Trykk her - Visma Webfaktura - Invoicia
Trykk her - Visma Webfaktura - Invoicia
Trykk her - Visma Webfaktura - Invoicia
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong><br />
Brukerdokumentasjon<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 1
Innholdsfortegnelse<br />
Løsningen ............................................................................................................................................ 3<br />
Integrasjonen ...................................................................................................................................... 3<br />
Systemskisse, <strong>Visma</strong> Services .............................................................................................................. 4<br />
Support ................................................................................................................................................ 4<br />
Oppstart i <strong>Webfaktura</strong> ........................................................................................................................ 5<br />
Dashboard ........................................................................................................................................... 6<br />
Oppsett brukere og firmainnstillinger ................................................................................................. 7<br />
Kunderegister og opprettelse av kunder............................................................................................. 9<br />
Produkter ........................................................................................................................................... 16<br />
Ansvarsenheter ................................................................................................................................. 17<br />
Lag ny faktura .................................................................................................................................... 18<br />
Fakturajournal til <strong>Visma</strong> Business ..................................................................................................... 20<br />
Fakturaarkiv ....................................................................................................................................... 21<br />
Elektronisk faktura ............................................................................................................................ 22<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 2
Løsningen<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> er et web-basert faktureringssystem for <strong>Visma</strong> Services sine kunder. Systemet gir<br />
adgang til å lage egne fakturaer direkte på Web uten å ha noen programmer installert.<br />
Løsningen er integrert inn imot <strong>Visma</strong> Services sin <strong>Visma</strong> Business løsning. Det tilbys i denne løsning<br />
ikke integrasjoner til andre systemer. Det er en forutsetning at kunden er regnskapskunde hos <strong>Visma</strong><br />
Services. (merk at <strong>Visma</strong> Collectors AS selger en egen <strong>Webfaktura</strong> som kan håndtere andre kunder /<br />
integrasjon til andre ERP systemer).<br />
Når <strong>Visma</strong> sin kunde benytter <strong>Webfaktura</strong>, kan han opprette egne produkter og nye kunder direkte<br />
på web (produkter kan kun opprettes på web). Nye produkter linkes mot produktgrupper.<br />
Produktgrupper kan kun opprettes av regnskapsfører i <strong>Visma</strong> Business. Produktgrupper bestemmer<br />
kontering i hovedbok samt MVA.<br />
Kunden kan velge om fakturaen skal printes av kunden selv / sendes på PDF i e-post til mottaker,<br />
eller om <strong>Webfaktura</strong> skal sende fakturaen for dem. Løsningen prises på 2 måter: Kunden sender selv<br />
/ på e-post eller <strong>Webfaktura</strong> pakker og sender fakturaen for deg.<br />
Løsningen håndterer også levering av elektroniske fakturaer til stat og kommune via <strong>Visma</strong><br />
AutoInvoice. Se avsnittet om elektronisk faktura side 22.<br />
