Reference Manager 12 - Veiledning

Reference Manager 12 

Oktober 2010

HVA ER REFERENCE MANAGER? .......................................................................... 5 

Et personlig artikkelarkiv ....................................................................................................... 5 

Publiseringsverktøy................................................................................................................ 5 

Generell informasjon .................................................................................................. 6 

Hvordan skaffe programmet................................................................................................... 6 

Support ................................................................................................................................... 6 

Nytt i Reference Manager 12 ................................................................................................. 6 

Konvertering fra Reference Manager 11 til 12 ...................................................................... 6 

KOMME I GANG ........................................................................................................ 7 

Åpne eksisterende database.................................................................................................... 9 

EN STOR BASE ELLER FLERE MINDRE BASER? ................................................ 10 

Standard Innstillinger 1 (General)........................................................................................ 11 

Standard Innstillinger 2 (General)........................................................................................ 11 

Standard Innstillinger 3 (Retrieval)...................................................................................... 12 

Standard Innstillinger 4 (Import).......................................................................................... 12 

Standard Innstillinger 5 (Reference Edit)............................................................................. 13 

IMPORTERE EKSISTERENDE TERMLISTER OVER NAVN PÅ TIDSSKRIFTER 

FRA REFMAN .......................................................................................................... 14 

Tidsskrifter – fullt navn og standard forkortet ..................................................................... 14 

Tidsskrifter som ikke finnes i listen ..................................................................................... 15 

IMPORT AV REFERANSER .................................................................................... 16 

OvidSP-basene (Medline, Embase, PsycInfo, AMED, BNI, Ovid Nursing):...................... 16 

Import fra PubMed til RefMan............................................................................................. 17 

ISI Web of Science............................................................................................................... 18 

Alternativt:............................................................................................................................ 19 

Cochrane Library.................................................................................................................. 19 

Cinahl ................................................................................................................................... 20 

BIBSYS Ask......................................................................................................................... 21 

Overføre referanse fra elektronisk tidsskrift ........................................................................ 23 

Manuell inntasting av referanser .......................................................................................... 23 

Laste inn referanser ved søk fra Reference Manager ........................................................... 24 

Kopiere søkeresultat inn i din RefMan-base ........................................................................ 25 

Kopiere innhold fra en database til en annen ....................................................................... 25 

Slette referanser fra basen .................................................................................................... 26 

3

Lenking til lokalt lagrede fulltekstartikler ................................................................... 27 

Lage lenke til fulltekst dokument fra RefMan-basen........................................................... 28 

Søk i egen RefMan-base.......................................................................................... 29 

Søke i egen RefMan-base 1.................................................................................................. 29 



Sette opp faste søk................................................................................................................ 31 

MANUSKRIPTBEHANDLING................................................................................... 32 

Definisjoner og forkortelser: ................................................................................................ 32 

Cite While You Write - CWYW ...................................................................................... 32 

Output Style – OS (se også s. 34)..................................................................................... 32 

Reference Manager – RM ................................................................................................ 32 

Verktøylinjen i Word............................................................................................................ 32 

Sette inn referanser i løpende tekst....................................................................................... 33 

Insert Citation:.................................................................................................................. 33 

Slik lages en litteraturliste tilpasset et tidsskrift vha Output Style....................................... 34 

Generate bibliography:..................................................................................................... 34 

Hva gjør jeg om jeg ikke finner Output Style til tidsskriftet jeg skal publisere i?............... 34 

Forskjellige arbeidsmåter i Word......................................................................................... 35 

Uformatert tekst: .............................................................................................................. 35 

Formatert tekst: ................................................................................................................ 35 

Fjerne feltkoder før publisering............................................................................................ 35 

De resterende funksjonene ................................................................................................... 36 

4

HVA ER REFERENCE MANAGER? 

Et personlig artikkelarkiv 

Publiseringsverktøy 

Verktøy for gjenfinning og lagring av 

interessante referanser. 

Muliggjør nedlasting av referanser fra 

litteratursøk (Medline, Embase, andre 

OVID-baser, Bibsys Ask, ISI Web of 

Science, PubMed, elektroniske tidsskrifter 

med mer). 

Samhandler med tekstbehandlingsprogram 

(Microsoft Word) og forenkler arbeidet med 

siteringer og referanselister i manuskripter. 

Brukermanual til Reference Manager ligger gratis tilgjengelig 

her: http://www.refman.com/support/rmsupport.asp 

5

Generell informasjon 

Hvordan skaffe programmet 

Medisinsk fag- og forskningsbibliotek (MFFB) har kjøpt inn nettverkslisens på 

Reference Manager 12 og programmet kan fås på din maskin ved henvendelse til 

Kontaktsenteret på telefon 62000 eller e-post it-kontaktsenter@ahus.no. Dette gjelder 

også for installasjon på bærbare Ahus-maskiner. 

