muligheter <strong>til</strong> å forbedre sine <strong>til</strong>bud, og et sentralt element i kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> reelle forhandlinger<br />
er at det legges <strong>til</strong> rette for at leverandørene kan inngi sitt beste <strong>til</strong>bud.<br />
I praksis er det vanskelig å oppnå absolutt likebehandling siden forhandlingene vil kunne<br />
utvikle seg forskjellig ut fra leverandørenes varierende innspill. Ulike <strong>til</strong>bud vil også etter<br />
omstendighetene <strong>til</strong>si variasjoner i forhandlingsstrategi i forhold <strong>til</strong> den enkelte<br />
leverandør. 15 Oppdragsgiver må gjøre leverandørene kjent med de forholdene som vil<br />
kunne ha størst betydning i <strong>til</strong>budsvurderingen, herunder de områdene hvor hver <strong>av</strong><br />
leverandørene har størst forbedringspotensial. 16 I den grad det er aktuelt plikter også<br />
oppdragsgiver å <strong>av</strong>klare tvil relatert <strong>til</strong> <strong>til</strong>budenes innhold, slik at priser og ytelser blir<br />
sammenlignbare. 17<br />
Plikten <strong>til</strong> å legge <strong>til</strong> rette for reelle forhandlinger går ikke så langt som at enhver svakhet<br />
ved <strong>til</strong>budene må påpekes. 18 Klagenemnda for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r har imidlertid lagt <strong>til</strong><br />
grunn at oppdragsgiver plikter å opplyse om forhold som vil bli <strong>til</strong>lagt vesentlig eller<br />
<strong>av</strong>gjørende betydning i den etterfølgende <strong>til</strong>budsevalueringen. 19 Hvis det er jevnt mellom<br />
leverandørene, skjerpes plikten <strong>til</strong> å gi informasjon om forhold <strong>av</strong> betydning for<br />
konkurransesituasjonen fordi det skal mindre <strong>til</strong> før negative forhold ved <strong>til</strong>budene kan bli<br />
utslagsgivende. 20<br />
13<br />
Jf forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 20-11 (4)<br />
14<br />
Slik KOFA 2004/2<br />
15<br />
Slik KOFA 2005/189<br />
16<br />
Se blant annet KOFA 2003/61, KOFA 2003/171, KOFA 2003/267, KOFA 2005/295 og 2007/110<br />
17<br />
Se for eksempel KOFA 2003/171<br />
18<br />
Se KOFA 2003/61, KOFA 203/105, KOFA 2004/295, KOFA 2004/275 og KOFA 2007/110<br />
19<br />
Slik KOFA 2005/218, KOFA 2006/13, KOFA 2008/59, KOFA 2008/123, KOFA 2008/136 og KOFA<br />
2009/69<br />
20<br />
Slik KOFA 2008/59, KOFA 2008/123, KOFA 2008/136 og KOFA 2009/69<br />
18
Så sant kr<strong>av</strong>et om reelle forhandlinger er oppfylt, er det først og fremst de grunnleggende<br />
kr<strong>av</strong>ene – omtalt i kapittel 6.2 – som begrenser oppdragsgivers handlefrihet i<br />
forhandlingene. 21 Det er særlig kr<strong>av</strong>ene <strong>til</strong> konkurranse, forutberegnelighet og<br />
likebehandling som får betydning for gjennomføringen <strong>av</strong> forhandlingene, og handler<br />
oppdragsgiver i tråd med de grunnleggende kr<strong>av</strong>ene, gir regelverket stor frihet <strong>til</strong> å<br />
<strong>til</strong>rettelegge forhandlingene på en tjenelig måte.<br />
6.3.4 Informasjonsflyt <strong>til</strong> leverandørene<br />
Som det fremgår <strong>av</strong> forrige punkt skal oppdragsgiver gjøre de konkurrerende leverandørene<br />
kjent med deres forbedringspotensial. Samtidig følger det direkte <strong>av</strong> forskrift om offentlige<br />
<strong>anskaffelse</strong>r § 20-11 (5) at reglene om taushetsplikt i § 3-6 skal etterleves, og at det ikke<br />
skal gis informasjon om innholdet i øvrige leverandørers <strong>til</strong>bud eller andre opplysninger<br />
som kan s<strong>til</strong>le noen leverandører bedre enn andre.<br />
Reglene om taushetsplikt i forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 3-6 pålegger<br />
oppdragsgiver å hindre spredning <strong>av</strong> forretningshemmeligheter og konkurransesensitiv<br />
informasjon. Leverandørenes forslag <strong>til</strong> løsninger er et typisk eksempel på<br />
konkurransesensitiv informasjon som er vernet <strong>av</strong> denne taushetsplikten.<br />
Begrensningene i informasjonsflyten er utdypet i forarbeidene <strong>til</strong> lov om offentlige<br />
<strong>anskaffelse</strong>r, og i NOU 1997:21 står følgende på side 144:<br />
19<br />
”det må settes skranker for hvorledes forhandlingene kan foregå. Begrensningene<br />
består først og fremst i at det skal bevares taushet omkring innholdet <strong>av</strong> de <strong>til</strong>budene<br />
som har kommet inn. Informasjon om innholdet i et <strong>til</strong>bud kan følgelig ikke<br />
benyttes direkte <strong>til</strong> å presse prisen ned på et annet <strong>til</strong>bud. En slik praksis vil ikke<br />
være i overensstemmelse med likhetsprinsippet. For å ivareta dette måtte<br />
konkurransedeltakerne fortløpende ha blitt underrettet om hverandres <strong>til</strong>bud og<br />
underbud. En slik forhandlingssituasjon ville trolig gi et uheldig prispress mot<br />
leverandørsiden.”<br />
Klagenemnda for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r har i flere saker fulgt opp føringene fra<br />
forarbeidene og lagt <strong>til</strong> grunn at leverandørenes <strong>til</strong>budspriser ikke skal videreformidles<br />
under forhandlingene. 22<br />
Samtidig som oppdragsgiver skal gi leverandørene <strong>til</strong>strekkelig veiledning i<br />
forhandlingene, skal oppdragsgiver altså hindre spredning <strong>av</strong> visse typer informasjon <strong>av</strong><br />
betydning for konkurransesituasjonen. For å overholde begge disse forpliktelsene må<br />
oppdragsgiver påse at svakheter ved leverandørenes <strong>til</strong>bud påpekes, men dette må gjøres<br />
uten at innholdet i konkurrentenes <strong>til</strong>bud videreformidles. I Fornyings- og<br />
21 Jf forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 20-11 (5) første punktum<br />
22 Se KOFA 2004/240, KOFA 2004/182, KOFA 2005/215 og KOFA 2005/243
administrasjonsdepartementets veileder <strong>til</strong> reglene om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r er<br />
fremgangsmåten beskrevet slik:<br />
”Innholdet <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene må holdes hemmelig for de øvrige leverandørene. Formålet<br />
med dette er å beskytte forretningshemmeligheter, og å forhindre at noen<br />
leverandører får et konkurransefortrinn ved å få innsyn i øvrige <strong>til</strong>bud (og dermed<br />
«skreddersy» sine egne <strong>til</strong>bud). Oppdragsgiver må begrense informasjonen <strong>til</strong><br />
generelle beskrivelser om de relative svakheter og styrker ved det aktuelle<br />
<strong>til</strong>budet.” 23<br />
Det vil være i strid med god forretningsskikk, jf forskriftens § 3-1 (2), å gi villedende<br />
informasjon <strong>til</strong> en leverandør i et forhandlingsmøte. Dette innebærer blant annet at<br />
oppdragsgiver, dersom en leverandør s<strong>til</strong>ler konkrete spørsmål om leverandøren på<br />
spesifikke punkter kan forbedre seg, plikter å ta s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> om det er adgang <strong>til</strong> å besvare<br />
spørsmålet, og deretter enten besvare spørsmålet, eller gi uttrykk for at det ikke kan<br />
besvares. Dersom leverandøren besvarer spørsmålet, må svaret gi korrekt uttrykk for<br />
oppdragsgivers foreløpige evaluering. 24<br />
6.3.5 Dokumentasjon fra forhandlingene<br />
Det følger <strong>av</strong> de grunnleggende kr<strong>av</strong>ene <strong>til</strong> etterprøvbarhet og gjennomsiktighet at sentrale<br />
trinn i en <strong>anskaffelse</strong>sprosess skal dokumenteres. I forhandlingsmøtene drøftes forhold <strong>av</strong><br />
betydning for kontrakts<strong>til</strong>delingen, for eksempel oppdragsgivers forståelse <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene og<br />
deres forbedringspotensial samt videre forløp i forhandlingene. På denne bakgrunn har<br />
Klagenemnda for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r lagt <strong>til</strong> grunn at oppdragsgiver skal sikre<br />
dokumentasjon fra <strong>av</strong>holdte forhandlingsmøter. 25 Informasjonshåndteringen må gjøres på<br />
en måte som sikrer etterlevelse <strong>av</strong> de grunnleggende kr<strong>av</strong>ene i <strong>anskaffelse</strong>sretten. I praksis<br />
betyr det at oppdragsgiver skriver referat fra forhandlingsmøtene enten disse skjer ved<br />
telefonmøter eller fysiske møter. Slike referater kan også forelegges leverandør for<br />
kommentarer eller rettelser.<br />
23<br />
Jf Veileder <strong>til</strong> reglene om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r side 185<br />
24<br />
Se KOFA 2004/295<br />
25<br />
Se for eksempel KOFA 2003/171, KOFA 2003/247, KOFA 2004/124, KOFA 2007/94, KOFA 2007/134,<br />
KOFA 2009/74 og KOFA 2008/170<br />
20
6.4 Tildeling <strong>av</strong> kontrakt<br />
6.4.1 Det økonomisk mest fordelaktige <strong>til</strong>budet<br />
Når oppdragsgiver velger å <strong>til</strong>dele kontrakt <strong>til</strong> det økonomisk mest fordelaktige <strong>til</strong>budet,<br />
baseres valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud på en helhetsvurdering <strong>av</strong> ulike aspekter ved <strong>til</strong>budet, for eksempel<br />
pris, kvalitet, teknisk verdi og funksjonelle egenskaper. Siktemålet med vurderingen er å<br />
finne det <strong>til</strong>budet som samlet sett er best målt opp mot oppdragsgivers behov, og kvalitativt<br />
gode <strong>til</strong>bud kan for eksempel vurderes som bedre enn <strong>til</strong>bud med l<strong>av</strong> pris.<br />
Vurderingen <strong>av</strong> hvilket <strong>til</strong>bud som er økonomisk mest fordelaktig, skal skje på bakgrunn <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>delingskriterier. Det er <strong>til</strong>delingskriteriene som gir uttrykk for hvilke elementer ved<br />
<strong>til</strong>budet som vil bli bedømt i helhetsvurderingen, og <strong>til</strong>delingskriteriene skal på forhånd<br />
gjøres kjent i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. 26 Samtlige <strong>til</strong>delingskriterier<br />
oppdragsgiver har opps<strong>til</strong>t for valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud, skal inngå i vurderingen <strong>av</strong> det økonomisk<br />
mest fordelaktige <strong>til</strong>budet. 27<br />
For å <strong>av</strong>gjøre hvilket <strong>til</strong>bud som alt i alt er det økonomisk mest fordelaktige, må<br />
<strong>til</strong>delingskriteriene vurderes og holdes opp mot hverandre. Tildelingskriteriene skal være<br />
relative, slik at dårlig uttelling på et kriterium kan oppveies <strong>av</strong> god uttelling på andre<br />
kriterier. Tildelingskriteriene skal følgelig ikke være minstekr<strong>av</strong>, men legge opp <strong>til</strong> en<br />
vurdering og premiering <strong>av</strong> hvor godt <strong>til</strong>budene oppfyller hvert enkelt kriterium. I og med<br />
at <strong>til</strong>delingskriteriene inngår i vurderingen <strong>av</strong> hvilket <strong>til</strong>bud som er det økonomisk mest<br />
fordelaktige, må kriteriene vurdere elementer ved <strong>til</strong>budene som har en verdi for<br />
oppdragsgiver – oppdragsgiver må være villig <strong>til</strong> å betale for de aspektene som etterspørres<br />
gjennom <strong>til</strong>delingskriteriene.<br />
Anskaffelsesregelverket opps<strong>til</strong>ler en rekke kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> hvilke <strong>til</strong>delingskriterier oppdragsgiver<br />
har anledning <strong>til</strong> å bruke, og hvordan <strong>til</strong>delingskriteriene skal brukes i evalueringen <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>budene. For ordens skyld bemerkes at gjennomgangen nedenfor kun tar sikte på å belyse<br />
helt kort enkelte problems<strong>til</strong>linger <strong>av</strong> særlig relevans for G-Partners utredning.<br />
Frems<strong>til</strong>lingen kan altså ikke leses som en fullstendig gjennomgang <strong>av</strong> reglene for <strong>til</strong>deling<br />
<strong>av</strong> offentlige kontrakter. 28<br />
6.4.2 Kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> presis og entydig angivelse <strong>av</strong> grunnlaget for <strong>til</strong>deling <strong>av</strong> kontrakt<br />
Gjennom <strong>til</strong>delingskriteriene fastsetter oppdragsgiver rammene for vurderingen <strong>av</strong> hvilket<br />
<strong>til</strong>bud som er det økonomisk mest fordelaktige. Det er ikke <strong>til</strong>latt å bruke <strong>til</strong>delingskriterier<br />
26<br />
Jf forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 22-2 (2) tredje punktum<br />
27<br />
Se eksempelvis KOFA 2003/88, KOFA 2003/61, KOFA 2003/178<br />
28<br />
For mer dekkende frems<strong>til</strong>linger se eksempelvis Veileder <strong>til</strong> reglene om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r kap 15 og<br />
Trygstad, Kristian: Tildeling <strong>av</strong> offentlige kontrakter<br />
21
som overlater vurderingen <strong>til</strong> oppdragsgivers eget skjønn. 29 Slike <strong>til</strong>delingskriterier ville<br />
åpnet for at oppdragsgiver fremhevet gode sider ved enkelte leverandørers <strong>til</strong>bud og la<br />
mindre vekt på sider der andre leverandørers <strong>til</strong>bud utmerket seg. Ved å s<strong>til</strong>le kr<strong>av</strong> <strong>til</strong><br />
utformingen <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriteriene reduseres risikoen for at oppdragsgiver – under dekke<br />
<strong>av</strong> ”skjønnsfriheten” – vrir vurderingen for å f<strong>av</strong>orisere bestemte leverandører.<br />
Kr<strong>av</strong>et om at <strong>til</strong>delingskriteriene skal gi uttrykk for en objektiv vurdering <strong>av</strong> hva som er<br />
best, utelukker ikke <strong>til</strong>delingskriterier som legger opp <strong>til</strong> en kvalitativ vurdering.<br />
Kvalitative <strong>til</strong>delingskriterier kan legge opp <strong>til</strong> vurderinger <strong>av</strong> faglig karakter hvor ulike<br />
kompetansemiljøer kan ha ulike oppfatninger. Selv om slike kvalitative vurderinger åpner<br />
for en viss grad <strong>av</strong> faglig skjønn, er det <strong>til</strong>latt så lenge <strong>til</strong>delingskriteriene kan evalueres<br />
objektivt og ensartet basert på et konkret og uomtvistet faktagrunnlag. 30 Bedømmelsen <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>budene må altså baseres på saklige momenter med faglig forankring, og opplysninger i<br />
leverandørenes <strong>til</strong>bud må gi oppdragsgiver grunnlag for å vurdere i hvilken grad <strong>til</strong>budene<br />
oppfyller <strong>til</strong>delingskriteriene. 31<br />
Tildelingskriteriene må videre utformes <strong>til</strong>strekkelig presist <strong>til</strong> at normalt påpasselige<br />
leverandører forstår hvilke sider <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet som skal vurderes og som gir uttelling i<br />
vurderingen. 32 Dette kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> entydig <strong>av</strong>grensning <strong>av</strong> vurderingstemaet gir leverandørene<br />
muligheten <strong>til</strong> å inngi sine beste <strong>til</strong>bud, og det hindrer at uklarheter skaper tvil om hvilke<br />
premisser som skal ligge <strong>til</strong> grunn for <strong>til</strong>budsvurderingen.<br />
Kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> presis utforming <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriteriene er ikke <strong>til</strong> hinder for at kriteriene angis på<br />
en måte som forutsetter en viss tolkning fra leverandørenes side. Beskrivelsen <strong>av</strong> den<br />
etterspurte leveransen kan for eksempel gi informasjon om hvilke forhold som vil gi<br />
uttelling i vurderingen <strong>av</strong> konkurrerende <strong>til</strong>buds kvalitative og funksjonelle egenskaper. 33<br />
Et <strong>av</strong> de absolutte minstekr<strong>av</strong>ene er imidlertid at <strong>til</strong>delingskriteriene utformes <strong>til</strong>strekkelig<br />
klart <strong>til</strong> at leverandørene inngir sammenlignbare <strong>til</strong>bud. I sak C-448/01 (Wienstrom) slo<br />
EF-domstolen ned på et <strong>til</strong>delingskriterium som ikke ga <strong>til</strong>strekkelig informasjon om hvilke<br />
aspekter ved <strong>til</strong>budene som ville gi uttelling i <strong>til</strong>budsevalueringen. EF-domstolen tok<br />
utgangspunkt i kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> gjennomsiktighet som synes å forutsette at oppdragsgiver må gi<br />
leverandørene <strong>til</strong>strekkelig informasjon <strong>til</strong> at de kan gi sammenlignbare <strong>til</strong>bud. 34 Deretter<br />
kom EF-domstolen <strong>til</strong> at uklar informasjon vil være i strid med kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> presisjon såfremt<br />
29 Se for eksempel EF-domstolens <strong>av</strong>gjørelse i sak 31/87 (Beentjes)<br />
30 Se for eksempel KOFA 2004/203<br />
31 Slik EF-domstolen i sak C-448/01 (Wienstrom) <strong>av</strong>snitt 50<br />
32 Slik EF-domstolen i sak C-19/00 (Siac), <strong>av</strong>snitt 42. Kr<strong>av</strong>et er også – under betegnelsen ”klarhetskr<strong>av</strong>et”<br />
lagt <strong>til</strong> grunn i en rekke saker <strong>av</strong>gjort <strong>av</strong> Klagenemnda for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r<br />
33 Se mer om dette temaet i Trygstad, Kristian: Tildeling <strong>av</strong> offentlige kontrakter, punkt 7.3.3<br />
34 Se sak C-448/01 <strong>av</strong>snitt 54<br />
22
23<br />
”det måtte vise sig, at denne undlatelse har gjort det vanskeligt eller endog umulig<br />
for de bydende at kende den nøjagtive rækkevidde af det omhandlede kriterium og<br />
derfor være i stand <strong>til</strong> at fortolke det på samme måde.” 35<br />
Klagenemnda for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r har i en rekke saker fulgt opp EF-domstolens<br />
standpunkt og lagt <strong>til</strong> grunn at oppdragsgiver må legge <strong>til</strong> rette for at leverandørene inngir<br />
sammenlignbare <strong>til</strong>bud. 36<br />
6.4.3 Evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriteriene<br />
I <strong>til</strong>budsevalueringen skal oppdragsgiver vurdere hvor godt de konkurrerende <strong>til</strong>budene<br />
oppfyller hvert enkelt <strong>til</strong>delingskriterium. Utgangspunktet for denne vurderingen er<br />
leverandørenes <strong>til</strong>budte leveranse slik denne er beskrevet i <strong>til</strong>budet, og oppdragsgiver må<br />
gradere <strong>til</strong>budene etter hvor godt de oppfyller <strong>til</strong>delingskriteriene. Uttellingen på<br />
<strong>til</strong>delingskriteriene skal reflektere <strong>til</strong>budets verdi for oppdragsgiver og gjenspeile relevante<br />
forskjeller mellom <strong>til</strong>budene. 37<br />
Anskaffelsesregelverket legger begrensninger på bedømmelsen <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriteriene, og<br />
oppdragsgivers bedømmelse <strong>av</strong> <strong>til</strong>budenes uttelling på <strong>til</strong>delingskriteriene kan bli satt <strong>til</strong><br />
side <strong>av</strong> domstolene. Rt 1998 side 1398 (Torghatten-saken) gjaldt <strong>til</strong>deling <strong>av</strong><br />
hurtigbåtkonsesjon for Møre- og Romsdal. Konsesjonen ble <strong>til</strong>delt på bakgrunn <strong>av</strong> en<br />
forutgående konkurranse, og Høyesterett kom <strong>til</strong> at båtenes overfartstid var <strong>til</strong>lagt<br />
uforholdsmessig stor betydning i <strong>til</strong>budsvurderingen. Denne konkurransen fulgte ikke lov<br />
om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r med forskrift, men domstolenes kompetanse <strong>til</strong> å vurdere<br />
evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriteriene antas å gjelde <strong>til</strong>svarende etter <strong>anskaffelse</strong>sregelverket.<br />
Fra Klagenemnda for offentlige <strong>anskaffelse</strong>rs praksis er det flere eksempler på at<br />
utmålingen <strong>av</strong> uttelling på <strong>til</strong>delingskriteriene er ansett regelstridig.<br />
På den annen side er ikke domstolene (eller KOFA) innkjøpsorganer. Evalueringen <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>delingskriteriene beror på sammensatte vurderinger som ofte baseres på andre<br />
vurderinger enn de rettslige, og innkjøper – som besitter fagspesifikk kompetanse og har<br />
definert behovene som skal dekkes ved leveransen – er nærmere <strong>til</strong> å vurdere hvilket <strong>til</strong>bud<br />
som er best. De rettslige rammene for <strong>til</strong>budsvurderingen går derfor ikke så langt som at<br />
domstolene (og andre rettslige overprøvingsorganer) skal overta rollen som innkjøpsorgan.<br />
På samme måte som ved overprøvingen <strong>av</strong> skjønnsmessige forvaltningsvedtak vil enkelte<br />
deler <strong>av</strong> <strong>til</strong>budsvurderingen være unntatt rettslig kontroll. 38<br />
35 Sak C-448/01 <strong>av</strong>snitt 58<br />
36 Se eksempelvis KOFA 2003/192, KOFA 2003/242, KOFA 2003/264, KOFA 2004/123, KOFA 2004/67,<br />
KOFA 2004/79, KOFA 2004/64 og KOFA 2004/276<br />
37 Se eksempelvis KOFA 2004/275, KOFA 2004/294, KOFA 2005/50, KOFA 2008/106 og KOFA 2008/67<br />
38 Slik Ot.prp. nr 71 (1997/98) side 67
Det kan ikke <strong>av</strong>gjøres på generelt grunnlag hvilke vurderinger som er <strong>av</strong> en slik karakter at<br />
de ikke kan overprøves rettslig. Rekkevidden <strong>av</strong> de rettslige begrensningene må fastsettes<br />
konkret i hvert enkelt <strong>til</strong>felle, og ”det innkjøpsfaglige skjønnet” er betegnelsen på de<br />
vurderingene som ikke kan prøves rettslig. Et eksempel på en ”innkjøpsfaglig vurdering” er<br />
gitt i KOFA 2003/61 som gjaldt en konkurranse om <strong>anskaffelse</strong> <strong>av</strong> helsetjenester. I<br />
bedømmelsen <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriteriet ”<strong>til</strong>gjengelighet” hadde oppdragsgiver gitt bedre<br />
uttelling <strong>til</strong> operasjoner utført i ukedagene enn operasjoner utført i helgene. Klagenemnda<br />
kom <strong>til</strong> at oppdragsgiver med sin fagkunnskap og erfaring fra området var nærmest <strong>til</strong> å<br />
vurdere hvordan <strong>til</strong>gjengeligheten skulle vurderes.<br />
6.4.4 Tildelingskriterienes relative verdi<br />
Etter at hvert enkelt <strong>til</strong>delingskriterium er vurdert, skal uttellingen på de ulike<br />
<strong>til</strong>delingskriteriene holdes opp mot hverandre i den samlede vurderingen <strong>av</strong> hvilket <strong>til</strong>bud<br />
som er det økonomisk mest fordelaktige.<br />
Noen ganger gir denne vurderingen seg selv. Dersom et <strong>til</strong>bud scorer best på samtlige<br />
<strong>til</strong>delingskriterier, er det eksempelvis klart at dette <strong>til</strong>budet er det økonomisk mest<br />
fordelaktige. Som regel er imidlertid vurderingen vanskeligere, og ofte trekker<br />
<strong>til</strong>delingskriteriene i ulike retninger, for eksempel ved at et <strong>til</strong>bud scorer høyest på kvalitet,<br />
mens et annet har den l<strong>av</strong>este prisen. Tildelingskriteriene må vurderes opp mot hverandre,<br />
og den samlede vurderingen beror på to forhold:<br />
- <strong>til</strong>budenes styrkeforhold på de enkelte <strong>til</strong>delingskriteriene<br />
- <strong>til</strong>delingskriterienes innbyrdes styrkeforhold<br />
Tilbudenes styrkeforhold på de enkelte <strong>til</strong>delingskriteriene gir utslag i den uttellingen<br />
<strong>til</strong>budene får på kriteriet. Denne vurderingen ble omtalt i forrige punkt. Feil ved beregning<br />
<strong>av</strong> <strong>til</strong>budenes uttelling kan også forrykke <strong>til</strong>delingskriterienes innbyrdes verdi. Bruker<br />
oppdragsgiver en for grovmasket skala, kan det eksempelvis føre <strong>til</strong> at relevante forskjeller<br />
ikke gis <strong>til</strong>strekkelig uttelling, slik at kriteriet reelt sett får for liten vekt. 39<br />
Tildelingskriterienes innbyrdes styrkeforhold beror på oppdragsgivers preferanser og<br />
forventninger <strong>til</strong> leveransen. I <strong>anskaffelse</strong>r som reguleres <strong>av</strong> forskrift om offentlige<br />
<strong>anskaffelse</strong>r del I og III, følger det <strong>av</strong> § 22-2 (2) at <strong>til</strong>delingskriterienes innbyrdes<br />
styrkeforhold – vekten – skal oppgis i konkurransegrunnlaget. Tildelingskriterienes vekt<br />
fastsettes <strong>av</strong> oppdragsgiver på bakgrunn <strong>av</strong> hvor viktig kriteriet er for vurderingen <strong>av</strong><br />
leveransen, og <strong>til</strong>delingskriterier <strong>av</strong> stor betydning gis større vekt enn mer perifere kriterier.<br />
Den vektingen som fastsettes i konkurransegrunnlaget, binder oppdragsgiver i evalueringen<br />
<strong>av</strong> <strong>til</strong>budene. En presisering <strong>av</strong> dette kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> forhåndsbinding gis i forskrift om offentlige<br />
<strong>anskaffelse</strong>r § 22-2 (2) hvor det fremgår at <strong>til</strong>delingskriterienes vekt kan angis innenfor et<br />
39 Se som eksempel KOFA 2005/104<br />
24
område med et passende maksimalt utslag. Oppdragsgiver kan altså oppgi vekten i<br />
intervaller og betinge seg en skjønnsmargin for <strong>til</strong>delingskriterienes innbyrdes<br />
styrkeforhold. Oppdragsgiver står imidlertid ikke helt fritt <strong>til</strong> å justere vekten innenfor<br />
intervallene. Endringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriterienes vekt må være i tråd med de grunnleggende<br />
kr<strong>av</strong>ene og begrunnet i saklige hensyn. Ønske om å <strong>til</strong>godese en leverandør på bekostning<br />
<strong>av</strong> en annen kan for eksempel ikke begrunne en endring <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriterienes innbyrdes<br />
verdi. En faglig forankret erkjennelse <strong>av</strong> at <strong>til</strong>delingskriterienes opprinnelige verdi ikke<br />
gjenspeilet oppdragsgivers reelle preferanser, er på den annen side et eksempel på en<br />
situasjon hvor skjønnsmarginen kan benyttes.<br />
7 Erstatningsrettslige spørsmål<br />
7.1 Grunnvilkår for erstatning<br />
Mandatet ber om en vurdering <strong>av</strong> involvertes ansvar såfremt det foreligger brudd på regler<br />
og retningslinjer. Erstatningsansvar er en mulig følge <strong>av</strong> opptreden i strid med regler og<br />
retningslinjer. Den som har påført andre en skade eller en annen form for økonomisk tap,<br />
kan bli erstatningsansvarlig for dette tapet. I norsk rett opereres det med tre grunnvilkår for<br />
erstatning. Samtlige må være oppfylt før erstatningsplikten inntrer. De fleste vilkårene for<br />
erstatning – og den nærmere angivelse <strong>av</strong> hvordan vilkårene skal forstås og anvendes – må<br />
utledes <strong>av</strong> rettspraksis. Enkelte <strong>av</strong> vilkårene er imidlertid nedfelt i lov 13. juni 1969 nr. 26<br />
om skadeserstatning.<br />
For at erstatningsansvar skal være aktuelt, må skadelidte være påført et økonomisk tap, og<br />
dette tapet må skyldes forhold som er ansvarsbetingende. I erstatningsretten er det vanlig å<br />
omtale dette som kr<strong>av</strong> om at det foreligger et ansvarsgrunnlag og et økonomisk tap, og at<br />
det er påregnelig årsakssammenheng mellom ansvarsgrunnlaget og det økonomiske tapet.<br />
I det følgende redegjøres det for innholdet i vilkåret om ansvarsgrunnlag. I den grad det vil<br />
være aktuelt vil spørsmål knyttet <strong>til</strong> årsakssammenheng og økonomisk tap bli drøftet i<br />
sammenheng med den rettslige vurderingen <strong>av</strong> eventuell skadevoldende opptreden.<br />
7.2 Uaktsomhetsansvar<br />
Et <strong>av</strong> ansvarsgrunnlagene innenfor erstatningsretten er skade påført ved uaktsomhet. Det er<br />
et erstatningsrettslig grunnprinsipp at den som har opptrådt uaktsomt, kan bli ansvarlig for<br />
økonomisk tap som har oppstått som en konsekvens <strong>av</strong> denne opptredenen. Ansvar på<br />
25
uaktsomhetsgrunnlag forutsetter brudd på en norm for forsvarlig opptreden, også kalt<br />
culpanormen, og innebærer at den skadevoldende kunne og burde ha handlet annerledes.<br />
Enkelte mindre <strong>av</strong>vik fra den perfekte handlemåte tolereres uten at uaktsomhetsansvar er<br />
aktuelt, men har skadevolder handlet på en måte som ikke <strong>til</strong>fredss<strong>til</strong>ler de kr<strong>av</strong> man i<br />
handlingssituasjonen finner det rimelig å kreve, vil culpanormen være overtrådt.<br />
Vurderingen <strong>av</strong> om en skadevoldende handling er uaktsom, er konkret og<br />
situasjonsbestemt. I rettspraksis er det imidlertid trukket frem en rekke momenter som<br />
typisk vil være relevante i en vurdering <strong>av</strong> om normen for forsvarlig opptreden er<br />
overholdt. Nedenfor presenteres enkelte <strong>av</strong> disse momentene helt kort. Utvalget <strong>av</strong><br />
momenter er styrt <strong>av</strong> hvilke momenter som kan tenkes å være relevante i det<br />
sakskomplekset som er undersøkt, og skal ikke oppfattes som en uttømmende angivelse <strong>av</strong><br />
relevante momenter i en aktsomhetsvurdering.<br />
Et sentralt moment i en aktsomhetsvurdering er i hvilken grad den aktuelle handlingen<br />
skaper en risiko for skade. Desto større risikoen er, desto større forsiktighet må det utvises.<br />
Risikoen for skade er et sentralt moment i de aller fleste retts<strong>av</strong>gjørelser om mulig<br />
uaktsomhetsansvar. 40<br />
Ofte legger man i en vurdering <strong>av</strong> forsvarlig opptreden også vekt på hva som er vanlig<br />
fremgangsmåte på det feltet hvor skaden er skjedd. Tanken er da at negative <strong>av</strong>vik fra<br />
alminnelig fremgangsmåte taler i retning <strong>av</strong> brudd på de kr<strong>av</strong> man med rimelighet kan s<strong>til</strong>le<br />
<strong>til</strong> skadevolderens opptreden. Dette momentet er imidlertid ikke uten videre <strong>av</strong>gjørende.<br />
Man blir ikke alltid erstatningsansvarlig selv om man ikke følger vanlig fremgangsmåte, og<br />
man kan bli erstatningsansvarlig selv om man har fulgt denne fremgangsmåten.<br />
Erstatningsansvar i sistnevnte <strong>til</strong>felle forutsettes at den alminnelige fremgangsmåten ikke<br />
anses å være i tråd med de kr<strong>av</strong>ene man må s<strong>til</strong>le <strong>til</strong> forsvarlig opptreden. En handling blir<br />
ikke forsvarlig bare fordi flere andre har opptrådt på samme måte. 41<br />
Et annet moment som ofte <strong>til</strong>legges betydning i en uaktsomhetsvurdering, er om det<br />
foreligger skrevne normer for opptreden, og om disse eventuelt er etterlevet. Mange<br />
livsområder er regulert, gjennom lover, forskrifter eller interne retningslinjer. Dersom<br />
skadevolder har overtrådt regler som er gitt for å forhindre den skaden som skjedde, er<br />
dette et tungtveiende moment i retning <strong>av</strong> uaktsomhet. Dette henger sammen med at regler<br />
forutsettes kjent, og at bakgrunnen for reglene (hvilke interesser reglene skal beskytte eller<br />
hvilken risikoe reglene skal redusere) også forutsettes kjent. Når skadevolder likevel<br />
40<br />
Se som eksempler Rt 1958 side 984 (hvor det ble sagt at film var meget brannfarlig og derfor måtte<br />
behandles med stor forsiktighet), Rt 1934 side 204 (hvor det ble sagt at kr<strong>av</strong>ene <strong>til</strong> vedlikehold øker for<br />
potensielt farlige installasjoner brukt <strong>av</strong> mange mennesker) og Rt 1950 side 1091 (hvor det i<br />
aktsomhetsvurderingen ble lagt vekt på at barn ofte var i nærheten <strong>av</strong> maskinen, og at flere ulykker med<br />
lignende maskiner hadde funnet sted i løpet <strong>av</strong> kort tid)<br />
41<br />
I Rt 1950 side 1091 (rulledommen) og Rt 1959 side 666 kom Høyesterett <strong>til</strong> at alminnelig fremgangsmåte<br />
ikke var i tråd med de kr<strong>av</strong> som måtte s<strong>til</strong>les <strong>til</strong> forsvarlig opptreden<br />
26
handler i strid med reglene og deretter påfører skade, får dette stor betydning for utfallet <strong>av</strong><br />
vurderingen <strong>av</strong> om han har handlet forsvarlig.<br />
I en vurdering <strong>av</strong> om skadevolderen kunne og/eller burde handlet annerledes, er det også <strong>av</strong><br />
betydning hvor enkelt det ville vært å redusere eller fjerne risikoen for skade. Hvis skaden<br />
relativt enkelt kunne vært forebygget, vil det lettere bli ansett uaktsomt at skadevolder har<br />
valgt å handle annerledes. 42<br />
Dersom den som påførte skaden har vært under tidspress, kan dette få betydning for hvilke<br />
kr<strong>av</strong> som s<strong>til</strong>les <strong>til</strong> forsvarlig opptreden. Det s<strong>til</strong>les ikke uten videre samme kr<strong>av</strong> <strong>til</strong><br />
handlinger som er utført med svært liten tid <strong>til</strong> rådighet som for handlinger hvor tidspresset<br />
ikke var fremtredende. Dette er imidlertid ikke mer enn et utgangspunkt. For det første må<br />
tidspresset være reelt. Dersom handlingen kan utføres på et senere tidspunkt, kan ikke<br />
tidspress brukes som en unnskyldningsgrunn. 43 For det andre fratar tidspress ikke<br />
skadevolderen ansvaret for å vurdere om han/hun ved sin handlemåte opptrer slik at risiko<br />
for skade oppstår. For å overholde kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> forsvarlig opptreden kan den potensielle<br />
skadevolderen også måtte ta s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> om det er forsvarlig å utføre den aktuelle handlingen<br />
med kort tid <strong>til</strong> rådighet.<br />
Selv om risikoen for skade/tap har realisert seg på det tidspunktet man vurderer om en<br />
person har handlet uaktsomt, skal skadevolderen vurderes ut fra den kunnskap<br />
vedkommende hadde på handlingstidspunktet. Man skal ikke gi seg ”etterpåklokskapen i<br />
vald… Det kritiske tidspunkt er då han sist kunne handla annleis slik at hans bidrag <strong>til</strong><br />
skaden var unngått”. 44 Såfremt skadevolder – ut fra den kjennskap han hadde på<br />
skadetidspunktet – handlet forsvarlig, skal handlingen ikke vurderes annerledes fordi det<br />
eventuelt har fremkommet ny og relevant kunnskap senere. 45<br />
7.3 Uaktsomhetsnormen i kontraktsforhold - profesjonsansvaret<br />
Skade som følge <strong>av</strong> uaktsomme handlinger kan danne grunnlag for erstatningsansvar også i<br />
kontraktsforhold. Dersom en <strong>av</strong> <strong>av</strong>talepartene uaktsom påfører medkontrahenten et<br />
økonomisk tap, kan han altså bli ansvarlig for dette tapet. På samme måte som utenfor<br />
kontrakt er det sentrale vurderingstemaet om skadevolder er å bebreide fordi han kunne og<br />
burde handlet annerledes. Aktsomhetsvurderingen relaterer seg <strong>til</strong> om kontraktsparten har<br />
anstrengt seg <strong>til</strong>strekkelig for å oppfylle sin kontraktsforpliktelse. Ved et uklart og/eller<br />
sammensatt faktagrunnlag synes rettspraksis å legge opp <strong>til</strong> at bevisbyrden påhviler den<br />
kontraktsparten som er nærmest <strong>til</strong> og har lettest for å klarlegge årsaken <strong>til</strong> misligholdet. 46<br />
42<br />
Slik Rt 1950 side 1091 (rulledommen) og Rt 1947 side 723 (smiedommen)<br />
43<br />
Slik Rt 1962 side 994<br />
44<br />
Slik Nygaard, Nils: Skade og ansvar side 147 og 186<br />
45<br />
Betydningen <strong>av</strong> kunnskap på skadetidspunktet var sentralt i Rt 1973 side 1364<br />
46<br />
Se Rt 1966 side 626 og Rt 1964 132<br />
27
Normen for forsvarlig opptreden fastsettes på bakgrunn føringer i kontrakten og de<br />
forventninger man med rimelighet kan s<strong>til</strong>le <strong>til</strong> en kontraktspart i skadevolders posisjon. I<br />
norsk rett gjelder det såkalte profesjonsansvaret som innebærer en streng norm for<br />
<strong>til</strong>fredss<strong>til</strong>lende opptreden for profesjonsutøvere. 47 Vurderingen <strong>av</strong> om kontrakten er<br />
oppfylt på en aktsom måte tar utgangspunkt i de kr<strong>av</strong> som s<strong>til</strong>les <strong>til</strong> den aktuelle<br />
profesjonen, og de faglige forventningene fastsettes ut fra bransjestandarden. Det tas<br />
hensyn <strong>til</strong> at profesjonsutøveren frivillig har påtatt seg en oppg<strong>av</strong>e innenfor sitt<br />
kompetanseområde. Han har hatt god oversikt over hva denne oppg<strong>av</strong>en går ut på, og den<br />
er utført mot vederlag. 48 Samlet sett <strong>til</strong>sier disse momentene at leverandøren skal<br />
innrømmes små feilmarginer under utførelsen <strong>av</strong> oppdraget. 49<br />
Uerfarne aktører vurderes etter samme målestokk som en alminnelig erfaren aktør. Det at<br />
profesjonsutøveren har begrenset erfaring med det oppdraget han utfører, er følgelig ikke<br />
relevant i vurderingen <strong>av</strong> hvilke forventninger som s<strong>til</strong>les <strong>til</strong> utførelsen. 50 Enhver feil anses<br />
likevel ikke som brudd på profesjonsnormen. Høyesterett har åpnet for en viss<br />
kritikkverdig atferd uten at uaktsomhetsansvar konstateres. Har profesjonsutøveren<br />
innrettet seg i tråd med en forsvarlig forståelse <strong>av</strong> kontraktsforpliktelsene, har han<br />
eksempelvis ikke handlet uaktsomt selv om hans kontraktsforståelse senere viser seg å<br />
være uriktig. 51<br />
47 Jf blant annet Rt 2000 side 679<br />
48 Slik Hagstrøm, Obligasjonsretten side 458<br />
49 Slik for eksempel Rt 1988 side 7 og Rt 1989 side 1318<br />
50 Slik Rt 1994 side 1430 på side 1437<br />
51 Slik Rt 1961 side 965<br />
28
29<br />
Del II<br />
<strong>TTT</strong>-ANSKAFFELSEN<br />
– HENDELSESFORLØP FRA OPPSTART FREM TIL<br />
AVLYSNING AV KONKURRANSEN
8 Tidslinje for <strong>TTT</strong>-prosessen<br />
9 Beslutningen om ikke å forhandle om forlengelse <strong>av</strong> kontrakt med<br />
30<br />
eksisterende leverandør<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> inngikk 31. januar 2006 <strong>av</strong>tale for leveranse <strong>av</strong> transportnettverk og<br />
teletrafikktjenester med TDC. Avtalen løp <strong>til</strong> 31. januar 2009, med en opsjon for <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> på ytterligere to års forlengelse.<br />
Våren 2008 ble spørsmålet om innløsning <strong>av</strong> opsjonen tatt opp <strong>til</strong> vurdering. Seksjon for<br />
konkurranse og utvikling (SKU) v/A utferdiget en faglig evaluering <strong>av</strong> leveransene under<br />
<strong>av</strong>talen sammen med en vurdering <strong>av</strong> om <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s behov i dag og de påfølgende<br />
to årene var <strong>til</strong>strekkelig dekket i kr<strong>av</strong>sspesifikasjonen som ble utarbeidet i 2004. Deler <strong>av</strong><br />
denne evalueringen gjengis i kapittel 14.2.2 under omtalen <strong>av</strong> ”Mulige føringer på<br />
konkurransen”.<br />
D<strong>av</strong>ærende Byråd for konkurranse og oms<strong>til</strong>ling, F, fremmet byrådssak 24. april 2008<br />
angående spørsmålet om forhandlinger om forlengelse <strong>av</strong> <strong>av</strong>talen med TDC.<br />
Saken ble fremmet med to inns<strong>til</strong>linger <strong>til</strong> vedtak. Det ene alternativet var følgende:<br />
”Byrådet vedtar å ikke innløse opsjon på ytterligere to år med TDC. Det utlyses ny<br />
anbudskonkurranse for leveranse <strong>av</strong> transportnett og telefonitjenester <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong>.
31<br />
Byrådet vedtar å bevilge 0,5 MNOK i forbindelse med fremleggelse <strong>av</strong> 1.<br />
tertialrapport <strong>til</strong> IKT Handlingsplan for gjennomføring <strong>av</strong> konkurranse og<br />
implementering <strong>av</strong> ny <strong>av</strong>tale. I <strong>til</strong>legg foretas det omdisponeringer innenfor IKT<br />
Handlingsplan på inn<strong>til</strong> 1 MNOK.”<br />
Sammenfatningsvis var denne inns<strong>til</strong>lingen <strong>til</strong> vedtak begrunnet slik:<br />
”En helhetsvurdering <strong>av</strong> leveransene fra dagens leverandør under <strong>av</strong>talen og <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong>s behov innen transportnettverk og teletrafikktjenester i de neste 2-5 årene<br />
<strong>til</strong>sier at det bør lyses ut en ny konkurranse hvor fokuset er leveranser tjenester som<br />
sterkt vil bidra effektivisering og kostnadsbesparelser for <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.”<br />
Det andre alternativet var følgende:<br />
”Byrådet vedtar å innlede forhandling med TDC i den hensikt å innløse opsjonen i<br />
gjeldene <strong>av</strong>tale på ytterligere 2 år. Byråds<strong>av</strong>deling for finans, konkurranse og<br />
oms<strong>til</strong>ling v/Seksjon for konkurranse gis fullmakt <strong>til</strong> å gjennomføre forhandlinger<br />
og innløse opsjonen på ytterligere to år.”<br />
Sammenfatningsvis var denne inns<strong>til</strong>lingen <strong>til</strong> vedtak begrunnet slik:<br />
”En helhetsvurdering <strong>av</strong> leveransene fra dagens leverandør under <strong>av</strong>talen og <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong>s behov innen transportnettverk og teletrafikktjenester i de neste 2-5 årene<br />
<strong>til</strong>sier at det er i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s interesse å innlede forhandlinger med TDC i<br />
den hensikt å innløse opsjon på ytterligere 2 år.”<br />
Byrådet besluttet 7. mai 2008 at det ikke skulle forhandles om innløsing <strong>av</strong> opsjonen på<br />
forlengelse <strong>av</strong> <strong>av</strong>talen. I en pressemelding sendt ut samme dag, kommenterte direktør for<br />
SKU, , vedtaket slik:<br />
”- <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> opplever at TDC har levert sine tjenester i henhold <strong>til</strong> <strong>av</strong>talen,<br />
men det har vært en enorm endring og utvikling i både teknologi og marked de siste<br />
fire årene, noe som gir <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> muligheter vi ikke hadde da <strong>av</strong>talen ble<br />
inngått, sier utviklingsdirektør i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ønsker å ta i bruk nye teknologiske løsninger for å kunne gi<br />
innbyggerne nye og bedre tjenester enn i dag.<br />
- Vi vil benytte denne anledning <strong>til</strong> også å vurdere om vi kan finne synergier<br />
mellom flere tjenesteområder som kan inkluderes i den forestående konkurransen,<br />
sier
10 Etablering <strong>av</strong> <strong>anskaffelse</strong>sprosjektet<br />
10.1 Organisering <strong>av</strong> <strong>anskaffelse</strong>n<br />
Det ble valgt å gjennomføre <strong>anskaffelse</strong>n ved en prosjektmodell med en styringsgruppe og<br />
en prosjektgruppe. Styringsgruppen besto <strong>av</strong> personer hentet fra ledergruppen i SKU samt<br />
lederen <strong>av</strong> IKT Drift<br />
• Leder <strong>av</strong> styringsgruppen,<br />
• Prosjekteier,<br />
• I,<br />
• J,<br />
• H,<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har vært leder <strong>av</strong> styringsgruppen. Kontrakten som skulle inngås<br />
i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n hørte inn under arbeidsområdet <strong>til</strong> IKT Forretningsutvikling, og det var<br />
denne <strong>av</strong>delingen som ville bli eier <strong>av</strong> kontrakten. Prosjekteier ble gitt rollen som<br />
”prosjekteier”, og Prosjekteier har hatt en aktiv rolle i <strong>TTT</strong>-prosessen. Prosjektleder,<br />
Prosjektleder, sine ukerapporter ble sendt <strong>til</strong> Prosjekteier, og Prosjektleder har beskrevet<br />
Prosjekteier som bindeleddet mellom prosjektgruppen og styringsgruppen. Prosjekteier har<br />
også hatt oppg<strong>av</strong>en med å innkalle <strong>til</strong> møter i styringsgruppen. Prosjekteier har opplyst at<br />
dette var en sekretærfunksjon for leder <strong>av</strong> styringsgruppen, og at han ikke hadde annet<br />
ansvar enn rent faktisk å sende ut innkallingen.<br />
Det siste møtet i styringsgruppen ble holdt 1. april 2009. Fire <strong>av</strong> medlemmene i<br />
styringsgruppen har <strong>til</strong>hørt ledergruppen ved SKU, og det er opplyst at spørsmål relatert <strong>til</strong><br />
<strong>TTT</strong>-prosjektet også har vært diskutert uformelt i forbindelse med ledermøter i SKU. Det<br />
foreligger ikke referater eller annen dokumentasjon fra disse møtene.<br />
Styringsgruppen ble <strong>til</strong>lagt ansvaret for de overordnede beslutningene i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n.<br />
Det ble også etablert en prosjektgruppe med det operative og praktiske ansvaret for<br />
gjennomføringen <strong>av</strong> <strong>anskaffelse</strong>n. Denne prosjektgruppen har bestått <strong>av</strong> følgende personer:<br />
• Prosjektleder fra<br />
• C, innkjøps<strong>av</strong>delingen<br />
• B, innkjøps<strong>av</strong>delingen<br />
• A, IKT-Forretningsutvikling<br />
• K, Byråds<strong>av</strong>deling for barnehage og skole<br />
• L, Byråds<strong>av</strong>deling for helse og omsorg<br />
• D, IKT-Drift<br />
• M IKT-Forretningsutvikling<br />
• N IKT-sikkerhetsansvarlig<br />
Det ble besluttet å engasjere en ekstern prosjektleder, og denne prosessen beskrives<br />
nærmere i neste punkt. I <strong>til</strong>legg <strong>til</strong> prosjektleder har også s<strong>til</strong>t ytterligere ressurser <strong>til</strong><br />
disposisjon for bistand <strong>til</strong> prosjektgruppen.<br />
32
Det fremgår <strong>av</strong> referat fra styringsgruppemøte 30. mai 2008 at d<strong>av</strong>ærende prosjektleder O<br />
( ) gikk gjennom organiseringen <strong>av</strong> prosjektet og rutiner. I referatets punkt 3<br />
oppsummeres dialogen om dette forholdet slik:<br />
33<br />
”O gikk gjennom prosjektleders forventninger <strong>til</strong> styringsgruppen:<br />
- Styringsgruppen er ansvarlig for gjennomføring <strong>av</strong> prosjektet<br />
- Styringsgruppen er ansvarlig for alle leveranser og gevinstrealisering<br />
- Styringsgruppen sørger for prioritert ressurs<strong>til</strong>gang fra BK<br />
- Styringsgruppen må vedta endringer ift omfang<br />
Det ble deretter gjennomgått rollene i prosjektet. Rollen som prosjekteier ble<br />
diskutert etter innspill fra I, men det ble besluttet at prosjekteierrollen diskuteres<br />
internt i BK på generelt grunnlag, og vil ikke endres i dette prosjektet og er således<br />
<strong>av</strong>klart.<br />
Prosjektet vil også trenge en operativ prosjektgruppe bestående <strong>av</strong> tekniske og<br />
innkjøpsfaglige ressurser. Denne gruppen bør etableres snarest. Videre vil det være<br />
hensiktsmessig å få etablert en referansegruppe bestående <strong>av</strong> representanter for de<br />
ulike interessene (brukerne) i BK, eksempelvis skole, helse osv. Enighet om både<br />
forventninger <strong>til</strong> styringsgruppen og roller i prosjektet.<br />
O gikk gjennom rutiner for prosjektet med fokus på:<br />
- Endringer<br />
- Risikohåndtering<br />
- Statusrapportering<br />
- Koordineringsmøter<br />
Enighet i styringsgruppen om viktigheten <strong>av</strong> gode rutiner, samt rutinene som ble<br />
skissert. Prosjektet etablerer faste rutiner basert på beslutning.”<br />
Organisasjonsform ble også diskutert i prosjektgruppemøte 17. juni 2008, og <strong>av</strong><br />
møtereferatet fremgår følgende:<br />
”3) Organisering <strong>av</strong> prosjektgruppe/roller og ansvar<br />
O gikk igjennom struktur for prosjektorganisasjon med <strong>til</strong>hørende roller og<br />
beskrivelser. Fokus på at prosjektet må ha drivkraft og forankring internt, og at<br />
prosjektgruppen er en nøkkel <strong>til</strong> å oppnå dette. I forhold <strong>til</strong> prosjektgruppens ansvar<br />
vil presentasjonen oppdateres med fokus på kommunikasjon ut i de ulike enhetene,<br />
samt å hente innspill.<br />
4) Prosjektrutiner<br />
O gikk gjennom forslag <strong>til</strong> prosjektrutiner. Diskusjon rundt hvor formelle rutinene<br />
skal være.<br />
• Enighet om at endringer i omfang gjøres gjennom skriftlige forespørsler.<br />
• Statusrapportering gjennom møtereferater.
34<br />
• Ukentlige møter før sommeren, annenhver uke etter sommeren. Innspill fra L om<br />
viktigheten <strong>av</strong> kommunikasjon, forslag om å informere kommunaldirektører og<br />
seksjonsledere. Innspill fra P om at man i arbeidet med en ny <strong>av</strong>tale må informere<br />
brukerne da dette vil skape engasjement.”<br />
Lysbildearkene fra presentasjonen som ble gitt prosjektgruppen bidrar <strong>til</strong> å kaste lys over<br />
temaene som ble diskutert. To <strong>av</strong> lysbildearkene gjengis her:
Beskrivelsen ovenfor viser hvilke rammer for organiseringen <strong>av</strong> prosjektet som har vært<br />
lagt <strong>til</strong> grunn.<br />
I kapittel 15.3 omtales etableringen <strong>av</strong> forhandlingsgruppen i prosjektet og fordelingen <strong>av</strong><br />
arbeidsoppg<strong>av</strong>er knyttet <strong>til</strong> evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene.<br />
10.2 Innhenting <strong>av</strong> ekstern prosjektleder<br />
Det ble – mye på grunn <strong>av</strong> ressurssituasjonen i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> – besluttet å innhente<br />
ekstern bistand <strong>til</strong> prosjektlederoppg<strong>av</strong>en i <strong>TTT</strong>-prosjektet. Prosjektlederen ble innhentet<br />
gjennom et <strong>av</strong>rop på en ramme<strong>av</strong>tale <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har på denne typen tjenester, og<br />
oppdraget ble gitt<br />
Prosjektleder ( ) har vært prosjektleder for <strong>TTT</strong>-prosjektet. I en innledende<br />
overgangsperiode ivaretok O (også ) denne oppg<strong>av</strong>en før Prosjektleder ble introdusert<br />
som prosjektleder i prosjektgruppemøte 19. august 2008. Til grunn for Prosjektleders<br />
arbeid som prosjektleder lå en oppdragsbeskrivelse, og fra dette mandatet hitsettes<br />
følgende:<br />
35
36<br />
”Oppdragsgiver ønsker å knytte <strong>til</strong> seg ekstern konsulent som skal ha være rådgiver<br />
og ha prosjektlederansvaret for anbudskonkurransen, samt implementering <strong>av</strong><br />
<strong>av</strong>talen.<br />
Oppdraget omfatter følgende aktiviteter:<br />
• Utarbeide prosjektplaner for<br />
o Anbudskonkurransen (fra kvalifisering <strong>til</strong> kontrakt, fase 1 - 2)<br />
o implementering <strong>av</strong> <strong>av</strong>talen (fase 3)<br />
• Følge opp aktiviteter i henhold <strong>til</strong> prosjektplaner og sikre at prosjektet<br />
gjennomføres i henhold <strong>til</strong> <strong>av</strong>talte prosjektplaner (fase 1, 2, 3)<br />
• Ansvarlig for å utarbeide kvalifikasjonsgrunnlag, kr<strong>av</strong>spesifikasjon og<br />
komplett konkurransegrunnlag<br />
• Gjennomføre forhandlinger i samarbeid med Innkjøp<br />
• Ansvarlig for å utforme inns<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> Byråd om <strong>til</strong>deling <strong>av</strong> kontrakt<br />
• Lede implementeringsarbeidet<br />
Prosjektet deles inn i følgende faser:<br />
Fase 1, mai - august 2008: Prekvalifisering og utarbeidelse <strong>av</strong><br />
konkurransegrunnlag Det skal utarbeides kvalifikasjonsgrunnlag og<br />
konkurransegrunnlag for konkurranse med forhandlinger, slik at leverandørene kan<br />
prekvalifiseres og konkurransegrunnlag kan sendes <strong>til</strong> de kvalifiserte medio august<br />
2008.<br />
Fase 2, september - desember 2008: Forhandlinger, inns<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> Byråd, kontrakt.<br />
Det skal gjennomføres forhandlinger og lages inns<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> Byrådet for vedtak<br />
innen utgangen <strong>av</strong> 2008.<br />
Fase 3, januar 2009: Implementering <strong>av</strong> kontrakt<br />
Dagens <strong>av</strong>tale <strong>av</strong>sluttes 31.01.2009, og ny <strong>av</strong>tale må være implementert på et slikt<br />
nivå at denne kan tas i bruk i organisasjonen. Oppdraget <strong>av</strong>sluttes når ny <strong>av</strong>tale er<br />
implementert i henhold <strong>til</strong> plan for implementering (fase 3).<br />
Oppdraget skal gjennomføres i tett samarbeid med rådgivere i IKT<br />
Forretningsutvikling, IKT Drift og <strong>kommune</strong>ns Innkjøps<strong>av</strong>deling.<br />
Anbudskonkurransen skal gjennomføres i tråd de prosedyrer og retningslinjer som<br />
gjelder for innkjøp i <strong>kommune</strong>n. Det kan bli aktuelt å samarbeide med andre<br />
innleide konsulenter.<br />
…<br />
Oppdraget skal gjennomføres i tett samarbeid med ansatte i IKT<br />
Forretningsutvikling. Ressurser hos Oppdragsgiver trekkes inn etter <strong>av</strong>tale og ved<br />
behov.<br />
Prosjektleder rapporterer <strong>til</strong> Oppdragsgiver, Prosjekteier.
37<br />
…<br />
Bilag OP-09: Kvalitetssikringsprosedyrer<br />
Noen kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> rutiner og prosedyrer for å sikre kvalitet i leveranser:<br />
• Det skal etableres gode rutiner for håndtering <strong>av</strong> dokumenter, herunder<br />
versjonsstyring/-kontroll og <strong>til</strong>gjengeliggjøring.<br />
• Dokumenter skal håndteres i henhold <strong>til</strong> <strong>kommune</strong>ns retningslinjer og lagres i<br />
<strong>kommune</strong>ns saks-/arkivsystem BKSAK, dersom ikke annet <strong>av</strong>tales.<br />
• Kommunens kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> prosjektmetodikk og verktøy skal følges, dersom ikke annet<br />
<strong>av</strong>tales.<br />
• Leverandøren må holde oversikt over leveranser og status på disse ”<br />
10.3 Særlig om IKT Drifts rolle i <strong>anskaffelse</strong>n<br />
IKT Drift var som <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s driftsleverandør representert både i styringsgruppen<br />
ved H og i prosjektgruppen ved D. Både H og D har vært kritiske <strong>til</strong> gjennomføringen <strong>av</strong><br />
<strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n, særlig etter hvert som prosessen skred frem. Selv om begge vurderte å<br />
trekke seg fra <strong>TTT</strong>-prosjektet, fortsatte begge to sitt arbeid<br />
I er en <strong>av</strong> dem som har understreket at IKT Drift har hatt en viktig rolle i <strong>TTT</strong>-prosjektet,<br />
blant annet i e-post <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier 10. mars 2009.<br />
H har i samtale med G-Partner vist <strong>til</strong> at SKU hadde majoriteten i styringsgruppen og at<br />
svært få <strong>av</strong> de synspunktene han kom med i prosessen ble hensyntatt. Selv om all<br />
beslutningsmyndighet lå i SKU, anså H det som nødvendig å delta i prosessen for å<br />
målbære hensyn relatert <strong>til</strong> drift, erfaring og teknisk input. H vurderte det slik at det i det<br />
minste var en mulighet for at han nådde frem med sine synspunkter hvis han fortsatte i<br />
styringsgruppen, i <strong>til</strong>legg unngikk han at en uttreden fra styringsgruppen ble brukt mot IKT<br />
Drift i spørsmålet om konkurranseutsetting <strong>av</strong> IKT Drift.<br />
H har kritisert informasjonsflyten i prosjektet, og han har fremholdt at mye informasjon ble<br />
sendt ut svært sent og at informasjon også ble endret helt frem <strong>til</strong> styringsgruppemøtene<br />
begynte. Av denne grunn ble det svært krevende å forberede seg på de temaene som skulle<br />
opp <strong>til</strong> diskusjon, noe som gjorde det svært krevende å utøve funksjonen i styringsgruppen<br />
på en forsvarlig måte.<br />
Det later <strong>til</strong> at en del informasjon i prosjektet er spredd via uformelle kanaler i SKU, og at<br />
ikke all denne informasjonen har gått videre <strong>til</strong> IKT Drift. H har forklart at han i perioden<br />
etter siste styringsgruppemøte 1. april 2009 ikke har mottatt ny informasjon som<br />
styringsgruppemedlem.<br />
D deltok ikke i forhandlingsgruppen, men han bisto i arbeidet i prosjektgruppen, blant<br />
annet med innspill <strong>til</strong> forhandlingene og med evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene.
11 Prekvalifisering og utvelgelse <strong>av</strong> leverandører<br />
<strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n hadde en forventet samlet verdi på kr 150-170 millioner inkludert<br />
eventuelle opsjoner. Konkurransen ble gjennomført som en konkurranse med forhandling,<br />
regulert <strong>av</strong> forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r del I og III.<br />
Konkurransen ble gjennomført som en to-trinnsprosess hvor det først ble gjennomført en<br />
kvalifikasjonsrunde, og hvor bare inviterte leverandører ble gitt adgang <strong>til</strong> å inngi <strong>til</strong>bud i<br />
konkurransen.<br />
I kvalifikasjonsgrunnlaget ble opprinnelig frist for leverandørenes forespørsel om<br />
deltakelse i konkurransen satt <strong>til</strong> 1. september 2008. Denne fristen ble forlenget <strong>til</strong> 19.<br />
september 2008. Det ble i kvalifikasjonsgrunnlaget opplyst at minimum tre, maksimum<br />
fem leverandører ville bli invitert <strong>til</strong> konkurransen.<br />
Innen fristens utløp hadde ni leverandører inngitt forespørsel om deltakelse og oversendt<br />
dokumentasjon på at de oppfylte kvalifikasjonskr<strong>av</strong>ene for deltakelsen. Av disse ni<br />
leverandørene var det kun tre som – sammen med sine underleverandører – hadde oppfylt<br />
alle dokumentasjonskr<strong>av</strong>ene <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> hadde s<strong>til</strong>t i kvalifikasjonsgrunnlaget. Disse<br />
leverandørene var (i alfabetisk rekkefølge)<br />
38<br />
- Ementor (senere Atea) med følgende underleverandører<br />
o Telenor på teletrafikk<br />
o Telecom Norden (TCN) på telefonidrift<br />
o BKK Marked AS på transportnett<br />
o Presentasjons Data<br />
- Ergo Group med følgende underleverandører<br />
o TDC på transportnett og teletrafikk<br />
o Intelecom på telefonidrift<br />
- Telenor med følgende underleverandører<br />
o Ementor (senere Atea) som systemintegrator<br />
o Telecom Norden (TCN) på telefonidrift<br />
o BBS<br />
Prekvalifiseringen og utvelgelsen <strong>av</strong> leverandører <strong>til</strong> forhandlingene aktualiserte enkelte<br />
<strong>anskaffelse</strong>srettslige spørsmål, og det ble innhentet en innkjøpsfaglig vurdering, <strong>av</strong>gitt <strong>av</strong><br />
innkjøpsenheten i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> 3. oktober 2008.<br />
Flere <strong>av</strong> leverandørene som hadde inngitt mangelfull dokumentasjon, hadde unnlatt å sende<br />
inn all den etterspurte dokumentasjonen på underleverandørenes kvalifikasjoner. I<br />
kvalifikasjonsgrunnlaget var det s<strong>til</strong>t kr<strong>av</strong> om at underleverandørenes kvalifikasjoner ble<br />
dokumentert på samme måte som hovedleverandørenes. Innkjøpsenheten viste <strong>til</strong> at<br />
mulighetene for å etterspørre supplerende dokumentasjon på kvalifikasjonene er regulert i<br />
forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r §§ 21-3 og 21-4, og at disse bestemmelsene gir<br />
begrensede muligheter <strong>til</strong> å innhente supplerende dokumentasjon. Anskaffelsesregelverket
le videre vurdert slik at en hovedleverandør ikke selv kan tre inn i og erstatte<br />
delleveranser en ikke-kvalifisert underleverandør var <strong>til</strong>tenkt i <strong>til</strong>budet.<br />
Innkjøpsenheten vurderte også konkurransesituasjonen, slik den så ut <strong>til</strong> å bli. Alle<br />
leverandørene hadde benyttet én eller flere underleverandører, og flere <strong>av</strong> leverandørene<br />
gikk igjen i ulike leverandørkonstellasjoner som hoved- og underleverandører. Av denne<br />
grunn var man bekymret for konkurransesituasjonen og risikoen for<br />
konkurransebegrensende anbudssamarbeid, jf konkurranseloven § 10. Innkjøpsenheten<br />
konkluderte imidlertid med at de tre leverandørene ville gi <strong>til</strong>strekkelig konkurranse, og at<br />
man kunne iverksette <strong>til</strong>tak for å redusere risikoen for informasjonsflyt mellom<br />
leverandørene og andre former for konkurransebegrensende samhandling. Et moment i<br />
vurderingen <strong>av</strong> konkurransesituasjonen var at <strong>anskaffelse</strong>n var omfattende og kompleks, og<br />
at det ville være få leverandører som kunne levere den etterspurte leveransen.<br />
Et utslag <strong>av</strong> vurderingene <strong>av</strong> leverandørkonstellasjonene og hensynet <strong>til</strong> reell konkurranse<br />
var konkurransegrunnlaget punkt 8.4.3 som fastslo følgende:<br />
39<br />
”Det er ikke lov med konkurransehemmende anbudssamarbeid, og i den grad noen<br />
leverandører er involvert i flere <strong>til</strong>bud, må dette ikke gjøres på en måte som strider<br />
mot dette prinsippet.”<br />
Styringsgruppen besluttet i møte 8. oktober 2008 at de tre leverandørene som var kvalifisert<br />
ble invitert <strong>til</strong> konkurransen. Flertallet i styringsgruppen oppfattet det slik at disse tre<br />
leverandørene ville gi <strong>til</strong>strekkelig konkurranse. G-Partner har i samtaler med de involverte<br />
fått opplyst at man i denne forbindelse også innhentet erfaringer om<br />
konkurransesituasjonen og aktuelle leverandørsammens<strong>til</strong>linger fra andre som hadde<br />
gjennomført <strong>til</strong>svarende <strong>anskaffelse</strong>r, eksempelvis Skattedirektoratet.<br />
12 Utarbeidelse <strong>av</strong> konkurransegrunnlag<br />
Konkurransegrunnlag ble sendt ut <strong>til</strong> de prekvalifiserte leverandørene 21. november 2008,<br />
og frist for å inngi <strong>til</strong>bud ble satt <strong>til</strong> 12. januar 2009. Senere ble denne fristen endret <strong>til</strong> 26.<br />
januar 2009 som følge <strong>av</strong> konkurransegrunnlagets kompleksitet og omfang.<br />
Den valgte konkurranseformen var konkurranse med forhandlinger i tråd med forskrift om<br />
offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 14-3. I konkurransegrunnlaget punkt 2.1 og 2.2 ble det opplyst at<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> la opp <strong>til</strong> å forhandle i flere faser og potensielt redusere antall <strong>til</strong>bud i<br />
forhandlingene. Videre fremgår det <strong>av</strong> konkurransegrunnlaget at forhandlingene ville skje i<br />
samsvar med forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 20-11, og at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> hadde<br />
anledning <strong>til</strong> å forhandle med leverandørene om alle sider ved <strong>til</strong>budene.
I konkurransegrunnlaget er den etterspurte leveransen beskrevet slik:<br />
”Tjenestene som skal anskaffes omfatter spennet fra grunnleggende plattformtjenester<br />
<strong>til</strong> drift og administrasjon:<br />
40<br />
• Transportnett og internettaksess<br />
• Teletrafikktjenester (fast- og mobiltelefoni)<br />
• Løsning for intern og ekstern videokonferanse, inkludert drift og relaterte<br />
tjenester<br />
• Ekspedientstøtte og kontakt-/anropssenter<br />
• Administrasjonssystem for mobile terminaler<br />
• Teknologisk plattform for implementering <strong>av</strong> elektronisk identifikasjon for<br />
ansatte i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
• Samordnede kommunikasjonstjenester i forlengelsen <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s<br />
gruppevareløsning, inkludert uniforme telefonitjenester og integrasjon mellom<br />
telefoni og fagsystemer<br />
• Telefonidrift<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> sine tele- og datatjenester benyttes <strong>av</strong> et stort antall brukere, og er<br />
bærere for viktige tjenester og kritisk informasjon for <strong>kommune</strong>ns ansatte og<br />
innbyggere. Mange <strong>av</strong> <strong>kommune</strong>ns institusjoner og <strong>av</strong>delinger utfører tjenester <strong>av</strong><br />
livskritisk art, eller forvalter store materielle verdier.<br />
Det er derfor <strong>av</strong> stor betydning at tjenestene som <strong>til</strong>bys er robuste, og leveres med høy<br />
oppetid og kvalitet.<br />
For å oppnå ønsket tjenestenivå og -kvalitet er det <strong>av</strong>gjørende at infrastrukturtjenester<br />
er fullt integrert med tjenester som: brukerkatalog, intern telefonkatalog, kalender- og<br />
gruppevareløsning for fr<strong>av</strong>ærsmarkering og -visning.<br />
Tjenestene, og driften <strong>av</strong> disse skal i størst mulig grad integreres, og det skal søkes å<br />
etablere felles, integrerte kontaktpunkter via <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s leverandør <strong>av</strong> drift og<br />
brukerstøtte.<br />
Opsjoner<br />
• Digitalt tv-innhold levert over transportnettet<br />
• Løsning for elektronisk identifikasjon for ansatte i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>/brukere <strong>av</strong><br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s systemer”<br />
Det fremgår <strong>av</strong> konkurransegrunnlagets punkt 5 at det skal konkurreres om å levere det<br />
økonomisk mest fordelaktige <strong>til</strong>budet, basert på <strong>til</strong>delingskriteriene<br />
- Pris, med følgende underkriterier<br />
prisskjema, vedlegg V, prisreguleringsmekanismer og prisformat.<br />
- Kvalitet, herunder elementer som<br />
sikkerhet, oppetid, leveringstid, leveringssikkerhet, garantert tjenestekvalitet
41<br />
(quality of service), dokumentasjon, og leverandørens <strong>til</strong>budte<br />
tjenestekvalitets<strong>av</strong>tale som beskrevet i kap 4.12.<br />
- Funksjonalitet, herunder elementer som brukervennlighet, kapasitet, integrasjon og<br />
kompatibilitet med eksisterende løsninger i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>, etterlevelse og støtte<br />
for industristandarder, responstid, redundans feilmeldings- og<br />
administrasjonssystem, porteføljeforvaltning og opplærings<strong>til</strong>bud<br />
Det ble i <strong>til</strong>legg <strong>til</strong> disse generelle føringene opplyst at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ville vektlegge<br />
følgende elementer innen enkelte <strong>av</strong> tjenestene:<br />
• Telefoni: Integrasjon mellom mobil- og fastnett<br />
• Nett: Båndbredde/hastighet og kapasitet i alle deler <strong>av</strong> løsningen,<br />
tjenestekvalitetsparametre (spesielt relevant for tale og multimedia)<br />
• Samordnet kommunikasjon: Integrasjon mellom ulike tjenester<br />
• Videokonferanse: Lyd - og bildekvalitet<br />
Samtlige <strong>til</strong>delingskriterier ble gitt 33 % vekt, og <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> forbeholdt seg<br />
muligheten <strong>til</strong> å justere vektingen <strong>av</strong> hvert kriterium innen et maksimalt utslag +/- 10%.<br />
Konkurransegrunnlaget og den nærmere utformingen <strong>av</strong> dette var i forkant gjenstand for<br />
diskusjoner både i prosjektgruppen og i styringsgruppen. Temaer som ble diskutert var<br />
blant annet omfanget <strong>av</strong> leveransen og den nærmere utformingen <strong>av</strong> kr<strong>av</strong>sspesifikasjonene.<br />
Av referat fra prosjektgruppemøte 14. oktober 2008 fremgår det videre at prosjektgruppen<br />
diskuterte <strong>til</strong>delingskriterienes innbyrdes verdi (vektingen) og foreslo en 50/25/25 fordeling<br />
mellom pris/kvalitet/funksjonalitet. Dette ble videreformidlet <strong>til</strong> prosjekteier og<br />
styringsgruppen som besluttet å gi <strong>til</strong>delingskriteriene lik vekt (33% hver) med mulighet<br />
for justering innenfor en margin på +/- 10%.<br />
Prosjekteier har i samtale med G-Partner forklart at han og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen fra et<br />
tidlig tidspunkt var opptatt <strong>av</strong> at man fulgte opp signaler fra Byrådet om at man ikke skulle<br />
legge for mye vekt på pris. Kontraktens kompleksitet gjorde at de ønsket å unngå å bli<br />
sittende igjen med det billigste <strong>til</strong>budet istedenfor det beste.<br />
Av referat fra prosjektgruppemøte 11. november 2008 fremgår det at prosjektleder ba de<br />
enkelte prosjektmedlemmene om å vurdere sin egen <strong>til</strong>gjengelighet i januar og februar,<br />
samt å flagge eventuelle behov for endring i arbeidssituasjon <strong>til</strong> sin nærmeste leder. Det ble<br />
særskilt påpekt at det måtte antas å bli et stort behov for ressurser i forbindelse med<br />
vurdering <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud og gjennomføring <strong>av</strong> forhandlinger.
13 Kontakt med leverandørene<br />
13.1 Innleding<br />
Som ledd i utredningsarbeidet er kontakt mellom <strong>kommune</strong>ns ansatte <strong>til</strong>knyttet <strong>TTT</strong><strong>anskaffelse</strong>n<br />
og leverandørene forsøkt kartlagt. Formålet med disse undersøkelsene har<br />
vært å identifisere eventuell kontakt utenfor de rammene som ble lagt, både i form <strong>av</strong><br />
informasjonsflyt og i form <strong>av</strong> fordelsoverføringer.<br />
13.2 Informasjonsflyt<br />
Utgangspunktet for <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n har vært at all kontakt med leverandørene skulle gå<br />
gjennom prosjektleder. <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har løpende <strong>av</strong>taler med flere <strong>av</strong> leverandørene<br />
og underleverandørene i konkurransen. Flere <strong>av</strong> de kommunalt ansatte i <strong>TTT</strong>-prosessen har<br />
hatt vært <strong>kommune</strong>ns kontaktpunkter mot leverandørene i disse <strong>av</strong>talene, og flere <strong>av</strong> de<br />
kommunalt ansatte har opplevd det som en utfordring å ivareta den løpende kontakten<br />
samtidig som de hadde en rolle i <strong>TTT</strong>-prosjektet.<br />
Viktigheten <strong>av</strong> kontroll med informasjonsflyten ble også understreket <strong>av</strong> Prosjektleder i epost<br />
sendt 27. november 2008:<br />
42<br />
”Hei,<br />
Da flere <strong>av</strong> dere har naturlig kontakt med både de kvalifiserte leverandørene i <strong>TTT</strong>,<br />
deres underleverandører - og bransjen generelt; Leverandørene fisker etter<br />
informasjon, spesielt knyttet <strong>til</strong> hvor mange/hvilke konsortier som er med videre.<br />
Jeg ønsker derfor å presisere viktigheten <strong>av</strong> å IKKE GI DEM, ELLER ANDRE,<br />
NOEN OPPLYSNINGER som kan hjelpe dem med å forstå bildet. Litt her, og litt<br />
der, og <strong>til</strong>sutt har man god kontroll. Som A så elegant uttalte det:<br />
’Di meir usikre dei er, di opnare feltet ser ut for dei, di meir må dei skjerpa<br />
<strong>til</strong>boda.’"<br />
E-posten ble sendt <strong>til</strong> C, L, N, S, D, Prosjekteier, B, K og Q, med kopi <strong>til</strong> R, I, H, Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen, J og O.<br />
13.3 Kontakt mellom <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og Atea<br />
13.3.1 Lansering <strong>av</strong> MS Office Communications Server R2<br />
D har opplyst at han i februar 2009 deltok i et Atea-arrangement for lansering <strong>av</strong> MS<br />
Office Communications Server R2 i Oslo. Arrangementet hadde ingen <strong>til</strong>knytning <strong>til</strong> <strong>TTT</strong>prosjektet,<br />
og D traff ingen personer <strong>til</strong>knyttet <strong>til</strong> Ateas team i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Etter det<br />
faglige arrangementet reiste D <strong>til</strong>bake <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong>.
13.3.2 Tur <strong>til</strong> USA, Microsoft og Hewlet Packard<br />
I mars 2009 var Prosjekteier og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen på studietur <strong>til</strong> Microsoft, i<br />
Redmond USA. Samtidig besøkte de Hewlett Packard i Paolo Alto, USA.<br />
Besøket hos Microsoft var initiert på bakgrunn <strong>av</strong> en invitasjon Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
mottok, og turen ble formelt søkt om og godkjent <strong>av</strong> kommunaldirektøren. I <strong>til</strong>legg ble det<br />
arrangert et kundebesøk hos Hewlet Packard, som Atea bidro med å <strong>til</strong>rettelegge for. Atea<br />
har ramme<strong>av</strong>talen <strong>kommune</strong>n kjøper HP-utstyr på, og derfor var det naturlig at Atea bidro i<br />
<strong>til</strong>retteleggingen og kontakten mot HP. E-postkontakt mellom Prosjekteier og T (Atea)<br />
vedrørende reisen viser at Atea underveis i forberedelsene <strong>til</strong> turen ga uttrykk for at også de<br />
vurderte å delta på turen. I e-post sendt Prosjekteier 23. februar skriver T følgende:<br />
”Om vi får lov <strong>til</strong> å være med dere på i hvert fall første leg, håper jeg at dette kunne<br />
vært en ypperlig anledning <strong>til</strong> å kunne bli både bedre kjent, samtidig som det kunne<br />
gitt verdifull tid <strong>til</strong> diskusjoner. Samtidig ser jeg på agendaen i Palo Alto som noe vi<br />
gjerne bør få med oss.<br />
Ang Seattle får vi evt ta en prat.”<br />
To dager senere, 25. februar, følger T opp med denne e-posten <strong>til</strong> Prosjekteier:<br />
”I samme slengen, har du programmet for MS? Tar evt en titt på dette før jeg tar en<br />
<strong>av</strong>gjørelse om å hive meg over.”<br />
Ts forslag om å være med på turen, ble ansett som upassende <strong>av</strong> Prosjekteier da dette var<br />
midt i første forhandlingsrunde i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Prosjekteiers <strong>til</strong>bakemelding var derfor<br />
at det var viktig å holde ryddige linjer mens <strong>TTT</strong>-prosessen pågikk.<br />
13.3.3 BKK-saken<br />
I perioden mellom første og andre forhandlingsrunde var det kontakt mellom <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> og Atea ut over de fastsatte reglene for informasjonsflyt. Denne kontakten hadde<br />
sin bakgrunn i <strong>av</strong>isoppslagene i BA om <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s rolle som eier i<br />
<strong>Bergen</strong>shalvøens kommunale kraftselskap (BKK). Dette omtales nærmere i kapittel 16.<br />
Parallelt med brevvekslingen mellom <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og Atea, ble Prosjekteier i<br />
tidsrommet etter første <strong>av</strong>isoppslag 13. mars 2009, gitt i oppdrag <strong>av</strong> konstituert<br />
kommunaldirektør U å sondere terrenget og undersøke mer uformelt hvordan Atea s<strong>til</strong>te<br />
seg <strong>til</strong> situasjonen. Årsaken <strong>til</strong> at kontakten vedrørende BKK ikke ble håndtert gjennom<br />
den ordinære kommunikasjonskanalen – via prosjektleder – var et ønske om å skjerme<br />
prosjektgruppen fra annen kontakt enn den som var direkte relevant for konkurransen.<br />
Samme dag saken om oppfølgning <strong>av</strong> prinsippene i eierskapsmeldingen ble omtalt i BA,<br />
sendte Prosjekteier saken videre <strong>til</strong> V (Atea). Prosjekteier har opplyst at han sendte den<br />
over på forespørsel fra V, og han har presisert at dette dokumentet lå offentlig <strong>til</strong>gjengelig<br />
på <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s nettsider.<br />
43
I den videre kontakten mellom Atea og <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> vedrørende BKKs rolle som<br />
underleverandør hadde Prosjekteier i hovedsak en administrativ funksjon med å sende,<br />
motta og arkivere korrespondanse <strong>til</strong> og fra kommunaldirektøren. Prosjekteier har opplyst<br />
at kontakten med leverandøren utover disse e-postene var svært begrenset.<br />
13.3.4 E-post fra T <strong>til</strong> Prosjekteier 23. april 2009<br />
T (Atea) sendte Prosjekteier følgende e-post 23. april 2009 kl 09:32:<br />
44<br />
”Emne: Så du ringte meg i går.....<br />
Hadde lagt fra meg telefonen. Prøvde å ringe deg senere, men bare svareren din.<br />
Prøvde nå igjen med samme resultat. Gi meg gjerne et ord. Med vennlig hilsen,<br />
T”<br />
Prosjekteier har i samtale med G-Partner forklart at han ikke husker denne e-posten eller i<br />
hvilken sammenheng den er skrevet. Han har videre opplyst at han aldri kan tenke seg at<br />
kontakten med T relaterte seg <strong>til</strong> <strong>til</strong>budene i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Muligens kan kontakten ha<br />
sammenheng med at <strong>kommune</strong>n 22. april hadde tatt en <strong>av</strong>gjørelse på en forespørsel om<br />
audiovisuelt utstyr, og Atea var en <strong>av</strong> leverandørene som ikke ble <strong>til</strong>delt kontrakten. I<br />
tidsrommet etterpå var Prosjekteier i kontakt med leverandørene for å gi <strong>til</strong>bakemeldinger<br />
på denne forespørselen, og henvendelsen kan ha vært i denne sammenheng. Prosjekteier vil<br />
heller ikke utelukke at e-posten skyldes at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ba om en forlengelse <strong>av</strong><br />
vedståelsesfristen i en annen konkurranse Atea deltok i. C i <strong>kommune</strong>ns innkjøps<strong>av</strong>deling<br />
skrev et brev om dette 24. april. Prosjekteier har også vist <strong>til</strong> at det ikke virker som han vær<br />
særlig interessert i henvendelsen fra T i og med at han ikke besvarte e-posten.<br />
13.3.5 Kontraktsfestede halvårlige statussamtaler på ledelsesnivå<br />
Prosjekteier har forklart at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> i en annen <strong>av</strong>tale med Atea har kontraktsfestet<br />
halvårlige statussamtaler på ledelsesnivå. T sendte 15. april 2009 følgende e-post <strong>til</strong><br />
Prosjekteier med kopi <strong>til</strong> W (Atea):<br />
”Heisann Prosjekteier!<br />
Viser <strong>til</strong> samtale tidligere idag, og får nå <strong>til</strong>bakemelding fra W om at han gjerne tar<br />
møte med deg og leder <strong>av</strong> styringsgruppen etter kl 1600 5te mai om det er mulig å<br />
få det <strong>til</strong>, og om vi evt skal kjøre det med bakenforliggende begivenheter. Up to<br />
you.<br />
Mvh, T”<br />
Prosjekteier har i samtale med G-Partner forklart at møtet som omtales er et <strong>av</strong> de<br />
kontraktfestede statusmøtene.