NB! Det anbefales at kunden legger opp kundeansvarlig som “saksbehandler”.<br />
Integrasjonen<br />
Følgende data integreres:<br />
Fra <strong>Visma</strong> Business til <strong>Webfaktura</strong>:<br />
Begge veier:<br />
Produktgrupper med MVA sats (Artikkel med avgifts- og bokføringsgrupper)<br />
Ansvarsenheter (R1 – R12, alt etter hva som er valgt ved oppstart)<br />
Kunde grunndata. Fra <strong>Visma</strong> Business sendes med saldo på kunden. Men obs – bare<br />
oppdatert saldo. I begge systemer kan man opprette nye kunder. Derimot vil<br />
endringer i kundeopplysninger på eksisterende kunder, kun synkes fra <strong>Webfaktura</strong> til<br />
<strong>Visma</strong> Business.<br />
Fra <strong>Webfaktura</strong> til <strong>Visma</strong> Business:<br />
Fakturajournal til <strong>Visma</strong> Business – legges inn som bilagsbunt / rader klar for<br />
oppdatering. Regnskapskonsulent oppdaterer disse buntene.<br />
Integrasjonen er filbasert. Data overføres tre ganger i døgnet. Integrasjonen er satt opp med<br />
loggfunksjon og fei logger håndteres av VSN-IT support.<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 3
Systemskisse, <strong>Visma</strong> Services<br />
<strong>Visma</strong><br />
Business<br />
<strong>Visma</strong><br />
Business<br />
<strong>Visma</strong><br />
Business<br />
<strong>Visma</strong><br />
Business<br />
Support<br />
Web<strong>Invoicia</strong><br />
<strong>Invoicia</strong><br />
Connector<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 4<br />
WEB<br />
<strong>Invoicia</strong><br />
Salgsfaktura<br />
Fra <strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> under “Hjelp” sendes supporthenvendelser direkte ved å bruke epostadressen<br />
vsn-kunde@visma.no Ved å klikke på denne supportlinken, starter Outlook opp en ny<br />
melding med ferdige felter som skal fylles.<br />
Det vil ikke være mulighet for telefonisk support.<br />
FTP<br />
Salgsfaktura<br />
Salgsfaktura
Oppstart i <strong>Webfaktura</strong><br />
Pålogging på web skjer via adressen: http://services.invoicanet.com/ og følgende startbilde møter<br />
brukeren:<br />
Fyll inn E-post / brukernavn og passord. Klikk på “Logg Inn” og du er inne i løsningen. Dersom<br />
brukeren er knyttet opp mot flere bedrifter, vil man kunne velge aktuelt firma i en nedtrekkmeny<br />
under selve innloggingsprosedyren.<br />
Etter pålogging vil du da komme til hovedsiden i <strong>Webfaktura</strong> og du ser øverst i hjørnet firmanavn,<br />
bruker du er pålogget med og ikoner for Hjem, Hjelp, Innstillinger og “Logg ut”. Under “Hjelp-ikonet”<br />
finnes også en Brukerdokumentasjon i pdf.<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 5
En videosnutt viser bruken av hele prosessen i <strong>Webfaktura</strong> og er et godt hjelpemiddel til å komme i<br />
gang.<br />
Dashboard<br />
Dette er en side som pr i dag viser nyheter som legges til i løsningen av Collectors AS.<br />
I tillegg vises noen “highligts” som topp 5 mest fakturerte kunder og produkter, samt en<br />
omsetningsoversikt siste året.<br />
Denne siden kan settes som startside hvis ønskelig. Huk da av for dette nederst til høyre i<br />
skjermbildet.<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 6
Oppsett brukere og firmainnstillinger<br />
Under “Min bruker” er kundens bruker opprettet etter info som regnskapsfører registrer via<br />
“Oppstart <strong>Webfaktura</strong>”-knappen i <strong>Visma</strong> Business. Har kunden også flere firmaer på løsningen, vil<br />
dette vises <strong>her</strong>.<br />
Her vil det også være mulig å endre passord på brukeren dersom det ønskes. Velg da funksjonen<br />
“Bytt passord”. Klikker du på selve navnet, kan du bytte til ny klient dersom det er aktuelt.<br />
Gå så over i bildet for “Mitt firma” for å kontrollere firmaopplysninger, samt legge inn eventuelle<br />
nødvendige tillegg i firmaopplysningene.<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 7
NB! Kunde legger <strong>her</strong> opp kundekontakten hos <strong>Visma</strong> Services med rollen “Saksbehandler” under<br />