Vår lisens inneholder også mulighet for installasjon på privat datamaskin til 

hjemmebruk. Vi har installasjonsdisker i biblioteket og disse kan lånes for installasjon 

på egen maskin. 

Support 

Biblioteket er systemeier og er ansvarlige for support og opplæring i bruk av 

programvaren. Vi setter opp veiledninger individuelt og i grupper på forespørsel ved 

henvendelse til biblioteket@ahus.no, telefon 68550. Hjelp kan også bestilles via vårt 

skjema Bestill en bibliotekar på våre Intranettsider eller ved å ringe. Vi tar i mot små og 

store problemer og forsøker å løse disse for deg etter beste evne. 

Nytt i Reference Manager 12 

Følgende nyheter er å finne i Reference Manager 12 

• Flere sorteringsmuligheter ved utarbeidelse av bibliografi 

• Bedre mulighet for lenking til fulltekstartikler lagret på eget (hjemme)område 

• Flere referansetyper 

• Enklere duplikatsjekk i databasen 

• Den engelske stavekontrollen kan sjekke hele basen på en gang 

Konvertering fra Reference Manager 11 til 12 

Dersom du har arbeidet med en database i Reference Manager 11 må denne 

konverteres for bruk i versjon 12. Konverteringen vil skje automatisk første gang 

basen åpnes i Reference Manager 12 og vi anbefaler at du lager en sikkerhetskopi 

av databasen din før den åpnes i versjon 12 første gang. 

6

KOMME I GANG 

Åpne programmet ved å gå på Start-menyen -> Administrative applikasjoner -> 

Reference Manager 12 Network 

Opprette en ny database 

1. File 

2. New database 

Unngå særnorske tegn. 

Vær nøye hvor du lagrer 

databasen din, best er å 

lagre på nettverk hvor 

det blir tatt ofte backup 

som ditt hjemmeområde 

og ikke på C:\ 

3. Gi databasen et 

navn 

Alle databaser består av 2 

filer: RMD-datafil og RMXindeksfil. 

Begge filene må ligge i 

samme mappe for at 

databasen skal være 

tilgjengelig. Pass på hvis du 

flytter basen at du har med 

begge filer. 

4. Ordne innstillinger 

ved å klikke på 

Advanced 

7

Her kan du endre 

sorteringsinnstillinger og 

kopiere inn liste med 

tidsskriftsforkortelser. Det 

siste er veldig viktig og må 

gjøres hver gang det lages 

en ny base. 

5. Velg Medical i 

nedtrekksmenyen 

Copy From 

6. Skriv gjerne også inn 

ditt navn i Database 

Author og 

beskrivelse av basen 

i Database Subject 

7. Klikk OK 

8. Klikk New 

En ny dialogboks åpnes og 

tidsskriftforkortelsene 

kopieres inn i din database. 

Dette kan ta noe tid men 

ikke gjør noe før denne er 

ferdig. 

8

Når prosessen er ferdig får 

du opp dette bildet og 

databasen er nesten klar til 

bruk, men først skal vi se litt 

på innstillinger. 

Åpne eksisterende database 

Finn igjen plassen i 

filstrukturen hvor du har 

lagret databasen din. 

Dobbelklikk på filnavnet 

eller merk filen og klikk på 

Open. 

9

EN STOR BASE ELLER FLERE MINDRE BASER? 

Det anbefales å ha en stor database, der hver referanse får hvert sitt løpenummer. 

Hvis man skal bygge opp et arkiv av papirkopier kan hver artikkel få samme nummer 

som i basen. Dette for å lette arkiveringen. Da kan man bruke RefMan-basen for å 

finne fram til papirkopien. 

Et annet argument er at om man bruker flere mindre baser kan flere referanser få 

samme løpenummer og dette kan skape forvirring når man siden skal benytte 

referansene i et dokument. Er man i ferd med å få en stor og uoversiktlig base kan 

man legge inn egne emneord i User def. 

Programmet gir mulighet til å 

legge inn egne opplysninger i 5 

felt for lettere gjenfinning. Det er 

også mulig å legge flere ord i 

hvert User Def-felt og alle disse 

vil være søkbare (se s. 28) 

Det er også mulig å lagre faste 

søk for å gjøre det lettere å finne 

frem til flere referanser som hører 

til samme prosjekt. 

10

Standard Innstillinger 1 (General) 

Når man oppretter en base i RefMan for 

første gang, kan en del faste verdier 

defineres i basen. 