Den 28. april 2009 på morgenen sendte T en møteinnkalling via e-post <strong>til</strong> Prosjekteier og<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen med tema ”Executive meeting, <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> – Atea”.<br />
Møtetidspunkt er foreslått <strong>til</strong> 5. mai kl 17-20. Møtet aksepteres med forbehold <strong>av</strong><br />
Prosjekteier 28. april kl 09:30.<br />
Den 4. mai 2009 kl 08:45 sendte T en ny e-post <strong>til</strong> Prosjekteier med kopi <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen:<br />
”Heisann Prosjekteier. Jeg trenger en <strong>til</strong>bakemelding på om dere har fått på plass<br />
inns<strong>til</strong>lingen, og da også en bekreftelse rundt middag med W og BBB i morgen.<br />
Fint om du kan sende meg et ord på dette, eller evt gi meg et ord så snart som<br />
mulig.”<br />
På kvelden samme dag ca kl 19:00 sendte Prosjekteier e-post <strong>til</strong> T hvor han <strong>av</strong>brøt møtet i<br />
sin kalender. Prosjekteier sender samtidig <strong>av</strong>bruddsmelding via e-post på samme <strong>av</strong>tale <strong>til</strong><br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen.<br />
Prosjekteier har i samtale med G-Partner opplyst i samtale at han aksepterte <strong>av</strong>talen i<br />
utgangspunktet med forbehold om at <strong>TTT</strong>-konkurransen var <strong>av</strong>gjort når middagen skulle<br />
finne sted. Når prosessen viste seg å trekke ut, valgte han og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen å<br />
<strong>av</strong>lyse den planlagte middagen. Tidspunktet for møtet var satt fordi det passet med et besøk<br />
fra konsernsjef i Atea ASA, W, hadde i <strong>Bergen</strong>, u<strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> <strong>TTT</strong> prosessen.<br />
13.4 Kontakt <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> – BKK<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen sender 20. april kl 15:08 en e-post <strong>til</strong> Prosjekteier, hvor han<br />
orienterer om en henvendelse fra BKK som han fant upassende.<br />
”Hei Prosjekteier,<br />
Til orientering ble jeg kl 14.35 i dag, 20 april, kontaktet <strong>av</strong> X i BKK marked. Han<br />
henviste <strong>til</strong> prosess med Atea om anbudet på infrastruktur. Formålet med<br />
henvendelsen var å få bekreftet at det ikke forelå noen politiske føringer i forhold <strong>til</strong><br />
beslutning om leverandør. Min umiddelbare respons <strong>til</strong> X var at det er svært<br />
uheldig at de kontakter formann for styringsgruppen for denne <strong>anskaffelse</strong>n. Utover<br />
det presiserte jeg at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> følger lov om <strong>anskaffelse</strong>r og de regler som<br />
er forbundet med dette. Saken inns<strong>til</strong>les <strong>til</strong> Byråd som gjør det endelige vedtak slik<br />
som prosess og rutine <strong>til</strong>sier. Utover dette kommenterte jeg ikke noe <strong>av</strong> det som var<br />
tema og vinkling i spørsmålss<strong>til</strong>lingen. Med dette ba jeg om å få <strong>av</strong>slutte samtalen<br />
da vi ikke bør ha slik kontakt overhodet.”<br />
13.5 Kontakt <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> – Tele-Com <strong>Bergen</strong><br />
Både A og E har opplyst at de gjennom sine daglige arbeidsoppg<strong>av</strong>er har kontakt med<br />
Tele-Com <strong>Bergen</strong>. A har opplyst at kontaktpersonen hos Tele-Com <strong>Bergen</strong>, Y, under<br />
påskudd <strong>av</strong> løpende <strong>av</strong>taler har tatt kontakt under prosessen og forsøkt å få opplysninger<br />
om konkurransen. A har opplyst at alle slike henvendelser er <strong>av</strong>vist <strong>av</strong> ham.<br />
45
Under gjennomgangen <strong>av</strong> elektronisk lagret informasjon er det registrert møteinvitasjoner<br />
sendt fra Y <strong>til</strong> A uten angitt tema. As elektroniske kalender viser at disse invitasjonene er<br />
<strong>av</strong>vist.<br />
13.6 Kontakt Prosjekteier – E<br />
Det gjennomførte utredningsarbeidet har dokumentert forholdsvis omfattende kontakt om<br />
temaer relatert <strong>til</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n mellom Prosjekteier og politisk rådgiver E. I samtaler,<br />
blant annet dokumentert gjennom MSN-logger identifisert ved gjennomgangen <strong>av</strong><br />
elektronisk lagret informasjon, har Prosjekteier ved flere <strong>til</strong>feller gitt E detaljinformasjon<br />
om konkurransesituasjonen i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Det er blant annet dokumentert at<br />
Prosjekteier har gitt A informasjon om detaljer i <strong>til</strong>budenes innhold i tidsrommet etter<br />
<strong>til</strong>budsfristen 26. januar 2009 og etter <strong>til</strong>bakemeldingene etter andre forhandlingsrunde 29.<br />
april.<br />
Prosjekteier har i samtale med G-Partner forklart at informasjonsflyten i en slik prosess er<br />
begrenset <strong>til</strong> prosjekt- og styringsgruppe samt relevant politisk og administrativ ledelse i<br />
byråds<strong>av</strong>delingen for å overholde regler om konfidensialitet.<br />
Prosjekteier har videre vist <strong>til</strong> at Leder <strong>av</strong> styringsgruppen var kjent med, godkjente og<br />
også oppfordret <strong>til</strong> hans dialog om fagspørsmål med E. <strong>Gjennomgang</strong>en <strong>av</strong> elektronisk<br />
lagret informasjon har identifisert en logg fra en MSN-samtale hvor Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen ber Prosjekteier om å få informasjon fra E. E var politisk rådgiver for<br />
finansbyråden i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>, og altså rådgiver for Prosjekteiers fagbyråd. Prosjekteier<br />
fant det derfor ikke problematisk å diskutere <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n med byrådens politiske<br />
rådgiver som hadde en jobbfunksjon som gjorde kontakten relevant. Prosjekteier har videre<br />
vist <strong>til</strong> at det i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n har vært nær dialog mellom administrasjonen og politisk<br />
ledelse. Siden han opplever at hans kontakt med E har fått et særlig fokus fordi den er<br />
dokumentert gjennom MSN-logger, har Prosjekteier bemerket at denne kontakten ikke var<br />
unik i forhold <strong>til</strong> den dialogen som ofte foregikk mellom Byrådets representanter og<br />
personer i administrasjonen.<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har i samtale med G-Partner forklart at han har vært kjent med at<br />
Prosjekteier og E har utvekslet en del informasjon, men at han hadde gjort det klart for<br />
Prosjekteier at han måtte skille mellom sine roller som ansatt i administrasjonen og politisk<br />
aktiv. Videre har Leder <strong>av</strong> styringsgruppen vist <strong>til</strong> at Prosjekteier strengt tatt ikke skulle gi<br />
videre noe informasjon om <strong>TTT</strong>-prosessen <strong>til</strong> E, men at BKK-saken gjorde det nødvendig<br />
med noe informasjonsflyt mellom <strong>TTT</strong>-prosjektet og politisk og administrativ ledelse.<br />
Tidligere byråd G har i samtale med G-Partner forklart at han er kjent med at E og<br />
Prosjekteier er bekjente, og også er kjent med at de har privat kontakt. G hadde imidlertid<br />
gjort det klart for E at han måtte skille mellom jobb og privatliv, og han forutsatte at dette<br />
skillet ble etterlevet. Videre har E vist <strong>til</strong> at uformell kontakt utenom de formelle<br />
46
eslutningslinjer vil være problematisk for Prosjekteiers sjef og dennes sjef igjen fordi man<br />
får parallelle kommunikasjonskanaler. Betydningen <strong>av</strong> skillet mellom jobb og privatliv<br />
hadde G poengtert overfor E.<br />
13.7 Kartlegging <strong>av</strong> mulige fordelsoverføringer<br />
13.7.1 Fordelsoverføringer<br />
Som et ledd i utredningsarbeidet har G-Partner undersøkt om sentrale representanter for<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n har krevd, mottatt eller fått <strong>til</strong>bud om g<strong>av</strong>er eller<br />
andre fordeler i <strong>til</strong>knytning <strong>til</strong> deres arbeid i <strong>anskaffelse</strong>sprosjektet. Nedenfor redegjøres<br />
det for enkelte <strong>til</strong>feller som bør vurderes i denne forbindelse. I kapittel 29.4 gir G-Partner<br />
sin vurdering <strong>av</strong> disse forholdene opp mot gjeldende normer.<br />
Med ”fordelsoverføring” siktes det her <strong>til</strong> u<strong>til</strong>børlige fordeler krevd, akseptert eller mottatt<br />
<strong>av</strong> noen i <strong>kommune</strong>n i <strong>til</strong>knytning <strong>til</strong> deres arbeid i <strong>kommune</strong>n, gitt <strong>av</strong> representanter fra<br />
noen <strong>av</strong> leverandørene i denne <strong>anskaffelse</strong>n. G-Partner har også omtalt eventuelle<br />
fordelsoverføringer som kan stå i sammenheng med <strong>anskaffelse</strong>n selv om disse er gitt forut<br />
for <strong>TTT</strong>- konkurransen.<br />
13.7.2 Kontakt med Telenor – 3GSM-messe i Barcelona<br />
Prosjekteier deltok 11. <strong>til</strong> 14. februar 2008 på konferansen 3GSM i Barcelona. Turen var<br />
arrangert <strong>av</strong> Telenor som fakturerte hver deltaker for reise og opphold. Prosjekteier valgte<br />
sammen med sin samboer å <strong>til</strong>bringe helgen i forkant <strong>av</strong> konferansen i Barcelona. Hotell<br />
for helgen i forkant ble også bes<strong>til</strong>t gjennom Telenor, og Prosjekteier ba i e-post om at den<br />
private delen <strong>av</strong> oppholdet måtte skilles ut på egen linje på faktura <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. I<br />
<strong>til</strong>legg <strong>til</strong> Prosjekteier deltok Z fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> på konferansen.<br />
Telenor hadde problemer med å utstede faktura slik Prosjekteier ba om og informerte<br />
Prosjekteier pr e-post om at han ikke ville bli belastet for den private delen <strong>av</strong> oppholdet.<br />
Til tross for annen korrespondanse forut for <strong>av</strong>reise s<strong>til</strong>te Prosjekteier ingen spørsmål om<br />
fakturering <strong>av</strong> den private delen <strong>av</strong> oppholdet.<br />
Den 27. mars. sendte Prosjekteier en e-post <strong>til</strong> Æ hos Telenor hvor han etterspurte faktura. I<br />
de etterfølgende ukene korresponderte Prosjekteier med Æ og Ø i Telenor.<br />
Som <strong>av</strong>talt i forkant ble <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> fakturert for deltaker<strong>av</strong>gift for to personer.<br />
Prosjekteier innhentet fakturaene og sendte disse i retur <strong>til</strong> Telenor, og i den forbindelse<br />
understreket han viktigheten <strong>av</strong> å kunne skille ut den private delen <strong>av</strong> oppholdet slik at den<br />
kunne betales <strong>av</strong> ham privat.<br />
Den 14. april sendte Ø svar <strong>til</strong> Prosjekteier hvor hun henviste <strong>til</strong> <strong>av</strong>talen om at han ikke<br />
skulle faktureres for dagene i forkant. Prosjekteier svarte at det er prinsipielt viktig for ham<br />
47
at hans private overnattinger belastes ham privat, og viste <strong>til</strong> at han i e-post <strong>til</strong> Æ i forkant<br />
hadde presisert dette. Det ble <strong>til</strong> slutt <strong>av</strong>talt at Prosjekteier skulle faktureres for sitt private<br />
opphold med kr 6 480, og Prosjekteier oppga sin private adresse for fakturaen.<br />
Den 29. juni 2009 sendte Telenor en forespørsel <strong>til</strong> post@bergen.<strong>kommune</strong>.no hvor<br />
betaling <strong>av</strong> fakturaen ble etterlyst. Forespørselen ble sendt videre <strong>til</strong> Å (Telenor), via IKT<br />
Drift Helpdesk og videre <strong>til</strong> Prosjekteier. Den 10. august 2009 sendte Prosjekteier e-post <strong>til</strong><br />
Å hvor han ba om å bli kontaktet pr telefon. Kort tid etter sender Prosjekteier videre eposten<br />
hvor fakturaen omtales <strong>til</strong> Å med følgende påtegning:<br />
48<br />
”Her er mailen - dette er åpenbart noe jeg skal betale privat.<br />
Ring meg når du har anledning.”<br />
Fakturaen som fulgte som vedlegg <strong>til</strong> e-posten (”efatktura(2).htm”) var sendt med en<br />
samlefaktura <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>, men utstedt <strong>til</strong> Prosjekteier på hans privatadresse, med<br />
forfall 29. mai 2008.<br />
Prosjekteier har opplyst <strong>til</strong> G-Partner at han aldri mottok noen faktura fra Telenor, og at<br />
han heller ikke etterspurte den da den ikke kom. Prosjekteier mener fakturaen må være<br />
feilsendt <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>, og at han har opptrådt ryddig i saken. Videre har<br />
Prosjekteier forklart at han betalte fakturaen etter å ha blitt gjort oppmerksom på den, og at<br />
han kan dokumentere betalingen.<br />
Prosjekteier ble i samtale med G-Partner 6. januar 2010 bedt om å oversende<br />
dokumentasjon for at fakturaen er betalt. Han har tross flere purringer ikke etterkommet<br />
denne anmodningen.<br />
Som følge at Prosjekteier ikke oversendte dokumentasjon for betalingen, ble det 22. februar<br />
2010 gjort en telefonhenvendelse <strong>til</strong> Ø (Telenor) for å få verifisert betalingen. Ø oversendte<br />
en oppsummerende e-post <strong>til</strong> G-Partner 25. februar 2009. I e-posten viste Ø <strong>til</strong> at<br />
hotelloppholdet skulle motregnes mot flybillettene i pakkeprisen som Telenor uansett<br />
fakturerte <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> fordi Prosjekteier valgte å reise på et annet tidspunkt enn<br />
resten <strong>av</strong> gruppen. I <strong>til</strong>legg oppga Ø at hun ikke hadde eksakt pris på bes<strong>til</strong>lingstidspunktet,<br />
og at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> måtte betale for flybillettene i pakkeprisen som følge <strong>av</strong> at Telenor<br />
ikke fikk refundert disse. Prisen på hotelloppholdet var temmelig lik prisen på flybilletter<br />
som lå i pakkeprisen, og Ø opplyste videre at hun da overlot <strong>til</strong> Prosjekteier å gjøre opp<br />
med sin arbeidsgiver.<br />
Det påpekes fra G-Partner at det <strong>av</strong> e-postkorrespondanse mellom Æ og Ø, som er<br />
videresendt Prosjekteier <strong>av</strong> Æ før <strong>av</strong>reise, fremgår at prisen for hotelloppholdet var kr<br />
6 480.<br />
Ø har opplyst at regningen enda ikke er betalt og har fremskaffet en historikk som viser at<br />
Prosjekteier gjentatte ganger er purret på fakturaen, både gjennom betalingsvarsel og
inkassovarsel sendt <strong>til</strong> hjem <strong>til</strong> hans private postadresse. Siden <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> står<br />
oppført som juridisk ansvarlig på fakturaen har også de mottatt inkassovarsel.<br />
Det fremgår <strong>av</strong> det oversendte materialet at Telenor, på bakgrunn <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s<br />
juridiske ansvar for fakturaen, har motregnet deler <strong>av</strong> det utestående mot <strong>til</strong>godeh<strong>av</strong>ende<br />
som <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har hos Telenor. Av opprinnelig pålydende beløp på fakturaen kr<br />
6 480 så har Telenor motregnet sitt <strong>til</strong>godeh<strong>av</strong>ende hos Prosjekteier mot et beløp på kr<br />
2 627,07 som skulle vært kreditert <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s <strong>til</strong>godeh<strong>av</strong>ende<br />
hos Telenor er altså brukt <strong>til</strong> å dekke deler <strong>av</strong> hotellregningen <strong>til</strong> Prosjekteier.<br />
Å som er kundeansvarlig for <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> hos Telenor, er gjentatte ganger bedt om å<br />
purre Prosjekteier på betalingen. Å har også ved flere ganger hatt kontakt med Prosjekteier<br />
om fakturaen, uten at den er blitt betalt.<br />
Prosjekteier sendte 5. november 2009 følgende e-post <strong>til</strong> Å vedrørende fakturaen:<br />
49<br />
”Hei!<br />
Jeg har ligget syk - fortsatt ikke på beina, men innom jobben en tur.<br />
Jeg har bedt om at denne fakturaen må sendes <strong>til</strong> meg privat og krediteres <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong>, men har ikke fått den.<br />
Vi må få denne saken ut <strong>av</strong> verden, men det er viktig at fakturamottaker er meg<br />
privat, ikke <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Ellers vil det jo se ut som jeg privat har betalt en<br />
faktura <strong>til</strong> BK....”<br />
I e-post <strong>til</strong> AA 17. desember 2009 ba Å om at AA fulgte opp Prosjekteiers anmodning. AA<br />
svarte Å samme dag og påpekte at fakturaen allerede var sendt Prosjekteier privat, og at<br />
han nå måtte få betalt den. Til dette svarte Å følgende i e-post sendt AA 17. desember<br />
2009.<br />
”Da må du purre ham direkte; han er en viktig kontakt for meg, og jeg ønsker ikke<br />
å bringe ham i forlegenhet.”<br />
13.7.3 Kontakt med Telenor – Champagnefest i Cannes<br />
Prosjekteier har opplyst at han og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen i november 2008 ble invitert <strong>av</strong><br />
Telenor <strong>til</strong> å delta på en champagnefest i Cannes i forbindelse med Gartner-arrangementet<br />
som de deltok på. Invitasjonen kom kort tid etter prekvalifiseringen <strong>til</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n,<br />
og både Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier ga skriftlig <strong>til</strong>bakemelding om at slike<br />
invitasjoner vil man ha seg frabedt.
14 Mulige føringer på gjennomføringen <strong>av</strong> konkurransen og valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud<br />
14.1 Bakgrunn<br />
Flere <strong>av</strong> personene som har vært involvert i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n har trukket frem ”føringer”<br />
og ”bes<strong>til</strong>linger” som skal ha virket styrende for gjennomføringen <strong>av</strong> konkurransen og for<br />
utfallet <strong>av</strong> konkurransen. Det er særlig forholdet <strong>til</strong> to leverandører som har vært omtalt,<br />
henholdsvis TDC og BKK. I fortsettelsen gis det en helt kort beskrivelse <strong>av</strong> mulige føringer<br />
relatert <strong>til</strong> disse leverandørene.<br />
14.2 TDCs rolle som underleverandør<br />
14.2.1 Misnøye med <strong>av</strong>talen med TDC<br />
Flere <strong>av</strong> de sentrale aktørene i <strong>TTT</strong>-prosjektet har fremholdt at det ikke var ønskelig å<br />
inngå kontrakt med TDC. Kommunens vedtak om ikke å utløse opsjonen med TDC er<br />
tolket som en føring om at TDC ikke var ønsket som <strong>av</strong>talepart. Det er også vist <strong>til</strong> at<br />
politisk og administrativ ledelse har gitt uttrykk for sterk misnøye med den gamle TDC<strong>av</strong>talen.<br />
Det foreligger ingen skriftlig dokumentasjon hvor det uttrykkelig fremgår at det fra politisk<br />
eller administrativ ledelse var lagt føringer i denne retning.<br />
I samtaler med G-Partner har de ansvarlige Byrådene i perioden, F og G, benektet at det<br />
forelå noen føringer på at <strong>av</strong>tale ikke skulle inngås med TDC. De har begge vist <strong>til</strong> at det er<br />
administrasjonen som gjennomfører <strong>anskaffelse</strong>r, og at <strong>anskaffelse</strong>ne skal gjennomføres i<br />
tråd med <strong>anskaffelse</strong>sregelverket. D<strong>av</strong>ærende kommunaldirektør (konstituert) U har<br />
forklart at Byrådet ikke hadde noen føringer om valg <strong>av</strong> leverandør i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n, og<br />
at Byrådets eneste mål var best mulig tjenester <strong>til</strong> l<strong>av</strong>est pris.<br />
Tilgjengelig dokumentasjon viser at flere aktører har opptrådt i samsvar med et ønske om<br />
ikke å inngå kontrakt med TDC.<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har i samtale med G-Partner vist <strong>til</strong> at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har<br />
dårlige erfaringer med TDC, og at flere personer, deriblant Prosjekteier, var skeptiske <strong>til</strong><br />
TDC som leverandør. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har videre vist <strong>til</strong> at man ikke går ut i<br />
markedet etter at en såpass stor kontrakt som den som var med TDC har løpt bare i tre år,<br />
uten at dette er et klart signal om at man ikke er fornøyd med leverandøren. Han har videre<br />
fremholdt at Byrådet ønsket å bytte leverandør, og at dette signalet var tydelig på et<br />
uformelt plan, men at man aldri vil få en formell uttalelse fra politikerne om at dette er et<br />
ønsket mål. Samtidig har Leder <strong>av</strong> styringsgruppen understreket at det i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n<br />
ikke var noe som tydet på at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ville få en dårligere leveranse ved å velge en<br />
annen leverandør enn Ergo Group med TDC som underleverandør. I samtale med<br />
internkontrollenheten har Leder <strong>av</strong> styringsgruppen fremholdt at ønsket om<br />
leverandørskifte ikke førte <strong>til</strong> at man handlet i strid med <strong>anskaffelse</strong>sregelverket, men at<br />
50
man ønsket å utnytte det legale handlingsrommet for å komme i mål på en god måte. Leder<br />
<strong>av</strong> styringsgruppen har videre fremholdt at det var ønskelig at prosjektgruppen fikk<br />
gjennomføre prosessen uten føringer, og hadde prosjektgruppen endt opp med å inns<strong>til</strong>le på<br />
valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet fra Ergo Group, ville Leder <strong>av</strong> styringsgruppen videreformidlet denne<br />
inns<strong>til</strong>lingen <strong>til</strong> Byrådet.<br />
I en samtale på MSN 8. september 2008 mellom Prosjekteier og E uttrykker Prosjekteier<br />
sin misnøye med leverandørene som har søkt om prekvalifisering <strong>til</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n.<br />
Grunnen <strong>til</strong> Prosjekteiers misnøye var at TDC var hovedleverandør eller var tatt inn som<br />
underleverandør hos mange <strong>av</strong> de aktuelle leverandørene. Etter at Prosjekteier og E har<br />
snakket litt om ulike leverandørsammensetninger skriver Prosjekteier:<br />
51<br />
”så da blir det Ementor med BKK og Telenor som underleverandører<br />
MEN det kan jeg jo ikke si<br />
…<br />
for vi skal bruke 6-8 måneder på å finne det ut”<br />
Prosjekteier har i samtale med G-Partner forklarte at Ergo Group var ny front for det<br />
<strong>kommune</strong>n allerede hadde, mens Atea var ny front for ny teknologi, og han har vist <strong>til</strong> at<br />
mye har vært sagt i ledermøter og i uformelle fora om TDC. Byrådet og administrativ<br />
ledelse hadde i følge Prosjekteier gitt beskjed om at det ikke var aktuelt å velge TDC, og<br />
signalene fra administrativ og politisk ledelse om sterk misnøye med TDC var klare. Etter<br />
Prosjekteiers oppfatning ga det en god indikasjon om hvordan konkurransen ville forløpe,<br />
og hans kommentar gjenspeiler magefølelsen hans på dette tidspunktet.<br />
I denne forbindelse har Prosjekteier blant annet vist <strong>til</strong> foranledningen <strong>til</strong> byrådets<br />
beslutning om ikke å forhandle om forlengelse <strong>av</strong> opsjonen med TDC. Bakgrunnnen for at<br />
saken om forhandling om forlengelse <strong>av</strong> <strong>av</strong>talen ble fremmet med to inns<strong>til</strong>linger, var i<br />
følge Prosjekteier at verken Leder <strong>av</strong> styringsgruppen eller han selv ønsket å veie Byrådets<br />
ønske om å <strong>av</strong>slutte forholdet <strong>til</strong> TDC opp i mot de faglige argumentene for å innløse<br />
opsjonen med TDC.<br />
Prosjekteier har videre vist <strong>til</strong> at både Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og han har prøvd å være<br />
ryddige overfor prosjektgruppen og legge <strong>til</strong> rette for at prosjektgruppen har fått gjøre et<br />
faglig solid arbeid. Poenget har aldri vært å begunstige Atea på noen måte. Han vurderte<br />
situasjonen slik at hvis de endte med å ha et objektivt grunnlag for å velge noe annet enn<br />
TDC, skulle de gripe den muligheten. Den andre leverandøren kunne altså vært hvem som<br />
helst, og det var <strong>til</strong>feldig at det ble Atea.<br />
Dersom det hadde vært konsensus i prosjektgruppen om at <strong>til</strong>budet fra Ergo var best, har<br />
Prosjekteier fremholdt at en inns<strong>til</strong>ling på valg <strong>av</strong> dette <strong>til</strong>budet ville blitt sendt <strong>til</strong> Byrådet,<br />
og administrasjonen ville da heller tatt den støyten det ville ført <strong>til</strong>. Prosjekteier har videre<br />
forklart at det verken for ham eller Leder <strong>av</strong> styringsgruppen ville vært aktuelt å <strong>av</strong>gi en<br />
inns<strong>til</strong>ling på valg <strong>av</strong> Ergo uten å være sikker på at man sto på trygg grunn. De var også<br />
inns<strong>til</strong>t på å bruke det legale manøvreringsrommet slik de mente det var riktig.
14.2.2 As vurdering <strong>av</strong> <strong>av</strong>talen med TDC<br />
I forbindelse med vurderingen <strong>av</strong> om det skulle innledes forhandlinger med TDC på<br />
bakgrunn <strong>av</strong> opsjonen på forlengelse <strong>av</strong> <strong>av</strong>talen utarbeidet A et internt notat, ”Evaluering <strong>av</strong><br />
transportnett- og teletjeneste<strong>av</strong>talen med TDC”, datert 14. april 2008. I notatet<br />
oppsummerer A erfaringer med <strong>kommune</strong>ns <strong>av</strong>tale med TDC.<br />
52
Som det fremgår <strong>av</strong> kapittel 9, ble As anbefaling om opsjonsforhandlinger ikke tatt <strong>til</strong><br />
følge.<br />
57
14.2.3 Vurdering <strong>av</strong> <strong>av</strong>talen med TDC i forbindelse med <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n<br />
Synspunkter og erfaringer med <strong>av</strong>talen med TDC har naturlig nok vært et tema i<br />
forbindelse med vurderingen <strong>av</strong> konkurransens omfang og hvilke kr<strong>av</strong> som ble s<strong>til</strong>t <strong>til</strong><br />
leveransen i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n.<br />
Av referat fra prosjektgruppemøte 17. juni 2008 fremgår det at erfaringer med <strong>av</strong>talen med<br />
TDC og ønskede elementer i en ny <strong>av</strong>tale var et tema, og at A ga følgende innspill<br />
vedrørende <strong>av</strong>talen med TDC:<br />
”Positive sider Negative sider<br />
Teknologisk god løsning Fakturering – lang tid å få etablert, men OK nå.<br />
Spesifisert fra grunnen <strong>av</strong> TDC har ikke evnet å håndtere en så stor<br />
Gode prismodeller som kunde som BK<br />
sikrer fleksibilitet<br />
Integrasjon fast-mobil<br />
Gratis interntrafikk<br />
Integrasjon med sentralbord ”<br />
Det ble i forbindelse med utarbeidelsen <strong>av</strong> konkurransegrunnlaget også gjennomført en<br />
brukerundersøkelse i <strong>kommune</strong>n. Siktemålet med brukerundersøkelsen var å kartlegge<br />
dagens bruk <strong>av</strong> <strong>av</strong>talen med TDC og vurdere i hvilken grad tjenestene innfridde brukernes<br />
kr<strong>av</strong>. Brukerundersøkelsen ble gjennomført med bistand fra PwC og fra presentasjonen <strong>av</strong><br />
resultatet gjengis følgende kulepunkter:<br />
58
14.2.4 Tvisten om fakturering ved bruk <strong>av</strong> mobilt bredbånd<br />
Høsten 2008 ble det <strong>av</strong>dekket at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ble fakturert betydelige summer for<br />
GPRS-trafikk gjennom <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> sin <strong>av</strong>tale med TDC. På<br />
denne bakgrunn ble byråder og politiske rådgiveres mobilutgifter gjennomgått, og det ble<br />
besluttet å gjennomføre en full gjennomgang <strong>av</strong> påløpte mobilutgifter for <strong>kommune</strong>ns<br />
ansatte for å <strong>av</strong>dekke mulig feilfakturering.<br />
IKT Forretningsutvikling ble 14. oktober gitt mandat <strong>til</strong> å iverksette undersøkelser <strong>av</strong><br />
forholdene. PwCs granskingsenhet ble engasjert <strong>til</strong> å utføre arbeidet, og PwC leverte sin<br />
rapport 11. desember 2008.<br />
PwC konkluderte i sine undersøkelser knyttet <strong>til</strong> mulig feilfakturering at det ikke var mulig<br />
å kontrollere faktisk forbruk opp mot fakturert beløp på grunn <strong>av</strong> manglende spesifikasjon<br />
om taletid og nedlastet datamengde pr. bruker på fakturaene. Videre ble det konkludert med<br />
at det innad i <strong>kommune</strong>n har vært ulik oppfatning <strong>av</strong> hvordan <strong>av</strong>talens regulering <strong>av</strong><br />
fakturering <strong>av</strong> GPRS-tjenester skal forstås, og at <strong>kommune</strong>ns praktisering <strong>av</strong><br />
kontrollrutiner ikke synes å ha hatt fokus på den enkeltes forbruk <strong>av</strong> GPRS-tjenester. TDC<br />
erkjente i ettertid ikke overfakturering og mente det var fakturert i henhold <strong>til</strong> <strong>av</strong>tale. Saken<br />
ble ikke fulgt opp <strong>av</strong> SKU i påvente <strong>av</strong> at ny <strong>av</strong>tale skulle på plass.<br />
14.3 BKKs rolle som underleverandør<br />
BKK (<strong>Bergen</strong>shalvøens kommunale kraftselskap) var underleverandør <strong>til</strong> Atea i <strong>TTT</strong><strong>anskaffelse</strong>n.<br />
Selskapets hovedkontor ligger på Kokstad i <strong>Bergen</strong>, og selskapet omsatte for<br />
4,1 milliarder kroner i 2008. På BKKs egen hjemmeside beskrives selskapets virksomhet<br />
på denne måten:<br />
59<br />
• Eier og drifter landets [nest] største distribusjonsnett med 177 000 nettkunder.<br />
• Eier og drifter 30 vannkraftverk med en årlig middelproduksjon på 6,7 TWh.<br />
• Bygger og drifter fjernvarmenett i <strong>Bergen</strong>.<br />
• Tilbyr boligalarm, bredbånd, kabel-tv og bredbåndstelefoni.<br />
• Selger rådgivings- og entrepenørtjenester i bedriftsmarkedet.<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> er nest største eier i BKK, og <strong>kommune</strong>n eier 37,75 % <strong>av</strong> selskapet.
Som deleier har <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ønsket at BKK fokuserte på sin kjernevirksomhet, kraft<br />
og strøm. I <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s eierskapsmelding (sak 200700958-36) omtalte byrådet blant<br />
annet <strong>kommune</strong>ns aksjepost i BKK, og byrådet fremholdt at <strong>kommune</strong>n burde arbeide for<br />
at BKK i fremtiden begrenset sin ressursbruk og kapital <strong>til</strong> kjernevirksomheten – kraftnett,<br />
vannkraftproduksjon og fjernvarme.<br />
G – som var eierskapsbyråd for BKK i den aktuelle perioden – har i samtale med G-Partner<br />
forklart at han ønsket en kritisk gjennomgang <strong>av</strong> BKKs bredbåndssatsning. Hans initiativ<br />
på vegne <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> var å jobbe forsiktig med å fremme ønske om en<br />
gjennomgang <strong>av</strong> satsningen overfor styret og administrasjon i BKK. Ved siden <strong>av</strong> Gs<br />
initiativ pågikk det en diskusjon i styret i BKK hvor Statskrafts eierrepresentanter målbar<br />
det samme syn som ham. Det var altså flere som var kritiske <strong>til</strong> BKKs bredbåndssatsning,<br />
men det var ikke truffet noen beslutning i styret om videre satsning eller gjennomgang <strong>av</strong><br />
denne.<br />
Samtidig var BKK Marked AS (heretter bare BKK) underleverandør i Ateas <strong>til</strong>bud i <strong>TTT</strong><strong>anskaffelse</strong>n.<br />
Ateas <strong>til</strong>bud innebar en omfattende utbygging <strong>av</strong> BKKs nettverkinfrastruktur,<br />
og det var satt mål om at store deler <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s bygg ble <strong>til</strong>budt<br />
fibernett.<br />
Fibernett er dyrere enn kobberbaserte nett, men det gir vesentlige fordeler ved drift og<br />
ytelse. I konkurransegrunnlaget var det ikke etterspurt fibernett i det omfanget som fulgte<br />
<strong>av</strong> Ateas <strong>til</strong>bud. Denne forbedringen <strong>av</strong> leveransen kunne derfor ikke gis full uttelling i<br />
evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budets kvalitative og funksjonelle aspekter.<br />
Byrådet behandlet 11. mars 2009 en sak om oppfølgning <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s<br />
eierskapsmelding fra juni 2007. To dager senere ble saken omtalt i <strong>Bergen</strong>s<strong>av</strong>isen (BA).<br />
BA startet 13. mars 2009 en artikkelserie om <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s eierskapsmelding,<br />
herunder eierskapsmeldingens betydning for BKK. Denne artikkelserien tydeliggjorde de<br />
mulige problemene man kunne stå overfor ved å velge Ateas <strong>til</strong>bud med BKK som<br />
underleverandør.<br />
Dilemmaet var at Byrådet kunne risikere å h<strong>av</strong>ne i en situasjon hvor de én dag inngikk<br />
<strong>av</strong>tale med Atea med BKK som underleverandør, før de neste dag utøvde sin eierinteresse<br />
slik at BKK ble forhindret fra å oppfylle selskapets kontraktsforpliktelser fordi <strong>kommune</strong>n<br />
direkte eller indirekte hadde stanset BKKs satsning på bredbåndstjenester.<br />
Håndteringen <strong>av</strong> problems<strong>til</strong>linger relatert <strong>til</strong> BKK er omtalt nedenfor i kapittel 16.<br />
60
15 Den innledende fasen i forhandlingene<br />
15.1 Første <strong>til</strong>budsrunde og innledende vurderinger <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene<br />
Konkurransegrunnlag ble sendt ut <strong>til</strong> leverandørene 21. november 2008, og frist for å inngi<br />
<strong>til</strong>bud ble satt <strong>til</strong> 12. januar 2009. Det ble <strong>av</strong>holdt en <strong>til</strong>byderkonferanse 4. desember 2008<br />
hvor samtlige hovedleverandører var representert. På bakgrunn <strong>av</strong> innspill i forbindelse<br />
med denne <strong>til</strong>byderkonferansen ble <strong>til</strong>budsfristen forlenget <strong>til</strong> 26. januar 2008 som følge <strong>av</strong><br />
kompleksiteten i konkurransen.<br />
Samtlige <strong>av</strong> de inviterte leverandørene innga <strong>til</strong>bud innen <strong>til</strong>budsfristens utløp.<br />
Det ble utarbeidet en fremdriftsplan for forhandlingene, og milepælene i denne<br />
fremdriftsplanen oppsummeres slik i prosjektleders ukerapport for uke 5:<br />
- Avsluttet evaluering: uke 9<br />
61<br />
- Initial inns<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> Styringsgruppen(med forbehold om forhandlingsforløp): uke<br />
14<br />
- Inns<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> Byrådet: uke 18<br />
Denne fremdriftsplanen ble senere forskjøvet, blant annet på grunn <strong>av</strong> vurderingene<br />
omkring BKKs rolle som underleverandør, omtalt nedenfor i kapittel 16.<br />
Ressurs<strong>til</strong>fanget og fremdriften videre var et sentralt tema for prosjektgruppen i denne<br />
perioden. I et notat om ressursbehovet datert 22. januar 2009, skriver A:<br />
”Prosjektet er underlagt et betydelig tidspress for å kunne levere inns<strong>til</strong>ling som<br />
ønsket. Basert på felles gjennomgang <strong>av</strong> prosjektplan for <strong>TTT</strong>-prosjektet i dag, samt<br />
prosjektmøte 13. januar, hens<strong>til</strong>ler jeg derfor at følgende ressurser <strong>til</strong>føres<br />
prosjektet:<br />
Fase 3 – vurdering <strong>av</strong> <strong>til</strong>byderne – uke 5-9<br />
2 juniorkonsulenter for:<br />
- strukturering og organisering <strong>av</strong> innkomne <strong>til</strong>bud<br />
- initial vurdering <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud sammen med undertegnede og prosjektleder<br />
- dokumentasjon <strong>av</strong> evalueringsprosessen<br />
Estimert tidsforbruk vil være <strong>til</strong>svarende <strong>av</strong> 5 ukeverk * 2, totalt 10 ukeverk.<br />
Det vil være en fordel å benytte ressurser som har vært inne i prosjektet tidligere og<br />
kjenner problems<strong>til</strong>lingene og evalueringsmetodikken.<br />
Fase 3 – forhandling med <strong>til</strong>bydere – uke 10-14 med opsjon på forlengelse <strong>til</strong> uke<br />
18<br />
1 juniorkonsulent i rollen som prosjektsekretær for:<br />
- dokumentasjon <strong>av</strong> forhandlingsprosessen
62<br />
- strukturering <strong>av</strong> ny/endret informasjon fra <strong>til</strong>bydere<br />
- analyse <strong>av</strong> tekniske og merkan<strong>til</strong>e elementer i forhandlingene<br />
- deltagelse i vurderingen <strong>av</strong> <strong>til</strong>byderne”<br />
Av prosjektleders ukerapport for uke 4, <strong>av</strong>gitt 26. januar 2009, fremgår følgende <strong>av</strong><br />
beslutningsprotokollen punkt 19:<br />
”Beslutning Virkning/kommentar Dato<br />
Ressurser <strong>til</strong> Ressursbehov utover dette meldes 22/01/09<br />
evaluering/forhandlinger <strong>til</strong> prosjekteier asap.<br />
-A, prosjektleder og Innkjøp<br />
(B/C) setter <strong>av</strong><br />
100% <strong>av</strong> tiden <strong>til</strong> evaluering Se eget notat fra A for detaljer<br />
og forhandlinger<br />
- Fagekspertise benyttes<br />
e. behov<br />
- 2 konsulenter leies inn fra<br />
PwC <strong>til</strong> evaluering,<br />
1 ifm forhandlinger ”<br />
I en MSN-samtale 26. januar mellom Prosjekteier og E siterte Prosjekteier enkelte deler <strong>av</strong><br />
Ergo Groups <strong>til</strong>bud vedrørende leveranser fra TDC. Begge ga deretter klart uttrykk for<br />
misnøye med TDC som leverandør og manglende <strong>til</strong>tro <strong>til</strong> leveransen slik den var beskrevet<br />
i <strong>til</strong>budet fra Ergo Group.<br />
I prosjektgruppemøte 27. januar 2009 fordeles arbeidsoppg<strong>av</strong>er i forbindelse med<br />
evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene og gjennomføring <strong>av</strong> forhandlinger. A og Prosjektleder ble gitt<br />
hovedansvaret for totalevalueringen, mens innkjøpsenhetens deltakere skulle evaluerer alle<br />
merkan<strong>til</strong>e aspekter i konkurransegrunnlaget og gi juridisk/kontraktteknisk bistand.<br />
Representantene fra utdanning og helse skulle gå gjennom <strong>til</strong>budene i sin helhet og gi<br />
innspill på de elementene som var relevante for deres bruk <strong>av</strong> tjenester i <strong>av</strong>talen. Følgende<br />
arbeidsfordeling er gitt i møtereferatet:<br />
”Hva Ansvarlig Støtte fra<br />
Konkurransegrunnlaget – totalt Innkjøp (C/B) prosjektleder.<br />
Konkurransegrunnlaget – 4.5<br />
Fakturering Innkjøp LRS<br />
Konkurransegrunnlaget – 4.9<br />
Generelle kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> Sikkerhet Innkjøp N<br />
Konkurransegrunnlaget – 4.12<br />
Servicenivå Innkjøp BB<br />
Vedlegg 1A – Transportnettverk og<br />
Internettak. A D<br />
Vedlegg 1B – Teletrafikktjenester A D<br />
Vedlegg 1C – Videokonferanse prosjektleder/A A/V-ansk.
63<br />
Vedlegg 1D – Ekspedientst. og<br />
kontakt/anropssent. prosjektleder CC<br />
Vedlegg 1E – Adm. system for<br />
mobile terminaler A DD<br />
Vedlegg 1F – Plattform for eID prosjektleder CCC/N<br />
Vedlegg 1G – Samordnet kommunikasjon A<br />
Vedlegg 1H – Telefonidrift A D/ CCC<br />
Vedlegg 1I – Digitalt TV-innhold prosjektleder EE”<br />
I møtet ble også oppdatert prosjektplan gjennomgått, og det ble påpekt at fremdriftsplanen<br />
var ambisiøs, og forutsatte at det ikke oppsto uforutsette hendelser som forstyrret<br />
fremdriften. Videre ble betydningen <strong>av</strong> gode forberedelser <strong>til</strong> forhandlingene med<br />
leverandørene understreket, og betydningen <strong>av</strong> at de som deltok i forhandlingene hadde<br />
god forståelse for leverandørenes <strong>til</strong>bud.<br />
Følgende milepæler for videre fremdrift fremgikk <strong>av</strong> referatet:<br />
• 27. februar: Ferdig med evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud, klar <strong>til</strong> forhandlinger<br />
• 2. april: Fremlegging <strong>av</strong> midlertidig forhandlingsresultat <strong>til</strong> Styringsgruppen<br />
• 28. april: Inns<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> Byråd klar.<br />
• 6. mai: Politisk behandling<br />
Etter den innledende gjennomgangen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene ble det i perioden 9. <strong>til</strong> 12. februar<br />
gjennomført separate møter med leverandørene hvor de ble gitt anledning <strong>til</strong> å presentere<br />
sine <strong>til</strong>bud. Presentasjonene ble gjennomført på samme sted, og med lik agenda for alle<br />
leverandørene. Leverandørpresentasjonene ble ikke ansett som forhandlinger. <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> s<strong>til</strong>te enkelte <strong>av</strong>klaringsspørsmål <strong>til</strong> leverandørene i møtet, og leverandørene ga<br />
innen frist satt <strong>til</strong> 18. februar <strong>til</strong>bakemelding på de ulike elementene som var ønsket <strong>av</strong>klart.<br />
Etter leverandørpresentasjonene ble det <strong>av</strong>holdt et møte i prosjektgruppen 13. februar. Av<br />
referatet fra dette møtet fremgår det at prosjektgruppen har diskutert betydningen <strong>av</strong><br />
leverandørenes evne <strong>til</strong> å levere en fornuftig tidsplan for utrulling og gode løsninger, både<br />
for tele/transport og de integrerte løsningselementene i ramme<strong>av</strong>talen. Det understrekes i<br />
referatet at evalueringen skal <strong>av</strong>dekke de svakheter som skal søkes forbedret gjennom<br />
dialog og forhandlinger.<br />
15.2 Status etter første <strong>til</strong>budsrunde<br />
Det ble anvendt et excel-ark for evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene i konkurransen. Dette regnearket<br />
ble utarbeidet <strong>av</strong> , og Prosjektleder oversendte 10. februar 2009 følgende e-post <strong>til</strong><br />
prosjektgruppen med kopi <strong>til</strong> FF og GG (begge ):<br />
”Hei,<br />
Jeg har nå lagt ut evalueringsskjema for <strong>TTT</strong> på Prosjektportalen<br />
Viktig at dere leser øverste flik "read me" før dere setter i gang.
64<br />
Hvis dere oppdager feil/mangler, må dere si ifra <strong>til</strong> meg snarest mulig.<br />
Viktig 1: Benytt "underarkene" for de enkelte vedleggene <strong>til</strong> å evaluere - sjekk alltid<br />
ut dokumentet når du jobber på det<br />
Viktig 2: Hvis du evaluerer samme pkt som en annen, og ikke er enig i score'en som<br />
er satt, marker dette med rød tekst og evnt en begrunnelse/merknad<br />
Viktig 3: Ikke endre strukturen i regnearket (legge <strong>til</strong> celler etc.).”<br />
Arbeidsarket var inndelt i underark. Hvert <strong>av</strong> vedleggene <strong>til</strong> konkurransegrunnlaget var gitt<br />
et eget underark, slik at det gikk tydelig frem hvor de ulike delene <strong>av</strong> leveransen ble<br />
vurdert.<br />
Arbeidsarket prosjektgruppen benyttet for evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene viste 4. mars 2009<br />
følgende score på <strong>til</strong>delingskriteriene kvalitet og funksjonalitet:<br />
Atea ErgoGroup Telenor<br />
Kvalitet 82,08 % 84,40 % 81,11 %<br />
Funksjonalitet 82,16 % 83,95 % 80,35 %<br />
Det er bekreftet fra de involverte i prosessen at arbeidsarket i denne perioden ikke var<br />
oppdatert, noe som også fremgår <strong>av</strong> enkeltpostene i excelarkene.<br />
I prosjektgruppemøte 24. februar 2009 gikk prosjektgruppen gjennom status på<br />
evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene. <strong>Gjennomgang</strong>en oppsummeres slik i møtereferatet:<br />
”Mandag 26/01 ble det innlevert tre <strong>til</strong>bud fra henholdsvis Atea (tidl. Ementor),<br />
Telenor og ErgoGroup <strong>til</strong> BK. A oppsummerte status på evaluering <strong>av</strong> disse<br />
<strong>til</strong>budene for vedlegg 1A (Transportnettverk og Internettak) og vedlegg 1B<br />
(Teletrafikktjenester). Prosjektleder presenterte status på evaluering <strong>av</strong> de<br />
gjenstående vedleggene (1C-1I).<br />
Evalueringsprosessen frem <strong>til</strong> møtets tidspunkt viser at <strong>til</strong>budene fra Atea og<br />
ErgoGroup scorer særdeles nær. Løsningen fra ErgoGroup fremstår som en løsning<br />
med l<strong>av</strong> risiko i og med den baserer seg mye på dagens infrastruktur. Løsningen fra<br />
Atea fremstår som en fremtidsrettet løsning med økt risiko på grunn <strong>av</strong> betydelig<br />
utbygging og implementering <strong>av</strong> nye teknologier.
Av møtereferatet fremgår videre at prosjektgruppen ville anbefale styringsgruppen å<br />
invitere alle tre leverandører <strong>til</strong> en første forhandlingsrunde, med klare signaler <strong>til</strong> Telenor<br />
om at de måtte redusere prisen betydelig for å gå videre i konkurransen.<br />
I dette tidsrommet ble det arbeidet med en presentasjon <strong>av</strong> konkurransesituasjonen <strong>til</strong><br />
styringsgruppen. Prosjektleder oversendte 23. februar et foreløpig utkast <strong>av</strong> denne<br />
presentasjonen <strong>til</strong> Prosjekteier med følgende påtegning:<br />
65<br />
”Her er oversikt over vurderingene <strong>av</strong> de enkelte tjenesteområdene etter initiell<br />
vurdering (skal diskuteres i prosjektgruppen i morgen). Venter på <strong>til</strong>bakemelding<br />
fra A vedr. trafikk og telefoni, bildet er ikke ulikt der heller.<br />
Så; det ser ut <strong>til</strong> at det er mulig å gjøre det som skissert <strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> valgt<br />
taktikk/posisjon.”<br />
Prosjektleder presenterte status etter første <strong>til</strong>bud fra leverandørene for styringsgruppen i<br />
styringsgruppemøte 25. februar 2009. I referatet fra styringsgruppemøtet beskrives<br />
presentasjonen slik:<br />
”Evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene ble gjennomgått slik det foreligger p.t. Hovedvekt på de<br />
tre tjenesteområdene ’transportnett og internettaksess’, ’teletrafikktjenester’ og<br />
’telefonidrift’ som utgjør den klart største delen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet. Leverandørenes <strong>til</strong>bud<br />
knyttet <strong>til</strong> ’fremtidsrettede tjenester’, samt plan for gjennomføring <strong>av</strong> de forskjellige<br />
prosjektene ble også presentert. Prismodeller og mottatte pris<strong>til</strong>bud ble presentert og<br />
diskutert.<br />
For detaljer knyttet <strong>til</strong> dette vises det <strong>til</strong> vedlagte presentasjon.<br />
Basert på evalueringen <strong>av</strong> de innleverte <strong>til</strong>bud kommer det frem at det er store<br />
forskjeller på leverandørenes priser innen enkelte tjenesteområder, spesielt knyttet<br />
<strong>til</strong> transportnettverk, mobiltelefoni og telefonidrift. Tilbudt kvalitet og<br />
funksjonalitet forklarer ikke denne prisforskjellen.”<br />
Deretter fulgte en tabell som viste kostnader knyttet <strong>til</strong> de tre <strong>til</strong>budene i et beregnet<br />
normalår (snitt <strong>av</strong> tre års <strong>av</strong>tale). Tabellen ga følgende totalsummer:
Tilbudene fra Atea og Ergo Group står sentralt i de videre forhandlingene. Av denne grunn<br />
gjengis prosjektgruppens oppsummering <strong>av</strong> evaluering <strong>av</strong> disse <strong>til</strong>budene, slik den ble<br />
presentert for styringsgruppen i styringsgruppemøtet.<br />
Av presentasjonen fremgår det at følgende tjenesteområdene utgjorde 80% <strong>av</strong><br />
totalvurderingen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budenes kvalitet og funksjonalitet:<br />
- transportnettverk og internettaksess<br />
- teletrafikktjenester<br />
- telefonidrift.<br />
Disse områdene er derfor sentrale i presentasjonen. Vurderingen <strong>av</strong> transportnettverk og<br />
internettaksess oppsummeres slik:<br />
66<br />
• Generelt<br />
– Grunnleggende samme teknologiske plattform fra alle leverandører, de kan levere<br />
samme transporttjenester.<br />
– Tre reelt distinkte <strong>til</strong>bud.<br />
– Atea og Telenor har svært lang etableringstid, vesentlige deler <strong>av</strong> nett og <strong>til</strong> dels<br />
tjenester skal først etableres etter <strong>av</strong>taleinngåelse.<br />
(Videreføring <strong>av</strong> ferdig design med standard teknologi. Forrige skifte inkludert<br />
nytt design gjennomført på 9 mnd.)<br />
•<br />
Vurderingen <strong>av</strong> teletrafikktjenester (fasttelefoni og drift) oppsummeres slik:
67<br />
• Generelt<br />
– Prismodellen øre/sekund er viktig for funksjonalitet og kostnadskontroll. Uten<br />
abonnementspris ikke press <strong>til</strong> å <strong>av</strong>vikle fasttelefon (”Fasttelefon er blitt for billig,<br />
overgang <strong>til</strong> mobil gir grunnlag for høyere priser”).<br />
– Reelt to løsnings<strong>til</strong>bud: Telenor og TDC. Telenor 54 % dyrere på fasttlf og 40 %<br />
dyrere på mobil.<br />
– Alle kan levere ønskede tjenester. Forskjell i risiko, framdrift og modenhet.<br />
•<br />
Vurderingen <strong>av</strong> teletrafikktjenester (mobiltelefoni) oppsummeres slik:<br />
•<br />
I oppsummeringen <strong>av</strong> leverandørenes respektive gjennomføringsplaner legges det for Ateas<br />
del vekt på risikoen knyttet <strong>til</strong> utbyggingen <strong>av</strong> fibernett. Atea har <strong>til</strong>budt ferdigs<strong>til</strong>lelse <strong>av</strong><br />
fiberløsningen innen 2014, og det er BKK som skal ta på seg kostnadene ved utrulling <strong>av</strong><br />
fiberløsning. Prosjektgruppen s<strong>til</strong>ler spørsmål ved om det skal gjøres forsøk på å forsere<br />
fremdriftsplanen. For Ergo Groups del vises det <strong>til</strong> at det er l<strong>av</strong> risiko knyttet <strong>til</strong> valgt<br />
transportnettløsning og kortere implementeringstid enn Atea. Ergo Group legger opp <strong>til</strong> å<br />
benytte eksisterende transportnett, og eventuell risiko knytter seg da <strong>til</strong> <strong>til</strong>gjengelig kobber.<br />
Avslutningsvis gir prosjektgruppen sin anbefaling for videre fremdrift i <strong>TTT</strong>-prosessen,<br />
oppsummert slik:
• La alle tre leverandører presentere et oppdatert <strong>til</strong>bud basert på<br />
<strong>til</strong>bakemeldinger fra prosjektgruppen<br />
– best forhandlingsposisjon gitt allerede få <strong>til</strong>bydere<br />
– ryddig ift prosessen<br />
– mulighet for vesentlig endring <strong>av</strong> dagens bilde<br />
• Klare kr<strong>av</strong> for videre deltagelse i forhandlingene<br />
– prisnivået må ned<br />
– viktige <strong>av</strong>klaringer mtp fremdriftsplaner<br />
• Relativt like <strong>til</strong>bud gir <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> god forhandlingsposisjon, og mulighet<br />
for å finne merkan<strong>til</strong> bunn – alle kan og vil levere!<br />
Prosjektleder har vist <strong>til</strong> at enkelte <strong>av</strong> elementene som ble påpekt som negative i denne<br />
frems<strong>til</strong>lingen, ble forbedret i de etterfølgende forhandlingene med leverandørene.<br />
Styringsgruppen besluttet i møtet å invitere <strong>til</strong> en første runde med forhandlinger. Videre<br />
ble fremdrift diskutert, og det ble planlagt ut fra at man skulle <strong>av</strong>gi en inns<strong>til</strong>ling for<br />
politisk behandling i uke 18 (28. april).<br />
Samtidig fortsatte prosjektgruppen evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene. Blant annet fremgår det <strong>av</strong> epostkorrespondanse<br />
at A og D 27. februar evaluerte besvarelsene på vedlegg H<br />
(Telefonidrift), 27. februar. Vider fremgår det <strong>av</strong> As kalender at det var møter om<br />
evaluering <strong>av</strong> vedlegg A (transportnettverk), B (telefoni) og H (telefonidrift) i tidsrommet<br />
18. <strong>til</strong> 27. februar. Resultatet <strong>av</strong> denne evalueringen ble imidlertid først på et senere<br />
tidspunkt lagt inn i arbeidsarket for evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud.<br />
15.3 Første forhandlingsrunde<br />
I prosjektgruppemøte 10. mars 2009 ble gjennomføringen <strong>av</strong> forhandlinger diskutert. Av<br />
møtereferatet fremgår følgende tentative plan for videre fremdrift i forhandlingsprosessen:<br />
”- uke 11/12 1. runde forhandlingsmøter – fokus på gjennomføring og pris<br />
- uke 12 styringsgruppemøte (19/3), med mulighet for prisjusteringer i<br />
forkant. Målsetting om å gå videre med to leverandører<br />
- uke 13 2. runde forhandlingsmøter – fokus på funksjonalitet/kvalitet<br />
- uke 14 3. runde forhandlingsmøter – fokus på pris<br />
styringsgruppemøte ¼<br />
- uke 16/17 klargjøring <strong>av</strong> inns<strong>til</strong>ling og 4. runde forhandlingsmøter”<br />
Det ble etablert en egen forhandlingsgruppe for gjennomføringen <strong>av</strong> forhandlingene. I<br />
forhandlingsgruppen deltok:<br />
- Prosjektleder<br />
- C<br />
- M<br />
68
69<br />
- B<br />
- GG<br />
- A<br />
Første forhandlingsrunde med leverandørene ble gjennomført i tidsrommet 11. <strong>til</strong> 16. mars<br />
2009: Atea 11. mars, Ergo Group 12. mars og Telenor 16. mars. Formålet med den første<br />
forhandlingsrunden var å gå gjennom de viktigste elementene som var identifisert ved<br />
evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene.<br />
Før forhandlingene ble leverandørene ble gitt individuelle <strong>til</strong>bakemeldinger på hvilke<br />
områder forhandlingene ville bli fokusert omkring i denne fasen. I e-post fra Prosjektleder<br />
26. februar 2009 ble Ergo Group gjort kjent med følgende om tema for første<br />
forhandlingsrunde:<br />
”I møtet ønsker <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> å diskutere ErgoGroups <strong>til</strong>bud med spesiell fokus<br />
på prisnivå knyttet <strong>til</strong> transportnett og telefonidrift, både før og etter en overgang <strong>til</strong><br />
IP.”<br />
I e-post samme dag <strong>til</strong> Atea opplyser Prosjektleder følgende om tema for første<br />
forhandlingsrunde med Atea:<br />
”I møtet ønsker <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> å diskutere Ateas <strong>til</strong>bud med spesiell fokus på<br />
prisnivå og –modell knyttet <strong>til</strong> telefoni, både fast og mobil. <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
ønsker også å ta en detaljert gjennomgang rundt rammene og tidsperspektivet for<br />
innføringen <strong>av</strong> tjenester levert fra Atea, da med spesiell vekt på transportnett og<br />
mobiltelefoni.”<br />
Leverandørene mottok deretter mer konkrete punkter for forhandlingene, og det ble skilt<br />
mellom<br />
- oppklarende spørsmål som kunne besvares skriftlig i forkant <strong>av</strong><br />
forhandlingsmøtet<br />
- administrative <strong>av</strong>klaringer som kunne besvares i forkant <strong>av</strong><br />
forhandlingsmøtet<br />
- forhandlingselementer <strong>til</strong> diskusjon i møtet.<br />
I første forhandlingsrunde var fokus de ”store” linjene og prinsipielle <strong>av</strong>klaringene.<br />
I e-post sendt D 2. mars kl 16:14 spør Prosjektleder om D kan bistå med å generere en<br />
spørsmålsliste for de ”store spørsmålene” i konkurransen. Prosjektleder viste <strong>til</strong> en samtale<br />
med A som ikke hadde noen spørsmålsliste lagret. D svarte noe oppgitt at han måtte se hva<br />
han kunne få bidratt med, men viste <strong>til</strong> at han hadde relativt full timeplan de nærmeste<br />
dagene. D videresendte Prosjektleders e-post <strong>til</strong> H og bemerket at A hadde reist utenlands<br />
på en konferanse, og han s<strong>til</strong>te seg samtidig kritisk <strong>til</strong> hvordan <strong>TTT</strong>-prosjektet vil komme<br />
<strong>til</strong> å utvikle seg videre.
Etter gjennomført møte fikk hver <strong>av</strong> leverandørene et møtereferat med en oppsummering<br />
<strong>av</strong> forhandlingene og en angivelse <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s forventede <strong>til</strong>bakemelding.<br />
Det ble <strong>av</strong>holdt et prosjektgruppemøte 17. mars, etter at forhandlingsmøtene med<br />
leverandørene var gjennomført. Av referatet fra møtet fremgår det at de gjennomførte<br />
forhandlingene ble oppsummert og diskutert i prosjektgruppen, og de viktigste elementene<br />
i forhandlingene ble oppsummert slik:<br />
70<br />
-<br />
Prosjektgruppen la også planer for videre arbeid, og blant de arbeidsoppg<strong>av</strong>ene som ble<br />
planlagt, var oppdatering og ferdigs<strong>til</strong>lelse <strong>av</strong> evalueringsskjemaene for vedlegg A<br />
(transportnett), B (teletrafikktjenester), G (samordnet kommunikasjon) og H (telefonidrift).<br />
Av referatet fra prosjektgruppemøtet fremgår også at forhandlingene ble besluttet frosset i<br />
én uke fra 16. mars som følge <strong>av</strong> vurderingene omkring BKKs rolle i konkurransen. Dette<br />
forholdet omtales nærmere i kapittel 16. Som følge <strong>av</strong> pausen i forhandlingene ble alle<br />
stående frister <strong>til</strong> leverandørene utsatt i <strong>til</strong>svarende grad, og den planlagte rapporteringen <strong>til</strong><br />
styringsgruppen 19. mars ble utsatt.<br />
Leverandørene ga sin <strong>til</strong>bakemelding i tidsrommet 24. mars <strong>til</strong> 27. mars. Atea ga sin<br />
<strong>til</strong>bakemelding 24. mars, Ergo Group ga sin <strong>til</strong>bakemelding 25. mars og Telenor ga sin<br />
<strong>til</strong>bakemelding 27. mars.<br />
I referat fra møte i forhandlingsgruppen 30. mars 2009 ble det opplyst om at <strong>av</strong>klaringene<br />
relatert <strong>til</strong> BKKs rolle i konkurransen ikke var klare, men at prosjektgruppen uansett skulle<br />
fortsette å evaluere <strong>til</strong>budene. Hovedpunktene i <strong>til</strong>bakemeldingene fra Atea og Ergo Group<br />
oppsummeres slik:<br />
”1.
Telenors <strong>til</strong>bud ble vurdert som vesentlig dyrere enn <strong>til</strong>budene fra de to konkurrerende<br />
leverandørene, uten at Telenors <strong>til</strong>bud utmerket seg på <strong>til</strong>delingskriteriene ”kvalitet” og<br />
”funksjonalitet”. Av denne grunn anbefalte forhandlingsgruppen at styringsgruppen<br />
besluttet å fortsette forhandlingene kun med Atea og Ergo Group.<br />
Prosjektgruppen ble gitt oppg<strong>av</strong>en med å utarbeide forslag <strong>til</strong> begrunnelse for<br />
innsnevringen <strong>av</strong> forhandlingene. Videre ble prosjektgruppen gitt oppg<strong>av</strong>en med å<br />
utarbeide en detaljert evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene fra Atea og Ergo Group <strong>til</strong><br />
styringsgruppemøtet 1. april 2009.<br />
Følgende arbeidsplan for neste forhandlingsrunde og videre fremdrift ble fastsatt i<br />
forhandlingsgruppens referat:<br />
”Telefonidriftsprisene (før og etter overgang <strong>til</strong> IP), samt investeringskostnader for<br />
overgang <strong>til</strong> IP, skal gjennomgås nærmere. Evalueringsarkene for tjenesteområdene<br />
transportnettverk og internettaksess (vedlegg I.A), teletrafikktjenester (vedlegg I.B),<br />
samordnet kommunikasjon (vedlegg I.G), og telefonidrift (vedlegg I.H) skal fylles<br />
inn. Videre oppdateres alle evalueringsarkene etter <strong>til</strong>bakemeldingen i den første<br />
forhandlingsrunden. Agendaen for andre forhandlingsrunden skal også forberedes.<br />
Forhandlingsgruppen ønsker å gjennomføre andre forhandlingsrunden i uke 17 hvis<br />
situasjonen relatert <strong>til</strong> BKK Marked <strong>til</strong>later det. Som i første forhandlingsrunden<br />
skal hver <strong>til</strong>byder få på forhånd et brev med spørsmål som besvares skriftlig før<br />
forhandlingene og agendaen for diskusjonene i møtet.”<br />
I lysbildepresentasjonen som ble fremlagt i forhandlingsgruppemøtet 30. mars angis<br />
følgende mulige fremdriftsplan:<br />
• Onsdag 1. april 2009: Brev <strong>til</strong> Atea vedrørende <strong>av</strong>klaringer og brev <strong>til</strong> Ergo Group<br />
med spørsmål <strong>til</strong> andre forhandlingsrunde<br />
• Tirsdag 7. april: Frist for <strong>til</strong>bakemelding fra Atea vedrørende <strong>av</strong>klaringer og<br />
planlagt utsendelse <strong>av</strong> spørsmål <strong>til</strong> Atea vedrørende andre forhandlingsrunde<br />
• Tirsdag 14. april: Tilbakemeldinger fra Ergo Group på spørsmål <strong>til</strong> andre<br />
forhandlingsrunde<br />
71
72<br />
• Fredag 17. april: Tilbakemelding fra Atea på spørsmål <strong>til</strong> andre forhandlingsrunde<br />
• Uke 17 (20. <strong>til</strong> 24. april) andre forhandlingsrunde (med Atea og Ergo Group)<br />
I e-post 30. mars 2009 kl 13:45 videreformidler Prosjektleder forhandlingsgruppens forslag<br />
<strong>til</strong> vedtak <strong>til</strong> Prosjekteier:<br />
"<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>, <strong>TTT</strong>-prosjektet velger å fortsette forhandlinger med to<br />
leverandører, Atea og ErgoGroup. Telenor sitt <strong>til</strong>bud, og <strong>til</strong>bakemeldingene etter 1.<br />
forhandlingsrunde, vurderes som vesentlig dyrere enn de andre <strong>til</strong>byderne. Både<br />
enkeltelementer <strong>av</strong> Telenor sitt <strong>til</strong>bud, og den totale kostnaden for <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> ved å velge Telenor som leverandør er høyere. Videre evalueres ikke<br />
Telenor sitt <strong>til</strong>bud på kriteriene "Kvalitet" og "Funksjonalitet" bedre enn de andre<br />
leverandørene. I sum vurderes Telenor sitt <strong>til</strong>bud <strong>til</strong> det minst økonomisk<br />
fordelaktig <strong>til</strong>budet <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> for ramme<strong>av</strong>tale for leverering <strong>av</strong><br />
integrerte kommunikasjonstjenester, EØS 018-2008."<br />
Styringsgruppen tok imidlertid ikke denne anbefalingen <strong>til</strong> følge. I styringsgruppemøte 1.<br />
april 2009 ble det besluttet å gi alle tre leverandørene beskjed om å inngi oppdaterte <strong>til</strong>bud<br />
innen 22. april kl 12. Om videre fremdrift etter mottatte <strong>til</strong>bakemeldinger, fremgår følgende<br />
<strong>av</strong> referatet fra styringsgruppemøtet:<br />
”Basert på disse <strong>til</strong>bakemeldingene inviteres en eller flere leverandører <strong>til</strong><br />
nytt forhandlingsmøte i uke 18. Det vil om nødvendig bli <strong>av</strong>holdt nytt<br />
styringsgruppemøte etter at <strong>til</strong>bakemeldingene er mottatt.”<br />
Prosjektleder sendte 1. april likelydende e-post <strong>til</strong> samtlige leverandører:<br />
”<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> takker for deres <strong>til</strong>bakemelding etter forhandlingsmøtet.<br />
Dere gis anledning <strong>til</strong> å revidere deres <strong>til</strong>bud med <strong>til</strong>hørende oppdateringer og priser<br />
innen onsdag 22. april kl 12.<br />
I den forbindelse vil vi i inneværende uke sende ut noen konkrete spørsmål knyttet<br />
<strong>til</strong> deres <strong>til</strong>bud. Dere bes besvare disse spørsmålene innen samme frist.<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> vil på bakgrunn <strong>av</strong> mottatte svar <strong>av</strong>gjøre hvem som inviteres <strong>til</strong><br />
nytt forhandlingsmøte i uke 18.”
16 Håndteringen <strong>av</strong> BKKs rolle som underleverandør<br />
16.1 Tidslinje som viser hendelsesforløpet<br />
73
16.2 Håndtering internt i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
Samme dag som <strong>Bergen</strong>s<strong>av</strong>isen trykket den første artikkelen om <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s<br />
eierskapsmelding og eierskapsmeldingens betydning for BKK, ble A bedt om å utarbeide et<br />
notat som beskrev situasjonen i konkurransen og de ulike leverandøralternativene.<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har i samtale med G-Partner forklart at han anså det nødvendig å<br />
ta problems<strong>til</strong>lingen uformelt opp med byrådet og be om en <strong>til</strong>bakemelding på hvordan<br />
situasjonen skulle håndteres. Det var viktig at Byrådet ikke ble satt i en vanskelig situasjon,<br />
men samtidig var man midt i en <strong>anskaffelse</strong>sprosess som måtte håndteres riktig.<br />
Henvendelsen <strong>til</strong> Byrådet skjedde under streng konfidensialitet.<br />
A omtalte notatet slik i en e-post han sendte 13. mars som svar på spørsmål fra D om<br />
oppslaget i BA var relevant for <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n:<br />
74<br />
”Me (her inne) er bedne om ei utgreiing som blir byrådsnotat i løpet <strong>av</strong> dagen: Kva<br />
er effekten <strong>av</strong> BKKs fiber<strong>til</strong>bod utbyggingsplanar for Ateas <strong>til</strong>bod og konkurransen.<br />
I neste omgang om det er alternative løysingar for Atea/BKKs deltaking, og så kjem<br />
vel spørsmålet om konkurransen kan gjerast ferdig om Atea (via BKK) ev. må<br />
trekkja seg.”<br />
I notatet beskrev A forhandlingssituasjonen slik:<br />
”Atea (BKK) og Telenor utgjør to relativt like konsortier, med unntak for teknologi,
75<br />
leveransemodell og pris relatert <strong>til</strong> transportnettet. P.t. fremstår Atea som et klart<br />
førstevalg blant disse to. Det antas at det er mulig å redusere prisene fra Atea<br />
ytterligere, mens det kan være vanskeligere for Telenor å kunne komme opp med et<br />
konkurransedyktig <strong>til</strong>bud grunnet de store prisforskjellene.<br />
ErgoGroup (TDC) utgjør det andre alternativet. Teknologien og leveransen fra TDC<br />
er kjent og <strong>til</strong>svarer Telenors <strong>til</strong>bud, og det antas at det er mulig å redusere noen <strong>av</strong><br />
priselementene <strong>til</strong>budt fra ErgoGroup.<br />
For oppnåelse <strong>av</strong> best mulig funksjonalitet og kvalitet <strong>til</strong> riktig pris anses det som<br />
viktig å kunne fortsette forhandlingene med både ErgoGroup og Atea. Med mindre<br />
det skjer vesentlige endringer i Telenors <strong>til</strong>bud, er de ikke å anse som en reell<br />
forhandlingspartner.<br />
NB! Det presiseres at dette notatet er skrevet midt i en forhandlingsrunde, slik at det<br />
fremdeles er mulighet for store bevegelser hos leverandørene. Det er også flere<br />
elementer ved <strong>til</strong>budene som må evalueres grundigere, samt at det er flere<br />
<strong>av</strong>klaringer som må gjøres med partene før endelige konklusjoner kan trekkes.<br />
ErgoGroup og Telenor baserer sin leveranse <strong>av</strong> transportnett i stor grad på SDSLteknologi<br />
(kopper), mens Atea sammen med BKK Marked baserer sin leveranse på<br />
utbygging <strong>av</strong> et fibernettverk <strong>til</strong> % <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s lokaliteter.”<br />
Deretter vurderte A BKKs fibernet<strong>til</strong>bud. Han viste <strong>til</strong> at transportnettet og<br />
teletrafikktjenestene utgjorde omkring 80% <strong>av</strong> kontraktsomfanget, og at transportnettet<br />
alene utgjorde omtrent halvparten <strong>av</strong> totalkostnaden i <strong>til</strong>budet fra Atea med BKK som<br />
underleverandør. Tilbudet om fibernett var basert på en betydelig utbygging <strong>av</strong> BKKs<br />
totale nettverksinfrastruktur, og A antok at satsningen baserte seg på en lang<br />
nedskrivingstid for infrastrukturinvesteringene og en vesentlig periode med underskudd i<br />
driften.<br />
A fremholdt videre i notatet at fiberteknologi er dyrere å etablere enn kobberbaserte nett,<br />
men at teknologien gir fordeler når det gjelder drift og ytelse. Han påpekte imidlertid at<br />
disse fordelene ikke ville gi utslag i konkurransen ettersom både fiber- og kobberbaserte<br />
nett oppfylte kr<strong>av</strong>ene satt i konkurransegrunnlaget. A vurderte det slik at økonomien i den<br />
<strong>til</strong>budte leveransen trolig baserte seg på fremtidig inntjening i privatmarkedet, samtidig<br />
som han påpekte at det for privatmarkedet finnes ulike teknologier og aktører, slik at<br />
effekten <strong>av</strong> BKKs satsning eller eventuelle uttreden <strong>av</strong> markedet vanskelig lot seg vurdere.<br />
Konsekvensene for <strong>til</strong>budet ved en begrensning i eller <strong>av</strong>vikling <strong>av</strong> BKKs<br />
bredbåndssatsning vurderte A slik:<br />
”Atea/BKK vil ikke kunne opprettholde <strong>til</strong>budet om utvidet fiberdekning, eventuelt<br />
vil det bli et tapsprosjekt for selskapet (finansiering via privatmarkedet faller bort).
76<br />
Hvis BKK trekker seg fra konkurransen vil trolig også Atea måtte gå ut, da det er<br />
BKK som er kvalifisert som nettverksleverandør.<br />
Ved en begrensning som innebærer videreføring <strong>av</strong> dagens nettverksleveranser og<br />
eksisterende infrastruktur, vil det kunne være mulig for selskapet å <strong>til</strong>by en<br />
leveranse mer i tråd med de to andre deltakerne, dvs. en kombinasjon <strong>av</strong> fiber- og<br />
kopperinfrastruktur (hvor sistnevnte innebærer bruk <strong>av</strong> Telenors<br />
telefoninfrastruktur, noe som i dag er <strong>til</strong>felle for flertallet <strong>av</strong> BKs lokaliteter).<br />
I konkurransens aktuelle fase, hvor det kan se ut <strong>til</strong> å gå mot en siste runde mellom<br />
Ateas og Ergo Groups konstellasjoner, vil det være uheldig hvis Atea/BKK trekker<br />
seg fra konkurransen, da det er lagt opp <strong>til</strong> å oppnå en skjerping <strong>av</strong> <strong>til</strong>budenes<br />
konkurransekraft (forbedret pris og ytelse) i løpet <strong>av</strong> denne fasen. Disse har så langt<br />
levert de beste <strong>til</strong>budene.<br />
Hvis Atea/BKK trekker seg, vil det stå igjen to leverandører. Deres plass vil da tas<br />
<strong>av</strong> Telenor/Atea med TeleCom (som også inngår med Atea/BKK), slik at det er kun<br />
transportnettleveransen fra BKK som skiller dette alternativet fra Atea/BKK. Disse<br />
to gjenværende <strong>til</strong>byderne er begge er kvalifiserte og begge <strong>til</strong>budene dekker BKs<br />
behov. Det vil derfor sannsynligvis være vanskelig å <strong>av</strong>lyse konkurransen med<br />
saklig grunn.”<br />
I dagene fremover utarbeidet Prosjekteier et forslag <strong>til</strong> byrådsnotat vedrørende BKKs<br />
posisjon som underleverandør <strong>til</strong> Atea. Prosjekteier har opplyst at notatet ble utarbeidet på<br />
oppdrag fra og i svært tett dialog med Leder <strong>av</strong> styringsgruppen. Prosjekteier sendte<br />
utkastet videre <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen 15. mars kl 19:26, og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
og Prosjekteier utvekslet utkast før Leder <strong>av</strong> styringsgruppen sendte et omforent utkast<br />
videre <strong>til</strong> U i e-post samme dag kl 19:56. I oversendelsen skrev Leder <strong>av</strong> styringsgruppen:<br />
”Hei U, vedlagt er utkast <strong>til</strong> notat <strong>til</strong> Byrådet. Basert på at ledermøtet i morgen er<br />
kansellert, må vi be om et ekstraordinært møte snarest i morgen formiddag slik at<br />
denne saken blir tatt videre. Prosjekteier og undertegnede deltar i dette møtet fra vår<br />
side. Slik situasjonen er i <strong>TTT</strong> <strong>anskaffelse</strong>n nå er det kritisk at dette blir håndtert i<br />
morgen formiddag. mvh Leder <strong>av</strong> styringsgruppen”<br />
I utkastet <strong>til</strong> notat som ble oversendt U ble det anmodet om at <strong>TTT</strong>-prosessen ble s<strong>til</strong>t bero i<br />
sju dager for å gi <strong>til</strong>strekkelig tid <strong>til</strong> <strong>av</strong>klaringer omkring BKKs rolle. Det ble videre<br />
anmodet om at Byråd for finans, konkurranse og utvikling innkalte SKU og IKT<br />
Forretningsutvikling <strong>til</strong> et møte for å <strong>av</strong>klare forholdet <strong>til</strong> BKK og videre løp i <strong>TTT</strong><strong>anskaffelse</strong>n.<br />
Konkurransesituasjonen ble omtalt i utkastet <strong>til</strong> notat. Innledningsvis beskrives de<br />
konkurrerende <strong>til</strong>budene og konkurransesituasjonen på <strong>til</strong>svarende måte som i As notat.<br />
Deretter gis det en vurdering <strong>av</strong> ønsket forløp i konkurransen:
77<br />
”For oppnåelse <strong>av</strong> best mulig funksjonalitet og kvalitet <strong>til</strong> riktig pris anses det som<br />
viktig å kunne fortsette forhandlingene med både ErgoGroup og Atea. Med mindre<br />
det skjer vesentlige endringer i Telenors <strong>til</strong>bud, er de ikke å anse som en reell<br />
forhandlingspartner.<br />
Det presiseres at dette notatet er skrevet midt i en forhandlingsrunde, slik at det<br />
fremdeles er mulighet for store bevegelser hos leverandørene. Det er også flere<br />
elementer ved <strong>til</strong>budene som må evalueres grundigere, samt at det er flere<br />
<strong>av</strong>klaringer som må gjøres med partene før endelige konklusjoner kan trekkes.”<br />
Etter en omtale <strong>av</strong> fiberteknologi vurdert opp mot kobberbasert teknologi basert på As<br />
notat 13. mars, <strong>av</strong>sluttes redegjørelsen i utkastet <strong>til</strong> byrådsnotat slik:<br />
”Slik situasjonen er for øyeblikket er det sannsynlig at Ateas <strong>til</strong>bud, basert på<br />
transportnettverk levert <strong>av</strong> BKK, er det alternativet IKT-Forretningsutvikling vil<br />
inns<strong>til</strong>le på ovenfor Byrådet. Ut i fra det som ble kjent gjennom <strong>Bergen</strong>s<strong>av</strong>isen kan<br />
dette være utfordrende.<br />
Dersom det ikke er aktuelt for <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> å inngå <strong>av</strong>tale med Atea grunnet<br />
underleverandøren BKK, er de å anse for ute <strong>av</strong> konkurransen. Telenor sitt <strong>til</strong>bud er<br />
så høyt priset at gjenværende alternativ er å allikevel inngå <strong>av</strong>tale med ErgoGroup<br />
og TDC. Det vil sannsynligvis være vanskelig å <strong>av</strong>lyse konkurransen med saklig<br />
grunn framfor å velge TDC.<br />
Det kan muligens være et alternativ, dersom en leveranse basert på BKK sin<br />
fiberutbygging ikke er aktuell, at man gir Atea mulighet for å revidere sitt <strong>til</strong>bud<br />
ved å bytte ut underleverandør <strong>av</strong> transportnett for å fortsatt være aktuelle i<br />
konkurransen. Om dette er mulig, må utredes nærmere.”<br />
U besvarte Leder <strong>av</strong> styringsgruppens e-post 15. mars kl 21:56 og skrev at hun hadde sendt<br />
notatet <strong>til</strong> F, og at hun ville gå innom F før sistnevnte gikk i møte mandag kl 09:30. Til<br />
dette responderte Leder <strong>av</strong> styringsgruppen i e-post kl 22:28:<br />
”OK,<br />
Det blir <strong>av</strong>gjørende for oss å få denne <strong>av</strong>klaringen i morgen. Telenor er inne i siste<br />
forhandlingsrunde i morgen. Vi må agere umiddelbart etter dette med en melding <strong>til</strong><br />
leverandørene.”<br />
Det ble <strong>av</strong>holdt et møte 16. mars hvor BKKs rolle som underleverandør ble drøftet. I møtet<br />
deltok byrådsleder HH, ansvarlig byråd F, byråd G, Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, og<br />
<strong>kommune</strong>advokat II. Kommuneadvokaten ble trukket inn for å bistå i vurderingen <strong>av</strong><br />
BKKs rolle som underleverandør og for å foreta de nødvendige juridiske <strong>av</strong>klaringer.<br />
II ga i møtet beskjed om at han ikke kunne gi noe forsvarlig råd der og da, men at de<br />
juridiske sidene <strong>av</strong> saksforholdet ville bli utredet nærmere.
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har forklart at F i møtet opplyste at det var uaktuelt at kontrakt<br />
ble inngått med Atea med BKK som underleverandør med en slik leveranse som var<br />
<strong>til</strong>budt. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har videre forklart at administrasjonen ble instruert<br />
politisk om å sørge for at BKK ble fjernet som underleverandør, og at F også ved senere<br />
anledninger har gitt uttrykk for at BKK skulle fjernes som underleverandør <strong>til</strong> Atea. F har i<br />
samtale med G-Partner forklart at hun kan ha uttalt at det var uaktuelt å inngå kontrakt med<br />
Atea med BKK som underleverandør, men at en slik uttalelse i så fall har vært gitt som en<br />
politisk ytring, og at det må ha gått klart frem at standpunktet skulle forstås med de<br />
begrensninger som fulgte <strong>av</strong> <strong>anskaffelse</strong>sregelverket.<br />
I prosjektgruppemøte 17. mars ble prosjektgruppen orientert om situasjonen, og det ble<br />
<strong>av</strong>talt at forhandlingene skulle fryses i én uke fra og med mandag 16. mars. Alle stående<br />
frister ble utsatt i dette tidsrommet og planlagt rapportering <strong>til</strong> styringsgruppen 19. mars ble<br />
også utsatt.<br />
Leverandørenes <strong>til</strong>bakemeldinger etter første forhandlingsrunde ble gitt i tidsrommet 24.<br />
mars <strong>til</strong> 27. mars. Atea ga sin <strong>til</strong>bakemelding 24. mars, og Ergo ga sin <strong>til</strong>bakemelding 25.<br />
mars. I e-post <strong>til</strong> Prosjekteier og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen 24. mars 2009 videresendte<br />
Prosjektleder <strong>til</strong>bakemeldingen fra Atea vedrørende BKKs posisjon som underleverandør,<br />
og Prosjektleder ga samtidig følgende vurdering:<br />
Prosjekteier besvarte denne e-posten senere samme dag og ba Prosjektleder lage et utkast<br />
<strong>til</strong> notat fra Leder <strong>av</strong> styringsgruppen <strong>til</strong> Byråden som oppsummerer status i konkurransen.<br />
Prosjekteier ba også Prosjektleder utarbeide en beregning på om det innenfor vektingen<br />
1/3, 1/3, 1/3 kunne aksepteres en prisdifferanse lik den som forelå mellom <strong>til</strong>budene fra<br />
Ergo Group og Atea med Telenor som underleverandør. Prosjektleder besvarte denne eposten<br />
kort tid etter:<br />
78<br />
”Gi meg litt tid, så sender jeg notatet. Slik det nå foreligger (det mangler litt<br />
evalueringsinfo, samt at innspill etter forhandlingsmøtene ikke er lagt inn), er det<br />
ikke stor forskjell på de to alternativene på kvalitet/funksjonalitet. Selv om Atea<br />
m/Telenor vil være ca % dyrere på WAN'et enn Ergo ( ), jevnes denne
79<br />
forskjellen ut, slik at de vil være nokså like (<strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> modellvalg, og hva Ergo<br />
kommer med <strong>av</strong> forhandlingsutspill i morgen). Med mindre det er veldig viktig å få<br />
dette <strong>av</strong> gårde i dag, vil jeg anbefale å vente <strong>til</strong> svaret fra Ergo foreligger i morgen.”<br />
Prosjekteier og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen ble deretter enige om å gi Prosjektleder tid <strong>til</strong> å<br />
innarbeide svaret fra Ergo Group i notatet.<br />
Ergo Group ga sine <strong>til</strong>bakemeldinger 25. mars kl 11:59. Prosjektleder sendte følgende epost<br />
<strong>til</strong> Prosjekteier og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen kl 14:19:<br />
”Hei, Her er et utkast <strong>til</strong> notat som <strong>av</strong>talt. Det er fremdeles noen forbehold rundt<br />
priser etc., men hovedtrekkene er klare. Det er naturlig nok endel rom for tolkninger<br />
her, det får være opp <strong>til</strong> dere hva dere ønsker å fremføre. Slik jeg ser det;<br />
- Atea er klar over – først og fremst via media – situasjonen BKK Marked kan<br />
komme i, men da de allikevel fremholder sitt opprinnelige <strong>til</strong>bud med BKK Marked<br />
som underleverandør, kan det forstås slik at de har <strong>til</strong>lit <strong>til</strong> at den utbyggingsplanen<br />
som er fremsatt videreføres i en eller annen form (BKK Marked eller kjøperen <strong>av</strong><br />
hele eller deler <strong>av</strong> BKK Marked/fibersatsingen).<br />
- Atea ser at deres <strong>til</strong>bud med Telenor er vesentlig mindre konkurransedyktig enn<br />
med BKK Marked, men håper på muligheten <strong>til</strong> å "hoppe på igjen" om BKK<br />
Marked blir en umulighet å få gjennom i Byrådet<br />
- Atea fortsetter å presse prisene ned, og vil på den måten kunne sette press på oss<br />
<strong>til</strong> å velge dem, evnt. øke sine muligheter <strong>til</strong> å gå KOFA/rettens vei med en klage.<br />
- Vi bør få en <strong>av</strong>klaring på om vi kan forvente en reell likebehandling basert på den<br />
informasjon som er fremsatt i kvalifikasjon og <strong>til</strong>budsfasene (dette er egentlig siste<br />
kulepkt i notatet)<br />
- Telenor har sannsynligvis forstått at de ikke er en del <strong>av</strong> hoved<strong>til</strong>budet på WAN<br />
fra Atea, slik at konkurransen der er like (lite!) reell som den var.<br />
Gi meg en lyd om dere trenger mer info. Vi jobber videre med å plukke detaljene på<br />
det vi har så langt.”<br />
I statusoppdateringen skrev Prosjektleder følgende om <strong>til</strong>bakemeldingen fra Atea og Ergo<br />
Group:<br />
”Med de prisene som foreligger nå (Telenor er ikke oppdatert!), vil et <strong>til</strong>bud fra<br />
Atea med BKK være (før/etter<br />
overgang <strong>til</strong> IP-telefoni), og ca l<strong>av</strong>ere enn Telenor.<br />
Forskjellen på Atea m/BKK og Atea m/Telenor er følgelig ca. i året.”
Kort tid etter oversendte Prosjektleder regneark med oppdaterte priser fra Ergo Group og<br />
Atea <strong>til</strong> Prosjekteier, og kl 16:48 oversendte Prosjektleder en ny utg<strong>av</strong>e <strong>av</strong> notatet <strong>til</strong><br />
Prosjekteier og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen med kopi <strong>til</strong> A. Etter at Prosjekteier ba<br />
Prosjektleder om å lime dokumentet inn i e-posten slik at han kunne lese det fra<br />
mobiltelefonen, oversendte Prosjektleder dokumentet på ny med følgende påtegning:<br />
80<br />
”Hei, Du får vurdere om du vil ha med siste pkt i ’<strong>til</strong>budene’ og siste pkt i<br />
’forhandlingsposisjon’.... Gi meg en <strong>til</strong>bakemelding om du trenger mer.”<br />
Følgende tekst inngår i statusoppdateringen:<br />
”Tilbakemeldinger fra leverandørene<br />
Pr. 25. mars har Atea og ErgoGroup levert <strong>til</strong>bakemeldinger etter 1.<br />
forhandlingsmøte. Telenor har frist frem <strong>til</strong> 27. mars for sine <strong>til</strong>bakemeldinger.<br />
Atea leverte <strong>til</strong>bakemeldinger som <strong>av</strong>talt, hvor de viderefører <strong>til</strong>budet fra sin<br />
underleverandør BKK Marked på transportnettjenester.<br />
Sammen med sin <strong>til</strong>bakemelding vedlegger Atea også et brev hvor de fremholder at<br />
Atea også kan <strong>til</strong>by transportnettjenester fra Telenor på samme betingelser som det<br />
Telenor <strong>til</strong>byr <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> direkte, men med rabatt. Atea fremsetter at<br />
den prisen ikke er mulig å forhandle videre ned grunnet reguleringsbestemmelser<br />
fra Post- og tele<strong>til</strong>synet.<br />
Prosjektgruppen har, slik jeg forstår det, ikke anledning innenfor gjeldende<br />
regelverk <strong>til</strong> å vurdere parallelle <strong>til</strong>bud fra samme leverandør. Skal <strong>til</strong>budet med<br />
Telenor som leverandør <strong>av</strong> transportnettjenester evalueres, må <strong>til</strong>budet med BKK<br />
Marked trekkes. Alternativt må prosjektets styringsgruppe ta s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> muligheten<br />
for å fremsette dette som et reelt alternativ.<br />
ErgoGroup leverte <strong>til</strong>bakemeldinger som <strong>av</strong>talt. ErgoGroup setter ned prisen<br />
ytterligere på drift <strong>av</strong> telefonisentraler, samt på teletrafikktjenester.<br />
Tilbudene<br />
Med de prisene 52 som foreligger nå, vil et <strong>til</strong>bud fra Atea med BKK være<br />
l<strong>av</strong>ere pr. år enn Ergo, og ca l<strong>av</strong>ere enn Telenor.<br />
Atea med Telenor som leverandør <strong>av</strong> transportnett vil være høyere enn<br />
Ergo, og ca. l<strong>av</strong>ere enn Telenor sitt <strong>til</strong>bud.<br />
Forskjellen på Atea m/BKK og Atea m/Telenor er følgelig ca. i året.<br />
52 Beregnet basert på full overgang <strong>til</strong> IP-telefoni
81<br />
Det gjenstår fremdeles en del arbeid på evalueringene/forhandlingene knyttet <strong>til</strong><br />
<strong>til</strong>delingskriteriene kvalitet og funksjonalitet, og i hvilken grad forskjeller der kan<br />
forsvare prisdifferansen på 53 5<br />
<strong>av</strong> total<strong>til</strong>budet.<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s forhandlingsposisjon<br />
Da Atea fremholder sitt <strong>til</strong>bud med BKK Marked er <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s<br />
forhandlingsposisjon <strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> leverandørenes <strong>til</strong>lit <strong>til</strong> at Atea med BKK Marked<br />
fremdeles er et reelt alternativ.<br />
Da Atea har valgt å videreføre sitt <strong>til</strong>bud med BKK Marked har vi anledning <strong>til</strong> å<br />
fortsette med Atea og Ergo, mens videre forhandlinger med Telenor <strong>av</strong>sluttes. For å<br />
lykkes med denne strategien, må både Atea og Ergo ha <strong>til</strong>lit <strong>til</strong> at BKK Marked<br />
utgjør et reelt alternativ.<br />
Styringsgruppen kan også ta s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> om det er anledning <strong>til</strong> å vurdere Atea<br />
m/Telenor som et reelt alternativ, eventuelt om det må bes om en bekreftelse fra<br />
Atea hvilket <strong>til</strong>bud de fremsetter.<br />
Slik det fremstår p.t. vil forholdet mellom <strong>til</strong>budene på <strong>til</strong>delingskriteriene<br />
kvalitet/funksjonalitet og pris gi reell konkurranse mellom Atea m/Telenor og<br />
ErgoGroup. Det gjenstår <strong>av</strong>klaringer på flere <strong>av</strong> områdene (som vil kunne gies i<br />
neste forhandlingsrunde) for å gi et nøyaktig bilde, spesielt knyttet <strong>til</strong> et eventuelt<br />
<strong>til</strong>bud fra Atea m/Telenor (hva er utgangspunktet for rabatten?)”<br />
Samme dag sendte Prosjekteier et nytt utkast <strong>til</strong> byrådsnotat <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
for gjennomgang. Leder <strong>av</strong> styringsgruppengjorde noen mindre justeringer og returnerte<br />
dokumentet <strong>til</strong> Prosjekteier sammen med et spørsmål om dokumentet også skulle<br />
oversendes II <strong>til</strong> gjennomgang. Prosjekteier har vist <strong>til</strong> at grunnen <strong>til</strong> at Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen kun foretok mindre endringer i notatet før videresendelse, var at notatet ble<br />
utarbeidet på hans instruks og i tett dialog med h am, både på telefon, SMS og MSN.<br />
Under utarbeidelsen <strong>av</strong> notatet diskuterte også Prosjekteier og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
situasjonen på MSN. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen beskrev situasjonen som håpløs, og sa det<br />
var vanskelig å vurdere hvilken strategi som var den riktige. Alternativene Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen skisserte var:<br />
”Alt 1: Atea/BKK står og den fremmes <strong>til</strong> byråd<br />
Alt 2: Atea blir ’bedt’ om å levere med Telenor, men her er vi på tynn is..”<br />
Til dette svarte Prosjekteier at de ikke kunne gjøre noe annet enn å presentere alternativene<br />
for byrådet og be om eventuelle <strong>til</strong>bakemeldinger eller kommentarer. Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen repliserte at byrådets mening ikke ville endre situasjonen så lenge Atea sto<br />
53 ErgoGroup vs Atea m/Telenor<br />
54 Atea m/BKK vs ErgoGroup
ved BKK, og at man da måtte ”instruere” Atea indirekte <strong>til</strong> å endre underleverandør, noe<br />
som ville føre <strong>til</strong> at risikoen steg betydelig. Prosjekteier svarte da at de kunne få et signal<br />
fra byrådet om at kvalitet ble vektet maksimalt innenfor rammene i forespørselen, for å<br />
åpne for valg <strong>av</strong> et <strong>til</strong>bud som var høyere i pris. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen bemerker<br />
da at dette forutsetter at Atea endrer underleverandør.<br />
I samtale med G-Partner har Prosjekteier forklart at denne diskusjonen henspeiler på at<br />
Ateas <strong>til</strong>bud ville blitt dyrere enn dersom Telenor hadde overtatt BKKs underleveranse, og<br />
at sannsynligheten var stor for at Atea da ville bli dyrere enn Ergo. <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
kunne ikke pålegge Atea å bytte underleverandør for så å velge konkurrenten på grunn <strong>av</strong><br />
l<strong>av</strong>ere pris. Derfor måtte man se på hvilket spillerom man hadde i en slik situasjon. Dette<br />
handlet ikke om å nedprioritere TDC, men om å rydde opp i situasjonen som var skapt<br />
fordi politikerne ikke ønsket BKK. Normal forretningsetikk <strong>til</strong>sier at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
ikke kan pålegge en leverandør å bytte underleverandør for så å straffe leverandøren for<br />
byttet i etterkant.<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har forklart at hans alternativ 2 var skissert som et svar på det<br />
politiske ønsket om å fjerne BKK som underleverandør <strong>til</strong> Atea.<br />
Senere samme dag sendte Prosjekteier utkastet <strong>til</strong> II pr e-post med følgende<br />
oversendelsestekst:<br />
82<br />
”Hei II! Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og jeg har utarbeidet et utkast <strong>til</strong> notat <strong>til</strong> Byrådet<br />
i forbindelse med <strong>TTT</strong>, basert på de siste dagers hendelser. Hadde satt stor pris på<br />
om du kunne lest igjennom og kommentert før vi sender det videre. Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen og jeg er i Seattle, 8 timer bak <strong>Bergen</strong>, så hadde håpet du hadde<br />
anledning <strong>til</strong> å se på dette i løpet <strong>av</strong> torsdagen.”<br />
Deretter oversendte Prosjekteier utkastet <strong>til</strong> U sammen med en orientering om at utkastet<br />
også er sendt Kommuneadvokaten for gjennomgang.<br />
Det er gjort relativt omfattende endringer i utkastet <strong>til</strong> byrådsnotat sammenlignet med<br />
tidligere versjoner. Etter en innledende tekst hvor det redegjøres for bakgrunnen for <strong>TTT</strong>prosessen,<br />
hvilke leverandører som deltar i konkurransen, og hvilket arbeid som er gjort,<br />
redegjøres det for utfordringene knyttet <strong>til</strong> BKKs rolle som underleverandør. Deretter gis<br />
det følgende beskrivelse <strong>av</strong> konkurransesituasjonen og mulige handlingsalternativer:<br />
”På bakgrunn <strong>av</strong> første runde med forhandlinger er situasjonen pr. i dag slik:<br />
Tilbyder Total pris (ved Kvalitet (foreløpig<br />
overgang <strong>til</strong> IP) vurdering)<br />
Atea m/ BKK Best<br />
Ergo m/ TDC Som i dag<br />
Atea m/ Telenor Noe bedre enn i dag<br />
Telenor Noe bedre enn i dag
83<br />
Gitt dette bildet er Telenor, som direkte leverandør, ute <strong>av</strong> konkurransen og det<br />
gjenstår to alternativer; Atea og ErgoGroup.<br />
Under normale omstendigheter ville det da være helt naturlig å fullføre<br />
evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene og sluttføre forhandlingene for så å fremme en inns<strong>til</strong>ling<br />
<strong>til</strong> Byrådet om valg <strong>av</strong> den leverandøren som er vurdert best i forhold <strong>til</strong> kriteriene<br />
gitt i forespørselen. I denne saken tyder alt foreløpig på at det vil bli Atea med BKK<br />
som underleverandør på transportnett.<br />
Gitt de særskilte omstendighetene i denne saken vil vi forsøke å redegjøre for de<br />
ulike potensielle utfallene.<br />
Figuren nedenfor forsøker å vise risiko og fordelaktighet knyttet <strong>til</strong> de fire ulike<br />
alternativene som for øyeblikket er identifisert.