“Vis/rediger brukere” og klikk på “Legg til bruker”.<br />
Legg informasjon i alle felter, velg rolle som “Saksbehandler” og “Lagre”.<br />
Videre under “Mitt firma”<br />
Fakturainnstillinger:<br />
Her setter man hvorvidt firmaet er mva-pliktig eller ei, standard antall forfallsdager og hva som er<br />
den primære forsendelsesmåten for fakturaene. Denne kan også overstyres pr kunde eller faktura.<br />
Dersom man ønsker å benytte valuta/annet språk på fakturaene, må dette bestilles ekstra for<br />
firmaet. Men det er ingen ekstra kostnader ved dette. Når dette er bestilt via support, vil<br />
“Valutakurser” bli tilgjengelig som menyvalg øverst til høyre i skjermbildet. Det er ingen automatisk<br />
oppdatering av valutakurser, men gjøres manuelt av bruker.<br />
KID:<br />
Informasjon om bruk av KID ligger <strong>her</strong>. Benyttes KID skal disse parameteren settes som vist på side 7!<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 8
Melding på faktura:<br />
Her kan man legge inn en fast standardtekst som vil vises på fakturaene. Alt i henhold til hvilke kryss<br />
man setter.<br />
Logo:<br />
Under “Mitt firma” kan man også legge inn logo på fakturamalen. Klikk på “Endre logo” og last opp<br />
ønsket firmalogo. Eventuelt slette logo og hente ny.<br />
Kunderegister og opprettelse av kunder<br />
Dersom firmaet allerede har sitt kunderegister i <strong>Visma</strong> Business, blir dette kunderegisteret<br />
synket/overført til <strong>Webfaktura</strong> i oppstarten. Nye kunder kan videre opprettes både i <strong>Visma</strong> Business<br />
og i <strong>Webfaktura</strong>, og vil bli overført til det andre systemet. Derimot vil endringer i kundeopplysninger<br />
på eksisterende kunder, kun synkes fra <strong>Webfaktura</strong> til <strong>Visma</strong> Business.<br />
MERK: nye kunder som opprettes i <strong>Webfaktura</strong>, opprettes i kundeserien 50000 – 59999.<br />
Mens kunder som opprettes i <strong>Visma</strong> Business opprettes i serien som ligger i bedriftsparametere og<br />
Kontonummer-serie.<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 9
Ny kunde opprettes ved å legge inn navn, deretter kan man gjøre oppslag/søk på denne kunden i<br />
Bizweb ved å trykke F2-tasten:<br />
All<br />
All relevant info som finnes om denne kunden hentes inn i <strong>Webfaktura</strong>:<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 10
Alternativt kan man trykke på “import”-knappen og lese inn kundeliste i henhold til standard<br />
filformat. Beskrivelse og eksempelfil finner du også under dette menyvalget.<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 11
Søk på kunder kan gjøres enten på navn (som vist under) eller på kundenummer og systemet gjør<br />
oppslag på navn som inneholder søkeutvalget.<br />
Ved å klikke på kundenavnet vil man komme inn på litt kontaktinformasjon og statistikk over denne<br />
kunden. Kontaktinformasjon på kunden viser adresse, tlf, e-post, utestående og fakturert. Alle<br />
fakturaer som fakturert på denne kunden vises <strong>her</strong>. Ved å klikke på et av de fire ikonene i listen, vil<br />
du enkelt <strong>her</strong>ifra kunne:<br />
Kreditere en faktura<br />
Duplisere en faktura<br />
Vise fakturaen<br />
Vise fakturaen i pdf-format<br />
Klikker man så på Kundedetaljer øverst til høyre kommer man inn på alle opplysninger som er lagret<br />
på kunden.<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 12
Her har man tre nye valg:<br />
Vis kundekort:<br />
Går tilbake til kontaktinformasjonen.<br />
Oppdater fra Bizweb:<br />
Sammen funksjon som Ny kunde som du finner under “Kunderegisteret”. Fremgangsmåten ved å<br />
opprette nye kunder/oppdatere eksisterende kunder er videre slik. Du skriver inn noe av<br />
kundenavnet i Søk-feltet, trykker F2 og systemet søker i Bizweb etter kunden. Fra Bizweb listes da<br />
alle registrerte firmaer som inneholder søkebegrepet.<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 13
Videre huker du av for riktig kunde og klikker “velg”. Da vises registrerte data i Bizweb for denne<br />