1. Tools 

2. Options 

3. General 

Her kan du spesifisere hvordan 

informasjonen ønskes vist i 

programmet. Velg skrifttype (font) du 

ønsker å se på din skjerm. (Dette valget 

har ingenting å gjøre med hvordan et 

ferdig manuskript vil se ut). 

Standard Innstillinger 2 (General) 

Neste skritt blir å velge bibliografisk format 

(output style), for eksempel Vancouver 

Standard som er vanlig i biomedisinske 

tidsskrifter (dette valget har ingenting å gjøre 

med hvordan et ferdig manuskript vil se ut). 

Klikk på og velg Vancouver.os 

Bibliografisk format kan endres når 

som helst senere når man arbeider 

med manuskripter. 

Får du ikke opp listen over output styles? 

Prøv å finne listen via denne filbanen: 

My Computer - Applikasjoner i intern sone 

(O:) - Reference Manager 12 Network 

\Styles\ 

11

Standard Innstillinger 3 (Retrieval) 

Alle felter i referansen blir søkbare når 

Complete velges. 

Default Sort lar deg velge hvordan resultatet 

av et søk skal sorteres. Her kan det sorteres 

på de forskjellige feltene, forfatter, tittel osv. 

Standard Innstillinger 4 (Import) 

Hak av for Confirm import of each 

reference 

Etter hver import legges alle referanser i en 

egen ”innboks” i tillegg til at de lagres i 

basen. For at denne innboksen skal slettes 

mellom hver import, må du velge Clear 

existing Imported tab 

Duplicate References: Velg hvorvidt 

dubletter skal avvises eller legges i egen 

database. Vi anbefaler å velge Do not 

import 

12

Standard Innstillinger 5 (Reference Edit) 

Check for duplicate references - sjekke 

dubletter ved import i basen 

Scan Titles, Notes, and Abstract for 

Keywords - hvis man krysser av for dette 

kan det fort skape unødvendig “støy” når 

basen blir av en viss størrelse. Ta vekk 

denne haken dersom den er aktiv. 

Hver referanse i basen skal ha en unik ID 

som programmet kan sette automatisk. Velg 

mellom numerisk eller første forfatter + 

publikasjonsår. Numerisk anbefales 

Standardinnstillingene er nå ferdig definert. 

Klikk OK for å fortsette 

13

IMPORTERE EKSISTERENDE TERMLISTER OVER 

NAVN PÅ TIDSSKRIFTER FRA REFMAN 

Det anbefales å gjøre dette i det du lager en ny database (se s. 7-9). Dersom du 

hoppet over dette punktet tidligere viser vi nå hvordan det skal gjøres. Vi anbefaler å 

importere listen Medical, men dersom du henter referanser fra andre emneområder 

som f.eks humaniora (Humanities), biovitenskap (BioScience) etc. kan du importere 

disse listene nå. 

Tidsskrifter – fullt navn og standard forkortet 

I programmet følger det med elleve 

lister over tidsskriftnavn og 

forkortelser. Kopier 

tidsskriftnavnene med respektive 

forkortelser inn i nyopprettet base 

før den tas i bruk. Det vil spare mye 

arbeid, og RefMan sørger for å 

velge riktig variant av 

tidsskriftnavnet når litteraturliste 

skal genereres 

1. Tools 

2. Term Manager 

3. Activate 

4. Periodicals 

5. Tools 


7. Copy Periodicals 

NB! Velg databasen du ønsker å 

kopiere tidsskriftlisten til før du 

velger hvilken liste med forkortelser 

du ønsker. 

Velg f.eks Bioscience og trykk OK. 

Hele tidsskriftlisten pakker seg ut 

med fullt navn og forkortelse. 

NB! Om du kopierer inn flere lister 

kan det være at du får spørsmål om 

tittelen finnes fra før. Velg i disse 

tilfellene Skip. 

14

Tidsskrifter som ikke finnes i listen 

Listene over tidsskriftnavn med forkortelser er ikke komplett, og noen ganger er det 

nødvendig å legge inn nye innførsler manuelt. Dersom tidsskriftet krever forkortet 

tittel i referanselisten, vil ikke referanselistene formateres på riktig måte hvis det er 

manglende informasjon om fullstendig og forkortet tittel. Vi anbefaler derfor å se nøye 

gjennom referanselisten før du sender inn ditt manuskript. 

Riktig tidsskriftnavn og forkortelse finnes i PubMed Journals 

http://www.ncbi.nlm.nih.gov/journals?itool=sidebar 

Tidsskrifter som ikke finnes i 

listen kan tastes inn manuelt. 

Sjekk at fanekortet 

Periodicals er valgt. 