F<br />
o<br />
r<br />
d<br />
e<br />
l<br />
a<br />
k<br />
t<br />
i<br />
g<br />
h<br />
e<br />
t<br />
84<br />
ErgoGroup<br />
Kansellering<br />
Telenor<br />
Risiko<br />
Atea m/<br />
Telenor<br />
A Atea med BKK som underleverandør <strong>av</strong> transportnett<br />
Dette vil være det objektivt sett riktige valget basert på evaluering <strong>av</strong> kr<strong>av</strong>ene i<br />
konkurransegrunnlaget.<br />
Dette valget innebærer at BKK påtar seg en vesentlig forpliktelse i forhold <strong>til</strong> å bygge<br />
ut fibernettverk i <strong>Bergen</strong> da <strong>til</strong>budet innebærer opp i mot fiberdekning på alle<br />
kommunale bygg. Dette vil være motstridende i forhold <strong>til</strong> Byrådets holdning som eier i<br />
BKK i forhold <strong>til</strong> selskapets satsning på bredbåndsutbygging.<br />
B Atea med Telenor som underleverandør<br />
Atea m/<br />
For at dette skal være et reelt alternativ å vurdere vil Kommuneadvokaten vurdere<br />
hvorvidt vi kan vurdere to alternative <strong>til</strong>bud fra en leverandør da det er lite trolig at<br />
Atea selv, uten formelle signaler fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>, vil trekke sitt opprinnelige<br />
<strong>til</strong>bud med BKK som underleverandør.<br />
Gitt at Kommuneadvokaten enten finner at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> kan vurdere to alternative<br />
<strong>til</strong>bud fra en leverandør – eller at Atea mot formodning på eget initiativ trekker sitt<br />
opprinnelige <strong>til</strong>bud med BKK som underleverandør – vil det gi <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
ytterligere ett alternativ å vurdere.<br />
Dette alternativet, Atea med Telenor som underleverandør på transportnett, vil gi noe<br />
bedre tjenestekvalitet enn hva vi har i dag – og i forhold <strong>til</strong> hva ErgoGroup <strong>til</strong>byr – <strong>til</strong><br />
BKK
85<br />
en noe høyere kostnad enn ErgoGroup. Kostnadsforskjellen mellom ErgoGroup og<br />
Atea med Telenor utgjør om lag – en prisdifferanse som kan<br />
rettferdiggjøres gitt den bedre tjenestekvaliteten som <strong>til</strong>bys fra Atea.<br />
Det presiseres at dette er basert på de foreløpige vurderingene som er gjort, og ikke<br />
nødvendigvis representerer en endelig vurdering.<br />
Risikoen ved et slikt valg er et spørsmål Kommuneadvokaten nødvendigvis må vurdere<br />
nærmere, men gitt den seneres tid medieomtale omkring BKK – og det faktum at det i<br />
markedet er godt kjent at Byrådet er negativt inns<strong>til</strong>t <strong>til</strong> TDC – gjør at det ikke er<br />
usannsynlig at ErgoGroup vil rette ett søksmål mot <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
C ErgoGroup med TDC som underleverandør på transportnett<br />
Den foreløpige vurderingen <strong>av</strong> ErgoGroups <strong>til</strong>bud viser at de er dårligere på kvalitet og<br />
dyrere enn Ateas <strong>til</strong>bud basert på BKK som underleverandør.<br />
Også her er det naturlig å anta at det er en reel mulighet for søksmål mot <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong>, men i dette scenariet fra Atea – og eventuelt BKK. Hvis vi ikke velger det<br />
<strong>til</strong>budet som er både best på kvalitet og på pris vil de kunne ha en svært god sak. Det<br />
må også tas med i betraktningen at Atea, basert på senere tids mediedekning, vil anta at<br />
det ligger føringer bak valget som ikke vil være i tråd med lov om offentlig<br />
<strong>anskaffelse</strong>r. Igjen er dette noe Kommuneadvokaten må vurdere.<br />
D Telenor<br />
Dette alternativet er så mye dyrere, og har ikke noen vesentlige kvalitetsfordeler, slik at<br />
det ikke representerer noe reelt alternativ. Telenor vil således bli meddelt at de ikke<br />
lenger er del <strong>av</strong> konkurransen.<br />
E Kansellering <strong>av</strong> konkurransen<br />
Det synes usikkert om det foreligger gyldig grunn <strong>til</strong> å kansellere konkurransen. Dette<br />
er noe Kommuneadvokaten eventuelt må vurdere nærmere.<br />
Dersom <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> skulle ha gyldig grunn <strong>til</strong> å kansellere konkurransen har vi<br />
en betydelig utfordring ovenfor dagens leverandør, TDC. Avtalen er utløpt og kun<br />
midlertidig forlenget i påvente <strong>av</strong> utfallet <strong>av</strong> denne konkurransen. En kansellering og ny<br />
utlysning vil ta ca 1 år. Det innebærer at det må fremforhandles minst en 1,5-2 års<br />
kontrakt med TDC om fortsatt leveranse <strong>av</strong> tjenester mens <strong>anskaffelse</strong>n pågår, og gitt<br />
situasjonen <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> da er i vil det ventelig være et helt annet kostnadsbilde<br />
enn det vi har i dag. Dette vil medføre betydelig merkostnader uten at det kan anslås nå<br />
hvor stor merkostnad dette vil utgjøre. En ny <strong>anskaffelse</strong> vil også i seg selv medføre<br />
vesentlige kostnader, i <strong>til</strong>legg <strong>til</strong> de kostnadene som allerede er påløpt. Dette anslås<br />
samlet <strong>til</strong> 4-5 MNOK.”
Etter denne gjennomgangen <strong>av</strong>sluttes notatet slik:<br />
86<br />
”Dette innebærer at med mindre Byrådet har andre momenter som skal tas med i<br />
vurderingen vil det bli fremmet en sak for Byrådet hvor det inns<strong>til</strong>les på å inngå<br />
<strong>av</strong>tale med Atea med BKK som underleverandør <strong>av</strong> transportnettjenester.”<br />
Prosjekteier har i samtale med G-Partner bemerket at notatet ikke er ment som en grundig<br />
gjennomgang <strong>av</strong> konkurransesituasjonen, og at notatet ble skrevet under tidspress fordi<br />
man ønsket å understreke mulige problemer knyttet <strong>til</strong> BKKs rolle. Prosjekteier viste <strong>til</strong> at<br />
han er kjent med at den grafiske frems<strong>til</strong>lingen <strong>av</strong> risiko og fordelaktighet er feil.<br />
Prosjekteier har vist <strong>til</strong> at vurderingene i notatet er basert på innspill han fikk fra<br />
Prosjektleder og A. I tabellen står det at Ergo leverer som i dag. Prosjekteier har vist <strong>til</strong> at<br />
det i kontraktsperioden med TDC har vært s<strong>til</strong>t styrkede kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> leveransen, og at han<br />
vurderte det slik at den <strong>til</strong>budte leveransen i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n var samsvarende med nivået<br />
i dag.<br />
Prosjekteier har videre vist <strong>til</strong> at vurderingen <strong>av</strong> at Atea med BKK var best, var <strong>av</strong><br />
foreløpig karakter basert på at deler <strong>av</strong> leveransen fra Ergo Group rent faktisk var dårligere<br />
enn <strong>til</strong>svarende leveranser fra Atea med BKK. Videre trakk Prosjekteier frem at det er<br />
uomtvistelig at transportnett <strong>av</strong> fiber er bedre enn transportnett <strong>av</strong> kobber. Grunnen <strong>til</strong> at<br />
vurderingen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene var såpass overordnet, var usikkerheten knyttet <strong>til</strong> bedømmelsen<br />
<strong>av</strong> styrkeforholdet. Samtidig måtte det tas høyde for at vurderingene kunne endre seg.<br />
Leder <strong>av</strong> styrinsgruppen har i samtale med G-Partner forklart at han antar at vurderingene<br />
<strong>av</strong> <strong>til</strong>budene er gjort <strong>av</strong> Prosjekteier etter beste skjønn. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har videre<br />
vist <strong>til</strong> at notatet var ment som et grunnlag for diskusjon, ikke et formelt dokument. De<br />
vurderingene som Prosjekteier ga uttrykk for skulle danne grunnlag for en diskusjon i<br />
Byrådet om BKKs rolle som underleverandør og de ulike scenarioene man kunne tenke<br />
seg. Tematikken var ikke valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud, men valg mellom ulike underleverandører.<br />
Hovedessensen i dokumentet var om Byrådet var åpne for å godta BKK som<br />
underleverandør.<br />
I en MSN-samtale mellom Prosjekteier og E 26. mars omtales også BKKs rolle i<br />
konkurransen og utkastet <strong>til</strong> byrådsnotat. Prosjekteier fremholder at Atea med BKK som<br />
underleverandør har revidert <strong>til</strong>budet, og han forklarer videre at denne<br />
leverandørkonstellasjonen ikke bare er best på kvalitet, men også på pris. E viser på sin<br />
side <strong>til</strong> at dette ikke trenger å være et problem siden de jobber med et vindu mot<br />
bedriftsmarkedet.<br />
II var opptatt med andre oppdrag da Prosjekteiers notat ble oversendt og responderte ikke<br />
på e-posten. Prosjekteier oversendte derfor utkastet <strong>til</strong> advokat JJ og ba om en<br />
<strong>til</strong>bakemelding fra ham. I e-post 27. mars kl 14:43 skrev advokat JJ følgende:
87<br />
”Jeg har kort sett gjennom notatet, og må bare konstatere at det vil være omfattende<br />
arbeid å si noe konkret om de problems<strong>til</strong>linger/ alternativer dere her skisserer.<br />
Videre har vi tenkt gjennom situasjon og ser den slik: Atea er invitert <strong>til</strong> å delta på<br />
konkurransens vilkår. Ingen andre hensyn enn <strong>til</strong>delingskriteriene kan vektlegges.<br />
Dette alene er <strong>av</strong>gjørende i forhold <strong>til</strong> <strong>anskaffelse</strong>sreglene.”<br />
Advokat JJ ga deretter anbefalinger <strong>til</strong> hvilke forhold <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> burde be Atea ta<br />
s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong>. Dette er nærmere omtalt i kapittel 16.3.<br />
U besvarte Prosjekteiers oversendelse <strong>av</strong> utkastet <strong>til</strong> byrådsnotat i en e-post sendt 27. mars<br />
kl 16:13:<br />
”Hei! Jeg har diskutert saken med både F og HH og ber om at vi følger planen fra<br />
før <strong>av</strong>reise <strong>til</strong> Canada. Det vil si å få Atea <strong>til</strong> å trekke <strong>av</strong>talen med BKK slik at vi<br />
kan vurdere Atea med Telenor som underleverandør. Telenor som direkte<br />
leverandør er ute <strong>av</strong> bilde etter som jeg skjønner. Mvh U”<br />
U har i samtale med G-Partner forklart at F ikke var komfortabel med BKKs rolle som<br />
underleverandør og de mulig kryssende interessene knyttet <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s utøvelse<br />
<strong>av</strong> rollen som eier og innkjøper. U mener denne e-posten er tatt ut <strong>av</strong> sin sammenheng, og<br />
at den uansett ikke skal forstås som et direktiv <strong>til</strong> <strong>anskaffelse</strong>sprosessen. Hun viser <strong>til</strong> at epost<br />
er en uformell kommunikasjonsform, og at det må ha vært klart for mottakerne at man<br />
ikke kunne legge det samme i denne e-posten som i et utredet saksdokument. U var ikke<br />
dypt inne i denne prosessen, og hun syntes det var litt rart at hun ble trukket inn i denne<br />
fasen. Eventuelle uklarheter knyttet <strong>til</strong> e-posten har hun forklart at skyldes henne selv, ikke<br />
de signalene hun fikk fra politikerne.<br />
Prosjekteier har vist <strong>til</strong> at Us budskap i e-posten ble formidlet muntlig <strong>av</strong> U <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen og Prosjekteier både før og etter at e-posten ble sendt. Han har også vist <strong>til</strong><br />
at e-post var kommunikasjonsformen U benyttet overfor ham. Prosjekteier har videre<br />
forklart at U på dette tidspunktet var godt inne i saken gjennom de orienteringer og<br />
diskusjoner hun i uken før hadde med Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
I e-post sendt samme dag kl 19:22 fra Prosjektleder <strong>til</strong> Prosjekteier med kopi <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen og R ( ), gjengir Prosjektleder informasjon fra <strong>Bergen</strong>s Tidende om<br />
styremøte i BKK:<br />
”Utsatte <strong>av</strong>gjørelsen <strong>til</strong> mai<br />
Styret i selskapet utsatte i dag <strong>av</strong>gjørelsen. Etter en svært lang diskusjon gikk styret<br />
inn for å vente med <strong>av</strong>gjørelsen <strong>til</strong> neste møte i mai. – Vi er veldig <strong>til</strong>freds med<br />
vedtaket, sier G. Byrådet går inn for å ta 1,5 milliarder kroner <strong>av</strong> egenkapitalen ut<br />
<strong>av</strong> BKK over en treårsperiode. BKK-ledelsen har drevet hektisk lobbyvirksomhet<br />
for å stoppe planene, foreløpig uten hell.”
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s håndtering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet fra Atea med BKK som underleverandør omtales<br />
i MSN-samtale mellom Prosjekteier og E 30. mars.<br />
Etter samtalen<br />
videreformidlet Prosjekteier <strong>til</strong>bakemeldingen fra <strong>kommune</strong>advokaten v/advokat JJ, og<br />
Prosjekteier ga deretter E sin vurdering <strong>av</strong> situasjonen:<br />
88<br />
” Så valgene er A) Velge ATEA/BKK – og få trøbbel som eier B) Velge<br />
ATEA/Telenor – og bli saksøkt <strong>av</strong> Ergo og/eller BKK for positiv og negativ<br />
kontraktsverdi fordi vi har direkte påvirket prosessen C) Velge Ergo/TDC – og bli<br />
saksøkt <strong>av</strong> Atea for positiv og negativ kontraktsverdi fordi vi har direkte påvirket<br />
prosessen og vektlagt kriterier utenfor <strong>anskaffelse</strong>n.”<br />
Etter noe ordveksling om fordeler med fiberkabler sier Prosjekteier følgende:<br />
”Løsningen er å få ’skriftlig’ beskjed fra byrådet om at de, selv om det kan ha<br />
konsekvenser, ber oss om å uformelt kontakte Atea for at de skal trekke BKK<strong>til</strong>budet<br />
– mot en garanti om at de blir valgt.”<br />
Prosjekteier har forklart <strong>til</strong> G-Partner at det her henvises <strong>til</strong> fremgangsmåten dersom<br />
Byrådet besluttet å utelukke BKK fra konkurransen. Prosjekteier har fremholdt at en slik<br />
fremgangsmåte ville være uakseptabel, og at Byrådet da måtte gi tydelige direktiver hvor<br />
de tok ansvar. Han har videre vist <strong>til</strong> at man på dette tidspunktet visste at Ateas <strong>til</strong>bud ikke<br />
ville bli konkurransedyktig på pris dersom BKK ble byttet ut med Telenor. Forretningsetisk<br />
ville dette være et problem fordi man ikke kunne pålegge Atea å bytte underleverandør for<br />
deretter å straffe dem for byttet. Prosjekteier har understreket at det ville være uaktuelt for<br />
ham og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen å fremme en inns<strong>til</strong>ling som de visste var feil. De kunne<br />
derimot fremmet en inns<strong>til</strong>ling som sa at Ergos <strong>til</strong>bud var best, men at andre, tungtveiende<br />
hensyn ble <strong>til</strong>lagt <strong>av</strong>gjørende vekt slik at man likevel valgte Atea. Han har videre forklart at<br />
dette scenariet var bakgrunnen for at temaet erstatningsansvar ble trukket frem. I en slik<br />
situasjon ville et erstatningssøksmål fra Ergo vunnet frem. Samtidig ville et søksmål fra<br />
Atea også fått medhold dersom Ergo ville blitt valgt.<br />
16.3 Dialog med Atea angående BKKs rolle som underleverandør<br />
Samtidig med prosessen internt i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> var <strong>kommune</strong>n i dialog med Atea<br />
angående BKKs rolle som underleverandør i <strong>til</strong>budet.<br />
I brev 19. mars 2009 skrev T (Atea) følgende:<br />
”Vi viser <strong>til</strong> deres kvalifisering <strong>av</strong> Atea Norge AS (heretter kalt Atea) med<br />
underleverandører i dette anbud.
89<br />
Atea som forhandlingspart i <strong>TTT</strong>-anbudet, prekvalifiserte både BKK Marked og<br />
Telenor innen transportnett.<br />
Med bakgrunn i dette, ønsker Atea å <strong>av</strong>klare at vi står fritt <strong>til</strong> å justere innen nevnte<br />
delbesvarelse i henhold <strong>til</strong> prekvalifiseringen slik Atea finner det hensiktsmessig<br />
innen fristen utløper 24.03.09 kl 12:00.”<br />
Brevet ble oversendt Prosjektleder pr e-post, og T ba samtidig om en raskest mulig<br />
<strong>av</strong>klaring og <strong>til</strong>bakemelding på de forhold som tas opp. Fristen det ble vist <strong>til</strong> er fristen for<br />
<strong>til</strong>bakemeldinger etter første forhandlingsrunde.<br />
De juridiske sidene ved henvendelsen fra Atea ble vurdert internt i <strong>kommune</strong>n. I e-post<br />
sendt Prosjektleder med kopi <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier samme dag kl<br />
12:19 skrev I:<br />
”Hei<br />
Det var oppklarende å få over brevet. Rask gjennomgang <strong>av</strong><br />
kvalifikasjonsgrunnlaget bekrefter det som er sagt vedrørende kvalifisering <strong>av</strong><br />
Telenor innen transportnett. De har også sendt inn dokumentasjon (u<strong>av</strong>hengig <strong>av</strong><br />
våre føringer). Jeg kan ikke se at det foreligger noen juridiske hinder for å gi Atea<br />
en mulighet <strong>til</strong> å ende sitt <strong>til</strong>bud slik de ber om.<br />
Utgangspunktet er at de er bundet <strong>av</strong> det <strong>til</strong>budet som foreligger. Når vi antar at et<br />
revidert <strong>til</strong>bud både økonomisk og kvalitetsmessig vil bli dårligere kan vi <strong>av</strong>stå for å<br />
åpne for dette. Vi innskrenker også konkurransen ved at Atea og Telenor som<br />
hovedleverandører blir "like". Problemene i saken ligger på moralsk/politisk nivå.<br />
Det er <strong>kommune</strong>n som har kludret saken <strong>til</strong> og som derfor har medvirket <strong>til</strong> at<br />
situasjonen har oppstått. Det er derfor "tidspunktet" som skaper problemer. BKK<br />
har ikke trukket sin bredbåndsatsing (det kan ikke Byrådet gjøre). Spørsmålet blir<br />
videre om BK med sine aksjer vil få de resterende eierne med på dette ??? Dette får<br />
vi ikke vite nå. Står vi hardt på at de ikke gis anledning <strong>til</strong> å bringe inn Telenor som<br />
ny underleverandør og BKK om noen måneder <strong>av</strong>slutter sin bredbåndsatsing, vil jeg<br />
tro at Atea vil kunne heve en eventuell <strong>av</strong>tale under henvisning <strong>til</strong> <strong>av</strong>talelovens §36.<br />
Da er vi like langt .... Dette er derfor ikke helt enkelt. Ved å gi de det de ber om gir<br />
vi <strong>av</strong>kall på et <strong>til</strong>bud som er en viktig brikke i denne konkurransen. Dersom vi gjør<br />
det skriver vi en bekreftelse på brevet <strong>av</strong> i dag. Dette var i all hast. Ring meg gjerne.<br />
I”<br />
Prosjekteier fulgte opp med følgende e-post kl 12:53 som innspill <strong>til</strong> ordvekslingen:<br />
”Hei!<br />
Dersom det ikke foreligger juridisk hinder for å gi Atea denne muligheten synes jeg<br />
vi bør gjøre det. At det eventuelt forringer kvaliteten på <strong>til</strong>budet fra Atea, så vil det<br />
fremkomme – og få konsekvenser – under de videre evalueringene og<br />
forhandlingene. Er absolutt ikke enkelt, men som du sier, ser jeg ikke at vi – <strong>av</strong>
90<br />
hensyn <strong>til</strong> vår konkurransesituasjon – kan forhindre de i å gjøre dette. Hvem tar<br />
beslutningen? I? Leder <strong>av</strong> styringsgruppen? Stor fordel om svaret går ut allerede i<br />
dag. Mvh Prosjekteier”<br />
Til dette bemerket I i e-post sendt kl 13:12 at hun gikk ut fra at Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
fulgte opp spørsmålet og sørget for eventuelle <strong>av</strong>klaringer oppover i systemet.<br />
A ga sitt syn på spørsmålet i e-post kl 13:24 <strong>til</strong> Prosjekteier og Leder <strong>av</strong> styingsgruppen,<br />
med kopi <strong>til</strong> Prosjektleder:<br />
”Hei! Her er mine betraktningar over situasjonen. Eg er samd i Is vurdering <strong>av</strong> at<br />
Atea formelt er kvalifisert med både Telenor og BKK, og at dei slik står fritt <strong>til</strong> å<br />
fordela nettleveransen mellom desse to som dei ønskjer. Me bør difor kort stadfesta<br />
at Atea kan komma med nytt <strong>til</strong>bod. Når det gjeld konsekvensane <strong>av</strong> dette på<br />
konkurransesituasjonen, kan det svekka konkurransen noko. Situasjonen som<br />
utløyser dette, har opph<strong>av</strong> i BK, og slik sett er truleg dette den minst vanskelege<br />
måten å komma ut <strong>av</strong> uføret, og den med minst usikkerheit. Atea vil ut frå kva som<br />
har skjedd i forhandlingane hit<strong>til</strong>, vita at det har lite for seg for dei å komma attende<br />
med eit <strong>til</strong>bod som er særleg svekka i høve <strong>til</strong> kor dei står i dag, det vil bare vera<br />
sløsing med tida deira. Når dei då vel å trekkja inn Telenor på nettverk, må me difor<br />
tru at dei reknar med å kunna vera konkurransedyktige. Telenor vil grunna<br />
reguleringsregimet truleg stå friare prismessig i ein allianse under anna namn enn<br />
som Telenor. Skulle det nye <strong>til</strong>bodet vera dårlegare ville det vanskeleg kunna gå <strong>til</strong><br />
finalen. At me opnar for dette bør etter mitt syn også innebæra at me aksepterer at<br />
eit nytt <strong>til</strong>bod frå Atea erstattar dagens, u<strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> korleis det nye i<br />
utgangspunktet ser ut. Atea veit nok om stoda <strong>til</strong> å formulera eit best mogleg nytt<br />
<strong>til</strong>bod. Ein konkurranse mellom Ateas første og andrelag, kor eventuelt pris skal<br />
vegast mot usikkerheit, vil elles flytta problemet attende <strong>til</strong> oss. Atea ønskjer å gje<br />
sitt nye <strong>til</strong>bod innafor gjeldande frist. Får dei ei rask godkjenning, vil det medføra at<br />
konkurransen ikkje misser særleg tempo i høve <strong>til</strong> planen. Helsing A”<br />
Prosjektleder sendte 23. mars 2009 kl 10:19 en e-post <strong>til</strong> B og I, med kopi <strong>til</strong> C. I e-posten<br />
skrev Prosjektleder følgende:<br />
”Hei,<br />
Hadde nettopp Atea sin bid-manager på telefonen.<br />
De jobber (hardt!) med å sjekke ut mulighetene for å få Telenor inn på WAN i sitt<br />
<strong>til</strong>bud. Hvis de gjør det – <strong>til</strong> riktig pris – er det en del informasjon i selve <strong>til</strong>budet<br />
som må endres/oppdateres.<br />
Er det muligheter for å la oss godta overordnet informasjon <strong>til</strong> fristen i morgen kl<br />
12.00, for så å be dem komme med detaljert Telenor-info ila uken?”
B bekreftet i e-post kl 12:24 at dette var i orden så lenge prisene var inkludert i den<br />
”overordnede informasjonen”. Prosjektleder s<strong>til</strong>te deretter et oppfølgningsspørsmål om<br />
Atea ved å skifte underleverandør <strong>til</strong> Telenor, måtte trekke <strong>til</strong>budet fra BKK. Til dette<br />
svarte B at Atea var gitt anledning <strong>til</strong> å gjøre endringer innenfor rammen <strong>av</strong> sitt <strong>til</strong>bud, og<br />
at det var <strong>til</strong> hinder for at det ble etablert ”parallelle <strong>til</strong>bud” fra Atea.<br />
I e-post <strong>til</strong> KK og T 23. mars kl 12:56 opplyste Prosjektleder at Atea kunne ettersende<br />
detaljinformasjon vedrørende sitt oppdaterte <strong>til</strong>bud innen torsdag 26. mars kl 12.<br />
Prosjektleder presiserte samtidig at informasjonen som ville bli oversendt <strong>til</strong> <strong>av</strong>talt frist<br />
tirsdag 24. mars måtte inneholde detaljert prisinformasjon og mest mulig informasjon om<br />
teknisk/funksjonell løsning og utrullingsplan.<br />
Atea ga 24. mars 2009 <strong>til</strong>bakemelding på forhold fra første forhandlingsrunde. Samme dag<br />
mottok <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> følgende orientering fra Atea v/KK og LL:<br />
91<br />
”Vi viser <strong>til</strong> deres brev oversendt pr. e-post 19. mars d. a. vedr. <strong>av</strong>klaring knyttet <strong>til</strong><br />
kvalifiseringsgrunnlaget for transportnett, med <strong>til</strong>hørende bekreftelse på at Atea står<br />
fritt <strong>til</strong> å justere <strong>til</strong>budet <strong>til</strong> dette innen frist for <strong>til</strong>bakemelding, tirsdag 24. mars kl.<br />
12:00.<br />
I lys <strong>av</strong> mediedekningen omkring <strong>kommune</strong>ns politiske ønsker for driften <strong>av</strong> BKK,<br />
har Atea funnet det riktig å reagere på dette gjennom å etablere et bredere grunnlag<br />
for videre forhandlinger.<br />
Atea ønsker med dette å meddele BK, at Atea også kan <strong>til</strong>by Transportnettjenesten<br />
gjennom en underleverandør<strong>av</strong>tale med Telenor. Leveransen vil eventuelt være<br />
underlagt de samme retningslinjer og kriterier som <strong>til</strong>budt gjennom Telenors direkte<br />
<strong>til</strong>bud <strong>til</strong> <strong>kommune</strong>n.<br />
Ateas pris<strong>til</strong>bud på Transportnettleveranse med Telenor som underleverandør, vil<br />
være underlagt rabatt på gjeldende <strong>til</strong>bud fra Telenor. Grunnet regulatoriske<br />
kr<strong>av</strong> fra Post- og Tele<strong>til</strong>synet ovenfor Telenors virksomhet, vil ikke Atea kunne<br />
forhandle ytterligere på dette prisgrunnlaget.<br />
Det er Ateas håp at dette alternativet har merverdi for BK.”<br />
Prosjektleder videresendte denne <strong>til</strong>bakemeldingen <strong>til</strong> forhandlingsgruppen med kopi <strong>til</strong><br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier. Deretter ga A innspill <strong>til</strong> situasjonen i e-post<br />
sendt Prosjektleder 24. mars kl 14:16:<br />
”Hei prosjektleder!<br />
Som me snakka om før helga, blir det eit problem for oss om Atea skal køyra med<br />
to lag/<strong>til</strong>bod, då hamnar det hjå oss å vekta risiko mot pris etc, og ev. klagerisiko. Så<br />
langt eg kan lesa det dei skriv, er det planen deira:
92<br />
"Atea ønsker med dette å meddele BK, at Atea også kan <strong>til</strong>by Transportnettjenesten<br />
gjennom en underleverandør<strong>av</strong>tale med Telenor. Leveransen vil eventuelt være<br />
underlagt de samme retningslinjer og kriterier som <strong>til</strong>budt gjennom Telenors direkte<br />
<strong>til</strong>bud <strong>til</strong> <strong>kommune</strong>n."<br />
Me må vel krevja at dei vel å fremja eitt <strong>av</strong> <strong>til</strong>boda, og trekk det andre.<br />
Skal me tolka det dei skriv om pris om å gjelda ein fast rabatt på det <strong>til</strong> ein kvar tid<br />
beste Telenor <strong>til</strong>byd oss under eige namn?<br />
"Ateas pris<strong>til</strong>bud på Transportnettleveranse med Telenor som underleverandør, vil<br />
være underlagt rabatt på gjeldende <strong>til</strong>bud fra Telenor. Grunnet regulatoriske<br />
kr<strong>av</strong> ..."<br />
Elles var det framleis ein del inkonsistens og ting å gripa fatt i, men det ovanståande<br />
må vera klart før me kan gå <strong>til</strong> finale med to leverandørar (med <strong>til</strong> saman to <strong>til</strong>bod).”<br />
Kommuneadvokaten ga også innspill <strong>til</strong> hvilke <strong>av</strong>klaringer som var nødvendig å få fra<br />
Atea. I e-post 25. mars 2009 anmodet Prosjekteier om en uttalelse fra Kommuneadvokaten<br />
<strong>til</strong> Prosjekteiers utkast <strong>til</strong> byrådssak (se nærmere omtale i forrige punkt).<br />
Kommuneadvokaten hadde ikke anledning <strong>til</strong> å gi en vurdering <strong>av</strong> utkastet, men advokat JJ<br />
ga i e-post 27. mars 2009 følgende <strong>til</strong>bakemelding på behovet for <strong>av</strong>klaringer fra Atea:<br />
”I relasjon <strong>til</strong> eierskapsmeldingen aktualiserer dette følgende problems<strong>til</strong>ling:<br />
1.Forhandlingsteamet <strong>til</strong> Atea må gjøres oppmerksom på innholdet i<br />
eierskapsmeldingen (At saken er gitt generell medieomtale er her ikke <strong>til</strong>strekkelig).<br />
Eierskapsmeldingen sier at Byrådet konstaterer at <strong>av</strong>kastningskr<strong>av</strong>et for BKK er for<br />
l<strong>av</strong>t, og at nedstrømsaktivitetene isolert sett har gitt en negativ <strong>av</strong>kastning over tid.<br />
Byrådet har der inns<strong>til</strong>t på at <strong>kommune</strong>ns eierrådighet i BKK skal anvendes på en<br />
bestemt måte.<br />
2. Dernest må <strong>til</strong>budet <strong>til</strong> Atea <strong>av</strong>klares: er det en bindende forutsetning for <strong>til</strong>budet<br />
at <strong>kommune</strong>n i generalforsamlingen <strong>til</strong> BKK vil utøve sin eierrådighet på en<br />
bestemt måte eller står <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> her fritt. Denne <strong>av</strong>klaringen er det Atea<br />
som må komme med, og den må foreligge skriftelig. Så langt jeg kan se bør denne<br />
<strong>av</strong>klaringen finne sted før en trekker videre konklusjoner.”<br />
I forhandlingsgruppemøte 30. mars diskuterte forhandlingsgruppen også Ateas situasjon i<br />
konkurransen og spørsmålet om Atea var ansvarlig for sitt <strong>til</strong>bud selv om det ble<br />
eierskapsskifte eller nedlegging <strong>av</strong> BKKs bredbåndsaktiviteter. I en mulig fremdriftsplan<br />
presentert under møtet var også generalforsamlingen i BKK markert.<br />
Senere samme dag sendte Prosjektleder følgende oppdatering på e-post <strong>til</strong> prosjektgruppen:
93<br />
”Hei, En liten status på <strong>TTT</strong>; Da det fremdeles er knyttet usikkerhet <strong>til</strong> BKKs<br />
fiberutbygging, er vi litt på ’hold’ i forhandlingene i <strong>TTT</strong>.<br />
Vi hadde møte i ’forhandlingsgruppen’ i dag, hvor vi inns<strong>til</strong>ler på å fortsette<br />
forhandlinger med Atea og Ergo. Styringsgruppen skal etter planene ta s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong><br />
det onsdag denne uken. Vi vil da også få en <strong>til</strong>bakemelding på hvordan/når vi<br />
fortsetter. Ambisjonene er å kunne ha en 2. runde med forhandlinger i uke 17. I<br />
vedlagt power-point er det en liten oppdatering etter 1. runde forhandlinger. Ring<br />
meg gjerne om dere har spørsmål.”<br />
D ba i e-post samme dag om en forklaring på hvor ”Atea m/Telenor” kom inn i bildet.<br />
Prosjektleder ga en <strong>til</strong>bakemelding som D besvarte i e-post neste dag. D viste <strong>til</strong> at Atea<br />
m/Telenor-konstellasjonen måtte gjennomgås på samme måte som de andre <strong>til</strong>budene. Han<br />
fremholdt at Atea med Telenor som linjeleverandør i praksis ikke <strong>til</strong>førte merverdi, men<br />
kun risiko og kompleksitet ved leverandørskifte. Prosjektleder utdypet deretter at et <strong>til</strong>bud<br />
fra Atea med Telenor som linjeleverandør ikke ville bli realitetsbehandlet før det eventuelt<br />
forelå et komplett <strong>til</strong>bud som håndterte hele kompleksiteten knyttet <strong>til</strong> transportnettet. Han<br />
viste videre <strong>til</strong> at det kun var gjort enkle beregninger for å se hvordan et eventuelt <strong>til</strong>bud fra<br />
Atea med Telenor som linjeleverandør ville ligge an rent økonomisk.<br />
Samme dag gikk det ut et brev <strong>til</strong> Atea v/V, signert <strong>av</strong> U og Prosjekteier. I brevet ble det<br />
opplyst om følgende:<br />
”Atea AS har i sin besvarelse <strong>til</strong> EØS 018-2008 valgt å <strong>til</strong>by infrastruktur for<br />
transportnett <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> gjennom sin underleverandør BKK. I den<br />
forbindelsen ønsker <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> å gjøre Atea AS oppmerksom på at <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> har en eierinteresse i BKK.<br />
Byrådet vedtok nylig en eierskapsmelding hvor det blant annet fremgår at:<br />
’Det er i den senere tid kommet signaler fra BKK om at selskapet ønsker å satse<br />
ytterligere innenfor området telefoni og bredbånd. Det er byrådets oppfatning at<br />
BKK i stedet må ha fokus på sin kjernevirksomhet og kjernekompetanse, som er<br />
produksjon og distribusjon <strong>av</strong> elektrisk kraft. Byrådet vil med bakgrunn i svake<br />
resultat fra nedstrømsaktivitene, samt betydelig høyere risiko knyttet <strong>til</strong> disse<br />
virksomhetsområdene sammenlignet med kjernevirksomheten, derfor anbefale at<br />
selskapet i størst mulig grad begrenser egen ressursbruk og kapital <strong>til</strong> disse<br />
områdene i fremtiden.’<br />
Selv om det må antas at <strong>kommune</strong>ns eierrolle i BKK er alment kjent gjennom den<br />
senere tids dekning i media, vil vi for ordens skyld meddele dette direkte overfor<br />
Atea AS og vedlegger <strong>til</strong> orientering Byrådets eierskapsmelding hvor dette er<br />
nærmere omtalt.<br />
Det vil derfor være nødvendig for <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> å be om at Atea AS klargjør<br />
om det er en forutsetning for det <strong>til</strong>bud som nå er gitt at <strong>kommune</strong>n i
94<br />
generalforsamlingen hos BKK utøver sin eierrådighet på en bestemt måte, eller om<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>n her vil stå fritt.<br />
Vi ber om en skriftlig <strong>til</strong>bakemelding fra Atea på ovennevnte innen fredag 3. april<br />
2009.”<br />
Under utarbeidelsen <strong>av</strong> dette brevet diskuterte Prosjekteier og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
situasjonen på MSN. Prosjekteier fortalte om brevet og opplyste om at hvis Atea ikke<br />
endret <strong>til</strong>budet, ville utfallet bli å sette prosessen i hvilemodus frem <strong>til</strong> etter<br />
generalforsamlingen i BKK. Prosjekteier viste <strong>til</strong> at generalforsamlingen var i midten <strong>av</strong><br />
mai, og at generalforsamlingen ville gi en <strong>av</strong>klaring på om <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> fikk medhold<br />
i sitt syn på bredbåndsutbyggingen <strong>til</strong> BKK, noe som igjen ville klargjøre premissene for<br />
konkurransesituasjonen.<br />
Styringsgruppen ble på sin side orientert om kontakten med Atea i anledning BKKs rolle<br />
som underleverandør i styringsgruppemøte 1. april 2009.<br />
Ateas <strong>til</strong>bakemelding signert BBB ble oversendt i e-post fra V <strong>til</strong> Prosjekteier 2. april 2009.<br />
V ba Prosjekteier videreformidle følgende brev <strong>til</strong> rette vedkommende:<br />
”Viser <strong>til</strong> Deres brev <strong>av</strong> 30. mars angående besvarelse <strong>av</strong> nevnte med BKK som en<br />
<strong>av</strong> flere underleverandører.<br />
Atea har et langt og godt forhold <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Vi ser <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
som en meget spennende kunde det er utfordrende, og svært ønskelig å jobbe tett<br />
sammen med også i årene som kommer. Vi er kjent for å være særdeles<br />
kunde<strong>til</strong>passet og ønsker å være så også i EØS 018-2008.<br />
Vi setter pris på den redegjørelsen som gis, og merker oss <strong>kommune</strong>ns tanker om<br />
eierskapet i BKK.<br />
I lys <strong>av</strong> den utsettelsen som ble kunngjort i går mht <strong>til</strong>budsfrist, vil Atea revurdere<br />
den delen <strong>av</strong> vårt <strong>til</strong>bud som bygger på BKK som underleverandør.<br />
Atea ønsker ikke tvinge frem en bestemt eierrådighetsutøvelse på <strong>kommune</strong>ns hånd<br />
i den nært forestående generalforsamling i BKK.”<br />
Prosjekteier videresendte samme dag Ateas <strong>til</strong>bakemelding <strong>til</strong> U pr e-post med kopi <strong>til</strong><br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjektleder. I e-posten skrev Prosjekteier:<br />
”Hei U!<br />
Se vedlagte svar fra ATEA. Vi legger dette i BKSAK, unntatt offentlighet. Dette<br />
betyr, så langt jeg kan tolke det, at vi innen 22/4 vil få et revidert <strong>til</strong>bud fra Atea<br />
basert på en annen underleverandør enn BKK.”
Tilbakemeldingen fra Atea på BKKs rolle som underleverandør ble gitt i brev fra BBB <strong>til</strong><br />
U 21. april 2009:<br />
95<br />
”Vi viser <strong>til</strong> Deres brev <strong>av</strong> 30. mars angående besvarelse <strong>av</strong> nevnte med BKK som<br />
en <strong>av</strong> flere underleverandører, med Ateas <strong>til</strong>svar datert 2. april. Atea orienterte om<br />
at vi ville revurdere den delen <strong>av</strong> vårt <strong>til</strong>bud som bygger på BKK som<br />
underleverandør. Atea vil kort informere om vår revurdering med <strong>til</strong>hørende<br />
konklusjon:<br />
- Atea blir holdt juridisk ansvarlig <strong>til</strong> en eksklusivitets<strong>av</strong>tale inngått<br />
med BKK på et tidlig stadium i <strong>til</strong>budsprosessen.<br />
- Det eksisterer ingen offentlig <strong>til</strong>gjengelig informasjon som kan<br />
forkaste grunnlaget for <strong>av</strong>talen.<br />
- Forretningsetisk er det ikke innenfor rammene <strong>til</strong> Atea å skulle søke<br />
å unndra seg inngåtte <strong>av</strong>taler.<br />
Atea vil grunnet ovenstående måtte fremholde BKK som underleverandør.<br />
Vi ser <strong>Bergen</strong> Kommune som en meget spennende kunde det er utfordrende, og<br />
svært ønskelig å jobbe tett sammen med også i årene som kommer.<br />
Det er vårt håp at <strong>Bergen</strong> Kommune anser Ateas <strong>til</strong>bud best, og at vi på det<br />
grunnlag kan se frem <strong>til</strong> et utvidet og godt samarbeid også gjennom EØS 018-<br />
2008.”<br />
17 Fasen frem mot andre forhandlingsrunde<br />
17.1 Mulig <strong>av</strong>slutning <strong>av</strong> konkurransen etter <strong>til</strong>bakemeldinger 22. april 2009<br />
Som omtalt i kapittel 15.3 besluttet styringsgruppen 1. april 2009 å gi alle leverandørene<br />
beskjed om å inngi oppdaterte <strong>til</strong>bud innen 22. april kl 12. I e-post 2. april 2009 kl 11:55<br />
med oppdateringer etter styringsgruppemøtet gir Prosjektleder følgende utdypning <strong>av</strong><br />
videre fremdrift som viser at også BKK-spørsmålet hadde betydning for den valgte<br />
fremgangsmåten:<br />
”I styringsgruppemøtet på onsdag ble det bestemt <strong>av</strong> vi gir samtlige 3 leverandørene<br />
frist <strong>til</strong> 22. april med å komme med <strong>til</strong>bakemeldinger på spørsmål fra oss. Den<br />
utvidede fristen er gitt med tanke på å gi leverandørene mulighet <strong>til</strong> å gjøre<br />
nødvendige oppdateringer <strong>av</strong> sine <strong>til</strong>bud - også om det skulle bli endringer relatert<br />
<strong>til</strong> BKK. Avhengig <strong>av</strong> <strong>til</strong>bakemeldingene som kommer inn 22. april, vil vi innkalle<br />
<strong>til</strong> forhandlingsmøte i uke 18 med to eller tre leverandører. Jeg tar en gjennomgang<br />
<strong>av</strong> møtetidspunkter for oss for å reflektere disse endringene.”<br />
Leverandørene fikk 3. april 2009 <strong>til</strong>sendt spørsmål knyttet <strong>til</strong> sine respektive <strong>til</strong>bud.
Endringene <strong>av</strong> forhandlingsforløpet gjenspeiles i prosjektleders ukerapport for uke 14 <strong>til</strong><br />
16. Prosjektleder viste i denne rapporten <strong>til</strong> at første milepæl var <strong>til</strong>bakemeldingen fra<br />
leverandørene 22. april, mens andre forhandlingsrunde var planlagt gjennomført i uke 18.<br />
Prosjektleder sendte 15.april to møteinnkallinger <strong>til</strong> forhandlingsgruppen vedrørende<br />
forhandlingsmøter i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Et forhandlingsmøte med ErgoGroup var planlagt<br />
28. april 11:00-13:00, mens et annet forhandlingsmøte (leverandør ikke angitt) var planlagt<br />
29. april 09:00 – 16:00. I innkallingen <strong>til</strong> forhandlingsmøtet 29. april skriver Prosjektleder:<br />
96<br />
”Setter <strong>av</strong> tid/rom i påvente <strong>av</strong> <strong>til</strong>bakemelding fra leverandører og SG<br />
[styringsgruppen]”<br />
Samtlige besvarte spørsmålene innen fristen, og Prosjektleder bekreftet mottak <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>bakemeldingene og opplyste følgende om videre fremdrift:<br />
”Vi planlegger å gi en <strong>til</strong>bakemelding på videre fremdrift, og evnt. nytt møte, i<br />
midten <strong>av</strong> neste uke.”<br />
MM (Ergo Group) opplyste i e-post 23. april kl 13:26 om at det ved en feil var kommet<br />
med en kostnad i prisskjemaet som ikke var relevant for <strong>kommune</strong>n. Han la samtidig ved et<br />
nytt, oppdatert prisskjema.<br />
Ved siden <strong>av</strong> å besvare spørsmålene som ble s<strong>til</strong>t, opplyste Atea som nevnt i kapittel 16.3<br />
at de fastholdt bruk <strong>av</strong> BKK som underleverandør. I <strong>til</strong>legg reduserte Atea <strong>til</strong>budsprisen.<br />
Atea reduserte <strong>til</strong>budsprisen med ca kr pr år, blant annet ved å gi <strong>av</strong>slag i<br />
prisen på enkelte obligatoriske priser i tjenesteområdet transportnettverk og internettaksess.<br />
Ergo Group reduserte ikke <strong>til</strong>budsprisen i samme grad.<br />
I e-post <strong>til</strong> forhandlingsgruppen (inkludert GG) med kopi <strong>til</strong> Prosjekteier 22. april kl 12:30<br />
oversendte Prosjektleder leverandørenes <strong>til</strong>bakemeldinger med følgende påtegning:<br />
”Hei, Vedlagt finner dere <strong>til</strong>bakemeldingene som vi fikk oversendt i dag. Fint om<br />
dere ser gjennom og gir meg <strong>til</strong>bakemelding på om det er spesielle ting vi trenger å<br />
ta hensyn <strong>til</strong> her. Jeg lager en oppsummering, og etterhvert et forslag <strong>til</strong><br />
styringsgruppen for videre fremdrift.”<br />
Prosjekteier var fra og med lunsjtider 22. april på tjenestereise i forbindelse med en LRGkonferanse<br />
i Bilbao. Etter at han dro fra kontoret, ble Prosjekteier holdt orientert pr e-post<br />
og pr telefon.<br />
Dagen etter, 23. april kl 14:37, sendte Prosjekteier en e-post <strong>til</strong> Prosjektleder hvor han<br />
skrev:<br />
”Hei Prosjektleder!<br />
Planen blir at Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og jeg får ferdig evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene fra<br />
deg før helgen. Intensjonen er å sende opp inns<strong>til</strong>lingen <strong>til</strong> Byrådet torsdag 30. april
97<br />
om morgenen forutsatt at det ikke kommer uforutsette momenter opp i evalueringen<br />
dere nå ferdigs<strong>til</strong>ler.”<br />
Prosjektleder videresendte denne e-posten <strong>til</strong> A kl 17:34.<br />
Prosjekteiers e-post <strong>til</strong> Prosjektleder om fremdrift i prosessen ble besvart <strong>av</strong> Prosjektleder<br />
23. april kl 23:41:<br />
”Hei,<br />
Kostdelen blir ferdig <strong>til</strong> i morgen. Jeg trenger endel innspill fra Innkjøp, A og N.<br />
Gir deg en <strong>til</strong>bakemelding ila dagen. Vi bør også vurdere å be de to beste<br />
leverandørene om en siste <strong>til</strong>bakemelding/forhandlingsmulighet”<br />
Deretter sendte Prosjektleder kl 23:48 følgende e-post <strong>til</strong> B med kopi <strong>til</strong> C:<br />
”Hei,<br />
Har du/dere anledning <strong>til</strong> å få ferdig oppdatert evalueringen <strong>av</strong> leverandørene på<br />
’innkjøpsdelen’? Jeg trenger et ferdig skjema som ligger <strong>til</strong> grunn for<br />
protokollføringen hvis vi skal ta ut noen fra forhandlingene.<br />
Prosjekteier ønsker en <strong>til</strong>bakemelding i morgen, jeg er <strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> input fra<br />
innkjøp for å kunne forberede en inns<strong>til</strong>ling… :)”<br />
B har i samtale med G-Partner forklart at prosjektleder ringte henne og ga uttrykk for at det<br />
ikke var grunnlag for å fortsette forhandlingene. I følge Johnsen skal Prosjektleder ha<br />
ordlagt seg omtrent slik: ”Atea har gitt det de har og har ikke mer å gi.”<br />
I samtale med internkontrollenheten har B forklart at hennes <strong>til</strong>bakemelding <strong>til</strong><br />
prosjektleder var at forhandlinger skal skje i forhandlingsmøter, og at man i så fall måtte få<br />
en bekreftelse fra Atea på at de ikke hadde mer å gi i et forhandlingsmøte. Prosjektleder har<br />
på sin side forklart at det aldri var et reelt valg å <strong>av</strong>slutte konkurransen på dette tidspunktet<br />
fordi man hadde mye å gå på i forhandlingene. Prosjektleder har videre vist <strong>til</strong> at<br />
<strong>kommune</strong>n hadde bundet seg overfor leverandørene <strong>til</strong> å <strong>av</strong>holde flere forhandlingsrunder.<br />
Prosjektleders statusoppdatering angående <strong>til</strong>bud og konkurransesituasjon pr 22. april 2009<br />
ble sendt Prosjekteier i e-post 24. april kl 12:49. Av statusoppdateringen fremgår følgende<br />
om de samlede <strong>til</strong>budsprisene fra Atea og Ergo Group:<br />
Med overgang <strong>til</strong> IP<br />
Uten overgang <strong>til</strong> IP<br />
Atea m/BKK Atea m/Telenor Ergo Group<br />
I e-post <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen 24. april kl 13:03 oversendte Prosjekteier statusen<br />
utarbeidet <strong>av</strong> prosjektleder. E-posten gjengis i sin helhet:
98<br />
”Se vedlagte status.<br />
Atea er p.t. billigst både med og uten overgang <strong>til</strong> IP. Kvalitetsmessig er de mer<br />
eller mindre likt. Dermed er situasjonen at vi med god samvittighet kan inns<strong>til</strong>le på<br />
Atea/BKK nå.<br />
Med ett unntak, <strong>anskaffelse</strong>sgruppen mener det er mest fair at Ergo får en mulighet<br />
<strong>til</strong> å komme på møte mandag for en siste sjanse <strong>til</strong> å revidere prisene sine siden det<br />
kun har vært <strong>av</strong>holdt en forhandlingsrunde.<br />
Jeg er ikke nødvendigvis uenig at det er fair, men har bedt om en vurdering <strong>av</strong><br />
hvorvidt vi juridisk er forpliktet <strong>til</strong> det. Akkurat nå er vi akkurat der vi ønsker å<br />
være, og således vil det mest hensiktsmessige være som vi snakket om å sende opp<br />
inns<strong>til</strong>lingen neste uke basert på det vi har så langt. Det er liten grunn <strong>til</strong> å tro at vi<br />
bedrer vilkårene fra Atea ved å ta en slik runde, det eneste vi vil oppnå er å redusere<br />
eller eliminere prisforskjellen som inns<strong>til</strong>lingen skal bygge på.<br />
Hva tenker du?”<br />
Prosjekteier har i samtale med G-Partner forklart at denne e-posten viser at han – med det<br />
informasjonsgrunnlaget han hadde <strong>til</strong>gang <strong>til</strong> utenfor kontoret – mente man var i en<br />
situasjon hvor leverandørene var mer eller mindre like på kvalitet og funksjonalitet, Atea<br />
var best på pris, og man kunne nå målet om å ha en inns<strong>til</strong>ling klar innen 30. april. Etter<br />
hans vurdering var det derfor grunn <strong>til</strong> å s<strong>til</strong>le spørsmål ved hensiktsmessigheten <strong>av</strong> å gå<br />
nye runder med leverandørene. Prosjekteier har videre vist <strong>til</strong> at han ikke har vært<br />
bombastisk, og at han <strong>av</strong>slutter med å spørre hva Leder <strong>av</strong> styringsgruppen mener om<br />
saken.<br />
Det at Atea var best på pris dette tidspunktet mens leverandørene ble vurdert som like på<br />
kvalitet og funksjonalitet, trakk Prosjekteier i samtalen frem som et argument for at<br />
vurderingen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene kunne fattes på et objektivt grunnlag. Slik kunne <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> ha et sikkert grunnlag for valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud ved eventuelle klager i etterkant, og man<br />
ville samtidig ha unngått klager fra Atea som følge <strong>av</strong> den politiske innblandingen i<br />
konkurransen. I <strong>til</strong>legg har Prosjekteier vist <strong>til</strong> at det ville være ønskelig å få saken<br />
oversendt <strong>til</strong> Byrådet før generalforsamlingen i BKK for å slippe <strong>av</strong>veiningene omkring<br />
BKKs rolle som underleverandør.<br />
Videre har Prosjekteier vist <strong>til</strong> ”bes<strong>til</strong>lingen” om skifte <strong>av</strong> leverandør, og at en inns<strong>til</strong>ling på<br />
valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet fra Atea ville være i tråd med denne bes<strong>til</strong>lingen, samtidig som tidsanslaget<br />
stemte med de planer de hadde for gjennomføringen <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-prosessen. Prosjekteier så i<br />
ettertid at han ikke hadde <strong>til</strong>strekkelig informasjon om hva leverandørene var forespeilet i<br />
forhandlingsmøtet, og da han fikk vite at leverandørene ble lovet flere forhandlinger, så<br />
sluttet han seg <strong>til</strong> vurderingen <strong>av</strong> at de skulle få det.
A har forklart <strong>til</strong> G-Partner at Prosjekteier den 22. april orienterte ham om at det hadde<br />
kommet et veldig bra <strong>til</strong>bud fra Atea, og at det nå ikke kunne være mer å hente. A har<br />
videre forklart at Prosjekteier ga beskjed om at konkurransen skulle <strong>av</strong>sluttes, og at<br />
inns<strong>til</strong>ling på valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet fra Atea skulle fremmes for Byrådet. A har videre forklart at<br />
han om formiddagen 24. april tok opp spørsmålet om <strong>av</strong>slutning <strong>av</strong> konkurransen med<br />
Prosjektleder. Prosjektleder sa seg enig i As vurdering <strong>av</strong> at man ikke kunne <strong>til</strong>dele<br />
kontrakten <strong>til</strong> Atea på dette tidspunktet. Samtidig hadde Prosjekteier gitt prosjektgruppen<br />
en tidsfrist for når utkast <strong>til</strong> inns<strong>til</strong>ling skulle være klar for å holde ønsket fremdriftsplan.<br />
De falt derfor ned på en løsning hvor det ikke ble forhandlet (mer) på kvalitet og<br />
funksjonalitet, mens konkurransen ble <strong>av</strong>gjort på grunnlag <strong>av</strong> en siste<br />
prisforhandlingsrunde. A har vist <strong>til</strong> at hans klare anbefaling var at forhandlingsprosessen<br />
fortsatte fordi man fortsatt var på et tidlig stadium i arbeidet med <strong>til</strong>budene og<br />
forhandlingene. Løsningen om å gå <strong>til</strong> prisforhandlinger blir <strong>av</strong> A beskrevet som en<br />
nødløsning som følge <strong>av</strong> de tidsrammer som ble s<strong>til</strong>t <strong>til</strong> rådighet. A har forklart at han<br />
mente denne løsningen kunne forsvares formelt fordi leverandørene på dette tidspunktet ble<br />
vurdert som rimelig likeverdige på kvalitet og funksjonalitet, men at den ville stride med<br />
god praksis.<br />
Det var Prosjekteier som tok på seg å melde videre <strong>til</strong> Prosjekteier (som på dette<br />
tidspunktet var på tjenestereise <strong>til</strong> Bilbao). I diskusjonen om videre fremgangsmåte hadde<br />
A anbefalt at innkalling <strong>til</strong> ny forhandlingsrunde gikk ut samme fredag, slik at<br />
leverandørene fikk tid <strong>til</strong> å forberede seg. Da det mot slutten <strong>av</strong> fredagen fortsatt ikke<br />
hadde skjedd noe, sendte A følgende SMS <strong>til</strong> Prosjekteier kl 14:41:<br />
99<br />
”Hei!<br />
Forstår Prosjektleder ikkje får kontakt m deg.<br />
Det vil bryta med den prosessen dei beste leverandørane er forespegla, om dei ikkje<br />
får høve <strong>til</strong> å komma med eit siste <strong>til</strong>bod. Me er pliktige <strong>til</strong> å guida i høve <strong>til</strong> finalen,<br />
noko førre runde ikkje var. Dei har forhandlingsmon sett <strong>av</strong> <strong>til</strong> siste runde dei ikkje<br />
vil få brukt, som me vil få kasta mot oss.<br />
Får dei melding no, kan fristen bli mandag/tysdag, medan me arbeider vidare, utan<br />
at det vil gje særleg tempotap (utover dei utsetjingane som er gjorte pga BKK).<br />
Helsing A”<br />
A har opplyst at Prosjekteier kort tid etter ringte ham og sa seg enig i den skisserte<br />
fremgangsmåten. Prosjekteier ønsket imidlertid først å <strong>av</strong>klare med Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen. Etter at Leder <strong>av</strong> styringsgruppen bekreftet overfor A at den skisserte<br />
fremgangsmåten ville bli fulgt, sendte A kl 15:23 følgende SMS <strong>til</strong> Prosjekteier:<br />
”Hei igjen!<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen passerte kontoret mitt no. Er det rett forstått at me lar dei<br />
få ein siste runde? I <strong>til</strong>felle bør det ut i dag for å spara tid.<br />
Helsing A”
Denne SMS-en besvarer Prosjekteier minuttet etter:<br />
100<br />
”Det er rett. Følger din anbefaling! Men, ønsker fortsatt sak <strong>til</strong> torsdag.”<br />
Før A sender en ny SMS <strong>til</strong> Prosjekteier kl 15:32:<br />
”Hei!<br />
Fint, så får me sikra oss mot problem på det punktet.<br />
Då må eg <strong>av</strong>slutningsvis vera så ufin å minna om Xerox-presentasjonen!<br />
A”<br />
Prosjekteier har i samtale med G-Partner forklart at han kjenner igjen disse SMS-ene, at de<br />
viser at Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har vært inne i prosessen, og at Prosjekteier har akseptert<br />
at man måtte ha en runde <strong>til</strong>. Selv om Prosjekteier var tydelig på hva han mente i e-posten<br />
<strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen 24. april, mener han denne episoden viser at han lyttet <strong>til</strong> de<br />
rådene han fikk.<br />
I samtalen med internkontrollenheten i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> forklarte Prosjekteier at det var<br />
dialog om videre fremdrift i konkurransen, og at I, Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og han selv ga<br />
innspill. De landet på at man måtte gjennomføre ytterligere én forhandlingsrunde, og<br />
Prosjekteier var også enig i den konklusjonen.<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har i samtale med internkontrollenheten i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
forklart at A ønsket å fortsette forhandlingene, mens Prosjekteier ønsket å <strong>av</strong>slutte, og at<br />
Prosjekteiers standpunkt var basert på faglige vurderinger. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
bekreftet at han ble rådspurt, og at han ga beskjed om at det var uaktuelt å <strong>av</strong>slutte etter én<br />
forhandlingsrunde. På spørsmål om hvorfor han ble koblet inn i vurderingen, viste Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen <strong>til</strong> at man hadde fått et <strong>til</strong>bud som var slik som byrådet ønsket fordi man<br />
kunne komme unna problemer knyttet <strong>til</strong> den forutgående politiske prosessen mot Atea<br />
med BKK som underleverandør. Prismatrisen viste også at <strong>kommune</strong>n ville få en like god<br />
eller bedre pris enn i den eksisterende <strong>av</strong>talen, og de fleste i byrådet og i administrativ<br />
ledelse ønsket et skifte <strong>av</strong> leverandør. Samtidig var det ikke faglig <strong>til</strong>rådelig å <strong>av</strong>slutte en så<br />
vidt stor <strong>anskaffelse</strong> etter bare én forhandlingsrunde.<br />
I Prosjektleders ukerapport <strong>av</strong>gitt <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier 29. april<br />
2009, er det i beslutningsprotokollen inntatt et punkt 24 om innkalling <strong>til</strong> andre<br />
forhandlingsrunde. Her fremgår det at Atea og Ergo Group skal kalles inn <strong>til</strong> forhandlinger<br />
28. april, og at det er et mål å ha en inns<strong>til</strong>ling klar etter denne runden.<br />
17.2 Invitasjon <strong>til</strong> andre forhandlingsrunde<br />
Utfallet ble følgelig at Atea og Ergo Group ble invitert <strong>til</strong> en ny forhandlingsrunde. Telenor<br />
ble ikke invitert <strong>til</strong> denne runden.
I e-poster sendt <strong>av</strong> Prosjektleder 24. april 2009 ble Ergo Group og Atea invitert <strong>til</strong><br />
forhandlingsmøter 28. april 2009, henholdsvis kl 11:00 og kl 13:00. I invitasjonen <strong>til</strong> Ergo<br />
Group gis det følgende opplysninger om konkurransesituasjonen:<br />
101<br />
”ErgoGroup vurderes p.t. <strong>til</strong> å ha det nest beste <strong>til</strong>budet totalt sett. ErgoGroup gis<br />
derfor anledning <strong>til</strong> å oppdatere sitt <strong>til</strong>bud i dette forhandlingsmøtet. <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> ønsker å inns<strong>til</strong>le på en leverandør i etterkant <strong>av</strong> møtet.<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> vurderer pris totalt sett, og p.t. er ErgoGroup dyrere enn det<br />
ledende <strong>til</strong>budet.<br />
I invitasjonen <strong>til</strong> Atea gis det følgende opplysninger om konkurransesituasjonen:<br />
”Atea vurderes p.t. å ha det ledende <strong>til</strong>budet totalt sett. Andre leverandører gis i<br />
samme tidsrom anledning <strong>til</strong> å oppdatere sitt <strong>til</strong>bud, <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ønsker derfor<br />
at Atea vurderer sine priser for å opprettholde sin posisjon.<br />
Temaene som tas opp i invitasjonen som sendes ut <strong>til</strong> leverandørene, relaterer seg <strong>til</strong><br />
<strong>til</strong>budsprisen. Ingen <strong>av</strong> leverandørene ble s<strong>til</strong>t spørsmål om de leveransene de <strong>til</strong>bød.<br />
Gjennomføringen <strong>av</strong> forhandlingsmøtene endret timeplanen for prosjektet. Prosjektleder<br />
sendte 27. april følgende e-post <strong>til</strong> prosjektgruppen:<br />
”Hei,<br />
Fredag ble det bestemt at det skal gjennomføres forhandlingsmøter i morgen tirsdag<br />
med Atea og Ergo.<br />
Det er etter planen siste runde forhandlinger før en inns<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> byrådet.<br />
For å få passet inn dette, må vi dessverre <strong>av</strong>lyse prosjektmøtet.<br />
Jeg kommer <strong>til</strong>bake med mer informasjon om videre fremdrift straks jeg vet mer.”<br />
D videresendte denne e-posten <strong>til</strong> H sammen med et lett ironisk spørsmål om det var<br />
styringsgruppemøte den fredagen Prosjektleder viste <strong>til</strong> i orienteringen.<br />
.”
A har <strong>til</strong> G-Partner opplyst at evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene ble forsinket som følge <strong>av</strong> at han<br />
<strong>av</strong> Prosjekteier ble pålagt en rekke arbeidsoppg<strong>av</strong>er i tidsrommet fra februar <strong>til</strong> slutten <strong>av</strong><br />
april. A har vist <strong>til</strong> at han i denne perioden ble pålagt å arbeide med følgende saker:<br />
• Prinsipputredning om konkurranseutsetting og eksterne enheters <strong>til</strong>knytning <strong>til</strong> og<br />
bruk <strong>av</strong> BKs nett og systemressurser.<br />
• Konkurranse om ramme<strong>av</strong>tale AV-utstyr<br />
• Ny telefoniløsning for NAV<br />
• Diverse haste-/krisesaker i forbindelse med innføring <strong>av</strong> ny kopi-skriverløsning.<br />
• Saksutredning i forbindelse med mulig KOFA-klage/midlertidig forføyning på<br />
konkurranse om AV-utstyr<br />
• Forberedelser for konkurranse om alarmanlegg<br />
• Utredning <strong>av</strong> <strong>anskaffelse</strong>sform for ny ramme<strong>av</strong>tale programvare<br />
• Foredrag på IDC-konferanse om kopi-utskriftstrategi m.m.<br />
I e-post 27. april kl 21:23 opplyste A følgende <strong>til</strong> Prosjektleder:<br />
102<br />
”Hei<br />
Då er telefoni ferdig. Klokka er 21.20, og eg kunne gjerne jobba lengre med saka ...<br />
Rekk altså neppe telefonidrifta før eg reiser etter møta i morgon, og skulle gjerne<br />
sett nærare på nokre <strong>av</strong> dei andre, sjølv om dei gjev mindre utslag.<br />
Og så var det endringar etter forhandlingsrundane.<br />
Førebels konklusjon:<br />
Me treng i det minste (!) torsdag føremiddag for å kunna levera med snev <strong>av</strong><br />
anstendig innhald.!”<br />
Prosjektleder besvarte denne e-posten 28. april kl 00:12:<br />
”Flott!<br />
Ift ’timingen’, så foreslår jeg at vi tar en prat (sammen) med Prosjekteier i morgen,<br />
fortrinnsvis etter møtet med Atea. Jeg er enig med deg i at det vil være vanskelig å<br />
produsere et fullgodt grunnlag på <strong>til</strong>gjengelig tid. //prosjektleder”<br />
BB sendte 27. april kl 17:35 e-post <strong>til</strong> Prosjektleder og A med vedlagt regneark for å kunne<br />
vurdere overgangen fra kobbernett <strong>til</strong> fibernett i Ateas <strong>til</strong>bud. I samme e-post viste GG <strong>til</strong> at<br />
det i Ergo Groups <strong>til</strong>bud står at nettet skal implementeres i løpet . GG<br />
foreslo derfor at leverandørene ble spurt om den nye prisen gjaldt fra dag 1 eller om det<br />
ville bli operert med l<strong>av</strong>ere priser i overgangsperioden. I e-post sendt morgenen 28. april<br />
oversendte GG en bearbeidet versjon <strong>av</strong> regnearket hvor det også var tatt hensyn <strong>til</strong><br />
investerings- og driftskostnader.<br />
I As bekymringsmelding omtalt i kapittel 18.3.2, skrev A at det i forberedelsen <strong>til</strong> andre<br />
forhandlingsrunde ble sagt <strong>av</strong> Prosjektleder at det skulle forhandles med Ergo Group først,
slik at Atea fikk anledning <strong>til</strong> å respondere på eventuelle prisreduksjoner som måtte komme<br />
fra Ergo. A skrev videre at forslaget ble kraftig imøtegått fra alle andre i prosjektet som<br />
uetisk og i strid med alle regler om likebehandling, og at forslaget deretter ble frafalt.<br />
A har i sin forklaring bekreftet at beskrivelsen i bekymringsmeldingen samsvarer med hans<br />
oppfatning <strong>av</strong> situasjonen. B har også forklart at Prosjektleder foreslo denne<br />
fremgangsmåten. Prosjektleder har vist <strong>til</strong> at det aldri har vært intensjonen å la leverandører<br />
benytte informasjon fra sine konkurenter. Prosjektleder kjenner seg ikke igjen i As<br />
beskrivelse, og han mener at dette i høyden kan ha vært nevnt som en spøk. Til<br />
internkontrollenheten ga Prosjektleder følgende forklaring om temaet:<br />
103<br />
”Vi har hatt som prinsipp at man ikke skal bruke informasjon fra forhandlinger med<br />
en i forhandlinger med en annen. Det kan brukes taktisk, men det skulle vi ikke<br />
her.”<br />
Prosjektleder forklarte videre at han ikke husket noen diskusjon omkring videreformidling<br />
<strong>av</strong> opplysninger om Ergos <strong>til</strong>bud <strong>til</strong> Atea.<br />
18 Andre forhandlingsrunde<br />
18.1 Forhandlingene<br />
18.1.1 Dokumentasjon fra forhandlingene<br />
Forhandlinger med Ergo Group og Atea ble gjennomført som planlagt 28. april.<br />
Det foreligger ikke noe formelt referat fra forhandlingsmøtene. Beskrivelsen <strong>av</strong><br />
hendelsesforløpet er derfor basert på forklaringer gitt <strong>av</strong> involverte personer og dokumenter<br />
som omtaler forhandlingene, herunder As bekymringsmelding 30. april og C og Bs<br />
bekymringsmelding <strong>til</strong> I 5. mai. G-Partner har også fått overlevert Bs egne, håndskrevne<br />
notater fra andre forhandlingsrunde. Samtlige involverte har bekreftet at det ble gitt en frist<br />
<strong>til</strong> kl 10:00 den 29. april for å inngi <strong>til</strong>bakemeldinger fra andre forhandlingsrunde, og at det<br />
ikke kunne påregnes ytterligere forhandlingsrunder etter dette. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen,<br />
Prosjekteier og Prosjektleder har imidlertid presisert at de anså fristen kl 10:00 som en<br />
”administrativ frist” som ble satt for å sikre at arbeidsdagen kunne benyttes <strong>til</strong> å arbeide<br />
med inns<strong>til</strong>lingen. Av disse var det kun Prosjektleder som var <strong>til</strong> stede i<br />
forhandlingsmøtene.<br />
Det er uklart hvorfor det ikke foreligger noe referat fra andre forhandlingsrunde.
Et <strong>av</strong> punktene i As notat om ressurssituasjonen, datert 22. januar 2009, er behovet for<br />
bistand <strong>til</strong> dokumentasjon fra forhandlingene. A foreslår at det hentes inn en<br />
juniorkonsulent som prosjektsekretær, blant annet for å sikre dokumentasjon fra<br />
forhandlingene.<br />
Innhentet e-postdokumentasjon fra perioden etter første forhandlingsrunde viser at referater<br />
fra første forhandlingsrunde ble ferdigs<strong>til</strong>t <strong>av</strong> Prosjektleder og GG, mens B ga betydelige<br />
innspill <strong>til</strong> arbeidet.<br />
Prosjektleder har i samtale med G-Partner forklart at det var B som hadde ansvaret for å<br />
skrive referatene. Han har vist <strong>til</strong> at B førte referatene for første forhandlingsrunde, og at<br />
hun også skulle gjøre det for de påfølgende rundene. Prosjektleder har videre vist <strong>til</strong> at han<br />
purret på B angående referater fra andre forhandlingsrunde, men at B da ga <strong>til</strong>bakemelding<br />
om at det burde være greit å benytte leverandørenes <strong>til</strong>svar som referat. Det er<br />
Prosjektleders klare oppfatning at B skulle komme med utkast <strong>til</strong> referat fra andre<br />
forhandlingsrunde, slik at han – eventuelt sammen med andre – kunne kvalitetssikre dette<br />
og sende det ut <strong>til</strong> leverandørene.<br />
B har forklart at hun ikke vet hvorfor det ikke ble ført referat fra andre forhandlingsrunde.<br />
Hun har vist <strong>til</strong> at hun utarbeidet utkast <strong>til</strong> referat fra første forhandlingsrunde fordi hun<br />
visste hvordan slike skal skrives, men at det var GG som var utnevnt <strong>til</strong> å føre referater, og<br />
at han også sluttførte referatene fra første forhandlingsrunde.<br />
GG har forklart at han ikke ble gitt oppg<strong>av</strong>en med å føre referater fra samtlige<br />
forhandlingsrunder, og at han ikke husker noen faste rutiner for hvem som skrev referater.<br />
Han har forklart at han noterte punker <strong>til</strong> oppfølgning, og at disse ble bearbeidet <strong>av</strong> andre,<br />
blant annet B og teknisk fagkyndige i den grad tekniske spørsmål hadde blitt diskutert. GG<br />
har også vist <strong>til</strong> at de i deler <strong>av</strong> prosessen hadde svært dårlig tid, og at det kan ført <strong>til</strong> at det<br />
ikke ble prioritert å sette <strong>av</strong> tid <strong>til</strong> å skrive gode og fullstendige referater.<br />
18.1.2 Forhandlingene med Ergo Group<br />
I forhandlingsmøtet med Ergo Group s<strong>til</strong>te på vegne <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> Prosjektleder, A,<br />
M, B og GG. Fra Ergo Groups side s<strong>til</strong>te MM og NN (begge Ergo Group), OO og PP<br />
(begge TDC) og QQ (Intelecom).<br />
Forhandlingene med Ergo Group ble innledet med at Prosjektleder opplyste om at de<br />
konkurrerende leverandørene ble oppfattet som relativt like på kvalitet og funksjonalitet, og<br />
at pris ville bli utslagsgivende. På priskriteriet lå Ergo Group på dette tidspunktet etter den<br />
konkurrerende leverandøren (Atea).<br />
Prosjektleder forklarte videre at <strong>anskaffelse</strong>sgruppen var under tidspress fordi inns<strong>til</strong>ling på<br />
valg <strong>av</strong> leverandør skulle være klar 30. april for byrådsbehandling i den påfølgende uken.<br />
104
Ergo Group viste <strong>til</strong> <strong>til</strong>delingskriteriene og reagerte på beskjeden om at det ikke var rom for<br />
forhandlinger og forbedringer omkring <strong>til</strong>budets kvalitative og funksjonelle sider. Det ble<br />
noe diskusjon omkring detaljspørsmål ved <strong>til</strong>budets kvalitet og funksjonalitet, og<br />
prosjektleder viste <strong>til</strong> at de konkurrerende løsningene var meget like. Av Bs nedtegninger<br />
fra forhandlingene fremgår det at Prosjektleder opplyste om at<br />
- de konkurrerende leverandørene hadde samme tjenesteleveranse og noen ganger<br />
samme underleverandør, mens det var noen forskjeller mellom løsningsforslagene<br />
- sikkerheten rundt løsning hadde jevnet seg ut<br />
Ergo Group aksepterte konkurransesituasjonen slik den ble beskrevet <strong>av</strong> prosjektleder.<br />
Prosjektleder redegjorde også noe for konkurransesituasjonen på priskriteriet. Ergo Group<br />
fikk beskjed om at de måtte redusere prisen med ca , noe som ville medføre en<br />
reduksjon <strong>til</strong>svarende kroner. De ble imidlertid samtidig gjort kjent med<br />
at konkurrerende leverandør også ville bli oppfordret <strong>til</strong> å redusere <strong>til</strong>budsprisen.<br />
Oppfølgningsspørsmål fra Ergo Group viste at deres vurdering <strong>av</strong> reelle kostnader lå nært<br />
opp <strong>til</strong> simulatormodellen benyttet <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
Ergo Group ga ikke noe konkret <strong>til</strong>bud i møtet, men signaliserte at de ville matche<br />
forskjellen og gjøre <strong>til</strong>budet konkurransedyktig på pris.<br />
Ergo Group fikk i møtet opplyst at frist for å inngi revidert <strong>til</strong>bud var 29. april kl 10:00, og<br />
at dette var siste mulighet <strong>til</strong> å inngi <strong>til</strong>bud i konkurransen. Prosjektleder har overfor G-<br />
Partner fremholdt at fristen ble diskutert frem i møtet, og at det ikke var en<br />
forhåndsplanlagt/-satt frist.<br />
18.1.3 Forhandlingene med Atea<br />
I forhandlingsmøtet med Atea s<strong>til</strong>te på vegne <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> Prosjektleder, A, M, B<br />
og GG. Fra Ateas side s<strong>til</strong>te KK, RR og T (alle Atea).<br />
Forhandlingene med Atea ble innledet med at Prosjektleder opplyste om at de<br />
konkurrerende leverandørene ble oppfattet som relativt like på kvalitet og funksjonalitet, og<br />
at pris ville bli utslagsgivende. På priskriteriet lå Atea på dette tidspunktet best an.<br />
Av Bs notater fra forhandlingsmøtet fremgår det at Atea – som ledd i redegjørelsen for<br />
konkurransesituasjonen på kvalitets- og funksjonalitetskriteriene – fikk opplyst at det var<br />
mye likt i de konkurrerende <strong>til</strong>budene, herunder at enkelte underleverandører og<br />
tjeneste<strong>til</strong>bud var like.<br />
Prosjektleder har videre forklart at <strong>anskaffelse</strong>sgruppen var under tidspress fordi inns<strong>til</strong>ling<br />
på valg <strong>av</strong> leverandør skulle være klar 30. april for byrådsbehandling i den påfølgende<br />
uken. Atea ble deretter gitt frist <strong>til</strong> 29. april kl 10:00 med å inngi revidert <strong>til</strong>bud, og det ble<br />
opplyst at dette var siste mulighet <strong>til</strong> å inngi <strong>til</strong>bud i konkurransen.<br />
105
Stemningen i forhandlingsmøtet var god, og Atea aksepterte fremdriftsplanen slik den ble<br />
skissert. Atea hadde rett før møtet fått <strong>til</strong>bakemelding fra Telenor med reduksjon i prisen på<br />
telefoni. I møtet opplyste Atea om at de ville redusere prisen på fasttelefoni med prisen<br />
på IP-telefoni med og prisen på mobiltelefoni med . Atea leverte i møtet et<br />
prisskjema hvor denne prisreduksjonen inngikk.<br />
Atea ga også uttrykk for at de så muligheten for ytterligere rabatter, og at de skulle komme<br />
<strong>til</strong>bake <strong>til</strong> dette innen <strong>til</strong>budsfristen neste dag kl 10:00.<br />
Ateas rabatt inngitt 29. april kl 16:21 ble forankret i inntekter generert på IN-noden og<br />
femsifrede telefonnummer. IN-node og femsifrede telefonnummer ble ikke diskutert i<br />
møtet 28. april, men det var tidligere nevnt i forbindelse med Ateas <strong>til</strong>budspresentasjon.<br />
18.1.4 Arbeid med evalueringen etter gjennomførte forhandlingsrunder<br />
Etter at forhandlingsmøtene 28. april var gjennomført, arbeidet Prosjektleder med<br />
evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene, og han sendte følgende løypemelding på e-post <strong>til</strong> Prosjekteier kl<br />
20:23:<br />
106<br />
”Det er en del diskusjon i prosjektgruppen på hvordan pris skal regnes inn, evnt om<br />
kvalitet/funksjonalitet skal deles på pris.<br />
Et alternativ er å gi beste pris 100%, og så trekke pr. mill i årskost (ca.<br />
fordelt på 100%)<br />
Er ikke helt ferdig med å oppdatere, men vi vil få noe som ser omtrent slikt ut,<br />
mellom Atea og Ergo...<br />
Atea ErgoGroup Telenor<br />
Kvalitet 68,08 % 66,53 % 67,57 %<br />
Funksjonalitet 68,20 % 65,15 % 66,49 %<br />
Pris 100,00 % 97,00 % 80,00 %<br />
Snittscore 78,76 % 76,23 % 71,35 %”
Vedlagt e-posten fulgte en versjon <strong>av</strong> arbeidsarket for evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene.<br />
18.2 Hendelsesforløpet 29. april<br />
18.2.1 Bakgrunn<br />
Hendelsesforløpet 29. april 2009 står sentralt i det saksforholdet som mandatet ber G-<br />
Partner utrede, både hva gjelder vurderingen <strong>av</strong> gjennomføringen <strong>av</strong> konkurransen, og hva<br />
gjelder vurderingene <strong>av</strong> mulige informasjonslekkasjer. Det blir derfor redegjort i detalj for<br />
det fremskaffede faktagrunnlaget denne dagen. Beskrivelsen <strong>av</strong> hendelsesforløpet tar<br />
utgangspunkt i <strong>til</strong>gjengelig dokumentasjon som suppleres <strong>av</strong> informasjon gitt i forklaringer.<br />
Beskrivelsen følger i det alt vesentlige kronologien, og det vil <strong>av</strong> teksten gå frem hvor<br />
opplysningene stammer fra.<br />
18.2.2 Tidslinje med sentrale hendelser 29. april<br />
107
108
18.2.3 Personer som arbeidet med <strong>TTT</strong>-relaterte oppg<strong>av</strong>er 29. april<br />
Ut fra den informasjon som foreligger, legges det <strong>til</strong> grunn at Prosjektleder og GG jobbet<br />
med <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n den 29. april. Prosjektleder har i samtale med G-Partner forklart at<br />
planen var at han skulle levere fra seg et mest mulig ferdig<br />
grunnlag den dagen, slik at A kunne ferdigs<strong>til</strong>le inns<strong>til</strong>lingen den påfølgende dagen.<br />
Inns<strong>til</strong>lingen skulle deretter videresendes styringsgruppen for videre behandling.<br />
Prosjekteier hadde sykdomsfr<strong>av</strong>ær første del <strong>av</strong> dagen, og han har forklart at han var på<br />
jobb fra ca kl 12. Deler <strong>av</strong> dagen arbeidet Prosjekteier med oppg<strong>av</strong>er knyttet <strong>til</strong> endringene<br />
i byrådssammensetning som ble gjennomført denne dagen, blant annet ved å forberede<br />
sletting <strong>av</strong> sensitiv informasjon i henhold <strong>til</strong> <strong>kommune</strong>ns rutiner. Bortsett fra det brukte han<br />
mye tid på <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen deltok også i dette arbeidet.<br />
Prosjektleder har forklart at han 29. april hadde flere møter med Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
og Prosjekteier hvor de diskuterte <strong>til</strong>bakemeldingene fra Atea og Ergo Group. Han kan<br />
imidlertid ikke si med sikkerhet når på dagen disse møtene fant sted. Prosjekteier har<br />
forklart at han stort sett hele dagen etter at han kom på jobb satt i uformelle <strong>TTT</strong>-relaterte<br />
møter hvor de diskuterte <strong>til</strong>budene. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen husker ikke å ha vært<br />
involvert i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n før på ettermiddagen. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen kan ikke<br />
huske å ha vært <strong>til</strong> stede da Ateas <strong>til</strong>bud kl 16:21 kom inn.<br />
Den 29. april var innkjøpsenheten i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> på heldagsmøte om et annet tema<br />
enn <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. B og C deltok følgelig ikke i arbeidet med <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n denne<br />
109
dagen. I var på tjenestereise, og bortsett fra en telefonsamtale med Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen om prinsipper for vekting <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriterier deltok heller ikke hun i<br />
arbeidet. A var på tjenestereise i Sverige, og han holdt foredrag frem <strong>til</strong> kl 12. A mottok<br />
informasjon om fremdriften i prosjektet ved e-poster og kontakt på telefon (samtaler og<br />
SMS) med Prosjektleder. A har opplyst <strong>til</strong> G-Partner at han ikke leste e-postene under<br />
oppholdet i Stockholm.<br />
18.2.4 Leverandørenes <strong>til</strong>bakemeldinger kl 10.00<br />
Som det fremgår <strong>av</strong> gjennomgangen foran, ble leverandørene gitt en siste frist for å inngi<br />
reviderte <strong>til</strong>bud <strong>til</strong> 29. april kl 10:00. Prosjektorganisasjonen i <strong>kommune</strong>n hadde fått<br />
beskjed om å <strong>av</strong>levere sin inns<strong>til</strong>ling i løpet <strong>av</strong> dagen 30. april.<br />
Prosjektleder mottok kl 09:59 revidert <strong>til</strong>bud fra Ergo Group. Avsender var MM, med<br />
kopiadressat NN hos Ergo Group. I e-posten ble det henvist <strong>til</strong> tre vedlegg som fulgte eposten,<br />
henholdsvis<br />
- følgebrev som oppsummerte prisendringene samt konsekvensen på årlig totalsum<br />
- revidert prisskjema versjon 1.4<br />
- akkumulerte kostnader for telefonidrift<br />
Ateas reviderte <strong>til</strong>bud ble mottatt <strong>av</strong> Prosjektleder kl 10:01. Avsender var T, og<br />
kopiadressater KK, LL og RR (alle Atea). E-posten hadde følgende innhold:<br />
110<br />
”Viser <strong>til</strong> møte hos dere i går, 28.04.09, og sender som <strong>av</strong>talt besvarelse på<br />
spørsmål som kom opp under møtet. Samtidig med dette, innrømmer Atea en<br />
reduksjon i pris på , stor ,- eks.mva.<br />
Vi ber samtidig om at BK tar kontakt med undertegnede om noe skulle være<br />
uklart.”<br />
Vedlagt e-posten fulgte dokumentet BK Klarifisering nr 5 v 2-0.docx.<br />
I samtaler med G-Partner har Atea opplyst at rabatten <strong>til</strong>knyttet<br />
var noe som kom opp helt i sluttfasen <strong>av</strong> arbeidet med det reviderte <strong>til</strong>budet.<br />
Underleverandøren, , hadde ganske uventet kommet opp med rabatten, og det var ikke<br />
<strong>til</strong>strekkelig tid <strong>til</strong> å arbeide den inn i prisskjemaet før <strong>til</strong>budsfristen løp ut.<br />
18.2.5 Videre arbeid med <strong>til</strong>budene<br />
Nedenfor refereres viktige hendelser <strong>av</strong> betydning for <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n og andre hendelser<br />
som kan forklare gjøremål de enkelte deltakerne i <strong>anskaffelse</strong>n hadde denne dagen.<br />
Formålet er å gi en beskrivelse <strong>av</strong> aktiviteter <strong>av</strong> betydning og hvem som gjorde hva.
