Ny Bokføringslov - Uni Kundesenter
Ny Bokføringslov - Uni Kundesenter
Ny Bokføringslov - Uni Kundesenter
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>Ny</strong> <strong>Bokføringslov</strong><br />
pliktig fra 01.01.2006.<br />
50 prosent av norske ledere oppgir i en undersøkelse at de ikke kjenner til endringene i ny Bok-<br />
føringslov. Håper dette ikke gjelder deg, det nye lovverket får nemlig konsekvenser for de aller<br />
fleste bedrifter. Nedenfor vil vi presentere noen viktige endringer og beskrive litt omkring hvordan<br />
din bedrift kan tilpasse seg det nye lovverket.<br />
Periodisering av mva skal nå skje etter fakturadato.<br />
I frb. med innføringen av ny <strong>Bokføringslov</strong><br />
ble merverdiavgiftsloven endret<br />
for alle bokføringspliktige. Hvor stor<br />
denne endringen er for ditt firma kommer<br />
an på hvordan dere tilpasset dere<br />
de gamle reglene. De gamle reglene var<br />
uklare og tillot ulik praktisering. Nå skal<br />
faktura skrives ut noenlunde fortløpende<br />
(se eget punkt) og bokføringen skal<br />
skje etter fakturadato. Fakturaer som du<br />
mottar skal bokføres etter leverandørens<br />
fakturadato. Problem oppstår når<br />
fakturadato og faktisk leveranse skjer i<br />
ulike perioder. Spesielt ved årsskifte, men<br />
også ved utgangen av mva-perioder.<br />
Leveringsdato skal nemlig bestemme<br />
periodiseringen av den regnskaps- og<br />
skattemessige behandlingen for øvrig.<br />
Hvordan tilpasse seg dette i<br />
<strong>Uni</strong> Økonomi ?<br />
I ”bilagregistrering” bør du velge inn ”periode” (rediger-modus/innstillinger-sett inn felt-periode), dersom du ikke alt har<br />
den innlagt i ditt registreringsbilde.<br />
I Regnskap eller i Faktura bør du sjekke at det er står hake ved ”Periodiser etter leveringsdato”. Dette finner du ved å gå på<br />
Faste register – Klient/system – Systeminnstillinger – Fakturainnstillinger. Dersom det mangler hake i ”Periodiser etter leveringsdato”<br />
så haker du av denne, og innstillingene vil virke i samsvar med <strong>Bokføringslov</strong>.<br />
I V2 er tilsvarende innstilling under Ajourhold – Bedriftsparametre – Tilbud/ordre/faktura – Kontoer/renter.<br />
Dersom du har mottatt en faktura med dato 3/3, mens levering faktisk skjedde i februar, så blir korrekt føring i registreringsbildet:<br />
dato: 3/3 og periode: 2.<br />
Da vil mva. bli periodisert til mars og den regnskapsmessige periodiseringen elles vil bli i februar.<br />
Ved utgående fakturering kan du legge inn leveringsdato på faktura i tillegg til fakturadato og <strong>Uni</strong> Økonomi vil periodisere<br />
denne riktig selv om fakturering og levering skjer i hver sin periode.<br />
Dersom du mottar faktura som er datert 3/1-2007 og levering er skjedd i desember 2006, så fører du denne fakturaen inn<br />
i 2006 regnskapet med 3/1-2007 som dato. <strong>Uni</strong> Økonomi vil da periodisere mva til januar-07 og den skatte- og regnskapsmessige<br />
behandlingen elles til des-06.<br />
Dersom fakturering skjer fortløpende og fakturadato og leveringsdato er lik unngår man disse situasjonene.
