Ny Bokføringslov - Uni Kundesenter

Ny Bokføringslov
pliktig fra 01.01.2006.
50 prosent av norske ledere oppgir i en undersøkelse at de ikke kjenner til endringene i ny Bok-
føringslov. Håper dette ikke gjelder deg, det nye lovverket får nemlig konsekvenser for de aller
fleste bedrifter. Nedenfor vil vi presentere noen viktige endringer og beskrive litt omkring hvordan
din bedrift kan tilpasse seg det nye lovverket.
Periodisering av mva skal nå skje etter fakturadato.
I frb. med innføringen av ny Bokføringslov
ble merverdiavgiftsloven endret
for alle bokføringspliktige. Hvor stor
denne endringen er for ditt firma kommer
an på hvordan dere tilpasset dere
de gamle reglene. De gamle reglene var
uklare og tillot ulik praktisering. Nå skal
faktura skrives ut noenlunde fortløpende
(se eget punkt) og bokføringen skal
skje etter fakturadato. Fakturaer som du
mottar skal bokføres etter leverandørens
fakturadato. Problem oppstår når
fakturadato og faktisk leveranse skjer i
ulike perioder. Spesielt ved årsskifte, men
også ved utgangen av mva-perioder.
Leveringsdato skal nemlig bestemme
periodiseringen av den regnskaps- og
skattemessige behandlingen for øvrig.
Hvordan tilpasse seg dette i
Uni Økonomi ?
I ”bilagregistrering” bør du velge inn ”periode” (rediger-modus/innstillinger-sett inn felt-periode), dersom du ikke alt har
den innlagt i ditt registreringsbilde.
I Regnskap eller i Faktura bør du sjekke at det er står hake ved ”Periodiser etter leveringsdato”. Dette finner du ved å gå på
Faste register – Klient/system – Systeminnstillinger – Fakturainnstillinger. Dersom det mangler hake i ”Periodiser etter leveringsdato”
så haker du av denne, og innstillingene vil virke i samsvar med Bokføringslov.
I V2 er tilsvarende innstilling under Ajourhold – Bedriftsparametre – Tilbud/ordre/faktura – Kontoer/renter.
Dersom du har mottatt en faktura med dato 3/3, mens levering faktisk skjedde i februar, så blir korrekt føring i registreringsbildet:
dato: 3/3 og periode: 2.
Da vil mva. bli periodisert til mars og den regnskapsmessige periodiseringen elles vil bli i februar.
Ved utgående fakturering kan du legge inn leveringsdato på faktura i tillegg til fakturadato og Uni Økonomi vil periodisere
denne riktig selv om fakturering og levering skjer i hver sin periode.
Dersom du mottar faktura som er datert 3/1-2007 og levering er skjedd i desember 2006, så fører du denne fakturaen inn
i 2006 regnskapet med 3/1-2007 som dato. Uni Økonomi vil da periodisere mva til januar-07 og den skatte- og regnskapsmessige
behandlingen elles til des-06.
Dersom fakturering skjer fortløpende og fakturadato og leveringsdato er lik unngår man disse situasjonene.