1. Tools 


3. Activate 

4. Add term 

15

IMPORT AV REFERANSER 

OvidSP-basene (Medline, Embase, PsycINFO, AMED, BNI, Ovid 

Nursing): 

Åpne en av de ovennevnte OVID-basene og RefMan. 

Foreta et søk. Merk hvilke referanser som skal importeres og velg Export over 

trefflisten. Da dukker denne dialogboksen opp: 

1. Export To: Velg 

Reference Manager 

2. Select Fields to 

Display: Velg 

Complete Reference 

3. Klikk på Export 

Citation(s) 

4. I dialogboksen som 

kommer opp, velg 

Åpne/Open. Velg 

hvilken database du vil 

legge referansene i. 

Om basen din ikke 

dukker direkte opp må 

du finne den igjen i ditt 

eget filarkiv. 

Referansene er nå importert. 

De importerte referansene 

vises i eget importvindu, samt 

i basen du valgte. 

Alternativt, hvis direkte eksport ikke fungerer: Lagre referanser til fil. 

Gjenta trinn 1 – 3 men velg Export to .txt i stedet for Reference Manager. 

Lagre filen på et sted du finner tilbake til. Gå til RefMan og følg denne anvisningen: 

1. File 

2. Import Text File 

3. Velg base som det skal 

importeres til 

4. Filter: 

Ovid(Online)Ovid.cap 

5. Text File: Let fram filen 

som ble lagret i Ovidsøket 

6. Import 

16

Import fra PubMed til RefMan 

Import fra PubMed krever mellomlagring: 

1. Foreta et søk i PubMed og merk 

av artikler du ønsker 

2. I nedtrekksmenyen Send to, velg 

File (NB! Hvis Pop-up blocker er 

aktivert må du aktivt tillate 

nedlasting av filen. Pop-up 

blockeren vises under 

adressefeltet i nettleseren). 

3. Velg MEDLINE format 

4. Klikk på Create File. Lagre filen 

med et gjenkjennelig navn og 

endelsen .txt på en gjenfinnbar 

plass 

Gå til Reference Manager og følg denne anvisningen: 

7. File 


9. Velg base som det skal 

importeres til 

10. Filter: PubMed.cap 

11. Text File: Let fram filen 

som ble lagret i 

PubMed-søket 

12. Import 

17

ISI Web of Science 

Referanser fra ISI WoS kan overføres direkte til en RefManbase uten mellomlagring. 

Det er to alternative måter å foreta direkte eksport på: 

1. Foreta et søk i 

basen 

2. Velg ut hvilke 

referanser som 

skal overføres 

3. Trykk på knappen 

Add to Marked 

List over trefflista 

(NB! Husk å gjøre 

dette på alle sider 

du blar deg inn på, 

hvis ikke kan du 

risikere at valgene 

forsvinner) 

4. Gå til toppen av 

siden og klikk på 

Marked List 

5. Fyll ut 

informasjonen du 

ønsker å ha med i 

importen din. 

Abstract og 

Keywords 

anbefales 

6. La valget for Field 

Tagged stå. Velg 

Save to EndNote, 

RefMan, ProCite 

18

7. Følgende 

informasjonsside 

dukker opp. 

Dersom 

dialogboksen i 

neste rad ikke 

dukker opp kan du 

trykke Export 

8. Velg hvilken base 

du ønsker å 

importere til og 

klikk Open 

Alternativt: 

1. Gå til Output 

Records nederst på 

siden og velg hvilke 

referanser som skal 

overføres 

2. Velg informasjonen 

du ønsker å ha med i 

importen din. Hak av 

på Full Record for å 

ta med emneordene! 

3. Klikk på Save to 

EndNote, RefMan, 

ProCite 

4. Følg anvisningene 

og velg hvilken base 

du ønsker å 

importere til 

Cochrane Library 

RefMan mestrer ikke import fra Cochrane-basene på en god måte. Cochranes 

systematiske oversikter er søkbare i PubMed - importér referansene derfra (se 

framgangsmåte på s. 17). 

19

Cinahl 

1. Foreta et søk i basen 

2. Velg ut hvilke 

referanser som skal 

overføres 

3. Klikk på Add to 

Folder 

4. Når alle referansene 

er valgt ut klikker du 

på Folder View 

5. I Folder List velger 

du Select All 

6. Klikk på Export 

7. Klikk på Save 

8. Velg Direct Export to 

EndNote, ProCite, 

CITAVI, or 

Reference Manager 

9. Velg hvilken base du 

ønsker å importere til 

og klikk Open 

20

BIBSYS Ask 

Direkte eksport fra 

BIBSYS Ask: 