Skjerpede krav til ajourhold og til dokumentasjon (spesifikasjoner)<br />
i regnskapet.<br />
”Bokføringen skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art<br />
og omfang tilsier” og ”Bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig<br />
regnskapsrapportering og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned” står<br />
det i § 7 i <strong>Bokføringslov</strong>en.<br />
Det betyr at store foretak bør bokføre daglig, mens små foretak kan nøye<br />
seg med sjeldnere bokføring.<br />
Dette betyr at for de fleste firma blir det et krav at man må være à jour<br />
hver annen måned. Firma som har årsoppgave for mva (samt firma som<br />
ikke er avgiftspliktige) har et mindre strengt minstekrav. Her er det nok å<br />
være à jour hver fjerde måned eller så sjelden som en gang i året dersom<br />
man i tillegg har mindre enn 300 bilag i året.<br />
Hva kreves for å være à jour og for å tilfredsstille kravene til dokumentasjon?<br />
I praksis vil det si at man må være à jour med alle føringer som følger av<br />
pliktige regnskapsrapporteringer gjennom året. For de fleste vil det si at<br />
alle føringer som vedrører mva-terminene og skattetrekk/arbeidsgiveravgift<br />
hver annen måned må være à jour. Når det gjelder avskrivinger ol. er<br />
det ikke krav om hyppigere ajourhold enn tidligere.<br />
Krav til dokumentasjon (spesifikasjoner).<br />
Som nevnt må de fleste firma være à jour hver annen måned. Ved hvert<br />
ajourhold skal du utarbeides et sett av dokumentasjon som understøtter<br />
den pliktige regnskapsrapporteringen. For firma med 2-månedlige mvaterminer<br />
vil det passe å utarbeide denne dokumentasjonen samtidig med<br />
mva - oppgjøret.<br />
Hvordan tilpasse seg dette i <strong>Uni</strong> Økonomi ?<br />
Våre <strong>Uni</strong> Økonomi-kunder bør derfor ved hvert ajourhold lage følgende<br />
rapporter:<br />
-Posteringsjournal, (dagbok)<br />
-Periodisert kontoutskrift hovedbok (hovedbok)<br />
-Periodisert kontoutskrift kunder (reskontro)<br />
-Periodisert kontoutskrift leverandører (reskontro)<br />
-MomsOppgave detaljert pr kjøring<br />
-Lønn, avstemmingsliste pr konto<br />
I tillegg til dette er det krav om å spesifisere salg og uttak til ledende ansatte og eiere etter fastsatte regler. Noen vil nok<br />
oppfylle dette ved dokumentasjonen ovenfor, mens for andre kan det være aktuelt med tilleggsdokumentasjon.<br />
Ved sommer- oppdateringen i 2007 planlegger vi å få på plass en samlekjøring av alle disse rapportene i <strong>Uni</strong> Økonomi, slik<br />
at det blir lett for deg som bruker å huske på å lagre de lovpålagte spesifikasjonene.<br />
Skjerpede krav til utgående fakturaer.<br />
Fakturaer skal være forhåndsnummererte eller nummerert i <strong>Uni</strong> Økonomi og inneholde følgende opplysninger:<br />
-Dato for utstedelse<br />
-Angivelse av partene (selger og kjøper). Hugs å påføre ditt organisasjonsnummer. Hvis du er registrert i merverdiavgiftsmanntallet<br />
skal du påføre bokstavene MVA etter organisasjonsnummeret.<br />
-Varen eller tjenestens art og mengde/omfang<br />
-Tidspunkt og sted for levering<br />
-Pris og betalingsforfall<br />
-ev. merverdiavgiftsspesifikasjon, inkl. mva-grunnlag, mva og bruttosum
Faktura skal utstedes snarest mulig og senest 30 dager etter levering.<br />
Ved leveranser som faktureres månedlig må fakturering skje senest 15 dager ut i neste måned.<br />
Hvordan tilpasse seg dette i <strong>Uni</strong> Økonomi ?<br />
Legg inn organisasjonsnummer på alle dine kunder i kunderegisteret, som du finner under faste register. Sjekk samtidig<br />
at kunden er registrert med korrekt firmanavn og adresse i databasen. Vær nøyaktig og grundig når det gjelder spesifikasjonene<br />
i fakturaer som dere skriver. Dermed vil fakturaprogrammet ditt i <strong>Uni</strong> Økonomi, sammen med dine opplysninger,<br />
oppfylle kravene i den nye <strong>Bokføringslov</strong>en.<br />
Utvidede krav til dokumentasjon ved kontantsalg.<br />
Kontantsalg skal registreres fortløpende på kasseapparat, terminal eller likeverdig<br />