kunden:<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 14
Velg “oppdater” og all relevant info om kunden som er registrert i Bizweb, hentes over i <strong>Webfaktura</strong><br />
og du kan evt legge inn mer info selv. Til slutt klikker man “Lagre” og du har opprettet en ny kunde.<br />
Nytt notat:<br />
Her kan du knytte opp men “huskelapp” til deg selv som skal vises ved fakturering av nettopp denne<br />
kunden. Notat vises som en gul post-it lapp når du lager ny faktura på den aktuelle kunden.<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 15
Produkter<br />
Søk på produkter/artikler kan gjøres enten på navn eller på produkt ID (som vist under).<br />
Opprettelse av nye produkter gjøres ved å klikke “Legg til” – se forrige bilde.<br />
Legg inn produkt ID og navn. Knytningen til Produktgruppe styrer hvordan salget av dette produktet<br />
vil bli bokført. De ulike produktgruppene er det regnskapskonsulent som må opprette i <strong>Visma</strong><br />
Business, dersom de ikke finnes fra før. I utgangspunktet ligger standard avgifts- og<br />
bokføringsgrupper importert til <strong>Webfaktura</strong>. Nye produktgrupper opprettes i <strong>Visma</strong> Business.<br />
Også <strong>her</strong> vil det være mulig å importere/eksportere et allerede opprettet produktregister.<br />
Det er ikke mulig å slette et produkt etter at det er opprettet. Men det er mulig å sette status<br />
“inaktiv” på produktet. Da vil ikke produktet vises i den vanlige listen eller kunne benyttes i<br />
faktureringen. Disse produktene vises da bare under valget “Vis inaktive”.<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 16
Ansvarsenheter<br />
Ansvarsenhet synkes ved oppstart av <strong>Webfaktura</strong> fra <strong>Visma</strong> Business. Det vil se at de aktive<br />
ansvarsenhetene (som for eksempel avdelinger eller prosjekter) legges inn.<br />
MERK: nye ansvarsenheter kan kun opprettes i <strong>Visma</strong> Business og synkes den veien!<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 17
Lag ny faktura<br />
Søk opp kunden og fyll ut resten av nødvendig informasjon. Overstyr eventuelt distribusjonsmåte for<br />
denne fakturaen.<br />
Søk opp eventuelt den ansvarsenheten du skal merke fakturaen med:<br />
Obs! - selve navnet på ansvarsenheten vises ikke.<br />
Velg annen valuta hvis behov for det.<br />
Klikk “Neste”<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 18
Søke frem produktene kan gjøres ved søk i enten “ID” eller “Beskrivelse”. Legg inn antall og pris<br />
(eller evt. overstyr pris dersom du har registrert dette fast på produktet). Angi rabatt dersom det er<br />
aktuelt.<br />
__________________________________________________________________________________<br />
Bruttofakturering:<br />
Med det menes at du kan legge inn prisen inklusive mva. Dette gjør du ved å legge inn “utprisen” for<br />
produktet direkte i feltet Sum. Systemet beregner seg tilbake til korrekt mva på produktlinjen.<br />
__________________________________________________________________________________<br />
Etter registrering av alle produktlinjer klikk “Neste” og du kommer til den skjermvisuelle fakturaen,<br />
hvor du har valgene “Forhåndsvis faktura (pdf), “Lagre som kladd” og “Godkjenn”.<br />
Velger du “Lagre som kladd” vil fakturaen legge seg inn i biblioteket for Fakturakladder (som du<br />
finner i menyen Fakturarutiner). Her vil du kunne arbeide videre med denne fakturaen ved en<br />
senere anledning, dersom du ikke ønsker å gjøre den ferdig nå.<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 19
Ved godkjenning legger fakturaene seg i denne listen og er klar til bokføring og utsendelse:<br />
Vil du sende alle fakturaer som eventuelt ligger <strong>her</strong> på en gang, huker du av i boksen ved Løpenr og<br />
klikker deretter “Send faktura”.<br />
Da vil systemet sende fakturaene etter den sendemåte som er angitt på firmaet, eventuelt overstyrt<br />
på kunde- eller fakturanivå. Dersom det er satt til “Skriv ut og send selv”, vil du motta fakturaene på<br />