Ask - Treffliste 

1. Foreta et søk i 

BIBSYS Ask 

2. Merk av de 

ønskede 

dokumentene 

3. Hvis du skal ha 

med flere 

referanser må de 

legges i samlekurv 

4. Klikk på 

Samlekurv 

Ask - Samlekurv 

5. I feltet Send til 

velg Ref.Manager 

6. Klikk OK og velg 

hvilken base du 

ønsker å importere 

til. Vær obs på at 

denne metoden 

kan gi feil i 

tegnsettet i 

referansene, som 

må rettes manuelt i 

RefMan 

21

Eksport av enkeltvise 

referanser fra Bibsys Ask 

med mellomlagring: 

1. Velg 

visningsformat RIS 

2. Gå til Fil > Lagre 

som… i 

nettleseren og 

lagre referansen 

din på et 

gjenfinnbart sted 

som en .txt-fil. 

3. Velg Vesteuropeisk 

(Windows) i feltet 

for Encoding, for 

at særnorske tegn 

skal bli forstått 

Gå til Reference Manager 

og følg denne 

anvisningen: 

4. File 


6. Velg base som det 

skal importeres til. 

7. Filter: Ris.cap 

8. Text File: Let fram 

filen som ble lagret 

i BIBSYS Asksøket 

9. Import 

22

Overføre referanse fra elektronisk tidsskrift 

Søk opp en artikkel i fulltekst fra en 

leverandør. 

Søk opp abstract/summary og finn en knapp 

som utfører nedlasting av referanse, for 

eksempel: Export Citation eller Download to 

citation manager 

NB! Denne fremgangsmåten er forskjellig fra 

en leverandør til en annen. 

Vær klar over at du ikke får med like mange 

opplysninger som fra databaser, for eksempel 

emneord. 

Er det spørsmål om importfilter er det RIS 

som brukes. 

Manuell inntasting av referanser 

Manuell inntasting av referanser bør 

alltid være siste utvei. Det er 

tidsbesparende og mye enklere å 

importere dataene fra bibliografisk 

database – men ikke alt finnes 

elektronisk tilgjengelig. 

1. References 

2. New 

Velg først RefType dvs. artikkel, 

bokkapittel osv. Følg det 

selvinstruerende 

inntastingskjemaet. Gå fra felt til 

felt med Tab 

NB! Skriv inn tittel uten 

avsluttende punktum (RefMan 

ordner tegnsettingen) 

Skriv ”arkivkortet” ferdig, og lagre 

posten ved å klikke på diskett 

knappen (lagre). Hvis flere 

referanser skal legges inn 

manuelt samtidig: 

1. File 

2. Save/Save and new 

Lukk lagringsmodus ved å trykke 

× - og referansen vises i kortform 

over en linje. 

23

Laste inn referanser ved søk fra Reference Manager 

I Reference Manager finnes det mulighet for å hente inn referanser ved søk direkte 

fra applikasjonen. Det er bl.a mulig å søke i PubMed, ISI Web of Science og BIBSYS 

Ask direkte fra Reference Manager. Dette er en framgangsmåte vi anbefaler KUN i 

de tilfeller du vet hva du er ute etter og bør ikke erstatte et vanlig litteratursøk. 

Denne typen søk er spesielt egnet dersom du har en trykt artikkelkopi eller bok som 

du ønsker å enkelt innlemme i din database. 

Søket gjennomføres på følgende måte: 

1. Gå til 

References 

2. Velg Search 

References 

3. Hak av for 

Internet 

Search 

4. Her kan du 

velge 

PubMed, ISI 

Web of 

Science eller 

Z39.50 sites 

(bl.a BIBSYS 

Ask) 

5. Klikk på 

Kikkerten for 

søk 

6. Denne boksen 

som viser 

antall treff i 

PubMed 

dukker opp. 

Klikk OK 

7. En ny fane 

som heter 

Search 4 er nå 

synlig nederst 

i Reference 

Manager 

24

Kopiere søkeresultat inn i din RefMan-base 

8. Merk av de referansene 

du ønsker å kopiere fra 

Search 4 

9. Velg References fra 

menyen 

10. Klikk på Copy Between 

Databases 

11. Velg Source Reference 

List=Search4 

12. Velg Destination 

Database=Din 

RefMan-base 

13. Velg Marked 

References eller 

Highlighted References 

ettersom hva du har 

gjort 

14. Klikk Copy 

Kopiere innhold fra en database til en annen 

1. Åpne databasen du skal kopiere til 

2. Åpne databasen du skal kopiere fra 

3. Velg References fra menyen 

4. Klikk på Copy Between Databases 

5. Velg Source Reference List=Din 

RefMan-base 

6. Velg Destination Database=Din 

RefMan-base 

7. Velg Marked References/ 

Highlighted References/ All 

Reference(s) ettersom hva du har 

gjort. 