Skjerpede krav til ajourhold og til dokumentasjon (spesifikasjoner)
i regnskapet.
”Bokføringen skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art
og omfang tilsier” og ”Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig
regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned” står
det i § 7 i Bokføringsloven.
Det betyr at store foretak bør bokføre daglig, mens små foretak kan nøye
seg med sjeldnere bokføring.
Dette betyr at for de fleste firma blir det et krav at man må være à jour
hver annen måned. Firma som har årsoppgave for mva (samt firma som
ikke er avgiftspliktige) har et mindre strengt minstekrav. Her er det nok å
være à jour hver fjerde måned eller så sjelden som en gang i året dersom
man i tillegg har mindre enn 300 bilag i året.
Hva kreves for å være à jour og for å tilfredsstille kravene til dokumentasjon?
I praksis vil det si at man må være à jour med alle føringer som følger av
pliktige regnskapsrapporteringer gjennom året. For de fleste vil det si at
alle føringer som vedrører mva-terminene og skattetrekk/arbeidsgiveravgift
hver annen måned må være à jour. Når det gjelder avskrivinger ol. er
det ikke krav om hyppigere ajourhold enn tidligere.
Krav til dokumentasjon (spesifikasjoner).
Som nevnt må de fleste firma være à jour hver annen måned. Ved hvert
ajourhold skal du utarbeides et sett av dokumentasjon som understøtter
den pliktige regnskapsrapporteringen. For firma med 2-månedlige mvaterminer
vil det passe å utarbeide denne dokumentasjonen samtidig med
mva - oppgjøret.
Hvordan tilpasse seg dette i Uni Økonomi ?
Våre Uni Økonomi-kunder bør derfor ved hvert ajourhold lage følgende
rapporter:
-Posteringsjournal, (dagbok)
-Periodisert kontoutskrift hovedbok (hovedbok)
-Periodisert kontoutskrift kunder (reskontro)
-Periodisert kontoutskrift leverandører (reskontro)
-MomsOppgave detaljert pr kjøring
-Lønn, avstemmingsliste pr konto
I tillegg til dette er det krav om å spesifisere salg og uttak til ledende ansatte og eiere etter fastsatte regler. Noen vil nok
oppfylle dette ved dokumentasjonen ovenfor, mens for andre kan det være aktuelt med tilleggsdokumentasjon.
Ved sommer- oppdateringen i 2007 planlegger vi å få på plass en samlekjøring av alle disse rapportene i Uni Økonomi, slik
at det blir lett for deg som bruker å huske på å lagre de lovpålagte spesifikasjonene.
Skjerpede krav til utgående fakturaer.
Fakturaer skal være forhåndsnummererte eller nummerert i Uni Økonomi og inneholde følgende opplysninger:
-Dato for utstedelse
-Angivelse av partene (selger og kjøper). Hugs å påføre ditt organisasjonsnummer. Hvis du er registrert i merverdiavgiftsmanntallet
skal du påføre bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret.
-Varen eller tjenestens art og mengde/omfang
-Tidspunkt og sted for levering
-Pris og betalingsforfall
-ev. merverdiavgiftsspesifikasjon, inkl. mva-grunnlag, mva og bruttosum

Faktura skal utstedes snarest mulig og senest 30 dager etter levering.
Ved leveranser som faktureres månedlig må fakturering skje senest 15 dager ut i neste måned.
Hvordan tilpasse seg dette i Uni Økonomi ?
Legg inn organisasjonsnummer på alle dine kunder i kunderegisteret, som du finner under faste register. Sjekk samtidig
at kunden er registrert med korrekt firmanavn og adresse i databasen. Vær nøyaktig og grundig når det gjelder spesifikasjonene
i fakturaer som dere skriver. Dermed vil fakturaprogrammet ditt i Uni Økonomi, sammen med dine opplysninger,
oppfylle kravene i den nye Bokføringsloven.
Utvidede krav til dokumentasjon ved kontantsalg.
Kontantsalg skal registreres fortløpende på kasseapparat, terminal eller likeverdig
system og skal være dokumentert med daterte, nummererte summeringsstrimler med
klokkeslett for hvert enkelt salg.
Dokumentasjonen av kontantsalget skal sammenlignes med daglig opptelling av
kassabeholdning og ev. differanse skal forklares.
Kravet om motpartsangivelse (som selger vil det si navn, adresse og ev org.nr til
kjøper) er utvidet i ny Bokføringslov. Dersom det ikke er krav om motpartsangivelse så
er det normalt krav om at formål/ bruksområde er påført faktura/kassakvittering.
Bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger
3 G (p.t. kr 182 097,-) pr år, vil normalt slippe krav om kasseapparat. I stedet kan
man dokumentere kontantsalget i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummererte,
eller ved gjenparter fra datert forhåndsnummerert regningsblokk.
Elektronisk lagring er likestilt med papirlagring.
Den nye Bokføringsloven fører nok til flere skjerpede krav enn til forenklinger for oss
som er Bokføringspliktige. Men fritt valg av oppbevaringsmedium er opplagt en forenkling.
Loven deler inn i primærdokumentasjon (årsregnskap, revisjonsberetning, lovbestemt
dokumentasjon, bilagene mm) som har 10 års oppbevaringsplikt, og i sekundærdokumentasjon
(avtaler, korrespondanse, utgående pakksedler, prisoversikter) som skal
oppbevares i 3,5 år. Fakturaer og annen dokumentasjon som opprinnelig har kommet
på papir, kan dermed skannes og oppbevares elektronisk uten samtidig å måtte