I en MSN-samtale påbegynt kl 10:45 spurte Prosjekteier Prosjektleder om det hadde<br />
kommet noe input fra leverandørene, og Prosjektleder henviste <strong>til</strong> en SMS. Prosjekteier<br />
bekreftet kl 11:05 at han har sett denne SMS-en.<br />
A mottok kl 10:51 følgende SMS fra Prosjektleder:<br />
111<br />
”Basert på ergo’s egne kalkyler, reduserer de prisen med . Vi jobber med<br />
å oppdatere våre modeller nå. Da snakker vi vel ikke om å skjære inn <strong>til</strong> benet, men<br />
kappe det rett <strong>av</strong>…”<br />
De reviderte <strong>til</strong>budenes konsekvenser for leverandørenes priser ble vurdert <strong>av</strong> GG. Både<br />
Prosjektleder og GG har i samtaler med G-Partner bekreftet i samtaler at de satt sammen<br />
deler <strong>av</strong> dagen og jobbet med <strong>til</strong>budene, og GG sendte kl 11:01 e-post <strong>til</strong> Prosjektleder hvor<br />
han tok opp følgende tre forhold ved <strong>til</strong>budene:<br />
”(1) ’Samtidig med dette, innrømmer Atea en reduksjon i pris på<br />
, stor kr. eks mva’.<br />
Det er ikke spesifisert om det er kr/år eller kr totalt, men<br />
antageligvis er kr totalt. (Det er det jeg antar).<br />
(2) Angående WAN: ’Atea vil fakturere for endelig løsning når denne er levert. Det<br />
betyr at BK kan forholde seg <strong>til</strong> kostnaden fra dagens operatør mellom<br />
<strong>av</strong>taleinngåelsen og endelig leveranse på disse samband. BK vil bli fakturert for<br />
denne kosten fra Atea’.<br />
Vi kunne ha brukt regnearket som jeg sendte deg i går for å ta dette i betrakning,<br />
men dagens prisene er ukjent <strong>til</strong> oss. Det går ikke an å bare gjette hvor mye vi<br />
betaler i dag som jeg gjorde… Med mindre vi får en nøyaktig tall så er den eneste<br />
alternativen å anta at Atea sine priser for WAN gjelder fra dag 1, som går kanskje<br />
litt i Ergos disf<strong>av</strong>ør siden Atea har gitt oss så mange rabatter. (Jeg er ikke helt<br />
sikkert på hva det er som gjelder for ErgoGroup om dette.)<br />
(3) Jeg kan ikke si om strukturen fra Atea angående redundans <strong>av</strong> servere for<br />
telefonidrift/overgang <strong>til</strong> IPT er bedre/verre en det som ErgoGroup beskrev <strong>til</strong> oss i<br />
går…”<br />
Prosjektleder sendte kl 11:31 bekreftelse på mottak <strong>av</strong> ErgoGroups reviderte <strong>til</strong>bud etter<br />
andre forhandlingsmøte. Kl 11:31 sendte Prosjektleder følgende bekreftelse på mottak <strong>av</strong><br />
Ateas reviderte <strong>til</strong>bud med anmodning om ytterligere informasjon:<br />
”Hei, Bekrefter med dette mottak <strong>av</strong> deres besvarelse. For å unngå evnt<br />
misforståelser, kan du sende meg et oppdatert regneark, hvor også prisene på er<br />
oppdatert.”
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har forklart at det 29. april ble gjennomført sensitivitetsanalyser<br />
for å se om – og eventuelt i hvilken grad – endring <strong>av</strong> vektingen fikk betydning for utfallet<br />
<strong>av</strong> konkurransen. Selv om leverandørene var guidet på at de var relativt like på kvalitet og<br />
funksjonalitet, var de ikke like. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har forklart at han, Prosjekteier<br />
og Prosjektleder ønsket å forsikre seg om at vektingen ikke ville gi utslag fordi dette kunne<br />
gjøre dem sårbare for klager fra leverandørene. Prosjektleder har bekreftet denne<br />
frems<strong>til</strong>lingen og supplert med at de så på hvilke utfall de ulike evalueringsmetodene ville<br />
gi, og om valg <strong>av</strong> metodikk kunne få betydning for valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud. Denne problems<strong>til</strong>lingen<br />
hadde også vært tema i <strong>anskaffelse</strong>n <strong>av</strong> kopi- og printleveranser som <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
nettopp hadde vært gjennom, og Prosjektleder tror dette kan ha vært en <strong>av</strong> grunnene <strong>til</strong> at<br />
både Prosjekteier og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen var svært opptatt <strong>av</strong> dette arbeidet.<br />
B oversendte i e-post kl 11:49 dokumentet ”<strong>TTT</strong>” som er et grunnotat som utgangspunkt<br />
for utarbeidelse <strong>av</strong> inns<strong>til</strong>ling for valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud.<br />
I e-post sendt Prosjektleder, med kopi <strong>til</strong> KK, RR og V kl 11:57 skrev T følgende:<br />
112<br />
”Hei igjen!<br />
Jeg har bedt KK om å få dette sendt <strong>til</strong> dere.<br />
Informerer ellers om at jeg blir ute <strong>av</strong> kontoret ut dagen i dag, og deler <strong>av</strong><br />
morgendagen, og jeg ber derfor om at eventuelle <strong>av</strong>klaringsspørsmål rettes <strong>til</strong> KK i<br />
mitt fr<strong>av</strong>ær.”<br />
Kl 12:00 ble det gjennomført det en pressekonferanse i forbindelse med endringene <strong>av</strong><br />
byrådssammensetning i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> etter at de to medlemmene fra FrP gikk ut <strong>av</strong><br />
byrådet. Nytt byråd for finans, kultur og idrett ble G, og G overtok også ansvaret for<br />
konkurranse og oms<strong>til</strong>ling.<br />
Prosjektleder videresendte kl 12:12 de innkomne <strong>til</strong>budene pr e-post <strong>til</strong><br />
forhandlingsgruppen – A, M, C og B. Han glemte å sende e-posten <strong>til</strong> Prosjekteier, men<br />
videresendte den umiddelbart etterpå.<br />
B mottok kl 13:11 en e-post fra Prosjektleder hvor Prosjektleder spurte om hvordan <strong>til</strong>bud<br />
evalueres uten at man vurderer dem på grunnlag <strong>av</strong> summert poengsum på kvalitets- og<br />
funksjonalitetskriteriene delt på <strong>til</strong>budsprisen. Mer konkret ønsket Prosjektleder en<br />
<strong>til</strong>bakemelding på hvordan man skal gi poeng på priskriteriet. B besvarte denne e-posten kl<br />
13:45, og hun oversender dokumentet ”evalueringsmodeller.doc”. Dette dokumentet gir en<br />
beskrivelse <strong>av</strong> evalueringsmodeller <strong>til</strong> bruk ved <strong>av</strong>veining <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriterier i<br />
vurderingen <strong>av</strong> det økonomisk mest fordelaktige <strong>til</strong>budet.<br />
A mottok en orientering om konkurransesituasjonen fra Prosjektleder en gang i tidsrommet<br />
mellom kl 13:30 og 14:00. A har kunnet tidfeste denne samtalen relativt nøyaktig fordi den<br />
fant sted mens han satt på en kafé i Stockholm, og han har en kvittering fra kafébesøket<br />
med tidsangivelse. I denne samtalen har Prosjektleder i følge A gitt uttrykk for at han var
tr<strong>av</strong>el og ”mottok instrukser”, og A har forklart at Prosjektleders ordvalg var bakgrunnen<br />
for formuleringen i hans egen SMS sendt kl 15:49.<br />
A har fremholdt at han forsto Prosjektleder slik at han var blitt instruert <strong>til</strong> å justere<br />
evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriteriene ”kvalitet” og ”funksjonalitet” for å <strong>til</strong>godese Atea. A<br />
forsto Prosjektleder slik at målet var å kunne <strong>til</strong>dele kontrakten <strong>til</strong> Atea på grunnlag <strong>av</strong><br />
uttellingen på kvalitets- og funksjonalitetskriteriene. Prosjektleder har benektet at han ble<br />
gitt noen slik instruks. Prosjektleder har forklart at han oppdaget at A hadde evaluert<br />
<strong>til</strong>delingskriteriene slik at de ga Ergo Group urettmessige fordeler, og at han endret<br />
evalueringen for å få en objektiv bedømmelse <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene. Han vurderer <strong>til</strong>budet fra Ergo<br />
Group som dårligere enn <strong>til</strong>budet fra Atea, og dette er grunnen <strong>til</strong> endringen <strong>av</strong> score <strong>til</strong><br />
fordel for Atea.<br />
Prosjekteier forsøkte kl 14:08 å få kontakt med A på MSN, og han skrev:<br />
”Er du her? Trenger to ord meg deg – jobb”.<br />
E responderte ikke på denne henvendelsen. E har i skriftlig forklaring <strong>til</strong> G-Partner opplyst<br />
at han antar at Prosjekteier forsøkte å kontakte ham angående byrådsskiftet og tablet-pcene<br />
<strong>til</strong> de byrådene og rådgiverne som forlot byrådet. A har vist <strong>til</strong> at det var noe diskusjon i<br />
byrådet om hvordan <strong>til</strong>gangen <strong>til</strong> papirløst byråd og byrådets dokumenter skulle sperres, og<br />
han mener at han henviste <strong>til</strong> byrådsleders <strong>av</strong>deling om dette.<br />
Kl 15:07 sendte Prosjektleder en e-post <strong>til</strong> Prosjekteier. E-posten var uten tekst, men<br />
vedlagt fulgte regnearket ”Temp_eval.xls”. (Prosjekteier videresendte dette vedlegget <strong>til</strong><br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen 10. juni 2009.) Regnearket viser en vurdering <strong>av</strong> de ulike delene<br />
<strong>av</strong> <strong>til</strong>budene fra Ergo Group, Atea og Telenor, og Atea ligger inne med en pris på 28,80,<br />
mens Ergo Group ligger inne med en pris på 28,90. I regnearket er Ateas <strong>til</strong>budspris kr 4<br />
millioner l<strong>av</strong>ere enn prisen de innga i sitt <strong>til</strong>bud kl 10:01.<br />
113
Prosjekteier har forklart at Prosjektleder oversendte dokumentet for at Prosjekteier skulle<br />
kunne ta det opp på storskjermen på kontoret.<br />
Kl 15:09 gjorde Prosjekteier et nytt forsøk på å få kontakt med E på MSN. Prosjekteier<br />
skrev ”Er du på kontoret? I så fall hvor er det? Jeg kommer bort en tur nå hvis det går<br />
bra”, men E svarte at han var opptatt med G og ba om ikke å bli forstyrret. Deretter tok E<br />
kontakt med Prosjekteier på MSN kl 15:52, og han skrev: ”G gir for så vidt klare<br />
bes<strong>til</strong>linger: ’koste hva det koste vil’. Jeg sa han kunne bli saksøkt for 100 mill, men det<br />
bare fnøs han <strong>av</strong>☺”. Prosjekteier svarte ”jeg elsker klare bes<strong>til</strong>linger. Her jobbes det på<br />
spreng nå”, og <strong>til</strong> dette responderer E ”du klarer å svindle <strong>til</strong> noen vikarierende<br />
argumenter”. Prosjekteier skrev ”svindle? ;P” og fortsatte med ”Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
og jeg stråler <strong>av</strong> lykke her på tross <strong>av</strong> en utrolig kinkig utfordring”<br />
G har i samtale med G-Partner forklart at han ikke kjenner seg igjen i denne ordvekslingen,<br />
og at han ikke vet hva som er bakgrunnen. Han vet ikke hva som er ment med ”klare<br />
bes<strong>til</strong>linger”, og det har aldri vært aktuelt for ham å treffe beslutninger som kunne pådra<br />
<strong>kommune</strong>n et erstatningskr<strong>av</strong>. G har også forklart at han er <strong>av</strong> den oppfatning at<br />
<strong>anskaffelse</strong>ssaker skal håndteres administrativt, og at det ikke er noen grunn <strong>til</strong> at<br />
politikerne skal holdes informert om <strong>anskaffelse</strong>sprosesser underveis. Videre har G forklart<br />
at BKKs rolle var en utfordring – også fordi <strong>kommune</strong>n senere kunne bli beskyldt for å<br />
ville f<strong>av</strong>orisere et selskap som de selv var deleier i. Også <strong>av</strong> denne grunn ønsket han en<br />
<strong>anskaffelse</strong>sfaglig vurdering som grunnlag for sitt standpunkt.<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har i samtale med G-Partner forklart at Prosjekteiers bemerkning<br />
om at de strålte <strong>av</strong> lykke må ha hatt sammenheng med byrådsskiftet. G hadde vært positiv<br />
114
<strong>til</strong> arbeidet i SKU, mens samarbeidet med F ikke hadde vært like bra. I <strong>til</strong>legg ville det<br />
være positivt for Prosjekteier personlig å jobbe tettere opp mot E som han har en god<br />
relasjon <strong>til</strong>. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen antar videre at Gs ”klare bes<strong>til</strong>linger” ikke må tas<br />
bokst<strong>av</strong>lig, men at G nok har hatt en mer pragmatisk <strong>til</strong>nærming <strong>til</strong> BKK Bredbånd, mens F<br />
var ekstremt negativ <strong>til</strong> bredbåndssatsingen. Slik sett fikk <strong>TTT</strong>-prosjektet klarere rammer.<br />
Prosjekteier har i samtale med G-Partner forklart at Gs klare bes<strong>til</strong>ling var at det var<br />
uaktuelt å inngå en <strong>av</strong>tale med BKK. Han har vist <strong>til</strong> at dette underbygges <strong>av</strong> senere deler<br />
<strong>av</strong> MSN-samtalen med E samme dag, og han beskriver situasjonen slik at BKK og TDC på<br />
dette tidspunktet var like uønskede alternativer. Når det gjelder formuleringen om at Leder<br />
<strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier stråler <strong>av</strong> lykke, har Prosjekteier forklart at han og<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen hadde gode erfaringer med å jobbe for G.<br />
E har vist <strong>til</strong> at MSN-samtalen er ufullstendig og tatt ut <strong>av</strong> sin sammenheng, og at det<br />
virker som at han og Prosjekteier må ha snakket sammen mellom kl 15.09 og 15.52. E<br />
mener å huske at Prosjekteier lurte på om endringene i byrådet og muligens i det<br />
parlamentariske grunnlag for byrådet fikk noen konsekvenser for fremdriften i <strong>TTT</strong><strong>anskaffelse</strong>n<br />
og for vurderingen <strong>av</strong> Ateas <strong>til</strong>bud med BKK som underleverandør. G og E<br />
diskuterte internt konsekvensene dersom en <strong>av</strong>tale ble inngått med Atea med BKK som<br />
underleverandør samtidig som <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> gjennom sitt eierskap i BKK stoppet<br />
investeringer i fiber. Bekymringen var da at <strong>kommune</strong>n kunne bli erstatningspliktige for<br />
Ateas tap. Gs konklusjon var at det kunne de ikke ta hensyn <strong>til</strong>, slik at <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n<br />
fikk gå videre ”koste hva det koste ville”. G hadde da heller ikke noen tro på at <strong>kommune</strong>n<br />
ville komme i et erstatningsansvar.<br />
E har vist <strong>til</strong> denne samtalen med G som bakgrunn for hans svar <strong>til</strong> Prosjekteier, og at han<br />
informerte Prosjekteier om at det var uaktuelt å endre standpunkt i eierskapspolitikken <strong>til</strong><br />
BKK selv om dette kunne skape problemer dersom Atea ble valgt leverandør. E har forklart<br />
at han ikke kan huske at G har sagt at det var uaktuelt å inngå en <strong>av</strong>tale med BKK, men at<br />
G mente man skulle gå for det økonomisk mest fordelaktige <strong>til</strong>budet.<br />
Videre har E vist <strong>til</strong> at ordet ”svindle” åpenbart er en spøk, og at ”vikarierende argumenter”<br />
også er ment ironisk. Dersom Atea kom best ut <strong>av</strong> konkurransen, kunne være at det ble<br />
behov fra bistand fra SKU <strong>til</strong> å argumentere for hvordan <strong>kommune</strong>n kunne inngå en <strong>av</strong>tale<br />
med BKK som innebar fiber, samtidig som fiberinvesteringene ble stoppet.<br />
A sendte kl 15:49 følgende SMS <strong>til</strong> Prosjektleder:<br />
115<br />
”Tjena, grabben! Viss du ikkje framleis mottar instruksar, er eg no på Arlanda, og<br />
kan nåast ein halvtime. Hej då, A”<br />
Denne SMS-en ble antakelig ikke besvart.<br />
Diskusjoner omkring evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriterier er nærmere omtalt i kapittel 20.3.
Kl 16:07 sendte Prosjektleder sin <strong>til</strong>bakemelding på <strong>til</strong>budet fra Atea med oppfordringen<br />
om å innarbeide rabatten i regnearket <strong>til</strong> Prosjekteier.<br />
Kl 16:21 mottok Prosjektleder følgende <strong>til</strong>bakemelding på e-post fra KK (Atea) med kopi<br />
<strong>til</strong> T og RR (begge Atea):<br />
116<br />
”Hei,<br />
Sender som <strong>av</strong>talt oppdatert priser på .<br />
Har samtidig oppdatert informasjon som ble diskutert på vår <strong>til</strong>budsgjennomgang<br />
vedr BKs IN telefonnummer; 05556.<br />
All trafikk som går via IN noden og inn i Trio vil generere inntekter.<br />
Som nevnt på møte, var Atea villig <strong>til</strong> å gi fra seg inntektene for denne tjenesten <strong>til</strong><br />
BK.<br />
Utsnitt <strong>av</strong> vedlagt regneark som BK etterspør:<br />
Ved å velge Atea sammen med Telenor og Trio, vil Atea motta inntekter på BKs IN<br />
telefonnummer 05556.<br />
Størelsen på dette beløpet vil variere med antall minutter som blir terminert.<br />
Atea estimerer årlig inntekt innen dette området på ca 4.700.000 NOK.<br />
Atea vil u<strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> reell terminert trafikk, garantere BK 5.000.000 NOK årlig.<br />
Beløpet vil bli kreditert BK årlig etterskuddsvis.”<br />
I kapittel 18.2.7 redegjøres det for bakgrunnen for rabatten og for <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s INnode.<br />
Denne <strong>til</strong>bakemeldingen videresendte Prosjektleder <strong>til</strong> Prosjekteier kl 16:26.<br />
Prosjekteier har i samtale med G-Partner forklart at han satt på sitt kontor sammen med<br />
Prosjektleder og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen da e-posten med <strong>til</strong>budet kom inn. Han har<br />
forklart at de gjennomgikk <strong>til</strong>budet på en projektor, og at de alle ble overrasket over<br />
innholdet i det nye <strong>til</strong>budet. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har forklart <strong>til</strong> G-Partner at han ikke<br />
husker dette møtet og da heller ikke at de gjennomgikk <strong>til</strong>budet slik Prosjekteier har<br />
forklart. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har opplyst at han denne dagen var involvert i en ”adhoc”<br />
diskusjon om <strong>til</strong>budene som kom inn kl 10:00, og at han ringte I for å rådføre seg om<br />
prinsippene for vektingen mellom de tre evalueringsområdene.<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har opplyst at det nye <strong>til</strong>budet kom inn etter at denne diskusjonen<br />
var ferdig. Prosjektleder har forklart <strong>til</strong> G-Partner at han også husker telefonsamtalen om<br />
vekting <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriteriene med I, men han er usikker på om samtalen fant sted før eller<br />
etter det nye <strong>til</strong>budet kom inn.<br />
I har forklart at Leder <strong>av</strong> styringsgruppen ringte henne en gang mellom kl 16:35 og 16:45.<br />
Samtalen fant sted mens I var på vei <strong>til</strong> flytoget, slik at hun har kunnet oppgi tidspunktet<br />
rimelig nøyaktig. Tema for samtalen var i følge I mulighetene for å benytte seg <strong>av</strong> den
marginen som var tatt for endring <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriterienes innbyrdes verdi (+/- 10%). Slik I<br />
oppfattet situasjonen ønsket Leder <strong>av</strong> styringsgruppen å undersøke om justeringsmarginen<br />
kunne benyttes for å <strong>av</strong>gjøre en konkurranse mellom to svært likeverdige <strong>til</strong>bud ved å dra<br />
opp Atea som hadde best pris. I – som ikke hadde detaljkjennskap <strong>til</strong><br />
konkurransesituasjonen – understreket at <strong>til</strong>delingsvurderingen måtte <strong>av</strong>gjøres på en annen<br />
måte. Dagen etter formidlet hun spørsmålet videre <strong>til</strong> B og C, slik at de kunne gi mer<br />
detaljerte faglige innspill <strong>til</strong> prosjektgruppen dersom det var behov for det.<br />
B har forklart at hun fikk høre fra I at I hadde blitt spurt om 10%-marginen i vektingen <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>delingskriteriene kunne brukes <strong>til</strong> å forhindre at kontrakt ble inngått med TDC. B har<br />
videre opplyst at I var sterkt imot slik bruk, og hun har tidfestet dette <strong>til</strong> tidsrommet etter<br />
andre forhandlingsmøte.<br />
B har forklart at I alltid videreformidler <strong>til</strong> sine rådgivere spørsmål som er s<strong>til</strong>t henne og<br />
som også kan bli aktuelle senere i pågående prosesser. Slik var det også denne gangen. B<br />
har videre opplyst at Prosjektleder på et senere tidspunkt hadde informert henne om at I<br />
hadde sagt at 10%-marginen ikke kunne brukes i den hensikt å velge bort en leverandør.<br />
I e-post kl 17:43 sendte Prosjekteier en møteinnkalling <strong>til</strong> E med foreslått møtetidspunkt<br />
30. april kl 11:00 <strong>til</strong> 12:00. Prosjekteier har forklart at innkallingen ble sendt på anmodning<br />
fra Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, for å kunne ha et forberedende møte med E før møtet med G<br />
senere samme dag. Tema for samtalen var både <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n og IKT Handlingsplan.<br />
A sendte kl 18:19 en ny SMS <strong>til</strong> Prosjektleder:<br />
117<br />
”Hei! I påvente <strong>av</strong> livsteikn, har eg tenkt – noko som sjølvsagt er farleg! På<br />
grunnlag <strong>av</strong> guidinga på dei to siste møta, kan me ikkje <strong>til</strong>dela på betre kval og<br />
funksj, då dei på eksplisitt spm fekk svar frå deg at det ikke ville påverka utfallet å<br />
gå nærare inn på dei små forskjellane der. Helsing A”<br />
Prosjektleder besvarte med SMS kl 18:21:<br />
”Huff, huff, huff….Tenke slike tanker!”<br />
Ateas reviderte <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21 ble lagret på prosjektallmenningen kl 18:41 <strong>av</strong><br />
Prosjektleder. Prosjektleder lagret deretter, kl 18:55, en versjon <strong>av</strong> regnearket<br />
”Temp_eval.xls” på prosjektallmenningen. Skjemaet er kun oppdatert i henhold <strong>til</strong><br />
<strong>til</strong>budene som kom inn kl 10:00 fra leverandørene.<br />
Samme versjon <strong>av</strong> regnearket ”Temp_eval.xls” ble deretter oversendt i e-post fra<br />
Prosjektleder <strong>til</strong> A. E-posten ble sendt kl 18:59, og den har emnebeskrivelsen ”Tallek…”.<br />
Prisen som er oppgitt i regnearket er basert på mottatte <strong>til</strong>bud kl 10:00.<br />
Prosjektleder sendte kl 19:12 en e-post <strong>til</strong> C, L, N, S, D, M, Prosjekteier, B, K, GG og A.<br />
E-posten har emnebeskrivelsen ”<strong>TTT</strong>; En liten oppdatering”, og den har følgende innhold:
118<br />
”Hei.<br />
Vi har jobbet med forhandlingene denne uken, med mål om å få klar en inns<strong>til</strong>ling<br />
<strong>til</strong> i morgen. Når <strong>til</strong>budene etter siste forhandlingsrunde ble gjennomgått, viser det<br />
seg at Atea og Ergo ligger så tett på hverandre, at vi valgte å vente med<br />
inns<strong>til</strong>lingen, for evt. å vurdere muligheten for en forhandlingsrunde <strong>til</strong>.<br />
Jeg kommer <strong>til</strong>bake med mer info ila neste uke. Vi satser da på å <strong>av</strong>holde<br />
prosjektmøte etter opprinnelig plan. De <strong>av</strong> dere som har vørt involvert i<br />
evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene, kan gjerne ta en gjennomgang <strong>av</strong><br />
<strong>TTT</strong>_evaluering_komplett på portalen”<br />
De samme personene mottok kl 19:28 en ny e-post fra Prosjektleder vedlagt en link <strong>til</strong><br />
ukerapport fra <strong>TTT</strong>-prosjektet uke 14 <strong>til</strong> 16 som ble lagt <strong>til</strong>gjengelig på<br />
prosjektallmenningen.<br />
E sendte kl 21:56 en møteinnkalling <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Prosjekteier og G med<br />
emnebeskrivelse ”Avklaringsmøte om <strong>TTT</strong>-<strong>av</strong>tale”. Møtetidspunktet var satt <strong>til</strong> 30. april kl<br />
14:00.<br />
18.2.6 Annen kontakt mellom <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og leverandørene 29. april<br />
18.2.6.1 Kontakt mot Atea med underleverandører<br />
I <strong>til</strong>legg <strong>til</strong> kommunikasjonen gjengitt i de foregående punktene har det vært kontakt eller<br />
forsøk på kontakt mellom <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og leverandørene 29. april 2009.<br />
Prosjekteier kontaktet E på MSN kl 12:19, og kl 12:21 sa Prosjekteier:<br />
”tok ikke mange minuttene før ttt-<strong>til</strong>byderne tok kontakt gitt”.<br />
Av samtalen fremgår det at leverandørene hadde tatt kontakt for å forhøre seg om<br />
byrådsendringene ville få noen innvirkning på prosessen relatert <strong>til</strong> BKKs rolle som<br />
underleverandør. Videre fremgår det <strong>av</strong> samtalen at leverandørene hadde vist <strong>til</strong> at G har<br />
vært såpass klar i sine uttalelser om bredbåndssatsningen <strong>til</strong> BKK.<br />
Prosjekteier har i samtale med G-Partner vist <strong>til</strong> at han ikke husker noen slik kontakt, at<br />
teksten ikke sier noe om at det er han som er kontaktet. Han har videre vist <strong>til</strong> at det er vel<br />
så naturlig at andre – kanskje særlig prosjektleder – har vært i kontakt med leverandører om<br />
endringene i Byrådet. Prosjekteier fant det heller ikke unaturlig at leverandører i <strong>TTT</strong>konkurransen<br />
kontaktet <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> etter pressekonferansen om<br />
byrådssammensetningen. Videre har Prosjekteier vist <strong>til</strong> at ordbruken hans viser at det er<br />
flere leverandører som hadde kontaktet <strong>kommune</strong>n, og at det ikke står noe om hvordan<br />
leverandørene kontaktet <strong>kommune</strong>n, slik at det kan være telefon, SMS og e-post.
Prosjekteier antar at han ville sagt det rett ut dersom det bare hadde vært Atea som<br />
kontaktet <strong>kommune</strong>n.<br />
X har i skriftlig <strong>til</strong>bakemelding <strong>til</strong> G-Partner 16. februar 2010 opplyst at han ikke er kjent<br />
med at det har forekommet kontakt mellom BKK Marked og <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> den 29.<br />
april 2009. X opplyser at han i forkant <strong>av</strong> <strong>til</strong>bakemeldingen undersøkte både med BKKs<br />
merkan<strong>til</strong>t og teknisk ansvarlige i <strong>TTT</strong>-prosessen.<br />
A har forklart at Prosjekteier har opplyst at Atea tok kontakt med ham mellom kl 12:30 og<br />
13:00. A er usikker på om Prosjekteier besvarte denne kontakten eller om det kun var et<br />
forsøk på kontakt fra Ateas side.<br />
A har i samtale med internkontrollenheten opplyst at Prosjekteier selv har informert om at<br />
han var i kontakt med representanter fra Atea den 29. april. Prosjekteier skal ha informert<br />
om at årsaken <strong>til</strong> at Ateas nye <strong>til</strong>bud ikke kom før kl 16:21, var at Atea ikke fikk tak i ham<br />
tidligere på dagen, og at han var i kontakt med Atea på ettermiddagen, muligens mellom kl<br />
14:30 og 15:00. A har forklart at Prosjekteier ga denne informasjonen i påhør <strong>av</strong> andre,<br />
blant annet Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjektleder. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har i<br />
samtale med G-Partner bekreftet at Prosjekteier i etterkant har opplyst at Atea forsøkte å<br />
kontakte Prosjektleder og Prosjekteier i tidsrommet mellom kl 10 og kl 16:21. Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen kjenner ikke detaljene i kontakten fra Atea, annet enn at de ønsket kontakt<br />
i forbindelse med det <strong>til</strong>budsarbeidet de gjorde.<br />
B har i samtale med internkontrollenheten forklart at i møtet <strong>av</strong>holdt 30. april ga både<br />
Prosjekteier og Prosjektleder uttrykk for at Atea forsøkte å komme i kontakt med dem etter<br />
<strong>til</strong>budsfristens utløp den 29. april. B har videre forklart at Prosjekteier og Prosjektleder<br />
gjentok opplysningen om at Atea tok kontakt i møtet hos 4. mai, og at de da tidfestet<br />
dette <strong>til</strong> ca kl 13:30. Også C har forklart at han har hørt at Atea forsøkte å komme i kontakt<br />
med Prosjektleder og Prosjekteier etter <strong>til</strong>budsfristens utløp 29. april. Prosjektleder har vist<br />
<strong>til</strong> at han var i Italia 30. april, slik at han ikke deltok i møtet som ble arrangert denne dagen.<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har forklart <strong>til</strong> internkontrollenheten at Prosjekteier har fortalt<br />
ham at han <strong>av</strong> og <strong>til</strong> har hatt sms-kontakt med personer fra Atea. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
har videre forklart at Atea forsøkte å få tak i Prosjektleder for å varsle om at det kom et<br />
<strong>til</strong>bud, og at Atea – etter at de ikke fikk kontakt med Prosjektleder – forsøkte å få tak i<br />
Prosjekteier.<br />
Prosjektleder har forklart at han ikke hadde kontakt med Atea ut over den kontakten han<br />
hadde pr e-post.<br />
I samtaler med G-Partner har Prosjekteier bekreftet at han hadde kontakt med<br />
representanter fra Atea den 29. april. Prosjekteier har forklart at både han og Prosjektleder<br />
ble forsøkt kontaktet <strong>av</strong> representanter fra Atea mens de satt i møte den dagen, først via<br />
telefon og siden SMS. Slik Prosjekteier oppfattet det, ønsket Atea å få en <strong>til</strong>bakemelding på<br />
119
hvilke frister de hadde for å ettersende de <strong>av</strong>klaringene Prosjektleder hadde bedt om<br />
tidligere på dagen. Atea skal ikke ha spurt om det var åpning for å sende et nytt <strong>til</strong>bud.<br />
Prosjekteier har ikke klart å tidfeste kontakten, ut over at den var ”senere” på dagen. Han<br />
husker ikke om han responderte via telefon eller SMS, men han skal ha svart noe i retning<br />
<strong>av</strong> ”…ingen tog har gått, bare send når dere er klare”. Han husker heller ikke hvem i Atea<br />
som forsøkte å komme i kontakt, men han mener det var både KK og V.<br />
I sin skriftlige <strong>til</strong>bakemelding på faktagrunnlaget for denne rapporten har Andras<br />
Prosjekteier opplyst at han så langt han kan erindre ikke hadde noen samtaler med<br />
representanter fra Atea denne ettermiddagen om <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Prosjekteier tror han<br />
muligens kan ha svart på en SMS, slik som beskrevet i forrige <strong>av</strong>snitt. Prosjekteier<br />
oppfatter ikke respons på en SMS som ”kontakt”, og han tar derfor <strong>av</strong>stand fra G-Partners<br />
omtale <strong>av</strong> hendelsesforløpet. Han har videre opplyst at Leder <strong>av</strong> styringsgruppen,<br />
Prosjektleder og han selv kun forventet bagatellmessige oppdateringer fra Atea.<br />
Prosjektleder har opplyst at han ikke husker at noen i Atea forsøkte å ta kontakt slik som<br />
beskrevet <strong>av</strong> Prosjekteier.<br />
KK har forklart at han ikke kan huske at det var noen kontakt mot <strong>Bergen</strong> Kommune om<br />
<strong>TTT</strong> prosessen fra ham selv eller andre i teamet den aktuelle dagen utover e-postene som<br />
ble sendt. RR hadde selv ikke kontakt med noen i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> den 29. april. Han er<br />
heller ikke kjent med om andre hos Atea var i kontakt med noen i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>, utover<br />
de e-poster som ble sendt med <strong>til</strong>budene. T sier han ikke var i dialog med noen i <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> den dagen, så han vet ikke hva som kan ha vært <strong>av</strong>talt. RR sier at han ikke er<br />
kjent med at det har vært kontakt mellom Atea og <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> i anledning <strong>av</strong> denne<br />
saken den 29. april i tidsrommet etter kl 10:01 og frem <strong>til</strong> revidert <strong>til</strong>bud ble sendt kl 16:21.<br />
V har opplyst at han forsøkte å nå Prosjekteier telefonisk et par ganger den 29. april, men<br />
uten hell. Vs hensikt med oppringningene var å informere om at Ateas oppdatering også<br />
ville inneholde andre elementer som tidligere var adressert i <strong>TTT</strong> prosessen, men ikke<br />
senere konkretisert.<br />
18.2.6.2 Kontakt med Ergo Group med underleverandører<br />
A har forklart <strong>til</strong> G-Partner at han 29. april hadde en telefonsamtale med OO – antakelig<br />
rundt kl 16:00 mens han var på flyplassen på Arlanda. A har opplyst at OO var nysgjerrig<br />
på hvordan det gikk i konkurransen, og at A ga <strong>til</strong>bakemelding om at han hadde hørt at<br />
Ergo Group hadde levert et ”godt <strong>til</strong>bud”, men at han ikke ga annen informasjon om<br />
konkurransesituasjonen. A har opplyst at han på dette tidspunktet ikke kjente <strong>til</strong><br />
leverandørenes styrkeforhold, og at han heller ikke hadde fått vite om det nye <strong>til</strong>budet fra<br />
Atea. Han hadde derimot fått en SMS fra Prosjektleder tidligere på dagen som viste at Ergo<br />
Group hadde levert et solid <strong>til</strong>bud.<br />
120
OO har i skriftlig <strong>til</strong>bakemelding <strong>til</strong> G-Partner 16. februar 2010 opplyst følgende:<br />
121<br />
”Det stemmer at det var kontakt den 29. april etter fristen kl. 10.00 ved at det var<br />
sendt en sms med spørsmål om det passet med en samtale i løpet <strong>av</strong> dagen og<br />
senere en kort samtale som ble raskt <strong>av</strong>sluttet da A befant seg på en flyplass med<br />
dårlig batteri og telefoner som måtte taes. Innholdet i kommunikasjonen var i<br />
hovedsak om en kunne si at konkurransen ville <strong>av</strong>sluttes, gå <strong>til</strong> inns<strong>til</strong>ling og videre<br />
politisk behandling den uken basert på innkomne <strong>til</strong>bud slik det var klart opplyst i<br />
forhandlingsmøte 28. april, altså om de g<strong>av</strong> grunnlag for å kunne kåre en vinner.<br />
Svaret som var gitt var at det ikke kunne opplyses og at A som var på reise selv<br />
heller ikke var oppdatert. Denne samtalen fant så vidt jeg husker sted rundt 16.30-<br />
17.00.”<br />
Etter samtalen med OO, og før han gikk på flyet kl 19:00, snakket A med Prosjektleder på<br />
telefon. A ble da gjort kjent med det nye <strong>til</strong>budet fra Atea. A har videre opplyst at<br />
Prosjektleder informerte om at han hadde endret på scoringen på <strong>til</strong>delingskriteriene<br />
kvalitet og funksjonalitet. Etter denne samtalen bestemte A seg for å skrive<br />
bekymringsmeldingen som er omtalt i kapittel 18.3.2.<br />
18.2.7 Grunnlaget for Ateas rabatt kl 16:21<br />
I Ateas reviderte <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21 gis det en rabatt på kr 5 millioner som ikke var<br />
inntatt i <strong>til</strong>budet kl 10:01:<br />
”Ved å velge Atea sammen med Telenor og Trio, vil Atea motta inntekter på BKs<br />
IN-telefonnummer 05556. Størrelsen på dette beløpet vil variere med antall minutter<br />
som blir terminert.<br />
Atea estimerer årlig inntekt innen dette området på ca 4.700.000 NOK.<br />
Atea vil u<strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> reell terminert trafikk, garantere BK 5.000.000 NOK årlig.<br />
Beløpet vil bli kreditert BK årlig etterskuddsvis.”<br />
Rabatten er altså knyttet opp mot BKs IN-telefonnummer 05556, og Atea henviser <strong>til</strong> en<br />
omtale <strong>av</strong> dette nummeret på <strong>til</strong>budsgjennomgangen. Atea fremholder at det i dette møtet<br />
ble nevnt at Atea kunne være villige <strong>til</strong> å gi fra seg disse inntektene <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
Femsifrede nummer er et begrenset gode som leies ut eller selges fra Post- og tele<strong>til</strong>synet.<br />
Det er dyrere å ringe <strong>til</strong> slike nummer, og fortjenesten deles mellom eieren/forvalteren og<br />
Post- og tele<strong>til</strong>synet. I dag er det Intelecom som drifter IN-nummer i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
Trio er et programsystem som går lokalt hos <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og som gir støtte både <strong>til</strong> de<br />
som sitter sentralt og tar imot inngående samtaler (ekspedientstøtte), og <strong>til</strong> et kontaktsenter<br />
(kø for fordeling <strong>til</strong> saksbehandler). En forutsetning for begge disse systemene er at de<br />
inngående samtalene går <strong>til</strong> nr 05556. Trio holder kontroll med hvem som ringer og hvor
vedkommende skal. Dette er en tjeneste <strong>til</strong> publikum som ikke trenger å vite hvem man<br />
skal <strong>til</strong>, men <strong>til</strong> gjengjeld betaler publikum noe mer for samtalen.<br />
Samtlige <strong>av</strong> de <strong>til</strong>stedeværende har bekreftet at fordeling <strong>av</strong> inntekter ved bruk <strong>av</strong> INnummer,<br />
herunder rabatten på kr 5 millioner, ikke var et tema på forhandlingsmøtet 28.<br />
april.<br />
Telenors bid manager i konkurransen, SS, har opplyst <strong>til</strong> G-Partner at Telenors siste<br />
kontakt med Atea i anledning <strong>til</strong>bud som underleverandør i konkurransen var en e-post 28.<br />
april 2009 vedrørende reduksjon <strong>av</strong> prisene for telefontrafikk. SS har videre opplyst at<br />
Telenor ikke ga noe økonomisk bidrag <strong>til</strong> prisreduksjonen i Ateas <strong>til</strong>bud inngitt 29. april kl<br />
16:21.<br />
KK som sendte <strong>til</strong>budet på vegne <strong>av</strong> Atea, har forklart at oppmerksomheten mot INprovisjoner<br />
kom under arbeidet med å jobbe inn de i regnearket. Atea har flere<br />
<strong>av</strong>taler med andre kunder gjennom Telenor hvor kundene innrømmes en rabatt ved bruk <strong>av</strong><br />
IN-nummer, og de så mulighetene for å gi en slik rabatt også <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. KK har<br />
videre forklart at Atea hadde tatt spørsmålet om fordeling <strong>av</strong> inntekter knyttet <strong>til</strong> INnummeret<br />
opp med <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> i et <strong>av</strong> de første møtene, trolig under<br />
<strong>til</strong>budspresentasjonen. Temaet døde imidlertid hen, og det ble ikke forfulgt etter møtet.<br />
Tilbudspresentasjonen Atea ga <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> 9. februar 2009, underbygger at<br />
fordeling <strong>av</strong> inntekter ved bruk <strong>av</strong> IN-nummer var et tema. På lysbildepresentasjonen som<br />
ble brukt under <strong>til</strong>budspresentasjonen står ”Åpen for markedsstøtte på 05556 <strong>til</strong>bakeført <strong>til</strong><br />
BK” oppført under temaet ”mobil- og fast telefoni”.<br />
KK har i samtale med G-Partner forklart at rabattens størrelse ble fastsatt etter at Atea<br />
hadde gjort noen beregninger <strong>av</strong> den kritiske grensen for hvor stor rabatt de kunne gi hvis<br />
de fikk <strong>av</strong>talen med <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Denne beregningen var ikke uproblematisk fordi<br />
Atea ikke hadde eksakt informasjon om trafikken på IN-nummeret, og de måtte følgelig<br />
gjøre et kvalifisert anslag. Basert på deres antakelser kom de frem <strong>til</strong> at nummeret ville<br />
generere årlige inntekter på ca 4,7 millioner kroner. Beregningene deres indikerte at de<br />
risikerte et tap på ca kr 1 millioner dersom deres anslag på bruken <strong>av</strong> nummeret var feil.<br />
KK har forklart at det ikke var kontakt mot Ateas underleverandører i forbindelse med<br />
beregningene.<br />
KK og RR besluttet å legge <strong>til</strong> rabatten og sende <strong>til</strong>budet <strong>av</strong> gårde. KK har forklart at dette<br />
gikk fort, og at det kun ble gitt en kort orientering <strong>til</strong> RR før <strong>til</strong>budet ble sendt. For å sikre<br />
at rabatten ble gitt full uttelling i <strong>kommune</strong>ns beregning <strong>av</strong> Ateas <strong>til</strong>budspris, ble det<br />
garantert for en årlig rabatt på kr 5 millioner<br />
Den ekstra rabatten i <strong>til</strong>budet kl 16:21 knyttes <strong>til</strong> vedlegg 1H – telefonidrift. KK har<br />
forklart at Atea forsto det slik at Prosjektleder i e-posten sendt kl 11:31 ga en utvidet frist<br />
<strong>til</strong> å oppdatere regnearket 1H – telefonidrift – hvor Trio inngikk. Han har videre forklart at<br />
Atea uansett ikke risikerte noe mer enn at den ekstra rabatten ble forkastet.<br />
122
18.3 Videre arbeid etter andre forhandlingsrunde<br />
18.3.1 Politiske <strong>av</strong>klaringer og videre fremdrift<br />
Torsdag 30. april kl 14:00 ble det <strong>av</strong>holdt et møte vedrørende status i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Til<br />
stede var Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Prosjekteier og E mens G deltok pr telefon.<br />
I møtet redegjorde Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier for status i konkurransen, og<br />
problems<strong>til</strong>lingen knyttet <strong>til</strong> <strong>til</strong>budet fra Atea kl 16:21 ble diskutert. Gs <strong>til</strong>bakemelding var<br />
at dette <strong>til</strong>budet skulle aksepteres såfremt det var rettslig grunnlag for det, og G ba om at<br />
SKU undersøkte hva som var korrekt rettslig fremgangsmåte.<br />
E har i skriftlig forklaring <strong>til</strong> G-Partner opplyst at SKU hadde fått beskjed om å undersøke<br />
hvor store fiberinvesteringer det eventuelt ville være snakk om såfremt kontrakten ble<br />
<strong>til</strong>delt Atea med BKK som underleverandør. Statkraft hadde tidligere benyttet sin vetorett<br />
på investeringer over 30 millioner kroner, og det var tvilsomt at Statkraft ville gå med på at<br />
styret kunne godkjenne investeringen som Ateas <strong>til</strong>bud innebar. E har videre opplyst at<br />
SKU i møtet antydet at investeringen ville få et omfang på rundt 40-50 millioner kroner<br />
over et par år, og det var grunn <strong>til</strong> å anta at en slik investering ville kunne aksepteres <strong>av</strong><br />
styret/Statkraft.<br />
Etter møtet sendte Prosjekteier kl 15:51 ut en innkalling <strong>til</strong> et møte 4. mai kl 08:30 <strong>til</strong> 09:30<br />
i s lokaler. Innkalte <strong>til</strong> møtet var Prosjektleder, A og C, mens B sto som kopiadressat.<br />
B ble invitert med på møtet om kvelden 3. mai. Prosjektleder sendte invitasjon pr e-post kl<br />
22:02, og han varslet også om møtet og hennes deltakelse på SMS.<br />
18.3.2 As bekymringsmelding og oppfølgningen <strong>av</strong> denne<br />
Torsdag 30. april kl 11:28 sendte A følgende e-post <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og<br />
Prosjekteier:<br />
123<br />
”Hei!<br />
På grunnlag <strong>av</strong> følgende ønsker jeg at vi tar et møte og diskuterer situasjonen i<br />
prosjektet.<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har over flere år bygd opp et svært godt rykte som offentlig<br />
innkjøper, trolig helt i toppen. Dette har vært og er en viktig styrke i vårt møte<br />
med leverandørene, og fører <strong>til</strong> at vi kan føre gode og harde forhandlinger hvor<br />
leverandørene stoler på oss gjennom prosessen.
124<br />
I og med at det blir inngått meget store kontrakter hvert år, er dette en ressurs som<br />
får betydning for <strong>kommune</strong>ns resultater.<br />
Regelverket rundt offentlige <strong>anskaffelse</strong>r kan <strong>til</strong> tider være tungvindt, byråkratisk<br />
og gi oss mye arbeid. Det er likevel et positivt mål med dette regelverket som i<br />
det lange løp skal gi oss de best mulige <strong>av</strong>taler, i et rett forhold mellom pris og<br />
ytelse: Konkurransene skal bygge på likebehandling og forutsigbarhet for<br />
<strong>til</strong>byderne.<br />
Det er en fast del <strong>av</strong> disse prosessene at <strong>av</strong>taler går ut og lyses ut på ny. I<br />
<strong>av</strong>talenes levetid er det viktig for oss å bygge opp et godt forhold <strong>til</strong><br />
leverandørene som våre partnere. Når <strong>av</strong>talene skal fornyes er det like viktig at vi<br />
tar et steg <strong>til</strong>bake fra dette forholdet og forholder oss slik at den beste kan vinne.<br />
Det vil da <strong>av</strong> og <strong>til</strong> bli andre enn vi hadde ventet, men hvis de vinner, er det fordi<br />
prosessen viser at de faktisk er best i forhold <strong>til</strong> hva vi har spurt om, og det vil<br />
komme oss <strong>til</strong> gode i lengden.<br />
I den pågående prosessen rundt <strong>TTT</strong> har vi dessverre flere ganger vært like i<br />
nærheten <strong>av</strong> å bryte mot kr<strong>av</strong>et om likebehandling og forutsigbarhet. Det har bl.a.<br />
<strong>til</strong>synelatende vært kontakter/informasjonsflyt <strong>til</strong> en <strong>av</strong> partene i strid med god<br />
forhandlingsskikk, og det har vært vurdert å snu på prosessen for å gi en <strong>av</strong><br />
deltakerne fordeler. På lengre sikt vil dette kunne undergr<strong>av</strong>e eller frata oss<br />
posisjonen som en høyt ansett innkjøper, noe som vil gi en kostnad vesentlig over<br />
verdien <strong>av</strong> en enkelt <strong>av</strong>tale. Dette vil skje innad i bransjen u<strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> i hvilken<br />
grad det når offentligheten, men det er også en betydelig risiko for å h<strong>av</strong>ne i<br />
rettsaker (ikke "bare" KOFA) - ved siden <strong>av</strong> tap <strong>av</strong> renommé, både for BK og<br />
enkeltdeltakere, vil det kunne handle om at klager kan bli <strong>til</strong>kjent positiv<br />
kontraktsinteresse m.m.<br />
Noen eksempler fra denne prosessen (ikke uttømmende):<br />
• Prosessen blir kraftig forsinket i forsøket på å få Atea <strong>til</strong> å skifte "hest", og<br />
leverandørene ble gitt anledning <strong>til</strong> å rekalkulere <strong>til</strong>budene uten at det var knyttet<br />
<strong>til</strong> den pågående prosessen (s.a. Atea kunne få inn nye tall med Telenor).<br />
Samtidig skjedde det liten framgang i selve <strong>til</strong>buds<strong>av</strong>klaringene. Leverandørene<br />
hadde fått beskjed om at målet var å gå <strong>til</strong> sluttforhandlinger med to stk når<br />
<strong>av</strong>klaringsrundene var over.<br />
• Atea står på sin opprinnelige konstellasjon, men kommer i forhold <strong>til</strong> prosessen<br />
nokså uformidlet med en kraftig prisreduksjon.<br />
• Det blir anbefalt å gå <strong>til</strong> sluttforhandlinger med Atea, da vi har nok informasjon<br />
om <strong>til</strong>budenes innhold <strong>til</strong> å ta resten i kontraktsforhandlingene. Dette er<br />
fullstendig i strid med all informasjon gitt <strong>til</strong> <strong>til</strong>byderne, og vil medføre at ikke<br />
alle får samme anledning <strong>til</strong> å inngi sine siste <strong>til</strong>bud.
125<br />
• På prosjektets anbefaling blir det så innkalt <strong>til</strong> en sluttrunde hvor alle skal få<br />
komme med sine siste <strong>til</strong>bud. Situasjonsvurderingen i prosjekt er at <strong>til</strong>budene er<br />
så like på kvalitet og funksjonalitet, at det vil gå <strong>til</strong> den som har best pris. Status i<br />
sammenligning på kvalitet og funksjonalitet på dette tidspunktet var at det var<br />
små marginer, men at Ergo lå litt foran.<br />
• I forberedelsen <strong>til</strong> disse møtene blir det sagt at Ergo er tatt først slik at siste<br />
leverandør, Atea, skal få anledning <strong>til</strong> å respondere på eventuelle prisreduksjoner<br />
som måtte komme fra Ergo. Dette blir kraftig møtegått fra alle andre i prosjektet<br />
som uetisk og i strid med alle regler om likebehandling og blir deretter frafalt.<br />
• På sluttforhandlingsmøtet blir BK kritisert kraftig for prosessen, blant annet for at<br />
leverandørene ikke har fått anledning <strong>til</strong> å gjennomdrøfte innholdet i <strong>til</strong>budene<br />
(kvalitet og funksjonalitet) og fått sikret seg at disse er innenfor hva BK ønsker,<br />
uten viktige <strong>av</strong>vik hverken oppover eller nedover. Det er spesielt Ergo som<br />
målbærer dette. Prosjektleder forklarer da tydelig at BK vurderer <strong>til</strong>budene som<br />
likeverdige på kvalitet og funksjonalitet, og at det ikke anses nødvendig. Dette<br />
blir akseptert.<br />
• Det blir så sagt uttrykkelig at dette er siste <strong>til</strong>bud, man må gi det som måtte være<br />
igjen å gi, og det må være inne hos BK innen onsdag kl 10. Det blir fra Ergo<br />
skissert hvilken størrelsesorden de tenker å redusere, og de får bekreftet at dette er<br />
i tråd med gitt guiding. Det blir også påpekt at andre finalist har fått samme<br />
guiding, og har mulighet for å justere.<br />
• Tilsvarende blir sagt <strong>til</strong> Atea, som kommer med noen prisreduksjoner, og gir klart<br />
inntrykk <strong>av</strong> at de nå har gitt alt.<br />
• I påvente <strong>av</strong> svarene arbeider prosjektleder videre på egenhånd med<br />
evalueringsskjema. På telefon <strong>til</strong> undertegnede blir det antydet at disse er blitt<br />
justert <strong>til</strong> å gi Atea ledelsen, ikke i tråd med diskusjonene i prosjektet, men ut fra<br />
et "oppfattet" ønske fra oppdragsgiver.<br />
• Svarene kommer innenfor fristen. Det viser seg at Ergo har gått vesentlig lenger<br />
enn noen hadde regnet med (slik sett har siste runde gitt BK en utgiftsreduksjon<br />
på kanskje 25 %, en akseptabel uttelling for innsatsen), og er vesentlig bedre<br />
uansett hvordan det regnes.<br />
• Etter at fristen helt klart er ute, kommer på forespørsel fra BK en<br />
<strong>av</strong>klaring/oppdatering fra Atea hvor man samtidig har "funnet" 5 ekstra millioner<br />
per år, og slik sett utlignet en del <strong>av</strong> forskjellen. (Undertegnede ble ikke<br />
informert/involvert i det som skjedde onsdag, og har fortsatt ikke fått se dette<br />
innspillet.)<br />
• Det antydes en ny siste forhandlingsrunde med de to finalistene om hele løsingen.<br />
Etter undertegnedes mening, må de siste 5 millionene <strong>av</strong>vises, da det var gitt en<br />
klar og utvetydig frist.<br />
Det vil også være helt i strid med kr<strong>av</strong>et om forutsigbarhet å kalle inn <strong>til</strong> en ny<br />
runde, i det de er gitt utvetydig <strong>til</strong>bakemelding på at BK ikke så behov for en<br />
nærmere gjennomgang <strong>av</strong> detaljene her før kontraktsforhandling, og deltakerne
126<br />
har <strong>av</strong>gitt sine siste <strong>til</strong>bud under klar forståelse <strong>av</strong> at det skulle være siste <strong>til</strong>bud.<br />
Det ligger åpenbare taktiske <strong>av</strong>veininger <strong>til</strong> grunn for alle, når det gjelder<br />
inngivelse <strong>av</strong> slut<strong>til</strong>bud, og å introdusere en ny siste runde når kruttet er <strong>av</strong>brent<br />
undergr<strong>av</strong>er fullstendig partenes mulighet for å gjennomføre en (for dem) taktisk<br />
god forhandling. Vi kan ikke la nummer to prøve på nytt når konkurrentens kort<br />
er kjent. Selv om klagende parter ikke vil være kjent med alle deler <strong>av</strong> prosessen,<br />
vil de ha mer enn nok <strong>til</strong> å s<strong>til</strong>le oss <strong>til</strong> veggs, og vi vil stå svært svakt.<br />
Undertegnede vil på grunnlag <strong>av</strong> ovenstående sterkt anbefale at vi nå gjør som det<br />
er informert om <strong>til</strong> <strong>til</strong>byderne: Går gjennom alt, gjør en grundig evaluering og et<br />
valg på bakgrunn <strong>av</strong> dete, og så lager en god inns<strong>til</strong>ling. Eventuelle<br />
detalj<strong>av</strong>klaringer, dimensjoneringsvalg etc tas i kontraktsforhandling med den<br />
leverandør som blir valgt. At det nå blir tid <strong>til</strong> å skrive en god inns<strong>til</strong>ling, vil gjøre<br />
at vi står vesentlig sterkere når valget blir anfektet <strong>av</strong> tapende deltakere.”<br />
A har i skriftlig redegjørelse <strong>til</strong> G-Partner forklart at det første han gjorde da han kom på<br />
jobben denne dagen var å skrive bekymringsmeldingen. På dette tidspunktet hadde han<br />
ikke sett det nye <strong>til</strong>budet fra Atea, noe som også fremgår <strong>av</strong> e-posten. Han var imidlertid<br />
gjort kjent med at Atea hadde inngitt et nytt <strong>til</strong>bud med en prisreduksjon på kr 5 millioner.<br />
A mener han ble gjort kjent med at nye forhandlingsrunder ble vurdert gjennom<br />
Prosjektleders e-post <strong>til</strong> forhandlingsgruppen 29. april kl 19:12 som han trolig leste rett før<br />
han forfattet bekymringsmeldingen.<br />
Prosjekteier besvarte As bekymringsmelding i e-post sendt kl 11:58 med kopi <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen:<br />
”Hei A!<br />
Jeg registrerer dine bekymringer, men skal ikke gå inn på enkeltpunkter. Når det<br />
gjelder din <strong>av</strong>sluttende anbefaling, så deler vi din oppfatning, og det er vår intensjon<br />
på å bruke rimelig med tid på å forberede inns<strong>til</strong>lingen basert på en grundig<br />
evaluering. Det er på det nåværende tidspunkt ikke aktuelt med ytterligere<br />
forhandlinger. Dersom du ønsker å drøfte dette nærmere, ber jeg om at du tar<br />
kontakt med meg.”<br />
Prosjekteier har opplyst i skriftlig redegjørelse <strong>til</strong> G-Partner at dette svaret ble skrevet i<br />
etterkant <strong>av</strong> et møte han hadde med Leder <strong>av</strong> styringsgruppen hvor innholdet i As e-post<br />
ble gjennomgått, og at innholdet i svaret er i tråd med hva Leder <strong>av</strong> styringsgruppen ønsket<br />
at han skulle skrive.<br />
A svarte slik i e-post sendt Prosjekteier kl 12:08 med kopi <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen:<br />
”Hei igjen!<br />
Det er ikke behov for å gå inn på eksemplene, hovedpoenget var å vise områder vi<br />
kan få problemer (og for øvrig et ønske om å sikre oss ryddige prosesser). Det<br />
viktigste var at vi må overholde det vi sa i forhandlingene om at det var siste runde,<br />
og at alle har samme vilkår å fremme sine <strong>til</strong>bud, så det er bra! Det er også viktig at
127<br />
vi ikke tar inn prisjusteringer som kom etter <strong>til</strong>budsfristen. Hvilke tidsramme har vi<br />
for det videre arbeidet – eller blir det <strong>av</strong>klart seinere i dag?”<br />
Samme dag ble det <strong>av</strong>holdt et møte på Leder <strong>av</strong> styringsgruppens kontor for å diskutere<br />
hvordan man skulle forholde seg <strong>til</strong> Ateas <strong>til</strong>bud innkommet 29. april kl 16:21. I <strong>til</strong>legg <strong>til</strong><br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, deltok, Prosjekteier, A og C i møtet. Tilbudet ble ikke lagt frem i<br />
møtet, men det ble diskutert om man kunne akseptere et <strong>til</strong>bud som kom inn etter fristen kl<br />
10.<br />
Etter møtet mottok A kl 15:51 innkallingen <strong>til</strong> ”Statusmøte <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n” den 4. mai<br />
fra Prosjekteier. A godkjente møteinnkalingen kl 16:12 før han gikk fra arbeid den dagen.<br />
Senere på dagen har Prosjekteier forsøkt å komme i kontakt med A, men A var da opptatt<br />
med private gjøremål. Prosjekteier sendte derfor A en SMS hvor han ga beskjed om at A<br />
bare kunne ta kontakt når det passet ham.<br />
Søndag 3. mai ringte A <strong>til</strong> Prosjekteier. A har forklart at samtalen var helt ukontroversiell,<br />
og at Prosjekteier gjentok det han hadde skrevet i sitt svar på bekymringsmeldingen. Etter<br />
dette oversendte Prosjekteier kl 22:03 kopi <strong>av</strong> Ateas <strong>til</strong>bud innsendt 29. april kl 16:21.<br />
Som nevnt i forrige punkt var Prosjektleder og Prosjekteier i kontakt om kvelden 3. mai<br />
vedrørende invitasjon <strong>av</strong> B <strong>til</strong> møtet hos dagen etter. I denne forbindelse sendte<br />
Prosjekteier også en e-post <strong>til</strong> Prosjektleder kl 23:29 hvor han påpekte at de måtte være<br />
forberedt på diskusjon om aksept <strong>av</strong> de fem millionene, og at A var kritisk.<br />
18.3.3 Møte 4. mai 2009 hos<br />
Statusmøte ble <strong>av</strong>holdt hos 4. mai mellom kl 08:45 og kl 10:45. Det ble ikke skrevet<br />
referat fra møtet. Beskrivelsen nedenfor er derfor basert på annen <strong>til</strong>gjengelig<br />
dokumentasjon – først og fremst e-post fra C 5. mai 2009 – og forklaringene <strong>til</strong> de som<br />
deltok i møtet.<br />
I møtet deltok fra prosjektgruppen Prosjektleder, A, B og C. Fra styringsgruppen deltok<br />
Prosjekteier mens J deltok i deler <strong>av</strong> møtet. I <strong>til</strong>legg deltok R ( ) i deler <strong>av</strong> møtet.<br />
Det er noe uklart hvilken rolle R hadde i møtet. Prosjekteier har forklart at R var <strong>til</strong> stede<br />
fordi R og Prosjekteier i forkant <strong>av</strong> dette møtet hadde hatt et møte i forbindelse med et<br />
annet prosjekt, og at sistnevnte møte fortsatte etter møtet angående <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n.<br />
Prosjekteier har videre vist <strong>til</strong> at R er ansvarlig partner for s leveranser <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> og en nær rådgiver for Prosjekteier og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen. Prosjekteier så<br />
det derfor som uproblematisk at R var <strong>til</strong> stede under møtet.<br />
A har forklart at Prosjekteier i statusmøtet 4. mai ikke ga uttrykk for de samme<br />
synspunktene som han hadde gjort i deres telefonsamtale kvelden før, men at Prosjekteier<br />
primært ønsket å akseptere Ateas <strong>til</strong>bud kl 16:21. B og C har også forklart at Prosjekteier
ønsket å akseptere <strong>til</strong>budet inngitt om ettermiddagen 29. april. Prosjekteier har forklart at<br />
han kun opptrådte i henhold <strong>til</strong> direktiv han hadde fått <strong>av</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og<br />
ledelsen over Leder <strong>av</strong> styringsgruppen. I denne forbindelse har Prosjekteier vist <strong>til</strong> Gs<br />
uttalte holdnig <strong>til</strong> <strong>til</strong>budet fra Atea i møtet <strong>av</strong>holdt 30. april.<br />
I e-post sendt I 5. mai kl 11:03 beskrev C og B hvordan møtet forløp. E-posten ble sendt fra<br />
C og omtales nærmere i kapittel 18.3.5. C og B skrev at tema for statusmøtet var om<br />
<strong>til</strong>budet fra Atea kl 16:21 kunne vektlegges i <strong>til</strong>budsevalueringen, samt hvilken adgang det<br />
var <strong>til</strong> å gjøre endringer i bedømmelsen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene uten at denne var forankret i ny<br />
informasjon inngitt <strong>av</strong> leverandørene. De viste videre <strong>til</strong> at de sammen med A, i møtet<br />
fremholdt at det ikke var anledning <strong>til</strong> å legge vekt på <strong>til</strong>budet inngitt kl 16:21. Videre<br />
skrev C og B at det ble konkludert med at prosjektgruppen skulle gå gjennom endringene i<br />
evalueringsmatrisen for å ettergå og verifisere de foretatte endringene i matrisen. C og B<br />
viste også <strong>til</strong> at prosjektgruppen ble gitt i oppdrag å utarbeide en inns<strong>til</strong>ling <strong>til</strong><br />
styringsgruppen på valg <strong>av</strong> leverandør basert på <strong>til</strong>budene 29. april kl 10. Denne<br />
inns<strong>til</strong>lingen skulle styringsgruppen vurdere – og eventuelt returnere <strong>til</strong> prosjektgruppen<br />
med pålegg om å innarbeide Ateas <strong>til</strong>bud kl 16:21.<br />
18.3.4 Innkalling <strong>til</strong> tredje forhandlingsrunde og forberedelse <strong>til</strong> forhandlinger<br />
Videre forløp <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-prosessen ble ikke forelagt styringsgruppen <strong>til</strong> <strong>av</strong>gjørelse i et<br />
styringsgruppemøte. Etter møtet i fortsatte en uformell diskusjon i SKUs lokaler om<br />
hva man skulle gjøre videre. I diskusjonen deltok Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Prosjekteier,<br />
Prosjektleder og A, mens forhandlingsgruppens medlemmer fra innkjøpsenheten (B og C)<br />
ikke deltok.<br />
I diskusjonen fastholdt Prosjekteier at Ateas <strong>til</strong>bud kl 16:21 skulle godtas, mens A fastholdt<br />
at man skulle basere seg på leverandørenes <strong>til</strong>bud kl 10:00. Etter hvert ble enda et alternativ<br />
vurdert – gjennomføring <strong>av</strong> en tredje forhandlingsrunde. Utfallet <strong>av</strong> diskusjonen ble at<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen <strong>av</strong>gjorde at det ble gjennomført en ny forhandlingsrunde mellom<br />
leverandørene. Rekkefølgen i forhandlingene ble <strong>av</strong>gjort ved myntkast.<br />
Prosjektleder sendte følgende innkalling <strong>til</strong> MM (Ergo Group) 5. mai kl 01:03:<br />
128<br />
”Hei,<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> inviterer Ergo Group <strong>til</strong> forhandlingsmøte torsdag 7. mai kl 12.00<br />
– 14.00 i forbindelse med deres <strong>til</strong>bud på EØS 018-2008, Ramme<strong>av</strong>tale for levering<br />
<strong>av</strong> integrerte kommunikasjonstjenester <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Møtet <strong>av</strong>holdes i<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s lokaler i Rosenkrantzgt 3. ¨<br />
Ergo Group vurderes p.t. <strong>til</strong> å ha det nest beste <strong>til</strong>budet, med knapp margin. Ergo<br />
Group gis derfor anledning <strong>til</strong> å oppdatere sitt <strong>til</strong>bud i dette forhandlingsmøtet.<br />
Andre leverandører gis i samme tidsrom anledning <strong>til</strong> å oppdatere sitt <strong>til</strong>bud.
129<br />
Vennligst gi <strong>til</strong>bakemelding på om dere kan s<strong>til</strong>le på møtet, og evnt. hvem som<br />
kommer.<br />
Tilstede fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> vil være:<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen –<br />
Prosjekteier –<br />
A –<br />
B – Innkjøpsseksjonen<br />
C – Innkjøpsseksjonen<br />
Prosjektleder – Prosjektleder”<br />
Til T (Atea) sendte Prosjektleder kl 01:04 følgende innkalling:<br />
”Hei,<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> inviterer Atea <strong>til</strong> forhandlingsmøte torsdag 7. mai kl. 09:00 –<br />
11.00 i forbindelse med deres <strong>til</strong>bud på EØS 018-2008, Ramme<strong>av</strong>tale for levering<br />
<strong>av</strong> integrerte kommunikasjonstjenester <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Møtet <strong>av</strong>holdes i<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s lokaler i Rosenkrantzgt. 3.<br />
Atea vurderes p.t. å ha det ledende <strong>til</strong>budet totalt sett. Andre leverandører gis i<br />
samme tidsrom anledning <strong>til</strong> å oppdatere sitt <strong>til</strong>bud, <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ønsker derfor<br />
at også Atea vurderer sitt <strong>til</strong>bud.<br />
Vennligst gi <strong>til</strong>bakemelding på om dere kan s<strong>til</strong>le på møtet, og evnt. hvem som<br />
kommer.<br />
Tilstede fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> vil være:<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen –<br />
Prosjekteier –<br />
A –<br />
B – Innkjøpsseksjonen<br />
C – Innkjøpsseksjonen<br />
Prosjektleder – Prosjektleder”<br />
På grunn <strong>av</strong> den sene innkallingen ble begge leverandørene i forkant oppringt <strong>av</strong><br />
Prosjektleder, for å gi dem mest mulig tid <strong>til</strong> å forberede forhandlingsmøtet.<br />
Både Atea og Ergo Group bekreftet i e-poster at de s<strong>til</strong>te i forhandlingsmøtet. Ateas<br />
bekreftelse ble sendt <strong>av</strong> T 5. mai kl 13:22, og han opplyste at han selv, RR og KK ville<br />
s<strong>til</strong>le i møtet. Ergo Groups bekreftelse ble sendt <strong>av</strong> MM 5. mai kl 14:11, og han opplyste at<br />
han selv og NN s<strong>til</strong>te fra Ergo Group, mens PP og OO s<strong>til</strong>te fra TDC og QQ s<strong>til</strong>te fra<br />
Intelecom.
D sendte om morgenen 5. mai en e-post <strong>til</strong> Prosjektleder kl 09:58 hvor han ba om en<br />
<strong>til</strong>bakemelding på hva som var målet med tredje forhandlingsrunde. Prosjektleder svarte i<br />
e-post 12:27 at målet med forhandlingene var<br />
a) å få et grunnlag for å skille leverandørene bedre enn det man gjorde på det<br />
tidspunktet<br />
b) hvis ikke man oppnådde a), var formålet å få sikkerhet for at nok steiner var snudd<br />
selv om det var close race.<br />
D ga følgende merknader <strong>til</strong> Prosjektleders svar i e-post 6. mai kl 08:29:<br />
130<br />
”Høres bra ut. Ta gjerne en prat med A i forhold <strong>til</strong> å sette en verdi på bytte <strong>av</strong><br />
linjeleverandør. TT har veldig mye detaljer <strong>til</strong>gjengelig på hva dette kostet forrige<br />
gang, og hvilke utfordringer som forekom. Det bør i hvert fall forsøkes kvantifisert<br />
og tas med i beregningene. Skulle Atea gå <strong>av</strong> med seieren med 0,2 %, blir jeg<br />
ekstremt overrasket hvis ikke Ergo klager, og vinner frem, nettopp pga det punktet.”<br />
I e-post 5. mai kl 12:35 sendte Prosjekteier på vegne <strong>av</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen ut<br />
innkalling <strong>til</strong> forberedelsesmøte for tredje forhandlingsrunde. Innkallingen gikk <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen, C, B, Prosjektleder og A med følgende påtegning:<br />
”Ber om at Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og jeg gis en oppsummering <strong>av</strong><br />
forhandlingssituasjonen før torsdagens forhandlinger, og at vi <strong>av</strong>stemmer<br />
målsetning og roller.”<br />
Senere samme dag, 5. mai kl 16:34, sender Prosjektleder utkast <strong>til</strong> ukerapport for uke 18 på<br />
e-post <strong>til</strong> Prosjekteier med spørsmål om det er ok å sende den slik. Under punktet ”status” i<br />
ukerapporten har Prosjektleder skrevet:<br />
”Prosjektet ligger ca. to uker etter opprinnelig plan,, da <strong>til</strong>bakemeldinger fra<br />
leverandørene i 2. forhandlingsrunde ble utsatt, ref SG-møte 1 april. Videre ble det<br />
besluttet å gjennomføre en runde med forhandlinger i uke 19.”<br />
Under punktet ”Leverandører” er følgende tekst foreslått:<br />
”Det ble gjennomført forhandlingsmøte med Atea og ErgoGroup 28/04, og<br />
<strong>til</strong>bakemeldinger fra dette møtet ble mottatt 29/04. Etter evalueringen <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>bakemeldingene, ble det besluttet å utsette inns<strong>til</strong>lingen <strong>til</strong> styringsgruppen”<br />
Forslaget er identisk med endelig tekst i ukerapport for uke 18 som 18. mai ble lagt inn på<br />
prosjektweben.<br />
Dagen etter, 6. mai, oversendte Prosjektleder to vedlegg <strong>til</strong> Prosjekteier i e-poster kl 11:50<br />
og 11:51. Vedleggene gjelder presentasjon <strong>av</strong> behovsanalysen for <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n som<br />
ble gjennomført høsten 2008, blant annet med kartlegging <strong>av</strong> den eksisterende <strong>av</strong>talen med<br />
TDC. Presentasjonen <strong>av</strong> den eksisterende løsningen ga følgende konklusjoner:
131<br />
• Brukerne er generelt sett ikke fornøyde med dagens tjeneste<strong>til</strong>bud<br />
• Dagens <strong>av</strong>tale har ikke fungert optimalt<br />
• Ikke godt nok organisert og dagens leverandør har skuffet.<br />
o Vi må tenke hele verdikjeden og ikke bare om utstyret fungerer<br />
o Vi må spesifisere alle ønskene i <strong>av</strong>talen<br />
o Oppstartsfase kritisk for suksess<br />
18.3.5 Bekymringsmelding fra C og B<br />
Innkjøpsenhetens medarbeidere i prosjektgruppen ble kjent med innkallingen <strong>til</strong> nye<br />
forhandlingsrunder om morgenen 5. mai. Etter dette skrev C, i samråd med B følgende epost<br />
som ble sendt I kl 11:03 hvor de oppsummerte status og uttrykte bekymring for<br />
prosessen:<br />
”I forbindelse med at det ble <strong>av</strong>holdt et statusmøte i <strong>TTT</strong>-prosjektet i sine<br />
lokaler den 4.5.2009, kl. 0845 - 10.45 med følgende deltakere:<br />
Fra deler <strong>av</strong> prosjektgruppen: A, B og C<br />
Fra : Prosjektleder , R (deler <strong>av</strong> møtet)<br />
Fra Styringsgruppen: Prosjekteier og J (deler <strong>av</strong> møtet)<br />
Bakgrunnen for møtet var at det i etterkant <strong>av</strong> siste forhandlingsmøte med<br />
leverandørene var kommet inn informasjon fra én <strong>av</strong> leverandørene som gjorde at,<br />
hvis man brukte informasjonen, ville en endre på rekkefølgen i ins<strong>til</strong>lingen. I <strong>til</strong>legg<br />
var det også gjort endringer i vurderingsmatrisen, som gjorde at den informasjon<br />
som var gitt i siste forhandlingsmøte ville fremstå som ikke korrekt.<br />
Statusmøtet diskuterte hvorvidt den nye informasjonen kunne brukes, og i hvor stor<br />
grad endring i vurderingsmatrisen kunne gjennomføres uten at det var kommet inn<br />
annen informasjon som skulle <strong>til</strong>si at det var behov for en revurdering <strong>av</strong><br />
evalueringsmatrisen.<br />
Konklusjon på statusmøtet var at prosjektgruppen skulle gå gjennom de endringer<br />
som var blitt gjort i evalueringsmatrisen, for å verifisere at de vurderingene som<br />
gjenspeilet seg i matrisen, var korrekt.<br />
Prosjektgruppens medlemmer i statusmøtet var også enig om at den nye<br />
informasjonen fra én <strong>av</strong> leverandørene ikke kunne brukes, da den informasjonen var<br />
kommet inn etter at siste frist for innlevering var passert, samtidig som at dette var<br />
et brudd på prinsippene om likebehandling, forutberegnlighet og
132<br />
gjennomsiktighet/etterprøvbarhet i FOA og LOA. Det faktum at den nye<br />
informasjonen også ville endre rekkefølgen på leverandørene styrker<br />
prosjektgruppen sitt syn i forhold <strong>til</strong> ovennevnte prinsipper.<br />
Prosjektgruppen fikk i oppdrag å gjennomgå evalueringsmatrisen, samt å lage en<br />
inns<strong>til</strong>ling for valg <strong>av</strong> leverandør med bakgrunn i ovennevnte, <strong>til</strong> styringsgruppen<br />
for prosjektet. Styringsgruppen kunne da på selvstendig grunnlag vurdere om de<br />
ville bruke den nye informasjonen, og derigjennom sende saken <strong>til</strong>bake <strong>til</strong><br />
prosjektgruppen med pålegg om å innarbeide den nye informasjonen.<br />
Dagen etter dette statusmøtet blir det bestemt at det skal innkalles <strong>til</strong> nye<br />
forhandlingsmøter med leverandørene. Denne fremgangsmåten er undertegnede<br />
sterkt uenig i, da dette bryter med de prinsipper og spilleregler som vi mener gjelder<br />
for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r. Vi ser at innkjøp bør delta i disse forhandlingsmøtene,<br />
og har derfor godtatt møteinnkallingene. Vi vil likevel presisere at jeg er uenig i<br />
hvordan prosessen her er blitt gjennomført.<br />
Vi vil også fra et innkjøpsfaglig synspunkt si at det er uheldig at det bringes inn nye<br />
medlemmer i forhandlingsgruppen på dette stadiet i forhandlingene.<br />
Med hilsen<br />
C og B<br />
Medlemmer i prosjektgruppen for <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n”<br />
I videresendte denne e-posten <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen kl 12:47 med følgende<br />
påtegning:<br />
”Hei Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
Vedlagt følger et innspill vedrørende <strong>TTT</strong> prosessen fra Innkjøp sine deltagere i<br />
arbeidsgruppen (C og B).<br />
De har behov for å melde fra om at de faglig ikke kan støtte en del <strong>av</strong> de grep som<br />
er tatt den senere tid.<br />
Som vi diskuterte på sist ledermøte er det vesentlig å skille mellom de ulike nivåene<br />
i en slik prosess, herunder at <strong>anskaffelse</strong>sgruppen får gjennomføre sitt "håndverk" i<br />
hht regelverket. Fra mitt ståsted virker prosessen nå svært uryddig. Jeg oppfatter<br />
videre at her er mange konstellasjoner og at den opprinnelige styringsstruktur for<br />
prosjektet <strong>til</strong> en viss grad er koblet <strong>av</strong>.<br />
Evalueringen får en ta i etterkant da situasjonen nå <strong>til</strong>sier at det nå er snakk om at<br />
dere drar i land saken på best mulig måte (her har vi alle et felles mål).<br />
mvh I”
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen responderte på Is e-post kl 14:00<br />
133<br />
”Enig I. Foreslår at vi nå oppfordrer alle våre representanter <strong>til</strong> å komme i mål lojalt<br />
og så ryddig som overhodet mulig! Vi får oppsummere etterpå...<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen”<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppens respons ble videresendt C og B kort tid etter.<br />
19 Tredje forhandlingsrunde<br />
I kapittel 18.3.4 er det vist <strong>til</strong> foranledningen <strong>til</strong> tredje forhandlingsrunde, og det fremgår at<br />
det var Leder <strong>av</strong> styringsgruppen som bestemte at det skulle gjennomføres ytterligere én<br />
forhandling med leverandørene. Av samme punkt fremgår det at rekkefølgen på<br />
forhandlingene ble <strong>av</strong>gjort ved myntkast.<br />
Forut for tredje forhandlingsrunde mottok Prosjektleder 7. mai kl 07:28 en e-post fra Å<br />
(Telenor). I e-posten reduserte Telenor sin pris som hovedleverandør i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n<br />
med <strong>til</strong> sammen kr .<br />
19.1 Forhandlingene med Atea<br />
Forhandlingsmøtet med Atea ble gjennomført 7. mai mellom kl 09:00 og 11:00. Fra Atea<br />
møtte RR, KK og T, mens Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Prosjekteier, Prosjektleder, B, C og A<br />
møtte på vegne <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
I møtet ble Ateas <strong>til</strong>bud gjennomgått, særlig rabatten relatert <strong>til</strong> IN-noden. Det ble bedt om<br />
at Atea presenterte sine beregningsmodeller etter møtet, og det ble gitt frist <strong>til</strong> fredag 29.<br />
mai for å ettersende oppdaterte prisark <strong>til</strong> Prosjektleder. Atea har ikke fremlagt en<br />
dekkende forklaring på denne rabatten, heller ikke etter påminnelser om forholdet fra G-<br />
Partner. Det er blant annet vist <strong>til</strong> ønske om å verne omkring konkurransesensitiv<br />
informasjon.<br />
I møtet fremholdt Atea at de ikke hadde så mye mer å <strong>til</strong>by, og at prisen ikke kunne presses<br />
mye l<strong>av</strong>ere. Ekstra personalressurser ble <strong>til</strong>budt som en del <strong>av</strong> leveransen.<br />
Atea ble gitt frist <strong>til</strong> 8. mai kl 12:00 for å inngi <strong>til</strong>bakemelding etter tredje<br />
forhandlingsrunde.