8. Klikk Copy 

25

Slette referanser fra basen 

Merk referansene som 

skal slettes ved å hake av 

i boksen til venstre for 

referansen, eller velg flere 

referanser ved å holde 

inne Shift. Trykk deretter 


2. Delete 

3. Marked 

reference(s) / 

Highlighted 

reference(s) 

26

Lenking til lokalt lagrede fulltekstartikler 

En ny og nyttig funksjon i versjon 12 er muligheten for å lage lenker som 

tilgjengeliggjør dine lagrede fulltekstartikler i en forhåndsvalgt mappe, uavhengig av 

om du sletter originalen av artikkelen. I prinsippet betyr dette at artikkelen vil være 

tilgjengelig fra RefMan selv om du sletter eller flytter originaldokumentet. NB: Vær 

forsiktig hvis du må flytte din RefMan-base med vedleggsmappe – se s. 28. Vi skal 

nå vise hvordan du lagrer en fulltekstartikkel og lager en relativ lenke til en 

forhåndsvalgt mappe i Reference Manager. 

Følg denne oppskriften før du begynner å legge inn fulltekstdokumenter i 

referansene: 

1. Tools 

2. Options 

3. Velg arkfanen Attachments 

4. Hak av for Copy new file… 

5. Klikk på de tre prikkene til 

høyre for filstien og velg hvor 

du ønsker å lagre dine 

(lenkede) artikler. 

6. Velg mappen hvor du har 

lagret din RefMan-base 

7. Klikk OK 

På den plassen du valgte vil det bli 

opprettet en ny mappe med samme 

navn som din database. Her legges 

det kopier av alle filer du lenker til i 

din database. Dette betyr at du kan 

hente originalfilen fra f.eks en 

minnepinne, mens kopien av filen 

legges inn i en ny mappe under 

D:\Refman\kursbase. 

27

Lage lenke til fulltekst dokument fra RefMan-basen 

Søk opp artikkelen f. eks via Bibsys 

Tyr (http://tyr.bibsys.no). 

Klikk på hyperlenken til leverandøren 

for å komme til tidsskriftet. Finn fram 

artikkelen du ønsker og kopier pdffilen 

1. Marker referansen i RefMan 

2. Gå på References > File 

Attachments > Attach file 

3. Hent fram artikkelen det skal 

lenkes til i dialogboksen og 

klikk Attach 

4. I referansen legger det seg et 

pdf-ikon med lenke til fulltekst 

5. Husk å lagre referansen 

På denne måten får du rask tilgang til 

dokumentet i fulltekst fra basen din 

(krever tilgang til tidsskriftet). 

NB: Hvis du flytter din RefMan-base, brytes dessverre lenkene mellom 

vedleggsmappen og vedleggsfilene. Dette på grunn av en mangel ved selve 

programmet. En løsning kan være å flytte vedleggsmappen til eksakt samme plass 

på en annen maskin. Dette betyr at dersom vedleggsmappen legges på f.eks 

C:\MineDokumenter\RefMan\RefMan vedlegg, så må den samme mappen legges 

med akkurat samme bane på den nye maskinen. Derfor anbefales å lage en mappe 

på lokaldisk C: i roten som heter f.eks ”RefMan vedlegg”. Når du senere ønsker å 

flytte databasen til en ny maskin kan du legge databasen hvor du måtte ønske, mens 

vedleggsmappen må legges på samme sted, altså i roten til lokaldisk C (noe som er 

det samme for stort sett alle maskiner). 

28

Søk i egen RefMan-base 

Slik ser verktøylinjen for søk i RefMan ut: 

Velg database 

Start søking Logiske operat. 

Lagrete søkestrategier Nullstill 

Tidligere søkeord Sett inn/Stryk parameter 

Browse 

Søke i egen RefMan-base 1 

Alle felt som inneholder data er 

søkbare. Hent søkeskjemaet ved å 

klikke på kikkert-knappen eller velg: 


2. Search References 

Fyll ut. Kopier eksisterende 

Authors og Keywords der det er 

mulig. 

Forfatter- og emneordslistene er 

stedsspesifikke og kommer 

automatisk opp når man begynner 

å taste i feltene. Dobbelklikk på 

søkeordet som ønskes, og det 

legges inn i det valgte feltet. 

29


Det er raskere å søke på 

Keywords enn på ord i tittel. 

Trunkering: Ordstammen etterfulgt 

av * gir ordstammen pluss alle 

varianter. Eks. nurs* gir treff på 

nurses, nursing osv. 

Når søkekriteriene er satt, settes 

søkeprosessen i gang ved å trykke 

F12 eller kikkert-knappen. 