eholde papiroriginalen. Dersom man velger elektronisk lagring så er det naturlig nok krav om forsvarlig lagring og man er
ansvarlig for oppbevaring på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele perioden.
Den nye Bokføringsloven inneholder særregler for en del bransjer:
Yrker der vederlaget er basert på tidsforbruk
(håndverkere, regnskapsførere, revisorer, advokater, konsulenter, arkitekter mv)
Hvordan tilpasse seg dette i
Uni Økonomi ?
Uni Økonomi har integrert mulighet
for skanning, mottak og utsending
av fakturaer elektronisk. Ved å bruke
fakturamottak kan administrasjonen
i bedriften motta fakturaer, både
elektronisk og på papir, lese disse
inn i Uni Økonomi, tildele disse til
innkjøpssjef/ avdelingsleder for
godkjenning og få disse tilbake til
betaling og bokføring. Alt foregår
inne i Uni Økonomi, forutsatt at man
kjører på en felles server. Vi merker
at flere og flere av våre kunder tar
denne funksjonen i bruk.
Denne arbeidsformen passer godt
sammen med kravene i den nye Bokføringsloven.
Selvsagt kan man også
velge å skanne inn alle bilag uten å
bruke tildelings/godkjennings-funksjonen,
eller man kan rett og slett
fortsette med papirlagring som før.
-skal dokumentere utførte timer med fordeling på intern tid og på den enkelte kunde. Dokumentasjonen skal vises pr
eier/ansatt i firmaet.
-eier/ansatt som bare utfører administrative oppgaver er unntatt
-disse reglene gjelder selv om vederlaget blir avtalt som fastpris (men er basert på tidsforbruk)
Yrker som utfører arbeid basert på timebestillinger (leger, tannleger, veterinærer, frisører mv)
-skal dokumentere timebestillingene, tidspunkt for utførelse og kundens navn
-avbestillinger, endringer, ikke utførte timer skal fremgå av dokumentasjonen
Bygg- og anleggvirksomhet
-plikten til prosjektregnskap er hevet til prosjekter med pris som overstiger kr 300 000,- eks.mva. (tidligere kr 100 000,-)
-skal føre timelister (som reglene for ”yrker der vederlaget er basert på tidsforbruk”)
-både primær- og sekundærdokumentasjon skal oppbevares i 10 år.
For andre særregler og ytterligere spesifikasjoner viser vi til Bokføringsloven og til Bokføringsforskriften.
LYKKE TIL !

Her er adressene til ny Bokføringslov og til Forskrift om bokføring:
www.lovdata.no/all/nl-20041119-073.html
www.lovdata.no/cgi-wift/ldles?doc=/sf/sf/sf-20041201-1558.html
Til slutt noen praktiske TIPS :
Skal du lage kreditnota ?
Sjekk reglene i ny Bokføringslov først. Dersom du skriver denne før fristen for pliktige rapporteringer er utløpt (for de fleste
vil det si 10.april, 10.juni, 10.aug, 10.okt, 10.des og 10.feb), kan du stort sett gjøre som tidligere. Dvs. korrigere på senere
faktura, lage tilleggsfaktura, delkreditere, kreditere, alt etter hva som er mest praktisk. Men . . . oppdager du feil i en faktura
fra en tidligere periode skal den opprinnelig fakturaen reverseres i sin helhet, og ny faktura skrives.
Må du rette føringer i regnskapet ?
Her gjelder for så vidt det samme. Oppdager du feilen før mva - oppgaven i vedkommende periode er laget, kan du rette
slik det er mest praktisk. Men dersom feilen er eldre så skal du korrigere bilaget ved å reversere opprinnelig føring, dvs.
kreditere opprinnelig føring og legge bilaget inn på nytt med korrekt føring. Alt bør gjøres på samme bilagsnummer. I Uni
Økonomi er det best å bruke funksjonen Åpne bilag for korrigering. Du finner den i Bilagsregistrering, gå på Fil, her finner
Du Åpne bilag for korrigering. Her blir bilaget automatisk kreditert, kun ved å legge inn bilagsnummer, og bildet er deretter
klart for å legge inn ny, korrekt føring.
Hvordan fakturere og bokføre innbytte ?
Ved kjøp av biler og maskiner skjer det ofte at kjøper leverer en bil eller maskin i innbytte ved kjøp av ny. Kjøper betaler differansen
mellom nypris og innbyttepris til selger.
Bokføringsloven er svært klar på at salgsdokumentasjonen i utgangspunktet skal utstedes av selger. Ut fra dette skulle man
tro at selger utsteder faktura for nysalg, mens kjøper fakturerer innbytte.
Heldigvis har Boksøringsstandardstyret gjort et praktisk vedtak omkring dette. Man tillater at selger fakturerer både salg og
kjøp (innbytte). Det er imidlertid et krav at dette blir fakturert og bokført som to separate transaksjoner. Å bokføre et nettobeløp
er ikke tillatt. Dette felles salgsdokumentet (fakturaen) må inneholde fullstendige opplysninger om de varer som er
solgt og kjøpt. Ved bokføring må både kjøp og salg føres, begge via reskontro.