system og skal være dokumentert med daterte, nummererte summeringsstrimler med<br />
klokkeslett for hvert enkelt salg.<br />
Dokumentasjonen av kontantsalget skal sammenlignes med daglig opptelling av<br />
kassabeholdning og ev. differanse skal forklares.<br />
Kravet om motpartsangivelse (som selger vil det si navn, adresse og ev org.nr til<br />
kjøper) er utvidet i ny <strong>Bokføringslov</strong>. Dersom det ikke er krav om motpartsangivelse så<br />
er det normalt krav om at formål/ bruksområde er påført faktura/kassakvittering.<br />
Bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger<br />
3 G (p.t. kr 182 097,-) pr år, vil normalt slippe krav om kasseapparat. I stedet kan<br />
man dokumentere kontantsalget i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummererte,<br />
eller ved gjenparter fra datert forhåndsnummerert regningsblokk.<br />
Elektronisk lagring er likestilt med papirlagring.<br />
Den nye <strong>Bokføringslov</strong>en fører nok til flere skjerpede krav enn til forenklinger for oss<br />
som er Bokføringspliktige. Men fritt valg av oppbevaringsmedium er opplagt en forenkling.<br />
Loven deler inn i primærdokumentasjon (årsregnskap, revisjonsberetning, lovbestemt<br />
dokumentasjon, bilagene mm) som har 10 års oppbevaringsplikt, og i sekundærdokumentasjon<br />
(avtaler, korrespondanse, utgående pakksedler, prisoversikter) som skal<br />
oppbevares i 3,5 år. Fakturaer og annen dokumentasjon som opprinnelig har kommet<br />
på papir, kan dermed skannes og oppbevares elektronisk uten samtidig å måtte
eholde papiroriginalen. Dersom man velger elektronisk lagring så er det naturlig nok krav om forsvarlig lagring og man er<br />
ansvarlig for oppbevaring på et medium som opprettholder lesekvaliteten i hele perioden.<br />
Den nye <strong>Bokføringslov</strong>en inneholder særregler for en del bransjer:<br />
Yrker der vederlaget er basert på tidsforbruk<br />
(håndverkere, regnskapsførere, revisorer, advokater, konsulenter, arkitekter mv)<br />
Hvordan tilpasse seg dette i<br />
<strong>Uni</strong> Økonomi ?<br />
<strong>Uni</strong> Økonomi har integrert mulighet<br />
for skanning, mottak og utsending<br />
av fakturaer elektronisk. Ved å bruke<br />
fakturamottak kan administrasjonen<br />
i bedriften motta fakturaer, både<br />
elektronisk og på papir, lese disse<br />
inn i <strong>Uni</strong> Økonomi, tildele disse til<br />
innkjøpssjef/ avdelingsleder for<br />
godkjenning og få disse tilbake til<br />
betaling og bokføring. Alt foregår<br />
inne i <strong>Uni</strong> Økonomi, forutsatt at man<br />
kjører på en felles server. Vi merker<br />
at flere og flere av våre kunder tar<br />
denne funksjonen i bruk.<br />
Denne arbeidsformen passer godt<br />
sammen med kravene i den nye <strong>Bokføringslov</strong>en.<br />
Selvsagt kan man også<br />
velge å skanne inn alle bilag uten å<br />
bruke tildelings/godkjennings-funksjonen,<br />
eller man kan rett og slett<br />
fortsette med papirlagring som før.<br />
-skal dokumentere utførte timer med fordeling på intern tid og på den enkelte kunde. Dokumentasjonen skal vises pr<br />
eier/ansatt i firmaet.<br />
-eier/ansatt som bare utfører administrative oppgaver er unntatt<br />
-disse reglene gjelder selv om vederlaget blir avtalt som fastpris (men er basert på tidsforbruk)<br />
Yrker som utfører arbeid basert på timebestillinger (leger, tannleger, veterinærer, frisører mv)<br />
-skal dokumentere timebestillingene, tidspunkt for utførelse og kundens navn<br />
-avbestillinger, endringer, ikke utførte timer skal fremgå av dokumentasjonen<br />
Bygg- og anleggvirksomhet<br />
-plikten til prosjektregnskap er hevet til prosjekter med pris som overstiger kr 300 000,- eks.mva. (tidligere kr 100 000,-)<br />
-skal føre timelister (som reglene for ”yrker der vederlaget er basert på tidsforbruk”)<br />
-både primær- og sekundærdokumentasjon skal oppbevares i 10 år.<br />
For andre særregler og ytterligere spesifikasjoner viser vi til <strong>Bokføringslov</strong>en og til Bokføringsforskriften.<br />
LYKKE TIL !