Resultatet angis i antall treff til 

høyre på hver søkelinje. Klikk på 

disse for å se resultatet. 


For å komme ut av søke-modus og 

tilbake til hele basen, klikk på 

aktuelt fanekort nederst i skjermen, 

eller høyre museklikk i trefflisten: 

1.Close retrieved reference list. 

30

Sette opp faste søk 

Dersom et søk gjentas regelmessig, 

kan søket lagres slik at man slipper å 

taste det inn fra gang til gang. Lagre 

strategi ved å gjøre følgende: 

1. Strategy files 

2. Save 

3. Gi et søkenavn 

4. Klikk OK 

Lagrede søk kjøres med 

Strategy files -> Load 

31

MANUSKRIPTBEHANDLING 

Definisjoner og forkortelser: 

Cite While You Write - CWYW 

- Reference Manager kan brukes sammen Word i 

artikkelskriving/manuskriptbehandling. Det er enkelt å sette inn siteringer fra 

referanser i din egen database og lage referanseliste basert på disse. 

Output Style – OS (se også s. 34) 

- OS er formatet et gitt tidsskrift vil at du skal sette opp din referanseliste. 

- Det ligger en mengde predefinerte OS inne i Reference Manager som gjør det 

enkelt å lage en referanseliste for et enkelt tidsskrift og dets standarder iflg. 

”Instructions to authors”. Dersom du ikke finner OS til den tittelen du skal 

publisere i kan du kontakte Medisinsk fag- og forskningsbibliotek på e-post: 

biblioteket@ahus.no eller sjekke ut våre hjemmesider. 

Reference Manager – RM 

Verktøylinjen i Word 

Åpne Word og aktiver CWYW-verktøylinjen med Vis : Verktøylinjer : Reference 

Manager 12 

32

Sette inn referanser i løpende tekst 

For at dette skal fungere må basen din i Reference Manager og Word være åpnet 

samtidig. Det er to måter å sette inn siteringer i en tekst. Nedenfor har vi illustrert 

disse to måtene. 

Fig. 1 

Insert Citation: 

Vha denne funksjonen kan du søke 

opp referanse fra din base direkte 

fra Word. Søk i fritekst på 

forfatternavn, tittelord, emneord 

eller annet. Velg flere referanser 

ved å holde inne Shift+Museklikk 

Insert Marked References: 

1. Gå tilbake til din egen base 

ved å trykke Go To 

Reference Manager. 

2. Velg 1 eller flere referanser 

du vil lime inn ved å hake av. 

3. Gå tilbake til Word og velg 

hvor i teksten du vil plassere 

siteringene. Klikk deretter 

Insert Marked References 

4. Gjenta disse stegene for 

hver gang du vil sette inn en 

sitering 

5. NB! For hver gang du setter 

inn nye referanser er det 

viktig at du velger Edit: 

Clear All Marks i Reference 

Manager. 

33

Slik lages en litteraturliste tilpasset et tidsskrift vha Output Style 

Fig. 2 

Generate bibliography: 

Etter at du har satt inn ønskede siteringer 

skal det lages en litteraturliste og det 

gjøres på denne måten. 

1. Velg riktig Output style* 

2. NB! Når du har valgt en Output 

style er det viktig at du ikke gjør 

forandringer på denne skjermen. 

Forandringer som gjøres her 

overstyrer Output style og kan 

være nyttig dersom et Output 

style har byttet format ift den 

predefinerte standarden. 

*Får du ikke opp listen over Output Styles? 

Prøv å finne listen via denne filbanen: 

My Computer - Applikasjoner i intern sone (O:) - Reference Manager 12 Network 

\Styles\ 

Når man arbeider med et dokument, har man gjerne behov for å sitere (henvise til) 

referanser i løpende tekst. Man sparer mye tid ved å ta RefMan aktivt i bruk når man 

begynner å arbeide med et manuskript. Det gjelder ikke minst ved generering av 

litteraturliste når manuskriptet klargjøres for publikasjon. 

Mens man jobber med et manuskript anbefales Uformatert sitering (Revert to 

original text, se s. 35). Når man så endrer manuskriptet til Formatert (Generert 

litteraturliste, se s. 35), endrer manuskriptet utseende og litteraturliste genereres. 

Utseende på siteringen og litteraturlisten vil være avhengig av hvilken Output style 

som er valgt. 

Hva gjør jeg om jeg ikke finner Output Style til tidsskriftet jeg skal 

publisere i? 