19.2 Forhandlingene med Ergo Group<br />
Forhandlingsmøtet med Ergo Group ble gjennomført 7. mai mellom Kl. 12:00 og kl 14:00.<br />
Fra Ergo Group møtte MM og NN (begge Ergo Group) samt PP og OO (begge TDC). Som<br />
i forrige møte s<strong>til</strong>te Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Prosjekteier Prosjektleder, B, C og A på<br />
vegne <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
Det er forskjellige oppfatninger <strong>av</strong> hva som faktisk ble sagt og bekreftet på møtet mellom<br />
de <strong>til</strong>stedeværende fra Ergo Group og <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Dette førte blant annet <strong>til</strong> en<br />
diskusjon om utformingen <strong>av</strong> referatet fra forhandlingsmøtet, omtalt i neste punkt.<br />
Representantene fra Ergo Group var sterkt kritiske <strong>til</strong> gjennomføringen <strong>av</strong> forhandlingene<br />
og prosessen frem <strong>til</strong> møtet. Stemningen i møtet er beskrevet som anspent. Representantene<br />
fra Ergo Group s<strong>til</strong>te spørsmål ved om guidingen i forkant <strong>av</strong> tredje forhandlingsrunde var<br />
gjort på basis <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene inngitt 29. april kl 10:00, og de var opptatt <strong>av</strong> å få en bekreftelse<br />
fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> på at grunnlaget for vurderingen <strong>av</strong> konkurransesituasjonen var<br />
<strong>til</strong>budene slik de fremsto kl 10:00. Videre s<strong>til</strong>te representantene fra Ergo Group spørsmål<br />
ved om det var anledning <strong>til</strong> å gi rabatter i form <strong>av</strong> en rund sum – en kick back <strong>til</strong><br />
<strong>kommune</strong>n.<br />
I forhandlingsmøtet kommuniserte Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Prosjekteier og Prosjektleder<br />
på MSN. Loggen fra denne samtalen er trukket ut under gjennomgangen <strong>av</strong> elektronisk<br />
lagret informasjon, og den viser at Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Prosjekteier og Prosjektleder<br />
s<strong>til</strong>te spørsmål ved om Ergo Group hadde fått <strong>til</strong>gang på konkurransesensitiv informasjon.<br />
Tidlig i forhandlingsmøtet – kl 12:14 skrev Prosjektleder ”lekkasje…???” og <strong>til</strong> dette<br />
svarte Prosjekteier kort tid etter ”åpenbar lekkasje”. Senere i forhandlingene, kl 13:07,<br />
fulgte Prosjekteier opp med ”men vi lekker åpenbart som en sil…”. Både Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen og Prosjektleder sluttet seg <strong>til</strong> denne beskrivelsen. Først Prosjektleder som<br />
skrev ”yep!! Ikke så mange som kjenner <strong>til</strong> dette, med mindre data tappes…”. Deretter<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen som skrev ”Tanken har slått meg, foruroligende at de kjenner<br />
nærmest detaljer”. Prosjektleder trakk også frem et eksempel på hvordan Ergo lot <strong>til</strong> å<br />
kjenne detaljer ved konkurrentens <strong>til</strong>bud med en kommentar om størrelsen på rabatten Ergo<br />
Group skisserte ”<strong>til</strong>feldig anslått, 4-5 millioner”.<br />
I samtale med G-Partner har Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Prosjekteier og Prosjektleder<br />
bekreftet at de reagerte på at Ergo Group syntes å ha informasjon om at det hadde kommet<br />
inn et <strong>til</strong>bud etter <strong>til</strong>budsfristen, at Ergo Group lot <strong>til</strong> å ha informasjon om at Ateas <strong>til</strong>bud<br />
var gitt som en rabatt i form <strong>av</strong> en rund sum, og at Ergo Group lot <strong>til</strong> å ha informasjon om<br />
størrelsen på Ateas rabatt.<br />
Etter hvert som møtet skred frem, roet stemningen seg. Ulike muligheter for å redusere<br />
Ergo Groups <strong>til</strong>budspris ble diskutert. Ergo Group fikk videre presentert hovedprinsippene<br />
for estimering <strong>av</strong> priselementet i <strong>til</strong>budet, og leverandøren var enig i prinsippene.<br />
Representantene fra Ergo Group underbygget dette ved at deres egen beregning kom frem<br />
<strong>til</strong> omtrent de samme tallene.<br />
134
Ergo Group ble gitt frist <strong>til</strong> 8. mai kl 12:00 for å gi <strong>til</strong>bakemelding etter tredje<br />
forhandlingsrunde.<br />
19.3 Korrespondanse omkring referat fra forhandlingsmøte med Ergo Group<br />
Etter forhandlingsmøtet med Ergo Group oversendte MM følgende innspill <strong>til</strong> Prosjektleder<br />
i e-post 7.mai kl 20:00:<br />
135<br />
”I forbindelse med forhandlingsmøtet i dag 7. mai 2009 kl. 12.00-14.00 mellom<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og ErgoGroup ble følgende elementer <strong>av</strong>klart. Vi ber om at disse<br />
elementene blir tatt med i møtereferatet. Det ble bekreftet at ErgoGroup sin samlet<br />
<strong>til</strong>budspris i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> sin prismodell kom ut med årlig totalsum på<br />
,-. Grunnlaget for denne totalsummen er revidert <strong>til</strong>bud inngitt kl. 10.00,<br />
29. april 2009 <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> bekrefter at pris guidingen gitt i e-post 5. mai er<br />
basert på ErgoGroup og øvrige Tilbyderes reviderte <strong>til</strong>bud som ble mottatt <strong>av</strong><br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ved fristen onsdag 29. april kl. 10.00. Denne fristen var lik frist<br />
for alle Tilbydere. I dagens møte ble guidingen som sier at ErgoGroup er dyrere<br />
med knapp margin, ytterligere spesifisert <strong>til</strong> å utgjøre i overkant ,- i årlig<br />
kost. Ved spørsmål om det var innkommet <strong>til</strong>bud fra noen <strong>av</strong> Tilbyderne etter gitt<br />
tidsfrist onsdag 29. april er det protokollført at ErgoGroup ikke oppfattet at det ble<br />
gitt et klart svar på dette. Det ble bekreftet <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> at prismodellen kun<br />
baserer seg på priselementer inntatt i Bilag 7, Vedlegg I Prisskjema. Det ble opplyst<br />
fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> at en ikke så noe konflikt mellom innkjøpsregelverket og å<br />
innrømme en total rabatt som grunnlag for vurdering, men at dette, før<br />
kontraktssignering, må forankres ned mot enkeltpriser i <strong>av</strong>talen i henhold <strong>til</strong> Bilag<br />
7, Vedlegg I Prisskjema og <strong>av</strong>rop på relevante tjenester etter forespørselen. Frist for<br />
ErgoGroup sin <strong>til</strong>bakemelding på dagens møte er satt <strong>til</strong> fredag kl. 12.00. Dersom<br />
dere på enkelte <strong>av</strong> punktene ovenfor er <strong>av</strong> en annen oppfattning ber vi om at dere<br />
omgående gir <strong>til</strong>bakemelding <strong>til</strong> meg på dette. Dersom dette ser greit ut regner vi<br />
med å motta møtereferatet, som <strong>av</strong>talt, innen kl. 12.00 i morgen.”<br />
Prosjekteier fikk denne <strong>til</strong>bakemeldingen videresendt på e-post og sendte 7.mai kl 23:14<br />
følgende e-post <strong>til</strong> Prosjektleder med kopi <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen:<br />
”Hei Prosjektleder<br />
Ble litt sent i kveld, får ta det i morgen tidlig.<br />
Når det gjelder punktet i referatet <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> bekrefter at pris guidingen gitt i<br />
e-post 5. mai er basert på ErgoGroup og øvrige Tilbyderes reviderte <strong>til</strong>bud som ble<br />
mottatt <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ved fristen onsdag 29. april kl. 10.00. Denne fristen<br />
var lik frist for alle Tilbydere. I dagens møte ble guidingen som sier at ErgoGroup<br />
er dyrere med knapp margin, ytterligere spesifisert <strong>til</strong> å utgjør i overkant<br />
i årlig kost. Det ble opplyst fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> at en ikke så noe<br />
konflikt mellom innkjøpsregelverket og å innrømme en total rabatt som grunnlag
136<br />
for vurdering, men at dette, før kontraktssignering, må forankres ned mot<br />
enkeltpriser i <strong>av</strong>talen i henhold <strong>til</strong> Bilag 7, Vedlegg I Prisskjema og <strong>av</strong>rop på<br />
relevante tjenester etter forespørselen. Så vil korrekt ordlyd –slik jeg oppfatter det<br />
–være: <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> bekrefter at pris guidingen gitt i e-post 5. mai er basert på<br />
ErgoGroup og øvrige Tilbyderes reviderte <strong>til</strong>bud forut for dagens møte. I dagens<br />
møte ble guidingen som sier at ErgoGroup er dyrere med knapp margin, ytterligere<br />
spesifisert <strong>til</strong> å utgjør i overkant ,- i årlig kost. Det ble opplyst fra <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> at en umiddelbart ikke så noe konflikt med innkjøpsregelverket og å<br />
innrømme en total rabatt som grunnlag for vurdering i <strong>til</strong>bakemeldingen som skal<br />
gis innen fredag klokken 12.00, men at dette, før kontraktssignering, må forankres<br />
ned mot enkeltpriser i <strong>av</strong>talen i henhold <strong>til</strong> Bilag 7, Vedlegg I Prisskjema. I og med<br />
at vi kan akseptere Ergo sine punkter og uttalelser, og kun har endringer <strong>til</strong> våre<br />
egne punkter –foreslår jeg at vi inntar de i referatet som sendes ut få minutter før<br />
klokken 12 i morgen.<br />
Hva synes du, (Leder <strong>av</strong> styringsgruppen)?<br />
Mvh Prosjekteier”<br />
I e-post <strong>til</strong> MM 8. mai kl 14:21 oversendte Prosjektleder referat fra forhandlingsmøtet med<br />
Ergo Group. Samtidig ble Ergo Group bedt om å kontrollere størrelsen på rabatten i deres<br />
siste <strong>til</strong>bud. Følgende referat var ført fra møtet:<br />
” 1. Forhandlingsprosess.<br />
Etter presentasjon <strong>av</strong> partene og formål med møtet ønsket leverandør en<br />
gjennomgang <strong>av</strong> prosessen frem <strong>til</strong> møtet. Dette ble gjennomgått <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong>, i tråd med den <strong>til</strong>bakemeldingen som ble gitt leverandørene mandag 4.<br />
mai. ifm invitasjonen <strong>til</strong> møtet.<br />
Leverandøren s<strong>til</strong>ler spørsmål om innsyn i forhandlingsprosessen, og mottak <strong>av</strong><br />
oppdaterte <strong>til</strong>bud etter forhandlingsmøtet 28. april, og om det er <strong>til</strong>bakemeldingene<br />
som ble gitt kl. 10.00 29. april som danner grunnlaget for <strong>til</strong>bakemeldingene som<br />
ble gitt <strong>til</strong> leverandøren i forkant <strong>av</strong> dette møtet.<br />
Til dette svarer <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> at <strong>kommune</strong>n vil gi innsyn i tråd med gjeldende<br />
regelverk og praksis. Tilbakemeldingene som er gitt i forkant <strong>av</strong> møtet er gitt på<br />
bakgrunn <strong>av</strong> <strong>til</strong>gjengelig informasjon fra leverandørene og <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s<br />
evaluering <strong>av</strong> denne informasjonen forut for dagens møte. I dagens møte ble det<br />
presisert at Leverandøren er dyrere med omtrent NOK i årlig kontraktskost.<br />
2. Mulighet for yterligere prisreduksjoner/diskusjon relatert <strong>til</strong> <strong>til</strong>budet.<br />
Det ble diskutert muligheter for prisreduksjoner knyttet <strong>til</strong> <strong>til</strong>budet. Det ble opplyst<br />
fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> at en umiddelbart ikke ser noen konflikt med<br />
innkjøpsregelverket ved å gi enkeltrabatter som ikke nødvendigvis er forbundet<br />
med detaljerte priselementer, men relatert <strong>til</strong> ramme<strong>av</strong>talen. <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>
137<br />
vurderer totalprisen for <strong>til</strong>budet. Det ble ikke presentert denne typen <strong>til</strong>bud i møtet.<br />
Ved en eventuelt kontraktssignering må en slik rabatt forankres ned mot<br />
enkeltelementer i <strong>av</strong>talen.<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ba om <strong>til</strong>bakemeldinger på hvordan leverandøren vil regulere<br />
prisene i kontraktsperioden, ref. konkurransegrunnlagets pkt. 4.7. Leverandøren ga<br />
ingen konkret <strong>til</strong>bakemelding på dette, men uttalte at dette normalt ordner seg i<br />
minnelighet.<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> gikk på forespørsel gjennom hovedprinsippene for estimering <strong>av</strong><br />
priselementet i <strong>til</strong>budet, og leverandøren var enig i prinsippene. De underbygget<br />
dette ved at deres egen beregning kom frem <strong>til</strong> omtrent de samme tallene.”<br />
MM responderte i e-post sendt samme dag kl 16:32 hvor han skrev at referatet i<br />
utgangspunktet så greit ut, men at Ergo Group ønsket et noe mer presist referat med tanke<br />
på hva som hadde blitt <strong>av</strong>klart i forhandlingsmøtet. Vedlagt MMs e-post fulgte følgende<br />
presiserende dokument:<br />
”Viser <strong>til</strong> mottatt møtereferat, Emnekode SARK-0532, fra partenes<br />
forhandlingsmøte 7. Mai hos <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
I referatets pkt 1. Forhandlingsprosess, er det riktig som referatet viser at<br />
ErgoGroup spurte om ’ er det <strong>til</strong>bakemeldingene som ble gitt kl. 10.00 29. april som<br />
danner grunnlaget for <strong>til</strong>bakemeldingene som ble gitt <strong>til</strong> leverandøren i forkant <strong>av</strong><br />
dette møtet?’<br />
Til dette spørsmålet svarer <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> bekreftende ja på at det er riktig at det<br />
er <strong>til</strong>budene innkommet kl. 10.00 29. april er grunnlaget for <strong>til</strong>bakemeldingene.<br />
I møtereferatet kommer ikke dette frem at det er <strong>til</strong>budene mottatt kl. 10.00 den 29.<br />
april som er grunnlaget for prisguidingen og <strong>til</strong>bakemeldingene som ble gitt <strong>til</strong><br />
leverandøren i forkant <strong>av</strong> dette møtet.<br />
Det er heller ikke referert i møtereferatet at ErgoGroup spurte om det var kommet<br />
inn <strong>til</strong>bud etter fristens utløp kl. 10.00 den 29. april. <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> valgte å<br />
svare på en måte som for ErgoGroup hverken bekreftet eller <strong>av</strong>kreftet dette.<br />
Dersom møtereferatet ikke endres for å presisere dette, ber vi om at våre innsigelser<br />
<strong>til</strong> dette noteres i protokollen.”<br />
I e-post <strong>til</strong> Prosjektleder 9. mai 2009 med kopi <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, viser<br />
Prosjekteier <strong>til</strong> at Ergo Groups innspill må arkiveres på lik linje med annen<br />
korrespondanse, og han gir følgende innspill <strong>til</strong> Ergo Groups forslag <strong>til</strong> endringer <strong>av</strong><br />
møtereferatet:
138<br />
”Det må arkiveres på lik linje som annen korrespondanse. Vi bør respondere på<br />
dette.<br />
Viser <strong>til</strong> ErgoGroups brev datert 8. mai med kommentarer <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> sitt<br />
møtereferat etter forhandlingsmøtet 7. mai.<br />
I brevet fremholdes det at: ’Til dette spørsmålet svarer <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
bekreftende ja på at det er riktig at det er <strong>til</strong>budene innkommet kl. 10.00 29. april er<br />
grunnlaget for <strong>til</strong>bakemeldingene.’<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> vil på det sterkeste <strong>av</strong>vise dette, og kjenner seg ikke igjen i<br />
ErgoGroup sin virkelighetsoppfatning. <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s respons fremkommer <strong>av</strong><br />
det utsendte møtereferatet, og det ligger <strong>til</strong> grunn for det videre arbeidet.<br />
Videre fremholder ErgoGroup at: ’I møtereferatet kommer ikke dette frem at det er<br />
<strong>til</strong>budene mottatt kl. 10.00 den 29. april som er grunnlaget for prisguidingen og<br />
<strong>til</strong>bakemeldingene som ble gitt <strong>til</strong> leverandøren i forkant <strong>av</strong> dette møtet’.<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> vil igjen henvise <strong>til</strong> det utsendte møtereferatet hvor det<br />
fremkommer at ’Tilbakemeldingene som er gitt i forkant <strong>av</strong> møtet er gitt på<br />
bakgrunn <strong>av</strong> <strong>til</strong>gjengelig informasjon fra leverandørene og <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s<br />
evaluering <strong>av</strong> denne informasjonen.’”<br />
Det er ikke identifisert e-poster hvor MM får svar på sine innspill på møtereferatet.<br />
G-Partner har i samtaler med involverte personer – både fra Ergo Group (herunder TDC)<br />
og fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> – s<strong>til</strong>t spørsmål ved hva som ble diskutert i møtet. Samtalene har<br />
ikke bidratt <strong>til</strong> å kaste lys over hendelsesforløpet under tredje forhandlingsrunde.<br />
Representantene fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> er samstemte i at den versjonen som står i referatet<br />
er den korrekte, mens representantene fra Ergo Group er samstemte i at den versjonen som<br />
fremgår <strong>av</strong> MMs forslag <strong>til</strong> endringer er den korrekte.<br />
19.4 Innhenting <strong>av</strong> vurderinger fra<br />
Prosjekteier og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen ønsket en juridisk vurdering <strong>av</strong> om <strong>til</strong>budet fra<br />
Atea inngitt 29. april kl 16:21 kunne aksepteres. ble engasjert <strong>av</strong> Prosjekteier på<br />
oppdrag fra Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, for å utarbeide denne vurderingen, og ble gitt<br />
følgende mandat:<br />
• Vurdere hvorvidt <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> hadde anledning <strong>til</strong> å innkalle partene <strong>til</strong> en<br />
tredje forhandlingsrunde som ble <strong>av</strong>holdt 7. mai 2009,<br />
• Vurdere hvorvidt det er grunnlag for å innta rabatten på 5 MNOK fra Atea Norge<br />
AS, både i forhold <strong>til</strong> form på rabatten og i forhold <strong>til</strong> når rabatten ble oversendt.<br />
• Vurdere det reviderte <strong>til</strong>budet fra ErgoGroup AS datert 8. mai 2009.
s vurdering ble <strong>av</strong>gitt <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier 13. mai 2009. I<br />
notatet konkluderes det slik:<br />
139<br />
”Basert på nedenstående beskrivelse <strong>av</strong> de faktiske forhold og vår vurdering <strong>av</strong><br />
gjeldende retts<strong>til</strong>stand, er våre konklusjoner som følger:<br />
• Det var anledning <strong>til</strong> å innkalle og <strong>av</strong>holde et nytt forhandlingsmøte den 7. mai<br />
2009 i og med at fristen for innsending <strong>av</strong> reviderte <strong>til</strong>bud satt <strong>til</strong> 29. april 2009 kl.<br />
10.00 ikke kan anses som en absolutt og endelig frist<br />
• Det er anledning <strong>til</strong> å ta hensyn <strong>til</strong> rabatten på 5 MNOK fra Atea Norge AS<br />
• Revidert <strong>til</strong>bud fra ErgoGroup datert 8. mai 2009 inneholder uklarheter som<br />
innebærer at det bør rettes henvendelse <strong>til</strong> <strong>til</strong>byder med frist <strong>til</strong> <strong>av</strong>klaring <strong>av</strong><br />
innholdet i <strong>til</strong>budet. Forslag <strong>til</strong> innhold i slikt brev vedlegges<br />
Vi gjør imidlertid oppmerksom på at våre vurderinger er forbundet med en viss<br />
usikkerhet dels fordi vurderingen <strong>av</strong> de faktiske forhold kan <strong>av</strong>vike fra det vi har<br />
lagt <strong>til</strong> grunn, og dels fordi rettslige vurderingstema bygger på skjønnsmessige<br />
kriterier. Vi gjør også for ordens skyld oppmerksom på at de faktiske forhold som<br />
denne vurderingen gjelder, og de vurderinger som er foretatt, er forhold som etter<br />
vår oppfatning må nedfelles i <strong>anskaffelse</strong>sprotokollen, jf Forskrift om offentlige<br />
<strong>anskaffelse</strong>r § 3-2, og Lov om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 5.”<br />
I samme tidsrom mottar Prosjekteier et internt notat utarbeidet <strong>av</strong> om behovet for<br />
undersøkelser som følge <strong>av</strong> mistanke om lekkasje <strong>av</strong> sensitiv informasjon. Bakgrunnen for<br />
notatet og konklusjonen presenteres slik:<br />
”De faktiske forhold er på dette stadium ikke klarlagt, og våre vurderinger er<br />
følgelig foreløpige. Det er to forhold som kan synes å være påfallende, og som vi vil<br />
behandle i dette notatet:<br />
• Ateas reviderte <strong>til</strong>bud <strong>av</strong>sendt etter den administrative frist satt <strong>til</strong> 29. april 2009<br />
kl. 10.00<br />
• ErgoGroups utsagn på forhandlingsmøte 7. mai 2009, kommunikasjon vedrørende<br />
protokoll fra dette møtet og det reviderte <strong>til</strong>bud mottatt 8. mai 2009<br />
1 Konklusjon<br />
Vår konklusjon er at det i denne sak foreligger klare indikasjoner på at det har<br />
forekommet en informasjonsutveksling som ikke er i samsvar med regelverket. Det<br />
gjelder særlig i forhold <strong>til</strong> ErgoGroups utsagn på forhandlingsmøte 7. mai 2009 og<br />
innhold i ErgoGroups reviderte <strong>til</strong>bud <strong>av</strong> 8. mai 2009.<br />
Det foreligger ikke i samme grad indikasjoner i forhold <strong>til</strong> Atea, men det er<br />
påfallende at det fremsettes et nytt revidert <strong>til</strong>bud etter en frist, og som medfører at<br />
totalprisen igjen blir l<strong>av</strong>est.<br />
Følgen <strong>av</strong> de nevnte forhold er etter vår oppfatning at det er <strong>til</strong>strekkelig grunnlag<br />
for å foreta ytterligere undersøkelser <strong>av</strong> dette.”
Prosjekteier har opplyst at notatet var ment som et bidrag <strong>til</strong> vurderingen <strong>av</strong> aktuelle<br />
aksjonspunkter i forhold <strong>til</strong> undersøkelser <strong>av</strong> den mulige informasjonslekkasjen. På grunn<br />
<strong>av</strong> sin rolle i prosjektet ble det aldri diskutert eller vurdert å gi et oppdrag om å<br />
iverksette undersøkelser relatert <strong>til</strong> informasjonslekkasjen.<br />
Prosjektleder i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n, Prosjektleder, bisto ikke i arbeidet med noen <strong>av</strong> disse<br />
vurderingene.<br />
Samme dag som s notat om de <strong>anskaffelse</strong>srettslige spørsmålene er mottatt, oversendte<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen notatet <strong>til</strong> Kommuneadvokaten i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> med<br />
anmodning om at Kommuneadvokaten vurderte spørsmålet og gjorde seg opp en mening.<br />
Kommuneadvokatens vurdering <strong>av</strong> spørsmålene ble oversendt Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
29. mai. Hva gjelder adgangen <strong>til</strong> å legge vekt på Ateas <strong>til</strong>bud inngitt 29. april kl 16:21, og<br />
adgangen og rettmessigheten <strong>av</strong> å gjennomføre den tredje forhandlingsrunden, konkluderer<br />
Kommuneadvokaten på samme måte som .<br />
19.5 Henvendelser fra TDC <strong>til</strong> prosjektgruppemedlemmer<br />
A har i skriftlig forklaring <strong>til</strong> G-Partner opplyst at OO (TDC) kontaktet ham om<br />
ettermiddagen etter tredje forhandlingsmøte 7. mai 2009. OO ønsket å få stadfestet at Leder<br />
<strong>av</strong> styingsgruppen og Prosjekteier i forhandlingsmøtet samme dag hadde bekreftet at<br />
veiledningen Ergo Group med underleverandører fikk i forhandlingene bygde på status ved<br />
utløpet <strong>av</strong> <strong>til</strong>budsfristen kl 10:00. A har videre forklart at han opplyste OO om at han ikke<br />
oppfattet situasjonen på samme måte, og han informerte OO om at representantene fra<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ikke hadde uttalt seg om klokkeslett i møtet. Videre viste A <strong>til</strong> at<br />
<strong>anskaffelse</strong>sprotokollen – når den forelå – ville kunne gi OO svar på det han etterlyste.<br />
A har videre forklart at OO etter dette opplyste at han hadde informasjon som viste at noe<br />
måtte ha skjedd etter fristen. En representant fra Intelecom (som var underleverandør <strong>til</strong><br />
Ergo Group) hadde fortalt at han hadde fått opplyst at det i Telenor-systemet var kjent 29.<br />
april 2009 at Ergo Group hadde slått Telenor på pris. Representanten fra Intelecom hadde<br />
fått høre noe sånt som ”vi er ute, Ergo har dumpet prisen.”<br />
OO fortalte videre A at Ergo Group-alliansen så dette som et klart uttrykk for at de måtte<br />
ha vært best på pris ved utløpet <strong>av</strong> fristen 29. april, slik at noe måtte ha skjedd etter dette<br />
når <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> i tredje forhandlingsrunde opplyste at Atea hadde den beste prisen.<br />
Når <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> – i motsetning <strong>til</strong> forrige forhandlingsmøte – på spørsmål i møtet<br />
ikke kunne presisere hvilke delleveranser Ergo Group måtte redusere prisen, tok Ergo<br />
Group-alliansen dette som et uttrykk for at det måtte være snakk om en eller annen form<br />
for ”totalrabatt” på sluttsummen. OO sa videre at dette passet med andre erfaringer fra<br />
tidligere konkurranser hvor Telenor på slutten kunne gå inn med større summer fra<br />
”kampfond”, såkalte rutine 13-<strong>til</strong>tak.<br />
140
Som et ledd <strong>av</strong> utredningsarbeidet har G-Partner gjennomført en samtale med QQ<br />
(Intelecom). QQ er den personen som mottok informasjon fra Telenor-systemet. Han har<br />
forklart at markedet er lite, og at Intelecom har mange grensesnitt mot de fleste større<br />
selskaper innen samme bransje, slik at Intelecom med ganske stor grad <strong>av</strong> sikkerhet kan<br />
vurdere hvilke andre leverandører som inngir <strong>til</strong>bud i konkurranser som dette. Ansatte i<br />
ulike firmaer er også i kontakt med hverandre gjennom arbeidet sitt, og det hender da at<br />
noe informasjon flyter mer eller mindre direkte. Slik informasjon kan være både<br />
løgn/taktiske utspill og konkret informasjon.<br />
QQ opplyste i samtalen med G-Partner at han i telefonsamtale med en person i Telenor fikk<br />
høre et rykte om at Ergo Group hadde dumpet prisen i <strong>til</strong>budet som ble inngitt 29. april<br />
2009. QQ hadde fisket litt, og hans direkte forespørsel var ”hvordan går det ute hos dere?”.<br />
Han fikk da et svar som han tolket. QQ ønsker ikke å opplyse hvem han hørte dette ryktet<br />
fra i Telenor, og vedkommende deltok ikke i Telenors arbeid i <strong>TTT</strong>-konkurransen. QQ har<br />
heller ikke hatt noen forslag <strong>til</strong> personer fra Telenor som kan gi informasjon om dette<br />
forholdet.<br />
D har også opplyst at han ble kontaktet <strong>av</strong> OO etter tredje forhandlingsmøte. OO var<br />
opprørt over prosessen hvor det først ble opplyst om en ”aller siste frist” før Ergo Group<br />
fikk presentert enda en ”aller siste frist”. Når Ergo Group først trodde de hadde best pris,<br />
og siden ble opplyst å være nest best, fryktet OO at Atea hadde mottatt informasjon om<br />
<strong>til</strong>budsprisene <strong>til</strong> Ergo Group. OO hadde også reagert på at tredje forhandlingsmøte ble<br />
ledet <strong>av</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier. D ga i samtalen ingen informasjon, men<br />
henviste OO <strong>til</strong> prosjektleder.<br />
20 Videre arbeid etter tredje forhandlingsrunde<br />
20.1 Fremdriften i <strong>TTT</strong>-prosjektet<br />
I dette kapittelet redegjøres det for videre arbeid i <strong>TTT</strong>-prosjektet etter gjennomføringen <strong>av</strong><br />
tredje forhandlingsrunde. I denne perioden arbeides det også med evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budenes<br />
kvalitative og funksjonelle sider. Dette arbeidet beskrives i kapittel 20.3.<br />
Både Ergo Group og Atea innga <strong>til</strong>bakemeldinger innen fristen 8. mai. Av Ergo Groups<br />
oversendelse fremgår blant annet følgende:<br />
141<br />
”Videre gikk det klart fram i gårsdagens møte samt tidligere møter at de <strong>til</strong>bud som<br />
er innleverte er like på alle øvrige kr<strong>av</strong> unntatt pris. På bakgrunn <strong>av</strong> dette, og etter<br />
anmodning fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>, har Ergo Group kun revidert pris i vedlagt <strong>til</strong>bud,<br />
og ikke øvrige kr<strong>av</strong>.
142<br />
Basert på en totalpris i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> sin prismodell på kr. pr. år<br />
reduserer Ergo Group prisene med kroner. Dette resulterer i at<br />
ny total pris for <strong>til</strong>budet er kr. pr. år.”<br />
I det reviderte <strong>til</strong>budet skriver Ergo Group videre:<br />
”Ergo Group sitt reviderte pris<strong>til</strong>bud tar utgangspunkt i prisguidingen gitt i møtet 7.<br />
mai der ErgoGroup ligger i overkant <strong>av</strong> over konkurrerende <strong>til</strong>bud.<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> i møtet i går bekreftet at denne prisguidingen er igjen basert på<br />
leverandrenes innkomne <strong>til</strong>bud i henhold <strong>til</strong> felles frist onsdag 29. april kl. 10.00.<br />
Ved innlevering <strong>av</strong> revidert <strong>til</strong>bud har ErgoGroup ikke mottatt protokoll fra møte i<br />
går, men legger <strong>til</strong> grunn vår oppfatning <strong>av</strong> ovennevnte møte, herunder med de<br />
innspill vi har kommet med <strong>til</strong> protokollen.<br />
Som <strong>av</strong>klart i gårsdagens møte gis det anledning <strong>til</strong> å gi det reviderte <strong>til</strong>budet som<br />
en prisreduksjon på <strong>til</strong>budets totalpris. ErgoGroup er inneforstått med at denne<br />
prisreduksjonen, før kontraktsignering, skal forankres ned mot enkeltpriser i <strong>av</strong>talen<br />
i henhold <strong>til</strong> Bilag 7, vedlegg 1 Prisskjema og <strong>av</strong>rop på relevante tjenester etter<br />
forespørselen.”<br />
Samtidig som Prosjektleder oversendte møtereferat i e-post kl 14:21, ba han Ergo Group<br />
kontrollere antall nuller i rabatten som ble gitt i <strong>til</strong>budet inngitt samme dag. MM ga i e-post<br />
kl 15:02 <strong>til</strong>bakemelding om at Ergo Group sto ved <strong>til</strong>budet på kr 24 000 000, og at rabatten<br />
var angitt feil. Vedlagt e-posten fulgte et korrigert dokument.<br />
Samme dag hadde forhandlingsgruppen et møte for å gjennomgå innspillene etter tredje<br />
forhandlingsrunde. Etter møtet, kl 18:55, mottar Prosjektleder en statusoppdatering på epost<br />
fra GG på leverandørenes <strong>til</strong>bud etter tredje forhandlingsrunde.
De viktigste prisendringene etter <strong>til</strong>bakemeldingene 8. mai ble beskrevet slik:<br />
Senere samme dag sendte Prosjektleder følgende oppdatering i e-post <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen og Prosjekteier:<br />
143
144<br />
”Hei, Forhandlingsgruppen <strong>TTT</strong> har hatt møte i dag for å gå gjennom<br />
<strong>til</strong>bakemeldingene som ble gitt etter gårsdagens møter, ref møtereferater arkivert i<br />
wwwsak.<br />
1 <strong>Gjennomgang</strong> <strong>av</strong> oppdatert <strong>til</strong>bud fra Atea:<br />
- 2.1.1, Etterskuddsvis rabattering<br />
Atea utdyper forholdene relatert <strong>til</strong> sin rabatt, garantert kr. 5.000.000.<br />
Prosjektgruppen tar inn rabatten som grunnlag for sine beregninger, men presiserer<br />
at det er nødvendig å be om ytterligere grunnlag for å beregne rabattens størrelse<br />
ved en evnt. kontraktinngåelse.<br />
- 2.1.2 Timebank<br />
Atea innrømmer en rabatt på kr. i form <strong>av</strong> en timebank for uttak <strong>av</strong><br />
konsulenttjenester.<br />
Prosjektgruppen beregner denne rabatten <strong>til</strong>svarende kr. pr år.<br />
For at dette skal reflekteres mest mulig riktig i eksisterende prismodell, legges<br />
estimatet for uttak <strong>av</strong> konsulenttjenester inn. Det benyttes samme uttaksmodell som<br />
har vært benyttet tidligere, på totalt 3 årsverk/år i kontraktens levetid. Dette endrer<br />
totalsummene noe, men forholdstallene forblir de samme da det er nesten identiske<br />
priser fra Atea og ErgoGroup på dette.<br />
- 2.1.3 Prisreduksjon IPT<br />
Atea <strong>til</strong>byr oppdatert pris på Norgespris etter overgang <strong>til</strong> IP telefoni. Ny pris<br />
øre/sek. Effekten <strong>av</strong> denne reduksjonen beregnes <strong>til</strong> ca. kr. pr år. Dette<br />
legges inn i prismodellen.<br />
- 2.2.1 Metodikk for prisregulering trafikk<br />
Prosjektgruppen vurderer <strong>til</strong>bakemeldingen slik at det ikke utgjør noen endringer i<br />
evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet fra Atea.<br />
- 2.2.2 Metodikk for prisregulering utstyr<br />
Atea presiserer og forbedrer sine priser relatert <strong>til</strong> . Presiseringen er<br />
bra, og prisene er noe bedre enn det som er indikert tidligere. Forventet uttak er dog<br />
estimert så l<strong>av</strong>t at dette ikke utgjør signifikante endringer på selve prismodellen.<br />
Atea bekrefter at endringer i pris på vil komme <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> <strong>til</strong><br />
gode.<br />
Dette taler i sum for en kvalitativ forbedring <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet <strong>til</strong> Atea.<br />
- 2.2.3 Eventuelle endringer i prosjektgruppe/medarbeidere Atea beskriver<br />
muligheter for endringer i prosjektgruppen etc. Tilbakemeldingen er OK, men gir<br />
ikke grunnlag for endringer i evalueringen <strong>av</strong> Atea.<br />
- 2.2.4 Kompetanse Tilstandsrapport<br />
Dette anses som en mindre endring i <strong>til</strong>budets totale funksjonalitet relatert <strong>til</strong><br />
opplæring, og medfører ingen reelle endringer i evalueringen.
145<br />
2 <strong>Gjennomgang</strong> <strong>av</strong> oppdatert <strong>til</strong>bud fra ErgoGroup:<br />
ErgoGroup innrømmer en rabatt på /år som de vil – i forkant <strong>av</strong> evnt<br />
kontraktssignering – forankre i enkeltstående priselementer for <strong>av</strong>talen.<br />
Prosjektgruppen tar med denne rabatten i våre foreløpige beregninger, men ber<br />
allikevel styringsgruppen ta s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> følgende: a) ErgoGroup sitt brev med<br />
reviderte priser inneholder en rekke påstander som <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ikke sier seg<br />
enig i, samt forutsetninger/forbehold som kan så tvil knyttet <strong>til</strong> gyldigheten <strong>av</strong> det<br />
oppdaterte <strong>til</strong>budet. b) om <strong>til</strong>budet er å anse som gyldig, ber vi om en<br />
<strong>til</strong>bakemelding på nøyaktig hvordan vi skal innlemme rabatten, og dens volum,<br />
spesielt da det henvises <strong>til</strong> en totalpris i en oppgitt prismodell. c) om det, basert på<br />
ovenstående, er behov for en <strong>av</strong>klaring <strong>av</strong> ErgoGroup sitt <strong>til</strong>bud, ber vi om<br />
retningslinjer for form og innhold på en slik henvendelse.<br />
3 Status, evaluering:<br />
1 Evalueringskriteriet ”Pris”: Slik <strong>til</strong>budene fremstår pr. i dag (tar her kun hensyn <strong>til</strong><br />
ErgoGroup og Atea sine <strong>til</strong>bud, Telenor sitt er ikke relevant i denne sammenheng),<br />
beregnes ErgoGroup <strong>til</strong> å ha en årlig kost på NOK, mens Atea sitt<br />
<strong>til</strong>bud beregnes <strong>til</strong> en årlig kost på – <strong>til</strong>svarende en forskjell på<br />
(eller pr. år. Dette er beregnet med en modell over 3år som tar høyde for<br />
overgang <strong>til</strong> IPT basert på leverandørenes fremdriftsplaner. Ved å benytte en modell<br />
for prispoeng, gis ErgoGroup da 100 poeng, mens Atea gis 91,77 poeng. Vektet i<br />
henhold <strong>til</strong> vektingsmodellen i konkurransegrunnlaget <strong>til</strong>svarer dette 33,33p og<br />
30,59p.<br />
2 Evalueringskriteriene ”Kvalitet og Funksjonalitet”: Det har i de siste to rundene<br />
ikke blitt gjort reelle endringer knyttet <strong>til</strong> disse evalueringskriteriene, kun<br />
justeringer relatert <strong>til</strong> kvalitetssikringsarbeid. Det er ikke full enighet relatert <strong>til</strong><br />
evalueringen <strong>av</strong> vedlegg 1H, telefonidrift. Styringsgruppen kan derfor velge å ta<br />
s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> en <strong>av</strong> metodene, et snitt <strong>av</strong> disse, eller gjennomføre en kvalitetssikring <strong>av</strong><br />
evalueringen. Vedlegget er vektet med 20% <strong>av</strong> totalen. Alternativ A (Prosjektleder)<br />
gis Atea 13,7 på kvalitet og 14,9 på funksjonalitet, mens ErgoGroup gis henholdsvis<br />
12,9 og 12,3. Alternativ B (A) gis Atea 13,4 på kvalitet og 13,1 på funksjonalitet,<br />
mens ErgoGroup gis henholdsvis 13,3 og 13,5. Alternativ A gir en totalscore <strong>til</strong><br />
Atea på 68,58 på kvalitet og 69,22 på funksjonalitet, mens ErgoGroup gis<br />
henholdsvis 67,94 og 67,33, i sum 2,52 poeng <strong>til</strong> fordel Atea. Alternativ B gir en<br />
totalscore <strong>til</strong> Atea på 68,22 på kvalitet og 67,44 på funksjonalitet, mens ErgoGroup<br />
gis henholdsvis 68,42 og 68,52, i sum 1,29 poeng <strong>til</strong> fordel ErgoGroup<br />
3 Evaluering <strong>av</strong> alle <strong>til</strong>delingskriteriene Nedenfor vises summert evaluering <strong>av</strong><br />
kriteriene hvor det er benyttet en lineær evalueringsmodell <strong>av</strong> priselementet<br />
(Prispoeng = Beste pris/levert pris), med en tabell for alternativ A og en for<br />
alternativ B.<br />
Alternativ A
146<br />
Atea ErgoGroup Telenor<br />
Kvalitet 68,58 % 67,94 % 66,20 %<br />
Funksjonalitet 69,22 % 67,33 % 66,54 %<br />
Prispoeng 91,77 % 100,00 % 56,62 %<br />
Snittscore 76,52 % 78,43% 63,12 %<br />
Alternativ B<br />
Atea ErgoGroup Telenor<br />
Kvalitet 68,22 % 68,42 % 66,20 %<br />
Funksjonalitet 67,44 % 68,52 % 66,54 %<br />
Prispoeng 91,77 % 100,00 % 56,62 %<br />
Snittscore 75,81 % 78,98 % 63,12 %<br />
4 Videre fremdrift<br />
Hvis prosjektgruppen kan legge den gjeldende informasjon <strong>til</strong> grunn, kan inns<strong>til</strong>ling<br />
<strong>til</strong> Byrådssak skrives. I denne vil det også være hensiktsmessig å trekke inn<br />
kvalitative evalueringselementer relatert <strong>til</strong> overgangskost, implementeringstid etc.<br />
Ønsker styringsgruppen å ta annerledes s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> den informasjonen som<br />
foreligger, <strong>av</strong>venter prosjektgruppen videre fremdrift. Til info, og evnt utdyping<br />
legges følgende vedlegg med: - Status_20090508 (ppt med oppdatert<br />
prisberegninger gjennom forhandlingene) - Sammendrag_pris_etter20090508<br />
(regnerak som grunnlag for totalprisingen) - Evaluering_komplett (regnearket som<br />
inneholder den komplette evalueringen <strong>av</strong> kvalitet/funksjonalitet. Foreligger p.t.som<br />
alternativ A) - Revidert <strong>til</strong>bud fra Ergo - BK Klarifisering nr. 6, Atea - Temp_eval<br />
Ytterligere beregningsgrunnlag ligger på prosjektportalen.”<br />
Prosjektleders vurdering er ikke tatt inn i et formelt referat fra prosjektgruppemøte. A har i<br />
en senere e-post <strong>til</strong> advokat JJ oversendt Prosjektleders oppdatering og betegnet den som en<br />
sammenblanding <strong>av</strong> prosjektgruppens vurderinger og Prosjektleders eget syn, A har<br />
fremholdt at det kun er punkt 1 som er prosjektgruppereferat.<br />
Prosjektleder har i forklaring <strong>til</strong> G-Partner vist <strong>til</strong> at dette er prosjektleders oppdatering <strong>til</strong><br />
prosjekteier, og ikke et referat fra prosjektmøte. Han har videre vist <strong>til</strong> at beskrivelsen er<br />
gitt i en e-post s<strong>til</strong>et direkte <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier, men at han også<br />
oversendte en kopi <strong>av</strong> e-posten <strong>til</strong> A.<br />
13. mai sendte Prosjektleder ut en orientering om fremdrift <strong>til</strong> deltakerne i prosjektgruppen<br />
på vegne <strong>av</strong> Prosjekteier.<br />
”Hei,<br />
Se vedlagt informasjon fra prosjekteier vedr. fremdrift på <strong>TTT</strong>. Evnt. henvendelser<br />
fra <strong>til</strong>bydere rutes i første instans <strong>til</strong> meg.<br />
mvh Prosjektleder Prosjektleder, telekom<strong>anskaffelse</strong>n<br />
*** Til prosjekt- og forhandlingsgruppen i <strong>TTT</strong>-prosjektet.
147<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, og undertegnede har funnet<br />
grunn <strong>til</strong> å foreta en del u<strong>av</strong>hengige vurderinger i forhold <strong>til</strong> <strong>TTT</strong>-prosjektet, og<br />
prosjektets arbeid s<strong>til</strong>les i bero inn<strong>til</strong> videre. Det vil ikke bli <strong>av</strong>gitt noen inns<strong>til</strong>ling<br />
før nødvendige vurderinger er foretatt, noe som er forventet i uke 22. Prosjekt- og<br />
forhandlingsgruppen vil da bli innkalt <strong>til</strong> et møte med Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og<br />
undertegnede. Eventuelle spørsmål eller henvendelser om <strong>TTT</strong>-prosjektet kan<br />
rettes <strong>til</strong> undertegnede.<br />
Vennlig hilsen,<br />
Prosjekteier”<br />
Bakgrunnen for stansingen <strong>av</strong> prosjektet var behovet for <strong>av</strong>klaring <strong>av</strong> de<br />
<strong>anskaffelse</strong>srettslige spørsmålene og mistankene om informasjonslekkasje. Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen innkalte samme dag forhandlingsgruppen <strong>til</strong> et status- og <strong>av</strong>klaringsmøte. I<br />
møteinnkallingen opplyste Leder <strong>av</strong> styringsgruppen at han følte behov for en <strong>av</strong>sjekk med<br />
forhandlingsgruppen for å unngå eventuelle misforståelser. Prosjekteier har forklart at<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen i denne perioden også iverksatte andre <strong>til</strong>tak for å <strong>av</strong>klare<br />
situasjonen, blant annet ble det gjennomført samtaler med UU ( ), G og<br />
politisk rådgiver E.<br />
Prosjektleder sendte 18. mai ut en innkalling <strong>til</strong> et møte for en gjennomgang <strong>av</strong><br />
forhandlinger og fremdrift. Innkallingen ble sendt prosjektgruppen, og Prosjekteier mottok<br />
kopi. Kort tid etter sendte Prosjekteier en e-post <strong>til</strong> Prosjektleder hvor han spurte om hvem<br />
som hadde klarert møtet. Til dette svarte Prosjektleder at møtet ikke var klarert med noen,<br />
men at tanken hans var å gi prosjektgruppen en enkel orientering om status i prosjektet, om<br />
hvordan forhandlingene hadde gått og en enkel diskusjon om fremdrift etter signering.<br />
Prosjektleder presiserte at utredningene som på det tidspunktet var under utarbeidelse var et<br />
ikke-tema for møtet. Avslutningsvis skrev Prosjektleder at Prosjekteier kunne ringe ham<br />
om han hadde behov for mer informasjon, eller om han ønsker at møtet ble kansellert. Epostkorrespondansen<br />
<strong>av</strong>sluttes med at Prosjekteier skrev at hans vurdering var at<br />
prosjektgruppens arbeid var midlertidig satt i bero, og at det således ikke var behov for noe<br />
møte. Møtet ble etter dette <strong>av</strong>lyst.<br />
I ledermøte 18. mai redegjorde Leder for styringsgruppen for status i <strong>TTT</strong>-prosessen og de<br />
bekymringer som knytter seg <strong>til</strong> prosessen og muligheten for informasjonslekkasje. På<br />
denne bakgrunn ga U i e-post <strong>til</strong> VV 20. mai med kopi <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og<br />
WW, beskjed om at internkontrollenheten i <strong>kommune</strong>n iverksatte en intern gjennomgang<br />
og kvalitetssikring <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n og omstendighetene omkring denne. Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen ga følgende <strong>til</strong>bakemelding på Us e-post:<br />
”Det er mulig at en slik undersøkelse vil være på sin plass. Men det vil være svært<br />
uheldig å iverksette dette umiddelbart. Årsaken <strong>til</strong> dette er at vi har kontroll på<br />
situasjonen pt og har foretatt de nødvendige <strong>til</strong>tak ift prosess.<br />
Dersom dette skal gjøres, vil være bedre timing å gjøre dette når prosjektet har<br />
levert sin inns<strong>til</strong>ling og prosjektgruppen har <strong>av</strong>sluttet sitt arbeid med selve
148<br />
<strong>anskaffelse</strong>n. Vi må her være oppmerksom på at det er sentrale resurser som skal<br />
gjennomføre siste del <strong>av</strong> <strong>anskaffelse</strong>n. En slik prosess man her iverksetter vil ikke<br />
bidra positivt i den sammenheng.<br />
Dette er ansatte som ikke trenger den form for oppmerksomhet akkurat nå.<br />
Ville for øvrig satt pris på å bli konsultert om en slik sak før vi gjør den formell.<br />
Informasjonen jeg ga i ledermøtet var ikke for å varsle. Jeg ga der uttrykk for at vi<br />
har god kontroll på prosess gjennom evalueringene fra sine advokater samt<br />
<strong>kommune</strong>advokaten. Dette gikk på å få <strong>av</strong>klart om prosessen vår har vært god og vi<br />
kan forsvare videre valg/beslutninger på et juridisk grunnlag.”<br />
Til dette svarte U samme dag:<br />
”Jeg tenker at det er to forhold som du opplyste om i ledermøtet som taler for at det<br />
bør foretas en intern gjennomgang før beslutning fattes - nettopp fordi det er fare<br />
for at disse forholdene kan påvirke inns<strong>til</strong>lingen.<br />
·Det kan være fare for ansatte (involverte i prosjektgruppen?) har gitt ubalansert<br />
informasjon <strong>til</strong> en <strong>av</strong> <strong>til</strong>byderne.<br />
·Det er reell fare for søksmål fra leverandørene.<br />
Når det gjelder ditt ønske om å bli konsultert på forhånd så har jeg forståelse for<br />
det, men du har over lengre tid rapportert om bekymringer i denne prosessen og da<br />
er det mitt ansvar å beslutte om det er grunn <strong>til</strong> å koble inn internkontrollenheten.”<br />
Det ble etter dette arrangert et møte 8. juni hvor U, Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og VV deltok.<br />
I møtet redegjorde Leder <strong>av</strong> styringsgruppen for status og han ba om å få fullføre<br />
prosessen. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen viste i denne forbindelse <strong>til</strong> at Kommuneadvokaten<br />
var inne i prosessen, og at han vurderte situasjonen slik at en intern gransking var<br />
unødvendig på dette tidspunktet. Samtidig holdt Leder <strong>av</strong> styringsgruppen det åpent at en<br />
gransking kunne gjennomføres etter at <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n var <strong>av</strong>sluttet.<br />
Dagen etter møtet sendte U 9. juni følgende e-post <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og VV:<br />
”Hei begge to !<br />
Viser <strong>til</strong> vårt møte i går hvor vi fikk en oppdatert gjennomgang <strong>av</strong> <strong>TTT</strong><strong>anskaffelse</strong>sprosjektet.<br />
Dette er et stort og omfattende prosjekt og jeg ble i møtet<br />
styrket i min beslutning om at det vil være riktig å la internkontrollenheten<br />
gjennomgå <strong>anskaffelse</strong>sprosessen.<br />
Jeg deler VV (og <strong>til</strong> en viss grad Leder <strong>av</strong> styringsgruppen) sin skepsis <strong>til</strong> å<br />
gjennomføre en QA når dette ikke er noe vi har tradisjon på å gjøre, det vil kunne<br />
oppfattes som mis<strong>til</strong>lit <strong>til</strong> <strong>anskaffelse</strong>sgruppen og bør unngåes.
149<br />
Håper at du VV har anledning <strong>til</strong> å prioritere oppdraget.”<br />
VV besvarte denne e-posten dagen etter:<br />
”Hei!<br />
Vi skal selvsagt prioritere oppdraget, og satser på å gjennomføre det så raskt og<br />
effektivt som mulig.<br />
Samtaler med involverte parter vil være sentralt i oppstartsfasen. XX, rådgiver på<br />
regnskap konsern, vil delta sammen med meg på intervjuene.<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen - fint om du snarest kan sende meg oversikt over hvem<br />
som sitter i <strong>anskaffelse</strong>s/forhandlings - og styringsgruppene. Jeg vil lage en mail<br />
med mandat, formål etc som sendes alle involverte, hvor de orienteres om at de blir<br />
kontaktet for å få <strong>av</strong>talt samtale. Denne blir sendt i dag. Håper å komme i gang med<br />
samtalene i morgen.”<br />
Internkontrollenhetens rapport er omtalt i kapittel 2 som en del <strong>av</strong> bakgrunnen for G-<br />
Partners oppdrag.<br />
I e-post 20. mai sendte Prosjektleder ukerapport for ukene 19 og 20 <strong>til</strong> medlemmene <strong>av</strong><br />
prosjektgruppen sammen med en oppfordring om å gi <strong>til</strong>bakemelding ved behov for<br />
endringer <strong>av</strong> teksten. B ga følgende <strong>til</strong>bakemelding i e-post 25. mai:<br />
”Hei, Vedrørende punkt 25. Endelig inns<strong>til</strong>ling utsettes. Teksten er e.m.m. feil. På<br />
møtet vi hadde i s lokaler var konklusjonen ’Inns<strong>til</strong>ling uten 5 mill. fra Atea’,<br />
ergo anbefalingat vi inns<strong>til</strong>ler på Ergo Group. Dette må endres i<br />
Beslutningsprotokollen.”<br />
Bs innspill ble ikke tatt <strong>til</strong> følge. I den endelige versjonen <strong>av</strong> ukerapporten står det følgende<br />
i punkt 25:<br />
”Endelig inns<strong>til</strong>ling utsettes Prosjektgruppen fikk ikke samlet<br />
seg rundt en endelig inns<strong>til</strong>ling<br />
basert på den informasjonen som<br />
var <strong>til</strong>gjengelig etter 2.<br />
forhandlingsrunde. Videre<br />
fremdrift vurderes i starten <strong>av</strong><br />
uke 19.”<br />
I e-post <strong>til</strong> Prosjektleder 27. mai etterlyste D informasjon om status i <strong>TTT</strong>-prosjektet. D<br />
viste <strong>til</strong> at det har vært snakk om at styringsgruppen ville komme med noe, og han spurte<br />
om det var Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier som på dette tidspunktet utgjorde<br />
styringsgruppen. Prosjektleder svarte at forhandlingsgruppen hadde gitt sitt innspill <strong>til</strong><br />
Prosjekteier som prosjekteier, og at det var Prosjekteier som ivaretok dialogen med
styringsgruppen. D ba etter dette om å få informasjon om forhandlingsgruppens innspill, og<br />
han spurte om innspillet var oppsummert i arbeidsarket på prosjektweben. Til dette svarte<br />
Prosjektleder:<br />
150<br />
”Har munnkurv når det gjelder det innspillet - og regnearket som ligger på portalen<br />
er heller ikke det endelige. Så, jeg har desverre veldig lite info å gi. Hvis det er<br />
behov <strong>av</strong> andre grunner <strong>til</strong> å vite mer, er det prosjekteier du må ta tak i.....”<br />
D ga følgende svar på Prosjektleders opplysninger:<br />
”Jeg liker ikke spesielt godt at medlemmer <strong>av</strong> prosjektgruppen ikke får innsyn i all<br />
informasjon. Det gjør det veldig vanskelig for meg å kunne stå for den tekniske<br />
evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene. Jeg <strong>av</strong>venter videre aktivitet fra Prosjekteier, men er ikke<br />
imponert over måten dette er håndtert på.”<br />
Prosjektleder svarte da at han så poenget, men at han ikke kunne gjøre noe med det på det<br />
tidspunktet. Prosjektleder spurte deretter om D og A var omforente når det gjaldt<br />
evalueringen <strong>av</strong> vedlegg A og B, noe D bekreftet med en bemerkning om at han og A<br />
hadde veldig lik oppfatning <strong>av</strong> det tekniske i <strong>til</strong>budene.<br />
I slutten <strong>av</strong> mai ble det gjennomført et møte mellom II, Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og<br />
Prosjekteier. I møtet ble <strong>til</strong>budet fra Ergo Group diskutert, særlig det forhold at Ergo Group<br />
<strong>til</strong>bød rabatt i form <strong>av</strong> en rund sum. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier ønsket<br />
bistand i vurderingen <strong>av</strong> hvordan rabatten skulle bedømmes, og de ønsket sikkerhet for at<br />
man unngikk taktisk prising. I møtet fremholdt II at det ikke var grunnlag for å <strong>av</strong>vise<br />
<strong>til</strong>budet fra Ergo, og at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> kunne be om en <strong>av</strong>klaring <strong>av</strong> hvor rabatten var<br />
tenkt plassert og forbeholdet om at det ble gitt veiledning på situasjonen kl 10:00.<br />
II har videre opplyst at Prosjekteier ønsket bistand <strong>til</strong> vurderingen <strong>av</strong> hvilken mulighet de<br />
hadde <strong>til</strong> å endre scoringen på <strong>til</strong>delingskriteriene kvalitet og funksjonalitet som følge <strong>av</strong><br />
faglig uenighet internt i prosjektgruppen. Det var jevnt mellom leverandørene, og også små<br />
endringer <strong>av</strong> uttellingen på <strong>til</strong>delingskriteriene kunne få utslagsgivende betydning. II viste<br />
<strong>til</strong> at evalueringer beror på skjønn, og at det da kan være ulike oppfatninger også blant<br />
fagpersoner. Det ble deretter vist <strong>til</strong> at endringer må baseres på objektivt og<br />
dokumenterbart grunnlag, slik at vurderingene kan etterprøves, og at det er risiki forbundet<br />
med slike endringer. Prosjekteier har opplyst at foranledningen <strong>til</strong> at dette spørsmålet ble<br />
tatt opp var KPMGs gjennomgang <strong>av</strong> evalueringen, og usikkerheten knyttet <strong>til</strong> hvordan<br />
situasjonen skulle håndteres.<br />
Av e-post sendt A 2. juni fra C fremgår det at I i denne perioden har etterlyst fremdrift i<br />
prosjektet og bedt om at styringsgruppen ble innkalt <strong>til</strong> møte, men uten resultat.<br />
Primo juni er det noe mer korrespondanse mellom Ergo Group og <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
vedrørende <strong>av</strong>klaringer <strong>av</strong> eventuelle forutsetninger og forbehold <strong>av</strong> betydning for Ergo
Groups <strong>til</strong>bud inngitt 8. mai 2009. MM oversendte 11. juni 2009 oppdatert prisskjema hvor<br />
Ergo Group hadde innarbeidet rabatten i enkeltpriser.<br />
20.2 Bs beskjed om at hun trekker seg fra prosjektgruppen<br />
I e-post sendt 4. juni kl 08:45 skrev B følgende <strong>til</strong> I:<br />
151<br />
”Jeg ber om å bli tatt ut <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-prosjektet.<br />
Først hadde vi s<strong>til</strong>lstandsperioden, hvor prosjektet ble satt i vakum og det pågikk en<br />
politisk prosess. Der politikerne skal ta <strong>av</strong>gjørelse pågår det alltid mye, det er<br />
standard. Til tross for at BKK saken var en spesiell variant, fatter jeg ikke at den<br />
skulle innvirke på prosjektets arbeid. Vi har med leverandører å gjøre som er<br />
kapable <strong>til</strong> å ivareta egne interesser.<br />
Etter andre forhandlingsrunde (28.april), hvor prosjektet ga deadline <strong>til</strong> kl 10:00<br />
neste dag (Med fullmakt eller ikke), er arbeidsformen endret. Avgjørelsene tas uten<br />
at vi er involvert, man ender opp som dødflesk for andres <strong>av</strong>gjørelser. Etter at deler<br />
<strong>av</strong> styringsgruppen (Prosjekteier) trådte inn i prosessen, har dette forsterket seg. På<br />
det møtet ble det konkludert med at forhandlingsgruppen skulle ins<strong>til</strong>le på<br />
ErgoGroup.<br />
Vi opplever så at det er kalt inn <strong>til</strong> nye forhandlingsmøter. Lederne (Prosjekteier og<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen) er <strong>til</strong>stede og gjennomfører møtet. Man oppfører seg som<br />
om deadline ikke har vært satt. At de har rett <strong>til</strong> å gripe inn er selvsagt, men måten<br />
det utføres på finner jeg betenkelig.<br />
Svarene kommer inn fra siste forhandlingsmøte og prosjektleder Prosjektleder løper<br />
mellom deler <strong>av</strong> styringsgruppen (Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier)og<br />
prosjektgruppen. Det var et lite fruktbart møte. Vi får svarene over bordet og skal<br />
mene noe. Jeg må ha ro, jeg må forberede meg og et prosjektmøte er ikke stedet.<br />
Arbeidsformen passer meg ikke.<br />
Så kom turen, med sine innspill.<br />
Forhandlingsgruppen blir såkalt inn <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, hvor han gir sine<br />
direktiver. Og overnevnte skal vi legge bak oss.<br />
Det har etter det vært pause <strong>til</strong> i går kveld, med protokolletterspørselen. (Som<br />
utelukkende finner sted fordi de som kjører prosessen (Prosjekteier med<br />
Prosjektleder som løpegutt) ikke aner hvordan <strong>anskaffelse</strong>sprotokollen ferdigs<strong>til</strong>les<br />
i en innkjøpsprosess.
152<br />
Så møtet i dag, hvor Leder <strong>av</strong> styringsgruppens direktiver fortsetter. Vi skal få lese<br />
den juridiske betraktning når prosessen er ferdig. Vi blir bedt om å ta s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> ett<br />
brev, over bordet. Jeg kan ikke arbeide slik, det fungerer bare ikke.<br />
Så etter spørsmål fra A om han har faglig støtte i forhold <strong>til</strong> innleid konsulent som<br />
på dette området ikke er fagmann, får han <strong>til</strong> svar at det skal det tas s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong><br />
fredag morgen etter samtale med konsulenten. Jeg kan ikke bidra med noe positivt i<br />
denne sammenheng I.<br />
Jeg ber om å bli tatt ut. Jeg ferdigs<strong>til</strong>ler selvsagt protokollen.”<br />
B videresendte senere denne e-posten <strong>til</strong> A, og hun viste <strong>til</strong> at hun ikke ønsket å delta i<br />
prosjektgruppen uten at hun fikk gjøre jobben sin.<br />
I videresendte 4. juni kl 16:29 Bs e-post <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier med<br />
følgende påtegning:<br />
”Hei Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier<br />
Se under e-post fra B <strong>av</strong> i dag (hun sier jeg kan sende den videre).<br />
Jeg har pratet med henne og anbefaler at hun får tre ut <strong>av</strong> <strong>TTT</strong> <strong>anskaffelse</strong>sgruppen.<br />
Videre at C s<strong>til</strong>ler alene fra Innkjøps<strong>av</strong>delingen for den resterende del <strong>av</strong> prosessen.<br />
B beskriver at fortsatt deltagelse i prosjektet går ut over hennes arbeidssituasjon.<br />
Jeg synes det er urovekkende at hun opplever prosessen som beskrevet, og at dette<br />
skjer etter gårsdagens møte (jfr. diskusjon på ledermøte tidligere på dagen).<br />
Før jeg gir henne et svar ber jeg om en <strong>til</strong>bakemelding på om dere ser det som<br />
problematisk med reduksjon <strong>av</strong> Innkjøp sitt bidrag nå i sluttfasen <strong>av</strong> prosjektet<br />
(<strong>anskaffelse</strong>sprotokoll vil bli ført frem <strong>til</strong> d.d.)<br />
Mvh I”<br />
Det er ikke identifisert e-poster som svar på denne oversendelsen.<br />
20.3 Særlig om evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene<br />
20.3.1 Bakgrunn<br />
I perioden fra og med 28. april 2009 var evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene et sentralt<br />
diskusjonstema i <strong>TTT</strong>-prosessen. En del informasjon <strong>av</strong> betydning for denne diskusjonen er<br />
gjengitt i gjennomgangen foran. I dette punktet gis det ytterligere opplysninger <strong>av</strong><br />
betydning for uenigheten omkring hvordan <strong>til</strong>budene fra Atea og Ergo Group skulle<br />
evalueres.
20.3.2 Poengskala for evaluering <strong>av</strong> kvalitet og funksjonalitet<br />
Det er ikke helt klart hvilken poengskala <strong>til</strong>budene er bedømt ut fra. I samtaler med G-<br />
Partner er det opplyst at <strong>til</strong>budene ble bedømt etter en skala fra 1-5, og det later <strong>til</strong> at det er<br />
denne skalaen som er benyttet i de arbeidsarkene som ligger på prosjektweben. I<br />
arbeidsarket står det derimot at <strong>til</strong>budene skal evalueres etter en skala fra 1-6, og at<br />
uttellingen fordeles slik:<br />
153<br />
"6: Fremragende funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som klart utmerker seg.<br />
Vesentlig bedre enn kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
5: Meget god funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som utmerker seg. Bedre enn kr<strong>av</strong>et<br />
<strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
4: God funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som er fullt på høyde med kr<strong>av</strong>ene <strong>til</strong><br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
3: Akseptabel funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som er innenfor kr<strong>av</strong>ene <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong>.<br />
2: Tilstrekkelig funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som bør søkes forbedret før<br />
kontraktsinngåelse.<br />
1: Ikke <strong>til</strong>fredss<strong>til</strong>lende funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som må forbedres før<br />
kontraktsinngåelse.<br />
Det vil si at i de fleste <strong>til</strong>feller vil karakteren 3 eller 4 være hensiktsmessig å benytte<br />
på normalt gode svar. I en del <strong>til</strong>feller gir karakterene 1 eller 6 veldig store utslag<br />
grunnet vektingen, det er derfor viktig at det ikke går inflasjon i bruken <strong>av</strong> disse!"<br />
Den samme poengskalaen som er angitt i prosjektweben ble trukket frem i epostkorrespondanse<br />
i prosjektgruppen. I e-post 30. mars 2009 fra GG <strong>til</strong> A med kopi <strong>til</strong><br />
Prosjektleder vises det imidlertid <strong>til</strong> at det ble <strong>av</strong>gjort å flytte karakterene opp med ett<br />
poeng, slik at karakteren 1 utgikk. I e-post samme dag skrev Prosjektleder <strong>til</strong> A med kopi<br />
<strong>til</strong> GG at skalaen ble gjennomgått og oppdatert på et prosjektmøte, men at den oppdaterte<br />
versjonen ble borte. Dagen etter sendte Prosjektleder en oppfølgende e-post <strong>til</strong> de samme<br />
mottakerne hvor han presenterer sin bearbeidede versjon <strong>av</strong> skalaen:<br />
”6: Meget god funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som klart utmerker seg. Vesentlig<br />
bedre enn kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Kan om nødvendig forhandles ned.<br />
5: God funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som utmerker seg. Bedre enn kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong><br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
4: Tilfreds<strong>til</strong>lende funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som er på høyde med kr<strong>av</strong>ene<br />
<strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
3: Funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som ikke er innenfor kr<strong>av</strong>ene <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong>, men som det er fullt mulig å forbedre gjennom forhandlinger/mindre<br />
endringer.<br />
2: Ikke <strong>til</strong>strekkelig funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som må forbedres før<br />
kontraktsinngåelse.<br />
1: Ikke besvart/store mangler i besvarelsen/misforstått kr<strong>av</strong>
154<br />
Det vil si at i de fleste <strong>til</strong>feller vil karakteren 4 eller 5 være hensiktsmessig å benytte<br />
på normalt gode svar. Karakterene 2 eller 6 gir veldig store utslag grunnet<br />
vektingen, det er derfor viktig at det ikke går inflasjon i bruken <strong>av</strong> disse!”<br />
Senest i e-post fra A <strong>til</strong> Prosjektleder og C 15. juni 2009 opereres det med en poengskala<br />
fra 1 <strong>til</strong> 6.<br />
20.3.3 Uenigheten om fremgangsmåte ved evaluering <strong>av</strong> kvalitet og funksjonalitet<br />
Avslutningsvis i konkurransen ble det synliggjort en grunnleggende uenighet omkring<br />
hvordan <strong>til</strong>budenes uttelling (poengscoren) på <strong>til</strong>delingskriteriene kvalitet og funksjonalitet<br />
skulle utmåles. Det var først og fremst A og Prosjektleder som var målbærere for de ulike<br />
fremgangsmåtene for å evaluere <strong>til</strong>budene på <strong>til</strong>delingskriteriene kvalitet og funksjonalitet.<br />
Prosjektleder har i samtale med G-Partner forklart at hans prinsipp for evalueringen har<br />
vært å ta utgangspunkt i besvarelsen på det som er etterspurt i konkurransegrunnlaget. Med<br />
dette som utgangspunkt har han vurdert om leverandøren har besvart på<br />
konkurransegrunnlaget, og hvor god besvarelsen har vært. Prosjektleder har videre forklart<br />
at slik han evaluerer <strong>til</strong>budene, må leverandøren for å få full score synliggjøre fortrinnene<br />
ved sitt <strong>til</strong>bud, uten at oppdragsgiver må tolke dette eller selv besitte forhåndskunnskap om<br />
leverandøren og dens løsninger.<br />
Om As måte å evaluere <strong>til</strong>budene på, har Prosjektleder forklart at A istedenfor å vurdere<br />
leverandørens svar på de enkelte spørsmålene la vekt på at leverandøren kunne ha svart på<br />
dette andre steder i <strong>til</strong>budet, eller at det var underforstått at besvarelsen var god nok.<br />
Prosjektleder mener en slik fremgangsmåte gjør oppdragsgivers subjektive forhold relevant<br />
i evalueringen fordi oppdragsgivers forhåndskunnskap får betydning for uttellingen. Det at<br />
deler i <strong>til</strong>budet kan måtte krysskobles, kan videre føre <strong>til</strong> at <strong>til</strong>budet gis uttelling for<br />
aspekter som allerede er premiert andre steder. I <strong>til</strong>legg blir det vanskeligere å fastsette<br />
leverandørens kontraktsrettslige forpliktelser. Prosjektleder mener As evalueringsmetodikk<br />
er mindre egnet <strong>til</strong> å finne det beste <strong>til</strong>budet og således overholde kr<strong>av</strong>ene i lov om<br />
offentlige <strong>anskaffelse</strong>r.<br />
A har i samtale med G-Partner fremholdt at Prosjektleder – etter hans vurdering – har gitt<br />
<strong>til</strong>budene uttelling etter et ønske om å <strong>til</strong>godese Atea på bekostning <strong>av</strong> Ergo Group, og at<br />
Prosjektleder har justert evalueringen systematisk og entydig <strong>til</strong> fordel Atea. A har vist <strong>til</strong> at<br />
han i evalueringen har gitt uttelling på kvalitets- og funksjonalitetskriteriene på bakgrunn<br />
<strong>av</strong> hva leverandørene har <strong>til</strong>budt, og at det er de delene <strong>av</strong> leveransen som beskriver<br />
produktets kvalitet og funksjonalitet som er <strong>av</strong> betydning, ikke ordene leverandøren har<br />
beskrevet produktet med.<br />
A har videre fremholdt at flere <strong>av</strong> delelementene i konkurransen henger sammen, og at<br />
forespørselen beskriver i sine mål at integrasjoner mellom deltjenester er viktig for å<br />
oppfylle visjonene. I lys <strong>av</strong> dette mener A at man må lese <strong>til</strong>budet i sin helhet og se hva
leverandøren <strong>til</strong>byr. Hvis et etterspurt forhold er besvart under det vedlegget det logisk<br />
hører hjemme, blir ikke <strong>til</strong>budet bedre <strong>av</strong> at besvarelsen gjentas i andre kapitler, og det<br />
kvalifiserer i alle fall ikke <strong>til</strong> karakteren 5, som skal gis <strong>til</strong> <strong>til</strong>bud som er bedre enn <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong>s kr<strong>av</strong>. Slik A forstår Prosjektleders metodikk insisterte Prosjektleder på å<br />
vurdere <strong>til</strong>budene punkt for punkt, og han ville gi Ergo trekk fordi delleveransene var<br />
beskrevet der de systematisk ville høre hjemme.<br />
Etter As oppfatning var en gjennomgående forskjell mellom <strong>til</strong>budene fra Ergo og Atea at<br />
Atea ga omfattende svar på <strong>kommune</strong>ns visjon hvor de strengt tatt bare gjenfortalte<br />
visjonen med andre ord eller brukte generelle formuleringer fra salgspresentasjoner. En<br />
beskrivelse <strong>av</strong> hvorfor <strong>kommune</strong>ns visjon/mål er fornuftige, er slik A ser det, ikke en del <strong>av</strong><br />
oppg<strong>av</strong>en og skal derfor ikke evalueres som del <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene. Han har videre vist <strong>til</strong> at<br />
fagpersonene i <strong>kommune</strong>n er kjent med teknologien, og at det nettopp er vurderinger <strong>av</strong><br />
hensiktsmessighet som ligger bak de overordnede målene som lå <strong>til</strong> grunn for<br />
kr<strong>av</strong>sspesifikasjonen og visjonene i konkurransegrunnlaget. Av denne grunn mener A at en<br />
grundig utdypning <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s egne visjoner må være irrelevant i evalueringen<br />
<strong>av</strong> funksjonalitet og kvalitet. Visjonene skal godtas, eller man skal gi en begrunnet<br />
<strong>til</strong>bakemelding på hvorfor de ikke godtas. Det gis imidlertid ikke ”s<strong>til</strong>karakterer” på<br />
<strong>til</strong>bakemeldingene på visjonene. Slik han forsto Prosjektleder, mente Prosjektleder derimot<br />
at Ateas redegjørelser skulle gis uttelling i <strong>til</strong>budsevalueringen.<br />
Et eget spørsmål var om uenigheten kunne vært <strong>av</strong>klart dersom det i større grad hadde vært<br />
forhandlet på kvalitet og funksjonalitet. Prosjektleder har fremholdt at det ville være mer<br />
krevende å omgjøre Ergo Groups <strong>til</strong>bud <strong>til</strong> en kommersiell kontrakt da det var benyttet<br />
mange generelle vendinger, henvisninger og innebygde ”opsjoner/muligheter”.<br />
Prosjektleder har vist <strong>til</strong> at det i henhold <strong>til</strong> omforent skala skulle trekkes for dette i<br />
poenggivningen.A har på sin side vist <strong>til</strong> at dersom det skulle være slik at det var uklarheter<br />
i <strong>til</strong>budet fra Ergo Group, måtte man brukt forhandlingsrundene <strong>til</strong> å <strong>av</strong>klare disse<br />
uklarhetene, og at man ikke i ettertid kan gi trekk for uklarheter man ikke har forsøkt å<br />
<strong>av</strong>klare i forhandlingsrundene.<br />
20.3.4 Tilrettelegging for evaluering i konkurransegrunnlaget<br />
For at leverandørene skal kunne gi presise <strong>til</strong>bud som etter beste evne er optimalisert ut fra<br />
oppdragsgivers behov, må oppdragsgiver kommunisere disse behovene i<br />
konkurransegrunnlaget. En forutsetning for at <strong>til</strong>budene skal kunne bedømmes på en<br />
objektiv måte er at det går tydelig frem hvilke aspekter ved <strong>til</strong>budet som skal vurderes, og<br />
hvilke forhold som blir vektlagt i vurderingen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budenes uttelling på de enkelte<br />
<strong>til</strong>delingskriteriene. I en konkurranse med forhandling modifiseres dette noe, i og med at<br />
oppdragsgiver også <strong>til</strong> en viss grad kan bruke forhandlingsrundene <strong>til</strong> <strong>av</strong>klaringer <strong>av</strong> denne<br />
typen.<br />
Under utarbeidelsen <strong>av</strong> konkurransegrunnlaget var et <strong>av</strong> temaene hvordan <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong>s behov og forventninger <strong>til</strong> <strong>til</strong>budene skulle kommuniseres.<br />
155
I e-post <strong>til</strong> Prosjektleder 19. september 2008 gir YY fra Lønns- og regnskapsseksjonen i<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>, innspill <strong>til</strong> konkurransegrunnlaget, og hun spør blant annet om hvorfor<br />
<strong>kommune</strong>ns mal for tjenestebeskrivelse og kr<strong>av</strong>sspesifikasjon ikke er benyttet. I denne<br />
malen opereres det med en sondring mellom kr<strong>av</strong> som <strong>til</strong>budene må, bør og kan oppfylle,<br />
og YY bemerker at denne malen letter <strong>til</strong>budsevalueringen fordi leverandørene svarer i<br />
samme dokument som kr<strong>av</strong>ene står i.<br />
Prosjektleder videresender dette innspillet <strong>til</strong> B og C. C svarer 22. september 2008 at det er<br />
opp <strong>til</strong> prosjekteier å <strong>av</strong>gjøre hvilken mal som skal brukes i forbindelse med<br />
tjenestebeskrivelse og kr<strong>av</strong>sspesifikasjon.<br />
D ga følgende innspill <strong>til</strong> konkurransegrunnlaget i e-post 14. november 2008 sendt <strong>til</strong> A<br />
med kopi <strong>til</strong> Prosjektleder:<br />
156<br />
”Hei! Jeg har som tidligere nevnt fri i neste uke, så jeg blir ikke <strong>til</strong>stede på de<br />
oppførte møtene. Jeg tror jeg har spilt inn det jeg har <strong>av</strong> tanker og meninger så<br />
langt, men jeg kan gjerne generelt si at anbudet så langt dessverre fremstår som tynt<br />
og med svært få spesifikke kr<strong>av</strong>. Jeg forstår tanken om å åpne mer opp for<br />
markedets innspill, men det er viktig å legge minimumsnivået på alle områder,<br />
spesielt innen datalinjer og telefoni. Slik forespørselen ligger nå, tror jeg det vil bli<br />
et vanskelig arbeid å evaluere <strong>til</strong>budene, og <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> vil trolig ende opp<br />
med å måtte spise en kar<strong>av</strong>ane <strong>av</strong> kameler. Jeg antar at det fremdeles er tanken at<br />
"noen" des<strong>til</strong>lerer må-/bør-kr<strong>av</strong> ut fra teksten, eller skal kr<strong>av</strong>ene bare ligge implisitt<br />
i teksten?”<br />
I konkurransegrunnlaget er det ikke tatt inn noen slike kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> hva <strong>til</strong>budet må, kan og bør<br />
inneholde.<br />
20.3.5 Tilrettelegging for evaluering i forhandlingene<br />
I perioden fra mottak <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene 26. januar 2009 <strong>til</strong> og med tredje forhandlingsrunde 7.<br />
mai 2009 ble det s<strong>til</strong>t noen <strong>av</strong>klaringsspørsmål <strong>til</strong> leverandørene. Disse<br />
<strong>av</strong>klaringsspørsmålene gjaldt først og fremst forhold <strong>av</strong> betydning for <strong>til</strong>budsprisen.<br />
Etter at referatet fra styringsgruppemøtet 25. februar 2009 ble sendt ut <strong>til</strong> deltakerne i<br />
styringsgruppen, ga H følgende <strong>til</strong>bakemelding i e-post 11. mars 2009:<br />
”Hei<br />
Jeg har forsåvidt ikke merknader <strong>til</strong> referat ut over at jeg s<strong>av</strong>ner mer spesifikasjon<br />
på alt det vi snakket om og som vi <strong>av</strong>talte konkret måtte være kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> <strong>til</strong>byderne i<br />
det videre løp. Jeg har dessverre ikke noe god følelse p.t. i forhold <strong>til</strong> om vi har et<br />
godt nok beslutningsgrunnlag og om <strong>til</strong>byderne er presise nok i sine svar. Ikke<br />
minst gjelder dette de konkrete løftene knyttet <strong>til</strong> når lovet teknologi faktisk vil bli
157<br />
levert fysisk <strong>til</strong> våre brukere. Herunder også implementeringsplanene generelt sett,<br />
som virker veldig luftig. Jeg har ikke <strong>til</strong>gang <strong>til</strong> detaljer og bygger bare på den<br />
informasjonen jeg har fått i styringsgruppemøtene, men som sagt føler jeg at<br />
situasjonen er uklar. Mine konkrete innspill er derfor; Vi bør redusere unødvendig<br />
kompleksitet <strong>til</strong> et minimum fremover. Telenor går vel trolig helt ut. Resterende 2<br />
aktører bør vi forespørre om det er greit at vi "gjør om" områdene C, E, F og G <strong>til</strong><br />
mer type "opsjon". Vi kan løse ut disse på et senere tidspunkt, etter vi har samkjørt<br />
oss grundig internt på når og hva vi egentlig ønsker. Område I er vel alt i dag en<br />
opsjon og skal ikke inn i vurdering over hvem som er best, ut over at vi selvsagt<br />
sjekker <strong>av</strong> detaljer også her. Jeg er overbevist om at begge leverandørene vil synes<br />
at dette er greit. Vi må få 100% klarlagt alle forutsetninger som leverandørene har i<br />
dag i sine <strong>til</strong>bud. Vi må også få klarlagt 100% alle "luftige" planer om innføring <strong>av</strong><br />
ny teknologi som kommer i løpet <strong>av</strong> "noen år". Evaluering må skje basert på<br />
formelle forpliktelser og ikke "tro og håp". Implementeringsplaner,<br />
implementeringsansvar, kostnader, eventuelle doble kostnader i perioder,<br />
etableringskostnader, osv må komme tydelig fram. Forholdet mellom drift <strong>av</strong><br />
telefonsentraler og overgang <strong>til</strong> ren IP-telefoni har jeg ikke full snøring på i detalj,<br />
men jeg antar at prosjektgruppen har god kontroll på hva vi kjøper med en gang,<br />
hva som er ny leverandør sitt ansvar og hvilke kostnader som dette vil medføre.”<br />
Hs innspill ble kun i noen grad fulgt opp. Det ble i brev 3. april s<strong>til</strong>t enkelte<br />
<strong>av</strong>klaringsspørsmål <strong>til</strong> leverandørene, og deretter – fra og med andre forhandlingsrunde –<br />
var fokuset på pris. Som nevnt foran, ble leverandørene fra og med andre<br />
forhandlingsrunde guidet på at de var <strong>til</strong>nærmet like på kvalitet og funksjonalitet, og det ble<br />
derfor ikke forhandlet eller gjort <strong>av</strong>klaringer på disse delene <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene.<br />
20.3.6 Fremdriften i evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene<br />
Som det fremgår <strong>av</strong> arbeidsfordelingen i prosjektgruppen, fastlagt i prosjektgruppemøte 27.<br />
januar 2009, var ansvaret for evalering <strong>av</strong> vedlegg A (Transportnettverk og<br />
internettaksess), vedlegg B (Teletrafikktjenester) og vedlegg H (Telefonidrift) <strong>til</strong>lagt A med<br />
bistand <strong>av</strong> D. Leveransene beskrevet i disse vedleggene utgjorde <strong>til</strong> sammen ca 80% <strong>av</strong><br />
totalleveransen.<br />
A og D hadde ikke lagt scoringen på vedlegg H (telefonidrift) inn i arbeidsarket før andre<br />
forhandlingsrunde. I kapittel 18.1.4 er det gitt en beskrivelse <strong>av</strong> hvilke andre<br />
arbeidsoppg<strong>av</strong>er A ble pålagt i denne perioden, og A har vist <strong>til</strong> at omfanget <strong>av</strong> andre<br />
oppg<strong>av</strong>er var årsaken <strong>til</strong> at han ikke fikk bruke <strong>til</strong>strekkelig med tid på <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n.<br />
Etter at han mottok As e-post 27. april kl 21:23 hvor A opplyste at han ikke rakk å legge<br />
inn evalueringen <strong>av</strong> vedlegg H, evaluerte Prosjektleder selv dette vedlegget. Det fremgår <strong>av</strong><br />
prosjektweben at Prosjektleder la inn sin evaluering <strong>av</strong> vedleggene G og H den 28. april<br />
2009 kl 21:52.
I scoringen <strong>av</strong> vedlegg H gir Prosjektleder følgende uttelling:<br />
Atea Ergo Group<br />
Kvalitet 14,6 12,2<br />
Funksjonalitet 14,3 11,5<br />
Samlet sett ble <strong>til</strong>budene gitt følgende uttelling i denne versjonen <strong>av</strong> arbeidsarket den 28.<br />
april:<br />
Atea Ergo Group<br />
Kvalitet 67,86 66,47<br />
Funksjonalitet 67,97 65,10<br />
Senere samme kveld la Prosjektleder inn oppdaterte exit- og prismodeller etter innspill fra<br />
innkjøpsenhetens deltakere.<br />
Etter at Prosjektleder har oppdatert exit- og prismodellene mottok han og A kl 23:53<br />
følgende e-post fra D:<br />
158<br />
”Hei, sånn utpå aftenen.<br />
Jeg sitter og blar litt i dokumentene, og ville bare gjøre en <strong>av</strong>sjekk på om dere har<br />
vurdert nøye exit-modellene på transportnettet, spesifikt oppsigelse <strong>av</strong> en lokasjon i<br />
<strong>av</strong>taleperioden, både for Atea og Ergo?<br />
”<br />
Dagen etter, 29. april, arbeidet Prosjektleder med å evaluere <strong>til</strong>budene på<br />
<strong>til</strong>delingskriteriene kvalitet og funksjonalitet parallelt med det andre arbeidet som ble gjort<br />
den dagen.
Den 29. april kl 18:55 hadde Prosjektleder lagt inn nye endringer i arbeidsarket. På dette<br />
tidspunktet viste arbeidsarket følgende samlede score for <strong>til</strong>budenes kvalitet og<br />
funksjonalitet:<br />
Atea Ergo Group<br />
Kvalitet 69,37 67,93<br />
Funksjonalitet 70,83 67,32<br />
Prosjektweben er utformet slik at endringer i dokumentversjoner kan spores. En gang i<br />
tidsommet mellom 29. april kl 18:55 og 4. mai kl 10:29 er det lagt inn en versjon <strong>av</strong><br />
arbeidsarket som senere er slettet. G-Partner har forsøkt å få brakt klarhet i hvem som har<br />
lagt ut den aktuelle versjonen og hvem som har slettet den, men dette har ikke latt seg<br />
gjøre. Det er opplyst at dokumenteier, i dette <strong>til</strong>fellet Prosjektleder, har <strong>til</strong>gang <strong>til</strong> å slette<br />
dokumentversjoner, men <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har ikke kunnet svare på om også andre har<br />
mulighet <strong>til</strong> å slette dokumentversjoner. Prosjektleder har forklart at han ikke visste at det<br />
gikk an å slette dokumenter, og at det ikke er han som har slettet dokumentet.<br />
A legger 5. mai kl 21:31 inn sin evaluering <strong>av</strong> vedlegg H (Telefonidrift). Dette vedlegget<br />
bedømmer A slik:<br />
Atea Ergo Group<br />
Kvalitet 13,4 13,3<br />
Funksjonalitet 13,1 13,5<br />
Samlet sett gis <strong>til</strong>budene på dette tidspunktet følgende score på kvalitet og funksjonalitet:<br />
Atea Ergo Group<br />
Kvalitet 67,74 68,65<br />
Funksjonalitet 68,18 68,75<br />
I evalueringen <strong>av</strong> vedlegg H har A lagt inn merknader som underbygger den poengsummen<br />
han har gitt. Disse merknadene er borte i senere versjoner <strong>av</strong> arbeidsarket. Prosjektleder har<br />
forklart at disse endringene er <strong>til</strong>gjengelig på prosjektweben selv om de ikke ligger i siste<br />
versjon <strong>av</strong> dokumentet.<br />
D sender 13. mai følgende e-post <strong>til</strong> Prosjektleder med kopi <strong>til</strong> A:<br />
159<br />
”Hei!<br />
Det er visst mye dynamikk i prosjektet, tydeligvis, men jeg tar meg den frihet å<br />
tenke litt videre. Jeg er litt forvirret over evalueringsmatrisen, som ser ut <strong>til</strong> å leve<br />
sitt eget liv, men jeg tok meg en kikk gjennom i helgen, og oppdaterte meg nå, og<br />
det er et par forskjeller jeg ikke helt forstår. Beklager at innspillene kommer litt<br />
sent, men når alle prosjektmøtene blir utsatt, blir det vanskelig å gå gjennom disse
-<br />
160<br />
tingene. A er en opptatt mann også, så jeg sender dere derfor begge denne lille<br />
listen. Jeg har basert noe på kommentarene i evalueringsskjemaet.<br />
Pheeew, det ble litt likevel, etter hvert som jeg leste... :-) Håper jeg ikke plager dere
161<br />
for mye med dette.<br />
Sånn i farten,Prosjektleder, har du noe info på hva som er årsak <strong>til</strong> utsettelsen? Er<br />
det noe styringsgruppegreier?”<br />
Prosjektleder besvarer denne e-posten om morgenen 15. mai:<br />
”Hei, og takk for gode innspill.<br />
En del <strong>av</strong> tingene her relaterer seg <strong>til</strong> – som du også nevner – ”dårlige” besvarelser.<br />
En viss grad <strong>av</strong> hensyn kan vi ta <strong>til</strong> dette, samtidig som vi vet at uklar/manglende<br />
tekst i <strong>til</strong>bud/kontrakt blir et problem i kontraktsperioden. Således forsvarer jeg at<br />
det er trukket ned noen steder, dels fordi evalueringen bør være dårligere, dels fordi<br />
vi må være oppmerksom på dette i videre kontraktsforhandlinger. Uansett, jeg skal<br />
se på det, og eventuelt ta det med i evalueringen (selv om dette kommer litt i tolvte<br />
time…). Utover exit-modellene, har du andre kommentarer <strong>til</strong> vedlegg A og B?<br />
Videre, noen <strong>av</strong> tingene som du nevner her er tatt opp i forhandlingene, og <strong>av</strong>klart.<br />
Bl.a. exit-modellene <strong>til</strong> Atea.<br />
Ift utsettelsen er det ikke så mye annet å si, ledelsen ønsket en gjennomgang <strong>av</strong> et<br />
par ting for at vi skal være på helt trygg grunn, også juridisk, når vi sender fra oss<br />
en inns<strong>til</strong>ling.”<br />
Uenigheten mellom A og Prosjektleder gikk stadig sterkere frem. Problemet ble tatt opp i et<br />
møte 3. juni 2009 hvor Prosjektleder ba A og Prosjektleder om å bli enige om en måte å<br />
evaluere <strong>til</strong>budene på. I de neste møtene som ble <strong>av</strong>holdt, var C med som ”u<strong>av</strong>hengig<br />
representant”.<br />
Dagen etter, 4. juni, sendte A følgende e-post <strong>til</strong> C, B og D:<br />
”Hei!<br />
Eg kjem <strong>til</strong> å leggja desse momenta fram munnleg på møtet i morgon.<br />
Ansvar og evaluering Fagleg ansvar<br />
Kr<strong>av</strong>spesifikasjonen, innhald og intensjonar er laga <strong>av</strong> fagleg ansvarleg, på<br />
grunnlag <strong>av</strong> dei rutiner som er praktisert i BK, og må nyttast slik. Prosjektleiar kan<br />
ikkje overprøva intensjonar eller leggja andre kriterier og mål <strong>til</strong> grunn. Når fagleg<br />
eigar har gjort ei evaluering, kan ikkje prosjektleiar overprøva denne.<br />
Undergr<strong>av</strong>ing <strong>av</strong> ansvarsforhold og instanshierarki.<br />
Av omsyn <strong>til</strong> god saksbehandlingsskikk, skal kvart nivå <strong>av</strong> saksbehandlinga sine<br />
synspunkt dokumenterast, slik at prosess og ansvar seinare kan etterprøvast. Slik er<br />
det prosjektets omforeinte syn, ev. med dissensar, som skal protokollerast/sendast<br />
vidare <strong>til</strong> styringsgruppa, ikkje einskildpersonar som prosjektleiar. Prosjektet skal<br />
haldast informert om <strong>til</strong>bakemeldingar/<strong>til</strong>rådingar
162<br />
Evalueringa <strong>av</strong> Vedlegg I H Kr<strong>av</strong>spesifikasjon for telefonidrift<br />
På grunnlag <strong>av</strong> ein første gjennomgang ved prosjektleiar, gjorde underteikna 5.5.09<br />
ferdig evalueringa <strong>av</strong> vedlegget, i tråd med drøftingar med D, leiar for<br />
nettverksdrift. Ein diskusjon med prosjektleiar synte dels ulikt syn på korleis<br />
kr<strong>av</strong>spesifikasjonen var å forstå, kva slag svar som var forventa, og kva fagleg nivå<br />
og kjennskap <strong>til</strong> aktuelle løysingar som var føresett. Det vart <strong>av</strong>tala at me skulle<br />
diskutera eventuelle punkt kor det var usemje, men dette vart ikkje gjort. I staden<br />
vart det 8.5.09 gjort einsidige endringar som vart sendt vidare <strong>til</strong> styringsgruppa,<br />
dvs. kun <strong>til</strong> prosjekteigar, utan at prosjektdeltakarane vart informert. I denne nye<br />
evalueringa er saksinformasjon som var lagt inn <strong>av</strong> underteikna fjerna frå 40 ruter.<br />
Dette er dårleg prosjektskikk, og gjer det vanskelegare for andre å vurdera<br />
evalueringa som vert gjort.<br />
Evalueringsskalaen som er nytta:<br />
3: Funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som ikke er innenfor kr<strong>av</strong>ene <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong>, men som det er fullt mulig å forbedre gjennom forhandlinger/mindre<br />
endringer.<br />
4: Tilfreds<strong>til</strong>lende funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som er på høyde med kr<strong>av</strong>ene<br />
<strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
5: God funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som utmerker seg. Bedre enn kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong><br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
Det er i mange <strong>til</strong>felle argumentert med at Ergos <strong>til</strong>bod er uklart, at informasjon<br />
manglar, og dette vert nytta <strong>til</strong> å gje karakteren 3, ikkje innafor kr<strong>av</strong>a <strong>til</strong> BK. Med<br />
tanke på at det er gjennomført tre forhandlingar og utveksla <strong>av</strong>klaringsspørsmål, er<br />
det BKs ansvar å sørga for å få naudsynt informasjon. Spesielt med tanke på at det<br />
er sagt eksplisitt på forhandlingsmøte at det ikkje er manglar ved <strong>til</strong>bodet som treng<br />
forbetrast. Korkje underteikna eller D har funne uklarheiter som gjev grunnlag for<br />
å gje dårlegare skår. Dels er informasjonen faktisk gjeven, dels kan det vera val som<br />
må gjerast i kontraktsforhandlinga og implementeringa. Atea er i fem <strong>til</strong>felle gjeve<br />
karakteren 5, over våre kr<strong>av</strong>, utan at det i noko <strong>til</strong>felle er dokumentert at det vert<br />
levert over kr<strong>av</strong>a. Ergo er trekt for at enkelte element er opsjonar, trass i at heile<br />
"profilmodellen" <strong>til</strong> Atea er opsjonsbasert.”<br />
I perioden som følger fortsetter arbeidet med evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene. Ved siden <strong>av</strong><br />
bedømmelsen <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriteriene kvalitet og funksjonalitet diskuteres også prinsipper<br />
for evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriteriet ”pris”. Som det fremgår <strong>av</strong> Prosjektleders<br />
oversendelse <strong>av</strong> inns<strong>til</strong>ling på valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud, kom man ikke frem <strong>til</strong> en omforent måte å<br />
evaluere <strong>til</strong>delingskriteriene på.