pdf i den aktive brukers e-postboks og vil kunne skrive ut fakturaen på bakgrunn av disse.<br />
Ønsker du derimot å skrive fakturaene direkte ut fra <strong>Webfaktura</strong>, kan dette gjøres ved å klikke på<br />
Vis/skriv ut alle.<br />
Fakturajournal til <strong>Visma</strong> Business<br />
I samme øyeblikk som du velger “Send faktura”, genereres en fakturajournal som overføres til <strong>Visma</strong><br />
Business og legges som en bunt klar til oppdatering. Dette skjer ved tre oppsatte kjøringer i døgnet<br />
mellom systemene.<br />
Fakturanummerserien som blir benyttet er 130000 – 139999.<br />
I ettertid vil man også kunne gå inn på kundekortet og ta ut faktura på nytt, eller finne den i<br />
Fakturaarkivet. Husk også de andre tre alternativene du har Kontaktinformasjonen. (se tidligere<br />
beskrivelse)<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 20
Fakturaarkiv<br />
Under menyvalget Fakturaarkiv ses alle fakturaer som er generert i systemet. Her kan man også<br />
skrive ut fakturaen på nytt via pdf-ikonet. I tillegg får man en oversikt på hvilken måte den enkelte<br />
faktura er distribuert. Dette symboliseres via ikonet rett til høyre for “utestående”.<br />
Åpne poster kunder:<br />
Klikker man på “Vis kun åpne” vises et “speilbilde” av regnskapets åpne poster. Det vil si at dersom<br />
innbetalinger er bokført og oppdatert i regnskapet, vil dette også registreres i denne oversikten. En<br />
forutsetning for at denne listen til enhver tid er oppdatert, er at man benytter kid på faktura og har<br />
opprettet en innbetalingsavtale med banken/<strong>Visma</strong>.<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 21
Elektronisk faktura<br />
For at man i <strong>Webfaktura</strong> skal kunne benytte seg av elektronisk faktura, må dette bestilles via<br />
support.<br />
Hva er elektronisk faktura eller eFaktura?<br />
En eFaktura er en faktura i form av en elektronisk fil som inneholder fakturadataene i et strukturert<br />
format. eFakturaen produseres i avsenders fakturaløsning og kan leses direkte av mottagers<br />
programvare for håndtering av inngående fakturaer. Egentlig er det bare en elektronisk utgave av<br />
dette med papir, konvolutt, frimerke og postkontor, bare enklere. Hvis man skal sende en eFaktura<br />
må man ha en avtale med et «postkontor» som kan videresende eFakturaen. I den elektronisk<br />
faktura-verden kalles dette for et aksesspunkt. <strong>Webfaktura</strong> bruker <strong>Visma</strong>s løsning for eFaktura:<br />
<strong>Visma</strong> AutoInvoice.<br />
Hvem kan jeg sende til?<br />
Du kan sende til alle som er registrert i “adresseboken” til AutoInvoice. Og det er:<br />
• Alle som registrerer seg for mottak av eFaktura hos AutoInvoice<br />
• Alle som er registrert i ELMA, det norske eFaktura-mottakerregisteret (se liste <strong>her</strong><br />
http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/mottakere-i-elma) og er knyttet mot et offentlig<br />
godkjent aksesspunkt (se <strong>her</strong> http://www.anskaffelser.no/e-handel/artikler/aksesspunkter ). Dette<br />
oppdateres daglig i AutoInvoice. Det offentlige anbefaler at alle offentlige organisasjoner som krever<br />
eFaktura registrerer seg i Elma og knyttes mot et offentlig godkjent aksesspunkt.<br />
Hvordan sender jeg en eFaktura fra <strong>Webfaktura</strong>?<br />
Etter at du har godkjent og sendt inn avtalen, kan du starte å bruke eFaktura. Du lager en ny faktura<br />
på vanlig måte. Når du skal velge fakturatype kan du velge “Elektronisk faktura”. Når du trykker<br />
“Neste” vil den sjekke om selskapet finnes i registeret til AutoInvoice. Hvis den ikke gjør det må du<br />
dessverre velge en annen fakturatype. Hvis den finnes, kommer du videre for å registrere produkter<br />
på vanlig måte. Når fakturaen er ferdig og godkjent og du trykker “Send faktura”, vil eFakturaen<br />
sendes til AutoInvoice som tar seg av den videre formidlingen.<br />
Pris pr faktura er kr 11,-.<br />
<strong>Visma</strong> <strong>Webfaktura</strong> – Brukerdokumentasjon Side 22
Change language