Om du ikke finner Output style til tidsskriftet du skal publisere i kan du kontakte 

biblioteket@ahus.no for hjelp. Se også våre hjemmesider for mer informasjon. Vi kan 

hjelpe deg med å finne den ønskede stilen eller lage en ny stil basert på informasjon i 

tidsskriftets ”Instructions to authors”. 

34

Forskjellige arbeidsmåter i Word 

Fig. 3 

Uformatert tekst: 

Vi anbefaler at det 

jobbes på denne måten 

med uthevet tekst 

(gjøres manuelt – 

Revert to original text) 

når du arbeider i Word. 

Uformatert tekst er 

oversiktlig og det er 

mulig å se 

førsteforfatter og årstall, 

som gjør det lett å 

sjekke om rett 

referanse er på rett 

sted. 

Formatert tekst: 

Her har vi generert en 

bibliografi vha 

Generate 

Bibliography. Det er 

fullt mulig å jobbe på 

denne måten når man 

arbeider med et 

manuskript. Listen vil 

oppdatere seg 

automatisk dersom 

Instant Formatting er 

valgt under CWYW 

Preferences. 

Fjerne feltkoder før publisering 

Feltkodene gjør at RefMan og tekstbehandleren kan samhandle, slik at det lages 

riktig litteraturliste ut i fra henvisningene som er satt inn i dokumentet. Hvis et 

manuskript skal sendes i elektronisk versjon til publisering må feltkoder fjernes. De 

fleste utgivere krever at de får tilsendt et rent dokument uten feltkoder. 

For å gjøre dette brukes Remove field codes på verktøylinjen. Da lages 

automatisk en kopi av manuskriptet ditt uten feltkoder og dette manuskriptet kan 

sendes til publisering. Det originale manuskriptet er det viktig å TA VARE PÅ i tilfelle 

du får behov for å endre manuskriptet ditt. Dette er viktig om du får manuskriptet i 

retur fra utgiver med pålegg om forandringer eller om du skal lage en ny litteraturliste 

i en annen Output style. Vær oppmerksom på at endringene må gjøres i det originale 

manuskriptet med feltkoder og at det ikke er mulig å reformatere et manuskript hvor 

feltkodene er fjernet. 

35

De resterende funksjonene 

Insert Citation: 

Se Fig. 1. 

Sett inn referanse uten å forlate Word 

(RM må være åpen). Bruk Search for og 

søk på forfatternavn, tittel, keywords, 

utgivelsesår, ID og sett referansen direkte 

inn i manuskriptet. 

Insert Marked References: 

Se Fig. 1. 

Kryss av ønskede referanser i RM og lim 

inn i manuskriptet med denne knappen. 

Bruk Edit : Clear all marks I RM hver 

gang nye referanser skal inn. 

Instant formatting: 

Oppdaterer bibliografien etter hvert som 

du setter inn nye siteringer. Denne er 

automatisk aktivert og referanseliste 

genereres etter valgt OS. 

Generate Bibliography: 

Se Fig. 2. 

Edit Citation(s): 

1. Bruk denne ved sletting av 

referanser. Merk referanse du vil 

ha bort, deretter Remove : OK. 

2. Denne kan også brukes til å 

redigere referanser i en tekst ift 

standard format, f.eks skjule årstall 

eller forfatter fordi det fremgår i 

teksten (gjelder kun varianter som 

bygger på Harvard-standarden, 

forfatter+år i løpende tekst) 

Export Traveling Library: 

Brukes for å lage en liste over benyttede 

referanser i arbeidsdokumentet. 

Remove Field Codes: 

Når manuskriptet er dobbel- og 

trippelsjekket og er klar til 

innsending/deling med kollega er det 

viktig å fjerne CWYW-feltkoder fra 

dokumentet. Velg Remove Field Codes 

for å opprette kopi av 

dokumentet uten feltkoder. 

Revert to Original Text: 

Se Fig. 3 

Bytt mellom å jobbe i kladdemodus og 

listemodus. Denne funksjonen setter 

formaterte siteringer tilbake til uformaterte 

siteringer, fjerner litteraturlisten og 

deaktiverer Instant Formatting 

Edit Database Reference(s): 

Rett opp en referansefeil i din egen base 

direkte fra Word. Merk referansen og gjør 

de ønskede forandringer. 

Insert Note: 

Benyttes for å sette inn noter. Dette gir 

kun mening hvis man benytter en stil som 

nummererer siteringer/noter og 

litteraturlisten. 

CWYW Preferences: 

Endrer egenskaper i CWYW-modus. Her 

kan man aktivere/deaktivere forskjellige 

innstillinger, bl.a Instant Formatting, 

lage snarveier til ofte brukte funksjoner 

med mer. 

36

Reference Manager 12 - Veiledning

Create successful ePaper yourself

Delete template?

Save as template?