20.4 Ekstern evaluering fra KPMG<br />
Som et ledd i arbeidet med å finne en riktig og korrekt evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene besluttet<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier å innhente en ekstern vurdering <strong>av</strong> deler <strong>av</strong><br />
evalueringen. KPMG som <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har en ramme<strong>av</strong>tale med, ble bedt om å foreta<br />
en evaluering <strong>av</strong> vedlegg A (Transportnett) og B (Telefoni).<br />
I e-post 10. juni 2009 gir KPMGs prosjektansvarlige, ZZ, følgende <strong>til</strong>bakemelding <strong>til</strong><br />
Prosjekteier:<br />
163<br />
”Hei Prosjekteier,<br />
Vi er i full gang med gjennomgangen her og slik det ser ut akkurat nå så er vi i h<strong>av</strong>n<br />
<strong>til</strong> fredag som <strong>av</strong>talt. Jeg har oppfølging med folkene mine hver dag. Det er to<br />
rådgivere som ser gjennom dette. For å bli ferdig så ser de på ulike deler. De har<br />
noen spørsmål/ <strong>av</strong>klaringsbehov som jeg videreformidler rått slik at det ikke blir<br />
noen misforståelser her: I evalueringsskjemaene er det i kolonne ”B” felter som er<br />
merket mørk blå – ref Evaluering 1B.xls linje 10-18. Representere dette merkan<strong>til</strong>e<br />
forhold som ikke er en del <strong>av</strong> vår evaluering? Om ikke – mangler vi egne<br />
evalueringsskjema for disse områdene? Vekting – vi har gjennomgått og vektet de<br />
ulike kr<strong>av</strong>ene under hovedkapitler og delkapitler – hvordan skal vi aggregere<br />
vektingen i forhold <strong>til</strong> ”Kvalitetskriterier” og ”Funksjonalitetskriterier”. Ønskes<br />
dette ved bruk <strong>av</strong> gjennomsnittet eller ved skjønnsmessig vurdering? Bruk <strong>av</strong><br />
kolonne D og H; i forklaringen <strong>til</strong> bruk <strong>av</strong> evalueringsskjemaene er følgende<br />
presisert – ”I kolonne D, H og L skrives svaret <strong>til</strong> leverandørene inn i notatsform<br />
(ikke alt, da dette tar for stor plass)”. Da enkelte <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene har svært omfattende<br />
svar ser vi det som lite hensiktsmessig å gjengi <strong>til</strong>byders svar. Samtidig presiserer vi<br />
viktigheten <strong>av</strong> at <strong>til</strong>byders svar er korrekt angitt og ikke komprimeres / <strong>til</strong>passes.<br />
Således vil vi anbefale at det henvises <strong>til</strong> <strong>til</strong>bud, vedlegg, side og <strong>av</strong>snitt i denne<br />
kolonne. Er dette OK? Skal vi oppsummere resultater mv. i en egen rapport også<br />
eller er retur <strong>av</strong> evalueringsskjemaet godt nok?<br />
Fint med snarlig <strong>til</strong>bakemelding her slik at vi ikke må gå <strong>til</strong>bake å gjøre for mye<br />
dobbeltarbeid. Jeg har neste interne gjennomgang <strong>av</strong> status i morgen kl. 11:00.”<br />
ZZ sendte 12. juni 2009 KPMGs vurdering sammen med følgende oppsummering:<br />
”Resultat fra gjennomført evaluering<br />
KPMG har på oppdrag fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> gjennomført en u<strong>av</strong>hengig evaluering<br />
<strong>av</strong> <strong>til</strong>bud fra Atea og ErgoGroup innenfor områdene telefoni, teletrafikk og<br />
transportnett.<br />
Vårt arbeid har bestått i:<br />
1. Innføring / gjennomlesing i kr<strong>av</strong>spesifikasjonen fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
innefor de aktuelle leveranseområdene.<br />
2. Innføring / gjennomlesing <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud fra de to aktuelle leverandørene.
164<br />
3. Vurdere kvalitet og funksjonalitet i leverandørenes besvarelse mot<br />
konkurransegrunnlag og vekte besvarelsen etter egen matrise.<br />
Pris og prismodell har ikke vært en del <strong>av</strong> denne vurderingen<br />
Våre vurderinger baserer seg på kr<strong>av</strong>spesifikasjonen fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Der<br />
hvor <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har vært utydelig i egen kr<strong>av</strong>spesifikasjon er dette<br />
kommentert i evalueringsskjemaene. Svarene fra leverandør er således vurdert etter<br />
best practice innen området og vektet iht dette.<br />
Telefoni og teletrafikk<br />
Ateas besvarelse er gjort iht kr<strong>av</strong>spesifikasjonen og adresserer kr<strong>av</strong>ene direkte.<br />
Eventuell usikkerhet i besvarelsen gjenspeiles <strong>av</strong> utydelighet i kr<strong>av</strong>spesifikasjonen.<br />
Ergo sin besvarelse bærer preg <strong>av</strong> ”standard <strong>til</strong>buds tekst” mer enn konkrete<br />
redegjørelse på <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s kvalifikasjonskriterier. Videre oppfatter KPMG<br />
at Ateas besvarelse gir mer trygghet for erfaring innen forespurt område gjennom at<br />
løsningene <strong>til</strong> Ateas fremstår som mer utviklet enn Ergo sine løsninger. Denne<br />
forskjellen fremkommer i vektingen <strong>av</strong> enkeltkr<strong>av</strong> i evalueringsskjemaet.<br />
For begge leverandører er det kr<strong>av</strong> som må utdypes / presiseres før<br />
kontraktinngåelse.<br />
KPMG har ikke vurdert funksjonaliteten i <strong>til</strong>bud løsning, i form <strong>av</strong> hvilke produkter<br />
de ulike leverandørene <strong>til</strong>byr. Det anbefales at dette gjøres som en egen evaluering.<br />
Transportnett<br />
For området transportnett ser vi at de to ulike <strong>til</strong>byderne leverer to forskjellige<br />
løsninger, Atea ønsker å levere sammen med BKK Marked og bygge ut fiber med<br />
store fremtidlige muligheter som er i samsvar med <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s visjon,<br />
dekningsområder og fremtidlige behov for båndbrede og tjenester som er enkle å<br />
utvide etter behov. Dette forutsetter da et større utbyggingsprosjekt og mye utstyr<br />
må byttes eller oppgraderes i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Det må også gjennomføres mer<br />
detaljerte forpliktelser og prioriteringer vedrørende utbygging.<br />
Når det gjelder ErgoGroup ønsker disse å levere sammen med TDC som er dagens<br />
leverandør. TDC ønsker å benytte eksisterende utstyr og kun foreta mindre<br />
oppgraderinger for å imøtekomme <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> båndbredde og nye<br />
tjenester.<br />
På de enkeltkr<strong>av</strong> og tekniske spesifikasjoner er det minimale forskjeller som skiller<br />
<strong>til</strong>byderne.<br />
Vi vil også nevne at Atea sin løsning krever et større innføring/utrullingsprosjekt,<br />
og at det alltid en viss risiko forbundet med ny teknologi og større prosjekter, dette<br />
bør taes med i vurderingen ved valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>byder.
165<br />
Med vennlig hilsen<br />
ZZ<br />
Partner”<br />
Følgende oppsummering <strong>av</strong> KPMGs rapport ble videresendt 17. juni 2009 <strong>til</strong> G og U fra<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier:<br />
”Resultat fra ekstern kvalitetssikring <strong>av</strong> <strong>til</strong>budsevalueringen<br />
Bakgrunn<br />
KPMG har gjennomført en objektiv evaluering <strong>av</strong> deler <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene som en<br />
kvalitetssikring <strong>av</strong> den evalueringen prosjektgruppen har gjort. Oppdraget ble <strong>til</strong>delt<br />
KPMG v/ ZZ tirsdag 9. juni etter beslutning <strong>av</strong> leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen, og undertegnede. KPMG <strong>av</strong>ga sin rapport og evaluering fredag 12.<br />
juni.<br />
For å gjennomføre evaluering ble KPMG gitt <strong>til</strong>gang <strong>til</strong>:<br />
• Konkurransegrunnlaget med kr<strong>av</strong>spesifikasjonene<br />
• Innleverte <strong>til</strong>bud fra Atea og Ergogroup<br />
• Klarifiseringer og referater fra forhandlingsmøter<br />
• Evalueringsskjema utarbeidet <strong>av</strong> prosjektgruppen (uten prosjektgruppens<br />
antegninger)<br />
KPMG ble bedt om å evaluere del 1A og 1B, transportnett og telefoni, da disse to<br />
delene <strong>av</strong> teller for ca 40% <strong>av</strong> den totale vurderingen.<br />
Prosjektgruppen er ikke informert om den u<strong>av</strong>hengige kvalitetssikringen <strong>av</strong><br />
evalueringen som er foretatt. Bakgrunnen for at en slik gjennomgang ble besluttet<br />
gjennomført er å få en u<strong>av</strong>hengig vurdering for å sikre at likebehandling <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>byderne er ivaretatt gjennom prosjektgruppens <strong>til</strong>budsevaluering.<br />
KPMGs evaluering<br />
Det er et omfattende arbeid å foreta en nøyaktig sammenligning <strong>av</strong><br />
prosjektgruppens evaluering og KPMGs evaluering. Dette skyldes hovedsakelig at<br />
KPMG har karaktersatt hvert eneste enkeltelement i evalueringsskjema basert på<br />
hva som er dokumentert skriftlig. Prosjektgruppen har på enkelte områder kun gitt<br />
en oppsummerende karakter som i skjema ikke er begrunnet. Dette gjør det<br />
komplisert å få sammenlignbare verdier fra de to evalueringene.<br />
Allikevel er det basert på summering og snittberegninger mulig å lese ut<br />
forholdstall mellom de to evalueringene.
166<br />
Inn<strong>til</strong> en nøyaktig sammens<strong>til</strong>ling kan presenteres kan vi støtte oss på KPMG sin<br />
oppsummering <strong>av</strong> evalueringen <strong>av</strong> bilag 1B – telefonitjenester - som er som følger:<br />
” Ateas besvarelse er gjort iht kr<strong>av</strong>spesifikasjonen og adresserer kr<strong>av</strong>ene<br />
direkte. Eventuell usikkerhet i besvarelsen gjenspeiles <strong>av</strong> utydelighet i<br />
kr<strong>av</strong>spesifikasjonen. Ergo sin besvarelse bærer preg <strong>av</strong> ”standard <strong>til</strong>buds<br />
tekst” mer enn konkrete redegjørelse på <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s<br />
kvalifikasjonskriterier. Videre oppfatter KPMG at Ateas besvarelse gir mer<br />
trygghet for erfaring innen forespurt område gjennom at løsningene <strong>til</strong><br />
Ateas fremstår som mer utviklet enn Ergo sine løsninger.”<br />
Dette står i sterk kontrast <strong>til</strong> vår egen prosjektgruppes evaluering <strong>av</strong> samme<br />
tjenesteområde. KPMG sin evaluering gir Atea en vektet score på 727 (kvalitet)<br />
/706 (funksjonalitet) og ErgoGroup en vektet score på 600 (kvalitet) / 602<br />
(funksjonalitet). Prosjektgruppens foreløpige evaluering <strong>av</strong> dette bilaget skiller de<br />
to <strong>til</strong>byderne med kun 0,1%.<br />
Når det gjelder evalueringen <strong>av</strong> bilag 1A – transportnett – oppsummerer KPMG det<br />
som følger:<br />
”For området transportnett ser vi at de to ulike <strong>til</strong>byderne leverer to<br />
forskjellige løsninger, Atea ønsker å levere sammen med BKK Marked og<br />
bygge ut fiber med store fremtidlige muligheter som er i samsvar med<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s visjon, dekningsområder og fremtidlige behov for<br />
båndbrede og tjenester som er enkle å utvide etter behov. Dette forutsetter<br />
da et større utbyggingsprosjekt og mye utstyr må byttes eller oppgraderes i<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Det må også gjennomføres mer detaljerte forpliktelser og<br />
prioriteringer vedrørende utbygging.<br />
Når det gjelder ErgoGroup ønsker disse å levere sammen med TDC som er<br />
dagens leverandør. TDC ønsker å benytte eksisterende utstyr og kun foreta<br />
mindre oppgraderinger for å imøtekomme <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s kr<strong>av</strong> <strong>til</strong><br />
båndbredde og nye tjenester.<br />
På de enkeltkr<strong>av</strong> og tekniske spesifikasjoner er det minimale forskjeller som<br />
skiller <strong>til</strong>byderne.”<br />
KPMG påpeker også at Ateas <strong>til</strong>bud innebærer et vesentlig større<br />
implementeringsprosjekt, både fordi ErgoGroup baserer seg på infrastrukturen BK<br />
har i dag og fordi Atea baserer seg på utbygging <strong>av</strong> ny infrastruktur. Dette<br />
hensyntas ikke i evalueringen da det ikke er adgang <strong>til</strong> det annet enn i forhold <strong>til</strong><br />
pris – hvor det er hensyntatt.<br />
Også på dette området <strong>av</strong>viker prosjektgruppens foreløpige evaluering fra KPMG<br />
sin evaluering. Prosjektgruppen har vurdert de to <strong>til</strong>byderne helt identiske på dette
167<br />
bilaget. Det er altså ingen prosentvis forskjell på de to <strong>til</strong>byderne i prosjektgruppens<br />
evaluering, mens KPMG sin evaluering gir Atea en vektet score på 331 (kvalitet) /<br />
332 (funksjonalitet) og ErgoGroup en vektet score på 252 (kvalitet) /253<br />
(funksjonalitet).<br />
Oppsummering <strong>av</strong> evaluering<br />
KPMGs gjennomgang gir grunnlag for å anta at det er forekommet en skjevhet i<br />
evalueringen foretatt <strong>av</strong> prosjektgruppen <strong>til</strong> fordel for ErgoGroup. Det synes derfor<br />
påkrevd at KPMGs oppdrag utvides <strong>til</strong> å omfatte hele prosjektgruppens evaluering –<br />
for samtlige bilag – slik at vi har en u<strong>av</strong>hengig kvalitetssikring <strong>av</strong> hele<br />
<strong>til</strong>budsevalueringen.<br />
Dersom en fullstendig kvalitetsgjennomgang <strong>av</strong> <strong>til</strong>budsevalueringen understøtter,<br />
eller forsterker, de forskjellene som er kommet <strong>til</strong> syne etter<br />
kvalitetsgjennomgangen <strong>av</strong> bilag 1A og 1B vil styringsgruppen måtte vurdere om<br />
saken skal sendes <strong>til</strong>bake <strong>til</strong> prosjektgruppen for videre forhandling med <strong>til</strong>byderne.<br />
Vi har gjennom forhandlingsprosessen veiledet begge <strong>til</strong>bydere på at de er vurdert<br />
<strong>til</strong>nærmet likt på funksjonalitet og kvalitetskr<strong>av</strong>ene, som samlet sett teller for 2/3 <strong>av</strong><br />
totalvurderingen. Den siste tredjedelen er pris. Det vil innebære at dersom en<br />
kvalitetsgjennomgang viser at det er faktiske vesentlige forskjeller mellom de to<br />
<strong>til</strong>byderne antas det at det må gis ny veiledning og mulighet for endringer gjennom<br />
forhandlinger. En slik framgangsmåte må selvfølgelig verifiseres <strong>av</strong><br />
Kommuneadvokaten.<br />
Det er mulig at en slik vesentlig skjevhet i evalueringen som her fremkommer må<br />
sees i sammenheng med våre eksisterende antagelser om at ErgoGroup i forbindelse<br />
med forhandlingsrunde 3 hadde fått <strong>til</strong>gang på informasjon de ikke var berettiget <strong>til</strong><br />
å ha. I den situasjonen vi befinner oss i er det naturlig at kommunaldirektøren og<br />
Kommuneadvokaten er kjent med de foreløpige resultatene <strong>av</strong> KPMG sin<br />
gjennomgang <strong>av</strong> <strong>til</strong>budsevalueringen.<br />
Framdrift og beslutninger<br />
Dersom Byrådet skal få behandlet en inns<strong>til</strong>ling på sitt siste møte før sommeren,<br />
som <strong>av</strong>holdes 1. juli, må det fattes konkrete beslutninger om framdrift i dag –<br />
onsdag.<br />
• KPMGs oppdrag utvides umiddelbart <strong>til</strong> å omfatte alle bilagene i<br />
forespørselen<br />
• Prosjektgruppen informeres om den u<strong>av</strong>hengige kvalitetsvurderingen som<br />
foretas <strong>av</strong> KPMG<br />
• Parallelt med dette foretas en juridisk vurdering <strong>av</strong> betydningen <strong>av</strong> funnene i<br />
kvalitetssikringene og videre prosess med <strong>til</strong>byderne<br />
• Basert på en endelig <strong>til</strong>budsevaluering veiledes <strong>til</strong>byderne på nytt med<br />
korrekt utgangspunkt i forhold <strong>til</strong> kvalitets- og funksjonalitetskr<strong>av</strong>ene
168<br />
• Det gjennomføres ny forhandlingsrunde med begge <strong>til</strong>bydere 24. juni med<br />
svarfrist for <strong>av</strong>klaringer 25. juni.<br />
• Prosjektgruppen ferdigs<strong>til</strong>ler en inns<strong>til</strong>ling på valg <strong>av</strong> leverandør 29. juni<br />
• Styringsgruppen innkalles <strong>til</strong> møte 30. juni for å vedta inns<strong>til</strong>lingen <strong>til</strong> byråd<br />
• Inns<strong>til</strong>lingen overlevers Finansbyråden for å behandles ”over bordet” i<br />
Byrådets siste møte før sommeren, 1. juli.<br />
Dersom vi ikke får klarsignal i løpet <strong>av</strong> dagen i dag <strong>til</strong> å fortsette i henhold <strong>til</strong><br />
framdriften skissert ovenfor vil vi i morgen – torsdag - informere <strong>til</strong>byderne<br />
om at prosessen s<strong>til</strong>les i bero <strong>til</strong> over sommeren, permittere den eksterne<br />
prosjektlederen med umiddelbar virkning og fris<strong>til</strong>le interne medarbeidere i<br />
prosjektgruppen.<br />
Avslutningsvis vil vi på det sterkeste anmode om et møte i dag for å drøfte<br />
innholdet i dette notatet.”<br />
20.4.1 Notat fra A og D angående KPMGs vurdering <strong>av</strong> prosjektgruppens<br />
evaluering <strong>av</strong> vedlegg 1A og 1B<br />
Som et ledd i undersøkelsene har G-Partner sendt ut et utkast <strong>til</strong> beskrivelsen <strong>av</strong> det<br />
faktiske grunnlaget i rapporten <strong>til</strong> de involverte. A og D hadde ikke tidligere sett KPMGs<br />
vurderinger og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier sin oversendelse <strong>til</strong> U og G. A og<br />
D ønsket å gi innspill <strong>til</strong> de vurderinger som er gjort <strong>av</strong> KPMG og <strong>av</strong> KPMGs arbeid, og<br />
deres redegjørelse gjengis i sin helhet nedenfor:<br />
”Om evalueringsskjemaet:<br />
Innenfor hvert kapittel er det angitt linjer for scoring <strong>av</strong> funksjonalitet og kvalitet<br />
for hvert underkapittel med <strong>til</strong>hørende underpunkter. Det er ingen automatikk i<br />
skjemaet for utregning <strong>av</strong> score for et underkapittel på grunnlag <strong>av</strong> <strong>til</strong>hørende<br />
underpunkt. Underpunktene kan ha svært ulik betydning/viktighet, slik at disse ikke<br />
bare kan summeres/tas gjennomsnitt <strong>av</strong>, for å gi en totalvurdering <strong>av</strong><br />
underpunktene. Det må derfor gjøres en evaluering <strong>av</strong> viktigheten <strong>av</strong> underpunktene<br />
for å score underkapitlene - med like stor grad <strong>av</strong> subjektivitet/objektivitet som de<br />
enkelte underpunktene.<br />
Prosjekteier og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen vedtok 22. april å <strong>av</strong>slutte konkurransen<br />
umiddelbart, lage inns<strong>til</strong>ling og så gå i kontraktsforhandlinger med Atea. Da<br />
prosedyren var konkurranse med forhandling, kunne prosessen ikke <strong>av</strong>sluttes med<br />
prisforhandling hvis det var relevante forskjeller mellom deltakerne som de ikke<br />
hadde fått anledning <strong>til</strong> å korrigere/forbedre eller hvis det var uklarheter/mangler<br />
som deltakerne ikke hadde fått anledning <strong>til</strong> å <strong>av</strong>klare. Når ledelsen så vedtok å<br />
<strong>av</strong>slutte med en prisforhandling, vedtok man samtidig at deltakerne var like på de<br />
andre kriteriene og at det ikke var relevante uklarheter som manglet <strong>av</strong>klaring.
169<br />
Det gjøres to viktige forbehold i det medfølgende notatet fra KPMG:<br />
• "Våre vurderinger baserer seg på kr<strong>av</strong>spesifikasjonen fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
Der hvor <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har vært utydelige i egen kr<strong>av</strong>spesifikasjon er dette<br />
kommentert i evalueringsskjemaene."<br />
• "KPMG har ikke vurdert funksjonaliteten i <strong>til</strong>bud løsning, i form <strong>av</strong> hvilke<br />
produkter de ulike leverandørene <strong>til</strong>byr. Det anbefales at dette gjøres som en<br />
egen evaluering."<br />
I perioden etter at Prosjekteier og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen 22. april vedtok å<br />
<strong>av</strong>slutte forhandlingene om kvalitet/funksjonalitet, ble det derfor benyttet en<br />
begrenset evalueringsskala fra 3-5, hvor 3 er forhandlingspunkter, 4 er innefore<br />
forespørsel og 5 er bedre enn forespurt. KPMG benytter hele skalaen 1-6. Dette gjør<br />
at verdiene ikke er sammenlignbare.<br />
Eksempelvis har KPMG i scoringen <strong>av</strong> vedlegg 1B Teletrafikk gitt Atea score en<br />
eller to 15 ganger, mens Ergo har fått disse verdiene 32 ganger. Dette betyr at det<br />
for Ergo er flest steder hvor KPMG ikke har funnet svar/beskrivelse <strong>av</strong> løsning.<br />
Konsekvensen <strong>av</strong> dette i forhold <strong>til</strong> begge <strong>til</strong>byderne, er at alle disse punktene må<br />
følges opp for å få et svar på hva som faktisk leveres. Først da vil det være grunnlag<br />
for å vurdere <strong>til</strong>budene mot hverandre.<br />
Dette er normal prosedyre i en konkurranse med forhandling, og det kan vises <strong>til</strong><br />
møtereferat fra prosjektgruppen for 13. februar. Her understrekes det at<br />
evalueringen skal <strong>av</strong>dekke de svakheter som skal søkes forbedret gjennom dialog<br />
og forhandlinger.<br />
Prosedyre: Evaluering -> Ev svakheter -> Dialog/forhandlinger<br />
Ovenstående kan også være forklaringen på hvorfor KPMG ikke har gitt noen<br />
samlet score, man har ikke funnet grunnlag for å gjøre det på et så tidlig stadium i<br />
en evaluering.<br />
KPMGs evalueringsmetode var å vurdere besvarelsene linje for linje, punkt for<br />
punkt i forhold <strong>til</strong> forespørselen, innenfor det enkelte kapittel. Prosjektgruppen har<br />
funnet flere svar enn KPMG, bl.a. ved å lese alle vedleggene. Man hadde også<br />
vesenlig mer tid <strong>til</strong> rådighet enn KPMG og kunne kjøre <strong>av</strong>klaringsrunder med<br />
<strong>til</strong>byderne. Da Ergos besvarelse var mer ortogonal, dvs. hvert tema var besvart i det<br />
vedlegget det primært hørte hjemme, ble selskapet spesielt rammet <strong>av</strong> KPMGs<br />
evalueringsmetode. Lar det seg ikke gjøre å foreta en ren punktvis sammenligning<br />
<strong>av</strong> spørsmål-svar, finnes det ikke en enkel fasit for rett evalueringsmetodikk.<br />
Ser man nærmere på feltene som er fylt ut, vil man raskt se at det også i selve<br />
tallmaterialet finnes uklarheter. Flere <strong>av</strong> feltene er tomme, noen er scoret på kun én<br />
<strong>av</strong> leverandørene, og en god del <strong>av</strong> merknadene viser <strong>til</strong> at det ikke er funnet svar på<br />
spørsmålene. Her kommer prosjektets vurdering <strong>av</strong> alle vedleggene og kjennskap <strong>til</strong><br />
produktene inn som naturlige årsaker <strong>til</strong> <strong>av</strong>vik mellom evalueringene.
170<br />
I vurdering <strong>av</strong> vedlegg 1A "Transportnett og internettaksess", er den største<br />
forskjellen at KPMG flere steder har gitt høyere score for at Atea leverer fibernett<br />
<strong>til</strong> de fleste lokalitetene. Dette er det etter BKs leveransebeskrivelse ikke grunnlag<br />
for å gjøre. Det er ellers overraskende små forskjeller i vurderingene.<br />
For begge vedleggene er det ellers på enkelte områder reell faglig uenighet, og det<br />
er enkelte åpenbare feil, men hovedforskjellene er knyttet <strong>til</strong> ulik <strong>av</strong>dekking <strong>av</strong><br />
informasjon.<br />
Metodikken som Prosjekteier har brukt for å komme frem <strong>til</strong> de tallverdiene han<br />
bruker i sitt notat for å diskreditere prosjektgruppens evaluering er ikke beskrevet<br />
<strong>av</strong> ham. Disse tallene er, IKKE KPMG sine verdier, men basert på en<br />
snittberegning og summering utført <strong>av</strong> Prosjekteier eller Prosjektleder, på grunnlag<br />
<strong>av</strong> tall som ikke beskriver det samme som prosjektgruppen har evaluert.<br />
Disse tallene fra Prosjekteier brukes så for å konkludere med at: "KPMGs<br />
gjennomgang gir grunnlag for å anta at det er forekommet en skjevhet i<br />
evalueringen foretatt <strong>av</strong> prosjektgruppen <strong>til</strong> fordel for ErgoGroup", noe KPMGs<br />
rapport langt fra indikerer. KPMGs score sier primært at de mangler informasjon <strong>til</strong><br />
å gi en fullstendig vurdering, og ulikt omfang <strong>av</strong> oppklaringspunkt mellom<br />
leverandørene uttrykker ikke noe om kvaliteten på leveransene.<br />
Det påpekes videre fra Prosjekteier at prosjektgruppen <strong>til</strong>synelatende ikke har brydd<br />
seg om at "… Ateas <strong>til</strong>bud inneholder et vesentlig større implementasjonsprosjekt<br />
...". Det har flere ganger vært spilt inn <strong>til</strong> Prosjektleder at man bør prise risikoen ved<br />
å bytte leverandør, subsidiært prise forskjellen i implementasjon, uten at dette er tatt<br />
<strong>til</strong> følge. Dette ville svekket Ateas score sammenlignet med Ergo.<br />
Oversendingsbrevet fra ZZ inneholder noen karakteristikker, bl.a.: "Videre<br />
oppfatter KPMG at Ateas besvarelse gir mer trygghet for erfaring innen forespurt<br />
område gjennom at løsningene <strong>til</strong> Atea fremstår som mer utviklet enn Ergo sine<br />
løsninger. Denne forskjellen fremkommer i vektingen [skal nok være scoringen, her<br />
blandes begrepene, A-Ds merknad] <strong>av</strong> enkeltkr<strong>av</strong> i evalueringsskjemaet". Det er så<br />
langt ikke identifisert noe i kommentarer på enkelt-scoringer som understøtter<br />
denne konklusjonen, men det ligner Prosjekteiers beskrivelser. Påstanden om at<br />
"TDC ønsker å benytte eksisterende utstyr" er det heller ikke dekning for.<br />
Notatet fra Prosjekteier er i beste fall en ekstremt subjektiv tolkning <strong>av</strong> KPMG sin<br />
rapport. Det leveres også en kraftig insinuasjon: "Det er mulig at en slik vesentlig<br />
skjevhet i evalueringen som her fremkommer må sees i sammenheng med våre<br />
eksisterende antagelser om at ErgoGroup i forbindelse med forhandlingsrunde 3<br />
hadde fått <strong>til</strong>gang på informasjon de ikke var berettiget <strong>til</strong> å ha.". Selv om det ikke<br />
eksplisitt står n<strong>av</strong>n i rapporten eller notatet, er det allment kjent at D og A arbeidet<br />
med disse evalueringene. Notatet i sin helhet oppfattes som svært injurierende<br />
overfor begge. Dersom notatet er brukt, <strong>av</strong> Prosjekteier eller andre, ut over<br />
Prosjekteiers oversendelse <strong>til</strong> G og U, er dette svært alvorlig.”
20.5 Oversendelse <strong>av</strong> utkast <strong>til</strong> inns<strong>til</strong>ling m.m.<br />
Prosjektleder oversendte i e-post 26. juni 2009 utkast <strong>til</strong> inns<strong>til</strong>ling på valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud<br />
sammen med et eget notat om arbeidet med inns<strong>til</strong>lingen. E-posten ble sendt Prosjekteier<br />
med kopi <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, C og A, og Prosjektleder gir følgende påtegning:<br />
171<br />
”NB! I <strong>til</strong>legg <strong>til</strong> slik inns<strong>til</strong>lingen foreligger p.t., har vi vurdert å ta med et bredere<br />
sett <strong>av</strong> momenter som må hensyntas ved inns<strong>til</strong>ling/mottaksprosjekt. Men, for å<br />
unngå å skape diskusjon om forutberegnlighet ift konkurransegrunnlaget gjengis<br />
disse her i steden. Dette vil bli tatt med i prosjektplan for mottaksprosjektet.<br />
A: Notater ift mottaksprosjekt/gjennomføring:<br />
Risikovurdering Implementasjonstid og når BK får nytten <strong>av</strong>/effekten <strong>av</strong><br />
forbedrede og nye tjenester, tjeneste<strong>til</strong>gjengelighet. L<strong>av</strong>ere overgangskostnader,<br />
transportnettet er i hovedsak på plass, det behøves ikke endringer i fast- og<br />
mobiltelefonkonfigurasjon og -produksjon. Mindre forstyrrelsere og heft for<br />
brukerne Nye tjenester knyttet <strong>til</strong> telefonidrift og integrasjon <strong>av</strong> dagens frittstående<br />
sentraler (50 % <strong>av</strong> BKs brukere) vil komme brukerne raskere <strong>til</strong> gode. Kortere<br />
opplæringstid og ditto etablering <strong>av</strong> felles strukturer mellom BK og leverandøren”<br />
I inns<strong>til</strong>lingen konkluderes det med at Ergo Group har inngitt det økonomisk mest<br />
fordelaktige <strong>til</strong>budet, og det anbefales å inngå kontraktsforhandlinger med Ergo Group. I<br />
bedømmelsen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene inntatt i inns<strong>til</strong>lingen gis Ergo Group 76,9 poeng mens Atea gis<br />
75,1 poeng. Tabellen nedenfor viser evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budenes kvalitative og funksjonelle<br />
sider:<br />
Sammen med utkastet <strong>til</strong> inns<strong>til</strong>ling oversender Prosjektleder følgende notat <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen og Prosjekteier:
172<br />
”Vedlagt dette notat foreligger et utkast <strong>til</strong> inns<strong>til</strong>lingen fra forhandlingsgruppen i<br />
EØS 018-2008, Ramme<strong>av</strong>tale for levering integrerte kommunikasjonstjenester <strong>til</strong><br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
Som det har fremkommet <strong>av</strong> den senere tids dialog mellom forhandlingsgruppen,<br />
fagpersoner, prosjekteier og styringsgruppen, foreligger det dissens i gruppen om<br />
tolkning og metodikk for å gjennomføre evalueringen <strong>av</strong> de innkomne <strong>til</strong>budene og<br />
forhandlingsresultatet - og derigjennom en dissens på resultatet <strong>av</strong> evalueringen.<br />
I forbindelse med ambisjonene om å ferdigs<strong>til</strong>le evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene i april,<br />
gjennomførte undertegnede, prosjektleder Prosjektleder en evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budenes<br />
vedlegg H – Telefonidrift. Vedlegget utgjør 20 prosent <strong>av</strong> den totale evalueringen<br />
<strong>av</strong> <strong>til</strong>budet. Dette ble gjort da <strong>kommune</strong>ns fagperson med ansvar for evalueringen,<br />
A, ikke hadde fått utført dette arbeidet.<br />
Da A litt senere skulle gjennomføre kvalitetssikring <strong>av</strong> denne evalueringen, viste<br />
det seg at det var vesentlige <strong>av</strong>vik i måten <strong>til</strong>budenes vedlegg H hadde blitt scoret<br />
på. På bakgrunn <strong>av</strong> dette antas det å kunne foreligge <strong>til</strong>svarende forskjeller også for<br />
de andre tjenesteområdene. Denne dissensen ble kommunisert først muntlig, så<br />
skriftlig via epost (08/05/09) <strong>til</strong> prosjekteier.<br />
Det har vært gjort gjentatte forsøk på å oppnå enighet i forhandlingsgruppen, de<br />
siste to ukene ved å gjennomføre intensive arbeidsmøter hvor C, A og Prosjektleder<br />
har jobbet sammen. Gjennom dette arbeidet har det vært mulig å komme <strong>til</strong> enighet<br />
om noen prinsipper, samt å gjøre noen <strong>av</strong>klaringer og kvalitetsrevisjoner.<br />
Det har bl.a. vært forsøkt å gjennomføre et prinsipp om at de elementer som er gitt<br />
karakteren 3 (”besvarelse som ikke er innenfor kr<strong>av</strong>ene, men som det er fullt mulig<br />
å forbedre gjennom forhandlinger/mindre endringer”), og hvor det er en<br />
forventning om leverandørene ville kunne endret dette i mer tekniske<br />
forhandlingsrunder, kan settes <strong>til</strong> 4. Dette fordi prosjektet gikk glipp <strong>av</strong> en<br />
forhandlingsrunde da det var s<strong>til</strong>lstand i prosjektet for å gjennomføre eksterne<br />
<strong>av</strong>klaringer – og således ville leverandørene kunne gjort nødvendige endringer.<br />
Disse endringene vil i så fall måtte gjennomføres i forbindelse med<br />
kontraktsforhandlinger med valgt leverandør. Det er å anta at dette prinsippet i så<br />
fall bør gjøres gjeldende for hele evalueringen.<br />
Til tross for disse <strong>til</strong>takene, gjenstår det grunnleggende forskjeller i<br />
Prosjektleders og As metodikk for å evaluere de innkomne <strong>til</strong>budene – og<br />
<strong>til</strong>svarende forskjeller i resultat <strong>av</strong> evalueringene.<br />
Prosjektleder har valgt å score <strong>til</strong>budene utifra hva som er skrevet i <strong>til</strong>budet på hvert<br />
enkelt punkt. Dette vil etter hans faglige oppfatning sikre nøytralitet i vurderingen,<br />
l<strong>av</strong>ere risiko i overføringen <strong>til</strong> kontrakt og enklere kontraktsoppfølging.<br />
Prosjektleder har også lagt <strong>til</strong> grunn en tolkning <strong>av</strong> poengskalaen som <strong>av</strong> A<br />
oppfattes som bred. I praksis har det ført <strong>til</strong> at det er relativt større spredning i
173<br />
karakterområdet 3 <strong>til</strong> 5 (på en skala fra 1 <strong>til</strong> 6) ved Prosjektleders evalueringer enn<br />
ved As.<br />
A har i sin karaktersetting vært mer villig <strong>til</strong> å tolke hva den underliggende<br />
teknologien kan gjøre, samt i langt større grad godtatt rom for tolkning <strong>av</strong> hva som<br />
<strong>til</strong>bys, og hvordan det <strong>til</strong>bys. Eksempler på dette er problems<strong>til</strong>linger <strong>til</strong><br />
integrasjoner, hvilke opsjoner som må innløses for at tjenestene skal være<br />
<strong>til</strong>gjengelig, og hvordan deler <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet således kan prises. I <strong>til</strong>legg <strong>til</strong> at en slik<br />
form for evaluering gjennomgående kan gi positive utslag for enkelte <strong>til</strong>bydere – i<br />
noe som i dette <strong>til</strong>fellet synes å gjelde for ErgoGroup sitt <strong>til</strong>bud – øker<br />
sannsynligheten for konfliktsituasjoner og store uklarheter både i<br />
kontraktsetableringen og i kontraktsoppfølgingen gjennom <strong>av</strong>taleperioden.<br />
Som nevnt fremkommer dissensen i evalueringen <strong>av</strong> ett <strong>av</strong> i alt åtte<br />
tjenesteområder/vedlegg. Dette vedlegget teller 20 prosent <strong>av</strong> totalen. A har hatt<br />
fagansvaret for utformingen <strong>av</strong> de tekniske elementene ved konkurransegrunnlaget,<br />
og evalueringen <strong>av</strong> disse. Hovedfokuset hans har vært på<br />
tjenesteområdene/vedleggene; A-Transportnettverk og internettaksess, B-<br />
Teletrafikktjenester og H-Telefonidrift. Disse vedleggene teller henholdsvis 30, 30<br />
og 20 prosent <strong>av</strong> totalen, og utgjør <strong>til</strong> sammen 80 prosent <strong>av</strong> hele<br />
<strong>til</strong>budet/evalueringen.<br />
Det er A som har, sammen med D, evaluert A og B, mens de har vurdert<br />
Prosjektleders evaluering <strong>av</strong> vedlegg H.<br />
Forskjellen i måten å evaluere på viser seg å være såpass stor, og det har ikke latt<br />
seg gjøre å komme <strong>til</strong> enighet – i all hovedsak fordi A har stått hardt på sine<br />
prinsipper. Med utgangspunkt i at det har fremkommet dissens og så ulik<br />
oppfatning <strong>av</strong> innholdet i vedlegg H, s<strong>til</strong>les det også spørsmål ved resten <strong>av</strong><br />
evalueringen som er gjort. Prosjektleder har med dette som bakgrunn ikke<br />
anledning <strong>til</strong> å s<strong>til</strong>le seg bak evalueringen som er foretatt, verken <strong>av</strong> vedlegg H eller<br />
<strong>av</strong> de andre tjenesteområdene A har hatt ansvar for å evaluere.<br />
Saken har vært diskutert med C, Innkjøps representant i forhandlingsgruppen og det<br />
er enighet om at saken må evalueres utenfor prosjektgruppen.<br />
Det bes på bakgrunn <strong>av</strong> dette om at prosjekteier/styringsgruppe gjør en vurdering <strong>av</strong><br />
evalueringen og <strong>til</strong>hørende inns<strong>til</strong>ling, og tar et valg om de ønsker å legge <strong>til</strong> grunn<br />
evalueringen fremsatt <strong>av</strong> A. Alternativt bes det om anledning og mandat <strong>til</strong> å<br />
gjennomføre en kvalitetssikring <strong>av</strong> evalueringen som er gjennomført, for på den<br />
måten sikre at <strong>til</strong>byderne er evaluert på teknisk, juridisk og merkan<strong>til</strong>e like<br />
premisser, slik at lovens kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> forutberegnlighet, gjennomsiktighet og<br />
etterprøvbarhet ivaretas, og at <strong>til</strong>deling <strong>av</strong> kontrakt skjer på grunnlag <strong>av</strong> objektive<br />
og ikke-diskriminerende kriterier.”
Prosjektleder sendte 7.juli 2009 brev <strong>til</strong> Atea og Ergo Group hvor han gjorde oppmerksom<br />
på at valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud ikke var foretatt, og at det ikke ville være ytterligere fremdrift i<br />
konkurransen før etter <strong>av</strong>holdt sommerferie.<br />
20.6 Avlysning <strong>av</strong> konkurransen<br />
Byrådet fattet 16. september 2009 vedtak om å <strong>av</strong>lyse konkurransen. Leverandørene ble<br />
orientert om <strong>av</strong>lysningen samme dag.<br />
174
Del III<br />
VURDERING AV <strong>TTT</strong>-ANSKAFFELSEN<br />
175
21 G-Partners vurderinger<br />
I denne delen <strong>av</strong> rapporten vurderer G-Partner hendelsesforløpet i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n opp<br />
mot gjeldende normer, slik som forutsatt i mandatet som har følgende beskrivelse <strong>av</strong><br />
vurderingsdelen:<br />
176<br />
På bakgrunn <strong>av</strong> kartleggingen skal det vurderes:<br />
• Om prosjektet har vært etablert, utviklet og gjennomført i samsvar med eksterne<br />
rammer og regelverk<br />
• Om prosjektet har vært etablert og gjennomført med <strong>til</strong>fredss<strong>til</strong>lende<br />
prosjektstyring<br />
• Dersom det har forekommet brudd på regelverket for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r,<br />
andre lover eller interne instrukser, skal eventuelt ansvar for involverte vurderes<br />
nærmere og grunngis, herunder anbefalinger om eventuelle reaksjoner<br />
• Eventuelle forslag om endringer i framtidig organisering <strong>av</strong> <strong>til</strong>svarende<br />
<strong>anskaffelse</strong>r”<br />
Det er først og fremst rettslige vurderinger G-Partner er bedt om å foreta. Mandatet ber<br />
også om G-Partners vurdering <strong>av</strong> hvordan <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n har vært styrt og organisert.<br />
Dette er en vurdering som er basert på normer <strong>av</strong> ikke-rettslig karakter. Samtidig står<br />
vurderingen <strong>av</strong> styring og organisering <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n sentralt i vurderingen <strong>av</strong> om<br />
noen <strong>av</strong> personene på ledernivå i prosessen har opptrådt kritikkverdig og eventuelt også<br />
ansvarsbetingende.<br />
G-Partner har ikke vurdert spørsmålet om politisk ansvar for noen <strong>av</strong> de involverte. I NOU<br />
2009:9 Lov om offentlige undersøkelseskommisjoner ble det i kapittel 16.4 anbefalt at<br />
offentlige undersøkelseskommisjoner ikke skal vurdere konstitusjonelt ansvar, og G-<br />
Partner mener <strong>til</strong>svarende vurderinger gjør seg gjeldende i denne sammenheng.<br />
For å tydliggjøre skillet mellom hva som er <strong>av</strong>dekket <strong>av</strong> faktiske forhold, og hva som er G-<br />
Partners vurdering <strong>av</strong> de faktiske forholdene, har vi ikke tatt med bevisvurderinger i<br />
faktadelen. Slik er beskrivelsen <strong>av</strong> de faktiske forholdene gjort på en måte som kan gi<br />
leseren mulighet <strong>til</strong> å selv å gjøre seg opp en vurdering <strong>av</strong> hendelsesforløpet. Vurderingene<br />
som følger nedenfor er naturlig nok basert på G-Partners bevisbedømmelse og analyse <strong>av</strong><br />
de faktaopplysninger som er <strong>av</strong>dekket.
22 Gjennomføring <strong>av</strong> forhandlinger<br />
22.1 Reduksjon <strong>av</strong> leverandører i forhandlingene<br />
22.1.1 Utvelgelsen <strong>av</strong> leverandører <strong>til</strong> forhandlingene<br />
I konkurransegrunnlaget ble det opplyst at tre <strong>til</strong> fem leverandører ville bli invitert <strong>til</strong><br />
forhandlingene. Av de ni leverandørene som innga søknad om prekvalifisering ble tre<br />
leverandører ansett kvalifisert og invitert <strong>til</strong> forhandlinger.<br />
De øvrige leverandørene ble <strong>av</strong>vist fordi leverandørene selv eller deres underleverandører<br />
hadde inngitt mangelfull dokumentasjon for oppfyllelse <strong>av</strong> kvalifikasjonskr<strong>av</strong>ene satt <strong>av</strong><br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
Utgangspunktet er at leverandørenes kvalifikasjoner skal bedømmes på grunnlag <strong>av</strong> den<br />
dokumentasjonen de inngir. Dette utgangspunktet modifiseres noe <strong>av</strong> forskrift om<br />
offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 21-3 som gir oppdragsgiver adgang <strong>til</strong> å fastsette en kort<br />
<strong>til</strong>leggsfrist for ettersending <strong>av</strong> HMS-egenerklæring, skatteattest og offentlig <strong>til</strong>gjengelig<br />
dokumentasjon på at kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> leverandøren er oppfylt. Videre fremgår det <strong>av</strong> § 21-4 at<br />
oppdragsgiver har anledning <strong>til</strong> å be om at fremlagte attester og dokumenter vedrørende<br />
kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> leverandøren suppleres eller utdypes. For øvrig har ikke oppdragsgiver anledning <strong>til</strong><br />
å innhente supplerende dokumentasjon om leverandørenes kvalifikasjoner. 55<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s adgang <strong>til</strong> å innhente supplerende dokumentasjon fra leverandørene var<br />
følgelig begrenset. I lys <strong>av</strong> dette har G-Partner ingen bemerkninger <strong>til</strong> at seks <strong>av</strong><br />
leverandørene som innga kvalifikasjonssøknader ble <strong>av</strong>vist. Leverandørene hadde ikke<br />
inngitt <strong>til</strong>fredss<strong>til</strong>lende dokumentasjon, og slik saken fremstår ville innhenting <strong>av</strong><br />
supplerende dokumentasjon ikke vært hjemlet i forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r §§ 21-3<br />
eller 21-4.<br />
Slik saken fremstår ut fra den informasjonen som er gjort <strong>til</strong>gjengelig for G-Partner, var<br />
også de tre leverandørene som ble invitert <strong>til</strong> konkurransen <strong>til</strong>strekkelige <strong>til</strong> å sikre reell<br />
konkurranse slik som forutsatt i forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 20-11 (1). Selv om<br />
Atea og Telenor og Telecom Norden hadde en forholdsvis betydelig del <strong>av</strong> leveransene i to<br />
<strong>av</strong> de tre leverandøralliansene, var det forskjeller mellom hvilke delleveranser som ble<br />
<strong>til</strong>budt i disse alliansene, og hvem som leverte de ulike delleveransene. Spørsmålet har også<br />
vært forelagt Konkurranse<strong>til</strong>synet som ikke fant grunnlag for å gå videre med forholdet.<br />
55 Jf eksempelvis KOFA 2009/142 og KOFA 2009/163<br />
177
22.1.2 Unnlatelse <strong>av</strong> å invitere Telenor <strong>til</strong> andre forhandlingsrunde<br />
I forkant <strong>av</strong> andre forhandlingsrunde ble det besluttet ikke å invitere Telenor <strong>til</strong> ytterligere<br />
forhandlinger. Det ligger ingen formell beslutning <strong>til</strong> grunn for at Telenor ikke ble invitert<br />
<strong>til</strong> andre forhandlingsrunde, og det ser ikke ut <strong>til</strong> at det er styringsgruppen som har fattet<br />
beslutningen.<br />
I styringsgruppemøte 1. april tok styringsgruppen ikke <strong>til</strong> følge prosjektgruppens<br />
anbefaling om å utelate Telenor fra konkurransen. Styringsgruppen besluttet imidlertid å gi<br />
alle tre leverandørene anledning <strong>til</strong> å besvare spørsmål om deres respektive <strong>til</strong>bud innen 22.<br />
april kl 12. Telenor innga <strong>til</strong>bakemelding innen fristen, men mottok ikke innkalling <strong>til</strong><br />
andre forhandlingsrunde, slik som Atea og Ergo Group gjorde i e-poster fra Prosjektleder<br />
24. april.<br />
Av styringsgruppereferatet 1. april fremgår følgende om vurderingen <strong>av</strong> leverandørenes<br />
<strong>til</strong>bakemeldinger 22. april<br />
178<br />
”Basert på disse <strong>til</strong>bakemeldingene inviteres en eller flere leverandører <strong>til</strong><br />
nytt forhandlingsmøte i uke 18. Det vil om nødvendig bli <strong>av</strong>holdt nytt<br />
styringsgruppemøte etter at <strong>til</strong>bakemeldingene er mottatt.”<br />
Prosjektleder ga i e-post <strong>til</strong> forhandlingsgruppen 2. april utfyllende informasjon om<br />
styringsgruppens beslutning om å sende ut skriftlige spørsmål <strong>til</strong> leverandørene, og han ga<br />
blant annet beskjed om at det <strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> <strong>til</strong>bakemeldingene som kom inn 22. april ville<br />
bli innkalt <strong>til</strong> forhandlingsmøte i uke 18 med to eller tre leverandører. Prosjektleders<br />
orienterende e-post gir ingen informasjon om hvem som skal treffe beslutningen om to eller<br />
tre leverandører skal innkalles. I den interne innkallingen <strong>til</strong> andre forhandlingsrunde sendt<br />
forhandlingsgruppen 15. april, skriver imidlertid Prosjektleder at han setter <strong>av</strong> tid og rom i<br />
påvente <strong>av</strong> <strong>til</strong>bakemelding fra leverandører og styringsgruppen.<br />
Reduksjon <strong>av</strong> antall leverandører det forhandles med er en beslutning som naturlig <strong>til</strong>ligger<br />
styringsgruppen å treffe. At styringsgruppen skulle ta s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> spørsmålet indikeres også<br />
<strong>av</strong> Prosjektleders interne møteinnkalling. De foreliggende saksdokumentene synes likevel<br />
ikke å utelukke at styringsgruppen åpnet for at antall konkurrerende leverandører ble<br />
redusert uten at styringsgruppen selv ble involvert. Beslutningen og bakgrunnen for denne<br />
kunne likevel med hell vært nedfelt i skriftlig, tidsnær dokumentasjon. Dette er imidlertid<br />
ikke gjort, verken i referater fra prosjekt- eller forhandlingsgruppemøter eller i<br />
prosjektleders ukerapporter. Dette antas å være i strid med kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> etterprøvbarhet, jf lov<br />
om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 5.<br />
I <strong>anskaffelse</strong>sprotokollen opplyses det om at Telenor ble utelatt fra andre<br />
forhandlingsrunde fordi leverandøren lå vesentlig høyere i pris, uten at det ga utslag på<br />
funksjonalitet og kvalitet. Samme begrunnelse for reduksjonen i antallet forhandlende<br />
leverandører er gitt <strong>av</strong> deltakerne i forhandlingsgruppen. G-Partners utredningsarbeid har<br />
ikke gitt grunnlag for innvendinger mot denne bedømmelsen <strong>av</strong> Telenors reelle muligheter
<strong>til</strong> å nå frem i konkurransen. Når Telenor fikk flere oppfordringer om å forbedre<br />
pris<strong>til</strong>budet uten å se seg i stand <strong>til</strong> dette, synes det å være forsvarlig å legge <strong>til</strong> grunn at<br />
Telenors <strong>til</strong>bud ville bli betydelig dyrere enn de konkurerende leverandørenes <strong>til</strong>bud.<br />
22.2 Kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> reelle forhandlinger<br />
22.2.1 Utgangspunkter<br />
I rapportens kapittel 6 gis en overordnet beskrivelse <strong>av</strong> <strong>anskaffelse</strong>sregelverkets kr<strong>av</strong> <strong>til</strong><br />
gjennomføring <strong>av</strong> forhandlinger. Som det fremgår <strong>av</strong> G-Partners redegjørelse der, skal<br />
forhandlingene brukes <strong>til</strong> å optimalisere <strong>til</strong>budene og gjøre <strong>til</strong>budene best mulig målt opp<br />
mot oppdragsgivers behov slik disse kommer <strong>til</strong> uttrykk i konkurransegrunnlaget.<br />
Klagenemnda for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r har i flere saker understreket at oppdragsgiver i en<br />
konkurranse med forhandling er forpliktet <strong>til</strong> å gjennomføre reelle forhandlinger med<br />
leverandørene. Utgangspunktet for vurderingen <strong>av</strong> om forhandlinger har vært reelle, er at<br />
det kan forhandles om endringer, suppleringer og <strong>av</strong>klaringer <strong>av</strong> alle sidene ved <strong>til</strong>budene.<br />
Dette har også kommet <strong>til</strong> uttrykk i forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 20-11(4). I den<br />
grad det er aktuelt plikter også oppdragsgiver å <strong>av</strong>klare tvil relatert <strong>til</strong> <strong>til</strong>budenes innhold,<br />
slik at priser og ytelser blir sammenlignbare.<br />
De nærmere kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> reelle forhandlinger fastsettes på bakgrunn <strong>av</strong> de konkrete<br />
omstendighetene som gjør seg gjeldende i den enkelte konkurransen. Oppdragsgiver er<br />
ikke forpliktet <strong>til</strong> å påpeke enhver svakhet ved <strong>til</strong>budene, men leverandørene må gjøres<br />
kjent med forhold som vil bli <strong>til</strong>lagt vesentlig eller <strong>av</strong>gjørende betydning i den<br />
etterfølgende <strong>til</strong>budsevalueringen. I konkurranser hvor det er jevnt mellom leverandørene,<br />
skal det mindre <strong>til</strong> før et forhold blir <strong>til</strong>lagt <strong>av</strong>gjørende betydning, og i slike konkurranser<br />
skjerpes følgelig plikten <strong>til</strong> å gi informasjon om forhold <strong>av</strong> betydning for<br />
konkurransesituasjonen.<br />
I <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n ble det konkurrert om å levere det økonomisk mest fordelaktige<br />
<strong>til</strong>budet vurdert etter <strong>til</strong>delingskriteriene pris, kvalitet og funksjonalitet. Samtlige <strong>av</strong> disse<br />
aspektene inngikk derfor i vurderingen <strong>av</strong> hvilket <strong>til</strong>bud som var det økonomisk mest<br />
fordelaktige, og de dannet sammen rammene for vurderingen <strong>av</strong> de konkurrerende<br />
<strong>til</strong>budene.<br />
Spørsmålet om konkurransen var moden for <strong>av</strong>slutning, var fremme flere ganger i <strong>TTT</strong><strong>anskaffelse</strong>n.<br />
Nedenfor vurderes to <strong>av</strong> disse tidspunktene opp mot kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> reelle<br />
forhandlinger, henholdsvis i forbindelse med utkast <strong>til</strong> byrådsnotat datert 25. mars og i<br />
forbindelse med mottak <strong>av</strong> leverandørenes <strong>til</strong>bakemeldinger 22. april. Deretter vurderes<br />
den fremgangsmåte som ble valgt i forkant <strong>av</strong> andre forhandlingsrunde om at<br />
leverandørene var <strong>til</strong>nærmet like på kvalitet og funksjonalitet, slik at man kunne gå over <strong>til</strong><br />
179
<strong>av</strong>sluttende prisforhandlinger. Til slutt gir G-Partner en overordnet vurdering <strong>av</strong> <strong>TTT</strong><strong>anskaffelse</strong>n<br />
i lys <strong>av</strong> kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> reelle forhandlinger.<br />
22.2.2 Spørsmål om <strong>av</strong>slutning <strong>av</strong> konkurransen ultimo mars<br />
Som ledd i håndteringen <strong>av</strong> utfordringene knyttet <strong>til</strong> BKK som underleverandør utarbeidet<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier et utkast <strong>til</strong> byrådsnotat datert 25. mars. I utkastet<br />
redegjøres det for konkurransesituasjonen, og utkastet <strong>til</strong> byrådsnotat <strong>av</strong>sluttes slik:<br />
180<br />
”Dette innebærer at med mindre Byrådet har andre momenter som skal tas med i<br />
vurderingen vil det bli fremmet en sak for Byrådet hvor det inns<strong>til</strong>les på å inngå<br />
<strong>av</strong>tale med Atea med BKK som underleverandør <strong>av</strong> transportnettjenester.”<br />
Utkastet ble aldri ferdigs<strong>til</strong>t og fremmet.<br />
Både Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier har fremholdt at utkastet <strong>til</strong> byrådsnotat<br />
viste en foreløpig vurdering <strong>av</strong> konkurransesituasjonen, og at det er tatt flere forbehold i<br />
notatet. Den <strong>av</strong>sluttende situasjonsvurderingen er likevel klar og entydig. Av denne grunn<br />
har G-Partner vurdert om det på dette tidspunktet var grunnlag for denne vurderingen <strong>av</strong><br />
konkurransesituasjonen og videre forløp <strong>av</strong> konkurransen. Utkastets beskrivelse <strong>av</strong> at<br />
<strong>til</strong>budet fra Atea med BKK som underleverandør på dette tidspunktet er det beste, vurderes<br />
<strong>av</strong> G-Partner i rapportens kapittel 27.4.4.<br />
På dette tidspunktet hadde Atea den l<strong>av</strong>este <strong>til</strong>budsprisen. Som kjent ble det imidlertid<br />
konkurrert om å levere det økonomisk mest fordelaktige <strong>til</strong>budet, og pris var bare ett <strong>av</strong> tre<br />
<strong>til</strong>delingskriterier. I <strong>til</strong>legg <strong>til</strong> pris ville <strong>til</strong>budenes kvalitet og funksjonalitet inngå i<br />
vurderingen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene.<br />
Arbeidsarket for evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud viste samme score 4. mars og 31. mars, altså før og<br />
etter utarbeidelsen <strong>av</strong> utkast <strong>til</strong> byrådsnotat. Arbeidsarket ga da følgende samlede vurdering<br />
<strong>av</strong> kvalitet og funksjonalitet på <strong>til</strong>budene fra Ergo Group og Atea:<br />
Kvalitet Funksjonalitet<br />
Atea 82,08 82,16<br />
Ergo Group 84,4 83,95<br />
Arbeidsarket har følgelig ikke gitt grunnlag for utkastets vurdering <strong>av</strong><br />
konkurransesituasjonen.<br />
Prosjekteier har forklart at vurderingen <strong>av</strong> konkurransesituasjonen er basert på<br />
opplysninger gitt fra A og Prosjektleder.<br />
Det er vanskelig å se at As notat om konkurransesituasjonen datert 13. mars gir støtte for<br />
vurderingene i utkastet <strong>til</strong> byrådsnotat. A har da også forklart <strong>til</strong> G-Partner at han ikke
s<strong>til</strong>ler seg bak vurderingene i utkastet <strong>til</strong> byrådsnotat, og heller ikke vurderingen <strong>av</strong> videre<br />
forløp i konkurransen.<br />
Av Prosjektleders statusoppdatering sendt Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier 25.<br />
mars fremgår følgende:<br />
181<br />
”Det gjenstår fremdeles en del arbeid på evalueringene/forhandlingene knyttet <strong>til</strong><br />
<strong>til</strong>delingskriteriene kvalitet og funksjonalitet, og i hvilken grad forskjeller der kan<br />
forsvare prisdifferansen på <strong>av</strong> total<strong>til</strong>budet.”<br />
Prosjektleder skriver altså at arbeidet med å evaluere <strong>til</strong>budene ikke er ferdig, og at det må<br />
tas høyde for at evalueringen og påfølgende forhandlinger vil kunne identifisere forskjeller<br />
på <strong>til</strong>budenes kvalitative og funksjonelle deler som mer enn oppveier prisdifferansen.<br />
Statusoppdateringen <strong>av</strong>sluttes med følgende vurdering <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s<br />
forhandlingsposisjon:<br />
”Slik det fremstår p.t. vil forholdet mellom <strong>til</strong>budene på <strong>til</strong>delingskriteriene<br />
kvalitet/funksjonalitet og pris gi reell konkurranse mellom Atea m/Telenor og<br />
ErgoGroup. Det gjenstår <strong>av</strong>klaringer på flere <strong>av</strong> områdene (som vil kunne gies i<br />
neste forhandlingsrunde) for å gi et nøyaktig bilde, spesielt knyttet <strong>til</strong> et eventuelt<br />
<strong>til</strong>bud fra Atea m/Telenor (hva er utgangspunktet for ?)”<br />
Statusoppdateringen Prosjektleder oversendte Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier gir<br />
følgelig heller ikke holdepunkter for de vurderinger som gis i utkastet <strong>til</strong> byrådsnotat.<br />
Det er heller ikke identifisert andre dokumenter som gir støtte for vurderingen <strong>av</strong> at det var<br />
grunnlag for å fremme en sak for Byrådet hvor det ble inns<strong>til</strong>t på å inngå <strong>av</strong>tale med Atea<br />
med BKK som underleverandør. De dokumenter som er beskrevet rett ovenfor gir tvert<br />
imot holdepunkter for at konkurransen på dette tidspunktet ikke var moden for <strong>av</strong>slutning<br />
fordi det gjensto arbeid med evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene, og fordi det var grunn <strong>til</strong> å anta at<br />
<strong>til</strong>budene ville forbedres i senere forhandlingsrunder. Uten at det er <strong>til</strong>lagt vekt i denne<br />
vurderingen bemerkes at den senere utviklingen i forhandlingene viser at leverandørenes<br />
<strong>til</strong>bud på dette tidspunkt fortsatt kunne forbedres betraktelig.<br />
G-Partner har på denne bakgrunn kommet <strong>til</strong> at vurderingen <strong>av</strong> at det var grunnlag for å<br />
fremme en sak for Byrådet hvor det ble inns<strong>til</strong>t på å inngå <strong>av</strong>tale med Atea med BKK som<br />
underleverandør, s<strong>av</strong>ner forankring i de opplysninger man på dette tidspunktet hadde om<br />
konkurransesituasjonen. Det ville følgelig ha vært i strid med <strong>anskaffelse</strong>sregleverket å<br />
<strong>av</strong>slutte konkurransen på dette tidspunktet.<br />
56 ErgoGroup vs Atea m/Telenor<br />
57 Atea m/BKK vs ErgoGroup
22.2.3 Spørsmål om <strong>av</strong>slutning <strong>av</strong> konkurransen etter leverandørenes<br />
<strong>til</strong>bakemeldinger 22. april<br />
Som det fremgår <strong>av</strong> redegjørelsen for hendelsesforløpet etter mottak <strong>av</strong> leverandørenes<br />
<strong>til</strong>bakemeldinger 22. april gitt i kapittel 17.1, ble det på dette tidspunkt vurdert å <strong>av</strong>slutte<br />
konkurransen og inns<strong>til</strong>le på valg <strong>av</strong> Ateas <strong>til</strong>bud. Etter at Atea i sin <strong>til</strong>bakemelding<br />
reduserte <strong>til</strong>budsprisen, hadde Atea <strong>til</strong>budet med l<strong>av</strong>est pris i konkurransen. Av<br />
prosjektleders statusoppdatering oversendt Prosjekteier 24. april kl 12:49 fremgår følgende<br />
om de samlede <strong>til</strong>budsprisene fra Atea og Ergo Group:<br />
Med overgang <strong>til</strong> IP<br />
Uten overgang <strong>til</strong> IP<br />
Atea m/BKK Atea m/Telenor Ergo Group<br />
Prosjekteier sendte torsdag 23. april kl 14:37 følgende e-post <strong>til</strong> Prosjektleder:<br />
”Hei Prosjektleder!<br />
Planen blir at Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og jeg får ferdig evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene fra<br />
deg før helgen. Intensjonen er å sende opp inns<strong>til</strong>lingen <strong>til</strong> Byrådet torsdag 30. april<br />
om morgenen forutsatt at det ikke kommer uforutsette momenter opp i evalueringen<br />
dere nå ferdigs<strong>til</strong>ler.”<br />
Denne e-posten viser at intensjonen var at evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene skulle være ferdigs<strong>til</strong>t<br />
dagen etter (fredag 24. april), og at Byrådet skulle motta inns<strong>til</strong>ling på valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud<br />
torsdag 30. april. At Prosjekteier ønsket dette underbygges <strong>av</strong> hans e-post sendt Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen 24. april kl 13:03 sammen med prosjektleders statusoppdatering. E-posten<br />
er gjengitt i kapittel 17.1.<br />
Som det fremgår <strong>av</strong> redegjørelsen for hendelsesforløpet i kapittel 17.1, ble det <strong>til</strong> slutt<br />
besluttet å gjennomføre ytterligere forhandlinger med Atea og Ergo Group. Basert på de<br />
ønsker som ble fremmet <strong>av</strong> Prosjekteier, har G-Partner likevel funnet grunn <strong>til</strong> å vurdere<br />
om det på dette tidspunkt var adgang <strong>til</strong> å <strong>av</strong>slutte konkurransen.<br />
Arbeidsarket for evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene ga 24. april kl 12:53 følgende samlede<br />
vurdering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene fra Atea og Ergo Group:<br />
Kvalitet Funksjonalitet<br />
Atea 82,69 82,77<br />
Ergo Group 84,19 83,74<br />
Samtlige <strong>av</strong> de involverte har forklart at arbeidsarket på dette tidspunktet ikke var oppdatert<br />
og derfor ikke ga et riktig bilde <strong>av</strong> <strong>til</strong>budenes innbyrdes styrkeforhold. Dette fremgår også<br />
<strong>av</strong> arbeidsarket som blant annet viser at evalueringen <strong>av</strong> vedlegg A (transportnett), vedlegg<br />
B (teletrafikktjenester) og vedlegg H (telefonidrift) kun i helt begrenset grad var lagt inn.<br />
Disse vedleggene var vektet <strong>til</strong> å utgjøre <strong>til</strong> sammen 80 % <strong>av</strong> den totale <strong>til</strong>budsvurderingen.<br />
182
Det nærmeste man kommer en tidsnær beskrivelse <strong>av</strong> konkurransesituasjonen er As e-post<br />
sendt Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier 30. april, hvor A skrev følgende:<br />
183<br />
”På prosjektets anbefaling blir det så innkalt <strong>til</strong> en sluttrunde hvor alle skal få<br />
komme med sine siste <strong>til</strong>bud. Situasjonsvurderingen i prosjekt er at <strong>til</strong>budene er så<br />
like på kvalitet og funksjonalitet, at det vil gå <strong>til</strong> den som har best pris. Status i<br />
sammenligning på kvalitet og funksjonalitet på dette tidspunktet var at det var små<br />
marginer, men at Ergo lå litt foran.”<br />
Evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene skal være saklig, forsvarlig og forankret i <strong>til</strong>budene. Med de<br />
opplysningene som var <strong>til</strong>gjengelig på dette tidspunktet er det vanskelig å se hvordan<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> på dette tidspunktet kunne ha et forsvarlig grunnlag for å bedømme<br />
<strong>til</strong>budene opp mot hverandre. Når <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> heller ikke hadde gitt leverandørene<br />
muligheten <strong>til</strong> å inngi sine siste <strong>til</strong>bud, bidrar det <strong>til</strong> å underbygge at konkurransen ikke var<br />
moden for <strong>av</strong>slutning.<br />
I <strong>til</strong>legg <strong>til</strong> dette kommer det forhold at leverandørene hadde fått informasjon om at det<br />
ville bli gjennomført ytterligere forhandlingsrunder. Dette fremgår blant annet <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>bakemeldinger <strong>til</strong> leverandørene etter første forhandlingsrunde hvor det opplyses om at<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> på bakgrunn <strong>av</strong> mottatte svar vil <strong>av</strong>gjøre hvem som inviteres <strong>til</strong> nytt<br />
forhandlingsmøte. Dette er videre et <strong>av</strong> punktene A tar opp i sin e-post <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen og Prosjekteier 30. april. En <strong>av</strong>slutning <strong>av</strong> konkurransen ville dermed også<br />
vært i strid med kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> forutberegnelighet. Uten at det er <strong>til</strong>lagt betydning for G-Partners<br />
vurdering viser for øvrig den etterfølgende utviklingen i forhandlingene at leverandørenes<br />
<strong>til</strong>bud på dette tidspunkt fortsatt kunne forbedres betraktelig.<br />
G-Partners vurdering er etter dette at det ville vært i strid med <strong>anskaffelse</strong>sregelverket å<br />
<strong>av</strong>slutte konkurransen etter leverandørenes <strong>til</strong>bakemeldinger 22. april.<br />
22.2.4 Vurderingen <strong>av</strong> at de konkurrerende <strong>til</strong>budene var <strong>til</strong>nærmet like på kvalitet<br />
og funksjonalitet<br />
Utfallet <strong>av</strong> diskusjonen omkring <strong>av</strong>slutning <strong>av</strong> konkurransen etter leverandørenes<br />
<strong>til</strong>bakemeldinger 22. april var at det ble gjennomført ytterligere én forhandlingsrunde.<br />
Som det fremgår <strong>av</strong> kapittel 17.1, viser fremlagt dokumentasjon at Prosjekteier målbar et<br />
ønske om at inns<strong>til</strong>ling på valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud skulle være klar torsdag 30. april, en snau uke<br />
senere. Spørsmålet ble ikke løftet opp <strong>til</strong> formell behandling verken i prosjektgruppen eller<br />
i styringsgruppen. Det er imidlertid grunn <strong>til</strong> å anta at leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen, var kjent med og s<strong>til</strong>te seg bak denne fristen. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
var inne i diskusjonen omkring <strong>av</strong>slutning <strong>av</strong> konkurransen omtalt i forrige punkt, og det<br />
har formodningen mot seg at en så sentral beslutning for <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n ikke skulle ha
vært godkjent <strong>av</strong> ham. I de påfølgende dagene arbeidet da også de involverte, herunder<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, mot et mål om å <strong>av</strong>gi inns<strong>til</strong>ling 30. april.<br />
Som et ledd i utredningsarbeidet har G-Partner forsøkt å kartlegge hvorfor det var viktig å<br />
få <strong>av</strong>gitt inns<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> Byrådet innen 30. april. Ettersom dokumentasjon i saken ikke gir<br />
informasjon om dette forholdet, ble Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Prosjekteier og Prosjektleder<br />
spurt om bakgrunnen for den stramme fremdriftsplanen.<br />
Ulike forhold er trukket frem som begrunnelse for hvorfor det hastet å få <strong>av</strong>gjort<br />
konkurransen, herunder at endringer i byrådssammensetningen var nært forestående, at det<br />
var ønskelig å få <strong>til</strong>delt kontrakt før generalforsamlingen i BKK, at det ikke var ønskelig å<br />
bruke sommerferien på eventuelle klagesaker fra tapende leverandør og at det var et<br />
generelt ønske om ikke å bruke mer tid enn nødvendig på denne <strong>anskaffelse</strong>n. Etter G-<br />
Partners oppfatning berettiger ingen <strong>av</strong> disse forholdene en lemping <strong>av</strong> kr<strong>av</strong>ene som s<strong>til</strong>les<br />
i <strong>anskaffelse</strong>sregelverket. For ordens skyld bemerkes også at det på BKKs<br />
generalforsamling 7. mai 2009 ikke ble fattet vedtak om bredbåndssatsningen.<br />
Fremdrift i forhandlingene ble diskutert i prosjektgruppemøter og i styringsgruppemøter.<br />
Av referat fra prosjektgruppemøte 10. mars fremgår det at det ble planlagt tre<br />
forhandlingsrunder hvor<strong>av</strong> fokus i andre forhandlingsrunde skulle være på <strong>til</strong>budenes<br />
kvalitet og funksjonalitet.<br />
Som følge <strong>av</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteiers beskjed om at inns<strong>til</strong>ling skulle<br />
være klar innen torsdag 30. april ble denne fremdriftsplanen endret, og det ble besluttet at<br />
man skulle <strong>av</strong>holde en siste forhandlingsrunde hvor det kun ble forhandlet på pris. Denne<br />
beslutningen ga seg utslag i at Atea og Ergo Group i andre forhandlingsrunde – og i den<br />
senere tredje forhandlingsrunde – ble informert om at <strong>til</strong>budene var såvidt like på kvalitet<br />
og funksjonalitet at kontrakt ville bli <strong>til</strong>delt <strong>til</strong>budet med den l<strong>av</strong>este prisen.<br />
Med en tidsramme på ca én uke for gjennomføring <strong>av</strong> forhandlinger og utarbeidelse <strong>av</strong><br />
inns<strong>til</strong>ling på valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud, ville det ikke være mulig å forhandle på <strong>til</strong>budenes kvalitative<br />
og funksjonelle egenskaper. Forhandling på disse delene <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene ville forutsatt at<br />
<strong>til</strong>budenes sterke og svake sider var identifisert, at leverandørene mottok innkalling <strong>til</strong><br />
forhandlinger med informasjon om tema for forhandlingene, at forhandlingsmøter ble<br />
gjennomført, og at leverandørene ble gitt en forsvarlig frist for å inngi reviderte <strong>til</strong>bud. For<br />
de involverte, herunder for Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier, må det ha fremstått<br />
som klart at beslutningen om å fastholde tidspunkt for fremleggelse <strong>av</strong> inns<strong>til</strong>ling for<br />
Byrådet ikke var forenlig med at det ble forhandlet på kvalitet og funksjonalitet. Når<br />
tidsfristen ble fastholdt, sto man derfor igjen med muligheten <strong>til</strong> å forhandle på <strong>til</strong>budenes<br />
pris.<br />
Som det fremgår <strong>av</strong> forrige punkt gir den foreliggende dokumentasjon grunn <strong>til</strong> å anta at<br />
det på dette tidspunktet ikke forelå <strong>til</strong>strekkelig grunnlag for å gjøre seg opp en forsvarlig<br />
vurdering <strong>av</strong> kvalitet og funksjonalitet i <strong>til</strong>budene fra Atea og Ergo Group. Når det sentrale<br />
arbeidsverktøyet for evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene ikke var oppdatert, gir det klare indikasjoner<br />
184
på at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ikke hadde et <strong>til</strong>fredss<strong>til</strong>lende grunnlag for å vurdere <strong>til</strong>budene fra<br />
Atea og Ergo Group som <strong>til</strong>strekkelig like <strong>til</strong> at <strong>av</strong>gjørelsen kunne <strong>av</strong>gjøres på bakgrunn <strong>av</strong><br />
hvilket <strong>til</strong>bud som hadde l<strong>av</strong>est pris. Dette underbygges for så vidt også <strong>av</strong> den<br />
etterfølgende uenigheten omkring evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene.<br />
Etter G-Partners oppfatning synes vurderingen <strong>av</strong> at <strong>til</strong>budene var såvidt like at kontrakt<br />
skulle <strong>til</strong>deles <strong>til</strong>budet med l<strong>av</strong>est pris, å s<strong>av</strong>ne forankring i <strong>til</strong>budene og det<br />
evalueringsarbeidet som var gjort. Vurderingen vil følgelig ikke være basert på en saklig og<br />
forsvarlig bedømmelse <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene. Ved å legge opp <strong>til</strong> at kontrakten ble <strong>til</strong>delt <strong>til</strong>budet<br />
med l<strong>av</strong>est pris, var det også en risiko for at relevante aspekter ved de konkurrerende<br />
<strong>til</strong>budene ikke ble hensyntatt. Det ville i så fall være i strid med de grunnleggende kr<strong>av</strong>ene<br />
<strong>til</strong> konkurranse, likebehandling og forutberegnelighet, samt et brudd på plikten <strong>til</strong> å <strong>til</strong>dele<br />
kontrakten <strong>til</strong> det økonomisk mest fordelaktige <strong>til</strong>budet, jf forskrift om offentlige<br />
<strong>anskaffelse</strong>r § 22-2.<br />
G-Partner har etter dette kommet <strong>til</strong> at vurderingen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene som like på kvalitet og<br />
funksjonalitet utgjorde et brudd på <strong>anskaffelse</strong>sregelverket.<br />
22.2.5 Kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> reelle forhandlinger i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n<br />
Hendelsesforløpet slik det er beskrevet i denne rapportens del II etterlater et bestemt<br />
inntrykk <strong>av</strong> at forhandlingene kun i helt begrenset grad rettet seg inn mot <strong>til</strong>budenes<br />
kvalitet og funksjonalitet. Svært mange spørsmål som ble s<strong>til</strong>t <strong>til</strong> leverandørene relateres <strong>til</strong><br />
den <strong>til</strong>budte prisen og <strong>til</strong> forhold <strong>av</strong> kostnadsmessig betydning for <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. I de<br />
to siste forhandlingsrundene, gjennomført 28. april og 7. mai, ble det da også kun<br />
forhandlet på pris.<br />
Den etterfølgende diskusjonen om hvordan <strong>til</strong>budene kvalitative og funksjonelle<br />
egenskaper skulle evalueres, bidrar <strong>til</strong> å styrke inntrykket <strong>av</strong> at det ikke i <strong>til</strong>strekkelig grad<br />
var forhandlet ferdig på disse <strong>til</strong>delingskriteriene. Diskusjonen omkring valg <strong>av</strong><br />
evalueringsmetodikk vurderes i kapittel 24.3, men den har også betydning for spørsmålet<br />
om det var gjennomført reelle forhandlinger på dette tidspunktet.<br />
Et sentralt element i uenigheten omkring evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene synes å være ulik<br />
oppfatning <strong>av</strong> hvordan man skal vurdere informasjon – og mangel på informasjon – i<br />
<strong>til</strong>budene. Det vises <strong>til</strong> gjennomgangen i kapittel 20.3 og G-Partners vurdering i kapittel<br />
24.3 for en nærmere beskrivelse. Det at et slikt spørsmål i det hele tatt kommer på spissen,<br />
gir indikasjoner på at forhandlingene ikke i <strong>til</strong>strekkelig grad ble brukt <strong>til</strong> å gjøre <strong>til</strong>budene<br />
sammenlignbare. Hadde forhandlingsrundene blitt brukt <strong>til</strong> å <strong>av</strong>klare uklarheter i <strong>til</strong>budene,<br />
er det grunn <strong>til</strong> å anta at man hadde fått et sikrere og mer ensartet grunnlag for å vurdere<br />
<strong>til</strong>budenes sterke og svake sider.<br />
Den eksterne evalueringen <strong>av</strong> vedlegg A og B, utført <strong>av</strong> KPMG, forsterker dette inntrykket.<br />
KPMG har en rekke steder gitt Atea og Ergo Group karakteren 1 eller 2. Dette innebærer at<br />
185
esvarelsen ikke er akseptabel for <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>, og at den må søkes forbedret i<br />
forhandlinger. Videre har KPMG på enkelte punkter s<strong>til</strong>t spørsmål ved hva <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> har etterspurt i konkurransegrunnlaget. Dette bidrar <strong>til</strong> å underbygge at<br />
premissene for konkurransen ikke var <strong>til</strong>strekkelig klart kommunisert <strong>til</strong> leverandørene.<br />
I KOFA 2003/171 behandlet klagenemnda en klage på gjennomføringen <strong>av</strong> en konkurranse<br />
med forhandling. Klagenemnda kom <strong>til</strong> at forhandlingene var gjennomført i strid med<br />
regelverket og ga følgende begrunnelse:<br />
186<br />
”Siden det her var invitert <strong>til</strong> en konkurranse med forhandling, må det forhandles<br />
med alle leverandører som har levert inn gyldig <strong>til</strong>bud, forutsatt at de har reell<br />
mulighet for å få <strong>til</strong>delt kontrakten, jf forskriften § 9-3 (3). Forskriftens<br />
forhandlingsregel innebærer en plikt for innklagede <strong>til</strong> å invitere både klager og den<br />
konkurrerende leverandør <strong>til</strong> reelle forhandlinger. Dette gjelder særlig når det<br />
foreligger tvil om hvordan <strong>til</strong>budene skal forstås, slik <strong>til</strong>fellet er i vår sak. Da må<br />
oppdragsgiver sørge for å <strong>av</strong>klare innbyrdes uoverensstemmelser for å gjøre<br />
leverandørenes ytelser og priser sammenlignbare. Deretter må oppdragsgiver legge<br />
forholdene <strong>til</strong> rette for at de aktuelle leverandører kan revurdere sine <strong>til</strong>bud både på<br />
pris og annet, jf. § 9-3 (4) som fastslår at det er<br />
’adgang <strong>til</strong> å forhandle om endringer eller suppleringer <strong>av</strong> alle sider ved <strong>til</strong>budene,<br />
så som forretningsmessige vilkår, pris og tekniske spesifikasjoner.’<br />
Bare gjennom reelle forhandlinger hvor <strong>til</strong>byderne innbyrdes gis like muligheter <strong>til</strong><br />
å komme med reviderte <strong>til</strong>bud, basert på oppdragsgivers klargjøringer <strong>av</strong><br />
konkurransegrunnlaget, kan det grunnleggende kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> likebehandling, jf. lov om<br />
offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 5 og forskriften § 3-1, ivaretas. For å sikre etterprøvbarhet<br />
ved forhandlet konkurranse bør det sørges for at det føres protokoll med skriftlig<br />
møtereferat fra møtene med leverandørene. Det er gjort i dette <strong>til</strong>fellet, men<br />
referatene etterlater tvil både om rammebetingelsene for forhandlingene ble<br />
<strong>til</strong>strekkelig klargjort, og om de to konkurrerende leverandører ble behandlet likt.<br />
Det står f eks i referatet med den valgte leverandøren at denne får frist for eventuell<br />
revisjon <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet uten at <strong>til</strong>svarende mulighet synes å ha blitt gitt klager.<br />
Etter klagenemndas oppfatning fremgår det ikke <strong>av</strong> fremlagte dokumenter at det er<br />
ført reelle forhandlinger med klager. Det vises her særlig <strong>til</strong> referatene fra<br />
<strong>av</strong>klaringsmøtene. Den alvorligste innvending ligger i at innklagede ikke har<br />
benyttet forhandlinger <strong>til</strong> å gjøre <strong>til</strong>budene sammenlignbare. Innklagede skulle ha<br />
sørget for at <strong>til</strong>budene bygget på like forutsetninger, både med hensyn <strong>til</strong> forståelse<br />
<strong>av</strong> oppdragsomfang, timebruk og timepriser, slik at sammenligningen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene<br />
kunne bli saklig og forsvarlig. Ved at dette ikke ble gjort, finner klagenemnda at<br />
innklagede har brutt forskriften § 9-3 (3) og kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> likebehandling jf. loven § 5<br />
og forskriften § 3-1.”