Her er adressene til ny <strong>Bokføringslov</strong> og til Forskrift om bokføring:<br />
www.lovdata.no/all/nl-20041119-073.html<br />
www.lovdata.no/cgi-wift/ldles?doc=/sf/sf/sf-20041201-1558.html<br />
Til slutt noen praktiske TIPS :<br />
Skal du lage kreditnota ?<br />
Sjekk reglene i ny <strong>Bokføringslov</strong> først. Dersom du skriver denne før fristen for pliktige rapporteringer er utløpt (for de fleste<br />
vil det si 10.april, 10.juni, 10.aug, 10.okt, 10.des og 10.feb), kan du stort sett gjøre som tidligere. Dvs. korrigere på senere<br />
faktura, lage tilleggsfaktura, delkreditere, kreditere, alt etter hva som er mest praktisk. Men . . . oppdager du feil i en faktura<br />
fra en tidligere periode skal den opprinnelig fakturaen reverseres i sin helhet, og ny faktura skrives.<br />
Må du rette føringer i regnskapet ?<br />
Her gjelder for så vidt det samme. Oppdager du feilen før mva - oppgaven i vedkommende periode er laget, kan du rette<br />
slik det er mest praktisk. Men dersom feilen er eldre så skal du korrigere bilaget ved å reversere opprinnelig føring, dvs.<br />
kreditere opprinnelig føring og legge bilaget inn på nytt med korrekt føring. Alt bør gjøres på samme bilagsnummer. I <strong>Uni</strong><br />
Økonomi er det best å bruke funksjonen Åpne bilag for korrigering. Du finner den i Bilagsregistrering, gå på Fil, her finner<br />
Du Åpne bilag for korrigering. Her blir bilaget automatisk kreditert, kun ved å legge inn bilagsnummer, og bildet er deretter<br />
klart for å legge inn ny, korrekt føring.<br />
Hvordan fakturere og bokføre innbytte ?<br />
Ved kjøp av biler og maskiner skjer det ofte at kjøper leverer en bil eller maskin i innbytte ved kjøp av ny. Kjøper betaler differansen<br />
mellom nypris og innbyttepris til selger.<br />
<strong>Bokføringslov</strong>en er svært klar på at salgsdokumentasjonen i utgangspunktet skal utstedes av selger. Ut fra dette skulle man<br />
tro at selger utsteder faktura for nysalg, mens kjøper fakturerer innbytte.<br />
Heldigvis har Boksøringsstandardstyret gjort et praktisk vedtak omkring dette. Man tillater at selger fakturerer både salg og<br />
kjøp (innbytte). Det er imidlertid et krav at dette blir fakturert og bokført som to separate transaksjoner. Å bokføre et nettobeløp<br />
er ikke tillatt. Dette felles salgsdokumentet (fakturaen) må inneholde fullstendige opplysninger om de varer som er<br />
solgt og kjøpt. Ved bokføring må både kjøp og salg føres, begge via reskontro.