Avgjørelsen er <strong>av</strong>sagt før endringene i forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r som trådte i kraft<br />
i 2007. Endringene i forskriften har ingen betydning for de spørsmålene som vurderes <strong>av</strong><br />
KOFA i denne saken, men det bemerkes at forskriftsbestemmelsene KOFA henviser <strong>til</strong> er<br />
gitt annen paragrafnummerering i dagens forskrift. KOFAs vurdering <strong>av</strong> innholdet i kr<strong>av</strong>et<br />
<strong>til</strong> reelle forhandlinger er fulgt opp i flere senere saker, også etter den nye forskriften. 58<br />
G-Partner slutter seg <strong>til</strong> KOFAs vurdering <strong>av</strong> kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> reelle forhandlinger, og finner at<br />
begrunnelsen i KOFA 2003/171 gir bidrag <strong>til</strong> vurderingen <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Som<br />
påpekt <strong>av</strong> KOFA må oppdragsgiver sørge for å <strong>av</strong>klare innbyrdes uoverensstemmelser, slik<br />
at leverandørenes ytelser og priser blir sammenlignbare. Først da vil sammenligningen <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>budene bli saklig og forsvarlig, slik at <strong>til</strong>budenes sterke og svake sider kan identifiseres<br />
og videreformidles <strong>til</strong> leverandørene som grunnlag for forbedringer <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene.<br />
Som diskusjonen i tidsrommet etter andre forhandlingsrunde viser, var usikkerheten knyttet<br />
<strong>til</strong> leverandørenes <strong>til</strong>bud <strong>av</strong> en slik karakter at den kunne få betydning for utfallet <strong>av</strong><br />
konkurransen. I <strong>til</strong>legg <strong>til</strong> de forhold som er omtalt innledningsvis i dette punktet er det i<br />
denne forbindelse <strong>til</strong>strekkelig å vise <strong>til</strong> Prosjektleders oversendelse <strong>av</strong> inns<strong>til</strong>ling på valg<br />
<strong>av</strong> <strong>til</strong>bud 26. juni. Samtidig med prosjektgruppens inns<strong>til</strong>ling oversendte Prosjektleder et<br />
eget notat med sin vurdering <strong>av</strong> konkurransesituasjonen. Som Prosjektleder selv<br />
fremholder, var uenigheten <strong>av</strong> en slik karakter at den fikk betydning for hvilket <strong>til</strong>bud som<br />
ble ansett som det økonomisk mest fordelaktige.<br />
G-Partner finner på denne bakgrunn at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n ikke har<br />
<strong>av</strong>klart innbyrdes uoverensstemmelser <strong>av</strong> betydning for å gjøre leverandørenes priser og<br />
ytelser sammenlignbare. <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har følgelig heller ikke lagt forholdene <strong>til</strong> rette<br />
for at leverandørene kunne revurdere sine <strong>til</strong>bud på de kvalitative og funksjonelle<br />
aspektene. Det kan derfor ikke anses å ha blitt gjennomført reelle forhandlinger i <strong>TTT</strong><strong>anskaffelse</strong>n.<br />
23 Særlig om andre forhandlingsrunde<br />
23.1 Problems<strong>til</strong>linger relatert <strong>til</strong> gjennomføringen <strong>av</strong> andre forhandlingsrunde<br />
Gjennomføringen <strong>av</strong> andre forhandlingsrunde aktualiserer flere <strong>anskaffelse</strong>srettslige<br />
problems<strong>til</strong>linger.<br />
• Det forligger ingen referater fra andre forhandlingsrunde, og det kan derfor spørres<br />
om <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har overholdt det grunnleggende kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> etterprøvbarhet, jf<br />
lov om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 5.<br />
58 Se blant annet KOFA 2007/110 og KOFA 2008/162<br />
187
• Et annet spørsmål er i om <strong>anskaffelse</strong>sregelverket åpner for at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
aksepterte Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21, etter fristen satt <strong>til</strong> kl 10:00.<br />
• <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> hadde gitt leverandørene beskjed om videre fremdrift i<br />
konkurransen, og ytterligere et spørsmål er om <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> hadde anledning<br />
<strong>til</strong> å fortsette forhandlingene etter gjennomføringen <strong>av</strong> andre forhandlingsrunde.<br />
G-Partners vurdering <strong>av</strong> disse spørsmålene blir gitt i dette kapittelet.<br />
23.2 Dokumentasjon fra andre forhandlingsrunde<br />
Som det fremgår <strong>av</strong> kapittel 18.1.1, foreligger det ingen referater fra andre<br />
forhandlingsrunde. G-Partners presentasjon <strong>av</strong> hendelsesforløpet er følgelig basert på<br />
annen dokumentasjon og informasjon gitt i samtaler med de involverte.<br />
Et referat fra forhandlingsmøtet kunne opplyst om hvilke temaer som ble drøftet, og<br />
hvilken informasjon som ble gitt mellom representantene fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og<br />
leverandørene. Selv om det foreligger andre dokumentbevis fra tiden omkring andre<br />
forhandlingsrunde, ville referater fra forhandlingene bidratt <strong>til</strong> å legge <strong>til</strong> rette for en<br />
gjennomsiktig og kontrollerbar <strong>anskaffelse</strong>sprosess. Den manglende føringen <strong>av</strong> referat fra<br />
andre forhandlingsrunde innebærer et brudd på kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> etterprøvbarhet, jf lov om<br />
offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 5. Det vises <strong>til</strong> kapittel 6.3.5 for en redegjørelse for det rettslige<br />
grunnlaget for referatplikten.<br />
Som et ledd i utredningsarbeidet har G-Partner forsøkt å finne årsaken <strong>til</strong> at det ikke ble<br />
ført referater fra andre forhandlingsrunde.<br />
Utredningsarbeidet har ikke gitt sikre holdepunkter for hvem som ble gitt oppg<strong>av</strong>en med å<br />
føre referater fra forhandlingene. Prosjektleder og GG (begge ) har fremholdt at B ble<br />
gitt oppg<strong>av</strong>en, mens B på sin side har fremholdt at det var GG som førte referatene, og at<br />
hun kun ga innspill <strong>til</strong> referatene.<br />
Referatene fra prosjektgruppemøtene gir ikke konkrete holdepunkter for hvem som ble<br />
<strong>til</strong>lagt ansvaret for føring <strong>av</strong> referat fra forhandlingene. Annen dokumentasjon indikerer<br />
imidlertid at ansvaret ble <strong>til</strong>lagt . I As notat 22. januar 2009 om ressurssituasjonen i<br />
<strong>TTT</strong>-prosjektet skriver A at det er behov for ekstern bistand for å sikre dokumentasjon fra<br />
forhandlingene. A foreslår at en juniorkonsulent hentes inn for å utføre dette arbeidet.<br />
Innhentet e-postdokumentasjon fra perioden etter første forhandlingsrunde viser at B ga<br />
betydelige innspill <strong>til</strong> referatene fra første forhandlingsrunde, men at det var Prosjektleder<br />
og GG som ferdigs<strong>til</strong>te disse.<br />
Det er under enhver omstendighet på det rene at det overordnede ansvaret for å sikre<br />
dokumentasjon fra forhandlingene i form <strong>av</strong> møtereferater <strong>til</strong>liger Prosjektleder som<br />
prosjektleder. Dette fremgår <strong>av</strong> alminnelige prinsipper for prosjektstyring, og det er også<br />
uttrykkelig fastslått i mandatet for Prosjektleders prosjektlederoppdrag som fastsetter at<br />
188
konkurransen skal gjennomføres i tråd med gjeldende prosedyrer og retningslinjer for<br />
innkjøp i <strong>kommune</strong>n.<br />
23.3 Spørsmålet om Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21 kunne hensyntas<br />
23.3.1 Problems<strong>til</strong>lingene<br />
Etter andre forhandlingsrunde innga Atea to <strong>til</strong>bud; ett <strong>til</strong>bud kl 10:01 og ett <strong>til</strong>bud kl<br />
16:21. I det følgende drøftes spørsmålet om Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21 kunne hensyntas i<br />
konkurransen. Denne vurderingen består <strong>av</strong> to elementer – karakteren <strong>av</strong> fristen som ble<br />
satt for å inngi <strong>til</strong>bud etter andre forhandlingsrunde og hvilken adgang <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
hadde <strong>til</strong> å gjenoppta forhandlingene som følge <strong>av</strong> utviklingen i konkurransen 29. april.<br />
23.3.2 Frist for å inngi <strong>til</strong>bud etter andre forhandlingsrunde<br />
I andre forhandlingsrunde ble leverandørene gitt frist <strong>til</strong> 29. april kl 10:00 for å inngi<br />
reviderte <strong>til</strong>bud. Ettersom både Atea og Ergo Group godkjente fristen, antas fristens lengde<br />
å være akseptabel og ikke i strid med god forhandlingsskikk.<br />
Det kan hevdes at begge Ateas <strong>til</strong>bud ble inngitt etter fristens utløp. G-Partner har<br />
imidlertid lagt <strong>til</strong> grunn at Ateas <strong>til</strong>bud tidfestet <strong>til</strong> 29. april kl 10:01 er inngitt innen fristen.<br />
Tilbudet er <strong>av</strong> samtlige <strong>av</strong> de involverte oppfattet som inngitt innen fristen, og det er ikke<br />
uvanlig at helt marginale tidsoverskridelser ikke <strong>til</strong>legges betydning. Samtidig har G-<br />
Partner ikke forsøkt å verifisere at tidspunktet angitt på Ateas e-post faktisk stemmer. Det<br />
kan altså ikke utelukkes at <strong>til</strong>budet rent faktisk ble inngitt før fristen løp ut.<br />
Vurderingen nedenfor knyttes etter dette <strong>til</strong> Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21, og spørsmålet om<br />
hvordan dette <strong>til</strong>budet skulle håndteres. Som det fremgår <strong>av</strong> rapportens kapittel 18.3<br />
aksepterte <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> <strong>til</strong>budet og tok hensyn <strong>til</strong> det i den videre prosessen.<br />
Et forhold som må <strong>av</strong>klares er karakteren <strong>av</strong> den fristen leverandørene ble gitt for å inngi<br />
reviderte <strong>til</strong>bud etter andre forhandlingsrunde. Prosjektleder har i samtale med G-Partner<br />
forklart at fristen som ble satt <strong>til</strong> 29. april kl 10:00, var <strong>av</strong> administrativ karakter, og at den<br />
derfor ikke var endelig. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier har også forklart seg på<br />
samme måte om fristens karakter. For ordens skyld bemerkes at verken Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen eller Prosjekteier deltok i forhandlingsmøtene med Atea og Ergo Group.<br />
De øvrige <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s deltakere i forhandlingsmøtet har opplyst at fristen som<br />
ble gitt leverandørene var en alminnelig frist – i den betydning at leverandørene ble gitt<br />
tiden frem <strong>til</strong> kl 10:00, men ikke lenger, for å innarbeide og videreformidle sine<br />
<strong>til</strong>bakemeldinger. Deltakerne fra forhandlingsteamene <strong>til</strong> Atea og Ergo Group har også<br />
189
opplyst at de fikk vite at de ble gitt frist <strong>til</strong> kl 10:00 for å gi <strong>til</strong>bakemeldinger etter andre<br />
forhandlingsrunde.<br />
Innhentet informasjon underbygger at fristen kl 10:00 var en ordinær frist for<br />
<strong>til</strong>bakemelding. Det vises <strong>til</strong> As e-post 30. april kl 11:28 <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og<br />
Prosjekteier, e-post fra C og B <strong>til</strong> I 5. mai kl 11:03 samt e-postutveksling mellom<br />
Prosjektleder og MM (Ergo Group) vedrørende referat fra tredje forhandlingsrunde.<br />
Under disse omstendigheter ser G-Partner bort fra at en <strong>av</strong> deltakerne i forhandlingsmøtene<br />
– Prosjektleder – har fremholdt at fristen som ble satt <strong>til</strong> kl 10:00 kun var en ”administrativ<br />
frist” satt <strong>av</strong> hensyn <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s videre håndtering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene. En<br />
”administrativ frist” i betydningen veiledende frist, skiller seg også klart fra de frister man<br />
vanligvis opererer med i konkurranser, og kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> forutberegnelighet støtter derfor opp<br />
om at leverandørene måtte blitt informert dersom fristen kl 10:00 var <strong>av</strong> ”administrativ”<br />
karakter. Slik informasjon ble altså ikke gitt <strong>til</strong> Atea og Ergo Group i møtet.<br />
I forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 20-13 (1) a står det at et <strong>til</strong>bud skal <strong>av</strong>vises når det<br />
ikke er levert innen den fastsatte fristen. Spørsmålet er om denne bestemmelsen også<br />
kommer <strong>til</strong> anvendelse også for reviderte <strong>til</strong>bud inngitt i en konkurranse med forhandling.<br />
Det ble innhentet vurderinger <strong>av</strong> spørsmålet om betydningen <strong>av</strong> fristen satt <strong>til</strong> kl 10:00 fra<br />
PwC og Kommuneadvokaten. Både PwC og Kommuneadvokaten kom <strong>til</strong> at det var adgang<br />
<strong>til</strong> å ta hensyn <strong>til</strong> Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21.<br />
PwC har i sitt notat 13. mai 2009 blant annet vist <strong>til</strong> Klagenemnda for offentlige<br />
<strong>anskaffelse</strong>rs <strong>av</strong>gjørelser i KOFA 2003/65 og KOFA 2006/31 og tatt disse <strong>til</strong> inntekt for at<br />
forhandlingsutspill etter fristen normalt ikke er utelukket. G-Partner er ikke enig i denne<br />
forståelsen <strong>av</strong> sakene.<br />
I KOFA 2003/65 aksepterte klagenemnda at en leverandør fikk forlenget frist <strong>til</strong> å inngi<br />
revidert <strong>til</strong>bud etter en forhandlingsrunde. Det fremgår imidlertid <strong>av</strong> saken at den<br />
konkurrerende leverandøren før den opprinnelige fristens utløp ble gjort kjent med<br />
konkurrentens fristforlengelse, og at denne leverandøren samtidig fikk <strong>til</strong>bud om samme<br />
fristforlengelse. Dette forholdet ble <strong>til</strong>lagt vekt i klagenemndas vurdering <strong>av</strong> saken, og på<br />
dette punkt skiller KOFA 2003/65 seg fra saksforholdet i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. I <strong>TTT</strong><strong>anskaffelse</strong>n<br />
fikk som kjent både Atea og Ergo Group opplyst at frist for å inngi revidert<br />
<strong>til</strong>bud etter andre forhandlingsrunde var 29. april kl 10:00, og det ble ikke <strong>til</strong> noen <strong>av</strong><br />
leverandørene gitt opplysninger om mulighet for fristforlengelse.<br />
KOFA 2006/31 gjaldt en konkurranse med forhandling hvor innklagede etter mottak <strong>av</strong><br />
reviderte <strong>til</strong>bud ba en <strong>av</strong> leverandørene gi utdypende informasjon om forhold <strong>av</strong> betydning<br />
for kontrakts<strong>til</strong>delingen. Etter at leverandøren samme dag besvarte henvendelsen og ga<br />
informasjon som etterspurt, valgte oppdragsgiver å se bort fra informasjonen.<br />
Klagenemnda kom <strong>til</strong> at oppdragsgiver hadde handlet i strid med god anbuds- og<br />
forretningsskikk ved ikke å ta hensyn <strong>til</strong> informasjonen, som de selv hadde etterspurt.<br />
190
Også i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n etterspurte <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> informasjon fra Atea i form <strong>av</strong> en<br />
<strong>av</strong>klaring <strong>av</strong> hvordan prisreduksjonen på Trio ekspedientstøttesystem var tenkt ført i<br />
prisskjemaet. Atea besvarte henvendelsen og ga samtidig rabatten på kr 5 000 000 knyttet<br />
<strong>til</strong> inntektene på IN-nummeret. Til forskjell fra saken som var <strong>til</strong> behandling i KOFA<br />
2006/31 inneholdt altså det reviderte <strong>til</strong>budet fra Atea kl 16:21 noe annet og mer enn et<br />
svar på de forhold som ble etterspurt fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Rabatten knyttet <strong>til</strong> INnummeret<br />
hadde ingen sammenheng med føringen <strong>av</strong> prisreduksjonen på<br />
ekspedientstøttesystemet, noe som også er bekreftet fra Ateas side. Saksforholdet i KOFA<br />
2006/31 er derfor ikke sammenlignbart med <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n, og slik G-Partner leser<br />
<strong>av</strong>gjørelsen, gir den ingen holdepunkter for at leverandørene kan gi nye innspill etter<br />
fristens utløp.<br />
Kommuneadvokaten har i sitt notat 28. mai 2009 vist <strong>til</strong> klagenemndas <strong>av</strong>gjørelse i KOFA<br />
2007/126. Et <strong>av</strong> spørsmålene som ble vurdert i denne saken var om et revidert <strong>til</strong>bud som<br />
ble inngitt muntlig skulle vært <strong>av</strong>vist. Klagenemnda kom <strong>til</strong> at oppdragsgiver i en<br />
konkurranse med forhandling kan åpne for at reviderte <strong>til</strong>bud inngis muntlig og viste i<br />
denne forbindelse <strong>til</strong> at kr<strong>av</strong>ene <strong>til</strong> <strong>til</strong>budets utforming gjelder det opprinnelige <strong>til</strong>budet, og<br />
ikke nødvendigvis reviderte <strong>til</strong>bud.<br />
G-Partner har vanskelig for å se at denne <strong>av</strong>gjørelsen kaster lys over spørsmålet om<br />
adgangen <strong>til</strong> å akseptere reviderte <strong>til</strong>bud inngitt etter fristens utløp. Klagenemndas<br />
<strong>av</strong>gjørelse gjelder adgangen <strong>til</strong> å inngi reviderte <strong>til</strong>bud på andre måter enn forskriftens<br />
formkr<strong>av</strong>, altså et annet spørsmål enn det foreliggende. Det at formkr<strong>av</strong>ene <strong>til</strong> <strong>til</strong>budet<br />
lempes ved reviderte <strong>til</strong>bud innebærer ikke at betydningen <strong>av</strong> frister endres <strong>til</strong>svarende.<br />
I EF-systemet har Førsteinstansdomstolen tatt s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> spørsmålet om betydningen <strong>av</strong><br />
frister for inngivelse <strong>av</strong> reviderte <strong>til</strong>bud. Sak T-40/01 gjaldt en konkurranse med<br />
forhandling om kjøp <strong>av</strong> kontorvarer, <strong>av</strong>holdt <strong>av</strong> EF-Kommisjonen. Kommisjonen hadde<br />
akseptert et revidert <strong>til</strong>bud inngitt etter fristen fordi forsinkelsen skyldtes feil begått <strong>av</strong><br />
Kommisjonen. Førsteinstansdomstolen viste imidlertid <strong>til</strong> at både leverandørens reviderte<br />
<strong>til</strong>bud og dennes anmodning om fristforlengelse ble inngitt etter utløpet <strong>av</strong> fristen, og kom<br />
<strong>til</strong> at Kommisjonen hadde brutt <strong>anskaffelse</strong>sregelverket ved å akseptere et <strong>til</strong>bud inngitt<br />
etter fristens utløp. 59<br />
I EF-systemet aksepteres følgelig ikke reviderte <strong>til</strong>bud inngitt etter den fastsatte fristen.<br />
Klagenemnda har forstått det norske <strong>anskaffelse</strong>sregelverket på samme måte. I KOFA<br />
2009/155 (<strong>av</strong>gjort etter både PwCs og Kommuneadvokatens notater) vurderte klagenemnda<br />
en konkurranse med forhandling hvor et <strong>av</strong> spørsmålene gjaldt betydning <strong>av</strong> frister satt for<br />
reviderte <strong>til</strong>bud i forhandlingene. Klagenemnda ga i <strong>av</strong>gjørelsen følgende generelle<br />
betraktning om dette spørsmålet:<br />
59 Se sak T-40/01 <strong>av</strong>snitt 30 <strong>til</strong> 33<br />
191
1611<br />
192<br />
”Etter forskriften § 20-13 (1) bokst<strong>av</strong> a har oppdragsgiver plikt <strong>til</strong> å <strong>av</strong>vise et <strong>til</strong>bud<br />
som ’ikke er levert innen den fastsatte <strong>til</strong>budsfristen’. Bestemmelsene i forskriften<br />
§ 20-13 gjelder <strong>av</strong>visning på grunn <strong>av</strong> forhold ved <strong>til</strong>budet, og må, så langt de<br />
passer, anses å gjelde gjennom hele konkurransen når denne gjennomføres i flere<br />
faser, ikke bare ved innlevering <strong>av</strong> et første <strong>til</strong>bud. Det er videre på det rene at<br />
kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> likebehandling kan medføre en plikt <strong>til</strong> å <strong>av</strong>vise <strong>til</strong>bud, jf. for eksempel<br />
EF-domstolens sak T-40/01 (Scan Office Design) og klagenemndas saker 2003/167<br />
premiss (25) og 2008/132 premiss (28).”<br />
Det er noe usikkert hvilken vekt en enkeltstående <strong>av</strong>gjørelse fra klagenemnda skal<br />
<strong>til</strong>legges. 60 Klagenemndas standpunkt understøttes imidlertid <strong>av</strong> praksis fra EF-rettslige<br />
<strong>av</strong>gjørelsesorganer som skal <strong>til</strong>legges betydning ved fastleggelsen <strong>av</strong> de norske reglenes<br />
innhold. 61 Det at nye <strong>til</strong>bud inngitt etter fristutløpet ikke skal aksepteres, er også i tråd med<br />
de grunnleggende kr<strong>av</strong>ene. En aksept <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet ville gitt leverandørene ulik tidsfrist <strong>til</strong> å<br />
gi sine <strong>til</strong>bakemeldinger og således vært i strid med kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> likebehandling. Videre ville<br />
aksepten endret oppdragsgivers tidsfrist for å inngi <strong>til</strong>bud, og dermed også vært i strid med<br />
kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> forutberegnelighet.<br />
G-Partner forstår etter dette <strong>anskaffelse</strong>sregelverket slik at reviderte <strong>til</strong>bud inngitt etter<br />
<strong>til</strong>budsfristens utløp ikke kan aksepteres. I vurderingen <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud etter andre<br />
forhandlingsrunde hadde <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> derfor etter G-Partners vurdering ikke<br />
anledning <strong>til</strong> å ta i betraktning Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21.<br />
23.3.3 Kunne <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> fortsette forhandlingene på grunnlag <strong>av</strong> Ateas<br />
<strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21?<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, besluttet at det skulle gjennomføres<br />
nye forhandlingsrunder etter mottak <strong>av</strong> Ateas <strong>til</strong>bud kl 16:21. I det følgende drøftes<br />
spørsmålet om det i henhold <strong>til</strong> <strong>anskaffelse</strong>sregelverket var adgang <strong>til</strong> å gjennomføre en<br />
tredje forhandlingsrunde. Vurderingen <strong>av</strong> om det var anledning <strong>til</strong> dette <strong>av</strong>henger ikke<br />
nødvendigvis <strong>av</strong> spørsmålet om Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21 kunne aksepteres i andre<br />
forhandlingsrunde.<br />
I innkallingen <strong>til</strong> Ergo Group opplyses det at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ønsker å inns<strong>til</strong>le på en<br />
leverandør i etterkant <strong>av</strong> møtet. Tilsvarende fremgår ikke <strong>av</strong> innkallingen <strong>til</strong> Atea, men det<br />
er fra samtlige <strong>av</strong> de involverte – også representantene fra Atea – opplyst at Atea fikk<br />
<strong>til</strong>svarende informasjon i forhandlingsmøtet 28. april. At <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ikke hadde <strong>til</strong><br />
hensikt å gjennomføre ytterligere forhandlingsmøter og at dette også ble kommunisert <strong>til</strong><br />
leverandørene, fremgår også <strong>av</strong> As e-post <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjektleder 30.<br />
april kl 11:28 og e-post fra C og B <strong>til</strong> I 5. mai kl 11:03. I Prosjektleders ukerapport <strong>av</strong>gitt <strong>til</strong><br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjektleder 29. april, er det i beslutningsprotokollen også<br />
60 Se for eksempel drøfting i Trygstad: Tildeling <strong>av</strong> offentlige kontrakter kapittel 2.3.3<br />
61 Slik EØS-<strong>av</strong>talen artikkel 6 og flere høyesteretts<strong>av</strong>gjørelser, blant annet Rt 2002 side 391 og Rt 2005 side
inntatt et punkt 24 om innkalling <strong>til</strong> andre forhandlingsrunde. Her fremgår det at Atea og<br />
Ergo Group skal kalles inn <strong>til</strong> forhandlinger 28. april, og at det er et mål å ha en inns<strong>til</strong>ling<br />
klar etter denne runden.<br />
Da Atea og Ergo Group i andre forhandlingsrunde ble informert om at det ikke kunne<br />
forventes flere forhandlingsrunder etter denne, skapte det en forventning hos leverandørene<br />
om at dette var deres siste mulighet <strong>til</strong> å forbedre sine <strong>til</strong>bud. Leverandørene innrettet seg<br />
da også etter at dette var deres siste mulighet <strong>til</strong> å forbedre sin konkurranseposisjon. Det<br />
vises særlig <strong>til</strong> at Ergo Group reduserte sitt <strong>til</strong>bud med .<br />
Klagenemnda for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r har i flere saker understreket at oppdragsgiver i en<br />
konkurranse med forhandling må informere leverandørene om når deres siste mulighet <strong>til</strong> å<br />
inngi reviderte <strong>til</strong>bud er. 62 Bakgrunnen for dette er at leverandørene må gjøres kjent med<br />
siste mulighet <strong>til</strong> å forbedre <strong>til</strong>budene.<br />
Det at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> likevel valgte å gjennomføre flere forhandlingsrunder, var i strid<br />
med de forventningene <strong>kommune</strong>n selv hadde skapt hos leverandørene. En slik endring <strong>av</strong><br />
premissene for konkurransen vil være i strid med de grunnleggende kr<strong>av</strong>ene, og kanskje<br />
særlig kr<strong>av</strong>ene <strong>til</strong> forutberegnelighet og god forretningsskikk, med mindre de etterfølgende<br />
omstendigheter legitimerte endringen i rammene for konkurransen.<br />
Et forhold som er trukket frem som begrunnelse for ytterligere forhandlingsrunder er<br />
kunnskapen om at Atea ville kunne gi en ytterligere reduksjon <strong>av</strong> <strong>til</strong>budsprisen, slik at det<br />
ville være i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s interesse å gi leverandørene flere muligheter <strong>til</strong> å forbedre<br />
sine <strong>til</strong>bud Etter G-Partners oppfatning gir imidlertid ikke dette forholdet grunnlag for å<br />
<strong>til</strong>sidesette kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> forutberegnelighet ved å gjennomføre ytterligere forhandlinger.<br />
Premissene for forhandlinger fra og med andre forhandlingsrunde var at det kun ble<br />
forhandlet på pris. Klagenemnda for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r har lagt <strong>til</strong> grunn at<br />
leverandørene i en konkurranse med forhandlinger må være forberedt på å bli presset på<br />
pris. 63 Samtidig begrenser kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> god forretningsskikk adgangen <strong>til</strong> å presse<br />
<strong>til</strong>budsprisene. I <strong>til</strong>legg synes forarbeidenes vurdering <strong>av</strong> grensene for u<strong>til</strong>børlig prispress å<br />
begrense adgangen <strong>til</strong> å gjennomføre nye forhandlinger som følge <strong>av</strong> Ateas muligheter for<br />
prisreduksjon.<br />
Det er grunn <strong>til</strong> å feste lit <strong>til</strong> Ergo Groups forklaring om at selskapets betydelige<br />
prisreduksjon hadde sammenheng med opplysningen om at dette var siste sjanse <strong>til</strong> å inngi<br />
<strong>til</strong>bud i konkurransen. Gjenåpning <strong>av</strong> forhandlingene under henvisning <strong>til</strong> en forventning<br />
om ytterligere prisnedgang vil lett kunne utgjøre et u<strong>til</strong>børlig press mot leverandøren og<br />
undergr<strong>av</strong>e leverandørenes muligheter <strong>til</strong> å planlegge gjennomføringen <strong>av</strong> forhandlingene.<br />
Samtidig ville en gjenåpning redusert betydningen <strong>av</strong> at Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21 ble<br />
levert etter fristen. Kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> likebehandling er vanskelig forenlig med at oppdragsgiver<br />
62 Se KOFA 2003/267,<br />
63 Slik KOFA 2008/198 <strong>av</strong>snitt 55<br />
193
legger vekt på informasjon som er brakt <strong>til</strong> oppdragsgivers kunnskap etter <strong>til</strong>budsfristens<br />
utløp. I <strong>til</strong>legg ville en aksept <strong>av</strong> en slik fremgangsmåte øke risikoen for omgåelser og<br />
legge <strong>til</strong> rette for at sensitiv informasjon – her leverandørenes prisnivå – ble<br />
videreformidlet og således påvirket utfallet <strong>av</strong> konkurransen.<br />
På denne bakgrunn mener G-Partner at kunnskapen om at Atea kunne gi en ytterligere<br />
reduksjon <strong>av</strong> <strong>til</strong>budsprisen ikke berettiget gjennomføringen <strong>av</strong> nye forhandlinger etter<br />
andre forhandlingsrunde.<br />
Et annet forhold som er trukket frem som begrunnelse for at ytterligere forhandlingsrunder<br />
kunne gjennomføres, er at Byrådet uansett måtte godkjenne inns<strong>til</strong>lingen på valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud.<br />
Som <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s øverste beslutningsorgan er imidlertid Byrådet underlagt<br />
regelverket for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r. Byrådet må følgelig også forholde seg <strong>til</strong> de<br />
begrensninger som følger <strong>av</strong> <strong>anskaffelse</strong>sreglene, herunder begrensninger i adgangen <strong>til</strong> å<br />
gjenoppta forhandlinger.<br />
Etter G-Partners oppfatning foreligger det ingen forhold som legitimerer endring <strong>av</strong> de<br />
rammene som ble satt for videre forløp <strong>av</strong> konkurransen under forhandlingsmøtene med<br />
leverandørene 28. april. Slik saken fremstår på bakgrunn <strong>av</strong> den gjennomførte utredningen,<br />
hadde <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ikke anledning <strong>til</strong> å fortsette forhandlingene etter andre<br />
forhandlingsrunde.<br />
24 Evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene<br />
24.1 Evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budt kvalitet og funksjonalitet<br />
Som en del <strong>av</strong> undersøkelsen er G-Partner bedt om å vurdere den uenighet som viste seg å<br />
være i prosjektgruppen vedrørende prinsipper for evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budenes kvalitet og<br />
funksjonalitet. Denne vurderingen gis i dette kapittelet.<br />
G-Partners vurdering gjelder evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budenes kvalitet og funksjonalitet.<br />
Innledningsvis bemerkes at det for G-Partner ikke er opplagt at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har<br />
basert seg på en korrekt vurdering <strong>av</strong> leverandørenes <strong>til</strong>budspriser. Det er for eksempel<br />
uklart om de forhold D tok opp i e-post <strong>til</strong> Prosjektleder13. mai vedrørende exit-modeller i<br />
Ateas <strong>til</strong>bud, ble hensyntatt på en forsvarlig måte. Basert på sannsynlighetsberegninger <strong>av</strong><br />
nyetableringer i kontraktsperioden skal kostnader relatert <strong>til</strong> exit-modeller føre <strong>til</strong><br />
forholdsmessige påslag i prisen. Det er også uklart om forskjeller i implementasjonstid ble<br />
gjenspeilet i beregningen <strong>av</strong> leverandørenes priser. G-Partner har imidlertid ikke funnet<br />
grunn <strong>til</strong> å gå nærmere inn på disse spørsmålene.<br />
194
Som det fremgår <strong>av</strong> G-Partners vurderinger i kapittel 22.2, mener G-Partner at det ikke er<br />
gjennomført reelle forhandlinger i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Det er på denne bakgrunn grunn <strong>til</strong> å<br />
anta at en detaljert gjennomgang <strong>av</strong> evalueringen ikke ville blitt et tema i en rettslig<br />
prosess. Årsaken <strong>til</strong> det er at de mangelfulle forhandlingene, herunder veiledningen på at<br />
<strong>til</strong>budene var like på kvalitet og funksjonalitet, har fått betydning for leverandørenes<br />
utforming <strong>av</strong> sine respektive <strong>til</strong>bud. Både Atea og Ergo Group ville høyst sannsynlig<br />
kunnet forbedret de <strong>til</strong>budte leveransenes kvalitet og funksjonalitet. Tilbudene ser også ut<br />
<strong>til</strong> å inneholde <strong>til</strong> <strong>av</strong>vik fra konkurransegrunnlaget, og det later på enkelte områder også <strong>til</strong><br />
å være uklart hva <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har etterspurt.<br />
G-Partners utgangspunktet for vurderingene i dette kapittelet er etter dette at <strong>til</strong>budene<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> hadde <strong>til</strong> vurdering i perioden fra og med andre forhandlingsrunde ikke<br />
ga et forsvarlig grunnlag for vurderingen. Det synes i <strong>til</strong>legg å foreligge <strong>av</strong>vik og uklarheter<br />
som førte <strong>til</strong> at <strong>til</strong>budene ikke var fullt ut sammenlignbare. <strong>Gjennomgang</strong>en <strong>av</strong><br />
<strong>anskaffelse</strong>sregelverket i kapittel 6.4 viser at evaluering på bakgrunn <strong>av</strong> et slikt grunnlag<br />
utgjør brudd på regelverket.<br />
24.2 Vurderingen <strong>av</strong> at <strong>til</strong>budene var like på kvalitet og funksjonalitet<br />
Leverandørene ble i to forhandlingsrunder guidet på at de var <strong>til</strong>nærmet like på<br />
<strong>til</strong>delingskriteriene ”kvalitet” og ”funksjonalitet”, og de fikk opplyst at pris ville bli<br />
utslagsgivende. Som det fremgår <strong>av</strong> kapittel 22.2.4, mener G-Partner at denne<br />
bedømmelsen ikke var basert på en forsvarlig vurdering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budenes innhold i tidsrommet<br />
før andre forhandlingsrunde. Dette underbygges også <strong>av</strong> den etterfølgende diskusjonen <strong>av</strong><br />
vurderingen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budt kvalitet og funksjonalitet.<br />
Når <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> guidet leverandørene på at de var <strong>til</strong>nærmet like på kvalitet og<br />
funksjonalitet uten at denne vurderingen var basert på en forsvarlig bedømmelse <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>budene, kan relevante forskjeller mellom <strong>til</strong>budene ha blitt utelatt i vurderingen. Det kan<br />
ikke utelukkes at fortrinn på kvalitets- og funksjonalitetskriteriene ville utjevnet eventuelle<br />
prisforskjeller i konkurransen. I sin statusoppdatering 25. mars holder da også Prosjektleder<br />
denne muligheten åpen. Etter denne statusoppdateringen ble det ikke forhandlet på kvalitet<br />
og funksjonalitet.<br />
Ved å legge <strong>til</strong> grunn at Atea og Ergo Group var såvidt like på kvalitet og funksjonalitet at<br />
pris ville bli utslagsgivende, mistet <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> muligheten <strong>til</strong> å premiere forskjeller<br />
mellom <strong>til</strong>budene på disse kriteriene. Såfremt relevante forskjeller mellom <strong>til</strong>budene ikke<br />
gjenspeiles i bedømmelsen <strong>av</strong> kvalitet og funksjonalitet, vil <strong>til</strong>budene ikke være evaluert på<br />
grunnlag <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriteriene. Unnlatelse <strong>av</strong> å premiere relevante forskjeller på<br />
<strong>til</strong>delingskriteriene er i strid med <strong>anskaffelse</strong>sregelverket. 64 Valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud vil da ikke være<br />
64 Se for eksempel KOFA 2003/61, KOFA 2003/88, KOFA 2003/178, KOFA 2004/180 <strong>av</strong>snitt 45 flg<br />
195
i samsvar med forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 22-2 (2) og de <strong>til</strong>delingskriterier<br />
oppdragsgiver har valgt for konkurransen.<br />
Ettersom leverandørene både i andre forhandlingsrunde og i den tredje og siste<br />
forhandlingsrunden ble guidet på at de var like på kvalitet og funksjonalitet, vurderer G-<br />
Partner ikke spørsmålet om <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> kunne gått <strong>til</strong>bake på denne vurderingen i<br />
eventuelle senere forhandlingsrunder.<br />
24.3 G-Partners vurdering <strong>av</strong> evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budt kvalitet og funksjonalitet<br />
Siden det er grunn <strong>til</strong> å anta at en detaljert vurdering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budenes innbyrdes styrkeforhold<br />
på <strong>til</strong>delingskriteriene ”kvalitet” og ”funksjonalitet” ikke ville vært et sentralt tema i en<br />
rettssak, vil G-Partners vurderinger knytte seg <strong>til</strong> uenigheten innad i prosjektgruppen.<br />
G-Partner har ikke gått inn i en detaljvurdering <strong>av</strong> de ulike aspektene som ble evaluert, og<br />
en slik vurdering ville G-Partner heller ikke hatt <strong>til</strong>strekkelig teknisk fagkyndighet <strong>til</strong> å<br />
utføre. Vurderingen nedenfor gjelder derfor kun prinsippene for evalueringen.<br />
Som det fremgår <strong>av</strong> gjennomgangen i kapittel 20.3, var det underveis i prosessen flere<br />
endringer i skalaen som ble benyttet for beregningen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budenes uttelling på<br />
<strong>til</strong>delingskriteriene. Ut fra den foreliggende dokumentasjonen, er det for G-Partner ikke<br />
klart at de ulike aktørene har benyttet den samme skalaen for poengberegning. Dersom ulik<br />
skala legges <strong>til</strong> grunn, får det naturlig nok betydning for bedømmelsen <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>delingskriteriene.<br />
G-Partner bemerker at skalaen gir små rom for premiering <strong>av</strong> forskjeller mellom <strong>til</strong>bud som<br />
er innenfor forventningene <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Når det bare var karakterene 3 og 4 som<br />
kunne gis slike <strong>til</strong>bud, er det grunn <strong>til</strong> å s<strong>til</strong>le spørsmål ved om skalaen er egnet <strong>til</strong> å<br />
gjenspeile styrkeforholdet mellom <strong>til</strong>budene.<br />
I den eksterne evalueringen KPMG gjennomførte, benyttet KPMG en skala fra 1-6. Både<br />
Atea og Ergo Group ble gitt karakteren 1 og 2 på delelementer i sine <strong>til</strong>bud. Av GGs e-post<br />
om skalaen 30. mars, gjengitt i kapittel 20.3, fremgår det at karakteren 1 og 2 skal gis<br />
delelementer som ikke <strong>til</strong>fredss<strong>til</strong>ler <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s kr<strong>av</strong> og må forbedres i<br />
forhandlinger. Karaktersettingen og de bemerkninger KPMG har gitt underveis, indikerer<br />
at KPMG har gitt en innledende vurdering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene som grunnlag for videre<br />
bearbeiding og forbedring i forhandlinger.<br />
I så fall vil ikke KPMGs vurderinger være sammenlignbare med prosjektgruppens.<br />
Prosjektgruppens vurderinger ble gjort under forutsetning <strong>av</strong> at evalueringen skulle gi<br />
grunnlag for valg <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud. Etterfølgende forhandlinger på <strong>til</strong>budenes kvalitet og<br />
funksjonalitet synes å ha vært uaktuelt, og i en slik situasjon kunne man ikke konkludere<br />
med at deler <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet var uakseptabelt.<br />
196
Skalaens ytterpunkter var derfor ikke anvendelige for prosjektgruppen. Dette underbygges<br />
også <strong>av</strong> As e-post <strong>til</strong> C, B og D 4. juni hvor A skriver:<br />
197<br />
” Evalueringsskalaen som er nytta:<br />
3: Funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som ikke er innenfor kr<strong>av</strong>ene <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong>, men som det er fullt mulig å forbedre gjennom forhandlinger/mindre<br />
endringer.<br />
4: Tilfreds<strong>til</strong>lende funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som er på høyde med kr<strong>av</strong>ene<br />
<strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
5: God funksjonalitet/kvalitet/besvarelse som utmerker seg. Bedre enn kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong><br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
Det er i mange <strong>til</strong>felle argumentert med at Ergos <strong>til</strong>bod er uklart, at informasjon<br />
manglar, og dette vert nytta <strong>til</strong> å gje karakteren 3, ikkje innafor kr<strong>av</strong>a <strong>til</strong> BK. Med<br />
tanke på at det er gjennomført tre forhandlingar og utveksla <strong>av</strong>klaringsspørsmål, er<br />
det BKs ansvar å sørga for å få naudsynt informasjon. Spesielt med tanke på at det<br />
er sagt eksplisitt på forhandlingsmøte at det ikkje er manglar ved <strong>til</strong>bodet som treng<br />
forbetrast….”<br />
Etter G-Partners vurdering er KPMGs rapport derfor dårlig egnet <strong>til</strong> å bedømme den interne<br />
uenigheten om evalueringen.<br />
For å kunne vurdere leverandørenes besvarelser i <strong>til</strong>budene forsvarlig, må det være klart<br />
hva som er etterspurt. Som det fremgår <strong>av</strong> G-Partners vurderinger i kapittel 22.2, mener G-<br />
Partner at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ikke i <strong>til</strong>strekkelig grad har kommunisert sine behov <strong>til</strong><br />
leverandørene. Dette har etter G-Partners oppfatning gjort det vanskelig å evaluere<br />
<strong>til</strong>budene på en objektiv og ensartet måte. Uenigheten i prosjektgruppen synes i stor grad å<br />
springe ut <strong>av</strong> dette forholdet, og deler <strong>av</strong> uenigheten kan skyldes ulik oppfatning <strong>av</strong><br />
hvordan uklarheten skal håndteres.<br />
Prosjektleder har forklart at hans metode for evalueringen har vært å foreta en ”punkt for<br />
punkt”-vurdering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budenes beskrivelse <strong>av</strong> leveransen opp mot konkurransegrunnlaget.<br />
Prosjektleder har forklart at <strong>til</strong>budene for å få full uttelling måtte synliggjøre fortrinnene<br />
ved den <strong>til</strong>budte leveransen, uten at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> måtte tolke dette eller selv besitte<br />
forhåndskunnskap om leverandøren og dens løsninger. Denne evalueringsmetoden gir et<br />
godt grunnlag for bedømmelsen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene såfremt konkurransegrunnlaget legger opp <strong>til</strong><br />
dette. Prosjektleders vurderingsmetodikk synes å basere seg på at konkurransegrunnlaget<br />
legger opp <strong>til</strong> en punktvis sammenligning <strong>av</strong> spørsmål og svar, eventuelt at slike<br />
<strong>av</strong>klaringer er foretatt i forhandlinger i forkant <strong>av</strong> evalueringen. Eksempelvis kan det<br />
metoden gi uriktige utslag dersom det gis trekk for uklarheter som senere viser seg å være<br />
uten betydning for leverandørens <strong>til</strong>budte leveranse. I slike <strong>til</strong>feller vil uttellingen ikke<br />
gjenspeile <strong>til</strong>budets reelle nivå.<br />
A og D har basert seg på en vurdering <strong>av</strong> hva leverandørene reelt har <strong>til</strong>budt, altså en mer<br />
overordnet vurdering <strong>av</strong> hva <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har etterspurt, og hva leverandøren har
<strong>til</strong>budt. A og D har sett <strong>til</strong>budene i sammenheng og basert seg på at det er <strong>til</strong>budt ytelse som<br />
skal evalueres, ikke måten besvarelsen er gitt på eller hvilket sted i <strong>til</strong>budet ytelsen er<br />
beskrevet. En slik evalueringsmetode kan føre <strong>til</strong> at <strong>til</strong>budenes uttelling på<br />
<strong>til</strong>delingskriteriene gjenspeiler deres reelle styrkeforhold. Faren er imidlertid at uklarheter<br />
og ufullstendigheter bedømmes på en uriktig måte og øker risikoen for konflikt ved<br />
overføringen <strong>til</strong> kontrakt. Det kan ikke utelukkes at uklarheter og ufullstendigheter i<br />
<strong>til</strong>budene kan slå negativt ut for den endelige ytelsen som <strong>til</strong>bys.<br />
Årsaken <strong>til</strong> at <strong>anskaffelse</strong>sregelverket ikke aksepterer at <strong>til</strong>bud evalueres på et ufullstendig<br />
grunnlag, er at det ikke finnes noen fullt ut <strong>til</strong>fredss<strong>til</strong>lende metode for å foreta denne<br />
evalueringen på en objektiv og ensartet måte. Slik sett er det derfor ikke overraskende at<br />
begge de omtalte evalueringsmetodene har potensielle svakheter.<br />
G-Partner har ikke gått inn og vurdert hvilken metode som var mest hensiktsmessig i dette<br />
<strong>til</strong>fellet. Grunnen <strong>til</strong> det er at ingen <strong>av</strong> metodene er fullt ut <strong>til</strong>fredss<strong>til</strong>lende. På et overordnet<br />
nivå vurderer G-Partner uenigheten slik at begge metodene for evaluering har fordeler og<br />
ulemper. Noen nærmere vurdering <strong>av</strong> spørsmålet finner G-Partner ikke grunnlag for å gi i<br />
og med at det sentrale temaet synes å være bakgrunnen for uenigheten i form <strong>av</strong> et uklart<br />
og ufullstendig evalueringsgrunnlag.<br />
25 Dokumentasjon vedrørende gjennomføringen <strong>av</strong> konkurransen<br />
Det foreligger en stor mengde dokumentasjon vedrørende gjennomføringen <strong>av</strong> <strong>TTT</strong><strong>anskaffelse</strong>n.<br />
Det er likevel <strong>av</strong>dekket mangler ved dokumentasjonen.<br />
Enkelte sentrale dokumenter i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n skulle registreres i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s<br />
saksbehandlings- og arkivsystem, BKSAK. Som et ledd i undersøkelsen har G-Partner gått<br />
gjennom dokumentene som ligger lagret i BKSAK. Denne gjennomgangen har vist at<br />
dokumenter ikke er lagt inn kronologisk, og at enkelte dokumenter først er lagt inn lenge<br />
etter dokumentdato. Blant annet er et dokument 7. juli 2009 lagt inn før<br />
<strong>til</strong>budspresentasjoner fra februar og <strong>til</strong>bakemeldinger fra leverandørene i mars. Det er også<br />
opplyst fre flere <strong>av</strong> de involverte at BKSAK ikke var oppdatert, og at det ble foretatt en<br />
opprydning <strong>av</strong> BKSAK før G-Partners arbeid ble igangsatt.<br />
I kapittel 18.1.1 er den manglende føringen <strong>av</strong> referat fra andre forhandlingsrunde omtalt,<br />
og G-Partners vurdering <strong>av</strong> dette forholdet er gitt i kapittel 22.2. G-Partner bemerker videre<br />
at heller ikke beslutningen om ikke å forhandle ytterligere på kvalitet og funksjonalitet er<br />
forankret i et dokument. I kapittel 22.2 og 24 er det redegjort for konsekvensene <strong>av</strong> denne<br />
beslutningen.<br />
198
Det at viktige episoder og beslutninger i konkurransen ikke er dokumentert i <strong>til</strong>strekkelig<br />
grad, er et selvstendig brudd på kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> etterprøvbarhet nedfelt i lov om offentlige<br />
<strong>anskaffelse</strong>r § 5.<br />
Slik saksforholdet fremstår, er det grunn <strong>til</strong> å påpeke ytterligere et brudd på kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong><br />
etterprøvbarhet, nemlig manglende overholdelse <strong>av</strong> plikten <strong>til</strong> løpende å føre<br />
<strong>anskaffelse</strong>sprotokoll, jf forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 3-2. I KOFA 2005/286<br />
uttalte klagenemnda følgende om plikten <strong>til</strong> fortløpende å føre protokoll:<br />
199<br />
”Protokollplikten er et utslag <strong>av</strong> lovens kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> etterprøvbarhet, og etter klagenemndas<br />
oppfatning må bestemmelsen forstås slik at protokollen må føres fortløpende gjennom<br />
konkurransen. Først når viktige forhold og beslutninger blir protokollført fortløpende,<br />
gir protokollen troverdig informasjon om konkurransen. Protokollen er videre et<br />
offentlig dokument, og begjæringer om innsyn vil være mest aktuelt før kontrakt<br />
inngås.” 65<br />
Denne forståelsen <strong>av</strong> protokollplikten er også lagt <strong>til</strong> grunn <strong>av</strong> klagenemnda i andre saker. 66<br />
Fremskaffet dokumentasjon i saken viser at <strong>anskaffelse</strong>sprotokollen ikke ble oppdatert<br />
fortløpende. Anskaffelsesprotokollen er følgelig ikke ført i henhold <strong>til</strong> forskrift om<br />
offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 3-2.<br />
26 Spørsmålet om representanter fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har videreformidlet<br />
konkurransesensitiv informasjon<br />
26.1 Generelt<br />
Mandatet ber om en utredning og vurdering <strong>av</strong> ”om noen <strong>av</strong> <strong>til</strong>byderne har mottatt<br />
<strong>til</strong>budsspesifikk informasjon, og eventuelt kartlegge hvem som har formidlet slik<br />
informasjon”. I tråd med denne delen <strong>av</strong> oppdragsbeskrivelsen har G-Partner gjennomført<br />
undersøkelser <strong>av</strong> om leverandøralliansene ledet <strong>av</strong> Atea og Ergo Group har mottatt<br />
informasjon om konkurrentens <strong>til</strong>bud i strid med forbudet i forskrift om offentlige<br />
<strong>anskaffelse</strong>r § 20-11 (5). I kapittel 6.3.4 ble innholdet <strong>av</strong> denne forbudsbestemmelsen<br />
gjennomgått.<br />
G-Partner gir i det følgende sin vurdering <strong>av</strong> spørsmålet om leverandørene har mottatt<br />
informasjon i strid med § 20-11 (5). Først gis en vurdering <strong>av</strong> om Atea med<br />
65 Se KOFA 2005/286 <strong>av</strong>snitt 37<br />
66 Se for eksempel KOFA 2004/124, KOFA 2007/154 <strong>av</strong>snitt 52 og KOFA 2008/16 <strong>av</strong>snitt 54 flg
underleverandører kan ha mottatt slik informasjon, og eventuelt <strong>av</strong> hvem. Deretter gis en<br />
vurdering <strong>av</strong> om Ergo Group med underleverandører kan ha mottatt slik informasjon.<br />
Innledningsvis i denne delen <strong>av</strong> rapporten finner G-Partner det riktig å understreke at en<br />
utredning <strong>av</strong> denne typen spørsmål er krevende, ikke minst i lys <strong>av</strong> at lekkasjer <strong>av</strong><br />
konkurransesensitiv informasjon er en alvorlig forsømmelse med der<strong>til</strong> alvorlige<br />
konsekvenser. Det s<strong>til</strong>les derfor strenge kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> bevis for at slik informasjon er<br />
videreformidlet <strong>til</strong> leverandører, og for hvem som eventuelt har videreformidlet<br />
informasjonen.<br />
Utgangspunktet er at sikre konklusjoner på spørsmålene <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har bedt om at<br />
G-Partner utreder, <strong>av</strong>henger <strong>av</strong> at skriftlig dokumentasjon identifiseres. Sett hen <strong>til</strong><br />
vurderingenes karakter og alvorlighetsgrad kan man ikke basere seg på at slik<br />
dokumentasjon utleveres <strong>av</strong> de som sitter på den. Granskingsformen som er basert på<br />
frivillighet er dermed ikke fullt ut egnet <strong>til</strong> å foreta denne typen undersøkelser.<br />
I denne saken er det i <strong>til</strong>legg omstendigheter som bidrar <strong>til</strong> å vanskeliggjøre vurderingene<br />
<strong>av</strong> informasjonsflyten mellom <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s representanter og leverandørene.<br />
En omstendighet <strong>av</strong> betydning er det forhold at flere <strong>av</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s bidragsytere i<br />
<strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n har hatt løpende kontakt med leverandører i konkurransen i forbindelse<br />
med andre, kontrakter inngått mellom leverandørene og <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Selv om det har<br />
vært lagt opp <strong>til</strong> at kun prosjektleder håndterte kontakten med leverandørene mens<br />
konkurransen pågikk, har altså også andre personer vært i kontakt med leverandørene i<br />
denne perioden. Det vises <strong>til</strong> rapportens kapittel 13 for en nærmere gjennomgang <strong>av</strong> disse<br />
<strong>til</strong>fellene.<br />
De personene dette gjelder har vist <strong>til</strong> at denne kontakten var nødvendig for at de skulle<br />
kunne ivareta <strong>kommune</strong>ns interesser i løpende kontraktsforhold, og at <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n<br />
ikke har vært et tema. En slik løpende kontakt bidrar uansett <strong>til</strong> å gjøre<br />
kommunikasjonslinjene diffuse, og den vanskeliggjør således en etterfølgende kontroll <strong>av</strong><br />
om – og eventuelt på hvilken måte – konkurransesensitiv informasjon har <strong>til</strong>flytt<br />
leverandører.<br />
En annen omstendighet <strong>av</strong> betydning for vurderingene er at det synes å være forholdsvis<br />
omfattende kontakt mellom leverandørene i denne bransjen. Det er opplyst at markedet er<br />
lite, og at leverandører som er konkurrenter i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n, kan være<br />
samarbeidspartnere i andre konkurranser. Det er også opplyst at informasjon flyter mellom<br />
leverandørene, særlig i uformelle fora. På denne bakgrunn kan det ikke utelukkes at det er<br />
leverandørene selv som eventuelt har videreformidlet konkurransesensitiv informasjon <strong>til</strong><br />
sine konkurrenter i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n.<br />
En tredje omstendighet er kontakten mellom Prosjekteier og E. Prosjekteier og E har hatt<br />
nær og hyppig kontakt også om arbeidsrelaterte spørsmål, og deler <strong>av</strong> denne kontakten<br />
synes å gå ut over de rammene som gjelder for informasjonsflyt mellom administrasjonen<br />
200
og politisk ledelse. Det bemerkes i denne sammenheng at kommunikasjonen går på siden<br />
<strong>av</strong> de ordinære kommunikasjons- og beslutningslinjer i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. I denne<br />
sammenheng bidrar kontakten og dens uformelle form <strong>til</strong> å vanskeliggjøre arbeidet med å<br />
kartlegge informasjonsflyten.<br />
26.2 Vurdering <strong>av</strong> om Atea med underleverandører har mottatt <strong>til</strong>budsspesifikk<br />
201<br />
informasjon<br />
26.2.1 Foranledningen <strong>til</strong> Ateas prisreduksjon 22. april<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> sendte 3. april spørsmål <strong>til</strong> leverandørene i konkurransen med frist for<br />
<strong>til</strong>bakemelding 22. april. Som en del <strong>av</strong> <strong>til</strong>bakemeldingen 22. april reduserte Atea<br />
<strong>til</strong>budsprisen med overgang IP-telefoni fra kr <strong>til</strong> kr .<br />
Før Ateas prisreduksjon 22. april lå <strong>til</strong>budene fra Atea og Ergo Group forholdsvis likt i pris<br />
ved overgang <strong>til</strong> IP-telefoni. Mens Ateas pris var kr , var Ergo Groups pris på<br />
dette tidspunktet kr . Ateas prisreduksjon førte følgelig <strong>til</strong> en endring <strong>av</strong><br />
konkurransesituasjonen. Det er opplyst at prisreduksjonen kom uventet på flere <strong>av</strong><br />
deltakerne fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>, og den førte også <strong>til</strong> at Prosjekteier anbefalte å <strong>av</strong>slutte<br />
konkurransen og inns<strong>til</strong>le på valg <strong>av</strong> Ateas <strong>til</strong>bud. Se kapittel 17.1 for en nærmere<br />
gjennomgang <strong>av</strong> dette forholdet.<br />
I lys <strong>av</strong> disse omstendighetene er det foretatt undersøkelser for å forsøke å belyse om Atea<br />
mottok konkurransesensitiv informasjon i forkant <strong>av</strong> sin <strong>til</strong>bakemelding 22. april.<br />
I perioden forut for Ateas <strong>til</strong>bakemelding 22. april var det kontakt mellom <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> og Atea utenfor de formelle kommunikasjonskanaler. Prosjekteier ble gitt<br />
ansvaret for å etablere en kommunikasjonskanal mot Atea i forbindelse med håndteringen<br />
<strong>av</strong> utfordringene knyttet <strong>til</strong> BKK som underleverandør, og Prosjekteier var i denne<br />
forbindelse i kontakt med V (Atea). Kommunikasjonen mellom Prosjekteier og V foregikk<br />
etter det opplyste pr telefon og e-post.<br />
Identifisert e-postkommunikasjon mellom Prosjekteier og V i denne perioden inneholder<br />
ingen videreformidling <strong>av</strong> konkurransesensitiv informasjon. Forklaringer fra de involverte<br />
gir heller ikke holdepunkter for at slik informasjon ble videreformidlet på andre måter.<br />
I denne perioden var Prosjekteier ved flere anledninger også i kontakt med T (Atea).<br />
Prosjekteier mottok 15. april en e-post fra T hvor sistnevnte viser <strong>til</strong> samtale tidligere på<br />
dagen og foreslår et møte med W den 5. mai etter kl 16. I e-post 23. april – dagen etter<br />
Ateas <strong>til</strong>bakemelding – skrev T følgende e-post <strong>til</strong> Prosjekteier:<br />
”Så du ringte meg i går. Hadde lagt fra meg telefonen. Prøvde å ringe deg senere,<br />
men bare svareren din. Prøvde nå igjen med samme resultat. Gi meg gjerne et ord.”
Denne e-posten viser at Prosjekteier forsøkte å komme i kontakt med T samme dag som<br />
fristen for <strong>til</strong>bakemeldinger i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n.<br />
Prosjekteier har i samtale med G-Partner <strong>av</strong>vist at han har videreformidlet<br />
konkurransesensitiv informasjon <strong>til</strong> Atea. Han har vist <strong>til</strong> at kontakten med V var initiert <strong>av</strong><br />
hans overordnede, og at kontakten mot T har vært faglig forankret og relatert <strong>til</strong> løpende<br />
kontraktsforhold mellom Atea og <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Det vises i denne forbindelse også <strong>til</strong><br />
omtalen i rapportens kapittel 13.<br />
Når det gjelder telefonoppringningen <strong>til</strong> T 22. april, har Prosjekteier forklart at denne gjaldt<br />
en annen <strong>anskaffelse</strong> hvor Atea var involvert.<br />
De gjennomførte undersøkelsene har vist at det har vært kontakt mellom Prosjekteier og<br />
representanter for Atea. Undersøkelsene har imidlertid ikke gitt holdepunkter for at det i<br />
denne kontakten også er videreformidlet informasjon om konkurransesituasjonen og/eller<br />
<strong>til</strong>budet fra Ergo Group.<br />
I <strong>til</strong>legg <strong>til</strong> at det ikke er funnet konkrete holdepunker for at sensitiv informasjon er<br />
videreformidlet, kan Ateas prisreduksjon være forbundet med konkurransesituasjonen. Selv<br />
om prisreduksjoner normalt fremmes i konkrete forhandlingsrunder, og ikke i<br />
<strong>av</strong>klaringsrunder som dette, kan Atea ha vurdert konkurransesituasjonen slik at det var<br />
behov for å vise interesse for kontrakten gjennom forbedringer <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet.<br />
Samtidig med at leverandørene arbeidet med sine <strong>til</strong>bakemeldinger på <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s<br />
spørsmål s<strong>til</strong>t 3. april, pågikk det en prosess for å <strong>av</strong>klare BKKs rolle som underleverandør<br />
i Ateas <strong>til</strong>bud. Atea ga 21. april beskjed om at det ikke var aktuelt å fjerne BKK fra<br />
<strong>til</strong>budet. Selv om <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ikke ga eksplisitt uttrykk for et ønske om at Atea skulle<br />
fjerne BKK som underleverandør, er det sannsynlig at Atea oppfattet <strong>kommune</strong>ns<br />
henvendelser som utslag <strong>av</strong> et slikt ønske. Når Atea valgte å fastholde BKK som<br />
underleverandør, kan det ikke utelukkes at Atea samtidig anså det fornuftig å forbedre<br />
andre elementer ved <strong>til</strong>budet, og at det var bakgrunnen for prisreduksjonen.<br />
Prisreduksjonen kan også ha bakgrunn i de spørsmålene <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> s<strong>til</strong>te i<br />
henvendelsen 3. april. Henvendelsen sendt fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> v/Prosjektleder <strong>til</strong> Atea 3.<br />
april lød slik:<br />
202<br />
”(Vedlegg V) Prisskjema:<br />
I <strong>til</strong>legg <strong>til</strong> priser omtalt i ovenstående pkt, ønsker <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> at Atea<br />
vurderer, og evnt. oppdaterer sine priser gitt knyttet <strong>til</strong> vedlegg 1F og vedlegg 1D.
Henvendelsen gir en klar oppfordring <strong>til</strong> å forbedre <strong>til</strong>budsprisen. Det kan ikke utelukkes at<br />
Atea forsto henvendelsen slik at <strong>til</strong>budsprisen måtte reduseres merkbart for at Atea fortsatt<br />
skulle være en aktuell forhandlingspart for <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Henvendelsen <strong>til</strong> Ergo Group<br />
3. april inneholdt ikke <strong>til</strong>svarende oppfordring <strong>til</strong> å redusere <strong>til</strong>budsprisen, og dette kan<br />
forklare forskjellene i leverandørenes <strong>til</strong>bakemeldinger 22. april.<br />
Som gjennomgangen viser har det i perioden forut for <strong>til</strong>bakemeldingen 22. april vært<br />
kontakt utenom de formelle kommunikasjonskanaler mellom <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og Atea.<br />
Selv om deler <strong>av</strong> innholdet i denne kontakten ikke er kjent, har G-Partner ikke funnet<br />
holdepunkter for at Atea har mottatt konkurransesensitiv informasjon i forkant <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>bakemeldingen.<br />
26.2.2 Gjennomføringen <strong>av</strong> andre forhandlingsrunde<br />
I sin e-post sendt 30. april <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier skrev A følgende<br />
om forberedelsene <strong>til</strong> andre forhandlingsrunde:<br />
203<br />
”I forberedelsen <strong>til</strong> disse møtene blir det sagt at Ergo er tatt først slik at siste<br />
leverandør, Atea, skal få anledning <strong>til</strong> å respondere på eventuelle prisreduksjoner som<br />
måtte komme fra Ergo. Dette blir kraftig møtegått fra alle andre i prosjektet som<br />
uetisk og i strid med alle regler om likebehandling og blir deretter frafalt.”<br />
A har forklart at frems<strong>til</strong>lingen i e-posten samsvarer med hans opplevelse <strong>av</strong> situasjonen,<br />
og han har opplyst at det var prosjektleder, Prosjektleder som fremmet dette forslaget. B<br />
har også opplyst at Prosjektleder foreslo denne fremgangsmåten. Prosjektleder har på sin<br />
side forklart at han ikke husker noen diskusjon omkring videreformidling <strong>av</strong> opplysninger<br />
om Ergo Groups <strong>til</strong>bud <strong>til</strong> Atea. Prosjektleder har vist <strong>til</strong> at forhandlingene ble basert på at<br />
man ikke videreformidlet informasjon gitt i forhandlinger <strong>til</strong> den konkurrerende<br />
leverandøren.<br />
Videreformidling <strong>av</strong> informasjon om Ergo Groups prisreduksjoner <strong>til</strong> Atea ville være et<br />
brudd på forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 20-11 (5). Når man som her er i den<br />
<strong>av</strong>sluttende fasen <strong>av</strong> konkurransen, ville <strong>av</strong>viket fra kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> likebehandling og god<br />
forretningsskikk også vært betydelig.<br />
Både A og B har gitt sammenfallende forklaringer om denne episoden, mens Prosjektleder<br />
har beskrevet hendelsesforløpet annerledes. Uten skriftlig og tidsnær dokumentasjon er det<br />
vanskelig i ettertid å gå inn og ta s<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> innholdet <strong>av</strong> ordvekslingen omkring<br />
informasjonsflyten <strong>til</strong> Atea.
Det synes imidlertid å være på det rene at Atea i forhandlingsmøtet 28. april ikke fikk<br />
videreformidlet informasjon om Ergo Groups varslede prisreduksjoner. Uansett hva som<br />
ble diskutert i forkant later det derfor <strong>til</strong> at forbudet mot informasjonsflyt i forskrift om<br />
offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 20-11 (5) ikke ble brutt i dette møtet.<br />
26.2.3 Hendelsesforløpet 29. april<br />
26.2.3.1 Utgangspunkter for vurderingen<br />
I forhandlingsmøtet 28. april ga Atea forholdsvis klare <strong>til</strong>bakemeldinger på hvilke<br />
prisreduksjoner som ville bli gitt i denne forhandlingsrunden. Deler <strong>av</strong> prisreduksjonen ble<br />
gitt i forhandlingsmøtet, og det er opplyst at Atea ga uttrykk for at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ikke<br />
kunne forvente store prisreduksjoner ut over dette.<br />
I <strong>til</strong>budet inngitt kl 10:01 ga Atea en ytterligere prisreduksjon på kr . På dette<br />
tidspunktet var Ateas <strong>til</strong>budspris beregnet <strong>til</strong> ca kr 32 800 000. Samtidig hadde Ergo Group<br />
gitt en betydelig prisreduksjon i sitt <strong>til</strong>bud og Ergo Groups pris var på dette tidspunktet<br />
beregnet <strong>til</strong> ca kr 28 900 000. Situasjonsvurderingen i konkurransen var altså at Ergo<br />
Groups <strong>til</strong>budte pris lå betydelig under Ateas <strong>til</strong>budspris.<br />
Senere på dagen, kl 16:21, ga Atea sammen med svar på et <strong>av</strong>klaringsspørsmål knyttet <strong>til</strong><br />
<strong>til</strong>budet kl 10:01 en betydelig reduksjon i <strong>til</strong>budsprisen ved en rabatt på kr 5 000 000. Atea<br />
opplyste at rabatten var knyttet <strong>til</strong> inntekter generert ved trafikk på IN-noden.<br />
Prisreduksjonen i Ateas <strong>til</strong>bakemelding kl 16:21 endret konkurransesituasjonen og førte <strong>til</strong><br />
at Atea hadde den l<strong>av</strong>este prisen i konkurransen.<br />
I kapittel 23.3 har G-Partner gitt sin vurdering <strong>av</strong> de <strong>anskaffelse</strong>srettslige spørsmålene<br />
knyttet <strong>til</strong> Ateas <strong>til</strong>bud inngitt etter fristen kl 10:00. G-Partner konkluderer der med at<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ikke hadde anledning <strong>til</strong> å ta denne prisreduksjonen i betraktning.<br />
U<strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> denne vurderingen har G-Partner undersøkt om Ateas reduksjon <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>budsprisen kl 16:21 var foranlediget <strong>av</strong> at Atea hadde mottatt informasjon om Ergo<br />
Groups prisreduksjon.<br />
26.2.3.2 Bakgrunnen for Ateas prisreduksjon kl 16:21<br />
Atea har opplyst at prisreduksjonen på kr relatert <strong>til</strong> ble<br />
<strong>av</strong>klart kort tid før <strong>til</strong>budsfristen kl 10:00, og at tidspresset var grunnen <strong>til</strong> at rabatten ikke<br />
ble innarbeidet i regnearket for <strong>til</strong>budsprisen. KK (Atea) som innarbeidet prisreduksjonen i<br />
regnearket, har forklart at han og RR under dette arbeidet oppdaget at Atea også kunne gi<br />
en betydelig prisreduksjon knyttet <strong>til</strong> inntekter generert ved trafikk på IN-noden. KK har<br />
forklart at denne muligheten for prisreduksjon først ble oppdaget etter utløpet <strong>av</strong> fristen kl<br />
204
10:00, men at Atea tok den inn i sin <strong>til</strong>bakemelding, slik at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> kunne ta<br />
hensyn <strong>til</strong> den.<br />
Basert på Ateas forklaring om bakgrunnen for rabatten gitt kl 16:21 har G-Partner gjort<br />
undersøkelser for å finne ut om trafikk på IN-noden genererer inntekter i et omfang<br />
<strong>til</strong>svarende nivået på Ateas rabatt.<br />
I referatet fra forhandlingsmøtet med Atea 7. mai står følgende:<br />
205<br />
”1. <strong>Gjennomgang</strong> <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud og endringer gitt i forhandlinger.<br />
Leverandør gikk gjennom sitt <strong>til</strong>bud, spesielt rabatten relatert <strong>til</strong> IN<br />
telefonnummeret 05556. Det ble presisert at rabatten gis pr. kalenderår i form <strong>av</strong><br />
kreditnota i februar påfølgende år.<br />
Leverandør gir nødvendig innsyn i beregningen ifm halvårlige møter. Rabattens<br />
størrelse er <strong>av</strong>hengig <strong>av</strong> ringevolum, men leverandør garanterer minimum årlig sum<br />
<strong>til</strong> 5 millioner NOK. Leverandør presenterer beregningsmodell ifm sine<br />
<strong>til</strong>bakemeldinger etter dette møtet.<br />
Videre ga leverandør en generell gjennomgang <strong>av</strong> sitt <strong>til</strong>bud, bakgrunn for de valg<br />
som er gjort <strong>av</strong> bl.a. tekniske løsninger, underleverandører og leveransemodeller.”<br />
Som det fremgår <strong>av</strong> referatet, ble det <strong>av</strong>talt at Atea skulle presentere en beregningsmodell<br />
for rabatten på kr 5 millioner. Atea har imidlertid ikke presentert denne<br />
beregningsmodellen. I sin <strong>til</strong>bakemelding etter forhandlingsmøtet skriver Atea følgende:<br />
”BK ønsker en klarifisering ift <strong>til</strong>budt beløp på minimum 5 millioner NOK pr. år i<br />
etterskuddsvis <strong>til</strong>bakebetaling <strong>til</strong> BK.<br />
Atea svar:<br />
Atea innrømmer BK en årlig rabatt i form <strong>av</strong> <strong>til</strong>bakebetaling <strong>av</strong> Atea sin inntekt fra<br />
IN nummer, 05556. Dette er inntekter som relaterer seg <strong>til</strong> såkalte ”overtakserte”<br />
tjenester på innkommende samtaler <strong>til</strong> BK sitt sentralbord.<br />
Atea vil kvartalsvis få rapport fra Telenor med oversikt over disse<br />
”overskuddsinntektene”. Atea <strong>til</strong>byr denne inntekten <strong>til</strong>bakeført <strong>til</strong> BK gjennom<br />
årlig etterskuddsvis kreditering <strong>av</strong> reelt beløp, minimum NOK 5.000.000,-. Dersom<br />
beløpet overskrider garantert minimumsbeløp, vil BK få kreditert i henhold <strong>til</strong> reelle<br />
tall basert på rapport fra Telenor.<br />
Kreditering vil skje årlig, anslagsvis i februar måned, etter <strong>av</strong>stemming i<br />
statusmøte, og <strong>av</strong>regnes ift årlig verdi på minimumsbeløp, eller relle tall fra<br />
Telenor. Underlag fra Telenor vedlegges som bilag <strong>til</strong> kreditering.<br />
Skulle <strong>av</strong>talen <strong>av</strong>sluttes <strong>av</strong>vikende fra kalenderår, vil antall måneder i året <strong>av</strong>talen<br />
sies opp være grunnlag for beløpet.”
I samtaler med representanter fra Atea har G-Partner på denne bakgrunn etterspurt<br />
dokumentasjon og annen informasjon om grunnlaget for rabatten knyttet <strong>til</strong> trafikk på INnoden.<br />
Det ble gitt muntlig <strong>til</strong>bakemelding om at Atea skulle undersøke mulighetene for å<br />
gi ut slik dokumentasjon, og dette ble fulgt opp med skriftlig forespørsel <strong>til</strong> Atea. Atea ga<br />
følgende svar i e-post 9. november 2009.<br />
”<br />
206<br />
”Hei!<br />
Atea har som nevnt i vårt møte <strong>av</strong>tale med Telenor knyttet <strong>til</strong> IN linjer. På det<br />
ringevolumet vi ville kommet opp i med en <strong>av</strong>tale med <strong>Bergen</strong> Kommune beregner<br />
vi en rabatt på 4.7 mill. Beregningsmodellen vises i tabellen nedenfor hvor rabatten<br />
er beregnet utfra 15% <strong>av</strong> innkommende samtaler/ARPU. Vedlagt er også et<br />
eksempel på en annen kunde og rabatten på dagens volum.<br />
Selve <strong>av</strong>taleverkene med våre leverandører kan vi kun gi innsyn i <strong>til</strong> kunder hvor<br />
dette er <strong>av</strong>talt i forbindelse med en ramme<strong>av</strong>tale, prosjektleveranse eller annen for<br />
<strong>av</strong>tale.<br />
Vedlagte informasjon om Ateas kommersielle betingelser må behandles<br />
konfidensielt.<br />
Med vennlig hilsen<br />
RR<br />
Denne <strong>til</strong>bakemeldingen ga etter G-Partners oppfatning ikke fullgod informasjon om<br />
grunnlaget for rabatten, og den muliggjorde heller ikke en kontrollberegning <strong>av</strong> grunnlaget<br />
for rabatten. G-Partner sendte derfor en ny e-post <strong>til</strong> Atea den 12. januar 2009 med<br />
følgende innhold:<br />
”Hei,<br />
Jeg viser <strong>til</strong> tidligere kontakt i sakens anledning.
207<br />
Det fremgår <strong>av</strong> møtereferat ifm <strong>TTT</strong> <strong>anskaffelse</strong>n i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> den 08. mai at<br />
Atea skal ettersende beregningsmodellen som var grunnlag for budet fra Atea den<br />
29. april kl 16:21. Så langt vi har kunnet bringe på det rene har ikke dette blitt gjort.<br />
Også <strong>av</strong> hensyn <strong>til</strong> vår gjennomgang <strong>av</strong> saken ber vi om å få oversendt denne<br />
beregningsmodellen herunder grunnlaget for dette.<br />
Vi ber om å få dette skriftlig innen mandag 18. januar.”<br />
Henvendelsen ble besvart <strong>av</strong> RR i e-post 15. januar hvor RR viste <strong>til</strong> e-post 9. november<br />
2009.<br />
I samtale med G-Partner har A gitt sitt anslag på hvor store inntekter som ville genereres<br />
gjennom trafikk på IN-noden. A har opplyst at merkostnadene ved bruk <strong>av</strong> det femsifrede<br />
telefonnummeret er rett i overkant <strong>av</strong> 30 øre/samtale. Hvis samtaler ved bruk <strong>av</strong> det<br />
femsifrede telefonnummeret skal kunne utgjøre kr 5 000 000 pr år, forutsetter det etter As<br />
beregninger ca 50 000 samtaler pr dag i 300 dager. Det innebærer at det i snitt må<br />
gjennomføres ca 100 samtaler samtidig hele dagen fra telefontjenesten åpner kl 07 <strong>til</strong> den<br />
stenger. Etter As oppfatning var det helt urealistisk at trafikken på det femsifrede<br />
telefonnummeret var i nærheten <strong>av</strong> et slikt volum.<br />
CC fra Seksjon Informasjon i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har på forespørsel fra G-Partner undersøkt<br />
dagens ringevolum hos <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. CC har innhentet disse opplysningene fra dagens<br />
leverandør på drift <strong>av</strong> IN-noden, Intelecom, og hun har opplyst at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> i 2009<br />
hadde totalt 378 280 anrop inn på nummeret 05556. Pr måned utgjør det ca. 31 523 og pr<br />
dag utgjør det ca. 1 576.<br />
Av totalt 378 280 innkomne anrop er 238 466 direkte anrop <strong>til</strong> 05556, ca. 40 000 anrop er<br />
fra andre callsenter i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Ca. 50 000 er direkteanrop som har gått <strong>til</strong><br />
saksbehandler og der saksbehandler ikke har svart og innringer får valget om å taste 1 for å<br />
komme <strong>til</strong> sentralbord, ca. 5000 er opplest fr<strong>av</strong>ær og innringer har tastet 1 for å komme <strong>til</strong><br />
sentralbord, ca. 2 500 er interne anrop <strong>til</strong> sentralbord, ca 39 000 er anrop som kommer i<br />
retur <strong>til</strong> sentralbordet fordi de ikke er blitt besvart. Ca. 3 200 er anrop kommer i retur fra<br />
opptattnummer hos mottaker (innringer har tastet 1 for å komme <strong>til</strong>bake <strong>til</strong> sentralbord).<br />
G-Partner har ikke lykkes i å innhente fullstendig oversikt for inntektene som genereres<br />
gjennom trafikk på IN-noden fra Intelcom. Vi har fått opplyst at dette reguleres i<br />
samtrafikk<strong>av</strong>taler mellom operatørene.<br />
Den innhentede informasjonen gir imidlertid grunn <strong>til</strong> å s<strong>til</strong>le spørsmål ved grunnlaget for<br />
Ateas rabatt på kr 5 000 000. Basert på de foreliggende opplysninger later det <strong>til</strong> at rabatten<br />
ikke fullt ut kan forankres i inntekter generert ved trafikk på IN-noden. Til tross for at Atea<br />
i tredje forhandlingsrunde lovet å fremlegge beregningsgrunnlaget for rabatten, og at G-<br />
Partner senere har etterspurt dette grunnlaget, har Atea fortsatt ikke fremlagt<br />
dokumentasjon som gjør det mulig å verifisere utregning <strong>av</strong> rabattens størrelse.
Usikkerheten knyttet <strong>til</strong> forankringen i inntekter generert på IN-noden sammen med<br />
tidspunktet rabatten kom på og dens betydning for konkurransesituasjonen gjør at G-<br />
Partner finner grunn <strong>til</strong> å s<strong>til</strong>le spørsmål ved om rabatten er gitt som følge <strong>av</strong> at Atea har<br />
mottatt informasjon om Ergo Groups <strong>til</strong>bud 29. april. G-Partner finner også grunn <strong>til</strong> å s<strong>til</strong>le<br />
spørsmål ved bakgrunnen for prisene som ble benyttet i regnearket som ble sendt fra<br />
Prosjektleder <strong>til</strong> Prosjekteier 29. april kl 15:07. Tilbudsprisen som er benyttet for Atea kan<br />
gi indikasjoner på kontakt mellom Atea og <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> i forkant <strong>av</strong> Ateas <strong>til</strong>bud kl<br />
16:21. Ytterligere et element i denne vurderingen er også det forhold at differansen mellom<br />
Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21 og Ergo Groups <strong>til</strong>bud inngitt kl 10:00 er forholdsvis liten, noe<br />
som igjen kan gi indikasjoner på at Atea kan ha mottatt informasjon <strong>av</strong> en slik art at<br />
<strong>til</strong>budet kunne <strong>til</strong>passes for best mulig å imøtegå Ergo Groups prisreduksjon.<br />
26.2.4 Kartlegging <strong>av</strong> mulig informasjonsflyt <strong>til</strong> Atea 29. april<br />
26.2.4.1 Gjennomførte utredningsskritt<br />
I lys <strong>av</strong> vurderingen i forrige punkt har G-Partner gjort et forholdsvis omfattende<br />
kartleggingsarbeid for best mulig å belyse hendelsesforløpet 29. april, herunder<br />
informasjonsflyten internt i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s kontakt med<br />
leverandørene i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. I kapittel 18.2 ga G-Partner en redegjørelse for<br />
hendelsesforløpet slik det fremstår på bakgrunn <strong>av</strong> de gjennomførte undersøkelsene.<br />
26.2.4.2 Kartlegging <strong>av</strong> hvem som hadde kjennskap <strong>til</strong> <strong>til</strong>budenes innhold<br />
208<br />
mellom kl 10:00 og kl 16:21<br />
Utgangspunktet for en undersøkelse <strong>av</strong> mulig videreformidling <strong>av</strong> opplysninger om Ergo<br />
Groups <strong>til</strong>bud er å kartlegge hvem som hadde <strong>til</strong>gang <strong>til</strong> opplysninger om <strong>til</strong>budet innenfor<br />
det kritiske tidsrom mellom kl 10:00 og 16:21 den 29. april. For ordens skyld bemerkes at<br />
dette utgangspunktet for vurderingen også er lagt <strong>til</strong> grunn i PwCs notat <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> om mulige informasjonslekkasjer, <strong>av</strong>levert 12. mai 2009.<br />
Slik saksforholdet fremstår, mener G-Partner det er grunnlag for følgende oversikt over<br />
aktuelle personer med kjennskap <strong>til</strong> Ergo Groups <strong>til</strong>bud 29. april kl 10:00:<br />
Perioden mellom kl 10 og 12<br />
• Prosjektleder<br />
• GG<br />
Prosjektleder og GG arbeidet med å gjennomgå og innarbeide leverandørenes<br />
<strong>til</strong>bakemeldinger etter andre forhandlingsrunde. Det er grunn <strong>til</strong> å anta at begge to kjente<br />
innholdet i leverandørenes <strong>til</strong>bud kort tid etter at <strong>til</strong>budene kom inn kl 10:00.<br />
• Prosjekteier
Prosjekteier har forklart at han kan ha hatt en telefonsamtale med Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen i bilen på vei inn <strong>til</strong> jobb på formiddagen 29. april. Prosjekteier husker<br />
ikke, men anser det som mulig at Leder <strong>av</strong> styringsgruppen da kan ha gitt informasjon om<br />
<strong>til</strong>budene. Under enhver omstendighet er det dokumentert at Prosjekteier mottok<br />
informasjon om <strong>til</strong>budene i SMS sendt kl 10:50 <strong>av</strong> Prosjektleder. Prosjekteier bekreftet kl<br />
11:05 at han hadde lest SMS-en. Selv om innholdet <strong>av</strong> SMS-en ikke er kjent, er det grunn<br />
<strong>til</strong> å anta at den i det minste ga overordnet informasjon om innholdet <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene.<br />
• A<br />
A mottok en SMS med informasjon om Ergo Groups <strong>til</strong>bud kl 10:51 fra Prosjektleder.<br />
• Leder <strong>av</strong> styringsgruppen (usikkert)<br />
Det er usikkert når Leder <strong>av</strong> styringsgruppen fikk kjennskap <strong>til</strong> innholdet <strong>av</strong> leverandørenes<br />
<strong>til</strong>bud inngitt 29. april kl 10:00. Ettersom Leder <strong>av</strong> styringsgruppen befant seg på SKU<br />
denne dagen, antas det at han ble informert om <strong>til</strong>budene relativt kort tid etter at de kom inn<br />
<strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
Perioden mellom kl 12:00 og 14:00<br />
Prosjektleder sendte <strong>til</strong>budene videre <strong>til</strong> forhandlingsgruppen i e-post kl 12:12. Med dette<br />
fikk følgende personer kjennskap <strong>til</strong> <strong>til</strong>budet fra Ergo Group i <strong>til</strong>legg <strong>til</strong> de som allerede<br />
kjente det:<br />
• C<br />
• M<br />
• B<br />
• A<br />
Perioden mellom kl 14:00 og 16:21<br />
• Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
Gitt at han ikke mottok informasjon om <strong>til</strong>budene før, var Leder <strong>av</strong> styringsgruppen under<br />
enhver omstendighet kjent med <strong>til</strong>budenes innhold kl 15:00. Fra dette tidspunktet og utover<br />
satt han sammen med Prosjekteier og Prosjektleder og jobbet med evaluering og<br />
sensitivitetsanalyser.<br />
• E (usikkert)<br />
• G (usikkert)<br />
Som frems<strong>til</strong>lingen i kapittel 18.2.5 viser, var Prosjekteier i kontakt med E denne dagen.<br />
Logg fra MSN-samtaler denne dagen gir klare indikasjoner på at det i <strong>til</strong>legg <strong>til</strong><br />
kommunikasjonen på MSN også var annen kommunikasjon mellom Prosjekteier og E.<br />
Både Prosjekteier og E har da også vist <strong>til</strong> at MSN-loggene ikke gir et fullstendig bilde <strong>av</strong><br />
kontakten dem imellom denne dagen. Es uttalelse kl 15:52 om at G gir klare bes<strong>til</strong>linger,<br />
koste hva det koste vil, kan forstås slik at både E og G har mottatt informasjon om<br />
konkurransesituasjonen. E og G har imidlertid forklart at de kun var kjent med spørsmålet<br />
om <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> kunne akseptere at kontrakt ble <strong>til</strong>delt Atea med BKK som<br />
underleverandør.<br />
209
26.2.4.3 Kartlegging <strong>av</strong> kontakten mellom <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og Atea med<br />
210<br />
underleverandører i tidsrommet mellom kl 10:00 og kl 16:21<br />
Neste skritt i vurderingen <strong>av</strong> om Atea mottok informasjon om Ergo Groups <strong>til</strong>bud er å<br />
kartlegge kontakten mellom <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og Atea i tidsrommet mellom kl 10:00 og kl<br />
16:21. Ytterpunktene representeres <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet fra Ergo Group mottatt kl 09:59 og Ateas<br />
<strong>til</strong>bud mottatt kl 16:21.<br />
Fra presentasjonen <strong>av</strong> hendelsesforløpet 29. april inntatt i rapportens kapittel 18.2, gjengis<br />
nedenfor hendelser <strong>av</strong> betydning for vurderingen <strong>av</strong> mulig kontakt og informasjonsflyt<br />
mellom <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og Atea med underleverandører i det aktuelle tidsrommet:<br />
• Kl 10:01 Atea inngir revidert <strong>til</strong>bud<br />
• Kl 11:31 Prosjektleder sender e-post <strong>til</strong> T hvor <strong>til</strong>budet bekreftes mottatt og det<br />
anmodes om at Atea innarbeider rabatten knyttet <strong>til</strong> Trio ekspedientstøtte i<br />
regnearket<br />
• Kl 11:57 T besvarer Prosjektleders e-post og opplyser at KK vil innarbeide<br />
prisreduksjonen<br />
• Kl 12:21 Prosjekteier skriver <strong>til</strong> E på MSN og forteller at <strong>TTT</strong>-leverandørene har<br />
tatt kontakt. Prosjekteier opplyser ikke hvilke leverandører som har tatt kontakt og<br />
på hvilken måte, men han viser <strong>til</strong> at kontakten relateres <strong>til</strong> byrådsendringene og Gs<br />
holdning <strong>til</strong> BKK. Ettersom Ergo Group med underleverandører ikke har kjent <strong>til</strong><br />
dialogen mellom <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og Atea om skifte <strong>av</strong> BKK som<br />
underleverandør, er det grunn <strong>til</strong> å anta at det er leverandører fra Ateas<br />
leverandørallianse som har vært i kontakt med <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
På forespørsel har verken Atea eller BKK erkjent å ha vært i kontakt med <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> angående byrådsskiftets betydning for <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. G-Partners<br />
undersøkelser har ikke gitt ytterligere informasjon om denne kontakten. Det er<br />
fortsatt uklart hvilke leverandører som kontaktet <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>, og hvem de<br />
kontaktet. På bakgrunn <strong>av</strong> spørsmålet som ble s<strong>til</strong>t, er det grunn <strong>til</strong> å anta at<br />
spørsmålet ble rettet mot Prosjekteier selv, eventuelt Leder <strong>av</strong> styringsgruppen eller<br />
Prosjektleder. Prosjekteier peker seg ut siden det er han som videreformidler<br />
opplysninger om kontakten. Den må altså være kjent for ham på dette tidspunktet.<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen er som leder <strong>av</strong> SKU den personen i<br />
prosjektorganisasjonen som er nærmest politisk ledelse, mens Prosjektleder som<br />
prosjektleder er leverandørenes kontaktperson i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.
Av disse personene er det dokumentert at Prosjekteier og Prosjektleder på dette<br />
tidspunktet kjente <strong>til</strong> innholdet <strong>av</strong> Ergo Groups <strong>til</strong>bud.<br />
• Kl 15:07 Prosjektleder sender regnearket ”Temp_eval.xls” <strong>til</strong> Prosjekteier.<br />
Prosjektleder og Prosjekteier satt på dette tidspunktet sammen med Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen på Prosjekteiers kontor. Prosjekteier har forklart at regnearket ble<br />
oversendt for at han kunne åpne det på sin maskin og vise det på storskjerm.<br />
Regnearket var følgelig <strong>til</strong>gjengelig for disse tre på dette tidspunktet.<br />
I dette regnearket opereres det med en <strong>til</strong>budspris for Atea som ligger 4 000 000<br />
l<strong>av</strong>ere enn prisen i <strong>til</strong>budet inngitt kl 10:01. Selv om Prosjekteier og Prosjektleder<br />
sammen med Leder <strong>av</strong> styringsgruppen gjennomførte sensitivitetsanalyser <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>budsevalueringen, er en justering <strong>av</strong> leverandørenes <strong>til</strong>budspris ikke en naturlig<br />
del <strong>av</strong> en slik analyse. Tilbudsprisene ligger fast og påvirkes ikke <strong>av</strong> endringer i<br />
evalueringsmetode eller <strong>til</strong>delingskriterienes innbyrdes verdi. Det at Ateas<br />
<strong>til</strong>budspris er endret i regnearket, kan være en indikasjon på kontakt mellom Atea<br />
og <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> i forkant <strong>av</strong> Ateas <strong>til</strong>bakemelding kl 16:21. Når prisen det<br />
opereres med ligger nært opp <strong>til</strong> den prisen Ergo Group innga, bidrar det <strong>til</strong> å<br />
forsterke dette inntrykket.<br />
• Kl 15:09 forsøker Prosjekteier å få kontakt med E på MSN. E svarer at han er<br />
opptatt med G og ber om ikke å bli forstyrret. Innholdet <strong>av</strong> kommunikasjonen<br />
mellom Prosjekteier og E gjengitt i neste punkt indikerer at det har vært noe kontakt<br />
mellom disse etter kl 15:09 og før kl 15:52.<br />
• Kl 15:52 E kontakter Prosjekteier på MSN og skriver:<br />
”G gir for så vidt klare bes<strong>til</strong>linger: ”koste hva det koste vil”. Jeg sa han<br />
kunne bli saksøkt for 100 mill, men det bare fnøs han <strong>av</strong>☺”<br />
Prosjekteier svarer ”jeg elsker klare bes<strong>til</strong>linger. Her jobbes det på spreng nå”, og<br />
<strong>til</strong> dette responderer E ”du klarer å svindle <strong>til</strong> noen vikarierende argumenter”.<br />
Prosjekteier svarer ”svindle? ;P” og fortsetter med ”Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og<br />
jeg stråler <strong>av</strong> lykke her på tross <strong>av</strong> en utrolig kinkig utfordring”.<br />
Denne samtalen finner sted mellom Prosjektleders oversendelse <strong>av</strong> regnearket og<br />
Ateas <strong>til</strong>bud kl 16:21. E supplerende forklaring om samtalen kan forstås slik at<br />
Prosjekteier på dette tidspunktet mener at Atea har det beste <strong>til</strong>budet i konkurransen,<br />
hvilket i så fall ikke er i samsvar med <strong>til</strong>budene slik de lød kl 10:00. Selv om MSN<br />
er en uformell kommunikasjonsform og Prosjekteier har gitt en forklaring om<br />
omstendighetene omkring samtalen, finner G-Partner innholdet i samtalen<br />
påfallende – særlig i lys <strong>av</strong> tidspunktet den finner sted på.<br />
• Kl 16:06 videresender Prosjektleder <strong>til</strong> Prosjekteier e-posten han sendte T kl 11:31<br />
med anmodning om å innarbeide pris<strong>av</strong>slaget på kr 100 000 i regnearket. Av denne<br />
211
212<br />
e-posten fremgår det at <strong>av</strong>klaringsspørsmålet fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> gjelder vedlegg<br />
H (Telefonidrift).<br />
• Kl 16:21 Atea gir sin <strong>til</strong>bakemelding, herunder den nye rabatten på kr 5 000 000.<br />
V (Atea) har opplyst at han forsøkte å kontakte Prosjekteier og Prosjektleder i det aktuelle<br />
tidsrommet 29. april. V har forklart at han ønsket å orientere om at Atea ville inkludere<br />
også andre elementer i sin <strong>til</strong>bakemelding, men at han ikke oppnådde kontakt.<br />
Representantene fra Atea har for øvrig opplyst at de ikke hadde annen kontakt med <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> den dagen enn e-postkorrespondansen med Prosjektleder.<br />
Prosjekteier har opplyst at han hadde SMS-kontakt med representanter fra Atea den 29.<br />
april. Prosjekteier har forklart at både han og Prosjektleder ble forsøkt kontaktet <strong>av</strong><br />
representanter fra Atea mens de satt i møte den dagen, først via telefon og siden SMS. Slik<br />
Prosjekteier oppfattet det, ønsket Atea å få en <strong>til</strong>bakemelding på hvilke frister de hadde for<br />
å ettersende de <strong>av</strong>klaringene Prosjektleder hadde bedt om tidligere på dagen. Atea skal ikke<br />
ha spurt om det var åpning for å sende et nytt <strong>til</strong>bud.<br />
Prosjekteier har ikke klart å tidfeste kontakten, ut over at den var ”senere” på dagen. Han<br />
mener han responderte pr SMS, og at han han skal ha svart noe i retning <strong>av</strong> ”…ingen tog<br />
har gått, bare send når dere er klare”. Prosjekteier husker ikke hvem i Atea som forsøkte å<br />
komme i kontakt, men han mener det var både KK og V.<br />
Prosjektleder har opplyst at han ikke husker at noen i Atea forsøkte å ta kontakt slik som<br />
beskrevet <strong>av</strong> Prosjekteier.<br />
26.2.4.4 Sammenfattende vurdering<br />
<strong>Gjennomgang</strong>en <strong>av</strong> hendelsesforløpet slik det fremstår på bakgrunn <strong>av</strong> G-Partners<br />
undersøkelser gir grunn <strong>til</strong> å anta at Prosjekteier har vært i kontakt med Atea denne dagen.<br />
Det er ikke det samme som at Prosjekteier har videreformidlet informasjon om <strong>til</strong>budet fra<br />
Ergo Group <strong>til</strong> Atea. Til tross for at G-Partner har identifisert og gjennomgått et relativt<br />
omfattende materiale <strong>av</strong> elektronisk lagret informasjon, er det ikke funnet spor <strong>av</strong> at<br />
Prosjekteier har videreformidlet konkurransesensitiv informasjon <strong>til</strong> Atea.<br />
Det vises også <strong>til</strong> at Prosjekteier satt sammen med Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og<br />
Prosjektleder store deler <strong>av</strong> det kritiske tidsrommet. G-Partner finner det godtgjort at disse<br />
tre satt sammen i alle fall fra kl 15:00 <strong>til</strong> mottak <strong>av</strong> <strong>til</strong>bakemeldinger fra Atea kl 16:21.<br />
Verken Leder <strong>av</strong> styringsgruppen eller Prosjektleder har gitt uttrykk for at Prosjekteier<br />
videreformidlet informasjon om Ergo Groups <strong>til</strong>bud <strong>til</strong> Atea-alliansen.<br />
Prosjekteiers sentrale rolle i hendelsesforløpet slik det står beskrevet ovenfor kan også<br />
skyldes at det er fra ham vi har mest elektronisk lagret informasjon. Det kan ikke utelukkes<br />
at også andre <strong>av</strong> representantene for <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> som kjente innholdet <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene
kan ha vært i kontakt med Atea. I <strong>til</strong>legg kommer de mulige feilkildene nevnt i kapittel<br />
26.1. Det kan ikke utelukkes at Atea-alliansen har mottatt informasjon direkte fra noen <strong>av</strong><br />
de konkurrerende leverandørene. Det kan heller ikke utelukkes at andre personer som ikke<br />
er omtalt i denne gjennomgangen har fått <strong>til</strong>gang <strong>til</strong> informasjon om innholdet i Ergo<br />
Groups <strong>til</strong>bud. G-Partner kan etter dette kun konstatere at undersøkelsene ikke har <strong>av</strong>klart<br />
hvordan informasjon om <strong>til</strong>budet fra Ergo Group eventuelt har blitt meddelt Atea.<br />
Sett hen <strong>til</strong> de strenge kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> bevis som s<strong>til</strong>les i en vurdering som denne, gir de<br />
gjennomførte undersøkelsene etter G-Partners oppfatning ikke grunnlag for sikre<br />
konklusjoner på spørsmålet om Atea-alliansen mottok informasjon om <strong>til</strong>budet fra Ergo<br />
Group fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> i forkant <strong>av</strong> <strong>til</strong>bakemeldingen kl 16:21.<br />
26.3 Vurdering <strong>av</strong> om Ergo Group med underleverandører har mottatt<br />
213<br />
<strong>til</strong>budsspesifikk informasjon<br />
26.3.1 Bakgrunnen for undersøkelsene <strong>av</strong> mulig informasjonsflyt <strong>til</strong> Ergo Group<br />
Hendelsesforløpet under tredje forhandlingsmøte med Ergo Group-alliansen 7. mai<br />
foranlediger en vurdering <strong>av</strong> om Ergo Group-alliansen i forkant <strong>av</strong> møtet hadde fått<br />
informasjon om Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21, herunder informasjon om <strong>til</strong>budets innhold. I<br />
kapittel 19.2 ga G-Partner sin vurdering <strong>av</strong> hvordan dette møtet forløp.<br />
Samtlige <strong>av</strong> representantene fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har forklart at representantene fra Ergo<br />
Group-alliansen s<strong>til</strong>te spørsmål som kunne tyde på at de satt på informasjon om at Atea<br />
hadde inngitt et <strong>til</strong>bud etter kl 10:00, og at dette <strong>til</strong>budet inneholdt en prisreduksjon i form<br />
<strong>av</strong> en totalrabatt. Ergo Group skal ha bedt om en bekreftelse på at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s<br />
vurdering <strong>av</strong> konkurransesituasjonen var basert på <strong>til</strong>budene 29. april kl 10:00, og de skal<br />
ha s<strong>til</strong>t spørsmål ved om det var anledning <strong>til</strong> å redusere <strong>til</strong>budsprisen i form <strong>av</strong> en<br />
totalrabatt. Rabatten som ble antydet fra Ergo Groups side skal også ha ligget nært opp <strong>til</strong><br />
størrelsen på rabatten i <strong>til</strong>budet fra Atea kl 16:21.<br />
Dokumentasjon fra tredje forhandlingsmøte støtter opp om at deltakerne fra <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> vurderte det slik at Ergo Group satt på informasjon om Ateas <strong>til</strong>bud kl 16:21.<br />
I forhandlingsmøtet kommuniserte Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Prosjekteier og Prosjektleder<br />
på MSN. Loggen fra denne samtalen er trukket ut under gjennomgangen <strong>av</strong> elektronisk<br />
lagret informasjon, og den viser at Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Prosjekteier og Prosjektleder<br />
s<strong>til</strong>te spørsmål ved om Ergo Group hadde fått <strong>til</strong>gang på konkurransesensitiv informasjon.<br />
Tidlig i forhandlingsmøtet – kl 12:14 skrev Prosjektleder ”lekkasje…???” og <strong>til</strong> dette<br />
svarte Prosjekteier kort tid etter ”åpenbar lekkasje”. Senere i forhandlingene, kl 13:07,<br />
fulgte Prosjekteier opp med ”men vi lekker åpenbart som en sil…”. Både Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen og Prosjektleder sluttet seg <strong>til</strong> denne beskrivelsen. Først Prosjektleder som<br />
skrev ”yep!! Ikke så mange som kjenner <strong>til</strong> dette, med mindre data tappes…”. Deretter<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen som skrev ”Tanken har slått meg, foruroligende at de kjenner
nærmest detaljer”. Prosjektleder trakk også frem et eksempel på hvordan Ergo lot <strong>til</strong> å<br />
kjenne detaljer ved konkurrentens <strong>til</strong>bud med en kommentar om størrelsen på rabatten Ergo<br />
Group skisserte ”<strong>til</strong>feldig anslått, 4-5 millioner”.<br />
I samtale med G-Partner har Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Prosjekteier og Prosjektleder<br />
bekreftet at de reagerte på at Ergo Group syntes å ha informasjon om at det hadde kommet<br />
inn et <strong>til</strong>bud etter <strong>til</strong>budsfristen, at Ergo Group lot <strong>til</strong> å ha informasjon om at Ateas <strong>til</strong>bud<br />
var gitt som en rabatt i form <strong>av</strong> en rund sum, og at Ergo Group lot <strong>til</strong> å kjenne størrelsen på<br />
rabatten gitt i Ateas <strong>til</strong>bud kl 16:21.<br />
På denne bakgrunn finner G-Partner det sannsynlig at Ergo Group-alliansen hadde <strong>til</strong>gang<br />
<strong>til</strong> informasjon om Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21 og om deler <strong>av</strong> innholdet i dette <strong>til</strong>budet da<br />
de deltok i tredje forhandlingsmøte med <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Som det fremgår <strong>av</strong> neste punkt<br />
er dette for så vidt også langt på vei bekreftet <strong>av</strong> representantene fra Ergo Group.<br />
26.3.2 Ergo Groups forklaring om informasjonsflyten<br />
Deltakerne fra Ergo Group-alliansen har vist <strong>til</strong> at QQ (Intelecom) mottok informasjon fra<br />
en person i Telenor-systemet om at det i Telenor-systemet var kjent 29. april at Ergo Group<br />
hadde dumpet prisen, og at Telenor var ute <strong>av</strong> konkurransen. Ergo Group-alliansen så dette<br />
som et klart uttrykk for at de var best på pris ved utløpet <strong>av</strong> fristen 29. april. De vurderte<br />
det da slik at noe måtte ha skjedd etter fristen når <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> i innkallingen <strong>til</strong> tredje<br />
forhandlingsrunde opplyste at Atea hadde den beste prisen.<br />
Videre har deltakerne fra Ergo Group-alliansen forklart at Prosjektleder ikke kunne svare<br />
på Ergo Groups spørsmål om hvilke delleveranser Ergo Group burde redusere prisen på for<br />
å bli konkurransedyktige. Prosjektleder skal ha svart noe unnvikende og vist <strong>til</strong> at Ergo<br />
Group kunne bli bedre på alle områder. Ergo Group-alliansen har videre forklart at de<br />
kjenner Telenors bruk <strong>av</strong> markedsmidler fra andre konkurranser, og at Prosjektleders svar<br />
ga dem en mistanke om at det var gitt en rabatt på totalsummen.<br />
Trass flere forespørsler fra G-Partner har ingen <strong>av</strong> deltakerne fra Ergo Group-alliansen vært<br />
villige <strong>til</strong> å opplyse om hvem kilden i Telenor-systemet var. Det er da vanskelig å<br />
kontrollere om Ergo Group-alliansens opplysninger om informasjonsflyten stemmer.<br />
Samlet sett vurderer G-Partner det foreliggende informasjonsmaterialet dit hen at det ikke<br />
uten videre kan legges <strong>til</strong> grunn at Ergo Groups forklaring om informasjonsflyten er<br />
korrekt.<br />
26.3.3 Kartlegging <strong>av</strong> personer som har hatt <strong>til</strong>gang <strong>til</strong> Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21 i<br />
214<br />
den aktuelle perioden<br />
Ytterpunktene i perioden som er aktuell å kartlegge i spørsmålet om informasjonsflyt<br />
representeres <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet inngitt kl 16:21 og oppstart <strong>av</strong> forhandlingsmøtet med Ergo Group
7. mai kl 12:00. G-Partner har som ledd i utredningen søkt å kartlegge hvem som har hatt<br />
<strong>til</strong>gang <strong>til</strong> informasjon om <strong>til</strong>budet i denne perioden.<br />
Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21 ble mottatt <strong>av</strong><br />
• Prosjektleder<br />
I <strong>til</strong>legg <strong>til</strong> Prosjektleder legges det på bakgrunn <strong>av</strong> beskrivelsen <strong>av</strong> hendelsesforløpet 29.<br />
april <strong>til</strong> grunn at også<br />
• Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
• Prosjekteier<br />
ble gjort kjent med <strong>til</strong>budet kort tid etter at det ble mottatt.<br />
• A<br />
har forklart at han ble gjort kjent med Ateas nye <strong>til</strong>bud i telefonsamtale med Prosjektleder<br />
ca kl 18:30.<br />
Prosjektleder la Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21 ut på prosjektweben kl 18:41. Fra og med<br />
dette tidspunktet har <strong>til</strong>budet vært <strong>til</strong>gjengelig for de øvrige medlemmer <strong>av</strong><br />
prosjektgruppen:<br />
• C<br />
• L<br />
• N<br />
• D<br />
• M<br />
• B<br />
• K<br />
• GG ( )<br />
• Q (tidligere prosjektgruppemedlem)<br />
I <strong>til</strong>legg var <strong>til</strong>budet <strong>til</strong>gjengelig for personer som har vært benyttet som prosjektressurser,<br />
og for serverens administratorer:<br />
• FF ( )<br />
• ÆÆ<br />
• ØØ<br />
• S ( )<br />
• BB<br />
• J<br />
• I<br />
• ÅÅ (administrator)<br />
• AAA (administrator)<br />
• BB (administrator)<br />
215
Som et ledd i utredningsarbeidet har G-Partner undersøkt logginformasjon fra<br />
prosjektweben. Eldste <strong>til</strong>gjengelige dokumentasjon har vært fra 1. mai 2009, altså tre dager<br />
etter at Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21 ble lagt ut på prosjektweben<br />
Det er videre kjent at følgende personer fikk kjennskap <strong>til</strong> Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21<br />
senest i møtet <strong>av</strong>holdt hos PwC 4. mai:<br />
• R<br />
• J<br />
26.3.4 Undersøkelser knyttet <strong>til</strong> <strong>av</strong>lytting <strong>av</strong> datalinjer<br />
Under gjennomføringen <strong>av</strong> forhandlingsmøtet med Ergo Group i tredje forhandlingsrunde<br />
diskuterte altså Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Prosjekteier og Prosjektleder på MSN<br />
muligheten for at Ergo Group hadde fått <strong>til</strong>gang <strong>til</strong> informasjon om Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl<br />
16:21. I denne samtalen ble ”datatapping” nevnt som en mulig årsak <strong>til</strong> at ErgoGroup<br />
kunne sitte med detaljkunnskap om Ateas <strong>til</strong>bud.<br />
Som et ledd i utredningsarbeidet har G-Partner vurdert mulighetene for å undersøke om det<br />
har foregått tapping <strong>av</strong> data angående Ateas <strong>til</strong>bud, enten ved <strong>av</strong>lytting <strong>av</strong> datatrafikk eller<br />
<strong>av</strong> mobiltelefoner. G-Partner har imidlertid valgt ikke å foreta nærmere undersøkelser <strong>av</strong><br />
dette forholdet da mulighetene for å <strong>av</strong>dekke slik datatapping anses som svært begrenset.<br />
Undersøkelser <strong>av</strong> mulig datatapping er etter sin art ressurskrevende. Slike undersøkelser<br />
bør derfor kun iverksettes i situasjoner hvor det er grunn <strong>til</strong> å anta at man vil kunne<br />
kartlegge om datatapping har skjedd eller ikke. G-Partner har vurdert saksforholdet slik at<br />
en utredning <strong>av</strong> mulig datatapping ikke er et aktuelt utredningsskritt i denne saken. I denne<br />
vurderingen har tidsfaktoren spilt en viktig rolle. G-Partners utredningsarbeid startet nesten<br />
seks måneder etter tredje forhandlingsrunde. I mellomtiden har <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
gjennomført en intern gransking. Tidsrommet og oppmerksomheten omkring saksforholdet<br />
gir grunn <strong>til</strong> å anta at en eventuell gjerningsperson i denne perioden ville forsøkt å dekke<br />
sine spor og/eller fjerne eventuelle programmer eller mekanismer som kan ha blitt benyttet.<br />
Flere <strong>av</strong> de sentrale personene i saken har også byttet datamaskin i tidsrommet etter den<br />
aktuelle tidsperioden, hvilket medfører at man ikke vil kunne finne spor <strong>av</strong> eventuelle<br />
ondsinnede programmer som kan tenkes benyttet i slik datatapping.<br />
26.3.5 G-Partners vurdering<br />
Kartleggingen <strong>av</strong> personkretsen som har hatt <strong>til</strong>gang <strong>til</strong> opplysninger om Ateas <strong>til</strong>bud<br />
inngitt kl 16:21 viser at mange personer har hatt mulighet <strong>til</strong> å skaffe seg kjennskap <strong>til</strong> dette<br />
<strong>til</strong>budet. Dette forhold – sammen med det lange tidsrommet som gikk fra <strong>til</strong>budet ble gjort<br />
kjent <strong>til</strong> gjennomføringen <strong>av</strong> tredje forhandlingsrunde – skiller denne vurderingen fra<br />
vurderingen <strong>av</strong> mulig videreformidling <strong>av</strong> sensitiv informasjon <strong>til</strong> Atea, gitt i kapittel 26.2.<br />
Utredning <strong>av</strong> mulig lekkasje er et ressurskrevende arbeid og granskingsformen er som<br />
nevnt innledningsvis i dette kapittelet, etter G-Partners vurdering ikke godt egnet <strong>til</strong> å<br />
216
gjennomføre denne typen undersøkelser. Utfordringene knyttet <strong>til</strong> kartlegging <strong>av</strong><br />
hendelsesforløpet og ikke minst det å foreta forsvarlige vurderinger <strong>av</strong> dette, øker når man<br />
som her står overfor et forholdsvis langt tidsrom med mange personer involvert. I <strong>til</strong>legg<br />
foreligger en rekke mulige feilkilder, herunder løpende kontakt mellom konkurrerende<br />
leverandører og arbeidsrelatert kontakt mellom personer i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> og<br />
leverandørene.<br />
Etter G-Partners vurdering gir derfor ikke granskingsformen anledning <strong>til</strong> å foreta en<br />
<strong>til</strong>fredss<strong>til</strong>lende vurdering <strong>av</strong> om og eventuelt på hvilken måte representanter for <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> har videreformidlet informasjon om Ateas <strong>til</strong>bud kl 16:21 <strong>til</strong> Ergo Group i<br />
forkant <strong>av</strong> tredje forhandlingsrunde.<br />
27 Kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> likebehandling – mulig vektlegging <strong>av</strong> utenforliggende hensyn i<br />
<strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n<br />
27.1 Utgangspunkter<br />
Når kontrakt skal <strong>til</strong>deles <strong>til</strong> det økonomisk mest fordelaktige <strong>til</strong>budet, skal evalueringen <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>budene baseres på <strong>til</strong>delingskriterier oppgitt i konkurransegrunnlaget. Det er kun deler <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>budsvurderingen som er nedfelt i <strong>til</strong>delingskriterier som kan inngå i bedømmelsen <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>budene. 67<br />
I vurderingen <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriteriene må oppdragsgiver som ellers i konkurransen,<br />
overholde kr<strong>av</strong>ene <strong>til</strong> likebehandling og god forretningsskikk. Tilbudsevalueringen skal<br />
være saklig, forsvarlig og fri for personlige sympatier eller antipatier.<br />
Hendelsesforløpet i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n slik det er beskrevet i rapportens del II gir grunn <strong>til</strong> å<br />
vurdere om andre hensyn enn de som fremgår <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriteriene har vært <strong>til</strong>lagt<br />
betydning i bedømmelsen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene fra Atea og Ergo Group. Nedenfor gis G-Partners<br />
vurdering <strong>av</strong> om utenforliggende hensyn ble <strong>til</strong>lagt betydning i håndteringen <strong>av</strong> BKKs rolle<br />
som underleverandør <strong>til</strong> Atea og i vurderingen <strong>av</strong> TDCs rolle som underleverandør <strong>til</strong> Ergo<br />
Group.<br />
67 Jf forskrift om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r § 22-2(2) tredje punktum<br />
217
27.2 Håndteringen <strong>av</strong> BKKs rolle som underleverandør <strong>til</strong> Atea<br />
I rapportens kapittel 16 beskrives <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s håndtering <strong>av</strong> de utfordringer som ble<br />
aktualisert som følge <strong>av</strong> BKKs <strong>til</strong>bud i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n som underleverandør <strong>til</strong> Atea.<br />
Nedenfor gis G-Partners vurdering <strong>av</strong> denne håndteringen.<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s deleierskap i BKK og de mål som var satt for eierskapet kunne som<br />
nevnt i kapittel 14.3, skape utfordringer for en eventuell <strong>til</strong>deling <strong>av</strong> kontrakt <strong>til</strong> Atea med<br />
BKK som underleverandør. Det er imidlertid ikke gitt at denne utfordringen rettferdiggjør<br />
samtlige <strong>av</strong> de <strong>til</strong>tak som ble iverksatt i tiden etter oppslagene i <strong>Bergen</strong>s<strong>av</strong>isen medio mars<br />
2009.<br />
Spørsmålet om hvordan situasjonen skulle håndteres, ble forelagt Kommuneadvokaten. I epost<br />
27. mars 2009 ga advokat JJ følgende <strong>til</strong>bakemelding på behovet:<br />
218<br />
”I relasjon <strong>til</strong> eierskapsmeldingen aktualiserer dette følgende problems<strong>til</strong>ling:<br />
1.Forhandlingsteamet <strong>til</strong> Atea må gjøres oppmerksom på innholdet i<br />
eierskapsmeldingen (At saken er gitt generell medieomtale er her ikke <strong>til</strong>strekkelig).<br />
Eierskapsmeldingen sier at Byrådet konstaterer at <strong>av</strong>kastningskr<strong>av</strong>et for BKK er for<br />
l<strong>av</strong>t, og at nedstrømsaktivitetene isolert sett har gitt en negativ <strong>av</strong>kastning over tid.<br />
Byrådet har der inns<strong>til</strong>t på at <strong>kommune</strong>ns eierrådighet i BKK skal anvendes på en<br />
bestemt måte.<br />
2. Dernest må <strong>til</strong>budet <strong>til</strong> Atea <strong>av</strong>klares: er det en bindende forutsetning for <strong>til</strong>budet<br />
at <strong>kommune</strong>n i generalforsamlingen <strong>til</strong> BKK vil utøve sin eierrådighet på en<br />
bestemt måte eller står <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> her fritt. Denne <strong>av</strong>klaringen er det Atea<br />
som må komme med, og den må foreligge skriftlig. Så langt jeg kan se bør denne<br />
<strong>av</strong>klaringen finne sted før en trekker videre konklusjoner.”<br />
Anskaffelsesrettens klare utgangspunkt er at leverandørene selv står inne for og tar risikoen<br />
for at de kan levere den ytelsen de <strong>til</strong>byr. <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s prinsipper om eierskap,<br />
herunder for eierskap i BKK, ble vedtatt i 2007. Prinsippene har ikke vært endret etter<br />
dette, og det var derfor ikke noen ny opplysning at <strong>kommune</strong>n var kritisk <strong>til</strong> BKKs satsing<br />
på virksomhet som ikke var relatert <strong>til</strong> energi.<br />
Lojalitetsplikten i kontraktsforhold gjelder også i tidsrommet før kontrakt inngås, og den<br />
kan pålegge oppdragsgiver plikter under gjennomføringen <strong>av</strong> en offentlig <strong>anskaffelse</strong>.<br />
Leverandører vil normalt ikke inngi <strong>til</strong>bud i en konkurranse med mindre de anser det for å<br />
være en reell mulighet for å ende opp med kontrakten. Dersom oppdragsgiver kjenner<br />
omstendigheter som en leverandør ikke er kjent med og som kan få betydning for<br />
leverandørens konkurranseposisjon, kan det hevdes at oppdragsgiver må informere
leverandøren om omstendighetene. En slik plikt vil da være forankret i den generelle<br />
opplysningsplikten i den prekontraktuelle fasen. 68<br />
Gitt omfanget kontrakten det ble konkurrert om, kan det også være at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
hadde behov for sikkerhet for at Atea innesto for sitt <strong>til</strong>bud under de gjeldende<br />
omstendigheter.<br />
Utover dette var det – etter G-Partners vurdering – ikke rom for ytterligere <strong>til</strong>tak i<br />
forbindelse med BKKs rolle som underleverandør i Ateas <strong>til</strong>bud. Såfremt det ble arbeidet<br />
med å få Atea <strong>til</strong> å endre sitt <strong>til</strong>bud ved å fjerne BKK som underleverandør, var det altså i<br />
strid med kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> saklig opptreden og <strong>til</strong> god forretningsskikk. For ordens skyld bemerkes<br />
at Atea 21. april fastholdt bruk <strong>av</strong> BKK som underleverandør, og at det ikke forligger<br />
indikasjoner på at Ateas <strong>til</strong>bud ble forringet som følge <strong>av</strong> omstendighetene i perioden frem<br />
mot 21. april.<br />
De gjennomførte undersøkelsene har ikke gitt et fullgodt bilde <strong>av</strong> den såkalte bakkanalen<br />
som ble opprettet mellom <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> v/Prosjekteier og Atea v/V. En slik bakkanal<br />
hvor dialog føres utenfor de fastsatte kommunikasjonskanaler, er problematisk i forhold <strong>til</strong><br />
de grunnleggende kr<strong>av</strong>ene <strong>til</strong> gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Ettersom bevisbildet<br />
omkring denne bakkanalen er såpass mangelfullt, går imidlertid G-Partner ikke nærmere<br />
inn på dette forholdet.<br />
G-Partner finner også grunn <strong>til</strong> å s<strong>til</strong>le spørsmål ved at kontakten mot Atea i forbindelse<br />
med <strong>av</strong>klaringene ble gjort <strong>av</strong> andre enn prosjektgruppen og/eller forhandlingsgruppen.<br />
Forklaringen som har vært gitt på valg <strong>av</strong> denne fremgangsmåten, har vært at det ble ansett<br />
ønskelig å skjerme prosjektgruppen for å ta del i denne kontakten. Etter G-Partners<br />
vurdering er denne forklaringen ikke fullt ut dekkende ettersom flere <strong>av</strong><br />
prosjektgruppemedlemmene uansett tok del i vurderingene underveis i håndteringen <strong>av</strong><br />
utfordringene relatert <strong>til</strong> BKKs rolle. Som det fremgår <strong>av</strong> gjennomgangen i kapittel 16,<br />
viser dokumentasjon i saken at Prosjektleder, C, B og A deltok med innspill i denne<br />
forbindelse.<br />
For fullstendighetens skyld bemerkes også at situasjonen heller ikke berettiget en forsering<br />
<strong>av</strong> prosessen eller en forhåndsgodkjenning <strong>av</strong> hvilken leverandørallianse kontrakt skulle<br />
inngås med. Som det fremgår <strong>av</strong> kapittel 22.2 var konkurransen ikke moden for <strong>av</strong>slutning<br />
på dette tidspunktet. G-Partners vurdering <strong>av</strong> bedømmelsen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene i utkast <strong>til</strong><br />
byrådsnotat 25. mars er gitt i kapittel 27.4.4 nedenfor.<br />
27.3 Vurderingen <strong>av</strong> TDCs rolle som underleverandør <strong>til</strong> Ergo Group<br />
Bakgrunnen for G-Partners vurdering <strong>av</strong> om utenforliggende hensyn er <strong>til</strong>lagt vekt i<br />
vurderingen <strong>av</strong> TDCs rolle som underleverandør <strong>til</strong> Ergo Group er at flere <strong>av</strong> de sentrale<br />
68<br />
Se Lasse Simonsen: Prekontraktuelt ansvar side 192 følgende for en generell redegjørelse for<br />
opplysningsplikten i den prekontraktuelle fasen<br />
219
aktørene i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n har fremholdt at det ikke var ønskelig å inngå kontrakt med<br />
TDC.<br />
Det vises i denne sammenheng <strong>til</strong> redegjørelsen i kapittel 14.2 hvor blant annet<br />
”bes<strong>til</strong>linger” fra politisk og administrativ ledelse er omtalt.<br />
G-Partners utredningsarbeid har vist at det fra flere hold ble uttrykt misnøye med TDC som<br />
leverandør <strong>av</strong> mobiltelefonitjenester. Denne misnøyen ble i en viss grad også bekreftet i<br />
brukerundersøkelsen som ble gjennomført høsten 2008. Resultatet <strong>av</strong> denne<br />
brukerundersøkelsen er på et overordnet nivå gjengitt i kapittel 14.2.3<br />
Det foreligger også en faglig vurdering <strong>av</strong> kontraktsforholdet med TDC. Denne<br />
vurderingen ble utført <strong>av</strong> A i forbindelse med Byrådets vurdering <strong>av</strong> om det skulle<br />
forhandles om forlengelse <strong>av</strong> <strong>av</strong>talen med TDC. I notatet fra vurderingen som er omtalt i<br />
kapittel 14.2.2, vises det <strong>til</strong> både positive og negative sider ved <strong>av</strong>talen.<br />
27.4 Utslag <strong>av</strong> holdningen <strong>til</strong> TDC i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n<br />
Som det fremgår <strong>av</strong> beskrivelsen <strong>av</strong> hendelsesforløpet i rapportens del II, er det flere<br />
mulige eksempler på utslag <strong>av</strong> en negativ holdning <strong>til</strong> TDC.<br />
27.4.1 Spørsmålet om å la Atea respondere på Ergo Groups prisreduksjoner i<br />
andre forhandlingsrunde<br />
I As e-post 30. april <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier, gjengitt i kapittel 18.3.2,<br />
gir A enkelte eksempler på at Atea-alliansen etter hans oppfatning er gitt urettmessige<br />
fordeler. Et <strong>av</strong> punktene A trekker frem er at Prosjektleder skal ha gitt uttrykk for at Atea i<br />
andre forhandlingsrunde skulle få anledning <strong>til</strong> å respondere på eventuelle pris<strong>av</strong>slag fra<br />
Ergo Groups side.<br />
De gjennomførte undersøkelsene har ikke gitt <strong>til</strong>strekkelig grunnlag for å vurdere om As<br />
beskrivelse samsvarer med det faktiske hendelsesforløpet. Uansett synes det å være på det<br />
rene at andre forhandlingsrunde ikke ble gjennomført på denne måten. Dersom Atea hadde<br />
blitt gitt denne muligheten i siste forhandlingsrunde og konkurransen ble <strong>av</strong>sluttet etter<br />
dette, bemerkes det for ordens skyld at fremgangsmåten ville utgjort et klart brudd på<br />
kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> likebehandling.<br />
27.4.2 Spørsmålet om videreformidling <strong>av</strong> informasjon <strong>til</strong> Atea 29. april<br />
Dersom det skulle være <strong>til</strong>felle at representanter fra <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> har videreformidlet<br />
informasjon om Ergo Groups <strong>til</strong>bud <strong>til</strong> Atea 29. april, vil det også utgjøre et klart brudd på<br />
kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> likebehandling. G-Partners vurdering <strong>av</strong> muligheten for at konkurransesensitiv<br />
informasjon er videreformidlet <strong>til</strong> Atea, er gitt i kapittel 26.2.<br />
220
27.4.3 MSN-samtale 8. september 2008 mellom Prosjekteier og E<br />
MSN-samtale 8. september 2008 mellom Prosjekteier og E, omtalt i kapittel 14.2.1, gir<br />
holdepunkter for et ønske om å utelukke TDC som leverandør. Denne samtalen fant sted i<br />
forbindelse med at leverandørene søkte om prekvalifisering <strong>til</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n, altså på<br />
et stadium hvor innholdet <strong>av</strong> fremtidige <strong>til</strong>bud ikke var kjent.<br />
Gitt tidspunktet for samtalen er det ingen saklig grunn <strong>til</strong> at Prosjekteier såpass klart skulle<br />
uttrykke sin misnøye med at TDC var hovedleverandør eller var tatt inn som<br />
underleverandør hos mange <strong>av</strong> de aktuelle leverandørene. I prekvalifiseringsstadiet <strong>av</strong><br />
konkurransen manglet Prosjekteier også holdepunkter for å si følgende om<br />
konkurransesituasjonen:<br />
221<br />
”så da blir det Ementor med BKK og Telenor som underleverandører<br />
MEN det kan jeg jo ikke si<br />
…<br />
for vi skal bruke 6-8 måneder på å finne det ut”<br />
De holdninger <strong>til</strong> TDC som Prosjekteier ga uttrykk for på dette tidspunktet s<strong>av</strong>ner saklig<br />
forankring og er følgelig i strid med de grunnleggende kr<strong>av</strong>ene <strong>til</strong> likebehandling og god<br />
forretningsskikk.<br />
27.4.4 Utkast <strong>til</strong> byrådsnotat om konkurransesituasjonen 25. mars 2009<br />
27.4.4.1 Utkastets vurdering <strong>av</strong> konkurransesituasjonen<br />
I utkast <strong>til</strong> byrådsnotat datert 25. mars og oversendt U fra Prosjekteier, gis følgende<br />
vurdering <strong>av</strong> konkurransesituasjonen og normal fremdrift:<br />
”På bakgrunn <strong>av</strong> første runde med forhandlinger er situasjonen pr. i dag slik:<br />
Tilbyder Total pris (ved Kvalitet (foreløpig<br />
overgang <strong>til</strong> IP) vurdering)<br />
Atea m/ BKK Best<br />
Ergo m/ TDC Som i dag<br />
Atea m/ Telenor Noe bedre enn i dag<br />
Telenor Noe bedre enn i dag<br />
Gitt dette bildet er Telenor, som direkte leverandør, ute <strong>av</strong> konkurransen og det<br />
gjenstår to alternativer; Atea og ErgoGroup.<br />
Under normale omstendigheter ville det da være helt naturlig å fullføre<br />
evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene og sluttføre forhandlingene for så å fremme en inns<strong>til</strong>ling<br />
<strong>til</strong> Byrådet om valg <strong>av</strong> den leverandøren som er vurdert best i forhold <strong>til</strong> kriteriene<br />
gitt i forespørselen. I denne saken tyder alt foreløpig på at det vil bli Atea med BKK<br />
som underleverandør på transportnett.”
Notatet <strong>av</strong>sluttes slik:<br />
222<br />
”Dette innebærer at med mindre Byrådet har andre momenter som skal tas med i<br />
vurderingen vil det bli fremmet en sak for Byrådet hvor det inns<strong>til</strong>les på å inngå<br />
<strong>av</strong>tale med Atea med BKK som underleverandør <strong>av</strong> transportnettjenester.”<br />
I kapittel 22.2 har G-Partner vurdert om konkurransen var moden for <strong>av</strong>slutning på dette<br />
tidspunktet, og konkludert med at det ville utgjort et brudd på <strong>anskaffelse</strong>sregelverket om<br />
konkurransen ble <strong>av</strong>sluttet slik som beskrevet <strong>av</strong>slutningsvis i notatet.<br />
Som det fremgår <strong>av</strong> vurderingen i kapittel 22.2 synes det ikke å foreligge dokumentasjon<br />
som gir støtte for vurderingen <strong>av</strong> at det var grunnlag for å fremme en sak for Byrådet med<br />
inns<strong>til</strong>ling om å inngå <strong>av</strong>tale med Atea med BKK som underleverandør. I fortsettelsen gis<br />
G-Partners vurdering <strong>av</strong> hvilke forhold som kan ha motivert utformingen <strong>av</strong> notatet.<br />
Under utarbeidelsen <strong>av</strong> notatet diskuterte Prosjekteier og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen<br />
situasjonen på MSN. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen beskrev situasjonen som håpløs, og sa det<br />
var vanskelig å vurdere hvilken strategi som var den riktige. Alternativene Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen skisserte var:<br />
”Alt 1: Atea/BKK står og den fremmes <strong>til</strong> byråd<br />
Alt 2: Atea blir ’bedt’ om å levere med Telenor, men her er vi på tynn is..”<br />
Til dette svarte Prosjekteier at de ikke kunne gjøre noe annet enn å presentere alternativene<br />
for byrådet og be om eventuelle <strong>til</strong>bakemeldinger eller kommentarer. Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen repliserte at byrådets mening ikke ville endre situasjonen så lenge Atea sto<br />
ved BKK, og at man da måtte ”instruere” Atea indirekte <strong>til</strong> å endre underleverandør, noe<br />
som ville føre <strong>til</strong> at risikoen steg betydelig. Prosjekteier svarte da at de kunne få et signal<br />
fra byrådet om at kvalitet ble vektet maksimalt innenfor rammene i forespørselen, for å<br />
åpne for valg <strong>av</strong> et <strong>til</strong>bud som var 5-10% høyere i pris. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen bemerket<br />
da at dette forutsetter at Atea endrer underleverandør.<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen har forklart <strong>til</strong> G-Partner at hans alternativ 2 var skissert som et<br />
svar på det politiske ønsket om å fjerne BKK som underleverandør <strong>til</strong> Atea. Prosjekteier<br />
har forklart at diskusjonen henspeiler på hvordan man skulle løse situasjonen hvis Ateas<br />
<strong>til</strong>bud ble dyrere fordi <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> påla skifte <strong>av</strong> underleverandør fra BKK <strong>til</strong><br />
Telenor. Prosjekteier har vist <strong>til</strong> at dette ikke handlet om å nedprioritere TDC, men å rydde<br />
opp i situasjonen fordi politikerne ikke ønsket BKK.<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>s håndtering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet fra Atea med BKK som underleverandør ble også<br />
omtalt i MSN-samtale mellom Prosjekteier og E 30. mars. E antydet i samtalen at det<br />
kunne bli et kompromiss om å legge BKKs privatmarkedssatsning død og kun gå for<br />
bedrift, mens Prosjekteier på samme måte som A i sitt notat 13. mars var tvilende <strong>til</strong> et slikt<br />
utfall fordi det ville bli vanskelig å forsvare investeringen uten fortjeneste fra
privatmarkedet. Etter samtalen videreformidlet Prosjekteier <strong>til</strong>bakemeldingen fra<br />
<strong>kommune</strong>advokaten v/advokat JJ, og Prosjekteier ga deretter E sin vurdering <strong>av</strong><br />
situasjonen:<br />
223<br />
”Så valgene er A) Velge ATEA/BKK – og få trøbbel som eier B) Velge<br />
ATEA/Telenor – og bli saksøkt <strong>av</strong> Ergo og/eller BKK for positiv og negativ<br />
kontraktsverdi fordi vi har direkte påvirket prosessen C) Velge Ergo/TDC – og bli<br />
saksøkt <strong>av</strong> Atea for positiv og negativ kontraktsverdi fordi vi har direkte påvirket<br />
prosessen og vektlagt kriterier utenfor <strong>anskaffelse</strong>n.”<br />
Etter noe ordveksling om fordeler med fiberkabler sier Prosjekteier følgende:<br />
”Løsningen er å få ’skriftlig’ beskjed fra byrådet om at de, selv om det kan ha<br />
konsekvenser, ber oss om å uformelt kontakte Atea for at de skal trekke BKK<strong>til</strong>budet<br />
– mot en garanti om at de blir valgt.”<br />
Prosjekteier har forklart <strong>til</strong> G-Partner at det her henvises <strong>til</strong> fremgangsmåten dersom<br />
Byrådet besluttet å utelukke BKK fra konkurransen. Prosjekteier har fremholdt at en slik<br />
fremgangsmåte ville være uakseptabel, og at Byrådet da måtte gi tydelige direktiver hvor<br />
de tok ansvar. Han har videre vist <strong>til</strong> at man på dette tidspunktet visste at Ateas <strong>til</strong>bud ikke<br />
ville bli konkurransedyktig på pris dersom BKK ble byttet ut med Telenor. Forretningsetisk<br />
ville dette være et problem fordi man ikke kunne pålegge Atea å bytte underleverandør for<br />
deretter å straffe dem for byttet. Prosjekteier har understreket at det ville være uaktuelt for<br />
ham og Leder <strong>av</strong> styringsgruppen å fremme en inns<strong>til</strong>ling som de visste var feil. De kunne<br />
derimot fremmet en inns<strong>til</strong>ling som sa at Ergo Groups <strong>til</strong>bud var best, men at andre,<br />
tungtveiende hensyn ble <strong>til</strong>lagt <strong>av</strong>gjørende vekt slik at man likevel valgte Atea. Han har<br />
videre forklart at dette scenarioet var bakgrunnen for at temaet erstatningsansvar ble<br />
trukket frem. I en slik situasjon ville et erstatningssøksmål fra Ergo vunnet frem. Samtidig<br />
ville et søksmål fra Atea også fått medhold dersom Ergo ville blitt valgt.<br />
27.4.4.2 Utenforliggende hensyn i vurderingen<br />
Gjengivelsen <strong>av</strong> hendelsesforløpet i forrige punkt viser at andre forhold enn<br />
<strong>til</strong>delingskriteriene ble <strong>til</strong>lagt stor betydning for vurderingen <strong>av</strong> konkurransesituasjonen.<br />
Som det fremgår <strong>av</strong> kapittel 27.2 ovenfor, mener G-Partner at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ikke hadde<br />
anledning <strong>til</strong> å arbeide for å få Atea <strong>til</strong> å fjerne BKK som underleverandør i <strong>til</strong>budet.<br />
Diskusjonene omkring håndteringen <strong>av</strong> situasjonen etterlater imidlertid et inntrykk <strong>av</strong> at<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier ikke så for seg andre utfall <strong>av</strong> konkurransen enn<br />
at kontrakt ble <strong>til</strong>delt Atea.<br />
Utkastet <strong>til</strong> byrådsnotat 25. mars tar utgangspunkt i at <strong>til</strong>budet fra Atea med BKK som<br />
underleverandør var det beste. Denne vurderingen <strong>av</strong> konkurransesituasjonen s<strong>av</strong>ner<br />
forankring i prosjektgruppens vurdering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene. Selv om både Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen og Prosjekteier viser <strong>til</strong> at situasjonen må forstås i lys <strong>av</strong> et uttrykt politisk
ønske om å fjerne BKK som underleverandør, er det påfallende at Ergo Group ikke nevnes<br />
som en aktuell kandidat <strong>til</strong> å bli <strong>til</strong>delt kontrakten. De utdypende forklaringene Leder <strong>av</strong><br />
styringsgruppen og Prosjekteier har gitt <strong>til</strong> den foreliggende dokumentasjonen gir ikke en<br />
dekkende forklaring på de vurderinger <strong>til</strong> fordel for Atea som fremgår <strong>av</strong> dokumentasjonen.<br />
Det er naturligvis heller ikke slik at et regelbrudd kan repareres ved å begå et nytt.<br />
27.4.5 Vurderinger <strong>av</strong> å <strong>av</strong>slutte konkurransen før andre forhandlingsrunde<br />
I kapittel 17.1 omtales diskusjonen om konkurransen skulle <strong>av</strong>sluttes på bakgrunn <strong>av</strong><br />
leverandørenes <strong>til</strong>bakemeldinger 22. april 2009. På dette tidspunktet hadde Atea den<br />
l<strong>av</strong>este <strong>til</strong>budsprisen. Som det fremgår <strong>av</strong> G-Partners vurderinger i kapittel 22.2, hadde<br />
imidlertid ikke <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> <strong>til</strong>strekkelig oversikt over leverandørenes <strong>til</strong>budte kvalitet<br />
og funksjonalitet på dette tidspunktet. I <strong>til</strong>legg var leverandørene lovet ytterligere<br />
forhandlinger. I kapittel 22.2 konkluderte derfor G-Partner med at det ikke var anledning <strong>til</strong><br />
å <strong>av</strong>slutte konkurransen på dette tidspunktet<br />
I forbindelse med diskusjonene om mulig <strong>av</strong>slutning sendte Prosjekteier 24. april kl 13:03<br />
følgende e-post <strong>til</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen:<br />
”Se vedlagte status.<br />
Atea er p.t. billigst både med og uten overgang <strong>til</strong> IP. Kvalitetsmessig er de mer<br />
eller mindre likt. Dermed er situasjonen at vi med god samvittighet kan inns<strong>til</strong>le på<br />
Atea/BKK nå.<br />
Med ett unntak, <strong>anskaffelse</strong>sgruppen mener det er mest fair at Ergo får en mulighet<br />
<strong>til</strong> å komme på møte mandag for en siste sjanse <strong>til</strong> å revidere prisene sine siden det<br />
kun har vært <strong>av</strong>holdt en forhandlingsrunde.<br />
Jeg er ikke nødvendigvis uenig at det er fair, men har bedt om en vurdering <strong>av</strong><br />
hvorvidt vi juridisk er forpliktet <strong>til</strong> det. Akkurat nå er vi akkurat der vi ønsker å<br />
være, og således vil det mest hensiktsmessige være som vi snakket om å sende opp<br />
inns<strong>til</strong>lingen neste uke basert på det vi har så langt. Det er liten grunn <strong>til</strong> å tro at vi<br />
bedrer vilkårene fra Atea ved å ta en slik runde, det eneste vi vil oppnå er å redusere<br />
eller eliminere prisforskjellen som inns<strong>til</strong>lingen skal bygge på.<br />
Hva tenker du?”<br />
Denne e-posten etterlater et inntrykk <strong>av</strong> at Prosjekteier ønsket å <strong>til</strong>dele kontrakten <strong>til</strong> Atea.<br />
Selv om Prosjekteier erkjente at det ville være mest fair å fortsette forhandlingene, ga han<br />
uttrykk for at han ønsket å <strong>til</strong>dele kontrakten <strong>til</strong> Atea såfremt <strong>anskaffelse</strong>sregelverket åpnet<br />
for dette.<br />
Videre fremholdt Prosjekteier at de var ”akkurat der vi ønsker å være”, og at ”det eneste vi<br />
vil oppnå [ved å fortsette forhandlingene] er å redusere eller eliminere prisforskjellen som<br />
224
inns<strong>til</strong>lingen skal bygge på”. Denne formuleringen indikerer at Prosjekteier ikke så for seg<br />
andre utfall <strong>av</strong> konkurransen enn at kontrakt ble <strong>til</strong>delt Atea. Han tok for eksempel ikke<br />
høyde for at Ergo Group kunne levere et bedre <strong>til</strong>bud enn Atea i neste forhandlingsrunde.<br />
Prosjekteier har <strong>til</strong> G-Partner forklart at denne e-posten må leses i lys <strong>av</strong> ”bes<strong>til</strong>lingen” om<br />
skifte <strong>av</strong> leverandør og det at prisforskjellen gjorde at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> på dette tidspunkt<br />
kunne gi en inns<strong>til</strong>ling basert på objektivt konstaterbare forskjeller mellom <strong>til</strong>budene.<br />
Vurderingene som kommer <strong>til</strong> uttrykk i e-posten synes å mangle forankring i <strong>til</strong>budene slik<br />
de fremsto på dette tidspunktet. Det vises <strong>til</strong> kapittel 22.2 for en vurdering <strong>av</strong><br />
konkurransesituasjonen 24. april. I kapittel 27.5 nedenfor vurderer G-Partner spørsmålet<br />
om en slik ”bes<strong>til</strong>ling” kunne hensyntas.<br />
G-Partner bemerker i <strong>til</strong>legg at et ønske om å redusere klagemulighetene under enhver<br />
omstendighet ikke er et saklig hensyn i en <strong>anskaffelse</strong>. Prosjekteier later da også <strong>til</strong> å ha<br />
endret oppfatning på det tidspunkt da <strong>til</strong>budene inngitt 29. april kl 10 ble vurdert. Selv om<br />
Ergo Groups <strong>til</strong>bud hadde en betraktelig l<strong>av</strong>ere pris enn Ateas <strong>til</strong>bud, viser gjennomgangen<br />
<strong>av</strong> hendelsesforløpet i kapittel 18.2 at det ikke uten videre var <strong>til</strong>strekkelig <strong>til</strong> å vurdere<br />
dette <strong>til</strong>budet som best.<br />
27.4.6 Spørsmål om bruk <strong>av</strong> justeringsmarginen for <strong>til</strong>delingskriterienes vekt<br />
I konkurransegrunnlagets angivelse <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriteriene står det at <strong>til</strong>delingskriteriene<br />
teller 33% hver, men at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> tar forbehold om å justere <strong>til</strong>delingskriterienes<br />
innbyrdes verdi innenfor en margin på +/- 10%.<br />
Et <strong>av</strong> temaene som har blitt forsøkt belyst under G-Partners utredningsarbeid, er om 10%marginen<br />
for <strong>til</strong>delingskriterienes vekt har blitt forsøkt brukt for å <strong>til</strong>godese Atea. I MSNsamtale<br />
mellom Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier skisseres denne muligheten.<br />
Basert på G-Partners redegjørelse for hendelsesforløpet 29. april, finner G-Partner det også<br />
sannsynlig at et spørsmål som var oppe <strong>til</strong> diskusjon denne dagen var om<br />
justeringsmarginen kunne benyttes for å <strong>av</strong>gjøre konkurransen <strong>til</strong> fordel for Atea. Det vises<br />
<strong>til</strong> gjennomgangen i kapittel 18.2.5 for en beskrivelse <strong>av</strong> det hendelsesforløpet som ligger<br />
<strong>til</strong> grunn for denne vurderingen.<br />
Kr<strong>av</strong>ene <strong>til</strong> likebehandling og saklig og forsvarlig vurdering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene gjelder også for<br />
vurderingen <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriterienes innbyrdes vekt. De grunnleggende kr<strong>av</strong>ene er følgelig<br />
<strong>til</strong> hinder for å endre <strong>til</strong>delingskriterienes vekt for å <strong>til</strong>godese en leverandør. Skal<br />
justeringsmarginen benyttes, må det være fordi en endring <strong>av</strong> <strong>til</strong>budenes relative verdi er<br />
nødvendig for at <strong>til</strong>delingskriteriene best skal gjenspeile oppdragsgivers behov.<br />
Selv om temaet var oppe <strong>til</strong> diskusjon, ble det ikke aktuelt å gjøre bruk <strong>av</strong><br />
justeringsmarginen. Hadde <strong>til</strong>delingskriterienes innbyrdes vekt blitt endret for å <strong>til</strong>godese<br />
Atea, ville det imidlertid utgjort et brudd på kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> likebehandling.<br />
225
27.4.7 Håndteringen <strong>av</strong> Ateas <strong>til</strong>bud inngitt 29. april kl 16:21<br />
Som det fremgår <strong>av</strong> G-Partners vurdering i kapittel 23.3, mener G-Partner at <strong>Bergen</strong><br />
<strong>kommune</strong> ikke hadde anledning <strong>til</strong> å hensynta Ateas <strong>til</strong>bud inngitt kl 16:21. Når dette<br />
<strong>til</strong>budet likevel ble akseptert, var det slik G-Partner vurderer <strong>anskaffelse</strong>sregelverket i strid<br />
med kr<strong>av</strong>et <strong>til</strong> likebehandling. I denne forbindelse understrekes det imidlertid at så vel PwC<br />
som Kommunadvokaten har gitt bistand om hvordan <strong>til</strong>budet skulle håndteres, og at begge<br />
oppfatter anskaffelsregelverket annerledes enn G-Partner.<br />
27.5 Adgangen <strong>til</strong> å vektlegge negative erfaringer med TDC<br />
Som gjennomgangen foran viser, synes det å være flere eksempler på at Ergo Groups <strong>til</strong>bud<br />
med TDC som underleverandør på et sviktende og/eller mangelfullt grunnlag vurderes<br />
dårligere enn Ateas <strong>til</strong>bud. Med mindre det foreligger en saklig grunn <strong>til</strong> denne<br />
premieringen <strong>av</strong> Ateas <strong>til</strong>bud, vil episodene gjengitt foran være utslag <strong>av</strong> oppfatninger i<br />
strid med kr<strong>av</strong>ene <strong>til</strong> saklighet og likebehandling.<br />
Utgangspunktet for vurderingen <strong>av</strong> hvilket <strong>til</strong>bud som er det økonomisk mest fordelaktige,<br />
er de opplysninger som fremgår <strong>av</strong> <strong>til</strong>budet. Anskaffelsesregelverket er imidlertid forstått<br />
slik at det i bestemte <strong>til</strong>feller gir en viss åpning for også å legge vekt på oppdragsgivers<br />
tidligere erfaringer med leverandører. 69 I den grad oppdragsgiver gis anledning <strong>til</strong> å legge<br />
vekt på tidligere erfaringer med leverandørene skal erfaringene brukes som indikasjoner på<br />
forventet kvalitet på den <strong>til</strong>budte ytelsen.<br />
For å redusere risikoen for at utenforliggende hensyn <strong>til</strong>legges vekt, er det opps<strong>til</strong>t kr<strong>av</strong> <strong>til</strong><br />
fremgangsmåten når tidligere erfaringer skal <strong>til</strong>legges vekt. Hensikten er så langt som<br />
mulig å sides<strong>til</strong>le oppdragsgivers egne erfaringer med andre oppdragsgiveres erfaringer for<br />
å legge <strong>til</strong> rette for en objektiv og ensartet vurdering.<br />
Klagenemnda for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r har i flere saker lagt <strong>til</strong> grunn at vektlegging <strong>av</strong><br />
oppdragsgivers egne erfaringer med leverandører forutsetter at erfaringene er objektivt<br />
konstaterbare og ikke bare representerer subjektive vurderinger fra oppdragsgivers side. De<br />
negative erfaringene må være dokumentert og gjenstand for betryggende mulighet for<br />
etterprøving. 70<br />
I KOFA 2007/106 gir klagenemnda i <strong>av</strong>snitt 44 følgende oppsummering <strong>av</strong> retts<strong>til</strong>standen<br />
slik den er lagt <strong>til</strong> grunn i klagenemndas praksis:<br />
69<br />
Se KOFA 2008/120 om de generelle begrensningene i adgangen <strong>til</strong> å legge vekt på referanser i<br />
<strong>til</strong>budsevalueringen og KOFA 2008/199 for en vurdering <strong>av</strong> disse begrensningenes betydning for adgangen <strong>til</strong><br />
å legge vekt på oppdragsgivers egne erfaringer<br />
70<br />
Se for eksempel KOFA 2003/66, KOFA 2005/50 <strong>av</strong>snitt 38, KOFA 2006/20, KOFA 2006/92, KOFA<br />
2007/106 <strong>av</strong>snitt 44 og KOFA 2009/107 <strong>av</strong>snitt 20 flg<br />
226
227<br />
”Det følger <strong>av</strong> den praksis det her redegjøres for at misnøye i en pågående<br />
<strong>anskaffelse</strong> bør loggføres og protokolleres sammen med objektivt konstaterbare<br />
fakta for å kunne medtas i evalueringen <strong>av</strong> vedkommende leverandør ved senere<br />
konkurranser. Det er viktig at aktuelle leverandører i et marked ikke opplever å bli<br />
utstengt ved svartelisting fordi man har innledet en tvist med oppdragsgiver (eller<br />
andre oppdragsgivere). At partene ligger i tvist om <strong>av</strong>vikling <strong>av</strong> en løpende kontrakt<br />
– eller befinner seg i rettssak om leveransen - kan i seg selv ikke være nok <strong>til</strong> å<br />
foreta en negativ kvalitetsvurdering <strong>av</strong> et senere <strong>til</strong>bud fra samme leverandør. Når<br />
spørsmål om kvalitet og tidsmessig levering er omstridt, vil det i praksis derfor være<br />
vanskelig å dokumentere at et nytt <strong>til</strong>bud fra samme leverandør er kvalitativt<br />
mindreverdig.”<br />
G-Partner forholder seg <strong>til</strong> klagenemndas forståelse <strong>av</strong> regelverket og legger <strong>til</strong> at også<br />
misnøye i en løpende kontrakt bør loggføres og protokolleres på denne måten.<br />
Slik saksforholdet fremstår på bakgrunn <strong>av</strong> de innhentede opplysningene, later det ikke <strong>til</strong><br />
at <strong>anskaffelse</strong>sregelverkets kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> når negative erfaringer kan vektlegges, var oppfylt i<br />
<strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Denne vurderingen <strong>av</strong> regelverket deles for øvrig <strong>av</strong> de involverte i<br />
prosessen. Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Prosjekteier og Prosjektleder har alle forklart at det<br />
ble vurdert om man hadde anledning <strong>til</strong> å legge vekt på de negative erfaringene, men at<br />
man falt ned på at regelverkets kr<strong>av</strong> for vektlegging <strong>av</strong> slike erfaringer ikke var oppfylt.<br />
Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier har vist <strong>til</strong> at politisk og administrativ ledelse<br />
hadde gitt en ”bes<strong>til</strong>ling” om at TDC ikke skulle levere tjenester <strong>til</strong> <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> i den<br />
nye kontrakten. Det er ikke funnet dokumentasjon som underbygger at det forelå en slik<br />
bes<strong>til</strong>ling. Foranledningen <strong>til</strong> beslutningen om ikke å forhandle om forlengelse med TDC<br />
gir ikke grunnlag for å si at TDC var utelukket i en ny kontrakt. I denne forbindelse er det<br />
<strong>til</strong>strekkelig å vise <strong>til</strong> begrunnelsen for hvorfor det ble besluttet ikke å forhandle om<br />
forlengning <strong>av</strong> kontrakten, og <strong>til</strong> uttalelse i pressemelding 7. mai<br />
2008:<br />
”- <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> opplever at TDC har levert sine tjenester i henhold <strong>til</strong> <strong>av</strong>talen,<br />
men det har vært en enorm endring og utvikling i både teknologi og marked de siste<br />
fire årene, noe som gir <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> muligheter vi ikke hadde da <strong>av</strong>talen ble<br />
inngått, sier i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>.<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> ønsker å ta i bruk nye teknologiske løsninger for å kunne gi<br />
innbyggerne nye og bedre tjenester enn i dag.<br />
- Vi vil benytte denne anledning <strong>til</strong> også å vurdere om vi kan finne synergier<br />
mellom flere tjenesteområder som kan inkluderes i den forestående konkurransen,<br />
sier .”<br />
Under enhver omstendighet er det for vurderingen <strong>av</strong> de <strong>anskaffelse</strong>srettslige spørsmål <strong>av</strong><br />
underordnet betydning om en slik ”bes<strong>til</strong>ling” ble gitt eller ikke. Når det ikke var åpning
for vektlegging <strong>av</strong> de negative erfaringene med TDC, gjør det ingen forskjell om politisk<br />
og/eller administrativ ledelse ytrer ønske om likevel å gjøre det.<br />
For ordens skyld bemerkes at <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n på dette punkt skiller seg fra saksforholdet<br />
i den såkalte Clear Channel-saken hvor lagmannsretten kom <strong>til</strong> at endrede politiske<br />
oppfatninger kunne begrunne <strong>av</strong>lysning <strong>av</strong> en konkurranse om reklamefinansiering <strong>av</strong><br />
offentlige serviceinstitusjoner i byens sentrum. 71 I den saken gjaldt det politiske<br />
vurderinger <strong>av</strong> hvordan bybildet i <strong>Bergen</strong> sentrum skulle være, mens det i <strong>TTT</strong><strong>anskaffelse</strong>n<br />
har vært snakk om faglige vurderinger <strong>av</strong> ulike leverandørers tjenester.<br />
Det var følgelig ikke anledning <strong>til</strong> å vektlegge tidligere negative erfaringer med TDC i<br />
konkurransen. Såfremt det ble fremmet ønske om at kontrakt ikke ble inngått med TDC,<br />
kunne altså ikke administrasjonen rette seg etter disse.<br />
For G-Partner er det uklart hva Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier har lagt i at de<br />
ville gjøre bruk <strong>av</strong> det ”legale handlingsrommet” i <strong>anskaffelse</strong>n. Anskaffelsesrettens kr<strong>av</strong><br />
<strong>til</strong> saklighet og likebehandling er absolutt, og det finnes ikke et legalt handlingsrom for<br />
usaklig forskjellsbehandling. Brudd på likebehandlingen vil naturlig nok heller ikke bli<br />
lovlig <strong>av</strong> at den forsøkes kamuflert under skjønnsmessige vurderinger.<br />
28 Vurdering <strong>av</strong> prosjektorganisasjonen i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n<br />
28.1 Arbeid i en prosjektorganisasjon<br />
Før G-Partner gir sin vurdering <strong>av</strong> prosjektorganisasjonen i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n, gis en helt<br />
kort redegjørelse for bakgrunnen for vurderingen. I en prosjektorganisasjon som den som<br />
ble etablert i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n er følgende elementer viktig for et godt resultat:<br />
228<br />
• Planlegging<br />
• Organisering<br />
• Styring<br />
• Lederskap<br />
Planlegging innebærer at siktemålet er klart definert, og at aktivitetene og<br />
fremdriftsplanene er realistiske og dekkende for å nå formålet med prosjektet.<br />
71 Jf Gulating lagmannsretts <strong>av</strong>gjørelse i sak LG-2007-137130
Organisering innebærer at arbeidet må legges opp slik at planene kan nås. Riktig<br />
sammensetning <strong>av</strong> ressurser, og kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> kompetanse blant deltakerne i<br />
prosjektorganisasjonen er noen <strong>av</strong> nøkkelelementene for å oppnå en optimal organisering.<br />
Organiseringen innebærer også en hensiktsmessig fordeling <strong>av</strong> roller og ansvar mellom eier<br />
<strong>av</strong> prosjektet, styringsgruppen og prosjektgruppen.<br />
Styringen innebærer blant annet identifisering <strong>av</strong> <strong>av</strong>vik og å gjennomføre de <strong>til</strong>tak som er<br />
nødvendige for å nå fastsatte målsettinger i prosjektet. God styring krever gode rutiner for<br />
rapportering og overvåking <strong>av</strong> prosjektet Det er først og fremst prosjektleder som har<br />
ansvaret for prosjektstyringen gjennom <strong>av</strong>vikshåndtering.. Eventuelle <strong>av</strong>vik som er så vidt<br />
store at de får <strong>av</strong>gjørende betydning for måloppnåelse, fremdrift eller innebærer høy risiko<br />
for andre feil eller mangler i forhold <strong>til</strong> fastsatte planer, skal påpekes og rapporteres så raskt<br />
som mulig slik at prosjekteier eller oppdragsgiver gis anledning <strong>til</strong> å iverksette <strong>til</strong>tak. Bare<br />
gjennom god prosjektstyring kan prosjektorganisasjonen gjennomføre de endringer som er<br />
nødvendige for å nå fastsatte mål eller endre disse i forhold <strong>til</strong> hva som er realistisk.<br />
Styringen s<strong>til</strong>ler kr<strong>av</strong> <strong>til</strong> kommunikasjon og rapportering mellom prosjekteier,<br />
styringsgruppe og prosjektgruppe slik at prosjektorganisasjonen kan arbeide effektivt, med<br />
høy kompetanse innen de fastsatte planer for prosjektet.<br />
Prosjektlederskap skal utøves i en balanse mellom oppg<strong>av</strong>eorientering og<br />
relasjonsorientering. Leder skal følgelig <strong>til</strong>dele oppg<strong>av</strong>er og overvåke at disse blir utført i<br />
henhold <strong>til</strong> plan, i <strong>til</strong>legg <strong>til</strong> at leder skal lede og motivere deltakerne <strong>til</strong> å utføre de<br />
aktiviteter som er nødvendige for å nå fastsatte målsetninger.<br />
28.2 Vurdering <strong>av</strong> prosjektorganisasjonen i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n<br />
28.2.1 Generelt<br />
Etter G-Partners vurdering foreligger det flere <strong>av</strong>vik mellom prosjektorganisasjonen i <strong>TTT</strong><strong>anskaffelse</strong>n<br />
og de suksesskriteriene som er omtalt i forrige punkt. G-Partner redegjør<br />
nedenfor for de sentrale <strong>av</strong>vikene som er identifisert.<br />
28.2.2 Planlegging<br />
<strong>Gjennomgang</strong>en <strong>av</strong> hendelsesforløpet i del II viser at fremdriftsplanen for <strong>TTT</strong><strong>anskaffelse</strong>n<br />
ble endret <strong>til</strong> dels betydelig. I mandatet som lå <strong>til</strong> grunn for Prosjektleders<br />
arbeid som prosjektleder, ble følgende fremdriftsplan skissert:<br />
229<br />
”Fase 1, mai - august 2008: Prekvalifisering og utarbeidelse <strong>av</strong><br />
konkurransegrunnlag Det skal utarbeides kvalifikasjonsgrunnlag og<br />
konkurransegrunnlag for konkurranse med forhandlinger, slik at leverandørene kan<br />
prekvalifiseres og konkurransegrunnlag kan sendes <strong>til</strong> de kvalifiserte medio august<br />
2008.
230<br />
Fase 2, september - desember 2008: Forhandlinger, inns<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> Byråd, kontrakt.<br />
Det skal gjennomføres forhandlinger og lages inns<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> Byrådet for vedtak<br />
innen utgangen <strong>av</strong> 2008.<br />
Fase 3, januar 2009: Implementering <strong>av</strong> kontrakt<br />
Dagens <strong>av</strong>tale <strong>av</strong>sluttes 31.01.2009, og ny <strong>av</strong>tale må være implementert på et slikt<br />
nivå at denne kan tas i bruk i organisasjonen. Oppdraget <strong>av</strong>sluttes når ny <strong>av</strong>tale er<br />
implementert i henhold <strong>til</strong> plan for implementering (fase 3).”<br />
Denne fremdriftsplanen ble forskjøvet. Prekvalifiseringen var først ferdig medio september<br />
2008, og <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> mottok først leverandørenes <strong>til</strong>bud 26. januar 2009. I januar<br />
2009 skulle etter planen ny <strong>av</strong>tale skulle vært implementert på et slikt nivå at den kunne tas<br />
i bruk i organisasjonen.<br />
I prosjektleders ukerapport for uke 5/2009 presenteres følgende fremdriftsplan:<br />
- Avsluttet evaluering: uke 9<br />
- Initial inns<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> Styringsgruppen(med forbehold om forhandlingsforløp):uke<br />
14<br />
- Inns<strong>til</strong>ling <strong>til</strong> Byrådet: uke 18<br />
Heller ikke denne fremdriftsplanen ble overholdt.<br />
Utfordringer knyttet <strong>til</strong> BKKs rolle som underleverandør <strong>til</strong> Atea er trukket frem som en<br />
årsak <strong>til</strong> forsinkelsene i prosessen. Dette forholdet begrunner imidlertid bare deler <strong>av</strong><br />
forsinkelsen. Det synes å være flere ulike årsaker <strong>til</strong> at fremdriftsplaner ikke har kunnet<br />
overholdes, og det indikerer svikt i planleggingen <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n og urealistiske<br />
fremdriftsplaner.<br />
28.2.3 Tilrettelegging for fremdrift i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n<br />
Forskyvninger i fremdriftsplaner kan som nevnt i forrige punkt være utslag <strong>av</strong> dårlig<br />
planlegging. Forskyvninger kan også være utslag <strong>av</strong> at det ikke blir lagt <strong>til</strong> rette for<br />
fremdrift slik som forutsatt. I en prosjektorganisasjon som baseres på samhandlinger<br />
mellom ressurspersoner med ulik og komplimenterende fagkyndighet, er det viktig at<br />
fagpersonene gis mulighet <strong>til</strong> å utføre sitt arbeid i prosjektet.<br />
Dette ble også understreket i referat fra prosjektgruppemøte 11. november 2008. Av<br />
referatet fremgår det at prosjektleder ba de enkelte prosjektmedlemmene om å vurdere sin<br />
egen <strong>til</strong>gjengelighet i januar og februar, samt å flagge eventuelle behov for endring i<br />
arbeidssituasjon <strong>til</strong> sin nærmeste leder. Det ble særskilt påpekt at det måtte antas å bli et
stort behov for ressurser i forbindelse med vurdering <strong>av</strong> <strong>til</strong>bud og gjennomføring <strong>av</strong><br />
forhandlinger.<br />
Ressurssituasjonen var også et tema i prosjektleders ukerapport for uke 4, <strong>av</strong>gitt 26. januar<br />
2009, hvor følgende fremgår <strong>av</strong> beslutningsprotokollen punkt 19:<br />
231<br />
”Beslutning Virkning/kommentar Dato<br />
Ressurser <strong>til</strong> Ressursbehov utover dette meldes 22/01/09<br />
evaluering/forhandlinger <strong>til</strong> prosjekteier asap.<br />
-A, prosjektleder. og Innkjøp<br />
(B/C) setter <strong>av</strong><br />
100% <strong>av</strong> tiden <strong>til</strong> evaluering Se eget notat fra A for detaljer<br />
og forhandlinger<br />
- Fagekspertise benyttes<br />
e. behov<br />
2 konsulenter leies inn fra<br />
PwC <strong>til</strong> evaluering,<br />
1 ifm forhandlinger”<br />
Til tross for dette viser gjennomgangen <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n at det i slutten <strong>av</strong> april 2009<br />
fortsatt ikke forelå et fullgodt grunnlag for evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene slik de da fremsto. De<br />
fagansvarliges evaluering <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene forelå heller ikke da andre forhandlingsrunde ble<br />
gjennomført.<br />
Som det fremgår <strong>av</strong> kapittel 20.3 har A – som ble <strong>til</strong>lagt det faglige ansvaret for store deler<br />
<strong>av</strong> <strong>til</strong>budsevalueringen – vist <strong>til</strong> at han ble pålagt en rekke andre oppg<strong>av</strong>er i denne perioden.<br />
Dette <strong>til</strong> tross for at det <strong>av</strong> prosjektleders ukerapport for uke 4 fremgår at A skulle bruke<br />
100 % <strong>av</strong> arbeidstiden sin <strong>til</strong> evaluering.<br />
Forsinkelsene i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n viser etter G-Partners oppfatning at det ikke i<br />
<strong>til</strong>strekkelig grad ble lagt <strong>til</strong> rette for at fastsatt fremdriftsplan kunne følges.<br />
28.2.4 Dokumentasjon i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n<br />
Det foreligger et <strong>til</strong> dels omfattende dokumentasjonsgrunnlag for <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Som<br />
gjennomgangen i del II og G-Partners vurderinger i del III har vist, mangler det likevel<br />
dokumentasjon omkring flere sentrale episoder og beslutninger i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n. Da<br />
disse forholdene er beskrevet andre steder i rapporten, nøyer G-Partner seg med en kort<br />
gjengivelse <strong>av</strong> punktene her:<br />
- Kontakten mot politisk ledelse, herunder ulike føringer og bes<strong>til</strong>linger om utfallet.<br />
- Håndteringen <strong>av</strong> BKKs rolle som underleverandør <strong>til</strong> Atea, herunder vurderingen <strong>av</strong><br />
hvorfor dette var et problem, beslutningen om å etablere en bakkanal og<br />
kommunikasjonen som gikk i denne bakkanalen.
232<br />
- Vurderingen <strong>av</strong> om konkurransen skulle <strong>av</strong>sluttes på ulike tidspunkt.<br />
- Reduksjonen <strong>av</strong> antall leverandører i forhandlingene.<br />
- Tidsfristen for ferdigs<strong>til</strong>lelse, herunder bakgrunnen for at det ble ansett nødvendig å<br />
<strong>av</strong>slutte konkurransen primo mai.<br />
- Hvilke premisser som lå <strong>til</strong> grunn for forhandlingene i andre og tredje<br />
forhandlingsrunde, herunder vurderingen <strong>av</strong> leverandørene som <strong>til</strong>nærmet like på<br />
kvalitet og funksjonalitet.<br />
Den manglende dokumentasjonen omkring disse forholdene har bidratt <strong>til</strong> å vanskeliggjøre<br />
utførelsen <strong>av</strong> arbeid i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n for flere <strong>av</strong> deltakerne i prosjektorganisasjonen.<br />
28.2.5 Forankring <strong>av</strong> beslutninger i prosjektorganisasjonen<br />
Etter G-Partners vurdering er flere sentrale beslutninger i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n holdt utenfor<br />
den formelle prosjektorganisasjonen. Dette fikk blant annet det utslag at flere<br />
ressurspersoner uttrykte misnøye med gjennomføringen <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n, og noen<br />
valgte å ha en <strong>til</strong>baketrukket rolle, mens noen også trakk seg fra prosjektet.<br />
Bekymringsmeldingene sendt fra A, C og B gir klare holdepunkter for hvordan sentrale<br />
beslutninger ble holdt utenfor prosjektorganisasjonen. Det gjør også det forhold at det ikke<br />
ble <strong>av</strong>holdt styringsgruppemøter etter 1. april. I tidsrommet etter 1. april var det stor<br />
dynamikk i <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n, og en rekke sentrale beslutninger ble fattet uten forankring i<br />
styringsgruppen.<br />
Møtet som ble gjennomført i PwCs lokaler 4. mai og den senere diskusjonen i SKU er et<br />
annet eksempel på at sentrale vurderinger er holdt utenfor den formelle<br />
prosjektorganisasjonen. Temaene som ble diskutert i denne forbindelse var <strong>av</strong> <strong>av</strong>gjørende<br />
betydning for <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n, og det er da ikke holdbart at beslutninger fattes utenfor de<br />
formelle beslutningskanaler og uten at det foreligger dokumentasjon omkring hvilke<br />
beslutninger som treffes, på hvilket grunnlag og <strong>av</strong> hvem.<br />
Ulike beslutninger som i større grad burde vært forankret i den formelle<br />
prosjektorganisasjonen er omtalt andre steder i denne rapporten. Her nøyer G-Partner seg<br />
med å vise <strong>til</strong> enkelte sentrale episoder og vurderinger som burde vært forankret i<br />
styringsgruppe- eller prosjektgruppebeslutninger:<br />
- Håndteringen <strong>av</strong> BKKs rolle som underleverandør <strong>til</strong> Atea og da særlig utkastene <strong>til</strong><br />
byrådsnotater som ble utarbeidet <strong>av</strong> Leder <strong>av</strong> styringsgruppen og Prosjekteier.<br />
Utkastet <strong>til</strong> byrådsnotat 25. mars inneholder vurderinger som burde vært lagt frem<br />
for og drøftet <strong>av</strong> styringsgruppen.<br />
- Beslutningen om ikke å forhandle videre med Telenor.<br />
- Vurderingen <strong>av</strong> om konkurransen var moden for <strong>av</strong>slutning etter leverandørenes<br />
<strong>til</strong>bakemeldinger 22. april.
233<br />
- Vurderingen <strong>av</strong> videre forløp <strong>av</strong> konkurransen etter leverandørenes<br />
<strong>til</strong>bakemeldinger 22. april. Dette gjelder særlig beslutningen om at inns<strong>til</strong>ling måtte<br />
være klar <strong>til</strong> 30. april og vurderingen <strong>av</strong> at <strong>til</strong>budene fra Atea og Ergo Group var<br />
<strong>til</strong>nærmet like på ”kvalitet” og ”funksjonalitet”.<br />
- Tidselementet og vurderingen <strong>av</strong> at det var såvidt viktig at inns<strong>til</strong>ling var klar innen<br />
30. april at det måtte gå på bekostning <strong>av</strong> hensynet <strong>til</strong> å gjennomføre gode<br />
forhandlinger.<br />
- Evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>budene 29. april. Som det fremgår <strong>av</strong> beskrivelsen <strong>av</strong><br />
hendelsesforløpet i kapittel 18.2 var det kun Leder <strong>av</strong> styringsgruppen, Prosjekteier<br />
og Prosjektleder som tok del i dette arbeidet. Prosjektorganisasjonen for øvrig ble<br />
kun i helt begrenset grad tatt med på vurderingene i denne delen <strong>av</strong> arbeidet som<br />
var <strong>av</strong> sentral betydning for <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n<br />
- Håndtering <strong>av</strong> Ateas <strong>til</strong>bud inngitt 29. april kl 16:21, herunder beslutningen om å<br />
innhente bistand fra PwC og Kommuneadvokaten<br />
- Uenigheten om evalueringen <strong>av</strong> <strong>til</strong>delingskriteriene, herunder beslutningen om å<br />
innhente bistand fra KPMG<br />
- Mistanken om videreformidling <strong>av</strong> konkurransesensitiv informasjon <strong>til</strong><br />
leverandørene<br />
- Misnøyen i prosjektet og bekymringsmeldingene som ble sendt fra flere <strong>av</strong><br />
deltakerne.<br />
28.2.6 Sammenfattende vurdering <strong>av</strong> prosjektstyringen<br />
Etter G-Partners vurdering har prosjektstyringen <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n vært beheftet med en<br />
rekke feil og mangler. Det mest alvorlige er sannsynligvis at den prosjektorganisasjonen<br />
som var etablert ikke har fungert eller blitt benyttet som forutsatt fordi enkeltpersoner tok<br />
sentrale <strong>av</strong>gjørelser som skulle vært tatt <strong>av</strong> styringsgruppen og prosjektgruppen. Den<br />
uformelle organiseringen som ble etablert, medførte at de formelle organene ikke fikk<br />
kunnskap om vesentlige beslutninger som var tatt <strong>av</strong> enkeltpersoner, og således mistet<br />
muligheten <strong>til</strong> å delta i <strong>anskaffelse</strong>sprosjektet som forutsatt. Samlet sett har disse manglene<br />
ført <strong>til</strong> at sentrale beslutninger ikke i <strong>til</strong>strekkelig grad har vært forankret i<br />
prosjektorganisasjonen. Prosjektorganisasjonen har heller ikke nyttiggjort seg den<br />
fagkyndigheten som var <strong>til</strong>gjengelig. Disse forhold kan ha bidratt <strong>til</strong> de problemene som<br />
oppsto under gjennomføringen <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n.
29 Ansvar for involverte<br />
29.1 Utgangspunkt<br />
I mandatet for oppdraget er det også bedt om en vurdering <strong>av</strong> følgende forhold:<br />
• Dersom det har forekommet brudd på regelverket for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r, andre<br />
lover eller interne instrukser, skal eventuelt ansvar for involverte vurderes nærmere<br />
og grunngis, herunder anbefalinger om eventuelle reaksjoner<br />
Den vurderingen som etterspørres gjelder spørsmål om ansvar ved brudd på interne<br />
instrukser, brudd på reglene om offentlige <strong>anskaffelse</strong>r, og brudd på andre lovbestemte<br />
regler. I <strong>til</strong>knytning <strong>til</strong> regelbruddet skal G-Partner også gi anbefaling om eventuelle<br />
reaksjoner.<br />
[Innhold unntas offentlighet etter offentleglova § 13, jf forvaltningsloven § 13]<br />
234
29.2 Brudd på regler <strong>av</strong> betydning for arbeidsforholdet<br />
[Innhold unntas offentlighet etter offentleglova § 13, jf forvaltningsloven § 13]<br />
72<br />
235
236
237
29.3 Kontraktsrettslige konsekvenser<br />
[Innhold unntas offentlighet etter offentleglova § 13, jf forvaltningsloven § 13]<br />
238
239
240
29.4 Brudd på andre lovbestemmelser<br />
29.4.1 Korrupsjon<br />
[Innhold unntas offentlighet etter offentleglova § 13, jf forvaltningsloven § 13]<br />
75<br />
241
29.4.2 Økonomisk utroskap<br />
[Innhold unntas offentlighet etter offentleglova § 13, jf forvaltningsloven § 13]<br />
242
243
30 ANBEFALINGER<br />
30.1 G-Partners forslag <strong>til</strong> anbefalte <strong>til</strong>tak<br />
Mandatet ber om G-Partners eventuelle forslag <strong>til</strong> endringer <strong>av</strong> framtidig organisering <strong>av</strong><br />
<strong>til</strong>svarende <strong>anskaffelse</strong>r. Under utføringen <strong>av</strong> oppdraget anmodet <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> også<br />
om at G-Partner ga andre relevante anbefalinger <strong>til</strong> <strong>kommune</strong>n basert på hva som ble<br />
<strong>av</strong>dekket. Dette kommenteres nedenfor i dette kapittelet. Først gis det anbefalinger om<br />
<strong>til</strong>tak som G-Partner foreslår at <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>n vurderer med bakgrunn i de faktiske<br />
forhold som er <strong>av</strong>dekket, og de juridiske vurderinger som er gjort med bakgrunn i det fakta<br />
som er <strong>av</strong>dekket.<br />
244
30.2 Tiltak overfor ansatte i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong><br />
[Innhold unntas offentlighet etter offentleglova § 13, jf forvaltningsloven § 13]<br />
30.3 Tiltak overfor innleid prosjektleder<br />
[Innhold unntas offentlighet etter offentleglova § 13, jf forvaltningsloven § 13]<br />
30.4 Anmeldelse <strong>av</strong> mistanke om straffbare forhold<br />
[Innhold unntas offentlighet etter offentleglova § 13, jf forvaltningsloven § 13]<br />
30.5 Generelt om anbefalinger for å styrke graden <strong>av</strong> etterlevelse <strong>av</strong><br />
245<br />
<strong>anskaffelse</strong>sregelverket<br />
Denne rapporten omhandler kun én bestemt <strong>anskaffelse</strong>, og G-Partners utredningsarbeid<br />
innebærer følgelig ikke en analyse <strong>av</strong> <strong>kommune</strong>nes <strong>anskaffelse</strong>r på generelt grunnlag. Med<br />
bakgrunn i G-Partners undersøkelse er det ingen holdepunkter for å hevde at de <strong>av</strong>vik som<br />
er identifisert i forbindelse med denne <strong>anskaffelse</strong>n også gjelder for andre <strong>anskaffelse</strong>r<br />
<strong>kommune</strong>n har foretatt.<br />
Læringseffekten <strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n kan på denne bakgrunn være begrenset, med<br />
henblikk på hvordan <strong>kommune</strong>n i fremtiden kan forsikre seg mot brudd på regelverket for<br />
offentlige <strong>anskaffelse</strong>r. Kompleksiteten og omfanget <strong>av</strong> den <strong>anskaffelse</strong>n som rapporten<br />
omhandler, indikerer at dette er blant de mer krevende <strong>anskaffelse</strong>ne <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>n<br />
har gjennomført. Det er likevel nettopp i slike situasjoner <strong>kommune</strong>ns etterlevelse <strong>av</strong><br />
regelverket blir satt på prøve.
G-Partners forslag omfatter enkelte generelle <strong>til</strong>tak som kan beskytte <strong>kommune</strong>n mot brudd<br />
på regelverket og redusere risikoen for prosesser som den som har vært iverksatt som følge<br />
<strong>av</strong> <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n.<br />
I utgangspunktet kan følgende modell vise forholdet mellom <strong>anskaffelse</strong>sregelverket,<br />
risikostyring og internkontroll:<br />
En grunnleggende forutsetning for å kunne etterleve lov og forskrift om offentlige<br />
<strong>anskaffelse</strong>r og <strong>kommune</strong>ns egne regler og policyer på <strong>anskaffelse</strong>sområdet er at de som<br />
opptrer på vegne <strong>av</strong> <strong>kommune</strong>n følger reglene, er kjent med formålet med disse, og kan<br />
operasjonalisere reglene. For å legge <strong>til</strong> rette for dette, må <strong>anskaffelse</strong>sregelverket<br />
forankres i organisasjonen. Personer som for befatning med <strong>kommune</strong>ns<br />
<strong>anskaffelse</strong>svirksomhet må kjenne regelverket – i det minste på et overordnet nivå – og de<br />
må ha forståelse for regelverkets funksjon.<br />
Kunnskapshevning og styrking <strong>av</strong> innkjøpskompetansen og innkjøpskompetansens<br />
betydning i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> er et <strong>til</strong>tak som kan fremme dette målet. Et annet er å sikre at<br />
de grunnleggende prinsippene for offentlige <strong>anskaffelse</strong>r, herunder de nærmere angitte<br />
fremgangsmåtene i en <strong>anskaffelse</strong> med forhandling slik som <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n, er gitt i en<br />
manual eller arbeidsliste (sjekkliste) som skal følges <strong>av</strong> de involverte på <strong>kommune</strong>ns side.<br />
Risikostyringen går ut på å kartlegge risikoen for <strong>av</strong>vik fra <strong>anskaffelse</strong>sregelverket,<br />
herunder <strong>kommune</strong>ns interne regler. Risikokartlegging forutsetter at <strong>kommune</strong>n kjenner<br />
246
alle deler <strong>av</strong> prosessene ved <strong>anskaffelse</strong>r godt, og kan kartlegge de aktivitetene som inngår<br />
i en slik prosess. Etter at risikoene for <strong>av</strong>vik er identifisert, må disse klassifiseres i forhold<br />
<strong>til</strong> sannsynlighet for at <strong>av</strong>vik kan inntreffe, og hvilken konsekvens identifiserte <strong>av</strong>vik kan<br />
få. Risiko- og sårbarhetskart som viser nevnte forhold, vil representere et godt<br />
utgangspunkt for å prioritere forbedrings<strong>til</strong>tak relatert <strong>til</strong> de mest sårbare risikoene for<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> i en slik prosess. På denne bakgrunn kan kjernekontroll<strong>til</strong>tak, og andre<br />
betydningsfulle mot<strong>til</strong>tak identifiseres.<br />
Internkontroll iverksettes for å sjekke at de iverksatte <strong>til</strong>takene er adekvate og funksjonelle,<br />
samt identifisere forbedringer med bakgrunn i den valgte kontrollmetodikken. Det er<br />
gjennom kontroll<strong>til</strong>takene <strong>kommune</strong>n vil <strong>av</strong>dekke eventuelle brudd på regelverket eller<br />
svakheter i de <strong>til</strong>tak som er iverksatt for å sikre etterlevelse. Det eksisterer anerkjente<br />
modeller for å forebygge regelbrudd som også kan inspirere <strong>til</strong> en styrket innsats for å<br />
motvirke slike <strong>av</strong>vik som er identifisert i denne saken. 77<br />
Atferdsendring er et sentralt element i arbeidet mot etterlevelse. Ledere har i denne<br />
forbindelse et særlig ansvar for å gå foran med et godt eksempel og fokusere på stadige<br />
forbedringer gjennom oppmuntring <strong>av</strong> riktig adferd samt korreksjoner dersom <strong>av</strong>vik<br />
oppdages. Det er også en rekke metoder og verktøy som kan automatisere enkelte <strong>av</strong><br />
kontrollene slik at man ”tvinger” deltakerne i <strong>anskaffelse</strong>sprosessen <strong>til</strong> å arbeide i henhold<br />
<strong>til</strong> bestemte prosesser og aktiviteter. Elektroniske saksbehandlingssystem som tvinger<br />
brukerne <strong>til</strong> å legge inn bestemte opplysninger, og som samtidig skaper åpenhet og<br />
etterprøvbarhet for de som skal kontrollere eventuelle <strong>av</strong>vik, vil åpenbart redusere <strong>av</strong>vik.<br />
Det ligger utenfor mandatet å gjennomgå eller vurdere eksisterende internkontroll<strong>til</strong>tak på<br />
<strong>anskaffelse</strong>sområdet i <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong>. Det som her er skrevet er basert på alminnelige<br />
anerkjente <strong>til</strong>tak for å sikre etterlevelse som etter G-Partners oppfatning vil redusere<br />
risikoen for <strong>av</strong>vik som nevnt.<br />
På et mer detaljert plan vil G-Partner anbefale følgende generelle <strong>til</strong>tak for å sikre<br />
etterlevelse <strong>av</strong> <strong>anskaffelse</strong>sregelverket.<br />
• Kommunen bør benytte <strong>anskaffelse</strong>sverktøy som kan sikre større grad <strong>av</strong><br />
etterprøvbarhet, åpenhet og kontroll med <strong>anskaffelse</strong>sprosessen, slik at <strong>av</strong>vik i<br />
kompliserte <strong>anskaffelse</strong>sprosesser kan identifiseres og rettes under <strong>anskaffelse</strong>n.<br />
Selv om <strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> også i dag har et system for dokumentasjon <strong>av</strong> ulike<br />
trinn i en <strong>anskaffelse</strong>, viser <strong>TTT</strong>-<strong>anskaffelse</strong>n at det – i det minste i denne<br />
<strong>anskaffelse</strong>n – var mangler knyttet <strong>til</strong> dokumentasjon <strong>av</strong> og åpenhet omkring<br />
sentrale beslutninger i prosessen.<br />
• Denne saken har vist at det må legges større vekt på planleggingsfasen slik at<br />
eventuelle utfordringer og hindringer på et tidlig stadium kan identifiseres. Slik vil<br />
<strong>Bergen</strong> <strong>kommune</strong> være godt forberedt senere i prosessen, og <strong>kommune</strong>n vil da også<br />
77 COSO-modellen (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) er en anerkjent<br />
model for internkontroll<br />
247
248<br />
ha bedre forutsetninger for å håndtere eventuelle utfordringer som måtte dukke opp.<br />
En naturlig del <strong>av</strong> dette arbeidet er blant annet at ledelsen må <strong>av</strong>klare forventninger<br />
hos berørte interessenter i <strong>kommune</strong>n og vurdere alternative kontraktsformer og<br />
valg <strong>av</strong> fremgangsmåte i de enkelte delene <strong>av</strong> prosessen. God planlegging vil øke<br />
sannsynligheten for realistiske planer, og legge <strong>til</strong> rette for at det settes <strong>av</strong><br />
nødvendige ressurser <strong>til</strong> å overholde fremdriftsplan.<br />
• Det bør legges større vekt på identifisering <strong>av</strong> <strong>av</strong>vik gjennom kontroll med<br />
<strong>anskaffelse</strong>sprosessen. De som foretar denne kontrollen må selv ikke være en del <strong>av</strong><br />
<strong>anskaffelse</strong>sprosjektet.<br />
• Styring <strong>av</strong> <strong>anskaffelse</strong>sprosesser bør styrkes. Det forutsetter at roller, ansvar og<br />
myndighet er <strong>av</strong>klart slik at den som skal styre kan evne å gjennomføre slike<br />
endringer som må gjøres gjennom en komplisert <strong>anskaffelse</strong>sprosess. Personer som<br />
har ledelsesfunksjoner i en <strong>anskaffelse</strong> <strong>av</strong> en viss størrelse må ha <strong>til</strong>strekkelig<br />
kjennskap <strong>til</strong> <strong>anskaffelse</strong>sregelverket.<br />
• Rolleforståelsen hos politikere og andre i <strong>kommune</strong>n som kan være fristet <strong>til</strong> å<br />
oppnå bestemte målsetninger, må forsterkes, slik at <strong>anskaffelse</strong>sprosjektet ikke<br />
opplever utidig eller upassende innblanding under den administrative<br />
saksbehandlingen. Eventuelle politiske valg må holdes adskilt fra den<br />
administrative <strong>anskaffelse</strong>sprosessen.<br />
• Kommunen må sikre en organisering <strong>av</strong> <strong>anskaffelse</strong>sprosessen som innebærer at<br />
kvalifisert personell gir sine respektive bidrag <strong>til</strong> rett tid i forhold <strong>til</strong><br />
fremdriftsplanen. Samtidig må det brukes nødvendig tid på å <strong>av</strong>klare<br />
habilitetsspørsmål slik at man sikrer at de som skal arbeide med prosjektet har de<br />
nødvendige forutsetningene for å oppfylle de kr<strong>av</strong> som s<strong>til</strong>les <strong>til</strong> en<br />
<strong>anskaffelse</strong>sprosess.<br />
• Vesentlige brudd eller <strong>av</strong>vik på <strong>anskaffelse</strong>sregelverket bør umiddelbart undersøkes<br />
<strong>av</strong> kompetente ressurser. Eventuelle brudd på regelverket bør sanksjoneres bl.a.<br />
fordi det vil øke graden <strong>av</strong> etterlevelse for fremtiden. Motsatt vil manglende<br />
beføyelser ved regelbrudd ha en åpenbart negativ effekt uten noen påvirkning <strong>av</strong><br />
uønsket adferd.<br />
Kompetanseoppbygging i det relativt komplekse <strong>anskaffelse</strong>sregelverket bør gjennomføres<br />
kontinuerlig. Løpende opplæring gjennom praktisk arbeid og kurs eller dilemmatrening<br />
bidrar <strong>til</strong> å sikre god kompetanse hos de som arbeider med <strong>anskaffelse</strong> i <strong>kommune</strong>n.<br />
Kompetanseoppbyggingen bør bl.a. inneholde følgende temaer:<br />
• Tydeliggjøring <strong>av</strong> de prinsipper som gjelder for <strong>anskaffelse</strong>r i <strong>kommune</strong>n.<br />
• Identifisering <strong>av</strong> hvilke kjennetegn på <strong>anskaffelse</strong>r som innebærer at <strong>anskaffelse</strong>n<br />
holder høy faglig standard, og ivaretar alle de grunnleggende vilkårene<br />
(konkurranse, likebehandling, forutberegnelighet, gjennomsiktlighet,<br />
etterprøvbarhet og forbud mot diskriminering)<br />
• Beskrivelse <strong>av</strong> <strong>kommune</strong>ns <strong>anskaffelse</strong>sprosess i detalj, og hvem som har ansvar<br />
for ulike deler <strong>av</strong> prosessen samt kjernekontroller iverksatt <strong>av</strong> de enkelte ledd i<br />
<strong>anskaffelse</strong>sprosessen.
249<br />
• Risikoanalyse som identifiserer <strong>til</strong>tak for å motvirke risikoen for regelbrudd ved<br />
<strong>anskaffelse</strong>r, og system for oppfølging <strong>av</strong> <strong>til</strong>tak som er identifisert.<br />
• Kunnskap om ansvarskart som viser hvem som har ansvar for sentrale kontroll<br />
punkter i <strong>anskaffelse</strong>sprosessen.